Tesis dfdsf

UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE

FACULTAD DE INGENIERA EN CIENCIAS APLICADAS

CARRERA DE INGENIERA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

TEMA

IMPLEMENTACIN Y PERSONALIZACIN DEL SISTEMA DE GESTIN

DOCUMENTAL ORFEO, PARA LA OPTIMIZACIN DE LOS PROCESOS DE

GESTIN DE TRMITES INSTITUCIONALES DE LA ESCUELA SUPERIOR

POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA.

APLICATIVO

SISTEMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS PARA LA ESCUELA SUPERIOR

POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA

Autor:

Alexandra Amparo Cevallos Vallejos

Director:

MSc. Fernando Garrido Snchez

Ibarra Ecuador

2012

Sistema de Geston Documental

Alexandra Amparo Cevallos Vallejos ii

CERTIFICACIN

Certifico que la Tesis IMPLEMENTACIN Y PERSONALIZACIN DEL

SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL ORFEO, PARA LA OPTIMIZACIN

DE LOS PROCESOS DE GESTIN DE TRMITES INSTITUCIONALES DE

LA ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA con

el aplicativo "SISTEMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS PARA LA ESCUELA

SUPERIOR POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA ha sido realizada en su

totalidad por el (la) seor(ita): Alexandra Amparo Cevallos Vallejos portador(a) de la

cdula de identidad nmero: 1002671244.

MSc. Fernando Garrido Snchez

Director de la Tesis


Alexandra Amparo Cevallos Vallejos iii


Alexandra Amparo Cevallos Vallejos iv


CESIN DE DERECHOS DE AUTOR DEL

TRABAJO DE INVESTIGACIN

A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD TCNICA DEL

NORTE

Yo, ALEXANDRA AMPARO CEVALLOS VALLEJOS, con cedula de identidad Nro.

1002671244, manifiesto mi voluntad de ceder a la Universidad Tcnica del Norte los

derechos patrimoniales consagrados en la ley de propiedad intelectual del Ecuador,

articulo 4, 5 y 6, en calidad de autor del trabajo de grado denominado:

IMPLEMENTACIN Y PERSONALIZACIN DEL SISTEMA DE GESTIN

DOCUMENTAL ORFEO, PARA LA OPTIMIZACIN DE LOS PROCESOS DE

GESTIN DE TRMITES INSTITUCIONALES DE LA ESCUELA SUPERIOR

POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA con el aplicativo "SISTEMA DE

GESTIN DE DOCUMENTOS PARA LA ESCUELA SUPERIOR

POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA, que ha sido desarrollada para optar

por el ttulo de Ingeniera en Sistemas Computacionales, quedando la Universidad

facultada para ejercer plenamente los derechos cedidos anteriormente.

En mi condicin de autor me reservo los derechos morales de la obra antes mencionada,

aclarando que el trabajo aqu descrito es de mi autora y que no ha sido previamente

presentado para ningn grado o calificacin profesional.

En concordancia suscribo este documento en el momento que hago entrega del trabajo

final en formato impreso y digital a la biblioteca de la Universidad Tcnica del Norte

..

Nombre: ALEXANDRA AMPARO CEVALLOS VALLEJOS

Cdula: 1002671244

Ibarra a los 11 das del mes de octubre del 2012


Alexandra Amparo Cevallos Vallejos v


BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

AUTORIZACIN DE USO Y PUBLICACIN A FAVOR

DE LA UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE

1. IDENTIFICACIN DE LA OBRA

La UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE dentro del proyecto Repositorio Digital

institucional determina la necesidad de disponer los textos completos de forma digital

con la finalidad de apoyar los procesos de investigacin, docencia y extensin de la

universidad.

Por medio del presente documento dejo sentada mi voluntad de participar en este

proyecto, para lo cual ponemos a disposicin la siguiente investigacin:

DATOS DE CONTACTO

CEDULA DE IDENTIDAD 1002671244

APELLIDOS Y NOMBRES ALEXANDRA AMPARO CEVALLOS

VALLEJOS

DIRECCIN CUENCA 1-165 Y URUGUAY

EMAIL [email protected]

TELFONO FIJO 062601637

TELFONO MVIL 0989316209

DATOS DE LA OBRA

TITULO IMPLEMENTACIN Y PERSONALIZACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL

ORFEO, PARA LA OPTIMIZACIN DE LOS

PROCESOS DE GESTIN DE TRMITES

INSTITUCIONALES DE LA ESCUELA SUPERIOR

POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA

AUTOR ALEXANDRA AMPARO CEVALLOS VALLEJOS

FECHA 11 DE OCTUBRE DEL 2012

PROGRAMA PREGRADO

TITULO POR EL QUE INGENIERA EN SISTEMAS

COMPUTACIONALES

DIRECTOR MSc. FERNANDO GARRIDO SNCHEZ


Alexandra Amparo Cevallos Vallejos vi

2. AUTORIZACIN DE USO A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD

Yo, ALEXANDRA AMPARO CEVALLOS VALLEJOS, con cedula de identidad Nro.

1002671244, en calidad de autor y titular de los derechos patrimoniales de la obra o

trabajo de grado descrito anteriormente, hago entrega del ejemplar respectivo en forma

digital y autorizo a la Universidad Tcnica del Norte, la publicacin de la obra en el

Repositorio Digital Institucional y el uso del archivo digital en la biblioteca de la

universidad con fines acadmicos, para ampliar la disponibilidad del material y como

apoyo a la educacin, investigacin y extensin, en concordancia con la Ley de

Educacin Superior Artculo143.

..

Nombre: ALEXANDRA AMPARO CEVALLOS VALLEJOS

Cdula: 1002671244

Ibarra a los 11 das del mes de octubre del 2012


Alexandra Amparo Cevallos Vallejos vii

DEDICATORIA

Mi tesis la dedico con todo mi amor y cario.

A ti Dios que me diste la oportunidad de vivir y regalarme una familia maravillosa.

Con mucho cario principalmente a mis padres que me dieron la vida y han estado

conmigo en todo momento. Gracias por todo pap y mam por darme una carrera para

mi futuro y por creer en m, aunque hemos pasados momentos difciles siempre han

estado apoyndome y brindndome todo su amor, por todo esto les agradezco de todo

corazn el que estn a mi lado.

A mi familia en general, porque me han brindado su apoyo incondicional y por

permanecer siempre unidos a pesar de las adversidades.

Con mucho amor a Xavier por su perseverancia ya que para los dos este trabajo

significa ilusiones, sacrificios, desveladas, buenos y malos momentos, por iniciar y

compartir conmigo muchas cosas importantes de mi vida, sobre todo esta promesa,

gracias por tu cario y apoyo, y por ser mi mejor amigo, novio y mi gran compaero y

s que siempre ests ah.


Alexandra Amparo Cevallos Vallejos viii

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios por protegerme durante todo mi camino y darme fuerzas para superar

obstculos y dificultades a lo largo de toda mi vida.

A mis padres, que con su demostracin ejemplar me han enseado a no desfallecer ni

rendirme ante nada y siempre perseverar a travs de sus sabios consejos.

A mis hermanos, por su apoyo incondicional en especial a mi hermano Marcelo por ser

una gran persona y un ejemplo a seguir.

A Xavier, que ha estado a mi lado dndome cario, confianza y apoyo incondicional

para seguir adelante para cumplir otra etapa en mi vida.

A mis mejores amigas Lore y Moni porque con su apoyo moral lograron motivarme a

seguir adelante.

Al Ing. Fernando Garrido, Director de Tesis, por su valioso asesoramiento y gua para

la culminacin de la misma.

Gracias a todas las personas que ayudaron directa e indirectamente en la realizacin de

este proyecto.


Alexandra Amparo Cevallos Vallejos ix

TABLA DE CONTENIDOS

CAPTULO I: INTRODUCCIN .................................................................................................................. 2

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................................. 2

1.2. OBJETIVOS................................................................................................................................. 3

1.2.1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................ 3

1.2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS ......................................................................................................... 3

1.3. ALCANCE ................................................................................................................................... 3

1.4. JUSTIFICACIN .......................................................................................................................... 5

1.5. IMPACTOS ................................................................................................................................. 6

1.5.1. SOCIAL .................................................................................................................................... 6

1.5.2. AMBIENTAL ............................................................................................................................. 6

1.5.3. ECONMICO ........................................................................................................................... 6

1.5.4. TECNOLGICO ........................................................................................................................ 6

1.6. DATOS GENERALES DEL PROYECTO ........................................................................................... 7

1.6.1. LA INSTITUCIN ...................................................................................................................... 7

1.6.2. MISIN.................................................................................................................................... 8

1.6.3. VISIN ..................................................................................................................................... 9

1.6.4. MATRIZ ................................................................................................................................... 9

1.6.5. EXTENSIONES .......................................................................................................................... 9

1.6.6. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA ESPEA ........................................................................ 10

1.6.7. ORGANIGRAMA DE LAS SEDES O EXTENSIONES .................................................................... 11

CAPTULO II: MARCO TERICO............................................................................................................. 12

2.1. DEFINICIONES .......................................................................................................................... 13

2.1.1. DOCUMENTO ........................................................................................................................ 13

2.1.2. ARCHIVO ............................................................................................................................... 13

2.1.3. GESTIN DOCUMENTAL ....................................................................................................... 13

2.2. OBJETIVOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL .............................................................................. 14

2.3. ANTECEDENTES DE LA GESTIN DOCUMENTAL ....................................................................... 14

2.4. PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ................................................................................. 14

2.5. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES ................................................................................................ 15

2.6. CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS ..................................................................................... 15

2.7. FASES DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL ..................................................................... 16


Alexandra Amparo Cevallos Vallejos x

2.7.1. LA ENCUESTA ........................................................................................................................ 16

2.7.2. ELEMENTOS PREGUNTA PARA REALIZAR UNA ENCUESTA .................................................... 16

2.7.3. EL INFORME DIAGNOSTICO .................................................................................................. 20

2.7.4. EL PROYECTO DE ORGANIZACIN ......................................................................................... 20

2.8. METODOLOGA ....................................................................................................................... 20

2.9. NORMATIVIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DOCUMENTAL .............................................. 23

2.9.1. INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BSICA Y GESTIN DE ARCHIVOS BSICA Y GESTIN DE

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS .................................................................................................................... 23

2.10. AUDITORA DE INFORMACIN ................................................................................................ 27

2.10.1. INVESTIGACIN PRELIMINAR ............................................................................................... 28

2.10.2. ANLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIN.......................................................... 28

2.10.3. IDENTIFICACIN DE LOS REQUISITOS QUE HA DE CUMPLIR LA ORGANIZACIN EN LA

GESTIN DE SUS DOCUMENTOS ................................................................................................................. 28

2.10.4. EVALUACIN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES EN LA ORGANIZACIN EN MATERIA

DOCUMENTAL ............................................................................................................................................ 29

2.10.5. IDENTIFICACIN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS ............................. 29

2.10.6. DISEO DE UN SISTEMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ...................................................... 29

2.10.7. FUENTES ............................................................................................................................... 29

2.10.8. AUDITORA ATENDIENDO A LA NORMA ISO 15489 INFORMACIN Y DOCUMENTACIN,

GESTIN DE DOCUMENTOS ........................................................................................................................ 30

2.11. MTODO DE RECOGIDA DE INFORMACIN ............................................................................. 31

2.12. INVESTIGACIN PRELIMINAR .................................................................................................. 32

2.12.1. FUENTES EXTERNAS .............................................................................................................. 32

2.12.2. FUENTES INTERNAS .............................................................................................................. 32

2.12.3. UN ESQUEMA CONCEPTUAL DE LA ORGANIZACIN ............................................................. 33

2.12.4. LOS FLUJOS DE TRABAJO DE LA ORGANIZACIN (WORKFLOW) ............................................................. 35

2.13. IDENTIFICACIN DE LOS REQUISITOS ...................................................................................... 36

2.14. LA ADAPTACIN O INTEGRACIN DE SOLUCIONES TECNOLGICAS. ....................................... 38

2.15. MODELADO DEL NEGOCIO ...................................................................................................... 40

CAPITULO III: MODELO DE GESTIN DOCUMENTAL ............................................................................. 43

3.1. RECOLECCIN DE INFORMACIN ............................................................................................ 43

3.1.1. ENCUESTAS ........................................................................................................................... 43

3.1.2. ETAPAS DE LA ENCUESTA ...................................................................................................... 43


Alexandra Amparo Cevallos Vallejos xi

3.2. ANLISIS DE RESULTADOS ....................................................................................................... 43

3.2.1. PRODUCCIN DOCUMENTAL Y USO DE LA INFORMACIN .................................................. 44

3.3. DIAGNSTICO ....................................................................................................................... 113

3.3.1. PROPUESTA MODELO ......................................................................................................... 114

CAPITULO IV: SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL ESPEADOC ......................................................... 141

4.1. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL ORFEO......................................................................... 141

4.1.1. QU ES ORFEO? ................................................................................................................. 141

4.1.2. VENTAJAS Y DESVENTAJAS .................................................................................................. 141

4.1.3. FUNCIONALIDADES DE ORFEO ............................................................................................ 142

4.1.4. REQUERIMIENTOS TCNICOS ............................................................................................. 144

4.2. IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL ESPEADOC ............................. 145

4.2.1. INTRODUCCIN ....................................................................................................................... 145

4.2.2. REQUERIMIENTOS .............................................................................................................. 145

4.2.3. INSTALACIN Y CONFIGURACIN DEL SERVIDOR ............................................................... 146

4.2.4. INSTALACIN Y CONFIGURACIN DEL SISTEMA DOCUMENTAL ......................................... 147

4.2.5. ESTRUCTURA Y FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA. ................................................................. 149

4.2.6. MDULOS Y FUNCIONALIDADES GENERALES. .................................................................... 151

CAPITULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................................................... 164

5.1. CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 164

5.2. RECOMENDACIONES ............................................................................................................. 165

BIBLIOGRAFA .................................................................................................................................... 167

ANEXOS ............................................................................................................................................. 169

A.1. ANEXO I.- ANTEPROYECTO DE TESIS APROBADO .......................................................................................... 169

A.1. ANEXO II.- MODELO DE LA ENCUESTA APLICADA .......................................................................................... 169

A.2. ANEXO III.- INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN Y GESTIN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS ............ 169

A.3. ANEXO IV.- MANUAL DE PROCEDIMIENTO ......................................................................................... 169

A.3. ANEXO V.- MANUAL DE USUARIO ...................................................................................................... 169

A.3. ANEXO VI.- MANUAL DE ADMINISTRADOR ........................................................................................ 169


Alexandra Amparo Cevallos Vallejos xii

NDICE DE GRFICOS

Grfico 1. Resultado de la pregunta 1 ......................................................................................... 44

Grfico 2. Porcentaje de documentos que envan ....................................................................... 45

Grfico 3. Porcentaje de documentos que reciben ...................................................................... 46

Grfico 4. Porcentaje de la pregunta 3 ........................................................................................ 47

Grfico 5. Tipos de programas informticos que utilizan .......................................................... 48

Grfico 6. Tiempos de gestin de los documentos ...................................................................... 49

Grfico 7. Control de los documentos al producirlos .................................................................. 50

Grfico 8. Control de los documentos en el trayecto a su destino final ...................................... 51

Grfico 9. Control de los documentos en su destino final ........................................................... 51

Grfico 10. Control de sus documentos ...................................................................................... 52

Grfico 11. Compartir informacin ............................................................................................. 53

Grfico 12. Envo de documentos a otras reas o entidades externas ......................................... 54

Grfico 13. Envo de documentos ............................................................................................... 55

Grfico 14. Mtodo de envo ...................................................................................................... 56

Grfico 15. Cundo enva un documento qu hace? ................................................................. 57

Grfico 16. Cundo recibe los documentos qu hace? .............................................................. 58

Grfico 17. Dificultades para recuperar documentos ................................................................. 59

Grfico 18. Renvo de documentos ............................................................................................. 60

Grfico 19. Dificultades para conseguir informacin ................................................................. 61

Grfico 20. Duplicidad de documentos ....................................................................................... 62


Grfico 22. Sistematizacin de la documentacin ...................................................................... 64

Grfico 23. Mtodo para archivar .............................................................................................. 65

Grfico 24. Descripcin documental ........................................................................................... 66

Grfico 25. Formatos de uso comn ........................................................................................... 67

Grfico 26. Porcentajes tipos de documentos que envan .......................................................... 68

Grfico 27. Porcentajes tipos de documentos que recibe ........................................................... 69

Grfico 28. Existe manual para gestionar los documentos? ...................................................... 70

Grfico 29. Tipos de programas informticos que utilizan ........................................................ 71

Grfico 30. Tiempos de gestin de los documentos ................................................................... 72

Grfico 31. Control de los documentos al producirlos ................................................................ 73

Grfico 32. Control de los documentos en el trayecto a su destino final .................................... 74

Grfico 33. Control de los documentos en su destino final ......................................................... 74




Alexandra Amparo Cevallos Vallejos xiii

Grfico 36. Envo de documentos a otras reas o entidades externas ........................................ 77

Grfico 37. Envo de documentos .............................................................................................. 78

Grfico 38. Mtodo de envo ...................................................................................................... 79

Grfico 39. Cundo enva un documento qu hace? ................................................................. 80

Grfico 40. Cundo recibe los documentos qu hace? .............................................................. 81

Grfico 41. Dificultades para recuperar documentos ................................................................. 82

Grfico 42. Renvo de documentos ............................................................................................. 83

Grfico 43. Dificultades para conseguir informacin ................................................................. 84

Grfico 44. Duplicidad de documentos ...................................................................................... 85


Grfico 46. Sistematizacin de la documentacin ..................................................................... 87

Grfico 47. Mtodo para archivar .............................................................................................. 88

Grfico 48. Descripcin documental ........................................................................................... 89

Grfico 49. Formatos de uso comn ........................................................................................... 90

Grfico 50. Porcentajes tipos de documentos que envan ........................................................... 91

Grfico 51 Porcentajes tipos de documentos que recibe ............................................................. 92

Grfico 52. Existe manual para gestionar los documentos? ...................................................... 93

Grfico 53. Tipos de programas informticos que utilizan ........................................................ 94

Grfico 54. Tiempos de gestin de los documentos .................................................................... 95

Grfico 55. Control de los documentos al producirlos ................................................................ 96

Grfico 56. Control de los documentos en el trayecto a su destino final .................................... 97

Grfico 57. Control de los documentos en su destino final ......................................................... 97



Grfico 60. Envo de documentos a otras reas o entidades externas ....................................... 100

Grfico 61. Envo de documentos ............................................................................................. 101

Grfico 62. Mtodo de envo..................................................................................................... 102

Grfico 63.Cundo enva un documento qu hace? ................................................................ 103

Grfico 64.Cundo recibe los documentos qu hace? ............................................................. 104

Grfico 65. Dificultades para recuperar documentos ................................................................ 105

Grfico 66. Renvo de documentos ........................................................................................... 106

Grfico 67. Dificultades para conseguir informacin ............................................................... 107

Grfico 68. Duplicidad de documentos ..................................................................................... 108

Grfico 69. Compartir informacin ........................................................................................... 109

Grfico 70. Sistematizacin de la documentacin .................................................................... 110

Grfico 71. Mtodo para archivar ............................................................................................. 111

Grfico 72. Descripcin documental ......................................................................................... 112


Alexandra Amparo Cevallos Vallejos xiv

Grfico 73. Diagrama de Flujo Produccin de Documentos .................................................. 114

Grfico 74. DFD Recepcin de documentos externos .............................................................. 116

Grfico 75. DFD Recepcin de documentos internos ............................................................... 118

Grfico 76. DFD Distribucin de Documentos Recibidos ........................................................ 120

Grfico 77. DFD Distribucin de Documentos Internos ........................................................... 122

Grfico 78. DFD Distribucin de Documentos Enviados ......................................................... 124

Grfico 79. DFD Trmite de Documentos ................................................................................ 126

Grfico 80. DFD Archivos de Gestin ...................................................................................... 128

Grfico 81. DFD Archivo Central ............................................................................................. 130

Grfico 82. DFD Archivo Histrico .......................................................................................... 132

Grfico 83. DFD Consulta de Documentos .............................................................................. 134

Grfico 84. DFD Conservacin de Documentos ....................................................................... 136

Grfico 85. DFD Disposicin Final de Documentos ................................................................ 138

NDICE DE IMGENES

Imagen 4.1.Creacin de la base de datos .................................................................................. 147

Imagen 4.2. Restauracin de Backup ........................................................................................ 148

Imagen 4.3. Ingreso al Sistema de Gestin Documental Espeadoc .......................................... 149

Imagen 4.4. Ingreso al Sistema ................................................................................................. 149

Imagen 4.5. Pantalla Principal ................................................................................................... 150

Imagen 4.6. Mdulo de Administracin .................................................................................... 151

Imagen 4.7. Administracin de Usuarios y Permisos ............................................................... 152

Imagen 4.8. Administracin de reas ....................................................................................... 152

Imagen 4.9. Administracin de Instituciones ............................................................................ 152

Imagen 4.10. Formato de la Numeracin de Documentos ........................................................ 153

Imagen 4.11. Pantalla Principal ................................................................................................. 153

Imagen 4.12. Creacin de Nuevo Documento .......................................................................... 154

Imagen 4.13. Nuevo Documento ............................................................................................... 154

Imagen 4.14. Bandejas .............................................................................................................. 154

Imagen 4.15. Mdulo En Elaboracin ................................................................................... 155

Imagen 4.16. Mdulo Recibidos ............................................................................................ 155

Imagen 4.17. Mdulo Eliminados ......................................................................................... 155

Imagen 4.18. Mdulo No Enviados ....................................................................................... 156

Imagen 4.19. Mdulo Enviados ............................................................................................. 156

Imagen 4.20. Mdulo Reasignados ....................................................................................... 157

Imagen 4.21. Mdulo Archivados ......................................................................................... 157


Alexandra Amparo Cevallos Vallejos xv

Imagen 4.22. Mdulo Informados ......................................................................................... 157

Imagen 4.23. Registro de Documentos Externos ...................................................................... 157

Imagen 4.24. Registro de Documentos ..................................................................................... 158

Imagen 4.25. Imprimir Comprobantes ...................................................................................... 158

Imagen 4.26. Cargar Documentos Digitalizados....................................................................... 159

Imagen 4.27. Mdulo de Administracin .................................................................................. 159

Imagen 4.28. Administracin de Carpetas Virtuales ................................................................. 160

Imagen 4.29. Mdulo de Archivo Fsico ................................................................................... 160

Imagen 4.30. Otros .................................................................................................................... 161

Imagen 4.31. Mdulo de Bsqueda Avanzada de Documentos ................................................ 161

Imagen 4.32. Consulta de Carpetas Virtuales ........................................................................... 161

Imagen 4.33. Documentos por Imprimir ................................................................................... 162

Imagen 4.34. Mdulo de Reportes ............................................................................................ 162

NDICE DE TABLAS

Tabla 3.1. Resultados pregunta 1 a autoridades ......................................................................... 44

Tabla 3.2. Tipos de documentos que manejan a autoridades ...................................................... 45

Tabla 3.3. Respuestas a la pregunta 3 a autoridades ................................................................... 47






Tabla 3. 9. Respuestas a la pregunta 9 a autoridades .................................................................. 54

Tabla 3.10. Respuestas a la pregunta 9 a autoridades ................................................................ 55

Tabla 3.11. Respuestas a la pregunta 9 a autoridades ................................................................. 56

Tabla 3.12. Respuestas a la pregunta 10 a autoridades ............................................................... 57


Tabla 3.14 Respuestas a la pregunta 12 a autoridades ................................................................ 60



Tabla 3.17. Respuestas a la pregunta 15 a autoridades .............................................................. 63





Alexandra Amparo Cevallos Vallejos xvi

Tabla 3.21. Respuestas a la pregunta 1 a jefes departamentales ................................................. 67


Tabla 3.23 Respuestas a la pregunta 3 a jefes departamentales .................................................. 70








Tabla 3. 31 Respuestas a la pregunta 9 a jefes departamentales ................................................. 79

Tabla 3.32. Respuestas a la pregunta 10 a jefes departamentales ............................................... 80



Tabla 3.35 Respuestas a la pregunta 13 a jefes departamentales ................................................ 84






Tabla 3.41 Resultados pregunta 1 a personal administrativo ..................................................... 90

Tabla 3.42 Respuestas a la pregunta 2 a personal administrativo ............................................... 91



Tabla 3.45 Respuestas a la pregunta 5 a jefes departamentales .................................................. 95




Tabla 3.49 Respuestas a la pregunta 9 a personal administrativo ............................................. 100



Tabla 3.52 Respuestas a la pregunta 10 a personal administrativo ........................................... 103







Alexandra Amparo Cevallos Vallejos xvii





Alexandra Amparo Cevallos Vallejos xviii

RESUMEN EJECUTIVO

La gestin documental en una organizacin es fundamental para su correcto funcionamiento y

adecuado desarrollo. A medida que una organizacin crece, su volumen de documentos tambin

lo hace por ende conforme pasa el tiempo los documentos se acumulan, convirtindose en un

proceso tedioso el hecho de buscar un archivo antiguo o archivar uno nuevo.

Con el desarrollo de nuevas tecnologas aparecen las soluciones a muchos problemas de los

usuarios de acuerdo a sus requerimientos y los del entorno en el que se desarrolla. La

herramienta ORFEO propone una solucin eficiente para el manejo de la gestin documental en

cualquier organizacin, al ser software libre es una alternativa con costos bajos a comparacin

de un software propietario y es adaptable a los requerimientos propios de cada entidad.


Alexandra Amparo Cevallos Vallejos xix

SUMMARY

The documentary management in an organization is a fundamental piece for its correct

operation and its adapted development. As one organization grows, its volume of documents

also does and this it is possible to be returned enormous conforms spends the time and the

documents are accumulated, besides being a tedious process looking for an old document or to

file one new one.

With the development of the new technologies also new solutions in agreement with the

requirements arrive from the present world. ORFEO sets out as an efficient solution for the

handling of the documentary management in the organization. This tool to the being Free

Software is an alternative with low costs to comparison of a privative Software and is adaptable

to the own requirements of each organization.


Alexandra Amparo Cevallos Vallejos 2

CAPTULO I: INTRODUCCIN

Los Apresurados avances tecnolgicos obligan a que las empresas se actualicen

tecnolgicamente, en la Escuela Superior Politcnica Ecolgica Amaznica (ESPEA) existen

problemas en los procesos de los trmites institucionales lo que provoca un inadecuado manejo

y control de la informacin dando lugar a prdidas, duplicacin, acumulacin, retraso, y mayor

tiempo de bsqueda de los documentos, provocando malestar en el personal que labora en la

Institucin y ms an en los estudiantes quienes son la razn de ser de la Institucin. Al

implementar el sistema de gestin de documentos de los trmites institucionales en la ESPEA

permitir disminuir los costos, recursos y tiempos de bsqueda para brindar una atencin

inmediata a las peticiones tanto de la Matriz como de las Extensiones y Centros de Apoyo

Tutorial (CATs).

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La ESPEA es una Institucin de Educacin Superior que est ubicada en toda la regin

Amaznica de nuestro pas, con el fin de formar profesionales en las diversas especialidades

ecolgico - empresariales y ecolgico-humansticas que contribuyan eficazmente al desarrollo

amaznico y nacional en las modalidades presencial, semi-presencial y a distancia. En la

ESPEA el manejo de los trmites institucionales actualmente presenta muchos inconvenientes

ya que la informacin se duplica o triplica tanto en la matriz (ubicada en la ciudad de Tena),

como en sus 10 extensiones y CATs. No se cuenta con un archivo organizado de toda la

documentacin por lo que sta se torna ms vulnerable a la prdida o confusin. La bsqueda de

cualquier documento es larga y tediosa entre tanta informacin almacenada ocasionando

desperdicio de tiempo y recursos, adems de no contar con ningn tipo de seguridad para el

respaldo de estos documentos.

Geogrficamente la matriz con las extensiones se encuentran muy distantes y el tiempo de

gestin de los trmites no tiene respuestas inmediatas, provocando la incomodidad y costos

altos tanto a la Institucin como a los estudiantes.

Siendo una Universidad Ecolgica y tomando en cuenta las polticas institucionales se debe

automatizar el manejo de dichos trmites para conseguir el ahorro en costos, recursos y

tiempos de bsqueda y brindar una atencin inmediata a las peticiones tanto de la matriz como

de las extensiones y CATs.



1.2. OBJETIVOS

1.2.1. OBJETIVO GENERAL

Optimizar los procesos de gestin de trmites institucionales de la Escuela Politcnica

Ecolgica Amaznica, mediante la implementacin y personalizacin del sistema de gestin

documental ORFEO.

1.2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

Definir las prioridades y atencin del manejo de los trmites institucionales tanto en la

matriz como en las extensiones y centros de Apoyo Tutorial.

Sistematizar el proceso del manejo de los trmites institucionales para optimizar tiempos de

bsqueda y mejorar la atencin.

Examinar aspectos terico metodolgicos relacionados a Sistema de Gestin Documental

(SGD).

Implementar y personalizar el Sistema de Gestin Documental ORFEO, para mejorar el

proceso y seguridad de los trmites institucionales.

1.3. ALCANCE

Con la sistematizacin de los procesos de los trmites institucionales, el talento humano que

labora en la ESPEA tendr acceso desde cualquier parte y en menor tiempo a la informacin

que necesita, ya que el Sistema se desarrollar e implementar para la intranet de la Institucin y

para la Web y as eliminar las barreras de la distancia.

Los mdulos que tendr el sistema son:

Radicacin: Captura la informacin bsica de los documentos recibidos, enviados entre

departamentos y generados por la empresa, donde se les asigna el nmero de radicado que

lo identificara el documento a lo largo de su trmite.



Digitalizacin: Tambin posee un mdulo de digitalizacin que genera imgenes de los

documentos fsicos en formato multi tiff.

Recepcin de PQRS Va WEB: El sistema recibe y tramita de forma automtica con esta

aplicacin las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de todos los usuarios que las

tramiten va intranet o web, para que posteriormente se registren en el Sistema de Gestin

Documental.

Consultas/Bsquedas: los usuarios podrn acceder a la informacin realizando la

consulta/Bsqueda de los documentos utilizando mecanismos de filtrados de informacin.

Estadsticas/Reportes: Permiten llevar un control del trmite ya que genera reportes de

rendimiento de los procesos, permitiendo ejercer puntos de control en donde se encuentren

estadsticas ms reales por ejemplo en el digitalizado o radicado.

Tablas de retencin documental: Esta herramienta permite realizar el cargue, ajuste y

administracin de las Tablas de Retencin Documental, realizando una aplicacin dinmica

con el administrador y los usuarios del sistema, con enfoque de procesos.

Mdulo de Archivo y Prstamo de Documentos: Es el mdulo que permite controlar

prestamos de documentos fsico desde la solicitud hasta su devolucin para lo cual se

generan registros con toda la informacin correspondiente a este tem, tambin permite

clasificar el documento fsico teniendo en cuenta los datos que solicita la persona como

ubicacin y conformacin del expediente

Expedientes virtuales: El mdulo de Expedientes virtuales que permite a los usuarios

observar en lnea las imgenes de los documentos que reposan en el archivo fsico

cumpliendo con el principio de orden y procedencia, es decir que se conservan en el orden

en que suceden los hechos. Con esta funcionalidad se logra que la unidad documental o

expediente virtual se conserva en el mismo orden del expediente fsico, se logra la

aplicacin dinmica de las Tablas de Retencin Documental, haciendo partcipe a los

productores de documentos dentro del proceso documental. Este desarrollo ha facilitado el

seguimiento a las diferentes series documentales, entre ellas las series contratos,

investigaciones, Silencios Administrativos, entre otras.



Seguridades: Este mdulo permite administrar las seguridades en cuanto a la aplicacin y

roles de usuarios.

Correspondencia: Automatiza el proceso de envo de documentos por correo (Por

desarrollar).

Anexos: Permite la asociacin de documentos complementarios a los documentos

principales. Un documento principal tiene asociado un tipo documental, metadatos y

posiblemente un flujo de trabajo genrico o un proceso especfico, un anexo no tiene

ninguna de estas propiedades (Por desarrollar).

Carpetas Virtuales: Permite la creacin y administracin de carpetas genricas (por

empresa o departamento) y carpetas personalizadas de usuario.

Departamentos y Roles: Permite la creacin y administracin de departamentos en la

empresa y de roles dentro de estos departamentos.

1.4. JUSTIFICACIN

La ESPEA est ubicada en toda la regin amaznica con su matriz en la ciudad de Tena, 9

extensiones en la modalidad presencial y ms de veinte CATs en la modalidad distancia, los

cuales se encuentran geogrficamente distantes. La gestin y organizacin de los trmites

institucionales complica el momento del envo de dichos documentos ocasionando muchas

veces la prdida, duplicacin, acumulacin, retraso, y mayor tiempo de respuesta, provocando

malestar en el personal que solicita y realiza el trmite.

Al implementar un sistema de gestin de documentos de los trmites institucionales en la

ESPEA se tendr los siguientes beneficios:

Establecer un vnculo compartido entre la persona que solicita el trmite y quien lo ejecuta.

Evitar la duplicacin de tareas as como los tiempos de bsqueda de informacin interna.

Incrementar la calidad de servicio y la productividad.

Ahorro de costos de transaccin y de prdidas de archivos.

Aumenta la eficiencia en el manejo de los documentos.

Proteger la informacin de los trmites institucionales.



1.5. IMPACTOS

1.5.1. SOCIAL

La adecuada implementacin de un sistema de Gestin Documental, reduce la prdida generada

por la traspapelacin de documentos, lo cual permite ahorro en tiempo y dinero a la hora de

buscar un dato especfico siendo mucho ms fcil, productiva y rpida la recuperacin de la

informacin evitando as el malestar causado al personal que labora en la institucin y al

estudiantado.

1.5.2. AMBIENTAL

El hecho de iniciar el proceso de implementacin de un sistema de gestin documental obliga a

la institucin a manejar sus trmites sin la necesidad de utilizar papel, contribuyendo a la

conservacin del medio ambiente y proteccin del ecosistema.

1.5.3. ECONMICO

El disponer de un sistema de gestin de documentos reduce acertadamente los costos de la

entidad, ya que se hace frente a problemas como es la duplicacin innecesaria de los

documentos, los costos de personal, el mantenimiento, el cuidado, el espacio de

almacenamiento, los implementos de oficina (carpetas, sellos, papel, tintas, etc.) y la tecnologa

de registro y recuperacin contribuyen al alto costo de la informacin.

1.5.4. TECNOLGICO

Obliga al personal que maneje el sistema a estar capacitado y al da con los adelantos

tecnolgicos.

El hecho de manejar un sistema de gestin documental permitir automatizar los procesos que

se deben seguir por cada trmite.



1.6. DATOS GENERALES DEL PROYECTO

1.6.1. LA INSTITUCIN

En el mes de enero de 1986 el Ing. Washington Estrada y el Eco. Armando Estrada invitados

por el grupo Global participan en el desarrollo del proyecto para realizar el Diagnstico Global

y Sectorial de la Provincia de Pastaza, lo cual les permite clarificar de mejor manera la realidad

amaznica in situ, lo cual les permiti comprobar que las caractersticas de la regin eran y son

muy diferentes a las de la costa y sierra del pas. Se vio entonces la necesidad de preparar

tcnicos in situ y comenzar con investigaciones bsicas debido al crecimiento poblacional en

ciudades como Lago Agrio (actual Nueva Loja), Tena, Puyo, Macas y Zamora y por lo mismo

el aumento de la demanda de todo tipo de productos. De esta manera nace la inquietud de crear

un Centro de Educacin Superior que responda al desarrollo sustentable de la Regin con

carreras propias del medio y evitar la introduccin de profesionales portadores de tecnologa

nociva al ambiente, propias de los aos 80 y 90 en detrimento del conocimiento ancestral de las

comunidades con muchas prcticas, especialmente conservacionistas que se deban rescatar.

En la ciudad de Quito y aprovechando una movilizacin de las universidades al Palacio de

Gobierno reclamando las rentas no entregadas, se propone al Ing. Gabriel Galarza la suscripcin

del Convenio, quien manifiesta que la Amazona merece una Universidad y que estaba seguro

de que estos propsitos triunfaran. Adems compromete su apoyo para conseguir la aprobacin

del H. Consejo Universitario de su Universidad para que no exista problema en la ejecucin del

Acuerdo. De esta manera se hizo realidad los Estudios Superiores para la Amazona.

En estos trminos se protocoliz el convenio en la ciudad de Tena, mediante Escritura Pblica,

para conocimiento de toda la ciudadana. Con el aval de la Universidad Estatal de Bolvar, se

promocionan las carreras diseadas y que eran parte del Proyecto de Creacin de la Universidad

y se llaman a inscripciones en la ciudad de Tena.

El 30 de Septiembre de 1997, se publica en el Registro Oficial Nro. 163 la Ley 23, mediante la

cual se crea la ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA. El 2 de

Febrero de 1998, todos los Diputados de la Regin Amaznica firman un oficio dirigido al Dr.

Mario Jaramillo, Ministro de Educacin, solicitndole emita un Acuerdo mediante el cual se

autorice a la Politcnica ocupar todos los locales de los Colegios Fiscales de la Amazona, para

que all se dicten las clases. El 2 de Abril de 1998 se expide el Acuerdo Ministerial Nro. 1754.

firmado por el Dr. Mario Jaramillo Paredes y se encarga de la ejecucin del mismo a los seores

Directores Provinciales de Educacin de las diferentes provincias amaznicas.



Con este antecedente, los Diputados Amaznicos solicitan al Ing. Washington Estrada la

apertura de sedes en todas las principales ciudades de la Regin, a finales de 1998 se concreta

en Puyo, con la apertura de una Sede, bajo la responsabilidad del Eco. Armando Estrada Avils

y en 1999 se abren en Nueva Loja bajo la responsabilidad del Ing. Wilson Vivero, en la ciudad

de el Coca, bajo la responsabilidad del Ing. Ivn Segarra y la Sra. Francisca Estrada, en Tena

queda bajo la responsabilidad del Ing. Washington Estrada, en Baos, bajo la administracin del

Sr. Jorge Estrada A., en Macas, Administrada por la Sra. Cecilia Estrada, en Zamora con la

administracin del Dr. Eduardo Hernndez Ramos y en Suca bajo la administracin del Sr.

Julio Estrada A.

En la actualidad la ESPEA, contina la construccin de sus edificios propios en la Amazona,

mientras ampla su oferta acadmica para beneficio de la juventud estudiosa del Oriente

Ecuatoriano, caminando siempre Por la Senda de la Excelencia Acadmica.

La ESPEA es una Institucin de Educacin Superior que est ubicada en toda la regin

Amaznica de nuestro pas, con el fin de formar profesionales en las diversas especialidades

ecolgico - empresariales y ecolgico-humansticas que contribuyan eficazmente al desarrollo

amaznico y nacional en las modalidades presencial, semi-presencial y a distancia, tanto en la

matriz (ubicada en la ciudad de Tena), como en las extensiones y CATs.

1.6.2. MISIN

Es cometido de la ESPEA:

La formacin de lderes profesionales cultos y proactivos con conciencia ambiental,

mentalidad empresarial, espritu innovador y talento creador en la toma de decisiones

regionales y nacionales

La generacin de nuevos conocimientos que promuevan el bienestar de los habitantes y el

ecodesarrollo del trpico hmedo y la regin amaznica en particular.

La reingeniera y diseminacin de los valores y conocimientos ancestrales vinculados a las

culturas amaznicas y otras relacionadas.



1.6.3. VISIN

Ser una Universidad Politcnica modelo y lder con cobertura regional y proyeccin

internacional ubicada entre las mejores del trpico hmedo americano, reconocida como

promotora del ecodesarrollo amaznico y generadora de avanzados conocimientos sobre

agricultura, recursos naturales, ecoturismo, naturologa, humanismo, econegocios y gestin

ambiental para la superacin de las deficiencias anacrnicas del capitalismo consumista,

transitando por la senda de la excelencia acadmica.

1.6.4. MATRIZ

La sede matriz se halla en la ciudad tradicional de Tena capital de la provincia de Napo,

histricamente matriz de la Regin Amaznica Ecuatoriana.

1.6.5. EXTENSIONES

La ESPEA actualmente cuenta con las siguientes extensiones aprobadas y legalizadas:

Nueva Loja

Puerto Orellana

Macas

Zamora

Puyo

Shushufindi

Yanzatza

Suca

Tumbaco

Sistema de Gestin Documental


1.6.6. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA ESPEA

Consejo Politcnico

Rector

Vicerrector

Planeamiento Integral

Auditora Interna

Departamento de Bienestar Estudiantil

Departamento de Construcciones y Mantenimiento

Direccin Financiera y de Personal

Secretara General Procuradura

Cancillera

Secretara Ejecutiva de Evaluacin y Difusin de Tecnologas

Consejo Acadmico General

Oficina de Documentacin Estudiantil

Direccin de Postgrado y Educacin Continua

Gabinete de Directores de Sede Extensin o Filial

Instituto de Licenciaturas a Distancia

Decano Facultad de CC. Administrativas y Ambientales

Decano Facultad de Ecologa Humana

Divisin CC. Agropecuarias

Divisin CC. De la Informacin y

Sistemas

Divisin CC. Tursticas

Divisin CC. Administrativas

Divisin Ingenieras Alternativas

Divisin CC. de la Educacin

Divisin CC. de la Salud

Divisin CC. Jurdicas

Divisin CC. de la Comunicacin

Divisin Licenciaturas Alternativas

Carreras Tipo 1

Carreras Tipo 3

Carreras Tipo 2

Carreras Tipo 4

Carreras Tipo 5

Carreras Tipo 6

Carreras Tipo 7

Carreras Tipo 8

Carreras Tipo 9

Carreras Tipo 10



1.6.7. ORGANIGRAMA DE LAS SEDES O EXTENSIONES

Consejo Consultivo

Director

Inspector

Secretara

Consejera y Guardiana

Jardinera y Ornamentacin

Biblioteca

Recaudacin

Laboratorio

Servicios

Centros

Comunitario

Mantenimiento

Estudiantes

Generales

Hebario y Vivero

Zoocriadero

Consultorios Gratuitos



CAPTULO II: MARCO TERICO

Con relacin al marco terico se va a definir la Gestin Documental, en trminos de procesos

durante el ciclo vital del documento, su metodologa, procesos, actividades, flujos de

informacin, formatos establecidos y aplicables.

2.1. DEFINICIONES

2.1.1. DOCUMENTO

Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona fsica o

jurdica, una institucin, asociacin, etc., que puede ser de carcter pblico o privado, realizan

como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones y que podr ser plasmado en

una unidad de informacin que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magntico,

pelcula y fotografa, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo para

presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien.

2.1.2. ARCHIVO

Archivo es uno o ms conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el

transcurso de su gestin, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio o

informacin para la persona o Institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir de

fuente de historia.

2.1.3. GESTIN DOCUMENTAL

La ISO (Organizacin Internacional para la Estandarizacin) define Gestin Documental como

Disciplina encargada del control eficiente y sistemtico de la creacin, recepcin,

mantenimiento, uso y eliminacin de records, incluyendo el proceso de captura y

mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca de actividades de negocio y

transacciones en la forma de records.

As mismo el Consejo Internacional de Archivos define Gestin Documental como rea de

gestin administrativa general relativa a conseguir economa y eficacia en la creacin,

mantenimiento, uso y disposicin de los documentos (Peis & Ruiz Rodrquez, 2010). En



resumen Gestin Documental significa planeacin, control, direccin, organizacin,

entrenamiento, organizacin, promocin y otras actividades de gerencia que involucran la

creacin documental, su mantenimiento, uso y disposicin en orden de archivar adecuada y

apropiadamente la documentacin basndose en las polticas y reglamentacin gubernamental.

2.2. OBJETIVOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

Controlar la cantidad y la calidad de los documentos producidos en virtud de sus funciones.

Establecer y mantener mecanismos de control con respecto a la creacin de documentos en

orden de prevenir creaciones innecesarias

Simplificar actividades, sistemas, y procesos de creacin documental de su uso y

mantenimiento.

Preservar y disponer de la informacin en acuerdo con los estatutos gubernamentales.

Controlar los documentos desde su inicial creacin hasta su final disposicin.

2.3. ANTECEDENTES DE LA GESTIN DOCUMENTAL

Despus de la segunda guerra mundial a mediados del Siglo XX, de los profesionales

norteamericanos nace el concepto records management que se denominar modelo

norteamericano primario de gestin de documentos. Incluye 3 fases, fase de creacin,

mantenimiento/uso, y la fase de disposicin/conservacin. El modelo americano tenia como

objetivo principal la eliminacin de grandes masas documentales para incidir en el factor

econmico. Paralelamente se desarrollaron a nivel mundial varios modelos de Gestin

Documental tales como el de Quebec: (Gestion des documents administrafifs), en Francia:

(Prarchivage), el Reino Unido: (Registry), en. Alemania: (Registratur) y Australia: (Records

continuum). A lo largo de su desarrollo la Gestin Documental ha sido apoyada por dos

entidades internacionales: la Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia

y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA).

2.4. PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

La Gestin Documental se da como resultado del sustrato conceptual de la disciplina de la

documentacin que aunque no es algo nuevo (por que se ha desarrollado desde hace mas de

1000 aos de antigedad) ha venido evolucionando en el ltimo siglo ante un crecimiento

exponencial de la informacin, desarrollando nuevas tcnicas para permitir el acceso a grandes

masas de informacin.



Estas tcnicas a su vez han desarrollado herramientas y aplicaciones mas estructuradas para

manejar estos volmenes de informacin partiendo de una planificacin predefinida orientada a

soportar las actividades de creacin, control, accesibilidad y valoracin de la documentacin

institucional.

2.5. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES

Antes del surgimiento de estos principios los archivos eran organizados de distintas formas:

por temas, criterios ideolgicos; solan utilizarse, tambin, sistemas ajenos a la naturaleza de los

documentos de archivo, por ejemplo: Dewey (que es privativo de libros, revistas, etc.)

En 1814, el archivista e historiador francs Natalis de Wailly enuncia la nocin de fondo de

archivo, consistente en mantener reunidos los documentos provenientes de un mismo

organismo, persona, familia, etc.; surge, de este modo, el principio de procedencia o de respeto

a los fondos.

Sin embargo, el respeto a los fondos no garantizaba an que las agrupaciones documentales

existentes a su interior (secciones, series, expedientes) no pudieran ser mezcladas entre ellas

mismas; se reglamentaban las relaciones entre los fondos, ms no las que pudieran suceder en

sus niveles documentales inferiores.

Por tal razn, en 1881 H. Von Seybel enunci un nuevo principio: el de orden original

(Acevedo Gutirrez, 2004). El principio de orden original establece que no se debe alterar la

organizacin dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que sea dicha organizacin.

Ya mucho despus el principio de respeto a la estructura nace estableciendo que la clasificacin

interna de un fondo debe responder a la organizacin y competencias de la unidad productora.

2.6. CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

El ciclo de vida de los documentos establece que el documento como organismo vivo, se crea o

recibe, se establece su forma fsica (papel, electrnico, magntico, fotogrfico etc.) y el

contenido informativo. Los documentos despus se utilizan y mantienen. Se indizan, revisan,

rearchivan, reorganizan y cumplen con su tiempo de funcin su edad aumenta gradualmente con

sus valores.



La formacin de archivos segn el ciclo de vital de los documentos se desarrolla as:

a) Archivo de Gestin.- En el archivo de gestin el documento se crea en cumplimiento de

sus funciones, se clasifica, ordena y genera los expedientes. La informacin esta en uso

permanente.

b) Archivo Central.- En el Archivo Central los documentos permanecen despus de haber

cumplido su produccin y su trmite. El documento pasa por una valoracin, seleccin y

eliminacin. Los documentos deben cumplir con los valores primarios, administrativo,

fiscal, legal, tcnico o contable, y aqu es donde las Tablas de Retencin Documental

cumplen su funcin y el documento debe quedarse en el Archivo Central para su consulta

por el tiempo que las TRD lo indiquen.

c) Archivo Histrico.- Para que el documento pase al Archivo Histrico debe cumplir con los

valores secundarios cientfico, cultural e histrico, porque debido a su importancia

testimonial e informativa se deben conservar permanentemente.

2.7. FASES DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL

2.7.1. LA ENCUESTA

Es una tcnica cuantitativa que utiliza procedimientos estandarizados de pregunta para medir las

caractersticas de la realidad documental de la empresa permitiendo la acumulacin de datos que

con una adecuada evaluacin darn como resultado un diagnstico adecuado a su situacin

actual. La encuesta es importante por que permite conocer a fondo la misin, visin, funcin y

estructura de la institucin.

Los siguientes son los procedimientos para realizar una encuesta: disear un formulario,

presentar la encuesta ante personal en funcin, ejecutar la encuesta y tabular los resultados.

2.7.2. ELEMENTOS PREGUNTA PARA REALIZAR UNA ENCUESTA

Segn (Archivo General de la Nacin-Colombia, 2005), para conceptualizar un Programa De

Gestin Documental en una entidad se deben considerar las siguientes preguntas:



a) Produccin de documentos

Qu documentos produce la dependencia? (TRD y apoyo)

Qu se tiene en cuenta para elaborar dichos documentos? (directrices)

Qu tipo de soportes documentales utiliza y en qu casos? (papel, digital)

Cmo se elaboran los documentos? cul es el paso a paso? (Formato, copias, firmas,

uso papel reciclado).

Cmo se reciben y envan los documentos? (Por correo tradicional, correo electrnico,

fax, otro.).

Cmo se elaboran los documentos internos?

b) Recepcin de documentos internos

Qu tipo de documentos recibe de otras dependencias y por qu razn?

Cmo recibe estos documentos (procedimiento, verificacin, controles)?

Qu se hace cuando el documento no es de su competencia?

Si el documento est incompleto que se hace?

Corresponde a las series documentales?

Existe algn control para seguimiento y entrega de los documentos internos?

c) Distribucin de documentos recibidos

Cmo se reciben los documentos externos? (Por Unidad de Correspondencia,

directamente, o por otra dependencia).

Qu hace cuando el documento no es competencia de la dependencia?

d) Distribucin de documentos enviados

Quin y cmo enva los documentos a otra entidad?

Aplica la directriz para el envo de documentos fuera de la entidad?

La unidad de correspondencia le ha devuelto documentos por alguna razn?

La dependencia informa a la unidad de correspondencia sobre el medio de distribucin

para el envo de documentos?

Cmo sabe la dependencia que el documento fue enviado?

Cmo sabe la dependencia que el documento no lleg a su destino?



e) Trmite de documentos

Cundo en la dependencia se reciben documentos de otras dependencias y de la unidad

de correspondencia es porque se requiere dar trmite? (sin respuesta, visto bueno,

chequeo), dar respuesta? , otro, cul? , qu se hace en cada caso?, s la solicitud no es

clara que se hace?, cul es el procedimiento que se sigue para proyectar la respuesta a

una solicitud?

S la respuesta es para una dependencia de la misma institucin, que se hace? cuales

son los controles?

S la respuesta est dirigida a una entidad externa a la propia institucin, que se hace y

cules son los controles?

f) Organizacin de archivo de gestin

Cmo se hace la apertura de carpetas y en que momento?

Sabe usted si existe TRD en la institucin?

Cmo ubica los documentos dentro de las carpetas? (orden original)

Realiza la foliacin?

Cundo culmina el trmite?

Cundo hace la transferencia?

Cmo ordena las series documentales?

Cules sistemas de ordenacin utiliza?

Elabora inventarios documentales?, en qu casos?

Transferencia documental

Realiza transferencias documentales?, en qu fecha?

Aplica el procedimiento para hacer la transferencia?

Existen series para eliminar en el archivo de gestin?

Cmo hace la eliminacin?

g) Organizacin de archivo central

Cmo recibe las transferencias? (caja, carpetas rotuladas)

Si no estn bien elaboradas que se hace?

Cmo se hace el cotejo

Cmo fue organizada?

Qu sistema de ordenacin utiliza?



Qu procesos archivos se realizan en el archivo de gestin?

La recuperacin es fcil?

Qu instrumentos de consulta utilizan?

Aplica la disposicin final expresada en la TRD?

Realiza transferencias secundarias?, cada cunto tiempo?

Identifica y aplica procedimientos para eliminacin, conservacin total, seleccin y

microfilmacin?

h) Organizacin de archivo histrico:

Cmo se reciben las transferencias secundarias en la entidad?

Sino est bien elaborada qu se hace?

Cmo se realiza el cotejo?

Qu procesos archivsticos se realizan en sta fase?

Quin elabora los instrumentos de consulta?

i) Consulta de documentos

Quines consultan el Archivo de Gestin y por qu?

Cmo localiza la informacin en el Archivo de Gestin?

Registra el prstamo de documentos?. Cmo lo hace?

Qu mecanismo de control utiliza (devolucin)?

j) Conservacin de documentos

Cmo se expresan las necesidades de la dependencia en materia de unidades de

conservacin y almacenamiento?

Ha realizado un diagnstico de sus necesidades?

Cuenta con espacios suficientes para el almacenamiento de documentos?

Existe sealizacin adecuada de las reas del Archivo Central e Histrico?

Cuenta con equipo y mobiliario para organizar el Archivo de Gestin, Central e

Histrico?

Adems de soportes en papel de tamao carta u oficio, se utilizan o reciben otros tipos

de formatos o soportes?

Cmo almacena este tipo de documentos?

Qu medidas de conservacin preventiva conoce y aplica?

Conserva informacin en medios magnticos y digitales?, cmo los conserva?



k) Disposicin final

Ha aplicado la TRD en lo relacionado con la disposicin final?

Cuantas series y cuantos metros lineales transfiere anualmente?

En su TRD est prevista la microfilmacin de alguna serie? o En qu fase se realiza?

En su TRD est prevista la digitalizacin? o En qu fase se realiza?

2.7.3. EL INFORME DIAGNOSTICO

Despus de analizar las encuestas se establece la situacin actual y real de la documentacin de

la institucin.

Como siguiente paso se procede a elaborar un informe donde se identifiquen y sealan los

puntos que revelen los aspectos relacionados con la produccin documental, su naturaleza, su

valoracin de acuerdo a la legislacin, su estructura y condiciones de conservacin y gestin.

2.7.4. EL PROYECTO DE ORGANIZACIN

Partiendo del diagnstico documental, se procede a proponer un plan proyecto que refleje las

disposiciones generales, los procesos y actividades para desarrollar las polticas de

conformacin de documentos, gestin administrativa, transferencias, tablas de retencin

documental, prestacin de servicios y difusin de los documentos y la poltica de conservacin

y prevencin documental.

2.8. METODOLOGA

Como modelo metodolgico para el anlisis y diseo de la Gestin Documental de la ESPEA,

se tendr en cuenta la etapa de desarrollo del sistema actual, lo estipulado por la norma y el

sistema propuesto.

El modelo consta de tres fases:

a) Recoleccin de Informacin:

La informacin a recolectar es de carcter primario porque es informacin que se toma

directamente de la fuente de informacin involucrada en el proceso Resolucin Administrativa

No. CNA-001-2005 (Consejo Nacional de Archivos) enmarca la gestin de documentos dentro

del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la produccin, recepcin,



distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y disposicin final de los documentos.

Procesos que deben reflejarse en las Tablas de Retencin Documental que identifica la ESPEA

de acuerdo con sus funciones y procedimientos identificando los documentos que produce y/o

recibe y que de acuerdo con sus valores primarios o secundarios debe conservar.

En sta fase se recoger la informacin sobre la historia institucional de la ESPEA, desde su

creacin hasta la actualidad; se identificar y compilar lo existente en cuanto a las

disposiciones legales y actos administrativos que han regulado las funciones, la normatividad

tanto interna como externa que afecta el desarrollo de las actividades propias de la institucin, el

organigrama y todos aquellos datos que sean representativos para el conocimiento amplio y

profundo de la ESPEA.

Se determinar si existe o no una TRD que permita evaluar el sistema de Gestin Documental

en sus diferentes etapas.

Una vez se revise y estudie lo anterior, se entrevistar a los funcionarios generadores de

documentos en cada uno de los Departamentos segn la estructura orgnica de la ESPEA.

Con base en lo anterior se podr conocer la estructura y caractersticas internas y externas de la

documentacin, su trmite, las normas que sustentan su origen, los criterios iniciales de

valoracin y retencin en cada una de tres fases archivsticas (Gestin, Central o Histrico).

b) Anlisis de la Informacin

Se analizar, evaluar e interpretar la informacin recolectada a nivel institucional para

identificar, conformar, definir y ordenar los procesos documentales de la ESPEA. Para ello,

verificaremos el cumplimiento de las siguientes condiciones:

Centralizacin de la recepcin y envo de los documentos.

Definicin de procedimientos de distribucin de documentos internos y externos.

Crear el Comit de Archivo respectivo el cual deber tener definido su reglamento y

funciones.

Disponer de un reglamento de archivos para la entidad

Existencia de la coordinacin de la funcin archivstica dentro de la estructura

administrativa de la entidad.

Elaboracin del modelo



c) Elaboracin del Modelo

Desde la perspectiva del instructivo de organizacin bsica y gestin de archivos

administrativos define Gestin Documental como: El inicio de la Gestin Institucional que

establece los procedimientos de Entrada, Proceso, Salida y Retroalimentacin de la

Informacin.

Para efectos de la conceptualizacin del Programa de Gestin Documental de la ESPEA, se

determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se desarrollarn en

las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de

Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico):

Teniendo en cuenta el concepto anterior se proceder a trabajar en el modelo as:

Produccin de Documentos.- La produccin de documentos es la generacin de

documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Recepcin de Documentos.- Conjunto de operaciones de verificacin y control que una

institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una

persona natural o jurdica.

Distribucin de Documentos.- La distribucin de documentos son las actividades

tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Trmite de Documentos.- El trmite de documentos es el curso del documento desde su

produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.

Organizacin de Documentos.- La organizacin documental es el conjunto de acciones

orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin,

como parte integral de los procesos archivsticos.

Consulta de Documentos.- La consulta documental es el acceso a un documento o grupo

de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.

Conservacin de Documentos.- La conservacin documental es el conjunto de medidas

preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los

documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Disposicin Final de los Documentos.- La disposicin final es la seleccin de los

documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal,

permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin

Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.



2.9. NORMATIVIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DOCUMENTAL

2.9.1. INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BSICA Y GESTIN DE

ARCHIVOS BSICA Y GESTIN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

a) Base Legal:

Resolucin No. CNA-001-2005 del 7 de julio del 2005, expedida por el Consejo Nacional de

Archivos y publicada en el Registro Oficial No. 67 del 25 de los mismos mes y ao, mediante la

cual se aprueba el Instructivo de Organizacin Bsica y Gestin de Archivos Administrativos.

b) Objetivo:

Establecer los procedimientos que permitan la organizacin, conservacin, difusin y acceso a

la informacin que genera la Institucin, siguiendo los parmetros y lineamientos archivsticos

emanados por el Sistema Nacional de Archivos. (SINAR).

El presente Instructivo se establece para documentos fsicos y magnticos.

c) mbito de Aplicacin:

El mbito de aplicacin del presente Instructivo, ser la ESPEA Matriz y sus extensiones en

Nueva Loja, Puerto Orellana, Macas, Zamora, Puyo, Shushufindi, Yanzatza, Suca y Tumbaco.

d) Gestin Documental:

La gestin documental es la accin que da inicio a la gestin institucional, establecindose el

procedimiento de entrada, trmite, salida y retroalimentacin de la documentacin tanto fsica

como magntica, entendindose dicho procedimiento en la relacin de la ESPEA, con las

entidades y ms usuarios internos y externos, a travs de las reas/unidades en base a sus

funciones establecidas.

De igual forma se concibe como el conjunto de actividades administrativas y tcnicas,

tendientes a la administracin documental producida y recibida por los usuarios, desde su origen

hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.



e) CATEGORAS DE ARCHIVOS

Los archivos se clasifican dentro de las siguientes categoras:

Archivos de Gestin (de Oficina).- Son los archivos de: El Rectorado, Los

Vicerrectorados, las direcciones, departamentos, unidades, secciones, oficinas de la ESPEA,

encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y

facilitar la documentacin producida por cada una de ellas. Esta documentacin es la que se

encuentra en gestin. La organizacin de los archivos deber ceirse al principio de origen

de la unidad y de sus funciones; su permanencia en estos archivos ser de un ao calendario

al que decurre, luego de lo cual se transferir al Archivo General, para su custodia y

conservacin.

Archivo Intermedio (o Archivo General).- Son los documentos que ya no se encuentran

activos o en uso en las diversas unidades administrativas o acadmicas de la ESPEA y que

por la informacin contenida en stos, son objeto de consulta ocasional. El Archivo

General, es el responsable de integrar, resguardar, custodiar y conservar la documentacin.

Archivo Histrico.- Se transfieren desde el archivo intermedio o Archivo General y

constituyen aquellos documentos con valores de conservacin permanente como:

educativos, culturales, socioeconmicos, cientficos e histricos, que son parte del

Patrimonio de la Nacin.

f) Vigencia Administrativa de la Documentacin

La vigencia administrativa-legal de la documentacin, es el perodo en que un documento tiene

utilidad, para que a travs de l, se ordene, testifique, o informe. El valor fundamental de los

documentos durante su vigencia, es servir para la toma de decisiones en los trmites corrientes

de la oficina, y para la defensa de derechos. El plazo de vigencia es diferente, segn cada tipo

documental.

g) Registro de Transferencia Documental y Tabla de Plazos de Conservacin (tdtpc):

La unidad administrativa o aca

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