Técnicas de Relevamiento de Técnicas de Relevamiento de InformaciónInformación

Técnicas de Relevamiento

• Entrevistas

• Cuestionarios

• Observaciones

• Revisión de registros

Para que se usan ?

• Relevar información sobre el sistema actual

• Relevar requermientos de un nuevo sistema

• Verificar información relevada• Realizar diagnósticos y estimaciones• Realizar Análisis del Sistema

Entrevistas

• Tipo de Entrevistas– Estructuradas

• Abierta

• Cerrada

– No Estructuradas

Entrevistas Problemas Frecuentes

• Entrevistar a las personas equivocadas o en el momento equivocado

• Hacer las preguntas equivocadas y obtener las respuestas equivocadas

• Crear fricciones con el/los entrevistados

Entrevistas Pautas

• Desarrolle un Plan global de Entrevistas– Obtenga un Organigrama– Determine a quienes se debe entrevistar y en

qué secuencia

• Asegúrese de contar con aprobación para hablar con los usuarios

• Programe las Entrevistas con la debida antelación

Entrevistas Pautas

• Prepare las Entrevistas para usar el tiempo de manera efectiva:– Asegurése que el usuario conozca el tema de la

entrevista

– Reúna toda la información posible antes de la entrevista

– Prepare una lista de preguntas o temas a tratar

– Estime el tiempo que le llevará la entrevista (trate de no realizar entrevistas demasiado largas, por ej de mas de 2 horas)

Entrevistas Pautas

• Use un estilo apropiado de Entrevista:– Evite uso excesivo de vocabulario técnico– Haga una entrevista, no un interrogatorio– Recuerde que el entrevistado es el experto– Evite la confrontación– Trate de guiar la entrevista

Entrevistas Pautas

• Asegúrese de entender correctamente las explicaciones del usuario. Dígale en sus propias palabras lo que entendió y pidále que le confirme

• Pida copia de todos los documentos que se mencionen en la entrevista o al menos de los que crea pueden ser importantes

• Use herramientas automatizadas cuando sea apropiado, pero no abuse

Entrevistas Pautas

• Registre la información que releva durante la entrevista adecuadamente– Tomar notas– Grabar– Retener en la memoria

• Produzca un resumen de la entrevista lo mas próximo posible a la finalización de la misma

Entrevistas Pautas

• Registre datos básicos de la Entrevista– Fecha/Hora, Duración– Lugar– Entrevistados (Nombre, Teléfono, Email)– Documentos Recibidos/Entregados– Comentarios

• Mantenga métricas sobre las Entrevistas

Entrevistas Pautas

• Programe una próxima entrevista (si la necesita) antes de retirarse

• Dele al entrevistado su información de contacto

• Agradezca siempre al entrevistado por su tiempo

Cuestionarios

• Cuando usar cuestionarios– Cantidad de usuarios grande– Usuarios dispersos geográficamente– Necesidad de cuantificar respuestas– Anonimato de los usuarios

• Medios– Formulario en papel.– Formulario electrónico (ej. página web).

Cuestionarios

• Desventajas– Es impersonal: en general el usuario no tiene

contacto con el Analista mientras completa un cuestionario.

– A poca gente le gusta completar cuestionarios: en general en esta actividad, se obtiene menor compromiso del usuario que en el caso de las Entrevistas (usuarios no entregan cuestionario o lo hacen tarde).

Cuestionarios

• Tipos de preguntas

– Abiertas“Describa lo que a su entender son las

principales carencias del sistema informático actual”.

– Cerradas

“El sistema informático actual es:”Nada Util___ Util___ Muy Util____ Imprescindible___

Observaciones

• Directas– El Analista adquiere la posición de observador

planificadamente y contempla un proceso durante un cierto período de tiempo.

• Indirectas– El Analista contempla procesos y situaciones

que transcurren en el momento, no habiendo planificado dicha observación.

ObservacionesPautas

• No interfiera en el proceso o situación observadas (pase desapercibido) salvo que la intención de la observación sea experimentar en manos propias las actvididades del usuario.

• Tenga en cuenta que una persona observada se comporta de forma distinta (especialmente en observaciones directas)

ObservacionesPautas

• Aproveche las oportunidades para hacer observaciones indirectas (cuando espera en la recepción, durante una entrevista, etc).

• Elija el momento adecuado para la observación (pico, promedio y bajo)

• Elija el lugar adecuado para la observación (si existen sucursales visite mas de una).

ObservacionesPautas

• Distinga situaciones excepcionales de situaciones comunes o frecuentes.

• Registre los resultados de las observaciones (preferentemente no lo haga durante la realización de las mismas).

• Utilice todos los medios a su disposición (circuitos cerrados de TV, grabaciones de video, contacto telefónico, “cliente inspector”, etc).

Revisión de Registros

• Revisión de Manuales– Manuales administrativos o de

procedimientos.– Manuales de administración/operación y/o

instalación de los sistemas informáticos.– Manuales de Calidad– Estándares y políticas de la empresa

(especialmente políticas de SI/TI).

Revisión de Registros

• Revisión de Documentos Escritos– Expedientes

– Legajos

– Memorandums

– Circulares

– Informes

– Etc

Revisión de Registros

• Revisión de Comprobantes y Formularios– Facturas, notas de crédito/débito– Remitos– Recibos– Ordenes de Compra– Solicitudes– Formularios en general

Revisión de Registros

• Revisión de Reportes y Gráficas– Listados emitidos por los sistemas

informáticos.– Gráficas emitidas por los sistemas o

informáticos.– Listados y gráficas confeccionadas

manualmente.

Revisión de Registros

• Revisión del Sistema Informático Actual– Operación del sistema actual para la

evaluación de aspectos funcionales y no funcionales.

Revisión de Registros

• Revisión de otras fuentes– Sitio web de la empresa– Sitio web de la corporación– Información en Internet– Folletería de la Empresa– Artículos peridoísticos, libros,

papers, etc.