Técnica para diagramar procesos...Estos flujos de mensaje son útiles para representar la...

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Técnica para

diagramar procesos


Índice 1. Introducción _________________________________________________________ 3

2. Objetivo _____________________________________________________________ 3

3. Temas ______________________________________________________________ 3

4. Resultados __________________________________________________________ 13

5. Ejemplo ____________________________________________________________ 13

6. Consideraciones _____________________________________________________ 13

7. Recomendaciones ____________________________________________________ 13

8. Beneficios __________________________________________________________ 14

9. Formato ____________________________________________________________ 14

10. Bibliografía _______________________________________________________ 14


Técnica para diagramar procesos

Síntesis de la Notación BPMN - Nivel descriptivo

1. Introducción

La notación BPMN está compuesta por una serie de símbolos que suelen ocuparse en las

diferentes propuestas de diagramado de procesos, con la diferencia que a estos símbolos

se les han definido significados concretos, tanto en forma individual como en su relación

entre ellos.

Esto permite que los procesos de negocio se documenten de manera estandarizada y

agiliza su comunicación ya que con pocos símbolos se pueden expresar gran cantidad de

ideas relacionadas con los procesos de negocio.

2. Objetivo

Esta síntesis tiene la intención de presentar los elementos básicos de la notación BPMN

para poder diagramar un proceso de negocio a nivel descriptivo, siguiendo los

lineamientos generales que establece la notación.

3. Temas

3.1. Elementos básicos

Los cuatro elementos básicos que se emplean en la notación son:

Actividades

Eventos

Flujo de secuencia

Compuertas

La notación BPMN tiene alrededor de 100 símbolos distintos, muchos de ellos son

variantes de los 4 que vamos a explicar a continuación. No es necesario aprenderse todos

para modelar un diagrama, solo es necesario entender los elementos básicos y conforme

se necesite utilizar sus variantes.


Eventos, actividades y flujos de secuencia

Los rectángulos con esquinas redondeadas representan las actividades del proceso,

estás representan una unidad de trabajo que se realiza en la organización, consume

recursos y tiene duración.

Consejo: Nombra las actividades con un verbo en infinitivo seguido de un sustantivo que

típicamente es un objeto del negocio. Es posible usar verbos compuestos o adjetivos para

los sustantivos, pero se recomienda no utilizar más de 5 palabras y omitir el uso de

artículos.

Los círculos que se muestran al inicio y al final del proceso son eventos, estos

representan cosas que ocurren en el proceso de manera instantánea. En el diagrama

anterior se muestra un evento inicial representado por un círculo con una línea delgada y

al final un evento final representado por un círculo con una línea gruesa.

Consejo: Etiqueta los eventos iguales de la misma manera ya que eventos finales de un

proceso son eventos iniciales para otro.

Las flechas que unen a los eventos y a las actividades indican el orden en el que se

presentan los elementos, es el flujo de secuencia del proceso.

Consejo: Traza siempre los flujos de secuencia de izquierda a derecha y de arriba abajo,

esto mejorará la organización visual del diagrama facilitando su lectura.

Compuerta


En este diagrama se representa con un rombo una separación en flujo del proceso que

evalúa la actividad anterior, en este caso está evaluando si al checar stock se tiene

existencia del producto solicitado. Este rombo se denomina compuerta, la notación la

utiliza para indicar separaciones y uniones en el camino.

Consejo: Las compuertas no son puntos de decisión, son un mecanismo de BPMN para

evaluar información del proceso.

Un concepto útil sugerido por la notación BPMN es el “Token” que sirve para seguir la

secuencia lógica del proceso y es útil para encontrar errores en él. El “Token” se ha de

entender como una canica que recorre el flujo de secuencia desde el inicio hasta uno de

sus fines, éste representa una instancia del proceso, es decir un caso que se procesa y

simultáneamente un proceso puede tener muchos “Tokens” activos, ya que procesa

varios casos simultáneamente.

Consejo: Utiliza el “Token” para realizar revisiones a tus diagramas y asegurarte que

todos lleguen a un evento final y no queden atrapados dentro del proceso.

3.2. Uniones y separaciones

El nivel descriptivo de la notación se utiliza la compuerta exclusiva y la paralela para

realizar uniones y separaciones en flujo.

a) Compuerta exclusiva: representada por el rombo con una X en su interior o con su

interior vacío.

Consejo: Elige solo una de estas opciones para modelar los procesos en tu organización.

Compuerta exclusiva

En la figura anterior se presenta un segmento de un proceso, al termina la actividad

“Registrar Pedido” el proceso evaluará la información relacionada con la actividad y


elegirá el camino adecuado. En este caso se tienen tres opciones y solo una de ellas se

puede tomar.

Consejo: Anota en cada una de las opciones la condición que se requiere para elegir ese

camino.

La siguiente actividad es “Elaborar factura”, ésta es común para las tres alternativas

anteriores por tal motivo se coloca una compuerta exclusiva que une los tres flujos. Al

llegar la instancia a esta segunda compuerta pasará de inmediato a “Elaborar factura”.

b) Compuerta paralela: El gráfico de esta compuerta es un rombo con un signo más

en su interior. Esta compuerta representa una separación paralela de los flujos que salen

de ella, en este caso no es necesario anotar una etiqueta a los flujos ya que todos ellos se

activarán. En el diagrama después de escribir el libro se separa el flujo en tres caminos

que activan tres tareas, “Diseñar portada”, “Programar difusión” y “Diseñar gráficos”. La

segunda compuerta unirá esos tres flujos y en este caso esperará a que las tres

actividades terminen para poder iniciar la tarea “Imprimir libro”.

Compuerta paralela

3.3. Elementos de información


Objeto de datos, Almacenamiento de datos y Anotaciones

a) Objeto de datos: Este elemento muestra los datos que requiere una actividad

para ejecutarse o los datos que genera una vez concluida. Su representación gráfica es

un documento con la esquina superior derecha doblada, y se une a las actividades por

medio de una línea punteada, denominada en BPMN asociación, a la cual se le puede

agregar una flecha en alguno de los extremos para indicar si es un dato que requiere la

tarea o si es un dato que produce la tarea.

Consejo: Los objetos de datos pueden ser documentos del negocio o archivos. Por

ejemplo: Orden de compra, Factura, inventario.

Consejo: Los objetos de dato no sustituyen al flujo de secuencia y tampoco tienen

influencia en él.

Si es útil para el diagrama se pueden agregar estados a los objetos de datos, estos

estados representan el progreso que tienen en el proceso, los estados se pueden anotar

seguidos del objeto de dato dentro de corchetes. Por ejemplo: Pedido [pendiente], Pedido

[entregado].

b) Objetos de almacenamiento: representan los lugares que contienen los objetos

de datos que necesitan ser resguardados una vez que se termina la instancia, por


ejemplo, bases de datos para objetos electrónicos, o archiveros físicos. En la notación

BPMN se representan con un cilindro vacío con tres líneas superiores.

Consejo: El empleo de Objetos de datos y de almacenamiento no son indispensables, su

uso puede complicar la lectura del diagrama, por ello se recomienda emplearlos cuando

se quiere hacer observaciones sobre un problema o cuando el diagrama se utilizará para

una automatización del proceso.

c) Anotaciones: se utilizan para proporcionar información adicional al proceso, no

tienen repercusión en el flujo de secuencia del mismo. Se representa por medio de un

rectángulo abierto dentro del cual se coloca el texto (en algunos softwares lo emplean

como un rectángulo cerrado) y se une con una línea punteada, asociación, al elemento

del proceso. Se pueden usar por ejemplo para para referir a reglas de negocio.

3.4. Participantes


Pool y Lanes

El participante de un proceso puede ser un recurso humano o tecnológico que realiza las

actividades del proceso. En la notación BPMN se emplean dos elementos, el primero es el

Pool que se representa por un recuadro con una banda a la derecha, éste se puede

subdividir por medio de Lanes, el segundo elemento, que son bandas que dividen el Pool.

Ambos tienen una etiqueta que puede representar a un rol, un puesto, un área,

departamento o sistema de TI. En el caso del Pool también se puede asignar como

etiqueta el nombre del proceso que contiene en su interior.

En el diagrama anterior el Pool tiene la etiqueta “Ventas” ya que es un proceso que realiza

el área, y está subdividido por 4 Lanes.

3.5. Comunicación externa


Flujos de mensaje

En los diagramas de BPMN se pueden establecer comunicaciones entre los procesos, es

decir entre los Pools. Estas se representan por una línea punteada y una flecha que se

traza desde un Pool a otro, puede conectar elementos dentro del Pool o solo los límites

del Pool. Su representación se hace por medio de una línea punteada y una flecha que se

coloca en el destinatario del mensaje, a este elemento se le denomina Flujo de mensaje.


Estos flujos de mensaje son útiles para representar la comunicación existente entre

diferentes procesos o diferentes partes que colaboran. En el ejemplo anterior, se agregó

al cliente dentro de un Pool y se trazó un flujo de mensaje hacia el inicio del proceso de

ventas, al que se le ha agregado un sobre dentro para representar el mensaje que recibe

del cliente, el cual es el disparador de la instancia del proceso.

Consejo: Los flujos de mensaje no se pueden utilizar dentro de un mismo Pool.

3.6. Variantes de los elementos

Los elementos básicos de la notación BPMN tienen algunas variantes que permiten ser

más precisos en la descripción del proceso. Las compuertas, como ya comentamos,

pueden ser exclusivas o paralelas. Las tareas y los eventos también tienen variables que

comunican más información de manera visual, veamos cuales de estas variables se

utilizan en el nivel descriptivo de la notación.

a) Actividades:

En BPMN las actividades pueden ser tareas o procesos. Las tareas son elementos que

representan una actividad concreta que no se divide en más actividades, en cambio el

proceso si tiene en su interior más actividades.

Tarea de usuario y Tarea de servicio

Con BPMN podemos expresar que una tarea es realizad por una persona que interactúa

con un sistema, esto se hace empleando un símbolo de usuario en la tarea, este tipo de

tarea se denomina Tarea de Usuario. También se puede expresar que la tarea es

realizada únicamente por un sistema sin la intervención humana, en este caso se emplea

el símbolo de un engrane y el tipo de tarea se denomina Tarea de Servicio. No es

obligatorio emplear un tipo de tarea en los diagramas, se pueden emplear las tareas sin

especificar el tipo, a estás simplemente se les denomina Tarea.


Subproceso colapsado y Subproceso expandido

Las actividades también pueden representar Subprocesos, es decir un contenedor de

otras actividades que podrían mostrarse o no en el diagrama. Los subprocesos se pueden

presentar de dos formas, expandido y colapsado. Un Subproceso colapsado se

representa con un signo “más” que nos indica que dentro de él se describen más

actividades. En cambio, un subproceso expandido se visualiza como un recuadro que

muestra las actividades en su interior.

Consejo: Utiliza los procesos colapsados para disminuir la extensión del diagrama, y limita

el uso de los procesos expandidos cuando se requiere entender la interacción que tiene

con el proceso que lo contiene.

b) Eventos:

Evento inicial y final de mensaje Evento inicial de tiempo Evento de fin terminal

Los eventos pueden mostrar en su interior diferentes símbolos que expresan una

característica adicional que ofrece información relevante de manera visual. Con el símbolo

del sobre se representan los mensajes que se reciben (con el sobre color blanco) y que se

envían (con el sobre color negro). Con un reloj se expresa una medida de tiempo, por

ejemplo: 2 días, todos los lunes, a principios de mes. Y con un circulo negro en el interior

del evento final se representa la terminación inmediata de todas las actividades que se

estén realizando en el proceso.

Tanto los eventos iniciales como los finales tienen una gran variedad de símbolos que

expresan con claridad determinadas circunstancias. Existen muchos más que se utilizan en

diagramas analíticos o ejecutables.


Consejo: Existen eventos intermedios que se utilizan en la descripción analítica y

ejecutable, pero es posible emplearlos en diagramas descriptivos.

c) Compuertas:

Compuerta Exclusiva Compuerta Paralela

Como se mencionó anteriormente las compuertas controlan las uniones y separaciones en

el flujo, los dos tipos de compuerta que se emplean en la notación a nivel descriptivo son la

Compuerta Exclusiva y la Paralela. Existen otros tipos que se emplean en los niveles

analíticos y ejecutables.

Consejo: Es mejor limitar el uso compuertas a las exclusivas y paralelas, ya que las otras

compuertas hacen el diagrama más complejo y requieren mayor atención para no generar

modelos inválidos.

4. Resultados

Diagrama en notación BPMN

5. Ejemplo

En el desarrollo de este documento se han presentado diferentes ejemplos.

6. Consideraciones

Los diagramas elaborados con la notación BPMN ofrecen gran cantidad de información

respecto al proceso, se puede integrar información más detallada por medio de la

definición de atributos. Por otro lado, la definición y gestión de reglas de negocio dará

mayor capacidad de cambio al proceso y ofrecerá guías para conducir la conducta de sus

actores; estas reglas se pueden administrar por medio de softwares o de la supervisión

humana.

7. Recomendaciones

Divulgar en la organización y principalmente entre las personas que utilicen los

diagramas las bases incluidas en esta síntesis, para que el beneficio que ofrece la

notación se extienda en la empresa.

Utilizar un software que permita elaborar y modificar modelos en esta notación,

existen algunos gratuitos fáciles de usar.

Si se busca la automatización de procesos en un BPMS, evaluar el nivel de

conformidad del sistema con la notación.


8. Beneficios

Diagramación visual de procesos por medio de símbolos capaces de expresar

amplias situaciones en los negocios.

Agilidad y precisión en la comunicación entre las personas del negocio y de TI

respecto a aspectos abstractos del negocio que suelen requerir muchas palabras

para explicarlos.

Consistencia en la expresión de los procesos de negocio, minimizando los errores

de comprensión.

9. Formato

Esta técnica no utiliza formatos, existen softwares con plantillas basadas en BPMN que te

permiten elaborar diagramas con facilidad.

10. Bibliografía

Dumas, M., Rosa, M. L., Mendling, J., & Reijers, H. A. (2013). Fundamentals of Business

Process Management. Heidelberg: Springer.

Object Management Group. (2011). Business Process Model and Notation (BPMN).

Recuperado el 2 de noviembre de 2016, de Object Management Group:

http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/


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