TEXTOS ADMINISTRATIVOS

1. EL INFORME ESCRITO

Relación clara y pormenorizada de hechos o actividades observadas o realizadas, las que se quieren evaluar justificar o modificar.

FUNCIONES

Dar a conocer los resultados de una investigación o experiencia en forma organizada y lógica.

Exponer el valor, importancia y alcance de un asunto o fenómeno.

Reflejar el conocimiento y capacidad del autor para

precisar conceptos y presentar conclusiones.

Brindar información del desarrollo de

tareas, proyectos en ejecución y cumplimiento

de una misión encomendada a los integrantes de un

equipo

Tipos de informes según el propósito

• Llevan a tomar alguna decisión por parte de una autoridad, renovar una aprobación, imponer una sanción, dar una distinción, etc.Supervisión

• Relación de actividades o labores desarrolladas en una organización. (gerentes, administrativos, etc.)Administrativos

• Busca aprender de la información y evaluar si se ha comprendido o realizado un procedimiento de carácter educativo.

Didácticos o académicos

Informes académicos o didácticos

Presenta actividades realizadas en un proceso pedagógico o educativo.

Describe la tarea, valora de modo crítico la actividad, esta escrito con claridad y sin errores de redacción.

La extensión dependerá de las necesidades de cada informe.

Modalidades del informe académico:

• Experiencia o práctica profesional concretas.

Actividad profesional

• Trabajo realizado en un proyecto de investigación.

Investigación

• Cuando se elabora material de apoyo para la ejecución de actividades educativas (libro, base de datos, software, video, didácticos etc.)

Elaboración de material

• Cuando un estudiante realiza actividades de beneficio social relacionadas con su carrera.

Servicio social

• Practicas y salidas de campo derivadas de actividades académicas

Trabajo de campo

Construcción de informes académicos

Datos de identificación

del informe

Introducción

Objetivo del informe

Informe cuantitativo

Actividades realizadas

Estrategias empleadas

Resultados obtenidos

Fortalezas y aspectos por

mejorar

Autoevaluación de desempeño

Recursos

Conclusiones y recomendacio-

nes

Firma del informante y

anexos

2. LA CARTA

Personal: Mensaje escrito que suple la comunicación oral y permite establecer comunicación con personas físicamente alejadas.

• Comercial: Comunicación escrita con objetivos definidos y redactada con ideas claras y precisas, en forma breve, cordial y coherente, para contribuir al fortalecimiento de las relaciones administrativas, profesionales y comerciales.

Funciones

Expresar sentimientos, pensamientos o acciones.

Ofrecer y solicitar servicios.

Dar respuesta concreta a una situación.

Automatizar y afianzar el trabajo y las relaciones administrativas

Mejorar la productividad y calidad administrativa

Tipos de cartas comerciales

CARTAS COMERCIALESSolicitud

Remisión o envío

Compra y venta

Cobranza

Reclamación y

conciliación

Relaciones públicas

Cualidades de las cartas comerciales

Claridad y coherencia

Concisión y precisión

Cordialidad

Naturalidad

Corrección

Partes de una carta comercial

MEMBRETE

Pereira, 5 de noviembre de 2012

Ingeniero

CARLOS VALDERRAMA

Jefe de Personal

Club el Nogal

Bogotá

Cordial saludo

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.

Atentamente

CARLOS JULIAN BETANCOUT O.

Director Operativo

3. LA HOJA DE VIDA

HOJA DE VIDANOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS

PERFIL

Quién es usted, sus virtudes y fortalezas: trabajo en equipo, responsabilidad, facilidad de aprendizaje, liderazgo.

Comente las actividades académicas, y/o laborales a las cuales se dedica actualmente. Describa sus habilidades y destrezas

académicas, sus fortalezas y las áreas de dominio.

DATOS PERSONALES

Nombre completo

Documento de identidad

Fecha de nacimiento (día/mes/año)

Lugar de nacimiento: Municipio/ departamento

Dirección

Teléfono

Correo electrónico:

FORMACIÓN ACADÉMICA

Estudios Primarios: Institución, Municipio, año de finalización

Estudios Secundarios: Institución, municipio, título obtenido, año

Universitarios: Universidad, Carrera con el semestre actual

Idioma Extranjero: Dominio del idioma hablado y/o escrito

FORMACIÒN COMPLEMENTARIA

PERFECCIONAMIENTO: Diplomados (Nombre, universidad, año)

TALLERES, CURSOS, SEMINARIOS, CONGRESOS, OTROS EVENTOS DE FORMACIÒN

Nombre del evento, duración ; Entidad , ciudad, fecha

MERITOS Y GALARDONES

“Nombre del galardón”, año, otorgado por

PRODUCCIÒN ACADÉMICA O PUBLICACIONES

Artículos, memorias, capítulos de libros, libros, etc.

Nombre de la publicación, entidad, ciudad y año

PONENCIAS

nombre de la ponencia, evento, entidad responsable, ciudad y año

ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÒN

nombre o título de la investigación, entidad, autores y año

MEMBRECÍAS

Todos aquellas sociedades, redes o grupos, a las cuales usted pertenece, y especifique si es solo es miembro o si tiene algún cargo en este (clubes, ligas, fundaciones, redes académicas, etc).

EXPERIENCIA LABORALA partir del último empleo que tuvo o tiene, y por la fecha de

finalización de labores. Incluya los trabajos que ha desempeñado en la Universidad, como Auxiliar, Monitor, Joven Investigador, prácticas profesionales, etc.

NOMBRE DE LA EMPRESACARGO: (el cargo que desempeño)FUNCIONES: (funciones que le fueron asignadas durante su estadía

en este cargo, especifique- opcional).JEFE INMEDIATO: (Nombre completo de esta persona)TELEFONO: (donde localizarlo)Fecha de Inicio de labores – Fecha de finalización.

REFERENCIAS

Hasta 3 referencias laborales indicandoNOMBRE: Nombre con su respectivo tituloCARGO ACTUALEMPRESA o sitio donde laboraTELÉFONO.

(firma)NOMBRE COMPLETO

Documento de identidad.

Fecha de Presentación de la Hoja de Vida

EL MEMORANDO

Comunicación personal que se dirige en un nivel de comunicación descendente u horizontal y que contiene la exposición breve de algún asunto importante (motivaciones, informes, decisiones, nuevas prácticas, normas, procedimientos, nombramientos, llamados de atención, vacaciones, etc.)

Partes de un memorando

MEMBRETE

MEMORANDO No 05

Pereira, 5 de noviembre de 2012

PARA: CARLOS VALDERRAMA

DE: Director ejecutivo

ASUNTO: Campaña de navidad

Cordial saludo

De acuerdo con nuestro programa recreativo para la época navideña, la

junta directiva determinó que ……………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………..

Le agradezco divulgar esta información a los integrantes de su

dependencia.

Atentamente

CARLOS JULIAN BETANCOUT O.

Director ejecutivo

Anexo: Horarios

Recomendaciones

Redactar en tercera persona.

No usar expresiones que dan lugar a interpretaciones erróneas.

Herir al receptor

Asuntos poco conocidos o sin suficiente explicación.

Rodeos, redundancias o ideas obvias.

Adornar el mensaje

Abusar de la construcción negativa

Acumular oraciones difusas u oraciones largas que obstaculizan el mensaje.

Firmar antes de revisar el dictado

LA CIRCULAR

Comunicación escrita que se elabora en un texto único y se reproduce y dirige a varias personas, para informarles algún asunto que tenga carácter permanente (cambios de dirección, apertura de una nueva sede, modificación de horarios, precios, condiciones, etc.).

Tipos de Circulares:

Internas: da a conocer las actividades internas de la entidad.

Externas: da a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores, informaciones de carácter general.

Partes de una circular

MEMBRETE

CIRCULAR No 05

Pereira, 5 de noviembre de 2012

PARA: Todo el Personal

DE: Gerencia General

Cordial saludo

La Gerencia General se permite informar --------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------.

--------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------.

Atentamente

CARLOS DANIEL RODRÍGUEZ BUENO

Gerente General

Recomendaciones

Redactar en tercera persona.

No usar expresiones que dan lugar a interpretaciones erróneas.

Asuntos sin suficiente explicación.

Rodeos, redundancias, ideas obvias, oraciones largas o difusas que obstaculizan el mensaje.

Información completa con lugares, fechas, horarios de los asuntos tratados

Firmar después de revisar el dictado

ACTA

Es un escrito que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido o acordado en una reunión o junta. La toma de apuntes y redacción esta a cargo del secretario (a) de la institución o de un elegido para que haga sus veces en la reunión.

Partes del acta

MEMBRETE

REUNIÓN ORDINARIA DE L CONSEJO ESTUDIANTIL

ACTA 028

FECHA: Pereira , 5 de noviembre de 2012

HORA: De 4:00 pm. a 6:30 pm.

LUGAR: Facultad Ciencias de

ASISTENTES: Sr. …………………………….. Presidente

Sr. …………………………….. Vicepresidente

Sra. …………………………… Secretaria

INVITADO: Dr. ……………………. Cargo

ORDEN DEL DÍA:

1. Verificación de asistencia

2. Lectura, discusión y………………….

3.……………………………….

4……………………………………………

5. Proposiciones y varios

Partes del acta

DESARROLLO

1. Se verifico la asistencia mediante llamado a lista

constatándose la presencia de todos los integrantes del

…………………..

2. Se dio lectura al acta No 027 la cual fue aprobada sin

modificaciones…………………………………………………………

3.……………………………………………………………..................

4………………………………………………………………………….

5. En el campo de las proposiciones……………….

Siendo las 6:30 pm. Se levanto la sesión, para constancia se

firma a los _____días del mes de ________ de ___________

NOMBRE COMPLETO NOMBRE COMPLETO

Presidente Secretario

Recomendaciones

Se redacta en tiempo presente y ningún párrafo se inicia en gerundio

No redactarse en lenguaje telegráfico.

Debe dar cuenta de los principales aspectos tratados en la reunión y sobre las decisiones que se tomaron sin entrar en detalles extravagantes.

Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas y por solicitud se anotan las discrepancias.