OFICINA DE CONTROL INTERNO

POLITICAS Y DIRECTRICES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

Febrero de 2018

TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción… …………………………………………………………….. 3

2. Misión y Visión de la Oficina de Control Interno.…………………........4

3. Roles Oficina de Control Interno ………………………………………....4

4. Políticas de la Oficina de Control Interno…………………………….... .5

5. Objetivos Proceso de Control Interno…………………………………… 6

6. Plan de Auditoría OCI 2018. …………………………………..………….76.1Análisis de Contexto- Insumos………………………………………76.2Estrategias……………………………………………………………..8

7. Indicadores Oficina de Control Interno…..……………………………...10 Anexos

2

1. INTRODUCCIÓN

La actividad de la Oficina de Control Interno (OCI) se enmarca dentro de un enfoque estratégico y preventivo orientado a apoyar el logro de los objetivos organizacionales.

El resultado del ejercicio de planeación de la actividad de auditoría para el año 2018 quedó registrado en el Plan Anual de Auditoría, a partir de la evaluación de los criterios de priorización definidos y teniendo en cuenta la capacidad operativa del equipo con el que cuenta actualmente la Oficina de Control Interno.

Cada una de las actividades del Plan guarda relación directa con el quehacer organizacional, con las funciones básicas de la Oficina, su misión y visión y con las políticas que en materia de control interno se encuentran vigentes.

3

OFICINA DE CONTROL INTERNO

2. MISIÓN y VISIÓN

MISIÓN

Brindar servicios de auditoría, asesoría y seguimiento destinados a apoyar el fortalecimiento de los controles para la gestión de riesgos, el logro de los objetivos organizacionales y la mejora del Sistema de Control Interno de la Superintendencia Financiera.

VISIÓN

Para el 2018 seremos reconocidos como un equipo que genera valor agregado en los procesos de la Superintendencia orientado al fortalecimiento de la atención al cliente.

“Construimos en equipo una mejor Organización”

3. ROLES OFICINA

La labor de la Oficina de Control Interno se encuentra enmarcada en cinco (5) roles1:Gráfico 1 – Roles OCI

1 Decreto 648 de 2017

OCISFC

Liderazgo Estratégico

Enfoque hacia la

Prevención

Evaluación de la Gestión

de RiesgoEvaluación y Seguimiento

Relación con Entes de Control

4

OFICINA DE CONTROL INTERNO

4. POLÍTICAS

1. La elaboración del Plan de Auditorías será de carácter participativo entre el Jefe de Oficina y los funcionarios adscritos. Dicho programa será presentado al Comité de Coordinación de Control Interno para su aprobación.

2. Los esquemas y metodologías de trabajo para evaluar los procesos y áreas claves de la Superintendencia Financiera tendrán un enfoque preventivo basado en la gestión de riesgos y controles.

3. La Oficina trabajará de manera conjunta con la Alta Dirección, en la identificación de las necesidades y en el tipo de participación que se requiera para el aseguramiento de procesos, mejorando la cultura de autocontrol y los procesos a través de los informes que realiza.

4. Las evaluaciones se surtirán dentro del marco legal, conservando en todo momento la cordialidad y el respeto con los entes evaluados, sin perder la imparcialidad, independencia y el criterio profesional que caracteriza el ejercicio del Control Interno.

5. Las Evaluaciones de Gestión se surtirán dentro de un marco de imparcialidad, independencia y criterio profesional.

6. En desarrollo de los informes a los Entes Externos, la Oficina de Control Interno atenderá los requerimientos dentro del marco legal. De igual forma efectuará un seguimiento permanente a las recomendaciones sugeridas.

7. La Oficina de Control Interno propiciará el intercambio de conocimiento de las materias propias a su gestión con organismos públicos y privados, con el propósito de identificar las mejores prácticas en materia de control interno y promover el liderazgo estratégico de éstas al interior de la Entidad.

8. La Oficina de Control Interno se encuentra comprometida con los temas de transparencia y prevención de la corrupción en la gestión de la entidad por lo que incluirá en el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno (pormenorizado) los avances que se han presentado en la Superintendencia en materia de prevención del riesgo de corrupción. De otra parte, en caso de presentarse un presunto acto de corrupción en la entidad, reportará oportunamente a la Secretaría de Transparencia de Presidencia de la República de acuerdo con lo estipulado en la Directiva Presidencial No. 01 de 2015.

5

OFICINA DE CONTROL INTERNO

5. OBJETIVOS

1. Realizar auditorías y seguimientos basados en riesgos que apoyen el cumplimiento de objetivos, aporten a la gestión del cambio y generen valor agregado a los procesos.

2. Fomentar el desarrollo de esquemas de control preventivo que contribuyan a la cultura de autocontrol de la entidad y a una adecuada gestión de riesgos.

3. Acompañar en el fortalecimiento del Sistema de Gestión Integrado a través de la evaluación de la efectividad de los controles y al cumplimiento de los planes de mejora suscritos.

4. Monitorear el seguimiento de proyectos administrativos relevantes para la entidad.

5. Generar reportes con información útil y confiable para uso de la SFC y partes interesadas.

6. Verificar la alineación a normas y regulaciones aplicables a la entidad mediante los requerimientos de los entes de control.

7. Mantener el conocimiento y habilidades técnicas de los funcionarios de la OCI.

Gráfico 2 - Objetivos Proceso Control Interno vs Objetivos de Calidad Sistema de Gestión Integrado (SGI)

Oportunidad

Comunicación y coordinación

Competencias

Realizar auditorías y seguimientos basados en riesgos

Fomentar el desarrollo de esquemas de control preventivo

Acompañar el fortalecimiento del SGI -Efectividad de los controles y planes de mejora

Monitorear el seguimiento de proyectos administrativos relevantes

Enfoque de la supervisión

Relación con los objetivos de calidad

Generar reportes con información útil y confiable Mantener el

conocimiento y habilidades técnicas de los funcionarios de la OCI

Verificar la alineación a normas y regulaciones

OFICINA DE CONTROL INTERNO

6

6. PLAN DE AUDITORIA OCI - 2018

6.1 Análisis del contexto – Insumos:

Se utilizó la Metodología de Riesgos Estándar AS/NZ 4360 en la definición del Plan, considerando los siguientes criterios de priorización:

Gráfico 3 – Plan Anual OCI 2018

Programa de Auditoría año

anterior

Nivel de Riego Inherente de los

procesos SGI

Requerimientos del CCI

Requerimientos de Ley para la

OCI

Plan de Rotación

Planeación Estratégica

Universo Auditable

Plan Anual de Auditoría Interna

Dentro de la revisión de dichos criterios, se realizaron las siguientes actividades:

• Revisión de la Planeación Estratégica de la entidad.

• Análisis de los resultados del Plan de Actividades de la OCI del año anterior.

• Identificación de actividades significativas/procesos/áreas.

• Identificación, Análisis y Evaluación de riesgos de los procesos a partir del mapa de riesgo inherente institucional.

• Revisión de la rotación de las auditorías en los dos últimos años.

• Solicitud de temas de interés a la Alta Dirección

• Realización del Ranking de procesos SFC.

Cuadro 1 –Criterios de priorización universo auditoría

7

Riesgo inherente del

proceso

Solicitud de la

Dirección

Cumplimiento

Legal

Riesgo

Reputacional

Rotación

(1) (2) (3) (4) (5)

Planeación 2 0 5 1 1 9Diseño y Desarrollo de soluciones 3 0 1 2 1 7Autorizaciones 2 0 1 2 3 8Seguimiento 3 0 1 4 1 9Generación y divulgación 3 0 1 4 1 9Protección al Consumidor Financiero, 4 0 5 2 1 12Atención de consultas, peticiones y 2 0 1 2 1 6Funciones jurisdiccionales 2 0 1 2 4 9Representación judicial 2 0 5 2 1 10Gestión de talento humano 2 0 5 1 1 9Gestión financiera 2 0 5 2 1 10Gestión contractual 3 0 1 3 1 8Gestión documental 2 0 5 1 1 9Gestión de recursos físicos 2 0 5 1 1 9Gestión de tecnología 4 0 5 2 1 12Control interno 2 0 5 1 1 9Control disciplinario 2 0 1 1 1 5

Proceso

CRITERIOS DE CALIFICACIÓN

Total

Cuadro 2 –Ranking de procesos SFC

Gestión de tecnología

Protección al Consumidor Financiero, de Prevención del Ejercicio Ilegal y Conductas

Diseño y Desarrollo de soluciones

Gestión contractualSeguimiento

Generación y divulgación de información

PlaneaciónGestión financiera

Control interno

Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información

Funciones jurisdiccionalesDefensa Jurídica

Control disciplinarioGestión de talento humano

AutorizacionesGestión documental

Gestión de recursos físicos

Ranking

Para la construcción del Plan de Auditoría se tuvo en cuenta: Presupuesto SFC, recursos humanos OCI (tiempo disponible) y recursos tecnológicos.

6.2 Estrategias OBJETIVOS

PROCESO CIESTRATECIASPROCESO CI

Realizar auditorías y seguimientos basados en riesgos que apoyen el cumplimiento de objetivos, aporten a la gestión del cambio y generen valor agregado a los procesos.

Generar reportes con información útil y confiable para uso de la SFC y partes interesadas.

Se programaron auditorías y seguimientos teniendo en cuenta:

Los procesos que presentan riesgos en rojo, naranja y algunos en amarillo, de tal forma que puedan fortalecer la gestión de sus controles.

Los recursos disponibles de la OCI.

Se revisa periódicamente el Proceso de Control Interno para dinamizar el

8

OBJETIVOS PROCESO CI

ESTRATECIASPROCESO CI

procedimiento de auditoría, evaluación y seguimiento fortaleciendo la comunicación de resultados de los ejercicios de auditoría.

Fomentar el desarrollo de esquemas de control preventivo que contribuyan a la cultura de autocontrol de la entidad y a una adecuada gestión de riesgos.

Monitoreos a procesos sensibles Boletines periódicos sobre temas de

interés en materia de controles y riesgos de gestión.

Acompañar en el fortalecimiento del Sistema de Gestión Integrado (SGI) a través de la programación de las Auditorías de Calidad y en el seguimiento al cumplimiento de los planes de mejora suscritos.

Propender por la ejecución de un ciclo de auditorías de calidad liderado por el Proceso de Planeación, el cual se incorporará en el Plan de Actividades de la OCI.

Evaluar el cumplimiento de las acciones de mejora, no conformidades y planes suscritos.

Monitorear el seguimiento de proyectos administrativos relevantes para la entidad.

Monitoreo Estrategia Talento Humano Monitoreo Proceso de Gestión

ContractualVerificar la alineación a normas y regulaciones aplicables a la entidad mediante los requerimientos de los entes de control.

Se incluyeron los informes de ley vigentes para el 2018.

Mantener el conocimiento y habilidades técnicas de los funcionarios de la OCI.

Se incluyó dentro del PIF para el año 2018 las necesidades de capacitación y actualización orientadas al desarrollo integral de los funcionarios de la Oficina de Control Interno.

9

OFICINA DE CONTROL INTERNO

7. INDICADORES

1. Nivel de cumplimiento del Plan:Tipo de Indicador: Eficacia

Fórmula: (Número de actividades ejecutadas / Número de actividades planeadas) * 100

Frecuencia de medición: mensual.

Meta: Valor satisfactorio: Mínimo el 90%. Valor aceptable: Entre 80 y 89.9%

2. Participación de Producto - Informes de Auditoría:Tipo de Indicador: Eficiencia

Fórmula: (Número de informes de auditoría ejecutados/ Número de informes de auditoria

planeados a la fecha de corte)*30%

Frecuencia de medición: trimestral.

Meta: Valor satisfactorio: 14.9% - 20% (Participación del producto informes de auditoría en

el total de actividades del Plan).

3. Participación de Producto - Informes de Respuesta a Requerimientos de entes externos:Tipo de Indicador: Eficiencia

Fórmula: (Número de informes de informes de Respuesta a Requerimientos de entes

externos ejecutados/ Número de informes de informes de Respuesta a Requerimientos de

entes externos planeados a la fecha de corte)*70%.

Frecuencia de medición: mensual.

Meta: Valor satisfactorio: 65%.

El 70% corresponde a la participación del producto Informe de Respuesta requerimientos

entes externos en el total de actividades del Plan.

10

ANEXO

11