Subvenciones Globales y DistritalesProceso y Administración de las SubvencionesIng. Rafael Plancarte Elizondo22 de Marzo de 2014

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Tipos de Subvenciones

Plan de Visión Futura

12 Programas 3 Programas

Subvenciones Globales Subvenciones Distritales Subvenciones Globales Prediseñadas

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Subvenciones Globales

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Proceso

PROCESO DEADMINISTRACIÓN

DE SUBVENCIONES

GLOBALES

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CAPACITACIÓN CERTIFICACIÓN

BUSCAR EL PROYECTO

DETALLES DEL PROYECTO Y

APORTACIONES

BUSCAR CLUB HERMANO

LLENAR SOLICITUD Y PEDIR

AUTORIZACIÓN

ENVIAR LA SOLICITUD A LFR

YA APROBADA, MANDAR

APORTACIONES ESPERAR DEPÓSITO

EJECUCIÓN DEL PROYECTO

ENTREGA DEL PROYECTO

INFORME CUSTODIA Y

SUSTENTABILIDAD

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Administración de Subvenciones

1. Certificación del Club

2. Responsabilidades de los Funcionarios

3. Plan de Gestión Financiera

4. Cuentas Bancarias

5. Informes Sobre el Uso de Fondos

6. Conservación de Documentos

7. Notificación del Uso Indebido de Fondos

8. Otros Compromisos

9. Aportaciones

10. Sustentabilidad.

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Certificación del Club

• CURSO DE ADMINISTRACIÓN DE SUBVENCIONES

• OBTENER EL MDA (MEMORÁNDUM DE ACUERDO)

EXPEDIDO POR EL DISTRITO

• EL MDA TIENE VALIDEZ DE 1 AÑO

• EL CLUB SE COMPROMETE A SEGUIR LOS LINEAMIENTOS DE LFR.

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Certificación del Club

EL CLUB SERÁ RESPONSABLE DEL USO DE LOS FONDOS

SE PODRÁ SUSPENDER O REVOCAR LA CERTIFICACIÓN DEL CLUB POR USO INDEBIDO DE LOS FONDOS

COOPERAR CON TODA AUDITORÍA FINANCIERA

ENVIAR A MÁS DE UN SOCIO AL SEMINARIO

ACCESAR www.rotary.org con IE9 ó Google Chrome

DARSE DE ALTA EN: www.rotary.org: e-mail, password, # ID rotario

USAR ACROBAT READER VERSIÓN XI.

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Certificación del Club

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Certificación del Club

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Responsabilidades de los Funcionarios

• EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DEL MDA ES DE LOS PRESIDENTES Y PRESIDENTES ELECTOS

• EL USO INDEBIDO DE FONDOS ES PRODUCTO DE LOS CONFLICTOS DE INTERÉS.

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Responsabilidades de los Funcionarios

• SE ENTIENDE POR CONFLICTO DE INTERÉS TODA RELACIÓN MEDIANTE LA CUAL UN ROTARIO O UNA PERSONA ALLEGADA SE BENEFICIA PERSONAL O FINANCIERAMENTE DE LOS FONDOS O LAS ACTIVIDADES DE UNA SUBVENCIÓN

- BENEFICIOS ECONÓMICOS

- BENEFICIOS PERSONALES.

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Plan de Gestión Financiera

• PAGOS CON CHEQUE O TRANSFERENCIA

• SÓLO RECURRIR AL USO DE EFECTIVO CUANDO NO EXISTA OTRA ALTERNATIVA DE PAGO

• UNA PERSONA APRUEBA LOS GASTOS Y OTRAS DOS FIRMAN Y GIRAN LOS CHEQUES.

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Plan de Gestión Financiera

• HACER CONCILIACIONES BANCARIAS MENSUALMENTE

• MANTENER CONTROL DEL INVENTARIO

• NOMBRAR A UNA PERSONA PARA VERIFICAR TODAS LAS ACTIVIDADES DE LA SUBVENCIÓN vs EL MDA.

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Cuentas Bancarias

• UNA CUENTA BANCARIA EXCLUSIVA PARA EL PROYECTO

• FIRMAN DOS SOCIOS DEL CLUB, COMO MÍNIMO (firmas mancomunada)

• DEVENGAR INTERESES BAJOS O NULOS

• SI UNA PERSONA REALIZA PAGOS ELECTRÓNICOS, HAY QUE DEJAR CONSTANCIA DE QUE EL PAGO FUE APROBADO POR, AL MENOS, OTRO DE LOS SIGNATARIOS.

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Informe Sobre el Uso de Fondos

• INFORMES PARCIALES CADA 12 MESES

• MANDAR EL INFORME FINAL MÁXIMO A LOS DOS MESES DE CONCLUIDO EL PROYECTO

• SI NO SE PRESENTAN, EL CLUB PODRÍA QUEDAR INHABILITADO

• SI NO SE PRESENTAN INHABILITAMOS AL CLUB HERMANO.

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Conservación de Documentos

• INFORMACIÓN BANCARIA

• CERTIFICACIÓN DEL CLUB, MDA

• PLANES Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS

• COTIZACIONES, COMPROBANTES DE PAGO Y FACTURAS DE LAS COMPRAS, ETC.

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Conservación de Documentos

• REGISTROS ACCESIBLES PARA AUDITORÍAS

• CONSERVARLOS DURANTE UN MÍNIMO DE 5 AÑOS

• ARCHIVOS IMPRESOS EN UN SOLO LUGAR

• GUARDAR COPIAS ELECTRÓNICAS.

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Conservación de Documentos

• HACER COPIAS DE SEGURIDAD

• GUARDAR COPIA DE LOS DOCUMENTOS EN UN LUGAR DISTINTO

• USAR UN SERVICIO GRATUITO DE ALMACENAMIENTO

• SE DEBE ENTREGAR AL DISTRITO UNA COPIA FÍSICA Y UNA ELECTRÓNICA.

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Notificación de Uso Indebido de Fondos

• TODO CASO O PRESUNTO CASO DE MALVERSACIÓN O USO INDEBIDO DE LOS FONDOS DE LA SUBVENCIÓN DEBE SER COMUNICADO AL DISTRITO

• LOS DISTRITOS DEBERÁN INFORMAR A LA FUNDACIÓN ROTARIA SOBRE TODO CASO DE MALVERSACIÓN O USO INDEBIDO DE LOS FONDOS.

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Notificación de Uso Indebido de Fondos

• LA FUNDACIÓN COLABORARÁ CON EL CLUB Y EL DISTRITO PARA RESOLVER EL CASO

• PARA ASEGURAR LA TRANSPARENCIA, DISTRIBUYA LAS RESPONSABILIDADES EN VARIOS SOCIOS DEL CLUB.

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Otros Compromisos

El proyecto debe de venir de la comunidad Los Rotarios deben participar activamente Mucha comunicación entre Rotarios y la Comunidad Asegurar los fondos que aportará el club Las Sub. Globales deben ser ≥ $30,000 USD La parte Internacional debe aportar al menos el 30% Se le debe pedir a LFR entre $15,000 - $200,000 USD Concursar las compras, 3 cotizaciones El llenado, seguimiento y autorización son en línea.

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Áreas de Interés

Fomento de la paz y prevención/ resolución de conflictos

Prevención y tratamiento de enfermedades

Suministro de agua y saneamiento

Salud materno-infantil

Educación básica y alfabetización

Desarrollo económico y cívico

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Otros Compromisos

Apoyar al menos una de las 6 áreas de interés de LFR Las aportaciones no deben venir del beneficiario No tener subvenciones vencidas de reporte No comenzar el proyecto antes de que lleguen los fondos Las aportaciones de los clubes no pueden ser en especie Visitar el proyecto después de entregado Se pueden tener hasta 10 Sub. Globales abiertas Demostrar la sustentabilidad del proyecto.

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MEZCLA DE FONDOS PARA UNA SUBVENCIÓN GLOBAL

CONTRIBUCIONES CLUB/DIST LFR

DLS DLS

CLUB LOCAL $ 12,400.00 50% $ 6,200.00

     

DISTRITO LOCAL $ 7,000.00 100% $ 7,000.00 $19,400.00 49.87%

    $19,500.00 50.13%

CLUB INTERNACIONAL (1) $ 14,500.00 50% $ 7,250.00 Aportación Internacional

CLUB INTERNACIONAL (2) $ - 50% $ - 50.13% 

DISTRITO INTERNACIONAL $ 5,000.00 100% $ 5,000.00 Al menos debe ser del 30%

   

$ 38,900.00 $ 25,450.00 Pedir al menos $15,000 dls

TOTAL DE APORTACIONES   $ 64,350.00 Costo total del proyecto

al menos de $30,000 dls.

¿ Costo del Proyecto ? $ 64,350.00 CONTRIBUCIÓN CLUB LOCAL $ 12,400.00

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Aportaciones

APORTACIONES VÁLIDAS PARA MATCH DE LFR:

DE UN ROTARIO FONDOS DEL CLUB ACTIVIDAD DE RECAUDACIÓN DEL CLUB FDD DEL DISTRITO UNIRSE VARIOS CLUBES DE PERSONAS AJENAS A ROTARY

APORTACIONES NO VÁLIDAS PARA MATCH:

DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROYECTO DE OTRAS ORGANIZACIONES O GOBIERNO

Cash $1.00 $0.50

FDD $1.00 $1.00

Cash $1.00 $0.00

FDD $1.00 $0.00

LFR

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Sustentabilidad

1.- Involucrarse 2.- Trabajar juntos: Rotarios Y Beneficiados 3.- El proyecto debe ser de la comunidad 4.- Entrenar a los beneficiados 5.- Demostrar el impacto del proyecto 6.- Utilizar los recursos locales:

materiales y humanos 7.- Cuidado con las cuotas de recuperación 8.- Demostrar transparencia 9.- Custodia de los bienes de los fondos.

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Subvenciones Distritales

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Propiedades y Restricciones

1.- La hace el club y el Distrito 2.- El club debe tener FDD (o hacer aportaciones a LFR) 3.- El Distrito empata con FDD lo aportado por el club 4.- Se limita a aportaciones entre $1,000 y $3,000 dls. 5.- El total del proyecto es de $6,000 dls + otras

aportaciones 6.- No se requiere club hermano, pero puede participar 7.- Una SD por club 8.- Pueden participar varios clubes 9.- Llenar una solicitud de Subvención Distrital 10.-Hacer un reporte final del proyecto.

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Proceso Subvención Distrital

Revisa su FDD

Aporta a LFR

Define Proyecto

Invita otros

clubes

Presenta Solicitud

Club / Proy / FDD

Revisa Reglas

Hasta 50% FDD total

1

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Proceso Subvención Distrital

Enviar a LFR

LFRAutoriza

LFR deposita

en Distrito

Clubes depositan su parte al

Distrito

Los clubes dicen a qué prov pagar

Entregan copias de fact y edo

cta.

Entrega del proyecto

Reporte FINAL

Fact Edo. Cta.

1

Fin

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Ing. Rafael Plancarte Elizondo

Tel: 811-4138-071

rafaelplancarte51@gmail.com

Comité Distrital de LFR Dist 4130