Tecnicas de Redacción de No conformidades

TECNICAS DE REDACCION DE NO CONFORMIDADES

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CONCIVILES

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Validación De Expectativas

NombreResponsabilidad en la empresaExpectativa frente al seminario



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4 Introducción

4 Aspectos a tener en cuenta en la recolección de evidencia

4 Análisis y clasificación de hallazgos

4 Descripción del hallazgo

4 Taller de Redacción

Contenido



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Propósitos

4Dar a conocer términos y vocabulario a usar para la redacción de no conformidades encontradas en las auditorias.

4Contribuir al establecimiento de la competencia del equipo auditor



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Introducción



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Proceso de Auditoria

4Programa de Auditoria

4Preparación de la auditoría (plan de auditoría, hoja de verificación)

4Recolección de la evidencia

4Análisis y calificación de hallazgos

4Elaboración del informe de auditoría

4Toma de acciones correctivas

4Seguimiento y verificación eficacia de la acción



INALCECConceptos básicos relacionados con

los hallazgos de auditoria

HALLAZGO

CONFORME NO CONFORMIDAD OBSERVACION

Incumplimiento de un requisito

Cumple con el requisito evaluado

Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tenida en cuenta puede llevar a mejoras en el sistema de gestión, el desempeño o eliminar situaciones de riesgo potencial.

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Aspectos a tener en cuenta en la recolección de

evidencia



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Tener en cuenta factores que inciden en:

7El logro de objetivos y metas

7La satisfacción del cliente

7El cumplimiento de la legislación

7La prevención de riesgos mayores

Recolección de evidencia



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Los hechos observados

Los documentos y registros evaluados

Los resultados de las entrevistas

Es conveniente tomar nota de:

No confíe en la memoria: esta puede fallar




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Cuando hay alguna desviación, preguntar:

Qué pasó?

Por qué se presenta la desviación?

Qué problema (en el producto o para el SG) se deriva de la desviación?


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Análisis y calificación de

hallazgos



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Análisis y calificación de hallazgos

Las desviaciones se pueden presentar por:

4Las disposiciones están establecidas y no se cumplen porque:ino se conocenino se aplican

4No existen disposiciones al respecto



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Generando Hallazgos De Auditoria

Situaciónque presentadesviación

No se sabecuando hay una

desviación

No tiene losconocimientos y

habilidades

No conoce laImportancia, ni

las implicaciones

No sabe cómose hace

No se analiza lainformación

No sabía que elprocedimiento

cambió

No es claro quienhace las cosas

Faltan Recursos físicos

No se tomanacciones frente

a las desviaciones

La situación nohabía sido

considerada

No sabiaLa información no

llega aquí

No se encuentra elinforme



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4Es una desviación frente a un requisito de los modelos de gestión? Cuál?

4Es desviación frente a un requisito legal? Cuál?4Es una desviación frente a una disposición del SG?

Cuál?4Hay un problema en el SG causado por la

desviación? Cuál?4Hay un problema en el producto, el ambiente o en la

seguridad causado por la desviación? Cuál?




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Calificación del hallazgo: si es una no conformidad (desviación frente al criterio de auditoria) o una observación (oportunidad de mejora)

Descripción de la no conformidad o de la observación identificada, precisando el criterio de auditoria con el cual se relaciona (requisito del referencial, norma legal, requisito interno, etc.)

La evidencia o hechos que llevaron al resultado anterior




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Descripción del hallazgo



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DESCRIPCIÓN DE UN HALLAZGO

Para la organización, el “SG”, el logro de objetivos, el desempeño esperado y/o la calidad en caso que no se solucione la desviación encontrada

¿Qué riesgo está generando?

¿RIESGO?6

Identificar dónde se evidencio la situación

¿Dónde está ocurriendo el efecto?

¿DÓNDE?2

Qué se está incumpliendo?: Una especificación, un principio, una directriz

¿Por qué es un problema?

¿POR QUÉ?5

¿Con qué frecuencia se viene presentando el efecto?

¿Cuál es el efecto?

¿Cómo se identificó el hallazgo?

4

3

1

Estimar la frecuencia con que ha aparecido el problema.

¿CUÁNTO?

Qúe es lo que está mal, qué es lo adverso

¿QUÉ?

Registros, evidencias objetivas¿CÓMO?



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Descripción de hallazgos

4 Los hechos observados: describa lo que ha visto / encontrado y las evidencias que lo soportan

4 El resultado: describa el incumplimientoiEl elemento del SG de la empresa: cual elemento

ha presentado la no conformidad o la oportunidad de mejoramientoiEl requisito del referencial: el elemento de la

norma relacionado con el hallazgo4 Los riesgos: Para la organización, el “SG”, el

logro de objetivos, el desempeño esperado y/o la calidad en caso que no se solucione la desviación encontrada.

QUE Y CUANTO

PORQUE

RIESGO



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Si yo fuera el responsable del proceso auditado, con el informe que estoy leyendo puedo entender qué está pasando, cuáles son los riesgos y tener elementos para corregir la no conformidad encontrada ?

Al redactar el informe nos debemos preguntar:




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Ejemplo 1

Al solicitar los registros de la revisión gerencial, se encontró que no se ha realizado seguimiento al estado de las acciones correctivas y preventivas, incumpliendo el requiisto 5.6.2 d), lo que genera riesgo en el cumplimietnto, el mejoramiento y la eficacia del SGC




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Al verificar el conocimiento de la Política y los objetivos de calidad se evidenció que el personal operativo no entiende como se relaciona su actividad diaria con estos conceptos, generando incumplimiento de los requisitos 5.3 d) y 6.2.2 d); lo anterior genera dificultad en el logro de los objetivos de calidad y en los resultados frente a los clientes de la Organización

Ejemplo 2




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4 No se han definido (disposiciones, normas, reglas, responsables,mecanismos para el registro ) para el desarrollo de ( una actividad, un proceso específico )

4 No están disponibles para consulta / no existen / no se han definido ( documentos, informes, registros, actas ) sobre ( un tema particular de la Norma xxxxx )

4 Considerando que durante la auditoría se encontró que (explicación de la situación) puede afirmarse que (los documentos de referencia) no son suficientes / no se considera (un tópico específico, el registro de información relevante, detalle de cierto requerimiento)

Ejemplos - Redacción de Evidencia




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4 Aunque en la práctica se encuentra evidencia de (una situación particular, el diligenciamiento de un formato, la conservación de un registro, la ejecución de cierta actividad) el procedimiento (específico) no establece disposiciones sobre el particular, lo cual ocasiona / genera el riesgo de (descripción de la situación de riesgo identificada durante la auditoría )

4 La ausencia de disposiciones sobre (un tema particular ) genera en la práctica (descripción de beneficios / obstáculos específicos)aspecto corroborado con (una descripción de la evidencia objetiva identificada durante la auditoría)





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4 No existen registros que demuestren la aplicación de (un numeral o tópico específico del documento objeto de auditoria o de la Norma XXXX )

4 Después de revisar / comparar (uno o varios registros propuestos en el documento objeto de auditoria ) puede afirmarse que no se aplica (un numeral o tópico especifico del documento), dado que (explicación de la situación encontrada )

4 Aunque existe / se cumple con (registros, numeral o tópico especifico) no se encuentra / falta (explicación de la situaciónencontrada)





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Taller : Redacción de Hallazgos

☺Conformar equipos de trabajo

☺Cada equipo lee la situación planteada

☺Relaciona cada situación con los requisitos de los referenciales, llenando las columnas que tienen el título “requisito”

☺Evalúa la situación, califica el hallazgo: conformidad “C”, no conformidad “NC” u observación “Ob” y la redacta

☺Socialización del Taller

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