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1Tema 1.2.7.- Mejorar los documentos con Writer

Técnicas de Programación

Tema 1.2.7.- Mejorar los documentos con Writer

U.D.1.2.- Programas informáticos de uso general: procesadores de texto y bases de datos.

Encabezado y pié de página

Dentro del menú Formato, en la opción Página, encontramos dos pestañas: una para el encabezamiento y otra para el pié de página, ambas idénticas. Para activarlos sólo tendremos que activar las respectivas opciones de Activar encabezamiento o activar pié, y nos aparecerá en la parte superior o inferior de la página un recuadro delimitado por marcas indicando la posición. Sólo será necesario escribir el encabezado o pié en la primera página.


Encabezado y pié de páginaAgrega el encabezamiento a las páginas pares e impares. Opción sólo disponible para el estilo de página Predeterminado. Espacio a dejar entre el borde izquierdo

de la página y el borde izquierdo del encabezado.

Espacio a dejar entre el borde derecho de la página y el borde derecho del encabezado.

Espacio a dejar entre el borde superior del encabezado y el borde superior del texto del documento.

Anula la configuración de Espacio y permite que el encabezado se extienda al área entre el encabezado y el texto del documento.

Altura para el encabezado.

Ajusta de forma automática la altura del encabezado de forma que se ajuste a su contenido.

Previsualización: Vista previa de la selección actual.

Para poner un borde, un color de fondo o un motivo de fondo para el encabezado.


Encabezado y pié de página

Los campos se pueden combinar e intercalar entre texto normal para mejorar el resultado, como por ejemplo el que se muestra en la vista previa de la izquierda, donde hemos insertado en el pié de página en primer lugar la palabra 'Página', el campo Número de página, la palabra 'de' y después el campo Contar páginas.

Para insertar un campo activamos la opción como vemos en la figura. Sólo hemos de situar el puntero del ratón en el lugar del documento donde insertarlo y hacer clic sobre el tipo de campo.


Notas al piéPara insertar una aclaración podemos usar las notas al pié de página o al final del documento. Su inserción es muy sencilla y su utilidad indiscutible. Situamos el cursor a la derecha del término al que vamos a añadir la nota y accedemos al menú Insertar/Nota al pié desplegándose la ventana siguiente.

Numeración nos permite seleccionar el tipo de numeración que queremos usar para las notas al pie y las notas finales.Automático: Asigna automáticamente números consecutivos a las notas al pie o las notas finales que insertemos. Caracteres: Podemos definir un carácter o símbolo de la nota al pie que puede ser una letra o un número. Para asignar un carácter especial, hacemos clic en el botón ... de la parte inferior.

Para cambiar los valores de la numeración automática activamos la ventana siguiente desde el menú Herramientas escogiendo Notas al pie.

La numeración de la nota final es independiente de la numeración de la nota al pie.


Notas al pié Tipo: Escogemos si queremos insertar una nota al pie o una nota final. Nota al pie: Inserta un ancla de nota al pie en la posición del cursor y agrega una nota al pie al final de la página.Nota final: Inserta un ancla de nota al final en la posición del cursor y agrega una nota al final en la última parte del documento.


Notas al piéAccediendo a la pestaña Nota al pie en el formato de página podemos modificar opciones relativas a este elemento. Altura máxima cómo página ajusta

automáticamente la altura del área de la nota al pie según el número de notas al pie.Altura máx. de la nota al pie define una altura máxima para el área de la nota al pie seleccionando esta casilla y escribiendo la altura.Distancia al cuerpo del texto nos permite establecer el espacio que se debe dejar entre el margen inferior de la página y la primera línea de texto en el área de la nota al pie.

Posición permite seleccionar la alineación horizontal para la línea que separa el texto principal del área de la nota al pie.Grosor permite escoger un grosor para la línea de separación. Si no deseamos una línea de separación seleccionamos "0.00 pt".Longitud permite establecer la longitud de la línea de separación como porcentaje del área de ancho de la página.

Espacio al contenido de la nota establece la cantidad de espacio que se debe dejar entre la línea de separación y la primera línea del área de la nota al pie. Para especificar el espacio entre dos notas al pie, seleccionamos Formato/Párrafo y pulsamos la pestaña Sangrías y espacios.


Texto en columnasDebemos tener presente que si no especificamos nada, el texto ya viene distribuido en en una sola columna que abarca todo el espacio comprendido entre los márgenes laterales.Para distribuir un texto en columnas accedemos a la opción Columna en el menú Formato y se abrirá un cuadro de diálogo prácticamente igual al que aparece en la pestaña Columna, dentro del menú Formato/Página.

En la parte superior indicamos cuántas columnas queremos haciendo clic sobre los dibujos o escribiéndolo manualmente en el campo Columnas. Justo debajo indicamos si queremos espacio de separación entre las columnas y si el ancho de las mismas es automático, lo cual significa que será el mismo para todas.Si indicamos ancho automático no podemos especificar manualmente el ancho.


Texto en columnasEn el caso de indicar más de tres columnas, en el cuadro de diálogo Columnas se activarán las flechas que aparecen en el área donde se indica Ancho y espacio, de modo que podemos desplazarnos a izquierda y derecha para especificar el ancho de cada columna.

Indicaremos el espacio que deseamos dejar entre las dos columnas sobre las que se centra el campo de selección. En la figura vemos que el espacio entre las columnas 2 y 3 es de 1,50 cm y que entre 3 y 4 es de 1,00 cm.También tenemos la posibilidad de incluir una línea entre las columnas. Para ello sólo tenemos que elegir el tipo de línea, la altura y la posición.


Texto en columnasSi queremos aplicar columnas sólo a una parte del texto determinada debemos seleccionarlo previamente y después abrir el cuadro de diálogo. Una vez dentro, además de indicar todo lo anterior, debemos especificar claramente que sólo se aplicará a dicho texto, es decir, a la selección. Los elementos de esta lista desplegable Aplicar a dependerán del estilo de la página (predeterminado), del texto seleccionado y de las secciones que tenga el documento.La casilla que hay justo debajo del número de columnas en caso de que la activemos se distribuirá el texto uniformemente entre el número de columnas indicado. Si no se activa esta opción se incluirá todo el texto en una sola columna.


Texto en columnas

Vemos que al convertir las definiciones o enunciados en columnas no ha quedado el texto distribuido de forma que cada definición esté en una columna. Writer incluye la opción de crear saltos de columnas de modo que seamos nosotros mismos quienes tengamos el control de la distribución del texto. Para resolver esto tendremos que incluir un salto de columna, que es una marca que indica el final de una columna y mueve el texto que hay a la derecha del cursor hacia el comienzo de la columna siguiente. Un salto de columna manual se indica mediante un borde no imprimible en la parte superior de la nueva columna.


Texto en columnasPara incluir un salto de columna situamos el cursor justo al principio de la línea o del párrafo que será el principio de la siguiente columna y accedemos a la opción Salto manual, en el menú Insertar, y activamos Salto de columna. En la figura vemos el ejemplo anterior con el problema anterior resuelto.


Otros saltos manualesSi observamos la figura vemos que existen otros dos tipos de salto: salto de línea y salto de página. Salto de línea: Termina la línea y mueve el texto que hay a la derecha del cursor hacia la línea siguiente, sin crear un párrafo nuevo. Este salto también se puede insertar pulsando Mayúsculas+Intro.

Salto de página: Inserta un salto de página manual y mueve el texto que hay a la derecha del cursor hacia el comienzo de la página siguiente. Un salto de página insertado se indica mediante un borde no imprimible en la parte superior de la nueva página. Este salto también se puede insertar pulsando Control+Intro. Sin embargo, si deseamos asignar un estilo de página diferente a la página siguiente, debemos usar el comando del menú para insertar el salto de página manual.Estilo: Permite seleccionar el estilo para la página que sigue al salto manual.Cambiar número de página: Asigna el número que especifiquemos a la página que sigue al salto manual. Esta opción sólo está disponible si asignamos un estilo de página diferente a la página que sigue al salto de página manual.Número de página: Para escribir el nuevo número para la página que sigue al salto de página manual.


ÁreasUn área es una sección del documento que se podrá tratar separada del texto normal. De esta forma podremos ocultar pasajes de texto, trabajar con distintas distribuciones de columna por página o proteger párrafos de posibles modificaciones.Si observamos en el último documento, al hacer clic sobre una columna, vemos como a la derecha de la barra de estado aparecerá escrito Área 1, y si situamos el cursor en cualquier parte fuera de las columnas vemos que no aparece nada escrito.


ÁreasUn área está siempre formada por un párrafo como mínimo. Cuando se selecciona un texto y se define como área éste finalizará automáticamente con un salto de párrafo. Para insertar un nuevo párrafo justo antes o después de un área sitiamos el cursor donde queremos insertarlo y pulsamos la combinación de teclas Alt + Intro. Al seleccionar un texto y aplicarle un formato de columnas automáticamente, para diferenciarlo del resto del texto al que no se le aplicará dicho formato, Writer lo ha incluido en un área independiente. Para insertar un área tenemos que situar el curso en el lugar donde va a comenzar, accedemos al menú Insertar/Área. Vamos a insertar un área nueva en el documento a la que denominaremos introducción.


ÁreasPara modificar un área ya creada accedemos al menú Formato/Secciones. También podemos acceder a este cuadro de diálogo de una sección existente haciendo doble clic sobre su nombre en la barra de estado.

Vínculo: Inserta el contenido de otro documento o área de otro documento en el área actual.DDE (Dinamic Data Exchange, Intercambio Dinámico de Datos): Crea un vínculo DDE. La opción DDE sólo está disponible si la casilla de verificación Vínculo está seleccionada.Nombre de archivo/Comando DDE: Para introducir la ruta y el nombre del archivo que deseemos insertar, o clicamos en el botón de navegación (...) para encontrarlo. Si la casilla de verificación DDE está seleccionada, especificamos el comando DDE que deseemos utilizar.


Áreas

Protección contra modificaciones: Impide que se edite el área seleccionada.Con contraseña: Protege el área seleccionada con una contraseña. La contraseña debe tener un mínimo de 5 caracteres....: Abre un diálogo en el que se puede cambiar la contraseña.Ocultar: Oculta y evita que el área seleccionada se imprima. No se puede ocultar un área si es el único contenido de una página o de un encabezado, pie de página, nota al pie, marco o celda.Con condición: Escribiremos la condición que se debe cumplir para ocultar el área.Editable en docs de sólo lectura: Permite modificar el contenido del área aunque el documento se haya abierto en modo de sólo lectura.

Opciones:Abre otra ventana donde podemos configurar aspectos específicos de las áreas, tales como columnas, sangrías, fondo y notas al pié.


Corrección ortográfica: revisión de la ortografíaEs muy común mientras tecleamos el introducir alguna errata sin darnos cuentas así como pasar por alto alguna que otra cuando revisamos visualmente el texto. Es por esto que, una vez instalado y configurado nuestro diccionario es conveniente pasar el corrector ortográfico que nos revise todo el documento y nos asegure que efectivamente está todo correcto.Para pasar el corrector sólo hemos de dirigirnos al menú Herramientas/Revisión Ortográfica, pulsar el botón Revisión ortográfica de la barra de herramientas o la tecla F7.

Writer puede detectar y corregir algunos de los errores ortográficos que se hayan cometido en el texto, pero no todos: no detectará como errónea una palabra escrita correctamente aunque semánticamente no sea correcta. Por ejemplo, en la expresión "la baca ha dejado de pastar", el revisor entenderá que es correctas ya que la palabra en cuestión tiene dos acepciones (vaca/baca) y, aunque no se encuentra en el contexto adecuado, ortográficamente está bien escrita. Lo mismo sucede con palabras que se escriben igual pero con o sin acentos.

Writer comparará cada palabra del documento con las contenidas en su diccionario. Cuando detecta alguna que no coincide o que no existe abre un cuadro de diálogo donde nos ofrece la posibilidad de cambiarla, eliminarla, ignorarla o incluirla dentro del diccionario. Veremos cómo se realiza el proceso paso a paso:


Corrección ortográfica: revisión de la ortografíaEn la revisión ortográfica, OpenOffice.org incluye encabezados, pies de página, entradas de índice y pies de página. La revisión ortográfica se inicia en la posición actual del cursor y avanza hasta alcanzar el final del documento o selección. Pero podemos optar por continuar la revisión ortográfica desde el inicio del documento.La Revisión ortográfica busca las palabras escritas incorrectamente y ofrece la opción de agregar una palabra desconocida a un diccionario de usuario. El diálogo Revisión ortográfica se abre al hallar la primera palabra incorrecta.Hay que tener cuidado con las palabras que se introducen en el diccionario ya que, una vez incluidas, el programa las considerará siempre válidas.

Sugerencias: Muestra una lista de palabras para sustituir la palabra mal escrita o no reconocida. Seleccionando la palabra correcta podemos cambiarla haciendo en Cambiar.Idioma del diccionario: Especifica el idioma de la revisión ortográfica. Las entradas de idioma tienen una marca delante si la corrección ortográfica está activa para dicho idioma.Autocorrección: Agrega la combinación actual de la palabra incorrecta a la tabla de sustituciones de Autocorrección.

No está en el diccionario: La palabra mal escrita o no reconocida se muestra en el cuadro destacada en rojo.


Corrección ortográfica: revisión de la ortografía

Ignorar todo: Hace caso omiso de todas las apariciones de la palabra desconocida en todo el documento y prosigue la revisión ortográfica.Cambiar: Reemplaza la palabra desconocida con la sugerencia actual. Cambiar todo: Reemplaza todas las ocurrencias de la palabra desconocida con la sugerencia actual. Deshacer: Hacemos clic para deshacer el último paso de la sesión de revisión ortográfica. Volvemos a hacer clic para deshacer el paso anterior, y así sucesivamente.

Agregar: Agrega la palabra al diccionario que seleccione el usuario.Ignorar una vez: Hace caso omiso de la palabra desconocida y prosigue la revisión ortográfica.Este botón cambia su etiqueta a Reanudar si dejamos abierto el diálogo Revisión ortográfica al volver al documento y pulsamos Cambiar. Para continuar la revisión ortográfica desde la posición actual del cursor, hacemos clic en Reanudar.


Corrección ortográfica: revisión automática Resulta muy cómodo que se nos indique visualmente qué palabras considera que son erróneas y cambiar sobre la marcha únicamente las que nos interesen. OpenOffice.org Writer tiene una opción que nos avisa nada más terminar de escribir un término si éste se incluye o no su diccionario y por lo tanto entiende que es erróneo. Este aviso es únicamente visual y se indica con una línea ondulada de color rojo bajo el término en cuestión.

Para activar la revisión automática tenemos que hacer clic sobre el símbolo Revisión automática de la barra de herramientas.Cuando nos aparezca un término con éste subrayado ya sabemos que OpenOffice.org Writer entiende que es erróneo. Las alternativas que tenemos para corregirlo son varias:•Borrar y volver a escribir el término de forma correcta,•Servirnos de las sugerencias del revisor, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el término y optando por una de las siguientes opciones del menú contextual:

Nos aparecerá un listado de palabras por las que nos siguiere cambiar la errónea. Si nos interesa alguna sólo hemos de hacer clic sobre ella.Desde este menú podemos activar la corrección de la ortografía de todo el documento, incluir la palabra en el diccionario e ignorar siempre la aparición de la palabra.La entrada AutoCorrección permite corregir de forma automática todas las apariciones de la palabra con la que escojamos de la pareja.Por último permite cambiar la configuración de idioma para la palabra o para el párrafo.


Corrección ortográfica: revisión automática Si elegimos Autocorrección del menú Herramientas podemos definir las las opciones para sustituir de forma automática el texto conforme se va escribiendo.

De toda esta ventana tenemos una completa descripción si pulsamos el botón Ayuda


Imprimiendo el documento Una vez terminado el documento ya podemos imprimir el mismo, aunque es conveniente realizar alguna tarea adicional antes de imprimirlo para asegurarnos de que todo está conforme pensamos que debe estar.Es muy conveniente antes de imprimir, por razones económicas y de tiempo, obtener una perspectiva de cómo quedaría el documento si decidimos imprimirlo, es la denominada Vista Preliminar, accesible desde el menú Archivo, seleccionando la opción Vista preliminar.


Imprimiendo el documento Desde la vista preliminar podemos obtener una perspectiva global del documento, de modo que se puede aumentar o disminuir el tamaño de la escala de visualización, introducir el tamaño de la escala directamente o seleccionar de la lista la escala deseada. También si tenemos un documento con varias páginas, podemos desplazarnos por las mimas para ir viendo el resultado final en cada una, e incluso podemos ir a la Primera o Última página .

Anterior ysiguiente

Primera yúltima

A dospáginas

En variaspáginas

Primera página a la derecha

Ir a página Distribuir Escala Otras Cerrar

Aumentar, Factory disminuir

Ver a pantallacompleta

Imprimir lavista actual

Configurarimpresora

Cerrar

Si tenemos un documento muy extenso, y no queremos ir desplazándonos por las páginas una a una, podemos agrupar la vista con la finalidad de hacer más fácil su visualización. De este modo, hay una visualización por parejas, es decir cada dos páginas, pulsando el botón Vista preliminar en dos páginas, o agrupadas en las filas y columnas que queramos, para ello hacemos un clic en el botón Vista preliminar en varias páginas y nos aparecerá la siguiente ventana, donde podemos escoger el número de filas y columnas que estimemos oportuno.


Imprimiendo el documento Si dejamos pulsado el botón Vista preliminar en varias páginas, o clicamos en la flechita que lo acompaña, podemos seleccionar el número de filas y columnas arrastrando el ratón hasta obtener la dimensión de la vista que queramos, al igual que vimos al insertar tabla.


Imprimiendo el documento Para imprimir ya sea un documento de texto o una vista preliminar del mismo, podemos hacerlo desde el cuadro de diálogo Imprimir, accesible desde el menú Archivo y seleccionando la opción Imprimir.

Cuando queremos imprimir con los parámetros de impresión predeterminados pulsamos el botón Imprimir archivo de la barra de funciones.

Estado: Describe el estado actual de la impresora seleccionada.Tipo: Muestra el tipo de impresora seleccionada.Ubicación: Muestra el puerto de la impresora seleccionada.Comentario: Muestra información adicional de la impresora.Imprimir en archivo: Imprime a un archivo en lugar de a la impresora.

Impresora: Lista la impresora predeterminada para el documento actual. La información de la impresora se muestra debajo de este cuadro. Si seleccionamos otra impresora, la información queda actualizada.Nombre: Lista las impresoras instaladas en el sistema operativo. Para cambiar la impresora predeterminada seleccionamos un nombre de impresora de la lista.

Propiedades: Nos da acceso a la configuración de impresora para el documento actual. Las propiedades de la impresora varían según la impresora seleccionada.

Área de impresión: Define el área de impresión para el documento actual.Todo: Imprime el documento completo.Páginas: Imprime únicamente las páginas especificadas en el cuadro Páginas. Para imprimir un rango de páginas, usaremos el formato 3-6, o bien el formato 7;9;1, o una mezcla de ambos mediante el formato 3-6;8;10;12.Selección: Imprime únicamente las áreas o los objetos seleccionados del documento actual.

Copias: Especificamos el número de copias que queremos imprimir y las opciones de orden.Ejemplares: Indicamos el número de copias a imprimir.Ordenar: Mantiene el orden de páginas del documento original.


Fin de la presentación

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