Tecnologías de

Información en la

Gestión Empresarial  

2. Enterprise Resource Planning (ERP)

Sesión 4: Procesos y gestión de un ERP   

  

 2

Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial

Objetivo de la Sesión: Al término de la sesión, el alumno ilustrará un proceso de gestión de un Enterprise

Resource Planning (ERP).

.

Contextualización El funcionamiento de una empresa es el resultado de una secuencia de

actividades en las que intervienen los diversos departamentos que conforman una

organización o empresa. Cada departamento cumple con alguna tarea

especificada; cuando estas actividades fluyen a través de la organización se le

conoce como proceso.

No existe unanimidad al momento de identificar los procesos de una empresa,

según John Sviokla y otros investigadores de Harvard, sostienen que solo hay dos

procesos principales, gestionar la línea de producción y gestionar el ciclo de

pedidos.

Por su parte, John Rockert y James Short del MIT definen que son tres los

procesos principales, desarrollo de nuevos productos, entrega de productos a los

clientes y gestión de las relaciones con los clientes.

La mayoría de las empresas han identificado entre 10 y 20 procesos clave, cada

uno de ellos se pueden subdividir en actividades que son relevantes para la

empresa, pero cabe mencionar hay procesos que sí son generales y comunes

para cualquier tipo de empresa, pero existen procesos muy particulares en función

del giro del negocio.

  

 3

Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial

 

Introducción al tema

El funcionamiento de la empresa desde el punto de vista de los clientes no es una

secuencia aislada de actividades, más bien es el resultado de una secuencia

ordenada y coordinada de actividades en las que intervienen las distintas unidades

organizativas (departamento comercial, departamento de producción,

departamento de administración, etc.) en otras palabras, dentro de la empresa

siempre existe un flujo de actividades, a las que se denominan procesos que tiene

la característica de involucrar a diversas unidades organizacionales.

Dependiendo el modelo de negocio o giro de negocio al que se dedique la

empresa, los procesos agregaran valor al producto y/o servicio, hasta conseguir

un resultado óptimo y de calidad, es por esto que, a los procesos de una empresa

también se les debe identificar como miembros de una cadena de valor.

Hammer y Champy definen un proceso como un “conjunto estructurado y medible

de actividades que se desarrollan en una organización con el objetivo de

conseguir un resultado concreto para algún cliente o mercado específico”, por lo

que un proceso se caracteriza por una secuencia de actividades con ciertas

entradas y salidas medibles.

  

 4

Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial

Explicación 2.3 Procesos de negocio de un ERP

En el momento en que se estudian los procesos que se llevan a cabo en una

empresa, es interesante realizar una comparación desde el concepto de la cadena

de valor desarrollado por Michael Porter.

Se entiende por valor la cantidad que los clientes están dispuesto a pagar por lo

que la empresa les proporciona ya la cadena de valor es la secuencia de

actividades que general valor para el cliente final.

Dichas actividades de valor se pueden dividir en dos grupos: actividades

primarias que son las inmersas en la creación física del producto y su venta y

entrega al comprador, así como el soporte posterior a la compra, y actividades de

apoyo, que sustentan las actividades primarias y se apoyan entre sí (actividades

administrativas, de I+D, de sistemas de información, de gestión de recursos

humanos, etc.)

La cadena de valor de la empresa (M. Porter)

  

 5

Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial

Los sistemas ERP permiten integrar los flujos de información de los diversos

departamentos de la empresa y facilitan el seguimiento de las actividades que

constituyen la cadena de valor.

Es por este motivo que los sistemas ERP incluyen el soporte y la integración de

las actividades de los proveedores y los distribuidores SCM (Supply Chain

Management) y CRM (Customer Relationship Management).

2.4 Gestión de un ERP (práctica)

La gestión de procesos implica una visión horizontal del funcionamiento de una

empresa, donde las unidades organizacionales son consideradas como eslabones

de una cadena de prestación de servicios. De esta manera la empresa ya no se

centra en sí misma sino en el cliente.

Procesos principales Subprocesos

Procesos de dirección Investigar el entorno y diseñar la estrategia de la

empresa

Diseñar las actividades a desarrollar coherentes

con la estrategia y sus responsables

Establecimiento de objetivos generales y control

de la empresa

Gestionar la mejora organizacional

Procesos de diseño y

desarrollo de nuevos

productos o mejora de

los productos actuales

Investigar mercados y necesidades del cliente

Analizar la viabilidad comercial, técnica y

financiera

Diseño básico productos o mejora de los

productos actuales

Diseñar, fabricar y evaluar prototipos

Medida de la satisfacción de los clientes

Procesos de marketing y Planificación comercial

  

 6

Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial

ventas Promoción y publicidad

Acciones comerciales

Proceso de pedidos de clientes

Control de ventas

Producción y entrega

para empresas

orientadas a producción

industrial

Planificación de recursos necesarios para la

producción

Transformación de los recursos en productos

Entrega/instalación de los productos

Control de entregas: seguimiento de pedidos

Ejecución de servicios

(empresas orientadas a

servicios)

Planificación de recursos necesarios para

proporcionar el servicio

Desarrollo de las capacidades

Entrega del servicio

Control de la calidad del servicio

Facturación y servicio

post-venta

Facturar al cliente

Suministrar servicio post-venta

Responder a las sugerencias o reclamaciones

Procesos de compra e

inventario

Localizar y seleccionar los proveedores

Negociar con los proveedores

Realización de pedidos

Recepción de pedidos

Controlar inventarios

Controlar los pedidos realizados

Procesos de personal Planificación de las necesidades

Contratación

Formación/Carrera

Motivación

Retribuciones

Gestión financiera Planificación financiera

  

 7

Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial

Negociación con bancos y otras fuentes

Plan de inversiones

Gestión de cobros

Gestión de pagos

Control de tesorería

Contabilización

Procesos de información-

comunicación

Definición de necesidades, tratamiento y proceso

de la información y de la comunicación

Gestión de los sistemas de información

Evaluación de la calidad de la información y de

su utilización en la toma de decisiones

En función de los módulos definidos en la sesión previa, podemos describir el

proceso de negocio implicado en cada uno de ellos.

Módulo de aprovisionamiento: este proceso en una empresa comprende

la gestión de materiales y la relación con los proveedores.

Módulo de producción: se encarga de la gestión de los materiales y

servicios empleados en la cadena de producción de una empresa, así como

los recursos.

Módulo de ventas: se ocupa de la relación de la empresa con los clientes,

dando soporte a todas las actividades comerciales preventa y facilita la

gestión y configuración de los pedidos, la logística de distribución, la

preparación de entregas, la expedición y el transporte.

  

 8

Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial

Módulo de finanzas: se encarga de la contabilidad y la gestión financiera

de la empresa. Se trata de un módulo esencial dentro del sistema ERP,

cuenta con herramientas flexibles y aplicaciones orientadas tanto a la

contabilidad financiera como la contabilidad analítica o de costos.

Módulo de recursos humanos: permite gestionar la información

relacionada con los empleados de una empresa (datos personales,

formación académica, experiencia, ocupación, salario, historial profesional,

vacaciones, incapacidades, premios, sanciones, etc.).

Módulo de gestión de medios técnicos y mantenimiento: facilita el

control de los recursos materiales y técnicos de la empresa, maquinaria,

elementos de transporte y repuestos e integra las funciones empresariales

de compras y mantenimiento para asegurar la disponibilidad de estos

recursos en las operaciones empresariales.

Para la implementación de un sistema ERP es necesario planificar una

reingeniería de procesos, esto se define, según Hammer, M (1994) como:

“Lal re concepción fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocios,

para lograr mejoras dramáticas en medidas de desempeño y criticas

contemporáneas tales como el costo, calidad servicio y rapidez”

La reingeniería permite replantear la forma en la que se realizan las actividades en

los diferentes departamentos de una empresa, permitiendo corregir las malas

prácticas optimizando así la producción y disminuyendo los costos.

Es común que los empleados se vean amenazados por estos cambios, pues

significa un cambio disruptivo en la forma de trabajo tradicional, pero que, sin

embargo, debe realizarse antes de la implementación de un sistema ERP.

  

 9

Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial

Para la implementación de un ERP dentro de una empresa se debe considerar

una metodología, la cual esté diseñada de manera que la empresa, sus

departamentos y el personal, no se vean afectados y se incorporen en el orden

adecuado. El proceso de implementación no puede hacerse de la noche a la

mañana, y mucho menos es una tarea sencilla. Es por esto que se sugiere

contratar un especialista, algunas de las empresas que comercializan su sistema

incluyen una metodología de aplicación, como lo son el caso de SAP y Oracle,

ambos cuentan con una metodología diseñada paso a paso, para garantizar el

éxito de su implementación.

Metodología de implementación para SAP.

El sistema ERP de SAP cuenta con una metodología de implementación conocida

como ASAP que ayuda a minimizar los riesgos de implementación, esta

metodología se divide en cinco fases:

1. Preparación Inicial: se definen metas, objetivos, roles y responsabilidades.

2. Mapa de procesos: también conocido como blueprint implica la

documentación de procesos, soluciones requisitos técnicos y funcionales.

3. Realización: ajustes de procesos, migración de datos e instalación del

sistema de producción.

4. Preparación final: Se realizan las pruebas finales de incorporación y se

inicia el sistema de producción.

5. Inicio y soporte post-producción: se inician las operaciones y se apoya a los

usuarios en los inicios de sus actividades con el sistema, se resuelven

dudas y se asesora en el uso de los módulos.

Metodología de implementación para

ORACLE AIM (Applications

Implementation Methodology)

  

 10

Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial

ORACLE desarrollo la metodología de implementación basado en seis fases en

cascada:

1. Definición: se determinan objetivos,

2. Análisis operacional: listado en detalle de requerimientos para la operación.

3. Diseño de la solución: plan de acción para sobre los requerimientos y

replanteamiento de actividades.

4. Construcción: diseño de actividades para el proyecto

5. Transición: transferencia de personal involucrado en una actividad en

modelo de pruebas, y su paso al modo de producción.

6. Producción: liberación del sistema en la operación.

Éstas son algunas de las metodologías para la implementación, como podrás ver,

existen fases semejantes entre ambas, y todas ellas terminan con la liberación en

producción del sistema.

  

 11

Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial

Conclusión Los procesos y módulos descritos responden a la estructura tradicional de un

sistema de gestión ERP, sin embargo, en el momento actual los ERP cubren

funcionalidades adicionales, ofreciendo así opciones que hasta ahora

correspondían a otro tipo de aplicaciones.

Cabe recordar que la filosofía ERP tiene grandes expectativas de integración, de

forma que todo aquello que cae dentro del ámbito empresarial es aceptable dentro

de la misma. La gestión de los clientes es por tanto una de las áreas susceptibles

de tratamiento dentro de un sistema ERP, no obstante problemas de índole

práctica como puede ser la excesiva complejidad del sistema resultante, se por

eso que muchas empresas han decidido desarrollar o integrar soluciones CRM

aparte del propio software ERP que es el tema que abordaremos en la siguiente

sesión.

Replantear los procesos en una empresa tras la aplicación de la reingeniería de

procesos, puede ser un factor de riesgo para la implementación de sistemas ERP,

sin embargo, se pueden tomar medidas preventivas para hacer menos “dolorosa”

la implementación del sistema en las actividades diarias de la empresa, algunas

recomendaciones pueden ser:

• Integrar a los empleados en las actividades de reingeniería de procesos.

• Identificación de personas claves e influyentes en cada área para hacer que

la implementación fluya a través del personal de manera convincente.

• Comentar el plan y las metas conforme se van logrando, para motivar al

personal a seguir los nuevos procesos.

• Ser firme en cuanto a la implementación de los procesos, sin importar que

algunos miembros del equipo se resistan al cambio, el personal se debe

acoplar le guste o no a los cambios de procesos que sean necesarios para

el bienestar de la operación.

  

 12

Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial

 

Para aprender más

Existe un programa muy utilizado para la diagramación de procesos de forma

gráfica y muy fácil de utilizar, se llama Visio y es de Microsoft Office. Este software

nos permite representar gráficamente la cadena de valor de una empresa

utilizando iconografía muy amigable. Podrías diagramar procesos que se vean de

la siguiente forma: 

Para conocer un poco más de este software te invito a que visites el sitio oficial de

Microsoft Office- Visio, donde podrás ver ejemplos e incluso, descargarte una

versión de prueba gratuita.

http://products.office.com/es/visio/flowchart-software#a

 

  

 13

Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial

Actividad de Aprendizaje

Objetivo de la actividad de aprendizaje de la sesión:

El alumno ilustrará un proceso de negocio a través de la gestión de un Enterprise Resource Planning (ERP), en un documento en línea.

 

Instrucciones: ¿Qué vas a hacer?

Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión:

1. Elige una empresa susceptible de utilizar un ERP para sus procesos de

gestión de negocios.

2. Desarrolla un documento en Word donde ilustres de forma general cada

uno de los procesos a darse en la empresa elegida. Los procesos se

basarán en alguno de los ERP que investigaste en la sesión anterior. Utiliza

los recursos gráficos que consideres pertinentes.

Recuerda que esta actividad te ayudará a entender y apropiarte del proceso de

implementación de un ERP.

Material: Como material inicial de consulta puedes usar la lectura de la

sesión, además de aquellas publicaciones especializadas, libros, artículos,

materiales universitarios y detalles técnicos de productos que sean

pertinentes.

También puedes apoyarte de herramientas de diagramación para realizar

esquemas de procesos.

¿Cuál es la forma de entrega?

14

Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial

Elabora un documento en Word de entre 2 y 3 páginas. Nombra tu archivo de la

siguiente forma: S04TuNombreTuApellido.doc y colócalo en la plataforma.

¿Cómo serás evaluado?

En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente:

Forma  Ponderación 

Portada con datos generales: Universidad, maestría, asignatura, alumno y fecha. 

Requisito 

Referencias  bibliográficas  completas  y pertinentes.  

10 puntos 

Ortografía y redacción adecuada.  10 puntos 

Contenido 

Introducción.  El  alumno  presenta  la  idea principal de su escrito de forma clara. 

10 puntos 

Contenido. El alumno: 

Desarrollo del contenido Utiliza recursos gráficos pertinentes y

nítidos.

70 puntos 

Originalidad del contenido. Requisito para evaluación 

Total  100 puntos 

 ¡Adelante con tu actividad! 

  

 15

Tecnologías de Información en la Gestión Empresarial

Bibliografía  

Berenguer, J, Ramos-Yzquierdo, J., (2008) Manual de técnicas del CMP,

herramientas para la innovación de procesos, España, EUNSA

Chiesa, F. (2004) Metodología para selección de sistemas ERP. Argentina:

CAPIS. Consultado en mayo de 2013 de

http://www.ucla.edu.ve/dac/departamentos/informatica-II/metodologia-para-

seleccion-de-sistemas-erp.PDF

De Pablos et. al. (2001) Dirección y gestión de los sistemas de información

en la empresa, España, ESIC Editorial

Díaz, A. Gonzales, J. y Ruíz, M. (2005) Implantación de un sistema ERP en

una organización. Revista de investigación de Sistemas de información.

Consultado en mayo de 2013 de

http://sisbib.unmsm.edu.pe/BibVirtualData/publicaciones/risi/n3_2005/a04.p

df

Gómez, A, Suárez, C. (2012) Sistemas de información, herramientas

prácticas para la gestión empresarial, México, Alfaomega

 

Mukwasi, C., Seymour, L. (2012) Enterprise Resource Planning Business

Case Considerations: A Review for Small and Medium-Sized Enterprises,

Journal of Innovation Management in Small & Medium Enterprises.