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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

INFORME DE SEGUIMIENTO A TRÁMITES EN ÁREAS Y

DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD A TRAVÉS DEL SISTEMA

INTEGRADO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

SUPERCOR

OFICINA DE CONTROL INTERNO

OCTUBRE DE 2.013

OBJETIVO

Realizar seguimiento a los trámites de las diferentes áreas y dependencias de la

Superintendencia Nacional de Salud, los cuales son registrados en el Sistema Integrado de

Archivo y Correspondencia “SUPERCOR” con el objeto, de monitorear la asignación por cada

dependencia, el flujo ordinario de los mismos y la diligencia de cada funcionario en la

ejecución del trámite de conformidad con las cargas de documentos que es responsable.

ALCANCE

El alcance del seguimiento se circunscribe a realizar la verificación en el lapso de tiempo

comprendido entre el mes de Enero al mes de Junio de la vigencia 2013, a todas las áreas

que conforman la Superintendencia Nacional de Salud, en lo referente a los trámites

pendientes por finalizar “puntos rojos”.

MÉTODO

La Oficina de Control Interno, realizó división material de trabajo entre sus funcionarios y

contratistas, donde cada uno de ellos asumió el seguimiento de un área o dependencia

especifica; efecto para el cual cada uno tomó la información suministrada por la Oficina

de Tecnología de la Información referente al primer semestre de la vigencia 2013.

Una vez recaudada la información, se consolidó, siendo objeto de socialización entre los

colaboradores de la Oficina de Control Interno, posibilitando así obtener las respectivas

conclusiones y formular las recomendaciones del caso.

JUSTIFICACIÓN

De conformidad con las funciones contenidas en las Leyes 87 de 1.993 y 1474 de 2.011,

y los Decretos Reglamentarios Nos. 1826 de 1.994 y 1537 de 2.001, entre otros,

corresponde a la Oficina de Control Interno verificar que el Sistema de Control Interno

esté formalmente establecido dentro de la organización o entidad y que su ejercicio sea

intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, así como también, verificar

que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización,

estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de

acuerdo con la evolución de la Entidad.

Adicionalmente justifica el presente ejercicio, que el hecho de realizar seguimientos de

este tipo, permite identificar las cargas laborales que asumen las dependencias, áreas y

funcionario y/o contratistas, posibilitando a la Alta Dirección determinar si la organización

de cada una de ellas o, en general de la entidad, se adecúa a las actuales necesidades

o, si por el contrario, tal organización requiere de ajustes que permitan dar oportuna

gestión a los trámites que por concesión de la ley, debe asumir la Entidad en procura del

cumplimiento de su misión y visión institucional.

ORGANIGRAMA


DECRETO 1018 DE 2007

La Superintendencia Nacional de Salud, a través del Decreto

1018 de 2007 establece su estructura organizacional, la cual

cuenta con el Despacho del Superintendente Nacional de

Salud, tres (03) Oficinas Asesoras, una (01) Oficina de Control

Interno, cinco (05) Superintendencias Delegadas y una (01)

Secretaría General.

RESULTADOS DESPACHO SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD

Despacho Superintendente

Nacional de Salud

Existen dos (2) registros de funcionarios que no pertenecen al Despacho (Claudia Yolima Caipa y Ricardo Mayorga) cada

uno con un trámite pendiente, y uno (1) a cargo de un exfuncionario de la Superintendencia Nacional de Salud.

Como se observa en el cuadro, en el Despacho del Señor

Superintendente existen 118 documentos en trámite

pendientes por finalizar “puntos rojos” del período

comprendido entre Enero a Junio de 2013, de los cuales 54

aparecen registrados al Dr. Gustavo Enrique Morales Cobo

equivalentes al 45.8%, seguido de la Dra. Maribel del

Socorro Posada Sánchez con 54 puntos rojos, que equivalen

al 45.8%, a la funcionaria Marlen Otálora le figuran tres (3)

registros correspondientes al 2.5%, a su vez, la funcionaria

Luperly Aldana Bautista registra (3) trámites que

corresponde al 3%, finalmente el Doctor Iván Gerardo

Guerrero Guevara registra un documento equivalente al

0.8%.

FUNCIONARIOS Y

CONTRATISTASTOTAL PORCENTAJE

GUSTAVO ENRIQUE MORALES COBO 54 45,8%

MARIBEL DEL SOCORRO POSADA SANCHEZ 54 45,8%

LUPERLY ALDANA BAUTISTA 3 2,5%

MARLEN OTALORA FALLA 3 2,5%

CLAUDIA YOLIMA CAIPA RODRIGUEZ 1 0,8%

HAROLD SAAVEDRA MERCADO 1 0,8%

IVAN GERARDO GUERRERO GUEVARA 1 0,8%

RICARDO HERNANDO MAYORGA GUTIÉRREZ 1 0,8%

TOTAL 118 100%

RESULTADOS SUPERINTENDENCIAS DELEGADAS

RESULTADOS SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LAS MEDIDAS ESPECIALES

Superintendencia Delegada Para las

Medidas Especiales

OLGA LUCIAACUÑA MUÑOZ

LIDIA JANNETHSANABRIA DÍAZ

MARTA LUCIAIBARRA ROSERO

IRIS NATALIABENAVIDES

WALTERROMEROALVAREZ

132

54 47

38

28

Como se observa, en la Superintendencia Delegada Para las

Medidas Especiales se registran 450 trámites pendientes por

finalizar “puntos rojos” entre el Período comprendido Enero a

Junio de 2013

De otra parte, se observa que existe un funcionario que ya no

labora en la Delegada de Medidas Especiales (Armando Daza),

así mismo se relacionan dos (2) ex funcionarios: Katherine Lara

con dos (2) trámites y Nilson Jairshino Mariño Mariño con seis (6)

trámites pendientes por finalizar “puntos rojos”.

FUNCIONARIOS Y


OLGA LUCIA ACUÑA MUÑOZ 132 29,3%

LIDIA JANNETH SANABRIA DÍAZ 54 12,0%

MARTA LUCIA IBARRA ROSERO 47 10,4%

IRIS NATALIA BENAVIDES 38 8,4%

WALTER ROMERO ALVAREZ 28 6,2%

DIANA XIMENA GARCIA MEZA 19 4,2%

LUZ ANGELA PEREZ SEGURA 18 4,0%

CATALINA PATRICIA ESPINOSA AGUILAR 15 3,3%

HUBER FERNELL PLATA GUERRERO 14 3,1%

RUTTY PAOLA ORTIZ JARA 13 2,9%

KENDAL CAROLINA VELOZA 12 2,7%

HERNANDO NEIRA GAONA 10 2,2%

FAYBERTH CALDERON CALDERON 9 2,0%

DIANA CAROLINA CASTELLANOS SIERRA 8 1,8%

AMANDA CORREA RUEDA 7 1,6%

ADRIANA ROJAS GÓMEZ 6 1,3%

NILSON JAIRSHINO MARIÑO MARIÑO 6 1,3%

JAVIER FERNANDEZ FRANCO 4 0,9%

JULIAN MAURICIO ALONSO COPETE 4 0,9%

KATHERINE LARA CAVIEDES 2 0,4%

OSCAR MAURICIO ROA ESTEVEZ 2 0,4%

JAVIER FERNANDO ORDOÑEZ 1 0,2%

JOSE ARMANDO DAZA PULIDO 1 0,2%

TOTAL 450 100%

Superintendencia Delegada Para las

Medidas Especiales

FUNCIONARIOS Y


OLGA LUCIA ACUÑA MUÑOZ 132 44,1%

LIDIA JANNETH SANABRIA DÍAZ 54 18,1%

MARTA LUCIA IBARRA ROSERO 47 15,7%

IRIS NATALIA BENAVIDES 38 12,7%

WALTER ROMERO ALVAREZ 28 9,4%

TOTAL 299 100%

De los 450 documentos en trámites pendientes por finalizar “puntos rojos”, 299 están concentrados en los funcionarios que

se relacionan en el cuadro, concentración equivalente al 66.4%.

Es decir más de la mitad de los documentos pendientes por resolver o tramitar se encuentran concentrados en estos cinco

(5) funcionarios y/o contratistas.

De lo anterior, se puede deducir que el TOP 5 de los funcionarios de esta Delegada con más trámites pendientes por finalizar

“puntos rojos”, durante el primer semestre de la presente vigencia son:

RESULTADOS SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA PROTECCIÓN

AL USUARIO Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Superintendencia Delegada Para la Protección al

Usuario y Participación Ciudadana

RICARDOANDRÉS LEÓN

MARIAJACQUELINE

PUENTES

DIANA CAROLINAERASO

ANGIE MILENAGARCIA

OLGERLEONARDOPALACIOS

95.420

40.580

32.037

21.543 17.950

La Superintendencia Delegada Para la Protección al Usuario y

Participación Ciudadana, es la dependencia que más trámites

pendientes por finalizar “puntos rojos” presenta en toda la

Superintendencia Nacional de Salud, toda vez que a esta llegan

todas las PQR, presentado para el primer semestre de la

presente vigencia 236.795 tramites en rojo.

FUNCIONARIOS Y


RICARDO ANDRÉS LEÓN FORERO 95.420 40,3%

MARIA JACQUELINE PUENTES ROA 40.580 17,1%

DIANA CAROLINA ERASO RODRIGUEZ 32.037 13,5%

ANGIE MILENA GARCIA RAMIREZ 21.543 9,1%

OLGER LEONARDO PALACIOS JAIME 17.950 7,6%

YULIETH LOPEZ RETAMOSO 15.777 6,7%

YULI DENISSE MORA MAYORGA 6.959 2,9%

FABIO ENRIQUE SIERRA FLOREZ 2.563 1,1%

JORGE CORDOBA PEREA 547 0,2%

KELLY JOHANA LEON RODRIGUEZ 455 0,2%

YANETH MENDIVELSO PEREZ 350 0,1%

MARIA PAULA MOLINA LOPEZ 329 0,1%

JORGE ADALBERTO MARTINEZ PEREZ 289 0,1%

JUAN CAMILO CABRERA VALENCIA 223 0,1%

GLORIA CAROLINA BELTRAN TORRES 163 0,1%

CESAR AUGUSTO QUINTERO CASALLAS 161 0,1%

CHRISTIAN JOAN SILVA ALVARADO 161 0,1%

EDUARDO ANDRÉS GARCÍA PEÑA 129 0,1%

ANDRES LASERNA LASERNA 121 0,1%

SANDRA YINETH RINCON RODRIGUEZ 100 0,0%

PAOLA HELENA PIEDRAS 96 0,0%

ANDREA BONILLA DURAN 91 0,0%

DANIELA CAMPO VICTORIA 80 0,0%

OSCAR MARINO HINCAPIE 77 0,0%

LUIS GABRIEL ARANGO TRIANA 72 0,0%

ÁNGELA PATRICIA PINO MORENO 70 0,0%

ANGELICA VARGAS MORENO 68 0,0%

PAOLA ALEJANDRA HERNANDEZ MELO 65 0,0%

MARÍA CATALINA PACHÓN 49 0,0%

SILVIA CAMILA CUBIDES 43 0,0%

ROSAURA SANTANA RUIZ 36 0,0%

JENIFER TATIANA ACUÑA 35 0,0%

OSCAR EDUARDO GARZON 31 0,0%

CARLOS GIOVANNY VARGAS HOYA 23 0,0%

JUAN CARLOS VARGAS VIDAL 23 0,0%

MARTHA LUCIA BARRAGAN AVILA 22 0,0%

ALEXANDER RODRIGUEZ MONTOYA 20 0,0%

ARTURO IVAN PULIDO 19 0,0%

NELSON GERARDO MAYORGA ESPINOSA 18 0,0%

TOTALES 236.795 100%

De los 236.795 documentos pendientes por finalizar “puntos

rojos”, existen 207.530, concentrados en cinco (05)

funcionarios y/o contratistas, cuenta de esto, se refleja en la

gráfica que antecede, en donde se evidencia que en un

funcionario y/o contratista recae la mayor cantidad de trámites..

FUNCIONARIOS Y


RICARDO ANDRÉS LEÓN 95.420 46,0%

MARIA JACQUELINE PUENTES 40.580 19,6%

DIANA CAROLINA ERASO 32.037 15,4%

ANGIE MILENA GARCIA 21.543 10,4%

OLGER LEONARDO PALACIOS 17.950 8,6%

TOTALES 207.530 100%

FUNCIONARIOS Y


JORGE CORDOBA PEREA 547 28,0%

KELLY JOHANA LEON 439 22,5%

YANETH MENDIVELSO PEREZ 350 17,9%

MARIA PAULA MOLINA 329 16,8%

JORGE ADALBERTO MARTINEZ 289 14,8%

TOTALES 1.954 100%

De los 236.795 documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos”, 207.530 están concentrados en el TOP 5 de los

funcionarios con más trámites a cargo durante el primer semestre de la presente vigencia, concentración equivalente al 88%., esto en

referencia a los que fueron catalogados como “tramitadores”

En el siguiente cuadro, se presenta el TOP 5 de los servidores que

a la fecha de corte, ejercían funciones de tramitadores, como se

evidencia, son quienes más trámites pendientes por finalizar

“puntos rojos” presentan, ya que es a ellos a quienes llegan todas

las PQR y estos a su vez asignan a otros funcionarios de acuerdo

al tema y a la EPS; cuando estos funcionarios y/o contratistas

remiten los requerimientos a los agentes de People Contact el

documento permanece cargado al tramitador.

En conclusión como se puede observar, la Superintendencia

Delegada de Protección y Atención al Usuario, registraba para el

primer semestre de la presente vigencia 236.795 trámites

pendientes por finalizar “puntos rojos”, se destaca que quienes

aparecen con más tramites en rojo son las personas que ejercían

funciones de tramitador en ese momento, también se resalta que

en esta dependencia aparecen funcionarios que nada tienen que

ver con los tramites de la misma, de los cuales los más repetitivos

y que se lograron identificar, serán relacionados en las

conclusiones del presente informe.

Esta es una de las Superintendencias Delgadas que presentan mayor número de trámites pendientes por finalizar “puntos rojos”, a

continuación se relaciona el TOP 5 de los funcionarios y/o contratistas que cuentan con mayor número de trámites pendientes por

finalizar “puntos rojos”, es decir se encuentran por fuera del rango “tramitadores”.

Superintendencia Delegada Para la Protección al

Usuario y Participación Ciudadana

RESULTADOS SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA

LA ATENCIÓN EN SALUD

Superintendencia Delegada Para la

Atención en Salud

JORGE CORDOBAPEREA

KELLY JOHANALEON

YANETHMENDIVELSO

PEREZ

MARIA PAULAMOLINA

JORGEADALBERTOMARTINEZ

547

439

350 329

289

De los 2.303 trámites pendientes por finalizar “puntos

rojos”, 1.184 se encuentran concentrados en cincos (5)

funcionarios y/o contratistas, equivalente al 51,41% del

total de los trámites pendientes por finalizar “puntos

rojos” de la Superintendencia Delegada Para la Atención

en Salud.

FUNCIONARIOS Y

CONTRATISTAS

500

ATENCIÓN

EN SALUD

530

DIRECCIÓN DE

ASEGURAMIENTO

560

DIRECCIÓN

GENERAL DE

CALIDAD

TOTAL PORCENTAJE

MARIA CONTENTO MARTINEZ 18 272 290 13%

ZORAIDA PINILLA SERRANO 279 279 12%

MARIA GLADYS CHAPARRO 214 214 9%

HEBERT JAIME RIVERA DIAZ 201 201 9%

MILAGRIN ANTONIA BRUJES FRAGOZO 1 199 200 9%

CARLOS ALBERTO RAMIREZ CUESTA 164 164 7%

CAROL JOHANA GARCIA SALAMANCA 93 93 4%

SANDRA PATRICIA ESTUPIÑAN BOHORQUEZ 66 3 69 3%

SERGIO ENRIQUE CASTELLANOS PINEDA 57 57 2%

MARIA VICTORIA DUQUE JIMENEZ 54 54 2%

MAGDIELA DE LA CARRERA FRANKY 45 7 52 2%

DIANA MILENA VALENCIA GODOY 47 47 2%

FRANCISCO JAVIER CUELLO ROJAS 45 45 2%

MARIA CLAUDIA ESPAÑA 29 10 39 2%

MARIA EDITH VALENCIA CANDELA 2 36 38 2%

SUSANA AYALA RODRÍGUEZ 5 12 17 34 1%

OMAR GÚZMAN BRAVO 6 1 26 33 1%

JESUS ANTONIO ROMERO ORTEGA 6 26 32 1%

GLADYS MARIA ARANGO CASTRO 30 30 1%

CAROLINA MOLINA PARRA 2 24 26 1%

GINA PAOLA GUTIERREZ PEREZ 24 24 1%

RODRIGO ANTONIO HERNANDEZ HERNANDEZ 24 24 1%

JENNY MIREYA ROMERO ORTIZ 2 21 23 1%

RUBEN DARIO SANTA 21 21 1%

MAYERLY EFIGENIA VEGA ORTIZ 1 18 19 1%

JOHN EDUAR RODRIGUEZ FARFAN 19 19 1%

CARLOS ANDRES ACEVEDO RIVEROS 15 1 2 18 1%

MONICA MUÑOZ VELASCO 16 16 1%

HAROL ANDRÉS MARTÍNEZ OROZCO 12 12 1%

MAURICIO ALEJANDRO PINTO TINOCO 9 2 11 0%

RUBY NATALIA LASSO LASSO 9 9 0%

LILIANA CATALINA PULIDO GARZON 8 8 0%

MYRIAM GARCÍA USME 1 6 7 0%

FUNCIONARIOS Y


MARIA CONTENTO MARTINEZ 290 24,5%

ZORAIDA PINILLA SERRANO 279 23,6%

MARIA GLADYS CHAPARRO 214 18,1%

HEBERT JAIME RIVERA DIAZ 201 17,0%

MILAGRIN ANTONIA BRUJES FRAGOZO 200 16,9%

TOTALES 1.184 100%

FUNCIONARIOS Y

CONTRATISTAS

500

ATENCIÓN

EN SALUD

530

DIRECCIÓN DE

ASEGURAMIENTO

560

DIRECCIÓN

GENERAL DE

CALIDAD

TOTAL PORCENTAJE

NANCY VIVIANA RODRIGUEZ ROMERO 7 7 0%

CLAUDIA OFIR CUERVO CARRILLO 5 1 6 0%

LEONARDO MORA FLOREZ 1 5 6 0%

ROSALINN PEÑA HERNÁNDEZ 6 6 0%

HERMAN CORREA ESPINOSA 6 6 0%

CESAR ALFONSO ALVEAR OCHOA 6 6 0%

JOHN PEREZ CUJAR 1 4 5 0%

MARTHA LUCIA ALVAREZ DUARTE 4 1 5 0%

MARIBEL DEL SOCORRO POSADA SANCHEZ 5 5 0%

NIDIA ZORAYA CACERES MORENO 5 5 0%

OLGA LUCÍA ESPITIA GARZÓN 5 5 0%

EMPERATRIZ BARCO MUÑOZ 3 1 4 0%

JANETH BARRERA CHAPARRO 4 4 0%

LUZ MARGARITA TINJACA CRISTANCHO 3 1 4 0%

MARÍA ELENA CHAVERRA 3 3 0%

FREDY ROMERO MORENO 2 2 0%

GUSTAVO ENRIQUE MORALES COBO 2 2 0%

CARLOS ALBERTO VILLAREAL CABRALES 1 1 0%

EDGAR BARRAZA BORRE 1 1 0%

MARLEN OTALORA FALLA 1 1 0%

NELSON JOAQUIN MALAVER MONTANO 1 1 0%

SANDRA ROCA GARAVITO 1 1 0%

CLAUDIA YOLIMA CAIPA RODRIGUEZ 1 1 0%

DALILA GODOY GARZÓN 1 1 0%

FABIO ENRIQUE SIERRA FLOREZ 1 1 0%

ROSINA MARIA RUIZ VILLAGRAN 1 1 0%

JACKIE ARROYO SIERRA 1 1 0%

JORGE ENRIQUE MARTINEZ MARTINEZ 1 1 0%

LAVINIA ESTHER FIGUEROA TURCIOS 1 1 0%

LORENA CECILIA ILLIDGE BENJUMEA 1 1 0%

SANDRA YANETH MONTERO LANCHEROS 1 1 0%

TOTALES 178 1.610 515 2.303 100%


Atención en Salud

De cuadro anterior podemos observar, que los cincos (5)

funcionarios y/o contratistas que presentan el mayor

número de trámites pendientes por finalizar “puntos rojos”

en la Superintendencia Delegada para la Atención en

Salud, porcentualmente entre ellos, la Doctora María

Contento Martínez con el 24,5%, es quien más presenta

trámites pendientes por finalizar “puntos rojos”.

SUPERDELEGADA PARA LA ATENCIÓN

EN SALUD 8%

DIRECCIÓN DE ASEGURAMIENTO

70%

DIRECCIÓN GENERAL DE CALIDAD

22%


Atención en Salud

En la Superintendencia Delegada para la Atención en Salud, en el primer semestre de 2.013 se registraron 2.303 trámites

pendientes por finalizar “puntos rojos”, de los cuales, el 70% corresponde a la Dirección de Aseguramiento, seguida de la

Dirección de Calidad con un 22% y por último con el 8% el despacho de esa Delegada.


LA FUNCIÓN JURISDICCIONAL Y DE CONCILIACIÓN

Superintendencia Delegada Para Función

Jurisdiccional y de Conciliación

SANDRA ESTHERMONROYBARRIOS

RODRIGOJAVIER CHAVEZCASTIBLANCO

KIMBERLY DELPILAR

ZAMBRANOGRANADOS

JOSE CARLOSSIMON VARGAS

YOJANAJAQUELINE

REYES ALFONSO

176 168 167

142

118

La Superintendencia Delegada Para la Función

Jurisdiccional y de Conciliación registro para el primer

semestre de la vigencia 2013 un total de 1.717 trámites

pendientes por finalizar “puntos rojos”, concentrados en

cinco (05) funcionarios y/o contratistas, cuenta de esto, se

refleja en la siguiente gráfica, en donde se evidencia que en

un funcionario y/o contratista recae la mayor cantidad de

trámites.

Para esta Superintendencia Delegada, el mayor número de

documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos

rojos”, por funcionario y/o contratista, oscila entre 176 y 118.

FUNCIONARIOS Y


SANDRA ESTHER MONROY BARRIOS 176 10,3%

RODRIGO JAVIER CHAVEZ CASTIBLANCO 168 9,8%

KIMBERLY DEL PILAR ZAMBRANO GRANADOS 167 9,7%

JOSE CARLOS SIMON VARGAS 142 8,3%

YOJANA JAQUELINE REYES ALFONSO 118 6,9%

DAMASO JAVIER PERALTA 102 5,9%

PAOLA ANDREA PEDRAZA GONZÁLEZ 101 5,9%

PAUL GIOVANNI GOMEZ DIAZ 88 5,1%

DANIEL FELIPE DORADO TORRES 86 5,0%

VIRGINIA SUÁREZ NIÑO 79 4,6%

DARWIN ANDRES ACUÑA ACUÑA 70 4,1%

CLEMENTE CHAVES HERNANDEZ 50 2,9%

DIANA PATRICIA PEREZ ESCOBAR 46 2,7%

LUIS EDUARDO RONDÓN DUARTE 45 2,6%

RUBBY ESPERANZA CADENA LOZANO 43 2,5%

LUIS FERNANDO REINA CASTAÑO 37 2,2%

OSCAR CAMILO ACUÑA PEDRAZA 30 1,7%

JEISON PAEZ PORRAS 28 1,6%

ALEJANDRO VILLEGAS MARTÍNEZ 23 1,3%

SUSANA MAYA AGUIRRE 22 1,3%

CLAUDIA MARCELA CONTRERAS 19 1,1%

BETTY CONSTANZA LIZARAZO ARAQUE 15 0,9%

MARIENT LORENA PADILLA GARCIA 15 0,9%

JULIO CESAR PRADA PIMIENTO 12 0,7%

MARTHA LUCÍA BENITEZ CELY 12 0,7%

PAOLA ANDREA GUARIN QUIROGA 11 0,6%

RUBEN DARÍO JOYA PAEZ 5 0,3%

GLORIA ALEJANDRA CONTRERAS COY 4 0,2%

JUAN ALEXANDER DELGADO MORALES 2 0,1%

IVHON ADRIANA FLOREZ PEDRAZA 1 0,1%

TOTAL 1.717 100%

Superintendencia Delegada Para Función

Jurisdiccional y de Conciliación

FUNCIONARIOS Y


SANDRA ESTHER MONROY BARRIOS 176 22,8%

RODRIGO JAVIER CHAVEZ CASTIBLANCO 168 21,8%

KIMBERLY DEL PILAR ZAMBRANO GRANADOS 167 21,7%

JOSE CARLOS SIMON VARGAS 142 18,4%

YOJANA JAQUELINE REYES ALFONSO 118 15,3%

TOTAL 771 100%

De los 1.717 documentos en trámites pendientes por finalizar “puntos rojos”, 771 están concentrados en el TOP 5 de los

funcionarios con más trámites a cargo durante el primer semestre de la presente vigencia, concentración equivalente al

44,9%; de los 771 documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos”, 176 están concentrados en la Doctora

Sandra Esther Monroy Barrios, concentración equivalente al 22.8%.

Es decir, la proporción no supera la mitad de los documentos en trámites pendientes por finalizar “puntos rojos” (1.717), que

al primer semestre de la vigencia 2013 registraba la Superintendencia Delegada Para la Función Jurisdiccional y de

Conciliación .


LA GENERACIÓN Y GESTIÓN DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS PARA LA SALUD

Superintendencia Delegada Para la Generación y

Gestión de los Recursos Económicos para la Salud

En la Superdelegada de Generación y Gestión de los Recursos

Para la Salud - Dirección de Administradores, el mayor número

de documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos”,

por funcionario y/o contratista, oscila entre 100 (5,49%) y 305

(16,76%), respecto del total de 1.819 putos rojos de la

Superdelegada.

JAIROENRIQUE

ECHAVARRÍAFORERO

RONALDOQUINTEROPOLANCO

ELIZABETHSEPULVEDAMONSALVE

LUIS ENRIQUEFERNÁNDEZ

VEGA

ALFREDOENRIQUE

VILLADIEGOLORA

303

198

135 123 105

Del total de 1.819 documentos en trámite pendientes por finalizar

“puntos rojos” en la Superdelegada, los 58 a cargo de su

Despacho, representan el 3,18%; 37 en la Dirección de

Generación de Recursos, igualan el 2,03% y, los 1.724 puntos

rojos en la Dirección de Administradores, correspondientes al

94,77%.

FUNCIONARIOS Y

CONTRATISTAS

400

SUPERDELEGADA

RECURSOS PARA LA

SALUD

430

DIRECCIÓN DE

GENERADORES

460

DIRECCIÓN DE

ADMDORES.

TOTAL

SUPERDELEGADAPORCENTAJE

JAIRO ENRIQUE ECHAVARRÍA FORERO 303 303 16,7%

RONALDO QUINTERO POLANCO 198 198 10,9%

ELIZABETH SEPULVEDA MONSALVE 135 135 7,4%

LUIS ENRIQUE FERNÁNDEZ VEGA 123 123 6,8%

ALFREDO ENRIQUE VILLADIEGO LORA 105 105 5,8%

LILIA INÉS TORRES CAMACHO 97 97 5,3%

CARLOS FERNANDO SAAVEDRA PATARROYO 96 96 5,3%

LEYLA MEDINA GONZÁLEZ 77 77 4,2%

MARÍA BETCY LEÓN SERRATO 77 77 4,2%

CARLOS ARMANDO BARRERO PÁEZ 72 72 4,0%

SONIA MARCELA SALAZAR ROJAS 59 59 3,2%

NUBIA STELLA TORRES MORENO 52 52 2,9%

DAVID SÁNCHEZ SÁNCHEZ 51 51 2,8%

NIXON ANDRÉS PALACIOS SERNA 51 51 2,8%

BEATRIZ DUQUE MORALES 37 37 2,0%

CLAUDIA MILENA DÍAZ RICO 34 34 1,9%

ISABEL DÍAZ OLIVARES 23 23 1,3%

ALBERTO ROJAS MAYORQUÍN 22 22 1,2%

ROBERT PINZÓN RONCHAQUIRA 22 22 1,2%

BORIS NELSON TORRES GUZMÁN 20 20 1,1%

NEYLA GONZÁLEZ ROMERO 17 17 0,9%

LILIANA GARCÍA VELÁSQUEZ 16 16 0,9%

JAIME ALVIAR GARCÍA 14 14 0,8%

CECILIA GÓMEZ SIERRA 12 12 0,7%

YESID SERRANO CALDERÓN 8 8 0,4%

MARTHA YOLANDA RODRÍGUEZ GALEANO 8 8 0,4%

ÓSCAR DANIEL ROA RODRÍGUEZ 8 8 0,4%

MARTHA ELENA VELANDIA HERNÁNDEZ 6 6 0,3%

FABIO ENRIQUE MALAGÓN MALAGÓN 6 6 0,3%

ROBERTO ALONSO PINTO LONDOÑO 6 6 0,3%

FLOR MARINA PACHÓN GARZÓN 4 4 0,2%

MAGDA LILIANA ZÁRATE MARTÍNEZ 4 4 0,2%

MARÍA CLARA VARGAS RODRÍGUEZ 4 4 0,2%



Sin razón, el Jefe de la Oficina de Control Interno de la Entidad

aparece en la Dirección de Administradores de Recursos con un (1)

documento en trámite pendiente por finalizar “puntos rojos” a cargo,

caso este que con seguridad absoluta se repite en otras áreas de la

Supersalud, es decir, se encuentran funcionarios y/o contratistas que

sin estar adscritos a una o más dependencias de la Institución,

figuran allí con puntos rojos a cargo.

FUNCIONARIOS Y


JAIRO ENRIQUE ECHAVARRÍA FORERO 303 35,07%

RONALDO QUINTERO POLANCO 198 22,92%

ELIZABETH SEPULVEDA MONSALVE 135 15,63%

LUIS ENRIQUE FERNÁNDEZ VEGA 123 14,24%

ALFREDO ENRIQUE VILLADIEGO LORA 105 12,15%

TOTALES 864 100%

A continuación se hace la relación del TOP 5 de los funcionarios y/o

contratistas de la Superdelegada de Generación y Gestión de los

Recursos Económicos para la Salud, con mayor volúmen

documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos” los

cuales se encuentran en mayor cantidad en el Área Código 460 -

Dirección para la Gestión de Recursos (Administradores), cuya

sumatoria de 864 documentos rojos equivale al 47,49% del total de

1.819 puntos rojos de la Superdelegada.

FUNCIONARIOS Y

CONTRATISTAS

400

SUPERDELEGADA

RECURSOS PARA LA

SALUD

430

DIRECCIÓN DE

GENERADORES

460

DIRECCIÓN DE

ADMDORES.

TOTAL

SUPERDELEGADAPORCENTAJE

ALEXANDRA MEJÍA RIVERO 4 4 0,2%

CARLOS HERNÁN PUENTE MURIEL 4 4 0,2%

MARÍA PILAR ASPRILLA VALENCIA 4 4 0,2%

SUSANA PÉREZ VELASCO 3 3 0,2%

CAROLINA EMILSE BRIJALDO VEGA 3 3 0,2%

ENRIQUE ANDRÉS GARCÍA ROSALES 2 2 0,1%

ÁNGELA INÉS BARBOSA PACHECO 2 2 0,1%

CLAUDIA PATRICIA PIRAJÁN PALACIOS 2 2 0,1%

DERLYS MILENA HERNÁNDEZ BARRIOS 2 2 0,1%

JORGE ELIÉCER BEDOYA TAMAYO 2 2 0,1%

MARLÉN PARDO ACOSTA 2 2 0,1%

PEDRO ANTONIO CRUZ NAVAS 2 2 0,1%

ADRIANA LUCÍA MURILLO FLÓREZ 1 1 0,1%

NAYIBE DEL PILAR TIBADUIZA 1 1 0,1%

HERMINIA TRIANA VILLALBA 1 1 0,1%

ADRIÁN LEONARDO GUZMÁN GALLEGO 1 1 0,1%

ADRIANA MARCELA FORERO ZÚÑIGA 1 1 0,1%

CONSUELO DE JESÚS MARSIGLIA TOSCANO 1 1 0,1%

DORIS GARZÓN SERRATO 1 1 0,1%

DORIS INÉS BRAVO RUIZ 1 1 0,1%

GUSTAVO BETANCOURT GARCÍA 1 1 0,1%

HIDA ILSA MERCADO PACHECO 1 1 0,1%

ISABEL DÍAZ OLIVARES 1 1 0,1%

JACKELINE ISAACS 1 1 0,1%

JUAN DAVID LEMUS PACHECO 1 1 0,1%

KAREN MILENA MAYORCA HERNÁNDEZ 1 1 0,1%

LIGIA MARINA DÍAZ BOHÓRQUEZ 1 1 0,1%

MISAEL BETANCOURT MENESES 1 1 0,1%

NEYDA SÁNCHEZ VERGARA 1 1 0,1%

PAOLA ANDREA GUARÍN QUIROGA 1 1 0,1%

PAOLA ANDREA RINCÓN CRUZ 1 1 0,1%

SANDRA SOTO MÉNDEZ 1 1 0,1%

TOTALES 58 37 1.724 1.819 100%

SUPERDELEGADA RECURSOS PARA LA SALUD

3%

DIRECCIÓN DE GENERADORES

2%

DIRECCIÓN DE ADMDORES. 95%



Desde la óptica gráfica, es igualmente evidente que la Dirección de Administradores de Recursos concentra la gran mayoría

de documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos” en la Superdelegada de Generación y Gestión de los

Recursos Económicos para la Salud, es decir, el 94,77% del total de 1.819 documentos en trámite pendientes por finalizar

“puntos rojos”.

A la luz de la evidencia que antecede, la gran mayoría de documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos” en la

Superdelegada de Generación y Gestión de los Recursos Económicos para la Salud, están concentrados en la Dirección

para Administradores de Recursos (1.724 documentos = 94,77% del total de 1.819), además de encontrarse allí adscritos los

cinco (5) funcionarios y/o contratistas con mayor volúmen de documentos rojos, cuya sumatoria es 864, equivalente a

47,49% del total de la Superdelegada.

RESULTADOS OFICINAS ASESORAS DE LA SUPERINTENDENCIA

NACIONAL DE SALUD

RESULTADOS OFICINA ASESORA JURÍDICA

Oficina Asesora Jurídica

ANALUCINDARUIZ BUITRAGO

ARIEL MARINGARCIA

MARIAYOLANDACASTRO

GILBERTOORTIZ

VILLALOBOS

DAVIDEDUARDOTAUTIVA

588 557

528

468

70

De la tabulación, cuantificación y obtención de

resultados, se puede ahora colegir que los

funcionarios y/o contratistas de la Oficina Asesora

Jurídica que reposan en la base de datos

suministrada por la Oficina De Tecnología de la

Información, varios de ellos ya no tienen ningún

vinculo contractual o legal con la Entidad, lo cual a

su vez genera incertidumbre en el sentido de que se

desconoce el porque esos profesionales cesaron

sus actividades en la Superintendencia Nacional de

Salud, sin que quedaran al día con los trámites a

ellos asignados.

FUNCIONARIOS Y

CONTRATISTAS

10

OFICINA

ASESORA

JURÍDICA

11

COBRO

PERSUASIVO Y

JURISDISCCIÓN

COACTIVA

12

DEFENSA

JUDICIAL

13

SEGUNDA

INSTANCIA

14

TUTELAS

15

CONCEPTOSTOTAL PORCENTAJE

ANA LUCINDA RUIZ BUITRAGO 13 44 65 460 6 588 23,7%

ARIEL MARIN GARCIA 557 557 22,4%

MARIA YOLANDA CASTRO CONTRERAS 11 9 39 87 377 5 528 21,3%

GILBERTO ORTIZ VILLALOBOS 39 37 21 370 1 468 18,8%

DAVID EDUARDO TAUTIVA CASTRO 4 1 8 57 70 2,8%

ANGELA PATRICIA ROJAS COMBARIZA 42 42 1,7%

FABRICIO EMANUEL LEON NUÑEZ 15 18 33 1,3%

ANDRES MAURICIO BENAVIDES BONILLA 1 29 1 31 1,2%

YASIR ANAYA VILLAMIL 26 2 1 29 1,2%

AMPARO ZULETA 2 24 1 27 1,1%

ALEJANDRA ROJAS ROJAS 14 14 0,6%

MARGGY NATHALIE PINILLA CARRERO 5 2 5 12 0,5%

SANDRA PATRICIA FIGUEROA CESPEDES 11 11 0,4%

GILBERTO ORTIZ VILLALOBOS 10 10 0,4%

MARÍA ALEJANDRA QUINTERO POVEDA 4 4 1 9 0,4%

LAURA MILENA MALAGON RUBIO 7 7 0,3%

HECTOR ARTURO BARRERA CASTELLANOS 7 7 0,3%

GIOVANNI PADILLA TELLEZ 1 3 4 0,2%

ANA LUCIA RUIZ GONZALEZ 4 4 0,2%

DAVID EDUARDO PINILLA MENDEZ 3 3 0,1%

DIANA JACQUELINE RODRÍGUEZ 3 3 0,1%

GLORIA INES ACOSTA PEREZ 3 3 0,1%

GILMA PATRICIA BERNAL LEON 1 2 3 0,1%

JUAN CARLOS BARROS CALDERÍN 1 1 2 0,1%

CARLOS ANDRES ROCHA ROCHA 2 2 0,1%

JUAN CARLOS VARGAS VIDAL 2 2 0,1%

DIANA BEATRIZ MURCIA CALDERON 2 2 0,1%

MARTA CONSUELO PIÑEROS ALVAREZ 2 2 0,1%

SIMON BOLIVAR VALBUENA 2 2 0,1%

MARIA CONSUELO RODRIGUEZ DIAZ 1 1 0,0%

FERNANDO GONZALEZ MOYA 1 1 0,0%

SHIRLEY PADILLA DORIA 1 1 0,0%

ANDRES FERNANDO FERRER 1 1 0,0%

JUAN ALEXANDER DELGADO MORALES 1 1 0,0%

MARÍA PATRICIA ALDANA OSPINA 1 1 0,0%

GENNEY JACQUELINE DEL ROCIO OLARTE 1 1 0,0%

YADIRA DEL SOCORRO VEGA 1 1 0,0%

FABRICIO EMANUEL LEON NUÑEZ 0 0,0%

TOTALES 92 115 134 239 1.870 33 2.483 100%

FUNCIONARIOS Y


ANALUCINDA RUIZ BUITRAGO 588 26,6%

ARIEL MARIN GARCIA 557 25,2%

MARIA YOLANDA CASTRO 528 23,9%

GILBERTO ORTIZ VILLALOBOS 468 21,2%

DAVID EDUARDO TAUTIVA 70 3,2%

TOTALES 2.211 100%

De otro lado, es de acotar, que el total de documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos” es de 2.483, lo cual

en el sentir del equipo Auditor es un alto volúmen de trámites, bajo el entendido de que la Oficina Asesora Jurídica, es el área

por excelencia de la Entidad que tramita las mas relevantes acciones ordinarias, constitucionales y en general legales, las

cuales se caracterizan por tener términos perentorios en sus actuaciones, debiendo precisar que el monitoreo que ahora nos

ocupa, no tiene como alcance verificar uno a uno de los mismos.

De los 2.483 documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos”, 2.211 están concentrados en el TOP 5 de los

funcionarios con más trámites durante el primer semestre de la presente vigencia, concentración equivalente al 89%.


OFICINA ASESORA JURÍDICA

4%

COBRO PERSUASIVO Y JURISDISCCIÓN

COACTIVA 5%

TUTELAS 75%

CONCEPTOS 1%


Una vez efectuada la descripción de documentos en trámite

pendientes por finalizar “puntos rojos” en la Oficina Asesora

Jurídica, llama la atención el hecho de que de los grupos de

trabajo que componen el despacho, el de Tutelas, resulta ser el

que mayor porcentaje de trámites tiene con ese estado ( 75%);

debe acotarse que, tal y como esta definido en el alcance del

ejercicio auditor, en esta oportunidad no se entrara a verificar

uno a uno la situación que los llevo a ese estado, pero debe

señalarse que genera incertidumbre el hecho de que

precisamente el Grupo de Tutelas el cual es el que usualmente

trabaja con términos perentorios al emitir conceptos en acciones

constitucionales como lo es la Tutela, al dar contestación de

acciones de este tipo en el que la Superintendencia Nacional de

Salud resulte ser accionada o en general sea sujeto procesal,

en un análisis preliminar debería ser el grupo con menor

porcentaje de trámites pendientes por finalizar, lo cual motiva a

la Oficina de Control Interno a que en el acápite dispuesto para

ello, se presente la respectiva recomendación tendiente a que

se tomen medidas pertinentes y contundentes tendientes a

disminuir el alto volumen de trámites pendientes, además de la

estrategia que se recomienda adoptar para dar motivada

finalización de los mismos.

Lo anterior no es óbice, para que los demás grupos de trabajo, implementen las estrategias de mejora, es decir, las mismas deberán

estar dirigidas a una normalización de tramites a nivel macro o de toda la Oficina.

RESULTADOS OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Oficina Asesora de Planeación

Es evidente que el numero documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos” es mínimo, ya

que son dos (2), en todo caso, vale la pena revisar la trazabilidad del primer documento, del cual se

evidenció que fue enviado a revisión desde el mes de Enero de 2.013 a la Dra. Olga Mireya Morales

Torres, por parte del profesional a cargo.

En lo referente al segundo documento se avizora que el mismo fue objeto de varias reasignaciones, una

por la Dra. Olga Mireya Morales Torres al Doctor Carlos Andrés Merlano y de este a su vez a la funcionaria

Sandra Patricia Blanco.

Por lo expuesto, se recomienda a la Oficina Asesora de Planeación revisar los documentos en trámite

pendientes por finalizar “puntos rojos” , con el propósito de verificar su estado, tramitarlos y finalizarlos.

FUNCIONARIOS Y


OLGA MIREYA MORALES TORRES 1 50%

SANDRA PATRICIA BLANCO GALINDO 1 50%

TOTAL 2 100%

RESULTADOS OFICINA CONTROL INTERNO

Oficina Control Interno

FUNCIONARIOS Y


JUAN DAVID LEMUS PACHECO 1 50%

JOSÉ GUILLERMO ACOSTA 1 50%

TOTAL 2 100%

Para la Oficina de Control Interno se observa que existen dos (2) documentos en trámite

pendientes por finalizar “puntos rojos”, trámites pendientes por resolver del periodo

comprendido entre los meses de Enero a Junio de la vigencia 2013, los cuales se

encuentran asignados a los doctores Juan David Lemus Pacheco (Jefe de la Oficina de

Control Interno) y José Guillermo Acosta Profesional de la Oficina de Control Interno).

RESULTADOS OFICINA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Oficina Tecnología de la Información

FUNCIONARIOS Y


LUIS ALFONSO PLAZAS 7 33,3%

SANDRA YOMAI SUAREZ 5 23,8%

MARTHA LUCIA QUINTERO 4 19,0%

MANUEL GUILLERMO ACERO 3 14,3%

TOMAS CARMELO QUIROZ 2 9,5%

TOTALES 21 100%

LUIS ALFONSOPLAZAS

SANDRA YOMAISUAREZ

MARTHA LUCIAQUINTERO

MANUELGUILLERMO

ACERO

TOMASCARMELOQUIROZ

7

5

4

3

2

Existe un total de veintinueve (29) documentos en trámite

pendientes por finalizar “puntos rojos”, concentrados en diez (10)

funcionarios y/o contratistas, dado que la Oficina de Tecnología de

la Información, no cuenta con gran volumen de profesionales, se

pude deducir que la mayoría cuenta por lo menos con algún tramite

vencido.

De los 29 documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos

rojos”, 21 están concentrados en el TOP 5 de los funcionarios con

más trámites a cargo durante el primer semestre de la presente

vigencia, concentración equivalente al 72.4%.

Es decir más de la mitad de los documentos en trámite pendientes

por finalizar “puntos rojos” se encuentran concentrados en estos

cinco funcionarios y/o contratistas

FUNCIONARIOS Y


LUIS ALFONSO PLAZAS 7 24,1%

SANDRA YOMAY SUAREZ 5 17,2%

MARTHA LUCIA QUINTERO 4 13,8%

MANUEL GUILLERMO ACERO 3 10,3%

PATRICIA MANOSALVA PEÑA 3 10,3%

ADRIANA ABADIA SALAZAR 2 6,9%

TOMAS CARMELO QUIROZ 2 6,9%

CARLOS ALBERTO OTÁLORA 1 3,4%

DANIEL ALEJANDRO MORENO 1 3,4%

JUAN CARLOS BERNALES 1 3,4%

TOTALES 29 100%

RESULTADOS SECRETARÍA GENERAL

Secretaria General

FUNCIONARIOS Y

CONTRATISTAS

100

SECRETARÍA GENERAL

101

ARCHIVO Y

CORRESPONDENCIA

120

ADMINISTRACIÓN

FINANCIERA

122

TESORERÍA

130

TALENTO

HUMANO

140

CONTRATACIÓN

141

RECURSOS FÍSICOS

150

OFICINA COMUNICACIONES

ESTRATÉGICAS

TOTAL PORCENTAJE

WILSON RAFAEL VILLAR RUIZ 109 109 18,1%

JUAN CARLOS OSPINA RENDON 105 105 17,4%

DOLLY SANCHEZ DUARTE 77 77 12,8%

CAROLINA CHICA ZAPATA 5 60 65 10,8%

ANA MARIA RUBIO SANCHEZ 42 42 7,0%

CAROLINA POLANCO HOLGUIN 38 38 6,3%

LUIS JORGE MORENO FEO 34 34 5,6%

LILIANA CIFUENTES PREGONERO 18 18 3,0%

LAURA ELENA PUENTES CORTÉS 9 9 1,5%

JUAN CARLOS OSPINA RENDON 7 7 1,2%

RONALD STIVE SANCHEZ POSADA 6 1 7 1,2%

FEDERICO FRANCO MENDOZA 6 6 1,0%

PEDRO LUIS TENGONO GARCÍA 6 6 1,0%

SERGIO EMILIO SARMIENTO BAUTISTA 6 6 1,0%

BERTHA JENNY GUERRERO PINEDO 6 6 1,0%

GLADYS MOGOLLON JAIME 6 6 1,0%

LUZ MARINA RIVEROS BAQUERO 5 5 0,8%

CARLOS ALBERTO CHAVARRO MARTINEZ 5 5 0,8%

CARLOS ALBERTO BARRETO 5 5 0,8%

EDUARDO BAQUERO LEMUS 5 5 0,8%

OSCAR MENDIVELSO TORRES 5 5 0,8%

JOSE HECTOR TAMAYO SERNA 4 4 0,7%

LEONOR SASTOQUE 4 4 0,7%

DIANA LUCENA GIRALDO CALDERON 3 3 0,5%

CLAUDIA MARCELA RODRIGUEZ 3 3 0,5%

PABLO ANDRÉS PINZÓN ARCILA 3 3 0,5%

GERMAN EDUARDO PINZON CRUZ 2 2 0,3%

JUAN GABRIEL DURAN CUESTA 2 2 0,3%

ÁLVARO LUQUE RAMOS 2 2 0,3%

JOHN MISSRRAEL BERMUDEZ HORMAZA 2 2 0,3%

JOSÉ MAURICIO RAMIREZ RAMIREZ 2 2 0,3%

RICARDO JOSE MARTINEZ DUITAMA 2 2 0,3%

ADRIANA MARINA ROJAS RODRIGUEZ 1 1 0,2%

LILIANA RIVERA ORJUELA 1 1 0,2%

OLGA CLEMENCIA HERNANDEZ MARQUEZ 1 1 0,2%

ALEJANDRA ROJAS ROJAS 1 1 0,2%

FERNEY ROLANDO PARRADO MORA 1 1 0,2%

JORGE EDUARDO CEPEDA 1 1 0,2%

JOSE OMAR MOLINA VALERO 1 1 0,2%

NUBIA YANITH AVILA CRUZ 1 1 0,2%

TOTALES 18 162 0 15 141 9 130 128 603 100%

WILSON RAFAELVILLAR RUIZ

JUAN CARLOSOSPINA RENDON

DOLLY SANCHEZDUARTE

CAROLINA CHICAZAPATA

ANA MARIA RUBIOSANCHEZ

109 105

77

65

42

Secretaria General

Secretaría General de la Superintendencia Nacional de Salud registro para el primer semestre de la vigencia 2013 un total

de 603 documentos pendientes por finalizar “puntos rojos”, concentrados en cinco (5) funcionarios y/o contratistas, lo cual

se refleja en la anterior gráfica, en donde se evidencia que sobre un funcionario quien funge como “tramitador”, recae la

mayor cantidad de los mismos, que representa el 27% de los trámites pendientes.

A continuación se hace la relación del TOP 5 de los funcionarios y/o contratistas de Secretaría General, con mayor volúmen

de documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos”.

FUNCIONARIOS Y


WILSON RAFAEL VILLAR RUIZ 109 27%

JUAN CARLOS OSPINA RENDON 105 26%

DOLLY SANCHEZ DUARTE 77 19%

CAROLINA CHICA ZAPATA 65 16%

ANA MARIA RUBIO SANCHEZ 42 11%

TOTALES 398 100%

Del total de 603 documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos” en Secretaría General, 398 de ellos,

representan el 89% del global general, siendo así que el funcionario que presenta el volúmen más alto registra 109 trámites

pendientes por finalizar “puntos rojos” equivalentes al 27% de los 398 referentes al TOP 5.

Secretaria General

SECRETARÍA GENERAL 3%

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

27%

TESORERÍA 2%

TALENTO HUMANO 23%

CONTRATACIÓN 2% RECURSOS FÍSICOS

22%

COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS 21%

Secretaria General

Una vez efectuada la descripción de documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos”, se puede evidenciar que el

Grupo Archivo y Correspondencia concentra la gran mayoría de documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos”

(162), situación que es preocupante, por cuanto se podría deducir que esa información se encuentra vencida y no fue remitida a

las áreas para el trámite correspondiente, o no fue descargada oportunamente para que no siguiera figurando esta dependencia

como la responsable de su gestión.

CONSLUSIONES

La Oficina de Control Interno mediante ejercicio de Seguimiento practicado a los documentos en trámite pendientes por

finalizar “puntos rojos”, y conforme a la información suministrada por la Oficina de Tecnología de la Información, concluye lo

siguiente:

•Se evidencia que cuando hay varios funcionarios tramitadores pertenecientes a una misma dependencia o área, los mismos

trámites son asignados a cada uno de ellos, lo que ocasiona que el volumen de documentos en el sistema sea mayor al real.

•Una de las posibles causas del elevado volúmen de puntos rojos, es que funcionarios y/o contratistas no cierran los

documentos, ya tramitados, respondidos, etc.

•Se observa que varios de los hallazgos detectados en anteriores ejercicios de seguimiento y/o auditoría, los trámites de

correspondencia del aplicativo SUPERCOR, aún persisten. Entre estos hallazgos se encuentran:

Los funcionarios y/o contratistas que fungen como tramitadores les aparece a cargo el total de documentos de la

dependencia.

Se evidencia que los mismos documentos están a cargo de varios funcionarios que son tramitadores y de la misma

dependencia.

Se evidencian documentos que se envían a revisión del jefe de la dependencia y allí se quedan por tiempos prolongados;

sin embargo, quedan a “cargo” del funcionario que lo envió a revisión.

•Igualmente se reitera de conclusiones de informes anteriores, que por parte de las Superintendencias Delegadas, no se

evidencia plan de contingencia contundente y pertinente para eliminar los documentos pendientes por finalizar “puntos rojos”

que ostenta cada una de las Delegadas; ante lo cual, no se han atendiendo las recomendaciones que se han emitido por

parte de la Oficina de Control Interno.

Conclusiones

•Se observa en la Oficina de Tecnología de la Información, a la cual, la Oficina de Control Interno, ha formulado en reiteradas

oportunidades sugerencias para mejorar el sistema SUPERCOR, las cuales han sido atendidas, a excepción de aquella

referente a la incorporación de estadísticas.

•Conforme a lo evidenciado por la Oficina de Control Interno y una vez realizados los cotejos pertinentes, esta Dependencia

reitera que los funcionarios que reciben documentos informativos, una vez leídos, no están procediendo con la finalización

del mismo en el Sistema SUPERCOR; lo cual, conforme se ha manifestado en anteriores informes, siguen “cargados” en el

sistema y registrando en el mismo como no tramitados. Consecuente a esto, aumenta el número de “rojos” tanto a nivel

personal, es decir para cada funcionario, como a nivel grupal, entiéndase como Superintendencia Delegada, Oficina Asesora,

Secretaría General, ante lo cual se recomienda tomar los correctivos pertinentes.

•De la tabulación, cuantificación y obtención de resultados, se puede ahora colegir que los funcionarios y/o contratistas de las

dependencias que integran la Superintendencia Nacional de Salud, que reposan en la base de datos suministrada por la

Oficina De Tecnología de la Información, varios de ellos ya no tienen ningún vinculo contractual o legal con la Entidad, lo cual

a su vez genera cuestionamiento en el sentido que se desconoce el porque esos profesionales les fueron dados los paz y

salvos respectivos, cuando aún registraban documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos” en el sistema

SUPERCOR.

•En la Oficina Asesora Jurídica, llama la atención el hecho que de los grupos de trabajo que componen la dependencia, el

Grupo de Tutelas, resulta ser el que mayor porcentaje de trámites tiene en ese estado (75%).

Conclusiones

236.795

2.483

2.303

1.819

1.717

603

450

118

29

2 2

SD Protección al Usuario P C Oficina Jurídica SD Atención en Salud SD Generación y Gestión R E

SD Jurisdiccional y conciliación Secretaria General SD Medidas Especiales Despacho

Oficina Tecnología Oficina Planeación Oficina Control Interno

De los 246.321 documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos”, que presentaba la Superintendencia Nacional

de Salud, es la Superintendencia Delegada Para la Protección al Usuario y Participación Ciudadana quien encabeza las

cifras con 236.795 documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos”, es decir el 96,13% de los documentos de la

Entidad se encuentran represados en esa Delegada. Cuenta de ello es que un solo funcionario de esa área, presenta 95.420

documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos”; si bien es cierto que es un funcionario que funge como

tramitador, también lo es, que las cifras que se evidencian desbordan la capacidad concebida para una sola persona.

Conclusiones

Ahora bien, entre las Superintendencias Delegadas de la Entidad se tiene un total de 243.000 documentos en trámite

pendientes por finalizar “puntos rojos”, a corte del primer semestre de la Vigencia 2013 y al igual que en la anterior gráfica,

se puede evidenciar que las cifras siguen siendo encabezadas por la Superintendencia Delegada Para la Protección al

Usuario y Participación Ciudadana, con el 97,41% , es decir, 236.795 documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos

rojos”.

SD Protección al Usuario PC 97,41%

SD Atención en Salud 0,95%

SD Generación y Gestión RE 0,75%

SD Jurisdiccional y Conciliación 0,71%

SD Medidas Especiales 0,19%

Conclusiones

Despacho 3,6%

Oficina Tecnología 0,9%

Oficina Asesora Planeación 0,1%

Oficina Control Interno 0,1%

Oficina Jurídica 76,7%

Secretaría General 18,6%

Dentro de las diferentes Oficinas que componen la Entidad, para el primer semestre de la Vigencia 2013, se tenían 3.237

documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos”, de los cuales, la Oficina Asesora Jurídica es la que mayor

documentos en trámite pendientes por finalizar “puntos rojos” presenta, con un total de 2.483 equivalentes al 76,7%.

Conclusiones

RICARDOANDRÉS LEÓN

FORERO

MARIAJACQUELINE

PUENTES ROA

DIANACAROLINA

ERASORODRIGUEZ

ANGIE MILENAGARCIA

RAMIREZ

OLGERLEONARDOPALACIOS

JAIME

YULIETH LOPEZRETAMOSO

YULI DENISSEMORA

MAYORGA

FABIOENRIQUE

SIERRA FLOREZ

ANA LUCINDARUIZ

BUITRAGO

JORGECORDOBA

PEREA

95.420

40.580

32.037

21.543 17.950 15.777

6.959 2.563 *588 547

Conclusiones

TOP 10


Del ejercicio de seguimiento efectuado en el período comprendido entre Enero – Junio de la presente vigencia, se muestra a

continuación los 10 funcionarios y/o contratistas de la Superintendencia Nacional de Salud con mayor número de

documentos pendientes por finalizar “puntos rojos”; se evidencia con preocupación que este “TOP” es encabezado y

conformado por funcionarios y/o contratistas de la Superintendencia Delegada Para la Protección al Usuario y Participación

Ciudadana a excepción del puesto número nueve (9) que corresponde a una funcionaria de la Oficina Asesora Jurídica*.

RECOMENDACIONES

• Se recomienda que la Oficina de Tecnología de la Información, en procura del mejoramiento y madurez del sistema

SUPERCOR y un mejor desempeño de la labor de la Institución a través de las dependencias misionales y de apoyo,

genere reportes que indiquen:

Nivel de Atención a trámites por dependencia.

Alertas de vencimiento de términos a fin de adoptar las medidas necesarias que prevengan el incumplimiento de términos.

• Se recomienda a la Oficina de Tecnología de la Información generar las restricciones del caso en el sistema SUPERCOR,

para evitar que por error involuntario de un funcionario y/o contratista se asignen documentos a trámite a servidores de la

Supersalud que no correspondan a la dependencia.

• El jefe de cada área debe realizar seguimientos diarios, semanales, quincenales o mensuales a los trámites que sean

asignados a cada uno de sus colaboradores, quienes deben también tener la cultura de revisar el estado de sus trámites

para proceder a la actualización, reasignación o traslado según el caso.

• Nuevamente se recomienda a los Superintendentes Delgados, analizar las diferentes causas que dieron origen a la

acumulación de documentos sin finalizar, para así mismo diseñar el plan de contingencia que le permita depurar el

sistema.

• No obstante a lo anteriormente señalado, es preciso indicar que es responsabilidad de cada colaborador de la

Superintendencia Nacional de Salud hacer el seguimiento de trámites pendientes en el Sistema, para lo cual se debe

acceder al mismo de forma periódica y así generar autocontrol en el monitoreo de los trámites que le son asignados,

autocontrol que igualmente y de forma más repetitiva deben realizar los jefes (Superdelegados, Directores, Coordinadores

y Jefes de Oficina) de las diferentes dependencias de la Entidad, esto con el ánimo de generar la cultura necesaria que

incentive el responsable de cada una de las mismas, mediante las herramientas que considere apropiadas para ello, entre

otros, correos electrónicos y memorandos.

Recomendaciones

• Se recomienda, entonces, a los Jefes de Área (Superdelegados, Directores, Coordinadores y Jefes de Oficina) instruir con

claridad y suficiencia a sus dirigidos o subordinados, para que, dentro de un período de duración específico, en fecha

previamente definida, se lleve a cabo una jornada dedicada a cerrar o finalizar los trámites a cargo de cada quien, ya

concluidos; o cualquier otra acción de mejora que tengan a bien los responsables de las diferentes dependencias de la

Institución, informando sobre el particular a la Oficina de Control Interno, a más tardar el 30 de Octubre de 2013, dado que

esta dependencia realizará seguimiento en el mes de Noviembre de la presente vigencia.

• Se observa que existen registros de personal que ya no labora en la dependencia, o que ya no labora en la

Superintendencia Nacional de Salud, por tanto el equipo auditor recomienda a la Oficina de Tecnología de la Información

para que en conjunto de las diferentes dependencias realicen la depuración al Sistema SUPERCOR del personal que se

encuentra desvinculado de la Entidad.

• En lo referente a los funcionarios y/o contratistas que fungen como tramitadores, se observa que tienen trámites

pendientes por asignar, lo que indica que estos no fueron entregados ni resueltos dentro de los términos legales, por tanto

se recomienda se realice el traslado a los funcionarios de manera oportuna, dado que actualmente los tramitadores

continúan apareciendo con trámites a su cargo a pesar que los asignaron oportunamente a los profesionales respectivos.

• Se reitera la solicitud a la Oficina de Tecnología de la Información de habilitar en el Sistema SUPERCOR, los permisos

correspondientes a la Oficina de Control Interno, con el fin de generar los reportes estadísticos que sirvan de base para la

generación de informes como el que ahora nos ocupa.

Recomendaciones

E. Equipo Auditor

Oficina Control Interno


OFICINA DE CONTROL INTERNO

OCTUBRE DE 2013

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