Trabajo con Formulas y Funciones
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Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL
Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones
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Formulas
Una fórmula es una ecuación que calcula un valor nuevo a partir de
valores existentes. El resultado será asignado a la celda en la cual se
introduce dicha fórmula. En Excel puede crearse una amplia diversidad de
fórmulas, desde fórmulas que ejecuten una simple operación aritmética
hasta fórmulas que analicen un modelo complejo de fórmulas. Una
fórmula puede contener números, operadores matemáticos, referencias a
celdas o incluso funciones.
Para introducir una formula indicamos la celda a la cual queremos que
nos arroje los resultados, luego vamos a la barra de formula e iniciamos
todo incluyendo el signo igual antes de cualquier operación que deseamos
asignar.
Utilidad De Las Formulas
Las formulas de Excel son de enorme importancia para que puedas
desempeñar tu trabajo de manera rápida y eficaz, al ser Excel tan
importante en el trabajo diario de tu oficina o negocio, no cabe duda que
es de suma importancia que puedas dominar sus funciones, una formula
de Excel puede hacer un trabajo en tan solo unos segundos, de la manera
manual te podría tomar horas.
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Las formulas de Excel no solo son importantes por el simple hecho de
hacer más rápido y mejor tu trabajo, sino que esto te permitirá tener el
tiempo para pensar y así aportar ideas importantes para la empresa
donde prestas tus servicios o para tu propio negocio, unas cuantas
formulas de Excel podrían hacer la diferencia entre un puesto aceptable o
el puesto que tu deseas.
Operadores aritméticos y de comparación
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.
Operadores aritméticos: Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilizaremos los siguientes operadores aritméticos.
OPERADOR ARITMÉTICO SIGNIFICADO (EJEMPLO) + (signo más) Suma (3+3) - (signo menos) Resta (3-1)
Negación (-1)
* (asterisco) Multiplicación (3*3) / (barra oblicua) División (3/3) % (signo de porcentaje) Porcentaje (20%) ^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2)
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Operadores de comparación: Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.
OPERADOR DE COMPARACIÓN SIGNIFICADO (EJEMPLO) = (signo igual) Igual a (A1=B1) >(signo mayor que) Mayor que (A1>B1) <(signo menor que) Menor que (A1<B1) >= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que
(A1>=B1) <= (signo igual o menor que) Igual o menor que
(A1<=B1) <>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)
Operador de concatenación de texto: Se utiliza el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
OPERADOR DE TEXTO
SIGNIFICADO (EJEMPLO)
& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")
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Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.
OPERADOR DE REFERENCIA
SIGNIFICADO (EJEMPLO)
: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)
, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)
Referencias
Excel, para realizar operaciones hace referencia a celdas que se
encuentran en una columna y una fila determinada. Es decir que son las
coordenadas para saber donde se encuentra un valor en específico.
Referencias De Celdas
Es la intersección de una columna con una celda, de allí que la dirección
de una celda sea A1, B2, C15, etc. Siempre habrá una columna que se
encuentra con una fila; esa es la dirección de la celda.
Pues bien, para realizar distintas operaciones, hay que indicarle a Excel
donde o en que celda se encuentran los valores a utilizar.
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Pero también podemos asignarle un nombre a una celda o a un conjunto
de ellas. Solo debemos seleccionar la celda o conjunto de ellas y vamos al
nombre por defecto (cuadro de nombre) en la barra al lado izquierdo de
la barra de formulas y le colocamos el que deseamos.
Referencias Relativas Y Absolutas
Referencias Relativas: Son aquellas que varían si cambia su posición.
En la anterior vemos que estamos situados en la celda B4 (la que tiene el
sombreado amarillo) y hacemos una referencia relativa a la celda C10.
Con lo cual si arrastramos dicha referencia hacia abajo incrementamos la
referencia en filas, si arrastramos hacia la derecha incrementamos la
referencia en columnas, hacia arriba decrementamos la referencia en filas
y hacia la izquierda decrementamos la referencia en columnas.
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Con lo cual lo importante es tener claro que:
Si arrastramos hacia abajo incrementamos filas
Si arrastramos hacia arriba decrementamos filas
Si arrastramos hacia la derecha incrementamos columnas
Si arrastramos hacia la izquierda decrementamos columnas
Referencias Absolutas: Son aquellas que se mantienen fijas
independientemente de su posición.
Como podemos ver en imagen anterior las referencias absolutas son
aquellas en las cuales aparecen los signos del dólar delante de la columna
y delate de la fila, se dice que cuando hacemos una referencia absoluta a
una celda estamos fijando dicha celda puesto que da igual que
arrastremos en un sentido o en otro que la referencia se mantiene
constante, como se puede observar en la imagen anterior
Referencias Mixtas: Son aquellas en las que se mantiene fija o bien la
columna o bien la fila.
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Las referencias mixtas o híbridas son aquellas en las cuales solo está
inmovilizada la fila o la columna. La que esta inmovilizada es la que tiene
el signo del dólar delante y esta se mantendrá constante
Referencias De Rango
Simplemente un conjunto de una o más celdas. Además de contener datos,
en ellos pueden aplicarse numerosas operaciones y servir de base para
otros objetos de la planilla de cálculo (por ejemplo, gráficos y funciones).
Voy a dar un ejemplo sencillo de referencia dinámica, también llamada
rango variable. Supónganos que en una familia se anotan los gastos
diarios confeccionando la siguiente tabla en Excel
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Una forma de calcular los subtotales, por ejemplo hasta el día 4, sería
emplear la función SUMA con el rango fijo C2:C5, pero si al día 5
queremos ingresar otro dato, este no es tomado hasta que no
actualicemos el rango a C2:C6, se entiende que es muy poco práctico
hacer esto toda vez que queramos ingresar un valor, lo que necesitamos
es un rango que varíe en forma automática o sea un rango variable. Para
hacer que nuestro rango se actualice usaremos la
función CONTAR anidada con DESREF dentro de la función SUMA. Como
puede verse, estamos ante el caso particular de una columna donde el
rango debe alargarse (cambiar de alto) y por lo tanto al usar DESREF solo
nos hacen falta 2 parámetros; el parámetro de partida C2 y alto, en los
parámetros de fila y columna (que son obligatorios) se pone cero o
""(blanco) y el parámetro ancho (que no es obligatorio) se omite. Todo el
truco está en hacer que alto se expanda hacia abajo y para eso lo
reemplazamos con la función CONTAR , que cuenta las celdas que no
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están vacías, por lo tanto siempre nos pondrá el valor correcto en "alto" y
finalmente nuestra formula queda
En CONTAR seleccionamos toda la columna C poniendo C:C o pulsando
en y nuestra tabla queda finalmente así
Referencia A Otros Libros U Hojas De Trabajo
En muchos casos en muy necesario utilizar datos de otras hojas de trabajo
e incluso otros libros ya existentes, lo cual Excel nos lo permite sin
ninguna complicación. Solo basta con saber que datos necesitamos y dar
clic sobre él y Excel automáticamente lo referenciara.
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Tomemos como ejemplo los datos que tenemos en una hoja y lo queremos
sumar con los datos de otra hoja.
Luego de seleccionar la celda en la cual deseamos los resultados de la
referencia entre hojas, incluimos la instrucción que indica que lo que
vamos a realizar en una formula (=). Indicamos que campos de cada
columna deseamos referenciar y la operación que queremos hacer.
A continuación vamos a la otra hoja y seleccionamos los datos que hacen
parte de la referencia en la formula.
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Notamos que cuando seleccionamos la hoja, Excel automáticamente
asigna en la barra de formula el nombre de la hoja a la que hacemos
referencia. Enseguida seleccionamos el campo en cuestión y al dar enter,
Excel nos devuelve a la hoja donde estamos haciendo la formula y si todo
está bien nos calcula la formula.
Pero si queremos que siga la secuencia en las referencias entre hojas, ya
no es necesario hacer los mismos pasos sino solamente dando clic en el
resultado en el borde derecho inferior y arrastramos hasta donde lo
necesitemos;
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Observe que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de exclamación (!)
preceden a la referencia de rango.
¿Qué Es Una Función?
Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o
más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El
resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.
El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función.
Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como
VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o
referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula
o incluso otra función.
Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de
operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas
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y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Sintaxis De Una Función
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el
signo =.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis.
No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto),
fórmulas o funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas,
así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la
función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3
+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
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Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer
funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o
cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas,
estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de
datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal
cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Alguna De Las Funciones Más Importantes
Dado el siguiente ejemplo:
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SUMA: Suma los números indicados en el rango.
PROMEDIO: Obtienen el promedio de los números indicados en el
rango.
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MAX: Obtiene el valor máximo del rango indicado.
MIN: Obtiene el valor mínimo del rango indicado.
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MODA: Obtiene el valor que más se repite de un rango indicado.
CONTAR.SI: Indicar el número de datos que coinciden con una condición
dada, en el rango especificado. =contar.si(rango,”criterio”)