TEMA: CONSULTAS EN ACCESS

NOMBRE: PILAR CHOCOSEMESTRE: CUARTO

«C»26/05/2012

UNIVERSIDAD TECNICA DE AMBATOCIENCIAS ADMINISTRATIVAS

MARKETING Y GESTION DE NEGOCIOS

QUE ES UNA CONSULTALas consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

VENTAJAS Elegir campos específicos de tablas específicas Seleccionar informaciones vía criterios Mostrar las informaciones en varios órdenes Obtener datos de varias tablas

simultáneamente Calcular totales Crear formularios e informes Crear otras consultas y gráficos

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CLASIFICACION CONSULTAS DE SELECCIÓN

Selecciona y presenta registros en formato de patrón, que extraen o nos muestran datos que cumplen ciertos criterios específicos.Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

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CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADASelecciona y presenta registros en formato de planilla

CONSULTAS DE ACCION.Altera el contenido de registros en una única operación es decir que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acciónDe eliminaciónDe actualizaciónDe datos anexados y De creación de tablas.

SUBCLASIFICACIONDe eliminaciónLas consultas de eliminación son mucho más sencillas de utilizar que las de actualización. Como puedes imaginar, las consultas de eliminación sirven para eliminar registros que no necesitemos.

De actualizaciónSon consultas que modifican de una tabla los registros que cumplen los criterios especificados.

De datos anexados Las consultas de datos anexados son consultas que añaden registros de una tabla al final de otra tabla.

De creación de tablas. Las consultas de creación de tabla son consultas que crean una nueva tabla a partir de registros de otra

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PASOS PARA CREAR UNA CONSULTALa obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la Base de Datos creada en Access, seleccionando Consultas de la pestaña Crear. En respuesta aparecerá un cuadro de diálogo que le permite a Ud. elegir el modo de cómo, la consulta, debe ser construida o usted mismo montar la consulta a través del modo Vista Diseño o utilizar los Asistentes, que facilitan el montaje de la misma

Al elegir el modo Asistente para Consultas, aparecerá un cuadro de dialogo del cual deberemos escoger un de las cuatro alternativas que existen, una vez escogida dar clic en Aceptar

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Aparecerá un nuevo cuadro de dialogo en el cual deberemos introducir los campos con los que vamos a trabajar en la consulta, estos campos se introducirán dando doble clic en los campos disponibles una vez introducido todos los campos dar clic en SiguienteEn este nuevo cuadro de dialogo deberá estar seleccionado la opción Abrir la consulta para ver información y por ultimo dar clic en Finalizar.

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Al elegir el modo Vista Diseño, aparecerá la ventana Consulta de Selección sobrepuesta con la ventana de diálogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botón Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar eliminar para borrarla del área de tablas.

ADICIONAR CAMPOS A LA CONSULTAPuede seleccionar varios campos picando y apretando simultáneamente SHISFT o CTRL. Enseguida, apuntar para alguno de los campos seleccionados y arrastrarlo para la línea Campo en el área inferior. Para eliminar un campo, basta seleccionar y dar Enter

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ADICIONAR TABLA A LA CONSULTANombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Muchas veces ese nombre es largo y se desea substituirlo por otro. Para ello basta preceder al nombre del campo en la planilla QBE con el nombre deseado seguido de dos punto. Ejemplo: Cargo: Código del cargo. Mientras tanto, si la columna posee la propiedad leyenda esta tendrá prioridad.

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ADICIONAR ORDEN A LA CONSULTA

Basta especificar el orden de clasificación (creciente o Decreciente) de los campos que hacen parte de la llave de clasificación. Observar que el orden de los campos pasa a ser importante y, eventualmente, es necesario reordenar las columnas en relación a su orden en la tabla original.

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ADICIONAR MOSTRAR A LA CONSULTA

Eventualmente si es necesario utilizar un campo en una consulta sin que haya necesidad de mostrarlo en la hoja de datos, por ejemplo, cuando ese campo participa de la llave de clasificación. En este caso basta desactivar la marca de Mostrar R correspondiente en la planilla QBE.

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ADICIONAR UN CRITERIOCriterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores

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GRABAR E IMPRIMIR LA CONSULTAPara grabar la consulta, use las opciones Guardar y Guardar como o Exportar del menú Archivo.

Para imprimir la consulta debemos estar en la hoja de datos y accionar Vista preliminar para ver el layout de la hoja a ser impresa. La opción Imprimir del menú Archivo realiza la impresión permitiendo eventualmente imprimir apenas los registros seleccionados en la hoja de datos. Para eso, basta elegir la opción Registro Seleccionados como Intervalo de Impresión.

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