Taller Semana 1 medicion y analisis de un sistema de calidad

5/16/2018 Taller Semana 1 medicion y analisis de un sistema de calidad - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/taller-semana-1-medicion-y-analisis-de-un-sistema-de-calidad 1/12

Sistema de Gestiónde la Calidad

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENAREGIONAL SANTANDER

CENTO AGRO EMPRESARIAL Y TURÍSTICO DE LOS ANDES

“ISO9001:2008 MÓDULO 4. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DE UN SISTEMA DEGESTIÓN DE LA CALIDAD”

Taller Semana 1

Fecha: Marzo 3 de 2012

Páginas. 1 de 12

Versión 2

TALLER SEMANA 1: INTRODUCCIÓN A LA MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

Nombre Estudiante: LEONARDO FABIO LÓPEZ VALLEJO

EMAIL: [email protected]

FECHA: 13 de abril de 2012

CODIGO CURSO: 301827

Resultado de Aprendizaje del Taller : Conceptualizar y aplicar los conceptos y principios estudiados en los documentos sugeridos en la semana 1.

Excelente la Norma ISSO 9001:2008, cuya actualización esta acorde y acomodada al mejoramiento de las empresas y organizaciones y al concepto decalidad total de todos los procesos que desarrollan independientemente de lo que se haga, pero se debe tener la gran responsabilidad en lograr lainteracción de todos los procesos que las conforman para obtener los tan anhelados resultados; Uno de estos procesos indispensables para lasempresas y que debe ser liderado por personas visionarias es el direccionamiento del Talento Humano, de aquí que las personas que las conformandeben ser ubicadas de acuerdo a sus perfiles y competencias con el fin de optimizar los resultados, logrando el equilibrio de bienestar y resultadosóptimos de las organizaciones, esto si queremos lograr los objetivos trazados en las Normas ISSO y el concepto de calidad total del que nos habla laestrategia EFQM como modelo de excelencia en la ejecución de los procesos en cualquier empresa, si es cierto que esta estrategia no esta incluidadentro de las normas estándares de calidad ISSO, en verdad es un modelo gerencial basado en procesos ejecutoriados con alta calidad digno de ser imitado; Mi concepto va encaminado a mi empresa Policía Nacional donde hasta el momento nos encontramos en un cuello de botella debido a esta

problemática que describe una empresa en vía de desarrollo e implementación de todos sus procesos, esto debido a su complejidad y gran numero depersonas que laboramos en ella, el panorama institucional es el siguiente:

Aplicado a mi institución, en el momento la Policía Nacional asumió un modelo gerencial basado en procesos, de los cuales contamos con 17 de estos,todos perfectamente documentados y en constante actualización por parte del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, quienes sometenestos procesos a una constante revisión y actualización de acuerdo a las necesidades de la institución, igual cada uno de estos procesos cuenta con







Taller Semana 1


Páginas. 2 de 12

Versión 2

sus procedimientos o flujo gramas perfectamente acomodados a las necesidades de cada uno de los procesos, dentro de los cuales encontramos losprocesos de primer nivel o estratégicos, segundo nivel u operacionales y de tercer nivel o misionales; la institución cuenta con una plataformaestratégica virtual de consulta en la nube en la cual todos los integrantes de la institución comprometidos con los y procesos y desde cualquier partedel país, pueden acceder a consultar toda la norma institucional actualizada, las caracterizaciones y despliegues de procesos y sus procedimientos a finde hacer mas fácil el trabajo de los funcionarios quienes ven en esta plataforma un instrumento de trabajo diario y como herramienta indispensable detrabajo.

De acuerdo a lo anterior mi empresa que a pesar de que esta certificada en la Norma NTCGP:2009 e ISSO 9001:2008, esta en plena toma deconciencia en el paso a paso de adaptabilidad y reconocimiento de todos sus procesos y procedimientos por parte de los integrantes de la instituciónpolicial, en el momento me desempeño como integrante del grupo de Evaluación y Mejora del Proceso de Gestión Documental en la Metropolitana deMedellín, con competencias en la materia como Tecnólogo en Administración Documental del SENA Regional Antioquia, ubicado dentro de la mejora e

innovación y en el ciclo P.H.V.A en el verificar, como proceso de soporte en el mapa de procesos de la Policía Nacional, transversal a los demásprocesos de la institución; Desde mi perspectiva ubicado en el tercer nivel y ejecutando el despliegue, esto quiere decir que me corresponde laverificación al cumplimiento de todo lo que integra la gestión documental en los demás procesos, para ello tomo como herramienta de evaluación lascaracterizaciones, los despliegues de procesos y sus procedimientos estandarizados, control de registros y control de documentos Norma NTCGP1000:2009, 4.2 Gestión Documental, 4.2.1 control de registros y 4.2.2 control de documentos, todo para que la verificación sea objetiva y productiva, deacuerdo a esto las visitas de verificación quedan soportadas mediante el informe de verificación al responsable del proceso evaluado con sus accionescorrectivas y a su vez por competencia con copia al responsable del proceso de gestión documental líder del despliegue del D.P.G.D en la MEVAL, conel objetivo de asegurar un Sistema de Calidad y así llegar a satisfacer las necesidades internas de la gestión de la organización. Por tanto va más alládela satisfacción de los requisitos que impone el cliente.

Desde este punto es necesario tener claro la complejidad del proceso de Gestión Documental dentro del aseguramiento de los términos de calidad deque hablan las Normas ISSO y de todas las actividades que conlleva como proceso soporte en aplicación de los procesos y procedimientos, es funciónnuestra orientar a los funcionarios que integran los archivos de gestión de la Metropolitana de Medellín respecto de sus actividades en cumplimiento delos diferentes procesos que son objeto de evaluación por parte nuestra, actividades que inician desde la producción seguida por el tramite, ladistribución, la recepción, organización, consulta, conservación y disposición final, cada uno de estos procedimientos estandarizado, de acuerdo a estoes nuestra responsabilidad que todos los documentos que se produzcan en la institución cumplan con los estándares de calidad y a su vez laintegración de estas actividades nos consolidan los indicadores de gestión del despliegue, debemos asegurar el cumplimiento a los demásprocedimientos que integran el proceso y a partir de esta verificación podremos garantizar un producto con calidad a nuestros tres grandes clientes, Elestado, la Comunidad en general y la comunidad policial







Taller Semana 1


Páginas. 3 de 12

Versión 2

Es de anotar que para poder asegurar los resultados de calidad a la gestión de cada uno de los procesos por parte de los integrantes de la instituciónpolicial, se debe crear una conciencia soportada en la norma y en las políticas estratégicas institucionales las cuales están enmarcadas yreglamentadas en sus políticas estratégicas Misión, visión, Mega y las Políticas y Objetivos de Calidad, para ello tenemos las herramientas principalescomo lo son la normatividad interna que por cierto es bastante extensa y por otro lado la norma externa en este caso las normas ISSO 9001:2008, yque para ello se necesita preparación y estudio de ellas, pues la falencia mas grande en la institución esta precisamente en la ubicación defuncionarios sin competencias y sin conocimientos previos tal y como lo especifica la norma en mención y por otro lado la alta rotación de personalque para nada ayuda al mantenimiento de un estándar de calidad pero si crea traumatismos en el desarrollo de los procesos llevando a que estas dosfalencias reunidas creen un detonante a la presentación de un producto sin calidad que no es el objetivo.

¿Qué pretendemos al adoptar la norma ISO 9001?

Al estar certificados en las Normas NTCGP 1000:2009 e ISSO 9001:2008 se crea una conciencia de que estamos en niveles de alta competencia, yelevada y difundida capacidad tecnológica, logrando así la política estratégica MEGA, “A 2014 la Policía Nacional de Colombia habrá logrado los másaltos estándares de calidad y abra contribuido notablemente al aseguramiento de la Convivencia y Seguridad Ciudadana” a nivel de la totalidad delsistema productivo.

“La mejor forma de mejorar la producción con los medios materiales existentes. Es mejorando la organización que maneja y gestiona los medios deproducción como un todo, siguiendo principios de liderazgo, participación e implicación, orientación hacia la gestión, el sistema de procesos quesimplifica los problemas, el análisis de los datos incluyendo sobre todo al consumidor y la mejora continua. Consiguen conocer y mejorar lascapacidades de la organización. De este modo, es posible mejorar el producto de forma constante y satisfacer constantemente al cada vez masexigente consumidor”.

A. ELABORACIÓN DE UN PONQUÉ

PROCESODESCRIPCIÓN DE LA NO

CONFORMIDADPORCENTAJE DE

OCURRENCIAPOSIBLES CAUSAS POSIBLES SOLUCIONES

BATIDO DE LA

La mescla lista parahornear esta quedando enocasiones muy aguada y

10% de las mesclas, afecta elproducto final

1-Debido a la diferencia demarcas que se adquieren parala elaboración de ponqués

Esto se soluciona con laestandarización de lasmedidas al momento de la







Taller Semana 1


Páginas. 4 de 12

Versión 2

MESCLAen ocasiones muy dura

2-Debido a esto no se puedenestandarizar las medidas de losproductos a mesclar, por loscambios de marcas pues sebusca la economía al momentode la compra de los productospero se sacrifica la calidad delproducto final

elaboración y batido de lasmesclas usando siempre losmismos productosreconocidos y de buenacalidad

SELECCIÓN DEPRODUCTOS PARALA ELABORACIÓNDE PONQUÉS

Se están comprando

productos para laelaboración de losponqués en diferentespartes y de diferentesmarcas, debido a estocambia el sabor y latextura del producto final

50% de los productos 1-Se compra en diferentes

partes y diferentes marcas enbusca de la economía,sacrificando los productosfinales

Contratar con una empresa

reconocida para laadquisición de productospara la elaboración de losponqués, adquiriendosiempre los productos de lamisma marca y calidad,esto conlleva a lasatisfacción del cliente final

EMPAQUE El empaque del productoes de mala calidad y muydelgado, debido a esto enel transporte se estadeformando el producto

Todos los empaques 1-El empaque es de malacalidad pues se busca laeconomía al momento de lacompra de estos, sacrificandola integridad del producto almomento del transporte,encareciendo los costos por reintegros y devoluciones.

Contratar con una empresadedicada al campo deempaques de productos afin de adquirir un productode buena calidad quegarantice la integridad delproducto al momento deltransporte

B. PARA EL SERVICIO DE ATENCIÓN MÉDICA







Taller Semana 1


Páginas. 5 de 12

Versión 2

PROCESO DESCRIPCIÓN DE LA NOCONFORMIDAD

PORCENTAJE DEOCURRENCIA

POSIBLES CAUSAS POSIBLES SOLUCIONES

HORARIOS DECITAS MEDICASGENERALES

Las citas medicasasignadas desde el COOLCENTER no sonrespetadas por losmédicos tratantes

15% de los pacientes se quejande la alteración de los horarios

1-Las citas correspondientes acada medico son muysimultaneas y no hay un tiempoprudente para la atención delpaciente

2-Debido a la asignación decitas simultaneas cada 20minutos el medico debeproceder rápido dando lugar a

una mala atención del pacientecontribuyendo a las quejas delos pacientes

Los médicos deben dedicar el tiempo suficiente a cadapaciente de acuerdo a laprioridad o problemática delpaciente, no todas lasenfermedades se debendiagnosticar en el mismotiempo, por ello cada casoes diferente y por consiguiente son diferentes

tiempos

FORMULACION DEMEDICAMENTOS

Los medicamentosformulados no estándentro de losmedicamentos de manejode la EPS

5% Los médicos tratantes alformular no conocen elVademécum de medicamentosde manejo institucional de laEPS

Los médicos tratantes algunasveces no formulan de acuerdoal vademécum demedicamentos autorizadospara la EPS, dando lugar alreingreso del paciente alconsultorio creandotraumatismos con los turno

asignados

Se debe dar instrucción alpersonal medico por partede los farmaceutas de laEPS, de cuales son losmedicamentos aprobadospara esta EPS y comodeben manejar losvademécum de

medicamentos aprobados yautorizados.

ASIGNACION DECITAS

Las citas se dan entiempos muy prolongados,las quejas constantes sonpor la no atención

Se asignan citas medicas cada20 minutos de ahí el problemade retardo y atraso en loshorarios

Las personas que laboran en elCALL CENTER, asignan citascon muy poco tiempo deatención, creando

Se debe crear unaestrategia conjunta con elS.G.I de la EPS, losmédicos tratantes y las







Taller Semana 1


Páginas. 6 de 12

Versión 2

MEDICAS”CALLCENTER”

oportuna de los pacientes traumatismos y los problemasde quejas reiteradas por lamala atención y poco tiempoque les dedican los médicos asus problemas

personas que laboran en losCALL CENTER, a fin deasignar las citas medicasgenerales de acuerdo acada caso, teniendo encuenta la enfermedad opadecimiento de la personasolicitante, pues los tiemposde atención no pueden ser los mismos

c. Para la elaboración de un producto o prestación de un servicio de la empresa donde labora:

PRODUCTO O SERVICIO: DISTRIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LA POLICÍA NACIONAL

PROCESODESCRIPCIÓN DE LA NO

CONFORMIDADPORCENTAJE DE

OCURRENCIAPOSIBLES CAUSAS POSIBLES SOLUCIONES

OPORTUNIDAD ENLA ENTREGA DELAS

COMUNICACIONESOFICIALES

Las comunicacionesoficiales no se estánentregando en los tiemposindicados en el Acuerdo060 de 2002

“Administración de lasComunicaciones Oficiales”

Mas o menos el 10% de lascomunicaciones no sonentregadas en el tiempoestablecido

1-Falta de organización en estaárea da lugar a la entrega adestiempo de lascomunicaciones

2-Falta instrucción al personalque labora en esta área deacuerdo ala norma establecida

Darle un cri terio deorganización a lascomunicaciones a distribuir con el fin de evitar perdidasde información y demoras

en la misma

Realizar capacitaciones alpersonal que allí labora encuanto a la aplicaciónestricta el acuerdo 060 del2002 Administración de las







Taller Semana 1


Páginas. 7 de 12

Versión 2

Comunicaciones Oficialesque estipula un tiempomáximo de 24 horas para laentrega de lascomunicaciones oficiales

PATINAJE DENTRODE LAS

INSTALACIONES DELA EMPRESA

No hay horariosestablecidos para laentrega de lascomunicaciones internas,

creando traumatismos yretardos en la entrega deestas a las oficinas delComando

En la mayoría de los casos ladocumentación es recogida por los mismos funcionarios de lasoficinas del Comando

1-No hay una personanombrada para que cumplaesta función

2-Los funcionarios de esta áreano se preocupan por destinar un tiempo del día dedicado a laentrega de las comunicacionesinternas

Nombrar a una persona quese encargara de distribuir las comunicaciones internasa las diferentes oficinas del

Comando en dos rondasuna en la mañana y otra enla tarde se acordarían loshorarios Acuerdo 060 del2002 Administración de lasComunicaciones Oficiales

CONTROL DEDOCUMENTOS

El área de Radicación nocontrola la producción delos documentos en losformatos controlados por el S.G.I

El 20% de la documentaciónproducida por los funcionariosno cumple con los requisitosestablecidos por el S.G.I

1-Los funcionarios a pesar dehaber recibido instrucción encuanto a la producción dedocumentos y Guía de GestiónDocumental no lo hacencumplir

2-Debido al volumendocumental que se recibe enesta área de radicación, losfuncionarios manifiestan que enocasiones no revisan laproducción de los documentos

Capacitar al personalencargado del área deradicación en las normasinternas y externas, Guía deGestión Documental yProducción de lascomunicaciones oficiales a

fin de que le exijan a losfuncionarios de la instituciónque las comunicacionessean elaboradas en losformatos estandarizados por el S.G.I







Taller Semana 1


Páginas. 8 de 12

Versión 2

3-Algunos funcionariosdesconocen la normatividadinterna en cuanto a laproducción de los documentosdebido a la rotación delpersonal

ALMACENAMIENTODE LASCOMUNICACIONESOFICIALES LISTASPARA LA

DISTRIBUCIÓN

No existen casillerosdestinados alalmacenamiento de lascomunicaciones adistribuir, debido a esto se

producen retardos yperdida de la información

El 0,5% de las comunicacionesse pierde debido a la malaorganización del área deradicación.

Faltan casilleros destinados acada una de las dependenciasdel Comando diferenciadas por colores a fin de organizar ladocumentación a distribuir y así

evitar la perdida y demoras enla entrega de estas, Acuerdo060 de 2002 Administración delas Comunicaciones Oficiales.

Consecución de casillerosdestinados a la organizaciónde la documentación entramite, asignándole uncolor a cada una de las

dependencias u oficinas queconforman el Comando dela MEVAL, facilitando así larápida ubicación de ladocumentación y medianteel color asignado a la oficinacorrespondiente cadafuncionario vera que laperdida de información serámínima, Acuerdo 060 de2002 Administración de lasComunicaciones Oficiales.







Taller Semana 1


Páginas. 9 de 12

Versión 2







Taller Semana 1


Páginas. 10 de 12

Versión 2

RESULTADO

Estos métodosdeben demostrar lacapacidad de losprocesos paraalcanzar los

Este método medebe asegurar quelos productos queterminan en manosdel cliente sean losque cumplan con losestándares decalidad

8.5.1- Debo mejorar continuamente laeficacia del sistema de gestión de lacalidad mediante el uso de la política

de la calidad de y los objetivos decalidad.¿COMO LO HAGO?

8.5.2- Debo tomar acciones paraeliminar las causas de las noconformidades con objeto deprevenir que vuelvan a ocurrir.¿COMO LO HAGO?







Taller Semana 1


Páginas. 11 de 12

Versión 2

3. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo del presente taller.

“Satisfacer al consumidor, es el objetivo final de la norma ISO 9001 y de toda empresa que pretenda permanecer en el mercado”.

He aquí que las empresas siempre deben propender por el mantenimiento y fortalecimiento de su sistema de gestión integral, a fin de que susprocesos sean medibles y alcanzables, todo esto se lograría en la medida del comprometimiento de cada uno de los intervinientes de larealización de sus productos, personal que estaría ubicado por perfiles y competencias a fin de agilizar y mantener estándares de calidad,derivado de estas situaciones las empresas tendrían asegurado su éxito, si logramos que los procesos incluyan una medición efectiva y planestratégico de evaluación y mejora al interior de cada uno de estos procesos, repercutiría en la entrega de un producto cada vez con mayor calidad al consumidor final, manteniendo a flote la empresa implementadora, recordemos que la calidad nunca se obtiene en un 100% y que lasempresas siempre deben estar en busca de la mejora y la innovación a fin de no colapsar en el mercado, mercado que cada vez es mas exigente

MEJORA CONTINUA Y

ACCIÓNCORRECTIVA

FELICITACIONES VAS

RUMBO AL EXITO

A-Se eliminan las causas de las no conformidades con el objeto deprevenir que vuelvan a ocurrir

B-Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las noconformidades encontradas.C-Con estas acciones se determina la eliminación de las causas de noconformidades potenciales para prevenir su ocurrencia.







Taller Semana 1


Páginas. 12 de 12

Versión 2

y volátil pues los consumidores de hoy día no son consumidores pasivos y conformistas, sino cada vez mas exigentes con los productos que vana adquirir, son consumidores que siempre van en busca de la calidad y la satisfacción, debido a esto una empresa que no haga uso de losinstrumentos de medición e innovación integrados a sus productos, son empresas que están condenadas al fracaso.

Muchas Gracias!!!

Taller Semana 1 medicion y analisis de un sistema de calidad

Documents

Transcript of Taller Semana 1 medicion y analisis de un sistema de calidad