SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y

REGISTRO

SECRETARIA GENERALGRUPO CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO

MAYO 2013

NELLY ESPERANZA ALVAREZ SUAREZJOSE UHIA SARMIENTO

REQUERIMIENTOS ATENDIDOS POR EL GCSAC.

El número de requerimientos atendidos en el mes de mayo de 2013 se incrementó significativamente, en relación con los meses anteriores, debido a que durante la primera semana de este mes se presentó crisis en la expedición de certificado en línea y en general, en todos los sistemas, (Iris; correo electrónico, SAC). Las consultas informativas de primer nivel siguen siendo las más solicitadas, representadas en un 61%, seguidas de los reclamos con el 32%, se presentaron 580 reclamos más que en el mes de marzo. El tercer lugar lo ocupan las consultas no competentes, que en su mayoría están relacionadas con el estado civil de las de las personas y las 121 recibidas representan el 3%. Este tipo de peticiones se enviaron a las entidades competentes en cumplimiento de la Ley 14537 de 2011 y a los ciudadanos se les informó sobre el envío de las peticiones, suministrándoles el No. del radicado, el del oficio y la fecha conque se le dio traslado a la petición. El porcentaje de quejas disminuyó al 1% representado 48 quejas.

TIPO REQUERIMIENTO CANTIDAD CONSULTA INFORMATIVA 2061

RECLAMO 1426

QUEJA 76

SOLICITUD 71

DENUNCIA 1

DERECHO DE PETICION 26

COMUNICACIONES 1

CONSULTA JURIDICA 42

CONSULTA NO COMPETENTES 98

FELICITACIONES Y AGRADECIMIENTOS 76

RECURSO DE APELACION 4

REVOCATORIA 1

TUTELA 1

Total general 3884

Se registraron 1.530 llamadas que representan el 39% del total de los requerimientos atendidos en el mes de mayo. El segundo lugar lo ocupó el correo electrónico con el 19%. Personalmente se atendieron 544 ciudadanos que representan el 14%. A través del Chat se atendieron 521 que representa el 13. La línea gratuita ocupó el 5° lugar con el 9%. Se atendieron 217 peticiones a través del Sistema de Atención al Ciudadano, SAC, de las cuales 73 se radicaron en el sistema IRIS y se direccionaron a las dependencias competentes del nivel central, u oficinas competentes.

CANALES DE COMUNICACIÓN

CANAL CANTIDAD TELEFONO 1530

LINEA 018000 348

E-MAIL 719

PERSONAL - DIGITURNO 544

CORRESPONDENCIA 5

CHAT 521

SAC ATENDIDOS 144

SAC RADICADOS 73

Total general 3884

GRUPO CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO

CONSULTAS FRECUENTES.

La consulta más recurrente es la relacionada con el apoyo que solicitan los ciudadanos en el proceso de expedición de certificado en línea. En el mes de mayo se atendieron 1426 casos que representan el 61%. En segundo lugar se ubicaron las consultas referentes a los trámites registrales con el 16%. Le siguen las solicitudes de información sobre el estado civil de las personas, que para este mes fue del 5%. Las consultas sobre trámites información de direcciones, teléfonos, horarios de atención de las oficinas de registro ocuparon el 4° lugar con el 4% El resto de consultas se refieren a averiguación sobre el estado de radicados, direcciones, teléfonos, horarios de atención de notarias, trámites notariales, etc, que representan cada uno entre el 1% y el 2%.

CONSULTAS FRECUENTES CANTIDAD CERTIFICADO EN LINEA 1426

CERTIFICACION FIRMA NOTARIO 28

DIRECCION Y TELEFONO ORIPS 72

DIRECCION Y TELEFONO NOTARIA 30

TARIFAS 29

ESTADO CIVIL DE PERSONAS 98

ESTADO TRAMITE 40

MALA ATENCION DEL SERVICIO 21

TRAMITE NOTARIAL 16

TRAMITE REGISTRAL 334

Total 2094

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QUEJAS CONTRA NOTARIAS

El cobro excesivo en los trámites notariales es la queja más recurrente. El incumplimiento de horario de los notarios; costos generados por errores cometidos en las escrituras y que generan devolución de los documentos en las oficinas de registro. Se presentaron quejas contra 28 notarías.

NOTARIA CANTIDAD QUINTA BOGOTA 1

OCTAVA BOGOTA 1

TREINTA Y CINCO BOGOTA 1

TREINTA Y OCHO BOGOTA 1

CINCUENTA Y SEIS BOGOTA 1

SESENTA Y TRES BOGOTA 1

SESENTA Y CUATRO BOGOTA 1

SESENTA Y SIETE BOGOTA 1

PRIMERA MEDELLIN 1

CUARTA MEDELLIN 1

ONCE MEDELLIN 1

DIECIOCHO MEDELLIN 2

VEINTE MEDELLIN 1

DOCE CALI 1

SEGUNDA PAMPLONA - N.S/DER 1

SEGUNDA CHIA - CUND. 1

SEGUNDA TUNJA - BOYACA 1

PRMERA SINCELEJO - SUCRE 1

PRMERA ESPINAL - TOLIMA 1

UNICA RIOSUCIO - CALDAS 1

UNICA LA DORADA - CALDAS 1

UNICA ANDES -ANTIOQUIA 1

UNICA BARBACOAS - NARIÑO 1

UNICA BOLIVAR - CAUCA 1

UNICA CANDELARIA - VALLE 1

UNICA PUERTO ASIS - PUTUMAYO 1

UNICA TUMACO - NARIÑO 1

UNICA NUQUI - CHOCO 1

Total 29

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ORIPS CANTIDAD BOGOTA ZONA CENTRO 9

BOGOTA ZONA SUR 6

BOGOTA ZONA NORTE 3

CALI 2

GIRARDOT 6SANTUARIO -RISARALDA 1SINCELEJO 2SANTA MARTA 1UBATE 1TOTAL 31

QUEJAS CONTRA OFICINAS DE REGISTRO

A pesar de que disminuyeron notablemente las quejas contra la Oficina de Registro de Bogotá, Zona Centro, esta sigue ocupando el primer lugar con el 29% correspondiente a 9 quejas. Las quejas frecuentes están relacionadas con los errores y el incumplimiento de los términos establecidos en la Ley 1579 de 2012, en el proceso de calificación. Otro motivo de queja por parte de los ciudadanos es la mala atención de parte de los funcionarios

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CONSULTAS A TRAVÉS DEL CHAT DESDE EL EXTRANJERO

PAíS N. VISITAS.Argentina 7Brasil 1Chile 1Otros 54España 170México 15Estados Unidos 60Costa Rica 1Italia 2Puerto Rico 1TOTAL VISITAS 312

Se atendieron 312 consultas cuyos ciudadanos se encontraban fuera del país.España es el país que presenta mayor número de consultas, representadas en el 55%, seguida por los Estados Unidos con el 19%.

GRUPO CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO

El Grupo Cultura del Servicio y Atención al Ciudadano atendió de manera inmediata, el 94% del total de requerimientos registrados durante el mes de mayo. De 98 solicitudes o requerimientos no competentes, El 4 % se envió por competencia a otras dependencias o entidades y el 1% restante esta representado en agradecimientos y felicitaciones.

DEPENDENCIA CANTIDAD

DEPENDENCIAS SNR 156

ORIPS 48

NOTARIAS 43

NO COMPETENTES 12

GCSAC 3625

TOTAL 3884

DOCUMENTOS ENVIADOS A OTRAS DEPENDENCIAS