Tema10 herramientas base de datos

Tema 10. Herramientas de la base de datos

C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547

[email protected]_www.ticsyformacion.com

Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa

Tel. 943830230_Fax 943830233

[email protected]_www.lombokdesign.com

2

Índice

HERRAMIENTAS DE LA BASE DE DATOS ......................................................................................... 3

1. DOCUMENTAR LA BASE DE DATOS .................................................................................................... 3 2. IMPRIMIR OBJETOS DE LA BASE DE DATOS ......................................................................................... 5 3. MOSTRAR LAS DEPENDENCIAS DE UN OBJETO ................................................................................... 6 4. ABRIR LA BASE DE DATOS EN MODO EXCLUSIVO ................................................................................ 7 5. HACER COPIA DE SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS ......................................................................... 8 6. COMPACTAR Y REPARAR UNA BASE DE DATOS .................................................................................. 9 7. PROPIEDADES DE LA BASE DE DATOS ............................................................................................. 10 8. GUARDAR UNA BASE DE DATOS CON FORMATO COMPATIBLE CON OTRAS VERSIONES ........................ 11



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


3

Herramientas de la base de datos

En este tema se describen algunas de las herramientas de la base de datos que permitan

documentar la base datos, ya sea aportando información de las estructuras de las tablas y de las

propiedades de los campos y el modo de imprimir los contenidos de la base de datos.

Además se muestran otras utilidades que ayudan al mantenimiento correcto de la base de datos.

1. Documentar la base de datos

Si desea mostrar la estructura de una, varias o todas las tablas utilice el comando

Documentador de la base de datos que se encuentra en la ficha Herramientas de base de

datos.

Muestra el cuadro de diálogo donde puede seleccionar todos, o algunos objetos de la base de

datos, recorriendo cada pestaña de tipo de objeto

Marque todas las tablas y haga clic en el botón Opciones para determinar lo que desea obtener

en el informe:

De cada tabla puede elegir: sus propiedades, las relaciones y permisos de usuario.

De la estructura de las tablas puede elegir entre nada, los nombres de campos tipos de datos y

tamaños o todos los datos de los campos que conforman la tabla incluidas todas sus

propiedades.

También podrá decidir si desea mostrar información de los índices de esa tabla



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


4

El resultado es que mostrará un informe en vista preliminar (única vista) con la información

solicitada



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


5

2. Imprimir objetos de la base de datos

Si selecciona una tabla, consulta, informe o formulario puede imprimir el resultado de abrir ese

objeto utilizando el comando Imprimir del botón de Office

Si elige Imprimir mostrará un cuadro de diálogo donde determinar la impresora a utilizar y el

número de copias

Si elige Impresión rápida lanzará el trabajo a impresora con la configuración que tenga

predeterminada.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


6

Si elige Vista preliminar, será para imprimir la hoja de datos de la tabla o consulta seleccionada o

el formulario cuando muestra registros, si se trata de un formulario

Nota: Desde la vista diseño de una tabla no es posible imprimir

No es posible imprimir el diseño de tablas, consultas, formularios e informes

3. Mostrar las dependencias de un objeto

Puesto que en Access se crean las tablas y después se van creando diferentes objetos que

dependen de éstas, puede llegar el caso en el que no se recuerde qué objetos dependen de una

determinada tabla. Para comprobarlo seleccione la tabla o consulta y utilice el comando

Dependencias del objeto de la ficha Herramientas de base de datos

Mostrará un panel con esa información a la derecha de la ventana.

Puede elegir ver los objetos que dependen del seleccionado o bien los objetos de los que

depende el seleccionado. Para determinarlo tiene dos botones de opción:



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


7

Si con el panel de dependencias abierto, hace clic en el panel de exploración de la izquierda, en otra

tabla, no muestra directamente las dependencias de la nueva tabla hasta que en el panel de

dependencias del objeto hace clic en Actualizar.

4. Abrir la base de datos en modo exclusivo

Cuando precise realizar cambios en la base de datos asegurándose que otros usuarios no

pueden abrirla en ese momento y que le impidan hacer los cambios o bien dañen el archivo por

encontrarse abierta por un segundo usuario, abra la base de datos en modo exclusivo.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


8

Para ello utilice el comando Abrir que encontrará en el botón de Office y una vez seleccionada

la base de datos, en el desplegable de Herramientas seleccione Abrir en modo exclusivo.

5. Hacer copia de seguridad de la base de datos

Se recomienda realizar copia de seguridad con cierta frecuencia para evitar perder datos. Para

ello, utilice el comando Realizar copia de seguridad de la base de datos al que accede desde

el botón de Office, en la opción Administrar.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


9

El nombre que asigna por defecto recoge el nombre de la base de datos y la fecha cuando se

realiza la copia. De ese modo, si un día tiene problemas al abrir la base de datos porque está

dañada, siempre podrá abrir la última copia.

6. Compactar y reparar una base de datos

Las bases de datos de Access con su manejo van incrementando su tamaño, no sólo por la

acción de los usuarios al introducir registros y crear objeto, sino porque Access utiliza objetos

temporales que ocupan espacio y porque cuando se borran objetos de la base de datos, éstos

siguen ocupando ese espacio en el disco. Todo esto influye en el rendimiento de la base de

datos, haciendo que su funcionamiento sea más lento.

Puesto que además de compactar (eliminar esos espacios artificiales) también repare posibles

daños, utilice Compactar y reparar base de datos que le ofrece el botón de Office desde la

opción Administrar.

Esto mejorará la velocidad en la que trabaja con la base de datos. Este comando sólo se puede

utilizar si la base de datos está cerrada y sobre todo que el acceso a ella sea exclusivo, que no

haya otros usuarios con la base de datos abierta.

Puede ocurrir que la reparación elimine información de registros dañados y por eso antes de

proceder a esto es recomendable realizar una copia de seguridad.

Seleccione la base de datos en el cuadro de diálogo que muestra y pulse el botón Compactar



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


10

Solicitará que guarde la base de datos compactada con otro nombre.

7. Propiedades de la base de datos

Para ver la ficha de propiedades de la base de datos con información como el autor de la base

de datos, la fecha de última modificación,…la lista de objetos (tablas, formularios, consultas,…)

que contiene, etc. Emplee la opción Propiedades de la base de datos del comando Administrar,

que encontrará en el botón de Office



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


11

8. Guardar una base de datos con formato compatible con otras versiones

Si tiene que distribuir la base de datos a usuarios con versiones diferentes de Access utilice el

comando Guardar como del botón de Office

A. Para guardar con otro nombre o en otro lugar, y la misma versión, la base de datos actual.

B. Para guardar con versión 2002 (XP) o 2003

C. Para guardar con versión 2000

Tema10 herramientas base de datos

Education

Transcript of Tema10 herramientas base de datos