Tema7 indices y tablas

Tema 7. Índices y tablas

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Índice

ÍNDICES Y TABLAS ............................................................................................................................... 3

1. ÍNDICE ALFABÉTICO ......................................................................................................................... 3 1.1. Marcar de forma manual ....................................................................................................... 3 1.2. Eliminar entrada .................................................................................................................... 6 1.3. Marcar entradas de índice con un archivo de concordancia ................................................ 7 1.4. Generar el índice ................................................................................................................... 9 1.5. Actualizar el índice .............................................................................................................. 11

2. TABLA DE CONTENIDO ................................................................................................................... 11 2.1. Crear tabla de contenido a partir de estilos ........................................................................ 11 2.2. Editar la tabla de contenido ................................................................................................. 13 2.3. Actualizar la tabla de contenido .......................................................................................... 15 2.4. Crear tabla de contenido con elementos TC ....................................................................... 17

3. TABLA DE ILUSTRACIONES ............................................................................................................. 18



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Índices y tablas

En documentos grandes se hace necesario crear índices de contenido que localicen en qué página se

encuentra cada uno de los capítulos y puntos principales del documento.

También se puede precisar de índices alfabéticos que permitan localizar en que páginas del

documento se encuentran ciertas definiciones o menciones.

Si el documento incluye muchas tablas o ilustraciones puede ser interesante marcar cada una de

ellas para elaborar tablas de contenido de ilustraciones o tablas y así poder determinar su posición en

el documento.

En este tema se muestra como elaborar cada uno de estos elementos.

1. Índice alfabético

Para crear un índice es preciso marcar cada una de las palabras del documento que desea mostrar

en la lista del índice. Pueden marcarse de forma manual o puede utilizar un sistema más rápido a

través de un archivo de concordancias, que se encarga de buscar y marcar en el documento todas

las palabras que aparecen en ese archivo.

Las entradas podrán ser:

Principales

Subentradas

Entradas de tercer nivel

Referencia cruzada a otra entrada

1.1. Marcar de forma manual

Seleccione el texto que desee utilizar como entrada de índice y utilice el comando Marcar entrada de

la ficha Referencias.

Marcar entrada principal



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Para crear una entrada de índice principal, escriba o modifique el texto en el cuadro Entrada.

Para marcar la entrada pulse el botón Marcar.

Para marcar todas las apariciones del texto en el documento, haga clic en Marcar todas.

Word insertará cada entrada de índice como un campo XE, con formato de texto oculto.

Marcar todas, marca la primera aparición en cada párrafo del texto que coincida exactamente

con la Entrada (Letras mayúsculas y minúsculas).

Marcar subentrada

Para crear una subentrada, seleccione el texto que desea marcar así, y en el cuadro de diálogo

Marcar entrada de índice, debe incluir el nombre en el cuadro Subentrada. En el cuadro Entrada,

escriba el nombre de la entrada principal de la que depende.



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Marcar entrada de tercer nivel

Seleccione el texto y en el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice, debe incluir el nombre en el

cuadro Subentrada, anteponiendo el nombre de la subentrada separado por dos puntos. En el cuadro

Entrada, escriba el nombre de la entrada principal de la que depende.

En la imagen siguiente se muestra el aspecto que presentan las diferentes entradas

Marcar referencia cruzada a otra entrada

Para marcar una entrada como referencia cruzada a otra, seleccione el texto y en el cuadro de

diálogo Marcar entrada de índice, en Opciones, haga clic en el botón de opción Referencia cruzada y

escriba en el cuadro de la derecha el nombre de la entrada a la que hace referencia.

En el cuadro Entrada, del apartado Índice, escriba el texto que desea como entrada en el índice.



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1.2. Eliminar entrada

Para ver las entradas active el botón Mostrar todo y seleccione el campo XE de esa entrada,

(seleccione las llaves y el texto que encierran), y pulse la tecla SUPR.



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Puede ayudarse del comando Buscar de la ficha Inicio para localizar los campos. Haga clic en el

botón Mas>> para visualizar el botón Especial y seleccione Campo. En el cuadro Buscar le mostrará

^d. Utilice el botón Buscar Siguiente para ir de un campo al siguiente.

1.3. Marcar entradas de índice con un archivo de concordancia

Primero debe crear un archivo de concordancia, es decir, debe crear un archivo que contiene una

lista de palabras que se van a incluir en un índice.´

En un archivo nuevo, inserte una tabla de dos columnas y tantas filas como elementos de precise.

Como ya conoce si tiene pocas filas y necesita alguna más, bastará con pulsar Tabulador en la última

celda.

En la primera columna escriba el texto que debe buscar en el documento para marcarlo como

entrada, cuide que esté escrito de igual modo que en el documento (mayúsculas, minúsculas,



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acentos). En la segunda columna escriba el nombre de la entrada de índice para ese elemento de

texto, que será lo que se verá en el índice.

Si en la segunda columna precisa escribir una subentrada, escriba el nombre de la entrada seguida

de dos puntos y el nombre de la subentrada.

Cada elemento irá en una fila diferente.

Guarde el archivo y ciérrelo.

En el documento donde desea marcar entradas de índice con ese archivo,

utilice el comando Insertar índice de la ficha Referencias.

En el cuadro de diálogo haga clic sobre el botón Automarcar.

Seleccione el archivo con la tabla de entradas



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El resultado es que marca por todo el documento las entradas que aparecen en la tabla.

1.4. Generar el índice

Una vez que ha marcado las entradas para el índice, ya sea de forma manual o mediante archivo de

concordancia, puede generar el índice.

Sitúe el cursor en la posición en la que debe comenzar, generalmente será en un párrafo nuevo, al

final o al comienzo del documento. Utilice el comando Insertar índice de la ficha Referencias.



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En Formatos seleccione un estilo de índice, teniendo en cuenta la vista

preliminar que muestra en la parte superior izquierda. Establezca el nº

de columnas,… y por último pulse Aceptar.

Siendo el resultado el siguiente, con las opciones marcadas:



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1.5. Actualizar el índice

Si después de generar el índice realiza modificaciones en las entradas (agrega, elimina o modifica

entradas, basta con seleccionar el índice y utilizando el botón derecho del ratón. Seleccione

Actualizar campos

Para eliminarle, basta con seleccionarle y pulsar SUPR

2. Tabla de contenido

Una tabla de contenido muestra los principales contenidos del documento en forma de esquema,

indicando el número de página donde se encuentran.

Para crear la tabla de contenido puede hacerlo a partir de los estilos aplicados a los textos principales

del documento o definiendo campos de contenido TC. Lo más sencillo y rápido es haciendo uso de

estilos.

2.1. Crear tabla de contenido a partir de estilos

En un documento extenso en el que se han aplicado estilos para dar formato rápido, como pueden

ser Título 1, Título 2,… o bien estilos personales diferentes para los títulos principales del documento,

puede crear la tabla de contenido. Sitúe el cursor en la posición en la que aparecerá dicha tabla,

preferiblemente en párrafo nuevo, ya sea al comienzo o al final del documento.

Utilice el comando Tabla de contenido de la ficha Referencias.



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En el desplegable encontrará diferentes estilos para la tabla de contenido. Puede elegir uno de ellos o

bien elegir Insertar tabla de contenido para que le muestre el cuadro de diálogo.

Desde el cuadro de diálogo puede determinar, en Mostrar niveles, el número de niveles que mostrará

(máximo 9). De forma predeterminada empleará como elementos de la tabla de contenidos los



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párrafos del documento donde haya aplicado los estilos Título1, Título 2 y Título 3, por los tres niveles

que tiene marcados por defecto.

También podrá elegir el estilo, en Formatos. Puede mostrar o no el número de página donde

encuentra esos contenidos si marca o no la casilla Mostrar números de página.

El resultado puede ser el siguiente:

2.2. Editar la tabla de contenido

Para modificar la tabla de contenido, seleccione la tabla y seleccione Editar campo en el menú

contextual.



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Después de hacer clic en el botón Tabla de contenido le mostrará el mismo cuadro de diálogo Tabla

de contenido que se describió al crearla.



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Si desea cambiar la asignación de estilos pulse el botón Opciones

Si en el documento ha utilizado estilos personalizados en lugar de Título 1, Título 2,… puede indicar

los párrafos que empleará como elementos de la tabla, sin más que borrar el 1 que muestra en la caja

de nivel TDC para Título 1 y escribir el 1 en la caja correspondiente al estilo que haya empleado para

ello, y así con el 2 y cada uno de los niveles a utilizar.

En el siguiente ejemplo los estilos aplicados para los textos principales son Principal y Segundos

2.3. Actualizar la tabla de contenido

Si realiza cambios en el documento, modificar escritura, eliminar o insertar / añadir nuevos párrafos

en los que aplica los estilos que dan contenido a la tabla será preciso actualizar la tabla. Seleccione la

opción Actualizar campos



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2.4. Crear tabla de contenido con elementos TC

Para crear una tabla de contenido con elementos TC, primero debe definir cada uno de los elementos

de la tabla (TC). Para marcar un texto como elemento TC, seleccione el texto y utilice la combinación

de letras Alt + Mayus + B

En el cuadro de diálogo indique para que tabla (cada tabla de contenido viene identificada con una

letra) y establezca el nivel que ocupará en la tabla (de 1 a 9)

Marque de este modo cada uno de los elementos que formarán la tabla.

Para generar la tabla de contenido basándola en estos campos:

Sitúe el punto de inserción en la posición que quiera para la tabla de contenido y seleccione Insertar

tabla de contenido del comando Tabla de contenido en la ficha Referencias.

Seleccione uno de los Formatos y pulse el botón Opciones.

Desmarque la casilla Estilos.



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TDC es un campo tabla de contenido y TC un campo elemento de una tabla de contenido

El resultado tras haber marcado sólo algunos de los títulos principales es el siguiente

Para eliminar una tabla de contenido, seleccione la tabla y luego seleccione la opción Quitar tabla de

contenido del comando Tabla de contenido en la ficha Referencias.

Si quiere excluir un párrafo donde ha aplicado ese estilo de la tabla de contenido, seleccione el párrafo en el

documento y luego seleccione No mostrar en la tabla de contenido, en el comando Agregar texto de la ficha

Referencias. Luego actualice la tabla de contenido.

3. Tabla de ilustraciones

Una tabla de ilustraciones le muestra el título de las ilustraciones del documento y la página en la que

se encuentran.

Para obtenerla, debe insertar título a cada una de las ilustraciones. Seleccione la ilustración y en la

ficha Referencias utilice el comando Insertar título.



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Si el rótulo que selecciona es Ilustración, el título será Ilustración y un número automático. Puede

elegir la posición para el título respecto a la imagen seleccionada. El resultado será el siguiente:

En el cuadro donde muestra el título, puede añadir un texto. Una vez que ha introducido el título para

sus ilustraciones, sitúe el cursor donde desee la tabla de ilustraciones y utilice el comando Insertar

tabla de ilustraciones de la ficha Referencias.

Si acepta creará la tabla a partir de los títulos y texto incorporados a cada imagen:



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Otra forma de obtenerla, es aplicar un estilo para el texto

En el cuadro de diálogo Tabla de ilustraciones haga clic en el botón Opciones

Marque la casilla Estilos y seleccione el estilo que ha empleado para esos textos. El resultado será el

siguiente:

Se actualiza como una tabla de contenido. Para eliminar la tabla, se selecciona y se pulsa SUPR.

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