TEC-1 · Web viewCon esta guía, se espera contribuir a la planeación y ejecución de acciones...

GUÍA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA

Dirección de Gobierno en línea@República de Colombia – Derechos Reservados

Bogotá DC, septiembre 01 de 2014

Página 1 de 28

GUIA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN

ABIERTA

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN_____________________________________________________________3

2. OBJETIVOS_________________________________________________________________4

3. CONCEPTOS CLAVE__________________________________________________________5

4. DESCRIPCION GENERAL_____________________________________________________74.1 ETAPAS DEL PROCESO__________________________________________________________________74.2 MAPA DE ACTORES_____________________________________________________________________9

5. EJERCICIO DE INNOVACION PARA DESARROLLO DE APLICACIONES__________115.1 ANÁLISIS DE RETOS___________________________________________________________________115.2 MARATÓN DE DESARROLLO___________________________________________________________155.3 DESARROLLO_________________________________________________________________________255.4 DIFUSIÓN Y USO_______________________________________________________________________26

6. CRONOGRAMA_____________________________________________________________28

Página 2 de 28


ABIERTA

1. INTRODUCCIÓN

En la búsqueda permanente por parte del gobierno y de las entidades públicas de proporcionar servicios directos que generen valor a los ciudadanos, de incrementar una cultura de innovación, de promover un gobierno abierto y de aprovechar cada una de las tecnologías que faciliten la relación del ciudadano con el estado, surge la necesidad de crear una guía para el desarrollo de aplicaciones a través de ejercicios de innovación abierta, que le permita a las entidades públicas generar canales en los que la ciudadanía, las comunidades de desarrollo, la academia y en general cualquier persona interesada, puedan participar y colaborar en la ideación de soluciones de diferentes problemáticas de los ciudadanos.

Con esta guía, se espera contribuir a la planeación y ejecución de acciones concretas enfocadas al desarrollo de aplicaciones en espacios de innovación abierta, para el aprovechamiento de la información pública dispuesta por las entidades y a su vez facilitar la colaboración de terceros en el mejoramiento de servicios de valor para la sociedad y el estado.

Bajo un esquema colaborativo, participativo y ágil para la generación de múltiples desarrollos en cortos intervalos de tiempo, los ejercicios de innovación se presentan como una oportunidad única para incentivar la ampliación de la oferta institucional, mejorar la calidad de los servicios del Gobierno y genera un valor agregado a la participación de la ciudadanía en la construcción de política pública. .

Página 3 de 28


ABIERTA

2. OBJETIVOS

La presente guía tiene como objetivo ofrecer un documento simple y amigable para la planeación y desarrollo de aplicaciones a través de ejercicios de innovación abierta, que permite a las comunidades de desarrollo generar soluciones dirigidas a los ciudadanos resolviendo problemáticas presentadas en la oferta de servicios de las entidades del Estado.

Así, la guía mostrará de forma estructurada organizada y consecutiva, las actividades que debe realizar cualquier entidad, interesada en desarrollar este tipo de ejercicios para la generación de productos apropiados para sus usuarios y la entidad.

Este documento brinda un paso a paso para el análisis de necesidades, la generación de contenidos, y estrategias de organización interna y externa de la entidad, para que los espacios de innovación abierta para desarrolladores, tengan los resultados esperados para cada uno de los actores participantes. Adicionalmente, la guía presentará los aspectos detallados y recomendaciones generales, derivadas de la experiencia obtenida por la Dirección de Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en la realización de estos ejercicios donde a través del uso de datos abiertos, las entidades se han visto beneficiadas con aplicaciones que brindan mejoras en la prestación de servicios dirigidos al ciudadano.

Página 4 de 28


ABIERTA

3. CONCEPTOS CLAVE

¿Qué es un Gobierno Abierto?

Es un Gobierno basado en los principios de transparencia, colaboración y participación.

¿Cómo se logra tener un Gobierno Abierto?

Promoviendo la rendición de cuentas y facilitando el control social Estableciendo relaciones de cooperación con los ciudadanos y con todas las

organizaciones de la sociedad Generando mecanismos para captar las opiniones e ideas de los ciudadanos,

implicándolos en la identificación y solución de los problemas sociales y en la construcción colectiva de las políticas.

¿Qué es Innovación Abierta?

Es acceder al talento existente fuera de los límites de una organización para innovar. No solo los conocimientos o ideas de externos son tenidos en cuenta en un ejercicio de innovación abierta, sino también sus habilidades para desarrollar las posibles soluciones planteadas.

Una forma, que ha ganado mucha popularidad en distintos escenarios nacionales e internacionales debido a los buenos resultados logrados, son lo Maratones de Desarrollo o convocatorias abiertas donde se dan soluciones a necesidades concretas teniendo como insumo la información disponible.

¿Se puede hacer innovación abierta en el sector público?

Claro que sí, un componente fundamental es la voluntad de las entidades participantes en abrir espacios donde terceros den soluciones usando herramientas no tradicionales, para dar solución, a problemáticas sociales específicas y para contribuir al mejoramiento de los servicios del Estado. De esta forma, no solo se logra innovar en el sector público sino que se avanza hacia la generación de un Gobierno Abierto.

La base principal de un ejercicio de innovación abierta es el uso de la información de carácter público que generan las entidades del Estado esta es el insumo para la generación de servicios de valor agregado que beneficien a toda la comunidad.

Página 5 de 28


ABIERTA

Maratones de Desarrollo: Innovación abierta en el sector público

Las Maratones de desarrollo diseñadas por la Dirección de Gobierno en línea del Ministerio TIC tienen como objetivo generar prototipos de aplicaciones, por medio de eventos participativos o de co-creación, donde se encuentran desarrolladores y diseñadores con un alto grado de creatividad, para generar propuestas de soluciones a las problemáticas sociales de forma colaborativa y en un corto espacio de tiempo.

Con estas aplicaciones los ciudadanos pueden realizar trámites, utilizar servicios del Estado y apoyar la solución de problemas de vivienda, salud, trabajo, educación, entre otras áreas

Los objetivos principales de los maratones de desarrollo establecidos en el marco de la presente guía, son los siguientes:

Desarrollar de un ecosistema de innovación abierta Involucrar y estimular a la ciudadanía y a terceros en el desarrollo de aplicaciones que den

solución a necesidades de la sociedad y entidades en la prestación de servicios. Estimular la generación y uso de los datos abiertos. Reconocer el talento de desarrolladores de aplicaciones Ampliar la oferta y mejorar la calidad de los trámites del gobierno a través de diferentes

dispositivos.

Página 6 de 28


ABIERTA

4. DESCRIPCION GENERAL

¿Qué se debe tener en cuenta para la realización de un ejercicio de Innovación abierta para el desarrollo de aplicaciones?

1. El fin último del ejercicio de innovación abierta es la realización de aplicaciones a través de la información disponible para la mejora de los servicios de una entidad.

2. Los ejercicios de innovación abierta deben estar dentro de la planeación de la entidad, conocida y aprobada por los directivos.

3. La ejecución, seguimiento y sostenibilidad de las aplicaciones, así como la realización de los Maratones, requieren de una planeación previa que defina los recursos técnicos, humanos, presupuestales y de tiempo necesario para una adecuada ejecución, desarrollo y durabilidad.

4. Las aplicaciones producidas por desarrolladores en ejercicios de innovación abierta responden a diferentes necesidades, enfoques y temáticas de las entidades y su población objetivo.

5. Debe hacer seguimiento a cada una de las etapas establecidas, asegurando que las decisiones por adoptar y las actividades por realizar sean congruentes y coherentes con las necesidades de usuarios y de la Entidad realizadora.

¿Qué riesgos se pueden generar al realizarse un ejercicio de innovación abierta para el desarrollo de aplicaciones?

1. Las propuestas presentadas por los desarrolladores no cumplan las expectativas de la entidad.

2. Las propuestas presentadas no son viables en su implementación.3. A la Maratón de desarrollo no asista el número de desarrolladores esperados.

Esta guía permitirá reducir estos riesgos y dará orientaciones para lograr el éxito en un Ejercicio de Innovación Abierta

4.1 ETAPAS DEL PROCESO

Para iniciar un ejercicio de innovación abierta para el desarrollo de aplicaciones es necesario cumplir las siguientes cuatro etapas:

Página 7 de 28


ABIERTA

Análisis de Retos El objetivo de esta etapa es identificar las problemáticas a solucionar mediante la maratón de desarrollo. Es esencial definir claramente lo que se busca solucionar mediante los retos, así como su alcance, los elementos fuera del alcance, las restricciones y las fuentes de datos.

TENGA EN CUENTA: Generar estrategias que permitan la participación ciudadana en la identificación, formulación y/o validación de retos, así como evaluar la viabilidad por parte de las entidades públicas responsables.

Maratón de desarrollo: Son espacios de ideación y producción de aplicaciones de software de modo colaborativo. Estos tipos de encuentros suelen tener una duración entre dos y tres días.

Las maratones de desarrollo se pueden separar en dos etapas:

Aspectos logísticos En esta etapa se debe planear y estructurar toda la logística necesaria para el desarrollo del evento. (Ver sección 5.2)

Espacio de Co-creación En este espacio se generan los prototipos de las aplicaciones. (Ver sección 5.2)

Desarrollo: Los equipos de trabajo ganadores, deberán culminar el desarrollo de la aplicación propuesta y generar la documentación pertinente para la aplicación.

Difusión y uso: El uso por parte de los ciudadanos de las aplicaciones desarrolladas en el marco de los ejercicios de innovación abierta, determina el éxito del ejercicio. Es fundamental la promoción y difusión permanente a usuarios de las ventajas de las aplicaciones.

Página 8 de 28


ABIERTA

4.2 MAPA DE ACTORES

¿Qué equipo de trabajo se requiere para un Maraton de Desarrollo?

Para lograr la correcta ejecución de la maratón de desarrollo, se requiere de la conformación de un equipo de trabajo con actores que cumplen diferente roles.

Cada actor puede tener uno o varios roles según las características del proyecto y puede estar presente en distintas fases del ejercicio de innovación abierta.

A continuación se listan los actores que intervendrán en la maratón de desarrollo:

ACTOR ACTIVIDADGobierno en línea Asesorar a entidades

Entidad líder Coordinación general del proyecto

Entidades aliadas Apoyar técnica y misionalmente el proyecto

Entidades padrinas

(Entidad que se beneficia con la APP) Realizar la documentación y el seguimiento de la aplicación. Poner en producción y generar estrategias de difusión y uso.

Equipo de desarrollo Desarrollar y documentar la aplicación

Equipo técnicoValidar datos y realizar mentorías técnicas durante la maratón de desarrollo, apoyar a los desarrolladores durante el desarrollo de la aplicación.

Logístico Ejecutar todas las acciones logísticas para llevar a cabo el proyecto

Comunicaciones/Mercadeo Diseñar e implementar el plan de difusión

Empresas Apoyar el evento con mentorías, recursos logísticos, contraprestaciones a cambio de visibilidad en el evento

Ciudadano Usar la aplicación

Página 9 de 28


ABIERTA

5. EJERCICIO DE INNOVACION PARA DESARROLLO DE APLICACIONES

El desarrollo de una aplicación mediante una maratón de desarrollo, contiene diferentes fases, proceso y pasos los cuales deben estar claramente identificados, la ilustración 1 se presenta las fases y actividades principales

Ilustración 1 - esquema general del desarrollo de una aplicación mediante una maratón de desarrollo

5

5.1 ANÁLISIS DE RETOS

La fase de Análisis de retos tiene los siguientes componentes.

Página 10 de 28


ABIERTA

a. Convocar: Definir la lista de actores que participarán en el proceso de innovación abierta.

Actividad Descripción Responsable Producto Fecha de cumplimento

Definir la lista de actores.

Definir la lista de actores que participarán en el proceso de generación de ideas y retos.

Entidad líder

Entidades aliadas

Entidades beneficiarias

Lista de actores que participarán en el proceso de análisis.

Se deberá contactar a representantes de alto nivel y con poder de toma de decisiones en las entidades, empresas de software, grupos de desarrollo, organizaciones civiles, etc., de tal manera que se pueda gestionar el compromiso de los mismos y la participación en el proceso.

Tres meses antes del evento

Enviar invitación a los actores definidos.

Enviar invitación a los actores definidos, realizar el seguimiento correspondiente para que participen activamente en la generación y alimentación de retos.

Entidad líder

Entidades aliadas


Carta de manifestación de interés de los actores.

Tres meses antes del evento

b. Proponer: Permitir que los ciudadanos cuenten con un espacio en el que puedan especificar o proponer problemas o retos relacionados con la temática definida como eje del ejercicio.

Actividad Descripción Responsable Producto Fecha de cumplimento

Habilitar un espacio virtual

Habilitar un espacio virtual para la interacción de los usuarios que les permita generar propuestas de retos.

Entidad líder

Entidades aliadas

Sitio web para llevar a cabo el proceso de generación de retos por parte de la ciudadanía.

Desde tres meses hasta 2 meses antes del evento

Página 11 de 28

Convocar Proponer Identificar Discutir


ABIERTA


Seguimiento de ideas

Facilitar la trazabilidad de las ideas desde que son propuestas hasta que son ejecutadas y puestas en marcha como aplicaciones.

Entidad líder

Entidades aliadas


Proceso de gestión de ideas y retos implementado dentro de la plataforma web.


promoción de la plataforma de generación de ideas

Promocionar el sitio en redes sociales y otros medios de comunicación, de tal forma que los ciudadanos puedan conocer la plataforma e ingresar a generar ideas y proponer problemáticas.

Entidad líder

Entidades aliadas


Plataforma web implementada, con módulo de estadísticas.


c. Identificar: Apoyar la identificación de aquellos problemas o necesidades más relevantes, teniendo como insumos la información que proporcionen las entidades aliadas y padrinas de retos.

Actividad Descripción Responsable Producto Duración

Identificación de retos

Definir las características del reto identificado, según las problemáticas a resolver. En esta etapa se identifican problemas, necesidades y fuentes de información.

Interactuar con las entidades aliadas y beneficiarias para identificar las necesidades de sus usuarios.

Entidad líder

Entidades aliadas


Informe que contenga el estudio realizado con las entidades, sobre las necesidades y problemáticas identificados

Hasta un mes y medio antes del evento

d. Discutir: Participar y gestionar talleres de maduración de los problemas o ideas priorizados, lo cual se debe realizar en conjunto con los principales actores y usuarios identificados. De estos talleres se deberán generar retos de innovación los cuales deberán ser socializados con la ciudadanía.

Actividad Descripción Responsable Producto Fecha de cumplimento Tenga en cuenta

Identificar y convocar participantes

Identificar y convocar los participantes a los talleres de acuerdo a

Entidad líder

Entidades

Usuarios convocados a los talleres de acuerdo a las temáticas resultantes

Hasta un mes antes del evento

Página 12 de 28


ABIERTA

para madurar retos

las temáticas de los retos que se pretenden madurar.

aliadas


de la etapa de identificación.

Diseño de talleres de integración.

Diseñar los talleres de integración, estos pueden ser presenciales o virtuales, según lo definan las entidades participantes. Los presenciales se realizarán en las instalaciones de las entidades participantes. Los virtuales se apoyaran en las herramientas de la plataforma web, como blogs, foros, chat’s, video o teleconferencia, herramientas audiovisuales.

Entidad líder

Entidades aliadas


Se sugiere que el taller se base en la metodología “Design Thinking”, el cual es un método práctico y formal para la solución de problemas y generación de soluciones.


Difusión de loa talleres

Publicitar los talleres de integración para realizar la convocatoria (A través de las Universidades, sector Industria, entidades públicas, Unidades de Emprendimiento, etc.)

Entidad líder

Entidades aliadas


Campaña de promoción de los talleres de innovación, con los actores definidos previamente.


Priorizar

Realizar talleres de integración con las entidades padrinas de los retos que se van a madurar, en semanas consecutivas previas a la maratón de desarrollo.

Entidad líder

Entidades aliadas


Informe con la estructuración detallada de los retos tratados en los talleres de integración.


Analizar

Analizar los resultados de los talleres realizados con las entidades.

Estructurar el análisis de acuerdo con la metodología "Design Thinking"

Entidad líder

Entidades aliadas


Informe de análisis de los resultados de los talleres de integración con entidades y desarrolladores.


Estructurar Estructurar la información detallada de los retos calificados como "viables" y que serán desarrollados en el

Entidad líder

Entidades aliadas

Entidades

Informe con la estructuración detallada de los retos tratados en los talleres de integración.


Página 13 de 28


ABIERTA

evento de innovación abierta. beneficiarias

Publicar

Publicar en la plataforma web espacio virtual los resultados de los talleres, para que sean accesibles por los diferentes interesados de los mismos.

Esto incluye hacer públicos, en la plataforma web, los retos que se tratarán durante la maratón de desarrollo con el fin de que los participantes puedan llevar a cabo la respectiva investigación, las evidencias de los talleres, las principales noticias y otros.

Entidad líder

Entidades aliadas


Retos e información de soporte, como detalles de los web Services o datos abiertos, publicados en la plataforma virtual.


Gobierno en línea maneja una plantilla para especificar los retos (anexo 1: Especificación del problema.docx)

Adicionar a los requerimientos las directivas de usabilidad y accesibilidad definidas en el manual de gobierno en línea vigente.

Seguimiento al alistamiento técnico de los retos

Una vez definido el reto y sus fuentes de información, se debe generar un seguimiento al alistamiento técnico del reto, de ese modo verificar la completitud de los insumos propuestos, revisión del conjunto de datos para cargue en el portal de datos abiertos, bases de datos, web services.

Entidad líder


Datos expuestos. Hasta un mes antes del evento

Para cargar datos en el catálogo de datos abiertos del estado Colombiano: www.datos.gov.co es necesario caracterizar y definir el conjunto de datos a publicar, para ello debe usar el instrumento guía de datos abiertos (anexo 2: InstrumentosGuiaDatos_Abiertos__V2.0.xlsx)

Pruebas técnicas para el consumo de los servicios expuestos como insumos para los retos.

Después que la información este expuesta mediante algún tipo de tecnología, se deben generar pruebas de consumo de la información, de ese modo verificar que en la maratón no se tengan problemas para descargar los datos.En el caso que se trabaje con datos abiertos, se debe verificar que los datos estén en formato xml

Entidad líder


Equipo técnico

Notificación a los interesados sobre las pruebas.

Tres semanas antes del evento

Página 14 de 28

http://www.datos.gov.co/


ABIERTA

y json Realización de reunión de inicio con todos los actores participantes en el evento

En esta reunión deben participar los múltiples actores que intervienen en la Maratón de desarrollo.

Todos los actores Acta de la reunión una semana antes

del evento

5.2 MARATÓN DE DESARROLLO

Como se señaló en el anterior capítulo la fase de Maratón de desarrollo se divide en dos aspectos:

ASPECTOS LOGÍSTICOS

a. Planear: Generar toda la planeación logística y técnica necesaria para llevar a cabo el evento de una manera satisfactoria

Actividad Descripción Responsable Evidencia / Entregable Fecha decumplimiento Tenga en cuenta

Definir fecha exacta del evento

Para iniciar con todos los procesos de solicitud de cotizaciones es necesario elegir la fecha en la que se llevara a cabo la maratón de desarrollo.

Entidad líder

Entidades aliadas

Empresas

Notificación sobre la definición

Hasta un mes y tres semanas antes del evento

Esta actividad debe ser concertada por los tomadores de decisión de los actores responsables

Definición del presupuesto de la maratón.

Para poder definir el alcance de la maratón de desarrollo es necesario definir en primera instancia el presupuesto que se tiene para el proyecto

Entidad líder

Entidades aliadas


Logístico

Empresas

Hoja de cálculo con presupuesto


Documento donde se

Se recomienda evaluar varias

Entidad líder Documento con el contenido de la actividad

Hasta un mes y tres semanas antes del

Los sitios evaluados deben tener óptimas

Página 15 de 28

Planear Convocar Preparar


ABIERTA

comparen los sitios disponibles para realizar el evento

opciones de sitios disponibles para realizar el evento y así poder elegir la mejor opción

Logístico evento

condiciones en cuanto a: capacidad, acceso, seguridad, conectividad, electricidad, ventilación, aseo, duchas.

Visitas técnicas a posibles lugares donde se realizará el evento.

Es necesario realizar una visita técnica a los posibles sitios donde se realizará el evento, con el fin de hacer una inspección del sitio, y generar una revisión de sus condiciones en cuanto a: capacidad, acceso, seguridad, conectividad, electricidad, ventilación, aseo, duchas.

Entidad líder

Logística Informe con sitios posibles


Las visitas de los sitios son esenciales, ya que en fotos e imágenes no se aprecian todas las variables del sitios

Definir lugar del evento

Con base en la visita técnica y la comparación de los posibles sitios para realizar el evento, se debe elegir el espacio donde se llevará a cabo el evento.

Entidad líder

Comunicaciones/Mercadeo

Hasta un mes y medio antes del evento

Definir del Plan de Difusión y de convocatoria.

En este plan se deben definir las piezas de comunicación impresas, digitales y merchandising y contenidos que se deben presentar

Entidad líder

Entidades aliadas



Documento donde se establezca el objetivo de la comunicación, público objetivo, mensajes, canales, hitos y cronograma de actividades, así como un plan de medios que soporte la difusión del proyecto.Las piezas comunicacionales que deberá incluir mínimo la estrategia creativa será: Nombre del evento Identidad gráfica del

evento Logotipo y Slogan Piezas para redes

sociales Avisos de prensa y

medios masivos (TV) Cuñas radiales Banners para portal

web del evento Pendones y folletos

del evento Afiches y backing de

prensa Mailing Certificado como

Hasta un mes y una semana antes del evento

Debe incluir diseños de piezas, camisetas, logos, mensajes.

Página 16 de 28


ABIERTA

ganador/participante del evento tamaño 28x21.5 para ganadores del evento.

Escarapelas con porta escarapela para los participantes y para los técnicos (aprox. 160)

Pendones para la tarima (1), verticales (1) y laterales (2). Mínimo.

Valla de impresión en banner, backing fotográfico, videos de hackaton y de retos a evaluar en el evento.

Camisetas estampadas frontal-posterior en algodón (aprox. 250) para participantes, logística y técnicos de apoyo a participantes.

Alcance de los patrocinadores

Definir el alcance de los patrocinadores mediante comunicación por escrito.

Entidad líder

Entidades aliadas

Logística

Empresas

Acta con firma de los interesados


Definir el plan de premios

Gestionar los incentivos para los eventos de innovación abierta. En lo posible se debe premiar a los tres primeros lugares de cada reto.

Se sugiere que se otorguen premios a los tres primeros lugares e cada reto.

Entidad líder

Entidades aliadas


Empresas

Cartas de intención de los aportes que darán los aliados.

Cotizaciones y soportes de pago del servicio


Gestionar los incentivos para los eventos de innovación abierta.

Definir los términos y condiciones

Los términos y condiciones son las reglas de juego antes, durante y después de la maratón de desarrollo.

Entidad líder

Entidades aliadas


Documento con términos y condiciones


Gobierno en línea ha elaborado un documento de términos y condiciones que puede servir de base para eventos similares. (anexo 4: Términos y condiciones.docx)

Definirla agenda del

La agenda definida debe ofrecer el minuto

Entidad líder Documento con el contenido de la actividad


Página 17 de 28


ABIERTA

evento a minuto de la maratón de desarrollo

Entidades aliadas

Definir conferencista

La conferencia debe tener una duración máxima de 45 minutos y el conferencista debe ser de categoría Internacional

Entidad líder

Logística

Documento con opciones de conferencista y notificación de la confirmación de participación.

Hasta tres semanas antes del evento

Programación de talleres en el evento

Es importante contar con talleres que les aporte a los participantes del evento, con temáticas aplicables y relacionadas con el eje temático de la maratón de desarrollo

Entidad líder

Empresas

Documento con opciones de telleristas y notificación de la confirmación de participación


Cotizar y definir el streaming del evento, si aplica

Definir si se requiere transmisión en directo vía streaming, o si se va a trasmitir unas secciones específicas como la apertura, premiación y cierre. En caso de

Logística Cotizaciones y soportes de pago del servicio


Definir los criterios de evaluación

Se debe evaluar: Usabilidad, viabilidad, funcionalidad innovación e integración con redes sociales

Entidad líder

Entidades aliadas


Documento con criterios de evaluación


Definición de alimentación que se requiere comprar.

(Refrigerios, desayunos, almuerzos, comidas).Se debe solicitar al proveedor el menú que va a suministrar.

Entidad líder

Entidades aliadas



Participación de altos directivos

Confirmación de participación de altos directivos de la entidad



Definición de los jurados y mentores

Definición de los jurados y mentores por parte de las entidades

Entidad líder


Tabla de Jurados asignados

Hasta una semana antes del evento

Libretos de apertura

Elaborar libretos del presentador para apertura y cierre del evento

Comunicaciones/Mercadeo Libretos Hasta 5 días antes del

evento

Contratar red eléctrica y red de datos

En lo posible se debe tener redundancia en la red de datos, con el fin de asegurar la conectividad a lo largo del evento.

Entidad líder

Entidades aliadas



Página 18 de 28


ABIERTA

b. Convocar: Ejecutar las actividades de promoción, divulgación y publicidad de las maratones de desarrollo, las cuales deben buscar difusión a nivel nacional, especialmente entre los diferentes grupos o clústeres de desarrolladores más reconocidos, comunidades de desarrollo y las empresas de desarrollo de software y de los diferentes sectores.

Actividad Descripción Responsable Evidencia / Entregable Fecha decumplimiento Tenga en cuenta

Envío de correo masivo de expectativa invitando a la Maratón de desarrollo.

Antes del lanzamiento del proyecto y de la apertura de la convocatoria, se sugiere que se haga un envío de correo masivo invitando a las comunidades de desarrollo a participar en la maratón de desarrollo

Logística Correos enviados Hasta un mes y una semana antes del evento

Convocar a los diferentes equipos o comunidades de desarrollo

Convocar a los diferentes equipos o comunidades de desarrollo para que participen en la maratón de desarrollo. Incluir los participantes a Universidades y otros grupos afines como comunidades de desarrollo o grupos de investigación

Entidad líder

Entidades aliadas


Logística

Lista de desarrolladores, diseñadores, investigadores, colaboradores y participantes de Universidades.


Es ideal que sean equipos conformados no solo por los desarrolladores sino también por diseñadores, investigadores y colaboradores.

Convocar a otros actores de los sectores económicos relacionados con la temática de cada uno de los eventos de innovación.

Invitar a mentores institucionales, fundaciones y organizaciones relacionadas a las temáticas, para realizar como mínimo una conferencia dentro del evento.

Entidad líder

Entidades aliadas

Logística

Empresas

Lista de los mentores, organizaciones y participantes de distintos sectores económicos relacionados con la temática del evento en la ciudad en la que el operador llevará a cabo el proyecto.

Conferencia de profundización sobre la temática del evento o de alguno de los retos, realizada por un experto en el mismo.


Iniciar con la apertura de la convocatoria

Con el fin de generar un alto impacto mediático, se sugiere que se realice una apertura oficial del evento con altas personalidades de la

Entidad líder

Entidades aliadas

Entidades padrinas

Apertura de la convocatoria


Una rueda de prensa es un espacio ideal para hacer este lanzamiento.Se deben invitar a todos los actores o a

Página 19 de 28


ABIERTA

entidad líder, entidades aliadas y demás interesados, es necesario invitar a los medios de comunicación a este espacio.

Equipo de desarrollo

Equipo técnicoLogístico


Empresas

Ciudadano

representantes.

Implementar el Plan de Difusión y de convocatoria.

En este plan se deben imprimir las piezas de comunicación impresas, digitales y merchandising y contenidos definidos


Logístico

Productos definidos en el plan de difusión y de convocatoria

Desde un mes antes del evento, hasta 0 días antes del evento

Enviar invitaciones

Envío de correo masivo y llamadas invitando a posibles participantes a la maratón de desarrollo.

Comunicaciones/Mercadeo Correos enviados


Invitar a Universidades

Promoción del evento con representantes de universidades

Entidad líder


Lista de asistencia con funcionarios de las universidades


La actividad no solo consiste en pegar afiches en las universidades, es invitar directamente a decanos, coordinadores y docentes que puedan apoyar la difusión de la convocatoria.

Publicación de los retos

Publicación del detalle de los retos en la página del proyecto y apertura de inscripciones

Entidad líder


Publicación Hasta un mes antes del evento

Publicación en las páginas web

Publicación de la maratón en las páginas web de las entidades que participan en el proyecto.

Entidad líder

Entidades aliadas



Publicación Hasta un mes antes del evento

Inscripción de participantes

Habilitar la inscripción de los participantes a la maratón de desarrollo a través de la plataforma web.

Entidad líder

Entidades aliadas


Lista de participantes inscritos al evento de participación, a través de la plataforma web.


Evaluar a los inscritos

Realizar una evaluación en línea dentro de la

Entidad líder

Entidades

Evaluación de los grupos de desarrolladores a través


Página 20 de 28


ABIERTA

plataforma virtual que permita conocer cuales grupos de desarrolladores son los más capacitados para asistir a los eventos

aliadas


de pruebas de conocimientos en desarrollo de software, según las necesidades de cada evento.

Seleccionar a los participantes

Seleccionar a los grupos de desarrolladores mejor calificados para cada evento

Entidad líder

Entidades aliadas


Listado de los mejores grupos de desarrollo seleccionados para participar en la maratón de desarrollo.

Estadísticas de las calificaciones obtenidas por todos los grupos de desarrolladores inscritos

Hasta dos semana antes del evento

Confirmar asistencia

Confirmar la asistencia de las personas inscritas para la maratón de desarrollo mediante una estrategia de tele mercadeo y Mailing, de forma que se cuente con la mayor participación posible.

Entidad líder

Entidades aliadas


Listado de inscritos confirmados con soporte por hora de llamada o correo de confirmación.


Logística de transporte.

Con base en las inscripciones se debe analizar la viabilidad de contratar medios de transporte para que desarrolladores de otras regiones se puedan desplazar a la ciudad del evento.Posteriormente se debe realizar una confirmación telefónica de los inscritos, con el fin de dimensionar el tamaño del bus a contratar

Logístico Cotizaciones y soportes de pago del servicio


c. Preparar: Es necesario que antes de la maratón de desarrollo se generen una serie de actividades que permitan realizar una puesta a punto de la logística del evento:

Actividad Descripción Responsable Tenga en cuenta

Realización de pruebas funcionales de la plataforma de evaluación.

Se debe ofrecer una plataforma de evaluación en línea para que los jurados puedan evaluar las aplicaciones propuestas y elegir las soluciones que más se sujeten a lo esperado.

Entidad líder

Transporte Coordinación de salidas y llegadas de los transportes de las diferentes ciudades al

Logístico

Página 21 de 28


ABIERTA

lugar del eventoCoordinación logística Coordinación de logística con el operador o

personal contratado para la ejecución exitosa de la maraton (montaje, equipos técnicos, refrigerios, transporte, etc).

Verificación del espacio donde se realizará la maratón: revisión de audiovisuales, prueba de sonido, video beam, aseo, instalación eléctrica, instalación de red, conectividad, zonas de actividades

Entidad líder

Logística

ESPACIO DE CO-CREACIÓN

Los componentes de este espacio están dirigidos a la parte misional del evento

d. Ejecutar: Desarrollar las maratones de desarrollo de acuerdo a los retos identificados, garantizando la inclusión de todos los actores y de los diferentes sectores económicos relacionados con el mismo.

Actividad Responsable Tenga en cuenta Desarrollo de la agenda de la maratón Entidad líder Actividad antes de iniciar el evento

Registro de participantes para el ingreso a la maratón, registro de equipos y stickers.Entrega de elementos de identificación y camiseta a los participantes

Logístico Actividad antes de iniciar el evento

Ajustar libretos del presentador para apertura de la maratón Comunicaciones/Mercadeo

Actividad antes de iniciar el evento

Acompañamiento para la ubicación de los participantes


Grabar y probar el buen funcionamiento de las presentaciones y videos que se van a presentar en un solo equipo


Pruebas de sonido y de equipos adicionales que se requieran


Realizar la apertura oficial de la maratón Entidad líder

Página 22 de 28

Ejecutar Evaluar Elegir


ABIERTA

Presentación de los retos por parte de las entidades publicas Entidades beneficiarias

Balancear a los equipos de trabajo entre los retos de la maratón, de modo tal que se garantice que no se tengan retos desiertos.

Logístico

Realizar talleres de análisis de cada reto dirigidos por las entidades beneficiarias, en los que se brinde un contexto completo a los equipos de desarrollo inscritos


Desarrollo de la conferencia Logístico

Realizar mentorías a los equiposRealizar las mentorías técnicas y funcionales a los equipos de trabajo durante la realización del evento

Entidades aliadas


Ajustar libretos del presentador para el cierre del evento


Realizar el armado de las carpas Logístico

Entrevista a los participantes del evento Comunicaciones

Capacitar los jurados en el manejo de la plataforma de evaluación y criterios de evaluación.

Entidad líder

Tomar fotografías del evento Comunicaciones/Mercadeo

e. Evaluar: Ejecutar el modelo de evaluación de aplicaciones desarrolladas dentro de la maratón de desarrollo, que permita elegir las aplicaciones ganadoras de cada reto.

Actividad Responsable Realizar una jornada de capacitación previa a la evaluación con los jurados, con el fin de explicarles la metodología que se llevará a cabo para evaluar las aplicaciones.

Entidad líder

Realizar la evaluación en línea y elección de las aplicaciones por reto.

Entidad líder

Entidades aliadas


EmpresasGenerar la tabla de puntuación final con los ganadores

Técnico

Página 23 de 28


ABIERTA

f. Elegir: Escoger la mejor propuesta de acuerdo con el modelo de evaluación propuesto, para cada una de las problemáticas o ideas planteadas en el evento.

Actividad Responsable Realizar entrega de premios y firma de soporte de entrega

Entidad líder

Entidades aliadas


Empresas Registro de participantes para el ingreso a la maratón, registro de equipos y stickers.Entrega de elementos de identificación y camiseta a los participantes

Logístico

Realizar informe consolidado con información sobre los ganadores de la maratón Comunicaciones/Mercadeo

Publicar los resultados de las evaluaciones de las aplicaciones

Comunicaciones

Brindar incentivos durante la realización de la maratón de desarrollo, en las que se premie:Avances en los desarrollos.Dinamización del evento en redes sociales

Comunicaciones

Publicar resultados de la evaluación Comunicaciones/Mercadeo

5.3 DESARROLLO

La fase de desarrollo tiene los siguientes componentes:

a. Discutir: Generar espacios con los equipos ganadores para definir el alcance, los ajustes y elementos fuera del alcance de la aplicación, que permitan mejorar la calidad, viabilidad y uso de las aplicaciones.

Actividad Responsable ProductoFecha de

cumplimento

Tenga en cuenta

Realizar reunión inicial con desarrolladores y entidades para definir alcance final de la aplicación y cronograma que permita definir responsabilidades.



Acta de reuniónPlan de reuniones con los ganadores de los eventosCronograma de desarrollo de la

Hasta una semana después del evento

Página 24 de 28

Discutir Seguir Entregar

Publicar


ABIERTA

aplicación.Describir las funcionalidades de la aplicación propuestas durante el evento, las cuales conformarán las historias de usuario



Documento de historias de usuario


Validar los requerimientos de usabilidad y accesibilidad definidas en el manual de gobierno en línea vigente.

Generar el plan de trabajo para el cumplimiento del alcance y cambios acordados para garantizar la usabilidad de las aplicaciones o ideas de negocio ganadoras.



Plan de trabajo con cronograma de entregas


b. Seguir: Realizar la supervisión y seguimiento al avance en el plan de trabajo definido con los equipos ganadores.

Actividad Responsable Fecha de cumplimento ProductoContinuación en la construcción de la aplicación Equipo de desarrollo

Hasta 2 meses y tres semanas después del evento.

Versión de la aplicación

Generación de la documentación técnica de la aplicación



Hasta 2 meses y tres semanas después del evento.

Documento técnico

Desarrollo de pruebas por parte de los desarrolladores Equipo de desarrollo

Hasta 2 meses después del evento.

Informe de pruebas

Desarrollo de pruebas de la aplicación por parte de la entidad.



Hasta 2 meses y una semana después del evento.

Informe de pruebas

Corrección de incidencias por parte de los desarrolladores, si aplica

Equipo de desarrolloHasta 2 meses y medio después del evento.

Versión de la aplicación

Verificación de la corrección de incidencias por parte de la entidad.

Entidades beneficiarias Hasta 2 meses y tres semanas después del evento.

Informe de pruebas

Entrega de la aplicación a la entidad



Hasta 3 meses después del evento.

Acta de entrega

Puesta en producción de la aplicación por parte de la entidad.

Entidades beneficiarias Después de 3 meses después del evento.

Aplicación puesta en producción

c. Entregar: Gestionar la entrega de las aplicaciones a las entidades nacionales o territoriales involucradas con la problemática de cada reto.

Actividad Responsable ProductoEntrega de la aplicación a la entidad Entidades beneficiarias


Acta de entrega

Puesta en producción de la aplicación por parte de la entidad.

Entidades beneficiarias Aplicación puesta en producción

Página 25 de 28


ABIERTA

d. Publicar: Acompañar a las entidades en la carga de las aplicaciones en los tiendas de aplicaciones según los sistemas operativos para los que sean desarrolladas, para que los usuarios y ciudadanos puedan descargarlas y usarlas

Actividad Responsable ProductoGestionar la apertura de las cuentas de desarrollo de las tiendas de aplicaciones Entidades beneficiarias Apertura de cuenta en las tiendas de

aplicaciones.Cargar la aplicaciones en las tiendas de aplicaciones



Aplicación cargada

5.4 DIFUSIÓN Y USO

La fase de difusión y uso no tiene componentes internos pero debe cumplir con las siguientes actividades

Actividad Descripción Responsable Evidencia / EntregableFecha de

cumplimiento

Tenga en cuenta

Proponer las métricas que permitan conocer la efectividad de los ejercicios de innovación abierta.

Se deben tener métricas que permitan una evaluación cuantitativa del impacto que tienen las aplicaciones.

Entidad líder

Entidades aliadas


Desarrollar y documentar una metodología de evaluación del impacto y adopción de los ejercicios de innovación, se sugieren las siguientes métricas:

*Número de aplicaciones desarrolladas; *Número de asistentes a eventos; *Tasas de volumen de negocios;*Creación de casos de éxito *Amplitud de ecosistema creado (por ejemplo, el número y la calidad de las partes interesadas escalabilidad o la calidad de aplicaciones producidas; *Retorno social de la comunidad (por ejemplo, el análisis de costes y beneficios);

Presentar los resultados de apropiación de las aplicaciones

Presentar en el espacio virtual los resultados de la adopción de las aplicaciones y el éxito de las ideas de negocio.

Entidad líder

Entidades aliadas


Resultados publicados en el sitio web.

Diseñar el Plan de En este plan se Entidad líder Documento con el contenido de Al realizar la Las aplicaciones

Página 26 de 28


ABIERTA

Difusión de las aplicaciones desarrolladas

deben definir cómo se realizará la difusión de los aplicativos desarrollados

Entidades aliadas



la actividadentrega de la aplicación a la entidad

generalmente responde a las necesidades de un sector específico de ciudadanos

Implementar el Plan de Difusión de las aplicaciones desarrolladas

Implementación de plan de difusión

Entidad líder

Entidades aliadas

Entidades beneficiariasComunicaciones/Mercadeo

Productos definidos en el plan de difusión

Al finalizar la planeación de la estrategia de difusión

Página 27 de 28


ABIERTA

6. CRONOGRAMA

El tiempo estimado para cada una de las actividades por fase que se espera para el desarrollo de la metodología es el siguiente:

Página 28 de 28

TEC-1 · Web viewCon esta guía, se espera contribuir a la planeación y ejecución de acciones...

Documents

Transcript of TEC-1 · Web viewCon esta guía, se espera contribuir a la planeación y ejecución de acciones...