TABLA DE CONTENIDO

Objetivo General 3

Rol de usuario 3

Requerimientos Generales 4

Instalación del Sistema. 4

Requerimientos de operación del Sistema. 4

Menú Principal 5

Funciones Generales del Sistema 5

Generalidades de un oficio 7

Estatus 7

Prioridad 7

Campos 8

Ingresar al Sistema 10

Inicio 11

Oficios 11

Mis Oficios/Acuses 11

Nuevo Oficio 12

Editar 13

Enviar 14

Recibidos/Recepcionados 16

Bandeja Recibidos 16

Detalles 17

Selección 18

Asignar 18

Observaciones 19

Asignar a 19

Ccp 20

Bandeja Recibidos con copia 22

Asignados a mí 23

Oficios Asignados por atender 23

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Reasignar 24

Atender 25

Oficios Asignados con copia 28

Enviados 28

Mis Oficios Enviados 29

Oficios Asignados por usted 29

Registro de Oficios 29

Seguimiento de Oficios 31

Bloque Envíos 32

Bloque Asignaciones 32

Bloque Copias 32

Flujos de un oficio 33

Flujo de recepción 33

Flujo de emisión (Acuse) 34

Datos de contacto 35

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MANUAL DE USUARIO

1. Objetivo General Guiar al usuario en el uso del Sistema de Turnado de Oficios y sus funcionalidades de recepción y turnado; así como el envío de oficios. Con la finalidad de eficientar el flujo de información, asignación de tareas y promover el ahorro de papel.

2. Rol de usuario El usuario podrá tener distintos roles dentro de un flujo de trabajo, dependiendo del tipo de información que se reciba en la Unidad Administrativa.

Rol Descripción

Titular Rol donde el usuario que por sus actividades y atribuciones es el responsable de la información que se encuentra dentro de las bandejas con el fin de ser revisadas y a su vez darle algún tipo de seguimiento. Tiene las funcionalidades de: registrar, recibir, asignar, atender y enviar oficios.

Operador Rol donde el usuario que por sus funciones y actividades no tiende a recibir oficios a título personal, a éste se le asignan oficios para su seguimiento y respuesta. Tiene las funcionalidades de: reasignar, atender y enviar oficios.

Recepcionista Rol donde el usuario recibe información dependiendo del seguimiento que se le quiera dar a un oficio, es decir, recibir en calidad de conocimiento. No cuenta con permisos para dar un seguimiento o trámite.

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3. Requerimientos Generales

El Sistema es una aplicación web que puede ser accesado desde cualquier navegador de internet, mediante un usuario y contraseña activos.

3.1 Instalación del Sistema.

● No se requiere instalación, solo contar de un dispositivo con acceso a internet.

3.2 Requerimientos de operación del Sistema.

● Requisitos mínimos.

o Sistema operativo: Cualquiera o Plataforma X86, X64 o Memoria: 1 GB o Microsoft Office

● Navegadores web o Mozilla Firefox 25 o Superior o Google Chrome v30 o Superior o Explorer

● Otras herramientas

o Lector Adobe Reader 8 o superior o Microsoft Excel 2007

● Conectividad

o Conexión internet 2mbs

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4. Menú Principal

Módulo Ícono Descripción Inicio

Permite actualizar el Sistema y consultar visualmente en gráficas el estado de los oficios que se encuentran dentro de las bandejas del usuario.

Oficios

Permite el registro, envío, recepción, visualización, así como la asignación y atención de los oficios.

Directorio

Permite consultar usuarios, empresas, personas físicas y dependencias registradas en el Sistema, así como las unidades administrativas pertenecientes a estas.

5. Funciones Generales del Sistema

Función Ícono Descripción Salir Cierra la sesión del usuario en el Sistema.

Mostrar

Permite ampliar la cantidad de oficios visualizados en una bandeja.

Nuevo Oficio

Brinda el acceso a la ventana para la captura de información de un oficio (Acuse).

Guardar

Guarda la información capturada de los oficios.

Regresar

Permite regresar a la ventana anterior sin guardar la información capturada.

Editar

Edita los datos capturados en un oficio en la sección Mis Oficios/Acuses siempre y cuando no haya sido enviado.

Actualizar

Guarda los cambios realizados a la captura de los oficios guardados previamente siempre y cuando el botón Editar esté activo.

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Enviar

Envía un oficio con todos los datos capturados a otro usuario dentro del Sistema.

Seleccionar Archivo

Abre el buscador para realizar la carga de un documento (PDF).

Oficio

Permite la visualización del documento en otra pestaña del navegador (también puede presentarse con una liga en color verde en el número de oficio, al abrir los detalles).

Detalles

Permite la visualización a detalle de la información capturada de los oficios.

Siguiente Oficio

Visualiza la información contenida en los detalles de otro oficio.

Seleccione

Permite la selección de múltiples oficios.

Asignar o Reasignar

Realiza la asignación o reasignación del oficio a un usuario después de su captura.

Atender

Permite al usuario dar una atención al oficio recibido o asignado.

Cancelar

Permite regresar a la ventana anterior sin Atender el oficio.

No, solo marcar como atendido

Permite marcar como atendido el oficio recibido o asignado cuando no requiere un oficio de respuesta.

Si, deseo generar un oficio de respuesta

Atiende el oficio recibido, asignado o reasignado cargando la información del oficio con el que se da respuesta según corresponda.

Buscar Filtra los oficios de acuerdo a los datos capturados, como pueden ser: Remitente, No. Oficio, Asunto, Dedicado a, Asignado por, Para y Asignado a, según sea el caso.

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6. Generalidades de un oficio

6.1. Estatus Muestra el estado final en que se encuentra el oficio en la bandeja de los usuarios involucrados en el flujo del oficio.

Estatus Descripción Recibido Estado en el que se encuentra el oficio después de

haber sido registrado a través de la sección Registro de Oficios o haber sido enviado desde la sección de Mis Oficios/Acuses.

Atendido Estado en el que se encuentra un oficio al que se le ha dado alguna atención, ya sea No, solo marcar como atendido o Si, deseo generar un oficio de respuesta.

Reasignado Estado en el que se encuentra un oficio al Asignarlo o Reasignarlo a un usuario.

Copia Estado de un oficio que ha sido enviado en calidad de conocimiento y no cuenta con permisos para algún seguimiento.

6.2. Prioridad Indica al usuario la urgencia de atención que tiene un oficio mediante el uso de colores para la rápida y fácil identificación del nivel de anterioridad que tiene respecto de otro, ya sea en tiempo o en orden. Este se visualiza en la bandeja donde se ubica el oficio, según sea su caso.

Prioridad Color Descripción Normal

Indica una atención común de trámite o seguimiento del oficio.

Media

Indica una atención regular de trámite o seguimiento del oficio.

Alta

Indica una atención urgente de trámite o seguimiento del oficio.

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6.3. Campos Son los apartados contenidos en los formularios de registro y de captura de un oficio en el Sistema, estos datos se obtienen de la información contenida en el oficio físico que se emite o recibe.

● Campos obligatorios: Son aquellos marcados con * los cuales son imprescindibles para el llenado y así poder concluir la captura, registro, asignación, reasignación o envío de un oficio.

● Campos de fechas: Son aquellos en los cuales el usuario puede registrar las

fechas requeridas según sea el caso; ya sean actuales o retroactivas. A continuación se describen los campos de dichos formularios por orden de aparición, De. Apartado en el que se escribe el nombre de la Unidad Administrativa o Dependencia de donde procede el oficio físico. Fecha de recepción. Apartado en el que se escribe o selecciona la fecha con l a que fue recibido el oficio en la Unidad Administrativa a la que va dirigido el oficio, es decir la fecha de sellado. Dedicado a. Este apartado es utilizado de manera distinta en dos secciones:

● En Mis Oficios/Acuses. Se escribe el nombre de la Unidad Administrativa a la cual el usuario dirige el oficio físico.

● En Registro de oficios. Se escribe el nombre de la Unidad Administrativa a la

cual el oficio físico marca una atención especial, si es el caso. No. de Oficio. Apartado en el cual se escribe la numeración del oficio con la nomenclatura correspondiente, este debe coincidir con el renombrado del oficio escaneado. Asunto. Síntesis que especifica de manera clara el mensaje de lo que trata el oficio, es decir el tema (no se debe escribir “El que se indica”).

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Observación. Apartado en el cual se escribe algún comentario o descripción del oficio, este campo se visualiza dentro de los detalles del oficio y se identifica en la fila “Mensaje”, estará visible para todos los usuarios involucrados en el flujo, no puede ser modificado. Oficio Escaneado. Apartado en el cual se selecciona el archivo del oficio que se escaneó previamente y ya cuenta con el renombrado de nomenclatura para su captura en el Sistema, en este archivo se carga el oficio con sus respectivos anexos. Fecha de oficio. Apartado en el cual se escribe o selecciona la fecha en la que fue emitido el oficio. Prioridad. Apartado en el cual se selecciona el nivel de anterioridad que tiene un oficio respecto de otro. véase prioridad en generalidades de un oficio. Fecha límite de resolución. Apartado en el cual se escribe o selecciona una fecha con la que el usuario requiere la resolución o atención del oficio. Anexo. Apartado en el cual se permite la carga de un archivo adicional al Oficio Escaneado.

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7. Ingresar al Sistema

1. Ingrese a la url http://oficios.tabasco.gob.mx 2. Iniciar sesión ingresando el usuario y contraseña activos:

3. Dar clic en Aceptar, y el Sistema iniciará con la ventana principal. véase módulo Inicio

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8. Inicio Este módulo muestra la ventana principal del Sistema, además permite actualizar y consultar visualmente el estado de los oficios que se encuentran dentro de las bandejas del usuario.

9. Oficios

Es el módulo central del Sistema en el cual se encuentran las secciones principales para el seguimiento y flujo de un oficio.

9.1. Mis Oficios/Acuses

En esta sección se ubican todos los oficios que se definen como Acuses, esta permite el envío de copias de oficios a otros usuarios activos dentro del Sistema.

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9.1.1. Nuevo Oficio Esta acción le permite acceder a la ventana en donde se realiza la captura de información de oficios considerados como Acuse, como se muestra en la siguiente ventana:

Al finalizar la captura de información debe dar clic en Guardar y le dirigirá a los detalles del oficio capturado, mostrando la siguiente ventana:

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Validación del Sistema

Si al dar clic en Guardar el número de oficio ya se encuentra registrado, el Sistema arrojará la siguiente ventana, esto debido a que no admite números de oficios repetidos, por lo que deberá corregir el error para poder marcar como agregado correctamente.

9.1.2. Editar Permite la edición de los datos capturados del oficio (Acuse), este botón estará activo siempre y cuando el oficio no haya sido enviado a ningún usuario, por lo que el botón estará disponible para realizar los cambios necesarios en repetidas ocasiones. Se mostrará la ventana de los datos previamente capturados para su edición, al dar clic en Actualizar el Sistema mostrará la ventana siguiente.

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9.1.3. Enviar

Al dar clic en el botón se da acceso a la ventana en donde se escribirá el nombre de los usuarios a los cuales se desea hacer llegar el oficio para su recepción dentro del Sistema. Al dar clic en Seleccionar desde la bandeja Mis oficios de la sección Mis

Oficios/Acuses se activará el botón donde se podrán seleccionar múltiples oficios que se deseen enviar a través del Sistema a uno o más usuarios.

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Ambos botones redirigen a la ventana siguiente:

Existen dos opciones de envío dentro de esta ventana Para y Ccp:

En la opción Para se escribirá el nombre de los usuarios a los cuales se desea hacer llegar el oficio y que cuenten con los permisos para poder darle un trámite dentro del Sistema, es decir Asignar o Atender, según sea su caso. En la opción Ccp, se considerarán los usuarios a los cuales se les delimitarán los permisos al llegarle el oficio, es decir no contará con ninguno de los mencionados en la opción Para, ya que solo podrá realizar la visualización de la información contenida en éste y no podrá dar ningún trámite dentro del Sistema; es decir el oficio es solo para conocimiento. Cabe mencionar que según sea la opción en que se envíe un oficio, éste llegará a diferentes bandejas en la sección de Recibidos/Recepcionados. Una vez seleccionados los usuarios destinatarios y dar clic en Guardar, se mostrará el recuadro siguiente, indicando que el oficio ha sido enviado.

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Validación del Sistema De no seleccionar ningún usuario para el envío, el Sistema solicitará corregir el error, mostrando el recuadro siguiente:

Una vez corregido el error, el oficio procederá a ser enviado.

9.2. Recibidos/Recepcionados En esta sección se ubican los oficios capturados a través de la sección Registro de Oficios o los que son enviados desde la bandeja de Mis Oficios. Dentro de esta sección se ubican dos bandejas: Recibidos y Recibidos con copia.

9.2.1. Bandeja Recibidos

En esta bandeja se ubican todos los oficios que se reciban, ya sea:

● Los que fueron enviados a través de la sección Mis Oficios/Acuses en la opción Enviar y que son oficios que cuentan con los permisos de Atender y Asignar; y

● Los que fueron registrados en la sección Registro de Oficios.

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Al dar clic en la sección Recibidos/Recepcionados se mostrará la siguiente ventana:

9.2.1.1. Detalles

Muestra a detalle los datos que contiene un oficio, es decir los datos que fueron capturados al registrarlo en el Sistema. Al dar clic en ellos se mostrará la siguiente ventana:

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9.2.1.2. Selección

Al dar clic en la casilla de Selección se activará la opción de Asignar, esta opción estará activa siempre y cuando el oficio no haya sido asignado. El funcionamiento principal de seleccionar es asignar oficios por múltiples cantidades.

9.2.1.3. Asignar

Esta opción se activa:

● Al dar clic en la casilla de Selección , o se muestra

● Al dar clic en los detalles de un oficio . Ambos botones tienen la misma función y dirigen a la siguiente ventana:

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9.2.1.3.1. Observaciones En este campo se colocarán las instrucciones o comentarios que se quieran hacer llegar al usuario al que se asignará el oficio para el trámite correspondiente. Este mensaje es una instrucción directa, el cual puede ser personalizado por el usuario Asignador y visualizado por el Asignado mostrado dentro de los Detalles del oficio en la fila Instrucciones.

9.2.1.3.2. Asignar a En este campo se escribirán los nombres de los usuarios a los cuales se les asignará el oficio para darle el trámite correspondiente dando a los usuarios los permisos para Reasignar o Atender el oficio, es decir, podrán darle un trámite a través del Sistema pudiendo atenderlo directamente o en su caso reasignarlo a otro usuario. Al escribir un nombre se desplegarán las opciones que coincidan con las palabras escritas para facilitar la búsqueda del usuario a Asignar, como se muestra a continuación.

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9.2.1.3.3. Ccp En este campo se escribirán los nombres de los usuarios a los cuales se les quiere asignar el oficio en calidad de copia, es decir, no contará con ninguno de los permisos mencionados en la opción Asignar a, sólo podrá visualizar el oficio.

Una vez que se escriban los nombres de los usuarios a los cuales se les asignará el oficio, se deberá dar clic en Guardar.

Validación del Sistema

Si uno de los campos no cumple con lo requerido el Sistema mostrará el siguiente cuadro:

Una vez corregido el error y realizando el correcto llenado de los campos, se procederá a dar clic en Guardar, el Sistema mostrará el siguiente cuadro para mostrar que el oficio ha sido asignado correctamente.

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Cuando el oficio haya sido asignado correctamente, el Sistema redirigirá a la sección de Enviados, ya que en esta sección se encuentra la bandeja de Oficios Asignados por Usted. véase sección Enviados

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9.2.2. Bandeja Recibidos con copia En esta bandeja se ubican los oficios enviados desde la opción Enviar Ccp en la sección Mis Oficios/Acuses.

Al dar clic en los detalles del oficio se mostrará la ventana siguiente:

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Se aprecia que al abrir esta ventana el oficio no cuenta con ninguna opción para darle algún seguimiento al oficio. Solo se podrá visualizar la información capturada del oficio.

9.3. Asignados a mí En esta sección se ubican los oficios que han sido asignados al usuario con el fin de dar la atención correspondiente, enterarse de una asignación y a su vez sepa cuáles de ellos han sido atendidos. Al acceder a esta sección se mostrarán tres bandejas: Oficios Asignados por atender, Oficios Asignados atendidos y Oficios Asignados con copia.

9.3.1. Oficios Asignados por atender En esta bandeja se localizan los oficios que han sido asignados al usuario y que están pendientes de algún tipo de atención como puede ser: una reasignación, respondiendo con un oficio o una atención solo por proceso.

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Se muestra la bandeja de la siguiente manera:

Las atenciones posibles de un oficio son:

● Reasignar; y

● Atender (esta cuenta con dos opciones):

○ Si, deseo generar un oficio de respuesta; y

○ No, solo marcar como atendido

9.3.1.1. Reasignar Esta función permite dar una segunda, tercera o las asignaciones necesarias a un oficio.

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Esta opción se activa:

● Al dar clic en la casilla de Selección , o se muestra

● Al dar clic en los Detalles de un oficio . Ambos botones tienen la misma función y dirigen a la siguiente ventana:

9.3.1.2. Atender

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Atender con: Si, deseo generar un oficio de respuesta En esta opción se permite la captura de la información de un oficio considerado como Acuse, es decir el oficio con el que se dió respuesta a la asignación. Al dar clic redirige a la ventana de captura de la función Nuevo Oficio. véase sección Mis Oficios/ Acuse. El oficio cargado mediante esta opción se vinculará al oficio asignado y se visualizará en los detalles de este oficio para todos los usuarios involucrados en el flujo que se considere en las asignaciones. Como se muestra a continuación:

Este oficio considerado Acuse, estará disponible en la bandeja Mis oficios en la sección Mis Oficios/Acuses para el usuario que realiza la captura de éste y contará con las opciones de esta bandeja.

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Una vez realizada la carga del oficio (Acuse), el Sistema considera al Oficio Asignado por atender como atendido, colocándose éste en la bandeja de Oficios Asignados atendidos.

En la bandeja de Oficios Asignados atendidos se muestra el icono en la columna Respondido, la cual indica que el oficio asignado fué atendido con un oficio de respuesta.

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Atender con: No, solo marcar como atendido Esta opción permite al oficio ser atendido cuando el proceso de trámite del asunto no requiere una respuesta. Una vez seleccionada esta opción, el Sistema considera al Oficio Asignado por atender como atendido, colocándose éste en la bandeja de Oficios Asignados atendidos.

9.3.2. Oficios Asignados con copia En esta bandeja se ubican los oficios asignados desde la opción Asignar oficio Ccp en la sección Asignados a mi. Se apreciará que al abrir los detalles no cuenta con ninguna opción para darle algún seguimiento al oficio. Solo se podrá visualizar la información.

9.4. Enviados Esta sección permite visualizar el seguimiento de envío de los oficios, cuenta con dos bandejas: Mis Oficios Enviados y Oficios Asignados por usted.

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9.4.1. Mis Oficios Enviados

Esta bandeja refleja los oficios que fueron enviados desde la sección Mis Oficios/Acuses a otros usuarios dentro del Sistema para visualizar los detalles del envío.

9.4.2. Oficios Asignados por usted En esta bandeja se reflejan los oficios que han sido asignados por usted desde la sección Asignados a mi para visualizar los detalles de la asignación.

9.5. Registro de Oficios En esta sección se realiza el registro de oficios recibidos físicamente por la Unidad Administrativa con el fin de digitalizarlos en el Sistema para iniciar el flujo de trabajo y llevar un seguimiento de este. Al dar clic en ella, se muestra el formulario Recepción de Oficio, donde deberá completar los campos solicitados como se muestra a continuación.

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Al finalizar el registro debe dar clic en Guardar y el Sistema presentará el siguiente cuadro:

Al dar clic en Guardar, el Sistema guarda la recepción del oficio y dirige a la sección de Recibidos/Recepcionados.

Validación del Sistema

Si al dar clic en Guardar el número de oficio ya se encuentra registrado, el Sistema arrojará el siguiente cuadro, esto debido a que no admite números de oficios repetidos, por lo que deberá corregir el error para poder marcar como recibido satisfactoriamente.

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10. Seguimiento de Oficios

El seguimiento de un oficio se realizará a través de los bloques ubicados en la parte inferior al entrar en los Detalles de un oficio, los cuales se extienden al dar clic en el ícono:

Columnas

● Fecha Atendido: Celda que muestra la fecha y hora en la que los usuarios dan alguna atención al oficio recibido.

● Estatus: Celda que muestra el estado en el que se encuentra el oficio enviado,

los cuales pueden ser: Recibido, Reasignado, Atendido o Copia.

● Revisado: En esta celda se muestra el ícono cuando el oficio no ha sido

reasignado u atendido, este cambiará a cuando el oficio cuente con alguna atención por parte del usuario que menciona en la fila.

● Fecha Recepción: Celda que muestra la fecha en la que el usuario ha recibido el oficio enviado mediante la opción Ccp.

● Fecha Leído: Celda que muestra la fecha en que el usuario que ha recibido el oficio enviado mediante la opción Ccp ha revisado los detalles.

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10.1. Bloque Envíos Se visualizan los usuarios a los que se envía el oficio con el fin de contar con los permisos para darle algún tipo de atención o trámite (opción Para) o el usuario que capturó inicialmente desde la sección Registro de oficios, según sea su caso. Al extender se observa de la siguiente manera:

10.2. Bloque Asignaciones

Se visualiza el nombre de los usuarios que fueron asignados para dar algún trámite o seguimiento al oficio. Al extender se muestra de la siguiente manera:

10.3. Bloque Copias Se muestra el nombre de los usuarios a los cuales se envió el oficio sin permisos (opción Ccp). Al extender se muestra de la siguiente manera:

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11. Flujos de un oficio

Los oficios se elaboran para ser utilizados por distintos usuarios, dependiendo de la información contenida. Por ese motivo, circulan entre distintos servidores públicos, unidades administrativas u operativas e inclusive entre funcionarios. Esta circulación se llama flujo, y expresa tanto la forma en que pasa un oficio de un soporte físico a otro electrónico, así como la atención brindada de una unidad a otra.

11.1. Flujo de recepción

1. Recepción física del oficio (sellado de oficio). 2. Escaneo del oficio y sus documentos para crear un solo archivo digital. 3. Renombrado del oficio recepcionado, utilizando la nomenclatura de recepción de

acuerdo a la Unidad Administrativa que corresponda. 4. Registro en el Sistema de la información contenida en el oficio recepcionado. 5. Inicio de la atención correspondiente del oficio recepcionado (Asignación,

Reasignación, Atención y Copia, según sea su caso).

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11.2. Flujo de emisión (Acuse)

1. Elaboración y trámite del oficio emitido por la Unidad Administrativa responsable. 2. Escaneo del oficio una vez realizado el trámite correspondiente. 3. Renombrado del oficio emitido escaneado, utilizando la nomenclatura de Acuse

de la Unidad Administrativa responsable. 4. Captura en el Sistema la información contenida en el oficio considerado como

Acuse. 5. Inicio de la atención correspondiente del oficio emitido (Envío, Asignación,

Reasignación, Atención y Copia, según sea su caso).

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12. Datos de contacto

Correo electrónico mesadeayuda@tabasco.gob.mx

Instalaciones: Venustiano Carranza 1209. Esq. Pedro Fuentes, Plaza Sur, Edif. “D” Col. Centro, C.P.

86000, Villahermosa, Tabasco.

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