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Tema 10 La modernización de la oficina judicial. La nueva oficina judicial: su regulación en la Ley Orgánica del Poder Judicial. La Administración de Justicia y las nuevas tecnologías: presentación de escritos y documentos por vía telemática. Concepto de expediente digital y firma digital. La videoconferencia. Referencias Legislativas • Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial • Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. • Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. • Convenio de asistencia judicial en material penal entre los Estados miembros de la Unión Europea, hecho en Bruselas de 29 de mayo de 2000. • Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regu- lan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la uti- lización de medios telemáticos para la sustitución de la aporta- ción de certificados por los ciudadanos. • Real Decreto 84/2007, de 26 de enero, sobre implantación en la Administración de Justicia del sistema informático de tele- comunicaciones LexNet para la presentación de escritos y documentos, el traslado de copias y la realización de actos de comunicación procesal por medios telemáticos. • Orden JUS/3244/2005, de 18 de octubre, por la que se deter- mina la dotación básica de las unidades procesales de apoyo directo a los órganos judiciales. • Acuerdo de 15 de septiembre de 2005, del Pleno del CGPJ, por el que se aprueba Reglamento 1/2005, de los aspectos acceso- rios de las actuaciones judiciales.
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La modernización de la oficina judicial.La nueva oficina judicial: su regulación
en la Ley Orgánica del Poder Judicial.La Administración de Justicia y
las nuevas tecnologías: presentación deescritos y documentos por vía
telemática. Concepto de expediente digital y firma digital.
La videoconferencia.
Referencias Legislativas
• Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial
• Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección deDatos de Carácter Personal.
• Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.
• Convenio de asistencia judicial en material penal entre losEstados miembros de la Unión Europea, hecho en Bruselas de29 de mayo de 2000.
• Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regu-lan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la uti-lización de medios telemáticos para la sustitución de la aporta-ción de certificados por los ciudadanos.
• Real Decreto 84/2007, de 26 de enero, sobre implantación enla Administración de Justicia del sistema informático de tele-comunicaciones LexNet para la presentación de escritos ydocumentos, el traslado de copias y la realización de actos decomunicación procesal por medios telemáticos.
• Orden JUS/3244/2005, de 18 de octubre, por la que se deter-mina la dotación básica de las unidades procesales de apoyodirecto a los órganos judiciales.
• Acuerdo de 15 de septiembre de 2005, del Pleno del CGPJ, porel que se aprueba Reglamento 1/2005, de los aspectos acceso-rios de las actuaciones judiciales.
1. La modernización de la oficina judicial. La nueva oficina judicial: suregulación en la Ley Orgánica delPoder Judicial
1.1. Introducción
1.2. La regulación de la nueva oficinajudicial en la Ley Orgánica delPoder Judicial
2. La Administración de Justicia y lasnuevas tecnologías
2.1. Proyectos sobre nuevas tecnologíasen la Administración de Justicia
2.2. Establecimiento y gestión de losficheros automatizados bajo la responsabilidad de los órganosjudiciales
2.3. Procedimiento de aprobación de losprogramas, aplicaciones y sistemas informáticos de la Administración de Justicia
3. El expediente digital y la firma digital
3.1. El expediente digital
3.2. La firma digital
4. El correo electrónico
4.1. Principios generales
4.2. Seguridad en el uso del correo electrónico o e-mail
4.3. Finalización de la vinculación funcionarial o laboral con la Administración de Justicia
5. Presentación de escritos ydocumentos por vía telemática
5.1. Introducción
5.2. Cobertura legal
5.3. Sistema LexNet
6. La videoconferencia: cuestionesgenerales
6.1. ¿Qué es la videoconferencia?
6.2. Elementos que componen la videoconferencia
6.3. Sistemas de videoconferencia en laAdministración de Justicia
6.4. Regulación legal de las actuacionesprocesales mediante videoconferencia
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Guión-resumen
1. La modernización de la oficina judicial. La nueva oficina judicial: su regulación en la Ley Orgánica del Poder Judicial
1.1. Introducción
Tradicionalmente, la organización fundamental para dar apoyo a los jueces ha sido lasecretaría. Cada órgano jurisdiccional estaba constituido por un juez y una secretaría, inte-grada por un secretario judicial y personal auxiliar (oficiales, auxiliares y agentes judiciales).La ley disponía que hubiese una secretaría en cada juzgado y una o varias secretarías encada sala o sección de los tribunales, todo ello bajo la dirección de los jueces.
Este modelo tradicional se transforma a finales de 2003 con la reforma de la Ley Orgá-nica del Poder Judicial (Ley Orgánica 19/2003, de 23 de diciembre), que introduce la regu-lación de la nueva oficina judicial.
El Libro V de la Ley Orgánica del Poder Judicial, regula ahora la Oficina judicial y losmás relevantes aspectos estatutarios, funcionales y orgánicos del Cuerpo de SecretariosJudiciales y el Libro VI regula el estatuto de los nuevos Cuerpos (Gestores Procesales yAdministrativos, Tramitadores Procesales y Administrativos, Auxilio Judicial) y de otro per-sonal al servicio de la Administración de Justicia.
La reorganización de la oficina judicial resulta una tarea de indudable complejidaddebida, entre otras razones, a que en esta realidad concurren un cúmulo de peculiaridadesque la singularizan frente a cualquier otro órgano de gestión.
— Nuevo diseño organizativo e incorporación de nuevas tecnologías.
En primer lugar, la evolución de las formas de trabajo desempeñado en las ofici-nas judiciales exige nuevas estructuras con un mayor y mejor diseño organizativo,imprescindible no sólo por la progresiva incorporación de nuevas tecnologías aeste ámbito sino fundamentalmente para obtener una atención de calidad a losciudadanos.
— Delimitación de ámbitos competenciales de las Administraciones.
En segundo lugar, las oficinas judiciales no pueden ser ajenas a la realidad delEstado autonómico, especialmente cuando se ha producido un intenso procesode transferencias en este ámbito que obliga a una detallada delimitación de losámbitos competenciales de las Administraciones implicadas en la dotación demedios personales y materiales al servicio del Poder Judicial.
— Establecimiento de mecanismos de colaboración, coordinación y garantía.
Finalmente, la confluencia en la oficina judicial de varios ámbitos de decisión querecaen sobre una única realidad ha demostrado ser fuente de con-flictos sin que las normas que ahora se sustituyen establecieranmecanismos oportunos de colaboración, coordinación y de garantíaque aseguraran la autonomía funcional y orgánica de unos y otros.
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El nuevo modelo de oficina judicial arranca con el propósito claro de que su funciona-miento garantice la independencia del poder al que sirve, conjugando al tiempo y sin mermaalguna de lo anterior, una adecuada racionalización de los medios que utiliza. A fin de armo-nizar estos objetivos, en el plano exclusivamente organizativo, se define la oficina judicialcomo la organización de carácter instrumental, que de forma exclusiva presta soporte yapoyo a la actividad jurisdiccional. Por su singularidad se recoge expresamente la necesariareserva de función de suerte que sólo los funcionarios de los cuerpos al servicio de la Admi-nistración de Justicia podrán desempeñar los puestos de trabajo de los que está dotada.
En su diseño se ha optado por un sistema flexible que permita que cada oficina judi-cial se adapte a cualquier tipo de necesidades de la Administración de Justicia, siendo elcriterio diferenciador que permite singularizarla de otras organizaciones administrativas elque su actividad se encuentra regida principalmente por normas procesales, debiendo darcumplimiento a cuantas resoluciones dicten jueces y magistrados en el ejercicio de las fun-ciones que le son propias.
Con estas características, la oficina judicial -como género- comprende -como especies-tanto a las unidades procesales de apoyo directo como a los servicios comunes procesales.
— Las unidades procesales de apoyo directo asumirán la tramitación procesal y lle-vanza de todos aquellos asuntos cuyo conocimiento tengan legalmente atribui-dos jueces y tribunales, asistiéndolos mediante la realización de las actuacionesprecisas para el eficaz cumplimiento de la función jurisdiccional.
— Los servicios comunes procesales son objeto de especial regulación, llenando elvacío legal existente hasta el momento, fomentando su desarrollo y especializa-ción, y estableciendo un sistema que garantice un mejor gobierno especialmen-te en aquellos casos en los que, por su complejidad o tamaño, resulta impres-cindible la existencia de mandos intermedios.
Se pretende pues, ante todo, racionalizar y actualizar medios personales y materialespara una mejor y más rápida Administración de la Justicia.
1.2. La regulación de la nueva oficina judicial en la Ley Orgánica del Poder Judicial
1.2.1. La oficina judicial
A) Concepto
La oficina judicial es la organización de carácter instrumental que sirve de soporte yapoyo a la actividad jurisdiccional de jueces y tribunales.
B) Estructura y principios
La estructura básica de la oficina judicial, que será homogénea en todoel territorio nacional como consecuencia del carácter único del Poder al quesirve, estará basada en los principios de:
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— Jerarquía.
— División de funciones.
— Coordinación.
C) Criterios de funcionamiento
La oficina judicial funcionará con criterios de agilidad, eficacia, eficiencia, racionalizacióndel trabajo, responsabilidad por la gestión, coordinación y cooperación entre Administracio-nes, de manera que los ciudadanos obtengan un servicio próximo y de calidad, con respetoa los principios recogidos en la Carta de Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia.
D) Reserva de función
Los puestos de trabajo de la oficina judicial sólo podrán ser cubiertos por personal delos Cuerpos de funcionarios al servicio de la Administración de Justicia, y se ordenarán deacuerdo con lo establecido en las relaciones de puestos de trabajo (RPT).
E) La unidad
El elemento organizativo básico de la estructura de la oficina judicial será la unidad,que comprenderá los puestos de trabajo de la misma, vinculados funcionalmente porrazón de sus cometidos.
En atención a sus funciones se distinguirán dos tipos de unidades:
— Unidades procesales de apoyo directo (UPAD).
— Servicios comunes procesales (SCP).
La actividad principal de estas unidades viene determinada por la aplicación de nor-mas procesales.
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OOFFIICCIINNAA JJUUDDIICCIIAALL
Servicios comunes procesales (SCP)
Secciones
Equipos
Unidades procesales deapoyo directo (UPAD)
F) Diseño y ámbito competencial de la oficina judicial
El diseño de la oficina judicial será flexible. Su dimensión y organización se determi-narán, por la Administración Pública competente, en función de la actividad que en lamisma se desarrolle.
La oficina judicial podrá prestar su apoyo a órganos de ámbito:
— Nacional.
— De Comunidad Autónoma.
— Provincial.
— Comarcal.
— De partido judicial.
— De municipio.
Su ámbito competencial se extiende al de los órganos a los que presta su apoyo.
Las unidades que componen la oficina judicial podrán desempeñar sus funciones alservicio de:
— Órganos de una misma jurisdicción.
— Órganos de varias jurisdicciones.
— Órganos especializados.
En ningún caso, el ámbito de la oficina judicial puede modificar el número y compo-sición de los órganos judiciales que constituyen la planta judicial ni la circunscripción terri-torial de los mismos establecida por la ley.
Podrá existir una sola oficina judicial para varios Juzgados de Paz.
G) Dependencia orgánica de los funcionarios
Los funcionarios que prestan sus servicios en las oficinas judiciales, a excepción de lossecretarios judiciales, sin perjuicio de su dependencia funcional, dependen orgánicamentedel Ministerio de Justicia o de las Comunidades Autónomas con competencias asumidasen sus respectivos ámbitos.
H) Información al titular del órgano
Los jueces y magistrados, en las causas cuyo conocimiento tengan atri-buido, podrán requerir en todo momento al funcionario responsable cuantainformación consideren necesaria.
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1.2.2. Las unidades procesales de apoyo directo (UPAD)
A) Concepto
Se entiende por unidad procesal de apoyo directo aquélla unidad de la oficina judicialque directamente asiste a jueces y magistrados en el ejercicio de las funciones que les sonpropias, realizando las actuaciones necesarias para el exacto y eficaz cumplimiento de cuan-tas resoluciones dicten.
Existirán tantas unidades procesales de apoyo directo como juzgados, o en su caso,salas o secciones de tribunales estén creados y en funcionamiento, integrando junto a sustitulares el respectivo órgano judicial.
B) Puestos de trabajo
Las unidades procesales de apoyo directo contarán con un secretario judicial que ejer-cerá las competencias y funciones que le son propias. Por motivos de racionalización delservicio, un mismo secretario judicial podrá actuar en más de una de estas unidades.
Cada unidad contará, además, con los puestos de trabajo necesarios para la atencióndel órgano de que se trate, de acuerdo con el orden jurisdiccional al que pertenezca, quese determinarán en las respectivas relaciones de puestos de trabajo.
C) Dotaciones básicas
El Ministerio de Justicia, previo informe del Consejo General del Poder Judicial y delas Comunidades Autónomas con competencias asumidas, determinará las dotacionesbásicas de estas unidades procesales de apoyo directo, que garantizarán, en todo caso, elcorrecto funcionamiento del órgano jurisdiccional.
Por Orden JUS/3244/2005, de 18 de octubre, el Ministerio de Justicia procedió a determinar la dota-ción básica de las unidades procesales de apoyo directo a los órganos judiciales, estableciendo las siguien-tes disposiciones:
AArrttííccuulloo 11.. Objeto y ámbito de aplicación.
1. Esta Orden determina las dotaciones básicas de las unidades procesales de apoyo directo a losórganos judiciales, en los términos contenidos en su anexo.
2. Quedan excluidos del ámbito de aplicación de esta orden los órganos judiciales que extienden sujurisdicción a todo el territorio nacional, cuyas unidades procesales de apoyo directo serán elabora-das y aprobadas por el Ministerio de Justicia, de conformidad con lo establecido en el artículo 522.1de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.
AArrttííccuulloo 22. Dotaciones básicas.
1. Las dotaciones básicas comprenden los puestos de trabajo mínimos que debenintegrarse en una unidad procesal de apoyo directo para garantizar el correcto fun-cionamiento del órgano jurisdiccional al que presten servicios.
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2. La dotación básica de las unidades procesales de apoyo directo a los órganos jurisdiccionales estáintegrada por puestos de trabajo reservados a funcionarios de los siguientes Cuerpos al servicio dela Administración de Justicia:
a) Cuerpo de Secretarios Judiciales.
b) Cuerpo de Gestión Procesal y Administrativa.
c) Cuerpo de Tramitación Procesal y Administrativa.
3. Las Administraciones competentes en materia de gestión de medios al servicio de la Administra-ción de Justicia podrán mejorar las dotaciones básicas a través de las correspondientes relaciones depuestos de trabajo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 522 de la Ley Orgánica 6/1985,de 1 de julio, del Poder Judicial.
El incumplimiento de las dotaciones básicas de las unidades procesales de apoyo directo determi-nará la denegación de la aprobación definitiva de las relaciones de puestos de trabajo, de conformi-dad con el artículo 522.2 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.
DDiissppoossiicciióónn ttrraannssiittoorriiaa úúnniiccaa. Oficina judicial y relaciones de puestos de trabajo.
La actual estructura de juzgados y tribunales y los actuales puestos de trabajo desempeñados por elpersonal al servicio de la Administración de Justicia quedarán suprimidos a medida que entre en fun-cionamiento el nuevo modelo de oficina judicial previsto en la Ley Orgánica 19/2003, de 23 dediciembre, de reforma de la Ley Orgánica del Poder Judicial y sean aprobadas las relaciones de pues-tos de trabajo de los centros de destino en los que se vaya produciendo el proceso de acoplamien-to a la nueva oficina judicial.
1.2.3. Los servicios comunes procesales (SCP)
A) Concepto
Se entiende por servicio común procesal, toda aquella unidad de la oficina judicialque, sin estar integrada en un órgano judicial concreto, asume labores centralizadas de ges-tión y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicación de las leyes procesales.
Prestarán su apoyo a todos o a alguno de los órganos judiciales de su ámbito territo-rial, con independencia del orden jurisdiccional al que pertenezcan y la extensión de sujurisdicción.
B) Diseño, creación y organización de SCP
El Ministerio de Justicia y las Comunidades Autónomas en sus respectivos territoriosserán competentes para el diseño, creación y organización de los servicios comunes pro-cesales, con funciones de:
— Registro y reparto.
— Actos de comunicación.
— Auxilio judicial.
— Ejecución de resoluciones judiciales.
— Jurisdicción voluntaria.
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Las Salas de gobierno y las Juntas de jueces podrán solicitar al Ministerio y a lascomunidades autónomas la creación de servicios comunes, conforme a las específicasnecesidades.
Asimismo, podrán crear servicios comunes procesales que asuman la ordenación delprocedimiento u otras funciones distintas a las relacionadas en este apartado, en cuyo caso,será preciso el informe favorable del Consejo General del Poder Judicial.
En razón de la actividad concreta que realicen, los servicios comunes procesales,podrán estructurarse en sseecccciioonneess, a las que se dotará de los correspondientes puestos detrabajo y éstas, a su vez, si el servicio lo requiere, en eeqquuiippooss.
C) Puestos de trabajo
Al frente de cada servicio común procesal constituido en el seno de la oficina judicialhabrá un secretario judicial, de quien dependerán funcionalmente el resto de los secreta-rios judiciales y el personal destinado en los puestos de trabajo en que se ordene el servi-cio de que se trate y que, en todo caso, deberá ser suficiente y adecuado a las funcionesque tiene asignado el mismo.
El secretario judicial que dirija un servicio común procesal deberá hacer cumplir, enel ámbito organizativo y funcional que le es propio, las órdenes y circulares que reciba desus superiores jerárquicos. En el ámbito jurisdiccional, responderán del estricto cumpli-miento de cuantas actuaciones o decisiones adopten jueces o tribunales en el ejercicio desus competencias.
D) Homogeneidad de actuaciones
El Consejo General del Poder Judicial podrá establecer criterios generales que permi-tan la homogeneidad en las actuaciones de los servicios comunes procesales de la mismaclase en todo el territorio nacional que, en ningún caso, podrán incidir en el ejercicio de lafunción jurisdiccional o en las competencias de las Administraciones Públicas en el ámbi-to de la Administración de Justicia.
El Acuerdo de 15 de septiembre de 2005, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, por elque se aprueba el Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales, estableceuna serie de disposiciones relativas a los servicios comunes procesales:
— Cada servicio común procesal estará dirigido por un secretario judicial, que, en el ámbito desus competencias, adoptará las medidas y decisiones pertinentes para dar cumplimiento a lasórdenes y circulares de sus superiores jerárquicos, y dictará las resoluciones precisas para hacercumplir las decisiones adoptadas por jueces y tribunales en el ejercicio de su potestad juris-diccional.
— El resto de secretarios judiciales y los funcionarios que ocupen los puestos detrabajo previstos en la respectiva norma de creación de cada servicio comúnprocesal dependerán funcionalmente de aquél.
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— Las Salas de Gobierno de las Audiencias y Tribunales, y las Juntas de Jueces podrán proponeral Ministerio de Justicia y a las Comunidades Autónomas la creación de servicios comunes,poniéndolo en conocimiento del CGPJ.
La propuesta de creación deberá ser suficientemente motivada e incorporará los antecedentesnecesarios, así como un informe sobre las necesidades específicas, la conveniencia del esta-blecimiento del servicio para el mejor funcionamiento de la Administración de Justicia y laincidencia que el mismo pueda tener en el funcionamiento de los órganos judiciales afectadospor su implantación.
— El Pleno del Consejo General del Poder Judicial podrá dictar las instrucciones que considerenecesarias para garantizar la correcta coordinación, conexión e interrelación entre las unidadesprocesales de apoyo directo y los servicios comunes procesales, y la homogeneidad en lasactuaciones de los servicios comunes de la misma clase en todo el territorio nacional.
Las referidas instrucciones en ningún caso podrán incidir en el ejercicio de la función jurisdic-cional o en las competencias de las Administraciones Públicas en el ámbito de la Administra-ción de Justicia.
— Para garantizar la adecuada coordinación de los servicios comunes podrán constituirse comi-siones de seguimiento integradas por miembros de las Administraciones Públicas y represen-tantes de los órganos de gobierno del Poder Judicial. En estas comisiones se integrará el JuezDecano de los órganos jurisdiccionales del Partido Judicial donde radique el servicio común.
1.2.4. Unidades administrativas
A) Concepto
Se entiende por unidad administrativa aquélla que, sin estar integrada en la oficinajudicial, se constituye en el ámbito de la organización de la Administración de Justicia parala jefatura, ordenación y gestión de:
— Los recursos humanos de la oficina judicial sobre los que se tienen competencias.
— Los medios informáticos, nuevas tecnologías y demás medios materiales.
Asimismo, dentro de dichas unidades, el Ministerio de Justicia y las ComunidadesAutónomas en sus respectivos ámbitos, podrán establecer ooffiicciinnaass ccoommuunneess ddee aappooyyoo auna o varias oficinas judiciales, para la prestación de servicios, cuya naturaleza no exija larealización de funciones encomendadas como propias por la LOPJ a los funcionarios de losCuerpos de la Administración de Justicia y que se consideren necesarios o convenientespara el buen funcionamiento de las mismas.
B) Diseño, creación y organización
Corresponde a cada Administración en su propio ámbito territorial:
— El diseño, la creación y organización de las unidades administrativasnecesarias y de las oficinas comunes de apoyo.
— La determinación de su forma de integración en la AdministraciónPública de que se trate.
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— Su ámbito de actuación, dependencia jerárquica, establecimiento de los puestosde trabajo.
— La dotación de los créditos necesarios para su puesta en marcha y funciona-miento.
C) Puestos de trabajo
Los puestos de trabajo de las unidades administrativas, cuya determinación corres-ponderá al Ministerio de Justicia y a las Comunidades Autónomas con competencias asu-midas, en sus respectivos ámbitos, podrán ser cubiertos con personal, que reúnan losrequisitos y condiciones establecidas en la respectiva relación de puestos de trabajo, de losCuerpos de funcionarios al servicio de:
— La Administración de Justicia.
— La Administración del Estado.
— La Administración de las Comunidades Autónomas.
Entre otros posibles diseños de unidades administrativas, por el Ministerio de Justiciase ha previsto la implantación de las siguientes:
— Unidad de gestión de la oficina del jurado.
— Unidad de orientación jurídica: destinada a solventar las dudas de los ciudada-nos, en especial en materia de asistencia jurídica gratuita.
— Unidad de gestión de las salas de vistas.
— Unidad de medios audiovisuales: dotará a juzgados y tribunales de los sistemasy soportes informáticos necesarios destinados a grabación de vistas y realizaciónde videoconferencias para declaración de testigos.
— Unidad de atención y ayuda a las víctimas de delitos violentos ycontra la libertad sexual.
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Medios informáticos ynuevas tecnologías
Demás medios materiales
UUNNIIDDAADDEESS
AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAASS
Recursos humanos
OOffiicciinnaass ccoommuunneess ddee aappooyyoo
El Acuerdo de 15 de septiembre de 2005, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, por elque se aprueba el Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales, establece,en relación con las oficinas comunes de apoyo, lo siguiente:
• Las oficinas comunes de apoyo a una o varias oficinas judiciales, creadas por el Ministerio deJusticia y las Comunidades Autónomas en sus respectivos ámbitos, dentro de las unidadesadministrativas, prestarán los servicios y realizarán las funciones precisas o convenientes parael mejor funcionamiento de las oficinas judiciales, siempre que no tengan naturaleza procesaly que la Ley Orgánica del Poder Judicial no atribuya como propias a los Cuerpos de funciona-rios al servicio de la Administración de Justicia.
2. La Administración de Justicia y las nuevas tecnologías
2.1. Proyectos sobre nuevas tecnologías en la Administración de Justicia
El éxito de la nueva oficina judicial depende, en gran medida, de la modernizacióntecnológica de la Administración de Justicia. Hay que implantar una justicia totalmenteinformatizada, donde los abogados y procuradores dirijan sus demandas a los tribunales enformato electrónico, donde las distintas instancias de la oficina judicial se comuniquenentre ellas a través de la red informática. En definitiva, se trata de sustituir paulatinamen-te el formato papel de los procesos judiciales y, para ello, desde el Ministerio de Justicia ylas Comunidades Autónomas se trabaja actualmente en los siguientes proyectos:
— PPrrooggrraammaa LLEEXXNNEETT. Permite la presentación de escritos en los tribunales pormedios telemáticos y el envío de documentos de manera segura por los mismosmedios.
— PPrrooyyeeccttoo IINNFFOORREEDD. Es una herramienta para realizar anotaciones e inscripcionesinformatizadas en el Registro Civil y la gestión del mismo.
— MMóódduulloo ddee iinntteerrccaammbbiioo ggeennéérriiccoo. Permitirá la comunicación telemática de lasdistintas unidades de la oficina judicial o de varias oficinas judiciales entre sí yposibilitará la firma electrónica de las resoluciones judiciales.
— PPrrooggrraammaass LLIIBBRRAA yy MMIINNEERRVVAA. Son programas de gestión procesal que permi-ten el registro de los asuntos, su seguimiento estadístico y la tramitación de losprocedimientos judiciales.
Con carácter general, en el ámbito de competencia del Ministerio de Justicia seutilizan como sistemas de gestión procesal las aplicaciones informáticas LIBRA yMINERVA, pero otras Comunidades Autónomas con competencias asumidas enmateria de justicia han desarrollado sistemas de información y gestión procesalpropios.
— SSiisstteemmaass ddee vviiddeeooccoonnffeerreenncciiaa. Instalación de equipos de videocon-ferencia en edificios judiciales y centros penitenciarios para evitartraslados de presos y desplazamientos de peritos y testigos.
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— GGrraabbaacciioonneess ddee jjuuiicciiooss. Digitalización de las señales de audio y vídeo de las gra-baciones de los juicios y vistas para facilitar su almacenamiento y visualizaciónposterior.
Por su parte, el Consejo General del Poder Judicial gestiona y financia un nodo cen-tral de comunicaciones, denominado PPuunnttoo NNeeuuttrroo JJuuddiicciiaall, que permite la intercomuni-cación entre las distintas redes corporativas de las Comunidades Autónomas, Ministerio deJusticia y CGPJ. Asimismo, facilita el acceso de juzgados y tribunales a servicios de interéspara el mejor funcionamiento de la Administración de Justicia, proporcionados por terce-ras instituciones.
A través del Punto Neutro Judicial, gracias a los convenios celebrados por el ConsejoGeneral del Poder Judicial con diversas Administraciones y Organismos del Estado, los jue-ces y magistrados tienen acceso inmediato a datos, entre otros, de:
— La Agencia Tributaria.
— El padrón de habitantes.
— La Tesorería de la Seguridad Social.
— La cuenta de depósitos y consignaciones de los juzgados.
— El Registro Central de Penados y Rebeldes (a través del que consiguen los ante-cedentes penales en tiempo real, algo sin lo que habría sido imposible celebrarlos juicios rápidos).
— El Registro Mercantil Central.
— El Instituto Nacional de Estadística.
— Bases de datos de la Policía y la Guardia Civil.
Asimismo está en desarrollo e implantación la plataforma informática del AArrcchhiivvoo ddeePPooddeerreess ddee RReepprreesseennttaacciióónn PPrroocceessaall,, con participación del CGPJ, notarios y procuradores,para que todos los poderes que se autoricen de forma notarial queden archivados en labase informatizada y puedan ser consultados por vía electrónica por la Administraciónjudicial y los procuradores.
— Con la entrada en funcionamiento de esta plataforma informática, los notariosque autoricen un poder ya no tendrán que expedirlo en papel sino que emitiráncopia electrónica simple y autorizada, por vía telemática a este archivo.
— El envío de las copias electrónicas de estos poderes se realizará con absoluta con-fidencialidad y con la garantía de que su contenido no podrá ser alterado.
— Por otra parte, en los juzgados y a través del Punto Neutro Judicial se podrá cono-cer instantáneamente si el poder que una persona utiliza está vigen-te o ha sido revocado.
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2.2. Establecimiento y gestión de los ficheros automatizados bajo la responsabilidad de los órganos judiciales
El artículo 230 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, en relación con la utilización denuevos medios tecnológicos en el desarrollo de las funciones de los juzgados y tribunales,dispone lo siguiente:
2.2.1. Utilización de medios informáticos
Los juzgados y tribunales podrán utilizar cualesquiera medios técnicos, electrónicos,informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y ejercicio de sus funciones,con las limitaciones que a la utilización de tales medios establece la Ley Orgánica 5/1992,de 29 de octubre (referencia que ha de entenderse efectuada a la actual Ley Orgánica15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal), y demás leyesque resulten de aplicación.
2.2.2. Validez y eficacia de los documentos telemáticos
Los documentos emitidos por los medios anteriores, cualquiera que sea su soporte,gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizadasu autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes pro-cesales.
2.2.3. Garantías
Los procesos que se tramiten con soporte informático garantizarán la identificación yel ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce, así como la confiden-cialidad, privacidad y seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los tér-minos que establezca la Ley.
Las personas que demanden la tutela judicial de sus derechos e intereses podrán rela-cionarse con la Administración de Justicia a través de los medios técnicos referidos cuan-do sean compatibles con los que dispongan los juzgados y tribunales y se respeten lasgarantías y requisitos previstos en el procedimiento que se trate.
2.2.4. Requisitos de los ficheros automatizados
Reglamentariamente se determinarán por el Consejo General del Poder Judicial losrequisitos y demás condiciones que afecten al establecimiento y gestión de los ficherosautomatizados que se encuentren bajo la responsabilidad de los órganos judiciales deforma que se asegure el cumplimiento de las garantías y derechos estableci-dos en la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre (referencia que ha de enten-derse efectuada a la actual Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Pro-tección de Datos de Carácter Personal).
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El Acuerdo de 15 de septiembre de 2005, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, por elque se aprueba el Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales, contieneuna serie de disposiciones que se aplicarán a los ficheros de datos automatizados de carácter personaldependientes de los juzgados y tribunales y del Consejo General del Poder Judicial:
A) Datos personales almacenados y clases de ficheros
— Los ficheros automatizados a los que se refiere el artículo 230.5 de la Ley Orgánica del PoderJudicial se formarán:
• Con los datos de carácter personal que figuren en los procesos de los que conozcan(ficheros de datos jurisdiccionales).
• Con los que consten en los procedimientos gubernativos (ficheros de datos no jurisdic-cionales).
— En los ficheros de datos jurisdiccionales solamente se contendrán los datos de carácter perso-nal que deriven de las actuaciones jurisdiccionales y, en particular, los siguientes:
• Los que en atención a lo dispuesto en las leyes procesales sean necesarios para el regis-tro e identificación del procedimiento o asunto jurisdiccional con el que se relacionan.
• Los que sean necesarios para la identificación y localización de quienes pudieran tenerderecho a intervenir como parte.
• Los necesarios para la identificación de quienes asuman las labores de defensa o repre-sentación procesal o intervengan en cualquier otra calidad en el procedimiento o asunto.
• Los que exterioricen las resoluciones dictadas y las actuaciones en él realizadas.
• Los derivados de la instrucción o tramitación de las diligencias judiciales.
— En los ficheros de datos no jurisdiccionales solamente se contendrán los datos de carácter per-sonal que deriven de los procedimientos gubernativos, así como los que, con arreglo a las nor-mas administrativas aplicables, sean definitorios de la relación funcionarial o laboral de las per-sonas destinadas en tales órganos y de las situaciones e incidencias que en ella acontezcan.
B) Obtención de los datos
Los datos de carácter personal que hayan de incorporarse a los ficheros de datos jurisdiccionales serecogerán de los documentos o escritos que obren en el procedimiento o asunto o de las actuaciones que,con sujeción a las normas procedimentales, se realicen en ellos.
En los ficheros de datos no jurisdiccionales, los datos se obtendrán directamente de los afectadosy en los casos en los que la Ley así lo permita y dentro de los límites por ella establecidos, de los órga-nos competentes sobre los cuerpos o carreras a los que pertenezcan.
C) Conservación y supresión de datos
Los datos de carácter personal incorporados se conservarán en tanto su supresión no sea ordenadapor una decisión judicial o de los órganos de gobierno propios del Poder Judicial dictada en ejercicio desus competencias gubernativas. No obstante, se eliminarán del fichero, a medida que se culminen los tra-bajos periódicos de cancelación, los datos reflejados en las actuaciones procedimentalesque el propio sistema identifique como sujetas a un plazo de caducidad informática.
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D) Cesión de datos
Sólo por aplicación de las normas de cooperación jurisdiccional, o de competencia territorial, obje-tiva o funcional, o de organización de los servicios, que determinen la atribución del conocimiento delasunto o procedimiento, o de alguna de sus incidencias, o la realización de actuaciones determinadas, aun órgano jurisdiccional o gubernativo distinto, podrá producirse la cesión a éste de los datos de carácterpersonal recogidos en los ficheros propios de otro órgano.
E) Responsabilidad del fichero
De los ficheros automatizados de los órganos judiciales unipersonales será responsable el secretariodel juzgado. De los ficheros dependientes de tribunales será responsable el secretario judicial que se indi-que en el acuerdo de creación o modificación.
Las Administraciones Públicas sólo podrán hacer uso de los productos extraídos del fichero, no deéste, en virtud de decisión previa y escrita que sus órganos adopten en cumplimiento de las competen-cias que les sean atribuidas por el ordenamiento jurídico. La decisión habrá de ser motivada y expresará,en todo caso, el fin o los fines para los que se necesita hacer uso de los productos que pretenden extra-erse del fichero.
F) Derechos de acceso, rectificación y cancelación
Los derechos de acceso, rectificación y cancelación podrán ejercerse por el afectado en la sede delórgano judicial o gubernativo titular del fichero y ante el responsable del mismo.
Esos derechos se ejercerán de conformidad con las normas establecidas en la legislación vigentesobre protección de datos de carácter personal.
Se denegará el acceso a los datos de carácter personal registrados en un fichero dependiente de unJuzgado o de un Tribunal en los casos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Pro-tección de datos de carácter personal y, además, cuando los datos afecten a unas diligencias judicialespenales que sean o hayan sido declaradas secretas.
El derecho de acceso no podrá ejercerse en perjuicio del derecho a la intimidad de personas distin-tas del afectado.
Los datos que reflejen hechos constatados en un procedimiento jurisdiccional o en un expedientegubernativo no podrán ser modificados o cancelados mediante el ejercicio de los derechos a los que serefiere este apartado.
G) Recursos contra las decisiones del responsable del fichero
Contra las resoluciones expresas o presuntas del responsable del fichero denegatorias del acceso, rec-tificación o cancelación que se haya solicitado, el afectado podrá interponer los recursos previstos en elartículo 4.3 del Reglamento 1/2005 (es decir, solicitud de revisión por el juez o Presidente a petición delinteresado).
H) Creación, modificación y supresión de ficheros
La creación, modificación y supresión de los ficheros automatizados de datos decarácter personal dependientes de los juzgados y tribunales tendrá lugar mediante acuer-do del Consejo General del Poder Judicial que se publicará en el Boletín Oficial del Estado
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y en los diarios oficiales de las Comunidades Autónomas y se notificará a la Agencia de Protección deDatos.
El Consejo General del Poder Judicial adoptará dicho acuerdo a propuesta de la Sala de Gobiernodel Tribunal Supremo, de la Audiencia Nacional o del Tribunal Superior de Justicia correspondiente.
El acuerdo de creación, de modificación o de supresión de los ficheros se ajustará a lo dispuesto enla Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal.
I) Ficheros automatizados dependientes del CGPJ
Los ficheros automatizados de datos de carácter personal dependientes del Consejo General delPoder Judicial se regirán por las anteriores normas y por todas las demás de general aplicación, con lasparticularidades que resultan del presente apartado.
La propuesta para la creación, modificación o supresión de estos ficheros procederá del SecretarioGeneral.
El responsable de estos ficheros será el Secretario General y ante él se presentarán las solicitudes deacceso, rectificación o cancelación.
Contra las resoluciones denegatorias del ejercicio de estos derechos cabrá reclamación ante la Comi-sión Permanente.
J) Sistemas de seguridad física e informática
El Consejo General del Poder Judicial aprobará, a propuesta de las Salas de Gobierno de los Tribu-nales Superiores de Justicia, los sistemas de seguridad física e informática de los ficheros automatizadosde datos de carácter personal dependientes de los órganos judiciales existentes en las Comunidades Autó-nomas. A propuesta de sus Salas de Gobierno aprobará los de los ficheros dependientes de la AudienciaNacional y del Tribunal Supremo. Asimismo podrá el Consejo, previamente al diseño de esos sistemas,establecer las pautas a las que deban adaptarse.
La Comisión Permanente aprobará los sistemas de seguridad de los ficheros dependientes del Con-sejo General del Poder Judicial.
2.3. Procedimiento de aprobación de los programas, aplicaciones ysistemas informáticos de la Administración de Justicia
El artículo 230.5 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, en relación con los requisitosque han de cumplir programas informáticos, establece lo siguiente:
— Los programas y aplicaciones informáticos que se utilicen en la Administraciónde Justicia deberán ser previamente aprobados por el Consejo General del PoderJudicial, quien garantizará su compatibilidad.
— Los sistemas informáticos que se utilicen en la Administración deJusticia deberán ser compatibles entre sí para facilitar su comunica-ción e integración, en los términos que determine el Consejo Gene-ral del Poder Judicial.
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El Acuerdo de 15 de septiembre de 2005, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, por el quese aprueba el Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales, contiene una seriede disposiciones sobre el procedimiento de aprobación de los programas, aplicaciones y sistemas informáti-cos de la Administración de Justicia:
2.3.1. Aprobación de programas y aplicaciones
La aprobación de los programas y aplicaciones informáticos previstos en el art. 230.5 de la Ley Orgá-nica del Poder Judicial corresponde al Pleno del Consejo del Poder Judicial, a propuesta de la Comisiónde Informática Judicial. En los mismos términos, le compete establecer las características que han de reu-nir los sistemas informáticos que se utilicen en la Administración de Justicia.
Las Salas de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia, de la Audiencia Nacional y del Tri-bunal Supremo velarán para que los programas, aplicaciones y sistemas informáticos implantados en suámbito satisfagan los requisitos exigidos por la Ley. Asimismo recogerán y canalizarán las iniciativas de losórganos judiciales en relación con la informatización de la Administración de Justicia.
2.3.2. Comisión de Informática Judicial
— La Comisión de Informática Judicial estará compuesta por el Vocal Delegado para la OficinaJudicial y la Informática, que la presidirá, y por cuatro magistrados, uno por cada orden juris-diccional, designados por el Pleno del Consejo.
— La Comisión de Informática Judicial estará asistida por el Director del Gabinete Técnico y porlos Letrados que sean adscritos a la misma, quienes tomarán parte, con voz pero sin voto, enlas sesiones que aquélla celebre.
— La Comisión de Informática Judicial:
• Podrá convocar a representantes de las Administraciones Públicas con competenciassobre los medios materiales al servicio de la Administración de Justicia, quienes asistirána sus sesiones con voz pero sin voto.
• Podrá recabar los asesoramientos que considere necesarios.
• Intercambiará información con los órganos del Ministerio de Justicia y del Ministerio Fis-cal, así como con los de las Comunidades Autónomas con competencias sobre losmedios materiales al servicio de la Administración de Justicia para el mejor desarrollo delos planes de informatización de la Administración de Justicia.
— La Comisión de Informática Judicial deliberará y resolverá sobre las propuestas de aprobaciónde programas y aplicaciones que le eleven las Salas de Gobierno de los Tribunales Superioresde Justicia, de la Audiencia Nacional y del Tribunal Supremo. Cada propuesta deberá ir acom-pañada del informe de los órganos con competencias sobre los medios materiales al serviciode la Administración de Justicia. A dichas Salas corresponde recabarlo.
También podrán presentar propuestas las Administraciones Públicas con competencias sobrelos medios materiales al servicio de la Administración de Justicia. Cada propuesta deberá iracompañada del informe de la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia, de laAudiencia Nacional o del Tribunal Supremo.
— La Comisión de Informática Judicial podrá instar al proponente para que reali-ce las modificaciones que la Comisión considere necesarias para satisfacer losrequisitos exigidos por la Ley.
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— Una vez instruida al efecto, la Comisión de Informática Judicial propondrá al Pleno del Con-sejo la adopción del acuerdo que considere procedente.
2.3.3. Compatibilidad de los sistemas informáticos
Los sistemas informáticos que se instalen en la Administración de Justicia deberán tender a la obten-ción del grado de compatibilidad necesario para su comunicación e integración, así como contar con lascondiciones de seguridad adecuadas.
El Pleno, a propuesta de la Comisión de Informática Judicial, determinará los elementos que han dereunir esos sistemas para cumplir con las exigencias a las que se refiere el párrafo anterior.
La Comisión de Informática Judicial requerirá, antes de formular su propuesta, informe de las Admi-nistraciones Públicas con competencias sobre los medios materiales al servicio de la Administración deJusticia.
3. El expediente digital y la firma digital
3.1. El expediente digital
Se entiende por expediente digital la serie ordenada de documentos públicos ensoporte digital y autentificados por firma electrónica (documentos electrónicos), pertene-cientes a un asunto determinado.
El expediente digital o electrónico tendrá la misma validez jurídica y probatoria que elexpediente tradicional.
Para evitar el trasiego de papeles o expedientes judiciales entre los servicios comunesprocesales y los juzgados (itinerancia del procedimiento), la nueva oficina judicial desarro-llará un sistema electrónico de comunicación entre los mismos, para desterrar en un futu-ro el formato papel de los tribunales de justicia.
El paso de la administración tradicional a la e-administración implica un tiempo deconvivencia del papel con el documento digital, lo que hace más compleja esta transición.En estos momentos, los procesos de digitalización de los documentos en papel así comolos conceptos de compulsa electrónica empiezan a surgir con fuerza dentro de las Admi-nistraciones Públicas como procesos encaminados al paso desde el expediente en papelhacia el expediente digital.
3.2. La firma digital
3.2.1. Introducción
El desarrollo de la sociedad de la información y la difusión de los efectospositivos que de ella se derivan exige la generalización de la confianza de laciudadanía en las comunicaciones telemáticas. No obstante, los datos másrecientes señalan que aún existe desconfianza por parte de los intervinientes
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en las transacciones telemáticas y, en general, en las comunicaciones que las nuevas tec-nologías permiten a la hora de transmitir información, constituyendo esta falta de con-fianza un freno para el desarrollo de la sociedad de la información, en particular, la Admi-nistración y el comercio electrónicos.
Como respuesta a esta necesidad de conferir seguridad a las comunicaciones por inter-net surge, entre otros, la firma electrónica. La firma electrónica constituye un instrumentocapaz de permitir una comprobación de la procedencia y de la integridad de los mensajesintercambiados a través de redes de telecomunicaciones, ofreciendo las bases para evitar elrepudio, si se adoptan las medidas oportunas basándose en fechas electrónicas.
3.2.2. Normativa básica sobre firma electrónica
A) Unión Europea
— Directiva 1999/93/CE, de 13 diciembre, por la que se establece un marco comu-nitario para la firma electrónica.
— Directiva 2000/31/CE, de 8 junio, sobre el comercio electrónico.
B) España
— Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de CarácterPersonal.
— Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, que regula la firma elec-trónica, su eficacia jurídica y la prestación de servicios de certificación.
— Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y decomercio electrónico.
— Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y lasnotificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para lasustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos.
3.2.3. Firma electrónica
A) Concepto
La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados juntoa otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación delfirmante.
Se trata de un código digital que garantiza que un documento no ha sidomodificado. Se incluye dentro del propio documento o archivo digital y, si setrata de un mensaje de correo electrónico, se transmite adjunto con elmismo. De esta forma, si se altera la información del documento o del archi-
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vo, la firma no se reconoce. Si la firma es otorgada por una entidad certificadora (presta-dores de servicios de certificación), se garantiza una mayor autenticidad sobre su autoría yorigen.
B) Tipos de firma electrónica
• Firma electrónica avanzada
La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al fir-mante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al fir-mante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios queel firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
• Firma electrónica reconocida
Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en uncertificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.
La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma elec-trónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.
No basta pues con utilizar una firma electrónica avanzada para que ésta se equiparecon la firma manuscrita; es preciso que la firma electrónica avanzada esté basada en uncertificado reconocido y haya sido creada por un dispositivo seguro de creación (es decir,tiene que tratarse de una firma electrónica reconocida).
C) Código de conducta de usuarios
En relación con la firma electrónica, el Código de conducta para usuarios de equiposy sistemas informáticos al servicio de la Administración de Justicia establece lo siguiente:
Todo usuario será responsable de la custodia de la clave privada y de comunicar conla mayor brevedad posible a la correspondiente entidad prestadora de Servicios de Certifi-cación y/o Registro cualquier pérdida o sustracción de aquélla.
Igualmente, el usuario estará obligado a comunicar cualquier variación de los datosaportados para la obtención del certificado; y en general, vendrá obligado a observar lasgarantías que al respecto fije la Comisión de Informática Judicial, así como las descritas enel Convenio que hayan suscrito el Consejo General del Poder Judicial, la correspondienteEntidad Prestadora de Servicios de Certificación y, en su caso, la Administración Públicacompetente, en orden al establecimiento y regulación de la concreta prestación de servi-cios técnicos, administrativos y de seguridad necesarios para garantizar la validez y eficaciade la emisión y recepción de comunicaciones y documentos producidos a tra-vés de las técnicas y medios ofertados por esta última.
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D) Empleo de la firma electrónica en el ámbito de las Administraciones Públicas
La Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, se aplicará al uso de la firmaelectrónica en el seno de las Administraciones Públicas, sus organismos públicos y las enti-dades dependientes o vinculadas a las mismas y en las relaciones que mantengan aquéllasy éstos entre sí o con los particulares.
Las Administraciones Públicas, con el objeto de salvaguardar las garantías de cada pro-cedimiento, podrán establecer condiciones adicionales a la utilización de la firma electró-nica en los procedimientos. Dichas condiciones podrán incluir, entre otras, la imposiciónde fechas electrónicas sobre los documentos electrónicos integrados en un expedienteadministrativo.
Se entiende por ffeecchhaa eelleeccttrróónniiccaa el conjunto de datos en forma electrónica utilizadoscomo medio para constatar el momento en que se ha efectuado una actuación sobre otrosdatos electrónicos a los que están asociados.
E) Normativa específica
La utilización de la firma electrónica en las comunicaciones que afecten a la informa-ción clasificada, a la seguridad pública o a la defensa nacional se regirá por su normativaespecífica.
3.2.4. Documento electrónico
A) Concepto
Se considera ddooccuummeennttoo eelleeccttrróónniiccoo la información de cualquier naturaleza en formaelectrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y suscep-tible de identificación y tratamiento diferenciado.
El documento electrónico será soporte de:
a) Documentos públicos, por estar firmados electrónicamente por funcionarios quetengan legalmente atribuida la facultad de dar fe pública, judicial, notarial oadministrativa, siempre que actúen en el ámbito de sus competencias con losrequisitos exigidos por la ley en cada caso.
b) Documentos expedidos y firmados electrónicamente por funcionarios o emplea-dos públicos en el ejercicio de sus funciones públicas, conforme a su legislaciónespecífica.
c) Documentos privados.
Para que un documento electrónico tenga la naturaleza de documentopúblico o de documento administrativo deberá cumplirse, respectivamente,con lo dispuesto en las letras a) o b) del párrafo anterior y, en su caso, en lanormativa específica aplicable.
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Los documentos electrónicos tendrán el valor y la eficacia jurídica que corresponda asu respectiva naturaleza, de conformidad con la legislación que les resulte aplicable.
B) Valor probatorio del documento electrónico
El soporte en que se hallen los datos firmados electrónicamente será admisible comoprueba documental en juicio.
— Si se impugnare la autenticidad de la firma electrónica reconocida con la que sehayan firmado los datos incorporados al documento electrónico se procederá acomprobar que se trata de una firma electrónica avanzada basada en un certifi-cado reconocido, que cumple todos los requisitos y condiciones establecidos enesta Ley para este tipo de certificados, así como que la firma se ha generadomediante un dispositivo seguro de creación de firma electrónica.
La carga de realizar las citadas comprobaciones corresponderá a quien haya pre-sentado el documento electrónico firmado con firma electrónica reconocida. Sidichas comprobaciones obtienen un resultado positivo, se presumirá la autenti-cidad de la firma electrónica reconocida con la que se haya firmado dicho docu-mento electrónico siendo las costas, gastos y derechos que origine la comproba-ción exclusivamente a cargo de quien hubiese formulado la impugnación. Si, ajuicio del tribunal, la impugnación hubiese sido temeraria, podrá imponerle,además, una multa de 120 a 600 euros.
— Si se impugna la autenticidad de la firma electrónica avanzada, con la que sehayan firmado los datos incorporados al documento electrónico, se estará a loestablecido en el apartado 2 del artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.
No se negarán efectos jurídicos a una firma electrónica que no reúna los requisitos defirma electrónica reconocida en relación a los datos a los que esté asociada por el merohecho de presentarse en forma electrónica.
Cuando una firma electrónica se utilice conforme a las condiciones acordadas por laspartes para relacionarse entre sí, se tendrá en cuenta lo estipulado entre ellas.
4. El correo electrónico
El correo electrónico (e-mail), es uno de los servicios de Internet de mayor utilidad,ya que permite enviar y recibir mensajes, imágenes, sonidos y toda clase de archivos. Laforma en que trabaja es similar a la del correo postal, cada usuario de Internet posee unao más direcciones de correo electrónico y con el uso de un programa administrador dee-mail puede enviar y recibir mensajes.
El Ministerio de Justicia y en algunos casos la Administración autonómicacorrespondiente, suelen suministrar a los funcionarios al servicio de la Admi-nistración de Justicia una dirección individual de correo electrónico, con sucorrespondiente clave personal de acceso.
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En relación con el uso del correo electrónico o e-mail, el Código de conducta parausuarios de equipos y sistemas informáticos al servicio de la Administración de Justiciaestablece lo siguiente:
4.1. Principios generales
— Utilización del correo electrónico con fines profesionales.
• La Administración suministra a cada usuario una dirección individual decorreo electrónico.
• Es facultad de la Administración Pública competente exigir un buen uso delcorreo electrónico o e-mail. El correo electrónico, por ser un instrumentobásico de trabajo y colaboración, propiedad de la Administración, debe serutilizado con fines profesionales.
— Prohibición de uso del correo electrónico para actividades personales restringidas.
• Queda prohibida la utilización del correo electrónico para “actividades per-sonales restringidas”, en las que pueda haber alguna expectativa de privaci-dad o secreto en las comunicaciones.
• En los casos en los que la Administración competente permita utilizar elcorreo electrónico puesto a disposición de cada usuario para “actividadespersonales no reservadas”, en las que no exista expectativa alguna de priva-cidad, tales como usos sociales individualizados, esta utilización deberá res-tringirse al máximo. Ahora bien, y sin perjuicio de lo anterior, no debe uti-lizarse el correo electrónico para ocasiones sociales colectivizadas (porejemplo, felicitaciones colectivas de Navidad), que puedan poner en peligroel sistema informático.
— Respeto a la normativa vigente.
• La utilización que se haga del correo electrónico respetará, en todo caso, lanormativa al respecto desarrollada por la Administración Pública competente.
4.2. Seguridad en el uso del correo electrónico o e-mail
Las normas de seguridad en el uso del correo electrónico o e-mail tienen por objetoevitar, en la medida de lo posible, la posibilidad de cambio de identidades a través del sis-tema de correo de la Administración de Justicia.
Se prohíbe expresamente la interceptación y/o uso no autorizado del correo electró-nico o e-mail de otros usuarios.
Las reglas de seguridad establecidas en el Código de Conducta en rela-ción con el acceso a la red interna serán de aplicación al uso del correo elec-trónico o e-mail por parte de los usuarios.
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4.3. Finalización de la vinculación funcionarial o laboral con la Administración de Justicia
El usuario tiene acceso al correo electrónico de la organización durante el periodo quedura su vinculación con la misma.
En el momento de la extinción de la relación funcionarial o laboral, se interrumpiráel acceso a su buzón de correo. Los servicios técnicos podrán acceder al buzón para reen-viar los mensajes profesionales a los usuarios que se determinen por el administrador o res-ponsable del Sistema.
Acceso al correo webmail del Ministerio de Justicia
5. Presentación de escritos y documentos por vía telemática
5.1. Introducción
La introducción de las nuevas tecnologías y, en concreto, la informática, han supues-to la transformación de muchos sectores de nuestra sociedad, adquiriendo un papel deter-minante, y a este proceso no puede ser ajena la Administración de Justicia, que viene sien-do objeto de un proceso de modernización de su estructura y de sus medios, en el que esnecesario avanzar de forma decidida a fin de conseguir dar un servicio a los ciudadanos conmayor agilidad, calidad y eficacia, aplicando para ello los métodos de organización e ins-trumentos procesales más modernos y avanzados.
5.2. Cobertura legal
En los últimos años se han introducido en nuestra legislación una serie de novedadesque, al lado de las técnicas procesales tradicionales, posibilitan la incorpora-ción de las nuevas tecnologías en la oficina judicial y que permitirán la intro-ducción paulatina de estos nuevos instrumentos y métodos de trabajo en laAdministración de Justicia.
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5.2.1. Disposiciones de la Carta de los Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia
La Carta de los Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia proclama el derecho delos ciudadanos a comunicarse con la Administración de Justicia a través del correo elec-trónico, videoconferencia y otros medios telemáticos con arreglo a lo dispuesto en las leyesprocesales, y a tal fin:
— Los poderes públicos impulsarán el empleo y aplicación de estos medios en eldesarrollo de la actividad de la Administración de Justicia así como en las rela-ciones de ésta con los ciudadanos.
— Los documentos emitidos por los órganos de la Administración de Justicia y porlos particulares a través de medios electrónicos y telemáticos, en soportes de cual-quier naturaleza, tendrán plena validez y eficacia siempre que quede acreditada suintegridad y autenticidad de conformidad con los requisitos exigidos en las leyes.
5.2.2. Disposiciones de la Ley Orgánica del Poder Judicial
En el año 1994 (Ley Orgánica 16/1994, de 8 de noviembre) se introdujo una modi-ficación en el artículo 230 de la Ley Orgánica del Poder Judicial para permitir la utilizaciónde medios informáticos y telemáticos en el ejercicio de la actividad procesal:
“Los documentos emitidos por medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáti-cos, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento originalsiempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisi-tos exigidos por las leyes procesales.”
Asimismo el artículo 271 permite la práctica de notificaciones por medios técnicosdiferentes de los tradicionalmente admitidos.
5.2.3. Disposiciones de la Ley de Enjuiciamiento Civil
Por su parte, la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil, intentando adap-tarse a la nueva realidad, ha introducido importantes novedades en relación con el uso delas nuevas tecnologías en el procedimiento judicial, entre las que podemos destacar:
— La realización de actos de comunicación procesal por medios electrónicos oinformáticos.
— La presentación de escritos y documentos electrónicos ante los tribunales.
— La documentación de las actuaciones procesales en soporte electrónico.
— El reconocimiento del documento electrónico como medio de prueba.
Concretamente, el artículo 162 de la LEC, establece una serie de dispo-siciones que habrán de ser observadas cuando se practiquen actos de comu-nicación por medios electrónicos, informáticos y similares, que exponemos acontinuación:
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a) DDiissppoonniibbiilliiddaadd ddee mmeeddiiooss eelleeccttrróónniiccooss::
Cuando las Oficinas judiciales y las partes o los destinatarios de los actos decomunicación dispusieren de medios electrónicos, telemáticos, infotelecomuni-caciones, o de otra clase semejante, que permitan el envío y la recepción de escri-tos y documentos, de forma tal que esté garantizada la autenticidad de la comu-nicación y de su contenido y quede constancia fehaciente de la remisión yrecepción íntegras y del momento en que se hicieron, los actos de comunicaciónpodrán efectuarse por aquellos medios, con el resguardo acreditativo de surecepción que proceda.
Las partes y los profesionales que intervengan en el proceso deberán comunicara las Oficinas judiciales el hecho de disponer de los medios antes indicados y sudirección.
Asimismo se constituirá en el Ministerio de Justicia un Registro accesible elec-trónicamente de los medios indicados y las direcciones correspondientes a losorganismos públicos.
b) VVeerriiffiiccaacciióónn ddee aauutteennttiicciiddaadd ddooccuummeennttaall ppoorr eexxaammeenn ddiirreeccttoo::
Cuando la autenticidad de resoluciones, documentos, dictámenes o informespresentados o transmitidos por los medios a que se refiere el apartado anteriorsólo pudiera ser reconocida o verificada mediante su examen directo o por otrosprocedimientos, aquéllos habrán de aportarse o transmitirse a las partes e inte-resados de modo adecuado a dichos procedimientos o en la forma prevista en laLey de Enjuiciamiento Civil, con observancia de los requisitos de tiempo y lugarque la ley señale para cada caso.
c) IInncciiddeenncciiaass eenn llaa pprrááccttiiccaa ddeell aaccttoo ddee ccoommuunniiccaacciióónn::
Cuando constando la correcta remisión del acto de comunicación por dichosmedios técnicos, salvo los practicados a través de los servicios de notificaciones orga-nizados por los Colegios de Procuradores, transcurrieran tres días sin que el destina-tario acceda a su contenido, se entenderá que la comunicación ha sido intentada sinefecto y se procederá a su entrega en la forma establecida en el artículo 161 de laLEC (comunicación mediante entrega de copia o cédula por funcionario judicial).
No obstante, caso de producirse el acceso transcurrido dicho plazo pero antes deefectuada la comunicación mediante entrega, se entenderá válidamente realiza-da la comunicación en la fecha que conste en el resguardo acreditativo de surecepción.
Y el artículo 135 de dicha ley procesal establece la posibilidad de que la presentaciónde escritos ante el tribunal y el traslado previo de copias entre procuradores se realice porvía telemática:
Cuando los tribunales y los sujetos intervinientes en un proceso dis-pongan de medios técnicos que permitan el envío y la normalrecepción de escritos y documentos, de forma tal que esté garanti-
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zada la autenticidad de la comunicación y quede constancia fehaciente de laremisión y recepción íntegras y de la fecha en que se hicieren, los escritos y docu-mentos podrán enviarse por aquellos medios, acusándose recibo del mismomodo y se tendrán por presentados, a efectos de ejercicio de los derechos y decumplimiento de deberes en la fecha y hora que conste en el resguardo acredi-tativo de su presentación. En caso de que la presentación tenga lugar en día uhora inhábil a efectos procesales conforme a la ley, se entenderá efectuada el pri-mer día y hora hábil siguiente.
A efectos de prueba y del cumplimiento de requisitos legales que exijan disponer delos documentos originales o de copias fehacientes, se estará a lo previsto en el artículo162.2 de la LEC. Dicho precepto dispone lo siguiente:
Cuando la autenticidad de resoluciones, documentos, dictámenes o informespresentados o transmitidos por medios técnicos sólo pudiera ser reconocida overificada mediante su examen directo o por otros procedimientos, podrán, noobstante, ser presentados en soporte electrónico mediante imágenes digitaliza-das de los mismos, si bien, en caso de que alguna de las partes, el tribunal en losprocesos de familia, incapacidad o filiación, o el Ministerio Fiscal, así lo solicita-sen, habrán de aportarse aquéllos en su soporte papel original, en el plazo omomento procesal que a tal efecto se señale.
Cuando la presentación de escritos perentorios dentro de plazo, por los medios téc-nicos a que se refiere este apartado, no sea posible por interrupción no planificada del ser-vicio de comunicaciones telemáticas o electrónicas, el remitente podrá proceder a su pre-sentación en la Oficina judicial el primer día hábil siguiente acompañando el justificantede dicha interrupción.
5.3. Sistema LexNET
5.3.1. Objeto
El Real Decreto 84/2007, de 26 de enero, sobre implantación en la Administración deJusticia del sistema informático de telecomunicaciones LexNet tiene por objeto regular laimplantación en la Administración de Justicia de un sistema telemático para la presenta-ción de escritos y documentos, el traslado de copias y la realización de actos de comuni-cación procesal, así como establecer las condiciones generales para su utilización y funcio-namiento.
La implantación en la Administración de Justicia del sistema informático de teleco-municaciones LexNet se enmarca en el plan de modernización de la Administración de Jus-ticia, que exige, para alcanzar una realidad judicial informatizada, la incentivación del usode nuevas tecnologías en los sistemas de gestión procesal, para que las formas de trabajodesempeñado en las oficinas judiciales evolucionen y se adapten a la sociedadde la información, requisito imprescindible para alcanzar una atención de cali-dad a los ciudadanos.
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La instauración de la vía telemática para la realización de concretos actos procesalesno excluye la utilización de la ya existente en la actualidad, sino que, por el contrario, esuna opción más que abre otras posibilidades a los propios litigantes, a los profesionales queles asistan y a los demás intervinientes en el proceso en sus relaciones con la Administra-ción de Justicia. Con ello se amplían y facilitan los cauces en el acceso a la tutela judicial.Así, no sólo se respeta el principio de igualdad de oportunidades y de no discriminaciónde todas las personas en el acceso a la tutela judicial, sino que se refuerza en todo caso ysin perjuicio de la vía y medios que éstos elijan.
5.3.2. Definición y características del sistema
A) Definición
El sistema LexNet es un medio de transmisión seguro de información que está consti-tuido por una arquitectura basada en correo electrónico securizado que mediante la utiliza-ción de firma electrónica reconocida (en los términos establecidos en la Ley 59/2003, de 19de diciembre), satisface, por un lado, las características de autenticación, integridad y no repu-dio, y mediante los mecanismos técnicos adecuados las de confidencialidad y sellado de tiem-po, conforme a lo establecido en el artículo 230 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, delPoder Judicial y, por otro, el cumplimiento de los requisitos exigidos en las leyes procesales.
B) Características
LexNet reúne las siguientes características:
1. Autenticidad.
El mensaje que se transmite ha de permitir identificar a su emisor y ha de existirgarantía de que el texto de la comunicación coincide con la voluntad del emisor.
2. Integridad.
El contenido de la notificación, citación, emplazamiento o requerimiento nopuede alterarse durante su transmisión.
3. Confidencialidad.
Sólo el destinatario puede leer el contenido del documento que se transmite, porello el mensaje estará cifrado.
4. No repudio en las comunicaciones.
El emisor que firma digitalmente y envía un documento no podrá negar el hechodel envío y el receptor del documento tampoco podrá negar su recepción.
5. Sello de tiempo.
La sujeción de los trámites y actuaciones procesales a determinadosplazos y la preclusión e invalidez de las actuaciones extemporáneas
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exige que en la comunicación con medios telemáticos se articule un sistema deconsignación de la fecha y hora de remisión y recepción de la misma, a efectosdel cómputo de los plazos procesales.
5.3.3. Usuarios autorizados
El Real Decreto por el que se implanta el sistema LexNet, será de aplicación a lossiguientes usuarios:
1. Funcionarios del Cuerpo Superior Jurídico de Secretarios Judiciales.
2. Funcionarios del Cuerpo de Gestión Procesal y Administrativa.
3. Funcionarios del Cuerpo de Tramitación Procesal y Administrativa.
4. Funcionarios del Cuerpo de Auxilio Judicial.
5. Abogacía del Estado.
6. Ministerio Fiscal.
7. Procuradores de los Tribunales.
8. Abogados.
9. Graduados Sociales.
10. Administrador del Colegio de Procuradores.
11. Órganos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos, asícomo otras Administraciones e instituciones que habitualmente se relacionencon la Administración de Justicia.
5.3.4. Ámbito de aplicación y de implantación
Las disposiciones del Real Decreto 84/2007 serán de aplicación en el ámbito de com-petencia del Ministerio de Justicia.
La implantación del sistema LexNet se producirá en las Oficinas Judiciales correspon-dientes al ámbito de competencia del Ministerio de Justicia. El Ministerio de Justicia podrásuscribir convenios de cooperación tecnológica con las Comunidades Autónomas quehayan recibido los traspasos de funciones y servicios en relación con los medios materialesde la Administración de Justicia, para la implantación del sistema telemático denominadoLexNet en sus ámbitos territoriales correspondientes.
La implantación del sistema se llevará a cabo de forma gradual en fun-ción de las posibilidades técnicas y presupuestarias del Ministerio de Justicia,respecto de aquellas Oficinas Judiciales y tipos de procedimientos incluidosen cada fase del proceso de despliegue.
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Del mismo modo será gradual la incorporación al sistema LexNet del Ministerio Fis-cal y de la Abogacía del Estado, así como la de otros potenciales usuarios en la medida enque se alcancen acuerdos con los Colegios Profesionales y órganos de la AdministraciónGeneral del Estado y sus organismos públicos, así como otras Administraciones e institu-ciones relacionadas con la Administración de Justicia.
5.3.5. Régimen de utilización del sistema LexNet
A) Uso obligatorio
La utilización del sistema LexNet será obligatoria para los secretarios judiciales y paralos funcionarios de los Cuerpos al servicio de la Administración de Justicia, destinados enaquellas oficinas judiciales que dispongan del sistema y estén dotadas de los medios téc-nicos necesarios.
También será obligatorio el uso del sistema LexNet para los Colegios de Procuradoresque cuenten con los medios técnicos necesarios.
B) Utilización preferente de la vía telemática
Se entenderá preferente la vía telemática de comunicación con quienes figuren dadosde alta como usuarios en el sistema.
C) Problemas técnicos
Cuando concurran causas técnicas que impidan la normal utilización de dichosmedios telemáticos, los usuarios del sistema comunicarán tal circunstancia a la oficinajudicial con la que mantengan comunicación procesal, así como, en su caso, al respectivoColegio profesional.
5.3.6. Funcionalidades del sistema
Los usuarios de LexNet (secretarios judiciales,gestores procesales, abogados, procuradores, etc.) dis-pondrán de certificados digitales a través de tarjetascriptográficas, que les permitirá la presentación deescritos y la realización de actos de comunicación enforma telemática, utilizando la firma digital.
El sistema LexNet prestará las siguientes funcionalidades:
a) La presentación, transporte de escritos procesales y documentos que con los mis-mos se acompañen, así como su distribución y remisión a la oficina judicialencargada de su tramitación.
b) La gestión del traslado de copias, de modo que quede acreditado enlas copias la fecha y hora en que se ha realizado el traslado y que
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éste se ha efectuado a los restantes procuradores personados, de conformidadcon lo previsto en las leyes procesales.
c) La realización de actos de comunicación procesal conforme a los requisitos esta-blecidos en las leyes procesales.
d) La expedición de resguardos electrónicos, integrables en las aplicaciones de ges-tión procesal, acreditativos de la correcta realización de la presentación de escri-tos y documentos anexos, de los traslados de copias y de la correcta remisión yrecepción de los actos de comunicación procesal y, en todo caso, de la fecha yhora de la efectiva realización.
e) La constancia de un asiento por cada una de las transacciones telemáticas a quese refieren las letras a), b), c) y d), realizadas a través del sistema, identificandocada transacción los siguientes datos:
— Identidad del remitente y del destinatario de cada mensaje
— Fecha y hora de su efectiva realización proporcionada por el sistema, y
— Proceso judicial al que se refiere, indicando tipo de procedimiento, númeroy año.
5.3.7. Administración del sistema
El Ministerio de Justicia, encargado de administrar y mantener el entorno operativoy disponibilidad del sistema, tendrá la responsabilidad de la realización de las tareas nece-sarias que garanticen el correcto funcionamiento, la custodia y la seguridad del sistema,sin perjuicio de las atribuciones correspondientes a las Comunidades Autónomas concompetencias asumidas en materia de Justicia en los términos de los convenios de coo-peración tecnológica suscritos con éstas. Dichos convenios se ajustarán a las característi-cas del sistema y respetarán las garantías establecidas en el real decreto de implantaciónde LexNet.
Los mecanismos técnicos que aseguren la confidencialidad de la información proce-sal transmitida garantizarán que el Administrador del sistema no tenga acceso a su conte-nido. No obstante, le corresponde al administrador la custodia de la información acredi-tativa de las transacciones realizadas a través del sistema LexNet.
5.3.8. Disponibilidad del sistema telemático
A) Período de funcionamiento
El sistema telemático estará en funcionamiento durante las veinticuatrohoras del día, todos los días del año, sin perjuicio de lo previsto para la reali-zación de trabajos de mantenimiento u otras razones técnicas.
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En ningún caso, la presentación telemática de escritos y documentos o la recepciónde actos de comunicación por medios telemáticos implicarán la alteración de lo estableci-do en las leyes sobre el tiempo hábil para las actuaciones procesales, plazos y su cómputo,ni tampoco supondrá ningún trato discriminatorio en la tramitación y resolución de losprocesos judiciales.
B) Problemas que afecten al servicio
Cuando la ineludible realización de trabajos de mantenimiento u otras razones técni-cas lo requieran, podrán planificarse paradas de los sistemas informáticos que afecten oimposibiliten de forma temporal el servicio de comunicaciones telemáticas. Estas paradasserán avisadas por el propio sistema informático con una antelación mínima de veinte días,indicando el tiempo estimado de indisponibilidad del servicio.
Cuando por cualquier causa el sistema LexNet no pudiera prestar el servicio en lascondiciones establecidas se informará a los usuarios de las circunstancias de la imposibili-dad a los efectos de la eventual realización de actos procesales en forma no telemática y,en su caso, se expedirá, previa solicitud, justificante de la interrupción del servicio.
Una vez depositados en los buzones virtuales de los usuarios los escritos y notifica-ciones, así como cualquier otro documento procesal transmitido por medios telemáticos,se encontrarán accesibles por un período de treinta días. Transcurrido este plazo se proce-derá a la eliminación del sistema de estos documentos, salvo los resguardos electrónicosacreditativos de la transmisión.
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5.3.9. Operativa funcional de la presentación de escritos y documentos ydel traslado de copias entre procuradores y de la realización de actosde comunicación procesal por medios telemáticos
A) Procedimiento para el envío de documentación a través del sistema LexNet
Tanto la presentación de escritos y documentos, el traslado de copias como la reali-zación de actos de comunicación a través del sistema telemático requerirá por parte de losusuarios del sistema la previa cumplimentación de todos los campos de datos obligatorios.
El usuario podrá incorporar, además del documento electrónico anexo, en el que secontenga el propio acto procesal objeto de transmisión, otros anexos, uno por cada unode los documentos electrónicos que se deban acompañar.
El usuario podrá visualizar los documentos electrónicos incorporados como anexos, aefectos de comprobación, antes de proceder a su envío.
Cuando, por las singulares características de un documento, el sistema no permita suincorporación como anexo para su envío en forma telemática, el usuario hará llegar dichadocumentación al destinatario por otros medios, en la forma que establezcan las normasprocesales, y deberá hacer referencia a los datos identificativos del envío telemático al queno pudo ser adjuntada.
El usuario remitente utilizará firma electrónica reconocida para realizar el envío. Losdocumentos electrónicos anexos también serán firmados electrónicamente.
B) Presentación de escritos y documentos
Para la acreditación de la presentación telemática de escritos y documentos el sistemadevolverá al usuario un resguardo electrónico acreditativo de la correcta transmisión y, en todocaso, de la fecha y hora de la efectiva realización de la presentación en la oficina judicial.
C) Traslado de copias
En el caso de presentación telemática de escritos y documentos por Procurador, éstepodrá realizar el traslado telemático de copias simultáneo, mediante la adecuada cumpli-mentación de los campos de datos necesarios.
D) Realización de actos de comunicación
Si el envío se realiza correctamente, el acto de comunicación se recibe en el buzón deldestinatario y queda depositado en el mismo a su disposición. En este supuesto, el siste-ma devolverá al remitente un resguardo electrónico, acreditativo de la remisión y puesta adisposición, en el que consten los siguientes datos: identidad del remitente ydel destinatario, fecha y hora de su efectiva realización proporcionada por elsistema y tipo de procedimiento judicial, número y año al que se refiere.
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Cuando el destinatario acceda al acto de comunicación y documentos anexos depo-sitados en su buzón virtual, el sistema genera un resguardo electrónico dirigido al remi-tente, reflejando el hecho de la recepción y la fecha y hora en que ha tenido lugar, quienasí tendrá constancia de la recepción.
En el caso de los procuradores, cuando se produzca el acceso al buzón virtual del Cole-gio de Procuradores se generará el correspondiente resguardo, que bastará para acreditar larecepción a los efectos previstos en la ley.
E) Anomalías, errores y deficiencias en la transmisión
El sistema confirmará al usuario la recepción del mensaje por el destinatario. La faltade confirmación implicará que no se ha producido la recepción. En aquellos casos en quese detecten anomalías en la transmisión telemática, el propio sistema lo pondrá en cono-cimiento del usuario, mediante los correspondientes mensajes de error, para que procedaa la subsanación, o realice el envío en otro momento o utilizando otros medios.
El mensaje de indicación de error o deficiencia de la transmisión podrá ser impreso enpapel, archivado por el usuario, y en su caso, integrado en los sistemas de gestión proce-sal, a efectos de documentación del intento fallido.
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6. La videoconferencia: cuestiones generales
6.1. ¿Qué es la videoconferencia?
El diccionario de la R.A.E., define la videoconferencia como aquella conferencia man-tenida mediante imágenes y sonidos transmitidos por una red de comunicaciones, se trata,por tanto, de un sistema de comunicación que permite mantener reuniones colectivas oconversaciones entre varias personas que se encuentran en lugares distantes. Esta comuni-cación se realiza por vía telefónica y en tiempo real, con transmisión de imagen y de soni-do en ambos sentidos (comunicación bidireccional). Los interlocutores se pueden verentre sí y hablar como si estuvieran ubicados en la misma estancia y, al mismo tiempo pue-den intercambiar información documental y gráfica.
La videoconferencia puede ser:
— Punto a punto: cuando se realiza entre dos lugares distantes.
— Multipunto: cuando personas que se encuentran en más de dos lugares distin-tos, pueden conversar e intercambiar información, realizando una auténtica reu-nión virtual.
Cada punto dispone de un sistema que controla las diferentes funciones precisas pararealizar la videoconferencia, como el movimiento de la cámara, el foco, el sonido, etc. y desdecada lugar se observa lo que sucede en el otro a través del monitor o pantalla respectivo.
6.2. Elementos que componen la videoconferencia
Un terminal de videoconferencia habitual suele llevar todos los elementos necesariospara establecer la comunicación integrados en un mismo mueble (monitor, cámara devídeo, micrófonos, altavoces y sistema de codificación), aunque también puede utilizarsecomo plataforma un ordenador personal equipado adecuadamente con el software y hard-ware necesario.
Los elementos que componen una plataforma de videoconferencia son:
— MMoonniittoorr.. Donde se muestra la imagen del punto remoto que se está transmi-tiendo en tiempo real.
La salida de vídeo que va al monitor puede ser conectada a un cañón de vídeo ymagnificada para su proyección en una pantalla. Si la salida de vídeo se conectaa un apartado grabador, se puede grabar la videoconferencia para su reproduc-ción posterior.
— CCáámmaarraa. Utilizada para captar las imágenes de las personas que par-ticipan en la videoconferencia y que serán transmitidas al puntoremoto. En función de las necesidades las cámaras pueden ser fijaso motorizadas.
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También se pueden utilizar otro tipo de cámaras para la visualización de docu-mentos escritos (exhibición del DNI para identificación de personas, por ejem-plo), gráficos, elementos materiales, etc.
— AAllttaavvoocceess. Para amplificar la señal de audio que se transmite a través del sistemay procedente del punto remoto.
— MMiiccrróóffoonnoo. Para captar el audio en el punto remoto. Pueden ser de sobremesa,de mano, inalámbricos, etc. Los más utilizados son omnidireccionales.
— CCooddeecc. Es la unidad de ccoodificación/ddeecodificación, que contiene un softwareque se encarga de comprimir/descomprimir la imagen (la señal analógica que vaa ser transmitida a través de la red digital). Una vez que la señal de vídeo se haconvertido a formato digital, la transmisión de los datos puede realizarse sobrecualquier circuito (satélite, fibra óptica, cable, …)
6.3. Sistemas de videoconferencia en la Administración de Justicia
6.3.1. La videoconferencia en la Administración de Justicia
La videoconferencia posibilita la comunicación de imagen y sonido en tiempo realentre dos puntos distantes, creando una “reunión virtual” en la que la distancia física dejade ser un impedimento para la celebración de encuentros, como si los participantes seencontraran en la misma sala, lo que permitirá la realización rápida y precisa de actuacio-nes procesales sin necesidad de que los intervinientes estén físicamente presentes en elmismo lugar.
Con ello se consigue un mejor aprovechamiento de los recursos económicos de la Jus-ticia, agilidad en el desarrollo de los procesos y mayores garantías de seguridad en lossupuestos de traslados de internos de centros penitenciarios a las sedes judiciales.
6.3.2. Beneficios de la implantación de la videoconferencia en la Administración de Justicia
Dos son los beneficios inmediatos de la utilización de sistemas de videoconferencia:celeridad y comodidad. Si un ciudadano tiene que prestar declaración en un procedi-miento judicial que se está celebrando en una Comunidad Autónoma o Provincia distintade la de su residencia habitual, podrá prestar esa declaración por medio del sistema devideoconferencia de la Administración de Justicia, sin tener que trasladarse a la Comuni-dad Autónoma o Provincia en la que se desarrolla el procedimiento.
En los supuestos de declaraciones de presos en actuaciones judiciales, no se tendránque destinar policías para su traslado y custodia a las sedes judiciales. Los más de 800miembros de los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado que empleanmás de un millón de horas de servicio en el traslado y custodia de presospodrán dedicarse a otras tareas de seguridad en beneficio de los ciudadanos.
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Por lo tanto, con la utilización de la videoconferencia los procesos judiciales podránser más rápidos porque la distancia física ya no será un impedimento para el desarrollo ágildel procedimiento judicial.
Como ventajas que aporta la utilización de la videoconferencia en el ámbito de laAdministración de Justicia podemos mencionar las siguientes:
— Agilización de la actividad jurisdiccional. Permite a tiempo real la realización deactuaciones judiciales con puntos diversos y distantes en espacio y tiempo de lasede del órgano judicial, que de hacerse por conducto ordinario tardaría días omeses.
• Mayor seguridad al evitarse el traslado de reclusos y presos preventivos a losórganos judiciales, disminuyendo los riesgos de fugas y accidentes de tráfico.
• Reducción de desplazamientos, al poder intervenir en las actuaciones judi-ciales peritos, testigos y partes con domicilio o residencia fuera del partidojudicial del juzgado o tribunal actuante.
• Mejor organización del trabajo en los órganos judiciales, al evitar aplaza-mientos o demoras en los señalamientos de las diferentes actuaciones judi-ciales por motivos de distancia física.
• Reducción de costes. Se evita el pago de dietas a peritos y testigos y gastosde custodia y traslado de presos, tanto en inversiones de vehículos y segu-ridad como de agentes.
• Mayor protección de las víctimas de delitos violentos que podrán declararen juicio sin estar ante la presencia física de su agresor, pudiendo ubicarseambos incluso en el mismo edificio donde se celebra el juicio, pero en dis-tintas estancias.
• Mayor protección a los testigos menores de edad, cuya declaración ha dellevarse a cabo evitando la confrontación visual de los mismos con el incul-pado, utilizando para ello cualquier medio técnico que haga posible la prác-tica de esta prueba.
6.3.3. Usos del sistema de videoconferencia para la Administración de Justicia
— Declaraciones e interrogatorios de procesados, testigos y peritos tanto en fase deinstrucción penal como en la celebración de vistas en todos los órdenes jurisdic-cionales.
— Auxilios judiciales, tanto nacionales como internacionales.
— Comisiones rogatorias.
— Ruedas de reconocimiento.
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— Entrevistas de los Jueces de Vigilancia Penitenciaria con los reclusos.
— Declaraciones, interrogatorios y entrevistas a menores en centros de interna-miento por las Fiscalías o Juzgados de Menores.
6.4. Regulación legal de las actuaciones procesales mediante videoconferencia
6.4.1. En el ámbito nacional
La Ley Orgánica 13/2003, de 24 de octubre, de reforma de la Ley de EnjuiciamientoCriminal en materia de prisión provisional, introdujo, al reformar también el artículo 229de la Ley Orgánica del Poder Judicial, la posibilidad de celebración de actuaciones proce-sales a través de videoconferencia cuando así lo acuerden el juez o tribunal, encomendan-do al secretario judicial la misión de acreditar la identidad de los participantes en la video-conferencia mediante medios procesales que resulten idóneos, como la remisión previa dela documentación o por exhibición directa de la misma.
La citada Ley Orgánica modificó también ciertos artículos de la Ley de Enjuiciamien-to Criminal para permitir la intervención del fiscal en las actuaciones procesales sin estarpresente físicamente en la Sala de Audiencia por medio de videoconferencia así como decuantas personas tenga que intervenir en el proceso penal (como imputados, testigos, peri-tos, o en otra condición) si su intervención personal resulta particularmente gravosa o per-judicial.
A) Disposiciones de la Ley Orgánica del Poder Judicial
El artículo 229 de la LOPJ dispone que:
— Las declaraciones, interrogatorios, testimonios, careos, exploraciones, informes,ratificación de los periciales y vistas, se llevarán a efecto ante juez o tribunal conpresencia o intervención, en su caso, de las partes y en audiencia pública, salvolo dispuesto en la Ley.
— Estas actuaciones podrán realizarse a través de videoconferencia u otro sistemasimilar que permita la comunicación bidireccional y simultánea de la imagen yel sonido y la interacción visual, auditiva y verbal entre dos personas o grupos depersonas geográficamente distantes, asegurando en todo caso la posibilidad decontradicción de las partes y la salvaguarda del derecho de defensa, cuando asílo acuerde el juez o tribunal.
— En estos casos, el secretario judicial del juzgado o tribunal que haya acordado lamedida acreditará desde la propia sede judicial la identidad de las personas queintervengan a través de la videoconferencia mediante la previa remi-sión o la exhibición directa de documentación, por conocimientopersonal o por cualquier otro medio procesal idóneo.
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B) Disposiciones de la Ley de Enjuiciamiento Criminal
• Intervención del fiscal en las actuaciones penales mediante videoconferencia
Cuando en los órganos judiciales existan los medios técnicos precisos, el fiscal podráintervenir en las actuaciones de cualquier procedimiento penal, incluida la comparecenciadel artículo 505 (comparecencia destinada a decidir si se decreta la libertad con fianza oprisión del detenido o imputado incurso en un procedimiento penal), mediante video-conferencia u otro sistema similar que permita la comunicación bidireccional y simultáneade la imagen y el sonido (art. 306 LECrim.)
• Comparecencia por videoconferencia de intervinientes en el proceso penal
De conformidad con lo dispuesto en los artículos 325 y 731 bis de la LECrim, apli-cables a la actividad de formación del sumario y la práctica de prueba durante el juicio oral,el juez o tribunal, de oficio o a instancia de parte, por razones de utilidad, seguridad o deorden público, así como en aquellos supuestos en que la comparecencia de quien haya deintervenir en cualquier tipo de procedimiento penal como imputado, testigo, perito, o enotra condición resulte particularmente gravosa o perjudicial, y, especialmente cuando setrate de un menor, podrá acordar que su actuación se realice a través de videoconferenciau otro sistema similar que permita la comunicación bidireccional y simultánea de la ima-gen y el sonido, de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 229 de la LeyOrgánica del Poder Judicial.
Asimismo, recientes reformas procesales tratan de dotar de mayor protección a losmenores víctimas de determinados delitos, con la previsión de que cuando se trate de tes-tigos menores de edad víctimas de delitos contra la libertad e indemnidad sexual, el juez otribunal necesariamente debe acordar que se evite la confrontación visual del mismo conel inculpado, utilizando para ello cualquier medio técnico que haga posible la práctica delas distintas pruebas (declaración, interrogatorio).
C) Funciones encomendadas en relación con la videoconferencia
• Cometidos del secretario judicial
Como hemos visto, la LOPJ establece que el secretario judicial del juzgado o tribunalque haya acordado la medida de celebrar actuaciones por medio de videoconferencia acre-ditará desde la propia sede judicial la identidad de las personas que intervengan, pero ade-más el Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales, al enumerar las funcio-nes que les corresponden a los secretarios judiciales como titulares de la fe pública judicial,dispone que en el ejercicio de esta función:
— Dejarán constancia fehaciente de la realización de actos procesales en el tribunalo ante éste y de la producción de hechos con trascendencia proce-sal mediante las oportunas actas y diligencias. Cuando se utilicenmedios técnicos de grabación o reproducción, garantizarán laautenticidad e integridad de lo grabado o reproducido.
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— Tal garantía se prestará preferentemente mediante la incorporación de firma elec-trónica reconocida, de la que el Ministerio de Justicia o las Comunidades Autó-nomas que hayan recibido los traspasos de medios personales al servicio de laAdministración de Justicia dotarán a todos los secretarios judiciales, utilizandopara ello los medios técnicos que ofrezcan el nivel de máxima fiabilidad recono-cida, en consonancia con la legalidad vigente en materia de firma electrónica. ElMinisterio de Justicia regulará los supuestos y modos en que se debe hacer usopor los secretarios judiciales de la firma electrónica.
— En las actuaciones orales, vistas y comparecencias que se registren en soporteapto para la grabación y reproducción del sonido y la imagen el acta a extenderpor el secretario judicial deberá consignar, al menos, y dará fe de los siguientesdatos: el número y clase de procedimiento; lugar y fecha de su celebración; tiem-po de duración; asistentes al acto; peticiones y propuestas de las partes; en casode proposición de pruebas, declaración de pertinencia y orden en la práctica delas mismas; resoluciones que adopte el juez o tribunal; y cualquier otra circuns-tancia o incidencias que no pudieran constar en dicho soporte. Para el caso deque el contenido del acto procesal no sea recogido en tal soporte, el acta con-tendrá además el reflejo más fiel y exacto posible del resultado de las actuacio-nes practicadas.
— En ambos casos el acta se extenderá por procedimientos informáticos, bajo la fe delsecretario judicial, sin que pueda ser manuscrita más que en las ocasiones en quela Sala en la que esté celebrándose la actuación carezca de medios informáticos.
También se dispone en el citado Reglamento que los secretarios judiciales promove-rán el empleo de los medios técnicos, audiovisuales e informáticos de documentación conque cuente la unidad donde presten sus servicios.
• Cometidos del funcionario de Auxilio Judicial
Corresponde al Cuerpo de Auxilio Judicial con carácter general, bajo el principio dejerarquía y de acuerdo con lo establecido en las relaciones de puestos de trabajo, la reali-zación de cuantas tareas tengan carácter de auxilio a la actividad de los órganos judiciales.
En relación con el sistema de videoconferencia, el funcionario de Auxilio comproba-rá si el mismo está en condiciones para ser utilizado y si así no fuera, deberá recabar la pre-sencia de los técnicos correspondientes y poner los hechos en conocimiento del secretariojudicial, al disponer el artículo 478 (apartado f) de la Ley Orgánica del Poder Judicial que,entre otras funciones, les corresponderá comprobar que los medios técnicos necesariospara el proceso judicial se encuentren en condiciones de utilización, requiriendo, en sucaso, la presencia de los servicios técnicos que correspondan, para permitir el adecuadofuncionamiento de dichos dispositivos, poniendo en conocimiento del secretario judiciallas anomalías detectadas que pudieran impedir la celebración de actos procesales.
El funcionario de Auxilio comprobará si el sistema de videoconferenciapuede ser utilizado y si así no fuera, deberá recabar la presencia de los técnicoscorrespondientes y poner los hechos en conocimiento del secretario judicial.
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• En el ámbito europeo
La utilización de sistemas de videoconferencia entre los Estados miembros de la UniónEuropea, para facilitar las declaraciones de testigos o peritos en el ámbito penal que seencuentre en el territorio de otro Estado, viene regulado por el CCoonnvveenniioo ddee aassiisstteenncciiaa jjuuddii--cciiaall eenn mmaatteerriiaa ppeennaall eennttrree llooss EEssttaaddooss mmiieemmbbrrooss ddee llaa UUnniióónn EEuurrooppeeaa,, hheecchhoo eenn BBrruusseellaass eell2299 ddee mmaayyoo ddee 22000000. El convenio citado, establece en su artículo 10, las circunstancias y nor-mas que han de regir la audiencia por videoconferencia, que examinamos a continuación.
Cuando una persona que se halle en el territorio de un Estado miembro deba ser oídacomo testigo o perito por las autoridades judiciales de otro Estado miembro, este último,en caso de que no sea oportuno o posible que la persona a la que se deba oír comparezcapersonalmente en su territorio, podrá solicitar que la audición se realice por videoconferen-cia, tal como se establece en los apartados siguientes:
1. El Estado miembro requerido deberá autorizar la audición por videoconferenciasiempre que el uso de la videoconferencia no sea contrario a los principios fun-damentales de su Derecho nacional y que disponga de medios técnicos para lle-var a cabo la audición por videoconferencia. Si el Estado miembro requerido nodispone de los medios técnicos necesarios para una videoconferencia, el Estadomiembro requirente podrá ponerlos a su disposición previo acuerdo mutuo.
2. En las solicitudes de audición por videoconferencia se indicará, además de lainformación mencionada en el artículo 14 del Convenio Europeo de AsistenciaJudicial y en el artículo 37 del Tratado Benelux, el motivo por el que no es opor-tuna o posible la comparecencia física del testigo o perito y el nombre de la auto-ridad judicial y de las personas encargadas de efectuar la audición.
3. La autoridad judicial del Estado miembro requerido citará a declarar a la persona deque se trate con arreglo a los procedimientos establecidos en su Derecho nacional.
4. La audición por videoconferencia se regirá por las normas siguientes:
a) Durante la audición estará presente una autoridad judicial del Estado reque-rido, asistida por un intérprete cuando sea necesario, y dicha autoridad seráresponsable asimismo de identificar a la persona que deba ser oída y develar por el respeto de los principios fundamentales del Derecho interno delEstado miembro requerido. Cuando la autoridad judicial del Estado miem-bro requerido considere que durante la audición se están infringiendo losprincipios fundamentales del Derecho de dicho Estado, adoptará inmedia-tamente las medidas necesarias para garantizar la continuación de la audi-ción de conformidad con los citados principios.
b) Las autoridades competentes de los Estados miembros requirente y reque-rido convendrán, cuando sea necesario, en la adopción de medidas para laprotección de la persona que deba ser oída.
c) La audición será efectuada directamente por la autoridad judi-cial del Estado miembro requirente o bajo su dirección, conarreglo a su Derecho interno.
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d) A solicitud del Estado miembro requirente o de la persona que deba seroída, el Estado miembro requerido se encargará de que la persona oída estéasistida por un intérprete, si resultare necesario.
e) La persona oída tendrá derecho a alegar la dispensa de declarar que tendríaal amparo de la legislación, bien del Estado miembro requerido o bien delEstado miembro requirente.
5. Sin perjuicio de las medidas acordadas para la protección de las personas, finali-zada la audición, la autoridad judicial del Estado miembro requerido levantaráacta de la declaración, en que se indicarán la fecha y lugar de la audición, la iden-tidad de la persona oída, la identidad y calidad de cualesquiera otras personas delEstado miembro requerido que hayan participado en la audición, las prestacio-nes de juramento, en su caso, y las condiciones técnicas en las que se haya toma-do la declaración. La autoridad competente del Estado miembro requerido trans-mitirá dicho documento a la autoridad competente del Estado miembrorequirente.
6. Salvo que el Estado miembro requerido renuncie a la devolución total o parcialde los costes, el Estado miembro requirente devolverá al Estado miembro reque-rido los gastos de establecimiento de la videoconexión, los costes relacionadoscon el servicio de videoconexión en el Estado miembro requerido, la retribuciónde los intérpretes que éste suministre y las dietas de testigos y peritos, así comosus gastos de viaje en el Estado miembro requerido.
7. Cada Estado miembro tomará las medidas necesarias para garantizar que, en casode que testigos o peritos que deban ser oídos en su territorio con arreglo a lo dis-puesto en el presente artículo se nieguen a prestar testimonio estando sometidosa la obligación de testificar, o no presten testimonio veraz, se les aplique su Dere-cho nacional del mismo modo que si la audición se hubiera celebrado dentro deun procedimiento nacional.
8. Los Estados miembros podrán, si lo consideran oportuno, aplicar igualmente lasdisposiciones del presente artículo, cuando sea apropiado y con el acuerdo de susautoridades judiciales competentes, a la audición por videoconferencia de unacusado. En este caso, la decisión de mantener la videoconferencia y la forma enque ésta se lleve a cabo estarán supeditadas al acuerdo de los Estados miembrosde que se trate, de conformidad con su Derecho interno y con los correspon-dientes instrumentos internacionales, incluido el Convenio Europeo de 1950para la protección de los derechos humanos y de las libertades fundamentales.
9. La audición sólo podrá llevarse a cabo con el consentimiento de la persona acu-sada. El Consejo, en un instrumento jurídicamente vinculante, adoptará lasnormas que sean necesarias con vistas a la protección de los derechos de losacusados.
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La modernización de la oficina judicial
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