Tablas Dinamicas de Macros 2010

7/18/2019 Tablas Dinamicas de Macros 2010

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MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinámicas

Ing. Patricia Acosta, MSc. [email protected] 2

ContenidoTABLAS DINÁMICAS................................................................................................................................3

¿QUÉ ES UN INFORME DE TABLA DINÁMICA?........................................................................................3

SUGERENCIAS PARA CREAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA ...........................................................4

CREAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA ............................................................................................6

CAMBIAR EL DISEÑO DEL INFORME DINÁMICO A VISTA CLÁSICA ........................................................10

HERRAMIENTAS DE TABLA DINÁMICA .................................................................................................13

RESUMIR DATOS DE UN INFORME DINÁMICO .....................................................................................14

OPCIONES DE DISEÑO DE UN INFORME DINÁMICO .............................................................................20

ACTUALIZAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA .................................................................................24

CAMBIAR EL ORIGEN DE DATOS UN INFORME DE TABLA DINÁMICA ..................................................29

AGRUPAR CAMPOS EN UN INFORME DE TABLA DINÁMICA .................................................................34

FÓRMULAS EN UN INFORME DE TABLA DINÁMICA .............................................................................37

CONFIGURACIÓN DE CAMPO DE VALOR ..............................................................................................41

GRÁFICOS DINÁMICOS .........................................................................................................................43

CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO ...........................................................................................................43

OPCIONES DE DISEÑO DE GRÁFICO DINÁMICO ....................................................................................48

AGREGAR LÍNEAS DE TENDENCIA EN UN GRÁFICO DINÁMICO ............................................................49

BIBLIOGRAFÌA .......................................................................................................................................55

mailto:[email protected]







TABLAS DINÁMICASMicrosoft Office Excel 2010 es una herramienta eficaz que permite analizar datos en el área ejecutiva

y empresarial.Las tablas dinámicas te brindarán la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de

resumen.

A través de los informes de gráfico dinámico podrás ver los datos de resumen contenidos en un

informe de tabla dinámica para realizar comparaciones, patrones y tendencias, a través de los cuales

podrás optimizar tus tareas repetitivas.

Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes

de datos. Utiliza un informe de tabla dinámica para analizar datos numéricos en profundidad y para

responder preguntas no anticipadas sobre los datos.

¿QUÉ ES UN INFORME DE TABLA DINÁMICA?

Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumirrápidamente grandes volúmenes de datos.Los informes de tabla dinámica permiten analizar datos numéricos enprofundidad y responder preguntas no anticipadas sobre los datos.

Un informe de tabla dinámica permite organizar la información cuandodeseas comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista variosdatos para sumar y deseas realizar comparaciones distintas con los datos

obtenidos.En el informe de tabla dinámica que se muestra a continuación, sepuede visualizar fácilmente cómo se comparan las ventas de los equiposde computación en el tercer y cuarto trimestre, con las ventas decualquier otro equipo, trimestre, o con las ventas totales.








En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datosde origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resumevarias filas de información.

En el ejemplo anterior, la columna Equipos se convierte en el campoEquipos y cada registro de Computador se resume en un solo elemento

Computador.

Un campo de valores, como Suma de ventas, proporciona los valoresque van a resumirse. El informe anterior contiene la suma del valorVentas de cada fila de los datos de origen para la cual la columnaEquipos contiene Computador y la columna Trimestres contiene cada unode los trimestres.

SUGERENCIAS PARA CREAR UN INFORME DE TABLA

DINÁMICA

Requisitos sugeridos para generar una tabla dinámica.

Se sugiere que todas las columnas estén rotuladas. Pues los títulosse convertirán en los campos de la tabla dinámica.








Los nombres de las columnas deben estar relacionados con lainformación que contiene cada columna.

Características de un informe dinámico

Una de las principales características de un informe dinámico es quepermite la actualización automática de datos. Maneja filtros avanzados. Permite generar diversos tipos de informe para resumir los datos.

CREAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICAUn informe de tabla dinámica te permite:

Consultar grandes cantidades de datos. Calcular el subtotal, agregar datos numéricos y resumir datos.Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados deinterés. Desplazar filas a columnas y columnas a filas para obtener resúmenesdiferentes de los datos de origen. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato a los subconjuntos de datos parapoder obtener la información de interés.

Práctica

En la empresa te han solicitado con urgencia un informe de tabla dinámica por

fechas, departamentos e ingresos. Que permita analizar el total de ingresos por

cada departamento de la empresa.

La solución al ejercicio planteado es la siguiente:

Ubica el cursor del mouse en el área de datos de tu base de origen. Selecciona la ficha Insertar. En el grupo Tablas selecciona Tabla dinámica. Haz clic en la opción Tabla dinámica.








Se visualiza el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. En tabla o rango observa que se marcan los datos de la base de origen. Sino están marcados, selecciónalos.

Selecciona la opción Nueva hoja de cálculo. Luego haz clic en Aceptar.








Como puedes observar, a medida que seleccionas los campos se vanubicando en la tabla dinámica.








Arrastrar los campos de tabla dinámica

También funciona si arrastras los campos entre las áreas de la lista de campo

de tabla dinámica.

Por ejemplo, arrastra el campo fecha a la sección de Filtro de informe.

El informe lucirá así:

CAMBIAR EL DISEÑO DEL INFORME DINÁMICO A VISTACLÁSICA

Puedes rediseñar tu informe, por ejemplo, para cambiar a la vista clásica,realiza lo siguiente:

Haz clic derecho sobre la tabla dinámica.

Selecciona Opciones de tabla dinámica.








Se visualiza el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica. Activa con un visto la opción Diseño de tabla dinámica clásica(permite arrastrar campos en la cuadrícula). Luego haz clic en Aceptar.








Visualiza el diseño de la tabla dinámica clásica:








HERRAMIENTAS DE TABLA DINÁMICA

Al seleccionar una tabla dinámica se activan las herramientas de tabla

dinámica.Entre las herramientas están las fichas de:

1. Opciones. 2. Diseño.

En la ficha de Opciones, están los grupos:

Mostrar u ocultar, te permite listar los campos, visualizar losbotones y encabezados de los campos de la tabla dinámica. En el grupo Herramientas se encuentran las herramientas para

generar gráficos dinámicos, crear fórmulas y administrarherramientas OLAP. En el grupo Acciones se encuentran las opciones para borrar,seleccionar o mover un reporte dinámico. En el grupo Datos tienes las opciones para cambiar y actualizar elorigen de una tabla dinámica. En Ordenar encuentras las herramientas para organizar lainformación en orden ascendente o descendente. Agrupar te permite agrupar o desagrupar los campos de una tabladinámica.

La opción de Campo activo, te permite expandir, contraer yconfigurar un campo de la tabla dinámica. La opción Tabla dinámica, te permite manejar el diseño, formatos,totales, filtros, formas de visualizar la tabla dinámica e impresiones.

En la ficha de Diseño están los grupos:








Estilos de tabla dinámica te permite aplicar estilos rápidos a unatabla dinámica. El grupo Opciones de estilos de tabla dinámica, permite activar

o desactivar encabezados de filas y columnas de un informedinámico. El grupo Diseño te permite aplicar diseños de informe, totales ysubtotales.

RESUMIR DATOS DE UN INFORME DINÁMICOAl trabajar con informes dinámicos, una de las opciones muy utilizadas es la de

resumir los datos.

Práctica

En un concesionario te han solicitado con urgencia un informe dinámico que

resuma el total de las ventas de autos por modelos e indique la semana en la

que fue vendido, el valor y el número de autos vendidos.

Luego te han solicitado un reporte con el promedio de ventas de cada tipo de

vehículo.


Ubica el cursor del mouse en el área de datos de tu base de origen. Selecciona la ficha Insertar. En el grupo Tablas selecciona Tabla dinámica. Haz clic en la opción Tabla dinámica.








Se visualiza el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. En Tabla o rango observa que se marcan los datos de la base de origen.Si no están marcados, selecciónalos. Selecciona la opción Nueva hoja de cálculo. Luego haz clic en Aceptar.








En la figura se visualiza la estructura de la tabla dinámica para la versión2010. El informe dinámico se crea en una nueva hoja, de acuerdo con loseleccionado anteriormente.

Observa que los rótulos de las columnas se han transformado en camposde la tabla dinámica.








Como puedes observar, a medida que seleccionas los campos se vanubicando en la tabla dinámica. Arrastra el campo SEMANA y Tipo Vehículo a Rótulos de Fila. Al campo Σ Valores arrastra los campos VALOR y CHASIS.








Como puedes observar para conocer el número de autos vendidos se coloca el

campo CHASIS, este campo contiene información de tipo texto de tal forma que

automáticamente se aplica la función Cuenta.

Ahora para calcular el promedio de ventas de cada tipo de vehículo realizaremos

lo siguiente:

Haz clic derecho en el campo a resumir, en este caso en VALOR . Haz clic en Resumir por. Selecciona Promedio.








En Σ Valores se visualiza en campo resumido en este caso Promedio deVALOR .

Ahora intenta resumir las ventas por el valor mínimo.








OPCIONES DE DISEÑO DE UN INFORME DINÁMICO

Las opciones de diseño de la herramienta de tablas dinámicas permiten

mejorar la presentación de un informe dinámico.Para esto realiza lo siguiente:

Selecciona el informe dinámico al que deseas aplicar un nuevoestilo. Haz clic en la ficha Diseño. Elige el estilo que deseas.

Visualiza el resultado obtenido.








También puedes aplicar diseño de informes, para esto realiza lo siguiente:

Selecciona la ficha Diseño. Haz clic en Diseño de informe. Elige Mostrar en forma de esquema.








Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar el Diseño deinforme.

En el diseño de tablas dinámicas puedes visualizar los subtotales de loscampos del informe dinámico, para esto realiza lo siguiente:








Selecciona la ficha Diseño. Haz clic en Subtotales. Elige Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del

grupo.

Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar Subtotales.








ACTUALIZAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICALa característica más importante de una tabla dinámica es que se puede

actualizar los datos de forma automática.

Práctica

A la empleada Belén Salvador le han subido el sueldo básico de 400 a 1000

dólares en el mes de Enero. Necesitamos que el informe dinámico se actualice

automáticamente con el nuevo dato registrado en la base.


Selecciona el reporte dinámico a actualizar. Presta atención al dato a actualizar.








Ingresa a la base de datos y observa el dato a actualizar para la empleadaBelén Salvador en el mes de Enero. Observa que su sueldo básico es de400 dólares.








En la base de datos digita el nuevo sueldo básico, en este caso ingresa1000. Observa que automáticamente los ingresos suben a 1132 dólares.








Si observas el reporte dinámico, te darás cuenta que aún no se haactualizado el dato. Para realizar la actualización automática realiza losiguiente: Selecciona la tabla dinámica. Haz un clic derecho. Selecciona Actualizar.








Con la acción anterior, puedes observar que el dato de ingresos para Belénsalvador en el mes de Enero ha sido actualizado a 1132.








CAMBIAR EL ORIGEN DE DATOS UN INFORME DE TABLADINÁMICA

La característica más importante de una tabla dinámica es que se puedeactualizar los datos de forma automática. Pero ¿Qué sucede cuando en tu base

de datos se ha ingresado nuevos registros?

A pesar de que actualices tu informe dinámico no se visualizan los nuevos

registros ingresados en la base.

¿Cómo solucionamos este caso?

Práctica

En la base de roles se han ingresado diez registros. Te solicitan realizar la

actualización del informe dinámico.


Visualiza en la base los nuevos registros ingresados.








Ahora trata de actualizar tu informe dinámico. Para esto selecciona la tabla dinámica, haz clic derecho y seleccionaActualizar.








Como puedes observar no se han actualizado los nuevos registrosingresados.

Ahora lo resolveremos, para esto realiza los siguiente: Selecciona el reporte dinámico a actualizar. Haz clic en Opciones. Selecciona Cambiar origen de datos. Haz clic en Cambiar origen de datos...

Se visualiza el cuadro de diálogo Cambiar origen de datos de tabladinámica. Como observas, únicamente están seleccionados los registros anteriores,más no los actuales.








En el cuadro de diálogo Cambiar origen de datos de tabla dinámica,selecciona el nuevo rango, que incluirá los nuevos registros.

Para actualizar la tabla dinámica con los nuevos registros realiza losiguiente: Selecciona la tabla dinámica.








Haz un clic derecho sobre la tabla dinámica. Selecciona la opción Actualizar.

Ahora en el filtro de Mes selecciona Todas.

Como puedes observar el informe dinámico se ha actualizado con los nuevos

registros.








AGRUPAR CAMPOS EN UN INFORME DE TABLA DINÁMICAEs muy posible que requieras contar con informes que resuman la información

por años, trimestres, meses, fechas.

Excel 2010, te lo permite con sólo conocer una fecha, puedes agrupar por los

campos indicados anteriormente.

Práctica

En la base de ventas de autos. Te solicitan realizar un informe dinámico que

permita resumir la información por trimestres y meses.


Selecciona la tabla dinámica. Selecciona la fecha. Haz clic derecho. Selecciona Agrupar.








Visualiza el cuadro de diálogo Agrupar. Selecciona los campos por los que deseas agrupar. En este caso seleccionameses y trimestres. Haz clic en Aceptar.








Visualiza el resultado obtenido








Para desagrupar el campo fecha realiza lo siguiente:

Selecciona el campo trim1, haz clic derecho opción Desagrupar.

FÓRMULAS EN UN INFORME DE TABLA DINÁMICALos informes dinámicos te permiten generar fórmulas, y reutilizar los campos

calculados.

Práctica

En el informe dinámico de roles te han solicitado que calcules el 10% de los

ingresos. Y el total de los ingresos, que es igual a los ingresos más el 10% de los

ingresos calculados anteriormente.


Selecciona la tabla dinámica. Haz clic en Opciones. Selecciona Cálculos. Selecciona Campos, elementos y conjuntos. Haz clic en Campo calculado...








Visualiza el cuadro de diálogo Insertar campo calculado. En Nombre digita un nombre, por ejemplo 10% ingresos.

En Campos selecciona el campo a insertar, por ejemplo Ingresos. Haz clic en Insertar campo. En Fórmula digita la operación a realizar con el campo. Haz clic en Aceptar.

Visualiza el resultado luego de aplicar la fórmula.








Ahora para calcular el total de los ingresos, que es igual a los ingresos más el10% de los ingresos calculados anteriormente.

Realiza lo siguiente:

Selecciona la tabla dinámica. Haz clic en Opciones. Selecciona Cálculos. Selecciona Campos, elementos y conjuntos. Haz clic en Campo calculado... Visualiza el cuadro de diálogo Insertar campo calculado. En Nombre digita un nombre, por ejemplo Total ingresos.

En Campos selecciona el campo a insertar, en este caso primero insertarel campo Ingresos.

Digita el operador para este caso el signo +. Luego inserta el campo calculado anteriormente, para este caso 10%Ingresos.








Visualiza la fórmula.

Haz clic en Aceptar.








Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar la fórmula.

CONFIGURACIÓN DE CAMPO DE VALOREs muy posible que requieras contar con informes que resuman la información

con respecto al porcentaje total de una columna.

Práctica

Calcular el porcentaje de total de producción en cada país para el año 2008


Selecciona la tabla dinámica. Selecciona el campo Suma de 2008. Haz clic derecho. Selecciona Configuración de campo de valor.








Visualiza el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor. Selecciona Mostrar valores como. Selecciona % de la columna. Haz clic en Aceptar.

Visualiza el resultado.








GRÁFICOS DINÁMICOSLos gráficos dinámicos te brindarán la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de

forma visual.

Un informe de gráfico dinámico representa gráficamente los datos de un informe de tabla dinámica,

que en este caso se denomina el informe de tabla dinámica asociado.

CREAR UN GRÁFICO DINÁMICOUn gráfico dinámico permite resumir de forma visual los datos de un informe

dinámico.

Práctica

En la empresa te han solicitado con urgencia un informe gráfico de los ingresos

mensuales de cada uno de los departamentos.


Selecciona la tabla dinámica.








Haz clic en Opciones. Selecciona Gráfico dinámico.

En el cuadro de diálogo Insertar gráfico. Selecciona el tipo de gráfico Columna. Haz clic en Aceptar.








Para ubicar el gráfico en otra hoja realiza lo siguiente:

Selecciona el gráfico.

Haz clic en Mover gráfico.

En el cuadro de diálogo Mover gráfico. Selecciona Hoja nueva. Haz clic en Aceptar.








OPCIONES DE DISEÑO DE GRÁFICO DINÁMICO

Excel incorpora herramientas que permiten mejorar la apariencia de un

gráfico dinámico.

Para lograr aplicar un nuevo estilo a tu gráfico dinámico realiza losiguiente:

Selecciona el gráfico. Haz clic en Diseño. Selecciona un estilo.

Luego de aplicar un estilo tu gráfico lucirá así:








AGREGAR LÍNEAS DE TENDENCIA EN UN GRÁFICO DINÁMICO

Las líneas de tendencia son representaciones gráficas de las tendenciasde los datos que puede usar para analizar problemas de predicción.

Dicho análisis también se denomina análisis de regresión. Mediante elanálisis de regresión, puede ampliar el significado de una línea detendencia de un gráfico más allá de los datos reales para predecir valores

futuros.

Permite mostrar hacia donde tienden sus datos. Por ejemplo, en este casose puede calcular la tendencia de los ingresos.

Una línea de tendencia es más fiable cuando su valor R al cuadrado es 1 o








está cerca de 1. Cuando ajusta una línea de tendencia a sus datos, Excel calculaautomáticamente su valor R al cuadrado basado en una fórmula. Si lo

desea, puede mostrar ese valor en su gráfico.

Una línea de tendencia se puede aplicar en determinados gráficos. Cuandoesta opción está desactiva en el gráfico, indica que no es posible aplicaren ese tipo de gráfico.

Práctica

En la empresa te han solicitado con urgencia un informe gráfico de losingresos mensuales de cada uno de los departamentos. Además quieren

conocer cuál es la tendencia de los ingresos.

Para resolver este problema realiza lo siguiente:

Selecciona la serie de datos a la cual aplicarás la línea de tendencia,para el ejemplo a la serie de Ingresos. Da un clic derecho sobre la serie. Selecciona Agregar línea de tendencia...








Se visualiza el cuadro de diálogo Formato de línea de tendencia. Selecciona la línea de tendencia que deseas, para el ejemploselecciona Polinómica. En Ordenación selecciona 6.








En Opciones de línea de tendencia.

Activa la casilla Presentar el valor R cuadrado en el gráfico.








Selecciona Color de línea. Activa Línea sólida.

En Color selecciona un color.

Selecciona Estilo de línea.

En Ancho selecciona el grosor de la línea.

Selecciona Sombra.

En Color selecciona el color que deseas para la sombra. Finalmente, haz clic en Cerrar.








Visualiza el resultado final.






MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinámicas BIBLIOGRAFÌA1. Ayuda de Microsoft Excel 2010

2. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx

Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artículos relacionados con la

Validación de datos en Excel.

3. http://office.microsoft.com/es-hn/excel/HA010346573082.aspx

En este sitio encontrarás ejemplos sencillos acerca de la validación de datos en

Excel.

5. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx

Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artículos

Relacionados con funciones en Excel.

5. http://www.uv.mx/iip/enrique/sistemasII/apuntesexcel.pdf

Es un sitio del Instituto Tecnológico Autónomo de México en donde encontrarás

generalidades de Excel y reglas para el uso de las bibliotecas de funciones.

6. http://www.mat21.etsii.upm.es\ayudainf\aprendainf\Excel2000\Excel2000.pdf

Es un sitio de la Universidad Politécnica de Madrid, que contiene un archivo .pdf que permite

aprender Excel desde lo básico e introduce a la utilización de fórmulas y funciones en Excel.

7. http://www.eumed.net/libros/finanzas.htm

En este sitio encontraras libros gratuitos con funciones financieras.

8. http://office.microsoft.com/

Este es un sitio en línea de Microsoft para el área de Excel en el que podrás consultar

información más detallada sobre cualquier tópico de MS Excel.

9. http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP052047113082.aspx?pid=CH062528393082

Contiene información relaciona con las Macros en Excel

10. http://support.microsoft.com/kb/213740/es


11. http://ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/01_macro/macro03.htm


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