MANUAL PARA EL PARTICIPANTE DEL TALLER EN ... - 148.245.1.83
Taller de Administración Del Tiempo (Manual Del Participante)
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Taller:Administración del tiempo
Índice de contenidos
Taller: Administración del tiempo
Carta descriptiva:
Gerencia de FormaciónInformación confidencial de CANTV. Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Propiedad de CANTV
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Contenido: Página:Carta descriptiva:
1. Créditos.
2. Información instruccional.
Orientación de la empresa.
Módulo I: Administración del tiempo.
1. El valor del tiempo.
2. Herramientas para planificar la distribución del tiempo.
3. Criterios para establecer prioridades.
4. Creación de listas de chequeo.
5. Tips para tener una agenda y aprovecharla.
6. El manejo de documentos físicos y electrónicos (mi
archivo personal).
7. Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo
de los demás.
8. Manejo del teléfono y del correo electrónico.
9. Los mapas mentales y su utilidad en la organización del
tiempo.
10. El proyecto de vida como herramienta de planificación.
236
912162224
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29
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37
43
Taller:Administración del tiempo
Créditos:
Experto en contenido: Gustavo Salazar.Diseñador (es)
instruccionales:Gustavo Salazar.
Facilitador (es)Adrina Avila
Dana AtanceValidación del contenido
Gerencia de Formación
Cantv.
Gustavo Salazar.
Información instruccional.
Objetivo General de
la acción de
formación:
Al finalizar la acción de formación el participante estará en
capacidad de analizar costumbres y actitudes actuales
relacionadas con el manejo del tiempo y descubrir maneras
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Taller:Administración del tiempo
Información instruccional.
eficaces de emplearlo en el trabajo y en la vida en general.
Objetivos
específicos de la
acción de
formación:
Conocer el valor del tiempo
Identificar herramientas para planificar la distribución del
tiempo
Conocer criterios de mayor aceptación para la priorización de
las actividades.
Emplear listas de chequeo o verificación de actividades.
Administrar correctamente una agenda.
Organizar un archivo personal clasificando documentos
electrónicos y físicos.
Conocer las características de un equipo de trabajo óptimo
Usar adecuadamente el teléfono y el correo electrónico.
Aplicar mapas mentales para optimizar el uso del tiempo.
Estructura de
contenido:
Módulo I: Administración del tiempo.
1. El valor del tiempo.
2. Herramientas para planificar la distribución del
tiempo.
3. Criterios para establecer prioridades.
4. Creación de listas de chequeo.
5. Tips para tener una agenda y aprovecharla.
6. El manejo de documentos físicos y electrónicos (mi
archivo personal).
7. Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al
tiempo de los demás.
8. Manejo del teléfono y del correo electrónico.
9. Los mapas mentales y su utilidad en la
organización del tiempo.
10. El proyecto de vida como herramienta de
planificación.
Población
objetivo:
Trabajadoras y trabajadores del grupo de empresas CANTV.
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Taller:Administración del tiempo
Información instruccional.
Conocimientos
previos:No Aplica
Modalidad: Presencial.
Tipo de acción
formativa:Teórico - Práctico
Capacidad: Máximo: Quince (15) participantes.
Mínimo: Diez (10) participantes.
Estrategias
instruccionales:
Exposición con apoyo de presentación electrónica, técnicas
grupales de integración y análisis de materiales audiovisuales.
Materiales
instruccionales:
Manual del participante.
Recursos
instruccionales:
Presentación en formato power point / impress, marcadores y
pizarra.
Fuentes
bibliográficas:
Barroso, Manuel, Autoestima Ecología o Catástrofe, Editorial
Galac, Caracas, 1987.
Bichachi Susana, (2007) El uso de las listas de chequeo
(check list) como herramienta para controlar la calidad de la
ley disponible en:
http://www.consejomujeres.gba.gov.ar/doc/check_lista.pdf
Buzan, Tony, El Libro de los Mapas mentales, Ediciones Urano,
Barcelona (España), 1996.
De Montes, Zoraida, Mas Allá de la Educación, Editorial Galac,
Caracas (Venezuela), 1997.
Díaz Alvaro Los Mapas de Ideas y los Procesos
Lectoescriturales
Capítulo 10 del Libro: Aproximación al Texto Escrito. Alvaro
Díaz
Cuarta Edición, Editorial Universidad de Antioquia.
Horovitz, Jacques, La Calidad del Servicio. Editorial McGraw
Hill, 1991, Madrid, España, 1991.
Instituto Mexicano de Control de Calidad, IMECCA, Formación
de facilitadores para el trabajo en grupo, Módulo III, México,
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Taller:Administración del tiempo
Información instruccional.
Marzo, 1998.
Losada, José Vicente, Sobre Mapas, Modelos Mentales y
Paradigmas, Artículo, Revista Virtual "ANCLAJE", pnlnet.com,
www.pnlnet.com/anclaje/
Paredes y Asociados Cía. Ltda. Seminario Taller
Administración de Procesos. Panamá Mayo de 1999
Robbins, Stephen P., Comportamiento Organizacional, Teoría
y Práctica. Séptima Edición. Editorial Prentice Hall, México
1996.
Ramírez, Tulio, Cómo hacer un Proyecto de Investigación,
Editorial Panapo, Caracas, 1999.
Thompson, Phillip C.. Círculos de Calidad. Cómo hacer que
funcionen. Grupo Editorial Norma. Primera Edición. Colombia
1994.
Vásquez Nelson (2006) La importancia empresarial del trabajo
en equipo, disponible en:
http://www.dinero.com/wf_InfoArticulo.aspx?idArt=27463
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Taller:Administración del tiempo
Taller: Administración del tiempo
Orientación de la empresa:
MisiónSer una empresa socialista operadora y proveedora de soluciones integrales de
telecomunicaciones e informática, reconocida por su capacidad innovadora,
habilitadora del desarrollo sustentable y de la integración nacional y regional,
comprometida con la democratización del conocimiento, el bienestar colectivo,
la eficiencia del estado y la soberanía nacional.Visión Ser una empresa socialista operadora y proveedora de soluciones integrales de
telecomunicaciones e informática, reconocida por su capacidad innovadora,
habilitadora del desarrollo sustentable y de la integración nacional y regional,
comprometida con la democratización del conocimiento, el bienestar colectivo,
la eficiencia del estado y la soberanía nacional.
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Taller:Administración del tiempo
Taller: Administración del tiempo
Introducción al curso
Principios y valores de la nueva CANTV:
EFICIENCIA:
Cumplimos con los compromisos que establecemos y respondemos profesionalmente por nuestras acciones, realizando las actividades con altos niveles de excelencia, calidad y productividad.
Impulsamos la optimización de los procesos, hacemos uso adecuado de los recursos y mejoramos continuamente lo que hacemos y como lo hacemos..
Profundizamos en el conocimiento y el autodesarrollo que nos permita brindar un soporte adecuado a las propuestas que realizamos.
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Taller:Administración del tiempo
Introducción:
Introducción:
Desde la antigüedad el hombre se ha dado a la tarea de buscar la
perfección y la administración y optimización de la utilización del
tiempo ha sido un verdadero reto para los científicos, cada semana
posee un total de 168 horas de las cuales empleamos 56 para dormir y
el resto que suma 112 se convierte en nuestro dolor de cabeza, la
mayoría de las personas ejerce diversos roles, jefe, trabajador, esposo,
hijo, etc. y cada rol requiere la dedicación de cierta cantidad de horas,
no obstante el trabajo ocupa gran parte de nuestro tiempo y como
miembros de la comunidad las trabajadoras y trabajadores de CANTV
han manifestado su interés en recibir herramientas que les permitan
mejorar su administración del tiempo, es por ello que en esta acción
formativa se compartirán varias herramientas y métodos para mejorar
la utilización del valioso elemento de la vida “el tiempo”.
La administración del tiempo es un verdadero reto para cualquier
profesional, si bien es cierto que muchas veces no se jerarquizan las
actividades entre urgentes e importantes, es importante elaborar
planes de trabajo que establezcan límites para completar las
actividades o tareas asignadas.
Se ha demostrado que el establecer límites para realizar una actividad
genera presión en la trabajadora o trabajador, pero permite medir la
efectividad al realizar una tarea asignada, de igual manera al trabajar
en proyectos se debe fijar la duración de las actividades que permitan
completar la fase en ejecución.
En definitiva la difusión de este tipo de talleres permite que las
trabajadoras y trabajadores mejoren sus niveles de desempeño y
logren el máximo aprovechamiento de su jornada laboral.
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Taller:Administración del tiempo
Taller: Administración del tiempo
Módulo I: Administración del tiempo.
Principios y valores de la nueva CANTV:
VOCACIÓN DE SERVICIO:
Sentimos satisfacción y pasión por brindar la mejor
atención y calidad de servicio, teniendo claro nuestro rol
como servidores públicos.
Nos comprometemos a “entender, atender y
resolver” las necesidades de aquellos a los que servimos,
orientándonos permanentemente a su satisfacción y a
superar sus expectativas.
Módulo I: Administración del tiempo.
El valor del tiempo.
El valor del tiempo .
Si existe algo que debemos apreciar en nuestra vida es el tiempo.
Apreciarlo, por su importancia y porque su incorrecta gestión, puede
influir negativamente en la toma de decisiones, en el trabajo realizado,
en abordar nuevas o viejas relaciones
y en definitiva, en la marcha de
nuestra vida. El tiempo es inflexible,
pasa y no se detiene, aunque a veces
tengamos la sensación de todo lo
contrario. Es, en apariencia, una
variable que no podemos modificar.
No podemos, alargarlo, estirarlo, comprarlo o detenerlo. Sin embargo,
podemos llegar a controlarlo.
Seguro que cualquiera conoce a personas excesivamente atareadas,
cargadas de trabajo que exclaman una y otra vez "no tengo tiempo", "me
faltan horas" y expresiones parecidas. ¿Es el tiempo el que nos controla
o podemos controlarlo nosotros a él? Esa es la cuestión que cualquier
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Taller:Administración del tiempo
Módulo I: Administración del tiempo.
El valor del tiempo.
persona debería plantearse. En nuestra vida las actividades deben
ordenarse de acuerdo a su nivel de importancia, en primer lugar debe
ser realizado lo importante, en segundo lugar lo urgente. Si actuamos en
el orden inverso nunca lo urgente nos permitirá realizar lo importante, y
así aquello que valoramos será postergado y posiblemente nunca se
realizará.
El tiempo posee ciertas características, entre las cuales destacan las siguientes:
1. El tiempo pasa rápidamente.2. El tiempo que ha pasado nunca retornará, ni puede ser
compensado. 3. El tiempo es la cosa más preciosa que poseemos.
De hecho, perder el tiempo es mucho más peligroso que malgastar el
dinero, porque a diferencia del dinero el tiempo no puede ser
compensado. Tener tiempo libre es una bendición a menudo pasada por
alto, y no apreciada por mucha gente. Un viejo proverbio Sufi dice: “Hay
dos favores de la providencia que son olvidados por muchos: la salud y
el tiempo libre.” Esto indica lo importante que es hacer todo lo posible
para hacer del tiempo el mejor uso posible y en cosas útiles. Es por ello
que para ganar el juego de la vida es necesario realizar un plan realista
que nos ayude a lograr nuestros objetivos y responsabilidades,
incluyendo también lugar para el relax y el esparcimiento, pues trabajar
nada más sin esparcimiento nos hace poco eficientes.
La esencia de la administración del tiempo no está en vigilar nuestro
reloj constantemente, en mantener horarios rígidos, o en completar
cualquier tarea en el menor tiempo posible. Lo verdaderamente
importante es asegurarnos que nuestras actividades diarias, nuestras
acciones y metas a corto plazo están fundamentadas en los valores,
sueños y metas a largo plazo que queremos que guíen nuestras vidas.
De nada nos sirve ser eficientes en nuestras actividades diarias si éstas
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Taller:Administración del tiempo
Módulo I: Administración del tiempo.
El valor del tiempo.
no nos están ayudando a materializar nuestros sueños o vivenciar
nuestros valores. Es más, es posible ser muy eficiente en el desarrollo
de nuestras actividades diarias y aun así ser poco productivos y
experimentar frustración en nuestras vidas.
Einstein decía que el tiempo es una secuencia de eventos en la cual
estos eventos, estos acontecimientos, ocurren unos tras otro, del
pasado al presente, al futuro. Esta es una de las definiciones más
completas y prácticas, puesto que identifica el elemento o la unidad
básica del tiempo: los eventos. Así que la clave para administrar el
tiempo con éxito no es administrar horas, minutos o segundos, sino
administrarnos nosotros mismos y administrar nuestras acciones.
Entonces, si deseas comenzar a tomar control de tu tiempo y tu vida, te
voy a sugerir los siguientes tres pasos:
1. Toma un pedazo de papel y un lápiz y comienza por
identificar aquellos sueños y metas que deseas alcanzar y
por los que estás dispuesto a trabajar por el resto de tu vida,
si fuese necesario. En otras palabras, aquellas cosas que son
realmente importantes para ti. Asegúrate que todas las áreas
de tu vida se encuentren representadas en esta lista.
2. Asigna una fecha para la cual te gustaría ver realizada cada
una de estas metas. No te preocupes si esta fecha esta a dos
o más años de distancia. Recuerda que aquello
verdaderamente importante tomará tiempo.
3. 3. Identifica todas las metas a corto plazo, objetivos
intermedios, acciones y actividades que puedas llevar a cabo
a diario, que te puedan ayudar a alcanzar tus metas mayores.
Este es uno de los pasos más importantes. Una gran meta
que no pueda traducirse en actividades diarias no tiene
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Módulo I: Administración del tiempo.
ningún sentido, ya que son las actividades diarias las que
producirán acción. Sólo si das estos tres pasos y actúas,
podrás estar seguro que hay una correspondencia entre tus
actividades diarias, sueños, metas y valores. Recuerda que
sólo cuando tus actividades diarias estén de acuerdo con tus
prioridades más importantes, podrás experimentar un
verdadero equilibrio en tu vida.Herramientas para planificar la distribucióndel tiempo.
Si el orden es un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar, la
planificación de nuestro tiempo sería: un tiempo para cada cosa y
cada cosa en su tiempo. Dos necesidades se ponen de manifiesto:
saber en que orden podemos realizarlas y que tiempo aplicaremos a
cada una de ellas. De la misma manera
que cuando vamos a comprar miramos
el precio y vemos si podemos o no
comprar lo que queremos; cuando
queramos emplear nuestro tiempo, será
necesario saber (aproximadamente)
cuanto tiempo utilizamos rara realizarlas; es posible que tengamos
muchas sorpresas; la mayoría de nosotros creemos que pasamos
cinco minutos para afeitarnos cuando en realidad pasamos diez.
Una de las herramientas de planificación del tiempo más utilizada es
una lista por orden de importancia, de más a menos. La tendencia
general es comenzar por lo más fácil, lo más agradable o por lo
supuestamente más urgente; y es que a nadie le gusta martirizarse.
El inconveniente es que si dejamos lo más importante para más
tarde, corremos el riesgo de no realizarlo, por lo que muchas veces
creemos que estamos haciendo lo mejor pero lo que hacemos es
posponer alguna tarea o actividad que debemos realizar cuanto
antes.
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Taller:Administración del tiempo
Módulo I: Administración del tiempo.
Herramientas para planificar la distribucióndel tiempo.
Establecer una lista por orden de importancia es muy personal; cada
persona da más o menos importancia a cada cosa. Habrá que
reflexionar muy en serio a ese orden de importancia; es lo mismo
que saber que productos son de primera necesidad y cuales son
superfluos; no vamos a comprarnos un macetero si no tenemos
bastante dinero para comer. Establecer este orden, no es nada fácil,
e incluso puede evolucionar con el tiempo. En el fondo se trata de
saber lo que es realmente importante para nosotros; lo que
queremos, para poder confrontarlo con la posibilidad de hacerlo.
Tampoco tenemos que dejar impresionarnos por los trabajos
enormes que nos parecen imposibles: para comprar un piso a menos
de poseer una importante cantidad de dinero (lo que es bastante
raro), lo compramos a plazos, o ahorramos; para las cosas
demasiado importantes en cuanto al tiempo necesario, podemos
hacer igual, media hora o una hora por día para hacer esto o aquello,
o acumular unos días y hacerlo de golpe.
Una vez establecida la lista de cosas importantes y menos
importantes, bastará determinar el tiempo que vamos a aplicarles.
Con las urgencias haremos igual, teniendo en cuenta que las
verdaderas urgencias sólo son las importantes. Es también
conveniente establecer una lista con las personas con las que
trabajamos o vivimos, para la organización del trabajo y la vida de
pareja; lo que nos evitará discusiones inútiles sobre lo que hubiesen
o no tenido que hacer en tal o cual caso. Para terminar diremos que
perder diez minutos en planificar nuestro empleo del tiempo puede
hacernos ganar tiempo y sobre todo tranquilidad. El esfuerzo
necesario para organizar nuestro tiempo, merece que le apliquemos
el rigor y disciplina necesarios. Saber lo que hacemos con nuestro
tiempo es saber lo que hacemos con nuestra vida.
Es importante destacar que existen múltiples herramientas para la
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Taller:Administración del tiempo
Módulo I: Administración del tiempo.
planificación del tiempo, no obstante hemos escogido las más
difundidas y cuyo uso ha sido comprobado con el pasar de los años,
para efectos prácticos del taller hemos diseñado un cuadro
comparativo de las herramientas con mayor difusión:
Nombre de la herramienta
Breve explicación de la misma
Procedimiento para su empleoAplicabilidad en el
trabajo o vida personal
DIA
GRA
MA
DE
PARE
TO.
Gráfico cuyas barras verticales están ordenadas de mayor a menor importancia, estas barras representan datos específicos correspondientes a un problema determinado, la barra más alta esta del lado izquierdo y la más pequeña, según va disminuyendo de tamaño, se encuentra hacia la derecha
1. Decidir qué problemas se van a investigar y cómo recoger los datos. 2. Diseñar una tabla de conteo de datos (totales). 3. Elaborar una tabla de datos. Lista de ítems · Totales individuales · Totales acumulados · Composición Porcentual · Porcentajes acumulados 4. Organizar los ítems de mayor a menor. 5. Dibujar dos ejes verticales y uno horizontal 6. Construir un diagrama de barras. 7. Dibujar la curva acumulada (curva de Pareto). 8. Escribir cualquier información necesaria.
Ayuda a dirigir mayor atención y esfuerzo a problemas realmente importantes, o bien determina las principales causas que contribuyen a un problema determinado y así convertir las cosas difíciles en sencillas. Este principio es aplicable en cualquier campo, en la investigación y eliminación de causas de un problema, organización de tiempo, de tareas, visualización del antes y después de resuelto un problema, o en todos los casos en que el efecto final sea el resultado de la contribución de varias causas o factores.
DIA
GRA
MA
DE
ISH
IKA
WA
Técnica de análisis de causa y efectos para la solución de problemas, relaciona un efecto con las posibles causas que lo provocan. USO
1. Ponerse de acuerdo en la definición del efecto o problema 2. Trazar una flecha y escribir el “efecto” del lado derecho 3. Identificar las causas principales a través de flechas secundarias que terminan en la flecha principal 4. Identificar las causas secundarias a través de flechas que terminan en las flechas secundarias, así como las causas terciarias que afectan a las secundarias 5. Asignar la importancia de cada factor 6. Definir los principales conjuntos de probables causas: materiales, equipos, métodos de trabajo, mano de obra, medio ambiente (4 M`s) 7. Marcar los factores importantes que tienen incidencia significativa sobre el problema 8. Registrar cualquier información que pueda ser de utilidad
Se utiliza para cuando se necesite encontrar las causas raíces de un problema. Simplifica enormemente el análisis y mejora la solución de cada problema, ayuda a visualizarlos mejor y a hacerlos más entendibles, toda vez que agrupa el problema, o situación a analizar y las causas y subcausas que contribuyen a este problema o situación. OTROS NOMBRES · Diagrama de espina de pescado · Diagrama Causa Efecto
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Taller:Administración del tiempo
Nombre de la herramienta
Breve explicación de la misma
Procedimiento para su empleoAplicabilidad en el
trabajo o vida personal
DIA
GRA
MA
DE
COM
PORT
AM
IEN
TO Herramienta que
permite graficar los puntos del comportamiento de una variable, de acuerdo a como se van obteniendo
1. Decidir qué problema se va a monitorear y cómo se van a recoger los datos 2. Mantener el orden de los datos, tal como fueron recolectados 3. Dibujar un eje vertical y uno horizontal (Eje X Tiempo - Eje Y Medida) 4. Marcar los puntos. Un punto marcado indica ya sea la medición o cantidad observada en un tiempo determinado 5. Unir las líneas de puntos 6. Escribir en el diagrama cualquier información necesaria
Para representar visualmente el comportamiento de una variable · Evaluar el cambio de una proceso en un período NOMBRES · Diagrama de Tendencias
EL H
ISTO
GRA
MA
El histograma ilustra la frecuencia con la que ocurren cosas o eventos relacionados entre si. Se usa para mejorar procesos y servicios al identificar patrones de ocurrencia. Se trata de un instrumento de síntesis muy potente ya que es suficiente una mirada para apreciar la tendencia de un fenómeno
Procedimiento de elaboración:
1. Reunir datos para localizar por lo menos 50 puntos de referencia. 2. Calcular la variación de los puntos de referencia, restando el dato del mínimo valor del dato de máximo valor. 3. Calcular el numero de barras que se usaran en el histograma (un método consiste en extraer la raíz cuadrada del numero de puntos de referencia). 4. Determinar el ancho de cada barra, dividiendo la variación entre el numero de barras por dibujar. 5. Calcule el intervalo o sea la localización sobre el eje X de las dos líneas verticales que sirven de fronteras para cada barrera. 6 Construya una tabla de frecuencias que organice los puntos de referencia desde el mas bajo hasta el mas alto de acuerdo con las fronteras establecidas por cada barra. 7 Elabore el histograma respectivo. Los histogramas mas fáciles de entender tienen no menos de 5 barras y no mas de 12. De acuerdo con la gráfica obtenida podemos apreciar distintos tipos de histograma: normal, bimodal, de dientes rotos o de peine, cortado y distorsionado.
El histograma se usa para:
. Obtener una comunicación clara y efectiva de la variabilidad del sistema. . Mostrar el resultado de un cambio en el sistema . Identificar anormalidades examinando la forma . Comparar la variabilidad con los limites de especificación
Es importante destacar que estas herramientas son referenciales y
que cada persona puede emplear la que más le agrade o incluso
combinar parte de cada herramienta y diseñar una propia,
Módulo I: Administración del tiempo.
Criterios para Todos nosotros hemos visto nuestros escritorios llenos de memos,
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Taller:Administración del tiempo
Módulo I: Administración del tiempo.
establecer prioridades.
Criterios para establecer prioridades.
nuestro buzón de correos a reventar y gran cantidad de papeles, hemos
oído sonar el teléfono, y hemos visto abrirse la puerta, ¡todo al mismo
tiempo! ¿Recuerda el "sudor frío" que se siente? El autor William H.
Hinson nos explica por qué los domadores en el circo llevan una silla,
cuando entran en la jaula de los leones. Tienen sus látigos, por
supuesto, y también sus pistolas. Hinson dice que la silla es el
instrumento más importante del entrenador. La sostiene por el respaldo
y apunta las patas hacia la cara de la fiera. Los que saben de esto dicen
que el animal trata de concentrar su atención en las cuatro patas a la
vez. En el intento de concentrarse en las cuatro, le sobreviene una
especia de parálisis y se vuelve dócil, débil e incapaz, porque su
atención esta fragmentada.
Si usted está sobrecargado de trabajo, haga una lista de las prioridades
en una hoja de papel antes de llevar el asunto a su jefe para que el
establezca las prioridades. Al final de cada mes planee y establezca
prioridades para el siguiente mes. Cuando las pequeñas prioridades
demandan mucho de nosotros, surgen grandes problemas. Un
empresario de apellido Mckain dijo: "La razón por la que la mayoría de
las metas principales no se alcanzan es porque empleamos nuestro
tiempo haciendo primero las cosas secundarias". Hace algunos años un
titular de prensa hablaba de trescientas ballenas que murieron
repentinamente. Las ballenas perseguían sardinas y se quedaron
varadas en la bahía. Es por ello que empleando esta metáfora vemos
que muchas veces una situación considerada insignificante puede tener
consecuencias inimaginables
Un argumento que puede dar peso a la importancia de priorizar las
actividades en el trabajo es la ley de Parkinson, enunciada en 1957, la
cual afirma que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible
para que se termine en una burocracia motivada por dos factores que
son 'Un oficial quiere multiplicar sus subordinados, no rivales y Los
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Taller:Administración del tiempo
Módulo I: Administración del tiempo.
Criterios para establecer prioridades.
subordinados se crean trabajo unos a otros: Si usted tiene que escribir
una sola carta, le tomará un día hacerlo. Si usted tiene que escribir
varias cartas, las hará todas en un día. Cuál es el tiempo en que somos
más eficientes en el trabajo? ¡La semana anterior a las vacaciones! ¿Por
qué no podemos vivir y trabajar de la manera como lo hacemos antes
de dejar la oficina, tomar decisiones, arreglar el escritorio, devolver las
llamadas? En condiciones normales, somos eficientes (hacemos las
cosas correctamente). Cuando nos sentimos presionados por el tiempo
o las emergencias, nos volvemos efectivos (hacemos las cosas
debidas). ¿La eficiencia es el fundamento para la sobre vivencia, la
efectividad es el fundamento para el éxito. Ahora bien viendo la
importancia de la priorización de las actividades se propone un método
para organizar nuestras tareas y responsabilidades:
1. Elabora un listado de tus actividades cotidianas, detallando la
frecuencia y el tiempo que requiere cada una. Incluye, por
ejemplo, el trabajo, el estudio, estar con la familia, la rutina
doméstica. No excluyas el tiempo de traslado hacia esas
actividades, ya que muchas veces, esos minutos son los que te
impiden ser puntual o terminar lo previsto.
2. Agrega al listado las actividades que, si bien no son diarias,
realizas con regularidad: sesiones de gimnasio, deportes en el
club, compras para el hogar, visita al psicólogo, no olvides
escribir cuánto tiempo le dedicas a cada una y cuál es su
frecuencia aproximada
3. Suma al listado las actividades que, aunque no realizas con
periodicidad fija, de todos modos ocupan parte de tu vida:
salidas con amigos, encuentros con tu pareja, visitas a
familiares, hobbies, pasatiempos. Escribe cuánto es el tiempo
que idealmente quisieras dedicarle a cada una.
4. Construye una escala de prioridades para las actividades de tu
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Taller:Administración del tiempo
Módulo I: Administración del tiempo.
Criterios para establecer prioridades.
vida.
Te damos un ejemplo, prioridad A son todas aquellas
actividades que no puedes dejar de realizar porque
comprometerías desventajosamente tu vida cotidiana. Serán
prioridad A todas las actividades que de no realizarlas
perjudicarían tu salud física o psíquica, tu estabilidad laboral o
económica, tus afectos y relaciones más cercanas.
5. Las actividades de prioridad B serán aquellas que son
importantes para ti, pero que no son imprescindibles para el
desenvolvimiento de tu vida diaria.
6. Las actividades de prioridad C serán aquellas que si dejaras de
hacerlas no afectarían inmediatamente tu vida, pero le restarían
diversión y crecimiento a mediano y largo plazo.
7. Finalmente en la prioridad D se incluyen aquellas actividades
que realizas sin necesidad ni gusto y sostienes sólo por la fuerza
de la costumbre o de la obligación, por llenar el tiempo o evitar
el aburrimiento
8. Esta escala de prioridades es solamente un ejemplo. Construye
tu propia escala personal, de acuerdo a la singular importancia
que atribuyes a las cosas de tu vida.
9. El siguiente paso será asignarle una letra de tu escala de
prioridades a cada actividad que describiste en el listado, según
su importancia para ti.
10.Entiende que prioridad A puede ser tanto la actividad rutinaria
del trabajo como un hobbie que ejercitas una vez al mes.
11. Intenta no tener prejuicios y prioriza según tu sentir más sincero
y libre. Recuerda que es tu vida la que está en juego.
12.Finalmente toma el calendario del mes y vuelca en él tus
actividades, distribuyendo en primer lugar las de prioridad A y
luego las de prioridad B. Evita incluir actividades del tipo D y
déjate ese tiempo libre para hacer todas las actividades del tipo
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Taller:Administración del tiempo
Módulo I: Administración del tiempo.
Criterios para establecer prioridades.
C que agregarán alegría a tu vida.
Adicionalmente a la herramienta vista arriba esta otras que se
comentarán a continuación:
El análisis ABC es una técnica que consiste en agrupar las
actividades en grupos marcados A, B y C, las actividades
consideradas más importantes irán en el grupo A y las menos
relevantes irán en el grupo B, el análisis ABC con frecuencia se
combina con el análisis de Pareto
El análisis de Pareto En análisis de Pareto no es más que una
reformulación de la Parábola del Sembrador formulada por
Jesucristo. Estructura las tareas en dos grupos: el 80% y el 20%.
El 20% tiene el 80% de importancia, mientras que el 80%
restante apenas posee un 20% real de impacto. Al centrarse en
el 20% de tareas que concentran el 80% de importancia real, se
actúa sobre lo que realmente es determinante y crítico, en vez de
diluir el precioso día en minucias y superficialidades que
consumen tiempo sin aportar resultados.
Otra herramienta muy útil es el método POSEC cuyas siglas significan
Priorizar, Organizar, Simplificar, Economizar y Contribuir. Este modelo
sugiere que si atiendes tus responsabilidades personales en primer
orden, como individuo estarás mejor posicionado para responder a las
responsabilidades colectivas. Implícitamente refleja la jerarquía de
autorrealización que propuso Abraham Maslow:
Priorizar: Tu tiempo y definir tu vida por objetivos.
Organizar: Cosas que tú tienes que lograr de forma regular para ser
exitoso (familia e ingresos).
Simplificar: Cosas que a ti puede que no te guste hacer, pero que tienes
que hacer (trabajo y quehaceres).
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Módulo I: Administración del tiempo.
Criterios para establecer prioridades.
Economizar: Cosas que podrían gustarte hacer o no, pero por las que no
hay urgencia (socializar y recreación).
Contribuir: Al poner atención en unas pocas cosas que hacen una gran
diferencia (obligaciones sociales).
Adicionalmente el método permite evaluar las actividades entre
importantes y urgentes que se colocan en un cuadrante y se evalúan de
acuerdo al gráfico adjunto:
Gráfico extraído de: www.comotenersiempretiempo.com
Así, tenemos actividades que caen en el nivel de urgente/importante y
otras no urgente/importante. E igualmente, algunas no
importante/urgente y unas sin urgencia ni importancia. En función de
este cuadrante asignamos nuestro tiempo. Lógicamente, el mayor
tiempo se lo deben llevar las actividades urgentes e importantes y
luego, dar preferencia a las no urgentes/importantes y en tercer lugar a
las urgentes/no importantes, las que, de ser posible, deben ser
delegadas. Por último, prácticamente reducir al máximo el tiempo que
dedicamos a las actividades no urgentes/no importantes.
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Criterios para establecer prioridades.
Otro método muy útil para la jerarquización de las actividades y aparece
en su obra liderazgo dorado, y consiste en los siguientes pasos:
1. Clasifica la tarea en términos de importancia de la siguiente
manera:
Importancia Puntaje asignadoCrítica 5 puntosNecesaria 4 puntosImportante 3 puntosÚtil 2 puntosMarginal 1 punto
2. Decide la urgencia de la tarea en cuanto a cuando debe llevarse
a cabo:
Tiempo de ejecución Puntaje asignadoEn este mes 5 puntosEl próximo mes 4 puntosEste trimestre 3 puntosEl próximo trimestre 2 puntosAl final del año 1 punto
3. Multiplica el puntaje de importancia por el puntaje de urgencia.
Por ejemplo, 5 (crítica) por 5 el próximo mes = 20
Entonces evalúo cuando debo llevar a cabo la tarea empleando la
escala siguiente: A= resultado entre 16 y 25 debo realizar esta actividad
antes del fin de este mes B= resultado entre 9 y 15 esta tarea es
importante y debe terminarse para el fin del trimestre y C= resultado
entre 1 y 8 es una tarea de baja prioridad debe terminarse para el fin de
año.
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Módulo I: Administración del tiempo.
Criterios para establecer prioridades.
Creación de listas de chequeo.
Creación de listas de chequeo.
Como se indico en puntos anteriores una de las formas más básicas de
establecer prioridades es el uso de una lista, pero la lista de chequeo es
una herramienta que va un poco más allá de
una simple relación de eventos, esta
rudimentaria herramienta en comparación con
los adelantos tecnológicos es de gran utilidad
y es entendida por Bichachi (2007):” como un
listado de preguntas en forma de cuestionario
que sirve para verificar el grado de
cumplimiento de determinadas reglas
establecidas con un fin determinado”, haciendo un análisis más amplio
de esta definición es un instrumento que permite contrastar una serie
de actividades a realizar y marcar en ella aquellas que se han
completado.
Es de vital importancia entender que es una lista de chequeo y cual es
su aplicabilidad. Existen muchos formatos de listas de chequeo para
diversas actividades ó equipos, sin que esto quiera decir que podemos
tomar una de estas y aplicarla en un equipo ó actividad similar, cada
quien de acuerdo a sus necesidades deberá establecer los elementos
que deberá incluir en su lista de chequeo, para facilitar el uso de las
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Módulo I: Administración del tiempo.
Creación de listas de chequeo.
listas de chequeo damos unas instrucciones fundamentales para
elaborar una lista de chequeo genérica:
Los pasos para su elaboración su:
1. Debemos definir primero quien la elaborará (debe ser una
persona idónea) y para que queremos hacer la lista de chequeo,
que buscamos con esto, cual seria su aplicabilidad. Se debe
definir una única actividad ó una única máquina, a fin que la
lista de chequeo no sea extensa, no es aconsejable tener listas
de chequeo con mas de 10 ó 12 items. Una vez definido esto,
podemos buscar modelos, analizarlos y escoger el que mas nos
convenga ó hacer un hibrido de estos según el caso.
2. Observar el proceso, actividad ó equipo, en su normal
desempeño e ir detectando y registrando los peligros que se van
presentando. Esta observación es necesario hacerla durante
toda la actividad y operación e incluso en días diferentes ya que
las condiciones varian muchas veces de un día a otro.
3. El trabajador que opera la máquina, equipo, herramienta ó que
realiza una actividad específica, posee experiencia importante
que debemos aprovechar. Por lo tanto es necesario preguntarle
sobre los peligros que él detecta e igualmente comentarle sobre
los peligros que quien está elaborando la lista de chequeo ha
detectado para tener su opinión.
4. El supervisor es una persona que igualmente conoce los
procesos y las dificultades que se presentan en ellos, por eso es
necesario obtener toda la información posible, mediante
preguntas al respecto.
5. Analizar toda la información e ir haciendo un listado
describiendo los items que conformarán la lista de chequeo.
6. Filtrar la lista donde aparecen los items descritos, es decir,
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Módulo I: Administración del tiempo.
Creación de listas de chequeo.
anular aquellas que se han repetido ó unir en una varias que no
se requiere que aparezcan individualmente.
7. Establecer el formato que queremos utilizar y hacer un pequeño
manual de instrucciones. Es necesario que se disponga de un
encabezado, donde aparezca el nombre de la empresa, sección
de trabajo. Máquina, equipo, herramienta ó actividad (una sola
por lista de chequeo). Fecha, responsable. La lista de chequeo
como tal deberá contener al menos un número consecutivo para
los items a evaluar que no sean mas de 12, descripción del item,
evaluación del item que no implique cálculos sino que sea algo
de fácil aplicación como por ejemplo decir si es aceptable o no
aceptable la condición evaluada. Observaciones y
recomendaciones. Se puede adicionalmente establecer índices
comparativos entre las condiciones aceptables y no aceptables.
8. Realizar una prueba piloto con el formato y manual de
instrucciones, siendo aplicada por diferentes trabajadores.
9. Realizar retroalimentación de toda la información, a fin de hacer
ajustes de forma y contenido.
10.Estandarizar el formato a utilizar y aplicarlo de acuerdo con el
cronograma que se establezca.
11. Realizar retro alimentación periódica.
Tips para tener una agenda y aprovecharla.
La agenda es una herramienta de suma utilidad para todas las personas
por cuanto permite llevar en un solo registro, gran cantidad de
información personal y de trabajo, inclusive hay firmas de consultoría
que han desarrollado programas de organización del tiempo a través de
este mecanismo, entre ellas Franklin Covey que ha ideado un programa
de administración del tiempo a través de la agenda o planificador, en el
que se distribuyen las actividades a ejecutar de forma anual, mensual y
semanal para poder tener un control de estas tareas, no obstante en
este apartado no se hablará sobre el método de franklin covey, sino de
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Tips para tener una agenda y aprovecharla.
la importante herramienta de organización que es la agenda,
normalmente es una herramienta subutilizada, por cuanto nos
proponemos mantenerla al día por lo general al principio del año, pero
comúnmente a mitad del año ya ni nos acordamos de anotar en ella los
registros, adicionalmente con la aparición del correo electrónico y los
famosos smartphones que son mini computadoras que nos simplifican
la vida pero de ellos se hablará más adelante.
En las siguientes líneas se ofrecerán algunos tips sobre como emplear
una agenda de la mejor forma posible, ya que no siempre tendremos a
la mano un dispositivo electrónico y es recomendable mantener un
soporte en papel de cualquier dato que consideremos relevante,
particularmente pienso que una de las mejores formas de recordar las
cosas es anotándolas y por que no escribirlas en una agenda por ello, el
primer compromiso al llevar una agenda es anotar en ella datos que
consideremos relevantes.
A continuación se describe una lista con las diez funciones más
comunes de una agenda:
1. Registro personal de teléfonos y direcciones,
2. Registro de reuniones y citas
3. Calendario de actividades
4. Facilidad de crear cronogramas para ejecutar actividades
5. Función de recordatorio
6. Organizador de tarjetas de presentación
7. Planificador de actividades mensuales y semanales.
8. Bloc de notas
9. organizador de consultas y referencias
10.Facilidad para priorizar actividades.
Una ventaja de las agendas es que son herramientas esenciales y una
vez que tengas la agenda del año siguiente, descarta los días festivos,
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Tips para tener una agenda y aprovecharla.
los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esos son tus
tiempos comprometidos. Asegúrate de trasladar todos tus compromisos
de trabajo a la nueva agenda. Agrega todo plazo importante en el que
tengan que haberse cumplido las actividades. Súbitamente, el año en
blanco empieza a verse lleno. No obstante, aún es mucho el tiempo no
comprometido, y manejarlo bien debe ser tu prioridad.
Adicionalmente en nuestra agenda podemos incluir:
1. Una lista de actividades de una semana completa, tomada
con incrementos de 15 minutos cada una, facilitando de esta
manera la utilización efectiva del tiempo.
2. Esta comprobado y es un principio fundamental de la
planificación del tiempo, que toda hora que se usa en planificar
eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce
mejores resultados.
3. Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo
es planear el día siguiente.
4. Se debe hacer el intento, dentro de lo posible, de respetar las
actividades y compromisos establecidos. Aunque claramente día
a día van surgiendo inconvenientes que no nos permiten
ajustarnos a nuestra agenda al pie de la letra. Sin embargo, esto
no significa que organizar el día sea una pérdida de tiempo.
5. Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y
programas planeados, más que por la pura casualidad.
6. El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de
prioridad, así, los emprendedores usan su tiempo en relación a la
importancia de sus actividades.
7. El establecer un determinado tiempo o fecha límite, obliga al
resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la
tardanza.
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Tips para tener una agenda y aprovecharla.
8. Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los
objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta
donde sea posible.
9. Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la
repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo
como contestar o hace llamadas telefónicas.
10. El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar
correctamente el tiempo. El manejo de documentos físicos y electrónicos (Mi archivo personal).
El manejo de documentos físicos y electrónicos (Mi archivo personal).
Los archivos personales contienen información única e irremplazable,
son fuentes de incalculable valor para la investigación y reconstrucción
de los procesos históricos de los pueblos; de ahí la importancia de su
organización y conservación. El archivo personal es aquel que contiene
los documentos generados y recibidos por un individuo a lo largo de su
existencia, incluyendo todas sus funciones y actividades,
independientemente del soporte. No obstante y de acuerdo a lo antes
expuesto el control y registro de nuestros
propios documento es también de gran
importancia, entre ellos podemos encontrar
una gran diversidad de documentos, tanto de
carácter personal como oficial: actas, cédulas,
pasaportes, certificados de estudios, títulos
académicos o profesionales, escrituras
públicas, cartas, correspondencia oficial, recibos de pago, fotografías,
planos, tarjetas, recetas médicas, videos, cintas de audio y hasta
documentos electrónico
La teoría y práctica archivística establece tanto los principios como las
técnicas para organizar cualquier tipo de archivo. Por lo general se
encuentran desorganizados y sólo los propietarios pueden acceder a
ellos. Sin embargo, muchas veces, por carecer de una organización
adecuada, se desconoce qué documentos se guardan y por qué. La
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El manejo de documentos físicos y electrónicos (Mi archivo personal).
organización documental implica dos procesos vinculados: la
clasificación y la ordenación. La clasificación es el proceso intelectual
que consiste en agrupar clases o categorías de un conjunto de
documentos. La ordenación es la acción de unir de manera coherente
los grupos o unidades de un conjunto documental, siguiendo reglas o
criterios establecidos, que pueden ser: por asunto, numérico,
alfabético, alfanumérico, geográfico, onomástico, toponímico, entre
otros.
A nivel personal se sugiere disponer primero de un lugar seco y seguro
donde no puedan exponerse nuestros documentos a agentes
ambientales de forma directa sol, polvo, humedad, líquidos, etc., por
ejemplo podemos disponer de varias carpetas en las que distribuyamos
los documentos por ejemplo en personales, académicos, familiares,
legales, etc. en la carpeta de documentos personales podría ir nuestra
partida de nacimiento y de esposa e hijos , acta de matrimonio, copias
de la cédula de identidad, etc., en la carpeta de documentos
académicos podrían ir archivados las constancias de notas, titulo de
bachiller, soportes en original y copia de los certificados de cursos
realizados, copias en fondo negro del título universitario, en la carpeta
de documentos familiares podrían archivarse los documentos tales
como partida de nacimiento de nuestros padres, actas de matrimonio
de nuestros padres, partidas de nacimiento de familiares directos
hermanos, en la carpeta de documentos legales deberían archivarse los
documentos de propiedad de inmuebles, vehículo, acciones de club y
resorts, facturas de electrodomésticos en garantía, etc.
Otro aspecto muy importante a tener en cuenta es la organización de
nuestros documentos en la oficina, afortunadamente ya los archivos en
papel no son tan voluminosos como hace algunos años, ya que con el
correo electrónico se ha simplificado su almacenamiento, si esto es
cierto ahora debemos crear una estructura de carpetas dentro de
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El manejo de documentos físicos y electrónicos (Mi archivo personal).
nuestra cuenta de email a fin de optimizar el espacio en nuestro disco
duro, se sugiere crear carpetas por áreas, por ejemplo si trabajamos en
el área de recursos humanos e interactuamos, con los departamentos
de reclutamiento, selección y nómina es bueno crear una carpeta para
cada área, también es muy recomendable que por políticas de la
empresa se creen archivos de respaldo .PST a fin de desocupar el
espacio en nuestra bandeja de entrada ya que el buzón de correo
actualmente posee una capacidad limitada de almacenamiento
Otra forma de organizar los documentos es de acuerdo a su prioridad,
como sugerencia se podrían crear carpetas con alguna calcomanía de
color, por ejemplo los que deben solucionarse con mayor prontitud en
color rojo, las que le sigan en orden de importancia en color naranja y
las que se puedan posponer en color amarillo, es importante destacar
que la distribución de los colores queda a criterio del usuario,
La digitalización es otra alternativa para respaldar los documentos
empleando un scanner puedes respaldar en digital los documentos
considerados importantes, a continuación se presenta una lista de
recursos que nos permiten mantener actualizado nuestro archivo:
1. Emplear un PEN drive para llevar los documentos más
importantes de forma que puedan ser accesados desde
cualquier computador.
2. Poseer una agenda personal en la que lleves registradas
aquellas fechas o referencias a hechos importantes.
3. Mantener un captador de ideas que consiste en mantener una
pequeña libreta de anotaciones.
4. Crear un disco duro virtual, muchos servidores de correo ofrecen
a parte de la cuenta de e-mail un servicio adicional de disco duro
cuya capacidad puede variar dependiendo del operador y ofrece
versatilidad de almacenamiento.
Cómo trabajar Antes de considerar la situación ideal para el trabajo en equipo,
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en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás.Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás.
Cómo trabajar
debemos tener claro que una labor colectiva sincronizada y sobretodo
efectiva, es el deseo de cualquier gerente que haya logrado, o por lo
menos influido, en la implantación de un sistema de trabajo
armónico entre sus subordinados. No obstante esto no se obtiene por
arte de magia, sino que es un proceso complejo donde se comienza
por la interactuación de personas con diversos
caracteres y personalidad, que a medida que
pasa el tiempo, frente a las situaciones
laborales y errores propios, van
capitalizándolos y determinando las propias
habilidades de sus miembros para lograr un
objetivo propuesto. En esta última oración hay
una palabra clave tiempo, esto sumado a la
forma de administrar ese personal, es decir, liderazgo, va a generar un
verdadero trabajo en equipo que no es similar para todas las áreas de
una empresa; el “equipo” comercial o fuerza de ventas será muy
distinto al “equipo” de producción o al “equipo” administrativo, ya
que cada área requiere perfiles de competencias distintas en cada
colaborador o socio laboral de la compañía.
Esto se afirma, ya que para muchos no es nuevo, pero lo que si es
nuevo es que se demanda tiempo, para lograr la sinergia en un grupo
de colaboradores que obtienen resultados ante circunstancias
laborales ya vividas, puesto que cada integrante al haber pasado por
esa experiencia anteriormente, sabe (o debería saberlo) que acciones
debe tomar, pero cuando aparece un problema nuevo, el equipo debe
ser lo suficientemente flexible para cambiar la manera de hacer las
cosas y en ese momento es un grupo de trabajo que se esta
adaptando a la nueva situación, comprendiendo no sólo la dificultad
sino también la forma de enfrentarla y cuando pasan ya a unificar
acciones, allí nuevamente son equipos de trabajos, cuyo resultado no
será el más óptimo pero de seguro que ante una dificultad similar
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en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás.
Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás.
futura, el resultado será mejor que el anterior.
A parte de la diferenciación expuesta arriba entre grupo y equipo de
trabajo debemos considerar dos clasificaciones adicionales que son
equipos funcionales y equipos para resolución de problemas, el primer
grupo se definiría como un grupo de personas que realiza
cotidianamente una tarea, por ejemplo en una fábrica de televisores,
cuando en la línea de ensamblaje trabajan juntos en la manufactura de
un televisor, en estos equipos las funciones están bien definidas y cada
persona sabe cual es su rol para el logro del objetivo, el segundo grupo
es creado con la meta de resolver problemas y tomar decisiones, por
ello merecen atención especial, porque sus actividades son
particularmente importantes y porque la información relacionada a este
esfuerzo de equipo se obtiene más rápidamente que entre los equipos
funcionales.
Es evidente que la formación de equipos ha ido más allá de
simplemente ver las relaciones entre los individuos y proporcionar
retroalimentación a las personas. Los equipos son una fuente de
enriquecimiento y profundidad en la obtención de información en un
área de trabajo por cuanto desde cada individualidad se ve el negocio
con diferentes matices. Si se integran los equipos con personas con
diversa formación o mejor conocido como interdisciplinario, los
productos o resultados del trabajo colectivo serán más amplios y el
análisis más critico.
La formación de grupos de trabajo es una interesante tarea, por lo que
también puede ser aprovechada como un medio de motivación para los
empleados, involucrándolos en los sistemas de recompensas,
compensación y en la toma de decisiones de la organización,
(suponiendo que la dirección toma en serio las sugerencias de sus
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Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás.
empleados). Lo que también implicaría una mejor y mayor participación
de los integrantes del equipo en el trabajo, Creándose de esa manera
un compromiso sólido del trabajador hacia la empresa, lo que lo
motivaría a tener un mejor desempeño. Los grupos normalmente
tienden a tener muchos puntos en común: objetivos de grupos,
diferenciación de funciones, sistemas de valores, normas de
comportamiento, niveles de poder, influencia y grados de cohesión. Si
se logra alinear esos puntos en común con la Misión y Visión de la
empresa, existen altos niveles de probabilidad de que se desarrollaran
mejores relaciones interpersonales, se satisfacerán las metas
personales y se producirán otros dividendos positivos. Todo ello para
asegurar los logros personales y organizacionales de manera
simultánea. Actualmente los equipos de trabajo (o teamwork) son
considerados como herramienta imprescindibles para generar nuevas
ideas y mejores soluciones, especialmente en los niveles gerenciales
medios y altos de las empresas.
Algunos aspectos que no se pueden ver de forma aislada en el manejo
de equipos de trabajo son la motivación y la participación, dos
herramientas poderosas para crear interés dentro de cada equipo de
trabajo, así como también lo es el liderazgo fundamentado en propiciar
el fortalecimiento de las capacidades y destrezas tanto motrices como
intelectuales de las personas que trabajan para la organización. Esto
acompañado de una constante formación en cada área de experticia,
propiciando el alineamiento estratégico del personal con los
requerimientos de la empresa lo que redundará en la identificación con
los objetivos, procesos, estrategias, procedimientos, reglas, y
estándares de desempeño.
De acuerdo a lo escrito por Vásquez (2006) “Estos aspectos son
fundamentales para que el talento humano se encuentre sincronizado
con los requerimientos que en materia de innovación y creatividad se
necesitan para estar a la vanguardia de las nuevas tendencias
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Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás.
comerciales y tecnológicas del momento” de lo antes expuesto se
puede afirmar que la sincronización permitirá reducir al máximo los
rasgos de resistencia al cambio y en vez de ello crear equipos
autodirigidos y flexibles que puedan adaptarse e incluso anticiparse a
este cambiante y retador mundo de los negocios.
En otro orden de ideas un factor no menos relevante es la
complementariedad, que consiste en el grado de integración e
identificación del equipo de trabajo, de la cual dependerá la
coordinación de las actividades y la calidad de cada operación a
realizar. También es importante la labor de los especialistas al instaurar
equipos interdisciplinarios, pues estos enriquecen la fluidez del
conocimiento y pueden propiciar la participación de cada persona con
ideas creativas para beneficio de la organización. Los sistemas de
comunicación formales deben ir acordes con la flexibilidad que debe
tener toda empresa para adaptarse al cambio y deben estar
alimentados por los sistemas informales de cooperación y
comunicación que se generan en su interior. Los valores dentro de cada
equipo deben ser compartidos por todos sus integrantes puesto que de
ello depende la sostenibilidad de este en momentos de dificultad y son
generadores de mejores relaciones interpersonales y de trabajo,
requisito básico de coordinación.
No se debe perder de vista que toda organización es un sistema abierto
que interactúa con su entorno de diferentes maneras, y que como tal
debe explotar sus fortalezas, potencializar sus áreas débiles para
aprovechar las oportunidades que en materia de mercados se le
presentan y hacer frente con sus capacidades a las amenazas que el
ambiente económico, político y social le plantean; es precisamente aquí
que cada entidad debe trabajar en equipo para sacar provecho de cada
situación mediante la congruencia de los objetivos individuales con los
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Cómo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los demás.
objetivos organizacionales y de esta manera lograr ventajas
competitivas sostenibles, realizables y medibles que puedan ser
conservables en el tiempo.
La importancia que reviste el trabajo en equipo en nuestros días
sobrepasa cualquier estrategia, programa, plan o procedimiento en las
diferentes áreas funcionales de la empresa, ya que sin el concurso
decidido de las personas es imposible alcanzar los objetivos. Por esta
razón me solidarizo con aquellos que sostienen que las personas son el
activo más valioso de las organizaciones.
Manejo del teléfono y del correo electrónico.
La tecnología es un fenómeno social, y como tal, está determinada por
la cultura en la que emerge y podría determinar la cultura en la que se
utiliza. Podría, porque hay un mundo de diferencia entre lo que la
tecnología puede hacer y lo que una sociedad escoge hacer con ella,
eso va a depender del análisis individual y de la capacidad intelectual
del usuario. La sociedad tiene muchas maneras de resistir un cambio
fundamental y amenazante. En este sentido es importante enfatizar que
la tecnología trasciende los aparatos para incluir el conocimiento, las
creencias y los valores de una cultura particular así como el contexto
social y personal.
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Manejo del teléfono y del correo electrónico.
La incidencia de las TIC y en el caso particular del teléfono ya sea fijo o
celular y el correo electrónico en el hogar o en la oficina, crea un tipo de
adicción a las personas que las utilizan. Estos individuos muestran un
interés acentuado por las tecnologías y tienen cierta dependencia de
las máquinas. Deben comprar las computadoras nuevas que salen al
mercado y deben estar al día, de igual manera adquirir el celular más
sofisticado así no utilicen al cien por cien sus recursos. Generándose de
esta forma una relación de dependencia de estos tipos de aparatos.
Demostrando unos patrones de conducta determinados que pueden
llegar a crear un carácter específico o un nivel de razonamiento moral
determinado. La adicción de la cual hablamos y en la cual se involucran
todos aquellos que exceden en el uso de estas tecnologías tiene como
consecuencia la presencia de niveles de autoestima baja (Variando
lógicamente de persona en persona y del uso total de las tecnologías),
de depresión y a menudo muchos problemas de comunicación. Un
ejemplo seria la preferencia que los integrantes de un núcleo familiar
determinado, le dan a las tecnologías, habiendo en su casa otras cosas
que hacer.
Las TIC en el hogar y en el trabajo también incluyen ciertos riesgos,
cuando se hace un uso excesivo. Pueden limitar las habilidades
sociales de algunas personas que se centran a navegar por horas y
horas en Internet o hablar por teléfono durante largos períodos de
tiempo. También son susceptibles de disminuir la actividad física.
Contribuyen a que la persona pueda perder algunas oportunidades de
interacción social, como hablar con los amigos, ir al cine, etc. Pueden
comportar problemas de lectura y escritura.
Se ha comprobado mediante investigaciones que como usuarios de las
TIC hay una importante población, predominando principalmente los
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Manejo del teléfono y del correo electrónico.
jóvenes, quienes construyen nuevas formas de interacción mediante
estas tecnologías y apoyándose en redes sociales como Facebook o
Hi5. El ocio, por ejemplo es el preferido de chicas y chicos. Los cuales
han incorporado a la vida cotidiana el uso del teléfono y el correo
electrónico como herramientas de socialización y diversión.
Para el sexo masculino, el atractivo principal corresponde al ocio lúdico,
principalmente los videojuegos, mientras que para las del sexo
femenino, el atractivo principal se centra en el ocio comunicativo a
través de conversaciones con el celular o en línea (Chat, Messenger y
correo electrónico). También las niñas suelen utilizar más Internet para
las actividades académicas. El uso del Chat y Messenger son
actividades regulares que se practican a diario. Las y los adolescentes
generalmente utilizan el ordenador e Internet principalmente para jugar
y chatear con amigos y amigas, bajar música y películas. Un uso
secundario es sacar apuntes, escribir trabajos y buscar información. Por
otro lado, la investigación.
Es importante que estas tecnologías no rompan el tiempo de descanso,
así como que el computador esté en un lugar público del trabajo, sobre
todo, con el fin de evitar el ocio que puede generar situaciones de
adicción. Descuidando sus tareas en el trabajo, de la misma manera, es
fundamental que el correo electrónico no llegue a crear situaciones de
estrés. Porque no es más que una herramienta para acortar distancias.
Pueden producirse nuevos cambios y desajustes en el mundo laboral,
de manera que el puesto de trabajo tradicional, en el que se entra a la
misma hora y se comparte un mismo espacio, tiende a desaparecer. Lo
que cuenta es el producto final, no importa desde donde se haga, quién
lo haga ni en cuanto tiempo. Las nuevas tecnologías de la información,
que pueden significar un paso de gigantes con el fin del trabajo
rutinario, corren también el riesgo de convertirse en el principal
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Manejo del teléfono y del correo electrónico.
instrumento de acomodamiento, por creer que las TIC son la solución a
todos los problemas laborales y personales .
A continuación se incluye un cuadro donde se indican algunos consejos
para optimizar el uso del teléfono y el correo electrónico:
Consejos para el uso del teléfono Consejos para el uso del correo electrónico
1. Realiza las llamadas que sean estrictamente necesarias durante las horas de trabajo.
1. Escribe los correos a las personas interesadas.
2. Si debes hacer llamadas personales realízalas fuera del horario de oficina.
2. No hagas cadenas enviando correos no relevantes.
3. El teléfono es una herramienta de trabajo no de diversión.
3. No escribas los correos en mayúscula.
4. Trata de que las llamadas telefónicas que realices no sean de larga duración.
4. Se concreto y conciso al redactar un correo electrónico.
5. Si posees un teléfono asignado por la empresa no lo uses indiscriminadamente.
5. Revisa la ortografía y cuando escribas evita usar abreviaciones.
6. No proporciones tu número telefónico a personas desconocidas.
6. De no ser necesario no agregues figuras o imágenes a tus correos
7. 7. Controla el tono de voz que empleas cuando hablas por teléfono.
7. No difundas correos considerados pornográficos.
8. Evita utilizar lenguaje obsceno al comunicarte por teléfono.
8. Recuerda cambiar periódicamente las claves de acceso a tu buzón de correo.
Módulo I: Administración del tiempo.
Los mapas mentales y su utilidad en la organización del tiempo.
Desde el inicio de la historia humana, el aprender ha sido una
característica propia de cada individuo, que ha contribuido a
fundamentar las bases del desarrollo humano ya que cuando se
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Los mapas mentales y su utilidad en la organización del tiempo.
Los mapas mentales y su
aprende, se "adquiere el conocimiento [de una cosa] por medio del
estudio, ejercicio o experiencia". A medida que hemos evolucionado
como civilización, han surgido personas que se han dedicado al estudio
del comportamiento humano, esto ha conllevado a la definición de
diversos criterios con respecto al aprendizaje; concepto, métodos,
herramientas, técnicas, entre otros. Así, con el pasar del tiempo, las
exigencias de la vida moderna, (dinámica, competitiva y llena de
información), han dirigido a la sociedad a buscar nuevos modelos,
técnicas y sistemas que permitan adquirir esos conocimientos de una
manera eficaz y eficiente. En este orden de ideas surgen los mapas
mentales, bajo un concepto creado por el psicólogo británico Tony
Buzan, partiendo de la premisa de que todos actuamos conforme a
nuestros modelos y criterios de pensamiento y nuestra forma de abstraer
lo que percibimos, creando nuestros modelos, ideas y asociaciones de
imágenes que nos faciliten "acceder" dentro de nuestra memoria, a una
información específica.
Desde hace mucho tiempo, se ha considerado que la mejor forma de
llevar notas o apuntes es a través de la escritura de números, palabras,
oraciones, frases, párrafos, manteniendo un orden secuencial de la
información, es decir organizada y estructuradamente. Estos aspectos
son los que hacen diferente la técnica de mapas mentales, ya que en
ésta se muestra una nueva alternativa para presentar y aprovechar la
información, totalmente diferente a los métodos tradicionales, con la
capacidad de ser usada en todos los campos de la vida personal,
profesional, familiar y/o social y es actualmente utilizada por
estudiantes, docentes, escritores, empresarios, planificadores,
presentadores, expositores y todo aquel que conociendo este método, lo
aplique en una situación determinada con la finalidad de adquirir o
transmitir alguna información. Otra definición del mapa mental es la
realizada por Díaz (2006):” es un recurso nemotécnico multidimensional
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utilidad en la organización del tiempo.
Los mapas mentales y su utilidad en la organización del tiempo.
utilizado para representar en forma gráfica y esquemática los aspectos
más importantes de un conocimiento. Se trata de una estrategia
cognitiva con la que se registran, relacionan y jerarquizan un grupo de
ideas importantes sobre un tema, de lo que se puede entender que es
una herramienta que facilita la memorización de conceptos
Ahora bien te exponemos los pasos para hacer un mapa mental
1. Los Mapas Mentales se elaboran a partir de un foco temático, que
no es otra cosa que la idea central, el problema o tema sobre el
cual se va a reflexionar. En el centro de una página se escribe una
palabra o frase corta que resume la idea central del mapa. El foco
temático puede ser un dibujo que represente una imagen que
esté asociada con el tema central. A partir de allí se irradiarán las
ideas más importantes que explicarán o sustentarán la idea
central del texto que se va a sintetizar o resumir. La siguiente
figura nos muestra el foco temático, representado por un cerebro,
del mapa que vamos a elaborar sobre "los mapas mentales".
Imagen extraída de: http://www.geocities.com/marioztobon/comohacermapa.htm
2. Una vez que se ha seleccionado el foco temático, se empieza a
reflexionar sobre las ideas importantes o divisiones mayores que
van a conformar el mapa. Una estrategia particularmente útil para
tal fin consiste en indagar a partir de los pronombres
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interrogativos tales como qué, cómo, cuál, cuándo, dónde, por
qué, para qué, y luego elegir los que estén más directamente
relacionados con el foco temático. Para el tema que estamos
tratando las divisiones mayores son:
¿Qué son los mapas mentales?
¿Cómo se elaboran?
¿Qué propiedades tienen?
¿Qué ventajas ofrecen?
¿Para qué sirven?
¿Qué es el pensamiento omnicerebral?
Imagen extraída de: http://www.geocities.com/marioztobon/comohacermapa.htm
Las ideas más importantes deben aparecer en letra de imprenta bien
destacada ya que sus formas claramente definidas destacan mejor las
ideas. De cada idea importante van a irradiar nuevas ideas secundarias
que contribuirán a ampliarlas: casos ilustrativos, ejemplos, evidencias,
datos estadísticos, referencias a autoridades, etc., conformándose así
una serie de ramas o nódulos. Las ideas secundarias, subordinadas a las
ideas principales, se escriben con un tipo de letra menor al de las ideas
principales, y los detalles que estén subordinados a esas ideas
secundarias se escribe en otro tipo o tamaño de letra menor, pero
siempre conservando la legibilidad. De esta manera se aprecia mejor la
jerarquización de las ideas según su orden de importancia en el mapa.
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Las ideas secundarias se pueden encerrar dentro de un óvalo, un
rectángulo o un círculo; se pueden escribir sobre una línea o sobre una
flecha, o se puede recurrir a cualquier otra convención que se considere
apropiada para tal fin. En la siguiente figura vemos cómo quedó
conformado la rama de ventajas de nuestro mapa.
Imagen extraída de: http://www.geocities.com/marioztobon/comohacermapa.htm
3. Las ideas se disponen en el mapa teniendo en cuenta un orden
de jerarquía: las más importantes están directamente ligadas al
foco temático. En la medida que un tópico esté más alejado de
ese foco, se le considerará de menor jerarquía en el mapa. En la
siguiente figura aparece el mapa mental definitivo que sirvió para
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escribir todo lo dicho y lo que sigue.
Los mapas mentales y su utilidad en la organización del tiempo.
En los mapas mentales sólo se usan palabras claves, frases cortas y
dibujos que simbolicen imágenes. Como los mapas son personales, se
pueden utilizar las convenciones que tengan más sentido para cada uno.
Por eso, para señalar las relaciones entre sí, se pueden utilizar diferentes
tipos de convenciones: dibujos, imágenes, rectángulos, ovoides,
círculos, líneas gruesas, líneas delgadas, líneas punteadas, flechas
sencillas o bifurcadas, y siempre letras tipo imprenta, por su nitidez y
énfasis. Es de suma importancia, además utilizar colores diferentes en
cada nódulo, pues las investigaciones sobre el cerebro derecho
coinciden en que este hemisferio se estimula ante la belleza del color. El
colorido y las imágenes facilitan al hemisferio derecho la tarea de
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Los mapas mentales y su utilidad en la organización del
recordar con más facilidad que con las notas lineales. Cuanto más
colorido y elegancia exhiba un mapa mental, más fácilmente se graban
las ideas en el cerebro. Un buen mapa mental permite apreciar de una
sola mirada las partes esenciales de un todo y las relaciones que estas
partes mantienen entre sí. De este modo, los mapas ofrecen una visión
holística que las palabras y las frases aisladas no podrían ofrecer.
Los mapas mentales se diferencian de los tradicionales cuadros
sinópticos por su mejor impacto visual y porque permiten ver y
representar conexiones claras y apropiadas con mayor facilidad que con
un trazado lineal. La combinación de imágenes, palabras y colores
refuerza la capacidad de memorización a corto y largo plazo del cerebro.
Los mapas se basan en un principio de asociación; las ramas que
señalan las ideas se pueden extender en cualquier dirección. Los
conceptos más importantes pueden reunir a su alrededor el mayor
número de asociaciones.
Entre las ventajas que tienen los mapas mentales sobre otros sistemas
para tomar notas se pueden citar las siguientes:
Permiten burlar el censor que habita en el hemisferio
izquierdo para darle rienda suelta a la creatividad,
sentimientos y pensamientos íntimos.
Participan diversas operaciones de pensamiento crítico:
identificar, analizar, sintetizar, asociar, ilustrar, concretizar,
comparar, contrastar, señalar relaciones de causa y efecto,
formular hipótesis, inferir, refutar, etc.
Permiten apreciar con mayor claridad relaciones importantes
que cuando se utilizan sistemas lineales.
Facilitan la jerarquización de las ideas más
importantes con relación a las secundarias.
Permiten incorporar información a medida que las
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tiempo. ideas van acudiendo al cerebro.
Se ahorra tiempo al anotar solamente las palabras y
frases claves.
Permiten apreciar en forma integral o global los
distintos tópicos que van a conformar el texto que se va a
producir o las relaciones conceptuales del texto que se va a
sintetizar.
Los mapas mentales tienen una gran variedad de aplicaciones:
Resultan especialmente apropiados para planear los textos
que se van a escribir ya que favorecen la creatividad, la
reflexión y la organización de las ideas. Animan a establecer
relaciones que inicialmente no se habían captado.
Son muy útiles para sintetizar textos (libros, ensayos,
artículos) y para tomar notas en clases, seminarios, foros y
conferencias.
Son un buen recurso para resolver problemas de grupos, pues
cada integrante tiene la oportunidad de sugerir ideas
relevantes con el problema que se discute.
En la enseñanza, es tal vez el recurso más utilizado por los
profesores para orientar el desarrollo de sus clases. Cuando el
estudiante se habitúa a elaborar sus propios mapas mentales,
su aprendizaje resulta muchos más significativo.
El proyecto de mi vida como proyecto de planificación.
La vida de las personas no puede limitarse a una simple sucesión de
días sin dirección ni sentido, el hombre necesita saber para que vive,
cual es su misión y para ello ha de procurar conocerse a sí mismo y así
encontrar sentido para su vida, proponerse proyectos y metas que en
definitiva darán sabor a su existencia. Un proyecto de vida no es más
que un esquema que facilita el logro de metas, ya que en el se describe
lo que se quiere llegar a ser, los puntos principales y los resultados que
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El proyecto de mi vida como proyecto de planificación.
se desean obtener, algunas personas lo tienen en su mente otras
prefieren escribirlo, no obstante es muy importante revisar el plan
periódicamente para cotejar la evolución del mismo y el logro de las
metas que en él nos hemos propuesto, el mismo no es una camisa de
fuerza es una guía para permitir el logro de los objetivos que nos hemos
propuestos.
Para que nuestra existencia valga la pena es preciso esforzarse por ir
eliminando en cada uno los detalles de contradicción o de incoherencia
que vayamos detectando esos obstáculos que nos alejan del camino o
itinerario que nos hemos trazado, por que si falta coherencia y si
cambiamos de opinión con frecuencia es posible que estén fallando las
pautas que conducen nuestras vidas.
En medio de tantas incertidumbres, de tantas influencias negativas del
medio social, es posible y necesario, construir un Norte que dé sentido a
la existencia y que nos permita mantener el rumbo, saber de sus orillas,
de sus peligros y de sus numerosas maneras de crecer y aprender. Es
decir: saber lo que uno quiere hacer con su vida y arbitrar los medios y
herramientas necesarias para poder lograrlo, teniendo siempre presente
que las metas deben ser accesibles, concretas y a corto plazo. De esta
manera se podrá evaluar mejor lo realizado, hacer los ajustes necesarios
y estimularnos con los pequeños logros alcanzados. Porque de eso se
trata la vida: de unir aciertos y desaciertos, errores y éxitos e ir
enriqueciendo así, la infinita cadena de aprendizajes que suponen cada
existencia.
El proyecto se asocia a objetivos, a corto, mediano y largo plazo. Dentro
de la tendencia de la administración moderna se considera un rubro
importante el tener un proyecto con objetivos alcanzables, medibles y
evaluables. Esto por supuesto requiere un conocimiento y análisis de la
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El proyecto de mi vida como proyecto de planificación.
realidad, de su entorno, recursos y limitantes y es la clave del éxito de
toda empresa o persona, que se precie de ir a la vanguardia del proceso
administrativo y contextual en la globalización de la educación.
Para elaborar tu proyecto personal debes partir de tu propia realidad.
Caer en la cuenta de cuál es mi situación personal; algo así como un
diagnóstico para ello debes responder este cuestionario:
1. ¿Cómo soy?: rasgos típicos de mi comportamiento, cualidades,
defectos; dificultades con que me encuentro en la vida real.
2. ¿Dónde estoy?: en qué ambiente me muevo.
3. ¿Con quién vivo?: personas con las que me relaciono
normalmente y que van a influir de alguna manera en mí, o yo en
ellas: familia, compañeros, educadores...
4. ¿Cómo vivo?: qué estilo de vida. sobre qué valores asiento mi
vida real: qué intereses me mueven, me impulsan a obrar: el
dinero, la comodidad, el placer, la aventura, el deporte, la
amistad, el saber, el dominar, el deseo de agradar, el afán de
servir, el prestigio, determinada ideología, la búsqueda de la
verdad, la libertad...
5. ¿A dónde quiero llegar?
6. ¿Qué tipo de persona quiero ser?
7. ¿Me decido por vivir en la superficie o en la profundidad?
8. ¿En qué voy a concretar el gran valor del AMOR?
9. ¿Cuáles serán los valores u objetivos básicos que trataré de
encarnar en mi vida: entrega a los demás, actitud de servicio, vivir
alegre y transmitir alegría, lucha por los pobres y marginados,
sentido de la justicia, reconciliación, espíritu de paz, hacer
comunidad, defender a los débiles, responsabilidad en mi
trabajo...?
10. ¿Qué pasos trataré de dar? Teniendo en cuenta mi situación
personal y los grandes objetivos que quiero realizar en mi vida,
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El proyecto de mi vida como proyecto de planificación.
trato de concretar lo que voy a hacer y los medios que voy a
emplear: En mi formación personal: tiempo de trabajo y estudio,
lectura formativa. En mi tiempo libre: uso de la televisión,
actividades culturales, actividades de ayuda a otros. En mis
relaciones con mi familia, compañeros, mi comunidad, mi país.
En mi vida espiritual: participación en el grupo de profundización
en la fe, tiempo de oración personal, proyección en el medio.
11. ¿Cómo voy a evaluar este proyecto? Personalmente:
12. ¿Cuándo y cómo? Con mi animador: al menos cada mes, en
entrevista personal...
Recuerda que al realizar un proyecto de vida, Eres el resultado de ti
mismo. De tus acciones, tus comportamientos, tus actitudes y tus
valores. De todo ello dependen tus relaciones con los demás y la forma
como vives se refleja en tus actos cotidianos, por lo cual es importante
construir tu proyecto de vida en una forma reflexiva, consciente e
inteligente, de tal forma que sea el reflejo de tus valores y principios
infundados por tus padres, por tus profesores y por las personas con las
que convives cotidianamente. Todos los días se aprende algo nuevo
pero lo productivo de ese aprendizaje se da si se tienen en cuenta las
experiencias pasadas, sean positivas o negativas, para la vida personal
y la de los demás.
A continuación se anexa una forma de elaborar un proyecto de vida a
través de un mapa mental elaborado con un programa de software libre
denominado freemind.
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