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TERCER SEGUIMIENTO AL MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIONy DE GESTION

TERRITORIAL QUINDIO

Fecha: 14 de Enero de 2015

Asistentes: Gloria Inés Aristizabal García - Directora TerritorialPiedad Cristina Gutiérrez - Profesional UniversitarioLuz Marina Toro Agudelo - Profesional EspecializadoJavier Alberto Salcedo - Técnico OperativoMaría Constanza Gaitán Moncada - Profesional Universitario

RIESGOS DE GESTION CATASTRAL

1.: Obligatoriedad para los alcaldes municipales de actualizar el catastro cadacinco años.

Se envió propuesta a las Alcaldías de Circasia y La Tebaida para realizarproceso de actualización catastral urbana y rural; a las Alcaldías de Génovay Pijao para el proceso de actualización catastral rural y se gestionó con laoficina de Planeación de la Gobernación del Ouindío y la CorporaciónAutónoma Regional del Ouindío.

2. Actualización tecnología permanente acorde con los recursos asignados.

El Instituto cuenta con una tecnología apta para dar respuesta a lassolicitudes de los usuarios, pero se debe tener en cuenta que todaimplementación de plataformas tecnológicas, como la del SNC, presentainconsistencias al inicio de su puesta en marcha, lo que no permite cumplircon las metas programadas, por la demora en los tiempos de respuesta.Cabe anotar que a medida que se avanza en la mejora del uso de estaherramienta y gracias a la colaboración de la Sede Central en la respuestaoportuna a las incidencias reportadas por la Territorial y las capacitacionesrecibidas, la atención a los usuarios en la respuesta a los trámites hamejorado.

3. Realización del Comité de avalúos para la definición de valores.

El riesgo no aplica por que la Territorial no ha realizado procesos deActualización

Carrera 13 No 14 - 33 Tel 7482779 Armenia E-mail: [email protected] Web: www.igac.gov.co

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RIESGOS DE CORRUPCION

Para evitar el uso indebido de la información, manipulación y/o adulteración dedocumentos que se generan en el proceso catastral, además de lascapacitaciones en valores institucionales, de la cláusula en el contrato laboral queadvierte de esta acción, se asignan de acuerdo al rol del funcionario unas clavesde acceso que son controladas por la persona encargada para tal fin en laterritorial; como también se mantiene un control permanente a las quejaspresentadas por los ciudadanos para dar una oportuna y eficiente respuesta.

RIESGOS DE GESTION JURIDICA

1. Control Judicial según instructivo y Seguimiento al cumplimiento de los. términos legales.

No se tienen procesos pendientes y las acciones de tutela se hanrespondido dentro del tiempo legal establecido y ninguna ha sido adversa ala Territorial; se ha realizado también las visitas por parte del jurídico a losjuzgados para verificar el estado de los procesos.

2. Archivo organizado según las tablas de retención documental (TRD).

Se sigue dando cumplimiento al control y seguimiento de las tablas deretención y valoración documental, quedando pendiente solo el traslado a lasede antigua el archivo de TVD.


Solo se realizan los ítems de seguimiento y control según las guías o manuales ylos seguimientos mediante los portales o el aplicativo PRODISCI; además losprocesos judiciales se han reducido solo a tutelas por demora en trámites a raíz delos inconvenientes que se ha tenido con el nuevo SNC, por inconformidad con lasinscripciones catastrales, pero se ha resuelto a favor del Instituto.El acceso a los archivos TRD y TVD solo personal calificado en el tema lo tieneautorizado.


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RIESGOS DE ADQUISICIONES

1. Instrucciones a las áreas para la elaboración del plan anual deadquisiciones y Verificación de la ejecución presupuestal vs lo planeado.

Mediante comité se realiza la elaboración del plan anual de adquisicionescon representante de cada área quedando como soporte el acta de dichocomité y se encuentra ajustado al plan de compras, la planeación yprogramación de proyectos de la Territorial, así como a los recursosasignados por la Sede Central.

2. Aplicación del Manual de procedimiento "Supervisión e Interventoría" yComunicaciones escritas generales y personalizadas dirigidas a losSupervisores y/o Interventores .

. Los supervisores están muy atentos mes a mes al cumplimiento de lasobligaciones de cada contratista, las cuales quedan registradas en losinformes mensuales con el número de actividades realizadas y estas a suvez cuantificadas; además el responsable de Gestión Humana hacapacitado a los funcionarios responsables de supervisiones en el tema desupervisión e interventoría y por medio de circulares internas ha realizadorecomendaciones al tema.

3. Cumplimiento de los lineamientos establecidos en la circular emitida por laOficina Jurídica; la emisión de circulares por parte del GIT de Contratos deEgresos y las capacitaciones a Supervisores, son tres actividades ligadas ala descripción del riesgo de no llevar a cabo la liquidación del contratodentro de los tiempos establecidos por la normatividad vigente; a lo que laTerritorial responde:

La Sede Central en visita realizada de auditoría de control interno,recomendó no realizar las actas de liquidación, aunque la Territorial antesde la visita las venía realizando cumplidamente en la terminación de cadacontrato.


En materia de contratación la Territorial se ha caracterizado por cumplir con todaslas disposiciones legales que rigen la materia.


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RIESGOS DE GESTION HUMANA

1. Cada vez que se requiere, se realiza la revisión del Manual de Funciones ycompetencias de la entidad y se ajusta según la pertinencia.

El manual de funciones no es competencia de la Territorial y lo queconcierne a la inducción y reinducción cumplimos con impartirla a susfuncionarios y contratistas.

2. Se realiza la Verificación de documentos fuente.

Siempre se verifica el cumplimiento de los requisitos, tanto en la Territorialcomo en la Sede Central antes de dar posesión a un funcionario o alrealizar un contrato.

3.. Se cuenta con lineamientos internos para el cumplimiento de normatividad.

Mensualmente la Territorial cumple con el envío de los informes al GIT detalento humano y a nomina se reporta igualmente las novedades.

4. Se realiza aplicación de normatividad vigente y seguimiento a la ejecuciónde los planes y programas.

Se ha cumplido de manera satisfactoria con los cronogramas, en todos losprogramas, capacitaciones en Salud Ocupacional y Bienestar, reportandomensual y trimestralmente las actividades con sus respectivos soportes alGIT de Talento Humano, además a los planes y programas se les haceseguimiento mensual y trimestralmente se consolida la información.


Para este indicador se aplican las normas legales vigentes en el tráfico deinfluencias en la administración del Talento Humano y en el tema de manipulacióninformación y/o dilatación de los procesos.

RIESGOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

1. Control en línea de seguimiento a la correspondencia enviada.

Se realizan los controles y seguimientos a la línea de correspondenciarecibida, a los formatos diligenciados para tal fin, a las PQRS y al CORDIS,cada quince días, como también a lo reportado en la página web.



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2. La Institución tiene contratado el servicio de correo.

3. Toma de inventario individual y general y toma aleatoria de inventariastanto en sede central como en las DT.

Se realizó por parte de la Contadora Almacenista el inventario aleatorio, seentregó elementos a diferentes dependencias y se revisaron también losinventarios a cada uno de los funcionarios.

4. Contratos de mantenimiento preventivo y correctivo y Revisión deplataforma de información de tránsito.

El vehículo es nuevo, hasta el momento no ha habido comparendos y en lacarpeta de documentos del vehículo reposa copia del certificado de laoficina de tránsito.

5. Plan de infraestructura y Control presupuesta!

En las instalaciones nuevas se hace mantenimiento constantemente,estipulada dentro de la contratación con la empresa de aseo y se revisanlas instalaciones hidráulicas y sanitarias, al igual que en la antigua sede.

6. Mantenimiento de la infraestructura física, Cumplimiento del acuerdo 049 ySaneamientos ambientales.

Los archivos de TRD y TVD se encuentran en espacios adecuados conbuena iluminación y ventilación para su adecuado archivo; cumpliendoademás con la normatividad actual vigente, aunque se tiene en cuenta paradescongestionarlos un poco, el traslado a la otra sede de la territorial yadecuar allí los espacios; también por parte de la Sede Central se hanprogramado jornadas de fumigación y en el contrato de servicio generalesse estipulo el aseo de dichas áreas constantemente, incluyendo la aspiradade estos espacios y lo que ellos contiene.


En este indicador alguna de las actividades se controlan sistemáticamente y desdela Sede Central; además para el área de bodega del almacén se instalo cámara eneste espacio y se continúa la directriz de bloqueo al uso de memorias USB y CDsen los computadores de la Territorial para la protección de la información y elacceso al área de informática es restringido para todos los funcionarios ycontratistas.


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RIESGOS DE GESTION INFORMATICA

1. Política de Seguridad de la Información y Sistemas de Almacenamiento yRespaldo de la Información.

Cada una de las áreas cuenta en sus computadores para guardarinformación con los backups, además manualmente se puede migrarinformación a una herramienta alterna como la CPU central y los archivosse están actualizando constantemente, además es restringido el uso deUSB y CD en los computadores.

2. Renovación de la Infraestructura Tecnológica y Mantenimientos de lainfraestructura tecnológica.

Las fallas que se puedan presentar solo se dan por mantenimiento,. comunicadas mediante correo electrónico a cada uno de los usuarios por laventana de mantenimiento, la cual es informada desde la Sede Central;como también se dan por causas externas con la nueva contratación deETB. La infraestructura tecnológica de la Territorial es nueva y de altacalidad y se realiza a todos los equipos tecnológicos del institutomantenimiento adecuado cada año.


La Territorial posee un mecanismo muy controlado por el funcionario a cargo delárea de informática, además se realizan las auditorias y preauditorias y loscontroles se encuentran implementados.

RIESGOS DE GESTION FINANCIERA

1. Operación de las actividades de la contabilidad, el presupuesto y latesorería a través de los Sistemas Financieros SIIF y Hacendario, así comoaplicación de los Manuales de procedimientos establecidos.

La Territorial viene dando cumplimiento operativo en estos sistemas alingresar toda la información contable y financiera que se desprenden de lasactividades que se realizan, conforme dicta el manual de procedimientos ya partir del mes de abril siguiendo instrucciones de la Sede Central no seregistran operaciones en el sistema hacendario de Presupuesto, Tesorería,Ordenes de Pago y Contabilidad.


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2. Mensualmente se genera y envía a las Direcciones Territoriales loscronogramas de cierres mensuales; Aplicación del Calendario Tributario alinterior del proceso Gestión Financiera y Aplicación de directrices de laContaduría General de la Nación, en relación con presentación de EstadosContables.

Se da cumplimiento mensual al cronograma de cierres contables, a laaplicación del calendario tributario y a las directrices de la ContaduríaGeneral de la Nación al presentar los estados contables; prueba de ello esla información que queda condensada en la plataforma o programas que seutilizan a nivel nacional para reportar las actividades a la Sede Central,como también los soportes físicos que se guardan en la Territorial comolibros auxiliares, el reporte de saldos y movimientos y comprobantes y notascontables.

3. Aplicación de los Manuales de procedimientos establecidos y Análisis delos Estados Contables de la Entidad.

Cumplimos con la aplicación de los manuales de procedimientos y elanálisis de los estados contables de la entidad, lo que permite corregir atiempo cualquier error en la información, además se puede decir que loscontroles implementados han resultado efectivos.

RIESGO DE CORRUPCION.

La Territorial realiza seguimiento sobre la aplicación de las disposiciones legalesen materia de manejo financiero para no incurrir en el uso indebido de los recursosque se destinan para el funcionamiento las actividades en el Instituto.

RIESGOS DE GESTION DE DIFUSION y COMERCIALlZACION

1. Seguimiento a través del aplicativo de correspondencia CORDIS,Seguimiento a la venta del producto y/o servicio y Análisis y socializaciónde resultados de las encuestas de satisfacción del cliente a nivel nacional.

Como se mencionó anteriormente la Territorial realiza controles al CORDISquincenalmente para identificar cualquier requerimiento que se realicesobre los procesos que maneja el Instituto y dar así respuesta oportuna;además por parte del comercializador y la supervisora del área se realizamensualmente el seguimiento a las ventas de productos y servicios, el cual


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queda consignado en informe que se presenta a la Dirección y la cantadorames a mes registra el seguimiento a las ventas de los diferentes serviciosque presta la Territorial.

2. Seguimiento a las estrategias de mercadeo, Aplicación de encuestas desatisfacción, Aplicación de manuales de procedimiento y Seguimiento abases de datos de clientes.

En el informe anteriormente mencionado, se indican la cantidad de clientescontactados vía correo electrónico y telefónico, tanto del mercado naturalcomo de la base de datos existente en el Instituto; las actividadesrealizadas dentro de las estrategias de mercado, como visitas a entidadesgubernamentales o privadas del comercio del departamento del Quindío,participaciones en eventos culturales con el apoyo de las alcaldías, entreotras; además se realizan encuestas a cada usuario de nuestros servicios y

. se da cumplimiento al manual de procedimiento del proceso.

RIESGO DE CORRUPCION

La Territorial cumple con las políticas de seguridad implementadas para lasalvaguarda de la información con el apoyo del área de informática al asignarusuarios y perfiles al personal y del área de adquisiciones quien a la hora decontratar deja estipulado las sanciones que acarrea el uso indebido de lainformación. Además se publica los precios de los servicios al público para evitartambién el cobro exagerado de los mismos. Hay restricciones a diferentes áreas ylas vitrinas de publicaciones con la respectiva seguridad.

RIESGOS DE GESTION DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.

1. Manuales de procedimientos.

Los procesos que intervienen dentro de las actividades de la Territorial,siguen según el manual de procedimientos para cada proceso loslineamientos o directrices allí consignados, para el debido funcionamientode los mismos.

2. Seguimiento de proyectos del Plan de Desarrollo y Seguimiento deIndicadores.



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Mensualmente vía correo electrónico se solicita a cada responsable de áreael diligenciamiento de los indicadores y los proyectos del plan de acciónanual con sus respectivos soportes para ser enviados a la Sede Central.El reporte de los indicadores se puede evidenciar en el aplicativo SISGES,del cual se analiza el estado de cada indicador, como también se reportanlas inconsistencias que presentan.Los proyectos del plan de acción anual, se deben reportar trimestralmente,pero adicionalmente como medida de control y seguimiento se determinórealizar un informe mensual y por parte de la dirección se incluyó en laconcertación de los objetivos para la evaluación de desempeño de losfuncionarios del Instituto el reporte de los mismos dentro del SGI ymensualmente la Directora Territorial presenta un informe ejecutivo alDirector sobre el avance de cada proyecto del plan de desarrollo.

RIESGO DE CORRUPCION

Se realiza seguimiento constante a cada funcionario responsable del reporte de lainformación para verificar que esta sea correcta y verídica y además reiteramos laadecuada aplicación a la política de seguridad informática.

RIESGOS DE GESTION DE LA EVALUACION y CONTROL DE LA GESTIONINTERNA.

1. Revisión, verificación y cotejo del informe por parte del Jefe de la Oficina deControl Interno.

De las auditorías realizadas para este periodo, la oficina de control internoha resaltado el manejo y compromiso que los funcionarios y contratistashan dado a los objetivos que se han planteado en el Plan de Gestión delInstituto, siendo consecuentes con la misión y visión proyectadas para elmismo. Además a cada ingreso de personal se le realiza la debidainducción en los temas estratégicos del Instituto.De las auditorías realizadas han quedado unas recomendaciones oacciones de mejora, las cuales se les ha dado respuesta inmediata y se hanenviado los informes con sus respectivos soportes a la Sede Central.Además se obtuvo por parte de la firma BUREAU VERITAS larecertificación ISO 9001 :2008 - GP 1000:2009 y la certificación en ISO14001 :2004 en Gestión Ambiental, todo ello gracias a los controles y lasacciones de mejora realizadas.


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El personal de la Territorial forma parte activa dentro del proceso de auditoría, nosolo permitiendo la información solicitada, entregándola casi de manera inmediata,sino también describiendo todo aquello que presente inconvenientes para larealización de su actividad encomendada, como sugerencias o requerimientos,demostrando así el sentido de pertenencia con el Instituto.

La responsabilidad de elegir el auditor, según su competitividad recae sobre laSede Central.

RIESGOS DE GESTION DE MEJORA CONTINUA.

1. Análisis y seguimiento de indicadores; generación de acciones si es elcaso; Verificar la aplicación de la documentación vigente del SGI y Aplicar

. las Normas de Calidad vigentes.

En las actividades realizadas por la Territorial encaminada al fortalecimientodel SGI, los funcionarios y contratistas formaron parte activa y de muchocompromiso para dar cumplimiento a las mismas.Se registró efectividad en las acciones de mejora ambientales; se realizócontrol de registro y. documentos, permitiendo definir además otrasacciones; el adecuado uso de la información y de los elementosinformáticos ha permitido la disminución en el reporte del Producto NoConforme; se ha realizado un control quincenalmente al tema de las PQRSy el reporte oportuno de los indicadores del SISGES y los proyectos delPlan de Acción Anual, con sus respectivos informes y soportes.También se logró una buena calificación como resultado de las actividadesen busca de la certificación ambiental.


El control periódico que se realiza a las PQRS, además del reporte del COROIS,permite identificar oportunamente las fechas y requerimientos de los usuarios paraevitar el vencimiento de los mismos.

La Territorial cuenta con los elementos necesarios de información para manteneral día a los usuarios, como también el buzón de sugerencias, el cual brinda laseguridad de la información allí consignada, dichos requerimientos sonrespondidos mediante oficios con sus respectivos radicados y dirigidos a losusuarios en las direcciones allí consignadas.


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Cabe resaltar el compromiso que los funcionarios y contratistas tienen conrespecto a esta actividad acorde con los valores institucionales, resultado tambiénde las sensibilizaciones realizadas al personal y el logro de la certificación yrecertificación en las normas técnicas internacionales programadas para darcumplimiento en este periodo.

Se anexa listado de asistencia.

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17 L---~_. --·OTRO EVENTO: Reuniones. Entrenamiento. Charlas, Jornadas, Campañas - Cuando se selecciona la casilla Capacitación. los asistentes únicamente podrán ser de Carrera Administrativa o de Libre Nombramiento y RemociónNota: En caso de requerir dejar registro más amplio de los temas tratados en el evento o reunión realizada. emplee la ayuda de memoria que contempla este formato, siempre y cuando el texto no se exceda de la capacidad allí establecida(una (1) hoja). Si se necesita más espacio. elabore el acta respectiva. Si solo necesita el registro de los asistentes no imprima la ayuda de memoria

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