Base Legal•Ley archivo nacional• Ley del estado lara

Sigeda

Ejemplo practicoACTASFORMATOS DE EXPURGOS

• CONTENIDO

Concepto

Herramienta de carácter normativo que regula la gestión del archivo de los documentos de la Contraloría General del Estado Lara,

estableciendo las medidas que permitan aplicar las técnicas adecuadas para el tratamiento, así como condiciones de acceso, conservación y

preservación de la documentación.

Objetivo

Regular el funcionamiento interno del servicio de archivo, documentación e información, su relación con las distintas unidades que

conforman el órgano contralor y las condiciones de acceso a la documentación por parte de los usuarios.

1. Recibir, organizar custodiar y conservar la documentación que le

sea remitida.

2. Aplicar los instrumentos para la administración, control y

resguardo de la documentación.

3. Gestionar el préstamo de la documentación a las unidades que

lo requieran, de acuerdo con lo establecido en el presente

reglamento.

4. Proporcionar asesoramiento técnico, en materia de manipulación

y conservación de documento, a las diferentes unidades del

órgano contralor.

5. Aplicar la valoración documental como proceso de evaluación y

selección de la documentación, según los criterios establecidos.

6. Custodiar y conservar el patrimonio documental de la institución.

Coordinación de Archivo Central, funciones:

Archivo de Gestión: Archivo activo ubicado en las unidades administrativas, donde se origina el documento y cuya frecuencia de consulta es alta.

Archivo Central: Sistema de información que concentra los archivos de gestión, integrado por las siguientes fases:

• Archivo administrativo: Fase de archivo responsable de la conservación de los documentos una vez trasferidos por la unidad de origen al archivo central. La consulta de los documentos se considera semi-activa.

• Archivo intermedio: Fase del archivo donde la Coordinación de Archivo procede a realizar la valoración documental. La consulta de los documentos se considere inactiva.

• Archivo Histórico: Custodia de información sobre origen, historia, organización, funcionamiento, y desarrollo de unidades.

Conceptos

Documentos de archivo: Toda expresión de lenguaje natural o convencional y cualquier expresión grafica sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material e informático.

Documento electrónico: Información contenida en formato generado y manipulado por un programa de computación.

Expediente: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamentos a una resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

Expurgo: Eliminación legalmente autorizada y sistemática de documentos que, según lo establecido en el presente reglamento y oída la opinión de la comisión evaluadora, no son elegibles para la conservación permanente.

Conceptos

Se consideran históricos por constituir la memoria institucional, los siguientes documentos:

• Todo documento aún de efecto transitorio, que pueda ser utilizado como antecedente y que sirva para reclamar, probar o crear un derecho u obligación.

• Los que puedan probar algún derecho permanente a favor de un particular.

• Los que contengan información sobre la organización, funcionamiento, historia u origen, desarrollo y modificaciones de una unidad, departamento, u oficina administrativa.

• Los expedientes de los funcionarios.• Los documentos de propiedad de los bienes muebles o inmuebles.• Cualquier otro documento a juicio de la Dirección Técnica u otra

dependencia de la Contraloría juzgue de trascendencia histórica.

Archivo Histórico

• Lo que expresan el desarrollo de las actividades administrativas.

• Los financieros y legales.

• Los que reflejan información inherente sobre la creación,

desarrollo y funcionamiento de la Contraloría

• Los que prueban algún derecho de los funcionarios que laboran o

a los que de alguna forma están relacionados con la Contraloría.

• Los que prueban las acciones de Control externo sobre los

órganos, la Gobernación del Estado y su entes descentralizados.

• Gacetas Oficiales Nacionales y Regionales.

DEL FONDO DOCUMENTAL

Préstamo de documentos

• Sólo podrán solicitar documentos en calidad de préstamo el Contralor, Subcontralor (a), los Directores, Consultor Jurídico, Coordinadores y los funcionarios autorizados por estos.

• La duración del préstamo será de cinco (5) días hábiles. En los casos necesarios el usuario podrá solicitar una extensión o renovación del mismo.

• El funcionario de la unidad que retire en calidad de préstamo algún documento, se hará responsable del deterioro, extravío o pérdida de éste y le serán aplicadas las sanciones de acuerdo a lo contemplado en el artículo 32 de este reglamento.

Proceso de Transferencia

Objetivos• Aprovechamiento del espacio, evitar la aglomeración de documentos

en las oficinas descargándolas de aquellos cuyo uso es poco frecuente.

• Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestión, conservación (temporal o indefinida) y consulta de los documentos.

Periodo de duración de los documentos:Unidades de gestión: no mayor a cinco (5) años.Coordinación de Archivo Central, de acuerdo a la siguiente clasificación:

Contables: 10 añosTécnicos: 10 añosJurídicos: 15 añosExpedientes de Auditoria: 15 añosExpedientes de Personal: PermanenteDictámenes de Decisión: PermanenteHistóricos: Permanentes

Las transferencias de documentos se deben enviar en

memorandum, con una lista de los documentos elaborada por la

unidad emisora, en la cual se asentarán los siguientes datos:

• fechas de remisión

• unidad remitente, unidad receptora

• número de carpetas

• descripción

• Responsables del cotejo y del envio

Proceso de Transferencia

La documentación clasificada y ordenada deberá remitirse

en perfecto estado al Archivo Central, introducida en

carpetas de lomo ancho, llenas en su totalidad o evitando

dejarlas semivacías.

El lomo de las carpetas debe ser identificado según el

formato correspondiente, con el nombre de la unidad

remitente, descripción del contenido, año de referencia, con

un número correlativo de la carpeta, y anexo a la parte

interna la lista del contenido.

Proceso de Transferencia

•La documentación se remitirá desprovista de cualquier elemento que pueda ser perjudicial para la correcta conservación del documento: gomas elásticas, grapas, clips metálicos.

•En el caso de que considere imprescindible mantener unidos varios documentos, deberán ponerse en contacto con el Archivo Central donde se le indicará la forma correcta de hacerlo.

Proceso de Transferencia

La documentación transferida, deberá ser enviada eliminando:

• Copias inútiles y copias de un mismo documento.

• Solicitud de información, memorandos o notificaciones que no impliquen acciones de tipo administrativo.

• Convocatorias o invitaciones a reuniones, artículos de prensa, avisos, boletines, circulares, oficios de remisión del Safe

• Documentación de apoyo informativo que se ha utilizado para la resolución de un expediente, pero que no forma parte de él, (fotocopias, fotocopias de otros expedientes, disposiciones informativas).

Proceso de Transferencia

La documentación transferida, deberá ser enviada eliminando:

• Soportes de papeles de trabajo duplicados y auxiliares.

• Cualquier otra documentación que no sea propia del expediente.

• Copias de textos bibliográficos.

• Documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo (cuestionarios, Borradores de informes).

• Copias de comunicaciones remitidas a otras oficinas (guardarla sólo el receptor principal y el que la remitió).

Proceso de Transferencia

• Los expedientes de los funcionarios activos (personal empleado y obrero, permanecerán en la Dirección de Recursos Humanos, hasta tanto el funcionario finalice su gestión en la institución, enviándose posteriormente a la Coordinación de Archivo Central por un periodo de cincuenta (50) años, excepto aquellos con trascendencia histórica.

• Para realizar la transferencia, la unidad de gestión debe ponerse en contacto con la Coordinación de Archivo Central a fin de acordar la fecha de traslado y establecer la forma en la cual debe remitirse la documentación.

• La Coordinación de Archivo Central podrá rechazar las transferencias que no cumplan con los requisitos señalados. No deberán remitirse documentos cuya eliminación corresponda a la propia unidad de gestión.

Proceso de Transferencia

Los documentos deben clasificarse en el archivo de gestion:

1. Por Tipo: Correspondencia, gacetas y otros.2. Por Unidad Orgánica: Se archivan en carpetas

recibidas y/o enviadas.3. Por número y fecha de emisión y/o recepción.

Los archivos de gestión (periféricos) permanecerán en las unidades orgánicas el tiempo estipulado en la Tabla de Temporalidad Documental, debiendo ser transferidos al Archivo Central, de acuerdo al cronograma establecido en dicha Tabla

Archivo de Gestión

Los infractores a estas disposiciones serán sancionados por la

Coordinación de Archivo Central, con la suspensión temporal del

servicio, mientras se instruya el correspondiente expediente

disciplinario, ordenado por la máxima autoridad del órgano

contralor.

SANCIONES