APORTE AL CAMPO LABORAL COMO COORDINADORA EN GESTIÓN DOCUMENTAL

ANGÉLICA FLÓREZ RAMÍREZGRUPO UNO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAEXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA

2014

APORTE AL CAMPO LABORAL COMO COORDINADORA EN GESTIÓN DOCUMENTAL

ANGÉLICA FLÓREZ RAMÍREZGRUPO UNO

PRESENTADO A:MARÍA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAEXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA

2014

TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCIONOBJETIVOS COMO PROFESIONAL EN CIDBA MI APORTE DE ACUERDO AL CAMPO LABORALLAS RESISTENCIA A CAMBIOS EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTALCASOS DE RESISTENCIA AL CAMBIOLA EMPRESA PUBLICA Y SUS ARCHIVOSLA EMPRESA PRIVADA Y SUS ARCHIVOSCAUSAS DE RESISTIENCIA A LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTALACEPTAR SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTALVIDEO VENTAJAS SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALNORMATIVIDAD PARA AVALAR EL CAMBIOREFLEXIONCONCLUSIONESBIBLIOGRAFIA

INTRODUCCIONPORTADA

INTRODUCCIÓN

Esta investigación es vital para todo coordinador de proyectos de gestión documental que desee mejorar el servicio de su empresa, optimizando su desempeño en la medida que conoce al usuario. Por consiguiente este trabajo contiene en general, las causas de resistencia al cambio de las empresas en un sistema de organización de documentos, aceptación al cambio, normatividad, videos de sensibilización y reflexión sobre la temática.

OBJETIVOS

CONTENIDO

OBJETIVOS Establecer las causas de resistencia al cambio en la organización de los documentos, para lograr identificar las maneras mas adecuadas, para evitar la resistencia y lograr aceptar nuevas culturas en tema de la gestión documental.

Modificar la manera como se ofrece el servicio, para que el empresario identifique las ventajas que trae adaptarse a nuevo sistema de organización documental.

APORTEINTRODUCCION

COMO PROFESIONAL EN CIDBA MI APORTE DE ACUERDO AL CAMPO LABORAL

A c t u a l m e n t e m e d e s e m p e ñ o c o m o C o o r d i n a d o r a d e l a e m p r e s a A l i a n z a D o c u m e n t a l , p r o d u c t o d e m i s a c t i v i d a d e s m e i n q u i e t a l a r e s i s t e n c i a d e l a s e m p r e s a s a c a m b i a r e l s i s t e m a d e o r g a n i z a c i ó n d o c u m e n t a l , p o r c o n s i g u i e n t e l o s c o n o c i m i e n t o s a d q u i r i d o s e n l a a s i g n a t u r a e x p r e s i ó n o r a l y e s c r i t a , f u e p o s i b l e r e a l i z a r l a i n v e s t i g a c i ó n d e l t e m a p r o p u e s t o , q u e f a c i l i t a a m p l i a r m i v i s i ó n d e a c u e r d o a l a s i t u a c i ó n q u e s e p r e s e n t a y c o m o f u t u r o p r o f e s i o n a l s e r á h e r r a m i e n t a p a r a l a s e n s i b i l i z a c i ó n a r c h i v í s t i c a .

RESISTENCIA

OBJETIVOS

LA RESISTENCIA A CAMBIOS EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Las empresas se enfrentan a cambios dinámicos y la dirección solo tiene dos opciones:

1. Cambiar la organización documental de acuerdo a las modificaciones del entorno, actualizando y manteniéndose competitivo en sus procesos.

2. Resistirse al cambio hasta que absolutamente sea necesario , efectuando una modificación radical. El riesgo que lleva esta opción y por la que opta la mayoría de las empresas, esta expuesto a pagar multas por sanciones que imponen organismos de control por incumplimiento de las normatividad.

CASOSAPORTE

CASOS DE RESISTENCIA AL CAMBIOC u a n d o l a s e m p r e s a s t i e n e n u n f o n d o a c u m u l a d o , s e r e s i s t e a c a m b i a r p o r q u e n o q u i e r e e l i m i n a r n i n g ú n p a p e l , s e n i e g a a u n a v a l o r a c i ó n d o c u m e n t a l y c o n s i d e r a q u e t o d o e s ú t i l .

Fondos acumulados sin ningún criterio archivístico.

Restauración documental

Requiere de una

CASOSRESISTENCIA

CASOS RESISTENCIA AL CAMBIOC u a n d o n e c e s i t a n e s p a c i o e n s u s a r c h i v o s s e r e s i s t e n a u t i l i z a r h e r r a m i e n t a s d e c o n s e r v a c i ó n , p o r q u e n o c o n o c e n l a s v e n t a j a s d e u n p r o c e s o d e m i c r o f i l m a c i ó n y d e d i g i t a l i z a c i ó n .

¿ N E C E S I T A E S P A C I O ?

MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN

PROCESO DE MICROLMACIO

N

PROCESO DE DIGITALIZACIO

N

CASOSCASOS

CASOS RESISTENCIA AL CAMBIO

C O N S U L T A D E F I C I E N T E

C O N S U L T A E F I C I E N T E

Sistema de consulta manual

Sistema de consulta digital

C u a n d o n e c e s i t a n c o n s u l t a r n o s o n c o n s i e n t e s d e l t i e m p o y d i n e r o q u e g a s t a n e n l a b ú s q u e d a , d i f i c u l t a n d o l a a g i l i d a d o p e r a t i v a .

EMPRESA PUBLICACASOS

LA EMPRESA PUBLICA Y SUS ARCHIVOS

Para las empresas publicas sus archivos tienen un nivel de importancia mayor, la normatividad obliga a que sus archivos tengan un tratamiento especial. Por esta razón su resistencia al cambio requiere de sensibilización archivística mas que otra cosa.

La Ley 594 del 2000 «Ley General de Archivos», con el paso del tiempo, ha permitido la conciencia archivística en los directivos responsables de la información y en la actualidad con el decreto

2609 de 2012 la ha formalizado.EMPRESA PRIVADACASOS

LA EMPRESA PRIVADA Y SUS ARCHIVOS

Para una empresa privada la implementación de un sistema de gestión documental se convierte en un gasto y no en una

inversión; no valora los beneficios como la productividad y competitividad en el mercado.

Los archivos de una empresa privada, aunque la normatividad se ajusta a ellas, muchos directivos, no se dan por enterados y su interés por organizar el archivo es menor. Cuando conocen las propuestas económicas y observar el costo, su interés termina y prefiere dejar los archivos tal como están.

CAUSASEMPRESA PUBLICA

CAUSAS DE RESISTIENCIA A LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

La falta de conocimiento en gestión documental, lleva a los directivos a tomar decisiones inadecuadas, invirtiendo dinero en la solución del problema, sin elaborar un diagnostico.

La normatividad es amplia en cuanto a la gestión documental, pero el funcionario publico la desconoce y asume tareas archivísticas sin documentarse o recibir una capacitación adecuada.

CAUSASEMPRESA PRIVADA

El cambio constante de personal por la

politiquería, no permite un seguimiento en los procesos archivísticos, ocasionando proyectos interminables, perjudicando el servicio al ciudadano.

Todavía existe el mito en las empresas de que trabajar en un archivo es un castigo, por tal razón la persona encargada, es la menos remunerada y esto hace no exista interés por cumplir la normatividad.

CAUSAS DE RESISTIENCIA A LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

CAUSASCAUSAS

Normalmente los archivos no cuentan con presupuestos ni infraestructuras adecuadas y no hay importancia dentro de las instituciones. los documentos se encuentran olvidados, llenos de polvo, adquiriendo una imagen de papeles inútiles. La Realidad es que la alta gerencia no han tomado conciencia de la importancia que tienen los archivos y los documentos para su institución.

LAS CAUSAS SE RESUMEN EN………

CAUSASCAUSAS

El beneficio de unas personas mientras otras sufren perdidas, al versen enfrentados por distintos modos.

ACEPTACION

LAS CAUSAS SE RESUMEN EN………La incomodidad de alterar los hábitos adquiridos la perdida de la seguridad en el empleo una posible rebaja en la remuneración el esfuerzo por aprender nuevas habilidades o el temor a lo desconocido.

CAUSAS

ACEPTAR SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

VIDEO

Para incluir la gestión documental dentro de las políticas de la empresa, se debe considerar la información como el activo de la empresa, realizando las siguientes acciones:

1. Identificar y definir el problema2. Formular las alternativa3. Adoptar una alternativa4. Implementar la alternativa seleccionada5. Evaluar los resultado

Es importante que se evalué el proceso gestión documental como herramienta administrativa para lograr los objetivos propuestos en el plan de gestión de la entidad. CAUSAS

NORMATIVIDAD PARA AVALAR EL CAMBIO

Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos.

Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamentan el titulo V de la ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 05 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 02 de 2014. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

REFLEXIONVIDEO

CONCLUSIONES El éxito de la gestión documental , depende de las decisiones de

los directivos de las empresas y de la colaboración de todas las unidades administrativas.

Los documentos constituyen un recurso de información valioso, siendo el activo importante de toda organización; por consiguiente la adopción de un criterio archivístico resulta esencial para proteger y preservar los documentos.

La gestión documental, no es mas que el tratamiento archivístico que somete los documentos en su ciclo de vida, orientado a utilizar eficaz, eficiente y económicamente los mismos durante el tiempo de retención, en la gestión administrativa para la toma de decisiones y obtención de pruebas.

Investigar y argumentar la resistencia de las empresas en aplicar un sistema de organización de archivos, no es mas que falta de conocimiento, sensibilización archivística y asignar presupuesto para la gestión documental.

BIBLIOGRAFIAREFLEXION

https://www.youtube.com/watch?v=sPTxu_Rd3G4

https://www.youtube.com/watch?v=FviyxedDBOY

https://www.youtube.com/watch?v=NK3bCeHNwSE

https://www.youtube.com/watch?v=12IZq8V6oxw

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275

https://www.youtube.com/watch?v=bVqK4x9Zrjc

Revista Española de documentación científica. Madrid D.C. Diciembre, 2012, vol. 35, no 4. ISSN 0210-0614.

http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-organizacion-archivos/gestion-organizacion-archivos2.shtml

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_02_DE_2014.pdf

BIBLIOGRAFÍA

FINCONCLUSIONES