Teoría de sistemas en las organizaciones unidad ii

Teoría de Sistemas en las Organizaciones

Ing. MBA. Patricio Arguello Mendoza Abg.

Sistemas Organizacionales

TEORIA GENERAL DE SISTEMAS (TGS)

Aspectos fundamentales:

1. Ciencia de los sistemas: Exploración y explicación científica

de los sistemas en las diferentes ciencias.

2. Tecnología de sistemas: Territorio de los problemas que surge

en la tecnología y en la sociedad modernas y que incluyen tantoproductos tecnológicos, (computarización, automatización, etc.) comopensamiento tecnológico: aplicación de los conceptos y teoría desistemas en los problemas sociales, ecológicos, económicos, etc.)

3. Filosofía de los sistemas: Reorientación del pensamiento y la

visión del mundo como resultado de la introducción del “sistema” comonuevo paradigma científico-nueva filosofía de la naturaleza.

La Teoría General de Sistemas

• Sistema: conjunto organizado de cosas o partesinteractuantes e interdependientes, que serelacionan formando un todo.

• Los sistemas pueden ser Rígidos y Flexibles: – Los Sistemas Rígidos son sistemas no vivientes, donde

importa la causa; son sistemas cerrados, desimplicidad organizada y con o sin retroalimentación.

– Los Sistemas Flexibles son sistemas vivientes, dondeson de interés las consecuencias y de complejidadorganizada. Son sistemas abiertos .



“EL TODO ES MÁS QUE LA SUMA DE SUS PARTES”

Para que el sistema como un todo funcione, depende

principalmente de qué tan bien encajen y operen en conjunto

las partes, no de qué tan bien se desempeñe cada una de ellas,cuando se considera en forma independiente.

Las características constitutivas no son explicables a partir delas características de las partes aisladas.

(Más allá de todo, existe un contexto mayor: el ambiente)

La Teoría General de Sistemas


1. PROPIEDADES EMERGENTES: Propiedades que surgen enun cierto nivel de complejidad pero que no se dan en nivelesinferiores.

Ej. Una organización va haciéndose más compleja cuando aumentasu tamaño, el número de relaciones internas y externas.

Así tenemos los proceso de contratación de personal varían deacuerdo al tamaño de la organización y la existencia o no denormativas estructuradas -

PROPIEDADES DE LOS SISTEMAS


2. NATURALEZA JERÁRQUICA: La naturaleza construyeestructuras multinivel de sistemas dentro de sistemas. Cadauno de ellos forma un todo con respecto a sus partes, siendoal mismo tiempo parte de un todo superior.

Ej. Células combinadas en forma de tejidos, éstos en forma deórganos y éstos para formar organismos. Los organismos existenen sistemas sociales y ecosistemas.

Ej. Sistema circulatório



Ej. Reloj de cuerda: la tensión producida por una cuerda enrolladaproduce contacto físico que transmite energía hasta las agujas quemarcan las horas. La energía que se transmite es INFORMACIÓN.

3. PROPIEDAD DE LA INFORMACIÓN: Las relaciones en unsistema pueden ser de naturaleza: Fisiológica, magnética, calórica,eléctrica, de contacto, verbal, simbólica.

Las relaciones ponen en comunicación a los elementos del sistema,estas relaciones se denomina INFORMACIÓN, ésta fluye para poneren juego un conjunto de decisiones que se cumplen en losdiferentes componentes del sistema.



TIPOS DE SISTEMAS

1. SEGÚN SU CONSTITUCIÓN:

- Físicos o concretos: equipos, maquinaria, objetos o cosasreales los componen. Hardware.

- Abstractos: se componen de conceptos, planes, hipótesis eideas. Software.

Existe complementariedad entre sistemas físicos y abstractos. Elhardware y el software se complementan.


- Sistemas Abiertos: presentan relaciones de intercambio con elambiente a través de entradas (insumos) y salidas ( productos).Intercambian materia y energía regularmente con el ambiente.

2. SEGÚN SU NATURALEZA:

- Sistemas Cerrados: no presentan intercambio con el ambiente quelos rodea. Son herméticos a cualquier influencia ambiental. Noreciben influencia del ambiente ni lo influencian. Ej. Sistemasmecánicos.

TIPOS DE SISTEMAS


SalidasEntradas

Retroalimentación

Proceso

TEORÍA DE SISTEMAS


PARÁMETROS DE LOS SISTEMAS

1. ENTRADA O INSUMO (IMPUT): fuerza de partida de un sistema. Provee la energía y el material para la operación de éste.

2. SALIDA O PRODUCTO (OUTPUT): finalidad para la cual sereunieron los elementos y relaciones del sistema. Los resultados debenser congruentes, coherentes con el objetivo del sistema.

3. PROCESAMIENTO O TRANSFORMACIÓN: fenómeno queproduce cambios. Mecanismo de conversión de insumos en productos oresultados.


4. RETROALIMENTACION (FEEDBACK): función del sistema quebusca comparar el producto con un criterio o estándar previamenteestablecido. Tiene por objetivo el control.

5. AMBIENTE: es el medio que rodea externamente al sistema. Elsistema y el ambiente se encuentran interrelacionados y soninterdependientes. El sistema es influenciado por el ambiente a travésde los insumos y a su vez influencia al ambiente con los productos.

La viabilidad y supervivencia del sistema depende de su adaptabilidad alambiente, adaptabilidad dinámica y sensitiva. El ambiente es recurso perotambién amenaza para el sistema.

PARÁMETROS DE LOS SISTEMAS


En teoría de sistemas, se denomina caja negra a aquel elementoque es estudiado desde el punto de vista de las entradas querecibe y las salidas o respuestas que produce, sin tener en cuentasu funcionamiento interno. Cuando de un subsistema se conocensólo las entradas y las salidas pero no los procesos internos sedice que es una caja negra.

Este enfoque produce la ventaja de identificar claramente lossistemas y subsistemas y estudiar las relaciones que existen entreellos, permitiendo así maximizar la eficiencia de estas relacionessin tener que introducirnos en los procesos complejos que seencuentran encerrados en una caja negra.

1.- CAJA NEGRA


MAPA CONCEPTUAL


EJEMPLO DE CAJA NEGRA

EMPRESA:

En la entrada puede considerarse la inversión inicial defondos y de esas inversiones (planta y equipos) se produceuna salida compuesta por varias clases de productos queson distribuidos entre los consumidores como tambiéndividendos que retornan a los inversionistas (sean estosprivados o públicos).

En estos casos sólo nos preocupamos por las entradas ysalidas que produce no por lo que sucede dentro delsistema, es decir la forma en que operan los mecanismos yprocesos internos del sistema y mediante los cuales se

producen las salidas.


2.- CIBERNETICA

La palabra cibernética proviene del griego Κσβερνήτης

(kybernetes) y significa "arte de pilotar un navío.

La cibernética es la ciencia que se ocupa de los sistemas

de control y de comunicación en las personas y en las

máquinas, estudiando y aprovechando todos sus

aspectos y mecanismos comunes.

Es un proceso que tiene como núcleo los sistemas ya

que este representa un proceso ordenado

esquematizado que estudia las acciones de los sistemas.


MAPA CONCEPTUAL


EJEMPLO

Las consecuencias de la cibernética en la administración es la

automatización, ultramecanización, superracionalización,

procesamiento continuo y control automático, por la

retroalimentación de la máquina con su propio producto.

Tal automatización ha tenido un impacto socioeconómico

profundo, sobre todo en tres actividades: empresas fabriles, las

operaciones comerciales y la banca.


3.- ENTROPIA

Es la tendencia hacia la desorganización y la

distribución uniforme de los elementos de un

sistema, lo cual implica la anulación de sus

diferencias de potencial y por ende de su

capacidad de trabajo, debido al desgaste que

el sistema presenta por el transcurso del tiempo

o por el funcionamiento del mismo.

Los sistemas altamente entrópicos tienden a

desaparecer por el desgaste generado por su

proceso sistémico.


MAPA CONCEPTUAL


EJEMPLO

Primero consideremos un producto de una fabricamanufacturera. Para este objeto recopilamos lascaracterísticas físicas del mismo (como son material,forma, tamaño, color, etc.) y las características propiasde su diseño y fabricación (documentación, versión,autor, workflow, etc.); es decir, estamos ordenando elobjeto a través de su información tecnológica.

Cualquier cambio aleatorio en las mismas provoca unapérdida de orden, un aumento de la entropía.

La misma idea se puede aplicar a las informaciones detipo conocimiento o de tipo logístico.


4.- EQUIFINALIDAD

Los sistemas abiertos se caracterizan por el principio deequifinalidad, es decir, un sistema puede alcanzar, por unavariedad de caminos, el mismo estado final, partiendo dediferentes condiciones iniciales. A medida que los sistemasabiertos desarrollan mecanismos reguladores (homeostasis)para ajustar sus operaciones, puede reducirse la cantidad deequifinalidad. En pocas palabras la equifinalidad nos diceque existe más de un método para conseguir un objetivo

Este principio es muy importante en la aplicación de lapráctica organizacional, especialmente cuando se trata delogro de objetivos y de diseño de estructuras.


MAPA CONCEPTUAL


EJEMPLO

Una empresa se plantea como objetivo aumentar lasutilidades y para lograrlo puede tomar varias decisionescomo:

a) Reducir los costos de producción.

b) Aumentar el margen de ganancia.c) Aumentar las ventas, entre otros

Una empresa se plantea como objetivo disminuir su ciclo deconversión de efectivo y para lograrlo puede tomar variasdecisiones como:

a) Reducir el periodo de conversión de inventarios,

b) Reducir el periodo de conversión de las cuentas por cobrar

c) Aumentar el periodo de conversión de las cuentas porpagar

d) todas juntas.


5.- HOLOS

La voz griega holos viene del prefijo, hol u holo, y significa

entero, completo, "todo" que indica también íntegro y organizado.

Este significado va para cualquier evento o circunstancia. La

visión holista rompe con el paradigma científico mecanicista al

basarse en nuevos principios de comprensión de la realidad:

•Unidad.

•Totalidad.

•Desarrollo cualitativo.

•Transdisciplinariedad.

•Espiritualidad.

•Aprendizaje


MAPA CONCEPTUAL


EJEMPLO

Administración holística” es una nueva forma de administrarlas empresas, con un objetivo básico, no ya de "rentabilidadeconómica”, sino de “rentabilidad social”, o sea, degeneración de una superior calidad de vida... teniendo encuenta TODOS sus impactos en el sistema.

La definición clásica de empresa es simple: "un conjunto depersonas con el objetivo común de ganar dinero".

En este nuevo modelo la mismísima definición de empresa esdiferente: “un conjunto de personas con el objetivo común demejorar la calidad de vida en la sociedad”.

Este simple cambio en la definición del concepto de“empresa” generaría cambios muy profundos en todos loscriterios que se utilizan actualmente para la toma dedecisiones gerenciales.


6.- HOMEOSTASIS

Homeostasis (Del griego homeo que significa

"similar", y estasis, en griego, "posición",

"estabilidad") es la característica de un sistema

abierto o de un sistema cerrado, especialmente en

un organismo vivo, mediante la cual se regula el

ambiente interno para mantener una condición

estable y constante.

Los múltiples ajustes dinámicos del equilibrio y los

mecanismos de autorregulación hacen la

homeostasis posible.


MAPA CONCEPTUAL


EJEMPLO

La empresa comienza a tener un crecimiento tanto

en ventas como también estructuralmente. La

cantidad de trabajadores con la que cuenta

comenzará a ser insuficiente para desarrollarse

normalmente en el mercado.

En consecuencia la empresa deberá contratar más

personal conforme a su crecimiento para no tener

problemas en su funcionamiento y poder así

desarrollar su actividad normalmente.


EJEMPLO

Una empresa comercializadora ha decidido poderofrecer a sus clientes mayor variedad de productosde los que normalmente ha ofrecido. El área dealmacén no tenía problemas ya que la cantidadde productos que inventariaba era poca.

Ahora la variedad de ítems que manejan es mayorlo que les genera problemas para poder encontrarla mercadería que se desea vender, comorespuesta el área de almacén deberá ordenar yclasificar los ítems para su mejor manejo.


7.- ISOMORFISMO

El concepto de isomorfismo proviene del latín iso: igual

- morfos: forma, pretende captar la idea de tener la

misma estructura (forma similar).

Se refiere a la construcción de modelos de sistemas,

sobre todo de carácter matemático, de tal forma que la

representación algebraica permita predecir el

comportamiento del sistema. El resultado del modelo

coincide con la realidad.

Matemáticamente se pueden representar así: f:X→Y,

cuando entre dos estructuras hay un isomorfismo,

ambas son indistinguibles, tienen las mismas

propiedades, y cualquier enunciado es

simultáneamente cierto o falso.


MAPA CONCEPTUAL


EJEMPLO

Sabemos que una empresa consigue resultadosmediante la organización de cada proceso arealizar, mas si uno de estos procesos es tercerizado(OUTSOURCING) esta seria isomórfica respecto a sila hubiera realizado la misma empresa, decualquier forma los resultados se darán igual omejor a los esperados.


EJEMPLO

En una organización las labores que realiza el

factor humano son vitales, pero la tendencia

obliga a disminuir ese esfuerzo humano y

cambiarlo por esfuerzo robótico (isomorfismo), lo

cual es una solución favorable para la empresa y

para los mismos empleados, ya que las tareas

rutinarias serán desarrolladas por estos y permitirá

optimizar labores que requieran un mayor nivel de

raciocinio a los empleados.


9.- HOMOMORFISMO

Un homomorfismo se aplica cuando el modelo delsistema ya no es similar, contrariamente alconcepto de isomorfismo, es una simplificación delobjeto real donde se obtiene un modelo cuyosresultados ya no coinciden con la realidad sino quetienen como objetivo obtener resultados probables,su aplicación se orienta a sistemas probabilísticos ycomplejos.


MAPA CONCEPTUAL


EJEMPLO

Se sabe que una empresa tiene interacción con su

medio interna y externamente, pero no se sabe a

detalle como es que se realizan cada uno de sus

procesos internos, además estos van cambiando

según el tipo de empresa y según el tiempo de

observación.

A esto también se le puede considerar como caja

negra.


EJEMPLO

Dentro de un país existen factores económicos quecontribuyen a mejorar el nivel de competitividadde muchas empresas, estos pueden serpropiciados mediante la creación de modeloseconómicos, más dichos modelos son probables yno certeros, naturalmente los resultados serándesconocidos hasta que los mismos repercutan enel nivel de eficiencia de la mayoría de lasempresas.


11.- NEGUENTROPÍA

La Neguentropía es una medida de organizaciónfrente a la entropía desorganizadora. Se refiere ala energía que el sistema importa del ambientepara mantener su organización y sobrevivir.

En tal sentido se puede considerar laNeguentropía como un mecanismo auto-regulador buscando la subsistencia del sistemapara lo cual usa mecanismos que ordenen,equilibren, o controlen el caos.

Mecanismo por el cual el sistema pretende subsistir

y busca estabilizarse ante una situación caótica.


MAPA CONCEPTUAL


EJEMPLO

Una empresa se dedica a la ventade materiales de construcción,abastece sin problemas almercado. Pero qué pasaría si lademanda del mercado aumenta,la empresa tendrá problemas y nopodrá satisfacer a la demanda.

Al analizar la demanda la empresadecide aumentar su stock en susalmacenes para no tenerproblemas y poder hacer frente ala demanda satisfactoriamente.


EJEMPLO

En el desarrollo de un proyecto, sepresentarán factores deincertidumbre externos que hacenque el proyecto se retrase, el líderdel proyecto, deberá tomar enconsecuencia acciones que lepermitan superar la incertidumbre,estableciendo un buffer o margende seguridad al proyecto, paraque éste pueda estar terminado enel tiempo y presupuestoestablecido.


12.- ORGWARE

Componente estructural de un sistema

tecnológico especialmente concebido para

integrar al ser humano y sus competencias

profesionales; y asegurar el funcionamiento del

hardware y software del sistema, así como la

interacción de éste con otros elementos y con

otros sistemas de naturaleza diferente.


12.- ORGWARE

También podemos concebirlo como la

"metabolización" (asimilación) de los tres tipos o

niveles tecnológicos en la organización:

1. El hardware se metaboliza como la maquinaria,

equipos, infraestructura, etc. que efectivamente utiliza

la organización.

2. El software se metaboliza de varias formas:

En políticas, procesos, procedimientos, estructuras,

etc., que efectivamente se utilizan.

3. El mindware se metaboliza también en la forma:

Como el software incorporado al mindware del

personal y efectivamente utilizado por la organización.


MAPA CONCEPTUAL


EJEMPLO

Es un método muy importante para las empresas ya que el software es

programas y aplicaciones para el procesamiento de datos de las empresas; el

Hardware, como los equipos que permiten el funcionamiento de las

aplicaciones y las personas con la competencias necesarias para utilizar tanto

el software como el hardware dentro de organizaciones que toman en cuenta

tres aspectos fundamentales:

La Organización Estructural, que es la encargada de asignar tareas,

responsabilidades y competencia de todos los departamentos y es

considerada como estática.

La Organización Funcional que responde a los principios de cada operación

y se realizan siempre en la misma forma, pues se establece: Las etapas del

trabajo, los puestos de trabajo que la pueden ejecutar, la secuencia y los

medios materiales.

La Simplificación del Trabajo, que no es mas que aumentar o mejorar la

eficiencia de ellas.


13.- RECURSIVIDAD

Podemos entender por recursividad elhecho de que un sistema, este compuestoa su vez de objetos que también sonsistemas. En general que un sistema seasubsistema de otro más grande.

Representa la jerarquización de todos lossistemas existentes es el conceptounificador de la realidad y de los objetos.

El concepto de recursividad se aplica asistemas dentro de sistemas mayores.


MAPA CONCEPTUAL


EJEMPLO

Una organización es un sistema socio-técnico

incluido en otro más amplio que es la sociedad con

la que interactúa influyéndose mutuamente.

También puede ser definida como un sistema

social, integrado por individuos y grupos de trabajo

que responden a una determinada estructura y

dentro de un contexto al que controla

parcialmente, desarrollan actividades aplicando

recursos en pos de ciertos valores comunes.


EJEMPLO

a) Subsistema psicosocial: está compuesto porindividuos y grupos en interacción. Dicho subsistemaestá formado por la conducta individual y lamotivación, las relaciones del status y del papel,dinámica de grupos y los sistemas de influencia.

b) Subsistema Técnico: se refiere a los conocimientosnecesarios para el desarrollo de tareas, incluyendolas técnicas usadas para la transformación deinsumos en productos.

c) Subsistema Administrativo: relaciona a laorganización con su medio y establece los objetivos,desarrolla planes de integración, estrategia yoperación, mediante el diseño de la estructura y elestablecimiento de los procesos de control.


14.- RETROALIMENTACIÓN

La retroalimentación se produce cuando las salidas

del sistema o la influencia de las salidas del sistemas

en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como

recursos o información.

La retroalimentación permite el control de un sistema

y que el mismo tome medidas de corrección en base

a la información retroalimentada.

Este concepto abarca tanto la retroalimentación

negativa como la retroalimentación positiva


MAPA CONCEPTUAL


14.1.- RETROALIMENTACIÓN POSITIVA

La retroalimentación positiva indica una cadena de

relaciones causales en donde la variación de uno de

sus componentes se propaga en otros componentes del

sistema, reforzando la variación inicial y propiciando un

comportamiento sistémico caracterizado por un

autorreforzamiento de las variaciones.

La retroalimentación positiva está asociada a los

fenómenos de crecimiento y diferenciación, en donde se

mantiene un sistema y se modifican sus metas/fines.


MAPA CONCEPTUAL


EJEMPLO

Una empresa que diseña un programa de trabajo,para producir 5000 toneladas de planchas deacero por semana y al cabo de la primera semanase retroinforma a la gerencia de operaciones que laproducción real fue de 5500 toneladas.

Esta gerencia decide entonces modificar suobjetivo y lo lleva ahora a 5500 toneladas porsemana. Las cosas se mantienen así por un mes.Pero en la sexta semana la producción semanalvuelve a subir, esta vez a 5800 toneladas.

Nuevamente, la gerencia modifica sus objetivos yfija esta nueva cifra como meta semanal. Laconducta que sigue esa gerencia de operacioneses de apoyar las acciones o las corrientes deentrada del sistema, de modo de aumentarsiempre la producción.


14.2 RETROALIMENTACION NEGATIVA

La retroalimentación negativa esta asociada

a los procesos de autorregulación u

homeostáticos. Los sistemas con

retroalimentación negativa se caracterizan

por la mantención de determinados

objetivos.

Se dice que un sistema está realimentado

negativamente cuando tiende a

estabilizarse.

Es la más utilizada en sistemas de control.


MAPA CONCEPTUAL


EJEMPLO

Un coche conducido por una persona enprincipio es un sistema realimentadonegativamente; ya que si la velocidad excedela deseada, se reduce la presión sobre elpedal, y si es inferior a ella, aumenta la presión,aumentando por lo tanto la velocidad delsistema.

Así mismo, podemos mencionarel comportamiento de unconductor de automóvil poruna carretera, ya que dichoconductor iría recibiendoinformación de los límites de lacarretera, de los que podríasalirse, corrigiendo con elvolante las desviaciones.


15.- SINERGIA

La sinergia es la integración

de elementos que da

como resultado algo másgrande que la simple suma

de éstos, es decir, cuando

dos o más elementos se

unen crean un resultadoque aprovecha y maximiza

las cualidades de cada

uno de los elementos.


MAPA CONCEPTUAL


EJEMPLO

Para enfocar la verdadera sinergia dentro de laempresa, debemos mantenernos conectadosíntegramente con el cliente, llegar a compartir lainformación pertinente entre todos los órganos dela empresa con la atención al cliente repercutidoen el incremento de las ventas y como siempresituándolo en el ápice del organigrama.

En el desarrollo de un proyecto, el líder, necesita lacolaboración y el compromiso de cada una de laspersonas que interviene en cada una de lasetapas para que el proyecto, como un todo,pueda tener éxito.


16. TELEOLOGIA

El término teleología proviene de los dos términosgriegos télos: fin, meta o propósito - lógos: razón oexplicación.

Teleología puede ser traducido como la razón dealgo en función de su fin. Su significado abarca doscosas fundamentalmente:

Que no se trata de un suceso aleatorio.

Que existe una meta, fin o propósito, queconstituye su razón, explicación o sentido.

Todo esto equivale a decir que el cumplimiento dela meta es la razón de ser del suceso mismo. Espreciso también que dicho fin haya sido asumidoconsciente y críticamente.


MAPA CONCEPTUAL


EJEMPLO

Toda organización es concebida para generarvalor y obtener utilidades, se puede decir queeste es el propósito por la cual existe, más nosolo es ese fin la razón por la que la empresasigue en pie,

sino que influye también el proceso por el cualse mantiene estable o en mejora, sin estacondición esta empresa habría logrado obtenerutilidades pero su ciclo de vida empresarialhabría sido muy corto.


EJEMPLO

En el campo empresarial existen herramientas degestión, un ejemplo de estas son: Reingeniería,Benchmarking, Customer Management, etc.

Todas estas enfocadas a mejorar y optimizar eldesempeño empresarial que se tenga en unaorganización, en este caso esta seria la meta, y larazón seria el método a desarrollar con una deestas herramientas que lógicamente tendrá queser la más apropiada a las condiciones de laempresa, bien es sabido que la aplicación deuna de las herramientas será distinta en cuanto aresultados se refiere ya que ninguna organizaciónes igual aun cuando se encuentre en el mismorubro empresarial.

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