UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE CENTRO EDUCATIVOAsignatura:

ELABORACION Y EVALUACION DE PRESUPUESTO

Facilitador:

Miguel Ángel Díaz Méndez

Tema: IV

FORMULACION DEL PRESUPUESTO

Unidad: Tarea IV

Presentado por:

SIPRIÁN NILO MOREL VERAS

MATRICULA: 10-2557

Santiago de los Caballeros.República Dominicana.Miércoles, 15 / 4 / 2016

REALIZAR UN RESUMEN DEL CONTENIDO ASIGNADO EN EL PROGRAMA PARA LA UNIDAD IV

FORMULACION DEL PRESUPUESTO

4.1 Relación entre el Presupuesto y las Finanzas Administrativas.

Según se ha considerado el administrador es aquella persona dentro de una empres o cualquier organización laboral que toma el rol de organizador, soluciona los problemas, mide los recursos, desarrolla estrategias, y analiza las estrategias y otras actividades. Para un administrador es vital saber y hacer uso apropiado de los proceso administrativos al igual que tener un buen manejo y control de la parte financiera de la empres, ya que todas las actividades que realiza sean rentable para la empresa. En conclusión podemos decir que es importante que un administrador tenga conocimiento y un buen uso de los recursos financiero de los presupuesto de la empres y los presupuesto.

Los proceso administrativos de una empres deben llevarse a cabo para aprovechar los diferentes recurso, humanos, técnicos materiales, financieros, entre otros con los que cuenta la empres.Los procesos administrativos consisten en cinco funciones a desarrolla, que son:

1) Planeación.2) Organización.3) Integración4) Dirección y5) Control

Cuando hablamos de planeación estamos diciendo o estableciendo por anticipación los objetivos y estrategias a ejecutar. La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos propuestos. La integración consiste en seleccionar y obtener los recursos para agruparlos al igual que el personal, para llevar a cabo los objetivos. Cuando hablamos de acción e influencias del administrador sobre sus subordinados para alcanzar los objetivos predeterminados por medio de la toma de decisión, motivación, comunicación y coordinación del personal nos referimos a la dirección. Por últimos, el control es establecer sistemas para medir los resultados y poder corregir cualquier tipo de error que se presente, con el fin de alcanzar los objetivos previamente planeados.

Los presupuestos son un tipo de herramienta de planeación y control que se utiliza en la empresa para determinar qué tipo de actividades mercantiles se pueden realizar. La función de los presupuestos es ejercer control de las finanzas en la organización, así de esta manera determinar por anticipados los ingresos, gasto y rentabilidad de la empresa con la finalidad de que la empresa genere más ingresos.

Las funciones que llevan a cabo los presupuestos son, ejercer control financiero en la organización, así de esta manera determinar por anticipado los ingresos, gastos, y rentabilidad de la empres con la finalidad de que la empres genere un margen de ingreso y rentabilidad, ósea que genere riqueza o ganancias al dueño. Por último se debe ejercer un control presupuestario para establecer un rol preventivo, comparando los resultados para verificar los ingresos, y corregir las diferencias.

4.2 Etapas en la Formulación Presupuestaria

Primera etapa. Planeación: 

Segunda etapa. Elaboración

Tercera etapa. Ejecución

Cuarta etapa. Control

Quinta etapa. Evaluación

Primera Etapa. Planeación

En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en ejercicios anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa. Este diagnóstico contribuirá a sentar los fundamentos del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones en la selección de las estrategias competitivas y de las opciones de crecimiento. Definidos los objetivos se asignan los recursos, y se establecen las estrategias y políticas que contribuyan al logro de los objetivos propuestos.   Ejemplo: Si el objetivo es incrementar las ventas, será necesario considerar las opciones las ventajas, las desventajas como la concesión de mayores plazos, el otorgamiento de mayores descuentos, la creación de mercados, el mejoramiento de los productos, la reducción del tiempo de despacho o el refuerzo financiero de la publicidad.

Segunda Etapa. ElaboraciónCon base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales, según las pautas siguientes: *En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios.*En lo referente a producción se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar, según las estimaciones de ventas y las políticas sobre inventarios.*De acuerdo con los programas de producción y los niveles de inventarios de materias primas se calculan las compras.*Con base a los requerimientos de personal planteados por cada jefatura debe prepararse el presupuesto de nómina.*Los proyectos de inversión especiales demandarán un tratamiento especial relacionado con la cuantificación de recursos.*El presupuesto consolidado se remitirá a la gerencia o presidencia con los comentarios y recomendaciones pertinentes.  Analizado y discutidas sus conveniencias financieras se procede a ajustarlo, publicarlo y difundirlo. Tercera Etapa. EjecuciónEn esta etapa el director de presupuesto tiene la responsabilidad de prestar colaboración a las jefaturas de Departamentos en aras de asegurar el logro de los objetivos contemplados.  Igualmente, presentará informes de ejecución periódicos. Cuarta Etapa. Control.  Las actividades más importantes que debe de realizar son estas:

a. Preparar informes de ejecución parcial y acumulada que incorporen comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.

b. Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.c. Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario,

como ocurre al presentarse cambios intempestivos de las tasas de interés o de los coeficientes de devaluación que afectan las proyecciones de las empresas que realizan negocios internacionales.

Quinta Etapa. EvaluaciónAl culminar el periodo del presupuesto se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no solo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales. Se analizan cada una de las fallas en las diferentes etapas y se reconocen los éxitos, lo cual sirve de plataforma para los presupuestos posteriores. 

4.3 Presupuesto Operacional El presupuesto operacional consiste en una previsión de los ingresos y los gastos que se espera ocurran en un período de tiempo. El presupuesto operacional especifica además, los gastos en que se incurrirá para mantener los productos y servicios existentes. Los gastos necesarios para lanzar productos y atraer nuevos clientes durante el siguiente período.

4.4 Presupuesto Financiero

Es una herramienta mediante la cual se planea la estructura financiera de la empresa; es decir, la mezcla o combinación óptima de créditos de terceros y capital propio de accionistas, bajo la premisa de establecer lo que puede funcionar en la empresa, de acuerdo con las siguientes necesidades:

Capital de Trabajo. Origen y aplicación de fondos. Flujos de caja y necesidades de nuevos créditos a corto, mediano y largo

plazos. Amortización parcial o total de los créditos bancarios. Nuevas aportaciones de capital.

4.5 Presupuesto Maestro y sus componentes Un presupuesto maestro es, en esencia, un análisis más extenso del primer año de un plan a largo plazo. Este presupuesto resume las actividades planeadas de todas las subunidades de una organización: ventas, producción, distribución y finanzas.

El presupuesto maestro cuantifica los objetivos de ventas, la actividad de los factores de costos, las compras, la producción, la utilidad neta, la posición financiera y cualquier otro objetivo que especifique la administración.

Por tanto, el presupuesto maestro es un plan de negocios periódico que incluye un conjunto coordinado de programas de operación y estados financieros detallados. Este incluye proyecciones de ventas, costos, gastos, ingresos y desembolsos de efectivo y balances generales.

Componentes del presupuesto maestro:El presupuesto maestro usual de una compañía no productora tiene los siguientes componentes: Presupuesto de Operación

-  Presupuesto de ventas.

-  Presupuesto de cobros.

-  Presupuesto de compras.

-  Desembolsos por compras.

-  Presupuesto de gastos de operación.

-  Desembolsos por gastos de operación.

-  Estado de resultados presupuestado.

4.6 Presupuestos de Ingresos y CostosEs aquel presupuesto que permite proyectar los ingresos que la empresa va a generar en cierto periodo de tiempo. Para poder proyectar los ingresos de una empresa es necesario conoce las unidades a vender, el precio de los productos y la política de ventas implementadas.

La políticas de ventas: son disposiciones que se fijan en cuanto a la forma de realizar los cobros de los productos vendidos, teniendo en cuenta que lo ideal es vender al contado, pero como estrategia ente ventas bajas y el bajo poder adquisitivo de los agentes económicos, se procede vender al crédito.

Presupuesto de costos

En toda actividad productiva al ofrecer y fabricar un producto o prestar un servicio se generan costos, entendiéndose que los costos son desembolsos monetarios relación a los ajustes de la fabricación del producto o la prestación del servicio ya sea en forma directa o indirectamente.

Dentro los elementos del costo tenemos (los cuales constituyen el costo de producción):

Costo de la mano de obra directa

Relacionado con el personal que trabaja directamente con la fabricación del producto y la remuneración que percibe por dicha actividad, así tenemos a los operarios, obreros, ayudantes, etc.

Costo de Insumos

Constituida por el valor monetario de la materia prima o insumos que se consume en el proceso de producción

Costo Indirecto de Fabricación (CIF)

Son aquellos recursos que participan indirectamente en la fabricación del producto o del servicio, así tenemos: seguro, mantenimiento, artículos de limpieza, depreciación, etc

Presupuestos de Gastos Operativos

Los gastos operativos son desembolsos monetarios relacionados con la parte administrativa de la empresa y la comercialización del producto o del servicio. Por tanto estos gastos operativos pueden ser:

Gastos Administrativas

Estos gastos comprenden por ejemplo el sueldo del gerente, las secretarias, auxiliares de oficina, contador, útiles de oficina, servicios públicos, etc.

Gastos de Ventas

Los gastos de ventas están relacionados con la distribución y comercialización del producto o del servicio, así tenemos a los vendedores, gastos de publicidad, comisiones, etc. 4.7 Presupuestos Complementarios y sus componentes

Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de planificación y control, tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Británico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control. Desde el punto de vista técnico de la palabra se deriva del francés antiguo bougette o acepción intentó perfeccionarse posteriormente en el sistema inglés con el término budget de conocimiento común y que recibe en nuestro idioma la denominación de presupuesto.

En 1820 Francia adopta el sistema en el sector gubernamental y los Estados Unidos lo acogen en 1821 como elemento de control del gasto público y como base en la necesidad formulada por funcionarios cuya función era presupuestar para garantizar el eficiente funcionamiento de las actividades gubernamentales.

Entre 1912 y 1925, y en especial después de la Primera Guerra Mundial, el sector privado notó los beneficios que podía generar la utilización del presupuesto en materia de control de gastos, y destino recursos en aquellos aspectos necesarios para obtener márgenes de rendimiento adecuados durante un ciclo de operación determinado. En este período las industrias crecen con rapidez y se piensa en el empleo de métodos de planeación empresarial apropiados.

En la empresa privada se habla intensamente de control presupuestario, y en el sector público se llega incluso a aprobar una Ley de Presupuesto Nacional, la técnica siguió su continua evolución, junto con el desarrollo alcanzado por la contabilidad de costos. Por ejemplo, en 1928 la Westinghouse Company adoptó el sistema de costos estándar, que se aprobó después de acordar el tratamiento en la variación de los volúmenes de actividad particular del sistema "presupuesto flexible".

Esta innovación genera un periodo de análisis y entendimiento profundos de los costos, promueve la necesidad de presupuestar y programar y fomenta el tecnicismo, el trabajo de grupo y a la toma de decisiones con base al estudio y la evaluación amplios de los costos.

En 1930 se celebra en Ginebra el Primer Simposio Internacional de Control Presupuestal, en que se definen los principios básicos del sistema.

En 1948 el Departamento de Marina de los Estados Unidos presenta el presupuesto por programas y actividades.

En 1961 el Departamento de Defensa de los Estados Unidos trabaja con un sistema de planificación por programas y presupuestos.

En 1965 el gobierno de los Estados Unidos crea el Departamento de Presupuesto e incluye en las herramientas de planeación y control del sistema conocido como "planeación por programas y presupuestos".

El Proceso Presupuestario en las Organizaciones

El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la empresa.

ELEMENTOS PRINCIPALES DEL PRESUPUESTO

El presupuesto es un plan, lo cual significa que expresa lo que la administración tratará de realizar.

Integrador

Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una de las áreas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.

Coordinador

Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. En términos monetarios: significa que debe ser expresado en unidades monetarias.

Operaciones

Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.

Recursos

No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, con la planeación financiera que incluya:

Presupuesto de efectivo. Presupuesto de adiciones de activos. 

Dentro de un periodo futuro determinado.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO

Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. Coordinar y relacionar las actividades de la organización. Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

FUNCIONES DEL PRESUPUESTO

Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la propia dirección de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial.

De manera ideal la dirección espera que la función presupuestal proporcione:

Una herramienta analítica, precisa y oportuna. La capacidad para pretender el desempeño. El soporte para la asignación de recursos. La capacidad para controlar el desempeño real en curso. Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos. Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros. Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de

aprendizaje. Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del

presupuesto anual.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS PARA LA GERENCIA

  Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.

Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de predicción o de acierto, mayor será la investigación que debe realizarse sobre la influencia que ejercerá los factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la empresa.

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, además de:

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.

Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS

Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. A continuación se expone una clasificación de acuerdo con sus aspectos sobresalientes:

1. Estos se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público.

2. Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados.3. Flexibles o Variables

Según la Flexibilidad

Son los presupuestos que se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Estos muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.

El presupuesto flexible se elabora para distintos niveles de operación, brindando información proyectada para distintos volúmenes de las variables críticas, especialmente las que constituyen una restricción o factor condicionante.

Su utilidad es que evita la rigidez del presupuesto maestro – estático – que supone un nivel fijo de trabajo, transformándolo en un instrumento dinámico con varios niveles de operación para conocer el impacto sobre los resultados pronosticados de cada rango de actividad, como consecuencia de las distintas reacciones de los costos frente a aquellos. Esto significa que se confecciona para un cierto intervalo de volumen comprendido entre un mínimo y otro más elevado, dado por el nivel máximo de actividad de la empresa.

Se elabora en forma tabulada, representando cada columna los grados probables de actividad. Su clave es la diferenciación del comportamiento de costos o gastos frente a variaciones en las cantidades producidas o vendidas, identificando los componentes fijos o variables de cada partida.

2. Según el Periodo que Cubran

La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la Empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber presupuestos:

1. Son los presupuestos que se planifican para cubrir un ciclo de operación y estos suelen abarcar un año o menos.

2. A corto plazo3. A largo plazo

En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. En el caso de los gobiernos los planes presupuéstales están bajo las normas constitucionales de cada país. Los lineamientos generales suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, etc.

Las grandes empresas adoptan este presupuesto cuando emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica, ampliación de la capacidad instalada, integración de intereses accionarios y expansión de los mercados.

Ambos tipos de presupuestos son útiles; es importante para los directivos tener de antemano una perspectiva de los planes del negocio para un período suficientemente largo, y no se concibe ésta sin la formulación de presupuestos para períodos cortos, con programas detallados para el periodo inmediato.