TAREA II

COMO SE CREA UNA BASE DE DATOS:

Crear una base de datos sin plantilla Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias

tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos,

este proceso implica alguna o ambas de estas operaciones:

Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base

de datos y, a continuación, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree

mediante el comando Tabla en la ficha Crear.

Importar datos de otros orígenes y crear tablas en el proceso.

Para obtener más información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, o sobre

cómo crear relaciones, formularios, informes o consultas, visite los vínculos de la sección

Vea también de este artículo.

Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo

Tablas en la ficha Crear.

Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede

escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo

plano. Los nombres de los campos se asignan mediante números (Campo1, Campo2, etc.) y

Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que

escribe.

1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo

campo.

Nota Si no ve una columna Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista

Diseño en lugar de en la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga

doble clic en la tabla del panel de exploración. Access pide un nombre para guardar la

nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Hoja de datos.

2. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo

campo.

Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos

utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la

hoja de datos, Access agregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en

los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades más

adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja de

datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se

colocará el campo.

3. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de

otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una

tabla de Access.

4. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado

de columna y escriba el nuevo nombre.

Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qué

contiene cuando lo examine en el panel Lista de campos.

5. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y,

a continuación, arrastre la columna a la ubicación que desee.

Puede seleccionar también varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una

nueva ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el título de la

primera columna y, a continuación, con la tecla MAYÚS presionada, haga clic en el título

de la última columna.

La clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve

de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo

de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave

principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.

En la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave

principal del grupo Herramientas.

GUARDAR UNA TABLA

Para guardar una tabla, podemos:

Ir al Botón de Office y elegir la opción Guardar.

O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.

Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de

diálogo:

Escribir el nombre de la tabla.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro

de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una, si le

decimos que Sí nos añade un campo de tipo auto numérico y lo define como clave principal. Si

le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla

es conveniente pero no obligatoria.

Propiedades de los campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan

un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de

tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las

características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir

una lista de valores válidos para el campo, esta última pestaña está explicada en el tema

3 junto con el asistente de búsqueda.

Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro

mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control

asociado al campo.

Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de

haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.

A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes

tipos de datos.