Tema 4 - Etapas Del Proyecto

8/17/2019 Tema 4 - Etapas Del Proyecto

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TEMA 4

4.ETAPAS Y DISEÑO DE PROYECTO SELECCIONADO

Pero, ¿qué es diseñar un Proyecto? puede ser fácilmente la pregunta que usted se formule ahora.

¿Qué se le ocurriría responder a usted según sus conocimientos y experiencia? (anótelo

enseguida).

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Pues bien; para nosotros diseñar un proyecto significa definir de manera clara y precisa los

siguientes aspectos:

1. El objetivo del proyecto, el tiempo necesario para lograrlo, el impacto que se espera

produzca el proyecto, los criterios por medio de los cuales se puede medir o juzgar el

impacto y los medios que permitirán verificarlo.

2. Los productos que el proyecto debe producir para lograr su objetivo, cuando tienen que

producirse, el impacto que se espera que generen, los criterios por medio de los cuales se

puede medir o juzgar el impacto y los medios para verificarlo.

3. El plan de trabajo en el cual se determinan las actividades necesarias para producir cada

uno de los productos.

4. Los recursos humanos, financieros, materiales, etc. necesario para llevar a cabo las

actividades.

5. Los arreglos institucionales, administrativos, necesarios para ejecutar el proyecto; y

finalmente

6. Los riesgos involucrados en la ejecución del proyecto.


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Para desarrollar y facilitar esta importante tarea del diseño se cuenta con un instrumento que se

conoce como "Marco lógico" o "Matriz" del proyecto. Este instrumento puede ser muy útil como

ayuda para concentrar la atención en la relación causa-efecto entre los elementos del proyecto,

demostrar las interrelaciones existentes entre ellos, mejorar su consistencia interna y supresentación, y facilitar el análisis y la evaluación del mismo.

El formato de dicha matriz se presenta en la página siguiente.

MATRIZ O MARCO LOGICO DEL PROYECTO

JERARQUIA DE LOS ELEMENTOS

DEL PROYECTOCRITERIO DE EXITO MEDIOS DE VERIFICACION FACTORES EXTERNOS

OBJETIVO DE DESARROLLO

1.1 1.2 1.3 1.4

OBJETIVO INMEDIATO

2.1 2.2 2.3 2.4

PRODUCTOS

3.1 3.2 3.3 3.4

ACTIVIDADES

•

4.14.2 4.3 4.4

INSUMOS

5.1 5.2 5.3 5.4

Veamos ahora con algún detalle cada uno de los aspectos necesarios para el diseño de proyectosmencionados atrás:

1. OBJETIVOS DEL PROYECTO


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No importa cuán grande y complejo sea un proyecto, nunca puede ser visto como un fin en sí

mismo, sino más bien como un medio para lograr un objetivo más amplio. Por ello, un proyecto

siempre persigue dos tipos de objetivos que son:

a. uno o más objetivos a largo plazo, los cuales se definen como objetivos de desarrollo, y

b. uno o más objetivos inmediatos.

Explicitemos dichos objetivos:

a. Objetivo de desarrollo: Se conoce como tal el propósito último hacia el cual el

proyecto hace una contribución, pero que está más allá de su alcance inmediato, o

sea, el objetivo de desarrollo es para ser alcanzado en un campo específico, sector

o subsector, a través de una serie de acciones interrelacionadas de las cuales el

proyecto es solamente una parte.

b. Objetivo inmediato, designa el propósito específico que el proyecto busca por sí

mismo, es decir con sus propios productos, recursos y actividades en un período

de tiempo dado.

Para que estos conceptos le sean más claros veamos el siguiente ejemplo; continuando el

presentado anteriormente:

El Ministerio de Agricultura de Sañtilandia ha decidido promover el desarrollo agrícola del

departamento de Ruralia, de modo que "en x años el departamento esté en condición de

satisfacer plenamente la demanda de alimentos básicos del país sin recurrir a ninguna

importación". (Objetivo de desarrollo). Para este fin el Ministerio de Agricultura ha solicitado al

Instituto Nacional de Recursos Hidráulicos que estudie la posibilidad de proveer agua para

irrigación al departamento de Ruralia. Después de definir el problema y analizar las diferentes

alternativas, la División ha propuesto un Proyecto dirigido a "lograr que los agricultores de Ruralia

tengan acceso al agua mediante la construcción de un sistema de irrigación en x años que cubrirá

tantas hectáreas de tierras a un costo tal" (objetivo inmediato). Lograr que el agua sea accesible a

los agricultores por medio de la construcción del sistema de irrigación (objetivo inmediato) es una

condición necesaria, pero dista mucho de ser suficiente para permitir que Ruralia logre satisfacer

la demanda de alimentos básicos (objetivo de desarrollo).

Para alcanzar el objetivo de desarrollo, el Ministerio de Agricultura, además de construir el sistema

de irrigación, deberá realizar en el departamento de Ruralia una serie de Proyectos y actividades

adicionales interrelacionados entre sí, para mejorar la tecnología agrícola, proporcionar asistencia

técnica y capacitación a los agricultores, otorgar créditos supervisados, etc.

De Io anterior se desprende que para contribuir significativamente al logro del objetivo de

desarrollo, un proyecto debe formar parte de un coherente programa integrado de acción. De no

ser así, el impacto del Proyecto se verá limitado.


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Pero aquí surge una inquietud muy interesante y es que los objetivos tienen unos requerimientos

para ser bien formulados. De ello queremos ocuparnos enseguida, veamos:

a) Formulación correcta de los objetivos.

Probablemente usted ha observado a menudo, que para definir objetivos se utilizan expresiones

tales como:

— "Asistir "

— "Mejorar"

— "Fortalecer"

— "Promover"

— "Coordinar"

— "Reestructurar."

— "Modernizar"

— etc.

Si las analizamos bien nos daremos cuenta que dichas expresiones representan la descripción de

un proceso y por lo tanto poco sirven para describir objetivos.

Ante tal circunstancia es conveniente precisar entonces que un objetivo no es un proceso, sino

más bien un punto de llegada. Es la descripción de una situación deseada y satisfactoria que nos

gustaría existiera al final de un proyecto. En otros términos, es una fotografía imaginaria de esa

situación.

Un objetivo definido correctamente debe indicar entonces:

Cuando se espera lograr lo deseado, Identificar los beneficiarios del proyecto, y

Describir el tipo, cantidad y calidad del cambio (impacto) que el proyecto por sí

mismo generará.

Para este fin se deben identificar criterios cuantitativos o cualitativos de éxito que permitan medir

y juzgar el cambio (impacto) que se espera que el proyecto genere.

Ahora bien; los criterios de éxito a que estamos aludiendo deben ser:

- Pre-establecidos

- Específicos y explícitos- Pertinentes

- Verificables objetivamente

Los criterios de éxito deben ser además cuantitativos siempre que sea posible. Si son cualitativos,

no deben ser ambiguos y deben ser formulados de modo que puedan ser verificados por

respuestas de tipo si o no.


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Se debe también especificar la fuente donde se puede obtener la información y la evidencia

requerida para verificar hasta qué punto los criterios de éxito han sido logrados.

La fuente de información puede ser externa al proyecto, por ejemplo: estadísticas públicas o

privadas, o pueden ser parte del proyecto, por ejemplo: publicaciones, reportes, estadísticas,

investigaciones, etc. producidas por el propio proyecto. Es decir, al diseñar un proyecto debemosasegurarnos de tener a nuestra disposición la información y datos requeridos para medir el tipo,

calidad y cantidad del cambio (impacto) generado por el proyecto.

Una observación importante en este momento es que a veces podemos identificar criterios de

éxitos apropiados y exactos, cuya medición puede resultar lenta y/o costosa. En estos casos se

puede optar por criterios de éxito menos rigurosos (indirectos) que sin embargo, pueden

proporcionar una retroalimentación rápida y aceptable a un costo razonable.

Precisemos más esto con un ejemplo: supongamos que se ha definido el objetivo de un proyecto

de la manera siguiente:

"En un período de x años, reforzar la capacidad de la División de Operaciones Industriales de la

"zona libre industrial de Tropicalia", en el análisis y promoción de proyectos que contribuyen al

desarrollo socio-económico de la provincia de Tropicalia".

¿Cómo ve usted este objetivo? ¿Qué objeción tendría para hacerle? Consígnelo enseguida

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Pues bien; de acuerdo con lo expresado antes, este objetivo no nos dice nada que nos permita

demostrar que al final del proyecto la capacidad de la División de Operaciones Industriales para

analizar y promover proyectos ha sido reforzada y que los proyectos promovidos por la zona libre

industrial contribuyen al desarrollo socio-económico de la provincia de Tropicalia.

De acuerdo con esta observación, ¿por qué no nos dice cómo definiría usted de mejor manera

dicho objetivo?

Veamos; escríbalo:

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Contraste el objetivo redefinido por usted, con el redefinido por nosotros que sería como sigue:


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"Al final del Proyecto en x años, la División de Operaciones Industriales de la zona libre industrial

de Tropicalia, habrá evaluado al menos x solicitudes de proyectos de inversión por año y habrá

promovido inversiones que cubrirán al menos x mts2 de espacio de la zona libre. Estas inversiones

habrán creado al menos x número de empleos por año y habrán usado no menos de x millones de

dólares de materia prima nacional".

Analicemos otro ejemplo:

El objetivo inmediato de un proyecto ha sido definido de la manera siguiente:

"Reforzar el programa para el desarrollo de medicinas y pequeñas empresas ejecutado por el

Instituto Nacional de Desarrollo Industrial".

¿Cuál sería su reparo para este nuevo objetivo?

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Evidentemente, el objetivo no nos indica nada acerca de cómo se puede demostrar que el

programa ha sido reforzado y qué clase de impacto se espera que este programa produzca.

Cuál sería su nueva propuesta de definición? Consígnelo aquí:

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…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………

Para nosotros una mejor definición del objetivo podría ser ésta:

Al final del proyecto en x años, el programa para el desarrollo de la mediana y pequeña empresa

ejecutado por el Instituto Nacional de Desarrollo Industrial, habrá generado la siguiente situación:

El crédito otorgado a la mediana y pequeña empresa, se habrá incrementado en términos

reales del presente x millones de $ anuales a no menos de x + y millones de dólares

anuales.

Con participación de la MPE en el Producto Bruto Nacional industrial se habráincrementado del presente x% a no menos del x + y %.

El empleo directo generado por la MPE se habrá incrementado a una tasa no inferior a x%

por año.

El número de nuevas MPE creadas no será menor a x por año.

El número de MPE declaradas en bancarrota decrecerá del presente x% por año a no

menos del x - y% por año.


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El monto de crédito moroso de la MPE habrá decrecido del presente x% de la totalidad de

crédito otorgado a no menos de x - y%.

Continuemos ahora con un segundo elemento:

2. PRODUCTOS DEL PROYECTO (OUTPUTS)

Se llama así a los resultados concretos, tangibles y por consiguiente plenamente identificables que

el proyecto debe producir y entregar para lograr su objetivo.

Como productos o resultados concretos podemos mencionar:

Estudios de factibilidad elaborados; reportes técnicos también elaborados; laboratorios equipadose instalados; fábricas construidas; escuelas construidas y equipadas; hectáreas de tierra cultivadas;

personas entrenadas; manuales elaborados; kilómetros de túneles construidos; fuentes

construidas; centros de salud construidos y equipados; metros de pozos perforados; kilómetros de

acueductos construidos; sistemas de irrigación construidos; hectáreas de tierra reforestada;

sistemas de computación establecidos o instalados; paquetes "software" elaborados, nuevos

mercados de exportación identificados; currículos educativos elaborados; sistemas de información

gerencial puestos en operación; material de entrenamiento producido, etc.

Desde luego, y esto debe tenerlo usted muy presente, que existe una relación causa-efecto entre

los productos (outputs) y el objetivo inmediato. Por ello debe asegurarse de que el tipo, cantidad,calidad y oportunidad de los productos que el proyecto producirá sean proporcionales, adecuados

y congruentes con el objetivo inmediato del proyecto.

Miremos lo anterior con un ejemplo, como lo hemos venido haciendo antes:

Supongamos que el objetivo inmediato de un proyecto es:

"Al final del proyecto en x años las plagas y enfermedades que en el presente afectan el 80% de las

tierras cultivadas de x cultivo en Santilandia, serán eliminadas o reducidas a un porcentaje no

superior al 5%".

Para este fin se deben identificar una serie de productos (outputs) que sean proporcionales,

adecuados y congruentes con el logro del objetivo inmediato arriba mencionado. Estos productos

podrían ser los siguientes:

a. UN SISTEMA COMPUTARIZADO DE INFORMACION ESTABLECIDO que permita un

diagnóstico en tiempo real de las plagas y enfermedades del cultivo x (duración/fecha de

terminación).


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b. UN LABORATORIO DEBIDAMENTE EQUIPADO que haga posible el completo análisis de las

muestras del cultivo (duración/fecha de terminación).

c. MANUALES ELABORADOS que contengan los procedimientos de uso del equipo del

laboratorio (duración/fecha de terminación).

d. x NUMERO DE PROFESIONALES entrenados en el uso del equipo de laboratorio

(duración/fecha de terminación).

e. UN REPORTE ELABORADO que contenga recomendaciones sobre el tipo de pesticida a ser

usado y sobre el procedimiento para tratar los cultivos con el pesticida seleccionado,


f. x NUMERO DE PERSONAS ENTRENADAS en la aplicación del pesticida (duración/fecha de

terminación).

g. x NUMERO DE HECTAREAS CULTIVADAS con el cultivo x tratadas con el pesticida


Ahora es oportuno preguntar si es razonable y realista el asumir que con la producción de estos

siete productos (outputs) el proyecto puede alcanzar su objetivo inmediato en el tiempoestablecido.

Hagamos otro ejemplo, sin importar que seamos reiterativos en aras de mayor claridad y

apliquémoslo a lo que tanto nos interesa: la educación.

Supongamos que el objetivo inmediato de un proyecto se defina de la siguiente manera:

Al final del proyecto en x años la educación primaria en las zonas rurales de la provincia Oriental

habrá mejorado cuantitativamente y cualitativamente de tal manera que:

La matrícula de los alumnos entre 7 y 12 años habrá aumentado del actual x% a x + y%.

— El porcentaje de alumnos inscritos en el primer grado y que termina el ciclo de

educación primaria no será inferior a x%.

— De los alumnos que terminen el ciclo, un porcentaje no inferior a x% ingresarán a

cursos vocacionales o al ciclo de educación secundaria.

— Todos los alumnos que terminen el ciclo de Educación Primaria estarán en condiciones

de leer y escribir correctamente así como de utilizar con exactitud las cuatro

operaciones aritméticas básicas.

Para este objetivo como ya lo vimos en los ejemplos anteriores hay que identificar un conjunto de

productos que sean proporcionales, adecuados y congruentes con el logro del objetivo inmediatoarriba mencionado. Dichos productos podrían ser los siguientes:

1. X número de escuelas primarias rurales construidas, debidamente localizadas y

equipadas (duración/fecha de terminación).

2. Un currículo educativo elaborado para los años que componen el ciclo dé

educación básica primaria que cubra las necesidades de enseñanza de los alumnos

rurales (duración/fecha de terminación).


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3. X número de docentes debidamente entrenados (duración/fecha de terminación).

4. Un sistema de escalafón establecido que motive a los docentes a desplazarse a las

zonas rurales de la provincia Oriental (duración/fecha de terminación).

5. Un sistema de evaluación permanente del esquema educativo implantado


6. Un paquete de instrucción programada con énfasis en medios audiovisuales(duración/fecha de terminación).

7. Un esquema de complementación nutricional establecido para los alumnos que

atienden a las escuelas rurales de la provincia Oriental (duración/fecha de

terminación).

8. Un centro auxiliar de administración y planificación de la educación primaria rural

ubicado en la provincia Oriental (duración/fecha de terminación).

Igualmente nos debemos preguntar ahora si es razonable y realista el asumir que con la

producción de estos ocho productos (outputs) el proyecto puede alcanzar su objetivo inmediato

en el tiempo establecido.

También es necesario tener en cuenta que para cada producto (output) es importante describir el

impacto que su uso generará. Asimismo, deberemos identificar para cada producto (output) los

criterios de éxito que permitirán medir o juzgar su impacto.

Por ejemplo: asumamos que un producto (output) de un proyecto ha sido descrito de la siguiente

manera:

"Un servicio meteorológico establecido en la provincia de Ruralia para proveer información

meteorológica al día a los agricultores".

La descripción de este producto (output) no indica nada sobre el impacto que se espera genere el

servicio meteorológico. Es decir, ¿cómo se puede demostrar la utilidad del servicio meteorológico?

Idealmente, se debería tratar de identificar criterios para demostrar el efecto de la información

proporcionada por el servicio meteorológico sobre la producción agrícola. Sin embargo, al

identificarlos podría darse el caso de que dichos criterios de éxito resultarán difíciles, lentos y

costosos de medir.

En este caso nos debemos inclinar por criterios de éxitos aproximados o indirectos, como podría

ser: "El número de llamadas telefónicas hechas por los agricultores con el objeto de obtener

información meteorológica en un determinado período de tiempo". Este podría ser un indicador

imperfecto de éxito. No obstante, si el número de llamadas por parte de los agricultores para

obtener esta información es grande y va creciendo, podemos razonablemente presumir que los

agricultores consideran que el servicio meteorológico proporciona información útil.


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Pasaremos luego a un tercer aspecto tan fundamental como los anteriores: el Plan de Trabajo

cuyo eje central son las actividades.

Antes de ello confirme nuevamente cómo ha sido su captación de lo estudiado hasta este

momento:

VERIFIQUE SU APRENDIZAJE No. 2

1. ¿Qué es diseñar un proyecto?

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

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2. ¿Qué utilidad tiene en él diseño de un proyecto la utilización del instrumento que se

conoce como "marco lógico" o "matriz del proyecto"?

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3. ¿Cuál es la diferencia esencial entre los objetivos de desarrollo y los objetivos inmediatos?

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4. Señale tres características principales de un objetivo definido correctamente. Explíquelos

con un ejemplo:

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5. ¿Qué se conoce como criterios de éxito cuando se plantean los objetivos de un proyecto?

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6. ¿Qué se conoce en el diseño de proyectos como producto (outputs) del mismo?


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7. ¿Qué relación existe entre los objetivos y los productos de un proyecto?

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8. ¿Sé debe identificar también en los productos, del proyecto criterios de éxito?

Si: No:

¿Por qué?

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Identifique qué tan acertadas han sido sus respuestas. Para ello queremos ayudarle con los

criterios siguientes:

1. En términos generales y con base en lo ya explicado en el módulo, podemos decir que

diseñar un proyecto es definir de manera clara y consistente un problema a resolver o

solucionar, unos objetivos, unos productos, un plan de trabajo, unos recursos, una

administración y unas limitantes o riesgos.

2. El marco lógico es un sencillo instrumento que ayuda a concentrar la atención en la

relación causa-efecto entre los elementos del proyecto, demostrar las interíelaciones

entre ellos, mejorar su consistencia interna y su presentación y facilitar el análisis y

evaluación del mismo.

3. Infiera usted la respuesta analizando lo explicado sobre el tema en el módulo. Vuelva a

ello y analícelo.

4. Para evaluar esta respuesta remítase también a lo explicado en el módulo. Se conocen

como tal los criterios que permiten medir y juzgar el cambio (impacto) que se espera

que el proyecto genere.

5.

Como tal se identifican los productos concretos, tangibles y por consiguiente

plenamente identificables que el proyecto debe producir y entregar para lograr su

objetivo.

6. Existe básicamente una relación causa-efecto. Por tal circunstancia, debe asegurarse

de que el tipo, cantidad, calidad y oportunidad de los productos que el proyecto

producirá sean proporcionales, adecuados y congruentes con el objetivo inmediato del

proyecto.


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7. La respuesta es sí. Porque es importante, por no decir necesario describir el impacto

que generará el uso del producto. En dichos criterios se buscará medir o juzgar dicho

impacto.

¿Está satisfecho de sus respuestas? Si así fuere continúe el estudio del módulo, si ha encontradodificultades resuélvalas antes de proseguir con su estudio.

3. PLAN DE TRABAJO

¿Qué le sugiere a usted en la formulación, diseño y administración de proyectos el plan de

trabajo? Consigne aquí su respuesta:

Como lo expresamos anteriormente, en el plan de trabajo se determinan las actividades

necesarias para producir cada uno de los productos de que ya nos ocupamos.

El detalle de las actividades que el proyecto debe llevar a cabo para producir cada producto

(output) debe ser incorporado entonces en un plan de trabajo. Para identificar dichas actividades

es indispensable pensar que una actividad tiene las siguientes características:

— Una duración

— Requiere de recursos (insumos)

— Implica un costo

— Tiene una secuencia (puede preceder, seguir o ser paralela a otras actividades)

— Alguien es responsable de llevarla a cabo.


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Cuando se prepara el plan de trabajo es importante igualmente:

1. Asegurarse que el desglose de las actividades sea bastante detallado de modo que permita

un cuidadoso y preciso control y monitoreo del progreso del proyecto, y

2. Utilizar métodos que den una idea clara de la interrelación entre las diferentes actividades

del proyecto, su secuencia lógica y sus implicaciones respecto a factores tales como:tiempo, costos, uso adecuado de recursos, etc.

3. En el caso de un proyecto pequeño con un reducido número de actividades, el uso de un

gráfico de barras o más propiamente conocido como gráfica de Gantt, puede ser suficiente

para asegurar una apropiada preparación y control del plan de trabajo. No obstante en

proyectos de una cierta complejidad, cuando el número de actividades es grande, es

aconsejable que al preparar el plan de trabajo se usen técnicas de red, tales como el CPM,

PERT, CPU, ya que estos métodos permiten:

a. A través del camino crítico identificar aquellas actividades que no admiten ningún

atraso en su ejecución sin afectar la entrega oportuna de los productos y

consecuentemente el logro oportuno del objetivo.b. Identificar esas actividades que admiten atraso y pueden posponerse sin arriesgar

la entrega oportuna de los productos.

c. Asegurar el uso racional de los recursos disponibles en llevar a cabo las actividades

del proyecto.

4. El cuarto aspecto a tener en cuenta para diseñar un proyecto está constituido por los

recursos humanos, financieros, materiales, etc. necesarios para llevar a cabo las

actividades, recursos que vamos a considerar con el nombre genérico de insumos.

4. INSUMOS (INTPUTS)


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Una vez que el plan de trabajo ha sido preparado con las actividades desglosadas por producto, se

estará en posición de determinar los insumos (personal, subcontratos, entrenamiento,

equipamiento, facilidades y otros recursos) necesarios para ejecutar el proyecto. Existe una

relación de causa y efecto entre insumos y actividades. De allí que debemos asegurarnos de que eltipo, calidad, cantidad y oportunidad de los insumos sean proporcionales, adecuados y

congruentes con las actividades a llevar a cabo.

El ligamen que existe entre insumos, actividades y productos puede ser apreciado mejor a través

de una tabla como la del tipo que se muestra en la página siguiente:

INSUMOS

PRODUCTOS (INPUTS)

(OUTPUTS)PERSONAL SUBCONTRATO ENTRENAMIENTO EQUIPO MISCELANEOS TOTAL

PRODUCTO 1

Actividad 1.1...

Actividad 1.2...

Actividad 1.3...

SUBTOTAL PRODUCTO 1

PRODUCTO2

Actividad 2.1

Actividad 2.2

Actividad 2.3

SUBTOTAL PRODUCTO 2

PRODUCTO 3 Actividad 3.1

Actividad 3.2

Actividad 3.3

SUBTOTAL PRODUCTO 3

GRAN TOTAL

Es solamente en este momento cuando se está en condición de determinar con cierto grado de

seguridad cuánto costará el proyecto y poder preparar un presupuesto.

Si el costo así calculado excede los recursos a nuestra disposición, entonces deberá iniciarse un

proceso iterativo de reestructuración de los elementos del proyecto encaminado a un reajuste del

plan de trabajo, una redefinición de los insumos y los productos y el redimensionamiento de los

objetivos y esto continuará hasta cuando se haya logrado una configuración del marco lógico delproyecto compatible con nuestros recursos.

Es cuando "debemos preguntarnos entonces si todavía vale la pena ejecutar el proyecto".

Los arreglos institucionales y gerenciales necesarios para ejecutar el proyecto son el penúltimo

aspecto a considerar en nuestro diseño.

Veamos cómo definirlo en lo que explicamos a continuación.


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5. ARREGLOS INSTITUCIONALES Y ADMINISTRATIVOS

El diseño del proyecto, como ya lo expresamos, debe enunciar claramente:

a. Los arreglos institucionales (financieros, legales, administrativos, etc.) necesarios para la

ejecución del proyecto.

b. La estructura organizativa y administrativa del proyecto:

— El organigrama del proyecto y su ubicación dentro de la estructura organizativa de la

institución encargada del proyecto.

— La composición del equipo de trabajo del proyecto, y quien es responsable de hacer

qué, cómo, cuándo, dónde, cuánto y quién reportará a quién.— Cualquier grupo de trabajo especial que se requiera describiendo su rol y funciones.

— Los mecanismos externos e internos de coordinación requeridos (por ejemplo: un

comité de dirección o de coordinación con la participación de los representantes de

las instituciones que podrían ser relevantes para el cabal funcionamiento del

proyecto), etc.

— Los mecanismos a ser utilizados para la supervisión sistemática, control y evaluación

del proyecto, tales como:

Informes técnicos, financieros y de avance a ser elaborados periódicamente

por el proyecto.

Reuniones periódicas del comité coordinador, revisiones tripartitas, sesiones

de trabajo, etc.

Misiones evaluadoras y visitas al campo, etc.

Se debe enfatizar que los mecanismos para la supervisión sistemática, control y evaluación deben

representar un "Sistema de aviso preventivo" capaz de generar a tiempo datos e informaciones

necesarios para tomar decisiones apropiadas y oportunas a efecto de poder reajustar el diseño del

proyecto (por ejemplo: insumos, actividades, productos, objetivos, arreglos gerenciales e

institucionales, etc.) a nuevas e imprevistas circunstancias.

Asimismo, se debe enfatizar especialmente que durante el proceso de supervisión sistemática,control y evaluación del proyecto, es imperativo el contar con:

a. Un plan de trabajo debidamente detallado y actualizado, y

b. un marco lógico actualizado y descriptivo de los elementos del proyecto con sus

respectivos criterios de éxito, medios de verificación y factores externos.


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En ausencia de lo anterior no hay forma ninguna que permita una evaluación imparcial del

proyecto, pues cualquier opinión sobre el mismo reflejará únicamente el punto de vista subjetivo

de los evaluadores.

Llegamos así al último aspecto del diseño del proyecto a lo cual queremos referirnos enseguida:

6. RIESGOS DEL PROYECTO

Los riesgos de un proyecto surgen de los factores externos, por ejemplo: variables exógenas,

eventos, decisiones, condiciones, supuestos que están más allá del control del proyecto y que no

obstante, pueden afectar el logro de los objetivos, la generación de los productos, la adecuada

ejecución de las actividades y la oportuna entrega y utilización de los insumos.

Al diseñar un proyecto debe seguirse este tipo lógico de razonamiento:

Con una cantidad dada de insumos podemos llevar a cabo ciertas actividades por medio de las

cuales podemos producir un conjunto de productos que nos permitirán alcanzar un objetivo

específico.

O sea que establecemos una relación de causa y efecto entre:

Este tipo de razonamiento es válido mientras ciertos factores externos mantengan su

comportamiento como se había esperado. De no ser así, se invalida la relación de causa y efecto

existente entre insumos, actividades, productos y objetivo, con serias consecuencias negativas

para el proyecto. Por ello, como parte integral del diseño del proyecto debemos siempre

identificar aquellos factores externos que afectan la relación de causa y efecto existente entre los

elementos del proyecto. Estos factores externos deben ser examinados en cuanto a su relevancia y

probabilidad de ocurrencia, de manera que nos permitan:

1) Hacer Una evaluación de la naturaleza y magnitud del riesgo involucrado en el

proyecto.

2) Tomar decisiones, tales como:


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tomar el riesgo y seguir con el proyecto como estaba planeado,

tomar medidas correctivas y modificar el diseño del proyecto, y

posponer la ejecución del proyecto o cancelarla.

Detengámonos en un ejemplo aclaratorio de lo anterior:

El Banco Mundial está evaluando un proyecto cuyo objetivo inmediato es: la producción de carbón

a través de la utilización de residuos forestales para:

1) sustitución directa de combustibles importados en el sector industrial;

2) conversión al carbón de la producción de parte de la energía usada en el sector

industrial; y

3) conversión al carbón para exportación.

Los riesgos mayores del proyecto han sido identificados como sigue:

a) futura erosión de los precios internacionales del petróleo reducirá la atracción de la

sustitución del petróleo por carbón en el mercado industrial;

b) el cambio de las condiciones del mercado mundial disminuirán las oportunidades de

exportación del carbón;

c) la capacidad gerencial y administrativa de las empresas rurales que participan en el

proyecto es insuficiente para organizar y sostener las actividades de los productores; y

d) el Gobierno no está en capacidad de implementar e imponer las necesarias políticas

fiscales y regulatorias que impidan la deforestación y" el inadecuado reemplazo de los

árboles.

Los riesgos descritos en a) y b) pueden ser evaluados a través de análisis de sensibilidad del

mercado mundial de precios. La incertidumbre expresada en c) puede ser aminorada a través de la

observación de operaciones de la escala piloto que debe establecerse antes de comenzar una

producción a gran escala. Por último, la efectividad de las políticas gubernamentales del sector

forestal serán evaluadas ambas en el contexto del proyecto y de los programas de ajuste

estructural del Banco Mundial.

Al explicar las fases que se siguen al diseñar un proyecto llegamos hasta la cuarta que llamamos

"Diseño del Proyecto" quedándonos solo por abordar la quinta, de la cual queremos ocuparnos en

la página siguiente.


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FASE V: EJECUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTO

"Administrar un proyecto básicamente implica planear la acción; ponerlo en funcionamiento,

asignar recursos (humanos, materiales, financieros y otros) a las distintas tareas; supervisar

sistemáticamente las actividades y controlar los progresos del proyecto, ajustándolo a las

circunstancias y eventos imprevistos; lograr el objetivo del proyecto dentro de los límites

acordados de calidad, costo, tiempo y recursos".

La administración de un proyecto al igual que la gerencia de un negocio, una institución educativa,

un equipo de fútbol, una organización de investigación, un ministerio, un hospital 0 cualquier tipo

de organización pública o privada, es un proceso que implica el manejo adecuado de un conjunto

de variables interconectadas e interdependientes que constituyen el marco básico del proceso

gerencial. Dichas variables son:

Estrategia

Estructura

Sistemas

Conocimientos

Equipo humano

Liderazgo

Veamos a continuación, de manera muy sintética, qué implica el manejo de cada una de dichas

variables, las cuales hemos agrupado como:


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MARCO BASICO DEL PROCESO DE ADMINISTRACION DE UN PROYECTO:

A. ESTRATEGIA

Esta consiste en predeterminar el curso de la acción a seguir:

- analizar la situación identificando problemas, riesgos y oportunidades existentes en el

entorno del proyecto;

- establecer metas a alcanzar a distintos plazos en el transcurso del proyecto;

- establecer programas de acción y planes de trabajo definiendo prioridades y

secuencias;

- asignar recursos; etc.

B. ESTRUCTURA

Definir el marco organizativo básico para ejecutar la estrategia seleccionada para ello se debe:

— definir el perfil línea/staff;

— establecer unidades operativas y grupos de trabajo asignando roles y funciones;

— definir líneas de autoridad, delegación y responsabilidad; etc.

C. SISTEMAS

En el contexto de la estructura seleccionada establecer sistemas para:

la programación de las actividades, el monitoreo y el control del proyecto;

la coordinación de la acción y los métodos de trabajo;

la evaluación del impacto del proyecto;

el reclutamiento del personal, remuneraciones, incentivos, evaluación del desempeño y

promociones;

el manejo de las finanzas,, administración, contabilidad, presupuesto y control del

inventario;

la logística;

la gerencia de la información; etc.

D. CONOCIMIENTOS

Identificar esos conocimientos, capacidades , habilidades y saber – hacer (know- how) que se

necesitan para sostener la viabilidad y vitalidad del proyecto, operarlos sistemas y ejecutar la

estrategia.


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E. EL EQUIPO HUMANO

Asegurar la idoneidad del personal de conformidad con los conocimientos requeridos para

ejecutar el proyecto:

Fijar los requerimientos y calidades técnicas y profesiones exigidas para cada cargo;

Seleccionar al personal calificado para cada cargo;

Orientar y familiarizar al personal con el trabajo explicando lo que hay que hacer y lo que

se espera de cada cual;

Capacitar al personal para perfeccionar constantemente conocimientos y habilidades; etc.

Finalmente...

F. LIDERAZGO

Ejercer un estilo de gerencia que permita el máximo desarrollo de las capacidades y

potencialidades profesionales del personal y que propicie actuaciones de excelencia hacia el logro

de los objetivos y metas deseados.

Hay que inculcar valores que creen lazos sólidos de unidad entre el personal del proyecto y que

proporcionen un sentimiento de propósito, inspiración, pertenencia, compromiso con el trabajo y

auto realización, es decir valores de:

— integridad y honestidad

— espíritu de servicio

— equidad y reconocimiento

— lealtad

— cooperación— trabajo en equipo y participación

— búsqueda de la excelencia

— dignidad y respeto

— responsabilidad hacia la comunidad

— entrega de servicios y productos de alta calidad

— innovación y creatividad

— cambio y experimentación

— etc.

Concluido el estudio del módulo y antes de abocarse a la Evaluación Final le invitamos a analizar

cómo ha sido adquirido el aprendizaje de los elementos anteriores; es decir, de la última etapa de

su estudio.


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VERIFIQUE SU APRENDIZAJE No. 3

1. ¿En qué consiste el plan de trabajo de un proyecto?

2. ¿Qué características debe reunir una actividad consignada en un plan de trabajo?

3. ¿Cuál es la función de los insumos en un proyecto y qué precauciones hay que tomar al

establecerlos?

4. ¿A qué se refiere, en los proyectos, la definición de los arreglos institucionales y

gerenciales?

5. ¿Qué se consideran los riesgos de un proyecto?

6. ¿Cómo explicaría usted brevemente lo que es administrar un proyecto?

Como lo ha hecho anteriormente, confirme ahora cómo han resultado sus respuestas con base en

las orientaciones que consignamos enseguida.

RESPUESTAS

1. Consiste fundamentalmente en detallar las actividades que el proyecto debe llevar a cabo

para producir cada producto (output).


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2. Identificamos las siguientes características:

— Tener una duración

— Disponer de recursos (insumos)

— Determinar un costo

— Tener una secuencia (preceder, seguir o ser paralela a otras actividades)

— Tener un responsable de llevarla a cabo.3. infiera usted su análisis de su experiencia obviamente y de lo qUe nosotros explicamos

anteriormente sobre el tema.

4. infiera igualmente la calidad de su respuesta comparándola con lo que nosotros

expresamos antes.

5. Llamamos así a los factores externos, tales como variables exógenas, eventos, decisiones;

condiciones, supuestos, etc. que están más allá del control del proyecto, y que no

obstante pueden afectar el logro de los objetivos, la generación de los productos, la

acertada ejecución de las actividades y la oportuna entrega y utilización dejos insumos.

6. Su explicación es personal en base a su experiencia y los conceptos emitidos por nosotros.

De todas maneras debe informar sobre las acciones administrativas organizadas que

deben seguirse para que el proyecto funcione y obtenga los resultados esperados.

Si sus respuestas las encuentra satisfactorias elabore la Evaluación Final que presentamos

enseguida; si registra algunas dudas, supérelas antes de realizar tal actividad.

RECAPITULACIÓN

Después de haber estudiado el módulo ocúpese usted mismo de recapitular todos los elementos

de conocimiento explicados en ella, para lo cual puede hacerlo en un estilo de redacción ensayo o

utilizando cuadros sinópticos.

EVALUACION FINAL

La mejor manera de comprobar su aprendizaje es quizás por medio de un ejercicio práctico, por tal

circunstancia lo invitamos a realizar lo siguiente:


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1. Siguiendo cada uno de los elementos, etapas y pasos del diseño de proyectos,

defina usted un problema ubicado en la propia realidad educativa de su país y a

partir de él diseñe completamente un proyecto para su solución. Utilice en el

diseño los diferentes instrumentos que se le indicaron en el módulo.2. Reúnase con un grupo de compañeros que estén adelantando esta misma

capacitación y analicen el proyecto por usted elaborado.

3. Introdúzcale a su proyecto las mejoras que considere pertinentes después del

análisis anterior.

4. Envíe, entregue o analice el proyecto directamente con su profesor o persona que

esté orientando la capacitación.

Tema 4 - Etapas Del Proyecto

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