Taller Gestión del Tiempo - Oct 09

Gestión eficaz del tiempo.

Optimiza tu tiempo. Mejore sus habilidades para el trabajo

Noviembre 2009Versión: 1.1.

ProQuaMe 2005, S.L.


Introducción.Introducción.

¿De qué vamos a hablar?¿De qué vamos a hablar?

Qué es gestionar el tiempoEmpezar a caminar

Herramientas para el tiempoCómo priorizar

EternizaciónDelegación

Getting things done (GTD)

Expectativas:Expectativas:

• ‘organizar mejor mi trabajo’• ‘combinar trabajo de despacho e incidencias

(interrupciones)’• ‘los planes y previsiones no se cumplen’• ‘gestiona múltiples tareas y funciones’• ‘organizar mejor el tiempo dentro de mi jornada

laboral’• ‘no se por donde empezar’• ‘se me acumulan las tareas pendientes’• ‘necesito herramientas y pautas’• ‘quiero dar mejor servicio a mi cliente, una

respuesta ágil’• ‘quiero optimizar mi tiempo’• ‘necesito diferenciar mi tiempo laboral y el

personal’

Steven Covey, 7 hábitos de las Steven Covey, 7 hábitos de las personas efectivas.personas efectivas.

http://www.youtube.com/watch?v=fLgoAca092E&feature=PlayList&p=2F4B1EEA669F12DF&playnext=1&playnext_from=PL&index=33

Dinámica de grupoDinámica de grupo

Sobre las fotografías de vuestro puesto de trabajo habitual, describir cómo organizáis vuestro escritorio,

vuestra agenda, qué sistema seguís para desarrollar vuestras tareas y

gestionar vuestro tiempo.

¿Qué organización?¿Qué organización?

¿Organización?¿Organización?


1. ¿Qué es gestionar el 1. ¿Qué es gestionar el tiempo?tiempo?

¿Gestionar el tiempo?¿Gestionar el tiempo?

1. 60 segundos en un minuto

2. 60 minutos en una hora

3. 24 horas en un día4. Y 168 horas en una

semana…

Personas tan significadas como OBAMA tienen el mismo tiempo que tu, es decir…

El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de cuánto tenemos… sino de cómo lo utilizamos.

¿Gestionar el tiempo?¿Gestionar el tiempo?

Es la gestión de nuestras propias actividades, para asegurarnos que

se desarrollaran en el tiempo disponible o determinado, ya que el

tiempo es un recurso escaso y continuo.

¿Porqué organizar ¿Porqué organizar mi tiempo?mi tiempo?

Principales razones:

1. Ganar rendimiento sobre el tiempo (optimizarlo)

2. Motivar y promover la iniciativa

3. Permite hacer previsiones

4. Reduce la ansiedad (estrés)

Barreras para el Barreras para el éxito en la gestión éxito en la gestión de nuestro tiempode nuestro tiempo

AUTOCONOCIMIENTO Y CONOCIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS.

Sólo a través del propio conocimiento y de cuáles son nuestros objetivos podemos mejorar.

DESARROLLAR Y MANTENER UN CALENDARIO SUFICIENTEMENTE FLEXIBLE.

El calendario debe de trabajar para ti, no para los demás. Debe reflejar aquello exclusivamente importante para ti.


Sobre el cuestionario hacemos un ranking para ver que no estamos

tan mal, ¿no?

Factores de Factores de fracaso.fracaso.

1.Miedo a cambiar los propios hábitos.2. Incertidumbre sobre cómo y cuando empezar.3.Presión del tiempo, ya que para ahorrar

tiempo futuro debes invertir tiempo presente (y el día a día ya sabemos como es…).

4.Falta de voluntad.

Factores Factores facilitadoresfacilitadores

1.Mejoras en la eficacia de tu trabajo2. Incremento de tu productividad3.Desarrollo personal (trabajo + ocio)4.Como respuesta a un incremento de

responsabilidades


2. Empecemos a 2. Empecemos a organizarnosorganizarnos

La matriz de La matriz de organización organización

de tu tiempo…de tu tiempo…

Fuente: First things first. Steven R. Covey.

EVITA EVITA

HACERLOHACERLO

DECIDE DECIDE CUANDO DEBES CUANDO DEBES

HACERLOHACERLO

DELEGA DELEGA

EN OTROS EN OTROS

HÁZLO HÁZLO

AHORA AHORA

MISMOMISMO

Importante

Urg

ente

SI

NO

NO

SI

Tenemos tendenciaTenemos tendenciaa reaccionar mejora reaccionar mejorfrente a la urgencia frente a la urgencia que frente a laque frente a laimportancia:importancia:

1. Clasifica tus tareas: encuadrar las tareas en cada uno de los bloques.

2. Disciplina: realizar las tareas en el orden correcto.

Situaciones Situaciones más frecuentesmás frecuentes


• TrivialidadesTrivialidades

• PasatiemposPasatiempos• Tareas improductivasTareas improductivas• Entretenimientos - juegosEntretenimientos - juegos• Cualquier otra cosaCualquier otra cosa

• PrevenciónPrevención• Construcción de relacionesConstrucción de relaciones• Planificación y preparaciónPlanificación y preparación• Desarrollos de sistemasDesarrollos de sistemas• Conocimiento profesionalConocimiento profesional

• InterrupcionesInterrupciones

• Algunas llamadas telefónicas o mailsAlgunas llamadas telefónicas o mails• Algunas reunionesAlgunas reuniones• Reuniones no preparadasReuniones no preparadas• Actividades popularesActividades populares

• Situaciones de pánicoSituaciones de pánico

• Asuntos estresantesAsuntos estresantes• Fuego cruzadoFuego cruzado• Proyectos con plazos marcadosProyectos con plazos marcados

Importante

Urg

ente

SI

NO

NO

SI

Hacia una Hacia una estrategia inteligenteestrategia inteligente

IrresponsabilidadIrresponsabilidad

Dependencia de otrosDependencia de otros

VisiónVisión

PerspectivaPerspectiva

EquilibrioEquilibrio

ControlControl

Fuera de controlFuera de control

Sentimiento de Sentimiento de victimizaciónvictimización

Enfoque al corto plazoEnfoque al corto plazo

Nos estresamosNos estresamos

Nos quemamosNos quemamos

Importante = f (valor para empresa)

Urg

ente

= f

(tie

mpo

)

SI

NO

NO

SI

¿ QUÉ ESTRATÉGIAS¿ QUÉ ESTRATÉGIASDEBEMOS DEBEMOS

ADOPTAR PARA ADOPTAR PARA VENCER NUESTRAS VENCER NUESTRAS

BARRERAS PERSONALES?BARRERAS PERSONALES?GESTIONAR EL TIEMPO ES GESTIONAR EL TIEMPO ES

GESTIONAR NUESTROS GESTIONAR NUESTROS (MALOS) HÁBITOS.(MALOS) HÁBITOS.

RETO = PLANIFICAR, ANTICIPAR.

Gestionar las tareas IMPORTANTES antes que estas devengan

URGENTES.


Consejos para Consejos para una gestión inteligenteuna gestión inteligente

Algunos consejos...

1. SER ORGANIZADO: filtra tus tareas2. PROTEGER TU TIEMPO: quemar, aislar y delegar3. CONSEGUIR A TRAVÉS DE UN ENFOQUE SOBRE

OBJETIVOS: énfasis motivacional4. TRABAJA SEGÚN UN ORDEN DE PRIORIDADES: pon

objetivos y prioriza5. UTILIZA HERRAMIENTAS MÁGICAS PARA SACAR PARTIDO

DE TU TIEMPO6. ENTRENA TUS HABILIDADES DE GESTIÓN DEL TIEMPO7. SIGUE LA CORRIENTE: filosofía oriental, ritmos naturales8. EVITA TUS MALOS HÁBITOS: eternización


Cosas a potenciar...

1.Fijar objetivos inteligentes que puedan ser realmente desarrollados. Evita crear situaciones imposibles.

2.Establece prioridades.3.Asumir completamente las responsabilidades

sobre el hecho de hacer un uso o abuso de un precioso recurso, el tiempo.

Fuente: Stretegies for Success. www.accd.edu.

Consejos para Consejos para una gestión inteligenteuna gestión inteligente


3. Herramientas3. Herramientas

Herramientas Herramientas a desarrollara desarrollar

1. No crear situaciones imposibles:

1.Compatibilizar trabajo con tiempo libre.2.Revisa tus obligaciones externas. Existen

tareas donde tu gestionas el tiempo y otras donde el tiempo es gestionado por factores externos.

3. Examina de forma realista estas obligaciones.

HerramientasHerramientasa desarrollara desarrollar

2. Define prioridades:

1.Planificar, planificar, planificar…2. Utiliza un calendario SEMANAL y una lista de

tareas DIARIA.3.Escribe esta lista de tareas diariamente.4.Esta lista es un recordatorio: escoge entre lo

que puede y no puede esperar.5. Visualiza los incumplimientos para planificar

el nuevo día.


3. Evita distracciones (ladrones del tiempo):

1. Identifica áreas de pérdida de tiempo.2. Evita la ETERNIZACIÓN: acto deliberado (y

esencial a la naturaleza humana) de posponer de forma excesiva tus objetivos o tareas.

3. Implica comportamientos perfeccionistas, pero también esconde inseguridad para desarrollar las tareas.

Eternización Perdida

de tiempo Oportunidades

perdidas Baja

productividad Estrés

galopante


4. Estoy sobrepasado por un objetivo o por un plazo:

1. La gestión de crisis (o su defecto) nos dejan poco tiempo para las rutinas o el disfrute de nuestra vida.

2. ¿Has perdido el punto de vista respecto a tus objetivos o enfoques principales?

3. Desarrolla lista de tareas diarias… semanales… mensuales… y de largo plazo.


5. Las barreras emocionales (dispersión, estrés, ansiedad, frustración…) afectan a tu productividad:

1. Busca tu bienestar físico, desconecta de estas barreras

2. El ejercicio o cualquier otra distracción que te relaje son perfectos antídotos para ‘desconectar’

Herramientas Herramientas a desarrollara desarrollar

6. Asume la responsabilidad sobre la gestión (o su defecto) de tu tiempo:

1. Busca ambientes de trabajo propicios2. Limita tus distracciones o ladrones del tiempo

(revisar mails, llamar compulsivamente…)3. Prevención frente a amigos, compañeros… que

pasan por encima de tus prioridades

Una propuesta Una propuesta de organización de organización

del tiempo de trabajodel tiempo de trabajoproyectos

objetivos

planes de acciones

listas de tareas

LadronesLadronesdel tiempodel tiempo

• ¿Cuáles son tus fuentes de interrupciones?• Visitas inoportunas• Llamadas telefónicas (entrantes)• Reuniones• Crisis, urgencias, incendios• Dilación, dejación

• ¿Cómo podemos defendernos de ellas?...


¿Cuáles son vuestros ladrones del tiempo? ¿Cómo os afectan?


• Reuniones:• ¿Es necesaria la reunión? ¿Para qué

se ha convocado - objetivos? ¿Puede resolverse de otra forma?

• Fijar una límites de duración: 1,5h es demasiado

• Planificar (orden del día) y ceñirse al plan.


4. Cómo priorizar4. Cómo priorizar

¿Cómo establecer ¿Cómo establecer prioridades?prioridades?

Análisis ABC...

1. Ordenamos las tareas en grupos de prioridades: A: más importantes, B: menos importantes, C: menos importantes aún…

2. Sirve para listas de tareas abiertas aunque se recomienda que se cierren para generar motivación en su ejecución

3. Se pueden establecer los grupos que se quieran.4. Suela combinarse con la técnica de Pareto.


Técnica de Pareto...

1. Se basa en la doble aplicación de la regla del 80-20.

2. El 80% de las tareas puede realizarse en el 20% del tiempo, y el 20% de tareas incompletas nos ocupa el 80% del tiempo restante.

3. Por su parte el 80% de nuestra productividad proviene del 20% de las tareas (previamente priorizadas por el valor que generan al proyecto).


Método POSEC (Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing & Contributing)

1. Sobre la analogía de la pirámide de MASLOW (jerarquia de la autorealización) es un sistema que sugiere que un individuo está mejor posicionado si prioriza sus responsabilidades personales, para soportar sus responsabilidades sociales.

2. En este sentido debería:

1. Prioriza tu tiempo y define tus objetivos personales

2. Organiza las cosas necesarias para tener éxito (familia y finanzas)

3. Streamlining (racionaliza). Cosas que no te gusta hacer, pero debes (trabajo)

4. Economiza. Cosas que debes hacer pero no son urgentes (el pasado o tareas de socialización)

5. Contribuye. Prestando atención al resto de las cosas que marcan la diferencia (obligaciones sociales).


Método Eisenhower... lo que es importante es en sí mismo urgente, y lo urgente es en sí mismo

importante

DescartadasDescartadas

Fijar una Fijar una

fecha límite fecha límite

y realizarlas y realizarlas personalmentepersonalmente

DelegarlasDelegarlas

Realizar Realizar

inmediatamente y de inmediatamente y de forma personalforma personal

Importante = f (valor para empresa)

Urg

ente

= f

(tie

mpo

)

SI

NO

NO

SI


Fija 10 tareas a realizar en los próximos días.

Sobre vuestra relación de tareas (TODO list)… clasifica por urgencia

e importancia

¿Cómo ahorras tu tiempo?¿Cómo ahorras tu tiempo?


5. Dilación, dejación, 5. Dilación, dejación, eternizacióneternización

DILACIÓN DILACIÓN = DESMOTIVACIÓN= DESMOTIVACIÓN

Hazlo ya...

1. Acción deliberada de dejar las cosas para mañana.

2. Efectos: pérdida de oportunidades, pérdida de tiempo, baja productividad o estrés creciente.

3. Causas de este mal hábito:1. Búsqueda del perfeccionismo,

sentimiento de que el resultado es constantemente insuficiente, o miedo a la disconformidad.

2. Ciclo vicioso: comodidad, insuficiencia y dilación.

DILACIÓNDILACIÓN

Cómo superarla...

1.Un primer paso: aunque necesita compromiso y energía… es mayor la energía necesaria para empezar que para continuar con el cambio.

DILACIÓNDILACIÓN

Cómo superarla...

1. Algunos consejos:1. Reconocimiento del problema:

escribe todas las excusas y justificaciones para darte cuenta.

2. Piensa en positivo para darle la vuelta: cuanto antes empiece, antes acabo…

3. Establece objetivos claros4. Prioriza las tareas5. Organiza tu agenda6. Compromiso con tus tareas y

plazos7. Premia tu rendimiento


6. Delegación6. Delegación

DELEGACIÓNDELEGACIÓN

Algunas pautas...

1. Delegar es repartir parte de tus responsabilidades y funciones (en el seno de un equipo) donde quien delega debe actuar como un coach (entrenador) con la persona en quien delega.

2. Las responsabilidades también se delegan.

DELEGACIÓNDELEGACIÓNAlgunas pautas...

1. Responsabilidad y delegación:1. Responsabilidad operativa, la

que se delega. Se hace por delegación.

2. Responsabilidad gerencial, la que no se delega.

• Selección de la persona adecuada en quien delegas

• Formación e información que le ofreces para poder desarrollar su propósito

• Supervisión:• De comportamientos

(continuamente)• De resultados (puntual y

periódicamente)


7. La propuesta del GTD7. La propuesta del GTD

GETTING GETTING THINGS DONE (GTD)THINGS DONE (GTD)

Consigue que las cosas se hagan...

1. Sistema impulsado por David Allen, en su libro…

2. GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.

GETTING GETTING THINGS DONE (GTD)THINGS DONE (GTD)

Ready for Anything, David Allen.

“Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones se requieren en tus tareas cuando aparecen —

no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y

sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para

conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en

cualquier momento."

GTD: FasesGTD: Fases

1. RECOPILAR...

1. Depositar en "cubos" externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento.

2. Tras el procesamiento, todos los "cubos" deberían vaciarse al menos una vez por semana.

3. Objetivo: vaciar mi mente.4. Un cubo es el soporte: Outlook,

gestor de tareas, listas de notas, libretas…


2. PROCESAR...

1.Regla de los dos minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente".

2.Los 2 minutos son orientativos.

GTD: FasesGTD: Fases2. PROCESAR... ¿Cómo?

1. Empezar siempre por el principio2. No procesar más de un elemento a la vez.3. No enviar de vuelta al "cubo" a ningún

elemento.4. Si un elemento requiere de una acción para

ser realizado:• Si lleva menos de dos minutos, hazlo.• Si no es tu tarea, delégalo

adecuadamente.• Posponlo.

5. Si un elemento no requiere una acción,• Archívalo como referencia.• Deséchalo si no es procedente.• Déjalo en cuarentena si no puedes

llevarlo a cabo en ese momento.


3. ORGANIZAR...

1. Se proponen dos instrumentos:• Agenda: sólo para tareas, citas o

reuniones con fechas bien determinadas (hard landscape)

• Lista de tareas… TODO list.2. ¿Cómo organizamos nuestras listas de

tareas? Grupos homogéneos:• Acciones próximas• Proyectos• En espera• Algún dia/Quizás

GTD: FasesGTD: Fases3. ORGANIZAR...

1. ¿Qué suponen estos grupos homogéneos?• Acciones próximas: Para todo

elemento que requiere tu atención, se define el próximo hito… por ejemplo, para redactar un informe, necesito una reunión previa con X (hito). Se organizan según el contexto: trabajo, hogar…

• Proyectos: Todo conjunto abierto de tareas que no están concluidas. Su revisión periódica genera Acciones Próximas.


1. ¿Qué suponen estos grupos homogéneos?• En espera: Para acciones que has

delegado y estás en espera del retorno.

• Algún día/Quizás: Cosas que te interesan pero para las que no hay tiempo, por ejemplo, mejorar mi francés…


Sobre tu lista de tareas (recopilación) elabora las fases de PROCESA y

ORGANIZA…


1. Punto crítico: Sistema de revisión fácil, simple y amigable.

2. Desde a un trozo de papel hasta un software de GTD.

3. Se propone un orden alfabético… como sistema más simple de acceso al seguimiento.

SEGUIMIENTO CON GMAIL…• …Bryan Murdaugh "Getting Things Done with Gmail“

http://spaceagewasteland.com/gtd%20with%20gmail.pdf • …GTD Inbox extension: http://www.gtdgmail.com/

http://spaceagewasteland.com/gtd%20with%20gmail.pdf

http://www.gtdgmail.com/


1. Allen propone un sistema de 43 carpetas

2. 12 carpetas MENSUALES3. 31 carpetas (representando los días

del mes)4. Cada día revisas la carpeta, la vacías y

la colocas en el mes siguiente.5. Para tareas futuras, las colocas en

forma de recordatorio, y te olvidas hasta el día correspondiente.


REVISAR...

1. Cualquier sistema requiere de revisión.

2. La revisión mínima es semanal para el sistema de organización GTD (a principio o final de semana).

3. Diariamente asumimos las carpetas diarias para revisar tareas y recordatorios.


HACER...

1. Malas señales… si dedicamos mucho tiempo a organizar, y poco a hacer

2. La organización y planificación debe ser sencilla, debe promover la acción y desincentivar la dejadez y saturación

Gracias por vuestra atención.

Taller Gestión del Tiempo - Oct 09

Business

Transcript of Taller Gestión del Tiempo - Oct 09