00000 SESION NUMERO UNOOOO /,QUE ES SUPERVISION?eo$o

O Objetivos del A1 concluir esta sesi6n, los participantes podrfinO participanteO 1. Evaluar sus propias fuerzas y debilidades como supervisoresO 2. Definir la supervisi6n, describir las principales responsabilidades y funciones del supervisor y explicar la relaci6n de la supervisi6n y las funciones de la gerencia 3. Identificar los factores organizativos que contribuyen a unaO supervisi6neficaz$OO Tiempo 2 horas, 30 minutosOO Objetivo A. Autoevaluaci6n como supervisor .............. 1 horaO general de B. Definici6n de supervisi6n .......... 1 hora, 30 minutosO la sesi6nOO Materiales Papel y rotuladores para cada participante

Metasy objetivos del taller (material impreso) Calendariodiario del taller (material impreso)OOD Anexos 1A Supervisi6n y gerenciaOOtOOO$OO6OO_lb CEDPA/Supervisi6n Sesi6n 1/Pfigina 1

QOOO

A. Autoevaluaci6n como supervisor (1 hora) Q

Paso 1 Salude a los participantes y pres6ntese a ellos.

Paso 2 Explique que, a fin de presentar y tratar el contenido del taller, los participantes necesitar_n primero reflexionar sobre sus propias cualidadescomosupervisores.

Paso 3 Divida a los participantes en cuatro grupos pequefios de unos 4-6 miembros.Presentela tareasiguiente:

Paso 4 Pida a cada grupo que presente sus dibujos. A medida que cada grupo los presenta, utilice las preguntas siguientes para estimular el debate:

/,Cu_les son algunas de las fuerzas que usted ve en los dibujos delgrupo?

/,Cu_iles son algunas de las debilidades?

Paso 5 A medida que se dan las respuestas, prepare dos listas, una para las fuerzas y otra para las debilidades. Llame la lista de fuerzas "El supervisor eficaz" y la lista de debilidades "El supervisor ineficaz".

Sesi6n l/Pfigina 2 CEDPA/Supervisi6n

0000O Paso 6 Indique que muchos en el grupo tienen las mismas fuerzas y debilidades, aunque existen diferencias. Pregunte c6mo pudiera el grupobeneficiarsede las diferencias.Q0 Respuesta: Podemos aprender de las fuerzas y debilidades mutuas a medida que hablamos de nuestras experiencias.006 B. Definici6n de supervisi6n (1 hora, 30 minutos)OO Paso 1 Divida a los participantes en grupos de 4-6 miembros. Distribuya elQ anexo 1A, Supervisi6n y Gerencia. Presente las cinco funciones deQ un gerente y pida a cada grupo que describa las diferencias entre un gerente y un supervisor en t6rminos de responsabilidades y actividades en cada una de las funciones. Conceda 10 minutos.

Paso 2 Haga que cada grupo presente su informe. Indique que habr_i mucha superposici6n entre las responsabilidades. Pregunte cu_iles son lasO diferencias.O0 Respuestas posibles: Un supervisor tiene un 6mbito de control mds0 estrecho, un papel de planificaci6n menor, menos poder y un nivel0 m6s bajo de jerarquia y est6 m6s pr6ximo a los trabajadores deQ primera linea.0 Recuerde a los participantes que, en organizaciones m_ispequefias, una persona tiene a menudo un cargo gerencial y un cargo de supervisi6n. Pregunte si esto ocurre en cualquiera de sus organizaciones.OO Paso 3 Pida a los participantes que vuelvan a sus cuatro grupos. Asigne una de las siguientes preguntas a cada grupo. Conceda unos 20 minutos paradebate.OI Pregunta 1:/,Qu6 ha de existir en una organizaci6n para que ocurra unasupervisi6neficaz?QQ Pregunta 2: /,Cu_iles son algunos de los enfoques para la supervisi6nO eficaz?QO Pregunta 3: LCu_iles son algunas de las herramientas que puedenO emplearlos supervisorespara ser milseficaces?6OO

CEDPA/Supervisi6n Sesi6n l/Pfigina 3OOOO

Paso 4 Pida a cada grupo que presente los resultados de su debate. A continuacidn damos respuestas posibles para cada grupo.

Pregunta 1:/,Qu6 ha de existir en una organizaci6n para que ocurra unasupervisi6neficaz?

Respuestas posibles: Lineas definidas de autoridad; recursos/ presupuesto para actividades de supervisi6n; compromiso a una supervisi6n eficaz en niveles superiores; normas/pautas/ procedimientos para los supervisores; capacitaci6n para los supervisores; sistemas de recopilaci6n de informaci6n y reacciones.

Pregunta 2: /,Cu_iles son algunos de los enfoques para una supervisi6neficaz?

Respuestas posibles: Establecer un enfoque de equipo para la supervisi6n; fijar objetivos junto con los miembros del equipo; celebrar reuniones con todo el equipo para examinar los problemas y c6mo resolverlos; definir funciones y responsabilidades conjuntamente; visitas de campo con tareas concretas lo mds frecuentemente posible; proporcionar reacciones positivas/alagos al personal - solicitar reacciones del propio desempe_o.

Pregunta 3: /,Cufiles son algunas herramientas que los supervisores pueden emplear para ser m_iseficaces?

Respuestas posibles: Descripciones de cargos; listas comprobatorias; manuales normativos; manuales de procedimiento; registros y archivos; informes; cuadros y grdficas; planes de acci6n; planes detrabajo; materiales de capacitaci6n; estudios de investigaci6n; librosy articulos sobre formaci6n de recursos humanos.

Paso 5 Repase el calendario del taller para indicar cuando se abordar_in los temasque han surgido en esta sesi6n.

Sesi6n l/Pfigina 4 CEDPA/Supervisi6n

00B0O Anexo 1A- 1OO SUPERVISION Y GERENCIAeOO FUNCIONES GERENCIALESQO 1. PlanificarO Planificar es tomar decisiones acerca de qu6 vfas de acci6n seguir. Incluye las actividadesO siguientes:Q0 Establecer objetivos para determinar el resultado final.0 Formular estrategias para determinar como alcanzar los objetivos, para cuandoO y porquien. Prepararpresupuestos para determinar el costo de utilizar los recursos. Establecerpoliticas para disponer de decisiones permanentes sobre situacionesO recurrentes. Establecer normas para asegurar continuidad en la calidad de los servicios yO productos.O0 2. OrganizarIg Organizar es establecer relaciones y asignar responsabilidades en la organizaci6n. Incluye las actividades siguientes:e

Formular una estructura organizacional para establecer responsabilidad en laQ organizaci6n mediante reportes y buenas relaciones con los supervisores.Q Establecer equipos que trabajen en colaboraci6n para alcanzar objetivos.0 Establecer descripciones de cargos para asegurar claridad en las funciones y responsabilidades.tD Determinar las actividades delpersonal en la realizaci6n de los planes de trabajo.Bt 3. Asignaci6n de personalOQ Es asignar personal a los cargos dentro de la estructura organizacional. Incluye las

aetividades siguientes:O0 Localizar a personas con calificaciones apropiadas para los cargos en la organizaci6n.OQeO

CEDPA/Supervisi6n Sesi6n l/P_igina5QOOO

Anexo 1A-2

Orientar alas nuevas personas a sus cargos para ayudarles a aprender acerca de sus responsabilidades, las relaciones en la organizacidn, las metas y objetivos de la organizaci6ny la culturade la organizaci6n. lmpartir eapacitaci6n cuando sea necesario para mejorar las habilidades y destrezas delaspersonas.

4. Dirigir

Dirigir significa motivar a las personas a actuar decisivamente hacia el logro de la misi6n y objetivos del programa de la organizacidn. Incluye las actividades siguientes:

Motivar de forma que las personas se muestren positivas acerca de sus responsabilidades, preocup_indosepor el trabajo que realizan. Delegar para asignar responsabilidades alas personas y poder adaptarse a los cambiosdentroy fuerade la organizaci6n. Controlar el conflicto para asegurar que se traten las diferencias y se establezcan relacioneseficacesdetrabajo. Controlar el cambio para promover creatividad y flexibilidad en el logro de los objetivosdelprograma. Comunicar informacidn de forma que las personas posean la informaci6n que necesitan para desempefiar su trabajo con eficacia y productividad.

5. Controlar

Controlar significa realizar las actividades de forma que se efectfie progreso hacia el logro de los objetivosdel programa.Incluyelo siguiente: O

Establecer un sistema de informaci6n gerencial (SIG) para asegurar que se recopila eficazmentela informacidnapropiada. Medir elprogreso del proyecto comparando la situaci6n actual con las metas y objetivosestablecidos. Presentar informes para controlar las actividades y finanzas del proyecto. Supervisar el desempe_o para documentar informaci6n sobre la forma en que las personascumplensusresponsabilidades. Proporcionar reacciones a las personas de forma regular, informal, incluida reacci6npositivay crfticasconstructivas. Realizar evaluaciones del desempe_o para evaluar formalmente la forma en que las personas trabajan y el grado en que producen resultados, y darles reacciones sobresutrabajoengeneral. Ajustar planes para responder a los cambios internos y externos de la organizaci6n.

Sesi6n 1/P_gina 6 CEDPA/Supervisi6n

0000O Anexo1A-3OO DIFERENCIAS ENTRE UN SUPERVISOR Y UN GERENTEO

Planificar y organizar: Los supervisores emplean menos tiempo planificando yeO organizando a un macronivel. Por ejemplo, un supervisor no desempefia un papel tan grande como un gerente en determinar la direcci6n de programas futuros y establecer el diagrama de la organizacidn.O

Reclutamiento de personal: Los gerentes desempefian un papel mayor en elO reclutamiento de personal a nivel administrativo, mientras que los supervisoresO pueden desempefiar un papel mayor en el reclutamiento de personal al nivel deQ provisi6n de servicios. Esto variar_i enormemente de una organizaci6n a otra, segtinI el tamafio de la organizaci6n y el grado en el que ha ocurrido la descentralizaci6n.OO Dirigir: Los gerentes y los supervisores dirigen de formas diferentes. LosO supervisores muestran liderazgo en las operaciones cotidianas de la organizaci6n0 ya que tienen mils interacci6n con los proveedores de los servicios que los gerentes.

Tanto gerentes como supervisores necesitan establecer y promover relaciones de trabajo eficaces con sus trabajadores, requiriendo habilidades en la motivaci6n, la delegaci6n y la comunicaci6n.O

Controlar: Los supervisores emplean mucho m_is de su tiempo controlando queglid los gerentes. Esto exige poseer y utilizar m_is habilidades t6cnicas que un gerente. Un supervisor est_i frecuentemente en contacto con el personal de primera lfnea y necesita poderle proporcionar apoyo tdcnico cuando se requiere.OOeQOOOO6QQQOOeOOeOO CEDPA/Supervisi6n Sesi6n l/P_gina 7OOOO