TESIS DE GRADObibadm.ucla.edu.ve/edocs_baducla/tesis/P882.pdf · Trabajo presentado para optar al...

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA

NÚCLEO LUZ – PUNTO FIJO COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO

CONVENIO UCLA – LUZ ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA PÚBLICA

MENCIÓN: AUDITORÍA

PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE CALIDAD

EN LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA

GOBERNACIÓN DEL ESTADO FALCÓN

Autor: Lic. Fredis S. Reyes Medina

C. I: Nº 3.093.029

Punto Fijo, julio de 2007








Trabajo presentado para optar al grado de

Especialista en Auditoria

Autor: Lic. Fredis S. Reyes Medina

C. I: Nº 3.093.029

Tutor: Msc. Abel Romero

Punto Fijo, julio de 2007




Por Lic. Fredis S. Reyes M. C. I. 3.093.029

Trabajo de Grado Aprobado

______________________________ _____________________________ Jurado 1 Jurado 2

______________________________ Jurado 3

Punto Fijo, 2007

Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”

Convenio UCLA – LUZ Decanato de Administración y Contaduría

Coordinación de Estudios de Postgrado Especialización en Contaduría Mención Auditoría

CARTA DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR

Yo, Abel Romer, C.I: V- 7.302.440 hago constar que he leído el

anteproyecto de trabajo especial de grado, titulado Propuesta de Implementación de

la Gestión de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna de la Gobernación del

Estado Falcón presentado por el Lcdo. Fredis S. Reyes M., titular de la Cédula de

Identidad Nº. 3.093.029, para optar al título Especialista en Contaduría Mención

Auditoría en el programa del convenio UCLA- LUZ.

Acepto asesorar al participante en calidad de tutor, durante la etapa de

desarrollo y presentación del trabajo especial de grado.

En Punto Fijo, a los 10 días del mes de julio del 2007

Lcdo. Abel Romero

Tutor

C.I: V- 7.302.440




CARTA DE APROBACIÓN DEL TUTOR

Yo, Abel Romero, C.I: V- 7.302.440 hago constar que he leído el

trabajo especial de grado, titulado Propuesta de Implementación de la Gestión de

Calidad en la Unidad de Auditoría Interna de la Gobernación del Estado Falcón

presentado por el Lcdo. Fredis S. Reyes M., titular de la Cédula de Identidad Nº.

3.093.029, para optar al título Especialista en Contaduría Mención Auditoría en el

programa del convenio UCLA- LUZ, apruebo el trabajo por considerar que cumple

con los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a discusión pública y

evaluación por parte del jurado que se designe. En Punto Fijo, Septiembre 2007.

Lcdo. Abel Romero

Tutor

C.I: V- 7.302.440




CARTA AVAL DEL TUTOR

Yo, Abel Romero, C.I: V- 7.302.440 hago constar que he leído

el trabajo especial de grado, titulado Propuesta de Implementación de la Gestión

de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna de la Gobernación del Estado

Falcón presentado por la Lcdo. Fredis S. Reyes M. titular de la Cédula de Identidad

Nº. 3.093.029, para optar al título Especialista en Contaduría Mención Auditoría en el

programa del convenio UCLA- LUZ, manifiesto que he leído detenidamente el

trabajo y considero que cumple los requisitos necesarios para ser sometido a la

evaluación final. En Punto Fijo, Septiembre del 2007.

Lcdo. Abel Romero

Tutor

C.I: V-7.302.440

ÍNDICE

Pág.

ÍNDICE GENERAL

INDICE DE TABLA

DEDICATORIA xii

AGRADECIMIENTO xiii

RESUMEN xiv

ASBTRACT xv

Introducción xvi

Capítulo I: El Problema………………………………………………………. 18

1.1.- Planteamiento del Problema……………………………………………… 19

1.2.- Objetivos de la Investigación……………………………………………... 23

1.2.1.- Objetivo General……………………………………………………. 23

1.2.2.- Objetivos Específicos………………………………………………. 23

1.3.- Justificación de la Investigación………………………………………….. 23

1.4.- Delimitación……………………………………………………………… 25

Capítulo II: Marco Teórico……………………………….............................. 26

2.1.- Antecedentes de la Investigación……………………………………......... 27

2.1.1.- Antecedentes Académicos…………………………………………. 27

2.1.2.- Antecedentes de la Organización……………………..……………. 29

2.2.- Bases Teóricas……………………………………………………………. 31

2.2.1.- Paradigma de la Gestión de Calidad……………………………….. 31

2.2.2.- Calidad de Gestión y su Enfoque en los clientes…………………… 41

2.2.3.- El Proceso de Control de Calidad en las organizaciones…………… 44

2.2.4.- Sistema de Gestión de calidad……………………………………… 46

2.2.5.- Implementación de un modelo de sistema de gestión de calidad… 47

2.2.5.1.- Implementación de la norma………………………………… 47

2.2.5.2.- Metodología en el proceso…………………………………… 47

2.2.6.- Beneficios de la implementación del Sistema de Gestión de

Calidad

49

2.3.- Auditoría…………………………………………………………………. 50

2.3.1.- Definición de Auditoría…………………………………………….. 51

2.3.2.- Tipos de auditoría…………………………………………………... 52

2.4.- Bases legales…………………………………………………………….. 54

2.5.- Sistemas de variables…………………………………………………….. 57

2.6.- Definición de términos básicos…………………………………………. 59

Capítulo III: Marco Metodológico…………………………………………... 62

3.1.- Tipo de investigación……………………………………………………. 63

3.2.- Diseño de la investigación……………………………………………….. 64

3.3.- Métodos…………………………………………………………………... 64

3.4.- Elementos informantes………………………………………………… 65

3.5.- Instrumentos y técnicas de recolección de datos………………………. 66

3.6.- Fases del proyecto……………………………………………………….. 68

Capitulo IV.- Resultados de la Investigación……………………………….. 71

4.1.- Análisis e Interpretación de los resultados………………………………. 72

4.2.- Procedimiento utilizado para el análisis…………………………………… 72

4.3.- Guía de entrevista aplicada a los auditores y a la alta gerencia………... 73

4.4.- Matriz FODA…………………………………………………………….. 74

4.5.- Análisis de la matriz FODA……………………………………………… 74

4.6.- Resultados del cuestionario………………………………………………. 78

Capítulo V. Propuesta de la implantación……………………………….. 88

Introducción……………………………………………………………… 90

Implementación del Sistema de Gestión de Calidad 91

1.- Constitución del equipo de trabajo…………………………. 91

2.- Normas de operación del equipo………………………………. 91

3.- Misión de la unidad de auditoría interna………………… 92

4.- Visión de la unidad de auditoría interna…………………. 92

5.- Selección de los procesos vitales……………………………. 92

I Proceso de Planificación 93

Objetivo 94

Alcance 94

Responsable 94

Funciones del Jefe de la Unidad 94

Descripción de actividades 95

Glosario de términos 103

Definición operacional de la Planificación 105

II Proceso de Ejecución o Trabajo de Campo 106

Objetivo 106

Alcance 106

Responsable 107

Funciones del Jefe de la Unidad y/o Auditor Adjunto 107



Definición operacional de la Ejecución o Trabajo de campo 112

III Proceso de Elaboración del Informe 113

Objetivo 113

Alcance 113

Responsable 113



Definición operacional de la Elaboración del informe 123

IV Proceso de Seguimiento 123

Definición operacional de la Elaboración del informe 123

Definición de indicadores 124

Flujograma del Proceso de Planificación 127

Flujograma de la Ejecución o Trabajo de Campo 130

Flujograma del Proceso de Emisión de Informe 131

Capítulo VI. Conclusiones y Recomendaciones 134

6.1 Conclusiones 135

6.2 Recomendaciones 136 Bibliografía 137 Anexos 142 Anexo A. Instrumento de Recolección de Datos. 143 Anexo B. Registro de Observaciones. 146 Anexo C. Constancia de Validación. 148 Anexo D. Cronograma del Proceso de Planificación. 152 Anexo E. Carta de Inicio de una Auditoría. 157 Anexo F. Minuta de Reunión de Planificación. 159 Anexo G. Formato del Programa de Trabajo. 162 Anexo H. Formato de la Portada del Informe. 167 Tabla Definición conceptual de las variables 57 Operacionalización de las variables 58

xi

DEDICATORIA

A LA MEMORIA DE MIS PADRES, HERMANAS TÍA Y SOBRINA, que un día se marcharon físicamente de este mundo terrenal, y que fueron valuarte del amor familiar, guía en el camino para lograr mis objetivos propuestos en crecimiento personal familiar y profesional. A MI ESPOSA NORIS ROSA, A MIS HIJOS, ROSNORYMAR, FREDDY JOSÉ Y JUAN PEDRO REYES BARBERA, por el apoyo y compromiso en cada momento de mi vida. A MIS NIETOS ARIANNA Y RICARDO, quienes son parte de mi vida y que pasaron horas a mi lado mientras estudiaba. A TODA MI FAMILIA, por brindarme cariño y amor incondicional y apoyo en mis decisiones A MIS AMIGOS, por su bella amistad apoyo y respaldo compartido. A MIS COMPAÑEROS DE TRABAJO DE LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO FALCÓN, muy especial a los de la Unidad de Auditoría Interna quienes en común impulsamos y pusimos en marcha esa naciente unidad, donde pasamos horas de trabajo como una sola persona y con un solo pensamiento, la de impulsar la unidad al logro de sus objetivos. xii

AGRADECIMIENTO

A DIOS TODOPODEROSO. Por se fuente de valor espiritual y pilar de fé y esperanza, por darme salud y bienestar y todas las cosas que me han llenado de satisfacción y éxito. A LAS UNIVERSIDADES UCLA – LUZ, por haberme dado la oportunidad de participar en el postgrado de auditoría. A LOS PROFESORES VIAJEROS, que venían desde Barquisimeto a compartir sus ideas en los salones de clase y que gracias a esto nació un gran vinculo de amistad, para todos ellos mis respectos y agradecimiento. A LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO FALCÓN, por haber sido ella, el campo de trabajo y estudio. A MIS COMPAÑEROS DE ESTUDIO DEL POSTGRADO, con los cuales compartimos un tiempo precioso dentro y fuera de las aulas de clase. A TODAS LAS PERSONAS, que hicieron posible la culminación de este estudio y que nos comprometimos que será el inicio del siguiente. Gracias a Todos

xiii

14








Autor: Lic. Fredis Reyes Medina

C. I: Nº 3.093.029

RESUMEN

El desarrollo de la presente investigación tuvo como finalidad proponer la Implementación de la Gestión de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna de la Gobernación del Estado Falcón, en función de lo cual se determinaron los mecanismos al efecto utilizando la metodología de mejoramiento continuo establecida para la realización de las Auditorías de Gestión de Calidad. Dado los objetivos se correspondió con la Modalidad de Proyecto Factible, apoyada en el diseño de investigación de campo, selección que se justifica en razón de ser las que mejor se adaptan a la naturaleza y características de trabajo. La población estuvo conformada por el personal de la Unidad de Auditoría Interna (A.I.) y sus áreas técnicas, financiera operacional y jurídica; donde se aplicó como técnica de recolección de datos a la “encuesta” y la matriz FODA para elaborar un diagnostico sobre las debilidades y amenazas de los procesos vitales que se dan en la A.I., además de la información recabada con la aplicación del instrumento en sí, lo cual permitió determinar la situación real del control en la Unidad; basado en cuya información se estableció como conclusión la pertinencia de la propuesta que implica el estudio. Por lo tanto, esta investigación va a contribuir a reducir los riesgos derivados del retrazo y los desperdicios ocasionados por la utilización de técnicas y procedimientos erróneos, no acordes con el dinamismo de los procesos, como lo exige la administración pública actualmente.

Palabras Clave: Unidad de Auditoría - Gestión - Calidad - Ejecutivo

xiv

15








Autor:

Lic. Fredis Reyes Medina C. I: Nº 3.093.029

ASBTRACT

The development of the present investigation had like purpose of proposing the Implantation of the Management of Quality in the Unit of Internal audit of the interior of the State Falcon, based on which the mechanisms to the effect were determined using the established methodology of continuous improvement for the accomplishment of the Audits of Management of Quality. Given the objectives one corresponded with the Modality of Feasible Project supported in the design of investigation of field, selection that is justified in regard to being those that better the nature and characteristics of work adapt to. The population was conformed by the personnel of the Unit of Internal and its areas technical, financial audit operational and legal; where it was applied as technical of data collection to the "survey" and matrix FODA to elaborate I diagnose on the weaknesses and threats of the vital processes that occur in the unit of audit, in addition to the information successfully obtained with the application of the instrument in himself, which allowed to determine the real situation of the control in the Unit; based on whose information settled down like conclusion the pertinence of the proposal that implies the study. Therefore, this investigation is going to contribute to reduce the risks derived from refroze and the wastes caused by the use of techniques and erroneous procedures, mongered with the dynamism of the processes, as it demands the administration publishes at the moment.

Key words: Unit of Audit - Management - Quality – Executive

xv

16

INTRODUCCIÓN

A lo largo de la historia, las personas han desarrollado métodos e instrumentos

para establecer y mejorar las normas de actuación de sus organizaciones e individuos.

Desde los antiguos egipcios se desarrollaron métodos con el deseo de mejorar sus

sistemas de trabajo. El sistema de gestión de calidad más que un enfoque o concepto

es una estrategia, y como tal constituye una serie de programas generales de acción y

despliegue de recursos para lograr objetivos completos, pues el proceso debe ser

progresivo.

En esta perspectiva se tiene que la calidad en la gestión resulta de gran

importancia para cualquier entidad productiva o de servicio, según Olán (2005, p.21)

el sistema de gestión de la calidad “es el conjunto de elementos interrelacionados de

una empresa u organización por los cuales se administra de forma planificada la

calidad de la misma, en la búsqueda de la satisfacción de sus clientes”. Entre dichos

elementos, los principales son:

• la estructura de la organización;

• sus procesos;

• sus documentos y,

• sus recursos.

En este sentido se tiene que un sistema de gestión de la calidad en una

organización tiene como punto de apoyo el manual de calidad, y se completa con una

serie de documentos adicionales como manuales, procedimientos, instrucciones

técnicas, registros y sistemas de información. Dentro de este contexto general se tiene

que organizaciones de todo tipo pueden tener la necesidad de demostrar su

responsabilidad con el sistema de gestión de calidad implantado y la práctica

asociada de auditoría de calidad se ha tornado como una forma de satisfacer esta

necesidad. La intención de estos sistemas es la de ayudar a una organización a

xvi

17

establecer y mejorar sus políticas, objetivos, estándares y otros requerimientos de

calidad.

En este orden de ideas, el presente trabajo tiene como objetivo proponer la

implementación de un sistema de gestión de calidad en la Unidad de Auditoría

Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón.

Como se pone en evidencia el éxito organizacional es imposible sin la excelencia

individual, y la excelencia individual hoy requerida, especialmente en puestos

gerenciales, demanda mucho más que competencia técnica; demanda un sofisticado

tipo de destreza y liderazgo, que lo capacite para movilizar grupos de personas y

lograr importantes objetivos para la institución y la satisfacción personal, tratando de

minimizar la mediocridad en los puestos de trabajo caracterizada por conflictos

burocráticos, y luchas de poder.

El presente estudio se ha estructurado en seis (06) capítulos a saber: Capítulo I,

expone lo relacionado con el problema en términos de su planteamiento, los objetivos

de investigación, la justificación del tema seleccionado, su delimitación. En el

Capítulo II, describen los antecedentes que se vinculan con el estudio, las bases

teóricas, las bases legales en los cuales se fundamentan las variables, la definición de

términos básicos que se manejarán en la investigación además de establecer la

operacionalización de variables. En el Capítulo III, describe el tipo y diseño de

investigación, además de explicarse el método, la población y muestra, los

instrumentos y las técnicas de recolección de datos. El Capítulo IV, contiene los

resultados, el procedimiento utilizado para el análisis, la guía de entrevista de los

auditores, la matriz foda, el análisis de la misma, resultado del cuestionario. El

Capítulo V, describe la propuesta del procedimiento a utilizar. Por último se incluye

el Capítulo VI, expresa las conclusiones y recomendaciones. Dentro de los aspectos

finales destacan las referencias bibliográficas y los anexos.

xvii

18

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

19

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1.- Planteamiento del Problema

La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de

Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial Nº 37.347 de la República Bolivariana de

Venezuela del 17 de diciembre del 2001, en su artículo 9 numeral 1 al 11 establece la

creación de Unidades de Auditoría Interna y específicamente el numeral 2 ¨ Los órganos y

entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Estadal ¨.

Por lo tanto, el Gobernador del Estado Falcón, haciendo uso de sus atribuciones previsto

en el artículo 160 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, el cual se

refiere a que el Gobernador del Estado es el administrador del mismo y que en el ejercicio de

las atribuciones legales que le confiere los artículos 81 y 84 Ordinal 1º de la Constitución del

Estado Falcón, los cuales establecen que el Gobernador del Estado es el jefe de la

administración, es el superior jerárquico de los órganos y funcionarios de la misma y que la

Constitución Nacional le confiere cumplir y hacer cumplir la Constitución y las Leyes del

Estado, y ejercer la potestad de dictar los reglamentos necesarios para mejorar la

administración.

Además, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 134 de la Ley Orgánica de

Administración Financiera del Sector Público (2003), el cual hace mención que ¨

¨…corresponde la máxima autoridad de cada organismo o entidad la responsabilidad de

establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza, estructuras y

fines de la organización (2003, p. 57), y los artículo 36 y 37 de la Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), los

cuales se refieren ¨… la máxima autoridad jerárquica de cada ente la responsabilidad de

organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser

adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente.¨ (2001, p. 12). ¨ …y que cada entidad del

sector público elaborará en el marco legal, las normas, manuales de procedimientos,

20

indicadores de gestión y cualquier otro instrumento o método para el funcionamiento del

sistema de control interno ¨

Igualmente, el artículo 42 de la Ley de Hacienda Estadal establece que el Gobernador

ejercerá la Suprema administración de la Hacienda Pública del Estado y el artículo 3 de la Ley

de Régimen Político Administrativo del Estado Falcón, hace referencia que el Gobernador del

Estado es el jefe de la rama ejecutiva del Poder Público del Estado. Es por ello que se crea la

dicha unidad, la cual tiene como misión apoyar a la Gobernación del Estado Falcón mediante

la promoción y auditorías del sistema de control interno para lograr de manera transparente el

buen uso del los recursos en la ejecución del Plan Maestro para el desarrollo sustentable del

Estado, contando con un personal profesional apto para el desempeño de sus funciones; y

cuenta con una visión futurista que consiste en ser una organización estratégica reconocida

por su efectivo aporte al fortalecimiento del control interno para contribuir al logro de los

objetivos de la Gobernación.

Es importante reseñar que, la unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional fue

creada mediante el Decreto Nº 864 de diciembre 2002, a esa fecha se está alcanzando la

visión que inicialmente se definió, la cual consiste en ser reconocida por su efectivo aporte al

fortalecimiento del control interno, y al transcurrir del tiempo se observó la necesidad de ir

mas allá de lo establecido, por la pérdida de tiempo en planificación deficiente, trabajo de

campo inadecuado por la falta de profundidad en los análisis, tiempo estimado de ejecución

que no se adaptaban a la realidad, retrazo en el envío de observaciones y una baja

productividad, por lo que se necesita incorporar a las actividades una filosofía de

simplificación de los procesos y hacerlo más productivos, mediante la eliminación de los

desperdicios, tales como rehacer observaciones, regresar al campo de trabajo por la falta de

análisis de un procedimiento, un hallazgo soportado de una manera deficiente, falta de

cumplimiento del programa de trabajo por falta de tiempo entre otras cosas; por ello, que se

pensó en la implantación de en un sistema de gestión de calidad en todos los procesos de

auditoría interna.

Dentro de este contexto general, si esta unidad continúa con todo estos problema planteado

21

y los enfoque y métodos tradicionales manifestación tan evidentes, y bajo el esquema que la

unidad es un órgano de control fiscal donde se soporta toda la administración centralizada,

además ser asesor de todas las secretarias, direcciones y unidades que están bajo su ámbito de

control, se está limitando a proporcionar un valor agregado a la gobernación y a todos las

direcciones, por tener desviaciones en el logro de sus objetivos y metas debido a que la

calidad de los informes, producto de los trabajos de evaluaciones, estudios y asesorías van a

ser deficiente, extemporáneo y costosos, por el retrabajo realizado, como consecuencia del

retrazo y el desperdicio originado en las distintas actividades de los procesos de auditoría.

Dentro de este contexto, se tiene que un conjunto de observaciones previas al desarrollo de

la presente investigación, a manera de diagnostico pusieron en evidencia que a pesar de que la

Unidad de Auditoría es nueva, y debería estar funcionando de manera optima, no tiene sus

procesos bajo el enfoque de un Sistema de Gestión de Calidad, ni ha adoptado un modelo que

sirva de patrón para que los procesos con que cuenta la misma sean más productivos.

Basado en los argumentos antes expuestos, surge la necesidad de implantar un sistema de

gestión de calidad, que optimice los procedimientos vitales de auditoría, lo cual permitirá a la

unidad la identificación de las debilidades y amenazas en sus procesos, con la finalidad de que

los funcionarios al frente de la misma, conozcan y utilicen la metodología y los principios de

la evaluación dentro del contexto de control en la auditoría interna, en consonancia con el

dinamismo del mundo moderno.

Es así como la Gobernación del Estado Falcón, en la nueva etapa de su mejora de los

procedimientos en la administración pública y en el ámbito de su competencia propone

implantar nuevos métodos, elementos, técnicas y una estructura para establecer un sistema

operativo de calidad. Además, es necesario indicar que para mantener el principio de la

eficiencia, eficacia, economía y transparencia se está abocando a buscar soporte que le

apalanque en la gestión de calidad e inicia el estudio a una de sus unidades de la

administración centralizada específicamente a la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo

Regional.

22

En esta perspectiva en el contexto de la presente investigación se propone implementar un

Sistema de Gestión de Calidad, en función de optimizar los procedimientos en dicha unidad, lo

cual permitirá establecer lineamientos que apalanque la orientación de los procesos bajo el

sistema descrito, que sirva de soporte a la estructura organizativa, al recurso humano que

integran el equipo de la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional, que fortalezcan

sus procesos y dar apoyo a los entes sujetos a su control.

Importa señalar que la adopción de las Normas de Calidad en la Gestión, no sólo asegura

tener en la unidad un servicio que satisfagan los requerimientos de los clientes internos y

externos (Secretarias, Direcciones y Unidades), sino que también ayudará a mejorar

continuamente los procesos de prestación del servicio, disminuyendo costos orientados por la

deficiente calidad y el desperdicio del recurso. Es necesario destacar, que estas normas

motivan positivamente y crean en los auditores una conciencia de calidad, debido a que son

los auditores quienes coadyuvan a la calidad dentro de la unidad.

Fundamentándose en los argumentos antes presentados se formula el problema objeto de

estudio en el contexto de las siguientes interrogantes:

¿Cuáles son los lineamientos de la Administración Publica que se deben tomar en cuenta para

la implantación de un sistema de gestión de calidad en la Unidad de Auditoría Interna del

Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón?

¿Cuál es la situación actual de la Unidad de Auditoría del Ejecutivo Regional en relación con

los procesos de calidad?

¿Cuál es la metodología a utilizar en la implantación del sistema de gestión de calidad en la

Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón?

Importa señalar que en el marco de la presente investigación se determinará el modelo a

ser aplicado, en función de la debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades existentes, las

cuales se tomaran como referencia para proponer la implementación del sistema de gestión de

23

calidad en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional del Estado Falcón, que

implica el presenta estudio.

1.2.- Objetivos de la Investigación

1.2.1.- Objetivo general

Proponer la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad en la Unidad de

Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón, con la

finalidad de tener todos sus procesos bajo control y proporcionar un producto oportuno que

agregue valor a la gobernación.

1.2.2.- Objetivos específicos

Diagnosticar la situación actual de la Unidad de Auditoría del Ejecutivo Regional con

relación a los procesos de calidad, a través de la elaboración de la matriz FODA.

Analizar los postulados teóricos de la Gestión de Calidad

Establecer la metodología a utilizar en la implementación del sistema de gestión de

calidad en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del

Estado Falcón.

Efectuar el Estudio de Factibilidad de la propuesta.

Elaborar la propuesta, tomando en cuenta misión, visión y los objetivos de la Unidad de

Auditoría y políticas de calidad.

1.3.- Justificación de la Investigación

Como se comento en un principio la unidad de auditoría es de reciente creación y que la

24

mayoría de sus integrantes son profesionales recién egresados de las universidades y a pesar

que el equipo de trabajo elaboró sus manuales de procedimiento que le sirven de guía para la

elaboración de sus trabajo y darle cumplimiento a la ley, vio la necesidad de hacer las cosas

cada día mejor, de una forma metodologiíta y a un costo razonable, para ser mas competitivo y

estar en la vanguardia con los cambios de paradigma. Por lo tanto el desarrollo de la presente

investigación se justifica en razón de que permitirá presentar una propuesta orientada a

mejorar el sistema operativos existentes en la unidad de auditoría interna y a integrar aún más

los equipos de trabajo existentes, los auditores conocerán la importancia de un sistema de

gestión de calidad en la organización, una visión general de las organizaciones a las cuales

evalúan y asesoran, realizaran exámenes más profundo y exhaustivos para recomendar

cambios estructurales en los procedimientos, disminuyendo costos como consecuencia del la

incorporación de mejores procedimientos, satisfacción al cliente por un servicio más

oportuno, agregando valor a la gestión gubernamental, y en ese sentido servir de modelo

otras unidades que en la actualidad se están creando en toda la Administración Pública

Descentralizada, Alcaldías e Institutos Autónomo.

Otra razón que justifica la realización del presente trabajo se corresponde con la

importancia de implementar un sistema de gestión de calidad, la cual radica en el hecho de que

sirve de plataforma para el desarrollo de la organización, una serie de actividades, procesos y

procedimientos, encaminados a lograr que la característica del producto o del servicio cumpla

con los requisitos exigidos por los clientes.

Igualmente se justifica en función de que a través de los objetivos de la investigación se

permitirá encontrar un modelo específico para implantar un sistema de gestión de calidad en la

unidad de auditoría interna del Ejecutivo Regional. Además ayudará a mejorar en cuanto a la

eficiencia, eficacia, calidad y transparencia de las actividades y procedimientos que se llevan a

cabo por dicha unidad, para examinar, evaluar y asesorar a las organizaciones que sus

funciones están bajo la influencia del control fiscal.

25

1.4.- Delimitación

La realización de la presente investigación se delimita en cuanto al tema a analizar los

parámetros de la administración pública, a los efectos de implantar un Sistema de Gestión de

Calidad; en cuanto al tiempo se estima que la propuesta sea desarrollada en seis (06) meses;

por ultimo en cuanto al espacio geográfico se desarrolla en la Unidad de Auditoría Interna del

Ejecutivo Regional del Estado Falcón, la cual está ubicada geográficamente en el Palacio de

Gobierno, situado en la calle Garcés entre Ampíes y Federación de la ciudad de Santa Ana de

Coro.

Para el desarrollo de la presente investigación se clasifican los clientes de la siguiente

manera, clientes internos los cuales están constituido por el personal de auditoría que

conforman los equipos de trabajo, en virtud de que este es nuestro centro de análisis y los

clientes externos se corresponden con la secretarias, direcciones y unidades de la Gobernación

del Estado Falcón y que estén dentro su ámbito de control y básicamente esta orientada a los

cuatros procesos de auditoría, como lo son: planificación, ejecución, información y

seguimiento.

26

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

27

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

2.1.- Antecedentes de la Investigación

2.1.1.- Antecedentes Académicos

Los antecedentes de investigación que se presentan, son producto de una revisión

documental, en la que se seleccionaron, porque en su contenido se constata que tienen

vinculación con el tema objeto de estudio, de allí que las bases teóricas permiten obtener

planteamientos de determinados teóricos, y en el marco metodológico se verifica el tipo de

investigación, finalmente las conclusiones conllevan a considerar que la temática es relevante

y vigente.

En primer lugar, se estima conveniente destacar el aporte de Cham, Sonny, (2002), en su

trabajo de investigación, quien realizó un estudio enmarcado dentro de una investigación

documental que tiene como objetivo el análisis de las auditorías del sistema de gestión de

calidad basada en las normas ISO 9000, como una herramienta eficaz para asegurar la calidad

de una empresa.

Las conclusiones de ese estudio, resaltaron que la implantación de un sistema de de

gestión de calidad basado en las normas ISO es un reto significativo en la historia de la

empresa debido a que existe un compromiso visible y a largo plazo por parte de la dirección,

debido a que involucra a la organización en su totalidad ya que tiene un efecto sobre el trabajo

de todos los empleados, exige un profundo auto examen lo cual puede significar para los

clientes satisfacción, competitividad, operaciones internas más eficientes.

Por lo tanto, la utilidad de este antecedente en la presente investigación, consiste en que se

expone en este estudio una serie de fases que se tienen que cumplir para una buena

implantación, entre ella se tiene lograr la participación de la dirección, planear y organizar,

definir y analizar los procesos, elaborar los planes de calidad, diseñar los elementos del

28

sistema de de gestión de calidad, implementarlos, documentarlos, validarlos, de tal manera

que permitan examinar y evaluar los procedimientos, con el fin de garantizar la efectividad, la

eficiencia y la economía de los procesos llevados a cabo por la organización.

Rodríguez (2002) elaboró un Trabajo Especial de Grado titulado que tiene como objetivo

diseñar un Manual de Aseguramiento de la Calidad para el mejoramiento continuo en la

empresa Resacaven, con la finalidad de establecer procedimientos normativos que conlleven a

la optimización de los procesos que en la organización se ejecutan. Concluyó que el diseño de

un Manual es una herramienta de valor agregado para la empresa, con el cual se pretende

incorporar la excelencia en los procesos que se efectúan en la empresa. Como se observa, este

antecedente se vincula con la investigación y es útil al investigador porque se incorpora los

aspectos de mejoramiento continúo como base para la excelencia, para la obtención de

resultados eficientes en lo que respecta a la optimización de los recursos.

Urbina (2002), en un trabajo de grado cuyo objetivo de investigación estuvo referido a

proponer un Modelo de Gestión de la Calidad en la empresa Disluba Compañía Anónima,

determinándose que su finalidad era mantener esquemas de trabajos de alto rendimiento.

Dentro de las conclusiones resaltó la relevancia de disponer de la Gestión de la Calidad,

debido a que conlleva a la racionalización de los recursos humanos, materiales y financieros

sobre los cuales hay que dirigir los esfuerzos de administración eficiente y en los que es

necesario incorporar un mejoramiento continuo. También destacó a nivel de las conclusiones

referida a que un Modelo de Gestión de la Calidad orienta la toma de decisiones inherentes a

la implantación y seguimiento de procesos de trabajo de calidad, los cuales deben ser

mejorados continuamente en atención a la dinámica del entorno.

Como se puede constatar la principal utilidad del antecedente es la relevancia de la calidad

y fundamentalmente, en la incorporación de un enfoque de gestión que le permita incrementar

su eficiencia en el ámbito laboral, en el cual debe incorporarse a los diversos niveles

jerárquicos de la organización.

En el mismo orden de ideas, Romero (2002), en su investigación en la Universidad

29

Centro Occidental Lisandro Alvarado, cuyo objetivo fue la de proponer un modelo para la

utilización de la norma ISO – 9000 la cual establece los lineamientos para la implantación de

un sistema de calidad en cualquier tipo de empresa, ya sea estas, dedicadas al diseño,

desarrollo, fabricación, instalación y servicio se utilizará ISO – 9001, solo a la fabricación,

instalación y servicio ISO –9002, o a la inspección y ensayo final ISO 9003.

Además, en las conclusiones destacó la existencia de la norma ISO 1011, las cuales

plantea los lineamientos para auditar un sistema de calidad. Se plantea en el trabajo de

investigación los lineamientos para la realización de auditorías de sistemas de calidad

enmarcadas en las normas ISO 9000, la cual permitió la idea de presentar un programa de

auditoría que plantee los pasos a seguir en cada una de las áreas en las cuales las norma

indicadas son de importancia, a la hora de realizar una revisión en un sistema de calidad;

también propuso en ese mismo trabajo una de preguntas que puedan servir de guía a las

personas que realicen la auditoría e incluso presentar un modelo de informe de resultado

en base a la exigencias del ente regulador.

En el marco referencial de las ideas precedentes, se constata o pone en evidencia que la

utilidad de este antecedente para el estudio, consiste en el abordaje metodológico y las

conclusiones obtenidas, donde se comprobó la importancia de establecer la formalidad de un

proceso de auditoria bajo el enfoque de calidad, en virtud que se puede atender los criterios de

vigencia y relevancia ante las necesidades que se detecten en el entorno organizacional.

2.1.2.- Antecedentes de la Organización

La Unidad de Auditoría Interna fue creada a finales del 2002, como se observa, es de

reciente creación y la unidad no tiene un antecedente histórico que comentar; lo que se

pretende es implantar un sistema de gestión de calidad en la unidad, con la finalidad de tener

los procesos bajo un control de gestión y con una productividad deseable, y obtener un

producto de calidad que agregue valor y a un precio bajo.

30

Es importante señalar que, por ser una unidad que apenas esta empezando sus operaciones,

lo que es una ventaja para un cambio planeado donde la resistencia al cambio es menor, se

espera iniciar los procesos con todos los beneficios y aportes de la alta gerencia para su

adecuada implantación. Esto permite que la propuesta se convierta en un modelo de

organización líder en gestión de calidad, en la que se cuenta con el apoyo de la máxima

autoridad del estado.

Es por ello que, el jefe de la unidad y el personal que la conforman, están en la disposición

de adoptar el sistema de gestión de calidad y, se tiene la convicción de la necesidad y del

compromiso de llevar adelante, e involucrándose en cada uno de las fases del proceso en

general; este recurso humano se ocupará de planificar y dirigir las acciones que se deben

emprender.

Dentro de esta perspectiva, la unidad de auditoria es de apoyo y generadora de economía,

por lo que sus integrantes asumen el reto de la eliminación del retrazo del trabajo y los

desperdicios, y enfilar sus procesos bajo la gestión de calidad, debido a que se cuenta con

todo el apoyo de los más altos niveles gubernamentales regionales. Tomándose como base o

punto de partida que la unidad tiene elaborados todos sus manuales de funcionamiento

actualizados y aprobados como lo establece el marco legal.

En lo esencial, la unidad cuenta en la actualidad con un equipo de trabajo multidisciplinario en

su mayoría (60%) profesionales universitarios del cuarto nivel, y desarrollado en el área de

control fiscal, por tal motivo, la unidad está en la capacidad de realizar auditorías del tipo

financiero, operacional, técnico, y de gestión. La unidad cuenta con cuatro áreas de trabajo:

Área Financieras;

Área Administrativa/ Operacional/ Técnica;

Área Gestión/ Sistema de gestión de Calidad;

Área Jurídica.

31

2.2.- Bases Teóricas

2.2.1.- Paradigma de la Gestión de Calidad

El desarrollo de la presente investigación sobre la Implantación de un Sistema de Gestión

de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del

Estado Falcón, se sustenta teóricamente en primera instancia en los postulados o conjunto de

principios que integran el paradigma gerencial, el cual combina los principios del paradigma

de la gestión de calidad, para lo cual es necesario identificar también sus principales

postulados y exponentes.

En efecto, respecto al tema de la calidad, hay que destacar que, aunque la

conceptualización de los métodos y su tratamiento científico se inició en Estados Unidos,

fueron los Japoneses los primeros en adoptarla como instrumento de gestión en diversos

productos y servicios, lo que le valió al Japón conquistar el liderazgo en importantes sectores

durante la segunda mitad del siglo XX, (Guajardo, 1996).

Importa señalar que esta nueva ola de conocimientos sobre la administración de la calidad

fue descubierta como el arma estratégica que daría al Japón, la competitividad necesaria para

conquistar los mercados mundiales. Es así como los especialistas en calidad aconsejaron

orientar los esfuerzos de calidad hacia el desarrollo de la capacidad de los procesos para dar

variedad a los productos ofrecidos, sin elevar los costos. Los japoneses prestaron especial

atención a esta oportunidad e impulsaron las investigaciones de mercado a través de encuestas,

entrevistas y pruebas con consumidores. La información obtenida les permitió diferenciar sus

servicios.

De esta forma, los estudios y la investigación de la satisfacción del cliente pasaron a ser

parte significativa de los programas de calidad y marcaron un cambio importante en el “el

enfoque al cliente”. Así se consolida el principio de la calidad como atributo relativo que un

cliente le da a un servicio, con base en la capacidad de éste para satisfacer sus necesidades. La

importancia que adquiere este principio como elemento de gestión a partir de los años

32

cincuenta, se debe al impulso de varios especialistas que presentarán diversas propuestas para

consolidar la calidad como herramienta estratégica.

Uniendo, tanto el paradigma de la nueva gestión pública como el paradigma de la gestión

de calidad parten de la preocupación por encontrar bases duraderas para fortalecer la

competitividad y la eficiencia de las empresas e instituciones dentro de un nuevo contexto de

competitividad, de consumo y de reconocimiento de la calidad como principio catalizador de

la demanda, así como del reconocimiento social, y legitimidad gubernamental.

En efecto, se pretende comprender que a partir de este punto, las preferencias de los

clientes se inclinarán hacia el servicio que contenga dentro de sus características la mayor

cantidad de valores agregados, que permitan que la empresa se desempeñe con mayor

dinamismo, proceso que al practicarlo constantemente, se le conoce con el nombre de:

mejoramiento continua.

El término calidad ha evolucionado a lo largo del tiempo, esto indica que se ha

perfeccionado en la medida que las necesidades del entorno organizacional lo requieran, a

continuación se presenta una recopilación de los términos o acepciones que permiten definir

a la calidad, según varios autores especialistas en la materia. Al respecto La Asociación

Alemana de la Calidad, DGQ, (2000) la caracteriza de la siguiente manera:

Consiste en la constitución, con la cual la mercadería satisface el empleo previsto; por otra parte el Instituto Alemán para la Normalización (2001, p.34) señala que se trata del conjunto de propiedades y características de un producto o servicio, que confiere su aptitud para satisfacer las necesidades dadas.

Como puede observarse, las definiciones suministradas señalan un aspecto en común y es

la satisfacción de necesidades, obviamente que ésta satisfacción está referida al cliente de

cualquier organización que busca obtener un servicio.

Dentro de este orden de ideas, es necesario citar al Instituto Centroamericano de

Investigación y Tecnología Industrial – Comisión Panamericana de Normas Técnicas –

Organización Internacional de Normalización ICAITI – COPANT – ISO 8402, (2000) el cual

33

explica que “la calidad es la totalidad de las características de una entidad que le confieren la

aptitud para satisfacer las necesidades establecidas y las implícitas” (2000, p. 41).

Por lo tanto, es necesario acotar que con mucha frecuencia se vincula el término calidad

con la definición de excelencia; al respecto, la calidad es una característica absoluta y muy

difícil de lograr, pero como concepto práctico, ésta se convierte en un obstáculo para el

habitual desenvolvimiento de las organizaciones. Con base en las definiciones anteriores, la

calidad se relaciona más bien con las exigencias de los clientes con respecto a la satisfacción

de sus necesidades o exigencias.

Por su parte el FIM Productividad (2000, p. 16), sostiene que “las necesidades son el

conjunto de todas las características de un producto o servicio que tengan importancia para el

cliente” en este sentido se puede interpretar que algunas de las características señaladas

pueden ser implícitas e inherentes sin que el cliente las exija de manera explícita, pero de

todas formas son vitales. Asimismo se tiene que los componentes que forman las necesidades

de los clientes en torno a un servicio determinado son: la calidad, el costo y el tiempo de

entrega o la rapidez con que un servicio es suministrado. Cada componente se vincula uno con

otro formando factores integrados cuyas componentes son, muchas veces, implícitas.

Las necesidades de los clientes de una organización deben ser identificadas y definidas,

estas necesidades pueden cambiar con el tiempo, y son explicadas por Armstrong (2001) en

términos de seguridad, utilidad, viabilidad, versatilidad, compatibilidad con otros productos,

confiabilidad, mantenibilidad, bajo costo, impacto ambiental y otras características deseadas.

En consecuencia, las organizaciones deben satisfacer las necesidades del cliente y al

mismo tiempo efectuar sus procesos en forma eficiente a un costo mínimo sin verse tentadas a

disminuir la calidad de sus servicios con la esperanza que los usuarios de sus servicios no se

percaten de ello, pero tarde o temprano lo harán y esto implicará inevitablemente incurrir en

los costos de la no–calidad.

Dentro de este marco general, el concepto de Calidad tiene varios autores, entre los más

34

destacados se tiene: Deming (2002, p.75), para quien la calidad no es otra cosa que "Una serie

de cuestionamiento hacia una mejora continua "; Juran (2002, p. 661) la calidad es "La

adecuación para el uso satisfaciendo las necesidades del cliente "; Ishikawa (2006, p.21),

quien define a la calidad como: "Desarrollar, diseñar, manufacturar y mantener un producto de

calidad que sea el más económico, ser útil y siempre satisfactorio para el consumidor "; y

Picolo, (2001, p.82), Director General de Hewlett Packard: quien la define no como un

concepto aislado, ni que se logra de un día para otro, “sino como aquello que descansa en

fuertes valores que se presentan en el medio ambiente, así como en otros que se adquieren con

esfuerzos y disciplina”.

En atención a las ideas precedentes, puede señalarse de acuerdo con González, (2006,

p.12) se tiene que la calidad es un proceso de mejoramiento continuo, donde todas las áreas

de la empresa participan activamente en el desarrollo de productos y servicios, que satisfagan

las necesidades del cliente, logrando con ello mayor productividad. Según el autor antes

citado, los principios fundamentales de este sistema de gestión de calidad son los siguientes:

-Consecución de la plena satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente

(interno y externo).

-Desarrollo de un proceso de mejora continua en todas las actividades y procesos

llevados a cabo en la empresa (implantar la mejora continua tiene un principio pero no

un fin).

-Total compromiso de la dirección y un liderazgo activo de todo el equipo directivo.

-Participación de todos los miembros de la organización y fomento del trabajo en equipo

hacia una Gestión de Calidad Total.

-Involucrar al proveedor en el sistema de Calidad Total de la empresa, dado el

fundamental papel de éste en la consecución de la Calidad en la empresa.

-Identificación y gestión de los procesos clave de la organización, superando las barreras

departamentales y estructurales que esconden dichos procesos.

-Toma de decisiones de gestión basada en datos y hechos objetivos sobre gestión basada

en la intuición. Dominio del manejo de la información.

35

En consecuencia, cabe subrayar que la filosofía de la Calidad Total, proporciona una

concepción global que fomenta la Mejora Continua de la organización e implica la

participación de todos sus miembros, centrándose en la satisfacción tanto del cliente interno

como del externo. En este sentido según el autor antes citado, el cual define esta filosofía del

siguiente modo:

Gestión (el cuerpo directivo está totalmente comprometido) de la Calidad (los requerimientos del cliente son comprendidos y asumidos exactamente) Total (todo miembro de la organización está involucrado, incluso el cliente y el proveedor, cuando esto sea posible). (2006, p. 21).

Basado en lo expuesto anteriormente se tiene que la Calidad total, constituye una estrategia

que busca garantizar, a largo plazo, la supervivencia, el crecimiento y la rentabilidad de una

organización; optimizando su competitividad, mediante: el aseguramiento permanente de la

satisfacción de los clientes y la eliminación de todo tipo de desperdicios. Esto se logra con la

participación activa de todo el personal, bajo nuevos estilos de liderazgo; siendo la estrategia

que bien aplicada, responde a la necesidad de transformar los productos, servicios, procesos

estructuras y cultura de las empresas, para asegurar su futuro.

Por lo tanto, una organización, institución y/o empresa para ser competitiva a largo plazo y

lograr la sobrevivencia, necesitará prepararse con un enfoque global, es decir, adaptar los

parámetros y lineamentos no solo de los mercados regionales y nacionales, sino también de los

mercados internacionales, dentro del contexto de la llamada “globalización”. Pues ser

excelente en el ámbito local ya no es suficiente; para sobrevivir en el mundo competitivo

actual, es necesario serlo en el escenario mundial.

Enfoque de Calidad Total

Otro postulados teóricos que sustentan el desarrollo de la presente investigación se

corresponde con el Enfoque de Calidad Total, en cuyo contexto Abreu (2007) expresa que un

sistema de gestión de calidad total, es un asunto muy complejo, ya que su dimensión más

importante se basa en su filosofía de gestión, definida por una serie de principios. Por esta

36

razón los modelos de la implementación de gestión de calidad propuesta son múltiples, puesto

que se habla más de una filosofía que de una técnica.

Importa señalar sin embargo, que ello no impide que a pesar de la amplia variedad de

modelos de implantación propuestos y de las exigencias de factores de contingencia que

modifican el referido proceso, se puedan extraer una serie de fases comunes que conforman un

proceso de implementación característico o típico de la gestión de calidad total.

De acuerdo con el autor antes citado se tiene que las fases de la implementación de un

Sistema de Gestión de Calidad, son las siguientes:

Primera Fase:

Según el referido autor, la primera fase implica la “toma de conciencia, formación y

compromiso de la dirección”. Esta fase consiste, en la puesta en práctica del liderazgo y

compromiso de la dirección con la calidad, lo cual tiene dos puntos claves que son: La toma de

conciencia de la dirección en la importancia del sistema de gestión de calidad, que implica la

necesidad de asumir el compromiso de su implementación, y la necesidad de formación para

los miembros de la a fin de que se disponga de las herramientas conceptuales para comprender

todos los aspectos relevantes de la calidad, y esto posibilite un compromiso real con la

implementación del sistema.

Segunda Fase:

La segunda fase implica el “diseño de sistema de objetivos”. Es un sistema que adquiere

coherencia y relevancia si está integrado en la estrategia global de la empresa y en su

propósito estratégico, y suele incluir como objetivos más relevantes a la satisfacción del

cliente y de otros grupos de interés.

Tercera Fase:

Por ultimo se tiene que la tercera fase compromete: planificación, organización y control

del sistema de gestión de calidad. En esta fase, además de dar contenido y forma operativa a

cada uno de los ítems mencionados, ha de llevarse a cabo el correcto encaje y la articulación

entre los mismos, debiendo destacarse:

37

a) La necesidad de diseñar y construir cada uno de ellos de tal modo que faciliten el

cumplimiento de los principios de calidad;

b) El hecho de que los diferentes ítems o dimensiones de la implantación en esta fase ha

de ser construido de forma simultanea;

c) Que cada uno de esos ítems es una pieza que deberá encajar en mecanismo global.

En cuanto a los Principios del sistema de gestión de calidad, Abreu (2007) expresa que

constituyen una caracterización más amplia del sistema de gestión de calidad, puede afirmarse

que este enfoque se basa en una serie de principios que, de forma explícita o implícita, están

presentes en su teoría o en su forma de aplicación, con respecto a estos principios debemos

subrayar dos aspectos.

1. Que el grado de intensidad con que se debe aplicar cada uno de ellos dependerá de las

circunstancias particulares que condiciona a cada empresa y de la forma en que esta es

dirigida.

2. Que este conjunto de principios forman un sistema.

En este orden de ideas se tiene que en los principios que se van a exponer a continuación,

cabe distinguir entre aquellos que tradicionalmente forman el sustrato más básico y específico

del enfoque de la gestión de calidad y los que adicionalmente incorporaremos en el presente

trabajo por considerarlos necesarios para preservar la coherencia y efectividad de la aplicación

de este enfoque.

Principios Específicos. Son aquellos que tradicionalmente forman el sustrato más

básico de los enfoques de la gestión de la calidad.

En esta perspectiva se tiene según el referido autor que la importancia de los principios

específicos para el sistema de gestión de la calidad pueden ser identificados, definidos y

caracterizados en función de la aplicación que se haga de estos principios por parte de la

dirección. No puede ser por tanto caracterizada como un sistema de gestión de calidad un tipo

de dirección que conlleve una aplicación muy parcial de estos principios. Los Principios

Específicos son:

38

1. Atención a la satisfacción del cliente: Aquí el énfasis principal se pone en el resultado que

el producto o servicio obtiene en el mercado; en la satisfacción del cliente o la adaptación de

sus deseos y necesidades.

2. Liderazgo y compromiso de la dirección con calidad: En este enfoque es indispensable,

una fuerte implicación y compromiso de la alta dirección en la implantación del sistema de

calidad. Aquí no es suficiente que los directivos reciben entrenamientos específicos en el área

de la calidad, es necesario que se transformen en verdaderos propulsores y líderes de

proyectos.

En este sentido se tiene que el liderazgo y el compromiso de la dirección es un principio

motor, de cuyo nivel de cumplimiento se derivarán consecuencias para el desarrollo de otros

principios.

3. Participación y compromiso de los miembros de la organización: En el enfoque del

sistema de gestión de la calidad se requiere también implicación, participación y compromiso

con la tarea de los miembros de la organización. Este principio es uno de los más importantes

sobre los que se sustenta el sistema de gestión de la calidad, que como hemos visto

anteriormente, se caracteriza por la atención a las personas y supone que los directivos y

empleados, sea cual sea su nivel jerárquico, van a estar bien informados de los objetivos y

políticas desarrollada por la empresa en materia de calidad.

4. Cambio Cultural: Frecuentemente existen necesidades de cambios culturales en la

empresa, para poder iniciar el camino del compromiso y la cooperación que permita la

implantación del sistema de gestión de calidad.

5. Cooperación en ámbito interno de la empresa: La cooperación es una de las

características más necesarias para aquellas organizaciones en la que se implementa la gestión

de calidad. Para que exista cooperación es necesario niveles suficientes de participación y

compromiso y de relaciones de confianza que se apoyen en un liderazgo claro de la dirección.

La cooperación interna depende en gran medida de un clima organizativo en el que

predominan las relaciones de confianza.

6. Trabajo en equipo: Esta forma de organizar el trabajo facilita la participación de los

miembros de la organización en la resolución efectiva de los problemas.

39

En lo que se refiere a los distintos tipos de equipos de trabajo que podemos observar, la

realidad nos muestra un panorama heterogénico. Si bien a principios de los 80 los grupos de

trabajos más aplicados eran los conocidos círculos de calidad, en la actualidad hay una gran

diversidad de equipos, y cada empresa que implanta un sistema con un enfoque del sistema del

gestión de calidad bautiza con un nombre particular los equipos que pone en marcha.

7. Cooperación con cliente y proveedores: Se refiere al clima de cooperación que requiere el

funcionamiento de equipo de trabajo. La generalización de la cooperación en el ámbito interno

facilita la cooperación en el ámbito externo.

8. Formación: Es la necesidad de que tanto los empleados como los directivos reciban la

suficiente formación y adiestramiento y está estrechamente relacionada con la implantación de

un sistema de gestión de calidad.

9. Gestión de procesos: La orientación hacia los procesos del sistema de gestión de calidad

es importante, se parte del principio de que la forma más efectiva de obtener buenos productos

y servicios es actuando sobre los procesos que posibilitan su obtención.

En lo esencial, para adoptar con éxito esta filosofía de gestión de calidad, es necesario que

la unidad ponga en práctica un proceso de mejoramiento permanente, basado en el

entrenamiento y contratación de persona que le sirva de guía en la implementación de la

gestión de calidad. El proceso de adaptación debe contar con el respaldo de la alta gerencia y

que esta facilite los medios necesarios para la incorporación de personas que muestren

aptitudes y actitudes compatibles con el cambio que se propone. Para esto el proceso de

selección no solo debe limitarse a identificar habilidades especificas y evaluar conocimientos

técnicos y experiencia que se exigen para un determinado puesto, sino a encontrar personas

con capacidad creativa y de liderazgo, polivalencia para desempeñar más de una función,

habilidad para trabajar en equipo, habilidad para comunicarse e interrelacionarse y capacidad

para mejorar, entre otros.

Dentro de este orden de ideas, es necesario que la unidad estructure adecuadamente su

plan y programa de capacitación en gestión de calidad, destinado a todos los niveles de la

organización, cuyos objetivos deben guardar correspondencia con los programas, metas y

objetivos de la Gobernación.

40

Además, Herzberg (2001), refiere que se debe efectuar la creación de un ambiente

propicio, para que las personas lo adopten, es preciso crear las condiciones que eviten la

desmotivación y faciliten la realización del trabajo. Por lo tanto, es necesario por un lado

mejorar físicamente el ambiente de trabajo eliminando todos los demás factores que causan

desmotivación como los que refiere.

Es importante señalar que dentro de la de gestión calidad, es necesaria la participación de

un equipo de personas con una misión y objetivo común que trabaja coordinadamente con la

participación de todos los miembros bajo la dirección de un líder para la consecución de los

intereses colectivos, Juran (2002, p. 81).

Es por ello que la misión de un equipo de trabajo no se debe limitar a una tarea especifica,

también se refiriere a objetivos generales como el mejoramiento o simplificación de un

proceso completo o desarrollo de nuevos procesos que optimicen el recurso tanto económico

como humano.

El trabajo en equipo en todos los niveles de la organización implica que las personas basen

sus relaciones en la confianza y el apoyo mutuo, la comunicación espontánea, la comprensión

y la identificación con los objetivos de la unidad. El trabajo en equipo requiere habilidades

para comunicar, colaborar, entenderse y pensar con los demás para ello es que se establece el

plan de entrenamiento en gestión de calidad.

Cuando se da el verdadero trabajo en equipo se puede observar los siguientes

comportamientos: Se ofrece ayuda a los compañeros sin que estos lo soliciten, se solicita ideas

a otros dándoles el crédito y reconocimiento., se trabaja conjuntamente en la mejora de las

actividades, simplificar los procesos y solucionar los problemas, se acepta sugerencias y se

realiza críticas constructivas, se fomenta la búsqueda de mejores ideas y aumenta el

compromiso de todo el personal para ponerlo en practica. Se genera identificación de las

personas con los principios, valores e intereses de la organización y prelación de los objetivos

colectivos sobre los individuales.

41

Igualmente, otros comportamientos favorables del trabajo en equipo es que genera

colaboración, confianza y solidaridad entre compañeros, desarrolla habilidades

multifuncionales, facilita la delegación de autoridad y autonomía, elimina controles

innecesarios, reduce los procesos y correcciones, facilita la capacitación en las metodologías y

técnicas para el mejoramiento de la gestión de calidad y la productividad, elimina barreras

interfuncionales y promueve la retroalimentación y soporte entre personas que manejan

distintas disciplinas.

2.2.2.- Calidad de Gestión y su Enfoque en los clientes

Una segunda referencia teórica que se toma a los efectos de sustentar la presenta

investigación se corresponde con la identificación de los clientes internos que en nuestro caso

son los auditores y los clientes externos los cuales están constituido por las distintas

secretarias, unidades y direcciones que pertenecen al ámbito de control fiscal de la unidad de

auditoría, por ello debemos inicialmente averiguar cuales son sus necesidades en referencia

con el control interno y los procesos que ellos manejan, partir de allí crear las actividades por

atender sus necesidades y satisfacer sus expectativas. Elevar permanentemente en todos los

casos el nivel de satisfacción para conseguir su credibilidad y confianza, la que debe medirse

en términos de como los clientes vuelven a solicitar el servicios de la unidad de auditoría.

En efecto, para satisfacer a los clientes no basta con eliminar los motivos de insatisfacción

o de quejas, “es necesario asumir una actitud proactiva que conduzca a identificar los atributos

de calidad que tienen impacto en la satisfacción y deleitan a sus clientes”. Juran (2002, p. 118)

Importa significar que estos atributos deben ser incluidos en el producto (informe de

auditoría), servicios prestado, y en todas las interacciones con ellos. Los clientes deben

percibir que los productos y servicios que adquieren hay una relación de Costo - Beneficio

que les resulta favorable porque con las recomendaciones emitidas por la unidad, ellos

mejoran sus procesos. Un primer aspecto para un enfoque al cliente consiste en definir y

difundir la misión y visión de la unidad orientada a la satisfacción de los clientes. El enfoque

42

a los clientes va a definir las políticas de calidad y estas deben guiar las relaciones con los

mismo.

En la actualidad, los especialistas recomiendan tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Despliegue de los requerimientos a las áreas involucradas.

• Información proporcionada a los clientes con respecto a los productos y

servicios y la forma de relacionarse con la organización.

• Facilidades para que el cliente exprese sus sugerencias, quejas y

reclamos.

• Atención de las quejas.

• Medición de la satisfacción de los clientes.

• Garantías, entre otros. Albrecht (2004, p. 92).

Es así como, después de establecerse por escrito la misión, visión, valores y políticas de la

unidad y estas relacionadas con los clientes internos, se debe difundir y explicar

adecuadamente a los clientes externos. Esta labor debe hacerse en el proceso de inducción del

personal nuevo, en las acciones de capacitación, en las relaciones jefe-subordinado, en las

reuniones de trabajo, en los puestos de trabajo, en las reuniones de apertura y cierre de las

auditoría entre otros. Pero lo más importante es asegurar su aplicación.

Para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes tanto externos como internos

es necesario conocerlos plenamente. Este conocimiento implica principalmente:

• Identificación y segmentación de los clientes

• Identificación de los atributos de calidad de los productos (informe) para los

clientes.

• Lograr la conformidad de dichos atributos por los clientes

• Obtener de ellos sus apreciaciones del desempeño de la unidad de auditoría.

Para que ello se de es necesidad segmentar a los clientes, identificar sus necesidades y

43

expectativas presentes y futuras. También es necesario identificar el grado de satisfacción de

los clientes con los trabajos realizados por la unidad de auditorìa en comparación con otros

trabajos realizados por empresas externas e incluso por la Contraloría General de Estado

Falcón ; para lo cual debe recurrirse a la técnica del Benchmarking.

Por otro lado la unidad debe contar con un sistema eficaz que le permita conocer además

de los aspectos negativos en relación con la gestión de calidad, los atributos de calidad que

verdaderamente lo satisfacen, es decir aspectos positivos de la gestión de calidad. Esto

significa saber escuchar la voz del cliente.

Para ello se puede hacer uso combinado de diferentes técnicas como las entrevistas,

sesiones de Grupo Foco (grupos de clientes con características similares), encuestas de

satisfacción de los clientes (telefónicas o visitándolo), observaciones del cliente cuando usa el

producto, observaciones recibidas del personal de servicio de soporte, estudios de mercado ver

que están haciendo otras unidades de auditoría para mejor su producto, análisis de quejas,

reclamos y sugerencias tanto de los clientes interno como los externos. Como se puede inferir,

los estudios para conocer la voz de los clientes no deben llevarse a cabo en forma aislada o

esporádica, sino que debe responder a acciones planificadas y sistemáticas. Todo esto

permitirá conocer los atributos de la gestión de calidad que son importantes para sus clientes,

las calificaciones dadas a la unidad por los clientes.

Es por ello que, con la información proporcionada por los clientes, en todos sus aspectos,

la unidad estará en condiciones de planificar la calidad de sus informes y servicios. Este

proceso consiste en coordinar y establecer todo lo que hay que hacer para lograr la satisfacción

de los clientes.

Al respecto el Juran (2002), señala que este proceso establece las metas para la calidad,

desarrolla los medios para alcanzarlas. Agrega que la planificación para la calidad consiste en

un conjunto de pasos bastante estandarizados que se resume en los siguientes:

1. Identificar los clientes tanto externos como internos.

2. Determinar las necesidades de los clientes.

44

3. Desarrollar las características de los productos en relación con las

necesidades de los clientes.

4. Establecer metas para las características de estos productos y desarrollar un

proceso para cumplir la meta de los productos.

5. Comprobar que el proceso es capaz de funcionar en condiciones operativas.

(Idem. p.118)

2.2.3.- El proceso de control de calidad en las organizaciones

La calidad es un proceso que debe contener una fase de control, y en este sentido

Armstrong (2001), explica que el control de calidad hace referencia al cúmulo de técnicas y

actividades de carácter operativo que se utilizan para el cumplimiento de los niveles de calidad

requeridos. Estas técnicas y operaciones permiten dirigir un proceso y eliminar otro, gracias a

su detección mediante una inspección, las desviaciones que puedan producirse con relación a

los niveles de calidad esperados.

En esta perspectiva se tiene que es importante subrayar la innegable vinculación entre control de calidad y productividad; por ello, las políticas de la empresa deben implicarse en el logro de los objetivos de calidad marcados. Dentro de este entorno, la figura del supervisor es esencial debido a que es la persona más cercana al trabajador y por ello quien más influencia puede tener sobre él. Es por tanto imprescindible que el supervisor sea consciente de su importancia a la hora de conseguir un control de gestión de calidad.

Todos los niveles de la unidad tienen responsabilidades en el campo de la calidad. La alta

dirección es responsable de estimular al más alto nivel los esfuerzos para conseguir los

objetivos de la gestión de calidad. La función de control de calidad es la encargada de ofrecer

las garantías de calidad y de coordinar y controlar los esfuerzos encaminados a la consecución

de la gestión de calidad.

Etapas esenciales del control de calidad

El proceso del sistema de gestión de calidad contiene el control de calidad. Este proceso se estructura por varias etapas que van integrando a las anteriores hasta constituir la denominada calidad total, que confirma lo descrito anteriormente: Involucrar a todos los componentes de la

45

unida, motivándolos para la consecución de los objetivos de calidad propuesto.

Las etapas guardan un orden lógico y secuencial, y determinan una metodología del sistema de gestión de la calidad, a continuación se especifican:

1. Control de calidad: Conjunto de operaciones, técnicas y procedimientos de

los que se sirve la dirección para canalizar, supervisar y controlar las

distintas etapas necesarias para la elaboración de un producto de la calidad

requerida.

2. Aseguramiento de la calidad: Conjunto de acciones planificadas y

sistemáticas que forman parte del sistema de la calidad de la empresa u

organización y que tienen como misión el proporcionar la confianza de que

la organización cumplirá con los requisitos de calidad.

3. Sistema de calidad: Es la estructura organizativa, métodos, procesos y

recursos necesarios, para llevar a cabo la gestión de la calidad. Abarca todas

las medidas tomadas en lo referente a calidad dentro de una empresa y a lo

largo del ciclo de vida de un producto.

4. Gestión de la calidad: Conjunto de actividades que la dirección de la

empresa determina para establecer una política de la calidad: Objetivos de

calidad, requerimientos de calidad, delimitar las responsabilidades, entre

otros.

Dentro de este contexto se tiene que el sistema de gestión de calidad se aplica en todas las fases de un proceso y se extiende a todos los componentes de la organización; debe tenerse en consideración elementos como: satisfacción del cliente, fomentar la participación de todo el colectivo, proceder a la formación del personal e informarle de su trabajo, la mejora de los costos y de la calidad deben ir unidas.

Importa señalar igualmente que el sistema de gestión de la calidad, con frecuencia

denominada también calidad total, es una extensión del concepto anterior en cuanto propone el

compromiso de todos los miembros de la organización en la mejora de los niveles de calidad.

Las características que definen este concepto de calidad total son las siguientes:

46

- Es un compromiso indelegable de la dirección de la entidad.

- Busca una mejora cuantificada y planificada de la calidad en todas las

actividades de la empresa, se trata de buscar calidad en la gestión global.

- Prevenir es vital, hay que realizar las cosas bien a la primera y anticiparse a

los problemas actuando incluso donde todavía no se han producido.

- Además de la satisfacción del cliente, su objetivo básico es mejorar la

competitividad y aumentar el beneficio económico.

- Cobra importancia el concepto de cliente interno, según el cual cada área de la

empresa debe considerar al resto con las que mantiene relación como si

fueran un cliente externo, tratando de satisfacer todas sus necesidades. La

comunicación es un factor importante.

- El factor humano es el elemento fundamental y a partir de su formación,

motivación, participación y aportaciones se estructura la mejora de la calidad,

busca la satisfacción de los clientes, trabajadores y clientes internos.

- Se supervisa mediante el autocontrol, la confianza y el asumir un compromiso

común.

- Imprime valor agregado a las diversas funciones y procesos que el recurso

humano debe efectuar en el contexto laboral.

2.2.4.- Sistema de gestión de calidad

La calidad es una forma de trabajar, individualmente o grupalmente, que integre la

decisión de servicio al prójimo o al cliente, con la decisión de poner en acción todo potencial

humano (conocimiento, emoción, voluntad), logrando así acrecentar la permanencia en el

mercado con base en el aumento de la productividad. Uniendo dos conceptos sistema y

gestión, se puede definir que es la forma como las organizaciones realizan su gestión asociada

con la calidad, con el fin de cumplir con los objetivos y requisitos de sus usuarios, buscando

las mejoras continuas conjugada con la pertinencia y el impacto, pues no se puede concebir

una unidad, organización o departamento de calidad que no sea pertinente su entorno social.

47

El sistema de gestión de calidad, es la estructura organizacional, las responsabilidades, los

procedimientos, procesos y recursos que se requieren para la gestión de calidad. Las Normas

Contractuales establecen exigencias con respecto a la documentación del sistema de gestión

de calidad.

2.2.5.- Implementación de un modelo de gestión de calidad

2.2.5.1.- Implementación de la norma

La implantación de la norma de calidad requiere básicamente el acondicionamiento de los

procesos de la unidad a los requerimientos de la norma, la documentación de dichos procesos

en procedimientos como de las responsabilidades y registros a generar. Numerosos expertos

han demostrado que la mejor forma de implementar la norma consiste en:

-Selección de la norma contractual de lo que corresponde implementar

-Capacitar al personal a cargo de la implementación

-Sensibilizar a la organización al cambio cultural que se busca.

-Determinar aquellos elementos que la norma exige y no están presentes en los

procesos.

-Levantar los procesos existentes de la unidad

-Rediseñar los procesos para que cumplan las exigencias de la norma.

-Documentar los procesos y definiciones exigidas por la norma.

-Asegurar que se cumplen los procesos definidos a través de auditorías

periódicas.

-Certificación de la unidad por el órgano competente.

2.2.5.2.- Metodología en el proceso

Entre las actividades a realizar, se pueden destacar las siguientes:

48

a. Diagnóstico de la situación actual

a.1. Análisis de los mapas de proceso de la unidad de auditoría, así como los

procesos claves o medulares.

a.2. Obtención de información base (consulta de documentación y registros).

a.3. Evaluación y planificación de las unidades.

b.1. Reingeniería de procesos establecidos

Es el establecimiento de proceso de mejoras continuas y definición de indicadores, para

ello se utiliza lo siguiente:

b.2. Mapas de proceso e identificación de los procesos claves.

b.3. Desarrollo de la visión de los nuevos procesos.

b.4. Reingeniería de los procesos.

b.5. Diseño y prueba de los nuevos procesos.

b.6. Mejoras continuas.

c. Desarrollo e implementación del sistema de gestión de calidad

c.1 Definición de los procesos, política de calidad, objetivos e indicadores.

c.2 Creación de una base de documentación basada en procedimientos.

c.3 Elaboración de un manual de calidad.

c.4 Ayuda técnica en la implementación de los nuevos requisitos de la norma ISO 9001:

2000 (enfoque a proceso satisfacción del cliente).

d. Auditoría del sistema de gestión de calidad.

d.1 Realización de una auditoría interna al sistema de gestión de calidad.

d.2 Colaboración en la selección de Certificación apropiada.

d.3 Apoyo técnico en la auditoría de certificación.

49

d.4 Colaboración en la revisión y toma de acciones, sobre el resultado de la auditoria de

certificación (Plan de acción correctivo).

d. 5. Seguimiento y control del trabajo en proceso.

Por lo general, se habla de operación que son supervisados a través de auditoría de calidad.

Adicionalmente, es conveniente incluir una etapa inicial de capacitación, tanto de aquellos que

operarán el sistema de gestión de calidad, como del personal que trabajará bajo este esquema.

Para Facilitar el avance del trabajo, se llevará un control de las actividades a realizar donde se

indicará el responsable de la actividad, la fecha del inicio y finalización, así como un

estimado del avance.

Además se llevará un listado de las tareas a desarrollar en cada paso. Se utilizará un

formato donde se anote el nombre del responsable de la implementación paso a paso hasta

cumplir su completa implementación, se tomarán en cuenta las normas de seguridad para

poder identificar y eliminar las condiciones inseguras que puedan existir en el área física y los

riesgos que se pudieran generales como producto de la implementación. Se propone llevar un

control de costo, el cual va a permitir identificar y cuantificar de los desperdicios al igual que

los invertidos en acciones preventivas.

2.2.6.- Beneficios de la implantación del Sistema de Gestión de Calidad

Una vez desarrollado la reingeniería con importantes resultados e implementación con

éxito de un nuevo sistema de gestión de calidad, la Gobernación logrará:

a. Un mejor flujo de información

b. Obtención de mejoras importante en la productividad.

c. Disminución de los tiempos de procesos del producto (informe).

d. Disminución de los costos de las actividades y productos.

e. Elevación de la moral y satisfacción personal.

f. Mayor flexibilidad de producción.

g. Incorporación la gestión de calidad a la satisfacción del cliente

50

h. La autoridad y las actividades a desempeñar estarán claramente definidas.

i. Racionalización del sistema y reducción de la documentación.

2.3.- Auditoría

2.3.1.- Definición de Auditoría

La palabra auditoría proviene del verbo latino audire, que tiene la virtud de oír, es decir

que el auditor es un oyente Gómez (1993), en consecuencia constituye una actividad

independiente y objetiva de aseguramiento y consulta para agregar valor y mejorar las

operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos,

aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los

procesos de gestión de riesgo, control y dirección. Dentro de este contexto, se tiene que

Millar, (2004) define la auditoría de calidad, de la siguiente manera:

La auditoría de calidad, constituye un examen independiente y sistemático para determinar si las actividades de calidad y los recursos relacionados con ellos cumplen las medidas planificadas, y si estas medidas, se llevan a la práctica de forma eficaz y son las adecuadas para alcanzar los objetivos. (2004, p. 25)

Según el referido autor, la auditoría no es más que la recopilación y evaluación de los

datos sobre información cuantificable de una corporación, organización, departamentos,

unidades o secciones para determinar o informar sobre el grado de correspondencia entre la

información y los criterios, normas leyes y política establecidas. Debe ser realizada por una

persona independiente organizacionalmente.

Según Jackson y Ashton (1998, p. 74), en su libro ISO 9000, BS5750 Implemente Calidad

de Clase Mundial, afirma que “… una vez documentado, el sistema se tiene que implantar de

un solo golpe en toda la organización, o bien departamento por departamento y operar por un

período, antes de pensar en un avalúo externo, como se pone en evidencia, antes de tomar

cualquier decisión se deben sopesar todos los factores involucrados.

Importa destacar que el mismo autor comenta en su libro, que para la planeación del

51

proyecto, se debe tener cuenta que el líder, posea un perfil alto, es decir este capacitado

adecuadamente para poder ejercer la autoridad, tenga un conocimiento amplio del negocio, la

experiencia gerencial en la metería y el compromiso; pues va ha disponer de tiempo suficiente,

de recursos tanto humano como financieros, para formular un calendario de trabajo.

La metodología utilizada en la realización del trabajo del auditor puede considerarse como

un examen sistemático de los estados financieros, administrativos, Operacional, técnico, de

gestión, o de gestión de calidad, registro, transacciones y operaciones e indicadores

relacionados para determinar la adherencia a los principios administrativos y contables

generalmente aceptados o a los requerimientos establecidos en nuestro caso por la

gobernación.

En función a lo expuesto, la auditoría puede definirse como la acumulación, recopilación y

evaluación de las evidencias obtenidas a través de las evaluaciones financieras,

administrativas, operacionales técnicas otros referente a una secretaria, dirección o unidad con

el propósito de determinar e informar sobre el grado de salud existente en una organización y

el grado de correspondencia existente entre la información suministrada, cuantificable y los

criterios establecidos.

Como principio debe quedar claro que como producto de la evaluación y del análisis

efectuado a la data suministrada para cualquier tipo de auditoría realizada, los hallazgos

revelados, las recomendaciones formuladas, se van a obtener las acciones correctivas y

preventivas, el cual es el objetivo o fin que se persigue en función de contrarrestar las

debilidades.

Lo que se pretende con todos estos conceptos y opiniones emitidas es sentar las bases

sobre el criterio de lo que es auditoría, para poder hacer la gestión de un Sistema

Administrativo de Calidad, la cual será la clave para la implementación y la capacitación del

sistema. Durante esta fase, todo operará de acuerdo a los procedimientos, establecido por las

normas ISO. Evidencias que demuestran que se está haciendo lo que se dice que se está

haciendo.

52

2.3.2.- Tipos de auditoría.

Existen un nutrido número de Auditorías pero en su gran mayoría están basadas en las

auditorias, del tipo Financiero, Administrativas/Operacional/Técnica, de Gestión y del Sistema

de Gestión de Calidad entre otros. Gómez (1993), establece tres criterios de clasificación, a

saber: a) Según el grado de relación existente entre el auditor y la empresa o ente auditado, b)

según su frecuencia y c) según el campo de acción. En este sentido se incluyen a continuación

las definiciones de las mismas según el referido autor:

Auditoría interna

Es la realizada por un empleado o funcionario de la empresa que se audita, con el fin de

evaluar el cumplimiento de las políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones que

podrían tener un impacto significativo sobre las operaciones de la organización, además de

evaluar los controles contables y administrativos, cuyo objeto es el de asistir a los miembros

de las distintas direcciones en relación al cumplimiento de sus responsabilidades. Es de

mencionar que a pesar de que el auditor interno es un funcionario de la misma empresa su

grado de dependencia funcional es la alta gerencia para poder mantener su independencia, es

decir no toma parte del proceso de la organización.

Auditoría externa

Consiste en su gran mayoría en los exámenes financieros realizado por un profesional o

una firma de auditores que no toma parte de la empresa, ellos llevan a cabo la aplicación de

procedimientos sujetos a normas de aceptación general, cuyo objeto es expresar en su mayor

parte una opinión sobre la razonabilidad de la situación financiera, de acuerdo a los principios

de contabilidad generalmente aceptados.

Auditorías continuas.

Es la realizada en su mayoría a los procesos vitales o en las oportunidades que lo solicite el

53

ente interesado, también se conocen como auditorías especiales puesto a que no obedecen a un

plan preestablecido.

Auditorías periódicas

Son las que se realizan todos los años al cierre del ejercicio económico de la organización,

con el fin de brindar credibilidad a los estados financieros; también se conocen como

auditoria periódicas las que se realizan cada periodo de tiempo, anual bianual quinquenal

otros.

Auditoría de los estados financieros.

Determinan si los estados contables de la entidad auditada presentan razonablemente su

situación contable-financiera.

Auditoría administrativa u operacional y técnica

Evalúa los sistemas, controles y desempeño de una organización o las especificaciones de

una obra completa, para determinar la eficiencia, la eficacia y economía en el logro de los

objetivos de la organización.

Auditoría de sistemas informáticos.

Es el examen realizado a los sistemas mecanizados con la finalidad de evaluar, revisar los

controles establecidos en la totalidad de los sistemas computarizados, para medir el nivel de

eficacia, utilidad, fiabilidad y seguridad de equipos e información.

Auditoría ambiental.

Es la evaluación de una política cuidadosa para con el medio ambiente, cuyo objetivo

principal es el de conseguir que las empresas cumplan la legislación vigente en materia del

54

medio ambiente.

Auditoría de gestión.

Evalúa la eficiencia, la eficacia y la economía, con que el ente auditado utiliza sus recursos

para el desempeño de sus objetivos.

Auditoría de calidad

Es un examen sistemático e independiente con el fin de determinar si las actividades y los

resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones preestablecidas, y si éstas

disposiciones son aplicadas en forma efectiva y son apropiadas para alcanzar los objetivos

(ISO 8402), cubriendo las auditoría de sistemas, sobre política de calidad, sobre la

organización, del sistema documental, del proceso, del producto, de la valoración de la calidad

del producto, entre otras.

2.4.- Bases Legales

El desarrollo del presente trabajo sobre la implementación de un Sistema de Gestión de

Calidad en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del

Estado Falcón, se sustenta desde la perspectiva legal en una serie de postulados recogidos en

varios lineamientos que rigen la Administración Pública en Venezuela, dentro de los cuales en

primer lugar se tiene la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999) la cual

en su articulo 7: textualmente sostiene: “La Constitución es la norma suprema y el fundamento

del ordenamiento jurídico. Todas las personas y los órganos que ejercen el Poder Público

están sujetos a esta Constitución”.

Dentro de este orden de ideas, se tiene que la Constitución en cuanto al Sistema Nacional

de Control Fiscal, establece en su artículo 290: lo siguiente: “la ley determinará lo relativo a la

organización y funcionamiento de la Contraloría General de la República y del Sistema

Nacional de Control Fiscal” ; lo cual operacionaliza, la Ley Orgánica de la Contraloría

55

General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, (2001), en su artículo 26,

textualmente establece que: “Son Órganos del Sistema Nacional de Control Fiscal:

1. La Contraloría General de la Republica;

2. La Contraloría de Estado y Municipios;

3. La Contraloría General de la Fuerza Armada;

4. Las Unidades de Auditoría Interna de las entidades a que se refiere el artículo

9, numerales 1 al 11 de esta ley”

Como se pone en evidencia las funciones que cumple la Unidad de Auditoría Interna de la

Gobernación del Estado Falcón, están establecidas por Ley Orgánica de la Contraloría General

de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, a cuyos lineamientos debe apegarse

en todo momento; en este sentido se tiene que la misma en su artículo 40, textualmente

expresa:

La Unidad de Auditoría: Sin perjuicio de las funciones de la Contraloría General de la República y de lo dispuesto en el artículo 36, le corresponde a las Unidades de Auditoría Interna de las entidades a que se refiere el articulo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, evaluar el sistema de control interno, incluyendo el grado de operatividad y eficacia de los sistemas de administración y de información gerencial, así como el examen de los registros y estados financieros, para determinar su pertinencia y confiabilidad, y la evaluación de la eficiencia, eficacia y economía en el marco de las operaciones realizadas.

En consecuencia se tiene que las Unidades de Auditoría Interna en el ámbito de su

competencias, de acuerdo con el articulo 41 de la referida Ley, podrán realizar auditorías,

inspecciones, fiscalizaciones, exámenes, estudios, análisis e investigaciones de todo tipo y de

cualquier naturaleza en el ente sujeto a su control, para verificar la legalidad, exactitud,

sinceridad y corrección de sus operaciones, así como para evaluar el cumplimiento y los

resultados de los planes y acciones administrativas, la eficacia, eficiencia, economía, calidad e

impacto de su gestión.

Otro documento legal que sirve para sustentar el presente estudio se corresponde con la

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en Gaceta Oficial

de la República Bolivariana de Venezuela el 05 de septiembre del 2000 bajo el Nº 37.029 y su

56

posterior reforma parcial el 09 de enero del 2003 bajo el Nº 37.606, la cual en su Título VI del

Sistema de Control Interno específicamente en sus artículos 131 y 132 hace referencia a las

funciones que debe tener las unidades de auditoría, a saber:

Articulo 131:

Asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia, de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con la política prescrita y con los objetivos y metas propuestas, así como garantizar razonablemente la rendición de cuenta.

Artículo 132:

Se refiere a que el sistema de control interno será integral e integrado y que abarcará los aspectos presupuestario, económico, financieros, patrimoniales, normativos y de gestión bajo el criterio de economía, eficiencia y eficacia.

Como se puede observar ambos artículos ponen en evidencia que las unidades de

contralorías internas deben llevar un adecuado control de las operaciones financieras que

efectué el organismo al cual estén adscritas. Por ultimo de tienen las Normas Generales de

Control Interno, prescritas por la Contraloría General de la República, publicada en la Gaceta

Oficial Nº 36.229 de fecha 17-06-97 la cual establece en el capitulo 3 literales a, b, y c lo

siguiente:

“El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglos a conceptos

y principios generalmente aceptados de sistemas y estar constituido por las políticas y normas

formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los

recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse

al cumplimiento de los objetivos siguientes:

a) Salvaguardar el patrimonio Público.

b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la

información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica.

c) Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y

operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por

57

las máximas autoridades del organismo o entidad” (1997).

2.5.- Sistemas de Variables

A continuación se expone la definición conceptual y operacional de las variables que se

ponen en juego en el contexto del presente estudio; a saber:

Tabla 1. Definición Conceptual de las Variables.

Identificación de la Variable Definición conceptual

GESTIÓN DE CALIDAD

Consiste en lograr productos y servicios

cada vez más competitivos, esto entraña

hacer las cosas bien desde la primera vez

en lugar de cometer errores y después

corregirlos (Stoner, 1996, p.146)

AUDITORÍA INTERNA

Es una actividad independiente que tiene

lugar dentro de la empresa y que está

encaminada a la revisión de operaciones

contables y de otra naturaleza, con la

finalidad de prestar un servicio a la

dirección (Stoner, 1996, p.187)

Fuente: Reyes (2006)

58

Tabla 2. Operacionalizacion de las Variables

VARIABLE

DIMENSIONES

INDICADORES

FUENTES

INSTRUMENTO

GESTIÓN DE

CALIDAD

Diagnóstico Organizacional

Marco Jurídico Normativo (LOAFSP,

LOCGRSNCF, LOAP

-Recursos Humanos -Financieros -Materiales -Técnicos -Competencia -Normas ISO 9000. -Ventaja Competitiva -Cliente Interno -Cliente Externo

Auditores y Alta Gerencia que integran la Unidad Trabajadores activos en la Unidad de Auditoría Interna

Guía de Entrevista Cuestionario

AUDITORÍA

INTERNA

Procesos de Auditoría

-Costos controlables -Costos no controlables -Sistema de Documentación -Desarrollo de la política de Calidad -Compromiso de la alta gerencia -Participación del personal -Procesos claves de la Auditoría Interna

Auditores y Alta Gerencia que integran la Unidad Trabajadores activos en la Unidad de Auditoría Interna Documentos del proceso actual de Auditorías en la Unidad de A.I.

Guía de Entrevista Cuestionario Hoja de observación


59

2.6.- Definición de Términos Básicos

Auditoría de calidad

Es un análisis del grado de cumplimiento de cuanto está establecido que hay que hacer

además es una revisión independiente del comportamiento del sistema de gestión de calidad

(Enciclopedia de la Auditoría, 2001, p.1237)

Calidad

Es la totalidad de los rasgos y características de un producto o servicio que se sustenta en su

habilidad para satisfacer las necesidades establecidas implícitas. Un producto o servicio de

Calidad, es aquel que cumple las expectativas del cliente y que satisface sus necesidades en

una adecuada relación costo / beneficio Juran (2002, p18)

Calidad de Gestión

En el lugar de trabajo va más allá de crear un producto de calidad superior a la medida y de

buen precio, ahora se refiere a lograr productos y servicios cada vez más competitivos, esto

entraña hacer las cosas bien desde la primera vez en lugar de cometer errores y después

corregirlos. Stoner ( 1996, p.146).

Calidad en el servicio al cliente

Un consumidor, particularmente de servicios, con cierto nivel de expectación de un servicio

antes de consumirlo. En la fase post consumo podrá evaluar la calidad del servicio recibido

con la calidad que esperaba. Es decir, que podrá comparar la calidad del servicio recibido (la

calidad que él siente que recibió) contra la calidad del servicio esperado (la calidad que él

esperaba recibir). Farland (1983, p.78).

Calidad Total

Teoría de la administración empresarial centrada en la permanente satisfacción de las

expectativas del cliente. Además, su finalidad es satisfacer tanto al cliente externo como

interno, ser altamente competitivo y Mejora Continua, Deming (2000, p. 98).

60

Cliente

Individuo o empresa a través de toda esa secuencia desde la etapa de estar en perspectiva a la

de ser cliente habitual, Farland (1983, p. 81).

Enfoque de Mejoramiento Continuo

Proceso que describe muy bien la esencia de la calidad y refleja lo que las empresas necesitan

hacer si quieren ser competitivas a lo largo del tiempo. La importancia de este enfoque radica

en que su aplicación puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la

organización, Deming (2000, p. 89).

Gestión

Es un proceso que desarrolla actividades productivas con el fin de generar rendimiento de los

factores que en el intervienen. También se conoce como gestión la diligencia que se conduce

al logro de un negocio o satisfacción de un deseo. (Enciclopedia del Management, 2000, p.

117).

Indicadores

Normas y procedimiento para realizar auditorías. Metodología utilizada en la realización.

Grado de cumplimiento del programa de trabajo (Enciclopedia del Management, 2000, p. 77)

Mejoramiento

Significa que este conjunto de acciones incremente los resultados de rentabilidad de la

empresa, basándose en variables que son apreciadas por el mercado (calidad, servicio, entre

otros) y que den una ventaja diferencial a la empresa en relación a sus competidores, Deming

(2000, p. 27)

Plan de Mejora

Es la concepción planificada de los aspectos fundamentales para garantizar el mejoramiento

continuo en una organización, Kabboul (1994, p. 28)

61

Sistema

Conjunto de elementos organizados que interactúan entre sí y con su ambiente, para lograr

objetivos comunes, operando sobre información, sobre energía o materia u organismo para

producir una salida información o energía o materia u organismo, Melinkoff (1998, p. 86).

62

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

63

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

3.1.- Tipo de Investigación

El desarrollo de la presente investigación sobre la Implementación de un Sistema de

Gestión de Calidad en la Unidad de Auditoria Interna de la Gobernación del Estrado Falcón,

de acuerdo con sus características, naturaleza y objetivos en estudio, se corresponde con la

modalidad de Proyecto Factible, el cual la Universidad Pedagógica Experimental “Libertador”

(1998, p. 7) define de la siguiente manera:

El proyecto factible consiste en la elaboración de una propuesta de un modelo operativo variable, o una solución posible a un problema de tipo práctico, para satisfacer necesidades de una institución o grupo social. La propuesta debe tener apoyo, bien sea en una investigación de campo, o en una investigación de tipo documental; y puede referirse a la formación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos.

En consecuencia se procede al registro, descripción, análisis e interpretación de la

situación objeto de estudio, por lo tanto, la investigación trabaja sobre realidades de hechos, y

su característica fundamental es la de presentar una interpretación correcta y objetiva de la

misma. Importa señalar que la presente investigación, en cuanto al nivel de detalles es

descriptiva, porque describe cada uno de las actividades importante de lo observado,

permitiendo conocer los elementos fundamentales que facilitan la implementación de la

gestión de calidad en la unidad de auditoria interna. Caso: Ejecutivo Regional; es por ello que,

a partir de este conocimiento, se puede presentar la descripción de soluciones a las posibles

fallas que sean detectadas.

En relación a los trabajos descriptivos los Profesores R Hernández; Fernández, y

Batista (2006), hacen referencia en su obra titulada Metodología de la Investigación

(…únicamente pretenden medir o recoger información de manera independiente o conjunta

64

sobre los conceptos o las variables a las que se refiere, no es indicar como se relacionan las

variables medidas”. (2006, p. 102)

En atención a las ideas precedentes, se logrará la misma a través del análisis y adaptación a

las leyes y normas que rigen la administración pública, la implementación del sistema de

calidad en Venezuela y la utilización de los criterios utilizados en la definición de los procesos

vitales de la unidad de auditoría. De esta manera, se puede determinar la relación o diferencia

entre los criterios usados actualmente y los que se usaran durante y después de la

implementación.

3.2.- Diseño de la Investigación

En esta perspectiva, el diseño de Investigación a utilizar, para lograr los objetivos

planteados en el capitulo I y de acuerdo a los autores consultados en la presente investigación,

está se encuentra enmarcado dentro del tipo de campo. Con respeto a tipo de investigación,

Hernández Sampieri y Otros, (2000) caracteriza como “la recopilación de datos en el área a

investigar. La investigación de campo proporciona información más exacta, un alto grado de

confiabilidad y por consecuencia un bajo margen de error”. (2000, p. 116), cabe subrayar que,

este tipo de investigación se fundamenta en informaciones que provienen entre otras, de

entrevistas, cuestionarios, encuestas y observaciones. Es por ello que se denomina de campo,

debido a que se recolecta la información directamente de la unidad de auditoría, sin utilizar

intermediarios, lo que permite obtener una visión objetiva de la realidad estudiada.

Con respecto a la situación observada, se verifica la necesidad de proponer la

implementación de un Sistema de Gestión de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna del

Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón, porque se realizó el diagnóstico

de la situación actual y se presenta una solución a la problemática objeto de estudio.

3.3.- Métodos

Es importante destacar que el método que se emplea en la presente investigación es

exploratoria, que de acuerdo a La Universidad del Zulia – LUZ (2002 p.30) “ofrece una sola

65

aproximación de la realidad. Busca conocer: factores, circunstancias, elementos y otros

aspectos relacionados con el origen de los problemas que acontecen en el entorno inmediato.

Le interesa el ¿Qué?”. Debido a que el procedimiento formulado para realizar el trabajo

investigativo se realizó a través de la observación y de la encuesta las cual se analizaron y se

evaluaron para poder tener el detalle de la realidad.

Según Méndez (2002, p.143) define como “…método a un conjunto de procesos que el

hombre debe emprender en la investigación y que el tipo de investigación determina el tipo de

método que ha de emplear.”.

Dentro de este marco, se puede interpretar además el método exploratorio el cual permite

un acercamiento al entorno real facilitando la implementación de la gestión de calidad en la

unidad de auditoría interna, basándose en una metodología activa y participativa con la puesta

en común de las ideas del personal y la contratación de un experto.

3.4.- Elementos Informantes

Dentro del contexto de la presente investigación, se tiene que la fuente de información, es

definida por García (2007, p. 23) como “…el conjunto de personas que pueden proveer datos a

través de una conversación, una entrevista, el envío de un mensaje por correo electrónico u de

otra manera”; en este sentido a los efectos de este estudio se corresponde con un total de doce

(12) trabajadores activos de la Unidad de Auditoría Interna de la Gobernación del Estado

Falcón.

Como se puede constatar, se trata de una población finita, puesto que se conoce el

numero total de unidades que la conforman” (UPEL, 2001, p. 110), los cuales están

caracterizados de la siguiente manera:

66

Tabla Nº 1

Elementos Informantes

CARGO Nº de Empleados

Jefe de Unidad 01

Auditor Adjunto 01

Auditores Administrativos 03

Auditores Financieros 03

Auditores Técnicos 02

Auditor Legal 01

Asistente Administrativo 01

Total 12

Fuente: Unidad de Auditoría Interna. (2005)

3.5.- Instrumentos y Técnicas de Recolección de Datos

Debido a que es una investigación de campo, se requieren técnicas e instrumentos para

recolectar información para el desarrollo de la investigación. Por ello, es necesario resaltar la

definición de Méndez, (2002) en cuanto a las técnicas e instrumentos de recolección de datos,

a saber:

Las técnicas de recolección de datos, constituyen un procedimiento más o menos estandarizado, desarrollado por el investigador para facilitar sus tareas dentro del proceso de investigación. Su uso depende del tipo de datos que se desea construir o recopilar. (2000, p. 153) En este sentido se tiene que para proponer la implementación de un Sistema de Gestión

de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del

Estado Falcón; se utilizará como técnica, la “observación directa no participante”, la cual

según el referido autor, se corresponde con “una técnica que consiste en observar atentamente

el fenómeno, hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis” (Idem,

p. 153). Como se pone en evidencia, la observación constituye un elemento fundamental de

todo proceso investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor número de

67

datos.

Cabe subrayar que la observación “Es directa cuando el investigador se pone en contacto

personalmente con el hecho o fenómeno que trata de investigar” Ramírez (1999, p. 52), no

participante “…en la cual se recoge la información desde afuera, sin intervenir para nada en el

grupo social, hecho o fenómeno investigado”. Dentro del contexto de la presente

investigación, se tiene que la gran mayoría de las observaciones son no participantes, en razón

de que solo se observará el proceso actual de las evaluaciones en la unidad de auditoria

interna, en oportunidad de determinar en cada actividad los documentos requeridos para

garantizar el buen funcionamiento y establecer un sistema que cumpla con cada uno de los

requisitos de las leyes y normas de la Administración Pública.

Por su parte como instrumento de recolección de información se utilizó la encuesta como

una fuente primaria de información por ser recopilados y seleccionados en forma directa, la

cual “se trata de requerir información a un grupo...significativo de personas acerca de los

problemas en estudio para luego, mediante un análisis, sacar conclusiones” Sabino (1991, p.

88). Al respecto se puede señalar que esta técnica permite que se obtenga información de un

grupo de personas, en este caso de la muestra seleccionada, de quienes se podrá conocer su

opinión sobre la implementación de un sistema de gestión de calidad en la unidad de

auditoría. La validez de la misma fue establecida mediante el juicio de expertos (Ver Anexo

“C”).

Conviene destacar que también se realizo la utilización de fuentes de información

secundaria tales como las normas legales que regulan el proceso de implementación de la

Gestión de Calidad

Importa señalar que para cruzar la información obtenida y tener una visión más confiable

se aplicó la Matriz FODA, la cual “Es una herramienta de diagnóstico organizacional, que

permite conformar un cuadro de la situación actual, permitiendo identificar los factores

internos (Fortalezas y Debilidades) y factores externos (Oportunidades y Amenazas).” Bittel y

Ramsey (2000, p. 437). En efecto se utilizó la Matriz FODA, con la finalidad de establecer

68

los factores internos y externos; lo cual permitió diagnosticar la situación actual de la unidad

de auditoría del ejecutivo regional en relación con los procesos de gestión de calidad.

3.6.- Fases del proyecto

La investigación propuesta objeto de estudio se realizará en tres (03) fases:

Fase I: Diagnóstico: en esta etapa de la investigación, se procedió a diagnosticar la

situación actual de la Unidad de Auditoría del Ejecutivo Regional en relación con los

procesos de la gestión de calidad, a través de la elaboración de la matriz FODA. Es así como

el investigador analiza los postulados teóricos de la gestión de calidad, para efectuar la

comparación de las bases teóricas que es el “deber ser” y compararlo con la situación actual

del ejecutivo regional de la Gobernación del Estado Falcón, específicamente lo relacionado

con la implementación de un sistema de gestión de calidad en la unidad de auditoría

interna.

De tal forma el investigador aplicará el cuestionario de preguntas a los auditores y a la alta

gerencia que integran la referida unidad con preguntas cerradas dirigida a la propuesta de

implementación del sistema de gestión de calidad.

Además, de aplicarse el cuestionario contentivo de 15 preguntas, a los auditores y a la alta

gerencia y a los trabajadores activos en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional

de la Gobernación del Estado Falcón, esto con la finalidad de obtener su opinión sobre las

variables objeto de estudio: Gestión de Calidad y Auditoría Interna.

De igual forma, se aplicará el Registro de Observación con la finalidad de registrar los

datos del proceso actual de auditorías en la unidad de auditoría interna, para determinar en

cada actividad los documentos requeridos para garantizar la aplicación de los requisitos de la

norma ISO, y se establecerá la metodología a utilizar en la implementación del sistema de

gestión de calidad en la unidad especificada. Posteriormente, elabora la matriz FODA, con su

correspondiente análisis.

69

Fase II: Factibilidad: Se efectuó el estudio de factibilidad de la propuesta, el cual se

orientará en ordenar las alternativas de solución para el proyecto (que se aspira a ejecutar),

según los criterios elegidos para asegurar la optimización de los recursos económicos, técnicos

y humanos, empleados, y los efectos del proyecto en la Unidad de Auditoria Interna del

Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón.

En este contexto de procedió a determinar las características técnicas de la operación, fijar

los medios para implementar la organización requerida y los problemas humanos que

conlleva, establecer los costos de operación (estimativos provisionales) y evaluar los recursos

disponibles reales o potenciales. Es así como se obtendrán resultados determinados, los cuales

van a influir en las decisiones tomadas por las personas responsables del proyecto.

La evaluación del proyecto de factibilidad estará centrada especialmente en los recursos,

los cuales se analizarán en aspectos: Operativos, técnicos y económicos, así como en los

posibles resultados. De allí que se contemplen las siguientes factibilidades:

• Factibilidad operativa, depende de los recursos humanos que participarán en el

proyecto. Aquí se identifican todas aquellas actividades que son necesarios para lograr el

objetivo del proyecto.

• Factibilidad técnica, se refiere a los recursos que son necesarios para efectuar las

actividades que requiere el proyecto.

• Factibilidad económica, es el elemento más importante, ya que a través de él se

solventan las carencias de otros recursos. La Factibilidad económica se evaluará a través del

análisis de costo-beneficio, el cual compara beneficios y costos del proyecto y, si los primeros

exceden a los segundos, se dispone entonces de un primer juicio que indica su viabilidad.

Fase III: Propuesta: Se presentaron los elementos que conforman la filosofía de

acción institucional y los lineamientos para la realización de los procesos de auditoría interna,

fundamentado en la misión, visión y políticas de gestión de calidad. Es por ello que se

70

entregará la propuesta desarrollada en un informe que contendrá los procedimientos para la

implementación de un Sistema de Gestión de Calidad en la Unidad de Auditoria Interna

del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón.

En la presente investigación se utilizo consulta de Internet, folletos, monografía,

guias informativas que guardan una estrecha relación con el tema objeto de estudio.

71

CAPÍTULO IV

RESULTADOS DE LA INVESTIGACION

72

CAPÍTULO IV

RESULTADOS DE LA INVESTIGACION

4.1.- Análisis e Interpretación de los Resultados

La aplicación de técnicas e instrumentos, permitió la recopilación de datos e informaciones

vinculadas con la propuesta de la implementación de un sistema de gestión de calidad en la

Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón,

se presentan en este capítulo los resultados.

Se ha considerado importante su ordenamiento según corresponda al tipo de información

obtenida. Destacando en primer término, la guía de entrevista, en segundo el registro de

observación y en tercero el cuestionario.

4.2. Procedimiento utilizado para el análisis

El procedimiento utilizado para analizar los resultados obtenidos en la guía de entrevista (5

ítems), se proceden a presentar las respuestas obtenidas por parte de los auditores y de la alta

gerencia, con respecto al sistema de gestión de calidad en la Unidad de Auditoría Interna del

Ejecutivo Regional, específicamente lo concerniente a los factores internos y externos que

coadyuvan o limitan el referido sistema. Posteriormente se presenta la Matriz FODA, y se

procede a su correspondiente análisis, haciendo énfasis en las estrategias obtenidas del cruce

de los factores internos y externos.

Además, del registro de observación se destacan los cuatros procesos de auditoría como

son la planificación, ejecución, información y seguimiento donde intervendrán además de los

auditores la alta gerencia que integran la unidad de auditoría.

De igual forma, los datos recopilados en la encuesta, se codificaron las 15 preguntas que

constituyen el cuestionario, esta información fue tabulada y presentada en gráficos,

73

posteriormente se procedió al análisis de los resultados por cada ítem, y se realizó la discusión

e interpretación de resultados para determinar y establecer la eficacia de la propuesta.

4.3.- Guía de entrevista aplicada a los auditores y a la alta gerencia. (Anexo A)

Se requirió la identificación de los factores internos y externos que influyen en el sistema

de gestión de calidad en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la

Gobernación del Estado Falcón, al respecto se obtuvo la siguiente información:

Ítem 1: Establezca las fortalezas existentes en la unidad de auditoría interna:

Independencia Tiempo para analizar. Habilidad de interacción

Ítem 2: Determine las debilidades que Ud. observa en la unidad de auditoría

interna:

Desconocimiento de la función a auditar. Personal nuevo en la función. Inexperiencia en controles

Ítem 3: Establezca las oportunidades que ofrece el Microentorno de la Unidad

de Auditoría Interna

Conocer nuevas funciones- áreas auditadas. Orientar en controles al Gobernador. Orientar en controles a las secretarias y direcciones del ejecutivo. Ganar credibilidad. Asistencia a los cursos que ofrece la Contraloría General

Ítem 4: Identifique las amenazas del entorno, vinculadas con la unidad de

auditoría interna. Auditar lo innecesario. No auditar lo importante. Conflicto con el auditado.

La subjetividad.

74

4.4.- Matriz FODA

MATRIZ FODA

Fortalezas Debilidades

FACTORES

INTERNOS

FACTORES

EXTERNOS

1. Independencia 2. Tiempo para analizar. 3. Habilidad de interacción

1. Desconocimiento de la función a auditar.

2. Personal nuevo en la función. 3. Inexperiencia en controles. 4.

Oportunidades Estrategias FO Estrategias DO 1. Conocer nuevas funciones-

áreas auditadas. 2. Orientar en controles al

Gobernador. 3. Orientar en controles a las

Secretarias y Direcciones del Ejecutivo.

4. Ganar credibilidad 5. Asistencia a los cursos

dictados por la Contraloría General

.

(F1,2,3) (O1,2,3,4)

Prestar un servicio de excelente calidad que satisfaga las expectativas de los actuales y nuevos clientes internos y externos.

(F1,2,3) (O1,2,3,4)

Consolidar la actividad de la organización, con el desempeño de un personal con alto nivel de respuestas apoyado por la gestión de auditorias oportunas.

−

(D1,2,3,4) (O1,2,3,4,5)

− Desarrollar la aplicación de una metodología a utilizar en la implantación del sistema de gestión de calidad en la unidad de auditoría interna

Amenazas Estrategias FA Estrategia DA 1. Auditar lo innecesario. 2. No auditar lo importante. 3. Conflicto con el auditado. 4. La subjetividad

(F1,2,3,4) (A1,2,3,4)

− Ofrecer un servicio diferenciado por la experiencia profesional de un personal polivalente, en los diversos niveles administrativos y operativos contando con una tecnología de avanzada e instalaciones ergonómicas.

(D1,2,3) (A1,2,3,4)

− Establecer un Sistema de Gestión de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón.


4.5.- Análisis de la Matriz FODA

En el contexto de la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional. Se observan

diversos factores que le permiten el cumplimiento de su visión y misión organizacional; es

por ello que presenta algunos aspectos que reflejan su gestión en el proceso de auditoria

75

interna. En atención a las ideas precedentes, se presenta la formulación estratégica en la que

se visualizan los factores internos de la organización que contribuyen o dificultan el éxito

(fortalezas y debilidades); así mismo, se enuncian los hechos del entorno (factores externos)

que pueden facilitar o inhibir su desarrollo operativo y funcional.

Dentro de este marco general, se establecen las estrategias vinculadas con el

aprovechamiento de las oportunidades, tomando en consideración las fortalezas de

independencia, tiempo para analizar, y habilidad de interacción los cuales se consideran a fin

de obtener un resultado mas efectivo dentro del Estado Falcón, fundamentalmente para poder

prestar un servicio de excelente calidad que satisfaga las expectativas de los actuales y nuevos

clientes internos y externos.

Además surge otra estrategia que permitiría consolidar la actividad de la organización, con

el desempeño de un personal con alto nivel de respuestas apoyado por la gestión de auditorías

oportunas.

Asimismo, el aprovechamiento de las fortalezas que facilitan el hacer frente a las

amenazas, debido a que el entorno actual presenta ciertas tendencias que de no ser atendidas

oportunamente afectarían el nivel de respuestas de la Unidad de Auditoría Interna del

Ejecutivo Regional, en este sentido no se puede dejar de considerar que se dispone de aspectos

internos favorables que permitirían la prestación de un servicio diferenciado y que sirva de

modelo para otras unidades de auditoría en el ámbito nacional, al ofrecer un servicio

diferenciado por la experiencia profesional de un personal polivalente, en los diversos niveles

administrativos y operativos contando con una tecnología de avanzada e instalaciones

ergonómicas.

Cabe subrayar, que las oportunidades deben ser aprovechadas disminuyendo las

debilidades observadas, en virtud que se deben desarrollar la aplicación de una metodología a

utilizar en la implementación del sistema de gestión de calidad en la unidad de auditoría

interna.

76

Finalmente, para disminuir las debilidades observadas se visualizan las amenazas, se

presenta como estrategia puntual el establecimiento de un sistema de gestión de calidad en la

Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón.

Registro de Observación. (Anexo B)

Columna (a): Se comprobó que el proceso de auditoría contempla cuatro (04) procesos

medulares analizados en este trabajo.

I. Planificación.

II. Ejecución o Trabajo de Campo.

III. Emisión de Informe.

IV. Seguimiento.

Columna (b): Los insumos de información para la toma de decisiones en cada proceso:

I. Planificación: se especificó su objetivo, alcance, responsables, la descripción de

actividades, el glosario de términos, flujograma del proceso.

II. Ejecución o trabajo de campo: se describió su objetivo, alcance, responsables, la

descripción de actividades, indicadores de gestión, indicadores de calidad, glosario y PEPSC,

flujograma del proceso.

III. Emisión de Informe: se indicó su objetivo, alcance, responsables, la descripción de

actividades, de igual forma, se identificó la estructura y contenido del informe de auditoría,

flujograma del proceso.

IV. Seguimiento: contiene el PEPSC, la definición de indicadores, flujograma del

proceso.

Columna (c): Los formatos para el registro y control de cada proceso:

Procedimiento para la elaboración de manuales y procedimientos del sistema

de gestión de calidad.

77

Selección de técnicas de muestreo y determinación del tamaño de la muestra.

Papeles de trabajo.

Manual para la preparación de papeles de trabajo.

Manual de auditoría interna

Manual de calidad del proceso de auditoría interna.

Columna (d) La norma que rige en el proceso de auditoría: Se obtuvo 27 normas de

operación del equipo de auditoría interna, con la finalidad de unificar los criterios en la toma

de decisiones vinculadas con el sistema de gestión de calidad.

Columna (e) los productos de cada proceso:

I. Planificación: Obtención del programa de trabajo, cronología de actividades,

alcance de la revisión y minuta de la planificación.

II. Ejecución o trabajo de campo: papeles de trabajo

III. Emisión de informe: informe de auditoría y/o memorándum de auditoría

IV. Seguimiento: informe de seguimiento.

78

4.6.- Resultados del cuestionario

ITEM Nº 1 Las leyes y normas de la Administración Pública son una ventaja

competitiva para la organización.

El análisis del cuadro indica que los trabajadores activos opinaron en su totalidad

representado por el 100%, que siempre seguir las leyes y normas que rigen la Administración

Publica, es una ventaja competitiva para la organización. Este aspecto es favorable para la

institución, porque constituye la base de la implementación del sistema de gestión de calidad

en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado

Falcón.

TABLA No. 1

Alternativas Fa FrSiempre 12 100%

Casi siempre 0 0%A veces 0 0%

Casi nunca 0 0%Nunca 0 0%Total 12 100%

Fuente: Datos aportados por el cuestionario(El Autor. 2006)

Fuente: El Autor (Año 2006)

GRAFICO No. 1

100%

0% 0% 0% 0%0%

20%40%60%80%

100%120%

Siempre Casi siempre A veces Casi nunca Nunca

79

ITEM Nº 2 Conoce las expectativas de los clientes

vinculados al proceso de Auditoría.

El análisis del cuadro indica que los trabajadores activos opinaron con un 75%, que

siempre, conoce las expectativas de los clientes vinculados al proceso de auditoría; sin

embargo un 25% señaló que es casi siempre. Se constata que en la unidad de auditoría interna

se deben establecer las funciones y responsabilidades específicas para todo el personal en

oportunidad de garantizar la satisfacción de necesidades de auditorías bajo la visión del

sistema de gestión de calidad.

TABLA No. 2






GRAFICO No. 2

75%

25%

0% 0% 0%0%

20%

40%

60%

80%


80

ITEM Nº 3 Ud. detecta los tipos de desviaciones existentes

en la unidad de auditoría.


siempre, detecta los tipos de desviaciones existentes en la unidad de auditoría; en

contraposición un 33% señaló que es casi siempre. Esto permite verificar que no existe una

metodología adecuada en la que se apliquen técnicas para la detección de de desviaciones bajo

un criterio de pronóstico antes que el de diagnóstico, lo que indicaría la proactividad

organizacional en materia de auditorías.

TABLA No. 3






GRAFICO No. 3

67%

33%

0% 0% 0%0%

20%

40%

60%

80%


81

ITEM Nº 4 Aplica acciones para medir y controlar los

desperdicios en la unidad de auditoría.


siempre, aplica acciones para medir y controlar los desperdicios en la unidad de auditoría; un

33% señaló que es casi siempre y el 17% restante especificó que es a veces. Como se observa,

en la organización se requiere establecer herramientas de medición y control de desperdicios

en ocasión de establecer los principios de calidad en el proceso de auditoría, en el cual se

racionalicen los recursos existentes.

TABLA No. 4






GRAFICO No. 4

50%

33%

17%

0% 0%0%

10%20%30%40%50%60%


82

ITEM Nº 5 Aplica las normativas internas en el sistema de

documentación para la auditoría interna.

El análisis del cuadro indica que los trabajadores activos opinaron con un 58%, que casi

siempre, aplica las normativas internas en el sistema de documentación para la auditoría

interna; un 42% señaló que es siempre. En atención a las opiniones emitidas por el personal, se

comprueba la necesidad de establecer normativas dirigidas a unificar criterios, a establecer las

reglas de cumplimiento obligatorio con la finalidad de consolidar el proceso de auditoría.

TABLA No. 5






GRAFICO No. 5

42%58%

0% 0% 0%0%

20%

40%

60%

80%


83

ITEM Nº 6 Utiliza los formatos para los registros exhaustivos

en cada proceso de auditoría.


siempre, utiliza los formatos para los registros exhaustivos en cada proceso de auditoría; un

42% señaló que es casi siempre. En relación a la información obtenida, se constata que la

unidad de auditoría debe dirigir sus esfuerzos hacia una mejor documentación y elaboración

de los papeles de trabajo para normalizar la data que se genere en la Unidad de Auditoría

Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón.

TABLA No. 6






GRAFICO No. 6

58%42%

0% 0% 0%0%

20%

40%

60%

80%


84

ITEM Nº 7 El sistema de documentación para la auditoría

interna es susceptible de ser mejorado.


siempre el sistema de documentación para la auditoría interna es susceptible de ser mejorado.

En lo esencial se observó la disposición del personal de la alta gerencia y auditores de la

unidad de antes mencionada de adoptar un sistema de gestión de calidad con el propósito de

fortalecer el trabajo en equipo, y de asumir la filosofía de mejoramiento continuo.

TABLA No. 7






GRAFICO No. 7

100%

0% 0% 0% 0%0%

20%40%60%80%

100%120%


85

ITEM Nº 8 Para la implementación del sistema de gestión de calidad es primordial

el enunciado de la política de calidad.


siempre, para la implementación del sistema de gestión de calidad es primordial el enunciado

de la política de calidad. Dentro de este orden de ideas, se comprueba que el personal

encuestado es consciente de la necesidad de enunciar la política de calidad de la unidad de

auditoría, el cual es el lineamiento general en el que se debe sustentar el sistema de gestión de

calidad.

TABLA No. 8






GRAFICO No. 8

100%

0% 0% 0% 0%0%

20%40%60%80%

100%120%


86

ITEM Nº 9 Para el sistema de gestión de calidad se requiere

el compromiso de la alta gerencia.


siempre, para la implementación del sistema de gestión de calidad se requiere el compromiso

de la alta gerencia. En este marco general, se puede verificar que el compromiso de la alta

gerencia se requiere como ente motivador del personal adscrito a la unidad de auditoría, lo que

indica el requerimiento del total compromiso de la dirección y un liderazgo activo de todo el

equipo directivo.

TABLA No. 9






GRAFICO No. 9

100%

0% 0% 0% 0%0%

20%40%60%80%

100%120%


87

ITEM Nº 10 En el sistema de gestión de calidad es relevante la participación de

todo el personal de la unidad de auditoría interna

El análisis del cuadro indica que los encuestados opinaron con un 100%, que siempre,

en el sistema de gestión de calidad es relevante la participación de todo el personal de la

unidad de auditoría interna. Por consiguiente, se verifica que es necesaria la participación de

todos los miembros de la organización y el fomento del trabajo en equipo hacia un sistema de

gestión de calidad total como una estrategia que busca garantizar, a largo plazo, la

supervivencia, el crecimiento, confianza y credibilidad de la organización optimizando su

competitividad, mediante: el aseguramiento permanente de la satisfacción de los clientes y la

eliminación de todo tipo de desperdicios.

TABLA No. 10






GRAFICO No. 10

100%

0% 0% 0% 0%0%

20%40%60%80%

100%120%


88

CAPÍTULO V

PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN

89





PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

DEL EJECUTIVO REGIONAL GOBERNACIÓN DEL ESTADO FALCÓN

(CAPÍTULO V) Elaborado Por:

Lcdo. FREDIS REYES M.

Santa Ana de Coro, Marzo de 2007

90

INTRODUCCION

La Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional del Estado Falcón está integrada

por un equipo de trabajo multidisciplinario con las siguientes disciplinas profesionales,

Licenciado en Administración, Contadores Públicos, Ingeniero Civil y Abogados. El trabajo a

presentar es la implementación de la filosofía de un sistema de gestión de calidad en la

unidad de auditoría.

Esta unidad es de reciente creación dentro de la Administración Pública, según lo

estipulado en la Ley de La Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de

Control Fiscal en su artículo 9 parte 2 del capítulo I Disposiciones Generales establece la

creación de las Unidades de Auditoría, y publicado en la Gaceta Oficial Nº 37.347 del 17 de

diciembre del 2001.

Una vez creada la unidad, según decreto 864 de conformidad con el artículo 134 de la Ley

Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público en concordancia con el artículo

36 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de

Control Fiscal la misma se doto de los recursos financieros y humanos para su operatividad,

Se inició el proceso de la elaboración de todos los manuales que la ley exige, y así darle

cumplimiento a lo establecido en la misma. Ya cubiertos todos estos paso la unidad decide

por necesidad de economía y productividad y de ser líder en las actividades que lleva a cabo

el ejecutivo, tomar la bandera de implementar un sistema de gestión de calidad e identifica los

proceso que intervienen en una auditoría, se acordó analizarlos bajo este enfoque.

Para ello empieza por motivar al personal a participar y establecer cronograma de

reuniones y a diseñar indicadores de gestión. En este sentido lo primero que se preguntó cuales

son los procesos vitales. Para ello se definió bajo una tormenta de ideas donde participaron los

doce auditores y como resultado del consenso se acordó que en una auditoría intervienen

cuatro procesos.

A finales del 2004, la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional del Estado

91

Falcón estableció los lineamientos para la implementación del modelo de calidad en auditoría

interna. A partir de enero de este año los equipos trabajo de auditoría comenzó con el análisis

de sus procesos cuyos resultados logrados hasta el momento son presentados en este informe.

Una de las metas más importante alcanzadas fue consolidar el conocimiento del proceso

de auditoría, una mejor supervisión y documentación en todo el proceso, mejor elaboración de

los papeles de trabajo, así como todo lo relacionado al trabajo en equipo, alcanzando una gran

madurez y una capacitación oportuna.

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

EN AUDITORÍA INTERNA DEL EJECUTIVO REGIONAL.

1.- CONSTITUCIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO:

Se constituyeron equipos de trabajo con los auditores de la unidad de auditoría del

Ejecutivo Regional.

2.- NORMAS DE OPERACIÓN DE LOS EQUIPOS:

1 Nombre del equipo: AUDIGOB, A, B, y C.

2 Se elaborará una agenda y una minuta por reunión

3 La agenda de la reunión siguiente estará incluida en la minuta de la reunión anterior

4 La agenda podrá modificarse hasta dos días antes de la próxima reunión

5 El responsable de hacer la agenda y elaborar la minuta será el secretario (participación

rotativa por orden alfabético de los nombre de los auditores)

6 El número de participantes para el quórum será la mitad más uno

7 Los participantes del equipo se comprometen a asistir puntualmente

8 La frecuencia de reuniones será semanal, cada miércoles. En caso de coincidir con día

festivo se hará el día anterior.

9 La hora de comienzo será a las 10:00 a.m.

10 La duración de la reunión será de dos horas

92

11 El lugar de la reunión será el área común de los módulos de las oficinas de auditoría

interna de la Gobernación del Estado, planta baja, Palacio de Gobierno

12 Las decisiones se tomarán por consenso, en caso de excepción por votación, la

potestad la tomará el líder

13 El líder participativo, el secretario y el cronometrador, será en orden rotativo, por

orden alfabético de los nombres de los auditores

14 Escuchar activamente y sin interrupción

15 El líder será el moderador de la reunión y está separado de sus niveles de autoridad

16 Se evitarán la discusiones polarizadas

17 Las reuniones serán participativas

18 Los temas se tratarán hasta agotarlos, si se requiere de más tiempo, la asamblea por ser

soberana considerará la conveniencia de ampliar el plazo de discusión, dejando

constancia de ello en la minuta

19 Se debe hacer retroalimentación

20 La confrontación debe ser positiva

21 A final de cada reunión se debe evaluar el proceso referente a: dentro del tema,

participación, escuchar, liderazgo, calidad de las decisiones satisfacción personal y

sacar el promedio del comportamiento

22 Incluir en minuta los resultados de la evaluación de la reunión

23 Nombrar las autoridades de la siguiente reunión

24 No interrumpir al expositor. El expositor tiene tres minutos como tiempo máximo para

exponer sus planteamientos

25 Derecho de palabra: el líder otorgará el derecho de palabra en orden de solicitud.

26 Cerrar un planteamiento antes de pasar al siguiente

27 Cada planteamiento cerrado se incluirá en la minuta, el cual será leído por el secretario

al finalizar el mismo

3.- MISIÓN DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Apoyar a la Gobernación del Estado Falcón mediante la promoción y auditorías del

Sistema de Control Interno para lograr de manera transparente el buen uso de recursos en la

93

ejecución del Plan Maestro para el Desarrollo Sustentable del Estado, contando con personal

profesional apto en el desempeño de sus funciones.

4.- VISION DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Ser una organización estratégica, reconocida por su efectivo aporte al fortalecimiento del

control interno para contribuir al logro de los objetivos de la Gobernación del Estado.

5.- SELECCIÓN DE LOS PROCESOS VITALES

Se analizaron los procesos de una auditoría y se acordó por consenso de los equipos, que

en una auditoría intervienen procesos de apoyo, entre los cuales tenemos, administración,

recursos humanos, supervisión y documentación; y procesos vitales que son, planificación

ejecución o trabajo de campo, emisión de informe y seguimiento, estos cuatro últimos son los

analizados inicialmente en este trabajo

I. Planificación.

II. Ejecución o Trabajo de Campo.

III. Emisión de Informe.

IV. Seguimiento.

I. PROCESO DE PLANIFICACION

PLANIFICACION, es el tiempo que transcurre desde que se asigna la auditoria (primera

etapa del proceso) hasta que se aprueba el análisis de riesgo, el programa de trabajo y la

cronología de actividades. Cabe señalar que a tal efecto se elaboró un formato para emplearse

en la recolección de data respecto al tiempo empleado en cada uno de las etapas del proceso

ejemplo de ello (tiempo utilizado vs. tiempo programado), (Anexo D)

94

OBJETIVO

Establecer las pautas para la fase de planificación de la auditoría

ALCANCE

La planificación de las auditorías a ser realizadas por la Unidad de Auditoría del Ejecutivo

Regional se inicia con la asignación de la auditoría y finaliza con la aprobación del programa

de trabajo por el jefe de la unidad de auditoría.

RESPONSABLES

La elaboración y actualización de este procedimiento es responsabilidad del jefe de la

unidad de auditoría interna. Debe ser revisado una vez al año, así quedará establecida en este

manual.

Funciones del Jefe de la Unidad de Auditoría dentro del proceso de planificación

• Vela por la aplicación de este procedimiento en cada una de las revisiones a ser

realizadas.

• Asigna auditoría.

• Elabora carta de inicio.

• Notifica inicio de auditoría y fecha de reunión de planificación.

• Coordina reunión de planificación.

• Aprueba análisis de riesgos, programa de trabajo y cronología de actividades.

Auditor:

• Usa este procedimiento en cada una de las revisiones a realizar.

• Se familiariza con la actividad o proceso a auditar.

• Elabora plan de trabajo, minuta de planificación, análisis de riesgos, programa de

95

trabajo y cronología de actividades.

• Distribuye, referencia y archiva los documentos indicados en el punto anterior.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

La planificación de la calidad de este procedimiento, está definido en este manual de

calidad del proceso de auditoría Interna.

Asignación de auditoría

El jefe de la unidad de auditoría asigna al auditor, del plan anual o del requerimiento de

la máxima autoridad jerárquica, secretarios, directores o jefe de unidad, la revisión a efectuar

indicándole objetivo y tiempo estimado de la revisión.

Notificación inicio de Auditoría

El jefe de la unidad de auditoría elabora la carta de inicio de la auditoria registrando los

datos requeridos siendo estos: Revisión a efectuarse, fecha de inicio, objetivo, nombre del

auditor, fecha/hora tentativas de la reunión de planificación (Anexo E).

Familiarización

El auditor asignado se documenta con informes, papeles de trabajo de auditorías

anteriores, normas, procedimientos, leyes , entrevistas con personal de la organización a

auditar, análisis, examen, jerarquización, estudios, aprendizajes, flujogramas, análisis de

riesgos existentes, entre otros, de lo cual adquiere un conocimiento global de la actividad a

revisar.

Elaboración de Plan y Programa tentativo.

El auditor asignado analiza la información recolectada sobre la unidad auditada o

proceso a auditar y elabora el plan y programa de trabajo tentativo, mediante la metodología

96

de análisis de riesgos.

Realización de reunión de planificación/minuta (anexoF)

El jefe de la unidad de auditoría informa a los asistentes de la reunión de planificación el

objetivo, alcance de la revisión, entrega copia plan de trabajo y del flujograma del proceso de

auditoría y explica esta última en detalle. En esta reunión son consideradas las sugerencias

para la elaboración del programa de trabajo definitivo.

El jefe de la unidad de auditoría solicita la designación del punto focal por parte de la

unidad auditada.

Después de realizada la reunión de planificación de la auditoría, el auditor encargado es el

responsable de elaborar la minuta, para lo cual dispone de un formato preestablecido en el

manual, el cual es llenado con la información requerida, enviarlo a todos los asistentes de la

reunión, de no haber ninguna objeción, una copia se archiva en los papeles de trabajo y una

copia se le envía al ente auditado.

Evaluación de riesgo con la unidad auditada.

El auditor asignado completa el análisis de riesgos y programa de trabajo revisa el análisis

de riesgo con la unidad auditada. Concluye dicho análisis y programa de trabajo, prepara la

cronología de actividades y entrega copia de toda esta documentación al auditor adjunto y/o

jefe de la unidad.

Elaboración del programa de trabajo definitivo.

El jefe de la unidad de auditoría aprueba el análisis de riesgo, programa de trabajo y la

cronología de actividades.

El auditor archiva en los papeles de trabajo copia de la carta de inicio de auditoría, plan de

97

trabajo, minuta de planificación, análisis de riesgos y programa de trabajo. Al finalizar la

auditoría, el auditor archiva el programa de trabajo en los papeles de trabajo en GEN-2. El

auditor elabora el programa de trabajo mediante el análisis de riesgos preparando una matriz

donde registra la información levantada y las decisiones que se toman, según se describe a

continuación:

El objetivo es orientar la revisión en base a los principales riesgos del área a auditar. El

producto es un programa de trabajo detallado a nivel de las pruebas a efectuar en los aspectos

que se seleccionen para ser evaluados. La información recopilada se registra en una matriz o

tabla con la siguiente estructura:

(0) Dominio: (actividad a auditar)

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Zonas de Control

Puntos de Control

Amenazas Probabilidad de

Ocurrencia

Impacto Objetivos de Control

(7) (8) (9) (10) (11)

Técnicas de Control

Evaluar (si/no)

Objetivos de Auditoría

Técnica de Auditoría

Pruebas

Las columnas 1 a la 5, la 8 y la 11 son obligatorias. Las columnas 6, 7, 9 y 10 permiten

asegurar un conocimiento completo del control interno en el área o actividad a auditar, darle

mayor orden al trabajo y producir una documentación más completa. A continuación se

describen los pasos para la elaboración del programa de trabajo a través del análisis de riesgos.

Paso 0: Determinación del Dominio de Control

Se refiere al área o actividad a ser auditada. En general, coincide con el título de la

auditoría indicada en el programa anual de auditoría. Por decisión organizacional, puede

efectuarse una ampliación o reducción del área que inicialmente se previó auditar, una

integración de varias auditorías o una partición; en tales casos el dominio cambiará según el

98

resultado y esto se verá reflejado en un planteamiento más preciso del objetivo general de la

auditoría.

Paso 1: Definición de las Zonas de Control (Columna 1)

Son las distintas partes o secciones posibles en que puede dividirse el dominio. De las

zonas de control identificadas formarán parte del alcance de la auditoría. La manera ideal de

efectuar esta labor es a través de un análisis conjunto con la gerencia del área auditada.

Paso 2: Definición de los puntos de control (columna 2)

Son las actividades u objetos posibles sujetos a ser auditados dentro de cada zona de

control, por su nivel de exposición de riesgo.

Paso 3: Identificación y cuantificación de los riesgos (columnas 3 al 5)

El análisis de riesgos es un proceso que permite expandir nuestro pensamiento en la

identificación de amenazas tradicionales o nuevas, luego se selecciona y se trabaja con las

relevantes.

Las amenazas son eventos adversos que pueden materializarse dentro de circunstancias

prevalecientes en los puntos de control. En este paso, para cada punto de control, se identifican

las amenazas asociadas y para cada una de ellas se calcula el riesgo como la probabilidad de

ocurrencia por el impacto o pérdida al que diera lugar en caso de que ocurriera. Así se tiene

que:

Riesgo = Probabilidad de ocurrencia

Cualquiera de los dos factores que intervienen en la ecuación o ambos podrían se

determinantes de un alto riesgo. Si una amenaza tiene poca probabilidad de ocurrir, pero de

hacerlo tendría un alto impacto, esto aumenta el factor de riesgo asociado. Lo mismo ocurre

99

con una amenaza que tiene bajo impacto pero la probabilidad de ocurrencia es alta. Existen

diferentes métodos para calcular los riesgos y algunos de ellos pueden ser consultados en el

manual “Metodología para la Preparación de Programas de Trabajo basados en el Análisis de

Riesgos”, localizado en la biblioteca de la unidad.

Uno de los método utilizados en cada una de las auditoría realizadas por auditores o

auditados familiarizados con situaciones de amenaza y pérdida por ocurrencia es la matriz de

probabilidades, en ella se utiliza un cuadro de estimación de riesgos donde en el eje de las

“X” se encuentra la probabilidad de ocurrencia clasificada en tres zonas: baja, media y alta y

en el eje de las “Y” se encuentra la pérdida por ocurrencia o impacto igualmente clasificada en

baja, media y alta, como se muestra en el siguiente grafico.

MATRIZ DE DECISIÓN DE PROBABILIDADES

ALTA

MEDIA

BAJA

P R O B A B I L I D A D

BAJA

MEDIA

ALTA

I M P A C T O

Cada amenaza tiene asociado un par (probabilidad e impacto) relativos a las columnas 4 y

5 del grafico del dominio, haciendo uso de los valores. Las amenazas relevantes sobre las

cuales se basa la selección, están ubicadas en los cuadrantes demarcados con puntos, salvo

consideraciones especiales aprobadas por el gerente de auditoría de área.

100

Paso 4: Identificación del control existente en área auditada (columnas 6 y 7)

Se identifica y documenta el control que aplica la gerencia auditada para prevenir el riesgo

o para minimizar el impacto de ocurrencia para las amenazas identificadas. Una de las

ventajas del análisis de riesgos es que desde este momento y estando todavía en la fase de

planificación podemos identificar observaciones relevantes referidas a amenazas, donde el

área auditada no haya incorporado objetivos y técnicas de control.

Paso 5: Definición del programa de trabajo (columnas 8 a 11)

Basados en las amenazas que producen mayor riesgo y en los recursos disponibles

(tiempo, personal, materiales y/o herramientas disponibles, pericias, etc.) para la realización de

la auditoría, se seleccionan aquellas amenazas cuyos controles son evaluados. Luego, para

cada una de las amenazas seleccionadas, se define el objetivo específico de prueba de

auditoría, las técnicas a utilizar y las pruebas a realizar en la ejecución del trabajo de campo.

Para la elaboración del Programa de Trabajo, el cual contiene el objetivo, alcance y

actividades a ser evaluadas durante el desarrollo de cada revisión se sigue el procedimiento

que se describe a continuación; que comprende siete aspectos fundamentales:

a. Metodología para seleccionar los aspectos a revisar

Los aspectos a ser cubiertos por la auditoría (zonas de control) son determinados por el

auditor, de acuerdo al objetivo establecido en el plan anual de auditorías. El desarrollo del

programa para cada uno de estos aspectos, es realizado por el auditor, de acuerdo al análisis de

riesgos.

b. Información general de la auditoría

Es la información básica de la auditoría, haciendo referencia al auditor que lo preparó y a

la aprobación del jefe de la unidad de auditoría. Esta información aparece registrada en el

101

Plan Anual de Auditorías, o en los requerimientos especiales de las distintas secretarias,

direcciones, unidades o por la máxima autoridad jerárquica.

c. Objetivo y alcance de la revisión

Objetivo: El indicado en el programa debe ser el mismo que se indica en el Plan Anual de

Auditorías, el requerimiento especial de las distintas dependencias, en los que el objetivo será

determinado conjuntamente con las dependencias solicitantes.

Alcance: Se menciona en forma general la extensión del trabajo a realizar, el período

cubierto por la revisión y el tamaño de la muestra a ser examinada, si es aplicable. El descrito

en los programas de trabajo, se considera de carácter tentativo, ya que puede tener

modificaciones durante el desarrollo de la auditoría. Es responsabilidad del auditor, actualizar

el programa como consecuencia de cambios en el alcance original.

d. Actividades generales

Esta sección será incluida en todos los programas de trabajo, en la que se cubre los

requerimientos generales de información y recursos necesarios para la auditoría.

e. Actividades sumarias y específicas

Dado que cada una de las actividades a realizar en la auditoría cubre una parte del objetivo

general de la revisión (objetivo de acuerdo al plan anual, o requerimiento especial de las

distintas dependencia), se requiere que cada una de estas actividades contenga en forma

resumida, un objetivo de manera de establecer claramente las razones para desarrollar la

revisión y aplicar determinados procedimientos de auditoría.

En esta sección de los programas de trabajo se registran, se agrupan por aspectos, todos los

requerimientos, pruebas de auditoría, revisiones de documentos, consultas a sistemas,

obtención de reportes, diseño de las cédulas de trabajo, visitas a instalaciones y cualquier otro

102

aspecto a ser cubierto durante la revisión.

f. Presentación a la unidad auditada

En la fase de planificación de la auditoría, el auditor es responsable de preparar el

correspondiente programa de trabajo (Anexo G), tentativo, para la aprobación del jefe de la

unidad de auditoría, previo a la realización de la reunión de planificación, en la cual se entrega

copia del plan de trabajo a la unidad auditada, a fin de informarle sobre el objetivo, alcance y

aspectos generales a ser cubiertos, incluyendo cualquier propuesta hecha por la unidad

auditada.

g. Manejo, archivo y uso de los programas de trabajo

Manejo: A fin de garantizar el apropiado manejo de los programas de trabajo a nivel del

departamento y su posterior utilización, se pone en práctica el procedimiento descrito a

continuación:

• La unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional creará un directorio en la micro

de la administradora. con un nombre acordado (correspondiente a cada año).

• Dentro de este directorio se crean subdirectorios por cada uno de los departamentos y

organizaciones que constantemente son auditadas, quedando a juicio del jefe de la unidad de

auditoría la determinación de su número. La identificación de cada uno de los subdirectorios,

se hace de acuerdo al nombre de la organización, tomando en cuenta las restricciones del

sistema.

• A medida que se generen los diferentes programas de trabajo preparados para las

revisiones, cada auditor es responsable de entregarle éste en un instrumento de

almacenamiento de información al auditor adjunto.

Uso de los programas de trabajo

La finalidad primordial de este procedimiento de archivar los papeles de trabajo es

103

garantizar el acceso y uso futuro de los programas generados por la unidad de auditoría

interna, por lo que los auditores tienen la siguiente facilidad. Asignada la auditoría, el

responsable puede consultar los directorios creados en los micros (computador) o los papeles

de trabajo, copiarlo en su instrumento de almacenamiento de información y editarlo. Una vez

editado el programa, el auditor está en capacidad de actualizarlo y mejorarlo, adaptándolo a

nuevos requerimientos.

Manteniendo esta forma de archivo magnético centralizado, se está en capacidad de poder

evaluar la elaboración de programas estándar para las revisiones periódicamente realizadas.

Durante la ejecución de este proceso, el auditor va realizando mediciones en cada una de sus

actividades, las cuales son registradas respectivamente en los formatos diseñados para tales

fines.

Todos los trimestres, finalizado el proceso de cada auditoría, el jefe de la unidad de

auditoría con los valores recogidos en los formatos elabora los diferentes histogramas o

gráficos de control, cuya variabilidad es analizada, tomando los correctivos para poner bajo

control dicho proceso.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Análisis de riesgos: Metodología que permite elaborar el programa de trabajo basado en los

riesgos de mayor relevancia a los que está sometida la empresa en un área o actividad y en una

situación determinada

Familiarización: Etapa de la planificación donde el auditor adquiere un conocimiento global

de la actividad a realizar.

Minuta de planificación: Documento que contiene las decisiones acordadas en la reunión de

planificación entre la gerencia auditada y Auditoría Interna.

104

Plan de Trabajo: Documento donde se indica el objetivo y alcance de la revisión a ser

discutido en la reunión de planificación (Planificación de auditorías: Conocer

suficientemente la actividad a auditar y mediante un análisis de riesgos, elaborar un programa

de trabajo que permita realizar el trabajo de campo eficientemente.

Programa de trabajo: Lista de actividades a ser evaluadas por el auditor durante el trabajo de

campo.

Punto Focal: Persona perteneciente a la Organización auditada con suficiente nivel de

autoridad que facilite la realización de la auditoría en el tiempo estimado.

Punto de Control: Son las actividades, objetos o sujetos posibles de las zonas de control

donde hay una exposición de riesgo.

Riesgo: Es la probabilidad de que una amenaza con su vulnerabilidad y pérdida asociada se

materialice a una tasa dada de ocurrencia. Es una amenaza con una frecuencia promedio de

ocurrencia.

Riesgo de auditoría: Es la probabilidad de que las conclusiones derivadas de los enfoques de

auditorías seleccionados, las técnicas de pruebas utilizadas y el alcance de las mismas fallen al

establecer un nivel de integridad o exposición inherente al área o actividad objeto de la

revisión.

Técnica de auditoría: Comprende las herramientas, instrumentos y procedimientos que

Auditoría utiliza para llevar a cabo sus pruebas.

Técnicas de Control: Permiten determinar “como” o “de que manera” la gerencia auditada

implantará los objetivos de control para reducir la exposición al riesgo.

Zona de Control: Las zonas de control son las distintas partes o secciones en que se puede

dividir el dominio.

105

Definición operacional de la planificación

Conocer suficientemente la actividad de auditar, a fin de elaborar un programa de trabajo

que permita mediante el análisis de riesgo realizar el trabajo de campo eficientemente y

establecer una cronología de actividades que ayude a cumplir con los objetivos propuestos.

Establecer o definir quienes son los proveedores, las entradas el proceso, las salidas y

quienes son los clientes. PEPSC de planificación; a saber:

P (proveedores).

Unidades, direcciones y secretarias auditadas.

E (entrada):

Se determinó que las entradas estarán constituida por los papeles de trabajo de

revisiones anteriores relacionadas con la auditoria, leyes, organigrama de la función auditada,

flujograma del proceso a revisar, boletines de contabilidad, normas y procedimientos, objetivo

y tiempo de la revisión, informes propios de auditoría y de la organización a ser auditada y el

intercambio con otros auditores entre otros.

P (Proceso):

Transformación de las entradas mediante el análisis, examen jerarquización, asignación

de recursos, lectura, estudios, aprendizaje y reuniones de planificación con los entes a auditar.

S (Salida):

Obtención del programa de trabajo, cronología de actividades, alcance de la revisión y

minuta de la planificación.

C (Cliente):

Auditor y Unidad de auditoría.

106

Flujograma de Planificación

Establecimiento de indicadores.

La selección de los indicadores es un paso crítico, pues son el punto de partida para

cualquier estudio estadístico. Una vez seleccionados los indicadores se debe preparar un

registro para recolectarlos y ensamblarlos bajo las interrogantes: ¿cuándo?, ¿cuántos? y

¿cómo?. Con los indicadores o datos ensamblados se elaborarán los gráficos estadísticos o de

control. Se acordó que los indicadores deben ser a nivel macro del proceso de auditoría, se

mantendrán los establecidos en el Plan Operativo Anual.

II PROCESO DE LA EJECUCIÓN O TRABAJO DE CAMPO

Definición operacional

Obtener la información pertinente y procesarla eficientemente mediante análisis, pruebas

y validaciones que permitan el desarrollo de las actividades programadas y la elaboración de

los papeles de trabajo que soporten la evaluación de la función auditada.

OBJETIVO

La ejecución del trabajo de campo de acuerdo con las normas de auditoría generalmente

aceptadas.

ALCANCES

Todas las auditorías realizadas por la unidad de auditoría interna. Desde la obtención y

análisis de información requerida de acuerdo al programa de trabajo hasta la preparación de la

GEN–3 “Cédula de observaciones”.

107

RESPONSABLES

La elaboración y actualización de este procedimiento es responsabilidad del Jefe de la

Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional. Debe ser revisado una vez al año como

quedara establecido en este manual de calidad.

Funciones del jefe de la unidad y/o auditor adjunto

• Respaldar al auditor en la obtención de información en los casos de retrasos.

• Evaluar y aprobar la muestra seleccionada por el auditor.

• Evaluar y aprobar observaciones preliminares.

• Respaldar al auditor en la obtención de respuestas en los casos de retrasos.

• Revisar los papeles de trabajo durante el transcurso de la revisión.

Auditores

• Obtener y analizar información.

• Identificar, discutir y emitir observaciones preliminares.

• Recibir y analizar las respuestas.

• Emitir observaciones finales.

• Organizar los papeles de trabajo.

Custodios de información y Punto Focal.

• Suministrar la información requerida para el desarrollo de la auditoría.

• Suministrar las respuestas a las observaciones surgidas durante la revisión.

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

La planificación de la calidad de este procedimiento está definida en este manual. El

desarrollo de la actividad de trabajo de campo comprende los elementos que permiten el

108

control y aseguramiento de la calidad en todas las fases, destacando los indicadores y registros

que muestren los estándares de aceptabilidad y especificaciones de los productos ya definidos.

La ejecución del trabajo de campo es el siguiente:

Obtener / analizar información

De acuerdo con lo establecido en el programa de trabajo preparado en la de planificación,

el auditor determina las fuentes de información, específicamente las secciones/personal

custodio, reportes y sistema disponibles. Para la identificación de las fuentes a consultar, se

vale del organigrama y el flujograma del proceso auditado.

Una vez determinadas las fuentes de información, procede a especificar y seleccionar la

información a obtener, precisando ésta en forma detallada de acuerdo a las pruebas de campo a

realizar contenidas en el programa de trabajo, para lo cual determina el alcance de la

información en cuanto a período a revisar, monto y cantidad, para luego proceder a solicitarla

por escrito o verbalmente al custodio.

Obtenida la información requerida constatar que esta cumple con las especificaciones

solicitadas, de manera proceder a su aceptación o devolución. En el caso de que ésta no

concuerde con lo solicitado requerirá nuevamente la información en los papeles de trabajo las

causas que motivaron esta decisión de manera de guardar registro de esta situación. En los

casos de generarse retrasos en la obtención de información, el jefe de la unidad de auditoría

procederá a solicitarla directamente ante las direcciones auditadas.

El auditor determina el tamaño de la población clasificando y cuantificando los elementos

de la misma en cada prueba del programa de trabajo, especifica el motivo para realizar la

prueba, establece la técnica de selección para cubrirlos objetivos y escoge la muestra, según

técnicas de muestreo y determinación del tamaño de la misma. Una vez seleccionada la

muestra a examinar, el auditor notifica al jefe de la unidad de auditoría para obtener su

aprobación.

109

De la muestra seleccionada se evalúan y comparan los parámetros esperados y/o normas

que deberían cumplirse, cuantificando y estableciendo la condición , el criterio, causas y

efectos de las variaciones, emite notas, comentarios, conclusiones, observaciones en cada

cédula de trabajo, colocando las identificaciones correspondientes en los papeles de trabajo “.

A medida que se generen los papeles de trabajo, el auditor adjunto de auditoría revisa el

contenido de éstos.

Identificar, discutir y emitir observaciones preliminares

A medida que se van determinando, el auditor extrae de las cédulas de trabajo los

hallazgos registrados y redacta las observaciones preliminares. Emisión de Informe, explica y

evidencia al punto focal las observaciones, comunicando las mismas en forma escrita previa

aprobación del auditor adjunto de auditoría, para luego solicitar los comentarios y acciones de

la unidad que den a lugar en cada caso, enviando copia al jefe de la unidad auditada en los

caso que amerite. De no surgir observaciones durante la ejecución del trabajo de campo, se

emitirá un informe en blanco (sin observaciones).

En los casos que el jefe de la unidad de auditoría considere conveniente, emite un memo

de auditoría conteniendo la observación, cuya acción de la unidad puede haber sido tomada

durante el transcurso de la revisión, por lo que no será incluida en el informe.

Recibir y analizar las respuestas

El auditor gestiona y recibe la respuesta del punto focal por escrito, determinando la

concordancia de ésta con la observación y la razonabilidad de la fecha de cumplimiento.

Luego, identifica los elementos no satisfactorios de las respuestas, comunicándolos al jefe de

la unidad de auditoría o en su defecto al auditor adjunto y discutiéndolos con el punto focal.

Obtiene la respuesta definitiva. En los casos de presentarse retrasos, el jefe de la unidad o el

auditor adjunto de auditoría procederá a gestionar la respuesta definitiva ante la gerencia

auditada.

110

Emitir observaciones finales

A medida que el auditor encuentra observaciones y obtiene los comentarios y acciones

finales, procede a extraerlos de las células de trabajo y transcribirlas a la cédula de

observaciones GEN-3 en el mismo orden cronológico en el que éstas fueron halladas. La

estructura de esta cédula definida en el manual del taller papeles de trabajo.

Organizar los papeles de trabajo

El auditor completa, ordena, identifica, y referencia las cédulas y soportes,

clasificándolas y archivándolas de acuerdo con el manual del taller “Papeles de Trabajo “. El

auditor adjunto revisa los papeles de trabajo generados en la revisión dejando evidencia en las

diferentes sumarias de los aspectos revisados y en la cédula de observaciones.

DOCUMENTACIÓN / REFERENCIAS

Documentos

Procedimiento para la elaboración de manuales y procedimientos del sistema de calidad.

Selección de técnicas de muestreo y determinación del tamaño de la muestra.

Papeles de trabajo.

Manual para la preparación de papeles de trabajo

Manual de auditoría interna

UBICACIÓN

Todos los documentos están archivados en la biblioteca de la unidad de auditoría interna.

111

REGISTROS

Comunicaciones escritas, Gen-3 y papeles de trabajo (plan de muestreo, papeles de

trabajo con pruebas específicas, documentos validados por el auditor, otros).

Los indicadores establecidos para evaluar la calidad e identificar mejoras son:

Indicadores de Gestión

Tiempo real vs. Tiempo establecido para el trabajo de campo.

Cantidad de pruebas realizadas vs. pruebas planificadas en programas de trabajo.

Indicadores de Calidad

Calidad en la preparación, contenido y referenciación de los papeles de trabajo. La toma de

mediciones para estos indicadores se realiza en base a cada auditoría, representado los

comportamientos mediante histogramas de frecuencias y gráficos de control.


• Programas de Trabajo: Documento emitido en la actividad de planificación de la

auditoría, en el cual se especifican las pruebas a realizar en el trabajo de campo.

• Pruebas de Campo: Son los ensayos planificados en el programa de trabajo tendientes a

evaluar los controles o resultados de un proceso o actividad.

• Cédula de Trabajo: Documento que tenga marcas de auditoría, notas, comentarios, etc.

Que evidencia análisis o revisión por parte del auditor.

• Cédula de Observaciones “Gen-3”: Documento resumen con los hallazgos de la revisión.

• Punto Focal: Responsable designado por la unidad auditada para mantener estrecha relación

e interactuar con el auditor y que permita facilitar la ejecución de la Auditoría.

112

• Custodio: Persona responsable de la emisión o resguardo de cualquier tipo de información.

• Hallazgos: Situaciones observadas en la revisión que denotan una desviación con relación a

los procedimientos internos y/o resultados esperados.

• Observaciones Preliminares: Son hallazgos que han sido validados por el punto focal.

• Respuestas Definitivas: Son las respuestas finales de la unidad auditada a las observaciones

preliminares informadas durante el desarrollo del trabajo de campo.

• Muestra: Cantidad de elementos a revisar de un universo.

• Marcas: Símbolos utilizados como herramientas para señalar situaciones o comparar cifras.

Definición operacional del Trabajo de Campo

• PEPSC de la ejecución o trabajo de campo.

P (Proveedor):

Auditor, organización auditada, otras organizaciones, Contratistas (consultores, asesores,

suplidores) ente gubernamental.

E (entrada):

Programa de trabajo, cronograma, información y documentación.

P (Proceso):

Transformación de las entradas mediante la realización de pruebas, análisis, evaluaciones,

validaciones, entrevistas, verificaciones, confirmaciones, inspecciones.

S (Salida):

Papeles de trabajo.

113

C (Cliente):

Auditor, Jefe de unidad de auditoría, y Auditor adjunto.

III PROCESO ELABORACIÓN DE INFORME


Elaborar un documento de acuerdo alineamientos internos establecidos, para comunicar

oportunamente los resultados de la auditoría a la unidad auditada y demás entes interesados.

OBJETIVO

Pautas para la emisión del informe de una auditoría.

ALCANCES

Desde la clasificación de las observaciones registradas en GEN-3 según su importancia

hasta la distribución del informe final.

RESPONSABLE

La elaboración y actualización de este procedimiento es responsabilidad del jefe de la

unidad de auditoría interna. Debe ser revisado una vez al año, lo establecido en este manual

de calidad de auditoría interna

Jefe de Unidad de auditoría interna

- Efectuar la reunión de cierre de la auditoría

114

Jefe de Unidad de auditoría, auditor adjunto

- Clasifica las observaciones según su importancia

- Revisa el borrador del informe

- Efectúa la reunión de cierre de la auditoría.

- Envía el informa a jurídico para su revisión.

- Suministra número de la revisión.

- Revisa y firma el informe.

- Distribuye el informe final.

Jefe de unidad de auditoría, auditor adjunto, punto focal y auditor

- Discute el borrador del informe.

- Participa en la reunión Post-Auditoría.

Auditor

- Elabora el borrador preliminar.

- Participa en la discusión del borrador.

- Revisa / corrige borrador.

- Distribuye el borrador con anticipación a la reunión final.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

La Planificación de la calidad de este procedimiento está cubierto en el proceso de gestión de

calidad que adelanta esta unidad.

En el flujograma se detallan los procesos asociados y sus responsables.

115

Jerarquizar observaciones / comentarios

Las observaciones contenidas en la cédula resumen de observaciones, se clasifican por la

importancia que le asigne el jefe de unidad de auditoría. El auditor y el jefe de unidad de

auditoría son responsables de esta actividad.

Editar borradores

Con la información disponible en los papeles de trabajo se procede a editar el informe, el

auditor es responsable de esta actividad y del envío anticipado de copias a los involucrados.

Estos registros forman parte de los P/T y se archivan en GEN-1.

Elaborar informe

La estructura del informe es la siguiente:

Portada (Anexo H)

Introducción

Proporciona una visión global y breve de antecedentes o características de la actividad o

función sobre la cual se ha desarrollado la revisión de auditoría. La información acerca del

tamaño, volumen y naturaleza de las operaciones, importancia y magnitud de las actividades.

La claridad con que se describe es fundamental para el entendimiento del informe.

Objetivo

Identifica y describe los fines de la auditoría, indicando con claridad el propósito de la

revisión, éste debe ser el mismo que el incluido en el programa anual de auditorías,

actualizando a la fecha de revisión. Un objetivo bien estructurado responde a interrogantes del

por qué se realizó la auditoría.

116

Alcance

Menciona en forma general la extensión del trabajo realizado, debe estar en línea con el

objetivo, indicando el período sujeto a la revisión y el tamaño de la muestra cuando sea

aplicable. Refleja lo acordado en la reunión de planificación de la auditoría y otros aspectos

adicionales que hayan surgido durante el desarrollo de la revisión. No debe contener una lista

de pasos o técnicas de auditoría utilizados, esto forma parte del programa de trabajo detallado

en la revisión.

Conclusión

Representa una síntesis o resumen ejecutivo de la situación encontrada en la actividad

auditada, proporcionando a la unidad auditada una visión general de los aspectos positivos y los

sujetos a correcciones. Es un análisis global de las observaciones de auditoría y no constituye un

sumario de ellas.

Para que una conclusión sea efectiva debe: responder al objetivo de la auditoría, seleccionar

concreta de soporte, usar un tono de voz adecuado y consistente, balancear lo positivo y lo

negativo, ofrecer perspectiva y comentar la acción gerencial tomada. La conclusión se incluye

solamente en la publicación del informe final. Esto es un diagnóstico propio de la gerencia de

auditoría. La introducción, objetivo alcance y conclusión, estos cuatro elementos deben estar

contenidas en una sola hoja de papel tipo carta.

Observaciones

Se debe escribir constructivamente y no críticamente, evitando lenguaje juicio y

generalización sin soporte, usando lenguaje concreto, hechos, teniendo cuidado con las

connotaciones. Ejemplo: significante falla, desviación, discrepancia, hallazgo, inadecuado,

débil, violación, deterioro. Se deben evitar generalizaciones sin soporte. Ejemplo: números,

excesivo, sustancial, varios, algunos, la mayoría, todos. Se describen los aspectos positivos

mencionados en la conclusión, para reforzar estos.

117

Entre las técnicas persuasivas que se utilizan al redactar la observación se destacan:

ofrecer evidencias con hechos, evitar resaltar los hechos (sobre o sub.) o presentarlos

equivocadamente, describir causas, no síntomas y describir el tamaño del problema: cantidad o

porcentaje de las excepciones ( con base en la muestra o población total ), valor en unidades

monetarias ( Bs.) de las excepciones ( total, promedio, el pequeño o el más grande), valor en

tiempo ( diario, mensual o anual ), comparar estadísticas con estándar.

La escritura debe ser en lenguaje positivo, de forma concisa y evitando las frecuentes

palabras en exceso:

- Frase de relleno: diciendo lo obvio, referirse a quien escribe y etiquetar.

- Modificadores: adjetivos convertidos en frases, redundancias, palabras superfluas,

complicadas y calificativos. Ejemplo: actual, todo muy, siempre, cualquiera, específico,

corrientemente, algunos.

- Verbos en voz pasiva: esto elimina la acción de la frase.

- Repeticiones: ejemplo, se revisó, descripciones en vez de tablas.

- Artículos y preposiciones excesivas.

Términos a evitar

- Incluyen ejemplos específicos.

- Generalmente mejorados.

- Algunas deficiencias de control.

- Recomendaciones para mejorar.

- Debe.

- Las siguientes excepciones.

- Algunas debilidades.

- Potencial de pérdida.

- Falta de control interno.

- Áreas que requieran atención.

118

- Necesidad para mejoramiento o fortalecer procedimientos.

- Controles más estrictos.

- Sin embargo.

- Funcionando apropiadamente.

Se deben evitar calificativos como los siguientes:

- En nuestra opinión.

- Parece que.

- Generalmente.

- Basado en nuestra revisión.

- Seguridad razonable.

- Puede ( o no ).

- Consideramos que.

- En el alcance de nuestra auditoría.

- La gerencia debe considerar.

- Satisfactorio.

Estilo apropiado: seleccione un estilo, utilizar verbos en voz activa, utilizar palabras

propias del autor evitando clinches (freses desgastadas por su uso), sin usar lenguaje

decorativo, complejo ambiguo, limitando el uso de lenguaje técnico y esotérico, variando el

tono de su lenguaje, evitando las repeticiones, manteniendo balance y perspectivas, sin

exagerar los puntos menos importantes, dando crédito por acciones tomadas, enfatizando los

beneficios y soluciones, evitando tonos deprimentes, Ejemplo: no, debe.

Los puntos incluidos en el enlace deben ser cubiertos en el informe. Presentarse en orden

de importancia. Al presentar la observación se tomarán en cuenta los siguientes atributos:

Condición (cuál es el problema), criterio (procedimiento norma vigente), causa (por qué ocurrió)

y efecto (cuáles son las consecuencias).

119

Enumerarlas usando números arábigos así: 1.1; 1.2; 1.3….; cabe señalar que se debe

evitar las derivación mayor de los números, por ejemplo: 1.1.2 o 3.1.2. en caso de más

detalles después de los dos dígitos, utilizar letras minúsculas: a, b, c.

Debe evitarse el uso excesivo de mayúsculas. Estas se utilizan para los títulos principales

del informe y no para otros títulos, salvo para las palabras que gramaticalmente se escriban con

mayúscula.

Las cifras monetarias, se muestran en miles o millones exceptuando los casos que ameriten usar

cifras exactas y ser consistentes con la abreviatura usada (Ejemplo MMBs) a lo largo del

informe.

Comentarios/acciones de la gerencia

Muestra el resultado de la discusión final del borrador del informe con representantes de la

unidad de auditoría e indica la decisión del auditado para solucionar la situación planteada.

Las acciones a tomar deben ser breves, claras y concretas evitando ambigüedades y que estén

directamente relacionadas con la observación.

Responsable: Identifica al jefe de la función auditada la posición organizacional, no usar

nombres.

Fecha de cumplimiento: Indica el momento en que se espera que la acción este

completada.

General

Breve comentario que señale el cumplimiento del proceso de Discusión del informe con la

organización. Dejando constancia de lo siguiente:

- Fecha de la reunión.

- Indicador de referencia de todos los asistentes a la reunión de discusión del borrador del

informe.

120

- Agradecimiento por la colaboración prestada.

- Compromiso de la secretaria direcciones o unidades por el cumplimiento de las acciones

establecidas.

- Además indicar en esta parte lo siguiente: Esta revisión fue realizada de acuerdo con las

Normas Generales de Control Interno, Normas Generales de Auditoría de Estado emitidas

por la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y con

las Normas para la práctica Profesional de Auditoría Interna.

Firma del jefe de la unidad de auditoría su publicación.

El sello “BORRADOR “se estampará en todas las páginas del informe.

El sello “CONFIDENCIAL” debe aparecer en cada página del borrador y del informe final,

incluyendo la carátula. Se ubica en la parte superior izquierda.

- Distribución

El Jefe de unidad de auditoría, se debe asegurar de archivar una copia del informe en las

unidas.

Una copia a los miembros del Comité de Auditoría (Gobernador de Estado, Secretario

General de Gobierno, Secretario de Finanzas y Coordinador de COPLAN), jefe de la unidad

auditada.

Adicionalmente se envía copias a la Contraloría General del Estado Falcón, archivar un

ejemplar en los papeles de trabajo (GEN-1)

Discusión con unidad auditada

De haber puntos relevantes se discute el borrador con la unidad auditada. El auditor, el

punto focal y la unidad auditada ejecutan esta actividad.

121

Editar y revisar

Las observaciones, comentarios/acciones de la gerencia se organizan por temas comunes, se

consolidan puntos, tono, contenido y orden de importancia. se revisa la constancia en: estilo de

los títulos, uso de números, abreviaciones, definición de términos, paralelismo de puntos en una

serie. Verificar concisión, claridad y concreción, al redactar la conclusión, se verifica la

consistencia de orden y palabras entre la conclusión y el texto de las observaciones al final se

agrega la carátula.

Reunión final con el Gobernador del Estado.

En la reunión con la unidad auditada y auditoría interna se destaca, el objetivo, alcance y

se seleccionan las observaciones, sus comentarios/acciones de la gerencia más relevantes y se

resume lo positivo de la auditoría (acciones tomadas durante la marcha)

De la reunión se elabora una minuta con el resultado de ésta.

Copia del informe final firmado por el jefe de unidad de auditoría, se incluye en GEN-1 de

los papeles de trabajo.

DOCUMENTACIÓN/ REFERENCIAS

DOCUMENTO

• Procedimiento para la elaboración de manuales y procedimientos del sistema

de gestión de calidad.

• Manual de calidad del proceso de auditoría interna

UBICACIÓN

Biblioteca de la unidad de auditoría interna

122

REGISTRO

Toda la documentación generada en estas sub-actividades será archivada en los papeles

de trabajo.

Con base en las hojas de control del proceso de cada auditoría, la gerencia de área

mantiene el control día a día de las actividades, y sus resultados permiten mantener

información para la elaboración de los siguientes indicadores:

- Cumplimiento del plan.

- Días por informe, estimado y real.

- Días de elaboración vs. programados.

Estas sub-actividades son registradas trimestralmente, llenando los formatos diseñados para

tales fines los cuales serán archivados y servirán de base para la preparación de la

presentación trimestral al comité de auditoría y mantener información histórica de los

procesos.

Los originadores de informes conservan por cinco años, un archivo histórico de los

informes emitidos en cada división. Estos están claramente identificados y en archivos

diferentes a los documentos de uso diario. Por su confidencialidad están protegidos de acuerdo

a lo pautado por la norma de Protección a los Activos de Información.

La identificación del registro debe incluir: producto al que se refiere (título de la

auditoría), proceso que lo genera (función auditada), fecha en que se emite y ejecuta el

proceso.

123


Jerarquizar: Organizar por importancia.

Editar: Publicar.

PEPSC de la elaboración del informe.

P (Proveedor):

Auditor.

E (entrada):

Papeles de trabajo (Gen-2 y Gen-3 )

P (Proceso):

Estructuración del borrador del informe por parte del auditor, revisión por el jefe de la unidad

de auditoría, consideraciones por parte del cliente, revisión por jurídico, asignación número

del informe y distribución del mismo.

S (Salida):

Informe de auditoría y/o memorándum de auditoría.

C (Cliente):

Gobernador del Estado, Contraloría General del Estado Falcón, Unidad auditada , Secretario

General de Gobierno; Coplan, Secretario de Hacienda, Unidad de auditoría y auditor.

IV PROCESO DE SEGUIMIENTO


Obtener evidencias que permitan verificar y registrar el cumplimiento oportuno de las

124

acciones acordadas.

PEPSC del seguimiento

P (Proveedor):

Unidad auditada.

E (entrada):

Acciones pendientes del informe ya cerrado.

P (Proceso):

Verificar el cumplimiento de las acciones acordadas, obtener soportes y evidencia y emitir un

informe de seguimiento.

S (Salida):

Informe de seguimiento

C (Cliente):

Gobernador del Estado, Contraloría General del Estado, Secretario General de Gobierno;

Coplan, Secretario de Hacienda, ente auditado, auditor y Unidad de Auditoría Interna..

Flujograma de seguimiento

Este proceso esta inconcluso, se está desarrollando para su implementación.

DEFINICION DE INDICADORES

Según Beltrán,(2000) define entre otras cosas relacionado con el tema de los indicadores,

que un indicador de gestión para un administrador, es un recurso matemático o estadístico

creado para suministrar información útil sobre el avance de una gestión o proceso, utilizado

además para sacar conclusiones, hacer recomendaciones y proponer una decisión. Sirven para

monitorear los procesos y hacerle seguimiento al desarrollo del plan estratégico de la

organización.

125

Para nuestro trabajo en relación consideramos establece los siguientes indicadores con los

cuales se medirá la gestión de la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la

Gobernación del Estado Falcón; de acuerdo al Plan Anual correspondiente.

1. Rendimiento de la unidad de auditoría (R.U.A).

Número de auditorías realizada

R.U.A. =

Número de auditorías Programadas

X 100

2. Cumplimiento del programa de auditoría (P.T.).

Número de actividad realizadas

P.T. =

Número de actividad programada

X 100

3. Tiempo por auditoría (T.A).

Número de días utilizado por auditorías

T.A. =

Número de días Programado

X 100

4. Rendimiento del Auditor (R.A.)

Nº. de auditorías realizadas por auditor

R.A. =

Nº. de auditorías programadas por auditor

X 100

5. Calida de análisis del auditor (C.A.A).

Número de observaciones informe final

C.A.A.=

Número de observaciones presentadas

X 100

126

6. Cumplimiento del reclutamiento, personal que integra la unidad, (P.I.U.).

Número de personas existente

P.I.U. =

Número de personas Programadas

X 100

7. Cumplimiento de asistencia al trabajo, (T.T.P.U.).

Total número de permisos concedidos

T.T.P.U. =

Total número de permisos Planificadas

X 100

8. Cumplimiento del programa de entrenamiento, (C.P.E.).

Total número de cursos realizados

C.P.E. = Total número de cursos programado

X 100

9. Cumplimiento del entrenamiento del personal, (C.E.P).

Total número de cursos realizados por auditor

C.E.P. =

Total número de cursos programados por auditor

X 100

10. Grado de cumplimiento del presupuesto, (G.C.P.)

Total monto del presupuesto gastado por año

G.C. P.=

Total monto del presupuesto aprobado

X 100

127

FLUJOGRAMA DEL

PROCESO DE PLANIFICACION

ACTIVIDADES RESPONSABLE GRAFICO

1. Asigna auditoría al

auditor indicándole

objetivo y tiempo

estimado de la

revisión.

2. Notifica al jefe de la

organización a auditar

fecha de inicio,

nombre del auditor,

objetivo y sugiere

fecha de reunión de

planificación, previo

acuerdo con el

auditor.

3. Se documenta con

informes, papeles de

trabajo de auditorías

anteriores, normas,

procedimientos,

leyes, entrevistas con

la organización a

auditar, análisis,

examen,

jerarquización,

estudios, aprendizaje,

Jefe de la unidad de

auditoría


auditoría

Auditor

Inicio

Asignar Auditoría

Notificar Inicio de Audtoría

1

2

A

3

Familiariza-ción

1 0

GEN 2

1 0

GEN 2

1

3

128

4. flujograma, análisis

de riesgos existentes.

5. elabora el plan y el

programa de trabajo

tentativo mediante el

análisis de riesgos y

revisa con el gerente

de auditoriía del área.

6. En la reunión de

planificación entrega

copia del plan de

trabajo y del

flujograma del

proceso de auditoría,

explicando este

ultimo en detalle,

informa el objetivo y

el alcance. solicita a

la gerencia a auditar

la designación del

punto focal. se

consideran las

sugerencias para la

elaboración del

programa de trabajo.

elabora la minuta de la

reunión de planificación

y distribuye las copias.

Auditor

Jefe de la Unidad de

auditoría

Aditor

1 Programa

0 Plan

Elabora plan y

programa de trabajo tentativo

Realiza reunión de

planificación

GEN 2

Elabora minuta de reunión de

planificación

4

5

6

2 1

0

GEN 2

B

5

A

129

(Cont): FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PLANIFICACION

ACTIVIDADES RESPONSABLE GRAFICO

7. Evalúa el análisis de

riesgo con la gerencia

auditada

8. Concluye el análisis

de riesgos, el

programa de trabajo,

prepara la cronología

de actividades y

entrega copia al

gerente de auditoría

del área.

9. Aprueba el análisis de

riesgos, el programa

de trabajo y la

cronología de

actividades.

10 Finaliza la auditoría y

entrega a la secretaria el

programa de trabajo

actualizado.

Auditor

Auditor


auditoría

Auditor

B

Evalua

8

aprueba análisis, riesgos Prog

Entrega programa de trabajo

actualizado

FIN

9

10 0

G

Concluye

C

B A

G

7

130

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE

TRABAJO DE CAMPO

ACTIVIDAD RESPONSABLE GRAFICOS

1. Gestiona la obtención

de respuestas recibe

respuestas del punto

focal determina si la

respuesta es apropiada

2. Discute con punto

focal respuestas no

satisfactorias obtiene

respuesta definitiva

3. Extrae observaciones

y comentarios y

acciones finales de

cédulas

transcribe a cédula de

observaciones Gen-3

en el mismo orden que

fueron halladas.

4. Identifica, ordena y

referencia cedulas y

soportes gerente de área

revisa y comunica

discrepancias al auditor.

Auditor

Auditor

Auditor

Auditor

Asentar observaciones y comentarios finales

GEN 3

1

Discute con el punto focal

Gestiona la obtención de respuestas del punto focal

1

2

3

FIN

Preparar papeles de trabajo

4

131

FLUJOGRAMA DEL PROCESO

EMISIÓN DE INFORME

ACTIVIDAD RESPONSABLE GRAFICO

1. Jerarquizar:

Clasificar las

observaciones según su

importancia

2. Editar:

Elaborar el borrador

preliminar

3. Revisar el informe

borrador

4. Discusión:

Borrador del informe a la

unidad auditada para la

reunión post auditoría

Auditor y Jefe de la

Unidad de Auditoría

Auditor

Jefe de la Unidad

de Auditoría

Auditor, Punto Focal

Y Jefe de la Unidad

de Auditoría

Seleccionar según importancia (GEN 1 )

Indicar en GEN 3

Editar Borrador

Revisa jefe de la Unidad A.I.

Se corrige

Revisar, Jefe de la Unidad Auditada

Relevante

Papeles De Trabajo

Corregir

Inicio

A

1

1

2

3

4

132

5. Reunión preliminar:

Revisar informe borrador

distribuido o enviado con

anticipación

6. Reunión final:

Efectuar la reunión de

cierre de la auditoría

7. Realizar las correcciones

emitidas en el informe

borrador

8. Revisión de jurídico:

Enviar a jurídico para su

revisión

9.Revisar y corregir

Auditor y jefe de la

Unidad de Auditoría

Jefe de la Unida de

Auditoría, Auditor

Auditor

Jefe de la Unidad de

Auditoría

Auditor

5

Se Corrige

Revisa Jefe de la Unidad de

A.I

Se Corrige

A Jurídico

Emitir Memoran-dum

Reunión de cierre

i

A

Corregir

Corregir

Informe

Corregir

Corregir

B

Se Corrige

Se Corrige

1

1

1

1

6

5

7

5

8

9

Cont…

133

FLUJOGRAMA DEL PROCESO

EMISIÓN DE INFORME

Cont:

ACTIVIDAD RESPONSABLE GRAFICOS

10 Solicitar el número

del informe al jefe de

la unidad de auditoría.

11 Revisa y firmar el

informe

12 Aplicar: la

distribución del

informe final

Auditor

jefe de la unidad de

auditoria

jefe de la unidad de

auditoria

B

Asignar numero

Firmar informe

Dstribuir

FIN

P.T

Gobernador

Secretario General

Secretario de Hacienda

Ente auditado

Director de coplan

Archivo de auditoría

10

11

12

134

CAPÍTULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

135

CAPÍTULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1.- Conclusiones

Basado en los resultados obtenidos en el contexto de la presente investigación se tiene que

al realizar el diagnostico que implica su desarrollo, se tiene que en la Unidad de Auditoría

Interna del Ejecutivo Regional, se observan diversos factores que le permiten el cumplimiento

de su visión y misión organizacional, fundamentado en ello, se presentan algunos aspectos que

definen un Sistema de Gestión de Calidad, orientado a optimizar su gestión, garantizando así

que al realizar el proceso de Auditoria Interna, esté responda a los intereses de la

Administración Pública, los cuales constituyen una especie de formulación estratégica en la

que se visualizan y/o toman en cuenta los factores internos de la organización que contribuyen

o dificultan el éxito (fortalezas y debilidades); así mismo, los hechos del entorno (factores

externos) que pueden facilitar o inhibir su desarrollo operativo y funcional.

Como se pone en evidencia se constató, igualmente que en la Unidad de Auditoría Interna

se deben establecer las funciones y responsabilidades específicas para todo el personal en

oportunidad de garantizar la satisfacción de necesidades de auditorias bajo un enfoque y/o

visión de calidad. En base a lo cual se puede asegurar aunque no existe una metodología

totalmente estandarizada, en la que se apliquen técnicas para la detección de desviaciones bajo

un criterio de pronóstico, antes que de diagnóstico, lo que indicaría la proactividad

organizacional en materia de Auditorías.

Por ultimo se advierte la disposición positiva del personal de la Alta Gerencia y

Auditores de la Unidad de Auditoría, en adoptar un Sistema de Calidad de Gestión con el

propósito de fortalecer el trabajo en equipo, y de asumir la filosofía de Calidad o

Mejoramiento continuo, hasta alcanzar en esté aspecto parámetros de excelencia, en esta

perspectiva la estrategia, busca garantizar ha largo plazo, la supervivencia, el crecimiento y la

rentabilidad de la organización optimizando su competitividad, mediante: el aseguramiento

permanente de la satisfacción de los clientes y la eliminación de todo tipo de desperdicios, con

136

miras a la adopción de los requerimientos exigidos dentro del proceso de globalización y de

específicamente las Normas Internacionales de Contabilidad.

6.2.- Recomendaciones

Derivado de las conclusiones enunciadas anteriormente se considera pertinente el

aprovechamiento de las fortalezas y oportunidades, en razón de estas facilitan el hacer frente a

las amenazas y debilidades, debido a que el entorno actual presenta ciertos aspectos que de no

ser atendidos oportunamente afectarían el nivel de respuestas, eficiencia y eficacia de la

Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional; en este sentido no se puede dejar de

considerar que se dispone de aspectos internos favorables que permitirían la prestación de un

servicio de calidad y que sirva de modelo para otras unidades de auditoria en el ámbito

nacional, al ofrecer un servicio diferenciado por la experiencia profesional de un personal

polivalente, en los diversos niveles administrativos y operativos contando con una tecnología

de avanzada e instalaciones ergonómicas.

Igualmente se considera conveniente establecer herramientas de medición (indicadores de

gestión) y control de desperdicios, en ocasión de establecer los principios de calidad en el

Proceso de Auditoría, mediante los cuales se efectué la planificación, la ejecución, redacción

del informe pertinente y el respectivo seguimiento; y racionalicen los recursos existentes; al

igual que normativas dirigidas a unificar criterios, a establecer las reglas de cumplimiento

obligatorio con la finalidad de consolidar el proceso de auditoría.

Por ultimo, se considera necesario hacer esfuerzos, por la actualización de la data, en

función de disponer de una mejor documentación y elaboración de los papeles de trabajo; para

normalizar los procedimientos que el proceso de auditoria genere en la Unidad de Auditoría

Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón, lo cual facilitara que su

gestión alcance niveles de calidad, con miras a la excelencia administrativa, operacional y/o

técnica, entre otras.

137

BIBLIOGRAFIA

138

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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Mundial. Noriega Editores México.

Balestrini, M (1999) Cómo se elabora el Proyecto de Investigación. Editorial

Fragor – Caracas.

Bavaresco, A. (1994). Proceso Metodológico de la Investigación. Talleres de

Litografía MELVIN S.R.L.

Cuajardo E. (1996), Auditorías de Calidad.

Cham, Sony. (2002), Implementación de un sistema de calidad basado en las

Normas ISO 9000´

DGQ (2000) Mejoramiento Continuo de la Calidad.

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Escorche, V (1990), Productividad y Calidad. Manual del Consultor. España.

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Herzberg, F (2001) Teoría de los dos Factores

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FUENTES LEGALES

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del 30 de diciembre 1999.

COVENIN-ISO 10013:1995. Lineamientos para la Elaboración de Manuales de

la Calidad.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional

de control Fiscal. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.

Nº 37347 del 17-12-Diario 2001.

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Gaceta Oficial

de la Republica Bolivariana de Venezuela. Nº 37606 del 09-01-2003.

Ley de Hacienda Estadal.

Ley del Régimen Político Administrativo del Estado Falcón.

Normas Generales de Auditoría de Estado Contraloría General de la República,

de fecha 30-04-1997.

Normas Generales de Control Interno. Contraloría General de la República,

141

Publicada en la Gaceta Oficial Nº 36.229 de fecha 17-06-97.

Normas de Auditoría de General Aceptación. Contraloría General de la República

Norma ISO 9001:2000.

CONSULTA A INTERNET

http://www.gobiernoenlinea.gob.ve

http://www.gestopoli.com/recursos/docentes

142

ANEXOS

143

Anexo “A” Instrumento de Recoleccion de Datos

144




MENCION: AUDITORIA

CUESTIONARIO

Informante: Personal de la Unidad de Auditoria Interna

I PARTE:

El presente cuestionario consta de dos (2) partes, organizadas de la siguiente

manera: la primera parte, son las instrucciones para su efectivo llenado y la

segunda parte contiene quince (15) preguntas, las cuales deben contestarse

utilizando las siguientes categorías y escalas numéricas:

CATEGORÍA PUNTUACIÓN

Siempre 5

Casi Siempre 4

Algunas Veces 3

Casi Nunca 2

Nunca 1

El propósito de este cuestionario es conocer los elementos más importantes de

la Propuesta para la implantación de un sistema de gestión de calidad en la

Unidad de Auditoria Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del

Estado Falcón.

Para contestar efectivamente cada pregunta, se le agradece marcar una equis

(x) en la alternativa de respuesta de su preferencia. Por favor, lea

cuidadosamente cada pregunta. Es necesario destacar que no existen respuestas

de verdadero / falso, correcto / incorrecto, debido a que la opinión es un juicio

sobre Gestión de Calidad y Auditoria Interna. En caso de que surja alguna

duda, puede consultar al investigador a efectos de aclararla. La utilidad del

145

presente cuestionario se vincula de manera exclusiva con la elaboración de un

Trabajo Especial de Grado, por lo tanto es de carácter anónimo.

Gracias por su Colaboración!

ALTERNATIVAS Opinión sobre la “Propuesta para la implantación de un sistema de gestión de calidad en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón.”.

5

4

3

2

1

01. Las Normas de la Organización Pública son una ventaja competitiva para la organización

02. Conoce las expectativas de los clientes vinculados al proceso de Auditoría.

03. Ud. detecta los tipos de desviaciones existentes en la Unidad de Auditoría

04. Aplica acciones para medir y controlar los desperdicios en la Unidad de Auditoría

05 Aplica las normativas internas en el sistema de documentación para la Auditoría Interna

06. Utiliza los formatos para los registros exhaustivos en cada proceso de Auditoría

07. El sistema de documentación para la Auditoria Interna es susceptible de ser mejorado

08.. Para la Implementación del S. de Gestión de Calidad es primordial el enunciado de la Política de Calidad

09. Para la Gestión de Calidad se requiere el compromiso de la Alta Gerencia

10. En la Gestión de Calidad es relevante la participación de todo el personal de la Unidad de Auditoría Interna

146

Anexo “B”

Registro de Observación

147

Registro de Observación

PROCESOS INSUMOS FORMATOS NORMA PRODUCTO

PLANIFICACIÓN

EJECUCIÓN

INFORMACIÓN

SEGUIMIENTO

148

Anexo “C” Constancias de Validación

149





CONSTANCIA DE VALIDACIÓN

JUICIO DE EXPERTO

Por medio de la presente hago constar que he participado en la validación del

instrumento presentado por el Lic. Fredis Reyes Medina, C. I: Nº 3.093.029, a fin

de recabar información para un Trabajo Especial de Grado, que realiza a nivel de la

Universidad del Zulia Núcleo Luz – Punto Fijo; Coordinación de Investigación y

Postgrado; Convenio UCLA – LUZ; Especialización en Contaduría Pública;

Mención: Auditoría, titulado: “Propuesta de Implementación de un Sistema de

Gestión de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna de la Gobernación del Estado

Falcón, tomando en cuenta que los ítems planteados en el mismo, están acordes con

lo objetivos del estudio se consideran validos para los efectos de la investigación.

IDENTIFICACION DEL EXPERTO:

Nombre y Apellidos: Rafael N. Navarro Colina.

Nro.: 9.523.929 Profesión: Licenciado en Administración.

Institución donde Trabaja: Tesorero de l a Gobernación del Estado Falcón

Títulos obtenidos: MSc. En Gerencia, LUZ Zulia

150






JUICIO DE EXPERTO











Nombre y Apellidos: Héctor E. Leañez Díaz

Nro.:_9.516.720 Profesión: Abogado

Institución donde Trabaja: Instituto Internacional de Cooperación Profesional de

América

Títulos obtenidos: Doctor en Derecho, Columbia Univesity

151






JUICIO DE EXPERTO











Nombre y Apellidos: Juan Carlos Apitz B.

Nro.:6.887.340 Profesión: Abogado_

Institución donde Trabaja: Universidad Central de Venezuela_

Títulos obtenidos: MSc. En Derecho Procesal_

152

Anexo “D” Cronograma del Proceso de Planificación

153

Ejecutivo Regional

Formato para registrar data sobre duración de la planificación

Nombre de la auditoría: ___________________________

Referencia nº________________________________________

Auditor(es): _________________________________________

FECHA

DIAS

ACUMULADO

INICIO

FINAL

TOTALES

ESPERA

EFECTIVO

TOTAL

EFECTIVO

Asignación auditoría

Notificación de inicio

Familiarización

Elaboración plan y

programa tentativo

Reunión de planificación

Elaboración de minuta

reunión de planificación

Evaluación análisis de

riesgo

Programa de trabajo,

cronología de

actividades

Aprobación análisis de

riesgo, programa de

trabajo y cronología de

actividades

OBSERVACIONES:

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

_______________________________________

154

GE

N- 4

UN

IDA

D D

E A

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56

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1112

1316

1718

1925

271

23

45

89

1011

1215

1617

1819

2021

2223

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2223

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157

Anexo “E” Carta de Inicio de una Auditoría

158

República Bolivariana de Venezuela

Gobernación del Estado Falcón

Auditoría Interna

Formato de la carta de inicio de la auditoría

Gobernacion del Estado Falcon

Unidad de auditoría interna

La Unidad de Auditoría Interna inició la Auditoría “XXXXXXXXXXXXXX”, el

XX-XX-XX, y para su realización se ha designado al Auditor XXXX XXXXX y C.

El Objetivo de la Auditoría es:

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

De acuerdo con el procedimiento Interno establecido, requerimos efectuar la reunión

de planificación, en la cual se discutirán el objetivo y el alcance de la revisión, así

como la designación del punto focal. Proponemos para realizar esta reunión el XX-

XX-XX a las XX:XX en su oficina. Apreciamos nos confirmen su disponibilidad

para la fecha y hora antes indicada o proponer otra mutuamente conveniente. El

Auditor, establecerá contactos con el personal involucrado en las actividades a

revisar, para la obtención de la información preliminar.

Agradecemos informar a su personal para que presten la mayor colaboración y

faciliten los documentos necesarios para la realización del trabajo.

Atentamente,

Jefe de la Unidad de Auditoría Interna

159

Anexo “F” Minuta de Reunión de Planificación

160

República Bolivariana de Venezuela


Auditoría Interna

Formato de la minuta de reunión de planificación


Unidad de auditoría interna

Titulo:

Número de la Auditoría:

Organización:

Fecha de inicio:

Punto Focal:

Auditor:

Tiempo Estimado:

Fecha de la reunión de planificación:

Asistentes ________________________

________________________

________________________

________________________

________________________

________________________

Objetivo:

En este sitio se describe el objetivo de la Auditoría, que es el mismo que se

estableció en el plan anual.

161

Alcance General:

Se revisará selectivamente el período comprendido entre el xx-xx-xx al xx-xx-xx,

analizando los siguientes aspectos.

A.-

B.- ( Los Aspectos serán las sumarias)

C.-

Comentario General

Se anotará en este espacio lo relacionado a los acuerdos a que se tengan lugar

durante la reunión, Auditoría Interna informó sobre el objetivo y alcance de la

Auditoría, indicando el compromiso mutuo para la terminación a tiempo de la misma.

Agradecemos que cualquier información no incluída se nos comunique, para hacer

los arreglos correspondientes.

Nombre del Auditor.

162

Anexo “G” Formato del Programa de Trabajo

163

FORMATO DEL PROGRAMA DE TRABAJO

GOBERNACION DEL ESTADO FALCÓN

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Programa de Trabajo

Titulo:

Número de la Auditoría:

Fecha de inicio:

Punto Focal:

Elaborado por:

Aprobado por:

Tiempo Estimado:

OBJETIVO

En este sitio se describe el objetivo de la Auditoría, que es el mismo que se

estableció en el plan anual. (Igual que se utilizó en la minuta de Planificación)

ALCANCE

Se revisará selectivamente el período comprendido entre el xx-xx-xx al xx-xx-xx,

analizando los siguientes aspectos.

A.-

B.- ( Los Aspectos serán las sumarias)

C.

GENERAL

Solicitar todo tipo de información y recursos necesarios para la ejecución de la

Auditoría; procedimientos, normas, políticas, lineamientos, flujograma del proceso,

leyes y todo lo relacionado con el trabajo a realizar etc.

164

A. TITULO DE LA SUMARIA

OBJETIVO

En este espacio se escribe el objetivo que se persigue con la elaboración de la sumaria

REF.

P/T

PROCEDIMIENTO/PASOS DEL PROGRAMA

1. xxxxxxxxxxxxx.

2. xxxxxxxxxxxxx

3. xxxxxxxxxxxxx

4. xxxxxxxxxxxxx

5. xxxxxxxxxxxxxx

6. xxxxxxxxxxxxxx

HECHO

POR

FECHA

165

B. TITULO DE LA SUMARIA

OBJETIVO

Objetivo de la sumaria.

REF.

P/T

PROCEDIMIENTO/PASOS DEL PROGRAMA

1. xxxxxxxxxxxxx.

2. xxxxxxxxxxxxx

3. xxxxxxxxxxxxxx

4. xxxxxxxxxxxxxx

5. xxxxxxxxxxxxxx

6. xxxxxxxxxxxxxx

7. xxxxxxxxxxxxxx

8. xxxxxxxxxxxxxx

9. xxxxxxxxxxxxx

HECHO

POR

FECHA

166

C. TITULO DE LA SUMARIA

OBJETIVO

Objetivo de la sumaria, iniciando siempre con un verbo en infinitivo. Verificar,

evaluar etc.

REF.

P/T PROCEDIMIENTO/PASOS DEL PROGRAMA

1. xxxxxxxxxxxxx.

2. xxxxxxxxxxxxx

3. xxxxxxxxxxxxxx

4. xxxxxxxxxxxxxx

5. xxxxxxxxxxxxxx

6. xxxxxxxxxxxxxx

HECHO

POR

FECHA

167

Anexo “H” Formato de la Portada del Informe

168

República Bolivariana de Venezuela FORMATO DE LA PORTADA

INFORME


Auditoria Interna

CONFIDENCIAL

(Arial 14, mayúscula, negrilla, Justificación derecha)

AUDITORIA INTERNA

GOBERNACIÓN DEL ESTADO FALCON

(Arial 20, mayúscula, negrilla, centrada)

INFORME DE AUDITORIA


NOMBRE DE LA AUDITORIA

(Arial 16, mayúscula, centrada, negrilla, subrayada)

SECRETARIA


SECCION/DIRECCION


FECHA, MES AÑO


169

Auditor: Nombre del auditor Informe No. :

(Arial 14, minúscula, negrilla, justificación izquierda) (Arial 14, minúscula,

negrilla, justificación derecha)

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