1. Explique que es organización

La organización está compuesta por sistemas interrelacionados que cumplen

funciones especializadas para lograr metas a través de la gestión de diversos

recursos. Cabe destacar que la organización es parte integrante de las cuatro

funciones administrativas, junto con la planificación, dirección y el control. Según

Terry (1980):

La organización es un ente que reúne a las personas dentro de un ambiente aceptable para realizar actividades interrelacionadas de forma cooperativa y hacia el logro de objetivos específicos. (p. 303).

Adicionalmente la organización es considerada un ente social, ya que está

formada por seres humanos que conviven en un sistema social, la empresa tiene

vida y características propias, tiene personalidad jurídica, se le reconoce a la

empresa como parte integrante de la sociedad. Tiene además funciones

administrativas, tales como maximizar los recursos, tanto materiales, humanos y

financieros, para así lograr la eficiencia y el logro de los objetivos en los plazos

estimados.

2. Explique organización como proceso

La organización, es la segunda fase del proceso administrativo, y su función

principal es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son

humanos, materiales y financieros. Melinkoff (1987), define la organización como:

“El proceso administrativo a través del cual se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel corporativo estratégico (misión, visión, objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u actuación).”

El proceso de organización, comprende las siguientes etapas:

División De Trabajo: Es la separación y delimitación de las actividades con

el fin de realizar una función con la mayor precisión y el mínimo esfuerzo.

Jerarquización: se refiere a la disposición de funciones por orden de rango,

grado o importancia.

Departamentalización: Es la división o agrupamiento de las funciones y

actividades en unidades específicas con base en su similitud.

Descripción De Funciones, Actividades Y Responsabilidades: Es la

recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias

para llevar a cabo el trabajo de la mejor manera.

Coordinación: Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las líneas

de comunicación y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinación y la

unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social.

3. Explique delegación efectiva

Delegar es el asignar efectivamente tareas, responsabilidad y autoridad a otros.

O en otras palabras, es la habilidad para hacer las cosas utilizando el trabajo y

tiempo de otra gente. La buena ahorra tiempo, desarrolla su gente, le asegura un

sucesor y motiva en general. Para hacer una delegación efectiva, se debe:

Decidir que tareas se pueden delegar.

Decidir a quién se le asignara la tarea.

Proporcionar los recursos suficientes para realizar una tarea delegada.

Estar preparado para intervenir en caso de ser necesario.

Establecer un sistema de retroalimentación.

Nivel de delegación: No todas las actividades se pueden delegar al mismo

nivel, sino que existen variaciones y usted sabrá a quien delegar y en qué nivel. A

su vez, le servirá para evaluar el desempeño de sus colaboradores y subordinados.

 

Niveles para una Delegación EfectivaNivel Frase dicha Significado en la delegación1 “Espera a que te diga”, “Haz

exactamente lo que te digo” o “Sigue las instrucciones de manera precisa”

No hay ninguna libertad de acción en la delegación.

2 “Revisa esto y dime que es lo que opinas. Después yo decido”

Esto es pedir cierta investigación y análisis pero no una recomendación.

3 “Dame tu recomendación y tu opinión de los pros y contras. Te dejaré saber si puedes seguir adelante o no”

Pedir un análisis y una recomendación, pero usted le revisará antes de la decisión final.

4 “Decide y comunícame tu decisión, pero espera mi aprobación”

La otra persona necesita aprobación, pero se le da la confianza de generar y juzgar las alternativas de acción.

5 “Decide y déjame saber cuál es tu decisión, entonces sigue con el plan a menos que yo diga lo contrario”

Ahora la otra persona comienza a tomar el control de las acciones. El sutil incremento en la responsabilidad ahorra tiempo.

6 “Decide y llévalo a cabo, pero comunícame lo que has hecho”

Ahorra tiempo y le permite una reacción rápida ante decisiones incorrectas.

7 “Decide y llévalo a cabo. Y no necesitas más mi revisión”

La mayor libertad que puede dar a otra persona cuando usted necesita retener la responsabilidad de la actividad.Un alto grado de confianza es necesario, y usted vigilará la calidad de la actividad después de ser acabado, generalmente semanas o meses después.

8 “Decide que acción se necesita seguir y llévala a cabo. Es tu área de responsabilidad ahora”

El grado último de libertad que le puede dar a una persona, y es generalmente utilizado con un cambio formal del rol de una persona. Es la delegación de una responsabilidad estratégica.Esto significa delegar parte de su trabajo, no solo una actividad o proyecto. Usted podrá utilizar este último nivel de delegación cuando necesite desarrollar a un sucesor por ejemplo.

4. Explique que es línea de staff

El Sistema de organización lineal de staff, Es un sistema donde se realizan

gran número de funciones de cierta magnitud o complejidad. Es un sistema de

organización lineal al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias

asesoras, denominadas staff, estado mayor, asesoría o plana mayor. Las unidades

de asesoramiento sólo tienen autoridad de asesoramiento, no tienen mando sobre

el personal de línea; solo tienen autoridad de mando sobre el personal de sus

sistemas asesores.

Ventajas del sistema de línea de staff:a) Se aprovechan las ventajas de la especialización

b) Se mantiene la unidad de mando.

c) Se comenta la cooperación entre los funcionarios de línea y asesoría

Desventaja del sistema de línea de staff:a) Puede generar confusión entre la autoridad de línea y asesoría.

b) Los funcionarios asesores tratan de evadir responsabilidad por no tener

autoridad.

c) Los funcionarios de línea descargan la mayor parte de su trabajo en la

dependencia asesora o funcionarios asesores.

d) La asesoría no es de obligatoria aceptación por la unidad de línea.

5. Realice un organigrama de línea de staff

Un organigrama de lineal de staff, Es un organigrama de organización lineal

al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias asesoras, denominadas

staff, el cual puede demostrarse en el siguiente ejemplo:

A continuación se presenta el Organigrama de la Empresa “Centro de

Reciclaje Maturín C.A “CEREMATCA”, la cual presenta un organigrama de línea de

staff.

6. Cuales son y explique las habilidades administrativas del supervisor

Las responsabilidades de los supervisores son variadas y complejas. De

acuerdo a esto, se pueden agrupar las habilidades necesarias en cuatro grupos

básicos:

Habilidad técnica: Posesión de conocimientos y destrezas en actividades

que suponen la aplicación de métodos, procesos y procedimientos. Implica

por lo tanto el diestro uso de instrumentos y técnicas específicas.

Habilidad humana: Capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo

cooperativo, trabajo en equipo, la creación de condiciones donde las

personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones.

Habilidad de conceptualización: Capacidad para percibir el panorama

general, distinguir los elementos más significativos de una situación y

comprender las relaciones entre ellos.

Habilidad de diseño: Capacidad para resolver problemas en beneficio de la

empresa. Para ser eficaces y particularmente en los niveles

organizacionales superiores, los administradores deben ser capaces de

hacer mucho más que advertir un problema. Deben poseer además la

habilidad de un buen ingeniero de diseño para deducir la solución práctica

de un problema.

Es de vital importancia reconocer que los supervisores deben tener

habilidades que le permitan participar en el desarrollo de los pilares del proceso

administrativo dentro de su organización, ya que participan de alguna u otra

manera, en cada uno de los procesos:

Planeación: Deben dominar las técnicas para la determinación de

metas y establecimiento de planes y procedimientos para alcanzarla.

Organización: Deben ser capaces de ordenar del trabajo por realizar

de tal forma que sea más efectivo.

Integración: Deben tener la capacidad de determinar y seleccionar la

colocación del número apropiado de personas en los puestos

adecuados.

Dirección: Deben de saber ejercer su autoridad, por medio de la

motivación, comunicación y liderazgo.

Control: Conocer las Técnicas para la regulación de los procesos, su

costo y la persona que lo lleva a cabo.

7. Que pasa cuando no se delega?

Delegar es un proceso que va mucho más allá de encomendar a otras personas

tareas, ya que supone implicar a otros en el trabajo que demos realizar. Se pueden

delegar actividades y tareas que no podemos, no queremos o no sabemos hacer,

mejorando así nuestro reconocimiento dentro de la empresa, sin embargo, no

siempre existe la confianza suficiente dentro del equipo de trabajo para delegar

funciones, acumulando gran cantidad de tareas y responsabilidades que no

podemos cumplir.

No delegar acarrea consecuencias nefastas, tanto para la calidad y rapidez del

trabajo que se está realizando, como para la salud mental de quien no delega, pues

finalmente termina haciéndose cargo de muchas responsabilidades para las que,

probablemente, su tiempo y capacidad de abarcar no son suficientes. Dentro de las

consecuencias de no delegar, podemos mencionar:

Perdida de la oportunidad de descubrir el talento de otros.

El sistema o método propio de trabajo no evoluciona, por no tener

parámetros de comparación.

No se aumenta la creatividad.

Aumento del estrés.

Fatiga por el intento de controlar todo.

Desmotivación y desvalorización del personal a cargo.

Entre otros.

Adicionalmente, un directivo que se encuentre reacio a delegar presente

alguno de los siguientes casos:

Trata a todos por igual, lo que implica que el directivo ha dejado de ver las

diferencias que hacen única a cada persona.

Los empleados no le aportan ideas ni le dan a conocer sus preocupaciones.

Se toma todos los éxitos y fracasos de la empresa como propios.

No confía en que los demás puedan hacer el trabajo tan bien el.

Se tienen bajas expectativas sobre el desempeño de sus colaboradores.

El directivo con temor a delegar cree que todo depende de él para solucionar

los problemas de la empresa. Cuando el negocio no prospera, la respuesta

es controlar todavía más el trabajo.

Presenta un estado de ánimo bajo, que incluso puede convertirse en

depresión o ansiedad.

Se siente abrumado por la responsabilidad.

No sabe desconectar el trabajo de la vida familiar y perturba las relaciones

en el hogar con las preocupaciones del trabajo.

Tiene dificultades para pedir ayuda. Su rasgo dominante es la

autosuficiencia.

8. Cuando no debe delegarse?

Lo primero que hay que hacer para delegar es saber cuáles son las tareas

que se pueden delegar y cuáles son específicas de los ejecutivos y directivos. Para

Adolfo Tuñón, las responsabilidades se dividen en tácticas y estratégicas.

(Delegables) Tareas tácticas: Las tareas tácticas en las organizaciones son

clasificadas como aquellas tareas sistematizadas o repetitivas. Aquellas con

estructuras ya hechas, pero que necesitan seguimiento.

(No Delegables) Tareas estratégicas: Todas aquellas que exijan

creatividad e innovación, aquellas que permitirán el desarrollo profesional de la

empresa y sus colaboradores.

Por lo cual, un buen directivo, no debe delegar ciertas actividades que sean

determinantes en el desarrollo económico y profesional de la empresa, dentro de

las actividades que no se deben delegar podemos mencionar:

Planeación estratégica: Ésta suele realizarse a finales o principios de año.

Valga la redundancia, el tomar decisiones sobre cuáles son las decisiones

que se deben tomar para la organización está en manos del Directivo. En

muchas ocasiones se plantean los puntos estratégicos a través de un

Consejo Directivo, sin embargo, quien aprueba, revisa y consolida las

propuestas, es el líder de la empresa.

Relaciones con inversores: Es de suma importancia las relaciones con los

inversores, y cuando hablamos de relaciones, son todas aquellas

conversaciones estratégicas que te pueden dar un “sí” como respuesta,

recordando que ellos se pueden convertir en socios de la empresa y su

capital puede fluir durante varios años.

Definición de la Cultura empresarial: Es el pilar para que una empresa

trabaje con armonía y bajo objetivos. Las empresas no sólo representan

productos, representan ideales, convicciones y la ética de sus fundadores.

Cuando una empresa puede emanar esto, quiere decir que su cultura esta

fortalecida y su gente convencida.

Reclutamiento y evaluación de directivos: Los directivos deben saber de

quiénes se rodea, para ello es importante que participen en el proceso de

contratación de su personal. Si bien los procesos de selección y

reclutamiento pueden estar en manos de expertos, la contratación debe

estar a cargo del director de la empresa, ya que debe conocer la capacidad,

valores, aptitudes y actitudes de sus líderes.

Decisiones difíciles: Una fusión, una compra, una venta de acciones, son

actividades que deben realizar los directivos. En estos casos, la ayuda de un

experto es fundamental, así como la asesoría de algunos de tus líderes,

pero la decisión final está en tus manos.

Adquisiciones: Cambio de inmobiliario, adquisición de un nuevo edificio,

creación de nuevas sucursales, extensión al extranjero; son decisiones que

un directivo toma.

Reglamentos internos: La realización puede ser tarea de otra persona,

pero la aprobación y difusión de los reglamentos internos de la empresa es

tarea del directivo.

9. Explique liderazgo

El autor Richard L. Daft, en su libro La Experiencia del Liderazgo, Define el

liderazgo como: La relación de influencia que ocurre entre los líderes y sus

seguidores, mediante la cual las dos partes pretenden llegar a cambios y

resultados reales que reflejen los propósitos que comparten. Los elementos

básicos de esta definición son: líder, influencia, intención, responsabilidad, cambio,

propósito compartido y seguidores.

Otros autores como John Kotter, definen el liderazgo como “la actividad o

proceso de influenciar a la gente para que se empeñe voluntariamente en el logro

de los objetivos del grupo, entendiendo por grupo un sector de la organización con

intereses afines".

10.Explique Líder

El líder es visto como la persona capaz de incentivar, motivar y ejercer

influencia en el comportamiento o modo de pensar de su personal de equipo con el

propósito de trabajar por un bien común.

El líder tiene la función de transmitir una visión global e integrada, mostrar

confianza al grupo, orientar y movilizar a las personas a concretizar los objetivos

planteados, animar y mantener el interés del grupo a pesar de los obstáculos y

crisis que se pueden encontrar a lo largo del trabajo, reforzar los sucesos y cuando

sea necesario corregir los desvíos. Asimismo, el líder debe de utilizar todo el

potencial de su personal y repartir las funciones a cada uno

11.Explique la diferencia entre jefe y líder

Existen diversas diferencias entre un líder y un Jefe, las cuales podemos

agruparlas de la siguiente manera:

La percepción sobre su autoridad: Para un jefe al uso, la autoridad es un

privilegio concedido por su puesto de mando. Para un buen líder, en cambio, la

autoridad es un privilegio solo si es una herramienta útil para la organización. El

jefe hace suya la máxima de “yo soy el que mando aquí”; mientras que el líder

encuentra su inspiración en la frase “yo puedo ser útil aquí”. El jefe espolea al

grupo y el buen líder se mantiene al frente, los guía y se compromete día a día.

Imponer vs convencer: El jefe basa su influencia en la autoridad que

dimana del cargo que ostenta. El líder se gana la simpatía y le voluntad de quienes

le rodean. El jefe hace valer su posición dentro de la jerarquía, mientras que el líder

cultiva y cuida su liderazgo cotidianamente. El jefe siente la necesidad de imponer

su criterio, usando largos argumentos; el líder convence y ejemplifica, sus

argumentos no buscan desterrar a los demás, sino construir conocimiento y plan de

acción.

Miedo vs confianza: El jefe infunde temor, miedo, suele amenazar, y su

equipo recela de él, le ponen buena cara cuando está cerca pero le critican

duramente cuando no está presente. El líder es una fuente de confianza, empodera

a las personas, genera entusiasmo cuando trabaja, estimula al grupo reconociendo

las buenas labores y el esfuerzo de sus miembros. El jefe precisa obediencia ciega,

el líder persigue que la motivación impregne a todos. Si sientes miedo de tu

superior, es un jefe corriente, si en cambo lo valoras y aprecias, tu superior es un

líder.

La gestión de los problemas: El jefe quiere señalar a quien ha cometido el

error; implanta la creencia de buscar culpables. De este modo, abronca, castiga y

grita si algo no sale bien, para advertir al culpable y al resto de personas. El líder

sabe entender los errores y calmadamente reorienta la situación. No se encarga de

señalar los errores ajenos ni de acusar a nadie, sino que busca solucionar el

problema y ayudar a quien lo ha cometido a levantarse.

Organización técnica vs organización creativa: El jefe distribuye las

tareas y ordena, y se queda supervisando si sus órdenes están siendo seguidas a

rajatabla. El líder estimula, aporta ejemplo, trabaja codo con codo con sus

colaboradores, es coherente con lo que piensa, con lo que dice y con lo que hace.

El jefe hace que las tareas sean una obligación, pero el líder sabe buscar la

motivación en cada nuevo proyecto. El líder transmite ganas de vivir y de

progresar.

Órdenes vs pedagogía: El jefe conoce el funcionamiento de todo, el líder

sabe hacer pedagogía de cada tarea, sabe enseñar. El primero recela de su

secreto que le ha llevado al éxito, el segundo tutela decisivamente a las personas

para que puedan desarrollarse y hasta superarle, El jefe organiza la producción,

pero el líder les prepara para que alcancen todo su potencial.

El grado de cercanía personal: El jefe se relaciona con su equipo de forma

despersonalizada, como fichas de un tablero. El líder conoce personalmente a

todos sus colaboradores, se interesa genuinamente por sus vidas, no los usa ni los

cosifica. Es respetuoso con la personalidad de cada uno, defiende a las personas

independientemente de su posición en la jerarquía.

Esquemas cerrados vs esquemas abiertos y en constante desarrollo: El

jefe dice “haz esto”, el líder dice “hagamos esto”. El jefe persigue la estabilidad, el

líder promociona a sus colaboradores mediante el trabajo grupal y la formación de

otros líderes. El líder es capaz de integrar el compromiso sincero de los que le

rodean, diseña planes con fines claros y compartidos, contagia a los demás con su

esperanza y determinación.

Cumplir vs liderar: El jefe llega puntual, pero el líder siempre llega el

primero. El jefe espera a los colaboradores sentado en su sillón, el líder sale a

darles la bienvenida. El líder quiere mantener siempre su presencia como un guía

del grupo e inspira compromiso, cordialidad y lealtad. El jefe se conforma con un

desempeño aceptable de sus miembros, el líder quiere ver más allá y quiere que su

grupo despunte.

Poder vs inspiración: El jefe defiende con uñas y dientes su posición de

autoridad; el líder hace que la gente normal se sienta extraordinaria. El jefe ansía la

reverencia, pero el líder logra comprometer a su equipo en una misión que les

permite superarse y trascender. El jefe quiere mantener sus privilegios; el líder dota

de significado e inspiración a su trabajo su vida y la de los que le rodean

12.Cuales son y explique los niveles de liderazgo

El Dr. John C. Maxwell, experto en liderazgo, durante años ha usado y

enseñado un instrumento de liderazgo que pone en perspectiva esa clase de

respeto que proyecta el líder en sus funciones como tal y lo ha llamado “Los Cinco

Niveles de Liderazgo“. A continuación se describen los componentes filosóficos y

conceptúales más importantes de cada uno de los niveles de esta escalera.

1. Posición: El nivel de los derechos: La gente le sigue porque tiene que hacerlo. Es

el nivel más bajo de liderazgo para cualquier persona, se basa en un título o

descripción de trabajo. Si la gente sigue a un líder sólo porque se le ha nombrado

jefe o líder de equipo, ese es un líder por posición.

Permiso: El nivel de las relaciones: La gente le sigue porque quieren

hacerlo. Este nivel de liderazgo se basa en la relación de un líder con sus

seguidores. Cuando estos últimos comienzan a tener confianza a un líder, entonces

comienzan a seguirle porque quieren. Los seguidores respetan y admiran mucho al

líder y éste gana facultad para influir sobre ellos. Cuando el líder tiene el

beneplácito de la gente para dirigir, todo el proceso de liderazgo se hace más grato

para todos. Pero sólo las relaciones positivas no son suficientemente fuertes para

crear un liderazgo duradero. Para cosechar las recompensas de un liderazgo

positivo, tiene que subir al siguiente nivel.

Producción: El nivel de los resultados: La gente le sigue por lo que ha hecho

por la organización –grupo, iglesia o empresa. En este nivel de producción, la

influencia se cimenta y el respeto crece por lo que el líder y sus seguidores logran

juntos. La gente comienza a seguir por lo que el líder ha hecho por el equipo u

organización. El éxito de un líder beneficioso para todos sus seguidores y –por

ende- para la organización.

Desarrollo de Personas: El nivel de la reproducción: La gente le sigue por

lo que ha hecho por ellos. El llamado más alto de todo líder es ayudar a las

personas a desarrollar su potencial. Los mejores líderes ayudan a desplegar el

potencial de los otros para que también lleguen a ser líderes. El líder que avanza

hacia el nivel de facultar personas cambia su enfoque.

Personalidad: El nivel del Respeto: La gente le sigue por lo que es y lo que

representa. El quinto y más elevado nivel del liderazgo es la personalidad. Es el

verdadero nivel de respeto. El líder que dedica su vida al desarrollo de personas y

organizaciones produce un impacto tan increíble por tan largo tiempo que la gente

lo sigue por lo que es y por lo que representa. Es el mejor de los mejores. Como

líder, no puede aspirar a alcanzar el nivel cinco. Lo más que puede tratar es

trabajar para abrirse paso a través de los primeros cuatro niveles con tantas

personas como las que pueda con el propósito de agregar valor a sus vidas. Haga

de eso el todo de su vida como líder y, el resto llegará solo.

13.En qué momento entra el proceso de calidad para que una empresa sea

exitosa

14. Explique qué significa actitud y aptitud

15. Realice 10 diferencia entre actitud y aptitud