Tesis Auditoria Administrativia Proceso de Facturacion

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS AUDITORÍA ADMINISTRATIVA EN EL PROCESO DE FACTURACIÓN DE LOS SERVICIOS ADUANALES DE IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE ARTÍCULOS EN GENERAL, EN LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES, FACTURACIÓN Y CONTABILIDAD EN UNA AGENCIA DE ADUANAS Tesis Presentada a la Junta Directiva de la Facultad de Ciencias Económicas Por BRIZEIDA JULIETA AGUILAR BRAVO DE MORALES Previo a conferírsele el título de CONTADORA PÚBLICA Y AUDITORA En el Grado Académico de LICENCIADA Guatemala, abril de 2009

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  • UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

    AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL PROCESO DE FACTURACIN DE LOS SERVICIOS ADUANALES DE IMPORTACIN Y EXPORTACIN DE

    ARTCULOS EN GENERAL, EN LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES, FACTURACIN Y CONTABILIDAD EN UNA AGENCIA DE

    ADUANAS

    Tesis

    Presentada a la Junta Directiva de la

    Facultad de Ciencias Econmicas

    Por

    BRIZEIDA JULIETA AGUILAR BRAVO DE MORALES

    Previo a conferrsele el ttulo de

    CONTADORA PBLICA Y AUDITORA

    En el Grado Acadmico de

    LICENCIADA

    Guatemala, abril de 2009

  • MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

    DECANO Lic. Jos Rolando Secaida Morales

    SECRETARIO Lic. Carlos Roberto Cabrera Morales

    VOCAL 1. Lic. Albaro Joel Girn Barahona

    VOCAL 2. Lic. Mario Leonel Perdomo Salguero

    VOCAL 3. Lic. Juan Antonio Gmez Monterroso

    VOCAL 4. S.B. Roselyn Janette Salgado Ico

    VOCAL 5. P.C. Jos Abraham Gonzlez Lemus

    PROFESIONALES QUE REALIZARON LOS EXMENES DE REAS PRCTICAS BSICAS

    AUDITORA Lic. Luis Felipe Portocarrero Caldern

    CONTABILIDAD Lic. Gaspar Humberto Lpez Jimnez

    MATEMTICA-ESTADSTICA Lic. Aroldo Israel Lpez Gramajo

    PROFESIONALES QUE REALIZARON EL EXAMEN PRIVADO DE TESIS.

    Presidente Lic. Jorge Luis Monzn Rodriguez

    Examinador Lic. Olivio Adolfo Cifuentes Morales

    Examinador Lic. Mario Ademar Cruz Cruz

  • DEDICATORIA

    A DIOS Dador de vida y toda sabidura, por su amor entregado a travs de Nuestro Seor Jesucristo

    A MIS PADRES: Rey Olivio Aguilar y Julieta Miriam Bravo

    Mi gratitud eterna por sus bendiciones y sacrificios

    A MI ESPOSO: Licenciado Edilberto Geovanny Morales Por su amor y apoyo incondicional A MIS HIJOS: Joselyn Andrea y Selvin Geovanny Por ser una bendicin en nuestro hogar A MIS HERMANOS: Ileana, Damaris, Karen y Samuel David,

    Con mucho amor y con el deseo que sus vidas estn cada da ms cerca de Dios.

    A TODA MI FAMILIA: Con especial cario A MI ASESOR: Lic. Marlon Rolando Alvarado Joln

    Gracias por el apoyo que me brind en la presente investigacin

    A MIS AMIGAS: Porque de una u otra forma

    contribuyeron a la culminacin de mi carrera.

    AGRADECIMIENTO ESPECIAL A: La Universidad de San Carlos de Guatemala y a la Facultad de Ciencias Econmicas.

  • NDICE CAPTULO I

    AGENCIAS DE ADUANAS

    PGINA

    1.1 Conceptos generales 1 1.1.1 Agente de aduanas 2

    1.1.2 Obligaciones Generales 2

    1.2 Principales actividades 5 1.2.1 Internas 5

    1.2.2 Externas 5

    1.3 Terminologa Aduanera 6 1.3.1 Declaracin de mercancas 6

    1.3.2 Aceptacin de la declaracin 7

    1.3.3 Autodeterminacin 7 1.3.4 Autoridad aduanera 8

    1.3.5 Obligaciones aduaneras 8

    1.3.6 Territorio aduanero 9

    1.3.7 Zonas primarias 9

    1.4 Organizacin 10

    1.5 Aspectos legales y fiscales 13

    1.6 Servicios que presta 14

    CAPTULO II LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

    2.1 Conceptos generales 16 2.1.1 Definicin 16

    2.1.2 Objetivos 16

  • PGINA 2.1.3 Beneficios de la auditora administrativa en una Agencia de

    Aduanas 17

    2.1.4 Ventajas 17

    2.1.5 Caractersticas 18

    2.1.6 Principios bsicos para realizar un examen de Auditora

    Administrativa 19

    2.1.7 Alcance 20

    2.1.8 El personal 20

    2.1.9 Seguimiento 21

    2.1.10 Conduccin de Auditora Administrativa 22

    2.2 Planeacin 22

    2.2.1 Objetivo 22

    2.2.2 Factores a revisar 23

    2.2.3 Fuentes de informacin 23

    2.2.4 Investigacin preliminar 23

    2.3 Instrumentacin 24 2.3.1 Mtodos para evaluar las funciones a auditar 24

    2.3.2 Recopilacin de informacin 26

    2.3.3 Tcnicas de recoleccin 26

    2.3.4 Los papeles de trabajo 26

    CAPTULO III

    AUDITORA INTERNA 3.1 Conceptos generales 28 3.1.1 Definicin 28

    3.1.2 Objetivos del departamento de Auditora Interna de la

    Agencia de Aduanas Servicios Internacionales 28

  • PGINA 3.1.3 Importancia 30

    3.1.4 Alcance del trabajo 30

    3.1.5 Establecimiento de polticas 31

    3.1.6 Seguimiento de resultados 31

    3.2 Los papeles de trabajo 32 3.2.1 Definicin 32

    3.2.2 Objetivos 32

    3.2.3 Contenido 33

    3.2.4 Alcance de los procedimientos de auditora 33

    3.2.5 Pruebas sobre procedimientos de control 34

    3.2.6 Pruebas de cumplimiento 34

    3.3 Guas para la prctica profesional 34 3.3.1 Independencia 35

    3.3.2 Conocimiento tcnico y capacidad profesional 35

    3.3.3 Alcance del trabajo 35

    3.3.4 Realizacin del trabajo 35

    3.3.5 Administracin del departamento de auditora interna 36

    3.4 Funciones del departamento 36

    3.4.1 Funciones generales 37

    3.4.2 Funciones especficas 38

    3.5 Control Interno 39

    3.5.1 Antecedentes del control interno COSO 40

    3.5.2 Definicin de ERM 43

    3.5.3 Componentes 43

    3.5.4 Direccin y soporte con tres componentes claves de ERM 44

    3.5.5 Beneficios de ERM 44

    3.5.6 Evaluacin del riesgo y control interno 45

    3.5.7 Objetivos del control interno 45

  • PGINA 3.5.8 Clasificacin del control interno 46

    3.5.9 Riesgo de auditora 46

    CAPTULO IV CAUSAS POR LAS CUALES SE DEBE REALIZAR UNA AUDITORA ADMINISTRATIVA EN LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES,

    FACTURACIN Y CONTABILIDAD

    4.1 Departamento de operaciones 48 4.1.1 Los tramitadores no entregan las facturas inmediatamente

    en las oficinas centrales 49 4.1.2 Los tramitadores pierden las facturas de los gastos

    cancelados por cuenta ajena 50

    4.1.3 Las declaraciones no se trasladan inmediatamente 50

    4.2 Departamento de facturacin 50 4.2.1 Declaraciones recibidas con documentacin incompleta 51

    4.2.2 Duplicidad de facturacin de honorarios 51

    4.2.3 Existe descontrol en la cartera de clientes 51

    4.3 Departamento de contabilidad 52

    4.3.1 Los gastos solicitados no son comprobados por tramitadores 52

    4.3.2 Los gastos cancelados por cuenta ajena no son reintegrados

    por los clientes 53

    4.4 Comprobacin de la hiptesis 53

  • CAPTULO V CASO PRCTICO

    AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL PROCESO DE FACTURACIN DE LOS SERVICIOS ADUANALES DE IMPORTACIN Y EXPORTACIN DE ARTCULOS EN GENERAL, EN LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES, FACTURACIN Y CONTABILIDAD EN UNA AGENCIA DE ADUANAS

    PGINA

    5.1 Antecedentes de la empresa objeto de estudio 54 5.2 Papeles de trabajo 57

    5.3 Memorndum de auditora Interna 107 Conclusiones 127

    Recomendaciones 128

    Bibliografa 129

    Anexos

  • INTRODUCCIN Las Agencias de Aduanas, son los auxiliares autorizados para actuar

    habitualmente en nombre de terceras personas, en relacin a los trmites,

    regmenes y operaciones aduanales, con su carcter de persona natural y las

    condiciones establecidas y requisitos exigidos en los reglamentos y leyes

    aduaneras.

    Estas empresas juegan un papel importante en nuestro medio, apoyan el

    desarrollo y brindan asesora a toda empresa que necesita importar o exportar

    bienes con valor fuera del territorio nacional, estableciendo una relacin directa

    con la Superintendencia de Administracin Tributaria. Debido al crecimiento de

    estas entidades, es necesario evaluar el funcionamiento de su proceso

    administrativo y medir la efectividad de los controles.

    Con la finalidad de dar a conocer la eficiencia de las polticas desde el punto de

    vista de una Auditora Administrativa en la empresa Servicios internacionales, se

    hace necesario que el Departamento de Auditora Interna, realice en los

    Departamentos de Operaciones, Facturacin y Contabilidad, una evaluacin del

    proceso de los servicios aduanales de importacin y exportacin de artculos en

    general, que eviten la inconformidad de los clientes en la facturacin de sus

    servicios.

    Para llevar a cabo la presente investigacin, preliminarmente se realiz un

    estudio de la institucin, en el cual se determinaron sus principales actividades y

    caractersticas esenciales de la rama econmica en la cual se desenvuelve. Se

    planific el trabajo, se realiz un cuestionario de Auditora Administrativa en cada

    una de las reas objeto de estudio con la finalidad de evaluar las polticas

    existentes; la informacin se obtuvo a travs de las tcnicas de observacin,

    consultas, indagacin y confirmacin con el personal de la empresa; se

  • realizaron las conclusiones del trabajo y luego se efectu el informe respectivo,

    el cual est dividido en cinco captulos relacionados a una Auditora

    Administrativa.

    El captulo I, presenta la definicin de Agente de Aduanas, las generalidades

    del negocio, las principales actividades y la terminologa aduanera ms utilizada

    en nuestro pas.

    El captulo II, contiene la definicin, los objetivos, la importancia, las ventajas, la

    planeacin, la instrumentacin y el informe de una Auditora Administrativa en

    una empresa Agencia de Aduanas.

    En el captulo III, se presentan aspectos especficamente relacionados a la

    Auditora Interna, contiene una definicin, objetivos, importancia, los papeles de

    trabajo y las guas para la prctica profesional.

    El captulo IV, contiene informacin general de los departamentos objeto de

    estudio y principalmente las causas suficientes para realizar una Auditora

    Administrativa en una Agencia de Aduanas.

    En el captulo V, se presenta el caso prctico de una Auditora Administrativa,

    enfocada a evaluar las polticas en los Departamentos de Operaciones,

    Facturacin y Contabilidad en una Agencia de Aduanas.

    Y finalmente se dan a conocer las Conclusiones, Recomendaciones y la

    Bibliografa que fue consultada en la realizacin del trabajo de investigacin.

  • CAPTULO I

    AGENCIA DE ADUANAS

    Las Agencias de Aduanas, surgen debido a la necesidad de descentralizar la

    funcin pblica aduanera, debido al crecimiento acelerado de las importaciones y

    exportaciones de mercancas y otros bienes que presentan las entidades

    privadas dedicadas al comercio e industria de nuestro pas.

    Estas empresas, normalmente son oficinas privadas dedicadas a prestar

    servicios sobre trmites y derechos arancelarios relacionados con la importacin

    y exportacin de mercancas y otros bienes. Participan ante el servicio aduanero

    en nombre propio o de terceros, con la debida autorizacin para realizar los

    trmites, regmenes y operaciones aduanales; con su carcter de persona

    natural y cumpliendo siempre con los reglamentos y la legislacin aduanera del

    estado guatemalteco y la de otros pases.

    1.1 CONCEPTOS GENERALES

    Previo a desarrollar una Auditora Administrativa en una Agencia de

    Aduanas, es necesario que el Auditor Interno conozca una definicin de

    Agente de Aduanas, sus obligaciones generales, sus principales

    actividades, la terminologa aduanera ms importante, la organizacin, los

    aspectos fiscales y los servicios ms comunes que prestan.

  • 1.1.1 Agente de Aduanas

    El Agente Aduanero, es el auxiliar autorizado para actuar habitualmente,

    en nombre de terceros en los trmites, regmenes y operaciones

    aduanales en su carcter de persona natural, con las condiciones y

    requisitos establecidos en el reglamento y la legislacin aduanera

    (5:129).

    1.1.2 Obligaciones Generales

    Normalmente las empresas que funcionan como Agencias de Aduanas,

    tienen las siguientes obligaciones generales:

    Llevar registro de todos los actos, operaciones y regmenes

    aduaneros en que intervengan, en la forma y medios establecidos

    por el servicio aduanero.

    Conservar y mantener a disposicin del servicio aduanero, los

    documentos y la informacin relativa a su gestin, por un plazo de

    cuatro aos, salvo que la legislacin nacional establezca un plazo

    mayor.

    Exhibir a requerimiento del servicio aduanero, los libros de

    contabilidad, sus anexos, archivos, registros contables y cualquier

    2

  • otra informacin de trascendencia tributaria o aduanera y los

    archivos electrnicos, soportes magnticos o similares que

    respalden o contengan esa informacin.

    Transmitir electrnicamente o por otro medio, las declaraciones

    aduaneras e informacin complementaria relativa a los actos,

    operaciones y regmenes aduaneros en que participen.

    Cumplir con los formatos y procedimientos para la transmisin

    electrnica de datos, siguiendo los requerimientos de integracin

    con los sistemas informticos utilizados por el servicio aduanero.

    Comprobar las condiciones y estados de los embalajes, sellos,

    precintos y dems medidas de seguridad de las mercancas y

    medios de transporte y comunicar inmediatamente al Servicio

    Aduanero cualquier irregularidad, cuando les corresponda recibir,

    almacenar o transportar mercancas.

    Rendir y mantener vigente la garanta de operacin, cuando est

    obligado a rendirla.

    3

  • Presentar anualmente certificacin extendida por las autoridades

    competentes de que se encuentran al da en el pago de sus

    obligaciones tributarias.

    Cumplir los requisitos legales y administrativos a que estn sujetos

    los trmites, operaciones y regmenes aduaneros en que

    intervengan.

    Acreditar ante el Servicio Aduanero a los empleados que los

    representarn en su gestin aduanera.

    Velar por el inters fiscal.

    Mantener oficinas en el pas signatario y comunicar al Servicio

    Aduanero el cambio de su domicilio fiscal, de sus representantes

    legales y cualquier otra informacin suministrada que requiera su

    actualizacin.

    En el caso de personas jurdicas acreditar y mantener ante el

    Servicio Aduanero, para todos los efectos, un representante legal

    apoderado con facultades de representacin suficiente.

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  • La garanta de tener vigente su operacin, ser determinada, fijada

    y ajustada de conformidad con los parmetros establecidos por el

    Servicio Aduanero a travs de disposiciones administrativas de

    carcter general.

    1.2 PRINCIPALES ACTIVIDADES

    Las principales actividades estn enmarcadas por las funciones que

    realiza la empresa, las cuales se clasifican en internas y externas, por ser

    muy extensas, nicamente se mencionarn las ms importantes:

    1.2.1 Internas

    Se refiere a todas aquellas que se llevan a cabo dentro de sus

    instalaciones, las ms comunes son las siguientes: Facturacin de

    servicios, amortizaciones, depreciaciones, pago de impuestos, pago a

    proveedores, retencin de cuotas laborales, control de la cartera de

    clientes, control de sus activos, pago de impuestos por cuenta ajena en

    banca electrnica, pagos generales y registro de todas las operaciones

    contables.

    1.2.2 Externas

    Se refiere a todas aquellas que se llevan a cabo fuera de sus

    instalaciones, entre las ms importantes se mencionan: Estar solvente en

    5

  • todo aspecto con el Servicio Aduanero, venta de servicios, compras de

    suministros, cobros a clientes, pago de cuotas patronales y laborales,

    trmites en las diferentes aduanas del pas, trmites de permisos de

    importacin y mensajera en general.

    1.3 TERMINOLOGA ADUANERA

    Para realizar una Auditora Administrativa en una Agencia de Aduanas, es

    importante que el Auditor Interno conozca los siguientes trminos, los

    cuales se refieren al ramo aduanero.

    1.3.1 Declaracin de mercancas:

    El acto efectuado en la forma prescrita por el Servicio Aduanero,

    mediante el cual los interesados expresan libre y voluntariamente el

    rgimen al cual se someten las mercancas y se aceptan las obligaciones

    que ste impone (5:124).

    El documento principal para importar o exportar mercancas es la

    declaracin nica aduanera, la cual contiene el rgimen y los impuestos a

    cancelar para pasar el territorio aduanero e importar o exportar las

    mercancas a su destino final.

    6

  • 1.3.2 Aceptacin de la declaracin:

    Es el acto de registrar para su trmite la declaracin de mercancas

    (5:124).

    La declaracin de mercancas se dar por aceptada cuando sea

    registrada en el sistema informtico de la SAT, el cual indica si cumple

    con todos los requisitos e impuestos, si es aceptada se enva la firma

    electrnica para efectuar el pago de impuestos; una vez realizado el pago,

    el banco enva su firma electrnica de confirmacin, el sistema de la

    Superintendencia de Administracin Tributaria le puede indicar dos

    colores, el verde significa mercadera sin revisin y el color rojo significa

    que la mercadera debe ser revisada, seguidamente se presenta para su

    respectivo trmite en la aduana y el desalmacenaje del recinto primario.

    1.3.3 Autodeterminacin:

    Es la determinacin de las obligaciones aduaneras efectuadas por el

    declarante por las que se fijan y pagan los tributos exigibles y se cumplen

    las dems obligaciones necesarias para la autorizacin de un rgimen

    aduanero (5:124).

    El interesado en forma voluntaria determina, basado en la legislacin

    aduanera el pago de los impuestos y derechos exigibles, as como el

    7

  • cumplimiento de las obligaciones no tributarias, de conformidad a las

    leyes vigentes de nuestro pas.

    1.3.4 Autoridad aduanera:

    El funcionario del Servicio Aduanero, que en razn de su cargo y en

    virtud de la competencia otorgada, comprueba la correcta aplicacin de la

    normativa aduanera, la cumple y la hace cumplir (5:124).

    Aceptada la declaracin, se presenta ante el Servicio Aduanero para su

    autorizacin y fiscalizacin del correcto cumplimiento de las obligaciones

    aduaneras, comprobando as la veracidad del contenido de la declaracin

    aduanera de conformidad con los procedimientos legales establecidos.

    De esta forma se facilita y controla el comercio internacional autorizando o

    no, la salida o ingreso de las mercancas en general.

    1.3.5 Obligaciones Aduaneras:

    La obligacin aduanera est constituida por el conjunto de obligaciones

    tributarias y no tributarias que surgen entre el estado y los particulares,

    como consecuencia del ingreso o salida de mercancas del territorio

    aduanero (5:132).

    8

  • La obligacin tributaria aduanera es el acto por el cual se fija la cuanta de

    los derechos e impuestos exigibles en la importacin o exportacin de

    mercancas

    Las obligaciones no tributarias comprenden las restricciones y

    regulaciones no arancelarias (ejemplo: Permisos extendidos por los

    ministerios de: Agricultura Ganadera y Alimentacin, de Energa y minas,

    y de Economa, entre otros), cuyo cumplimiento sea legalmente exigible.

    1.3.6 Territorio aduanero

    El mbito terrestre, acutico y areo de los pases signatarios, con las

    excepciones legales establecidas (5:125).

    Es la jurisdiccin del territorio nacional que comprende la zona primaria de

    las aduanas.

    1.3.7 Zona Primaria

    Incluye los espacios en que se encuentran las oficinas, las zonas de

    aparcamiento, despacho, carreteras y lugares autorizados para realizar

    las formalidades aduaneras.

    9

  • 1.4 ORGANIZACIN

    Con la finalidad de dar a conocer la estructura de las Agencias de

    Aduanas, a continuacin se describen las principales reas de trabajo.

    Gerencia general: controla todas las operaciones de la empresa, enfocada a alcanzar los objetivos y metas de la misma usualmente

    esta conformada por el gerente general.

    Auditora interna: se encarga de fiscalizar las operaciones de la empresa, evala el cumplimiento de las polticas, leyes y

    reglamentos, evala el control interno y toda la informacin de la

    empresa.

    Secretara: se encarga de atender a los clientes, recibe toda la correspondencia y opera la planta telefnica.

    Gerencia administrativa y financiera: encargada del manejo y

    control de todas las transacciones operacionales que se realizan en

    la empresa. Su funcin est determinada para hacer cumplir las

    polticas, velar por el cumplimiento de los controles internos.

    Dentro de sus principales funciones se pueden mencionar,

    autorizacin y custodia del flujo de efectivo, emisin de reportes

    10

  • financieros para la gerencia general y otros departamentos

    necesarios, control de presupuesto, explicacin de las variaciones

    del mismo contra los resultados reales, emisin y pago a los

    proveedores, transferencias para el pago de gastos de importacin

    o exportacin de los clientes, elaboracin de facturas y envos,

    pago de impuestos por cuenta ajena en banca electrnica, pagos

    generales y registro de todas las operaciones contables, control y

    pago de impuestos, pago de nmina de sueldos del personal,

    reportes de gastos,.

    Gerencia de Operaciones: encargada de elaborar las

    declaraciones nicas aduaneras que solicitan los clientes,

    monitorea la mercadera desde la llegada a la aduana hasta las

    instalaciones del cliente, resuelve problemas y asesora a las

    diferentes empresas en relacin a las importaciones y

    exportaciones, distribuye las declaraciones y documentacin a las

    diferentes delegaciones, atiende a los clientes, margina, elabora y

    tramita permisos de importacin y exportacin.

    A manera de ilustrar la organizacin de una empresa que presta servicios para el

    comercio exterior, se incluye el siguiente organigrama.

    11

  • Organigrama de la Empresa Servicios Internacionales

    ---------------

    Fuente: Investigacin

    Gerente General

    Auditora Interna

    Secretaria

    Coordinador Operaciones Jefe

    Facturacin Jefe Contabilidad

    Gerencia Operaciones

    Gerencia Administrativa y Financiera

    Mensajeros

    Tramitadores Capital y Fronteras

    Digitadores

    Cuenta Corriente Maquilas

    Mensajero / Cobrador

    12

  • 1.5 ASPECTOS LEGALES Y FISCALES

    Las agencias de aduanas estn constituidas de acuerdo a las leyes de

    Guatemala, sujetas a las disposiciones dentro del marco legal y fiscal, a

    continuacin se detallan algunos de los requisitos legales y fiscales:

    Su constitucin como empresa individual (de acuerdo al Cdigo de

    Comercio Decreto 2-70 y sus reformas).

    Inscripcin como patrono ante el Instituto Guatemalteco de

    Seguridad Social e inscribir a todos sus empleados, segn el

    reglamento.

    Registrarse de acuerdo a las leyes fiscales, las ms importantes,

    Ley de Impuesto al Valor Agregado, Decreto 27-92 y sus reformas;

    ley del Impuesto Sobre la Renta, Decreto 26-92 y sus reformas; Ley

    del Impuesto de Timbres Fiscales y Papel Sellado Especial para

    Protocolos, Decreto 37-92 y sus reformas; Cdigo Tributario,

    Decreto 6-91 y sus reformas; Ley del Impuesto Extraordinario y

    Temporal de apoyo a los Acuerdos de Paz, Decreto 19-2004 y sus

    reformas; Sistema Arancelario Centroamericano (SAC), etc.

    Tener registro como agente de aduanas, para poder hacer trmites

    en las aduanas, sacar solvencia fiscal, rendir y mantener vigente la

    garanta de operacin, (fianza renovada, $10,000.00, en una

    13

  • aseguradora autorizada). Cdigo Aduanero Uniforme

    Centroamericano (CAUCA III) y su reglamento (RECAUCA).

    1.6 SERVICIOS QUE PRESTA

    Los principales servicios que prestan las agencias de aduanas son:

    Elaboracin de la declaracin nica aduanera para el ingreso o

    salida del pas de la mercadera de los clientes segn el rgimen

    que solicite, que puede ser: 1. definitivo 2. temporales o

    suspensivos y 3. liberatorios.

    Pago de impuesto de importaciones por banca electrnica.

    Marginacin, asesora de la partida correcta del sistema arancelario

    centroamericano (SAC).

    Pago de gastos por importacin y exportacin a cuenta de los

    clientes.

    Elaboracin y solicitud de permisos de importacin y exportacin.

    Servicio de mensajera para la recepcin de documentos.

    14

  • CAPTULO II

    LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

    La razn para llevar a cabo la Auditora Administrativa en una agencia de

    aduanas es la necesidad de detectar y superar las deficiencias administrativas

    existentes, a travs de la aplicacin de esta nueva herramienta de control y

    evaluacin considerada como un servicio profesional para examinar

    integralmente a la empresa, con el propsito de descubrir oportunidades para

    mejorar su administracin.

    Uno de sus objetivos consiste en descubrir deficiencias e irregularidades en las

    reas examinadas de la entidad. Actualmente se ha convertido en un campo

    comn para los profesionales de la Contadura Pblica y Auditora, a travs de

    ella se evaluaran las polticas implementadas por la administracin.

    Aportar soluciones a la Direccin para lograr una administracin eficiente. Se

    entiende como Direccin, al conjunto de ejecutivos que tienen a su cargo dirigir

    la institucin.

    Su campo es amplio, no slo se aplica a las transacciones financieras y

    contables, sino tambin hoy en da inversionistas, accionistas, entidades de

    gobierno y pblico en general, realizan investigaciones con el fin de establecer

    la calidad de la gestin administrativa.

  • 2.1 CONCEPTOS GENERALES

    Para realizar una Auditora Administrativa en una Agencia de Aduanas,

    es necesario que el Auditor Interno conozca la definicin, los objetivos, la

    importancia y las ventajas de la misma, como parte del trabajo a

    desarrollar en la entidad.

    2.1.1 Definicin

    Una Auditora Administrativa es el examen integral o parcial de una

    organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y

    oportunidades de mejora (6:141).

    2.1.2 Objetivos

    Para realizar una Auditora Administrativa en una Agencia de Aduanas, es

    necesario que el Auditor Interno conozca los principales objetivos de esta

    rama, los cuales son los siguientes:

    Evaluar los controles internos para determinar su efectividad.

    Revelar las debilidades encontradas en las polticas

    administrativas.

    Recomendar las mejores polticas administrativas.

    Asesorar a la administracin en la toma de decisiones.

    Revelar los hallazgos encontrados y determinar las causas.

    16

  • Ayudar a utilizar de una mejor forma los recursos de la empresa.

    2.1.3 Beneficios de la Auditora Administrativa en una agencia de aduanas

    Un beneficio es que los problemas administrativos y las dificultades

    operacionales pueden detectarse anticipadamente. Esta caracterstica de

    anticipar los problemas, es anloga al concepto de mantenimiento

    preventivo, las auditoras administrativas peridicas pueden sealar los

    problemas conforme crecen a partir de una pequea escala. En

    comparacin a detectar los mismos problemas ms tarde, cuando

    generalmente han crecido en alcance, significa mayores costos para la

    empresa.

    Otro importante beneficio es auxiliar a la agencia de aduanas en el

    cumplimiento de los objetivos deseados; a travs del cuestionario de

    auditora administrativa se descubren reas importantes que estn ligadas

    al manejo de la entidad. En gran parte los fracasos son causados por

    una mala administracin y estos errores deben corregirse

    anticipadamente.

    2.1.4 Ventajas

    Las ms importantes que se obtienen entre otras, en una Agencia de

    Aduanas son las siguientes:

    17

  • Es un control preventivo que ayuda a la administracin de la

    empresa a verificar el correcto cumplimiento de polticas y

    normas.

    Es una herramienta para evaluar el proceso administrativo de una

    entidad o parte de ella.

    Proporciona soluciones a los problemas encontrados como

    producto del examen realizado.

    2.1.5 Caractersticas

    Normalmente es realizada por un profesional egresado de una

    universidad experto en administracin.

    El Auditor Administrativo debe mantener una independencia de

    juicio.

    Su planeacin se debe realizar con base a las caractersticas de la

    empresa.

    Ser objetiva, tener relacin con el presente y el futuro y el resultado

    de la Auditora debe ser fcil de entender y aplicar.

    Se establecern normas de desempeo, expresadas en trminos

    especficos, por medio de la creacin de medidas de control para

    la valoracin de los sistemas y polticas

    18

  • 2.1.6 Principios bsicos para realizar un examen de Auditora

    Administrativa

    Los principios bsicos a tomar en cuenta para realizar una Auditora

    Administrativa en una agencia de aduanas son los siguientes:

    Sentido de la evaluacin: la Auditora Administrativa se ocupa de

    evaluar la calidad tanto individual como colectiva de los administradores y

    ver si han tomado modelos adecuados asegurando el control

    administrativo de la institucin.

    El desarrollo del trabajo se debe evaluar y asegurar el cumplimiento de

    objetivos, planes y una buena utilizacin de recursos. La Auditora

    Administrativa no evala la capacidad tcnica de Ingenieros, Contadores,

    y dems personal de la organizacin.

    Proceso de Verificacin: la Auditora Administrativa debe descubrir lo

    que realmente se est llevando a cabo a nivel directivo, administrativo y

    operativo, lo cual muchas veces resulta no concordar con lo que el

    responsable del rea piensa que se est realizando.

    Pensar como el Administrador: el Auditor Interno debe ponerse en el

    lugar del administrador a quin se est auditando y preguntarse: Qu

    informacin necesitara en relacin al trabajo que est realizando?,

    19

  • Cmo planear y medir el desempeo alcanzado? Cmo comprobar si el

    trabajo se realiz de manera precisa y oportuna?

    2.1.7 Alcance

    En general, el alcance de la Auditora Administrativa se debe definir con

    base en un anlisis costo y beneficio. Si los beneficios de la Auditora

    superan a los costos, el examen debe realizarse.

    Otra forma de determinar el alcance de una Auditora Administrativa es

    enfocarla a una o ms funciones bsicas de la gerencia: planeacin,

    organizacin, integracin de personal, direccin y control. Tambin se

    puede limitar la evaluacin a un cierto nivel de la administracin: alto,

    medio o bajo, ya que puede ser muy amplia o puede abarcar solamente

    parte de una organizacin. La Auditora tambin puede centrarse en una

    rea funcional de la empresa: planeacin, contabilidad, mercadotecnia,

    investigacin y desarrollo, ingeniera, manufactura, o personal. Igualmente

    puede enfocarse en el ambiente de trabajo y en el elemento humano o en

    el sistema de informacin.

    2.1.8 El personal

    El personal que se requiere para una Auditora Administrativa puede estar

    formado por los mismos Auditores o Consultores Internos de la empresa.

    20

  • La ventaja que esto tiene es que ya conocen el trabajo de las distintas

    reas funcionales y las recomendaciones pueden ser hechas con mayor

    amplitud. Cuando la organizacin carece de Auditores Internos lo

    recomendable es contratar los servicios de Consultores Externos.

    2.1.9 Seguimiento

    Especificados los aspectos de una Auditora Administrativa incluyendo su

    alcance y el personal requerido, el ltimo detalle que debe tener en cuenta

    antes de emprenderla, es la frecuencia. La primera consideracin ser la

    naturaleza de la organizacin. Est sometida la agencia de aduanas a

    constantes cambios porque en sus servicios utiliza siempre la tecnologa

    moderna. Cuando la agencia est sujeta a cambios rpidos los recursos

    que utiliza son costosos, la Auditora Administrativa debe ser ms

    frecuente, cuando no hay cambios rpidos o los recursos empleados no

    tienen un valor muy elevado las Auditoras Administrativas deben hacerse

    con la frecuencia necesaria para protegerse contra problemas crecientes.

    Una Auditora Administrativa debe ser considerada desde un marco de

    tiempo ms amplio. Para una organizacin sometida a cambios rpidos o

    cuando consuma gran cantidad de recursos de alto costo, un perodo

    adecuado para protegerla de problemas operativos o administrativos

    graves o estos lleguen a arraigarse, sera cada dos aos. Para

    21

  • organizaciones relativamente estables, la frecuencia de la auditora puede

    ser cada tres aos. En ningn caso se puede permitir que el intervalo

    exceda de tres aos.

    2.1.10Conduccin de la auditora administrativa

    Una vez definido el alcance, el personal y la frecuencia de la Auditora, el

    siguiente paso es emprender la Auditora real, lo cual implica la

    investigacin y el anlisis de los hechos que ocurren en el presente

    mediante cuestionarios y entrevistas para determinar los problemas de la

    organizacin.

    2.2 PLANEACIN

    La planeacin de la Auditora es el proceso de identificar como se

    debe hacer por quin y cundo. An cuando la planeacin debe

    completarse antes de iniciar el trabajo de campo, el Auditor debe estar

    preparado para modificar los planes originales si durante la aplicacin de

    los procedimientos de auditora se encuentra ante las circunstancias no

    previstas o elementos no conocidos previamente. Las razones de los

    cambios significativos deben ser documentados (7:11).

    2.2.1 Objetivo

    Al realizar una Auditora Administrativa, se deben definir las acciones a

    seguir y los recursos a utilizar en el desarrollo de las diferentes fases del

    22

  • trabajo, tomando en consideracin las circunstancias a enfrentar para

    alcanzar los propsitos del trabajo.

    2.2.2 Factores a revisar

    Corresponden a las reas o procesos identificados en una institucin,

    considerados por el Auditor Interno para realizar el examen

    correspondiente, entre las cuales estn: La organizacin, procesos,

    funciones, bienes, polticas, proyectos entre otros.

    2.2.3 Fuentes de informacin

    Son las reas internas de la empresa, en las cuales el Auditor solicita

    informacin importante para fundamentar su trabajo realizado, por

    ejemplo: Gerencia General, Gerencia de Auditora Interna, Jefes de

    departamentos y personal operativo que trabaja en las reas objeto del

    examen, entre otros.

    2.2.4 Investigacin preliminar

    Son los conocimientos y documentos que el Auditor adquiere para

    planificar el trabajo de campo, los ms comunes al realizar una Auditora

    Administrativa son los siguientes: normas, polticas administrativas,

    sistemas y mtodos de control implementados por la administracin y

    cualquier otra informacin importante de la institucin.

    23

  • 2.3 INSTRUMENTACIN

    Consiste en seleccionar los diferentes mtodos para evaluar las funciones

    a auditar, por ejemplo: la recopilacin de la informacin, las tcnicas a

    utilizar en la recoleccin y los papeles de trabajo a desarrollar durante el

    trabajo a realizar.

    2.3.1 Mtodos para evaluar las funciones a auditar

    Los ms comunes que el Auditor Interno est obligado a conocer en la

    realizacin de una Auditora Administrativa en una empresa Agencia de

    Aduanas son los siguientes:

    Narrativos: es el mtodo mediante el cual el Auditor Interno

    describe las funciones de la estructura del control interno de la

    entidad.

    Entrevistas: este es un medio importante de obtener informacin

    para la Auditora. Se deben preparar las preguntas con

    anterioridad, para obtener la informacin necesaria. Las personas a

    ser entrevistadas deben seleccionarse con cuidado y se les debe

    avisar previamente para tener tiempo de preparar la documentacin

    requerida. En la entrevista el Auditor comenzar por establecer el

    propsito de la misma y la importancia del acopio de hechos para la

    24

  • revisin de las reas funcionales objeto de estudio. El ambiente

    debe ser amistoso y abierto, el Auditor debe actuar con tacto y

    diplomacia todo el tiempo. Al final de la entrevista es aconsejable

    verificar la exactitud de la informacin, solicitando a la persona

    entrevistada leer las notas del Auditor y anotar sus iniciales.

    Cuestionarios: el anlisis del funcionamiento actual se logra

    utilizando cuestionarios o secciones del mismo sean pertinentes

    segn el alcance de la Auditora, adems, el cuestionario permite al

    auditor sintetizar los elementos que causan dificultades y

    deficiencias a la organizacin. El sondeo que se lleva a cabo por el

    cuestionario, depende de la metodologa que se aplique,

    generalmente se relaciona con los principios administrativos:

    planeacin, organizacin, direccin, Integracin de personal y

    control. Una vez se han diagnosticado los problemas reales, el

    Auditor debe estar preparado para apreciar el nivel de desempeo

    del rea a investigar.

    Flujogramas: Es el que describe grficamente su origen,

    desarrollo y final, de las actividades o funciones realizadas en la

    empresa, tomando en cuenta todas las reas involucradas en los

    procedimientos.

    25

  • 2.3.2 Recopilacin de informacin

    Se realiza para obtener las evidencias y hallazgos encontrados, los

    cuales servirn de base para realizar las conclusiones y

    recomendaciones necesarias.

    2.3.3 Tcnicas de recoleccin

    Son los diferentes elementos utilizados por el Auditor para recabar la

    informacin necesaria, las ms comunes en nuestro medio son las

    siguientes: Observacin directa, inspeccin fsica, entrevista, consulta,

    indagacin, recuento y confirmacin, entre otras.

    2.3.4 Los papeles de trabajo

    Los papeles de trabajo, son los registros llevados por el Auditor sobre los

    procedimientos seguidos, las pruebas realizadas, la informacin obtenida

    y las conclusiones a que ha llegado durante el desarrollo de su examen,

    de acuerdo con las guas para la prctica profesional de la Auditora

    Interna (7:30).

    26

  • CAPTULO III

    AUDITORA INTERNA

    El departamento de Auditora Interna de la agencia de Aduanas Servicios

    Internacionales, es el rgano asesor y consultor de la entidad, tiene como

    funciones principales entre otras, apoyar a los directores en el desempeo de

    sus responsabilidades, validar el proceso operativo, evaluar la validez y

    eficiencia de los sistemas y comprobar su cumplimiento, de acuerdo a leyes,

    normas, reglamentos, acuerdos, planes y polticas implementados por la

    institucin.

    El apoyo a los directores de la entidad en el desempeo de sus funciones, se

    refiere a promover confiabilidad y control de todas las transacciones,

    salvaguardar los activos, analizar y evaluar los sistemas y controles existentes.

    Bsicamente el objetivo de la Auditora Interna es presentar servicio a todos los

    miembros de la empresa en el efectivo desempeo de sus responsabilidades, a

    travs de proporcionarles anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e

    informacin relacionada con las actividades realizadas.

  • 3.1 CONCEPTOS GENERALES

    Previo a desarrollar una Auditora Administrativa en una Agencia de

    Aduanas, es necesario que el Auditor Interno conozca la definicin, los

    objetivos, la importancia y el alcance de la Auditora Interna.

    3.1.1 Definicin

    La Auditora Interna forma parte de la estructura organizativa de la

    empresa y debe estar ubicada a un nivel jerrquico que le permita cumplir

    con los objetivos asignados por la institucin.

    Es una funcin independiente de control preventivo y de servicio dentro de

    una institucin, para examinar y evaluar sus actividades, as como ayudar

    y asistir al personal para cumplir sus funciones y atribuciones por medio

    de la realizacin de anlisis, valoraciones y recomendaciones, sobre lo

    actuado.

    3.1.2 Objetivos del departamento de Auditora Interna de la Agencia de

    Aduanas Servicios Internacionales

    Entre otros, se mencionan los siguientes: Garantizar informacin

    financiera confiable y oportuna, salvaguardar los activos de la empresa,

    promover la eficiencia operativa de la entidad y velar por el cumplimiento

    de objetivos, polticas, planes, leyes y reglamentos.

    28

  • Garantizar informacin financiera confiable y

    oportuna: La Auditora Interna de Servicios Internacionales debe

    velar por el cumplimiento de los controles internos implementados

    por la Administracin, y de esta forma garantizarle a la institucin,

    una informacin financiera, eficiente, confiable y oportuna.

    Salvaguardar los activos: Toda empresa debe tener sus activos

    protegidos contra cualquier riesgo. Corresponde al Auditor Interno

    establecer la propiedad, la veracidad, la existencia fsica y velar

    por el cumplimiento de esos controles, implementados por la

    empresa.

    Promover la eficiencia operativa de la entidad: El

    Auditor Interno debe medir la eficiencia en la utilizacin de los

    recursos de la entidad y establecer el cumplimiento de objetivos y

    controles en todas las reas que conforman la institucin.

    Cumplimiento de objetivos, polticas, planes, leyes y

    reglamentos: El Departamento de Auditora Interna debe evaluar

    constantemente los sistemas establecidos por la administracin de

    la institucin, con el objeto de establecer su cumplimiento e

    informar de cualquier hallazgo encontrado a la Direccin.

    29

  • 3.1.3 Importancia

    Radica en que no solamente se aplica a las operaciones financieras de la

    empresa, sino tambin a todas las actividades desarrolladas internamente

    por la misma y entre sus principales atribuciones estn: Evaluar

    constantemente el control interno implementado por la administracin,

    velar por el cumplimiento de las recomendaciones sugeridas, atender a

    los Auditores Externos e informar de todos los hallazgos a la direccin o

    consejo de Administracin, por su naturaleza, el Auditor Interno debe estar

    en un nivel que le permita informar con libertad e independencia de su

    trabajo realizado.

    3.1.4 Alcance del trabajo

    En la Agencia de Aduanas Servicios Internacionales, las funciones a

    realizar por el departamento de Auditora Interna se determinan por el

    tamao de la empresa, en nuestro medio las ms comunes son las

    siguientes:

    Examinar el cumplimiento de objetivos y metas establecidas, a

    travs de la revisin de operaciones y programas.

    Revisar la confiabilidad e integridad de la informacin.

    Verificar el cumplimiento de polticas, planes, leyes y

    reglamentaciones.

    30

  • Verificar y proteger la existencia fsica de los activos.

    Evaluar el uso econmico y eficiente de los recursos.

    3.1.5 Establecimiento de polticas

    En algunas empresas, las polticas generales de Auditora Interna son

    establecidas por el comit de auditora. Sin embargo, en la mayora se

    establece por los ejecutivos o autoridad a la que reporta la Auditora

    Interna.

    3.1.6 Seguimiento de resultados

    Un aspecto muy importante en toda Auditora Interna es el seguimiento

    riguroso de sus resultados. La Auditora Interna es una funcin de

    personal, por lo tanto es normalmente responsabilidad de la direccin la

    puesta en prctica de las recomendaciones de Auditora, creando un

    registro auditable para ello. Despus, la Auditora Interna revisa la accin

    tomada por la direccin, para comprobar si est de acuerdo con lo

    realizado. Con este sistema, los empleados saben que la alta direccin

    apoya fuertemente el programa de Auditora Interna. Las

    recomendaciones hechas por la Auditora Interna no deben permanecer

    mucho tiempo sin solucin.

    31

  • 3.2 LOS PAPELES DE TRABAJO

    Los trabajos realizados por el Auditor deben quedar debidamente

    documentados con el objeto de dar a conocer sus aspectos ms

    importantes, a continuacin se menciona una definicin, los objetivos y

    su contenido bsico.

    3.2.1 Definicin

    Los papeles de trabajo, son los registros llevados por el Auditor sobre los

    procedimientos seguidos, las pruebas realizadas, la informacin obtenida

    y las conclusiones a que ha llegado durante el desarrollo de su examen,

    de acuerdo con las guas para la prctica profesional de la Auditora

    Interna (7:07).

    Estos documentos son similares a todo trabajo de Auditora, nicamente

    cambia el enfoque de los mismos, segn los objetivos que se persigan.

    3.2.2 Objetivos

    Proporcionar evidencia del trabajo realizado sobre el cual se ha ejercido

    diligencia profesional en el desarrollo de la Auditora.

    Los objetivos principales son los siguientes:

    Servir de gua y fuente de informacin en auditoras subsecuentes.

    32

  • Proporcionar evaluacin y anlisis.

    Mantener un adecuado control de la Auditora en el proceso.

    Proporcionar evidencia del trabajo realizado.

    Proporcionar confianza en el informe.

    3.2.3 Contenido

    Depende del tipo de Auditora a realizar y de la organizacin en la cual

    sea efectuada. Normalmente un juego de papeles de trabajo incluye:

    Descripcin de puestos.

    Memorndum y cartas relacionadas con la Auditora.

    Copia de los informes financieros utilizados por la Gerencia.

    Planificacin y documentacin de la evaluacin.

    Descripcin de los procesos, diagramas de flujo, narrativas,

    cuestionarios, cdulas analticas, de evaluacin y terminacin de la

    Auditora.

    Copia del informe presentado.

    3.2.4 Alcance de los procedimientos de auditora

    La revisin total de los asientos contables y de todos los aspectos

    adicionales pueden ser objeto de investigacin por parte del Auditor no

    slo resultara costosa, sino tomara ms tiempo y el dictamen como

    33

  • producto perdera inters. Adems, no hay seguridad que una Auditora

    detallada sea ms efectiva que un examen a base de pruebas.

    3.2.5 Pruebas sobre procedimientos de control

    Los procedimientos de control son tcnicas que ayudan a las

    transacciones procesadas, a ir en el mismo camino uniforme que le

    corresponde e impide, detecta e informa sobre procesamientos que se

    desvan del camino uniforme prescrito.

    3.2.6 Pruebas de cumplimiento

    En la ejecucin de pruebas de cumplimiento, el Auditor observa si los

    controles seleccionados para prueba cuentan con todos los atributos que

    son necesarios para cumplir con su misin de prevencin y/o deteccin. Y

    estas se ejecutan sobre una muestra del universo con el objeto de

    verificar la presencia de atributos en la muestra, es hacer extensivos los

    resultados de su verificacin, al universo del cual forma parte se presume

    satisfactorio y puede seleccionarse al juicio del Auditor.

    3.3. GUAS PARA LA PRCTICA PROFESIONAL

    Son documentos que orientan al Auditor Interno a desarrollar su trabajo

    con libertad, independencia y objetividad, sin restricciones por parte de las

    autoridades de la organizacin.

    34

  • 3.3.1 Independencia

    El Auditor Interno debe reportar al Consejo de Administracin, Junta

    directiva o Administrador nico y contar con su apoyo para obtener la

    colaboracin del personal.

    3.3.2 Conocimiento tcnico y capacidad profesional

    Es responsabilidad del Auditor Interno contar con personal profesional y

    con experiencia en el campo, para que el trabajo asignado sea realizado

    adecuadamente.

    3.3.3 Alcance del trabajo

    Debe incluir, la revisin y evaluacin de la estructura del control interno,

    para determinar sus debilidades y fortalezas en todas las reas de la

    organizacin.

    3.3.4 Realizacin del trabajo

    Determinar los objetivos, el alcance y los recursos a utilizar son factores

    importantes para realizar todo trabajo de Auditora, adems debe definirse

    a quien se presentar el informe correspondiente, el cual debe discutirse

    previamente con la administracin y ser firmado por el Jefe o Director de

    Auditora Interna.

    35

  • 3.3.5 Administracin del departamento de auditora interna

    El auditor Interno, debe administrar adecuadamente su departamento de

    Auditora Interna, es el responsable del mismo y entre sus principales

    actividades estn:

    Que el trabajo realizado cumpla con los propsitos generales y las

    responsabilidades aprobadas por la administracin y aceptadas por

    el consejo de administracin.

    Que los recursos asignados a su departamento sean utilizados

    eficientemente.

    Que todo trabajo de Auditora realizado por el personal, se apegue

    a los estndares para la prctica profesional de la Auditora Interna.

    3.4 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO

    La funcin de Auditora Interna es servirle a la empresa como un

    instrumento de control gerencial, con el propsito que le permita alcanzar

    sus objetivos.

    Dentro de las principales funciones que debe desempear el

    Departamento de Auditora Interna, se encuentran:

    36

  • 3.4.1 Funciones generales

    Comprobar el cumplimiento del sistema de control interno y todos

    aquellos controles que por las caractersticas propias de la empresa

    haya sido necesario establecer, determinando su calidad, eficiencia y

    fiabilidad, as como comprobar la observancia de los principios

    generales en que se fundamentan dichos controles.

    Demostrar la calidad y oportunidad del flujo informativo contable y

    financiero.

    Observar el cumplimiento de las funciones, autoridad y

    responsabilidad, en cada caso en que estn involucrados los

    movimientos de recursos.

    Verificar la calidad, fiabilidad y oportunidad de la informacin contable

    y financiera que genera la empresa, realizando los respectivos anlisis

    de los indicadores econmicos.

    Establecer si la empresa est cumpliendo con la legislacin

    econmico-financiera vigente en el pas.

    37

  • Demostrar el cumplimiento de normas, resoluciones, circulares,

    instrucciones y otras, emitidas tanto internamente como por otras

    entidades del estado.

    Verificar la calidad, eficiencia y confiabilidad de los sistemas de

    procesamientos electrnicos de la informacin, con nfasis en el

    aseguramiento de la calidad del control interno.

    3.4.2 Funciones especficas

    Realizar arqueos de caja, activos fsicos y otros valores de la empresa en

    forma sorpresiva y peridica, verificando su compatibilidad con los

    controles establecidos, as como investigar si los mismos estn

    registrados en la cuenta contable correspondiente.

    Comprobar el saldo de las cuentas bancarias, verificar su movimiento y

    establecer la compatibilidad con los controles de la cuenta en la cual se

    lleva el control del saldo.

    Verificar el saldo de las cuentas de los estados financieros.

    Comprobar las operaciones de nminas, su calidad de control, as como

    presenciar su pago fsico.

    38

  • Verificar si los ingresos producidos en la entidad y su cobro son percibidos

    en la forma y en el tiempo establecido por la empresa, as como la

    compatibilidad con la correspondiente cuenta.

    Verificar el cumplimiento de las cuentas de patrimonio, evaluando la

    correccin y autorizacin de las operaciones.

    Comprobar la calidad y fiabilidad de los registros y libros de contabilidad.

    Analizar el correcto cumplimiento del pago de los impuestos en el plazo

    establecido en la legislacin vigente.

    3.5 CONTROL INTERNO

    El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y todos

    los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa

    con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los

    datos contables.

    El control interno es importante para la estructura administrativa de toda

    empresa. Asegura la eficiencia y eficacia operativa dentro de la misma.

    39

  • 3.5.1 Antecedentes del control interno -COSO-

    El denominado Informe Coso (Comit of Sponsoring Organizations)

    sobre control interno, publicado en EE.UU. en 1992, surgi como una

    respuesta a las inquietudes que planteaba la diversidad de conceptos,

    definiciones e interpretaciones existentes en torno al control interno.

    Plasma los resultados de la tarea realizada durante ms de cinco aos por

    el grupo de trabajo que la Treadway Comisin, Nacional Comnission on

    Fraudulent Financial Reporting cre en Estados Unidos en 1985 bajo la

    sigla COSO (comit of Sponsoring Organizations). El grupo estaba

    constituido por representantes de las siguientes organizaciones:

    American Accounting Association (AAA)

    American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)

    Financial Executive Institute (FEI)

    Institute of Internal Auditors (IIA)

    Institute of Management Accountants (IMA)

    El Informe COSO es un documento que contiene las principales directivas

    para la implantacin, gestin y control de un sistema de control interno.

    Debido a la gran aceptacin de la que ha gozado, desde su publicacin en

    1992, el Informe COSO se ha convertido en el estndar de referencia en

    todo lo que concierne al Control Interno.

    40

  • Es adems una herramienta que puede asistirlo en la evaluacin,

    auditora, documentacin, mejora y da seguimiento al sistema de control

    interno, permite facilitar las actividades de los encargados del control

    interno, auditores internos, externos y gerencias de las organizaciones

    preocupadas por mejorar sus resultados.

    Existe en la actualidad dos versiones del Informe COSO, la versin de

    1992 que surge cuando la Comisin Nacional sobre Informacin

    Financiera Fraudulenta en los Estados Unidos, conocida como la

    Comisin Treadway emite el documento denominado Marco Integrado del

    control interno (Framework Internal Control Integrated), contando con

    cinco componentes.

    Posteriormente la versin de septiembre de 2004, surge debido a la

    preocupacin y el aumento del inters en la gestin de riesgo durante la

    segunda mitad de los aos 90, el comit de las organizaciones que

    patrocinaban la Comisin Treadway determin que haba una necesidad

    de un marco comn de Gestin Integral de Riesgo y en 2001 contrat a

    Pricewaterhouse Coopers para desarrollar un marco para evaluar y

    mejorar la gestin de riesgo en las organizaciones; y se emite el Marco de

    Gestin de Riesgos (Enterprise Risk Management Framework),

    incluyendo en ste tres componentes ms.

    41

  • El Marco de Gestin de Riesgos (ERM) se crea ampliando la versin de

    coso de 1992 y no para sustituir el marco de control interno; adems,

    incluye una gua actualizada que proporciona herramientas de ayuda a las

    empresas en la administracin de sus riesgos.

    En este trabajo se incorpora el concepto de gestin de riesgos,

    entendindose como tal un proceso, llevado a cabo por el director

    ejecutivo, gerencias y dems personal, destinado a establecer estrategias

    para toda la empresa, diseado para identificar eventos potenciales que

    pudieran afectar a la entidad y administrar los riesgos para que estn

    dentro de los lmites de su disposicin al riesgo, a fin de proporcionar una

    razonable seguridad respecto al logro de los objetivos de la entidad.

    QU HA CAMBIADO?

    MARCO COSO MARCO COSO ERM

    Operaciones, reportes financieros, cumplimiento

    Estratgico, operaciones, reportes, cumplimiento.

    Supervisin, Informacin y comunicacin, actividades de control, evaluacin del riesgo, ambiente de control

    Ambiente interno, establecer objetivos, identificacin de eventos, evaluacin del riesgo, respuesta al riesgo, actividades de control, informacin y comunicacin, supervisin.

    Actividad 1, proceso 1, unidad B, Unidad A.

    Subsidiaria, unidad de negocio, divisin, nivel- entidad.

    42

  • 3.5.2 Definicin de ERM

    La Administracin de Riesgo Empresarial es un proceso, realizado por el

    consejo directivo de una entidad, la administracin y otro personal,

    aplicado en el establecimiento de estrategias para toda la empresa,

    diseada para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la

    entidad y proporcionar una seguridad razonable referente al logro de

    objetivos.

    3.5.3 Componentes

    Los ms comunes que el Auditor Interno est obligado a conocer en la

    realizacin de una Auditora Administrativa en una empresa Agencia de

    Aduanas son los siguientes.

    Los componentes claves de ERM se dividen de la siguiente manera:

    Actividades primarias de la gestin de riesgos con cinco componentes

    claves del ERM:

    Definicin y comprensin de objetivos: Estratgico, operacionales,

    reporte y cumplimiento.

    Identificacin de eventos: 1. Fuente Externa: Econmicos,

    negocios, tecnolgicos, polticos, sociales. 2. Fuente Interna:

    Proceso, personas, sistemas, infraestructura.

    Valoracin del riesgo: Tcnicas cualitativas y tcnicas cuantitativas.

    43

  • Respuesta al riesgo: Evitar, reducir, compartir y aceptar.

    Actividades de control: Polticas y procedimientos, preventivos,

    detectivos, correctivos, manuales y automticos.

    3.5.4 Direccin y soporte con tres componentes claves del ERM

    Entorno interno: Filosofa administracin de riesgo, apetito al

    riesgo, supervisin de directorio, integridad; valores ticos y

    competencia del personal, autoridad; roles y estructura.

    Informacin y comunicacin: Identificacin y captura de datos,

    datos internos y externos, datos histricos, esquemas de reporte.

    Monitoreo: Actividades continuas, actividades espordicas

    3.5.5 Beneficios de ERM

    Alinea el apetito al riesgo con la estrategia.

    Relaciona crecimiento, riesgo y retorno.

    Mejora las decisiones de repuesta al riesgo.

    Reduce sorpresas y prdidas operacionales.

    Identifica y gestiona la diversidad de riesgos por compaa y grupo

    agregado.

    Aprovecha las oportunidades.

    Mejora la asignacin de capital.

    44

  • 3.5.6 Evaluacin del riesgo y control interno

    De acuerdo con las Normas Internacionales de Auditora nmeros 315 Y

    330 se necesita conocer el entorno del negocio del cliente, su actividad, la

    naturaleza de las actividades que realiza y considerar los mecanismos de

    control implementados, con el propsito de prever las tcnicas y

    procedimientos de auditora que permita llegar a tener seguridad

    razonable de sus operaciones, para concluir el trabajo de auditora.

    En el prrafo 42 de las NIA 315 la definicin de control interno: Es el

    proceso diseado y efectuado por los encargados del gobierno

    corporativo, la administracin y otro personal para proporcionar seguridad

    razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad respecto de la

    confiabilidad de la informacin financiera, efectividad y eficiencia de las

    operaciones y cumplimiento de las leyes y reglamentaciones aplicables.

    El control interno se disea e implementa para atender a riesgos de

    negocio identificados que amenazan el logro de cualquiera de estos

    objetivos.

    3.5.7 Objetivos del control interno

    Proteccin de los activos de la empresa, obtencin de informacin

    financiera veraz, confiable y oportuna, promocin de la eficiencia en las

    45

  • operaciones del negocio, que la ejecucin de las operaciones se adhieran

    a las polticas establecidas por la administracin de la empresa.

    3.5.8 Clasificacin del control interno

    El control interno se divide en dos grandes grupos, los cuales son:

    Control interno contable: Consiste en el plan de organizacin, los

    procedimientos y registros referentes a la salvaguarda de los

    activos y a la fiabilidad de los registros financieros. En

    consecuencia est diseado para proporcionar seguridad

    razonable.

    Control Interno Administrativo: Incluye el plan de organizacin y

    los procedimientos y registros relacionados con los procesos de

    decisin que llevan a la autorizacin por parte de la Direccin; de

    acuerdo a esto se enfoca a la promocin de la eficiencia operativa y

    que la ejecucin de las operaciones se adhieran a las polticas

    prescritas por la administracin.

    3.5.9 Riesgo de auditora

    Es el riesgo que el auditor exprese una opinin de auditora cuando los

    estados financieros estn presentados errneamente, en una forma de

    46

  • importancia relativa. Y est integrado por el efecto combinado de los tres

    tipos diferentes de riesgo que son:

    Riesgo Inherente: Representa el riesgo de que ocurran errores o

    irregularidades importantes en los estados financieros antes de

    considerar la efectividad de los sistemas de control interno.

    Riesgo de Control: Representa el riesgo de que el sistema de

    control interno establecido por la administracin incluyendo la

    auditora interna, no puedan evitar o detectar errores o

    irregularidades significativas en forma oportuna.

    Riesgo de Deteccin: Es el riesgo de que el auditor no detecte

    una representacin errnea en cual exista una aseveracin que

    pudiera ser de importancia relativa, ya sea en lo individual o cuando

    se acumula con otras representaciones errneas. El riesgo de

    deteccin es una funcin de la efectividad de un procedimiento de

    auditora y de su aplicacin por el auditor.

    47

  • CAPTULO IV

    CAUSAS POR LAS CUALES SE DEBE REALIZAR UNA

    AUDITORA ADMINISTRATIVA EN LOS DEPARTAMENTOS DE

    OPERACIONES, FACTURACIN Y CONTABILIDAD.

    A continuacin se describen las causas fundamentales por las cuales se hace

    necesario que el Departamento de Auditora Interna, realice en los

    Departamentos de Operaciones, Facturacin y Contabilidad, una evaluacin del

    proceso de los servicios aduanales de importacin y exportacin de artculos en

    general, que eviten la inconformidad de los clientes en la facturacin de sus

    servicios, en una Agencia de Aduanas.

    La unidad de anlisis es una empresa que presta sus servicios a nivel nacional,

    las oficinas centrales se encuentran en la ciudad capital y cuenta con una oficina

    para realizar los trmites en cada una de las aduanas del pas.

    4.1 DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

    Esta rea recibe la informacin va fax proveniente de los clientes para

    elaborar la declaracin aduanera, seguidamente se recibe la

    documentacin original para ser enviada a las diferentes oficinas ubicadas

    en las aduanas del pas, se tramitan las importaciones y exportaciones

    para obtener el ingreso y salida de las mercancas en general; cuenta con

  • un coordinador, una secretaria, tres digitadores, tres tramitadores y dos

    mensajeros. Entre sus principales funciones estn:

    Recibir la documentacin e informacin de los clientes.

    Elaborar declaraciones nicas aduaneras.

    Coordinar los trmites, con el resto de oficinas del pas.

    Atender a los clientes personalmente y va telefnica.

    Asignarle partida a las importaciones y exportaciones.

    Recopilar todos los documentos que lleva la declaracin.

    Trasladar las declaraciones, al Departamento de Facturacin.

    Tramitar los permisos de importacin en las diferentes entidades

    del estado.

    Las causas fundamentales por las cuales se debe realizar una Auditora

    Administrativa en este departamento son las siguientes:

    4.1.1 Los tramitadores no entregan las facturas inmediatamente en las

    oficinas centrales.

    Los tramitadores no entregan las facturas de gasto por cuenta ajena (Son

    los gastos generados por las importaciones o exportaciones efectuados

    por los clientes por ejemplo: Muellaje, Oirsa,, fumigaciones, Revisiones

    cuando el semforo da rojo, Bscula, Almacenajes, Demoras, Parqueo.

    49

  • Etc.) a las oficinas centrales el mismo da de haber terminado el trmite en

    las aduanas.

    4.1.2 Los tramitadores pierden las facturas de los gastos cancelados por

    cuenta ajena.

    Los tramitadores pierden las facturas y documentos generados por los

    trmites en las aduanas.

    4.1.3 Las declaraciones no se trasladan inmediatamente.

    Al recibir la documentacin y facturas de gastos por cuenta ajena, las

    declaraciones nicas aduaneras no se trasladan inmediatamente al

    departamento de contabilidad.

    4.2 DEPARTAMENTO DE FACTURACIN

    Recibe las declaraciones del Departamento de Operaciones para facturar

    todos los servicios y gastos por cuenta ajena; cuenta con una persona

    quien es la responsable del departamento y sus principales funciones son

    las siguientes:

    Recibir las declaraciones del Departamento de Operaciones.

    Facturar los servicios prestados.

    Facturar los gastos por cuenta ajena.

    50

  • Emitir notas de dbito.

    Emitir notas de crdito.

    Realizar anulaciones de facturas.

    Atender a los clientes personalmente y va telefnica.

    Las causas fundamentales por las cuales se debe realizar una Auditora

    Administrativa en este departamento son las siguientes:

    4.2.1 Declaraciones recibidas con documentacin incompleta.

    Las declaraciones se reciben del Departamento de Operaciones con la

    documentacin incompleta, al momento de facturar los servicios prestados

    y los gastos por cuenta ajena, en oportunidades hacen falta las facturas

    que extienden las aduanas.

    4.2.2 Duplicidad de facturacin de honorarios.

    No se tienen los controles adecuados en la facturacin de honorarios, en

    oportunidades las mismas declaraciones se facturan hasta dos veces a

    los clientes.

    4.2.3 Existe descontrol en la cartera de clientes.

    No se tiene un control adecuado en la cartera de clientes, los cobradores

    51

  • realizan los cobros sin anotar en los recibos respectivos las facturas o

    envos que estn cancelando los clientes.

    4.3 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

    Es responsable de tener toda la informacin financiera ordenada,

    confiable y oportuna, de conformidad a las leyes vigentes del pas:

    Control de la cartera de clientes.

    Pago a proveedores.

    Clculo y pago de impuestos.

    Realizacin y pago de planillas.

    Compras de suministros.

    Control de activos.

    Clculo de amortizaciones y depreciaciones.

    Tener la informacin financiera, ordenada, confiable y oportuna.

    Los problemas que afronta actualmente este departamento son los siguientes:

    4.3.1 Los gastos solicitados no son comprobados por los tramitadores.

    El Efectivo solicitado por los tramitadores no es utilizado nicamente para

    trmites que corresponden a la oficina, no reintegran el sobrante.

    52

  • 4.3.2 Los gastos cancelados por cuenta ajena no son reintegrados por los

    clientes.

    Los gastos por cuenta ajena no son cancelados por los clientes durante

    los ocho das de haberles enviado las facturas.

    4.4 COMPROBACIN DE LA HIPTESIS.

    Por lo expuesto anteriormente se confirma la hiptesis formulada en el

    plan de investigacin, la cual indicaba que las causas por las cuales, el

    departamento de auditora interna debe realizar una Auditora

    Administrativa, en los departamentos de operaciones, facturacin y

    contabilidad, al proceso de los servicios aduanales de importacin y

    exportacin de artculos en general, que eviten la inconformidad de los

    clientes en la facturacin de sus servicios, en una agencia de aduanas,

    eran las siguientes: entrega de facturas fuera de tiempo en las oficinas

    centrales, prdida de facturas de los gastos cancelados por cuenta ajena,

    declaraciones nicas aduanera no trasladados inmediatamente,

    declaraciones nicas aduanera recibidas con documentacin incompleta,

    duplicidad de facturacin de honorarios, descontrol en la cartera de

    clientes, gastos solicitados no comprobados por los tramitadores, gastos

    cancelados por cuenta ajena no reintegrados por los clientes.

    53

  • CAPTULO V

    CASO PRCTICO

    AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL PROCESO DE

    FACTURACIN DE LOS SERVICIOS ADUANALES DE

    IMPORTACIN Y EXPORTACIN DE ARTCULOS EN GENERAL,

    EN LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES, FACTURACIN

    Y CONTABILIDAD EN UNA AGENCIA DE ADUANAS.

    5.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA OBJETO DE ESTUDIO

    La agencia de aduanas Servicios internacionales, fue constituida el 30 de

    mayo 1982, con un capital de Q. 25,000.00, con el objeto de actuar en

    nombre de terceros con la debida autorizacin en relacin a trmites,

    regmenes y operaciones aduanales, es propiedad del seor Francisco

    Caldern Snchez, est ubicada en la 5 avenida 13-14 zona 2, su nmero

    de registro como Agente de Aduanas es el 600 y su nmero de

    identificacin tributaria es 253122-6 ante la Superintendencia de

    Administracin Tributaria, su perodo fiscal es del 1 de enero al 31 de

    diciembre.

    La Auditora administrativa se realizar en tres reas diferentes, las cuales

    son las siguientes:

  • Departamento de operaciones: recibe la informacin va fax proveniente

    de los clientes para elaborar la declaracin aduanera, seguidamente se

    recibe la documentacin original para ser enviada a las diferentes oficinas

    ubicadas en las aduanas del pas, se tramitan las importaciones y

    exportaciones para obtener el ingreso y salida de las mercancas en

    general; cuenta con un coordinador, una secretaria, tres digitadores, tres

    tramitadores y dos mensajeros.

    Departamento de facturacin: recibe los expedientes del Departamento de

    Operaciones para facturar todos los servicios y gastos por cuenta ajena,

    efecta los cobros y atiende clientes; cuenta con una persona quien es la

    responsable del departamento.

    Departamento de contabilidad: es responsable de tener toda la

    informacin financiera ordenada, confiable y oportuna, elaboracin de

    cheques, transferencias bancarias, pagos por medio de banca electrnica,

    pago de planilla, compras de suministros, atencin a clientes, pago a

    proveedores, pago de impuestos, est integrado nicamente por una

    persona quien es el responsable del departamento.

    55

  • El flujo de informacin del proceso de facturacin de los servicios

    aduanales de importacin y exportacin de artculos en general no se

    cumple en los siguientes procesos: la entrega de facturas fuera de tiempo

    en las oficinas centrales, prdida de facturas de los gastos cancelados por

    cuenta ajena, declaracin nica aduanera no trasladadas inmediatamente,

    declaracin nica aduanera recibida con facturas de gastos faltantes,

    duplicidad de facturacin de honorarios, descontrol en la cartera de

    clientes, gastos solicitados no comprobados por los tramitadores y los

    gastos cancelados por cuenta ajena no son reintegrados por los clientes.

    56

  • 5.2 PAPELES DE TRABAJO

    INDICE

    Servicios Internacionales Departamento de Auditora Interna

    Auditora Administrativa en las reas de Operaciones, Facturacin y Contabilidad

    Perodo: 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

    DESCRIPCIN

    Referencia

    Pgina

    Planeacin

    Memorndum de Gerencia General

    Documentos de soporte

    Libro de Control de Declaraciones nicas Aduaneras

    Plan A-1

    Memo A-2

    Doctos A-3

    Libro A-4

    58

    61

    62

    68

    Departamento de operaciones

    Programa de Auditora

    Cuestionario de Auditora Administrativa

    Cdulas analticas de evaluacin de las polticas

    B-1

    B-2

    B-3

    73

    75

    76

    Departamento de Facturacin

    Programa de Auditora

    Cuestionario de Auditora Administrativa

    Cdulas analticas de evaluacin de las polticas

    C-1

    C-2

    C-3

    83

    85

    87

    Departamento de Contabilidad

    Programa de Auditora

    Cuestionario de Auditora Administrativa

    Cdulas analticas de evaluacin de las polticas

    D-1

    D-2

    D-3

    95

    97

    98

    Cdula analtica de hallazgos E 105

    Memorndum de auditora interna Flujograma de Procedimientos

    Memo-AI

    Memo-AI

    107

    122

    PT No.: ndice GeneralHecho por: Brizeida A. Fecha: 03-09-07 Revisado por: Marlon A. Fecha: 03-09-07

    57

  • PT No.: Plan A-1 1/3 Hecho por: Brizeida A. Fecha: 03-09-07 Revisado por: Marlon A. Fecha: 03-09-07

    Servicios Internacionales Departamento de Auditora Interna

    Auditora Administrativa en las reas de Operaciones, Facturacin y Contabilidad

    Perodo: 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

    Plan de Auditora Administrativa Naturaleza del estudio: Auditora Administrativa

    Unidad de anlisis: corresponde a tres departamentos, los cuales conforman el proceso de facturacin de los servicios prestados por la empresa Servicios

    Internacionales.

    Alcance: Comprende los Departamentos de Operaciones, Facturacin y Contabilidad.

    Campo de aplicacin: El proceso administrativo de facturacin. Objetivos: Dar a conocer la necesidad de realizar una auditora administrativa en los

    departamentos de operaciones, facturacin y contabilidad de una

    empresa, Agencia de Aduanas.

    Determinar las causas desde el punto de vista de una auditora

    58

  • Servicios Internacionales Departamento de Auditora Interna

    Auditora Administrativa en las reas de Operaciones, Facturacin y Contabilidad

    Perodo: 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

    administrativa, por las cuales el departamento de auditora interna debe

    evaluar constantemente el funcionamiento de los departamentos de

    operaciones, facturacin y contabilidad de una Agencia de Aduanas.

    Justificacin: Eliminar las prdidas econmicas de la empresa y recuperar la cartera de clientes.

    Miembros del equipo de auditora: Estar a cargo del Auditor Interno, quien es Contador Pblico y Auditor colegiado y un asistente.

    Lugar y fecha: La Auditora se realizar en las instalaciones de Servicios Internacionales y la fecha de ejecucin ser del 10 de septiembre al 12 de

    octubre de 2007.

    Recursos a utilizar: La administracin, proporcionar una computadora, dos escritorios y todos los tiles necesarios.

    Resultados Esperados: Fortalecer administrativamente a la empresa. Dotarla de los instrumentos idneos para mejorar su rendimiento. Sentar las bases para un crecimiento sostenido a corto y mediano plazo.

    PT No.: Plan A-1 2/3 Hecho por: Brizeida A. Fecha: 03-09-07 Revisado por: Marlon A. Fecha: 03-09-07

    59

  • Servicios Internacionales Departamento de Auditora Interna

    Auditora Administrativa en las reas de Operaciones, Facturacin y Contabilidad

    Perodo: 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

    Elevar la competitividad de la empresa.

    Informacin Complementaria: Recopilacin y revisin de todo el material normativo, administrativo y funcional de la empresa.

    Horario de trabajo: El equipo de auditora trabajar de lunes a viernes de 8:00 a 17:00 horas con una hora de almuerzo.

    Fecha de clausura: El trabajo se finalizar el 12 de octubre de 2007. Presentacin del informe: Se presentar a Gerencia General de la empresa Servicios Internacionales el da 19 de octubre de 2007 a las 10:00 A. M.

    Nota: Con el propsito de obtener toda la colaboracin necesaria por parte de la

    empresa, la Gerencia General le ha informado al personal de las reas objeto

    de examen, que se efectuar una Auditora Administrativa en las fechas

    programadas.

    PT No.: Plan A-1 3/3 Hecho por: Brizeida A. Fecha: 03-09-07 Revisado por: Marlon A. Fecha: 03-09-07

    60

  • Servicios Internacionales Gerencia General Guatemala, C. A.

    MEMORANDUM Guatemala, agosto 27 de 2007

    A: Licda. Brizeida Aguilar, Jefe de Auditora Interna

    De: Gerencia General

    Ref.: Inconformidad de clientes en la emisin y tiempo de entrega de facturas.

    ******************************************************************************************

    Actualmente se les facturan a los clientes hasta 15 das despus de haber

    efectuado el trmite en las aduanas, resaltando notablemente la inconformidad

    de los clientes, hasta el extremo de prescindir de nuestros servicios.

    La Gerencia General de la empresa, ha considerado causa suficiente para

    realizar una Auditora Administrativa en los departamentos de Operaciones,

    Facturacin y Contabilidad.

    Por lo anterior se le solicita a la mayor brevedad, se efecte el trabajo solicitado

    y presente a este despacho su informe correspondiente.

    Atentamente,

    Lic. Francisco Caldern Snchez

    Gerente General

    P No.: Memo A-2 Hecho por: Brizeida A. Fecha: 03-09-07 Revisado por: Marlon A. Fecha: 03-09-07

    61

  • 62

  • 63

  • 64

  • 65

  • 66

  • 67

  • Servicios Internacionales Departamento de Auditora Interna

    Cdula analtica de Auditora Administrativa Libro de Control de Declaracin nica Aduanera Perodo: 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

    Cifras Expresadas en Quetzales No

    Correlativo

    Rgimen

    C l i e n t e

    Fecha

    Aduana

    Tipo de

    documento

    CIF

    Factura No

    Honorarios Agente

    de Aduanas

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    10

    11

    12

    13

    14

    15

    16

    600-6009840

    600-6009841

    600-6009842

    600-6009843

    600-6009844

    600-6009845

    600-6009846

    600-6009847

    600-6009848

    600-6009849

    600-6009850

    600-6009851

    600-6009852

    600-6009853

    600-6009854

    600-6009855

    ID

    ID

    ID

    ID

    ID

    ID

    ID

    ID

    ID

    ID

    ID

    ID

    ID

    ID

    ID

    ID

    Lomas, S.A. Cajas, S.A. Papeles Perfiles Vides, S. A. Valores Asfaltos Serca, S. A. Vipers Prendas Tilos, S.A. Los Tres Tubos, S.A. Los Socios Maderas Trival, S.A.

    01/09/06

    01/09/06

    01/09/06

    04/09/06

    04/09/06

    05/09/06

    05/09/06

    05/09/06

    06/09/06

    07/09/06

    07/09/06

    08/09/06

    08/09/06

    08/09/06

    11/09/06

    11/09/06

    Express A.

    Express A.

    Express A.

    Sto. Toms

    Sto. Toms

    Sto. Toms

    Sto. Toms

    Sto. Toms

    Sto. Toms

    Pedro de A.

    Pto. Quetzal

    Pto. Quetzal

    Sto. Toms

    Sto. Toms

    Express A.

    Express A.

    DUA

    DUA

    DUA

    DUA

    DUA

    DUA

    DUA

    DUA

    DUA

    DUA

    DUA

    DUA

    DUA

    DUA

    DUA

    DUA

    5,000.00

    4,000.00

    12,000.00

    150,000.00

    200,000.00

    40.000.00

    30,000.00

    50,000.00

    80,000.00

    10,000.00

    100,000.00

    20,000.00

    30,000.00

    40,000.00

    2,000.00

    2,500.00

    4001

    4002

    4003

    4004

    4005

    4006

    4007

    No/Fac.

    4008

    4009

    4010

    4011

    4012

    4013

    4014

    4015

    200.00

    200.00

    200.00

    800.00

    800.00

    800.00

    800.00

    N/A

    800.00

    300.00

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    800.00

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    800.00

    200.00

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    PT No. A-4 1/5 Hecho por: Brizeida A. Fecha: 19-09-07 Revisado por: Marlon A. Fecha:21-09-07

    68

  • PT No. A-4 2/5 Hecho por: Brizeida A. Fecha: 19-09-07 Revisado por: Marlon A. Fecha:21-09-07

    Servicios Internacionales Departamento de Auditora Interna

    Cdula analtica Auditora Administrativa Libro de Control de Declaracin nica Aduanera

    Perodo: 01 de enero al 31 de diciembre de 2006 Cifras Expresadas en Quetzales

    No

    Correlativo

    Rgimen

    C l i e n t e

    Fecha

    Aduana

    Tipo de

    documentos

    CIF

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    Honorarios Agente de

    A.

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    600-6009856

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    ID

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    ID

    Lomas, S.A. Cajas, S.A. Papeles Perfiles Vides, S. A. Valores Asfaltos Serca, S. A. Vipers Miders Mazos, S. A. El Ciprs Gas, S. A. Los Vapores Tilos, S, A. Libros, S. A.

    12/09/06

    13/09/06

    15/09/06

    15/09/06

    18/09/06

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    26/09/06

    26/09/06

    26/09/06

    26/09/06

    Pedro de A.

    Agua Cal.

    Pto. Barrios

    Pto. Barrios

    Sto. Toms

    Pedro de A.

    Express A.

    Agua Cal.

    Express A.

    Express. A.

    Sto. Toms

    Express. A.

    Agua Cte.

    Sto. Toms

    Pto. Barrios

    Pto. Quetzal

    DUA

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    DUA

    8,000.00

    1,500.00

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    No/Fac.

    4016

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    No/Fac.

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    No/Fac.

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    N/A

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    800.00

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    N/A

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    N/A

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    800.00

    69

  • PT No. A-4 3/5 Hecho por: Brizeida A. Fecha: 19-09-07 Revisado por: Marlon A. Fecha:21-09-07

    Servicios Internacionales

    Departamento de Auditora Interna Cdula analtica Auditora Administrativa

    Libro de Control de Declaracin nica Aduanera Perodo: 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

    Cifras Expresadas en Quetzales No

    Correlativo

    Rgimen

    C l i e n t e

    Fecha

    Aduana

    Tipo de

    documentos

    CIF

    Factura No

    Honorarios Agente de A

    33

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    600-6


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