8/18/2019 Todas Las Respuestas Sobre Formularios - Documentos de Google

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Todas las respuestas

sobre los Formularios de

Google

Introducción

Conceptos técnicos centrales

Violación de las condiciones de servicioQué no se puede hacer en un for mulario

Qué cosas sí se pueden hacer

Formularios en Google Apps

 Algunas manganetas par a analizar las respuestas

Introducción

Este documento está desactualizado, y se refiere a la versión antigua de Formularios de Google,

que perdió vigencia a fines de 2012 y ya no existe más. Algunos conceptos siguen siendo

válidos, pero conviene leerlo sabiendo que se trata de un documento obsoleto. Al final se hacen

algunos comentarios sobre la nueva versión de Formularios, de 2013. Son comentarios de

Febrero de 2013, y omiten todo las novedades posteriores.

Los Formularios de Google permiten hacer encuestas y recopilar las respuestas en una hoja de

cálculo.

Los artículos de ayuda de Google Docs son una buena introducción al uso de Formularios. Lo

que sigue asume que ya estás familiarizado con los formularios, y pretende responder las dudasmás frecuentes.

Este documento se dedica a los formularios de las cuentas comunes de Google Docs. Al final

hay una sección con las ventajas adicionales para las cuentas de Google Apps.

https://support.google.com/docs/bin/topic.py?hl=es&topic=1360904

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Conceptos técnicos centrales

Un Formulario de Google no es un documento aparte, sino que forma parte de una hoja de

cálculo. Siempre. Todos los formularios tienen una hoja de cálculo asociada. Cuando abrís esahoja de cálculo, notarás que tiene un menú adicional: el menú Formulario (quién lo hubiera

pensado). Desde ahí podés modificar el formulario y controlarlo por completo.

El formulario funciona mientras está “Aceptando respuestas”, algo que se verifica en ese mismo

menú. Eso significa que el formulario está disponible en Internet para que cualquiera lo complete

y envíe sus respuestas. A la inversa, cuando no está aceptando respuesta, el formulario no está

disponible.

Los formularios aceptando respuestas están disponibles para todo el mundo que conozca la

dirección para acceder. No hace falta tener cuenta de Google para completar un formulario.

Tampoco hay manera de limitar quién lo completa. En rigor, no se puede:

● Identificar quién completó el formulario

● Evitar que el mismo usuario complete el formulario varias veces

● Asegurarse que determinado usuario ya completó el formulario

El formulario es totalmente anónimo: no releva más información que la que el usuario completó,

excepto la fecha y hora a la que lo completó.

El formulario que se diseña se usa exclusivamente para que la gente los complete, y no se

puede usar el mismo diseño para visualizar las respuestas. Las respuestas se almacenan en la

hoja de cálculo en una gran tabla, con una fila por respuesta, y una columna por cada pregunta

del formulario, y ésa es la única manera de visualizarlas.

Esto significa que si un formulario tiene 50 preguntas, la hoja de cálculo tendrá 50 columnas.

Violación de las condiciones de servicio

Hay ciertas prácticas que están consideradas peligrosas, y pueden hacer que Google te bloqueeel formulario automáticamente. No voy a entrar en detalles, pero por ejemplo nunca deberías

solicitar una contraseña en un formulario. No importa que tus intenciones sean buenas, hay

mucha gente malintencionada que logra que los usuarios escriban su contraseña privada en los

formularios, y luego acceden a sus cuentas personales.

Evitá poner un casillero que diga “contraseña”, “password”, “clave”, “pin”, etc.

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Un algoritmo revisa los formularios buscando alarmas de violación de condiciones de servicio.

Cuando encuentra alguna, bloquea el formulario, que queda a la espera de una revisión por un

empleado de Google. Puede demorar unos días, el empleado te contactará te explicará el motivo

del bloqueo, y los pasos para desbloquear.

Qué no se puede hacer en un formulario

Los Formularios de Google tienen pocas opciones. Si querés hacer algo y no encontrás cómo, lo

más probable es que no se pueda hacer. Por ejemplo, hoy por hoy en los Formularios de Google

no hay cómo:

● Cambiar el color

● Insertar imágenes

● Crear temas

● Insertar enlaces

● Limitar el uso de formularios a un grupo reducido de usuarios

● Restringir el acceso de un usuario determinado

● Visualizar las respuestas de alguna manera diferente a la hoja de respuestas (La plantilla

Formulario Plus permite visualizar una respuesta directamente en el formulario, pero no

funciona si el formulario tiene varias páginas.)

● Modificar o personalizar el resumen del formulario

● Que los usuarios que responden agreguen opciones a una lista de opciones

● Cambiar el orden de las columnas en la hoja de respuestas

● Elegir otra hoja para colocar las respuestas

● Identificar quién respondió (hay un método para lograrlo, que se describe en el foro de

Google Docs )

● Evitar que una misma persona responda más de una vez

● Cambiar la página final, que le aparece cuando alguien completa y envía el formulario

● Crear reglas de notificación para otros usuarios

● Enviar por correo electrónico más de 50 formularios por día

● Responder el correo electrónico: si un usuario recibe un formulario por correo electrónico,

debe completarlo y pulsar el botón enviar que está en el formulario; pero no sirve que

responda el correo electrónico. Si no pulsó enviar, los datos que completó se pierden.

Todas las cuestiones de aspecto están limitadas a unos pocos temas elaborados por Google.

Cuando se crea un formulario, Google Docs decide en qué orden coloca las columnas en la hoja

de respuestas. Mi consejo, tomarlo como viene, y no tratar de controlar o alterar ese orden, ya

que no está pensado para eso.

http://groups.google.com/a/googleproductforums.com/forum/#!category-topic/docs-es/foro/ZyDfane6sfEhttp://groups.google.com/a/googleproductforums.com/forum/#!category-topic/docs-es/foro/ZyDfane6sfE

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Qué cosas sí se pueden hacer

Todas las opciones de los formularios están concentradas en el menú Formulario en la hoja de

cálculo, y en la edición del formulario. Más allá de lo evidente, en el foro hay muchas consultasrecurrentes sobre estas cosas que sí se pueden hacer:

● Dividir el formulario en varias páginas

● Insertar enlaces. Basta escribir la dirección del enlace en la pregunta, por ejemplo

http://google.com . No se le puede cambiar el texto, siempre mostrará la dirección del

enlace.

● Hacer preguntas condicionales. Por ejemplo, si en la pregunta de género elegís mujer,

el formulario podría continuar con preguntas diferentes a si eligieras hombre. Esto no es

muy flexible: según la respuesta se puede elegir en qué página continuar, nada más.

● Recibir una notificación cada vez que alguien responda. Esto se controla desde el menú

Herramientas, Reglas de notificación. Estas reglas son de gestión personal. Es decir:

cada usuario con acceso a la hoja de cálculo del formulario gestiona sus propias reglas de

notificación. Un usuario no puede configurar una regla para que notifique a otro usuario.

● Eliminar respuestas en la hoja de cálculo. Basta con eliminar la fila.

● Mover las filas de respuestas.

● Insertar respuestas “a mano” en la hoja de cálculo.

● Mover la posición de hoja de respuestas dentro de la Planilla de Cálculo Google.

● Crear resúmenes propios usando fórmulas de hoja de cálculo. Más adelante se describen

algunas manganetas para analizar las respuestas.

Formulario Plus

Es una plantilla de hoja de cálculo que le encontró la vuelta para superar algunas limitaciones.

Entre otras cosas, puede identificar quién respondió el formulario, evitar múltiples respuestas de

un mismo usuario, y ver las respuestas directamente en el formulario. Se consigue en la galería

de plantillas.

Nueva interfaz de Febrero de 2013Durante fines de Enero y principio de Febrero de 2013, Google incorporó un cambio de interfaz

para Forms. A la fecha la interfaz antigua ya no está disponible para nuevos formularios,

solamente existe para formularios antiguos, creados con esa interfaz.

La nueva interfaz incorpora estas novedades, entre otras:

https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0Anm9uK0NCx2tdDJac0I4ckJiV0FoTW5CMzBCU3F1MGchttps://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0Anm9uK0NCx2tdDJac0I4ckJiV0FoTW5CMzBCU3F1MGchttp://google.com/

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1. Nueva interfaz, mucho más fácil de usar

 Ahora un formulario es un documento de Drive. Como ellos, tiene su propio menú y su barra de

botones, lo que lo hace mucho más amigable.

Gracias a esto todas las funciones disponibles están a la vista. Si algo no se ve, es que no se

puede :)

Se puede guardar con un nombre, duplicar, descargar ¡y hasta compartir!

2. Nuevos temas

Hay una gama renovada de temas para formularios. ¡Sólo es cuestión de ir a visitarla!

Los temas antiguos ya no están disponibles.

3. Elaboración colaborativa de formularios

Como otros documentos, se puede compartir el formulario para su modificación. De este modo,

varios usuarios pueden estar colaborando en la edición de un formulario al mismo tiempo.

El menú Compartir con colaboradores sirve para que lo editen, y no se debe confundir con Enviar

formulario, que se usa para que los destinatarios lo respondan.

4. ¡Solución para listas largas!

 A veces uno tiene una pregunta tipo lista, con cientos de opciones. Hasta ahora había que

tipearlas una por una, pero ahora ¡se puede copiar y pegar la lista entera!

Por ejemplo, supongamos que tenemos la lista en una columna en una hoja de cálculo.

Seleccionamos el rango, copiar, y luego pegar en el casillero donde ibas a escribir el primer

elemento de la lista. El casillero reconoce la lista y genera todas las opciones.

5. Los formularios se desprenden de las hojas de cálculo

 Ahora un formulario es un documento independiente. Basta con crearlo, que acepta respuestasen un repositorio propio, y se puede ver su resumen. En cualquier momento se puede

Seleccionar destino de las respuestas, la hoja de cálculo donde volcar las respuestas que se

reciban.

Lo interesante es que se puede elegir una planilla de cálculo nueva, o una hoja nueva en una

planilla de cálculo existente, o una hoja existente.

 Además, se pueden tener respuestas de varios formularios diferentes en una misma planilla de

cálculo (en hojas diferentes, por supuesto).

Y se puede cambiar el destino en cualquier momento, dejando las respuestas recibidas hasta

ahora en una hoja, para recibir las nuevas en otra hoja.

6. Pantalla final configurable

 Al terminar el formulario, al encuestado se le presentan estas opciones, que se pueden poner o

quitar a piacere:

●   Mostrar enlace para enviar otra respuesta

●   Publicar y mostrar un enlace a los resultados de este formulario

●   Permitir que los encuestados editen las respuestas después de enviarlas

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Formularios en Google Apps

Si no sabés qué es Google Apps, significa que no tenés Google Apps, y por lo tanto no tenés que

preocuparte por lo que sigue. (En este enlace podrás saber más sobre Google Apps.)

Los usuarios de Google Apps tienen un par de funciones adicionales, restringidas a formularios

publicados para usuarios del dominio:

● Registrar el usuario que responde: En la hoja de respuestas se agrega una columna con

el nombre del usuario que envió la respuesta.

● Evitar que un usuario responda varias veces: Así de simple, una vez que un usuario envía

la respuesta de un formulario, no podrá volver a completarlo.

Estas opciones se activan con tildes en las propiedades el formulario.

Algunas manganetas para analizar las respuestas

Si tenés algún manejo de hojas de cálculo, te resultará muy útil para crear tu propio resumen de

las respuestas. La idea es agregar una hoja nueva, y colocar ahí las fórmulas que analizan la

hoja de respuestas.

Suponiendo que la hoja de respuestas se llama Hoja1, entonces podés usar estas fórmulas,

para:

● Contar la cantidad de respuestas: COUNT(Hoja1!A:A)

● Contar cuántos respondieron Mujer a la pregunta de la columna B:

COUNTIF(Hoja1!B:B; “Mujer”). Con un poco de maña se puede hacer una tablita con

todas las respuestas posibles y al lado la cantidad de cada caso. Y a partir de ahí, un

gráfico de torta que muestre los porcentajes.

● Mostrar un dato de la respuesta de la fila X (en este ejemplo el valor X está en la celda

 A1, y la pregunta que se busca está en la columna B): INDIRECT(“B” & A1). Con unpoco de maña se pueden presentar las respuestas de a una, de una manera más

amigable, con forma de formulario. Cambiando el valor de A1 se cambia el número de

respuesta que se visualiza.

http://www.google.com/apps/intl/es-419/business/