TEMA 2

TEORÍA DE SISTEMAS Y LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

La empresa es un ente vivo y que en conjunto con las demás empresas conforman el aparato productivo de la sociedad.

1. LA TEORÍA DE LOS SISTEMAS APLICADA A LAS ORGANIZACIÓNES

La fuerza de esta teoría descansa en el hecho de que los fenómenos complejos. Como las organizaciones sociales, pueden ser considerados como grupos de componentes; es decir, como sistemas interrelacionados que se interaccionan y adoptan e influyen en el ambiente.

La teoría de los sistemas aplicada al estudio de las organizaciones y a la administración en general define un sistema como "una organización compuesta de hombres y máquinas empeñadas en una actividad coordinada, dirigida hacia una meta enlazados mediante sistemas de información e influidos por el ambiente externo. La muestra de actividad de tal sistema es cíclica y cada componente en el proceso está interrelacionado dependiendo e influyendo a su vez en el resto de los componentes. Cabe aclara, cuando hablamos de organizaciones, que nos referimos a cualquier grupo organizacional sin importar su tamaño, denominación o jerarquía. Por tanto, puede tratarse de un departamento, una oficina, una sección, un taller, una escuela, una iglesia o una institución oficial. En su trayecto por alcanzar los objetivos o metas deseados, los procesos organizacionales compuestos por personas, equipos, máquinas, etc., procesan insumos que provienen del ambiente en forma de autoridad legal y política, mano de obra, financiamiento, equipo, facilidades, información, etc.

Con la energía que el mismo ambiente suministra a la organización, ésta transforma los insumos en productos que emite en forma de decisiones, políticas, acciones, bienes, servicios, etc., para ser total o parcialmente absorbidos por el ambiente. Muchos de los insumos que absorbe del ambiente son productos de otros sistemas. A su vez, muchos de los productos que la organización emite pasan a formar parte de los insumos de otros sistemas o son absorbidos por la misma organización para su propio desarrollo (insumos). Para ser viable, la organización debe emitir productos deseables al ambiente externo, asegurándose la provisión de insumos. En la medida que tal cosa sucede, sobrevivirá y crecerá la organización: de lo contrario disminuirá y acabará por desaparecer. Lo anterior quiere decir que las organizaciones necesitan de una corriente constante de información y una evaluación sobre la forma como el ambiente reacciona ante los productos que emite, y la sensibilidad y efectividad con que responda a los cambios en las demandas del mismo, dependerá su viabilidad y fortalecimiento. En otras palabras, necesita una constante retroalimentación. Estos cuatro elementos: proceso organizacional, insumos, productos y retroalimentación, son los elementos

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esenciales de la nueva teoría de los sistemas aplicada a las organizaciones. Su forma de comportamiento es cíclica y puede representarse con el diagrama de la figura 2.1.

1.1 EFICIENCIA

Según el Diccionario de la Real Academia Española, eficiencia (del latín efficientĭa) es ‘la capacidad de describir a una persona eficaz de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado’.

En administración (management) se puede definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.

De lo dicho se desprende que una organización se puede concebir de dos maneras: como un sistema cerrado, es decir, vista la organización hacia adentro con ninguna o escasa conexión con el ambiente que lo rodea y, por tanto, actuando en forma más o menos aislada e independiente del contexto social, pero absorbiendo de él cierta cantidad de energía necesaria (recursos) para su funcionamiento interno.

Dentro de semejante concepción se tenderá a dar importancia primordial a la estructura y funcionamiento internos y podrá inclusive alcanzarse un alto grado de eficiencia dando énfasis a los procedimientos más que a los productos obtenidos por la actividad administrativa. Dicho criterio tendería a ignorar las cambiantes condiciones ambientales en que se encuentra inmersa la organización, por tanto, su dependencia del contexto, insensibilidad hacia las demandas, objetivos y razón de ser de la organización. En consecuencia, se haría presente la necesidad de cambio y adaptación del mecanismo interno para poder responder a estas demandas y a los cambios en el ambiente.

Una posición de esta naturaleza redundaría necesariamente en un divorcio de la organización respecto al ambiente externo, excepto, claro, en el caso de los recursos, y en consecuencia a una gradual inefectividad de su actuación en términos de las demandas y cambios del ambiente. En estas condiciones, el proceso organizacional podrá continuar siendo eficiente en su funcionamiento interno pero ineficaz en cuanto a los productos emitidos, si es que se emite alguno.

Al no emitir productos o al hacerlo en cantidad insuficiente o que no son los deseables, la organización tendrá que ir padeciendo cada vez más la disminución de insumos, con lo que se genera un proceso de desintegración de la organización hasta llegar a extinguirse totalmente.

1.2 EFECTIVIDAD

La teoría de los sistemas con énfasis en un enfoque exógeno y en los programas, ambiente y cambio, presupone una concepción opuesta a la de los sistemas cerrados.

Esta concepción considera los sistemas organizacionales como dependientes del ambiente externo, que suministra los insumos y absorbe los productos, por lo que el criterio respecto al éxito de la organización toma en cuenta no sólo el

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enfoque interno de eficiencia, sino más importante aún, el enfoque externo de efectividad, que demanda una constante comunicación e información con el medio respecto a los insumos disponibles y los productos deseables, así como sobre los cambios que origina la dinámica del ambiente a modo de actuar de acuerdo con ellos. Una organización útil desde el punto de vista de la teoría de los sistemas, es aquella que responde en forma efectiva a las demandas de su ambiente.

Los productos son todo aquello que resulta de los esfuerzos de la organización y los insumos son las demandas y los recursos con que cuenta.

Dentro de este enfoque la eficiencia continúa siendo el criterio válido de funcionamiento (endógeno), pero por sí misma no podrá garantizar el éxito y sobrevivencia.

2. MODELO GENERAL DE SISTEMAS ABIERTOS

La teoría de sistemas (TS) es un ramo específico de la teoría general de sistemas (TGS).La TGS surgió con los trabajos del alemán Ludwig von B., publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.

Sistema es aplicable a un grupo de fenómenos y estructuras del mundo físico, biológico y social. Esta teoría es la base para el entendimiento de todos los campos de especialización y suministra un enfoque amplio de todos los tipos de sistemas (dinámicos e interdependientes) y permite la distinción y claridad entre los sistemas abiertos que están en interacción con su ambiente y cerrados que no tienen relación con su ambiente.

Un sistema abierto, es aquel que tiene necesariamente un intercambio con su medio ambiente, es decir aquel cuyas entradas se originan en el ambiente y cuyas salidas se vuelcan a él y que sin este intercambio más o menos constante no puede funcionar. De este intercambio recíproco surge su equilibrio dinámico.

El sistema sólo es capaz de alcanzar el equilibrio por su intercambio con el ambiente, no lo puede lograr por sí. Por ejemplo, una empresa para seguir comprando materia prima que le permita continuar con su producción necesita ingresos provenientes de las ventas o nuevos aportes de capital (intercambio con el medio). Es decir, del medio obtiene la energía (o los recursos financieros, como en el ejemplo aludido) necesaria para repetir el proceso. Si por alguna razón, no genera nueva energía de entrada en dicho intercambio deberá usar la que tenga acumulada para seguir funcionando y si ésta se agota y no importa nueva de alguna otra forma, el ciclo se interrumpirá y el sistema desaparecerá como tal.

3. CARACTERISITICAS DE UN MODELO ABIERTO

Desde el particular punto de vista de la investigación psicológica, interesa detenerse algo más en la explicación de los sistemas abiertos, en los que se advierte, en general, una correspondencia formal de principios generales, independientemente de la clase de relaciones existentes entre sus elementos.

Todo ello ha hecho pensar en la existencia de una cierta “Teoría General de Sistemas”, como doctrina científica aplicable a todos los sistemas en general, y

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a los psicológicos en particular. Vale la pena considerar las características formales y comunes a los sistemas abiertos, en orden a la importancia.

Podemos enunciar que las siguientes características parecen definir todos los sistemas abiertos:

a. Importación, transformación y exportación de energía: Los sistemas abiertos importan energía del entorno, la transformen en cierto producto y la exportan al entorno. Esto se puede observar en los sistemas biológicos.

b. Entropía negativa: Los sistemas abiertos importan más energía del entorno de la que exportan al mismo. De esta forma pueden almacenarla y adquirir entropía negativa. En los seres vivos, es fácilmente observable esta cualidad y, por supuesto, en el hombre y en la mujer.

Digamos, en líneas generales, que el valor energético de un sistema psicológico no depende tan sólo de la materia y energía contenidas en él, sino de algo más que exprese lo que hay en el contenido de rango o de calidad, esto es, “la ordenación”, considerando que, en principio, todas las evoluciones naturales tienden al desorden, esto es, a una disminución del orden. Pues bien, la entropía de un sistema psicológico es justamente la “medida de este desorden”.

c. Información, “feedback” negativo y proceso de codificación: Los impulsos, estímulos o entradas no consisten únicamente en energía, sino en información acerca del entorno y de su propio funcionamiento en relación con él. Uno de los tipos más simples de información es el llamado “feedback” negativo, que permite corregir las desviaciones. Las importaciones de energía e información son selectivas, y el proceso a través del cual se lleva a cabo la selección se le llama “codificación”.

d. Estabilidad y homeostasis dinámica: La importación de energía con el objeto de retener entropía opera para mantener cierta constancia en el intercambio de energía, de tal forma que los sistemas abiertos que sobreviven se caracterizan por su estabilidad. Esto no quiere decir que se encuentren en un equilibrio verdadero; por el contrario, existe una continua importación de energía y exportación de respuestas, pero tanto el carácter del sistema psicológico como los intercambios de energía y las relaciones entre sus partes, no cambian. Este estado de estabilidad puede verse en el proceso homeostático para la regulación de la temperatura del cuerpo humano, en el caso concreto del sistema psicológicos.

e. Diferenciación: Los sistemas abiertos se mueven hacia la diferenciación y la especialización de funciones. En general, la mayor parte de dichos sistemas tienden a una mecanización progresiva. Concretamente, los sistemas

psicológicos son gobernados, en principio, por la interacción de sus componentes; posteriormente, se establecen arreglos y condiciones restrictivas que hacen al sistema y a sus partes más eficientes, pero también gradualmente disminuyen y, eventualmente, llegan a abolir su equipotencialidad.

f. Equifinalidad: Una cualidad esencial de la sistémica es la equifinalidad, del latín aequi, igual. Por equifinalidad se entiende la propiedad de conseguir por caminos muy diferentes, determinados objetivos, con independencia de las condiciones individuales que posea el sistema. «Por todas partes se va a Roma». Aunque varíen determinadas condiciones del sistema, los objetivos deben ser igualmente logrados.

Este singular principio caracteriza a los sistemas abiertos. De acuerdo con él, un sistema puede alcanzar el mismo estado final partiendo de distintos datos iniciales y siguiendo caminos distintos. Al desarrollarse mecanismos reguladores que controlan sus operaciones, el montante de equifinalidad puede reducirse.

g. Homeostásis: Se define homeostásis u homeostasis, como la autorregulación de la constancia de las propiedades de otros sistemas influidos por agentes exteriores. Las características básicas del sistema tienden a mantenerse constantes en razón de las metas que la sociedad, el grupo humano o los individuos le proponen. Hay sistemas que se consideran necesarios, y perdurarán por mucho tiempo. Otros, no apoyados por razones diversas, caerán en la entropía, y por lo tanto desaparecerán.

Los conceptos de “equifinalidad”, “autorregulación”, “feedback”, “homeostasis dinámica”, han hecho avanzar mucho en el tratamiento de los sistemas abiertos. En el afán de resolver los problemas que plantean las relaciones existentes entre un sistemas y su entorno, se ha llegado a tipificar el entorno atendiendo a las relaciones con el sistema (¿podría hacerse esto en Psicología?). Desde el tipo más sencillo de entorno, en el que no existen conexiones entre las diversas partes del mismo, hasta el tipo más complejo, en el que el sistema es dinámico así como el entorno, y en el que el dinamismo del sistema depende del dinamismo del entorno, influyéndose mutuamente, se puede pasar por diversos tipos intermedios cuya significación es menor o mayor según el nivel de explicación requerido.

La importancia que dicha complejidad reviste para el tratamiento de ciertos sistemas (caso de los S. psicológicos) se pone de manifiesto al intentar

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controlarlos basándose en un análisis que niegue su complejidad o tergiverse sus propiedades dinámicas.

4. LA EMPRESA COMO SISTEMA ABIERTO

El enfoque abierto reconoce los sistemas sociales en relación dinámica con su medio ambiente y se retroalimentan transformando dichas entradas en productos. Lo cual se aplica exactamente al concepto y las funciones de las empresas como órganos productivos de la sociedad; puesto que dichas interrelaciones hace que la empresa tenga cambios en sus componentes, estructuras, procesos y demás partes internas para estar a la par con los continuos cambios sociales buscando su continuidad en el desarrollo productivo de la Sociedad. Para que esté en un punto de equilibrio debe satisfacer las necesidades del mercado, adquiriendo los recursos, insumos y demás para mantener su ciclo.

4.1. CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA COMO SISTEMA ABIERTO

Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes características:

A. Importación (entradas): La organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones renovadas de energía de otras instituciones, o de personas, o del medio ambiente material. Ninguna estructura social es autosuficiente ni autocontenida.

B. Transformación (procesamiento): Los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La organización procesa y transforma sus insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.

C. Exportación (salida): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el ambiente.

D. Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: El funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación- transformación- exportación.

E. Entropía negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico para reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional.

F. Información como insumo: Los sistemas abiertos reciben también insumos de tipo informativo que proporcionan señales a la estructura sobre el ambiente y sobre el funcionamiento en relación con éste.

G. Estado de equilibrio y homeostasis dinámica: En este sentido, los sistemas abiertos se caracterizan por un estado de equilibrio: existe un flujo continuo de energía del ambiente exterior y una continua exportación de productos del sistema; sin embargo, el cociente de intercambio de energía y las relaciones entre las partes siguen siendo los mismos.

H. Diferenciación: La organización tiende a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de roles y diferenciación interna.

I. Equifinalidad: El cual plantea que un sistema puede alcanzar, por diversos caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.

J. Límites o fronteras: La organización presenta barreras entre el sistema y el ambiente. Éstos definen el campo de acción del sistema, como también su grado de apertura con relación al ambiente.

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4.2. MEDIO EXTERNO DE LAS EMPRESAS

Las organizaciones existen dentro de un complejo ambiente externo que influye de la manera de hacer negocios. Los principales factores de este medio externo son económicos, sociológicos, políticos y tecnológicos. Dentro de este medio externo hay factores que afectan a la organización de manera inmediata estos son las acciones, bancos, proveedores, sindicatos y clientes.

Los demográficos estudian los cambios en la población, predicen que la fuerza laboral se está haciendo vieja, tiene menos experiencia actual, está integrada por más mujeres que antes, por lo que están cambiando del noreste al sureste, por números crecientes en nuestro país se deben tomar en cuenta estos cambios, además se deben considerar las dificultades así como la ética laboral de los empleados en los planes de la administración para el futuro de la empresa.

Todas las empresas funcionan dentro de diversos medios externos, el más importante de estos es el político y legal, para asegurar el éxito comercial,

todos los ejecutivos deben tener preparada y asegurar el éxito y el estado actual de la política y los cambios propuestos de estos medios, ignorar estos cambios en el área política o en los códigos legales es buscar problemas.

Toda compañía existe dentro de un ambiente tecnológico y la administración debe decidir:

a) El nivel apropiado de tecnología de la empresa.

b) Que nuevos niveles de tecnología se introducirán.

Una manera eficaz de introducir la tecnología nueva, es que los directivos consideren términos financieros y humanos. Algunos trabajadores no se pueden adaptar a otra nueva tecnología y esto será lo que posibilite o no el cambio.

4.3. MEDIO INTERNO DE LAS EMPRESAS

El ambiente interno de la empresa son los recursos humanos, financieros, tecnológicos y físicos. Los recursos financieros consisten en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa, comprende:

Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos). Presupuesto de egresos (para determinar el líquido o neto). Flujo neto (diferencia entre ingreso y egreso). Caja final. Caja inicial. Caja mínima.

Medio interno: Los elementos dentro de la organización que están disponibles para ser usados en el cumplimiento de sus metas, son los recursos organizacionales. Éstos son los recursos físicos, humanos, tecnológicos y financieros. Aunque estos términos pueden parecerse a los que previamente usamos para describir el medio externo, hay una diferencia significativa en cómo son estos recursos en el medio ambiente general, y específicamente dentro de una empresa. Cada uno se analiza brevemente.

El medio interno de una empresa consiste en los recursos disponibles para cumplir con sus metas. Éstos son los recursos humanos, tecnológicos, financieros y físicos. La labor del directivo, consiste en adquirir estos recursos y hacer uso eficaz y eficiente de ellos dentro de la empresa. En esto, la administración de las empresas está en competencia con todas las demás. Los

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recursos organizacionales son, por tanto, escasos, y el éxito de la administración depende de qué tan bien se adquieran y usen estos recursos.

5. APORTER DE LA TEORÍA DE SISTEMAS AL MANAGEMENT

Sin duda, la contribución fundamental de la Teoría de Sistemas al estudio de la empresa es el enfoque de sistema abierto, que subraya la mutua influencia entre la empresa y su entorno, y supera la perspectiva de sistema cerrado que subyacía en las escuelas clásicas, centradas en la formulación de normas, métodos y principios de eficiencia interna al margen del entorno y sus influencias.

Algunas de las consecuencias para la empresa que se derivan de esta nueva perspectiva son:

1. Poner mayor atención en el diseño de la estructura. Las partes requieren determinados insumos procedentes del resto del sistema: información, dinero, componentes semi-elaborados, etc.

2. Planificar la reposición de los elementos, dado que los miembros de una empresa se renuevan y las máquinas sufren desgaste y necesitan ser sustituidas.

3. Mirar más allá de los límites de la organización -al entorno- para entender lo que ocurre en su interior.

4. Dar prioridad a la coordinación del sistema informativo.5. Perspectiva global. No basta analizar cada parte de la empresa por

separado, ni efectuar una planificación por áreas para luego sumar los resultados, ni proyectar una estrategia de cambio descoordinada. Todo influye en todo, de modo que se requiere visión global, generalista.

6. Para la organización de las distintas funciones es necesario un sistema de control y de toma de decisiones que ha de coordinarse con una planificación flexible, abierta a los cambios sugeridos por la retroalimentación.

El concepto de sistema abierto recuerda la necesidad de la adaptación de los distintos componentes del sistema entre sí y al entorno. Así, la empresa no podrá sobrevivir mientras no logre responder eficazmente a los cambios continuos que se producen en el exterior, de manera que se mantenga orientada hacia sus objetivos. De este modo se produce una progresiva especialización y diferenciación de las partes adaptándose a las características de sus entornos específicos.

Los conceptos de sistemas están encaminados a proveer un modelo amplio para entender todas las organizaciones. Los puntos de vista de contingencia

reconocen que el medio ambiente y los subsistemas internos de cada organización son de alguna manera únicos y sirven de base para administrar organizaciones específicas. El análisis de contingencia representa un punto intermedio entre la aseveración de que hay principios universales de administración y la convicción de que cada organización es única y ha de ser examinada separadamente.

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