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Manual de Procedimientos Subsecretaría de Recursos Humanos noviembre 2014
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Manual de
Procedimientos
Subsecretaría de Recursos Humanos
noviembre 2014
Manual de
Procedimientos
Subsecretaría de Recursos
Humanos
Elaboró Presentó Validó
”Validado de acuerdo a lo establecido en el artículo 26,
Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio
S-2525-2014 de fecha 28/11/2014”.
María Guadalupe Ruiz Durazo
Secretaria de la Contraloría GeneralMiguel Méndez Méndez/ Subsecretario
de Recursos Humanos
Carlos Tapia Astiazarán/ Oficial Mayor
ContenidoI. Introducción
II. Objetivo del Manual
III. Red de Procesos
IV. Lista Maestra
V. Presentación de los procedimientos
- Listado de Procedimientos
Introducción
El presente Manual se documentó como un instrumento de apoyo en el funcionamiento y
mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones
realizadas por la Subsecretaría de Recursos Humanos, atendiendo a la misión del Gobierno
Estatal.
Contempla los procedimientos sustantivos de la unidad administrativa, dentro de los cuales
se encuentran los relacionados con la administración del personal, el proceso de la nómina, el
servicio de los Centros de Desarrollo Infantil, Centro de Capacitación, Calidad y la
administración de los recursos de la Subsecretaría; así como sus diferentes formatos e
instructivos que se utilizan a lo largo de los procedimiento. De igual manera contiene los
diagramas de flujo y los inventarios de registros de cada uno.
Este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su
contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún
otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
1
Objetivo del Manual
El objetivo del presente manual es proveer elementos encaminados a contar con un
sistema de administración, control y desarrollo de recursos humanos, que permita responder
de manera ágil y adecuada a las Dependencias estatales en materia de selección ,
contratación y pago de remuneraciones por servicios personales, así como la capacitación de
los servidores públicos y la promoción del desarrollo organizacional.
2
Facultad
No.
Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, ProcedimientoDir. Productos Indicadores Cliente
RED DE PROCESOSOficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Fecha de
ElaboraciónHojas
Código de la Red
08/07/2014
17-SRH-RP/Rev.00
Hoja 1 de 16
6.1 C 04 01 Administración
de Recursos
Humanos
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Pago de
remuneracione
s e historia
laboral del
personal con
apego a la
normatividad
aplicable
01 Administración de
Personal
-Credenciales de
identificación
-Certificación de
crédito Fonacot y
otros.
-Solicitud de ordenes
de pago de
amortizaciones por
crédito fonacot y
otros.
-Oficios de
contestación de
diversos trámites a
dependencias,
organismos y
sindicatos
-Contestación de
requerimientos
fiscales
-Indice de cumplimiento
de todos los objetivos de
los procedimientos de la
Dirección.
-Lograr los resultados de
satisfacción del cliente
favorables en un 98%.
-Fonacot
-Dependencias
-Sindicatos
-Organismos
Públicos
Descentralizados
-Trabajadores
-Dirección
General de
Política y Control
Presupuestal
-Dirección
General de
Control de
Fondos y
Pagaduría
-Jefatura de la
Oficina del
Ejecutivo Estatal
-Secretaría de la
División Jurídica
del Ejecutivo.
-SAT
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 01 Administración
de Recursos
Humanos
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Pago de
remuneracione
s e historia
laboral del
personal con
apego a la
normatividad
aplicable
02 Pensiones y
Jubilaciones
-Trámite Inicial de
Autorización de
Pensión y Jubilación.
-Trámite de Sanción
de Pensiones y
Jubilaciones.
-Autorización de
Permisos
Prejubilatorios.
-Número de solicitudes
de pensiones y
jubilaciones tramitadas
Vs Número de
solicitudes recibidas.
-Número de expedientes
de pensiones y
jubilaciones revisados Vs
Número de expedientes
dictaminados por la H.
Junta Directiva del
ISSSTESON que se
recibieron.
-Trabajadores
-ISSSTESON
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
3
6.1 C 04 01 Administración
de Recursos
Humanos
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Pago de
remuneracione
s e historia
laboral del
personal con
apego a la
normatividad
aplicable
03 Relaciones Laborales - Levantamiento de
actas administrativas.
- Aplicación de
pensiones
alimenticias.
- Elaboración de
informes de
autoridad.
- Contestación de
demandas.
- Aplicación de
resoluciones.
- Número de asuntos
jurídico-laborales
atendidos Vs Número de
asuntos recibidos.
- Número de
requerimientos
contestados en tiempo y
sin errores Vs Número
de requerimientos
recibidos.
- Trabajadores.
- Dependencias.
- Sindicatos.
- Autoridades
Judiciales.
- Autoridades
Administrativas.
- Tribunal de lo
Contencioso
Administrativo.
- Secretaría de la
Contraloría
General.
- Áreas de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos.
- Procuraduría
General de
Justicia del
Estado de
Sonora
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
4
6.1 C 04 01 Administración
de Recursos
Humanos
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Pago de
remuneracione
s e historia
laboral del
personal con
apego a la
normatividad
aplicable
04 Historia Laboral - Reconocimiento de
antigüedad.
- Nombramiento.
- Hoja de servicios.
- Registro de la
Historia laboral por
servidor público.
- Digitalización del
expediente del
personal.
- Administración,
resguardo y control
de los expedientes
del personal.
- Número de
movimientos validados
que incidan en la historia
laboral Vs Número de
Movimientos operados
en nómina.
- Número de
nombramientos emitidos
Vs Total de movimientos
operados que requieren
nombramiento.
- Número de
nombramientos
distribuidos en los
tiempos establecidos Vs
Número de
nombramientos emitidos
del nivel 1 al 11.
- Número de documentos
digitalizados, clasificados
e integrados a los
expedientes Vs Número
de documentos
recibidos.
- Hojas de servicio
emitidas sin errores Vs
Hojas de servicio
solicitadas.
- Servidores
Públicos.
- Dependencias.
- Sindicatos.
- Beneficiarios de
los Servidores
públicos.
- ISSSTESON.
- Dirección Gral.
del Boletín Oficial
y Archivo del
Edo.
- Dirección
General de
Responsabilidad
es y Situación
Patrimonial.
- Dirección
General Jurídica.
- Servicios de
Salud de Sonora
- Todas los áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos.
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 01 Administración
de Recursos
Humanos
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Pago de
remuneracione
s e historia
laboral del
personal con
apego a la
normatividad
aplicable
05 Incapacidades - Autorización de
Licencias médicas.
- Trámite de solicitud
de pago de subsidio
de sueldo por
incapacidades.
- Trámite de
valoraciones
médicas.
- Pago de canastilla
por maternidad.
- Número de certificados
de incapacidades
registrados y controlados
Vs Número de
certificados de
incapacidades recibidos.
- Número de
aplicaciones de los
Artículos 99 y 100 de la
Ley 40 del servicio Civil
para el Estado de
Sonora Vs Número de
licencias médicas
otorgadas y subsidios
solicitados.
- Trabajadores.
- Dependencias.
- ISSSTESON.
- Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos.
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
5
6.1 C 04 01 Administración
de Recursos
Humanos
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Pago de
remuneracione
s e historia
laboral del
personal con
apego a la
normatividad
aplicable
06 Control de Incidencias - Autorización de
Permisos y Licencias
con y sin goce de
sueldo.
- Aplicación de
incidencias y
reintegros de
sanción.
- Número de incidencias
registradas y aplicadas
Vs Número de
incidencias reportadas
por las Dependencias.
- Número de descuentos
por incidencias aplicados
Vs Número de
incidencias reportadas
que ameritan descuento.
- Número de licencias
con y sin goce de
sueldos elaboradas y
aplicadas Vs. Número de
licencias solicitadas.
- Número de licencias
con y sin goce de sueldo
registradas y autorizadas
Vs. Número de licencias
solicitadas.
- Trabajadores.
- Dependencias.
- Sindicatos.
- ISSSTESON.
- Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 01 Administración
de Recursos
Humanos
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Pago de
remuneracione
s e historia
laboral del
personal con
apego a la
normatividad
aplicable
07 Prestaciones
económicas
-Pago de
Prestaciones
Económicas (Ayuda
día de madres,
ayuda a hijos con
capacidades
diferentes, apoyo
para compra de útiles
escolares, ayuda
para guardería, pago
de estímulo por
asistencia, pago de
días económicos no
gozados, pago de
apoyo sindical, pago
por licenciatura,doble
licenciatura, maestría
y doctorado, pago de
prima dominical,pago
de día de padres,
aniversario sindical,
pago por no gozar de
los días de
antiguedad).
-Número de
Prestaciones
Económicas otorgadas
Vs Número de
Prestaciones
Económicas solicitadas y
pactadas.
- Trabajadores.
- Dependencias.
- Sindicatos.
- Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos.
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6
6.1 C 04 01 Administración
de Recursos
Humanos
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Pago de
remuneracione
s e historia
laboral del
personal con
apego a la
normatividad
aplicable
08 Previsión Social - Pago de seguro de
vida y gastos
funerarios
- Pago de invalidez
total y permanente y
por perdida orgánica
- Trámite de pago de
seguro de retiro.
- Solicitud de orden
de pago de seguro
de gastos funerarios.
- Número de trámite de
beneficios realizados Vs
Número de solicitudes de
tramites de beneficios
recibidos.
- Número de
trabajadores que
cuentan con cartas
testamentarias
requisitadas Vs Número
de trabajadores en la
plantilla existente.
- Beneficiarios de
los Trabajadores.
- Trabajadores.
- Dependencias.
- Sindicatos.
- Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos.
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 01 Administración
de Recursos
Humanos
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Pago de
remuneracione
s e historia
laboral del
personal con
apego a la
normatividad
aplicable
09 Movimientos de
Escalafón
- Dictamen de
concurso
escalafonario.
- Ficha de vacante
documentada.
- Número de fichas de
vacantes documentadas
y enviadas Vs Número
de fichas de Vacantes
turnadas.
- Número de concursos
revisados para validación
Vs Número de concursos
turnados a revisión.
- Lograr un 95% de la
satisfacción del cliente
- Comisión Mixta
de Escalafón.
- Subcomisiones
Escalafonarias.
- Dirección de
Administración
de Personal
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
7
6.1 C 04 01 Administración
de Recursos
Humanos
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Pago de
remuneracione
s e historia
laboral del
personal con
apego a la
normatividad
aplicable
10 Nómina de
Organismos
Descentralizados
- Emisión de nómina
para pago de
Organismos
- Pago de nómina
- Órdenes de pago.
- Pólizas de nóminas
- Reporte de netos y
firmas.
- Archivos de
dispersión bancaria.
- Paquete de pago de
nómina.
- Plantillas de
personal.
- Número de nóminas
emitidas Vs Nóminas
según la programación
más nóminas
extraordinarias
solicitadas y autorizadas.
- Número de
movimientos operados
correctamente Vs
Número de movimientos
solicitados que cumplan
con los requisitos
establecidos.
- Dirección
General de
Política y Control
Presupuestal.
- Dirección
General de
Contabilidad
Gubernamental
- ISSSTESON.
- Dirección de
Recepción y
Validación.
- Dirección
General de
Control de
Fondos y
Pagaduría
- Organismos
Descentralizados
.
- Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos.
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 01 Administración
de Recursos
Humanos
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Pago de
remuneracione
s e historia
laboral del
personal con
apego a la
normatividad
aplicable
11 Administración y
operación de nómina
de los poderes
ejecutivo, legislativo y
judicial
- Afiliaciones a
ISSSTESON.
- Entrega de
finiquitos.
- Operación de
movimientos de
personal
- Número de
movimientos operados
correctamente Vs
Movimientos solicitados
que cumplan los
requisitos establecidos.
- Dirección de
Proceso de
Nómina.
- Sindicatos:
SUTSPES,
SITDGTES y
SITUDES.
- ISSSTESON.
- Instituciones.
- Dependencias.
- Trabajadores.
- Dirección
Administrativa.
- Dirección de
Administración
de Personal.
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
8
6.1 C 04 01 Administración
de Recursos
Humanos
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Pago de
remuneracione
s e historia
laboral del
personal con
apego a la
normatividad
aplicable
12 Proceso de Nómina - Emisión de Nomina
para pago de
Dependencias.
- Órdenes de pago.
- Pólizas de nóminas.
- Reporte de Netos y
firmas.
- Archivos de
dispersión bancaria.
- Paquete de pago de
nómina.
- Afiliaciones a
ISSSTESON
- Plantillas de
personal
actualizadas.
- Oficios de baja.
- Cartas de trabajo a
empleado estatal.
- Cartas de No
empleado estatal.
- Número de nóminas
procesadas Vs Número
de nóminas
programadas más
nóminas extraordinarias
solicitadas y autorizadas.
-Número de oficios de
baja emitidos sin errores
Vs Número de
solicitudes de bajas
recibidas.
- Presupuesto ejercido
de la cuenta 1000 Vs.
Presupuesto asignado
de la cuenta 1000.
- Lograr un resultado de
la satisfacción del cliente
en al menos un 80%.
- Dirección
General de
Control de
Fondos y
Pagaduría.
- Dirección
General de
Administración y
Control
Presupuestal de
Oficialía Mayor.
- Sistema
Integral de
Información y
Admón.
Financiera.
- Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos.
- Dependencias.
- Ciudadanía
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 02 Desarrollo
Organizaciona
l
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Claridad
Organizacional
13 Desarrollo
Organizacional
-Implementación de
programas y
actividades para el
Desarrollo
Organizacional de las
Dependencias y
Entidades de la
Administración
Pública
- ïndice de cumplimiento
de los objetivos de las
áreas de la Dirección.
- Dependencias y
Entidades de la
Administración
Pública.
- Áreas de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 02 Desarrollo
Organizaciona
l
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Claridad
Organizacional
14 Estructuras
Organizacionales
- Estructura
Organizacional.
- Descripción de
Puesto.
- Número de estructuras
validadas Vs Total de
estructuras actualizadas.
- Número de
descripciones
capturadas y validadas
Vs Número de
descripciones
actualizadas que se
recibieron.´
- Resultado de la
satisfacción del cliente
en al menos un 90%
- Dependencias y
Organismos.
- Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos.
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
9
6.1 C 04 02 Desarrollo
Organizaciona
l
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Claridad
Organizacional
15 Evaluación de Clima
Laboral
- Diagnóstico o
reporte del clima
laboral.
- Obtener el 70%
promedio por factor en
Clima Laboral en la
Subsecretaría de
Recursos Humanos.
- Número de unidades
administrativas a las que
se les notificó los
resultados del
diagnóstico de clima
laboral Vs Número de
unidades administrativas
programadas para
aplicar evaluación de
clima laboral.
- Número de unidades
administrativas a las que
se les dio seguimiento en
sus planes de acción Vs
Total de unidades
administrativas de las
que se recibió el plan de
acción por obtener un
porcentaje menor al 70%
por factor evaluado.
- Dependencias y
Organismos.
- Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos.
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 02 Desarrollo
Organizaciona
l
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Claridad
Organizacional
16 Evaluación del
Desempeño
- Evaluación del
desempeño del
personal
sindicalizado de
Dependencias y
Organismos.
- Número de
evaluaciones validadas
de las Dependencias y
Organismos Vs número
de evaluaciones
recibidas de
Dependencias y
Organismos.
-Número de Personal
evaluado de la
Subsecretaría de
Recursos Humanos Vs
total de evaluaciones
recibidas.
- Dependencias y
Organismos.
- Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos.
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
10
6.1 C 04 02 Desarrollo
Organizaciona
l
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Claridad
Organizacional
17 Reclutamiento y
selección de personal
- Recurso Humano
calificado.
- Evaluación
psicométrica en el
reclutamiento y
selección del
personal.
- Fecha de entrega de
resultados de
evaluaciones Vs fecha
de solicitud de
evaluación.
- Número de
requerimientos de
personal en la
Subsecretaría de
Recursos Humanos
atendidos Vs Número de
requerimientos de
personal solicitados por
la Subsecretaría de
Recursos Humanos.
- Lograr el 100% en la
satisfacción del cliente
- Candidatos
- Administrativos
de las
Dependencias
- Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
11
6.1 C 04 02 Desarrollo
Organizaciona
l
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Claridad
Organizacional
18 Capacitación a
servidores públicos
- Programa Anual de
Capacitación.
- Calendarización
mensual de los
cursos.
- Validación de
acciones de
capacitación a las
Dependencias,
Entidades e
Instituciones.
- Servicio de
capacitación.
- Atención a
necesidades
específicas de
capacitación a
Dependencias y
Entidades.
- Constancias de
participación y
acreditación.
- Expedientes de
seguimiento del
personal de la
Subsecretaría de
Recursos Humanos.
- Diagnóstico de
capacitación a partir
de Detección de
Necesidades de
Capacitación,
Evaluación del
desempeño y
Evaluación de Clima
Laboral a
Dependencias y
Entidades.
- Diagnóstico de
capacitación a partir
de Evaluación de
Competencias
Laborales a
Subsecretaría de
Recursos Humanos.
-Número de personas
con sus requerimientos
de capacitación definidos
Vs Total de personal en
Plantilla en la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos.
- Resultados de
encuestas realizadas de
todos los cursos
tomados por el personal
de la Subsecretaría de
Recursos Humanos Vs
Ponderación de
Resultados.
- Número de cursos
impartidos Vs Número de
cursos calendarizados.
- Lograr un 90 % en la
evaluación de
capacitación.
- Lograr un 90 % en la
evaluación del servicio.
- Dependencias,
Entidades e
Instituciones.
- Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos.
- Servidores
públicos
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
12
6.1 C 04 02 Desarrollo
Organizaciona
l
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Claridad
Organizacional
19 Implementación del
Sistema de Gestión de
la Calidad
- Asesorías y
validación de la
implementación del
Sistema de Gestión
de Calidad.
- Acreditaciones del
Sistema de Gestión
de Calidad.
- Número de actividades
realizadas para la
implementación del
Sistema de Gestión de la
calidad Vs Número de
Actividades
programadas.
- Lograr un 90% en la
satisfacción del cliente.
- Dependencias.
- Entidades.
- Ayuntamientos.
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 02 Desarrollo
Organizaciona
l
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Claridad
Organizacional
20 Gestión de la Calidad - Manual de Gestión
de la Calidad
- Manual de
Organización
- Manual de
Procedimientos
- Programa de
seguimiento al
Sistema de Gestión
de la Calidad de la
Subsecretaría de
Recursos Humanos.
- Índice de cumplimiento
de los objetivos de los
procesos con incidencia
directa en la norma ISO
9001:2008.
- Indice de cumplimiento
del Programa de
seguimiento al Sistema
de Gestión de la Calidad
de la Subsecretaría de
Recursos Humanos.
Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos.
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 02 Desarrollo
Organizaciona
l
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Claridad
Organizacional
21 Control de documentos - Manual de
procedimientos
actualizado.
- Reporte de
auditoría documental.
Número de cambios
realizados Vs Número de
cambios solicitados.
- Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 02 Desarrollo
Organizaciona
l
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Claridad
Organizacional
22 Control de registros - Inventarios de
registros
actualizados.
- Número de cambios
realizados Vs Número de
cambios solicitados
- Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 02 Desarrollo
Organizaciona
l
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Claridad
Organizacional
23 Auditorias Internas - Programa Anual de
auditoría.
- Plan de auditoría.
- Reportes de
auditoría.
- Número de auditorías
realizadas Vs Número de
auditorías programadas.
Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos.
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 02 Desarrollo
Organizaciona
l
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Claridad
Organizacional
24 Acciones Correctivas Acciones Correctivas Número de acciones
Correctivas que
cambiaron de estatus en
el mes Vs Total de
acciones correctivas
levantadas
Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
13
6.1 C 04 02 Desarrollo
Organizaciona
l
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Claridad
Organizacional
25 Acciones Preventivas Acciones Preventivas - Número de acciones
preventivas que
cambiaron de estatus en
el mes Vs. Total de
acciones preventivas.
Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos.
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 02 Desarrollo
Organizaciona
l
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Claridad
Organizacional
26 Control de producto no
conforme
- Reporte de
concentrado de
conformidad del
producto o servicio.
- Número de Acciones
Correctivas que
cambiaron de estatus en
el mes vs. Total de
Acciones correctivas
levantadas
Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 03 Servicio del
Centro de
Desarrollo
Infantil
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Atención a los
niños de
madres
empleadas del
Gobierno del
Estado
27 Administración del
Centro de Desarrollo
Infantil
- Servicio de CENDI.
- Certificado de
estudios (niños del
CENDI).
- Informe al inicio del
ciclo escolar.
- Informe intermedio.
- Informe al final del
ciclo escolar.
- Informe mensual
- Programa anual de
trabajo.
- Informes diversos.
- Número de actividades
realizadas Vs Número de
actividades
programadas.
- Lograr un resultado de
la satisfacción del cliente
en al menos un 95%.
- Sindicato.
- Secretaría de
Salud.
- Instituciones
Sociales.
- Madres de
Familia.
- SEC
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 03 Servicio del
Centro de
Desarrollo
Infantil
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Atención a los
niños de
madres
empleadas del
Gobierno del
Estado
28 Pedagogía - Programa anual de
trabajo
(Lectoescritura,
programas
recreativos, valores
cívicos y morales,
actividades
artísticas).
- Informe al inicio del
ciclo escolar.
- Informe intermedio.
- Informe al final del
ciclo escolar.
- Informe mensual.
- Número de actividades
realizadas del plan
mensual de trabajo Vs
Número de actividades
programadas.
- SEC.
- Madres de
Familia.
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 03 Servicio del
Centro de
Desarrollo
Infantil
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Atención a los
niños de
madres
empleadas del
Gobierno del
Estado
29 Nutrición - Programa anual de
trabajo (Alimentación
balanceada, higiene)
- Informe al inicio del
ciclo escolar.
- Informe intermedio.
- Informe al final del
ciclo escolar.
- Informe mensual.
- Número de actividades
realizadas del plan
mensual de trabajo Vs
Número de actividades
programadas.
- Madres de
Familia.
- SEC
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
14
6.1 C 04 03 Servicio del
Centro de
Desarrollo
Infantil
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Atención a los
niños de
madres
empleadas del
Gobierno del
Estado
30 Trabajo Social - Programa anual de
trabajo
(Incorporación a la
SEC, Certificado de
estudios).
- Informe al inicio del
ciclo escolar.
- Informe intermedio.
- Informe al final del
ciclo escolar.
- Informe mensual.
- Número de actividades
realizadas del plan
mensual de trabajo Vs
Número de actividades
programadas.
- Número de expedientes
integrados y actualizados
Vs Número de niños en
el padrón de población
infantil.
- Madres de
Familia
- SEC
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 03 Servicio del
Centro de
Desarrollo
Infantil
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Atención a los
niños de
madres
empleadas del
Gobierno del
Estado
31 Médico - Programa anual de
trabajo (Atención
médica, estimulación
temprana, medio
ambiente saludable,
higiene y seguridad).
- Informe al inicio del
ciclo escolar.
- Informe intermedio.
- Informe al final del
ciclo escolar.
- Informe mensual.
- Número de actividades
realizadas del plan
mensual de trabajo Vs
Número de actividades
programadas.
- Número de actividades
realizadas del plan
mensual de actividades
preventivas Vs Número
de actividades
programadas.
- Número de niños
atendidos Vs Número de
niños que requirieron
atención médica.
- Número de actividades
realizadas del plan de
emergencia escolar Vs
Número de actividades
programadas.
- Madres de
Familia.
- SEC
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 03 Servicio del
Centro de
Desarrollo
Infantil
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Atención a los
niños de
madres
empleadas del
Gobierno del
Estado
32 Orientación y atención
psicológica
- Programa anual de
trabajo (Atención
psicológica a niños y
madres de familia,
comunicación
efectiva, escuela
para padres).
- Informe al inicio del
ciclo escolar.
- Informe intermedio.
- Informe al final del
ciclo escolar.
- Informe mensual.
- Número de actividades
realizadas del programa
mensual de trabajo Vs
Número actividades
programadas.
- Número de Niños
atendidos Vs número de
niños que requirieron
atención psicológica.
- Madres de
Familia
- SEC
- Instituciones
Externas
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
15
6.1 C 04 03 Servicio del
Centro de
Desarrollo
Infantil
Operativo Subsecretario
de Recursos
Humanos
Atención a los
niños de
madres
empleadas del
Gobierno del
Estado
33 Estancia - Programa anual de
trabajo.
- Plan mensual de
actividades.
- Número de actividades
realizadas Vs Número de
actividades programadas
- Madres de
Familia
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 04 Administración
de Recursos
Materiales y
Financieros
De
Soporte
Subsecretario
de Recursos
Humanos
Provisión de
recursos a las
áreas de la
Subsecretaria
de Recursos
Humanos
34 Administrativo - Anteproyecto de
presupuesto de
egresos.
- Informe trimestral
de metas.
- Informe anual de
cuenta pública.
- Índice de cumplimiento
de todos los objetivos de
los procesos de la
dirección.
- Resultado de la
satisfacción del cliente
en al menos un 90%
- Número de solicitudes
de servicio de
mantenimiento a equipo
de computo con firma de
conformidad Vs. Número
de solicitudes de servicio
de mantenimiento a
equipo de computo
recibidas
- Dirección
General de
Política y Control
Presupuestal.
- Sub-Secretaria
de Planeación
del Desarrollo.
- SUTSPES.
- Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 04 Administración
de Recursos
Materiales y
Financieros
De
Soporte
Subsecretario
de Recursos
Humanos
Provisión de
recursos a las
áreas de la
Subsecretaria
de Recursos
Humanos
35 Compras - Trámite de compra
de bienes muebles ó
servicios requeridos.
- Entrega de los
bienes muebles ó
servicios requeridos.
- Contratación de
servicios
- Reporte mensual de
inventario de material
de oficina.
- Control de
Inventarios.
- Número de
requisiciones atendidas
Vs Número de
requisiciones recibidas.
- Número de
Proveedores críticos
evaluados Vs total de
proveedores críticos.
- Total de bienes
muebles inventariados
Vs Total de Bienes
Muebles registrados.
- Número de altas o
bajas de Bienes Muebles
Vs Número total de
bienes muebles en
sistema de inventarios.
- Dirección
General de
Adquisiciones.
- Dirección
General de
Tecnología e
Informática.
- Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos.
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
16
6.1 C 04 04 Administración
de Recursos
Materiales y
Financieros
De
Soporte
Subsecretario
de Recursos
Humanos
Provisión de
recursos a las
áreas de la
Subsecretaria
de Recursos
Humanos
36 Control presupuestal - Trámite de Pago a
proveedores.
- Pago a proveedores
por Fondo
Revolvente.
- Oficio de
Comprobación de
Gastos.
- Depósitos de
Cheques de Fondos
Revolventes.
- Arqueo de Caja de
Fondo Revolvente.
- Solicitud de
Adecuación
Presupuestal.
- Reporte Analítico
por partida mensual y
anual.
- O.P. autorizada por
Subsecretaría de
Recursos Humanos.
- Conciliación
Bancaria.
- Trámite de Viáticos
de la Subsecretaría
de Recursos
Humanos.
- Pago de Viáticos de
CENDI
- Número de facturas
tramitadas Vs. Número
de facturas recibidas.
- Dir. Gral. De
Adquisiciones y
Servicios.
- Subsecretaría
de Planeación
del Desarrollo.
- Pagaduría.
- Dirección
General de
Política y Control
Presupuestal.
- SIIAF.
- Dirección
General de
Administración y
Control
Presupuestal de
Oficialía Mayor
- Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
6.1 C 04 04 Administración
de Recursos
Materiales y
Financieros
De
Soporte
Subsecretario
de Recursos
Humanos
Provisión de
recursos a las
áreas de la
Subsecretaria
de Recursos
Humanos
37 Mantenimiento - Reparaciones y
servicios a
instalaciones y
equipos.
- Expedientes
actualizados del
equipo de transporte.
- Avance del programa
de mantenimiento Vs
Actividades
programadas.
- Todas las áreas
de la
Subsecretaría de
Recursos
Humanos.
Indice de
cumplimiento de
los objetivos de
calidad de los
procedimientos
17
Catálogo de Macroprocesos
01 Planeación del Desarrollo
03 Evaluación del Gasto Público
04 Administración del Recurso Humano
02 Programación del Gasto Público
05 Bienes y Concesiones
06 Planeación y Administración de la Gestión
Interna
Catálogo de Facultades
A Planeación del Desarrollo
B Programación del Gasto, Evaluación y Estadistica
C Administración
Elaboró Revisó Validó
Jesús Gpe. Rubio
Montoya/ Subdirector
de Gestión de
Calidad
Miguel Méndez
Méndez/
Subsecretario de
Recursos Humanos
Carlos Tapia
Astiazarán/ Oficial
Mayor
18
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Administración de Personal
17-SRH-P01/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
25/09/2014
Oficialia Mayor
Coordinar las distintas áreas que integran la Dirección de Administración de Personal, a fin de optimizar la
administración de los recursos humanos de las Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal, Legislativo y Judicial ;
así como de los Organismos Descentralizados que tienen suscrito convenio de colaboración con la Secretaría de
Hacienda para que se procesen sus nóminas.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable para todos las Dependencias del Poder Ejecutivo, Legislativo y Judicial; así
como a los Organismos Públicos Descentralizados con los que se tiene suscrito convenio para que esta
Subsecretaría de Recursos Humanos les procese su nómina, y las áreas que integran la Dirección de
Administración de Personal.
II.- ALCANCE
•Ampliaciones presupuestales: Ampliación de los recursos autorizados en el presupuesto para la creación o
promoción de una plaza.
•Catálogo de puestos: Estructura de puestos del Gobierno del Estado por rama, nivel jerárquico y tipo de
nombramiento.
•Estructuras administrativas: Representación gráfica de la estructura jerárquica de una unidad administrativa o
dependencia.
•FONACOT: Fondo Nacional de Crédito a los Trabajadores.
•Tabulador: Tabla de niveles y sueldos establecidos para los trabajadores del Gobierno del Estado
•Transferencia presupuestal: Operación mediante la cual los recursos de una plaza se transfieren de una unidad
responsable a otra a través de una autorización de presupuesto.
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
19
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento De Control De Documentos
•Procedimiento De Control De Registros
•Procedimiento De Auditorías Internas
•Procedimiento De Control De Producto No Conforme.
•Procedimiento De Acciones Correctivas
•Procedimiento De Acciones Preventivas
Documentos Externos
•“ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario”
•“ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos”
•“ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua”
•“Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos”
•“Ley Federal del Trabajo”
•“Ley 40 del Servicio Civil del Estado de Sonora”
•“Ley 38 reformada de ISSSTESON”
•“Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios”
•“Condiciones Generales de Trabajo del SUTSPES”
•“Reglamento de los servidores públicos de base del gobierno del Estado”
•“Reglamento para los servicios médicos del ISSSTESON”
•“Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora”
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
•“Ley del ISSSTE”
• “Compilación de prestaciones económicas y sociales del SUTSPES 2005”
•“Manual de procedimientos del plan de remuneración total para Gobierno del Estado de Sonora”
•“Plan de indemnización, enfermedades y riesgos para los trabajadores sindicalizados y no sindicalizados del
Gobierno del estado de Sonora 2004”
•“Plan de previsión social para el personal sindicalizado y no sindicalizado del Gobierno del estado de Sonora
2004”
•“Acuerdo publicado en el boletín oficial número 01 sección 1 de fecha 26 de enero del año 2006”
•Decreto por el que se aprueba el Programa Estatal de Mejora Regulatoria, Programa Estatal de Mejora
Regulatoria.
•Reglamento para la celebración de Órganos de Gobierno de las Entidades de la Administración Pública
Paraestatal.
•Acuerdo que regula las Jornadas y Horarios de Labores en la Administración Pública Estatal Directa .
•Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora.
•Reglamento Interior del Ejecutivo del Estado
•Reglamento Interior de la Contraloría General del Estado
•Reglamento Interior de la Secretaria de Gobierno
•Reglamento Interior de la Secretaria de Hacienda
•Reglamento Interior de Desarrollo Social del Estado
•Reglamento Interior de la Secretaria de Infraestructura y Desarrollo Urbano
•Reglamento Interior de la Secretaria de Economía
•Reglamento Interior de la Secretaria de Agricultura, Ganadería, Recursos Hidráulicos, Pesca y Acuacultura
•Reglamento Interior de la Procuraduría General de Justicia del Estado
•Reglamento Interior de Secretaria Ejecutiva del Consejo Estatal de Seguridad Publica.
•Reglamento Interior de la Secretaría del Trabajo
•Fisco Agenda código fiscal la Federación Ley del ISR y Ley del I .V.A.
•Decreto No. 24 del Presupuesto de Egresos y ley No. 2 de Ingresos y Presupuesto de Ingresos del Estado.
•Reglamento Interior de los Servicios de Salud de Sonora.
•Reglamento Interior de la Secretaría de Salud.
V.- POLITICAS
20
5.1 DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA A LOS DIFERENTES PROCESOS DE LA DIRECCIÓN.
5.1.1. Toda la correspondencia que se turne a los diferentes procesos, debe quedar registrada en el área de
correspondencia misma que se distribuye copia directamente a quien corresponda.
5.2 CERTIFICACION DE CREDITOS FONACOT
5.2.1 Los trabajadores interesados en obtener un crédito FONACOT, deben acudir a la Subsecretaría de
Recursos Humanos a solicitar la certificación de su solicitud de crédito.
5.2.2 Los formatos de solicitudes de crédito, son obtenidos de la página de internet del Organismo.
5.2.3 Para la certificación de solicitudes de crédito FONACOT, se debe verificar que el trabajador no rebase el
30.5% de descuentos del total de sus percepciones, además debe contar por lo menos con un año de antigüedad.
5.2.4 Una vez certificada la solicitud de crédito, el trabajador debe acudir al Organismo para la autorización de su
crédito.
5.2.5 Las firmas autorizadas ante FONACOT para la certificación de créditos, son las del Director de
Administración de Personal y/o del Director de Nóminas.
5.3 ASUNTOS ATENDIDOS POR LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.
5.3.1 Todos los asuntos relacionados con auditorías a los diferentes procesos de la Dirección, son atendidos
directamente por la Dirección de Administración de Personal, quien recaba la información solicitada por los
auditores y hace entrega de la misma.
5.3.2. La Dirección de Administración de Personal, se encarga de integrar la información para aclarar o subsanar
en su caso, las observaciones derivadas de los resultados de auditorías practicadas.
5.3.3 Se cuenta con la asesoría de un Despacho Contable Externo, para la asesoría fiscal en materia de
aplicación de impuestos derivados del pago de nómina, quien es el responsable de hacer llegar a la Subsecretaría
las modificaciones de tablas, disposiciones fiscales, cálculo del subsidio acreditable, etc.
5.4 CONTESTACION DE LOS ASUNTOS ATENDIDOS POR LA DIRECCION DE ADMINISTRACION DE
PERSONAL
5.4.1 La Dirección de Administración de Personal integra la información de los diferentes procesos, relacionados
con auditorías, despacho contable externo, para dar contestación a estos asuntos, mismos que son autorizados
por el Subsecretario de Recursos Humanos.
5.5 CONTESTACION DE TRÁMITES A DEPENDENCIAS Y ORGANISMOS.
5.5.1 Todos los documentos que se generen derivados de movimientos de personal y contestación de trámites ,
deben ser firmados por el Subsecretario de Recursos Humanos y archivarse en el expediente personal del
trabajador.
5.5.2 Toda correspondencia que se turne a las Dependencias, Organismos y /o Sindicatos, se debe turnar copia
para los minutarios.
5.6 DISTRIBUCION DE LOS OFICIOS DE CONTESTACION A LAS DEPENDENCIAS, ORGANISMOS,
JUZGADOS Y/O SINDICATOS.
5.6.1 Toda correspondencia generada por los diferentes procesos de la Dirección, debe ser distribuida a través
del área de correspondencia de la Dirección Administrativa .
5.6.2 El área de correspondencia de la Dirección Administrativa, deberá turnar copia a la Dirección de
Administración de Personal de los acuses recabados al realizar la entrega de la misma.
5.7 GENERALES
21
5.7.1 La Dirección de Administración de Personal, deberá revisar, aprobar y dar seguimiento a los objetivos de
calidad de cada uno de los procesos de la Dirección.
5.7.2 Se atiende a todo trabajador que se presente a la Dirección a realizar trámites o exponer alguna situación
laboral, sin embargo los movimientos que afecten prestaciones o percepciones deben ser realizadas a través de
las Dependencias, Organismos y/o Sindicatos.
5.7.3 Todo cambio o modificación a la normatividad aplicable, deberá ser comunicado por la Dirección de
Administración de Personal a cada uno de los procesos.
5.7.4 Cuando existen modificaciones de los requisitos de los diversos trámites o beneficios de los trabajadores
por cambios a la normatividad aplicable, se hace del conocimiento de los Directores Generales Administrativos de
las Dependencias, mediante una circular o trípticos informativos.
5.7.5 Todas las solicitudes de trámites enviadas por las Dependencias y Organismos, deberán ser firmadas por
los titulares de las unidades administrativas y/o por los responsables de las áreas de recursos humanos.
5.7.6 El paquete de prestaciones y beneficios de los trabajadores sindicalizados, se encuentra contenido en los
convenios anuales que hasta el año 2005 fueron firmados con el SUTSPES, a partir de esa fecha las prestaciones
son negociadas cada dos años y el incremento salarial anualmente durante el mes de noviembre, para ser
aplicado a partir del 01 de enero del año siguiente.
5.7.7 Se da trámite a las solicitudes de prestaciones y beneficios de los trabajadores, que se presentan a través
de las Dependencias o Sindicatos.
5.7.8 Cuando se presenta un conflicto laboral, se atiende a los trabajadores y a sus representantes sindicales ;
así como a los representantes de las Dependencias, donde la Subsecretaría de Recursos Humanos, funge como
la parte conciliadora.
5.7.9 Solo se procesa nómina de los Organismos Públicos Descentralizados que tiene suscrito convenio de
colaboración con la Secretaría de Hacienda del Estado. a partir de la publicación del Boletín Oficial del Decreto No .
78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado, de
fecha martes 31 de diciembre del 2013, tomo CXCII, Hermosillo, Sonora, los convenios de colaboración se
realizarán con Oficialía Mayor.
5.7.10 El enlace con la Subsecretaría de Recursos Humanos y los Organismos Descentralizados, es el
responsable de Recursos Humanos.
5.7.11 La Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría, lleva a cabo la liberación de los recursos de las
órdenes de pago de nóminas, para su dispersión en nómina de organismos públicos descentralizados.
5.7.12 La Dirección General Jurídica del Gobierno del Estado, recibe las solicitudes de designaciones de parte de
la Jefatura del Ejecutivo Estatal, verifica que el puesto a asignarse se encuentre contenido en la estructura de la
Dependencia, así como en el Reglamento Interior y Manual de Organización, solicitando información a la
Subsecretaria de Recursos Humanos sobre la estructura autorizada a cada Dependencia y la disponibilidad de
vacantes.
5.7.13 Los requerimientos fiscales del Sistema de Administración Tributaria, se realizan directamente a la
Secretaría de Hacienda, quien los hace llegar a la Subsecretaría de Recursos Humanos a través de la
Procuraduría Fiscal, instancia responsable de la Política Fiscal a aplicarse.
5.7.14 El Despacho Contable Externo debe rendir un informe de asuntos atendidos en el mes, a más tardar 5
días posteriores al cierre del mes anterior.
5.7.15 La Secretaría de la Contraloría General del Estado, realiza auditorías periódicamente a la Subsecretaría
de Recursos Humanos, a través de despachos externos, y los resultados de las mismas se hacen llegar a la
Dirección General de Administración de Oficialía Mayor mediante informes, cuyo seguimiento es responsabilidad
de la Contraloría General del Estado.
5.7.16 La Cuenta Pública de cada ejercicio es auditada a través de despachos externos contratados por el
Instituto Superior de Auditoría Fiscal, y los resultados de las revisiones son entregados a la Secretaría de la
Contraloría General del Estado, quien los hace llegar a esta Subsecretaría y les da seguimiento a través de un
22
programa de solventación de observaciones.
5.8 MEDICIÓN DE LA EFICACIA DEL PROCESO.
5.8.1 Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento de los
indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición.
5.8.2 Se realizan 5 encuestas por proceso mensualmente a los usuarios de los servicios (servidores públicos y
beneficiarios de los seguros de vida), excepto a los administrativos y/o responsables de recursos humanos de las
Dependencias y/o Organismos a quienes se aplicarán 5 encuestas por proceso cada 3 meses para medir la
satisfacción del cliente, cuyo resultado se entregará al proceso de Gestión de Calidad en los primeros 8 días
naturales del mes siguiente en que se realiza la medición.
5.8.3 Cuando el resultado obtenido sea inferior a la calificación de 8, entonces se elabora una acción correctiva
para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje, siempre y cuando el usuario indique el porqué de
la calificación otorgada.
5.8.4 Se promueve la implementación de la mejora continua en cada uno de los procesos.
5.8.5 Los medidores de eficiencia se determinan de acuerdo al objetivo de cada proceso.
5.8.6 Los resultados del avance de los objetivos se publican mensualmente en un lugar visible, a más tardar los
primeros 3 días del mes siguiente.
5.8.7 Se realiza el análisis de datos de los procesos (objetivo, productos y satisfacción del cliente) y se reporta a
gestión de la calidad en los primeros 8 días naturales del mes.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P01-F01/Rev.00 Evaluación de prestadores de servicios externos
17-SRH-P01-F02/Rev.00 Credencial
17-SRH-P01-I01/Rev.00 Instructivo de trabajo de certificación y amortización de
créditos FONACOT y Otros
17-SRH-P01-I02/Rev.00 Instructivo de trabajo para la emisión de credenciales
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P01-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P01-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P01-A03/Rev.00
23
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1
Encargado de Control de
Correspondencia
Subsecretario de Recursos
Humanos
1.00 Recepción de solicitudes de trámite y
movimientos de personal, así como
demandas, amparos, etc. turnados por la
Subsecretaría de Recursos Humanos.
1.01 Recibe correspondencia.
1.02 Turna a la Dirección de Administración
de Personal lo que corresponda.
2 Director de Administración
de personal
2.00 Análisis de tipo de trámite se está
solicitando y clasificación
2.01 Analiza la correspondencia recibida para
verificar que cumpla con todos los requisitos
según corresponda.
2.02 Valida su procedencia o improcedencia.
2.03 Si procede turna a la Secretaria para que
sea entregado a las diferentes áreas.
3 Secretaria 3.00 Registro y turno de asuntos a cada una
de las áreas, según corresponda.
3.01 Recibe de la Dirección de Administración
de Personal la correspondencia.
Minutario de la Dirección de
Administración de Personal
4 Director de Administración
de Personal
4.00 Integración de la información de
respuesta
4.01 Analiza el asunto de que se trate.
4.02 Reúne la información en las diferentes
áreas para dar respuesta al trámite solicitado.
4.03 Turna para firma del Subsecretario de
Recursos Humanos.
4.04 Hace llegar a la instancia
correspondiente.
Oficio de respuesta
Minutario de la Dirección de
Administración de Personal
5 5.00 Autorización de Crédito FONACOT y
otros
5.01 Revisa la información de la cedula de
crédito FONACOT y otros
5.02 Firma de validación la cédula.
5.03 Turna al área correspondiente (véase
instructivo de trabajo).
Cedulas FONACOT.
Trámite de certificación de
solicitudes de FONACOT.
Concentrado de movimientos
de FONACOT y Otros
24
6 6.00 Solicitudes que ameritan contestación
por escrito.
6.01 Revisa los oficios de contestación
turnados por las distintas áreas de la
Dirección.
6.02 Realiza ajustes en caso de ser
necesario.
6.03 Tramita la firma del Subsecretario de
Recursos Humanos.
Minutario de la Dirección de
Administración de Personal
7 Responsable de cada uno
de los procesos de la
Dirección.
7.00 Distribución de oficios de contestación a
las Dependencias, Organismos, Juzgados y/o
Sindicatos.
7.01 Remite oficios de respuesta al área
administrativa para su distribución.
7.02 Recaba copia de recibido de cada uno
de los oficios distribuidos.
8 Director de Administración
de personal
8.00 Supervisión de las actividades del
instructivo de trabajo de Emisión de
Credenciales
8.01 Solicita a Imagen Institucional el diseño
de las credenciales de los servidores
públicos.
8.02 Solicita a la Dirección Administrativa
(compras) los plásticos necesarios para la
impresión de las credenciales.
8.03 Supervisa las actividades del instructivo
de trabajo de Emisión de Credenciales. (ver
instructivo)
Listado de credenciales
otorgadas
Reporte mensual de
credenciales
9 9.00 Mantener vigentes y en el lugar de uso
los documentos de gestión de calidad.
9.01 Vigila que los registros generados se
mantengan en los lugares de uso.
10 Director de Administración
de personal
Responsables de las áreas
de la Dirección
10.00 Medición de la eficacia del
procedimiento.
9.01 Mide el cumplimiento de los objetivos de
calidad establecidos en el apartado de
Indicadores de éste documento y los reporta
a la Subdirección de Gestión de la Calidad
para la medición de la eficacia de la Dirección
General.
10.02 Aplica encuestas para medir la
satisfacción del cliente.
Evaluación de prestadores de
servicios externos.
Reporte de objetivos de
calidad.
Encuestas de servicio a
usuarios.
Encuestas de servicios
prestados a las
dependencias y/o
organismos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
25
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C.P. Ana Lillián Sánchez Tapia
Directora de Administración de
Personal
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
C.P. Ana Lillián Sánchez Tapia
Directora de Administración de
Personal
26
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Administración de Personal
17-SRH-P01/Rev.00 25/09/2014 09:01:57p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Minutario1 Director de Administración
de Personal
Papel Papel Archivero del
responsable
Transferencia
al archivo de
concentración
Oficio de respuesta2 Director de Administración
de Personal
Papel 1 año Archivero del
responsable
Transferencia
al archivo de
concentración
Cédulas de FONACOT y
Otros
3 Encargado de FONACOT y
Otros
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Trámite de certificación
de solicitudes de
FONACOT y Otros
4 Director de Administración
de Personal
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Concentrado de
movimientos de
FONACOT y Otros
5 Encargado de FONACOT y
Otros
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Listado de credenciales
otorgadas
6 Responsable de
credenciales
Papel 1 año Archivero de
Credencialización
Depurar
Reporte mensual de
credenciales
7 Responsable de
credenciales
Papel 1 año Archivero de
Credencialización
Depurar
Evaluación de
prestadores de servicios
externos
8 Director de Administración
de Personal
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Reporte de objetivos de
calidad.
9 Director de Administración
de Personal
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Encuesta de servicio a
usuarios
10 Director de Administración
de Personal
Papel 6 meses Archivero del
responsable
Depurar
Encuesta de servicios
prestados a las
dependencias y/o
organismos
11 Director de Administración
de Personal
Papel 6 meses Archivero del
responsable
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
27
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Administración de Personal
17-SRH-P01/Rev.00
1 ¿Se analiza la correspondencia recibida para verificar que
cumpla con todos los requisitos según corresponda y validar su
procedencia o improcedencia?
2 ¿Se certifican las solicitudes de crédito FONACOT y otros
únicamente a los trabajadores que no rebasan el 30.5% de
descuentos del total de sus percepciones y cuentan por lo
menos con un año de antigüedad?
3 ¿Se lleva a cabo la revisión de los movimientos que afectaron
nómina, y se verifica que estén debidamente registrados en el
sistema?.
4 ¿Todos los documentos que se generan derivados de
movimientos de personal y contestación de trámites, están
firmados por el Subsecretario de Recursos Humanos y se
archivan en el expediente personal del trabajador?
5 ¿Toda correspondencia generada por los diferentes procesos
de la Dirección es distribuida a través del área de
correspondencia de la Dirección Administrativa? (copia de la
correspondencia recibida)
6 ¿Todo cambio o modificación a la normatividad aplicable es
comunicado por la Dirección de Administración de Personal a
cada una de las áreas?
7 ¿Cuando se presenta un conflicto laboral, se atiende a los
trabajadores y a sus representantes sindicales; así como a los
representantes de las Dependencias, donde la Subsecretaría
de Recursos Humanos, funge como la parte conciliadora?
8 ¿Solo se procesa nómina de los Organismos Públicos
Descentralizados que tiene suscrito convenio de colaboración
con el Gobierno del Estado?
9 ¿El Despacho Contable Externo rinde un informe de asuntos
atendidos en el mes, a más tardar 5 días posteriores al cierre
del mes anterior?
10 ¿La Secretaría de la Contraloría General del Estado, realiza
auditorías periódicamente a la Subsecretaría de Recursos
Humanos, a través de despachos externos, y los resultados de
las mismas se hacen llegar a la Dirección General de
Administración de la Secretaría de Hacienda mediante
informes, cuyo seguimiento es responsabilidad de la
Contraloría General del Estado?
11 ¿Se supervisa los resultados de las actividades del instructivo
de trabajo de Emisión de Credenciales?
28
12 ¿Se mide la eficacia del procedimiento?
13 ¿Se mide la eficacia la satisfacción del cliente?
SIP-F04/REV.0129
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Pensiones y Jubilaciones
17-SRH-P02/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
25/09/2014
Oficialia Mayor
Contribuir a la realización de trámites y emisión de oficios de sanción de pensiones y /o jubilaciones y gestionar
su autorización en ISSSTESON para que los trabajadores afiliados a dicho Instituto, gocen de este beneficio.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable para todos los procedimientos que interactúan con el mismo como lo establece
la matriz de interacciones anexo a este documento.
II.- ALCANCE
Pensión.- Es un beneficio que se otorga a los trabajadores que cumplan con los requisitos establecidos en la Ley
Núm. 38 reformada del ISSSTESON para su otorgamiento.
Sanción.- Es el acto de autorizar o aprobar por un jefe de Estado una ley o Estatuto.
Baja.- término de la relación Laboral, movimiento de exclusión de la Nómina de Gobierno del Estado de un
trabajador.
Ley Núm. 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora.- Es la Ley que regula las relaciones de trabajo entre los
trabajadores del Servicio Civil, los titulares de las entidades y dependencias públicas en que prestan sus servicios.
Ley Núm. 38 reformada del ISSSTESON.- Es la Ley que regula el otorgamiento de las prestaciones y servicios
de Seguridad Social y las relaciones entre los trabajadores del Servicio Civil del Estado de Sonora, empleados de
Organismos Públicos, pensionistas de Estado y Organismos Públicos, Familiares Derechohabientes, al Estado y
Organismos Públicos Incorporados a este régimen.
Invalidez Total y Permanente.- Es la Inhabilitación física o mental que imposibilita al trabajador para ejercer una
función laboral.
ISSSTESON.- Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora
Permiso Prejubilatorio.- Es un permiso con goce de sueldo, que se otorga al personal que ocupa una plaza de
base para que realice ante ISSSTESON los trámites de su jubilación.
Pensionista o pensionado.- toda persona que tiene derecho a percibir y cobrar una pensión
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
30
Documentos Internos
•“Reglamento Interior de la Oficialía Mayor”
•“Manual de Organización”
•“Manual de Gestión de Calidad”
•“Procedimiento de Control de Documentos”.
•“Procedimiento de Control de Registros”
•“Procedimiento de Auditorías Internas”.
•“Procedimiento de Acciones correctivas”
•“Procedimiento de Acciones preventivas”
•“Procedimiento de Control de producto no conforme”.
Documentos Externos
•“ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario”
•“ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos”
•“ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua”
•“Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora”
•“Ley 38 Reformada del ISSSTESON”
•”Reglamento de los Servicios Médicos del ISSSTESON”
•"Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
V.- POLITICAS
31
5.1. CRITERIOS PARA RECIBIR SOLICITUDES Y REALIZAR TRÁMITES DE PENSIONES Y/O JUBILACIONES
CRITERIO 1. Para recibir solicitudes de trámites de pensiones y/o jubilaciones se verifica que se utilice el
formato oficial determinado por el ISSSTESON, que éste se encuentre debidamente requisitado y que cumpla con
los requisitos documentales comprobatorios exigibles
CRITERIO 2. Sólo se realizarán trámites de pensiones y/o jubilaciones de personal vigente o con fecha de baja
actual.
CRITERIO 3. Para dar trámite a las solicitudes de pensión y/o jubilación ante ISSSTESON, debe de cumplir con
los requisitos estipulados en los Artículos 63, 67, 68, 69, 69 BIS, 71, 82, 83 de la Ley 38 reformada del
ISSSTESON y lo dispuesto en los Artículos 98 y 99 del Reglamento para los Servicios Médicos del ISSSTESON ,
así como los documentos comprobatorios exigibles, una vez cumplidos los requisitos señalados se elabora oficio
de Solicitud de autorización de pensión y/o jubilación turnándose copia a la dependencia y al trabajador.
5.2. CRITERIO PARA AUTORIZAR PERMISOS PREJUBILATORIOS
CRITERIO 1. Sólo se autorizan permisos prejubilatorios al personal que ocupa una plaza de base y a iniciado
ante el ISSSTESON su trámite de jubilación y de no cumplir con este requisito se informa al solicitante de la
improcedencia de la solicitud.
5.3. CRITERIOS PARA RECIBIR, VERIFICAR, CUIDAR Y PRESERVAR LOS EXPEDIENTES APROBADOS
POR LA H. JUNTA DIRECTIVA DEL ISSSTESON
CRITERIO 1. Sólo se debe recibir expedientes para su revisión y elaboración de oficios de sanción de pensiones
y/o jubilaciones que hayan sido aprobados por la H. Junta Directiva del ISSSTESON y los cuales se verificarán
en base a la relación anexa emitida por ISSSTESON.
CRITERIO 2. Los expedientes aprobados por la H. Junta Directiva del ISSSTESON recibidos, se encuentran
resguardados en forma transitoria con la persona responsable del procedimiento, una vez revisados los
expedientes son regresados a ISSSTESON.
CRITERIO 3. Cuando un expediente sufra daño, deterioro o extravío se notificará por escrito al ISSSTESON y se
coordinará con ese Instituto para la restitución de los documentos que lo integran.
CRITERIO 4. Para proteger y salvaguardar los expedientes aprobados por la H. Junta Directiva del
ISSSTESON, recibidos para su revisión y elaboración de oficios de sanción de pensiones y /o jubilaciones, se
cuenta con extintores de polvo en seco y se llevan a cabo fumigaciones para el control de plagas en base a un
cronograma de mantenimiento operado por el proceso de mantenimiento.
5.4. CRITERIOS PARA REVISAR, REINTEGRAR Y ELABORAR OFICIOS DE SANCION DE PENSIONES Y/O
JUBILACIONES
CRITERIO 1. La revisión de los expedientes aprobados por la H. Junta Directiva del ISSSTESON y la
elaboración de los oficios de sanción de pensiones y /o jubilaciones se realizará dentro de los plazos establecidos
en el Artículo 59 de la Ley 38 reformada del ISSSTESON y una vez concluido este proceso se deberán de
reintegrar los expedientes al ISSSTESON mediante oficio y verificados con la relación enviada por ISSSSTESON.
CRITERIO 2. Se debe de elaborar oficio de sanción de Pensión y /o jubilación y gestionar su autorización a los
solicitantes que cumplan con los requisitos estipulados en los Artículos 33, 35, 60, 63, 68, 69, 69 BIS, 71, 73, 82,
83, 84, 85, 4,5 y 6 transitorio de la Ley 38 reformada del ISSSTESON y lo dispuesto en los Artículos 98 y 99 del
Reglamento para los Servicios Médicos del ISSSTESON, así como los documentos comprobatorios exigibles, de
no cumplir con los requisitos se elabora oficio para informar al ISSSTESON los motivos de la improcedencia de la
autorización.
5.5. CRITERIOS PARA GESTIONAR LA AUTORIZACION DE OFICIOS DE SANCION DE PENSIONES Y/O
JUBILACIONES
CRITERIO 1. Para gestionar la autorización de los oficios de sanción de pensiones y /o jubilaciones deben contar
con la antefirma de la Subsecretaria de Recursos Humanos.
CRITERIO 2. Los oficios de sanción de pensiones y/o jubilaciones deben de ser autorizados por el C.
Gobernador Constitucional del Estado y refrendados por el C. Secretario de Gobierno en cumplimiento al Artículo
108 de la Ley 38 reformada del ISSSTESON y el Artículo 82 de la Constitución Política del Estado de Sonora.
32
CRITERIO 3. La autorización de oficios de sanción de pensiones y /o jubilaciones se realizará dentro de los
plazos establecidos en el Artículo 59 de la Ley 38 reformada del ISSSTESON y una vez autorizados se turnan
mediante oficio y relación al ISSSTESON.
5.6. CRITERIOS PARA TURNAR LA RELACION DE TRABAJADORES A LOS QUE SE HA AUTORIZADO UNA
PENSION Y/O JUBILACION
CRITERIO 1. Turnar en tiempo y forma al Proceso de Proceso de Administración y Operación de Nómina de los
Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, la relación de trabajadores del Gobierno del Estado que causarán alta
como pensionados para que se operen los movimientos de baja en la Nómina de Dependencias e informar
mediante oficio de la causa y fecha de baja a las Dependencias de adscripción.
5.7. MANTENER VIGENTES Y EN EL LUGAR DE USO LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA.
CRITERIO 1. Las carpetas donde se encuentran contenidos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad ,
permanecen sobre los archiveros de la Dirección de Administración de Personal , para su consulta y actualización.
CRITERIO 2. Las carpetas que se utilicen para la integración de los documentos del Sistema de Gestión de
Calidad, deben ser uniformes en su presentación.
5.8. LEVANTAMIENTO DE REGISTROS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
CRITERIO 1. Los registros del Sistema de Gestión de la Calidad, deben de estar contenidas en carpetas y
resguardadas en el área que ocupa pensiones y jubilaciones.
CRITERIO 2. Los registros del Sistema de Gestión de la Calidad deben de ser documentales o automatizados.
5.9. MEDICIÓN DE LA EFICACIA DEL PROCESO.
CRITERIO 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento
de los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos.
CRITERIO 2. Se realizarán 5 encuestas mensuales a los usuarios de los servicios que ofrece pensiones y
jubilaciones para medir su eficacia y se informa a Gestión de la Calidad sobre los resultados de Satisfacción de los
usuarios en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la medición.
CRITERIO 3. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
CRITERIO 4. Se promueve la implementación de la mejora continua del proceso.
CRITERIO 5. Los medidores de eficiencia se determinan de acuerdo al objetivo del proceso.
CRITERIO 6. Los resultados del avance de los objetivos se publican mensualmente en un lugar visible, a más
tardar los primeros 3 días del mes siguiente de que se realiza la medición.
CRITERIO 7. Los resultados de la satisfacción del cliente se entregaran al proceso de gestión de calidad dentro
de los primeros 8 días naturales de cada mes.
CRITERIO GENERAL
La documentación generada en el proceso se turnará a través del Instructivo de Control de Correspondencia.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
33
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P02-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P02-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P02-A03/Rev.00
34
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Encargada de pensiones y
jubilaciones
1.00 Recepción solicitudes para trámite de
pensiones y/o jubilaciones
1.01 Verifica que las solicitudes de
pensiones y/o jubilaciones cumplan con los
requisitos establecidos para su autorización.
Solicitud de pensiones y/o
jubilaciones
2 2.00 Tramitación ante ISSSTESON las
solicitudes de pensión y/o jubilación
“Si cumple con los requisitos”
2.01 Realiza trámites ante ISSSTESON.
3 3.00 Elaboración de oficios de autorización de
permisos prejubilatorios
3.01 Elabora oficios de autorización de
permisos prejubilatorios.
Oficio de autorización de
permisos prejubilatorios
4 4.00 Recepción y verificación de expedientes
aprobados por la Junta Directiva del
ISSSTESON
4.01 Analiza y supervisa que los expedientes
de pensiones y/o jubilaciones aprobados por
la H. Junta Directiva del ISSSTESON
cumplan con los requisitos establecidos en la
Ley 38 reformada y Reglamento para los
Servicios Médicos del ISSSTESON para su
autorización.
5 5.00 Reintegración de expedientes aprobados
por la Junta Directiva del ISSSTESON
5.01 Envía mediante oficio y relación al
ISSSTESON, los expedientes aprobados por
la H. Junta Directiva del ISSSTESON
recibidos.
Oficio y relación de
expedientes aprobados
6 6.00 Elaboración de sanciones de pensiones
y/o jubilaciones y gestiona su autorización
6.01 Elabora oficios de Sanción de Pensión
y/o jubilación y gestionar su autorización.
Oficio de sanción de pensión
y/o jubilación
7 7.00 Recepción de relación de personal dado
de alta como pensionado y lo turna para su
aplicación nominal y conocimiento
7.01 Turna en tiempo y forma al
procedimiento de Proceso de Administración
y Operación de Nómina de los Poderes
Ejecutivo, Legislativo y Judicial, la relación de
trabajadores del Gobierno del Estado que
causarán alta como pensionados para que se
operen los movimientos de baja en la Nómina
de Dependencias.
7.02 Informa mediante oficio de la causa y
fecha de baja a las Dependencias de
adscripción.
Oficio de causa y fecha de
baja.
35
8 8.00 Envío de documentación autorizada para
su integración al expediente personal.
8.01 Turna al archivo General de la
Subsecretaría, las solicitudes de pensión y las
sanciones de pensiones y/o jubilaciones
autorizadas para su integración al expediente
personal.
Relación de solicitudes de
pensiones y/o jubilaciones
9 9.00 Mantener vigentes y en el lugar de uso
los documentos el sistema
9.01 Al finalizar el mes mide los objetivos de
este procedimiento y turna a Gestión de
Calidad.
9.02 En caso de que exista un incumplimiento
con la meta establecida realiza una acción
correctiva.
Informe Mensual de
Actividades
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Juana Maldonado Peraza
Encargada de Pensiones y
Jubilaciones
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
C.P Ana Lilian Sánchez Tapia
Directora de Administración de
Personal
36
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Pensiones y Jubilaciones
17-SRH-P02/Rev.00 25/09/2014 09:04:39p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Solicitudes de pensiones
y/o jubilaciones
1 Encargado de archivo
documental
Papel Permanente Expediente
personal
NA
Oficio de autorización de
permisos prejubilatorios
2 Encargada de pensiones y
jubilaciones
Papel permanente Expediente
personal
NA
Oficio y relación de
expedientes aprobados
3 Encargada de pensiones y
jubilaciones
Papel 1 Año Archivero del
responsable
Transferencia
al archivo de
concentración
Oficio de sanción de
pensión y/o jubilación
4 Encargada de pensiones y
jubilaciones
Papel permanente Expediente
personal
NA
Oficio de causa y fecha
de baja.
5 Encargada de pensiones y
jubilaciones
Papel Permanente Expediente
personal
NA
Relación de solicitudes
de pensiones y/o
jubilaciones
6 Encargada de pensiones y
jubilaciones
Papel Permanente Expediente
personal
NA
Informe Mensual de
Actividades
7 Encargada de pensiones y
jubilaciones
Papel 1 año Carpeta de
pensiones y
jubilaciones
(escritorio del
responsable)
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
37
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Pensiones y Jubilaciones
17-SRH-P02/Rev.00
1 ¿Las solicitudes de pensiones y/o jubilaciones recibidas, se
encuentran en el formato determinado por ISSSTESON
debidamente requisitado y con los requisitos documentales
comprobatorios exigibles?
2 ¿Las pensiones y/o jubilaciones en trámite cumplen con los
requisitos estipulados en los Artículos 63, 67, 68, 69, 69 BIS,
71, 82, 83 de la Ley 38 reformada del ISSSTESON y lo
dispuesto en los Artículos 98 y 99 del Reglamento para los
Servicios Médicos del ISSSTESON?
3 ¿Los permisos prejubilatorios autorizados corresponden a
personal que ocupa una plaza de base ya iniciado ante el
ISSSTESON su trámite de jubilación?
4 ¿Los expedientes recibidos para su revisión y elaboración de
los oficios de sanción son los que han sido aprobados por la H.
Junta Directiva del ISSSTESON?
5 ¿La revisión de los expedientes aprobados por la H. Junta
Directiva del ISSSTESON se realiza dentro de los plazos
establecidos en el Artículo 59 de la Ley 38 reformada del
ISSSTESON?
6 ¿La autorización de los oficios de sanción de Pensión y/o
Jubilación cumplen con los requisitos estipulados en los
Artículos 33, 35, 60, 63, 68, 69, 69 BIS, 71, 73, 82, 83, 84, 85,
4,5 y 6 transitorio de la Ley 38 reformada del ISSSTESON y lo
dispuesto en los Artículos 98 y 99 del Reglamento para los
Servicios Médicos del ISSSTESON?
7 ¿Los oficios de sanción de pensiones y/o jubilaciones cuentan
con la antefirma del Subsecretario de Recursos Humanos?
8 ¿Los oficios de sanción de pensiones y/o jubilaciones son
autorizados por el C. Gobernador Constitucional del Estado y
refrendados por el C. Secretario de Gobierno en cumplimiento
al Artículo 108 de la Ley 38 reformada del ISSSTESON y el
Artículo 82 de la Constitución Política del Estado de Sonora?
9 ¿La autorización de los oficios de pensiones y/o jubilaciones se
realiza dentro de los plazos establecidos en el Artículo 59 de la
Ley 38 reformada del ISSSTESON?
10 ¿Se realiza la medición de la eficacia del procedimiento según
los objetivos de calidad establecidos?
11 ¿Se realiza la medición de la satisfacción del cliente?
38
SIP-F04/REV.0139
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Relaciones Laborales
17-SRH-P03/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
25/09/2014
Oficialia Mayor
Intervenir en los conflictos que se susciten entre los trabajadores y los representantes de las dependencias y /o
unidades administrativas con la finalidad de acordar lo más conveniente para ambas partes.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable para todos las Dependencias del Poder Ejecutivo, Legislativo y Judicial y
servidores públicos.
II.- ALCANCE
III.- DEFINICIONES
40
Acta administrativa: Es una investigación realizada por la Subsecretaría de Recursos Humanos sobre hechos
que pudieren ser materia de la terminación de la relación laboral o en su caso de la aplicación de una sanción
administrativa consistente en una amonestación o apercibimiento, investigación mediante la cual se otorgan las
garantías de legalidad y audiencia del trabajador afectado.
Amonestación: Acto administrativo mediante el cual se da a conocer una advertencia o llamada de atención
sobre un error o falta, ésta puede ser verbal y/o escrita, es una observación en el expediente del trabajador.
Amparo: Juicio mediante el cual se solicita la protección de la justicia federal.
Apercibimiento: Aviso que se le da a una persona, de las consecuencias legales o sanciones que se la aplicarán
de no cumplir con determinada obligación o requerimiento.
Auto: Acuerdo de un tribunal para impulsar un procedimiento, el cual puede contener una orden judicial.
Baja: Término de la relación laboral, movimiento de exclusión de la nómina de Gobierno del Estado de un
trabajador.
Cambio: Movimiento en la situación laboral del trabajador.
Destitución: Acto administrativo mediante el cual se separa el trabajador de sus funciones en forma permanente.
Informe de autoridad: Es la información que el Titular de una Dependencia o de una Unidad Administrativa está
obligada a proporcionar a una Autoridad, ya sea judicial o administrativa.
Investigación administrativa: Es el procedimiento interno mediante el cual se investigan determinados hechos ,
realizándose la inspección sobre personas o documentos; tomándose la declaración de las personas involucradas ,
y dejándolas asentadas por escrito ante la presencia de dos testigos de asistencia, por así demandarlo las
Condiciones Generales de Trabajo, debe dársele su derecho de voz o audiencia, para que tenga su intervención la
persona o personas investigadas; comúnmente se designa para dicha investigación a un funcionario facultado por
la Subsecretaría de Recursos Humanos, lo anterior para poder determinar si incurrió o no en hechos que pueden
ser constitutivos de cese o de imposición de medida disciplinaria.
Pensión alimenticia: Asignación de una cantidad o porcentaje deducida del sueldo del trabajador, determinada
por un juez a favor de sus dependientes alimenticios.
Resolución administrativa: Es el acto de autoridad administrativa que define o da certeza a una situación legal o
administrativa.
Resolución judicial: Es el pronunciamiento de un juez o un tribunal, a través del cual acuerdan determinaciones
de trámite o deciden cuestiones planteadas por las partes incluyendo la resolución del fondo del asunto.
Sanción: molestia o castigo que prevé una norma jurídica, para el caso de que el obligado la incumpla.
Suspensión: Movimiento temporal de inhabilitación de los efectos del nombramiento.
IV.- REFERENCIAS
41
Documentos Internos
•“Reglamento Interior de la Oficialía Mayor”
•“Manual de Organización”
•“Manual de Gestión de Calidad”
•“Procedimiento De Control De Documentos”
•“Procedimiento De Control De Registros”
•“Procedimiento De Auditorias Internas”
•“Procedimiento De Control De Producto No Conforme”
•“Procedimiento De Acciones Correctivas”
•“Procedimiento De Acciones Preventivas”
Documentos Externos
•“ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario”
•“ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos”
•“ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua”
•”Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos”
•“Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora”
•“Ley Federal del Trabajo.”
•“Ley 40 del Servicio Civil del Estado de Sonora”
•“Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios”
•“Condiciones Generales de Trabajo del SUTSPES”
“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo del
estado.”
V.- POLITICAS
42
5.1. Criterio para revisar la correspondencia turnada por la Dirección de Administración de Personal .
CRITERIO 1. El área jurídica interna analiza los documentos y determina los asuntos que se turnaran al
despacho jurídico externo y cuales serán atendidos internamente.
5.2. Criterios para el seguimiento a las contestaciones de demandas en sus diversas etapas.
CRITERIO 1. El despacho jurídico externo debe de entregarnos una copia de la contestación de demanda o
amparo sellada de recibido por el Tribunal de lo Contencioso Administrativo o juzgado de que se trate. En caso de
que se le haya proporcionado el expediente de algún trabajador este debe de ser devuelto a la Subsecretaría de
Recursos Humanos.
CRITERIO 2. El despacho debe informar de manera quincenal y/o mensual la fecha de las futuras audiencias a
las que se tiene que acudir acompañada de los testigos por parte del Gobierno del Estado para el desahogo de
pruebas.
5.3. Criterios para el desahogo de las inspecciones judiciales que se llevan a cabo en la Subsecretaría de
Recursos Humanos
CRITERIO 1. Dependiendo del asunto de que se trate se deberá contar con documentos originales, así como de
los comprobantes de pago impresos y debidamente sellados, para llevar acabo la inspección judicial ante el
actuario del Tribunal y representantes legales tanto del actor como del demandado, para comprobar que en tiempo
y forma se le cubrieron las remuneraciones correspondientes.
5.5. Criterios para la recepción de resoluciones de demandas y amparos.
CRITERIO 1. Se debe de acatar y ejecutar en tiempo y forma lo resuelto por el Tribunal .
CRITERIO 2. Cualquier movimiento que afecte la nómina del trabajador por las resoluciones del Tribunal ,
deberán ser registradas en el formato.
CRITERIO 3. Todo movimiento que afecte nómina, debe estar validado por el proceso de Administración y
operación de nómina de los poderes E, L, y J. y autorizado por la Dirección de Administración de Personal .
CRITERIO 4. Si es resolución se ejecuta y se ordena su archivo; se manda al expediente del trabajador.
5.6. Criterios para informar a las autoridades correspondientes sobre el acatamiento de las resoluciones.
CRITERIO 1. El área jurídica interna deberá informar a la autoridad que emite la resolución dentro del período
establecido el acatamiento de las mismas
5.7. Criterios para contestación de requerimientos de autoridades administrativas o judiciales
CRITERIO 1. El área jurídica interna debe rendir los informes de autoridad solicitados por las autoridades
administrativas y o judiciales dentro del término señalado en el requerimiento.
CRITERIO 2. Todo informe de autoridad que se elabore deberá estar validado por la Dirección de Administración
de Personal y firmado por el Subsecretario de Recursos Humanos.
5.8. Criterios para el acatamiento de la orden ejecutoriada de resoluciones.
CRITERIO 1. Se debe acatar en tiempo y forma la ejecutoria.
CRITERIO 2. Si la ejecutoria de la resolución ordena un movimiento de personal, se turna al proceso de
administración y operación de nómina de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial, mediante el formato
establecido.
CRITERIO 3. Todo movimiento de personal que se turne al proceso de administración y operación de nómina de
los poderes ejecutivo, legislativo y judicial, derivado de una resolución judicial o administrativa, deberá especificar ,
la vigencia del movimiento, motivo de la reactivación, baja o suspensión y deberá contar con la firma de la
Directora de Administración de Personal.
5.9. Criterios para la recepción de las solicitudes de levantamiento de actas administrativas a los trabajadores
43
CRITERIO 1. Las dependencias deberán enviar constancias de hechos que se levantan a los trabajadores
cuando incurren en actos que contravienen la normatividad aplicable, las cuales deberán especificar claramente
los hechos y contener información del modo, tiempo y lugar en que se suscitaron.
5.10. Criterio para notificar a los trabajadores el levantamiento de actas administrativas
CRITERIO 1. Se deberá elaborar oficio para el director administrativo informándole la fecha para el
levantamiento de acta; así como de la persona autorizada para llevar acabo la diligencia y la notificación para el
trabajador la cual debe ser entregada con tres días de anticipación a la fecha fijada para la audiencia y se turna
copia al sindicato.
5.11. Criterio para llevar a cabo el levantamiento de actas administrativas
CRITERIO 1. El día fijado para llevar acabo la investigación administrativa ante las personas involucradas, se
asienta por escrito lo que manifestó el trabajador, su representante sindical si así lo desea, así como el jefe
superior inmediato.
5.12. Criterio para turnar al despacho jurídico externo las actas administrativas levantadas
CRITERIO 1. Una vez levantadas las actas administrativas se turnan al despacho jurídico externo para su
revisión y análisis
CRITERIO 2. Si existen elementos suficientes para demandar la baja del trabajador ante el Tribunal de lo
Contencioso Administrativo, se integra la información documental necesaria para que el despacho externo elabore
la demanda.
CRITERIO 3. Si no existen elementos suficientes para la baja, se informa a la dependencia el tipo de sanción y
se turna al archivo como asunto totalmente concluido.
5.13. Mantener vigentes y en el lugar de uso los documentos del sistema.
CRITERIO 1. Las carpetas donde se encuentran contenidos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad ,
permanecen sobre los archiveros de la Dirección de Administración de Personal , para su consulta y actualización.
CRITERIO 2. Las carpetas que se utilicen para la integración de los documentos del Sistema de Gestión de
Calidad, deben ser uniformes para su presentación.
5.14. Levantamiento de registros para el sistema de Gestión de la Calidad.
CRITERIO I. Los registros del Sistema de Gestión de Calidad, serán resguardados por cada una de las áreas
donde se genere la información.
CRITERIO 2. Los registros del Sistema de Gestión de Calidad podrán ser documentales o automatizados.
5.15. MEDICIÓN DE LA EFICACIA DEL PROCESO.
CRITERIO 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del proceso, mediante la evaluación del cumplimiento de
los objetivos establecidos, se entrega al proceso de Gestión de Calidad, en los primeros 8 días naturales del mes
siguiente de que se realiza la medición.
CRITERIO 2. Se encuestan a 5 personas que acudan mensualmente a cada área de la D .A.P. a solicitar los
servicios necesarios y medir su eficacia; se informa a Gestión de la Calidad sobre los resultados de satisfacción de
los usuarios.
CRITERIO 3. Cuando el resultado obtenido sea inferior a la meta fijada, entonces se elabora una acción
correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a éste porcentaje.
CRITERIO 4. Se promueve la implementación de la mejora continua en cada uno de los procesos.
44
CRITERIO 5. Los medidores de eficiencia se determinan de acuerdo al objetivo de cada proceso.
CRITERIO 6. Los resultados del avance de los objetivos se publican mensualmente en un lugar visible, a más
tardar los primeros 3 días del mes siguiente.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P03-F01/Rev.00 Correspondencia turnada al despacho jurídico externo
17-SRH-P03-F02/Rev.00 Movimientos quincenales de nómina por altas y bajas
17-SRH-P03-F03/Rev.00 Movimientos quincenales por suspenciones
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P03-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P03-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P03-A03/Rev.00
45
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Coordinador jurídico 1.00 Recepción y revisión de
correspondencia turnada por la D. A. de
Personal.
1.01 Revisa correspondencia turnada por la
Dirección de Administración de Personal.
2 2.00 Registro y turna al despacho jurídico
externo.
“Si se trata de una demanda del servicio civil
o amparo”
2.01 Registra, integra la documentación
correspondiente y turna al despacho jurídico
externo para su contestación.
Formato de correspondencia
turnada al despacho jurídico
externo
3 3.00 Seguimiento a las contestaciones de
demandas.
3.01 Da seguimiento a las contestaciones de
demandas en sus diversas etapas y acude al
Tribunal de lo Contencioso Administrativo al
desahogo de las audiencias que se deriven
de las mismas.
4 4.00 Atención a inspecciones judiciales.
4.01 Integra la información para el desahogo
de las inspecciones judiciales que se llevan a
cabo en la Subsecretaría de Recursos
Humanos.
5 5.00 Recepción de resoluciones de
demandas y amparos.
5.01 Recibe las resoluciones de las
demandas y/o amparos, analiza y turna al
proceso de administración y operación de
nómina de los poderes E,L y J. para su
aplicación en nómina en caso de que se
hayan determinado movimientos en la
nómina del empleado.
Movimientos quincenales de
nómina
Formato de movimientos en
nómina
6 6.00 Integración de resolución de demanda
al expediente.
6.01 Turna al archivo para que la resolución
de la demanda sea integrada al expediente
del empleado.
Oficio de resolución de
demanda
7 7.00 Información a las autoridades
correspondientes.
7.01 Informa a las autoridades
correspondientes sobre el acatamiento de la
resolución.
“Si se trata de requerimiento de información
de autoridad administrativa:”
7.02 Elabora el informe y turna a la Dirección
de Administración de Personal para su
revisión y trámite de la respectiva firma y
envía a la Autoridad que lo requirió.
“Pasa al fin del procedimiento.”
Oficio de informe de
acatamiento de resolución
46
8 8.00 Ejecución de resoluciones.
8.01 Acata la orden ejecutoriada y si tiene
movimientos en nómina turna al proceso de
administración y operación de nómina de los
poderes E, L y J. para su aplicación en
nómina.
Se repiten las actividades 7.00
Formato de movimientos de
nómina
Movimientos quincenales de
nomina por suspensiones
9 9.00 Levantamiento de actas administrativas.
9.01 Recibe las solicitudes para el
levantamiento de actas administrativas de las
diversas Dependencias.
Oficio de solicitud de
levantamiento de actas
administrativas.
10 10.00 Elabora notificación al trabajador y
sindicato.
10.01 Notifica a los trabajadores,
dependencias y sindicatos, sobre las fechas
de levantamiento de actas.
Oficio de notificación de
levantamiento de actas
11 11.00 Levantamiento de actas administrativas
11.01 Se lleva a cabo el levantamiento de
actas en presencia de todos los participantes.
Actas administrativas
12 12.00 Turna al despacho jurídico externo para
que dictamine.
12.01 Se turnan al despacho jurídico externo
para su revisión y dictamen correspondiente.
Sí hay elementos suficientes para demandar
el cese del trabajador ante el Tribunal de lo
Contencioso Administrativo:
12.02 Integra la información documental
necesaria para presentar la demanda, y
se pasa a la actividad 13.00
Sí no, se pasa a la siguiente actividad.
Formato de correspondencia
turnada al despacho jurídico
externo
13 13.00 Informa a la dependencia y envía al
archivo.
13.01 Informa a la dependencia de
adscripción del empleado la improcedencia
de la demanda.
Se repite actividad 6.00
Oficio de informe de
improcedencia de la
demanda.
14 14.00 Mantener vigentes y en el lugar de uso
los documentos el sistema
14.01 Al finalizar el mes mide los objetivos de
este procedimiento y turna a Gestión de
Calidad.
14.02 En caso de que exista un
incumplimiento con la meta establecida
realiza una acción correctiva.
Informe mensual de asuntos
Jurídicos-Laborales
Informe mensual de
demandas presentadas
FIN DEL PROCEDIMIENTO
47
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Lic. Ma. Azucena Burgos
Fuentes Coordinador Jurídico
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos de Recursos
Humanos
C.P. Ana Lilian Sánchez Tapia
Directora de Administración de
Personal
48
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Relaciones Laborales
17-SRH-P03/Rev.00 25/09/2014 09:06:42p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Formato de
correspondencia turnada
al despacho jurídico
externo
1 Coordinador Jurídico Papel 1 año Archivero del
responsable
Archivo de
concentración
Movimientos quincenales
de nomina por altas y
bajas
2 Coordinador Jurídico Papel 2 años Archivero del
responsable
Archivo de
concentración
Oficio de Resolución de
Demanda
3 Responsable de Control
Documental
Papel Permanente Expediente del
personal
Archivo de
concentración
Oficio de Informe de
acatamiento de
resolución
4 Responsable de Control
Documental
Papel Permanente Expediente del
personal
Archivo de
concentración
Movimientos quincenales
en nomina por
suspenciones
5 Coordinador Jurídico Papel 2 años Archivero del
Responsable
Archivo de
Concentración
Oficio de solicitud de
levantamiento de actas
administrativas
6 Responsable de Control
Documental
Papel Permanente Expediente del
personal
Archivo de
Concentración
Oficio de notificación de
levantamiento de actas
7 Responsable de Control
Documental
Papel Permanente Expediente del
personal
Archivo de
Concentración
Actas administrativas8 Responsable de Control
Documental
Papel Permanente Expediente del
personal
Archivo de
Concentración
Oficio de Informe de
Improcedencia de la
demanda
9 Responsable de Control
Documental
Papel Permanente Expediente del
personal
Archivo de
Concentración
Informe mensual de
asuntos
jurídico-laborales
10 Coordinador Jurídico Papel 1 año Archivero del
Responsable
Archivo de
Concentración
Informe mensual de
demandas presentadas
11 Coordinador Jurídico Papel 1 año Archivero del
Responsable
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
49
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Relaciones Laborales
17-SRH-P03/Rev.00
1 ¿Se revisa correspondencia turnada por la Dirección de
Administración de Personal?
2 Si se trata de una Demanda del Servicio Civil o Amparo, ¿se
registra, se integra la documentación correspondiente y se
turna al despacho jurídico externo para su contestación?
3 ¿Se da seguimiento a las contestaciones de demandas en sus
diversas etapas y se acude al Tribunal de lo Contencioso
Administrativo al desahogo de las audiencias que se deriven de
las mismas?
4 ¿Se integra la información para el desahogo de las
inspecciones judiciales que se llevan a cabo en la
Subsecretaría
5 ¿Se reciben las resoluciones de las demandas y/o amparos, se
analizan se turnan al área de nomina para su aplicación o al
archivo en su caso? Movimientos quincenales de nómina
6 ¿Se informa a las autoridades correspondientes sobre el
acatamiento de la Resolución?
7 ¿Si se trata de requerimientos de información de autoridades
administrativas o judiciales, se elabora la contestación y se
turnan a la Dirección de Administración de Personal para su
revisión y trámite de firma y se envía a la Dependencia?
8 ¿Se acata la orden ejecutoriada y si tiene movimientos en
nomina se turna para su aplicación?
9 ¿Se reciben las solicitudes para levantamiento de Actas
Administrativas de las diversas Dependencias?
10 ¿Se notifica a los trabajadores, dependencias y sindicatos,
sobre las fechas de levantamiento de actas?
11 ¿Se lleva a cabo el levantamiento de actas en presencia de
todos los participantes?
12 ¿El caso se turna al despacho jurídico externo para su revisión
y dictamen correspondiente?
SIP-F04/REV.0150
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Historia Laboral
17-SRH-P04/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Supervisar, controlar y administrar la historia laboral de los servidores públicos, desde su ingreso al servicio ,
hasta el término de su relación laboral.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable para todos los servidores públicos adscritos a los poderes Ejecutivo, Legislativo
y Judicial.
II.- ALCANCE
III.- DEFINICIONES
51
Expediente Personal: Conjunto de documentos personales del servidor público, así como los que acreditan su
historia laboral, desde su ingreso hasta su retiro del servicio público.
Hojas de servicio: Documento donde se acredita la historia laboral de los servidores públicos al servicio del
Gobierno del Estado, que describe los puestos, adscripciones y períodos en los cuales ha desempeñado sus
funciones, acumulando la antigüedad en años, meses y días.
Hoja de movimiento: Formato utilizado por el Procedimiento de Administración y Operación de Nomina de los
Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, donde se plasman los movimientos nominales del servidor público.
Alta: Movimiento de inclusión en nomina del Gobierno del Estado de un servidor público.
Baja: Movimiento de exclusión en nomina del Gobierno del Estado de un servidor público.
Cambio: Movimiento en la situación laboral de un servidor público.
Estructura Administrativa: Documento mediante el cual se visualiza los niveles jerárquicos existentes en una
unidad administrativa.
Finiquito: Pago de los adeudos de sueldos y prestaciones de un servidor público que termina o suspende su
relación laboral.
Suspensión: Movimiento de suspensión temporal, definitiva o inhabilitación de los efectos del nombramiento de
un servidor público.
Pensión Alimenticia: Asignación de una cantidad o porcentaje del sueldo del servidor publico, determinada por
exhorto de un juez a favor de sus dependientes alimenticios.
Licencia Médica: Documento en el cual se otorga un permiso a un servidor público para permanecer separado de
sus funciones, cuando rebasa el número de días al que tiene derecho permanecer incapacitado.
Licencia con goce de sueldo: Documento mediante el cual se autoriza a un servidor público a ausentarse de sus
labores con todos los beneficios a los cuales tiene derecho.
Licencia sin goce de sueldo: Documento mediante el cual se autoriza a un servidor público a ausentarse de sus
labores por un tiempo determinado.
Nombramiento: Documento mediante el cual se acredita y formaliza la ocupación de un puesto determinado al
servicio del Gobierno del Estado.
Quinquenios: Prestación económica que se otorga a los servidores públicos que prestan sus servicios al
Gobierno del Estado en base a su antigüedad hasta el tope del 25% y una antigüedad de 25 años.
Sanción: Es el acto de autoridad de un Jefe de Estado de aprobar una Ley o Estatuto.
IV.- REFERENCIAS
52
DOCUMENTOS INTERNOS
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos.
•Procedimiento de Control de Registros.
•Procedimiento de Auditorias Internas.
•Procedimiento de Control de producto no conforme.
•Procedimiento de Acciones correctivas
•Procedimiento de Acciones preventivas
•Instructivo de trabajo para la emisión de Nombramientos
•Instructivo de trabajo para el control documental y expedientes
DOCUMENTOS EXTERNOS
•Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora Continua
•Constitución Política del Estado de Sonora
•Ley 40 del Servicio Civil del Estado de Sonora
•Ley 38 Reformada del ISSSTESON
•Condiciones Generales de Trabajo del SUTSPES
•Analítico de Plazas autorizado para el Ejercicio Vigente
•Calendarización de recepción de movimientos para el proceso de nómina
•Reporte de Movimientos de Nómina
•Reglamento Interior del Ejecutivo del Estado vigente.
•Reglamento Interior de la Contraloría General del Estado vigente.
•Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno vigente.
•Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda vigente.
•Reglamento Interior de la Secretaría Desarrollo Social del Estado vigente.
•Reglamento Interior de la Secretaría de Infraestructura y Desarrollo Urbano vigente.
•Reglamento Interior de la Secretaría de Economía vigente.
•Reglamento Interior de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Recursos Hidráulicos, Pesca y Acuacultura
vigente.
•Ley Orgánica de la Procuraduría General de Justicia del Estado, vigente.
•Reglamento Interior de Secretaría Ejecutiva del Consejo Estatal de Seguridad Pública vigente.
•Reglamento Interior de la Secretaría de Salud Pública vigente.
•Ley Orgánica de la Secretaria del Trabajo.
•Reglamento Interior de la Sría. Ejecutiva de la Comisión Implementadora del Nuevo Sistema de Justicia Penal
en el Estado de Sonora vigente.
•Acuerdo delegatorio de facultades para emisión de nombramientos.
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
V.- POLITICAS
53
5.1. RECEPCIÓN DE REPORTE DE MOVIMIENTOS DE NÓMINA PARA SU VALIDACION EN EL SISTEMA DE
HISTORIA LABORAL.
CRITERIO 1. Los reportes de movimientos de nómina se reciben a más tardar 5 días hábiles después del cierre
de quincena de la “Calendarización de recepción de movimientos para el proceso de nómina, fijado por el
Procedimiento de Administración y Operación de Nomina de los Poderes Ejecutivo , Legislativo y Judicial.
5.2. VALIDACION DE LA HISTORIA LABORAL DE LOS SERVIDORES PUBLICOS.
CRITERIO 1. A los servidores públicos que se encuentren fuera de la estructura de las Dependencias del
Ejecutivo, se le considerará como unidad de adscripción la unidad responsable de la que resultaron comisionados.
5.3. ANÁLISIS DE MOVIMIENTOS NOMINALES Y DETERMINACIÓN DE EMISIÓN DE NOMBRAMIENTOS.
CRITERIO 1. La elaboración de los nombramientos no debe de exceder de un mes de haberse recibido los
movimientos nominales y de acuerdo a lo establecido en el Artículo No. 14° de la Ley 40 del Servicio Civil para el
Estado de Sonora.
CRITERIO 2. No se elaboran nombramientos por cambios de opción, a menos que sea a la vez un cambio de
adscripción.
CRITERIO 3. Se elaboran nombramientos provisionales cuando se cubren licencias, haciendo la anotación que
corresponda en el nombramiento.
CRITERIO 4. A los servidores públicos que se encuentren fuera de estructura se le emitirá el nombramiento de
acuerdo a la adscripción de la que resultaron comisionados siempre y cuando se haya realizado una petición
expresa del responsable de la Dirección de Administración de Personal .
CRITERIO 5. Los nombramientos de los niveles 1 al 11 los firma el titular de la Subsecretaría de Recursos
Humanos en cumplimiento a lo que señale el Acuerdo delegatorio de facultades que para éste efecto emita el
titular del Ejecutivo del Estado.
CRITERIO 6. Se emitirán nombramientos extemporáneos solo a petición del interesado, Dependencia o a
solicitud expresa de la Dirección de Administración de Personal .
CRITERIO 7. Cuando ocurra una rectificación del nombre del empleado se elaborará un nombramiento en base
a la rectificación del acta de nacimiento correspondiente.
CRITERIO 8. Cuando exista un movimiento nominal que no impacta el puesto y la adscripción, pero si al nivel, se
emitirá de nueva cuenta el nombramiento.
5.4. DISTRIBUCION DE LOS NOMBRAMIENTOS.
CRITERIO 1. Los nombramientos se distribuyen dentro de los 15 días posteriores a su emisión mediante oficio
dirigido a los Directores Administrativos Generales.
CRITERIO 2. Se turna copia del nombramiento mediante oficio a las Dependencias de Control (Dir. Gral. de
Responsabilidades y Situación Patrimonial y Dir. Gral. del Boletín Oficial y Archivo del Estado), a más tardar un
mes después de distribuido el nombramiento.
CRITERIO 3. Se turna copia del nombramiento con los sellos de recibido al expediente personal del servidor
público (instructivo de trabajo para el control documental y expedientes).
5.5. CONTROL DOCUMENTAL Y EXPEDIENTES.
CRITERIO 1. Los expedientes de nuevo ingreso que se hagan llegar al Procedimiento de Historia Laboral, para
su custodia y conservación, no deben de rebasar de un mes de atraso del año fiscal de que se trate.
CRITERIO 2. No corresponde al procedimiento de Historia Laboral la integración de los documentos personales
de los servidores públicos, pero sí, en el caso de que alguno de ellos llegarán a sufrir perdida, deterioro o daño por
el manejo usual de éstos, primeramente se revisa si existe el documento digitalizado para su impresión e
integración al expediente, en caso contrario se establece comunicación con el servidor público para la restitución
54
del documento.
CRITERIO 3. A partir del año 2007 el procedimiento de Historia Laboral no recibirá expedientes de nuevo ingreso
sin la integración total de los documentos personales, si alguno presentara esta condición se regresará para su
complementación, excluyendo en este criterio a los puestos de elección popular.
CRITERIO 4. Se excluye del criterio anterior al Examen Médico.
CRITERIO 5. Los expedientes se clasifican en altas y bajas.
CRITERIO 6. La identificación cromática del archivo general es por número y serie, correspondiendo a las altas
el Amarillo y a las bajas el Naranja.
CRITERIO 7. Los expedientes se ordenan en base al número de empleado y orden ascendente.
CRITERIO 8. Todo documento que se haga llegar para su archivo al expediente del servidor público, no debe
rebasar de un mes de atraso del año fiscal de que se trate y debe relacionarse, para el resguardo correspondiente.
CRITERIO 9. Del total de documentos que se hagan llegar por todos los procedimientos únicamente se
digitalizan y archivan los que afecten la historia Laboral de los servidores públicos, clasificándolos dentro del grupo
al que pertenezcan.
CRITERIO 10. No se digitalizan ni archivan documentos por duplicado.
CRITERIO 11. No se debe agregar documentación alguna por parte del usuario al expediente.
CRITERIO 12. No se debe retirar documento alguno del expediente por parte del usuario.
CRITERIO 13. El control de préstamo y consulta de expedientes se realiza de manera electrónica por la red y /o
mediante el llenado del “Formato de Préstamo y Consulta de Expedientes del Personal” no debiendo un usuario
retrasar la entrega del expediente más de 5 días hábiles, en caso contrario debe avisar al instructivo de trabajo de
Control Documental y Expedientes, su retención y el motivo.
CRITERIO 14. Quedan excluidos del criterio anterior las Autoridades Administrativas y Judiciales, así como el
área Jurídica de la Dirección, quienes podrán permanecer con los expedientes durante el tiempo necesario para la
conclusión del trámite de que se trate.
CRITERIO 15. El tiempo de espera para el préstamo de expedientes cuando la requisición no sea mayor a cinco
expedientes será de 20 minutos, si los expedientes solicitados ascienden a cinco el archivista fijará la prioridad del
servicio de acuerdo a las solicitudes recibidas y número de expedientes solicitados.
5.6. REVISIÓN DE EXPEDIENTES Y FOTOCOPIADO DE DOCUMENTOS SOLICITADOS.
CRITERIO 1. Únicamente se otorgan copia de los documentos personales de los servidores públicos, a
excepción de los requerimientos de las Autoridades Administrativas o Judiciales quienes pueden solicitar copia total
de los expedientes.
CRITERIO 2. Si el usuario solicita a préstamo un documento del expediente, debe regresarlo a más tardar 3
días hábiles después, debiendo hacerse responsable de éste.
CRITERIO 3. Cuando se efectúan movimientos de transferencia a un organismo de servidores públicos, se
envían al Organismo copia de los documentos personales y hoja de servicios, a efecto de la integración del
expediente de cada uno de ellos.
CRITERIO 4. Como medida de seguridad y conservación de expedientes el procedimiento de historia laboral
debe coordinarse con el procedimiento de mantenimiento a efecto de los extintores se encuentren en óptimas
condiciones y se realicen mensualmente fumigaciones para evitar la creación, acumulación y propagación de
microorganismos y elementos que provoquen la pérdida o deterioro de los expedientes.
CRITERIO 5. El acceso al área física del archivo es restringido.
5.7. REVISIÓN DE EXPEDIENTES Y EMISIÓN DE HOJAS DE SERVICIOS.
CRITERIO 1. Todo movimiento capturado en el sistema de historia laboral, debe estar debidamente respaldado
55
con la documentación que acredite la antigüedad del servidor público, de no ser así se solicita a la Dirección
General del Boletín Oficial y Archivo, exceptuando de esta regla a los puestos de elección popular.
CRITERIO 2. Cuando exista una “Solicitud de emisión de Hoja de Servicios” debe revisarse el expediente a fin
de que cada registro cuente con el respaldo documental correspondiente de no ser así, la emisión se retrasará en
tanto no se recaben los documentos, tal y como se señala en el criterio anterior, situación que persistirá aún
tratándose de exservidores públicos.
CRITERIO 3. La entrega de hoja de servicios se realizará en un plazo no mayor a 24 horas, salvo que se
encuentre en el supuesto del criterio anterior.
CRITERIO 4. Al personal foráneo se le entregara la hoja de servicios el mismo día de su solicitud.
CRITERIO 5. Únicamente se otorgan hojas de servicio para el trámite de pensión, tal como lo señala la Ley N°
38 del ISSSTESON, en su Capítulo Séptimo, Sección 2A y por requerimientos administrativos o judiciales y para el
trámite de Seguro de Retiro.
5.8. ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LA PROCEDENCIA O IMPROCEDENCIA
DEL RECONOCIMIENTO DE ANTIGUEDAD.
CRITERIO 1. Se reciben solicitudes de reconocimiento de antigüedad, ya sea por parte del interesado, la
Dependencia o los sindicatos.
CRITERIO 2. Se efectúan reconocimientos de servicios prestados a la Secretaría de Educación y Cultura del
sistema estatal, previa presentación de la Hoja de Servicios de esta Dependencia; así como a los servidores
públicos transferidos de Organismos al Gobierno del Estado, previo Convenio de Transferencia del Recurso
Humano y presentación de Hojas de Servicio.
CRITERIO 3. Cuando se efectúen reconocimientos de antigüedad por este procedimiento se debe contar con la
firma de autorización de la Dirección de Administración de Personal .
5.9. REVISIÓN DE EXPEDIENTES PERSONALES DE LOS SERVIDORES PUBLICOS Y DETERMINACIÓN DE
LA PROCEDENCIA DEL PAGO DEL QUINQUENIO.
CRITERIO 1. Para el cómputo de los años de servicio de los servidores públicos se toman en cuenta todos los
servicios prestados de base y confianza al Ejecutivo del Estado, tal y como lo establece el Artículo 16 de la Ley
Número 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora.
CRITERIO 2. Los servidores públicos que reingresen al servicio del Gobierno Estatal y que cuenten con la
antigüedad y el soporte documental para el otorgamiento de quinquenio, se les aplicará a más tardar el mes
siguiente de su reingreso.
CRITERIO 3. Los servidores públicos que se hayan apegado a los “Retiros Voluntarios” que consistía en la
liquidación del puesto y antigüedad implementado por el Gobierno del Estado en ejercicios anteriores, se igualará a
cero la antigüedad generada a la fecha de liquidación, aún y cuando se describirá en la hoja de servicios los
puestos y períodos durante los cuales haya prestado sus servicios.
CRITERIO 4. No generan antigüedad los puestos de elección popular, así como los que se determinan en el
Artículo 6°, segundo párrafo de la Ley Número 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora.
CRITERIO 5. Se afecta la antigüedad de los servidores públicos por los períodos previstos por el Artículo 40 de
la Ley Número 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora y /o por sanción impuesta por las Autoridades
Administrativas y Judiciales correspondientes.
CRITERIO 6. Se afecta la antigüedad a partir del año 2007 de los servidores públicos que se encuentren en los
casos previstos por el Artículo 100, segundo párrafo de la Ley Número 40 del Servicio Civil para el Estado de
Sonora.
CRITERIO 7. No corresponde a este Procedimiento la captura de las licencias sin goce de sueldo, los
procedimientos administrativos y/o judiciales, sanciones impuestas por Autoridades y las licencias médicas sin
goce de sueldo, siendo responsabilidad de los procedimientos de Control de Incidencias, Relaciones Laborales e
Incapacidades, respectivamente.
56
CRITERIO 8. Para el otorgamiento del quinquenio debe revisarse el expediente personal del servidor público a
efecto de verificar que cada uno de los registros de su historia laboral cuente con el respaldo documental, de no
ser así se solicitan los documentos que lo avalen a la Dirección General del Boletín Oficial y Archivo, y una vez que
se cuente con ellos se efectúa el pago, retroactivo a la fecha de cumplimiento.
CRITERIO 9. El pago de quinquenio se autoriza a partir de la fecha de cumplimiento y a partir de la fecha de
reingreso.
CRITERIO 10. Cuando se realicen reconocimientos y regularizaciones de antigüedad a los servidores públicos se
otorga el pago de quinquenio sin efectos retroactivos.
CRITERIO 11. Se excluyen del pago de quinquenio a los que cuente con un nombramiento de índole Temporal y
Puesto de Elección Popular.
5.10 VALIDACION DEL PAGO DE QUINQUENIOS Y RETROACTIVOS.
CRITERIO 1. Se validará por parte de este Procedimiento el otorgamiento de quinquenios y retroactivos de
quinquenios.
5.11. MEDICIÓN DE LA EFICACIA DEL PROCEDIMIENTO.
CRITERIO 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del
cumplimiento de los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de
Procedimientos, se entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de
que se realiza la medición.
CRITERIO 2. Se realizarán 5 encuestas mensuales a los usuarios de los servicios que ofrece el Procedimiento
de Historia Laboral exceptuando a los administrativos y /o responsable de recursos humanos de las Dependencias ,
a quienes se les aplicarán 5 encuestas cada 3 meses para medir la eficacia y se informa a Gestión de la Calidad
sobre los resultados de satisfacción de los usuarios, en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se
realiza la medición.
CRITERIO 3. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
CRITERIO 4. Se promueve la implementación de la mejora continua.
CRITERIO 5. Los medidores de eficiencia se determinan de acuerdo al objetivo.
CRITERIO 6. Los resultados del avance de los objetivos se publican en los primeros 3 días naturales del mes
siguiente de que se realiza la medición.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P04-F01/Rev.00 Solicitud de emisión de hoja de servicios
17-SRH-P04-F02/Rev.00 Hojas de servicio
17-SRH-P04-F03/Rev.00 Préstamo y consulta de expedientes de personal
17-SRH-P04-I01/Rev.00 Instructivo de trabajo para la emisión de nombramientos
17-SRH-P04-I02/Rev.00 Instructivo de trabajo de Control documental y Expedientes
57
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P04-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P04-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P04-A03/Rev.00
58
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Responsable de Historia
Laboral
1.00 Recepción de reporte de movimientos de
nómina y expediente para su validación.
1.01 Recibe los reportes de movimientos
de nómina
a más tardar 5 días hábiles después del
cierre de quincena de la “Calendarización de
recepción de movimientos para el proceso de
nómina”.
Reporte de movimientos de
Nómina
2 2.00 Validación de la Historia Laboral de los
servidores públicos.
2.01 Se validan en el sistema de historia
laboral los movimientos de altas, bajas y
cambios de personal.
3 3.00 Validación de la documentación.
3.01 valida que todo movimiento nominal
recibido por el proceso de Administración y
operación de nómina de los poderes E, L y J.
cuente con toda la documentación requerida.
De no contar con la información, regresa al
área para su complementación.
4
Coordinador de
Nombramientos
Subsecretario de Recursos
Humanos
4.00 Análisis de movimientos nominales y
determinación de emisión de los
nombramientos.
4.01 Analiza los movimientos nominales y
elabora los nombramientos según
corresponda.
4.02 Turna a firma del Subsecretario de
Recursos Humanos los nombramientos de
nivel 1 al 11.
4.03 Firma los nombramientos del nivel 1 al
11 y turna para su distribución.
Nombramiento de personal
operativo
- Nombramiento de Personal
Temporal
-Relación de Emisión de
Nombramientos.
5 Coordinador de
Nombramientos
5.00 Distribución de los nombramientos.
5.01 Distribuye los nombramientos a los
Directores Administrativos Generales.
5.02 Turna copia del nombramiento con
los sellos de
recibido al expediente personal del servidor
público.
5.03 Turna copia del nombramiento
mediante oficio a las dependencias de control
(Dir. Gral. de Responsabilidades y Situación
Patrimonial y Dir. Gral. de Boletín Oficial y
Archivo del Estado).
Oficio de distribución de
nombramientos.
Relación de Nombramientos
distribuidos por dependencia.
Oficio donde se turnan las
copias de los nombramientos
a las Dependencias de
control
59
6 Responsable de
Control Documental
6.00 Control documental y expedientes.
6.01 Recibe los documentos requeridos para
la integración de los expedientes del
personal.
6.02 Revisan todos los documentos y se
digitalizan para elaborar el expediente
electrónico.
6.03 Ordena los archivos en base al número
de empleado y en orden ascendente.
Para el resto de las actividades del control
documental y expedientes véase Instructivo
de trabajo de Control Documental.
Formato de préstamos y
consulta de expedientes
7 Encargada de
Historia Laboral
7.00 Revisión de Expedientes y emisión de
Hojas de Servicios.
7.01 Recibe solicitud de emisión de hoja de
servicios por los Administrativos de la
dependencia o por el empleado directamente.
7.02 Revisa los expedientes del personal
para poder realizar la expedición de las hojas
de servicio, si no se cuenta con el expediente
se solicita al boletín oficial y archivo.
7.03 Emite hoja de servicio y entrega en un
plazo no mayor a 24 horas.
Solicitud de emisión de hoja
de servicios.
Formato de préstamo y
consulta de expedientes de
personal.
Hoja de Servicios.
8 8.00 Análisis de la documentación y
determinación de la procedencia o
improcedencia del reconocimiento de
antigüedad.
8.01 Recibe las solicitudes de
reconocimiento de antigüedad, ya sea por
parte del interesado, la Dependencia o los
sindicatos
8.02 Efectúa los reconocimientos de
servicios prestados a la Secretaría de
Educación y Cultura del sistema estatal,
previa presentación de la Hoja de Servicios
de esta Dependencia; así como a los
servidores públicos transferidos de
Organismos al Gobierno del Estado, previo
Convenio de Transferencia del Recurso
Humano y presentación de Hojas de Servicio.
8.03 El Director de Administración de
Personal autoriza los reconocimientos de
antigüedad.
Solicitud de emisión de hoja
de servicios
Hoja de servicios
60
9 9.00 Revisión de expedientes personales de
los servidores públicos y valida la
procedencia del pago del quinquenio.
9.01 Revisa todos los servicios prestados
ya sea como empleado de base y/o
confianza al Ejecutivo del Estado, tal y como
lo establece el Artículo 16 de la Ley Número
40 del Servicio Civil para el Estado de
Sonora.
9.02 Valida pago de quinquenio a los
servidores públicos que reingresen al servicio
del Gobierno Estatal y que cuenten con la
antigüedad y el soporte documental y se les
aplicará durante el mes siguiente de su
reingreso.
9.03 Autoriza el pago de quinquenio.
9.04 Valida la Historia Laboral de los
servidores públicos que año con año, reciben
el estímulo por 15, 20, 25 y 30 años de
servicio.
10 10.00 Emisión de listados para su archivo
10.01 Emite reporte de pago de quinquenios y
retroactivos, y archiva.
Relación de Empleados que
cumplen nuevo quinquenio
Relación de Pago de
Quinquenios y Retroactivos
11 11.00 Mantener vigentes y en el lugar de uso
los documentos del sistema
11.01 Al finalizar el mes se miden los
objetivos de este procedimiento y se turnan a
Gestión de Calidad.
11.02 En caso de que exista un
incumplimiento con la meta establecida se
realiza una acción correctiva.
- Informe mensual de Ctrl.
Documental y Expedientes.
-Informe mensual de total de
expedientes revisados.
- Informe mensual de
emisión y distribución de
nombramientos.
-Informe mensual de la
creación y actualización de la
historia laboral de los
servidores públicos.
-Informe mensual de
quinquenios otorgados.
-Informe mensual de hojas
de servicio expedidas
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C. Rosa Maria Morales
Dessens Encargada de Historia
Laboral
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos de Recursos
Humanos
C.P. Ana Lillian Sánchez T. Dir.
de Administración de Personal
61
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Historia Laboral
17-SRH-P04/Rev.00 26/09/2014 09:45:52a.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Reporte de movimientos
de nómina
1 Encargado de
historia laboral
Papel año fiscal Archivero del
responsable
Depurar
Nombramiento de
personal operativo
2 Responsable de
Control Documental
Electrónico y/o
Papel
Permanente Archivo General de
Recursos Humanos
NA
Nombramiento de
personal temporal
3 Responsable de
control documental
Electrónico y/o
Papel
Permanente Archivo General de
Recursos Humanos
NA
Relación de emisión de
nombramientos
4 Encargado de
historia laboral
Electrónico y/o
Papel
Año fiscal Archivero del
responsable
Depurar
Oficio de distribución de
nombramientos
5 Coordinadores de
nombramientos
Electrónico y/o
Papel
Año fiscal Carpeta de los
coordinadores de
nombramientos
NA
Relación de
nombramientos
distribuidos por
dependencias
6 Coordinador de
Nombramientos
Electrónico y/o
Papel
3 meses Carpeta de Historia
laboral
Depurar
Oficio donde se turnan
las copias de los
nombramientos a las
dependencias de control
7 Encargada de control
de correspondencia
Papel año fiscal Minutario Transferencia
al Archivo de
Concentración
Formato de préstamo y
consulta de expedientes
de personal
8 Responsable de
control documental
Papel 1 año Archivo General de
Recursos Humanos
Depurar
Solicitud de emisión de
hoja de servicios
9 Responsable de
control documental
Papel 3 meses Carpeta de Historia
laboral
NA
Hoja de servicios10 Encargado de
historia laboral
Electrónico y/o
Papel
3 meses Archivero de
responsable
Depurar
Relación de pago de
quinquenios y
retroactivos
11 Encargado de
historia laboral
Electrónico y/o
Papel
año fiscal Archivero de
responsable
Depurar
Relación de empleados
que cumplen nuevo
quinquenio
12 Encargado de
historia laboral
Electrónico y/o
Papel
Año fiscal Carpeta de Historia
laboral
Depurar
Informe mensual de
control documental y
expediente
13 Encargado de
historia laboral
Electrónico y/o
Papel
año fiscal Carpeta de Historia
laboral
Depurar
Informe mensual del total
de expedientes revisados
14 Encargado de
historia laboral
Electrónico y/o
Papel
año fiscal Carpeta de Historia
laboral
Depurar
Informe mensual de
emisión y distribución de
nombramientos
15 Encargado de
historia laboral
Electrónico y/o
Papel
año fiscal Carpeta de Historia
laboral
Depurar
Informe mensual de la
creación y actualización
de la historia laboral de
los servidores públicos
16 Encargado de
historia laboral
Electrónico y/o
Papel
año fiscal Carpeta de Historia
laboral
Depurar
Informe mensual de
quinquenios otorgados
17 Encargado de
historia laboral
Electrónico y/o
Papel
año fiscal Carpeta de Historia
laboral
Depurar
62
Informe mensual de
hojas de servicio
expedidas
18 Encargado de
historia laboral
Electrónico y/o
Papel
año fiscal Carpeta de Historia
laboral
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
63
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Historia Laboral
17-SRH-P04/Rev.00
1 ¿Los reportes de movimientos de nómina se reciben a más
tardar 5 días hábiles después del cierre de la quincena?
2 ¿Los reportes de movimientos de nómina operados por historia
laboral, se resguardan durante el año fiscal en curso?
3 ¿Se validan en el sistema de historia laboral los movimientos
de altas, bajas y cambios de personal?
4 ¿A los servidores públicos que se encuentren fuera de la
estructura de las Dependencias del Ejecutivo, se les considera
como unidad de adscripción la Unidad Responsable de la que
resultaron comisionados?
5 ¿Los movimientos nominales cuentan con la documentación
requerida?
6 ¿Se lleva a cabo la elaboración de los nombramientos de
acuerdo a lo establecido en el Artículo No. 14° de la Ley 40 del
Servicio Civil para el Estado de Sonora?
7 ¿Se elabora una relación de emisión de nombramientos?
8 ¿Se elaboran nombramientos provisionales?
9 ¿Los nombramientos de los niveles 1 al 11 los firma el titular
de la Subsecretaría de Recursos Humanos de Recursos
Humanos?
10 ¿Los nombramientos se distribuyen dentro de los 15 días
posteriores a su emisión mediante oficio dirigido a los
Directores Administrativos Generales?
11 ¿Se lleva un control de los expedientes de los trabajadores del
Gobierno del Estado?
12 ¿Los expedientes de nuevo ingreso se reciben con la
integración total de los documentos personales del trabajador?
13 ¿Los expedientes se clasifican en altas y bajas?
14 ¿Los expedientes se ordenan en base al número de empleado
y en orden ascendente?
64
15 ¿El total de documentos que se reciban y que afecten la
historia laboral de los servidores públicos se digitalizan y se
clasifican dentro del grupo al que pertenecen?
16 ¿El control de préstamo y consulta de expedientes se realiza
de manera electrónica por la red y/o mediante el llenado del
“Formato de Préstamo y Consulta de Expedientes del
Personal”).
17 ¿Cuando se efectúan movimientos de transferencia a un
organismo de servidores públicos, se envían al Organismo
copia de los documentos personales y hoja de servicios?
18 ¿Se realizan mensualmente fumigaciones para evitar la
creación, acumulación y propagación de microorganismos y
elementos que provoquen la pérdida o deterioro de los
expedientes?
19 ¿Todo movimiento capturado en el sistema de historia laboral ,
está debidamente respaldado con la documentación que
acredite la antigüedad del servidor público?
20 ¿Cuándo se atiende una “Solicitud de emisión de Hoja de
Servicios” se revisa el expediente a fin de que cada registro
cuente con el respaldo documental correspondiente?
21 ¿La entrega de hoja de servicios se realiza en un plazo no
mayor a 24 horas?
22 ¿Únicamente se otorgan hojas de servicio para el trámite de
pensión o por requerimientos administrativos o judiciales?
23 ¿Se emiten hojas de servicio al personal pensionado para el
trámite de seguro de retiro?
24 ¿Se reciben y atienden solicitudes de reconocimiento de
antigüedad, ya sea por parte del interesado, la Dependencia o
los sindicatos?
25 ¿Cuando se efectúan reconocimientos de antigüedad se
cuenta con la firma de autorización de la Dirección de
Administración de Personal?
26 ¿Se efectúa la revisión de expedientes personales de los
servidores públicos para la validación de la procedencia del
pago del quinquenio?
27 ¿Se emite el reporte “Relación de Pago de Quinquenios y
Relación de Pago de Retroactivos de Quinquenios”?
28 ¿Se realizan encuestas a los usuarios para conocer la
satisfacción del cliente?
29 ¿Se realiza la medición de la eficacia del procedimiento
conforme a los objetivos de calidad establecidos?
SIP-F04/REV.0165
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Incapacidades
17-SRH-P05/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Controlar los certificados de incapacidades y el otorgamiento de licencias médicas a los trabajadores del
Gobierno del Estado.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable para todos las Dependencias del Poder Ejecutivo y servidores públicos.
II.- ALCANCE
•Certificado de Incapacidad.- Documento expedido por el ISSSTESON mediante el cual se justifica la ausencia
por enfermedad de un trabajador.
•Baja.- término de la relación Laboral, movimiento de exclusión de la Nómina de Gobierno del Estado de un
trabajador.
•Ley Núm. 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora.- Es la Ley que regula las relaciones de trabajo entre los
trabajadores del Servicio Civil, los titulares de las entidades y dependencias públicas en que prestan sus servicios.
•Ley Núm. 38 del ISSSTESON.- Es la Ley que regula el otorgamiento de las prestaciones y servicios de
Seguridad Social y las relaciones entre los trabajadores del Servicio Civil del Estado de Sonora, empleados de
Organismos Públicos, pensionistas de Estado y Organismos Públicos, Familiares Derechohabientes, al Estado y
Organismos Públicos Incorporados a este régimen.
•Reglamento para los servicios médicos de ISSSTESON.- Es un reglamento que tiene por objeto reglamentar
las disposiciones de la Ley del ISSSTESON, en materia de los servicios médicos que como prestación derivan del
seguro de enfermedades no profesionales y de maternidad, así como el seguro de accidentes de trabajo y
enfermedades profesionales.
•Invalidez Total y Permanente.- Es la Inhabilitación física o mental que imposibilita al trabajador para ejercer una
función laboral.
•ISSSTESON.- Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora .
•Licencia médica.- Documento mediante el cual se autoriza a un empleado a ausentarse de sus labores motivos
de salud.
•Valoración Médica.- Es una evaluación del estado de salud de una persona cuyo resultado se da a conocer
mediante un documento denominado dictamen médico, en el cual se informa si la persona se encuentra en aptitud
de volver a desempeñar sus funciones diarias, si requiere cambio de las condiciones de trabajo o si amerita una
invalidez total y permanente.
•Accidente de Trabajo.- Es toda lesión orgánica o perturbación funcional inmediata o posterior, o la muerte ,
producida repentinamente en ejercicio o con motivo del trabajo.
•Enfermedad Profesional o de Trabajo.- Es todo estado patológico derivado de la acción continuada de una
causa que tenga su origen o motivo en el trabajo o en el medio en que el trabajador se vea obligado a prestar sus
servicios.
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
66
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Control de producto no conforme
•Procedimiento de Acciones correctivas
•Procedimiento de Acciones preventivas
Documentos Externos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•Ley 40 del Servicio Civil del Estado de Sonora
•Ley 38 Reformada del ISSSTESON
•Reglamento de los Servicios Médicos del ISSSTESON
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
V.- POLITICAS
67
5.1 CRITERIOS PARA RECIBIR, RESGUARDAR Y CAPTURAR CERTIFICADOS DE INCAPACIDADES
Los certificados de incapacidades se deben hacer llegar a la Subsecretaría de Recursos Humanos a través de
las dependencias de adscripción, mismos que serán resguardados en archiveros ubicados en el área que ocupa
este proceso y se clasificarán por número de empleado en fajos de 1000.
Para la validación de recepción de certificados de incapacidades se debe cumplir con lo estipulado en los
Artículos 36 y 38 del Reglamento para los Servicios Médicos del ISSSTESON.
5.2. CRITERIOS PARA RECIBIR, RESGUARDAR Y CAPTURAR ACCIDENTES DE TRABAJO
Para la recepción de avisos de Accidentes de Trabajo se debe cumplir con lo estipulado en los Artículos 93 y 95
del Reglamento para los Servicios Médicos del ISSSTESON, mismos que una vez validados se capturarán en el
sistema de Incapacidades con el fin de llevar un control por empleado de los accidentes ocurridos y
posteriormente se archivarán en el expediente de personal, los accidentes de trabajo capturados son relacionados
en formato para su control.
5.3. CRITERIOS PARA EL PAGO DE CANASTILLA POR MATERNIDAD
Se realizará el pago de canastillas por maternidad, al personal de base que cuente con un certificado de
incapacidad con diagnóstico prenatal y en los casos exclusivos en los cuales este certificado no se haya otorgado
por razones de parto prematuro, el pago se realizará previa presentación del acta o aviso de nacimiento.
5.4. CRITERIOS PARA DETERMINAR SI PROCEDE LA APLICACIÓN
Para determinar si procede la aplicación de los Artículos 99 y 100 de la Ley 40 del Servicio Civil para el Estado de
Sonora se parte del análisis de los certificados médicos mayores a 5 días expedidos al personal, y se analiza el
acumulado en días y diagnóstico por los que se extendieron los certificados de incapacidades a cada uno de los
empleados y su antigüedad al servicio del Gobierno del Estado, asimismo se debe cumplir con lo estipulado en los
Artículos 15, 16 y 17 de los Servicios Médicos y Artículos 23 y 32 de la Ley 38 reformada del ISSSTESON.
5.5. CRITERIOS PARA LA AUTORIZACION DE LICENCIAS MÉDICAS, SOLICITUDES DE SUBSIDIO Y
APLICACIÓN DE DESCUENTOS
Para la autorización de licencias médicas y solicitud de subsidio de sueldo se debe cumplir con lo estipulado en
los Artículos 99 y 100 de la Ley 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora, Artículo 17 del Reglamento para los
Servicios Médicos del ISSSTESON y Artículos 23, Fracción II y 32, Fracción II de la Ley 38 reformada del
ISSSTESON.
Las licencias médicas y la solicitud de subsidios de sueldos serán autorizadas por el Subsecretario de Recursos
Humanos, asimismo se lleva un control de las licencias médicas otorgadas en el mes.
Los trámites para solicitar ante ISSSTESON los pagos de subsidio de sueldo por licencias médicas otorgadas, se
realizarán en las fechas establecidas en el calendario.
La aplicación de descuentos, suspensiones y reanudaciones de sueldo se realizará dentro de la quincena en la
que se le autorizó la licencia Médica y en la que reanudó a sus labores.
5.6. CRITERIOS PARA CAPTURAR LAS LICENCIAS MEDICAS AUTORIZADAS EN EL SISTEMA DE HISTORIA
LABORAL
Sólo se capturarán en el Sistema de Historia Laboral para su afectación, las licencias médicas sin goce de
sueldo que se autoricen por aplicación del Art. 100 de la Ley 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora, sin
afectar la historia laboral del trabajador al que se le otorgue una licencia médica sin goce de sueldo por aplicación
del Art. 99 de esta misma a Ley, la cual se deriva de un accidente de trabajo ó riesgo profesional.
La captura de las licencias médicas en el Sistema de Historia Laboral, se realizará a partir de las que se
autorizaron en el mes de enero del 2007.
5.7. CRITERIOS PARA SOLICITAR VALORACIONES MÉDICAS Y RECEPCION DE DICTAMENES MEDICOS
Para la solicitud de valoraciones médicas se debe cumplir con los requisitos estipulados en los Artículos 18 y
68
101 del Reglamento para los Servicios Médicos del ISSSTESON.
Sólo se recibirán dictámenes médicos emitidos por el ISSSTESON del personal que conforma la nómina de
Gobierno del Estado.
Al personal que se le emita un dictamen de invalidez total y permanente se le tramitará su baja nominal .
5.8 MEDICIÓN DE LA EFICACIA DEL PROCESO.
Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento de los
indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición.
Se realizarán 5 encuestas mensuales a los usuarios de los servicios que ofrece el proceso de Incapacidades
para medir su eficacia y se informa a Gestión de Calidad sobre los resultados de satisfacción de los usuarios en los
primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la medición.
Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una acción
correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
Se promueve la implementación de la mejora continua del proceso.
Los medidores de eficiencia se determinan de acuerdo al objetivo del proceso.
Los resultados del avance de los objetivos se publican mensualmente en un lugar visible, a más tardar los
primeros 3 días del mes siguiente de que se realiza la medición.
Los resultados de la satisfacción del cliente se entregaran al proceso de gestión de calidad dentro de los
primeros 8 días naturales de cada mes.
5.9 CRITERIO GENERAL
La documentación generada en el proceso se turnará a través del Instructivo de Control de Correspondencia.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P05-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P05-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P05-A03/Rev.00
69
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Auxiliar de Incapacidades 1.00 Recepción de certificados médicos y
formatos de accidentes de trabajo.
1.01Recibe de las dependencias los
certificados médicos expedidos a los
trabajadores.
1.02 Verifica que los certificados de
incapacidades expedidos a los trabajadores
cumplan con los requisitos establecidos para
su aceptación.
1.03 Recibe de las dependencias e
ISSSTESON formato de accidentes de
trabajo ocurrido a los trabajadores.
1.04 Solicita a las dependencias la
información ó documentación faltante para la
calificación de los accidentes de trabajo o
riesgos profesionales y recibe de la
dependencia el acuse de cumplimiento de lo
solicitado por ISSSTESON.
“Si cumplen con los requisitos se pasa a la
siguiente actividad.”
Certificados médicos de los
trabajadores
Formato de accidentes de
trabajo.
Oficio de solicitud de
documentación faltante para
la calificación de los
accidentes
2 2.00 Captura de certificados médicos y avisos
de accidentes.
2.01 Captura en el sistema de incapacidades
los certificados médicos recibidos con el fin
de llevar un control por empleado de los días
y diagnósticos por los que se extendió la
incapacidad.
2.02 Captura en el sistema de incapacidades
los avisos de accidentes de trabajo ocurridos
a los trabajadores para su control
Listado de movimientos de
incapacidades
Control de Accidentes de
Trabajo
3 Encargado de
Incapacidades
3.00 Análisis de procedencia de aplicación.
3.01 Analiza la procedencia de la aplicación
de la incapacidad en base a los Artículos 99 y
100 de la Ley 40 del Servicio Civil para el
Estado de Sonora. Dichas afectaciones
nominales son validadas por el Director de
Administración de Personal
4 4.00 Generación de archivo para el pago de
canastillas.
4.01 Genera el archivo para el pago de
canastilla por maternidad y solicita validación
para el pago a la Dirección de Administración
de Personal
4.02 Realiza el pago de canastillas por
maternidad al personal de base previa
presentación del certificado de incapacidad
con diagnóstico prenatal o acta y/o aviso de
nacimiento.
70
5 5.00 Emite reportes e identifica los períodos
de aplicación.
5.01 Revisa y analiza en el sistema de
incapacidades el acumulado por el mismo
diagnóstico que tiene cada empleado que
cuenta con certificados médicos y determinar
si procede la aplicación de los artículos 99 o
100 de la Ley 40 del Servicio Civil para el
Estado de Sonora.
5.02 Emiten los reportes e identifican los
períodos de aplicación de las incapacidades.
6 Encargado de
Incapacidades y/o Auxiliar
de incapacidades
6.00 Elaboración de oficios de autorización
de Licencias médicas y solicitud de subsidio
de sueldos
6.01 Si procede la aplicación, elabora
oficios de autorización de Licencia médica,
notificación de descuento ó suspensión
nominal y de solicitud de pago de subsidio de
sueldo dentro de las fechas establecidas en
el calendario del área; estos oficios son
validados por la Dirección de Administración
al Personal y se gestiona su autorización por
el Subsecretario de Recursos Humanos y se
turna al ISSSTESON, al interesado y a las
dependencias de adscripción.
6.02 Crea expediente personal por aplicación,
para llevar un seguimiento de las licencias
médicas otorgadas.
Oficio de autorización de
Licencia médica, notificación
de descuento ó suspensión
nominal y de solicitud de
pago de subsidio de sueldo.
Calendario de Solicitud de
Subsidio de Sueldo.
Expediente del personal con
incapacidad
7 Encargado de
Incapacidades
7.00 Aplicación de descuentos, suspensiones
y reanudaciones de sueldos
7.01 Aplica en el Sistema de Nómina los
descuentos, suspensiones ó reanudaciones
de sueldo y al cierre de la quincena genera
reporte de los movimientos nominales
efectuados. Dichas afectaciones nominales
son validadas por el Director de
Administración de Personal
Reporte de Movimientos de
Nóminas
8 8.00 Revisión de las licencias médicas sin
goce de sueldo autorizadas
8.01 Revisa en el Sistema de Historia Laboral
las licencias médicas sin Goce de Sueldo
autorizadas, por aplicación del Art. 100
(Enfermedad General).
Licencias Médicas Otorgadas
9 9.00 Elaboración de solicitudes de
valoraciones médicas y turna
9.01 Elabora oficios de solicitudes de
valoraciones médicas a petición de las
dependencias y como resultado del
seguimiento a los casos de los trabajadores a
quienes se le ha autorizado una licencia
médica prolongada.
9.02 Recaba firma y envía al ISSSTESON
para su valoración, y al interesado y
dependencias para su conocimiento.
Oficio de solicitud de
valoraciones médicas
71
10 10.00 Recepción de dictámenes médicos y
turna
10.01 Turna mediante oficio al interesado y a
las dependencias dictámenes médicos
emitidos por el ISSSTESON, para su
conocimiento, acatamiento de las
recomendaciones médicas ó realización de
trámites derivados del diagnóstico.
Dictámenes médicos
entregados para integración
al expediente personal
Oficio donde se turna
dictámenes médicos emitidos
por el ISSSTESON
11 11.00 Turna al archivo General
11.01 Turna al archivo General de la
Dirección copia de los dictámenes médicos
emitidos por el ISSSTESON para su
integración al expediente personal del
empleado.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Lic. Dora Armida Briseño
Mendoza Encargado de
Incapacidades,
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos de Recursos
Humanos
C.P. Ana Lilian Sánchez
Directora de Administración de
Personal
72
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Incapacidades
17-SRH-P05/Rev.00 26/09/2014 10:07:09a.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Certificados médicos de
los trabajadores
1 Encargado de
incapacidades
Papel 1 año Archivero de
incapacidades
Transferencia
al archivo de
concentración
Formato de accidentes
de trabajo
2 Encargado de
incapacidades
Papel Permanente Expediente
personal
NA
Oficio de solicitud de
documentación faltante
para la calificación de
los accidentes
3 Encargado de
incapacidades
Papel 1 año Archivero de
incapacidades
Transferencia
al archivo de
concentración
Listado de movimientos
de incapacidades
4 Encargado de
incapacidades
Papel 1 año Archivero de
incapacidades
Transferencia
al archivo de
concentración
Control de accidentes de
trabajo
5 Encargado de
incapacidades
Papel 1 año Archivero de
incapacidades
Transferencia
al archivo de
concentración
Oficio de autorización de
Licencia médica,
notificación de descuento
ó suspensión nominal y
de solicitud de pago de
subsidio de sueldo.
6 Encargado de
incapacidades
Papel permanente E Expediente
persona
NA
Calendario de solicitud
de subsidio de sueldo
7 Encargado de
incapacidades
Papel 1 Año fiscal Carpeta de mejoras
incapacidades,
pensiones y
jubilaciones
Depurar
Expediente del personal
con incapacidad
8 Encargado de
incapacidades
Papel 1 año fiscal Archivero de
incapacidades
Transferencia
al archivo de
concentración
Reporte de Movimientos
de Nóminas
9 Encargado de
incapacidades
Papel 1 año Archivero de
incapacidades
Transferencia
al archivo de
concentración
Control de Licencias
médicas otorgadas y
solicitud de subsidios de
sueldo
10 Encargado de
incapacidades
Papel 1 año Archivero de
incapacidades
Transferencia
al archivo de
concentración
Oficio de solicitud de
valoraciones médicas
11 Encargado de control de
correspondencia
Papel 1 año Minutario Transferencia
al archivo de
concentración
Oficio donde se turna
dictámenes médicos
emitidos por el
ISSSTESON
12 Encargado de control de
correspondencia
Papel 1 año Minutario Transferencia
al archivo de
concentración
Dictámenes médicos
entregados para
integración al expediente
personal
13 Encargado de
incapacidades
Papel 1 año Escritorio del
responsable
Depurar
73
Informe Mensual de
Actividades
14 Encargado de
incapacidades
Papel 1 año Escritorio del
responsable
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
74
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Incapacidades
17-SRH-P05/Rev.00
1 ¿Los certificados de incapacidad se hacen llegar a la
Subsecretaría de Recursos Humanos a través de las
Dependencias de Adscripción?
2 ¿La validación de recepción de certificados de incapacidad se
apega a los Artículos 36 y 38 del Reglamento para los Servicios
Médicos del ISSSTESON?
3 ¿Se genera un reporte sobre los certificados de incapacidad
recibidos?
4 ¿La recepción de avisos de accidentes de trabajo cumple con
lo estipulado en los Artículos 93 y 95 del Reglamento para los
Servicios Médicos del ISSSTESON; además son capturados y
relacionados para su control?
5 ¿El pago de canastilla por maternidad se realiza al personal de
base, con certificado de incapacidad de diagnostico prenatal o
en su caso el acta o aviso de nacimiento?
6 ¿Para determinar si procede la aplicación de los Artículos 99 y
100 de la Ley 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora, se
considera lo establecido en los Artículos 15, 16 y 17 de los
Servicios Médicos y Artículos 23 y 32 de la Ley 38 reformada
del ISSSTESON?
7 ¿Para la autorización de licencias medicas y solicitud de
subsidio de sueldo, se cumple con lo estipulado en los Artículos
99 y 100 de la Ley 40 del Servicio Civil para el Estado de
Sonora, Artículo 17 del Reglamento para los Servicios Médicos
del ISSSTESON y Artículos 23, Fracción II y 32, Fracción II de
la Ley 38 reformada del ISSSTESON?
8 ¿Las licencias médicas otorgadas son autorizadas por el
Subsecretario de Recursos Humanos y además se lleva un
control mensual de las mismas?
9 ¿La solicitud de valoraciones médicas se apega a lo estipulado
en los Artículos 18 y 101 del Reglamento para los Servicios
Médicos del ISSSTESON?
10 ¿Se realiza la medición de la eficacia del procedimiento según
los objetivos de calidad establecidos?
11 ¿Se realiza la medición de la satisfacción del cliente?
SIP-F04/REV.0175
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Control de Incidencias
17-SRH-P06/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Llevar el control de incidencias y autorizar las licencias con y sin goce de sueldo del personal adscrito a las
Dependencias de los Poderes, Ejecutivo, Legislativo y Judicial.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable para todas las Dependencias de los Poderes, Ejecutivo, Legislativo y Judicial;
Sindicatos, ISSSTESON y procesos internos de la Subsecretaría de Recursos Humanos.
II.- ALCANCE
Incidencias. Registro del comportamiento laboral de un trabajador.
Reintegro de Sanción. Devolución del importe por la aplicación de una sanción justificada.
Retardo Mayor. Registro de entrada del trabajador cuando ésta sea después de 30 minutos de su horario de
trabajo y le es aplicada una sanción.
Retardo Menor. Registro de entrada de la jornada del trabajador cuando ésta sea entre los 15 y 30 minutos de
tolerancia al horario de trabajo.
Falta. Ausencia injustificada del trabajador a sus labores
Omisiones de Registro. Falta a la que incurre el trabajador al no registrar su entrada o salida
Licencias con goce de sueldo. Permisos a los que tiene derecho el trabajador para ausentarse de sus labores
estipuladas en las Condiciones Generales de Trabajo, Ley Núm. 40 de Servicio civil y convenios firmados por el
ejecutivo y SUTSPES.
Licencia por Antigüedad. Permiso de 10 días que tiene derecho el trabajador por cada 10 años de servicio.
Licencia matrimonial. Permiso de 10 días que tiene derecho el trabajador, por una sola vez y sin importar la
antigüedad cuando éste contraiga matrimonio.
Licencia por fallecimiento. Permiso al que tiene derecho el trabajador cuando fallece un familiar directo
(padres, hijos, esposa, hermanos)
Permisos Económicos. Permiso de 10 días que tiene derecho el trabajador al año, sin exceder de tres días en el
mes.
Licencias sin Goce de Sueldo. Permiso que tiene derecho el trabajador para ausentarse de sus labores sin
percibir sueldo, de acuerdo a las Condiciones Generales de Trabajo (Artículos 79, 80).
Permiso por Lactancia. Derecho al que tienen las madres trabajadoras de gozar de una hora diaria para
amamantar a sus hijos hasta los 6 meses de edad contemplado en la Ley 40 del Servicio Civil.
Permiso por Estudio. Derecho al que tiene el trabajador de una hora diaria para continuar sus estudios ,
establecido en la cláusula octava del convenio celebrado el primero de junio de 1993, por el Ejecutivo del Estado y
el SUTSPES.
SUTSPES. Sindicato Único de los trabajadores al Servicio de los Poderes del Estado de Sonora.
SDITGES. Sindicato Democrático e Independiente de los Trabajadores del Gobierno del Estado de Sonora .
III.- DEFINICIONES
76
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Acciones Correctivas
•Procedimiento de Acciones Preventivas
•Procedimiento de Control de Producto No Conforme
Documentos Externos
•Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•Sistema de Gestión de la Calidad – Guías para la mejora continúa
•Ley No. 40 del Servicio Civil del Estado de Sonora
•Condiciones Generales de Trabajo del SUTSPES
•Compilación de convenios de Prestaciones Económicas y Sociales del SUTSPES
•Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo del
estado.
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
77
5.1. RECEPCION DE INCIDENCIAS.
5.1.1. Solo se recibirán reportes de incidencias para su aplicación si estos son enviados oportunamente de
acuerdo al calendario quincenal y formato establecido.
5.2. REINTEGRO DE SANCION.
5.2.1. Los reintegros de sanción deben ser solicitadas mediante oficio y a más tardar 2 quincenas después de
haberse aplicado la sanción.
5.2.2. Se debe verificar si realmente se aplico la falta para poder reintegrar la sanción.
5.2.3. Los reintegros de sanción deben ser capturadas en el sistema de control.
5.3. EMISION Y VALIDACION DE LISTADOS DE CONTROL DE INCIDENCIAS
5.3.1. Los listados de las incidencias capturadas en sistema son validados por la Directora de Administración de
Personal.
5.4. GENERACION Y TRANSFERENCIA DE ARCHIVO A LA DIRECCION DE PROCESO DE NOMINA.
5.4.1. Se debe generar y transferir el archivo para su aplicación quincenalmente.
5.5. ATENDER LAS SOLICITUDES DE LICENCIAS A LOS TRABAJADORES
5.5.1. Las Licencias Con Goce y Sin Goce de Sueldo deben de ser solicitadas utilizando tanto el formato oficial
de ésta Dirección como también el formato oficial del SUTSPES.
5.5.2. Se deben registrar y controlar las licencias con y sin goce de sueldo dentro de los 7 días posteriores a su
recepción.
5.6. AUTORIZACION DE LICENCIAS CON Y SIN GOCE A LOS TRABAJADORES
5.6.1 La solicitud de licencias con goce de sueldo debe de ser tramitadas con 3 días de anticipación al período
solicitado.
5.6.2. Las solicitudes por Permiso Económico solo serán registradas en el sistema, excepto las tramitadas por
los sindicatos serán registradas y contestadas.
5.6.3. La solicitud de Licencias Sin Goce de Sueldo debe de tramitarse con anticipación ó 5 días posteriores a la
fecha de inicio del período solicitado.
5.6.4. La autorización de licencias con y sin goce de sueldo deben ser enviadas 5 días posteriores a su
recepción.
5.6.5. Para el otorgamiento de Licencias Con Goce y Sin Goce de Sueldo los trabajadores deben cumplir con los
requisitos establecidos en los Artículos 79 y 80 de las Condiciones Generales de Trabajo.
5.6.6. La autorización de las Licencias sin goce de sueldo deben notificadas a ISSSTESON para su trámite
correspondiente.
5.6.7 el Supremo Tribunal de Justicia y los tienen la facultad de autorizar licencias con y sin goce de sueldo .
5.6.8. Las licencias sin goce de sueldo de los empleados de confianza son autorizadas por los titulares de las
dependencias.
5.6.9 Las licencias por antigüedad, deberán ser solicitadas por el periodo completo, solo en los casos que por
necesidad del servicio no puedan ser autorizadas en forma continua, podrán fraccionarse en 2 periodos de 5 días.
5.6.10 Para el otorgamiento de la hora de lactancia, la madre trabajadora debe cumplir con lo establecido en el
Artículo 26 de la Ley 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora y se otorga hasta que el infante cumpla 6
meses de edad.
78
5.6.11 Las solicitudes de hora de estudio deberán anexar su horario de materias para su autorización.
5.7. ARCHIVO DE REPORTES Y SOLICITUDES DE LICENCIAS
5.7.1. Los reportes de licencias se llevan en carpeta por fecha de captura y las solicitudes se envían al
expediente personal.
5.8. MEDICIÓN DE LA EFICACIA DEL PROCESO.
5.8.1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento de los
indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición.
5.8.2. Se realizarán 5 encuestas mensuales a los usuarios de los servicios que ofrece el proceso de control de
incidencias para medir su eficacia y se informa a Gestión de la Calidad sobre los resultados de satisfacción de los
usuarios dentro de los 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la medición.
5.8.3. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una acción
correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
5.8.4. Se promueve la implementación de la mejora continua del procedimiento.
5.8.5. Los medidores de eficiencia se determinan de acuerdo al objetivo del procedimiento.
5.8.6. Los resultados del avance de los objetivos se publican mensualmente en un lugar visible, a más tardar los
primeros 3 días del mes siguiente de que se realiza la medición.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P06-F01/Rev.00 Solicitud de licencias y permisos económicos
17-SRH-P06-F02/Rev.00 Reporte de incidencias
17-SRH-P06-I01/Rev.00 Instructivo de trabajo para el otorgamiento de permisos y
licencias con y sin goce de sueldo
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P06-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P06-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P06-A03/Rev.00
79
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Responsable de Incidencias 1.00 Recepción de reportes de incidencias
1.01 Recibe reportes de incidencias y
solicitudes de licencias con y sin goce de
sueldo turnados por la Dirección de
Administración de Personal
2 2.00 Captura de incidencias.
2.01 Captura reportes de incidencias en
sistema.
Reportes de incidencias
3 3.00 Generación y emisión de listados de
incidencias
3.01 Genera y emite listados de incidencias a
la Dirección de Administración de Personal
para su validación.
Incidencias Capturadas
4 4.00 Generación y transferencia de archivo
4.01 Genera y transfiere archivo a la
Dirección de Proceso de Nómina para su
aplicación en las nominas correspondientes.
5 5.00 Archivo de reportes de incidencias.
5.01 Archiva los reportes de incidencias para
cualquier aclaración
6 6.00 Recepción de oficios de reintegro de
sanción.
6.01 Recibe los oficios de reintegro de
sanción.
6.02 Verifica si corresponde reintegro de
sanción al trabajador.
6.03 Captura reintegros de sanción.
- Oficio de reintegro de
sanción
80
7 7.00 Recepción de solicitudes de licencias
con y sin goce de sueldo (Instructivo de
Trabajo)
7.01 Atiende las solicitudes de licencias con y
sin goce de sueldo, permisos económicos,
licencias por antigüedad, licencias
matrimoniales, permiso por fallecimiento de
familiar directo, hora de estudio y hora de
lactancia
7.02 Revisa si tiene derecho a la licencia el
trabajador y capturarlas.
7.03 Elabora oficio de autorización o
improcedencia de licencia del trabajador y
enviarlo a las Dependencias y/o Sindicatos e
ISSSTESON.
7.04 Reanuda o suspender pagos causados
por las licencias sin goce de sueldo.
7.05 Envía alta a ISSSTESON por reingreso
de licencia.
7.06 Genera y emite listados a la Dirección de
Administración de personal para su
validación.
7.07 Archiva solicitudes y anexos.
Solicitud de Licencias y
Permisos Económicos.
Listado de Licencias
Capturadas.
Oficio de autorización de
licencia del trabajador
8 8.00 Mantener vigentes y en el lugar de uso
los documentos del sistema
8.01 Al finalizar el mes se miden los objetivos
de este procedimiento y se turnan a Gestión
de Calidad.
8.02 En caso de que exista un incumplimiento
con al meta establecida se realiza una acción
correctiva.
Informe Mensual de
Incidencias.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Hilda Alicia Barraza Arellanes
Responsable de Incidencias
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos de Recursos
Humanos
C.P. Ana Lilian Sánchez
Directora de Administración de
Personal
81
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Control de Incidencias
17-SRH-P06/Rev.00 26/09/2014 10:16:43a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Reporte de incidencias1 Responsable de
incidencias y licencias
Papel 6 meses Archivero de
Control de
incidencias
Archivo de
concentración
Listado de incidencias
capturadas
2 Responsable de
incidencias y licencias
Papel 1 año Archivero de
Control de
incidencias
Archivo de
concentración
Oficio de reintegro de
sanción
3 Responsable de
incidencias y licencias
Papel 1 año Minutario Archivo de
concentración
Solicitud de licencias y
permisos económicos
4 Responsable de
incidencias y licencias
Papel 1 Año fiscal Archivero de
Control de
incidencias
Archivo de
concentración
Listado de licencias
capturadas
5 Responsable de
incidencias y licencias
Papel 1 año Archivero de
Control de
incidencias
Archivo de
concentración
Oficio de autorización de
licencia del trabajador
6 Encargado de control de
correspondencia
Papel Permanente Archivo Archivo de
concentración
Informe mensual de
incidencias
7 Responsable de
incidencias y licencias
Papel 1 año Archivero de
Control de
incidencias
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
82
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Control de Incidencias
17-SRH-P06/Rev.00
1 ¿Se reciben reportes de incidencias enviados por las
dependencias en el formato?
2 ¿Las incidencias son capturadas en el sistema de control?
3 ¿Los reintegros de sanción son solicitados por oficio y
capturados en el sistema de control?
4 ¿Se verificar si corresponde reintegro de sanción al trabajador?
5 ¿Se generan y emiten listados de control de incidencias a la
Dirección de Administración de Personal para su validación?
6 ¿Se genera y transfiere incidencias a la Dirección de Proceso
de Nómina para su aplicación?
7 ¿Los reportes de incidencias y reintegros de sanción se
archivan en carpeta por quincenas?
8 ¿Las licencias con goce y sin goce de sueldo son solicitadas
utilizando el formato oficial establecido solicitud de Licencias y
permisos económicos) o por medio del formato oficial del
SUTSPES?
9 ¿Se revisa si tiene derecho a la licencia el trabajador antes de
capturarlas?
10 ¿Se elabora oficio ya sea de autorización o improcedencia de
licencia de trabajador y se envía a las dependencias y/o
sindicatos e ISSSTESON?
11 ¿Se lleva a cabo la reanudación o suspensión de pagos
causados por las licencias sin goce de sueldo?
12 ¿Se envía alta a ISSSTESON por reingreso de licencia?
13 ¿Se generan y emiten listados a la Dirección de Administración
de Personal para su validación?
14 ¿Se archivan solicitudes de licencias con goce y sin goce de
sueldo y anexos?
83
15 ¿Se realiza la medición de la eficacia del procedimiento con
base en los objetivos de calidad establecidos?
16 ¿Se aplican encuestas para conocer la satisfacción del cliente?
SIP-F04/REV.0184
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Prestaciones económicas
17-SRH-P07/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Contribuir en el otorgamiento de Prestaciones Económicas a las que tienen derecho los trabajadores al Servicio
del Gobierno del Estado.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento aplica a todos los trabajadores de los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial del Gobierno
del Estado.
II.- ALCANCE
Ayuda a Guardería. Prestación que consiste en otorgar una ayuda económica al personal femenino, cuando no
exista cupo en las guarderías de Gobierno.
Ayuda a Hijos con capacidades Diferentes. Apoyo económico que se otorga a los padres con hijos con
capacidades diferentes; misma que deberá acreditar el servidor público sindicalizado mediante dictamen emitido
por el ISSSTESON o médico tratante.
Ayuda para compra de Útiles Escolares. Prestación que consiste en apoyar a los trabajadores en la compra de
útiles escolares desde edad primaria hasta preparatoria, sin exceder de un hijo por trabajador.
Estimulo Por Puntualidad y Asistencia. Pago que se otorga al año, en tres periodos cuatrimestrales, al personal
de base que registre su asistencia al trabajo con estricta puntualidad y no tenga inasistencia alguna.
Prestaciones Económicas. Percepciones adicionales al sueldo a que tiene derecho el trabajador, estipuladas en
la Ley Num. 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora, Condiciones Generales de Trabajo y Convenios
firmados por Ejecutivo y SUTSPES
Pago de Apoyo Sindical. Bono que se otorga a todo el personal de base sindicalizado.
Pago de día de Madres. Bono que se otorga a las madres trabajadoras de base con motivo de 10 de mayo.
Pago de Días Económicos no gozados. Pago integro de los días económicos que no se gozaron durante el
ejercicio.
Pago por Licenciatura, Doble licenciatura, Maestría y Doctorado. Porcentaje de sueldo que recibe en trabajador
por contar con titulo profesional de licenciatura, Maestría o Doctorado
Prima Dominical. Pago adicional que se otorga a los trabajadores que por necesidad del servicio laboren
En día domingo.
Pago de día de Padres. Bono que se otorga a los padres trabajadores de base con motivo del día del padre.
Aniversario Sindical. Bono que se otorga a los trabajadores de base por el día del servidor público (30 de
noviembre).
Pago por no gozar de los dias de antiguedad. pago que se otorga a los trabajadores por hace uso de los dias de
antiguedad.
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
85
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Acciones Correctivas
•Procedimiento de Acciones Preventivas
•Procedimiento de Control de Producto No Conforme
Documentos Externos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad – Guías para la mejora continúa
•Ley No. 40 del Servicio Civil del Estado de Sonora
•Condiciones Generales de Trabajo del SUTSPES
•Compilación de convenios de Prestaciones Económicas y Sociales del SUTSPES
•Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo del
estado.
V.- POLITICAS
86
5.1. RECEPCION DE SOLICITUDES DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
5.1.1. Las Solicitudes de pago de Prestaciones son enviadas a este proceso por parte de Sindicatos y /o
Dependencias.
5.2. OTORGAMIENTO DE PRESTACIONES ECONOMICAS
5.2.1. Para el otorgamiento de prestaciones económicas, el trabajador debe cumplir con los requisitos
establecidos en las Condiciones Generales de Trabajo y /o Convenio de Prestaciones Económicas y Sociales del
S.U.T.S.P.E.S para la autorización del pago correspondiente.
5.2.2. El pago del beneficio de guardería, se otorga solo a un hijo por trabajador, presentando Constancia
Original de Guardería, recibo de pago, copia de acta de nacimiento y talón de cheque dichos requisitos deben ser
renovados cada ciclo escolar.
5.2.3. El pago del beneficio de útiles escolares, se otorga solo a un hijo por trabajador una vez al año ,
presentando copia de acta de nacimiento, boleta o ficha de inscripción y talón de cheque.
5.2.4. El pago de Días Económicos no gozados solo se otorga a los trabajadores que hayan laborado el ejercicio
completo, o en su defecto a quienes hayan gozado hasta un mes de licencia sin goce de sueldo durante el
ejercicio.
5.2.5. El pago por puntualidad y Asistencia se otorga a los trabajadores que no hayan tenido incapacidades
mayores a tres meses y licencias sin goce de sueldo mayor a un mes.
5.2.6. El pago de Ayuda a trabajadores con hijos con capacidades diferentes se otorga únicamente a quien
presente dictamen médico emitido por el ISSSTESON y éste debe ser renovado cada año.
5.2.7. El pago por no gozar de los días de antiguedad se otorga a los trabajadores de base a quienes realicen su
trámite en esta Dirección General 1 mes antes de pasar al siguiente periodo
5.3. VALIDACION DE LISTADOS DE PRESTACIONES ECONOMICAS
5.3.1. El archivo que se transfiere al la Dirección de Proceso de nomina para su aplicación deberá estar validado
y autorizado mediante la revisión de listados por la Dirección de Administración de Personal .
5.4. ARCHIVO DE PRESTACIONES ECONOMICAS
5.4.1. Los archivos de solicitudes de prestaciones Económicas se llevan en carpetas por Prestación Económica.
5.5. MEDICIÓN DE LA EFICACIA DEL PROCESO.
5.5.1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento de los
indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición.
5.5.2. Se realizarán 5 encuestas mensuales a los usuarios de los servicios que ofrece el proceso de Prestaciones
Económicas para medir su eficacia y se informa a Gestión de la Calidad sobre los resultados de satisfacción de los
usuarios se entrega en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la medición.
5.5.3. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una acción
correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
5.5.4. Se promueve la implementación de la mejora continua del procedimiento.
5.5.5. Los medidores de eficiencia se determinan de acuerdo al objetivo del procedimiento.
5.5.6. Los resultados del avance de los objetivos se publican mensualmente en un lugar visible, a más tardar los
primeros 3 días del mes siguiente de que se realiza la medición.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
87
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P07-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P07-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P07-A03/Rev.00
88
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Encargado de prestaciones
económicas
1.00 Recepción de trámites para pago de
prestaciones económicas
1.01 Recibe de la Dirección de Administración
de Personal solicitudes de trámite de pago de
prestaciones económicas.
Solicitudes de trámite de
pago de prestaciones
económicas.
2 2.0 Revisión y Validación
2.01 Verifica que los solicitantes cumplan con
los requisitos documentales establecidos para
la autorización del pago.
En caso de que no cumplan con los
requisitos, toma nota de los trabajadores para
cualquier aclaración.
3 3.00 Captura en el sistema de nóminas
3.01 Realiza la captura del importe o
porcentaje sobre el sueldo a pagar
correspondiente a la prestación económica
autorizada, (Ayuda día de madres, ayuda a
hijos con capacidades diferentes, apoyo para
compra de útiles escolares, ayuda para
guardería, pago de días económicos no
gozados, pago de apoyo sindical, pago de
estímulo por asistencia, pago por licenciatura,
maestría y doctorado y pago de prima
dominical) en base a oficios de solicitud y
relación de personal.
4 Director de Administración
de Personal
4.00 Emisión de listados para revisión
4.01 Emite los listados de la aplicación de
prestaciones económicas
4.02 Revisa, valida y autoriza la aplicación de
las prestaciones.
Reportes de Movimientos de
Nómina (listados de la
aplicación de prestaciones
económicas).
5 Encargado de prestaciones
económicas
5.00 Generación de archivo y transferencia a
la Dirección de Proceso de Nómina
5.01 Genera archivo con las prestaciones
económicas aplicadas.
5.02 Realiza la transferencia para su
aplicación a la Dirección de Proceso de
Nómina.
6 6.00 Archivo de solicitudes y anexos.
6.01 Archiva las solicitudes de prestaciones
económicas y los anexos correspondientes.
7 7.00 Mantener vigentes y en el lugar de uso
los documentos del sistema
7.01 Al finalizar el mes, miden los objetivos de
este procedimiento y turna a Gestión de
Calidad.
7.02 En caso de que exista un incumplimiento
con al meta establecida se realiza una acción
correctiva.
Informe mensual de
prestaciones económicas
FIN DEL PROCEDIMIENTO
89
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Hilda Alicia Barraza Arellanes
Responsable de Prestaciones
Económicas
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos de Recursos
Humanos
C.P. Ana Lilian Sánchez Tapia
Director de Administración de
Personal
90
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Prestaciones económicas
17-SRH-P07/Rev.00 26/09/2014 10:29:58a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Solicitudes de trámite de
pago de prestaciones
económicas.
1 Encargado prestaciones
económicas
Papel 1 año Archivero del
responsable
depurar
Reportes de Movimientos
de Nómina.
2 Encargado prestaciones
económicas
Papel 1 año Archivero del
responsable
depurar
Informe mensual de
prestaciones económicas
3 Encargado prestaciones
económicas
Papel 1 año Archivero del
responsable
depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
91
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Prestaciones económicas
17-SRH-P07/Rev.00
1 ¿Se verifica que los solicitantes de pago de prestaciones
cumplan con los requisitos documentales establecidos para la
autorización del pago?
2 ¿El pago del beneficio de guardería, se otorga solo a un hijo
por trabajador y se solicitan los requisitos siguientes:
constancia original de guardería, recibo de pago, copia de acta
de nacimiento y talón de cheque?
3 ¿El pago del beneficio de útiles escolares, se otorga solo a un
hijo por trabajador una vez al año y se solicitan los requisitos
siguientes: copia de acta de nacimiento, boleta o ficha de
inscripción y talón de cheque
4 ¿El pago de días económicos no gozados solo se otorga a los
trabajadores que hayan laborado el ejercicio completo, o en su
defecto a quienes hayan gozado hasta un mes de licencia sin
goce de sueldo durante el ejercicio?
5 ¿El pago por puntualidad y asistencia se otorga a los
trabajadores que no hayan tenido incapacidades mayores a
tres meses y licencias sin goce de sueldo mayor a un mes?
6 ¿El pago de ayuda a trabajadores con hijos con capacidades
diferentes se otorga únicamente a quien presente dictamen
médico emitido por el ISSSTESON?
7 ¿Las prestaciones económicas son capturadas en el sistema
de control?
8 ¿Se emiten listados para validación y autorización de la
Dirección de Administración de Personal?
9 ¿Los archivos de solicitudes de prestaciones económicas se
llevan en carpetas según la prestación?
10 ¿Se realiza la medición de la eficacia del procedimiento según
los objetivos de calidad establecidos?
11 ¿Se realiza la medición de la satisfacción del cliente?
SIP-F04/REV.0192
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Previsión Social
17-SRH-P08/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Otorgar a los trabajadores al Servicio del Gobierno del Estado, los beneficios de Previsión Social.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento aplica a todos los trabajadores de los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial del Gobierno
del Estado.
II.- ALCANCE
Previsión Social: Conjunto de beneficios a los cuales tiene derecho un trabajador al servicio del Gobierno del
Estado.
Carta testamentaria: documento mediante el cual un trabajador designa beneficiarios de los seguros con que
cuenta.
Formato de reclamación de seguro por fallecimiento natural ó accidental: Documento mediante el cual los
beneficiarios del trabajador reclaman el seguro de vida.
Formato de Reclamación de Seguro por Invalidez Total y Permanente ó por Pérdida Orgánica: Documento
mediante el cual el trabajador hace reclamación de pago de seguro por invalidez total y permanente o reclamación
del pago por pérdida orgánica.
Formato de Reclamación de Retiro: Documento mediante el cual el trabajador jubilado o pensionado, hace
reclamación del Seguro de Retiro.
Texto del Plan de Remuneración Total: Documento donde están contenidas las reglas de operación del Plan de
Remuneración Total.
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
93
Documentos internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Control de producto no conforme
•Procedimiento de Acciones correctivas
•Procedimiento de Acciones preventivas
Documentos externos
•Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•Plan de Indemnizaciones, Enfermedades y Riesgos para los Trabajadores Sindicalizados y No Sindicalizados del
Gobierno del Estado de Sonora 2004
•Plan de Previsión Social para el Personal Sindicalizado y No Sindicalizado del Gobierno del Estado de Sonora
2004
•Manual de Procedimientos del Plan de Remuneración Total del Gobierno del Estado de Sonora 2005
•Convenio de Pago del Plan de Remuneración Total 2004
•Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo del
estado.
V.- POLITICAS
94
5.1 CRITERIOS PARA LA RECEPCION DE LOS PAQUETES DEL PLAN DE PREVISION SOCIAL.
CRITERIO 1. Se reciben los paquetes del Plan a través del área de Reclutamiento y Selección de personal ,
mismos que contienen formato de carta testamentaria para el seguro de vida, formato de carta testamentaria
para gastos funerarios, o bien los mismos empleados las hacen llegar a la Subsecretaría directamente o a través
de sus Directores Administrativos.
5.2 CRITERIOS PARA VALIDAR Y CAPTURAR INFORMACION DE CARTAS TESTAMENTARIAS
CRITERIO 1. Solo se reciben y validan cartas testamentarias que no presentan inconsistencias, abreviaturas,
tachaduras o enmendaduras.
5.3 CRITERIOS PARA RESGUARDAR LAS CARTAS TESTAMENTARIAS VALIDADAS
CRITERIO 2. Los expedientes se resguardan en el archivo de Previsión social, en archiveros seguros bajo llave ,
para ser utilizados en caso de reclamación de liquidación de siniestro.
5.4 CRITERIOS PARA GESTIONAR TRÁMITE DE LIQUIDACION DE SEGUROS
CRITERIO 1. La reclamación de liquidación de los seguros debe de hacerse por uno de los beneficiarios ,
mediante los formatos de reclamación por invalidez total y permanente, y del seguro de vida y de gastos funerarios.
CRITERIO 2. Para llevar a cabo el trámite de liquidaciones de los seguros, se deberá verificar que los
expedientes cuenten con toda la documentación requerida, misma que se encuentra enumerada en los formatos
de reclamación de siniestros.
CRITERIO 3. Para llevar a cabo el trámite de reclamación de seguros por fallecimientos y por gastos funerarios ,
se deberá contar con las cartas testamentarias debidamente requisitadas, o en su defecto los beneficiarios
deberán presentar la resolución del juicio sucesorio intestamentario.
CRITERIO 4. El trámite de reclamación de seguros por fallecimiento o gastos funerarios, debe ser realizado por
uno de los beneficiarios señalados en las cartas testamentarias, o los designados en la resolución del juicio
sucesorio intestamentario.
5.5 CRITERIOS PARA LA RECEPCION Y VERIFICACION DE SOLICITUDES DE TRAMITE DE
LIQUIDACIONES.
CRITERIO 1. Solamente se reciben solicitudes de reclamación de seguros debidamente requisitadas con la
documentación completa.
5.6 CRITERIOS PARA ENTREGA DE CHEQUES DE LIQUIDACION DE SEGUROS
CRITERIO 1. Sólo se entregarán cheques de liquidaciones de seguros, a los beneficiarios de los mismos o a
quien presente una carta poder notariada.
CRITERIO 2. Para cobrar un cheque de liquidación de seguro, los beneficiarios firman de recibido en la copia
del cheque de liquidación, presentando una identificación con fotografía y firma.
5.7 CRITERIOS PARA LA CAPTURA Y ARCHIVO DE LA INFORMACION RELACIONADA CON EL PAGO.
CRITERIO 1. Los finiquitos se archivan en el expediente del empleado, mismo que se resguarda en el archivo
de Previsión Social.
CRITERIO 2. Para proteger y salvaguardar los expedientes de Previsión Social, se cuenta con extintores de
polvo seco y se llevan a cabo fumigaciones para el control de plagas en base a un cronograma de mantenimiento
operado por el proceso de Administración.
CRITERIO 3. En caso de extravío de algún expediente, se le notifica al empleado para que llene nuevamente las
cartas testamentarias del Plan de Previsión Social.
5.8 MEDICIÓN DE LA EFICACIA DEL PROCESO.
CRITERIO 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del
95
cumplimiento de los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de
Procedimientos, se entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de
que se realiza la medición.
CRITERIO 2. Se realizarán 5 encuestas mensuales a los usuarios de los servicios que ofrece previsión social
para medir su eficacia. Se entrega al proceso de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes
siguiente de que se realiza la medición.
CRITERIO 3. Se promueve la implementación de la mejora continua del proceso.
CRITERIO 4. Los medidores de eficiencia se determinan de acuerdo al objetivo del proceso.
CRITERIO 5. Los resultados de la satisfacción del cliente se entregaran al proceso de gestión de calidad dentro
de los primeros 8 días naturales de cada mes.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P08-F01/Rev.00 Solicitud de trámite de pago por invalidez total y permanente
o pérdida orgánica
17-SRH-P08-F02/Rev.00 Solicitud de trámite de pago por fallecimiento natural o
fallecimiento accidental
17-SRH-P08-F03/Rev.00 Solicitud de pago por gastos funerarios
17-SRH-P08-F04/Rev.00 Carta testamentaria para pago de seguro de vida
17-SRH-P08-F05/Rev.00 Carta testamentaria para gastos funerarios
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P08-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P08-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P08-A03/Rev.00
96
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Encargada de previsión. 1.0 Recibe de los paquetes de Previsión
Social.
1.01 Recibe carta testamentaria del seguro
de vida y carta testamentaria para gastos
funerarios.
1.02 Registra en reporte mensual de
recepción.
Carta testamentaria para
seguro de vida
Carta testamentaria para
gastos funerarios.
Reporte mensual de
recepción.
2 2.0 Revisa, analiza y captura de la
información de los paquetes de documentos
de Previsión Social.
2.01 Revisa que las cartas testamentarias no
presenten inconsistencias, abreviaturas,
tachaduras o enmendaduras.
2.02 Valida las cartas testamentarias
2.03 Realiza la captura de la información en
el sistema de previsión social
3 3.00 Integra y archiva los expedientes de
Previsión Social
3.01 Integra expedientes de cartas
testamentarias requisitadas de cada
empleado.
3.02 Archiva en expedientes personales en
archiveros seguros bajo llave, para ser
utilizados en caso de reclamación de
liquidación por siniestro.
¿Existe reclamación de liquidación de
seguro?
“Si”, Pasa al punto siguiente
“NO”, Fin del procedimiento
4 4.00 Recibe las solicitudes de trámite de
liquidaciones
4.01 Recibe solicitudes de trámite de parte de
los beneficiarios en los formatos respectivos.
Solicitud de trámite de pago
por invalidez total y
Permanente ó por pérdida
orgánica
Solicitud de trámite de pago
por fallecimiento natural ó
Fallecimiento accidental.
Solicitud de pago por Gastos
funerarios
5 5.00 Verifica las solicitudes de trámite de
liquidaciones
5.01 Verifica que las solicitudes de trámites
de liquidaciones de seguros, estén
debidamente integradas y reúnan toda la
documentación necesaria.
6 6.00 Gestiona el trámite de pago.
6.01 Tramita solicitudes de liquidaciones que
cuenten con expediente integrado.
97
7 7.00 Entrega los cheques a los beneficiarios
de los seguros.
7.01 Realiza entrega de cheque de liquidación
de seguro a beneficiarios o a personas que
presenten carta poder.
7.02 Solicita identificación con fotografía y
firma.
7.03 Obtiene firma de recibido en copia del
cheque entregado
8 8.00 Captura en el sistema de Previsión
Social la información relacionada con el pago
efectuado.
8.01 Captura en sistema de previsión social:
Fecha de pago, importe, nombre del
beneficiario y siniestro por el cual se efectúo
el pago.
8.02 Archiva el finiquito en el expediente del
empleado.
Reporte de captura en
sistema de Previsión Social.
Finiquito del empleado
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C. Patricia Rivera Ortiz
Encargada de Previsión Social
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos de Recursos
Humanos
C.P. Ana Lilian Sánchez Tapia
Director de Administración de
Personal
98
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Previsión Social
17-SRH-P08/Rev.00 26/09/2014 11:02:21a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Carta Testamentaria para
seguro de vida
1 Dueño de proceso
Encargada de Previsión
Social
Papel Hasta el
momento del
siniestro
Archivo de previsión
social
Expediente del
personal
Carta testamentaria para
gastos funerarios
2 Dueño de proceso
Encargada de Previsión
Social
Papel Hasta el
momento del
siniestro
Archivo de previsión
social
Expediente del
personal
Reporte mensual de
recepción
3 Dueño de proceso
Encargada de Previsión
Social
Electrónico y/o
Papel
1 año carpeta de previsión
social
Depurar
Solicitud de trámite de
pago por invalidez total y
Permanente y por
pérdida orgánica
4 Dueño de proceso
Encargada de Previsión
Social
Papel 1 año Archivo de previsión
social
Archivo de
concentración
Solicitud de trámite de
Pago por fallecimiento
natural y Fallecimiento
accidenta
5 Dueño de proceso
Encargada de Previsión
Social
Papel 1 año Archivo de previsión
social
Archivo de
concentración
Solicitud de pago por
Gastos funerarios
6 Dueño de proceso
Encargada de Previsión
Socia
Papel 1 año Archivo de previsión
social
Archivo de
concentración
Reporte de captura en
sistema de Previsión
Social
7 Dueño de proceso
Encargada de Previsión
Social
Electrónico 1 año Archivo de previsión
social
Depurar
Finiquito del empleado8 Dueño de proceso
Encargada de Previsión
Social
Electrónico 1 año Archivo de previsión
social
Expediente del
personal
Reporte de cartas
testamentarias
requisitadas
9 Dueño de proceso
Encargada de Previsión
Social
Electrónico y/o
Papel
1 año Carpeta de
previsión social
Depurar
Trámites de siniestros
realizados
10 Dueño de proceso
Encargada de Previsión
Socia
Electrónico y/o
Papel
1 año Archivo de previsión
social
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
99
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Previsión Social
17-SRH-P08/Rev.00
1 ¿Se reciben los paquetes del Plan a través del área de
Reclutamiento y Selección de personal, o bien los mismos
empleados? (carta testamentaria para el seguro de vida, carta
testamentaria para gastos funerarios)
2 ¿Se recibieron las cartas testamentarias sin inconsistencias,
abreviaturas, tachaduras o enmendaduras?
3 ¿Se capturó en el sistema de Previsión Social la información
correspondiente a las cartas testamentarias una vez validadas?
4 ¿las cartas testamentarias se encuentran resguardadas en
expedientes individuales?
5 ¿La reclamación de liquidación de los seguros se hace por uno
de los beneficiarios? (Solicitud de trámite de pago por invalidez
total y Permanente ó por pérdida orgánica, Solicitud de trámite
de pago por fallecimiento natural ó Fallecimiento accidental)
6 ¿Las solicitudes de pago por Gastos funerarios son
presentada dentro del mismo año de ocurrido el siniestro?
(Solicitud de pago por Gastos funerarios)
7 ¿Se entregan los cheques en un periodo de 2 meses
aproximadamente?
8 ¿Se entregaran cheques de liquidaciones de seguros a los
beneficiarios de los mismos o a quien presente una carta poder
notariada? copia del cheque de liquidación
9 ¿Se capturan en el sistema de Previsión Social las copias de
los cheques firmadas de recibido, fecha de pago, importe,
nombre del beneficiario y el siniestro por el cual se efectuó el
pago?
10 ¿Los finiquitos son archivados en el expediente del empleado?
11 En caso de extravío de algún expediente, ¿se le notifica al
empleado para que llene nuevamente las cartas testamentarias
del Plan de Previsión Social?
12 ¿Se realiza la medición de la eficacia del procedimiento según
los objetivos de calidad establecidos?
13 ¿Se realiza la medición de la satisfacción del cliente?
100
SIP-F04/REV.01101
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Movimientos de Escalafón
17-SRH-P09/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Apoyar a la Comisión Mixta de Escalafón en la integración, análisis y revisión de la información relacionada con
la aplicación de los lineamientos establecidos por la misma para llevar a cabo las promociones de ascenso de los
trabajadores de base de acuerdo al Reglamento de Escalafón del Gobierno del Estado de Sonora.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este Procedimiento va dirigido a los trabajadores de base y es aplicable para los procesos específicamente
establecidos en el diagrama y matriz de interacciones anexo a este documento.
II.- ALCANCE
III.- DEFINICIONES
102
Escalafón: Sistema organizado en el Gobierno del Estado para efectuar las promociones de ascenso de los
trabajadores de base y autorizar las permutas.
Estructura Organizacional.- Documento mediante el cual se visualizan los niveles jerárquicos existentes en una
Unidad Administrativa.
Perfil de Puesto.- Los requerimientos mínimos necesarios para el eficaz desempeño del puesto o plaza que el
aplicante pretenda ocupar.
Competencia Laboral.- Conocimientos, habilidades y aptitudes que se requieren para el buen desempeño de las
funciones determinadas de un puesto.
Capacitación y Desarrollo y/o Profesionalización con base en Competencias Laborales.- Es el conjunto de
capacidades para llevar acabo exitosamente una actividad laboral plenamente identificada.
Evaluación del Desempeño.- Es el criterio de medida que está en función de la calidad, cantidad y oportunidad
en el desempeño de capacidades relacionadas con características que el ocupante o aplicante a un puesto debe
tener, vinculadas a un estándar de efectividad y/o situación de trabajo.
Puntualidad.- Es la concurrencia del trabajador a las labores, conforme a los horarios establecidos en cada
dependencia o entidad.
Asistencia.- El grado de constancia con la que asiste a su trabajo.
Registro Escalafonario.- Está compuesto por los factores escalafonarios, Perfil del Puesto, Capacitación y
Desarrollo y/o Profesionalización con base a Competencias Laborales, Evaluación del Desempeño, y Puntualidad y
Asistencia, de cada trabajador y obra en los archivos electrónicos y documentales de la Subsecretaría de Recursos
Humanos, los cuales para su consulta deberán ser solicitados a la Dirección de Administración de Personal y al
Centro de Capacitación del Gobierno del Estado.
Antigüedad.- Es el tiempo de servicios prestados por el trabajador de acuerdo con lo establecido en el Artículo 16
de la Ley del Servicio Civil para el Estado de Sonora.
Grupos Escalafonarios.- Son los integrados por ramas cuyas funciones tienen características comunes de tipo
general como posiciones técnicas profesionales y /o de coordinación, posiciones técnicas y/o especializadas, o
posiciones operativas
Ramas Escalafonarias.- Son las subdivisiones de los grupos escalafonarios que agrupan puestos cuyas
funciones presentan analogías específicas.
Puestos.- Las unidades laborales e impersonales constituidas por un conjunto de tareas, atribuciones y
responsabilidades comunes.
Plazas.- Las unidades presupuestales establecidas en número variable en el presupuesto del Gobierno del
Estado.
Niveles Salariales.- La escala de sueldos relativa a los puestos ordenados en un manual de puestos.
Opciones Salariales.- Los diferentes sueldos que se dan dentro de un mismo nivel salarial, y que son I (inicial), A
y B.
Concurso Escalafonario.- Es el Proceso mediante el cual la Comisión Mixta de Escalafón reconoce los méritos
escalafonarios de los trabajadores para aspirar a puestos o niveles de mayor jerarquía.
Corrimiento Escalafonario.- Desplazamiento de una persona a un puesto superior o inferior derivado de un
concurso escalafonario.
Vacante Definitiva.- Es la que queda sin titular por renuncia, baja, término de nombramiento o muerte del
trabajador.
Vacante Provisional.- La que queda temporalmente sin titular por un tiempo mayor de seis meses por disfrutar
éste de licencia concedida en los términos que establecen las condiciones generales de trabajo vigentes.
Vacante por Creación de Plaza.- Son aquellas que no existían presupuestalmente y que fueron creadas con
motivo de la ampliación de servicios y autorizadas dentro de los presupuestos de las dependencias o entidades.
103
Comisión Mixta de Escalafón.- Órgano colegiado permanente, encargado de cumplir y vigilar la aplicación del
Reglamento de Escalafón del Gobierno del Estado.
Subcomisiones.- Son órganos establecidos en las unidades administrativas, auxiliares de la Comisión Mixta de
Escalafón encargados de celebrar concursos para cubrir las vacantes sujetando su funcionamiento a las
disposiciones contenidas en el Reglamento de Escalafón del Gobierno del Estado.
Factores Escalafonarios.- Son los siguientes cuatro factores Perfil del Puesto, Capacitación y Desarrollo y /o
Profesionalización con base a Competencias Laborales, Evaluación del Desempeño, y Puntualidad y Asistencia.
Convocatoria.- Invitación que se hace al trabajador a participar en un Concurso Escalafonario para ocupar una
plaza vacante.
Dictamen.- Es la resolución dictada por la Comisión Mixta de Escalafón la cual hará de conocimiento del
trabajador el resultado del Concurso Escalafonario.
Nuevo Catálogo de Puestos.- Relación de puestos existentes agrupados por jerarquía y nivel tabular.
Puesto Funcional.- Es el nombre en el cual se agrupan de manera genérica las funciones y responsabilidades
que se desempeñan en el puesto.
Desistimiento o Declinar al puesto.- Cuando, por así convenir a sus intereses, el trabajador decide no ocupar la
plaza vacante obtenida mediante el proceso de Concurso, para lo cual cuenta con un periodo de cinco días, a partir
de la fecha de notificación, para hacer oficial su deseo.
Clave de la Plaza.- Número de identificación presupuestal de la plaza.
Alta.- Movimiento de inclusión en nómina del Gobierno del Estado de un trabajador.
Baja.- Movimiento de exclusión de nómina del Gobierno del Estado de un trabajador.
Cambios.- Movimiento de la situación laboral del trabajador.
Suspensión.- Movimiento temporal de cancelación de los efectos del nombramiento.
Valuación del Puesto.- Registro donde se documenta la ubicación de cada puesto del Gobierno del Estado que
dependen del ejecutivo con respecto al Nuevo Catálogo de Puestos realizada por la Subsecretaría de Recursos
Humanos utilizando como referencia la Descripción y Perfil del Puesto y su ubicación en la estructura
organizacional.
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Instructivo para Concurso Escalafonario
•Nuevo Catálogo de Puestos (Vigente)
Documentos Externos
•Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo del
estado.
•Reglamento de Escalafón del Gobierno del Estado de Sonora
•Ley 40 del Servicio Civil del Estado de Sonora
•Condiciones Generales de Trabajo del S.U.T.S.P.E.S
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos”
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
104
5.1. Recepción de Concursos, solicitud de Movimientos e información en sistema de las vacantes.
CRITERIO 1. La Comisión Dictaminadora genera del sistema de nomina, el archivo electrónico de las vacantes
por dependencia tres días después del cierre de nómina quincenal.
CRITERIO 2. Las Vacantes generadas serán de carácter de Base, definitivo o provisional mayor a 6 meses.
CRITERIO 3. La Comisión Dictaminadora recibirá las propuestas de Solicitud de movimientos sindicales, oficios
dirigidos a la Comisión Mixta de Escalafón de las dependencias, los concursos enviados por las subcomisiones
escalafonarias y analizara las propuestas de Pie de Rama de las Dependencias, realizadas a través del Consejo
estatal para la integración social de las personas con discapacidad.
5.2. Llenado de Ficha de la Vacante.
CRITERIO 1. Se tomara siempre como referencia El Nuevo Catálogo de Puestos vigente expedido por la
Subsecretaría de Recursos Humanos
CRITERIO 2. Se evalúa el recurso existente de la vacante. Este puede caer en cualquiera de las siguientes
cuatro categorías de acuerdo a su función y ubicación en el Nuevo Catálogo de Puestos;
Superior al nivel que le corresponde en el Nuevo Catálogo de puestos. Se modifica el nombramiento con el
Nuevo Nombre Nominal de acuerdo al Nuevo Catálogo de Puestos y se hace el ajuste correspondiente en cuanto a
Nivel y opción inicial en la Ficha de Vacante.
Inferior al nivel que le corresponde en el Nuevo Catálogo de Puestos: Se anota el Nuevo nombre nominal que le
corresponde de acuerdo al Nuevo Catálogo de Puestos.
Igual al nivel que le corresponde en el Nuevo Catálogo de Puestos: En caso de corresponder el nivel mas no
corresponder el nombramiento del puesto con el Nuevo Nombre de puesto de acuerdo al Nuevo Catálogo se hace
la actualización.
Igual en Nivel y Nombramiento: En caso de corresponder en nombramiento y nivel se quedará de la misma
forma.
CRITERIO 3. El nivel de la vacante siempre será dictaminado en su opción inicial (I), salvo aquellos casos en
que el recurso sea insuficiente en comparación con el nivel que le corresponde de acuerdo al Nuevo Catálogo de
Puestos; aplicándose lo anterior exclusivamente para Vacantes de Base de carácter Definitivo .
CRITERIO 4. En el caso de las vacantes provisionales se respetará el recurso y nombramiento con el que
cuenta, por lo que no se realizará cambio alguno en estos dos aspectos.
CRITERIO 5. En el caso de las vacantes provisionales por motivo de resguardo no se documentarán si éstas no
son solicitadas por la unidad administrativa vía oficial justificando la necesidad de ocuparla.
5.3. Recepción de documentación de Concursos o Solicitud de Movimientos.
CRITERIO 1. La Comisión Dictaminadora documenta, analiza y dictamina las promociones convenidas y
solicitadas por el Sindicato de los servidores públicos de base, así como la documentación de concursos
presentados a la Comisión Mixta de Escalafón.
CRITERIO 2. Para dictaminar las promociones de cada servidor publico de base, se tomara de referencia
documental la Descripción de Puesto y Estructura Organizacional actualizada en la base de datos y /o sistema de la
Subdirección de Organización y Compensaciones.
5.4. Revisión de la documentación del Concurso o Solicitud de movimientos para su aceptación.
CRITERIO 1. Las solicitudes de movimientos deben estar sustentadas en el Convenio de Prestaciones
Económicas y Sociales Sindicales y el análisis se realizara basado en el Reglamento de Escalafón del Gobierno de
Estado de Sonora y en los Acuerdos establecidos por la Comisión Mixta de Escalafón .
CRITERIO 2. Un Concurso Escalafonario incluira toda la documentación enlistada en el Formato de Recepción
de Documentación de Movimientos por Concurso Escalafonario para su aceptación, de no ser así la
documentación no se recibe.
105
CRITERIO 3. Un movimiento de pie de rama incluira toda la documentación enlistada en el Formato de
Recepción de Documentación de Movimientos por Pie de Rama para su aceptación, de no ser así la
documentación no se recibe.
CRITERIO 4. En el Sector Salud, se excluye la revisión de concursos escalafonarios por parte de la Comisión
Dictaminadora, sólo revisará aquellos movimientos relacionados con la solicitud de Incremento de Nivelación, a
reserva de contar con la información correspondiente para su análisis, misma que deberá ser proporcionada por el
área administrativa de dicha dependencia.
5.5. Análisis y Verificación de la aplicación del Reglamento de Escalafón del Gobierno del Estado en los
Concursos de las Plazas Vacantes o Solicitudes de Movimientos .
CRITERIO 1. La Comisión Dictaminadora, en el caso de Solicitud de Movimientos analiza y verifica que cumpla
con el Reglamento de Escalafón del Gobierno del Estado e incluya toda la información requerida por la Comisión
Mixta de Escalafón para la valoración y dictaminación de los mismos. En el caso de Concursos Escalafonarios ,
analiza y verifica la correcta aplicación y cumplimiento del Instructivo para Concurso Escalafonario para someter
ante la Comisión Mixta de Escalafón el resultado del concurso para su validación.
CRITERIO 2. La Comisión Mixta de Escalafón cuenta con 15 días, a partir de la fecha de recibido, para estudiar y
dictaminar la procedencia o no del movimiento.
CRITERIO 3. En las Vacantes de pie de rama se aplicara lo dispuesto en el Boletín Oficial Publicado el día 20 de
Agosto del año 2012, referente al acuerdo mediante el cual “ El ejecutivo del Estado destinara para su ocupación
las plazas pie de rama al Consejo Estatal para la integración Social de las Personas con Discapacidad, las cuales
serán otorgadas a las personas que presenten algún tipo de discapacidad de las señaladas en el articulo 3° de la
Ley de Integración Social para Personas con Discapacidad”.
CRITERIO 4. En los caso de la Procuraduría General de Justicia y los Centros de Desarrollo Infantil del Gobierno
del Estado, en los concursos podrán llevarse acabo corrimientos escalafonarios cuando el puesto en cuestión sea
específicamente el de Secretario Escribiente, Auxiliar Educativo y/o Educadora Respectivamente.
5.6. Revisión y validación de Dictamen de Concurso Escalafonario o Solicitud de Movimiento.
CRITERIO 1. La Comisión Mixta de Escalafón revisa, analiza y de encontrarlo procedente, firma el dictamen del
concurso escalafonario validando el movimiento o promoción, mismo que es tramitado ante nomina en el formato
de Relación Movimientos Escalafonarios para su procesamiento en nómina
5.7. Recepción de Oficio de Conformidad o Inconformidad.
CRITERIO 1. De acuerdo al Artículo 53 del Reglamento de Escalafón del Gobierno del Estado de Sonora, la
Subcomisiones Esclafonarias notificaran a los trabajadores a través de la publicación del dictamen de concurso
escalafonario, quienes tendrán derecho a inconformarse ante la propia Comisión Mixta de Escalafón dentro de un
plazo de 5 días hábiles siguientes a la notificación.
CRITERIO 2. Transcurridos los 5 días hábiles después de la notificación de resultados, las Subcomisiones
Escalafonarias deben informar a la Subsecretaría de Recursos Humanos si no se presentaron inconformidades por
parte de los participantes.
CRITERIO 3. Para el criterio 2 de la Política 5.7, se exceptúa a la Procuraduría General de Justicia del Estado
para no detener la operatividad de las Agencias de Ministerio Público, y en Oficialía Mayor en los Centros de
Desarrollo Infantil del Estado de Sonora, sin embargo se atenderán las inconformidades que se presenten por los
movimientos operados.
5.8. Evalúa la información presentada y Dictamina.
CRITERIO 1. La Comisión Mixta de Escalafón resuelve las inconformidades en un término no mayor de 15 días
hábiles, el fallo tiene efecto de resolución definitiva tanto para el Gobierno del Estado, el sindicato y el propio
trabajador. El dictamen es dado a conocer mediante oficio a quien interpuso la inconformidad e involucrados.
106
5.9. Mide la eficacia del Proceso.
CRITERIO 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento
de los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición.
CRITERIO 2. Aplica encuestas a las Subcomisiones Escalafonarias o administrativos de las dependencias para
medir la satisfacción del cliente.
CRITERIO 3. Se aplicara mensualmente encuestas de satisfacción en el cumplimiento del Proceso entre
aquellos administrativos donde se haya presentado un movimiento.
CRITERIO 4. En caso de que exista un incumplimiento con la meta establecida la Comisión Dictaminadora
realiza una acción correctiva.
CRITERIO 5. En cuanto al periodo de la evaluación del objetivo relacionado con la documentación de las fichas
vacantes, este tendrá su cierre un mes después de su recepción.
CRITERIO 6. En cuanto al periodo de la evaluación del objetivo relacionado con la revisión de concursos para
validación, este será de manera quincenal haciendo su presentación de forma mensual.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P09-F01/Rev.00 Ficha vacante
17-SRH-P09-F02/Rev.00 Relación de movimientos escalafonarios para su
procesamiento en nómina
17-SRH-P09-F03/Rev.00 Dictamen de propuesta de incremento de nivelación -
Dictamen escalafonario
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P09-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P09-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P09-A03/Rev.00
107
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Dictaminador Especializado 1.00 Recepción de Concursos, solicitud de
Movimientos e información en sistema de las
vacantes.
1.01 La Comisión Dictaminadora generará
las vacantes del sistema de nomina de la
Subsecretaría de Recursos Humanos.
1.02 Los concursos serán remitidos a la
Comisión Mixta de Escalafón por la
Dependencia que se trate, a través de las
subcomisiones escalafonarias establecidas
en cada Unidad Administrativa
2 2.00 Llenado de Ficha de Vacante.
2.01 Identifica el puesto funcional en la
estructura y Descripción y Perfil de Puesto
para documentar la vacante para su análisis,
valuación y posterior ubicación en el Nuevo
Catálogo de Puestos vigente expedido por la
Subsecretaría de Recursos Humanos.
2.02 En caso de no contar con la información
necesaria para la documentación de la
vacante se le solicita mediante oficio a los
enlaces administrativos de las diferentes
Unidades Administrativas.
2.03 Evalúa el recurso de la vacante
ubicándola en cualquiera de las 4 categorías
de acuerdo a su función en el Nuevo
Catálogo de Puestos.
Ficha de Vacante Impresa
3 3.00 Entrega de Fichas de Vacantes
documentadas a la Comisión Mixta de
Escalafón.
3.01 La Comisión Dictaminadora presenta
evaluadas las fichas vacantes impresas con
la información completa a la Comisión Mixta
de Escalafón, acompañada de la Descripción
de Puesto y Estructura Organizacional para
su autorización.
3.02 Una vez autorizadas por la Comisión
Mixta de Escalafón, se solicita al Secretario
Técnico sean realizados los oficios
correspondientes para su entrega
Fichas de Vacantes
Dictaminadas y Autorizadas.
Oficio de Envío de Fichas de
Vacantes Documentadas
4 Encargada de Control de
Correspondencia
4.00 Entrega la relación de vacantes
dictaminadas a las Subcomisiones
Escalafonarias que correspondan a las
distintas Unidades Administrativas.
4.01 Realiza la entrega de los oficios de
vacantes a las unidades administrativas y
recaba copia de recibido.
108
5 Encargada de Recepción de
Documentos / Secretaria del
Subsecretario
5.00 Recepción de documentación de
Concursos o Solicitud de Movimientos.
5.01 Consulta con el área de Comisión
Dictaminadora si la documentación
relacionada con movimientos de base, altas y
cambios viene completa antes de hacer su
recepción formal.
6 Dictaminador Especializado 6.00 Revisión de la documentación del
Concurso o Solicitud de movimientos para su
aceptación.
6.01 Revisa si la documentación que pone a
su consideración la Encargada de Recepción
de Documentos está completa.
6.02 Si la documentación esta completa se
regresa a Encargada de Recepción de
Documentos para su recepción oficial.
6.03 Si la documentación NO está completa
se regresa a Encargada de Recepción de
Documentos para su no recepción y
complementación de la misma.
Formato de Recepción de
Documentación de
Movimientos por Concurso
Escalafonario o
Formato de Recepción de
Documentación de Pie de
Rama.
7 7.00 Análisis y Verificación de la aplicación
del Reglamento de Escalafón del Gobierno
del Estado en los Concursos de las Plazas
Vacantes o Solicitudes de Movimientos.
7.01 Analiza y Verifica la correcta aplicación,
del Reglamento de Escalafón del Gobierno
del Estado en la solicitud de movimientos; en
el caso de concursos escalafonarios analiza
que se apegue al Instructivo para Concurso
Escalafonario y así turnarlo a la Comisión
Mixta de Escalafón.
De no proceder: se informa el motivo a la
Comisión Mixta de Escalafón quien lo turnará
a la Subcomisión Escalafonaria para su
corrección.
De proceder: Entrega a la Comisión Mixta de
Escalafón para su revisión y validación.
7.02 En el caso de Pie de Rama se tomara en
cuenta lo establecido en los lineamientos
proporcionados por la Subsecretaría de
Recursos Humanos de las bases requeridas
para la contratación de dichas vacantes.
109
8 Comisión Mixta de
Escalafón
8.00 Revisión y validación del Dictamen de
Concurso Escalafonario o Solicitud de
Movimiento.
8.01 Revisa documentación de concurso
escalafonario o solicitud de movimiento para
efectuar su dictamen.
8.02 Realiza la firma del concurso
escalafonario, validando el resultado del
concurso; en el caso de autorizar una
solicitud de movimiento esta es incluida en la
Relación Movimientos Escalafonarios para su
procesamiento en nómina. (de tratarse de
solicitudes de movimiento continuar en la
actividad 13)
Dictamen de Concurso
Escalafonario validado
9 Dictaminador Especializado 9.00 Envía a la Subcomisión de Escalafón el
Dictamen de Concursos Escalafonarios para
su conocimiento.
9.01 Turna al Secretario Técnico la relación
de dictámenes de concursos validados por la
Comisión Mixta de Escalafón, para la
realización y envío de los oficios
correspondientes
Oficio de Dictamen aprobado
10 10.00 Recepción de Oficio de Conformidad o
Inconformidad.
De no presentarse inconformidades por parte
de los concursantes
10.01 Se incluye el resultado del concurso en
la Relación de Movimientos Escalafonarios
para su procesamiento en nómina y se
entrega al Secretario Técnico una vez
validado por la Comisión Mixta de Escalafón
(continuar en la actividad 13.00).
De presentarse alguna inconformidad
10.02 Se recaba la información pertinente
para su entrega a la Comisión Mixta de
Escalafón, quien realizará su análisis y
evaluación (continua en la actividad 11.00).
11 11.00 Recopilación y revisión de la
información y evidencia que sustenta la
Inconformidad para su presentación a la
Comisión Mixta de Escalafón.
11.01 Revisa que la inconformidad se
presente en los tiempos establecidos según
reglamento de escalafón.
11.02 Verifica si la inconformidad incide en la
evaluación de los factores escalafonarios
12 Comisión Mixta de
Escalafón
12.00 Evaluación de la información
presentada y Dictamina.
12.01 Revisa en un plazo no mayor a 15 días
hábiles.
12.02 Informa mediante oficio la resolución
tomada
Oficio de respuesta a
Inconformidad
110
13 Dictaminador Especializado 13.00 Relaciona la información acordada por
la Comisión Mixta de Escalafón
correspondiente a movimientos.
13.01 Una vez firmada la Relación de
Movimientos Escalafonarios para su
procesamiento en nómina es turnado al
Secretario Técnico quien se ocupará de dar
seguimiento a su procesamiento
Relación de Movimientos
Escalafonarios para su
procesamiento en nómina
14 14.00 Medición de la eficacia del Proceso.
14.01 Realiza la medición de los objetivos de
calidad en base a los indicadores
establecidos al final del mes.
14.02 Aplica encuestas de satisfacción del
cliente y analiza los resultados de las mismas.
14.03 En caso de que exista un
incumplimiento con la meta establecida
realiza una acción correctiva.
Reporte de objetivos de
calidad.
Encuesta de Satisfacción de
Clientes
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Lic. Lydia Nachtyely Jiménez
Padilla Dictaminador
Especializado
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
Lic. Lydia Nachtyely Jiménez
Padilla Dictaminador
Especializado
111
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Movimientos de Escalafón
17-SRH-P09/Rev.00 26/09/2014 11:13:10a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Fichas de Vacantes1 Dictaminador Papel 1 año Archivo del área de
la Comisión
Dictaminadora
Depurar
Oficio de Envío de
Fichas de Vacantes
Documentadas
2 Dictaminador Papel 1 año Archivo del área de
la Comisión
Dictaminadora
Depurar
Formato de recepción de
Documentación de
Movimientos por
Concurso Escalafonario
3 Dictaminador Papel Indefinido Archivo del área de
la Comisión
Dictaminadora
Depurar
Formato de recepción de
Documentación de
Movimientos por Pie de
Rama.
4 Dictaminador Papel Indefinido Archivo del área de
la Comisión
Dictaminadora
Depurar
Dictamen de Concurso
Escalafonario Validado
5 Dictaminador Papel 1 año Archivo del área de
la Comisión
Dictaminadora
Depurar
Oficio de Dictamen
Aprobado
6 Dictaminador Papel 1 año Archivo del área de
la Comisión
Dictaminadora
Depurar
Oficio de respuesta a
Inconformidad
7 Dictaminador Papel 1 año Archivo del área de
la Comisión
Dictaminadora
Depurar
Relación Movimientos
Escalafonarios para su
procesamiento en
nómina
8 Dictaminador Papel 1 año Archivo del área de
la Comisión
Dictaminadora
Depurar
Reporte de Objetivos9 Dictaminador Papel 1 año Archivo del área de
la Comisión
Dictaminadora
Depurar
Encuesta de Satisfacción
de Clientes
10 Dictaminador Papel 1 año Archivo del área de
la Comisión
Dictaminadora
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
112
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 3NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Movimientos de Escalafón
17-SRH-P09/Rev.00
100 Fichas de Vacantes
101 ¿Se Genera en forma digital por parte de la Comisión
Dictaminadora la relación de vacantes por dependencia y las
Fichas de Vacantes Respectivas tres días después del cierre
de nómina quincenal?
102 De cada Ficha de Vacante incluida en el listado, ¿se identificó
el puesto funcional en la estructura y Descripción y Perfil del
Puesto para su análisis y valuación y posterior ubicación en el
Catalogo de Puestos?
103 En caso de no contar con la información necesaria, ¿Se le
solicitó mediante oficio a los enlaces administrativos de la
Unidad Administrativa correspondiente para completar los
datos y poder realizar una apropiada evaluación y
dictaminación de las vacantes?
200 Evaluación de vacantes.
Si al evaluar la vacante esta se ubicó en la categoría de:
201 Superior al nivel que le corresponde en el Nuevo Catalogo de
Puestos, ¿se modifica el nombramiento con el Nuevo Nombre
Nominal de acuerdo al Nuevo Catálogo de Puestos y se hace el
ajuste correspondiente en cuanto a Nivel y opción inicial en la
Ficha de Vacante?
202 Inferior al nivel que le corresponde en el Nuevo Catálogo de
Puesto, ¿se anotó el Nuevo nombre nominal que le
corresponde de acuerdo al Nuevo Catálogo de Puestos?
203 Igual al nivel que le corresponde en el Nuevo Catálogo de
Puestos y no corresponder el nombramiento del puesto, ¿se
hizo la actualización con el Nuevo Nombre de puesto de
acuerdo al Nuevo Catálogo de Puestos?
204 “Igual en Nivel y Nombramiento, ¿se quedó de la misma
forma?
205 En el caso de las vacantes provisionales, ¿se respetó el
recurso y nombramiento con el que cuenta, no realizándose
cambio alguno en estos dos aspectos?
206 ¿Se entregó a la Comisión Mixta de Escalafón para su
autorización la relación de Fichas de Vacantes revisadas y
dictaminadas acompañadas de la Estructura y Descripción y
Perfil de Puestos respectivas?
113
207 ¿Se entregaron vía oficio a las Unidades Administrativas y/o
Subcomisiones Escalafonarias correspondientes las Fichas de
Vacantes autorizadas?
300 Concursos
301 ¿Se recibió formalmente la documentación completa de los
Concursos Escalafonarios para su análisis y verificación por
parte de la Comisión Dictaminadora?
302 ¿Se analizó y verificó sí la aplicación del Proceso de la
Subcomisiones Escalafonarias en los Concursos de las plazas
vacantes procedía?
303 Después del análisis y verificación de los Concursos, ¿Se
entregaron los Concursos a la Comisión Mixta de Escalafón
para su revisión y validación?
304 ¿Se revisaron y autorizaron los dictámenes de Concursos
Escalafonarios por parte de la Comisión Mixta de Escalafón
validando el movimiento o promoción?
305 Validados y aprobados los Concursos Escalafonarios por la
Comisión Mixta de Escalafón ¿Se enviaron formalmente por
parte del Secretario Técnico a las Subcomisiones
Escalafonarias los dictámenes de los Concursos para su
publicación y conocimiento de los concursantes?
306 ¿Se recibió vía oficio la conformidad o inconformidad de los
dictámenes Escalafonarios por parte de las Subcomisiones
Escalafonarias en un período no mayor a 5 días hábiles?
307 De no presentarse inconformidades en los dictámenes de los
Concursos Escalafonarios, ¿Se entregó por parte de la
Comisión Dictaminadora al Subdirector de Control de
Integración y Operación de Nómina la Relación de Movimientos
Escalafonarios para su procesamiento en nómina?
400 Inconformidades
Si se presentó inconformidad o solicitud de cambio por parte de
los concursantes, la comisión dictaminadora:
401 ¿Verificó que la inconformidad se presentara en los tiempos
establecidos en el Reglamento de Escalafón?
402 ¿Verificó que la inconformidad incida en los factores
Escalafonarios?
403 ¿Recabó la información pertinente para presentarlos ante la
Comisión Mixta de Escalafón?
404 ¿Se resolvieron las inconformidades por parte de la Comisión
Mixta de Escalafón en un período no mayor a 15 días hábiles?
405 Toda vez resulta una inconformidad por parte de la Comisión
Mixta de Escalafón ¿Se turnó la información de movimientos
correspondientes a la Subdirección de Control Operativo de
Nómina para su procesamiento en nómina?
500 Mide la eficacia del proceso
501 ¿Se aplicaron encuestas de satisfacción del cliente y analizaron
los resultados?
502 ¿Se realizó la medición de los objetivos de calidad para medir
la eficacia del proceso?
114
SIP-F04/REV.01115
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Nómina de Organismos Descentralizados
17-SRH-P10/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Coadyuvar en el proceso de generación de nóminas de Organismos Descentralizados que tienen suscrito
convenio de colaboración con el Gobierno del Estado, a fin de garantizar que los trabajadores adscritos a dichos
organismos reciban sus percepciones en tiempo y forma.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable a los Organismos Descentralizados de la Administración Pública Estatal que
tienen suscrito convenio de colaboración con el Gobierno del Estado.
II.- ALCANCE
Archivos de Dispersión Bancaria.- Archivo electrónico que contiene la información necesaria para la transferencia
bancaria del pago a las cuentas de los empleados.
Archivos de Emisión.- Archivo electrónico que contiene la información necesaria para la impresión de
comprobantes de pago.
Costeo de Nómina.- Documento que detalla las percepciones, deducciones y obligaciones por empleado.
Listado de Firma.- Relación de empleados con la cantidad a recibir por concepto de pago de nómina
correspondiente a un período determinado en la cual firman de conformidad.
Listado de Netos.- Relación de empleados donde se especifican los totales de percepciones, deducciones y neto
a recibir.
Órdenes de Pago.- Documento por medio del cual se solicitan los recursos financieros necesarios para el pago
de nómina y una vez autorizados se realizan los cargos presupuestales a las partidas correspondientes.
Pólizas de Nómina.- Documento en el que se reflejan los importes totales por concepto de percepciones ,
deducciones y aportaciones.
Respaldo de Información.- Información de nómina procesada misma que se entrega en medio magnético.
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
116
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad.
•Procedimiento de Control de Documentos.
•Procedimiento de Control de Registros.
•Procedimiento de Auditorías Internas.
•Procedimiento de Control de producto no conforme.
•Procedimiento de Acciones correctivas.
•Procedimiento de Acciones preventivas.
Documentos Externos
•Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario .
•Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos.
•Sistema de Gestión de la Calidad – Guías para la mejora continua.
•Ley Federal del Trabajo.
•Fisco Agenda 2006, código Fiscal de la federación, ley del ISR y ley del Impuesto al Valor Agregado.
•Ley 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora.
•Ley 38 Reformada del ISSSTESON.
•Condiciones Generales de Trabajo del SUTSPES.
•Ley del IMSS.
•Ley del ISSSTE.
•Ley del INFONAVIT.
•Condiciones Generales de Trabajo del SNTSA 2002-2005.
•Condiciones Generales de Trabajo de Junta de Caminos del Estado de Sonora .
•Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo del
estado.
V.- POLITICAS
117
5.1. GENERALES.
5.1.1. Para llevar a cabo el proceso de emisión de nómina de un organismo debe contarse con un Convenio de
Colaboración vigente.
5.1.2. Solo se procesan nóminas pagadas con recurso estatal y propio, mismas que deberán ser pago en
electrónico y deberá existir una cuenta bancaria para la administración del recurso financiero del subsidio estatal
del capítulo 1000.
5.2. PROGRAMACIÓN DE NÓMINAS.
5.2.1. Se realiza la programación de nóminas en forma mensual durante los primeros cinco días de cada mes.
5.2.2. Se realiza la programación de nóminas adicionales (prestaciones adicionales) en forma mensual durante
los primeros cinco días de cada mes, las cuales se procesaran siempre y cuando el Organismos envíe los
movimientos correspondientes.
5.3. RECEPCIÓN DE LAS PROPUESTAS DE MOVIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA NÓMINA.
5.3.1. Las propuestas de movimientos de altas, bajas y cambios para la elaboración de la nómina deben
presentarse en los formatos Movimientos de Nómina de Organismos e Inventario de Recursos Humanos de
Organismos, debidamente requisitados y en los periodos que se detallan en el calendario de recepción de
movimientos.
5.3.2. Las propuestas de movimientos de percepciones y deducciones adicionales deben presentarse en el
formato Archivos Electrónicos de Movimientos debidamente requisitado y en los periodos que se detallan en el
calendario de recepción de movimientos.
5.3.3. Las propuestas de movimientos de solicitudes de pago deben presentarse en el formato Solicitudes de
Pago debidamente requisitado y en el periodo que se detalla en el calendario de recepción de movimientos
5.3.4. Todas las propuestas de movimientos recibidas en fecha posterior a la establecida en el Calendario, se
procesará en el siguiente período de nómina, para que dichas propuestas sean procesadas en el período
solicitado, debe ser autorizada la aplicación por el responsable de éste Proceso.
5.3.5. Todas las propuestas de movimientos recibidas en formato diferente al establecido, se procesarán en el
período solicitado, solo si son autorizadas por el responsable de éste Proceso.
5.3.6. En las solicitudes de movimientos que impliquen una ampliación presupuestal, deben anexar además
oficio de autorización del recurso financiero por la Subsecretaría de Egresos Estatal.
5.3.7. Todas las propuestas de movimientos deberán ser revisadas y autorizadas para su recepción por éste
Proceso.
5.4. CAPTURA DE MOVIMIENTOS Y REVISION DE LA PRENOMINA.
5.4.1. Para llevar a cabo la captura de movimientos es necesario que éstos sean turnados previamente por el
proceso de Dirección de Administración de Personal.
5.4.2. Se revisa la correcta aplicación de movimientos en prenómina de manera individual por el responsable del
proceso.
5.4.3. Si existe un movimiento incorrecto en prenómina se regresa a captura para realizarle las correcciones
necesarias.
5.5. GENERACION Y EMISION DE PRODUCTOS DE NÓMINA.
5.5.1. Una vez revisada la correcta aplicación de movimientos a prenómina, se genera el proceso de nómina
final; se emiten pólizas de nóminas y son registradas en la matriz de control de cifras de nóminas, misma que es
revisada y firmada por el responsable de éste Proceso y por el responsable del Proceso de Dirección de
Administración de Personal.
5.5.2. Se emiten Órdenes de Pago por el total neto a pagar a los trabajadores y son enviadas a la Dirección de
Recepción y Validación; también se emiten Archivos de Dispersión bancaria, Listados de Firmas y Netos, esto, por
118
cada una de las nóminas y, son enviados a la Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría para su
entrega y aplicación según calendario.
5.5.3. Se entrega un juego de pólizas de nóminas de los organismos que son pagados con recurso estatal a
ISSSTESON para ser validados con sus cifras de cuotas y aportaciones.
5.5.4. ISSSTESON remite listados de retenciones por Organismo, validando las cifras de las pólizas de nómina ,
en base a los cuales se emiten Órdenes de Pago de Aportaciones y Deducciones por Organismo .
5.5.5. En las Órdenes de Pago de Aportaciones y Deducciones, es retenido lo correspondiente a cuotas y
aportaciones de ISSSTESON e Imprevistos y se envían a la Dirección de Recepción y Validación para pago .
5.5.6. En caso de que las Cuotas y Aportaciones de ISSSTESON sean mayores que las aportaciones y
deducciones de la nómina procesada por organismo deberá hacerse conjuntamente con la Dirección General de
Contabilidad Gubernamental una póliza de diario.
5.5.7. En caso de que el Organismo no cuente con recursos financieros disponibles para absorber el costo total
de la nómina, es necesario gestionar con la Dirección General de Política y Control Presupuestal la autorización del
mismo.
5.6. ELABORACIÓN Y ENTREGA DE PAQUETES DE PRODUCTOS DE NÓMINA.
5.6.1. Se entregan los productos de nómina en las fechas dispuestas en el calendario de recepción de
movimientos y entrega de productos de nómina “Calendario de Recepción de movimientos de nómina quincenal y
entrega de productos”) y se firma de recibido “Recepción de productos de nómina”
5.6.2. Se entregan Órdenes de Pago de Netos, Órdenes de Pago de Aportaciones y Deducciones y Pólizas de
nóminas procesadas quincenalmente a ISSSTESON.
5.6.3. Se entregan Pólizas de Diario de Aportaciones y Deducciones y Pólizas de nóminas procesadas
quincenalmente a ISSSTESON.
5.6.4. Se entregan Órdenes de Pago de Netos de nóminas procesadas quincenalmente, Órdenes de Pago de
Aportaciones y Deducciones o Pólizas de Diario de Aportaciones y Deducciones, según sea el caso, y Pólizas de
recurso estatal y propio de nóminas procesadas quincenalmente a los Organismos Descentralizados; asimismo
respaldo electrónico de la nómina procesada y costeos de nómina en caso de requerirlos.
5.7. IDENTIFICACIÓN, MANEJO, CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO.
5.7.1. Se deben hacer dos respaldos de la nómina por período procesado, los cuales deberán resguardarse en el
servidor y en medio magnético en la caja fuerte de la dirección administrativa.
5.7.2. Los movimientos de altas, bajas y cambios “Movimientos de Nómina de Organismos” y “Inventario de
Recursos Humanos de Organismos” deben ser resguardados en expedientes personales de los empleados.
5.7.3. Las percepciones y deducciones adicionales “Archivos Electrónicos de Movimientos” deben ser
resguardadas en minutarios y respaldos en el servidor y en medio magnético en la caja fuerte de la dirección
administrativa.
5.7.4. En caso de requerir el producto o sus partes constitutivas cualquier interactuante de éste proceso, es
necesario que sea solicitado al responsable del mismo y éste a su vez lo autorice.
5.7.5. Los respaldos en el servidor serán identificados en una carpeta específica para nóminas procesadas ,
asimismo el medio magnético debe tener etiqueta la cual va a especificar período y año de las nóminas
procesadas.
5.7.6. Los minutarios de las percepciones y deducciones adicionales se resguardaran durante el ejercicio
posterior en el área de éste proceso, una vez que haya transcurrido el mismo se enviarán al archivo de
concentración.
5.8. MEDICIÓN DE EFICACIA DEL PROCESO.
5.8.1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento de los
indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
119
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición.
5.8.2. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elaborará una acción
correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
5.8.3. Se realizarán cinco encuestas mensuales a los usuarios de los servicios que ofrece el proceso de nómina
de organismos descentralizados para medir su eficacia exceptuando a los administrativos y /o responsable de
recursos humanos de los Organismos Descentralizados, a quienes se les aplicarán 5 encuestas cada 3 meses
para medir la eficacia y se informa a Gestión de la Calidad sobre los resultados de Satisfacción de los usuarios, en
los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la medición.
5.8.4. Se promueve la implementación de la mejora continua del proceso.
5.8.5. Los medidores de eficiencia se determinan de acuerdo al objetivo del proceso.
5.8.6. Los resultados del avance de los objetivos se publican mensualmente en un lugar visible a más tardar los
primeros tres días del mes siguiente de que se realiza la medición.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P10-F01/Rev.00 Movimientos de nómina de organismos
17-SRH-P10-F02/Rev.00 Inventario de recursos humanos de organismos
17-SRH-P10-F03/Rev.00 Archivos electrónicos de movimientos
17-SRH-P10-F04/Rev.00 Pólizas de nómina
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P10-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P10-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P10-A03/Rev.00
120
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
1.00 Programación de Nóminas
1.01 Elabora el calendario de recepción de
movimientos y entrega de productos de
nómina y distribuye a los organismos con los
que se tenga firmado convenio.
1.02 Realiza la programación de nóminas
mensual en los primeros cinco días de cada
mes.
Calendario de Recepción de
Movimientos de Nómina
Quincenal y Entrega de
Productos
Programación de Nóminas
2 Director de Administración
de Personal / Responsable
del Proceso de Nómina de
Organismos
2.00 Recepción de las propuestas de
movimientos para la elaboración de la nómina
2.01 Recibe las propuestas de movimientos
de altas, bajas y cambios para la elaboración
de la nómina.
2.02 Verifica que se encuentren debidamente
requisitados.
2.03 Autoriza para su recepción.
Movimientos de Nómina de
Organismos
Inventario de Recursos
Humanos de Organismos
Archivos Electrónicos de
Movimientos
Solicitud de Pago
3 Auxiliar de Proceso de
Nómina de Organismos
3.00 Captura de movimientos
3.01 Recibe movimientos autorizados
3.02 Realiza la captura de movimientos en el
sistema de nómina de organismos
descentralizados
3.03 Emite reportes para revisión de
movimientos
4 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
4.00 Revisión de prenómina y en su caso
corrección de la misma
4.01 Revisa cada uno de los movimientos de
nómina
4.02 En caso de ser necesario, turna
nuevamente para su corrección.
121
5 Responsable del Proceso /
Auxiliar de Proceso de
Nómina de Organismos
5.00 Generación de Nómina
5.01 Emite pólizas de Nómina.
5.02 Elabora orden de pago por el total neto a
pagar a los trabajadores de las nóminas que
son pagadas con recurso estatal.
5.03 Entrega ordenes de pago de netos a la
Dirección de Recepción y Validación.
5.04 Elabora archivos de dispersión bancaria,
archivos de emisión, listados de firmas y
netos y, respaldo de información.
5.05 Envía archivos de dispersión bancaria,
archivos de emisión, listados de firmas de
todas las nóminas y pólizas de nóminas que
son pagadas con recurso propio a la
Dirección General de Control de Fondos y
Pagaduría.
5.06 Envía pólizas de nómina de los
organismos que son pagados con recurso
estatal a ISSSTESON para ser validados con
sus cifras de cuotas y aportaciones.
5.07 Recibe cédulas de cuotas y aportaciones
validadas por ISSSTESON.
5.08 Registra en matriz de control de cifras de
nómina.
5.09 Elabora órdenes de pago de
aportaciones y deducciones de las nóminas
que son pagadas con recurso estatal, en las
que se retiene cuotas y pensiones de
ISSSTESON y otras retenciones.
5.10 En caso de que las retenciones sean
mayores a la suma de deducciones y
obligaciones se elabora póliza de diario de
aportaciones y deducciones, ajustando las
retenciones a las aportaciones y deducciones.
5.11 Envía órdenes de pago de aportaciones
y deducciones a la Dirección de Recepción y
Validación.
Pólizas de Nómina
Control de cifras de nóminas
Control de Movimientos
Órdenes de Pago SIIAF
Pólizas de Diario SIIAF
Relación de Netos
122
6 Responsable del Proceso /
Auxiliar de Proceso de
Nómina de Organismos
6.00 Elaboración y Entrega de Paquetes de
Productos de Nómina.
6.01 Entrega productos de nómina en base a
las fechas dispuestas en el calendario de
recepción de movimientos, como a
continuación se detalla:
6.02 Entrega Órdenes de Pago de Netos,
Órdenes de Pago de Aportaciones y
Deducciones y Pólizas de nóminas
procesadas quincenalmente al ISSSTESON.
6.03 Entrega Pólizas de Diario de
Aportaciones y Deducciones y Pólizas de
nóminas procesadas quincenalmente al
ISSSTESON.
6.04 Entrega Órdenes de Pago de Netos de
nóminas procesadas quincenalmente,
Órdenes de Pago de Aportaciones y
Deducciones o Pólizas de Diario de
Aportaciones y Deducciones, según sea el
caso, y Pólizas de recurso estatal y propio de
nóminas procesadas quincenalmente a los
Organismos Descentralizados; asimismo
respaldo en electrónico de la nómina
procesada y costeos de nómina en caso de
requerirlos.
- Recepción de Productos de
Nómina
7 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
7.00 Identificación, manejo, conservación y
preservación del producto
7.01 Realiza respaldo de nomina del periodo
procesado y resguarda en servidor y en
electrónico.
7.02 Resguarda los movimientos de altas,
bajas y cambios en expedientes personales
de los empleados.
Respaldo de nómina
8 8.00 Medición de la eficacia del procedimiento
8.01 Al final de cada mes elabora un reporte
del cumplimiento de los objetivos de calidad
del procedimientos y coordina la realización
de acciones cuando los resultados no sean
conforme a lo previsto
8.02 Aplica encuestas mensuales para medir
la satisfacción del cliente.
8.03 Analiza los resultados de la satisfacción
del cliente y realiza acciones en caso de ser
necesario.
8.04 Reporta a la Dirección de Administración
de Personal los resultados de los objetivos de
calidad y la satisfacción del cliente de manera
mensual.
Concentrado de nomina
Control de movimientos
FIN DEL PROCEDIMIENTO
123
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C.P. Dulce María Vega Martínez
Responsable del Proceso de
Nómina de Organismos D
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
C.P. Ana Lilian Sánchez Tapia
Director de Administración de
Personal
124
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Nómina de Organismos Descentralizados
17-SRH-P10/Rev.00 26/09/2014 11:07:40a.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Calendario de Recepción
de movimientos de
nómina quincenal y
entrega de productos
1 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
Descentralizados
Papel 1 año fiscal Archivero de
Nómina de
Organismos
Archivero de
Nómina de
Organismos
Programación de
nóminas
2 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
Descentralizados
Papel 2 años
fiscales
Archivero de
Nómina de
Organismos
Archivero de
Nómina de
Organismos
Movimientos de Nómina
de Organismos.
3 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
Descentralizados
Papel Permanente Archivero de
Nómina de
Organismos
Archivero de
Nómina de
Organismos
Inventario de Recursos
Humanos de
Organismos
4 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
Descentralizados
Papel Permanente Archivero de
Nómina de
Organismos
Archivero de
Nómina de
Organismos
Archivos electrónicos de
movimientos
5 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
Descentralizados
Papel 2 años
fiscales
Archivero de
Nómina de
Organismos
Archivo de
Concentración
Solicitud de pagos6 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
Descentralizados
Papel 1 año fiscal Archivero de
Nómina de
Organismos
Archivo de
Concentración
Integración de
percepciones y
deducciones
7 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
Descentralizados
Papel 2 años
fiscales
Archivero de
Nómina de
Organismos
Archivo de
Concentración
Pólizas de Nómina8 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
Descentralizados
Papel 2 años
fiscales
Archivero de
Nómina de
Organismos
Archivo de
Concentración
Control de Cifras de
Nómina
9 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
Descentralizados
Papel 2 años
fiscales
Archivero de
Nómina de
Organismos
Archivero de
Nómina de
Organismos
Control de movimientos10 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
Descentralizados
Papel 2 años
fiscales
Archivero de
Nómina de
Organismos
Archivero de
Nómina de
Organismos
Órdenes de Pago SIIAF11 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
Descentralizados
Papel 1 año fiscal Archivero de
Nómina de
Organismos
Archivo de
Concentración
Relación de netos12 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
Descentralizados
Papel 2 años
fiscales
Archivero de
Nómina de
Organismos
Archivo de
Concentración
Recepción de productos
de nómina
13 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
Descentralizados
Papel 2 años
fiscales
Archivero de
Nómina de
Organismos
Archivero de
Nómina de
Organismos
Respaldo de nómina14 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
Descentralizados
Electrónico 1 año fiscal Archivero de
Nómina de
Organismos
Caja Fuerte de
la Dirección
Administrativa
Concentrado de nóminas15 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
Descentralizados
Papel 2 años
fiscales
Archivero de
Nómina de
Organismos
Archivero de
Nómina de
Organismos
125
Concentrado de
movimientos
16 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
Descentralizados
Papel 2 años
fiscales
Archivero de
Nómina de
Organismos
Archivero de
Nómina de
Organismos
Pólizas de Diario SIIAF17 Responsable del Proceso
de Nómina de Organismos
Descentralizados
Papel 1 año fiscal Archivero de
Nómina de
Organismos
Archivo de
Concentración
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
126
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Nómina de Organismos Descentralizados
17-SRH-P10/Rev.00
1 ¿Para llevar a cabo el proceso de emisión de nómina de un
organismo se cuenta con un convenio de colaboración signado
por los Titulares de la Secretaría de Hacienda Estatal y del
Organismo?
2 ¿Al inicio de cada ejercicio se elabora y distribuye el calendario
de recepción de movimientos y de entrega de productos de
nómina quincenal?
3 ¿Las nóminas son procesadas por los organismos y enviadas
mediante archivos electrónicos de sus sistemas para
validación?
4 ¿Se realiza la programación de nóminas en el formato en
forma mensual durante los primeros cinco días de cada mes?
5 ¿Las propuestas de movimientos de altas, bajas y cambios
para la elaboración de la nómina se presentan en los formatos
“Movimientos de Nómina de Organismos” y “Inventario de
Recursos Humanos de Organismos”?
6 ¿Las propuestas de movimientos de percepciones y
deducciones adicionales se presentan en el formato “Archivos
Electrónicos de Movimientos”?
7 ¿Las propuestas de movimientos de solicitudes de pago se
presentan en el formato “Solicitudes de Pago”?
8 ¿Las solicitudes de movimientos que impliquen una ampliación
presupuestal, presentan anexo oficio de autorización del
recurso financiero por la Subsecretaría de Egresos Estatal?
9 ¿Se realiza la captura de movimientos turnados previamente
por la Dirección de Administración de Personal?
10 ¿Se realiza la revisión de prenómina y en su caso corrección
de la misma?
11 ¿Se emiten pólizas de nóminas y son registradas en la matriz
de control de cifras de nóminas?
12 ¿Se emiten Órdenes de Pago por el total neto a pagar a los
trabajadores?
127
13 ¿Se emiten Archivos de Dispersión bancaria, Listados de
Firmas y Netos “Relación de Netos”) esto, por cada una de las
nóminas y, son enviados a la Dirección General de Control de
Fondos y Pagaduría para su entrega y aplicación según
calendario?
14 ¿Se entrega un juego de pólizas de de los organismos que son
pagados con recurso estatal a ISSSTESON para ser validados
con sus cifras de cuotas y aportaciones?
15 ¿Se emiten Órdenes de Pago de Aportaciones y Deducciones
por Organismo?
16 ¿En las Órdenes de Pago de Aportaciones y Deducciones, es
retenido lo correspondiente a cuotas y aportaciones de
ISSSTESON, así como lo correspondiente a Prima por Riesgo
Laboral (PRT), Seguro de Retiro Funcionarios e Imprevistos?
17 ¿Se entregan Órdenes de Pago de Netos, Órdenes de Pago de
Aportaciones y Deducciones y Pólizas de nóminas y recepción
de productos de nomina procesadas quincenalmente al
ISSSTESON?
18 ¿Se entregan Pólizas de Diario de Aportaciones y Deducciones
y Pólizas de nóminas procesadas quincenalmente al
ISSSTESON.
19 ¿Se entregan Órdenes de Pago de Netos de nóminas
procesadas quincenalmente, Órdenes de Pago de
Aportaciones y Deducciones o Pólizas de Diario de
Aportaciones y Deducciones, según sea el caso, y Pólizas de
recurso estatal y propio de nóminas procesadas
quincenalmente a los Organismos Descentralizados?
20 ¿Se entregan listados de Retenciones a Organismos a la
Dirección General de Contabilidad Gubernamental de las
nóminas pagadas con recurso estatal?
21 ¿Los movimientos de altas, bajas y cambios “Movimientos de
Nómina de Organismos” y “Inventario de Recursos Humanos
de Organismos” son resguardados en expedientes personales
de los empleados?
22 ¿Las percepciones y deducciones adicionales “Archivos
Electrónicos de Movimientos” son resguardadas en minutarios
y respaldos en el servidor y en medio magnético en la caja
fuerte de la dirección administrativa?
23 ¿Se realiza la medición de la eficacia del procedimiento
mediante los objetivos de calidad establecidos?
24 ¿Se aplican encuestas para conocer la satisfacción del cliente?
SIP-F04/REV.01128
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Administración y operación de nómina de los poderes ejecutivo, legislativo y
judicial
17-SRH-P11/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Operar los movimientos de personal solicitados por las Unidades Administrativas de los Poderes Ejecutivo ,
Legislativo y Judicial en las nóminas de pago quincenal y mensual a efecto de que los trabajadores reciban sus
percepciones en tiempo y forma.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable a altas, bajas y cambios de personal de todas las Dependencias del Poder
Ejecutivo, Legislativo, Judicial.
II.- ALCANCE
ALTA.- Movimiento de inclusión en nómina del Gobierno del Estado de un trabajador.
BAJA.- Movimiento de exclusión en nómina del Gobierno del Estado de un trabajador.
CAMBIO.- Movimiento en la situación laboral del trabajador.
MOVIMIENTO DE PERSONAL.- Alta, baja o cambio del trabajador
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA: Documento mediante el cual se visualiza los niveles jerárquicos existentes en
una unidad administrativa.
HOJA DE MOVIMIENTO: Formato utilizado donde se plasman los movimientos nominales del servidor público.
ISSSTESON.- Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora .
PLANTILLA DE PERSONAL.- Documento en el que se refleja los datos nominales y de adscripción del
empleado.
SISTEMA ESCALAFONARIO.- Mecanismo mediante el cual se considera la historia laboral, preparación
académica, record de incidencia, etc. del trabajador para llevar a cabo una promoción o asignación de una plaza.
SOLICITUD DE PAGO.- Documento oficial para el trámite del pago de finiquitos, incapacidades, salarios caídos,
horas extras, sustitución de personal.
FINIQUITO.- Pago de los adeudos de sueldos y prestaciones de un trabajador que termina o suspende la
relación laboral
SUSPENSION.- Movimiento temporal de inhabilitación de los efectos del nombramiento.
PENSION ALIMENTICIA.- Asignación de una cantidad o porcentaje del sueldo del trabajador determinado por un
juez a favor de sus dependientes alimenticios.
CREDENCIAL.- Documento de identificación oficial.
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
129
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Control de producto no conforme
•Procedimiento de Acciones correctivas
•Procedimiento de Acciones preventivas
Documentos Externos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora.
•Analítico de plazas autorizado para el ejercicio vigente
•Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo del
estado.
V.- POLITICAS
130
5.1 Generales.
5.1.1. Todos los movimientos a efectuarse por los Procesos de la Subsecretaría de Recursos Humanos que
afecten nómina, deben apegarse al calendario de cierre de nómina.
5.2 RECEPCIÓN DE LAS PROPUESTAS DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL PARA LA ELABORACIÓN DE LA
NÓMINA.
5.2.1. Las propuestas de movimientos de altas deben contener los siguientes requisitos: oficio, toma de protesta,
designación por parte del ejecutivo (nivel 12 en adelante), afiliación de isssteson, aprobar el perfil psicométrico ,
antidoping (foráneos en cualquier laboratorio), certificado médico, carta de no inhabilitación, inventario de recursos
humanos, solicitud de empleo de recursos humanos, acta de nacimiento, registro federal de contribuyentes (RFC),
clave única de registro de población (CURP), carta de no antecedentes penales, cartilla militar (hombres después
de los 40 años de edad no es necesaria) y constancia de estudios.
5.2.2. Las propuestas de movimientos de altas de contrato temporal además de cumplir el criterio antes citado ,
deben adjuntar el anexo de contratación temporal; no siendo necesario contar con la aprobación del perfil
psicométrico y la toma de protesta.
5.2.3. Las propuestas de movimientos de bajas deben incluir renuncia original, o en su defecto oficio que indique
y respalde el motivo de baja.
5.2.4. Todas las propuestas de movimientos recibidas en fecha posterior a la establecida en el calendario, se
procesaran en el siguiente período de nómina, para que dichas propuestas sean procesadas en el periodo
solicitado, deben ser autorizadas por el responsable del Proceso de la Dirección de Administración de Personal .
5.2.5. Para elaborar los recibos de pago de finiquito el empleado debe estar dado de baja en la plantilla de
personal.
5.2.6. Toda solicitud de pago por finiquito deberá estar firmada por el interesado y autorizada por los titulares de
la Dependencia.
5.2.7. Toda solicitud de pago debe contar con los recursos en las partidas a afectar .
5.2.8. Los cheques por concepto de finiquito, liquidación y sustitución se entregan solo al interesado, previa
identificación y en su defecto con carta poder.
5.3 CAPTURA DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL Y REVISION DE LA PRENOMINA.
5.3.1. Para llevar a cabo la captura de movimientos de personal es necesario que éstos sean turnados
previamente por el proceso de la Dirección de Administración de Personal .
5.3.2. Se revisa la correcta aplicación de movimientos en prenómina de manera individual por el responsable del
proceso.
5.3.3. Si existe un movimiento incorrecto en prenómina se regresa a captura para realizarle las correcciones
necesarias.
5.4 GENERACIÓN DE REPORTES DE NÓMINA.
5.4.1. El reporte de movimientos de personal operados debe contener los movimientos de altas, bajas, cambios,
reanudaciones, suspensiones.
5.4.2. Es responsabilidad de cada proceso de la Dirección de Administración de Personal emitir sus reportes de
prestaciones y deducciones adicionales aplicadas en la nómina quincenal.
5.4.3. Al entregar los reportes a Instituciones, éstas deben firmar de recibido.
5.5. MEDICIÓN DE EFICACIA DEL PROCESO.
5.5.1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento de los
indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos.
131
5.5.2. Se realizarán encuestas mensuales a los usuarios de los servicios que ofrece el proceso de nóminas para
medir su satisfacción.
5.5.3. Se informa a Gestión de la Calidad sobre los resultados de satisfacción de los usuarios se entrega en los
primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la medición. Cuando el resultado obtenido sea
inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una acción correctiva para garantizar un cumplimiento
mayor o igual a este porcentaje.
5.5.4. Se promueve la implementación de la mejora continua del procedimiento.
5.5.5. Los medidores de eficiencia se determinan de acuerdo al objetivo del procedimiento.
5.5.6. Los resultados del avance de los objetivos se publican mensualmente en un lugar visible, a más tardar los
primeros 3 días del mes siguiente de que se realiza la medición.-
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P11-F01/Rev.00 Movimientos de personal
17-SRH-P11-F02/Rev.00 Recibo de liquidación o finiquito
17-SRH-P11-F03/Rev.00 Solicitud de pago
17-SRH-P11-F04/Rev.00 Solicitud de compatibilidad de horarios
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P11-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P11-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P11-A03/Rev.00
132
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Encargada de
Administración y Operación
de Nómina de los poderes
Ejecutivo, Legislativo y
Judicial
1.00 Análisis de presupuesto autorizado
contra la plantilla.
1.01 Recibe al inicio de cada ejercicio el
analítico de plazas, autorizado por el H.
Congreso del Estado.
1.02 Concilia contra la base de datos
nominal vigente.
1.03 Coteja y concilia información con el
proceso de nóminas
2 2.00 Actualización de la plantilla de personal.
2.01 Durante el ejercicio, la plantilla del
personal se actualiza automáticamente en el
sistema SIARH conforme a los movimientos
de personal operados por éste proceso.
3 3.00 Recepción y revisión de las solicitudes
de movimientos turnados.
3.01 Elabora y distribuye el calendario de
recepción de movimientos de nómina a las
Dependencias e Instituciones.
3.02 Recibe las propuestas de movimientos
según el calendario para operarse y
elaborarse la nómina debidamente
requisitadas y autorizadas por los titulares de
las dependencias.
3.03 Recibe las altas de personal que cuente
ya con plaza en la plantilla del personal con
solicitud de compatibilidad de horarios.
3.04 En caso de ser un movimiento no
contemplado en el presupuesto vigente este
se autoriza por la Subsecretaría de Egresos.
3.05 Turna movimientos a capturista de
movimientos de nómina
Calendarización de
Recepción de movimientos
de nómina
Solicitud de compatibilidad de
horarios
4 Capturista de movimientos
de nómina
4.00 Captura de movimientos: nóminas
quincenales.
4.01 Recibe los movimientos a capturarse en
el sistema SIARH de nómina de la Dirección
de Proceso de Nómina y del Proceso de
Movimientos de Escalafón.
4.02 Elabora formato de movimientos de
personal después de operado en el sistema
SIARH de nómina
Movimientos de personal
5 5.00 Emisión de reportes de movimientos
quincenales y mensuales capturados.
5.01 Emite un reporte de movimientos
operados en cada quincena quedando
plasmados en la plantilla de personal vigente
y turna para su validación y autorización.
133
6 Encargada de
Administración y Operación
de Nómina de los poderes
Ejecutivo, Legislativo y
Judicial
6.00 Revisión, validación y autorización de
reportes de movimientos.
6.01 Valida, coteja y autoriza las cifras control.
Reporte de Cifras de Control
7 Director de Administración
de personal
7.00 Autorización de la generación de la pre
nómina.
7.01 Autoriza cifras control a éste proceso
para que se elabore la prenómina.
8 8.00 Emisión de la prenómina de todos los
movimientos operados.
8.01 Emite una prenómina de todos los
movimientos operados para su revisión y
validación.
¿Está correcto?
Si está incorrecto, notifica a la Dirección de
Proceso de Nómina,
Si está correcto, procede con el
procedimiento.
9 9.00 Validación las cifras control y se emiten
reportes de los movimientos que subirán a
nómina.
9.01 Valida las cifras control y se emiten los
reportes correspondientes.
Plantillas quincenales
vigentes
10 10.00 Revisión de los datos personales de los
nuevos ingresos operados.
10.01 Revisa toda la información
correspondiente del personal de nuevo
ingreso.
Movimientos de personal
11 Encargada de
administración y operación
de nómina de los poderes
E, L y J.
11.00 Recepción y distribución de reportes a
Instituciones y Sindicatos y plantillas de
personal a dependencias
11.01 Recibe del proceso de nómina reportes
para su entrega.
11.02 Recibe del proceso de nóminas
plantillas de personal para su entrega.
11.03 Distribuye reportes e informes según
corresponda a cada institución o sindicato.
11:04 Distribuye plantillas de personal según
corresponda a dependencias.
Oficio de envío de reportes
solicitados
12 12.00 Entrega de finiquitos
12:01 Recibe del proceso de nóminas
finiquitos para su entrega.
12.02 Entrega los cheques por concepto de
finiquito solo al interesado o con una carta
poder
12:03 Archiva recibo firmado
Recibo de liquidación o
finiquito (cheque)
134
13 13.00 Medición de la eficacia.
13.01 El finalizar el mes se miden los
objetivos de este procedimiento y se turnan a
Gestión de Calidad.
13.02 En caso de que exista un
incumplimiento con la meta establecida
realiza una acción correctiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C.P. Dulce María Vega Martínez
Encargada de Administración y
Operación de Nómina
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
C.P. Ana Lillian Sánchez Tapia
Directora de Administración de
Personal
135
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Administración y operación de nómina de los poderes ejecutivo,
legislativo y judicial
17-SRH-P11/Rev.00 26/09/2014 11:11:18a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Calendarización de
Recepción de
movimientos para el
proceso de nómina
1 Encargado de la
administación y operación
de nómina de los poderes
E. L. y J.
Papel 1 año Fiscal Archivero de
administación y
operación de
nómina de los
poderes E. L. y J.
Depurar
Solicitud de
compatibilidad de
horarios
2 Encargado de la
administación y operación
de nómina de los poderes
E. L. y J
Papel Permanente Archivo General de
Recursos Humanos
NA
Movimientos de personal3 Encargado de la
administación y operación
de nómina de los poderes
E. L. y J
Papel Permanente Archivo General de
Recursos Humanos
NA
Prenómina4 Encargado de la
administación y operación
de nómina de los poderes
E. L. y J
Electrónico Permanente SIARH NA
Reporte de cifras de
control
5 Encargado de la
administación y operación
de nómina de los poderes
E. L. y J
Papel 1 año Fiscal Archivero de
administación y
operación de
nómina de los
poderes E. L. y J.
Transferencia
al archivo de
concentración
Plantillas quincenales
vigentes
6 Encargado de la
administación y operación
de nómina de los poderes
E. L. y J
Electrónico Permanente SIARH NA
Solicitud de pago7 Responsable de control
documental
Papel Permanente Archivo General de
Recursos Humanos
NA
Recibo de liquidación o
finiquito
8 Responsable de control
documenta
Papel Permanente Archivo General de
Recursos Humanos
NA
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
136
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Administración y operación de nómina de los poderes
ejecutivo, legislativo y judicial
17-SRH-P11/Rev.00
1 ¿Se recibió el analítico de plazas autorizado por el H. Congreso
del Estado, a través de la Dirección General de Política y
Control Presupuestal dependiente de la Subsecretaría de
Egresos?
2 ¿Se elabora y distribuye el calendario de recepción de
movimientos de nómina a las Dependencias e Instituciones?
3 ¿Las propuestas de movimientos para operarse y elaborar la
nómina se presentaron debidamente requisitadas y
autorizadas por los Titulares de las Dependencias o Directores
Generales de las Unidades Administrativas y dentro del período
que señala el calendario de recepción de documentos?
4 ¿Toda propuesta de alta de personal, la cual ya cuente con
plaza en la Plantilla de personal vigente, se solicitó en el
formato de solicitud de certificación de compatibilidad de
horarios.
5 Se utilizó el formato de movimiento de personal para los
movimientos operado en el Sistema?
6 ¿Se elaboraron los recibos de pago de liquidación únicamente
a personal dado de baja de la plantilla de personal?
7 Se anexaron al expediente del personal las Solicitud de pago
por finiquito?
8 ¿Se Revisó y validó la prenómina y se notificó a la
Dirección de Proceso de Nómina la generación de la
misma?
9 ¿Se Validaron las cifras control, se cotejaron y autorizaron?
10 ¿Se realiza la medición de la eficacia del procedimiento?
11 ¿Se aplican encuestas para medir la satisfacción de los
clientes del proceso?
SIP-F04/REV.01137
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Proceso de Nómina
17-SRH-P12/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Administrar y controlar el banco de información concentrada en la Dirección para la realización del proceso de la
nómina de pago a los empleados del Gobiernos del Estado de Sonora.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable para todos las Dependencias del Poder Ejecutivo, Legislativo y Judicial; así
como a los Organismos Públicos Descentralizados con los que se tiene suscrito convenio para que la
Subsecretaría de Recursos Humanos les procese su nómina.
II.- ALCANCE
Nómina: Listado general de los trabajadores de una institución, en el cual se asientan las percepciones brutas ,
deducciones y alcance neto de las mismas; la nómina es utilizada para efectuar los pagos periódicos (semanales,
quincenales o mensuales) a los trabajadores por concepto de sueldos y salarios.
SIARH: Sistema informático de administración de Recursos Humanos.
Base de Datos: Organización sistemática de archivos de datos para facilitar el acceso, búsqueda y actualización.
Servidor: computadora central de un sistema de red que provee servicios y programas a otras computadoras
enlazadas.
Respaldo: duplicado o salvaguarda. Copia de seguridad en el servidor. Se hace para prevenir una posible
pérdida de información.
Orden de Pago: documento donde se reflejan los cargos presupuestales por partida de gasto.
UNIX: Sistema operativo orientado a redes, multiusuario, multitarea y muy robusto. Tiene numerosas variantes
(Santa Cruz Operation, Solaris, HP-UX, etc) y clones (GNU/Linux, *BSD, etc).
ISSSTESON.- Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora .
PLANTILLA DE PERSONAL.- Documento en el que se refleja los datos nominales y de adscripción del
empleado.
FINIQUITO.- Pago de los adeudos de sueldos y prestaciones de un trabajador que termina o suspende la
relación laboral.
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
138
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Control de producto no conforme
•Procedimiento de Acciones correctivas
•Procedimiento de Acciones preventivas
Documentos Externos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•Tablas oficiales del ISR
•Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo del
estado.
V.- POLITICAS
139
5.1 Generales.
CRITERIO 1. La Dirección Administrativa debe proporcionar el Programa Operativo Anual y la asignación de
Recursos Financieros, Materiales y Servicios Generales autorizados para el ejercicio vigente.
CRITERIO 2. Todos los movimientos a efectuarse por los Procesos de la Subsecretaría de Recursos Humanos
que afecten nómina, deben apegarse al calendario de cierre de nómina.
CRITERIO 3. Los aguinaldos se otorgarán al personal vigente en la plantilla y de manera proporcional a su fecha
de ingreso.
CRITERIO 4. La prima vacacional se otorgará al personal vigente en la plantilla y que cuente con seis meses
laborados ininterrumpidamente dentro de los períodos establecidos.
5.2. Coordinación del proceso de emisión de nómina.
CRITERIO 1. Debe de asegurarse que toda la información concentrada para le emisión de la nómina haya sido
aplicada correctamente por el proceso de nóminas.
5.3 Se valida y autoriza la emisión de la nómina.
CRITERIO 1. Se debe verificar que las cifras arrojadas en las carátulas (póliza y memorando) cuadren
perfectamente.
CRITERIO 2. La Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría debe de proporcionarnos el folio de inicio
correspondiente para ser asignado en la corrida de la emisión de nómina de cheques correspondiente.
5.4. Se turnan carátulas para firma del Subsecretario y envío a la Dirección General de Control de Fondos y
Pagaduría.
CRITERIO 1.Las carátulas son turnadas a firma del Subsecretario y enviadas a la Dirección General de Control
de Fondos y Pagaduría.
5.5. Emisión de orden de pago y afectación Presupuestal.
CRITERIO 1. Al inicio de cada Ejercicio Fiscal, la Dirección General de Política y Control Presupuestal, debe
hacer entrega a la Dirección del Analítico de Plazas autorizado en el Presupuesto de Egresos .
CRITERIO 2. Las partidas presupuéstales que sean afectadas deben de estar dadas de alta en el ejercicio
presupuestal de egresos correspondiente.
CRITERIO 3. En caso de no existir la partida se debe solicitar a la Dirección General de Política y Control
Presupuestal su adición o disponibilidad en el ejercicio presupuestal de egresos vigente.
CRITERIO 4. Las obligaciones y aportaciones de Gobierno; así como los fondos ajenos generados de los
procesos de nómina asentados en las pólizas contables, son enterados por la Dirección General de Contabilidad
Gubernamental.
CRITERIO 5. El registro contable de la aplicación de las nóminas generadas por la Subsecretaria de Recursos
Humanos, se lleva a cabo por la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.
CRITERIO 6. La Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría, lleva a cabo la liberación de los recursos
de las órdenes de pago de nóminas, para su dispersión.
CRITERIO 7. Todas las aplicaciones presupuestales y contables derivadas de la emisión de nóminas, queda
registrada en el Sistema Integral de Información y Administración Financiera, de donde se pueden obtener diversos
reportes a los cuales tienen acceso todas las instancias involucradas; así como las autoridades responsables de
las auditorías que se practican.
5.6. Validación del sistema de nóminas
CRITERIO 1. Para asegurar que el procedimiento de cálculo de percepciones y deducciones sea el correcto se
140
validará con una muestra de un nivel tabular, cada vez que exista modificación a las tablas de impuestos, salarios
mínimos y tablas de sueldos.
5.7. Solicitud de Requerimiento de Bienes o Servicios.
CRITERIO 1. La solicitud de Requerimiento de Bienes o servicios solo debe ser llenada cuando el bien o servicio
sea necesario y se turna al Procedimiento de Compras.
5.8. Medición de la eficacia del procedimiento.
CRITERIO 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del
cumplimiento de los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de
Procedimientos, se entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de
que se realiza la medición.
CRITERIO 2. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
CRITERIO 3. Se realizarán encuestas mensuales a los usuarios de los servicios que ofrece el proceso para
medir su satisfacción.
CRITERIO 4. Se define la ponderación a las preguntas de las encuestas de la siguiente manera:
Cuando las opciones de respuesta sean “SI”, “NO” para ser favorable el “SI” deben cumplir por lo menos con el
80% del numero de encuestas aplicadas.
Cuando las opciones de respuesta sean “BUENA”, “MALA” para ser favorable el “BUENA” deben cumplir por lo
menos con el 80% del numero de encuestas aplicadas.
Cuando las opciones de respuesta sean “MALA”, “REGULAR”, “BUENA”, “EXCELENTE”, para ser favorable la
sumatoria de “BUENA” y “EXCELENTE” deben cumplir por lo menos con el 80% del número de encuestas
aplicadas.
CRITERIO 5. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
CRITERIO 6. Al final de cada mes se realiza el análisis de datos del procedimiento (objetivo, productos y
satisfacción del cliente) y se reporta a Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente del
que se realiza la medición.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P12-F01/Rev.00 Control de recepción de movimientos
17-SRH-P12-F02/Rev.00 Carta de trabajo
17-SRH-P12-F03/Rev.00 Carta de no empleado estatal
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P12-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P12-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P12-A03/Rev.00
141
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Director de Proceso de
Nómina
1.00 Análisis de presupuesto autorizado
contra la plantilla.
1.01 Recibe el analítico de plazas al inicio
de cada ejercicio, autorizado por el H.
Congreso del Estado, a través de la
Dirección General de Política y Control
Presupuestal dependiente de la
Subsecretaría de Egresos.
1.02 Concilia contra la base de datos nominal
vigente para su ejecución.
2 2.00 Actualización de la plantilla de personal.
2.01 Actualiza al inicio de cada ejercicio la
plantilla del personal según los cambios en el
analítico de plazas.
2.02 Durante el ejercicio, la plantilla de
personal se actualiza automáticamente
conforme a los movimientos de personal
operados por el proceso de Administración y
Operación de Nóminas de los poderes
Ejecutivo, Legislativo y Judicial.
3 3.00 Generación de prenómina quincenal de
los poderes Ejecutivo Legislativo y Judicial.
3.01 A través del sistema informático SIARH
concentra la información alimentada por los
diferentes procesos de la Dirección de
Administración de personal y Dirección de
proceso de nómina.
3.02 Verifica que la información haya sido
aplicada correctamente por el sistema
informático SIARH.
3.03 Realiza el cierre de movimientos.
3.04 Genera listado de prenómina verifica,
valida y envía a la Dirección de
Administración de personal para su
verificación y validación.
Listado de prenómina
4 Responsables de
procedimientos de la
Dirección de Administración
de personal
Director de Proceso de
nómina/ Encargada de
administración y operación
de nómina de los poderes
E. L. y J.
4:00 Verificación y Validación del listado de
prenómina
4.01 Verifican en la prenómina, la correcta
aplicación de los movimientos operados por
sus procesos.
4.02 Validan la prenómina
142
5 Director de Proceso de
Nómina
5.00 Validación y autorización de la emisión
de la nómina. (memorando y póliza).
5.01 Elabora memorando y póliza, verifica
que las cifras arrojadas en la carátula de la
póliza y memorando cuadren perfectamente.
5.02 Solicita folio de inicio a la Dirección
General de Fondos y Pagaduría para ser
asignado a la corrida de la emisión de nómina
de cheques correspondiente.
5.03 Turna las carátulas (memorando y
póliza) para firma del Subsecretario de
Recursos Humanos para su envío junto con
soporte a la Tesorería General del Estado.
Registro de Folio.
Memorando de Elaboración
de Nómina.
Póliza de Nómina
6 6.00 Emisión y Ejercicio de ordenes de pago
y afectación presupuestal.
6.01 Verifica que las partidas presupuestales
estén dadas de alta en el presupuesto de
egresos correspondiente.
En caso de no existir partida,
6.02 Solicita a la Dirección General de
Política y Control Presupuestal su adición o
disponibilidad en el ejercicio presupuestal
vigente.
Copia de Orden de Pago
Solicitud de adecuación
presupuestal
7 7.00 Respaldo de información de la nómina
7.01 Respalda automática y diariamente en
el servidor la información total de la nómina a
través del sistema informático SIARH.
7.02 Apertura del nuevo periodo
7.03 Verifica que se haya aplicado el respaldo
quincenal.
7.04 Verifica que se haya realizado el pago de
la quincena correspondiente.
7.05 Realiza la apertura de la nueva
quincena.
Sistema informático SIARH
143
8
Asistente
Director de proceso de
nómina
Asistente
8.00 Actualización de Carta Compromiso al
Ciudadano y registro del trámite y servicio.
8.01 Actualiza en el registro estatal de
trámites y servicios, el servicio otorgado al
ciudadano “carta de no empleado estatal”,
según lineamientos de la Secretaria de la
Contraloría General y turna.
8.02 Actualiza la Carta Compromiso al
Ciudadano “carta de no empleado estatal”.
Según
lineamientos de la Secretaria de la
Contraloría General y turna.
8.03 Recibe el registro del trámite y servicio y
la Carta Compromiso al Ciudadano “carta de
no empleado estatal” valida y autoriza para su
envío.
8.04 Envía a Oficialía Mayor para su envío a
la Secretaría de la Contraloría General.
Oficios de envío
9
Ciudadano
Recepcionista/ Asistente
Director de Proceso de
Nómina
Recepcionista/ Asistente
9.00 Emisión cartas de no empleado estatal y
cartas de trabajo.
9.01 Acude a agencia o subagencia fiscal a
efectuar el pago correspondiente para la
emisión de carta de no empleado estatal.
9.02 Solicita en recepción de la Subsecretaria
de Recursos Humanos la carta de no
empleado estatal presentando recibo de pago
e identificación oficial.
9.03 Verifica que el ciudadano no esté en la
plantilla de personal vigente y elabora carta
de no empleado estatal y turna para su
autorización.
9.04 Autoriza la carta de no empleado estatal.
9.05 Entrega la carta de no empleado estatal
recabando firma de acuse del ciudadano.
Carta de no empleado estatal
10
Recepcionista/ Asistente
Subsecretario de Recursos
Humanos
Recepcionista/ Asistente
10.00 Emisión de Cartas de trabajo
10.01 Recibe solicitud de emisión de cartas
de trabajo estatal directamente del empleado
o a través de los responsables de recursos
humanos de las Dependencias.
10.02 Verifica que el empleado aparezca en
la plantilla de personal y elabora carta de
trabajo.
10.03 Firma carta de trabajo.
10.04 Entrega carta de trabajo
Carta de trabajo
144
11 Director de proceso de
nómina
11.00 Emisión de productos de nómina
(Reportes y Plantillas de personal)
11.01 Emite reportes e informes según
corresponda a cada institución o sindicato.
11.02 Emite y distribuye plantillas de personal
a solicitud del titular de las dependencias.
11.03 Se apoya del proceso de
Administración y operación de nómina para la
entrega de estos reportes y plantillas.
Control de productos de
nómina
Oficio de envío de reportes
solicitados
Oficio de envío de plantillas
de personal solicitados
12 Asistente 12.00 Elaboración de oficios de baja.
12.01 Elabora la baja oficial de manera
automática de acuerdo a los movimientos
efectuados en la quincena.
12.02 Elabora pago de finiquito.
12.03 Anexa la baja o renuncia del empleado
a la solicitud de pago de finiquito.
12.04 Envía finiquito al proceso de
Administración y operación de nómina para
su entrega al interesado.
Oficio de baja
Solicitud de pago
13 Asistente 14.00 Elaboración de afiliaciones a
ISSSTESON.
14.01 Revisa el formato de afiliación a
ISSSTESON que se genera automáticamente
por el sistema de nómina de acuerdo a las
altas efectuadas en la quincena.
14.02 Elabora los oficios de afiliación del
personal de nuevo ingreso a esta institución y
envía.
Oficios de afiliación
15 Director de proceso de
nómina
15. 00 Medición de la eficacia del
procedimiento
15.01 Mide el cumplimiento de los objetivos
de calidad a través de los indicadores
establecidos y reporta los resultados a la
Subdirección de Gestión de la Calidad.
15.02 Aplica encuestas para medir la
satisfacción del cliente.
Reporte de objetivos
Encuesta de Satisfacción a
Clientes
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Ing. Leonel Barrios Moreno
Director de proceso de nómina.
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
Ing. Leonel Barrios Moreno
Director de proceso de nómina.
145
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Proceso de Nómina
17-SRH-P12/Rev.00 26/09/2014 10:34:11a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Registro de Folio1 Director de Proceso de
Nómina
Papel 1 año Archivero de la
Dirección de
Proceso de nómina
Depurar
Memorando de
elaboración de nómina
2 Director de Proceso de
Nómina
Papel 1 año Archivero de la
Dirección de
Proceso de nómina
Depurar
Póliza de nómina3 Director de Proceso de
Nómina
Papel 1 año Archivero de la
Dirección de
Proceso de nómina
Depurar
Copia de Orden de Pago4 Director de Proceso de
Nómina
Papel 1 año Archivero de la
Dirección de
Proceso de nómina
Depurar
Oficio de baja5 Responsable de control
documental
Papel Permanente Archivo General de
Recursos Humanos
NA
Carta de no empleado
estatal
6 Asistente Papel 3 meses Archivero de la
Dirección de
Proceso de nómina
Transferencia
al archivo de
concentración
Carta de trabajo7 Asistente Papel 3 meses Archivero de la
Dirección de
Proceso de nómina
Transferencia
al archivo de
concentración
Oficio de afiliación8 Asistente Papel 1 año fiscal Archivero de la
Dirección de
Proceso de nómina
Transferencia
al archivo de
concentración
Reporte de objetivos9 Director de Proceso de
nómina
Papel 1 año Archivero de la
Dirección de
Proceso de nómina
Depurar
Encuesta de Satisfacción
de Clientes
10 Director de Proceso de
nómina
Papel 1 año Archivero de la
Dirección de
Proceso de nómina
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
146
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Proceso de Nómina
17-SRH-P12/Rev.00
1 ¿Se recibió el analítico de plazas autorizado por el H. Congreso
del Estado, a través de la Dirección General de Política y
Control Presupuestal dependiente de la Subsecretaría de
Egresos?
2 ¿Se revisa la corrección automática por el sistema de los
netos negativos?
3 ¿Se valida y autoriza la emisión de la nómina?
4 ¿Se realizó la asignación de folios?
5 ¿Se turnan las carátulas (memorandum y póliza) para firma de
la Dirección General para su envío junto con soporte a la
Tesorería General del Estado?
6 ¿Se verificó la suficiencia presupuestal para realizar la
afectación presupuestal correspondiente?
7 ¿Se emiten órdenes de pago y se realiza la afectación
presupuestal?
8 ¿Se realizó el respaldo de información?
9 ¿Se hizo la apertura del nuevo periodo?
10 ¿Se llenó el formato de afiliación a ISSSTESON a personal de
nuevo ingreso en el sistema?
11 ¿Las plantillas de personal se solicitan por escrito y son
firmadas por el Titular o Administrativo de las Dependencias?
12 ¿Se realiza la medición de la eficacia del procedimiento en
base a los objetivos de calidad establecidos?
13 ¿Se aplican encuestas medir la satisfacción de los clientes del
proceso?
SIP-F04/REV.01147
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Desarrollo Organizacional
17-SRH-P13/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Supervisar y coordinar las distintas áreas de la Dirección de Desarrollo Organizacional a fin de lograr la
efectividad de los programas que se implementan
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento aplica a las áreas de la Dirección de Desarrollo Organizacional y a las unidades
administrativas de la Oficialía Mayor en el programa de promoción de valores.
II.- ALCANCE
Adecuaciones Presupuestales.- Ampliación a los recursos autorizados en el presupuesto
Avance de metas.- Es el informe trimestral de las metas que han sido programadas para realizarse durante el
ejercicio presupuestal, indicando su avance porcentual.
D.O.- Desarrollo Organizacional
SRH.- Subsecretaría de Recursos Humanos
U.A.- Unidad Administrativa
Evaluaciones de Clima Laboral.- se implementan como una herramienta de medición para conocer la opinión del
Empleado Público con respecto a temas relacionados como : Condiciones de Trabajo, Actitud de Mandos Medios ,
Trato de mi Jefe, Relaciones de Trabajo, Satisfacciones Psicológicas, Comunicación, Sueldos y Beneficios e
Imagen, de la Subsecretaría de Recursos Humanos.
Estructura Organizacional.- Documento mediante el cual se visualizan los niveles jerárquicos existentes en una
Unidad Administrativa.
Programa Anual de Capacitación.- Documento que integra el plan de trabajo y la calendarización de los cursos a
impartirse a lo largo del año.
Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C.).- Estructura organizacional, responsabilidades, procedimientos,
procesos y recursos necesarios dirigidos y controlados con respecto a la calidad para garantizar la conformancia
de un producto o servicio.
Eficacia.- Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
148
•Reglamento interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Control de producto no conforme
•Procedimiento de Acciones correctivas
•Procedimiento de Acciones preventivas
Documentos externos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora del desempeño.
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
V.- POLITICAS
149
5.01 Elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos
Criterio 1. Se debe de elaborar el anteproyecto de presupuesto de egresos previo análisis de las necesidades de
recursos financieros, materiales y humanos para el ejercicio fiscal del siguiente año de acuerdo a los programas y
estrategias de trabajo a realizarse en la Dirección. Este anteproyecto debe entregarse en las fechas requeridas
por la Dirección Administrativa.
5.02 Revisión y autorización de los programas de trabajo de las áreas de D.O.
Criterio 1. Durante el primer mes del año se deben de aprobar los siguientes programas:
De la Subdirección de Calidad:
- Programa de Auditorías
- Programa de Inspecciones
De la Subdirección de Organización y compensaciones:
- Programa de Trabajo para Actualizaciones de Descripciones de Puesto, Aplicación de Evaluación del
Desempeño y Evaluación de Clima Laboral.
De la Coordinación de Capacitación:
- Programa anual de Capacitación y Desarrollo Profesional
Criterio 2. De manera mensual se debe revisar y aprobar el Calendario Mensual de Capacitación.
5.03 Promoción y representación de los programas y servicios que se ofrecen en D.O.
Criterio 1. El titular de la Dirección de Desarrollo Organizacional debe participar en reuniones de promoción y
difusión de los programas existentes en las Subdirecciones de Gestión de la Calidad, Organización y
Compensaciones y Centro de Capacitación, así como en el programa de Promoción de Valores de la Oficialía
Mayor.
Criterio 2. El programa de promoción de valores de la Oficialía Mayor se regirá de acuerdo al instructivo de
trabajo respectivo.
5.04 Administración, trámite y control de los recursos materiales y humanos de D.O.
Criterio 1. Las solicitudes de recursos materiales y servicios son requeridas por las áreas de D .O. a la
Administradora de Desarrollo Organizacional y en su caso son autorizadas por el Director de Desarrollo
Organizacional.
Criterio 2. La actualización y evaluación del personal de D.O. se realiza de acuerdo a los tiempos establecidos
en el Programa de Trabajo para actualizaciones de Descripciones de Puesto, aplicación de la Evaluación del
Desempeño y Evaluación de Clima Laboral.
5.05 Notificación de movimientos de personal de la SRH a las áreas de D.O.
Criterio 1. La Administradora de Desarrollo Organizacional notifica a las áreas de D .O. los movimientos de
personal de la SRH como máximo un dia después de recibido por la Dirección Administrativa .
5.06 Actualización de Descripciones de Puesto de la SRH
Criterio 1. La Administradora de Desarrollo Organizacional solicita a la U.A donde se dió el movimiento de
personal la actualización de la Descripción Puesto como máximo un día después de recibido el movimiento de
personal.
5.07 Supervisión y seguimiento de los programas de D.O.
Criterio 1. Se debe realizar una reunión de trabajo con las distintas áreas de la Dirección de Desarrollo
Organizacional durante la primera quincena de cada mes.
Criterio 2. En las reuniones de trabajo se deben abordar los siguientes temas: Resultados de objetivos de
calidad, resultados de la satisfacción del cliente, principales actividades realizadas en el mes y propuestas para
mejorar los trámites o servicios proporcionados, en caso de ser necesarias.
5.08 Concentración y elaboración de informes
Criterio 1. Para la elaboración del informe trimestral de objetivos y metas, se debe solicitar en la primera semana
de los meses de abril, julio, octubre y enero a las áreas de la Dirección los informes de avances respectivos.
Criterio 2. De acuerdo a los calendarios establecidos por el Ejecutivo Estatal se debe elaborar el informe
correspondiente a la Dirección de Desarrollo Organizacional para su integración al Informe de Gobierno del
Ejecutivo Estatal.
5.09 Medición de la eficacia del proceso y Medición de la Satisfacción del cliente.
Criterio 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento de
los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos (SIP-F01) del Manual de
Procedimientos. Cuando el resultado obtenido sea inferior a la meta fijada, se levantará una acción correctiva para
garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
150
Criterio 2. Encuestas de satisfacción del cliente son aplicadas a los clientes de los procesos de la Dirección de
Desarrollo Organizacional. Cuando el resultado obtenido sea inferior a la meta fijada, se levantará una acción
correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
Criterio 3. Al final de cada mes se recopila la medición de la eficacia de los procedimientos de la Dirección de
Desarrollo Organizacional, la información de las encuestas de satisfacción del cliente y se entrega al área de
Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la medición.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P13-I01/Rev.00 Instructivo de trabajo de promoción de valores
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P13-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P13-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P13-A03/Rev.00
151
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1
Director de Desarrollo
Organizacional
Áreas de la Dirección de
D.O.
Director de Desarrollo
Organizacional
1.00 Elaboración del anteproyecto de
presupuesto de egresos
1.01 Solicita a las áreas de la Dirección los
anteproyectos de presupuesto de egresos y
objetivos y metas
1.02 Las áreas de la Dirección de D.O.
presentan las propuestas de presupuesto de
egresos y objetivos y metas del ejercicio fiscal
de que se trate.
1.03 Integra la información del anteproyecto
de presupuesto de egresos y turna a la
Dirección Administrativa para su
procesamiento.
Anteproyecto de presupuesto
de egresos y objetivos y
metas
2
Director de Desarrollo
Organizacional
Áreas de la
Dirección de D.O.
Director de Desarrollo
Organizacional
2.00 Revisión y autorización de los programas
de trabajo de las áreas de DO.
2.01 Solicita a las áreas de la Dirección de
D.O. elaborar los programas de trabajo que
sustenten los anteproyectos de presupuesto
de egresos y objetivos y metas.
2.02 Las áreas de la Dirección de D.O.
presentan sus programas de trabajo.
2.03 Revisa y en su caso autoriza los
programas de trabajo
3
Áreas de la
Dirección de D.O.
Administradora
Administradora
Director de Desarrollo
Organizacional
Administradora
3.00 Administración, trámite y control de los
recursos materiales
3.01 Presentan solicitudes de materiales y
servicios de acuerdo a las necesidades
existentes y las remiten a la Administradora
de D.O.
3.02 Revisa las solicitudes de materiales y
servicios y en su caso turna a
Director de Desarrollo Organizacional para su
revisión y autorización.
3.03 Recibe requisición de materiales y
servicios para su revisión y en su caso
autorización y turna.
3.04 Recibe requisición autorizada y envía
para su trámite ante la Dirección
Administrativa.
3.05 Recibe materiales solicitados revisa y
envía al área de D.O solicitante
Requisición de bienes o
servicios
152
4
Administradora
Áreas de la Dirección de
D.O
Administradora
4.00 Administración, trámite y control de los
recursos humanos
4.01 Recaba quincenalmente las firmas del
personal que integra la nómina de la
Dirección de Desarrollo Organizacional y la
remite a la Dirección Administrativa.
4.02 Reporta quincenalmente las incidencias
del personal de la Dirección de Desarrollo
Organizacional y las remite a la Dirección
Administrativa.
4.03 Tramita las solicitudes de permisos
económicos cada vez que se lo solicite el
personal de base de la Dirección de
Desarrollo Organizacional y remite ante la
Dirección Administrativa.
4.04 De acuerdo a los tiempos establecidos,
envía a las áreas de la Dirección de D.O.
solicitud o formatos para la realización de la
evaluación del desempeño, la evaluación de
clima laboral y actualización de Descripción
de Puesto.
4.05 Realizan la evaluación y actualización
respectiva y turnan a la Administradora de
D.O.
4.06 Recibe D.P. captura en Sistema VALUA,
emite DP valida Descripción de puesto a
través de sello y antefirma y envía al área
correspondiente.
4.07 Informa el estatus de actualización de
DP de la D.O. a Director de Desarrollo
Organizacional
4.08 Recibe evaluación del desempeño de las
áreas de D.O. y captura en sistema SIARH
4.09 Revisa en sistema la Evaluación de
clima laboral contestada por las áreas de
D.O. y emite reporte de resultados
4.10 Coordina la elaboración de acciones
correctivas en caso de no cumplir con la meta
para clima laboral.
Evaluación del desempeño
Evaluación de Clima Laboral
Descripción de Puesto
153
5
Administradora
5.00 Notificación de movimientos de personal
de la SRH a las áreas de D.O.
5.01 Recibe de la Dirección Administrativa los
movimientos de personal de la SRH
5.02 Notifica a las áreas de D.O. el
movimiento de personal para la realización
del trámite o servicio correspondiente:
A la Subdirección de Organización y
compensaciones:
- Reclutamiento y Selección: Inducción
General al personal de nuevo ingreso y
seguimiento a la Inducción al puesto.
- Estructuras organizacionales:
Actualización de la estructura
A la Coordinación de Capacitación:
A la Subdirección de Calidad:
Movimiento de personal
6
Administradora
U.A. de la SRH
Administradora
6:00 Actualización de Descripciones de
Puesto de la SRH
6.01 Solicita a la U.A. de la SRH donde se
dió el movimiento de personal la
actualización de la Descripción de puesto
6.02 Actualizan la Descripción de puesto
correspondiente y envían a D.O.
6.03 Recibe D.P. captura en Sistema VALUA,
emite DP valida Descripción de puesto a
través de sello y antefirma y envía a la U.A.
correspondiente.
6.04 Informa el estatus de actualización de
DP de la SRH a Director de Desarrollo
Organizacional
Descripción de puesto
7
Director de Desarrollo
Organizacional
7.00 Promoción y representación de los
programas y servicios que se ofrecen en D.O.
7.01 Participa en reuniones de promoción y
difusión de los programas existentes en las
Subdirecciones de Gestión de la Calidad,
Organización y Compensaciones y Centro de
Capacitación, así como en el programa de
Promoción de Valores de Oficialía Mayor.
8
Director de Desarrollo
Organizacional
Áreas de la
Dirección de D.O.
Director de Desarrollo
Organizacional
8.00 Supervisión y seguimiento de los
programas de D.O.
8.01 Convoca a reuniones de trabajo a las
áreas de la Dirección de D.O.
8.02 Participan en la reunión y presentan la
información solicitada de acuerdo a la
convocatoria.
8.03 Proponen mejoras a los programas en
caso de ser necesario.
8.04 Redacta minuta de la reunión.
Minuta de Reunión de
Dirección de Desarrollo
Organizacional
154
9
Director de Desarrollo
Organizacional
Áreas de la Dirección de
D.O.
Director de Desarrollo
Organizacional
9.00 Concentración y elaboración de informes
9.01 Solicita a las áreas de la Dirección de
D.O. el informe de avance de objetivos y
metas trimestral.
9.02 Elaboran informe y remiten a la
Dirección de D.O.
9.03 Integra información y presenta informe
de avance de objetivos y metas de la
Dirección ante la Dirección Administrativa de
la S.R.H.
Informes trimestrales de
objetivos y metas
10
Director de Desarrollo
Organizacional/
Administradora
Administradora
10.00 Medición de la eficacia del proceso y
Medición de la Satisfacción del cliente.
10.01 Al final de cada mes se miden los
objetivos establecidos en este procedimiento.
Cuando el resultado obtenido sea inferior a la
meta fijada, se levantará una acción
correctiva para garantizar un cumplimiento
mayor o igual a este porcentaje.
10.02 Encuestas de satisfacción del cliente
son aplicadas a los clientes de los procesos
de la Dirección de Desarrollo Organizacional.
Cuando el resultado obtenido sea inferior a la
meta fijada, se levantará una acción
correctiva para garantizar un cumplimiento
mayor o igual a este porcentaje.
10.03 Al final de cada mes se recopila la
medición de la eficacia de los procedimientos
de la Dirección de Desarrollo Organizacional y
la información de las encuestas de
satisfacción del cliente y se entrega al área de
Gestión de la Calidad en los primeros 8 días
naturales del mes siguiente de que se realiza
la medición.
Reporte de objetivos de
calidad
Resultados de satisfacción
del cliente
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C. P. Carmen Julia Peñúñuri
Valenzuela Administradora de
Desarrollo Organizacion
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
Lic. Jorge Enrique Estrella
Tiznado Director de Desarrollo
Organizacional
155
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Desarrollo Organizacional
17-SRH-P13/Rev.00 26/09/2014 11:20:27a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Anteproyecto de
presupuesto de egresos
y objetivos y metas
1 Director de Desarrollo
Organizacional
Papel 1 año Archivero de
Dirección de
Desarrollo
Organizacional
Depurar
Requisición de bienes o
servicios
2 Director de Desarrollo
Organizacional
Papel 1 año Archivero de
Dirección de
Desarrollo
Organizacional
Depurar
Minuta de Reunión de
Dirección de Desarrollo
Organizacional
3 Director de Desarrollo
Organizacional
Papel 1 año Archivero de
Dirección de
Desarrollo
Organizacional
Depurar
Informes trimestrales de
objetivos y metas
4 Director de Desarrollo
Organizacional
Papel 1 año Archivero de
Dirección de
Desarrollo
Organizacional
Depurar
Reporte de objetivos de
calidad
5 Director de Desarrollo
Organizacional
Papel 1 año Archivero de
Dirección de
Desarrollo
Organizacional
Depurar
Resultados de
satisfacción del cliente
6 Director de Desarrollo
Organizacional
Papel 1 año Archivero de
Dirección de
Desarrollo
Organizacion
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
156
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Desarrollo Organizacional
17-SRH-P13/Rev.00
1 ¿Se solicitó a las áreas de la Dirección los anteproyectos de
presupuesto de egresos y objetivos y metas?
2 ¿Las áreas de la Dirección de D.O. presentaron las propuestas
de presupuesto de egresos y objetivos y metas del ejercicio
fiscal?
3 ¿Se integró la información del anteproyecto de presupuesto de
egresos y se turnó a la Dirección Administrativa?
4 ¿Se solicitó a las áreas de la Dirección de D.O. los programas
de trabajo?
5 ¿Las áreas de la Dirección de D.O. presentaron sus programas
de trabajo?
6 ¿Se revisó y en su caso se autorizaron los programas de
trabajo?
7 ¿Se realizan requisiciones de materiales y servicios de la
Dirección de D.O. y se tramitan ante la Dirección
Administrativa?
8 ¿Se participa en reuniones de promoción y difusión de los
programas existentes en áreas de la Dirección de Desarrollo
Organizacional?
9 ¿Se convoca a reuniones de trabajo a las áreas de la Dirección
de D.O.?
10 ¿Se elabora minuta de reunión?
11 ¿Recaba quincenalmente las firmas del personal que integra la
nómina de la Dirección de Desarrollo Organizacional y la remite
a la Dirección Administrativa?
12 ¿ Reporta quincenalmente las incidencias del personal de base
de la Dirección de Desarrollo Organizacional y las remite a la
Dirección Administrativa?
13 ¿Tramita las solicitudes de permisos económicos cada vez que
se lo solicite el personal de base de la Dirección de Desarrollo
Organizacional y remite ante la Dirección Administrativa?
14 ¿Se envía a las áreas de la Dirección de D.O. solicitud o
formatos para la realización de la evaluación del desempeño y
la evaluación de clima laboral?
157
15 ¿Se solicitó a las áreas de la Dirección de D.O. el informe de
avance de objetivos y metas trimestral?
15 ¿Se solicitó a las áreas de la Dirección de D.O. el informe de
avance de objetivos y metas trimestral?
16 ¿Se integró la información y se presentó informe de avance de
objetivos y metas de la Dirección de D.O. ante la Dirección
Administrativa de la S.R.H.?
17 ¿Al final de cada mes se miden los objetivos establecidos en
este procedimiento?
SIP-F04/REV.01158
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Estructuras Organizacionales
17-SRH-P14/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
01/10/2014
Oficialia Mayor
Mantener actualizadas las estructuras Organizacionales de la Subsecretaria de Recursos Humanos y validar la
actualización de Estructuras Organizacionales y Descripciones de Puestos que permitan tener una claridad
organizacional al interior de las Dependencias y Organismos Públicos Descentralizados (OPD) que conforman el
Gobierno del Estado.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable para todas las Dependencias y Organismos Públicos Descentralizados que
tienen convenio con el Ejecutivo del Estado, exceptuando la Secretaría de Educación y Cultura.
II.- ALCANCE
Estructura Organizacional.- Documento mediante el cual se visualizan los niveles jerárquicos existentes en una
Unidad Administrativa.
Descripción de puesto: Documento que permite saber cual es el papel que desempeña cada uno de los
miembros de la organización en la misma.
Perfil de Puesto.- Características necesarias que debe cumplir un candidato para ocupar un puesto.
Validar: Revisar que la información contenida en estructuras y descripciones de puesto se encuentre
documentada de acuerdo los datos requeridos por la Subsecretaría de Recursos Humanos.
VALUA: Software de captura y valuación de puestos.
Movimientos de Personal.- Documento que refleja Altas, Bajas y Cambios del personal de la Subsecretaria.
Alta.- Movimiento de inclusión en nomina del Gobierno del Estado de un trabajador.
Baja.- Movimiento de exclusión de nomina del Gobierno del Estado de un trabajador.
Cambios.- Movimiento de la situación laboral del trabajador.
Puestos.- Las unidades laborales e impersonales constituidas por un conjunto de tareas, atribuciones y
responsabilidades comunes.
Puesto Funcional.- Es el nombre en el cual se agrupan de manera genérica las funciones y responsabilidades
que se desempeñan en el puesto.
Plazas.- Las unidades presupuestales establecidas en número variable en el presupuesto del Gobierno del
Estado.
Catálogo de Puestos (Vigente).- Relación de puestos existentes agrupados por nivel tabular.
COREL.- Software de diseño para elaborar las estructuras organizacionales
SRH.- Subsecretaria de Recursos Humanos
OPD.- Organismos Públicos Descentralizados
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
159
•Reglamento interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Control de producto no conforme
•Procedimiento de Acciones correctivas
•Procedimiento de Acciones preventivas
•Reglamento Interior del Ejecutivo del Estado (Vigente)
•Reglamento Interior de la Contraloría General del Estado (Vigente)
•Reglamento Interior de la Secretaria de Gobierno (Vigente)
•Reglamento Interior de la Secretaria de Hacienda (Vigente)
•Reglamento Interior de Desarrollo Social del Estado (Vigente)
•Reglamento Interior de la Secretaria de Infraestructura y Desarrollo Urbano ( Vigente)
•Reglamento Interior de la Secretaria de Economía (Vigente)
•Reglamento Interior de la Secretaria de Agricultura, Ganadería, Recursos Hidráulicos, Pesca y Acuacultura
(Vigente)
•Reglamento Interior de la Procuraduría General de Justicia del Estado (Vigente)
•Reglamento Interior de la Secretaria Ejecutiva del Consejo Estatal de Seguridad Publica ( Vigente)
•Reglamento Interior de Servicios de Salud de Sonora (Vigente)
•Reglamento Interior de la Secretaria de Salud Pública. (Vigente)
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
V.- POLITICAS
160
5.1 Criterios para la actualización de Estructuras Organizacionales de la SRH.
CRITERIO 1. Las estructuras organizacionales se deberán elaborar de acuerdo a la realidad operativa que se
reporte en el formato de movimientos de personal, constatando y escribiendo el Puesto Funcional, Puesto Nominal
(Nombramiento), Nivel y Plaza.
CRITERIO 2. La comisión dictaminadora solicitara la información actualizada sobre las estructuras del Gobierno
del Estado a esta subdirección para el cumplimiento de su actividad.
5.2 Criterios para validar la actualización de Estructuras Organizacionales de Dependencias y OPD
CRITERIO 1. Las Dependencias y OPD deberán designar un enlace para coordinar los trabajos de actualización
e informar a la SRH.
CRITERIO 2. Las dependencias y OPD deberán enviar al menos cada tres meses las estructuras
organizacionales actualizadas a la realidad operativa, para validar por parte de esta Subdirección los siguientes
datos requeridos: caratula (logos), identificación del área, Puesto Funcional, Puesto Nominal (Nombramiento),
fecha de actualización, concentrado de niveles y plantilla de personal.
CRITERIO 3. Las Estructuras Organizacionales deben estar elaboradas en el programa Corel Draw versión 13
a la versión 16, para estandarizar el diseño de la Estructura
CRITERIO 4. Según la naturaleza del puesto se identificará en la estructura:
BASE SINDICAL B
CONFIANZA C
TEMPORAL T
FEDERAL F
COMISIONADO CO
SERVS. PROFESIONALES SP
Y se antepondrá el nivel tabular antes del nombre.
CRITERIO 5. Las estructuras organizacionales validadas serán resguardadas en carpetas de manera
electrónica.
CRITERIO 6. En caso de existir un cambio en la estructura derivado de un cambio del Reglamento Interior, las
Dependencias y OPD deberán enviar anexo el Reglamento Interior vigente publicado en el boletín oficial.
5.3 Criterios para validar la actualización de Descripciones de Puestos de Dependencias y OPD
CRITERIO 1. Las Dependencias y OPD deberán designar un enlace para coordinar los trabajos e informar a la
SRH.
CRITERIO 2. El coordinador de descripciones de puestos deberá:
-Obtener una copia de la estructura organizacional de la Dependencia y OPD a trabajar según el programa de
trabajo.
-Realizar un comparativo entre los puestos que integran la estructura contra los puestos existentes en valúa
(sistema de valuación de puestos) para así definir el método a trabajar.
-Revisar las responsabilidades y perfiles de puestos.
CRITERIO 3. Para elaborar y/o actualizar descripciones de puestos se debe de contar con la estructura
actualizada de la Dependencia u OPD a fin de validar la información del puesto.
CRITERIO 4. Los enlaces de recursos humanos deberán enviar a esta subdirección, las descripciones de
puestos con la información a actualizar, ya sea dentro del programa de trabajo o cuando se presenten cambios de
organización en sus Dependencias y OPD.
CRITERIO 5. Si una Dependencias u OPD´s solicita las descripciones de puestos para su actualización esta
será entregada vía electrónica.
CRITERIO 6. La actualización de Descripciones de Puestos de la SRH se llevará a cabo a través del
administrativo de la Dirección de Desarrollo Organizacional.
161
5.4 Medición de Eficacia del Proceso
CRITERIO 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante los indicadores establecidos
para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos.
CRITERIO 2. Se analizan los datos y cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada ,
entonces se elabora una acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
CRITERIO 3 Se entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de
que se realiza la medición.
5.5 Medición de la satisfacción del cliente
CRITERIO 1. Se aplican en la ultima semana de cada mes una encuesta de satisfacción al cliente, donde los
administrativos (son los encuestados), nos dan su punto de vista de cómo fue nuestro servicio recibido.
CRITERIO 2. Se analizan los datos y cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada ,
entonces se elabora una acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
CRITERIO 3. Los resultados de la satisfacción del cliente se entregaran al procedimiento de gestión de calidad
dentro de los primeros 8 días naturales de cada mes.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P14-F01/Rev.00 Descripción de Puesto
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P14-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P14-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P14-A03/Rev.00
162
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Subdirector de Organización
y Compensaciones
1.00 Elaboración del programa anual de
trabajo
1.01 En colaboración con el equipo de trabajo
y considerando el programa anual anterior,
elabora el programa anual de trabajo para dar
servicio a las estructuras y descripciones de
puestos de las Dependencias y OPD
1.02 Remite al Director de Desarrollo
Organizacional para los ajustes en caso de
ser necesario y la validación respectiva.
- Programa de trabajo para
actualizaciones de
descripciones de puestos,
Aplicación de evaluación del
desempeño y Clima laboral
2 2.00 Notificación a las dependencias y OPD
2.01 Notifica vía oficio a las Dependencias y
OPD sobre los periodos en que se llevarán a
cabo la actualización de estructuras
administrativas y descripciones de puesto.
Oficio de Notificación de
programa de trabajo
3 3.00 Capacitación a Dependencias y OPD
para la elaboración y/o actualización de
estructuras y descripciones de puesto.
3.01 Asigna fecha para capacitación de
acuerdo al programa de trabajo anual.
3.02 Notifica vía electrónica y/o telefónica a
los enlaces de las dependencias y OPD.
3.03 Agenda aula de capacitación en el
centro de capacitación y elabora material de
apoyo.
3.04 Imparte capacitación asegurándose de
la comprensión de los temas y atendiendo las
dudas expuestas.
3.05 En caso de ser requerido el programa
COREL DRAW, asigna con el enlace del
sistema fecha para instalación y asesoría
para el uso y manejo del programa.
Listas de asistencias a
capacitación
163
4 Responsable de estructuras
organizacionales
4.00 Valida la actualización de las estructuras
4.01 Según programa de trabajo, solicita al
enlace de recursos humanos estructura
organizacional y plantilla de personal
actualizada de la Dependencia y OPD.
4.02 Realiza comparativo entre la plantilla y
los puestos existentes en la estructura
organizacional.
4.03 Revisa que la estructura contenga todos
los datos requeridos por la SRH.
4.04 Resguarda de manera electrónica para
su archivo en carpetas correspondiente por
Dependencia y OPD.
“Si hay inconsistencias:”
4.05 Observa las inconsistencias y notifica al
enlace de recursos humanos para su
corrección.
- Estructuras (Electrónico)
5 Coordinador de
descripciones de puestos
5.00 Valida la actualización de descripciones
de puestos
5.01 Según programa de trabajo, solicita al
enlace de recursos humanos de la
Dependencia y OPD descripciones de
puestos que sufrieron modificaciones para
ser actualizadas en el sistema valúa.
5.02 Verifica y analiza que la descripción esté
de acuerdo al puesto y concuerde con la
estructura.
5.03 Revisa que la Descripción de puesto
contenga todos los datos requeridos por la
SRH.
5.04 Resguarda de manera electrónica y
cada tres meses imprime para su archivo en
carpetas. correspondiente por Dependencia y
OPD.
“Si hay inconsistencias:”
5.05 Observa las inconsistencias y notifica al
enlace de recursos humanos para su
corrección.
Descripción de puesto
164
6
Coordinador de
descripciones de puestos
Ocupante del puesto
Enlace de recurso
humanos/jefe inmediato
Coordinador de
descripciones de puestos
Subdirector de Organización
y compensaciones/
Coordinador de
descripciones de puestos
6.00 Elaboración y alta de nueva descripción
de puesto
6.01 Envía el formato para el llenado de la
descripción por medio del enlace de recursos
humanos de la Dependencia u OPD.
6.02 Elabora su descripción de puestos.
6.03 Verifica la información declarada en la
descripción del nuevo puesto y turna a esta
Subdirección de Organización y
Compensaciones.
6.04 Recibe descripción del nuevo puesto y
notifica al Subdirector de Organización y
compensaciones.
6.05 Da de alta nuevos puestos en el sistema
de valuación de puestos (VALUA).
6.06 Captura los datos obtenidos de la
descripción del puesto en el sistema de
VALUA. Si es necesario corrige información
recibida a fin de adecuarla al puesto.
Descripción de puesto
7
Coordinador de
descripciones de puestos
Enlace de Recursos
Humanos
Coordinador de
descripciones de puestos
7.00 Validación de nueva descripción de
puesto
7.01 Envía de manera electrónica a los
enlaces de recursos humanos
7.02 Envía la descripción de puesto al jefe
inmediato y a la persona que ocupa el nuevo
puesto para que validen la información y
firmen.
7.03 Envía la descripción de puesto firmada a
esta subdirección con copia para los
interesados.
7.04 Recibe y asigna sello de validación.
7.05 Resguarda de manera electrónica y
cada tres meses imprime para su archivo en
carpetas. correspondiente por Dependencia y
OPD.
Descripción de puesto
8
Responsable de estructuras
organizacionales y
Coordinador de
descripciones de puesto
Administradora de
Desarrollo Organizacional
08.00 Medición de la eficacia del proceso
8.01 Mide los objetivos de calidad a través de
los Indicadores del procedimiento
8.02 Analiza los datos y cuando el resultado
obtenido sea inferior con respecto a la meta
fijada, entonces se elabora una acción
correctiva para garantizar un cumplimiento
mayor o igual a este porcentaje
8.03 Remite los resultados a la Subdirección
de Gestión de Calidad dentro de los primeros
8 días naturales de cada mes.
Control de resultados
mensuales.
-Reporte de Objetivos
165
9
Administradora de
Desarrollo Organizacional
Responsable de estructuras
organizacionales y
Coordinador de Descripción
de puesto.
Administradora de
Desarrollo Organizacional
09.00 Medición de la satisfacción del cliente
09.01 Aplica encuesta para medir satisfacción
del cliente
09.02 Analiza los datos y cuando el resultado
obtenido sea inferior con respecto a la meta
fijada, entonces se elabora una acción
correctiva para garantizar un cumplimiento
mayor o igual a este porcentaje
09.03 Remite los resultados a la Subdirección
de Gestión de Calidad dentro de los primeros
8 días naturales de cada mes.
-Encuesta de servicio
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Lic. Lorena Moreno Barceló
Coordinadora de Descripciones
de Puesto
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
Lic. Jorge Enrique Estrella
Tiznado Director de Desarrollo
Organizacional
166
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Estructuras Organizacionales
17-SRH-P14/Rev.00 01/10/2014 08:52:54p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Programa de trabajo
para actualización de
estructuras
organizacionales y
descripción de puestos
1 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Oficio de notificación de
programa de trabajo
2 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Lista de asistencia a
capacitación
4 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Estructuras5 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Electrónico 1 año Computadora de
Estructuras
Organizacionales
Depurar
Descripción de puesto6 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Electrónico y/o
Papel
1 año Archivero y
computadora de
Descripciones de
puesto
Depurar
Encuesta de servicio7 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Control de resultados
mensuales
8 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Reporte de objetivos9 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Electrónico 1 año computadora del
responsable
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
167
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Estructuras Organizacionales
17-SRH-P14/Rev.00
1 ¿Se elabora un programa anual de trabajo y se notifica a las
Dependencias y OPD?
2 ¿Notifica por escrito a las dependencias y OPD sobre los
periodos en que se llevarán a cabo la actualización de
estructuras administrativas y descripciones de puesto?
3 ¿Capacita a los enlaces de recursos humanos?
4 Según programa de trabajo, ¿solicita estructura organizacional
actualizada de la dependencia y OPD al enlace de recursos
humanos?
5 ¿Realiza comparativo entre la plantilla y los puestos existentes
en la estructura organizacional?
6 ¿ Resguarda de manera electrónica las estructuras?
7 Si hay inconsistencias: ¿Observa las inconsistencias y notifica
al enlace de recursos humanos para su corrección?
8 Según programa de trabajo, ¿solicita descripciones de puestos
que sufrieron modificaciones para ser actualizadas en el
sistema valúa.
9 ¿Verifica y analiza que si las descripciones están de acuerdo al
puesto?
10 ¿Captura los datos obtenidos de la descripción del puesto en el
sistema de VALUA.?
11 Para la elaboración de una nueva descripción de puesto,
¿envía formato para el llenado de descripciones de puestos
nuevos al enlace de recursos humanos?
12 ¿Se dio de alta en el sistema VALUA el nuevo puesto?
13 ¿Envía de manera electrónica a los enlaces de recursos
humanos las descripciones capturadas?
14 ¿Se firmaron las descripciones por los responsables?
168
15 ¿Se asignó sello de validación ?
16 ¿se integran las descripciones de puestos en carpeta
correspondiente a la dependencia y OPD.
17 ¿Se realiza la medición de la eficacia del procedimiento de
acuerdo a los objetivos de calidad establecidos?
SIP-F04/REV.01169
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Evaluación de Clima Laboral
17-SRH-P15/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
01/10/2014
Oficialia Mayor
Obtener el perfil climático de las Dependencias y/u Organismos Públicos Descentralizados (OPD) que tienen
convenio con la SRH y anticipar focos de preocupación, detectar problemas de conflicto interno y tomar las
medidas necesarias para la creación de un ambiente laboral favorable.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable para todas las Dependencias y Organismos Públicos Descentralizados que
tienen convenio con la SRH exceptuando la Secretaría de Educación y Cultura.
II.- ALCANCE
Estructura Organizacional.- Documento mediante el cual se visualizan los niveles jerárquicos existentes en una
Unidad Administrativa.
SRH.- Subsecretaría de Recursos Humanos.
OPD.- Organismos Públicos Descentralizados.
Evaluaciones de Clima Laboral.- se implementan como una herramienta de medición para conocer la opinión del
Empleado Publico con respecto a temas relacionados, como : Condiciones de Trabajo, Actitud de Mandos Medios ,
Trato de mi Jefe, Relaciones de Trabajo, Satisfacciones Psicológicas, Comunicación, Sueldos y Beneficios e
Imagen, de la Subsecretaría de Recursos Humanos.
III.- DEFINICIONES
Internas
•Reglamento interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Control de Producto No Conforme
•Procedimiento de Acciones Correctivas
•Procedimiento de Acciones Preventivas
Externas
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
170
5.1 Capacitación a enlaces de recursos humanos
CRITERIO 1. Los enlaces de recursos humanos son responsables de informar a su personal al interior de su
Dependencia u OPD acerca de la aplicación de la evaluación de clima laboral.
5.2 Planificación para la aplicación de evaluación de clima laboral
CRITERIO 1. Para el caso de las Dependencias y OPD donde no se cuente con suficiente equipo de cómputo e
internet se les hace llegar a los enlaces de recursos humanos de manera electrónica la evaluación de clima laboral
para el llenado por parte del personal.
5.3 Aplicación de evaluaciones de clima laboral
CRITERIO 1. Es responsabilidad de los enlaces de recursos humanos la captura en la página web de las
evaluaciones que hayan sido aplicadas de forma física. Así mismo deberán de ser enviadas de la misma manera
a esta subdirección.
CRITERIO 2. Se resolverán todas las dudas y quejas presentadas durante la aplicación de la evaluación de clima
laboral otorgando asesoría al personal que así lo solicite.
CRITERIO 3. Si al momento de la evaluación de clima laboral existe una restructuración de la estructura
organizacional, la evaluación puede ser anulada o reprogramada según el caso. Se notifica al enlace de recursos
humanos.
CRITERIO 4. A solicitud del interesado por problemas operativos o por problemas técnicos se puede volver a
reprogramar la fecha de aplicación de la evaluación de clima laboral notificando a los enlaces de recursos
humanos.
5.4 Obtención de resultados
CRITERIO 1. Para asegurar la correcta obtención y emisión de resultados, cada seis meses se toma una
muestra representativa de encuestas de Clima Laboral y se verifican y comparan los resultados de manera
manual y virtual. Si los resultados obtenidos son erróneos, se procede a realizar una acción correctiva.
5.5 Criterios para la aplicación de la evaluación de clima laboral en la Subsecretaría de Recursos Humanos
CRITERIO 1. La aplicación de la evaluación de clima laboral en la Subsecretaría de Recursos Humano se
llevará acabo solo una vez por año; teniendo como indicador un 70% de satisfacción en la Subsecretaría.
CRITERIO 2. En base a los resultados obtenidos se elabora un diagnostico de clima organizacional para toda la
Subsecretaría de Recursos Humanos.
CRITERIO 3. Se informa a los titulares responsables de la Subsecretaría de Recursos Humanos para que en
función de los resultados establezcan las acciones que se consideren adecuadas para cada uno de los casos.
CRITERIO 4. Esta subdirección es responsable de dar seguimiento mensual a los planes de acción elaborados
para asegurar el cumplimiento de los mismos, hasta el cierre final.
5.6 Resguardo de evidencias
CRITERIO 1. Los correos de la realización de este procedimiento se resguardan de manera electrónica en el
correo oficial para este proceso: [email protected] y las evidencias correspondientes a los planes de
acción se resguardan en la computadora del responsable.
CRITERIO 2. Los resultados de las evaluaciones del clima laboral de la Subsecretaría de Recursos Humanos se
archivan en carpetas.
5.7. Medición de Eficacia del Proceso
CRITERIO 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante los indicadores establecidos
para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos,
CRITERIO 2. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
171
CRITERIO 3. Se entregan los resultados al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del
mes siguiente de que se realiza la medición.
5.8. Medición de la Satisfacción del Cliente
CRITERIO 1. Se aplica en la ultima semana de cada mes una evaluación de satisfacción al cliente, donde los
administrativos (son los encuestados), nos dan su punto de vista de cómo fue nuestro servicio recibido.
CRITERIO 2. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje
CRITERIO 3. Los resultados de la satisfacción del cliente se entregaran al proceso de gestión de calidad dentro
de los primeros 8 días naturales de cada mes.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P15-F01/Rev.00 Evaluación de clima laboral
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P15-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P15-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P15-A03/Rev.00
172
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1
Subdirector de Organización
y Compensaciones
Director de Desarrollo
Organizacional
1.00 Elaboración del programa anual de
trabajo
1.01 Elabora al inicio del año y en
colaboración con el equipo de trabajo el
programa anual de trabajo. Turna para su
validación.
1.02 Valida el programa de trabajo y
realiza los ajustes necesario según sea el
caso.
Programa de trabajo para
actualizaciones de
descripciones de puestos,
Aplicación de evaluación del
desempeño y Clima laboral
2 2.00 Notificación a las Dependencias
2.01 Notifica oficialmente a las Dependencias
y OPD el programa anual de actividades.
Oficio de notificación de
programa anual de trabajo.
3
Responsable de clima
laboral
3.00 Capacitación de la aplicación de
evaluación de clima laboral
3.01 Según el programa anual de trabajo cita
a los enlaces de recursos humanos para
capacitarlos en la aplicación de la evaluación
de clima laboral.
3.02 Capacita a los enlaces y le explica el
proceso a llevarse a cabo para la obtención
de los resultados.
Oficio de notificación para
capacitación
Lista de asistencia a
capacitaciones
4 4.00 Planificación para la aplicación de
evaluación de clima laboral
4.01 En base a la estructura organizacional,
elabora la planeación de la aplicación de
clima laboral indicando el número de
personal por unidades administrativas y áreas
y asigna fechas para la aplicación.
4.02 Notifica de manera oficial al titular de la
Dependencia u OPD las fechas de aplicación
de la evaluación de clima laboral.
4.03 Notifica vía correo electrónico a los
enlaces de recursos humanos las fechas
programadas.
Oficio de notificación de
fechas de aplicación
Correo de notificación a
enlaces de recursos
humanos
5
Servidores públicos
5.00 Aplicación de evaluaciones
5.01 Realizan evaluaciones de clima laboral
vía web o físicamente
Evaluación de Clima Laboral
6
Responsable de clima
laboral
6.00 Obtención de resultados
6.01 Obtiene de la página web los resultados
de la evaluación de clima laboral por unidad
administrativa.
6.02 Elabora Informe con resultados donde
incluye: porcentaje general del área,
porcentaje por factor y por preguntas,
personal que evaluó del total del área y un
listado de los reactivos más bajos.
6.03 Notifica de manera electrónica al enlace
de recursos humanos de la Dependencia u
OPD los resultados de la evaluación.
Resultados de evaluación de
clima laboral
Correo electrónico
notificación de resultados
173
7
Responsable de clima
laboral
Unidades Administrativas.
7. Seguimiento a planes de acción
7.01 Solicita de manera física o electrónica la
elaboración de planes de acción de las
Unidades Administrativas de las
Dependencias u OPD donde hayan obtenido
un porcentaje menor al 70% en uno o más
factores.
7.02 Elaboran planes de acción incluyendo el
análisis de las causas que originaron el
problema que está afectando el clima laboral
y turnan a esta subdirección.
7.03 Recibe los planes de acción de manera
física o electrónica y resguarda.
7.04 Da seguimiento mensual a la ejecución
de los planes de acción.
Planes de acción y
evidencias
8 Responsable de clima
laboral
8.00 Medición de la eficacia del proceso
8.01 Realiza una medición con el propósito de
medir la eficacia del procedimiento en base al
cumplimiento de los indicadores establecidos
para el proceso.
Reporte de Objetivos
mensuales
9 9. 00 Medición de la Satisfacción del cliente
9:01 Realiza una evaluación de satisfacción al
cliente la última semana de cada mes Los
resultados de la satisfacción del cliente se
entregan al proceso de la gestión de la
calidad dentro de los 8 días naturales de cada
mes.
Encuestas de satisfacción del
cliente
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Lic. Linda Rosario Luque
Ceceña/Coordinadora de Clima
Laboral
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
Lic. Jorge Enrique Estrella
Tiznado Director de Desarrollo
Organizacional
174
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Evaluación de Clima Laboral
17-SRH-P15/Rev.00 01/10/2014 08:53:58p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Programa de trabajo
para actualización de
estructuras
organizacionales y
descripción de puestos
1 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Oficios de notificaciones
de programa de trabajo
2 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Oficio de notificación
para capacitación
3 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Lista de asistencia de
capacitaciones
4 Subdirector de
Organización
y compensaciones
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Oficios de notificaciones
de fechas de aplicación
5 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Correos de enlaces de
Recursos Humanos
6 Responsable de
Clima Laboral
Electrónico 1 año Correo oficial Depurar
Evaluación de Clima
Laboral
7 Subdirector de
Organización
y compensaciones
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Resultados de
evaluación
8 Subdirector de
Organización
y compensaciones
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Correo electrónico de
notificación de resultados
9 Responsable de
Clima Laboral
Electrónico 1 año Correo oficial Depurar
Planes de acción y
evidencias
10 Responsable de
Clima Laboral
Electrónico y/o
Papel
1 año Archivero del
responsable y/o
correo oficial
Depurar
Encuesta de servicio11 Subdirector de
Organización
y compensaciones
Electrónico 6 meses Archivero del
responsable
Depurar
Reportes de objetivos12 Subdirector de
Organización
y compensaciones
Papel 1 año Computadora del
responsable
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
175
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Evaluación de Clima Laboral
17-SRH-P15/Rev.00
1 ¿Se elaboró un programa anual de trabajo y se aprueba por el
Director de Desarrollo Organizacional?
2 ¿Se notificó a las dependencias y OPD dicho programa de
trabajo?
3 ¿Se capacitó a los Enlaces de Recursos Humanos en la
aplicación de la evaluación de clima laboral previa cita?
4 ¿Se planificó la aplicación de la evaluación de clima laboral en
base a la estructura de la Dependencia u OPD?
5 ¿Se notificó de manera oficial al titular de la Dependencia u
OPD las fechas de aplicación?
6 ¿Se realizaron las evaluaciones según lo programado? ¿Se
justificaron las reprogramaciones?
7 ¿Se obtuvieron de la página web los resultados de las
evaluaciones de clima laboral de la Dependencia u OPD?
8 ¿Se realizó cuadro comparativo de resultados cuando la
evaluación no fue la primera en realizarse?
9 ¿Se notificó vía correo electrónico los resultados a los enlaces
de Recursos Humanos de la Dependencia u OPD?
10 ¿El informe de resultados incluye: porcentaje general del área,
porcentaje por factor y por preguntas, personal que evaluó del
total del área y un listado de los reactivos más bajos?
11 ¿Se le informó al enlace de Recursos Humanos si la
Dependencia u OPD obtuvo menos de 70% en algún factor?
12 ¿Las Dependencias u OPD que obtuvieron menos de 70% en
algún factor realizaron planes de acción?
13 ¿Se le dio seguimiento mensual a los planes de acción?
14 ¿Se resguardan las evidencias del procedimiento?
15 ¿Se mide la eficacia del procedimiento?
176
16 ¿Se realizó la evaluación anual de clima laboral para la SRH?
17 ¿Se obtuvo un 70% de satisfacción pro toda la SRH?
18 ¿Se informó a todos los titulares de la SRH los resultados
obtenidos?
19 ¿Se realizaron planes de acción para mejorar los resultados?
20 ¿Este proceso dio seguimiento a los planes de acción
realizados en cada área de la SRH?
SIP-F04/REV.01177
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Evaluación del Desempeño
17-SRH-P16/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Coordinar las actividades para las aplicaciones de las Evaluaciones de Desempeño con el fin de estimular la
productividad de los servidores públicos, a través de las aportaciones individuales que conlleven a un alto nivel de
rendimiento.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Es aplicable para todo Servidor Público Sindicalizado de las Dependencias y Organismos Públicos
Descentralizados con los que tienen convenio la Subsecretaría de Recursos Humanos Excepto Secretaría de
Educación y Cultura.
II.- ALCANCE
Estructura Organizacional.- Documento mediante el cual se visualizan los niveles jerárquicos existentes en una
Unidad Administrativa.
Competencia Laboral.- Conocimientos, habilidades y aptitudes que se requieren para el buen desempeño de las
funciones determinadas de un puesto.
OPD.- Organismos Públicos Descentralizados
SIARH.- Sistema Informático de Recursos Humanos
III.- DEFINICIONES
Documentos internos:
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Control de Producto No Conforme
•Procedimiento de Acciones Correctivas
•Procedimiento de Acciones Preventivas
Documentos externos:
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
178
5.1 Notificación para reunión con Enlaces Recursos Humanos para dar a conocer la normatividad de aplicación
de evaluación de desempeño
CRITERIO 1. Es responsabilidad del enlace de recursos humanos informar lo acordado en la reunión con sus
enlaces administrativos, que a su vez estos informaran al personal que tiene gente a su cargo.
5.2 Distribución de evaluaciones
CRITERIO 1. Se envía de manera electrónica a los enlaces de recursos humanos los formatos de las
Evaluación del desempeño para personal operativo y Administrativo para que sean distribuidos al interior de la
Dependencia u Organismo Público Descentralizado que tienen convenio con la SRH.
5.3 Aplicación de evaluaciones
CRITERIO 1. En caso de existir una diferencia de percepción entre el jefe y el subordinado
(operativo-administrativo) sobre los resultados obtenidos en las evaluaciones, se deberá solicitar la participación
del representante sindical del área para que funja como mediador entre ambas partes y se pueda llegar a un
común acuerdo.
CRITERIO 2. En caso de que el subordinado de base sindicalizada esté incapacitado el representante sindical
firmará por él en sustitución.
CRITERIO 3. En caso de que el jefe directo no se encuentre por incapacidad o periodo vacacional evaluará y
calificará el siguiente jefe inmediato superior según la estructura.
5.4 Obtención de resultados
CRITERIO 1. Requisitos de validación:
1. Estructura actualizada.
2. Que el jefe que evalúa sea conforme a la Estructura.
3. Área de oportunidad:
• Con calificación de 5, justificar.
• Con calificación menor a 5, sugerir curso de capacitación y/o alguna mejora.
4. Congruencia de firmas.
5. Cumplir con las fechas de entrega.
6. Firma de conformidad, jefe inmediato, evaluado y/o representante sindical.
7. Firmas originales.
8. Formato actualizado 2014-1.
9. Los evaluados de un mismo jefe deben de contener áreas de oportunidad diferentes.
10. Entregar evaluaciones ordenadas conforme a la Estructura física
11. Enviar Estructura actualizada vía Electrónica
12. Poner nombre completo junto a firmas de aprobación.
13. El área de oportunidad deberá de ser llenado a mano con letra legible
14. No se aceptaran espacios en blanco tanto en área descriptiva o reactiva.
CRITERIO 2. Cualquier incumplimiento a estos requisitos se considera como una evaluación invalida.
5.5 Otorgamiento de Bono de Productividad.
CRITERIO 1. Se otorgara el bono de productividad al personal de base sindicalizado, que fue evaluado
obteniendo una calificación entre el rango de 4.6 a 5, una vez que haya pasado por el proceso de validación.
5.6 Distribución de resultados a áreas correspondientes de la SRH
CRITERIO 1. Se debe de enviar el concentrado de las evaluaciones al proceso de Capacitación, para su análisis
y detección de oportunidades de capacitación.
CRITERIO 2. Se debe de enviar las evaluaciones del personal al procedimiento de movimientos de escalafón
cuando así lo soliciten para dictaminar movimientos en el mismo.
CRITERIO 3. Se debe de enviar el listado de los Servidores Públicos acreedores al bono de productividad al área
de Nomina de OPD, para su procesamiento
179
5.7 Notificación de resultados a la Dependencias y OPD
CRITERIO 1. Se envía de manera electrónica al enlace de recursos humanos de la Dependencia u Organismos
Públicos Descentralizados el concentrado de evaluaciones de desempeño con las observaciones de validación.
CRITERIO 2. En caso de existir alguna inconformidad se deberá de aclarar mostrando las evidencias
correspondientes.
5.8 Captura de bono de productividad en la pagina SIARH
CRITERIO 1. Se identifican las personas que fueron evaluadas y obtuvieron una calificación de 4.60 a 5
cumpliendo con los requisitos de validación.
CRITERIO 2. Se envía el listado del personal acreedor al bono de productividad a la Dirección de Proceso de
Nomina, para su notificación
CRITERIO 3. Se capturan en la pagina SIARH, para que se realice el pago en la quincena correspondiente.
5.9 Medición de Eficacia del Proceso
CRITERIO 1. Se aplican en la ultima semana de cada mes una encuesta de satisfacción al cliente, donde los
administrativos (son los encuestados), nos dan su punto de vista de cómo fue nuestro servicio recibido.
CRITERIO 2. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento
de los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición.
CRITERIO 3. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
CRITERIO 4. Los resultados de la satisfacción del cliente se entregaran al proceso de gestión de calidad dentro
de los primeros 8 días naturales de cada mes.
CRITERIO 5. Se realiza el análisis de datos de los procesos (objetivo, productos y satisfacción del cliente) y se
reporta a gestión de la calidad en los primeros 8 días naturales del mes.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P16-F01/Rev.00 Evaluación de desempeño
17-SRH-P16-F02/Rev.00 Concentrado de evaluaciones del desempeño
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P16-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P16-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P16-A03/Rev.00
180
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1
Subdirector de Organización
y Compensaciones
Director de Desarrollo
Organizacional
1.00 Elaboración del programa anual de
trabajo
1.01 Elabora al inicio del año y en
colaboración con el equipo de trabajo el
programa anual de trabajo. Turna para su
validación.
1.02 Valida el programa de trabajo y
realiza los ajustes necesario según sea el
caso.
Programa de trabajo para
actualizaciones de
descripciones de puestos,
Aplicación de evaluación del
desempeño y Clima laboral
2 Subsecretario de Recursos
Humanos
2. Notificación a las Dependencias
2.01 Notifica oficialmente a las Dependencias
y OPD el programa anual de actividades.
Oficio de notificación de
programa anual de trabajo.
3 Subdirector de Organización
y Compensaciones
3.00 Notificación y capacitación de la
aplicación de evaluación de desempeño
3.01 Programa y confirma el aula, sala de
juntas o el espacio donde se realizará la
reunión.
3.02 Notifica de manera oficial a los enlaces
de recursos humanos los días a realizarse la
reunión.
3.03 Ejecuta la reunión en la fecha y hora
acordada, distribuyendo el material de apoyo
y atendiendo cualquier duda respecto a la
evaluación.
Oficio de notificación de
reunión
Listas de asistencia de
reunión de capacitación
4
Coordinadora de Proyectos
y Control
Enlace de Recursos
Humanos
4.00 Distribución de evaluaciones.
4.01 Envía de manera electrónica a los
enlaces de recursos humanos los formatos
de la Evaluación del desempeño para
personal operativo y Administrativo
4.02 Distribuye al interior de la Dependencia u
OPD las evaluaciones entre las jefaturas para
que evalúen al personal bajo su cargo.
181
5 Dependencia y/o Organismo
Publico Descentralizado
5.01 El personal que tiene gente a su cargo
evalúa a todos y cada uno de sus
subordinados ya sean de base sindicalizada o
de confianza utilizando la evaluación
correspondiente por cada empleado.
5.02 Una vez realizada la evaluación, indica
la calificación obtenida, grado de dominio y
área de oportunidad de dicha evaluación y
retroalimenta en lo individual a cada uno de
los subordinados.
“Si el empleado está de acuerdo con la
calificación obtenida”
5.03 Ambos firman la evaluación del
desempeño.
“Si el empleado no está de acuerdo con la
calificación obtenida”
5.04 Solicita la participación del representante
sindical del área para que funja como
mediador entre ambas partes y llegar a un
común acuerdo.
Evaluación del desempeño
para personal operativo
6
Personal que tiene gente a
su cargo
Enlace de Recursos
Humanos
Coordinadora de Proyectos
y Control
6.00 Obtención y validación de resultados
6.01 Envía las evaluaciones en físico al
enlace de recursos humanos de la
Dependencia.
6.02 Envía en físico y con las firmas
correspondientes las evaluaciones del
desempeño a este procedimiento para su
validación y resguardo
6.03 Revisa y valida las evaluaciones de
acuerdo a los requisitos establecidos por este
procedimiento e identifica con color rojo los
errores de la evaluación, y corrige al lado
continuo con color azul.
6.04 Elabora un concentrado de calificaciones
por toda la Dependencia u OPD
6.05 Después de validar los resultados
determina si la evaluación es validada o
invalida plasmando el sello correspondiente.
6.06 Archiva y resguarda las evaluaciones
recibidas en carpetas por cada
Dependencias u OPD.
Concentrado de evaluación
de desempeño
182
7 Coordinadora de Proyectos
y Control
7.00 Otorgamiento de Bono de Productividad.
7.01 Elabora listado de servidores públicos
que acreditaron su bono
de productividad.
7.02 Se turna a la Dirección de Procesos de
Nómina el listado del personal acreedor al
bono de productividad.
7.03 Se captura el listado de los servidores
públicos acreedores al bono de productividad
en el SIARH.
7.04 Se turna el listado del personal acreedor
al bono de productividad perteneciente a
Organismos al proceso de Administración y
Operación de Nómina de los Poderes
Ejecutivo, Legislativo y Judicial, para su
procesamiento
Listado de otorgamiento del
bono
8 8.00 Distribución de resultados a áreas
correspondientes de la SRH
8.01 Se debe de enviar el concentrado de las
evaluaciones al proceso de Capacitación,
para su análisis y detección de oportunidades
de capacitación.
8.02 Se debe de enviar las evaluaciones del
personal de base sindicalizada al
procedimiento de movimientos de escalafón
cuando así lo soliciten para dictaminar
movimientos en el mismo.
Concentrado de evaluaciones
9 9.00 Notificación de resultados a la
Dependencias y OPD
9.01 Se envía de manera electrónica al
enlace de recursos humanos de la
Dependencia u Organismos Públicos
Descentralizados el concentrado de
evaluaciones de desempeño con las
observaciones de validación.
9.02 En caso de existir alguna inconformidad
se deberá de aclarar mostrando las
evidencias correspondientes.
Concentrado de evaluaciones
10 10.00 Medición de Eficacia del Proceso
10.01 Al final de cada mes se mide la eficacia
del procedimiento mediante la evaluación del
cumplimiento de los indicadores establecidos
para este procedimiento en la Red de
Procesos del Manual de Procedimientos, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en
los primeros 8 días naturales del mes
siguiente de que se realiza la medición.
10.02 Cuando el resultado obtenido sea
inferior con respecto a la meta fijada,
entonces se elabora una acción correctiva
para garantizar un cumplimiento mayor o
igual a este porcentaje.
Reporte de objetivos
183
11 11.00 Medición de la satisfacción del cliente
11.01 Se aplican en la ultima semana de cada
mes una encuesta de satisfacción al cliente,
donde los administrativos (son los
encuestados), nos dan su punto de vista de
cómo fue nuestro servicio recibido.
11.02 Los resultados de la satisfacción del
cliente se entregaran al proceso de gestión de
calidad dentro de los primeros 8 días
naturales de cada mes.
Encuesta de servicio
12 12:00 Análisis de datos
12:01 Se realiza el análisis de datos de los
procesos (objetivo, productos y satisfacción
del cliente) y se reporta a gestión de la
calidad en los primeros 8 días naturales del
mes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Lic. María Fernanda Lizárraga
Burruel/ Coordinadora de
Proyectos y Control
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
Lic. Jorge Enrique Estrella
Tiznado Director de Desarrollo
Organizacional
184
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Evaluación del Desempeño
17-SRH-P16/Rev.00 26/09/2014 11:37:10a.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Programa de trabajo
para descripciones de
puesto, clima laboral y
evaluación de
desempeño
1 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Papel 1 año Archivero de
Organización y
compensaciones
Depurar
Oficio de notificación de
programa anual de
trabajo
2 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Papel 1 año Archivero de
Organización y
compensaciones
Depurar
Oficio de notificación de
reunión
3 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Papel 1 año Archivero de
Organización y
compensaciones
Depurar
Listas de asistencia de
reunión de capacitación
4 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Papel 1 año Archivero de
Organización y
compensaciones
Depurar
Evaluación del
desempeño para
personal operativo y
Administrativo
5 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Papel 1 año Archivero de
Organización y
compensaciones
Depurar
Concentrado de
calificaciones de
evaluación del
desempeño
6 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Electrónico 1 año Archivero de
Organización y
compensaciones
Depurar
Listado de otorgamiento
del bono
7 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Electrónico 1 año Archivero de
Organización y
compensaciones
Depurar
Encuesta de servicio8 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Papel 1 año Archivero de
Organización y
compensaciones
Depurar
Reporte de objetivos9 Subdirector de
Organización y
compensaciones
Papel 1 año Archivero de
Organización y
compensaciones
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
185
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Evaluación del Desempeño
17-SRH-P16/Rev.00
1 ¿Se elaboró un programa anual de trabajo y se aprueba por el
Director de Desarrollo Organizacional?
2 ¿Se notificó a las dependencias y OPD dicho programa de
trabajo?
3 ¿Se notificó de manera formal a los Enlaces de Recursos
Humanos las fechas a reunirse?
4 ¿Se reunió a los Enlaces de Recursos Humanos para informar
normatividad de la aplicación de la evaluación del desempeño?
5 ¿Se enviaron de manera electrónica a los enlaces de recursos
humanos los formatos de las Evaluación del desempeño para
personal operativo y Administrativo?
6 ¿Se realizaron las evaluaciones correctamente por parte de los
evaluadores indicando la calificación obtenida, grado de
dominio y las justificaciones de dicha evaluación para cada
empleado evaluado?
7 ¿Se firmaron las evaluaciones por el evaluador y el evaluado?
8 ¿Se resguardan las evaluaciones firmadas en físico?
9 ¿Se corrigieron las calificaciones erróneas señalando en la
evaluación y anotando al lado continuo la calificación real así
como en el concentrado de calificaciones?
10 ¿Se resguardan todas las evaluaciones en carpetas por
Dependencias u OPD debidamente identificadas?
11 ¿Se enviaron al proceso de Capacitación las evaluaciones
para su análisis y detección de oportunidades de capacitación?
12 ¿Se envían los resultados de las evaluaciones al proceso de
movimientos de escalafón cuando así lo solicitan?
13 ¿Se notificó de manera electrónica los resultados finales de la
evaluación del desempeño a los titulares de la Dependencia?
14 ¿Se mide la eficacia del procedimiento?
186
SIP-F04/REV.01187
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Reclutamiento y selección de personal
17-SRH-P17/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Realizar las Evaluaciones Psicométricas para garantizar que las vacantes sean cubiertas por el personal idóneo
al puesto, con estricto apego al perfil y al procedimiento administrativo de reclutamiento y selección de personal.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable para todas las Dependencias Del Gobierno del Estado, excepto a los
Organismos Descentralizados.
II.- ALCANCE
III.- DEFINICIONES
188
Evaluación: Valoración de diversos conocimientos.
Candidato: Persona que aspira a un puesto determinado.
Perfil de Puesto: Características necesarias que debe cumplir un candidato para ocupar un puesto.
Entrevista por Dimensiones: Entrevista verbal entre dos personas, donde se busca obtener información suficiente
acerca de sus actitudes, aptitudes, habilidades, conocimientos y personalidad de los candidatos a ocupar un
puesto determinado.
Descripción de Puesto: Documento que permite saber cual es el papel que desempeña cada uno de los
miembros de la organización de la misma.
Pruebas Psicométricas (test): Pruebas donde se mide comportamiento, capacidad de razonamiento ,
personalidad (actitudes e intereses), diversos tipos de patología.
Cleaver: Técnica que permite identificar al mejor candidato para un puesto específico.
16PF: Examen que mide 16 factores de la personalidad.
MMPI: Examen de personalidad donde se miden diez tipos de patologías clínicas.
RAVEN: Mide capacidad de razonamiento del individuo.
Retest: Es la reevaluación psicométrica del candidato (tiempo que debe de transcurrir para aplicar el retest seis
meses).
Perfil Psicométrico: Características de la personalidad del candidato.
Aprobado: Cuando el candidato o aspirante reúne los requisitos (perfil) que exige el puesto.
Aprobado con Reserva: Cuando el candidato o aspirante proyecta disminuida sus habilidades pero es susceptible
a mejorar con capacitación y motivación al puesto.
No Aprobado: Cuando el candidato o aspirante no reúne los requisitos mínimos que requiere el puesto.
Propuesta: Documento oficial donde se da de alta, baja o cambio, girado por el titular o administrativo de las
dependencias que lo solicitan.
Vacante: Plaza que se encuentra vacante en la plantilla de acuerdo a propuestas asignadas.
Entrevista de Ajuste: Es un seguimiento al desempeño laboral de las personas que fueron contratadas.
Administrativos: Puestos directivos que solicitan evaluación psicométrica de las diferentes dependencias del
Gobierno del Estado de Sonora.
Personal Temporal: Personas contratadas por un tiempo determinado, mismas que no generan antigüedad para
el Gobierno del Estado (personal eventual y de honorarios).
Personal Provisional: Personas que cubre suplencia por incapacidad o permiso.
Personal Contratado: Todo personal que ingresa al Gobierno del Estado.
SRH: Subsecretaría de Recursos Humanos
Inducción General de la SRH: Información general otorgada al personal de nuevo ingreso sobre las atribuciones
y servicios que ofrece la Subsecretaria de Recursos Humanos, así como las leyes y reglamentos por las que se
rige,
Inducción al puesto: Información específica otorgada al personal de nuevo ingreso o personal que cambia de
puesto sobre sus responsabilidades y actividades a realizar.
189
Internos:
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Control de producto no conforme
•Procedimiento de Acciones correctivas
•Procedimiento de Acciones preventivas
Externos
• ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
• ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
• ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
• Aplicación del inventario multifasico de la personalidad (MMPI) a la psicopatología
• Instructivo MMPI-Español
• Test de matrices progresivas (RAVEN)
• Interpretación del Test de matrices progresivas (RAVEN)
• 16 Factores de la personalidad
• Interpretación 16 PF”
• Técnica Cleaver
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
190
5.1. Criterio General.
CRITERIO 1. Toda contratación para la Subsecretaria de Recursos Humanos debe someterse a éste
procedimiento.
5.2. Recepción de solicitud de programación de exámenes psicométricos por parte de los administrativos de
las diferentes dependencias.
CRITERIO 1. Los administrativos deben utilizar los formatos proporcionados por la Subsecretaria de Recursos
Humanos (no hacer modificaciones).
CRITERIO 2. Están exentos del cumplimiento del criterio 1. Las siguientes dependencias: H. Congreso del
Estado, Supremo Tribunal de lo Contencioso y Administrativo, Secretaría de Salud, Secretaría de Educación ,
Secretaría de Seguridad Pública del Estado (puestos operativos) y la Procuraduría General de Justicia del Estado
(puestos operativos).
5.3. Aplicación y calificación de exámenes psicométricos.
CRITERIO 1. Se debe respetar fecha y hora asignada para la evaluación por parte de los candidatos ,
administrativos, y la Subsecretaria de Recursos Humanos.
CRITERIO 1. En el caso del puesto de custodio penitenciario (tabulado con el nivel 1) dada la excesiva rotación
del personal de este puesto no se deberá aplicar evaluación psicométrica.
CRITERIO 2. No se volverá a aplicar exámenes psicométricos a los grupos numerosos que hayan sido
evaluados con anterioridad y que no han sido dados de alta por motivos administrativos o presupuestales ,
considerándose como adecuada la evaluación inicial si esta fue en un periodo no mayor a ocho meses.
Criterio 3. Cada 6 meses se debe verificar que las pruebas psicométricas del sistema electrónico y las pruebas
calificadas con plantillas sean los mismos valores arrojados. Esta verificación se realizará manualmente a fin de
validar la exactitud de los mismos.
5.4. Entrevista por dimensiones.
CRITERIO 1. Se debe de realizar la entrevista por dimensiones al personal a evaluar.
CRITERIO 2. Tratándose del personal de la Subsecretaria de Recursos Humanos, en el caso que un candidato
con las especificaciones requeridas en el perfil del puesto que va a ocupar (grados de estudio y/o especialización
académica) se tomará como referencia directa tanto su experiencia laboral, ya que las competencias pueden ser
adquiridas de manera empírica, como los resultados obtenidos en la evaluación psicométrica.
5.5. Recepción oficio de propuesta del candidato evaluado y/o seleccionado.
CRITERIO 1. No se deberá dar de alta a personas que no hayan sido evaluadas psicométricamente en puestos
de base y de confianza del nivel 9,10 y 11.
CRITERIO 2. No se debe dar de alta al personal temporal, si la propuesta no viene con la documentación
requisitada.
CRITERIO 3. Todo personal una vez evaluado psicométricamente y tenga un cambio de puesto o promoción no
requerirá ser evaluado nuevamente. Se evaluará siempre y cuando la Dependencia lo solicite.
5.6. Se integra expediente y se envía a archivo.
CRITERIO 1. El expediente deberá de contar con la documentación siguiente: Oficio de Propuesta, Toma de
Protesta, Inventario de Recursos Humanos, Solicitud de Empleo con fotografía, Acta de Nacimiento (original o
copia), Certificado Médico expedido por ISSSTESON. (en caso de personal femenino incluye prueba de
embarazo), Resultados de prueba de Antidoping, Carta de No Antecedentes Penales, Copia de Cartilla Militar
Liberada o Constancia de que está realizando su Servicio Militar (solo personal masculino), Constancia de
Estudios, Kardex, Boleta, Título Profesional o Cédula Profesional, Constancia de No Inhabilitado por la Contraloría
General del Estado, Clave Única del Registro de Población (CURP), Carta de Adhesión al Plan de Previsión Social
y al Plan de Indemnización, Enfermedades y Riesgos (Carta testamentaria para el seguro de vida, Carta
Testamentaria para Gastos Funerarios y Ficha Técnica de Identificación (se omitirá esta Ficha en los siguientes
191
puestos: Custodios Penitenciarios de los CERESOS y niveles del 12 al 15). En el caso de personal temporal
deberá incluir el contrato de trabajo y en cuestión de documentación se omitirá el plan de previsión social, el acta
de Toma de Protesta y Ficha Técnica de Identificación. En el caso de los niveles del 11 al 14 se deberá incluir carta
de Designación firmada por el Gobernador.
5.7. Inducción al personal de la SRH.
CRITERIO 1. La Inducción General de la SRH se imparte una vez notificado oficialmente el nuevo ingreso por la
Dirección Administrativa de la SRH.
CRITERIO 2. En lo referente a la Inducción al Puesto, Reclutamiento y Selección únicamente dá seguimiento a la
impartición de la Inducción al puesto otorgada por el Jefe inmediato, toda vez que se haya notificado oficialmente el
nuevo ingreso o movimiento de personal por la Dirección Administrativa de la SRH .
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P17-F01/Rev.00 Solicitud de programación de exámenes psicométricos
17-SRH-P17-F02/Rev.00 Solicitud de empleo
17-SRH-P17-F03/Rev.00 Ficha técnica de identificación
17-SRH-P17-F04/Rev.00 Relación de propuestas recibidas
17-SRH-P17-F05/Rev.00 Inventario de recursos humanos
17-SRH-P17-F06/Rev.00 Solicitud de exámenes de laboratorio y radiografías
17-SRH-P17-F07/Rev.00 Solicitud de prueba de antidoping
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P17-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P17-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P17-A03/Rev.00
192
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Encargado de evaluación
psicométrica
Coordinador de
Reclutamiento y Selección
de personal
1.00 Recepción de Solicitud de
programación de exámenes psicométricos.
1.01 Recibe de los administrativos de las
dependencias solicitudes de aplicación de
exámenes psicométricos.
“pasa a actividad 5”
Solicitud de Programación de
Exámenes Psicométricos
2 Coordinador de
Reclutamiento y Selección
de personal
2.00 Recepción de requerimiento de personal
de la Subsecretaria de Recursos Humanos
2.01 Recibe solicitudes de requerimientos de
personal.
2.02 Remite a encargado de evaluaciones
psicométricas
Requerimientos de personal
de la Subsecretaria de
Recursos Humanos
3 Encargado de recepción de
documentos
3.00 Recepción de Currículum y/o Solicitud
de empleo de aspirantes.
3.01 Recibe curriculums y/o solicitudes de
empleo.
3.02 Proporciona la información
correspondiente a los solicitantes sobre las
vacantes y el proceso de reclutamiento.
3.03 Clasifica los curriculums y solicitudes de
empleo de acuerdo a la profesión o área de
competencia y los resguarda por un periodo
máximo de 6 meses.
Solicitud de Empleo
4 Coordinador de
Reclutamiento y Selección
de personal
4.00 Búsqueda de candidato en bolsa de
trabajo cuando lo requiera la Subsecretaria de
Recursos Humanos.
4.01 Analiza los expedientes en bolsa de
trabajo.
Si se cuenta con posibles candidatos
4.02 Programa a los candidatos.
4.03 Evalúa a los candidatos.
Si no se cuenta con posibles candidatos,
inicia búsqueda en bolsa de trabajo.
5 Encargado de evaluación
psicométrica
5.00 Programación de evaluación
psicométrica.
5.01 Revisa la agenda para hacer la
programación en base a las solicitudes
recibidas.
5.02 Anota en la solicitud de fecha y hora de
la evaluación psicométrica para informar a los
administrativos para que a su vez ellos
informen a los candidatos propuestos.
5.03 Entrega los requisitos para la evaluación
y la solicitud de empleo.
5.02 Informa de la programación al
coordinador de reclutamiento y selección.
Programación de
evaluaciones psicométricas
193
6 Coordinador de
Reclutamiento y Selección
de personal
6.00 Análisis de Solicitud de Empleo de los
candidatos.
6.01 Analiza solicitud de empleo de
candidatos para completar entrevista.
6.02 Elabora ficha técnica de identificación. Ficha técnica de
identificación
7 7.00 Solicitud de descripción y competencias
laborales del puesto a cubrir.(personal de la
Subsecretaria de Recursos Humanos)
7.01 Verifica si cuenta con descripción del
puesto a cubrir.
Si no cuenta con descripción, lo solicita a las
áreas correspondientes.
8 Encargado de evaluación
psicométrica
8.00 Aplicación y Calificación de exámenes
psicométricos.
8.01 Aplica evaluación psicométrica a todos
los candidatos de los niveles del 1 al 11 en la
fecha y hora programadas.
8.02 Aplica examen de personalidad MMPI
cuando sean agentes de la Policía Estatal
Investigadora, vigilantes, enfermeras y a
todos los puestos del Centro de Desarrollo
Infantil.
8.03 Califica las pruebas psicométricas al
término de la aplicación
Relación de personas
evaluadas de bolsa de
trabajo
Relación de personas
evaluadas de dependencias /
Unidades Administrativas
9 Coordinador de
Reclutamiento y Selección
de personal
9.00 Entrevista por dimensiones.
9.01 Realiza entrevista por dimensiones (en
base a la descripción del puesto para el
personal de la Subsecretaria de Recursos
Humanos).
9.02 Confirma las funciones a realizar con los
candidatos.
10 10.00 Interpretación de Resultados de las
Pruebas Psicométricas y Elaboración de ficha
técnica de identificación.
10.01 Analiza los resultados de las pruebas
psicométricas.
10.02 Elabora la ficha técnica de
identificación.
10.03 Archiva las fichas técnicas y las
pruebas psicométricas por orden alfabético y
las resguarda por 6 meses (tiempo de validez
de las pruebas).
Ficha Técnica de
Identificación
194
11 11.00 Elaboración y envío de oficio para
informar resultados de evaluación.
11.01Elabora oficio para informar de los
resultados de las evaluaciones psicométricas
y recaba firma del Subsecretario de Recursos
Humanos.
11.02 En el caso de requerimientos de
personal al interior de la Subsecretaria de
Recursos Humanos.
Oficio de informe de
resultados
12 Encargado de recepción de
documentos
Control de correspondencia
Dirección de Administración
de personal
Encargado de recepción de
documentos
12.00 Recepción oficio de propuesta del
candidato evaluado y/o seleccionado.
12.01 Verifica si existe vacante y la propuesta
con la documentación requerida y si está
evaluado el candidato.
12.02 Recibe la propuesta si cuenta los
requisitos anteriores.
“No cumple con los requisitos”
12.03 Regresa la propuesta a la Dependencia
solicitante.
12.04 Informa al responsable de control de
correspondencia los oficios propuestas para
su registro en la correspondencia.
12.05 Turna relación de propuestas recibidas
a la Dirección de Administración de personal
para su Alta nómina.
12.06 Turna al área de nombramiento para su
elaboración del nombramiento.
12.07Recibe los documentos del personal
dado de alta en nómina para integrar el
expedientes.
12.08 Envía formatos de previsión social al
procedimiento de Previsión Social: Carta
Testamentaria para el seguro de vida y Carta
Testamentaria para Gastos Funerarios.
12.09 Integra el expediente del personal de
manera ordenada y lo identifica con el no. de
empleado.
Relación de Propuestas
Recibidas
Inventario de Recursos
Humanos
13 Coordinador de
Reclutamiento y Selección
de personal
13.00 Inducción al personal.
13.01 Otorga inducción general al personal
que ingresa a la Subsecretaria de Recursos
Humanos.
13.02 Da seguimiento a la impartición de la
inducción al puesto otorgada por el jefe
inmediato al personal de nuevo ingreso o al
personal que cambia de puesto dentro de la
misma Subsecretaria.
Registro de Inducción
195
14 Encargado de evaluación
psicométrica
14.00 Entrevista de ajuste.
14.01 Elabora memorándum dirigido al jefe
inmediato para que responda la entrevista
de ajuste a las personas contratadas así
como a los movimientos de personal en la
Subsecretaria de Recursos Humanos.
14.02 Recaba firma del Director de
Desarrollo Organizacional y envía al área
correspondiente.
14.03 Recibe las entrevistas de ajuste y
revisa los resultados
Memorándum de solicitud
para realizar entrevista de
ajuste
Entrevista de Ajuste
15 Coordinador de
Reclutamiento y Selección
de personal
15.00 Medición de la Satisfacción del cliente
15.01 Mide la satisfacción del cliente
mensualmente aplicando 15 encuestas de
servicio a los candidatos evaluados y 10
encuestas de servicio a los administrativos.
15.02 analiza los resultados de las encuestas
y realiza acciones correctivas o preventivas
en caso de ser necesarios.
Encuesta de servicio a los
administrativos
Encuesta de servicio a
candidatos
16 16.00 Medición de la eficacia del
procedimiento.
16.01 Realiza la medición de los objetivos de
calidad establecidos y los remite a la
Subdirección de Gestión de la Calidad.
16.02 Analiza los resultados obtenidos y
realiza acciones correctivas cuando el
resultado obtenido sea menor a la meta fijada
para garantizar el cumplimiento mayor o igual
a este porcentaje.
16.03 Entrega los resultados de la medición
de los objetivos de calidad y satisfacción del
cliente al área de calidad en los primeros
ocho días naturales del mes
Reporte de Objetivos de
calidad
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Lic.Roxana Guadalupe Huerta
Rios Coord.de Reclutamiento y
Selección de pe
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
Lic. Jorge Enrique Estrella
Tiznado Director de Desarrollo
Organizacional
196
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Reclutamiento y selección de personal
17-SRH-P17/Rev.00 26/09/2014 11:55:51a.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Solicitud de
programación de
exámenes psicométricos
1 Recepcionista Papel 1 año Archivo de
Recepción
Depurar
Requerimientos de
personal de la SRH.
2 Coordinador de
Reclutamiento y Selección
de Personal
Papel 1 año Archivero de bolsa
de trabajo
Depurar
Solicitud de Empleo3 Encargado de Recepción
de Documentación
Papel Indefinido Archivo General de
Recursos Humanos
Archivo
General
Programación de
evaluaciones
psicométricas
4 Recepcionista Papel 1 año Archivo de
Recepción
Depurar
Ficha Técnica de
Identificación
(personal contratado)
5 Coordinador de
Reclutamiento y Selección
de Personal
Papel Indefinido Archivo General de
Recursos Humanos
Archivo
General
Relación de personas
evaluadas de bolsa de
trabajo
6 Coordinador de
Reclutamiento y Selección
de Personal
Papel 1 año Archivero de
reclutamiento y
selección
Depurar
Relación de personas
evaluadas de
dependencias / Unidades
Administrativas
7 Coordinador de
Reclutamiento y Selección
de Personal
Papel 1 año Archivero de
reclutamiento y
selección
Depurar
Oficio de informe de
resultados
8 Recepcionista Papel 1 año Archivo de
Recepción
Depurar
Relación de propuestas
recibidas
9 Encargado de Recepción
de Documentación
Papel 6 meses Archivero de
reclutamiento y
selección
Depurar
Inventario de Recursos
Humanos
10 Encargado de Recepción
de Documentación
Papel Indefinido Archivo General de
Recursos Humanos
Archivo
General
Memorándum de
solicitud para realizar
entrevista de ajuste
11 Coordinador de
Reclutamiento y Selección
de personal
Papel 1 año Archivero de
reclutamiento y
selección
Depurar
Entrevista de Ajuste12 Coordinador de
Reclutamiento y Selección
de personal
Papel 1 año Archivero de
reclutamiento y
selección
Depurar
Registro de inducción13 Coordinador de
Reclutamiento y Selección
de personal
Papel 1 año Archivero de
reclutamiento y
selección
Depurar
Encuesta de servicio a
los administrativos
14 Coordinador de
Reclutamiento y Selección
de Personal
Papel 6 meses Archivero de
reclutamiento y
selección
Depurar
Encuesta de servicio a
los Candidatos
15 Coordinador de
Reclutamiento y Selección
de Personal
Papel 6 meses Archivero de
reclutamiento y
selección
Depurar
Reporte de Objetivos de
calidad
16 Coordinador de
Reclutamiento y Selección
de personal
Papel 1 año Archivero de
reclutamiento y
selección
Depurar
197
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
198
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Reclutamiento y selección de personal
17-SRH-P17/Rev.00
1 ¿Se reciben y resguardan curriculums y/o solicitudes de
empleo?
2 ¿Los requerimientos de personal de la S.R.H. se solicitan de
manera formal especificando las siguientes características:
puesto, grado de estudios, funciones, edad, sexo, estado civil y
experiencia?
3 ¿Se cuenta con bolsa de trabajo, de candidatos evaluados en
puestos requeridos de acuerdo a las necesidades de la S.R.H.?
4 ¿Las solicitudes de programación de exámenes psicométricos
por parte de los administrativos de las diferentes dependencias
se efectuaron en el formato?
5 ¿Se realiza la evaluación psicométrica de acuerdo a un
programa?
6 ¿Se analiza la solicitud de empleo de los candidatos?
7 ¿Se solicita la descripción y competencias laborales del puesto
a cubrir?
8 ¿Para la aplicación de las evaluaciones psicométricas de
personal requerido dentro de la Subsecretaria de Recursos
Humanos se consideran la descripción del puesto y las
competencias laborales de la vacante a cubrir?
9 ¿Cuando se evalúan candidatos solicitados por los
administrativos de las dependencias y éstos no especifican la
función del puesto a desempeñar, se toma en cuenta las
competencias mínimas requeridas o la evaluación
psicométrica?
10 ¿Se aplica la evaluación psicométrica a todos los candidatos
del tabulador del nivel 1 al 11?
11 ¿Se aplica el examen de personalidad MMPI a los siguientes
puestos: agentes de la Policía Estatal Investigadora, vigilantes,
enfermeras y a todos los puestos del Centro de Desarrollo
Infantil?
12 ¿Se califican las pruebas psicométricas, al término de la
aplicación, mediante plantillas y las aplicaciones de cómputo
correspondientes?
199
13 ¿Las personas contratadas por la S.R.H. de forma provisional o
temporal por un período mayor a seis meses, presentan
evaluación psicométrica y aplican la inducción al puesto?
14 ¿Se realiza la entrevista por dimensiones en base a las
competencias laborales o la descripción del puesto?
15 ¿Se confirma directamente con los candidatos, las funciones
que van a realizar para llevar a cabo la entrevista por
dimensiones?
16 ¿El resultado del candidato enviado por los administrativos se
da de las siguientes formas: aprobado, aprobado con reserva
o no aprobado, en base a los resultados de las pruebas
psicométricas?
17 ¿Se elabora una ficha de identificación y se envía a los
administrativos?
18 ¿Se da respuesta de resultados de evaluación psicométrica, en
un tiempo no mayor a cinco días hábiles?
19 ¿De acuerdo a los requerimientos dentro de la S.R.H., se
envían los resultados de los candidatos para ser seleccionados
por el jefe inmediato?
20 ¿Se recibe propuesta debidamente integrada con toda la
documentación de parte de los administrativos?
21 ¿Los expedientes son integrados con toda la documentación
requerida y turnados a las distintas áreas dentro de la
Subsecretaria que correspondan?
22 ¿Todo el personal contratado de base, temporal o provisional
para la S.R.H. recibe inducción general a la S.R.H.?
23 ¿Todo el personal contratado de base, temporal o provisional
para la Subsecretaria de Recursos Humanos, recibe inducción
al puesto por los jefes inmediatos?
24 ¿Se envía de manera formal a los directores y subdirectores de
la S.R.H., entrevista de ajuste del personal contratado y que
tengan tres meses laborando?
25 ¿Todo personal promovido de otras áreas o dependencias a la
Subsecretaría de Recursos Humanos recibe inducción al
puesto por los jefes inmediatos?
26 ¿Se aplican encuestas para medir la satisfacción del cliente?
27 ¿Se mide la eficacia del procedimiento mediante los objetivos
de calidad establecidos?
SIP-F04/REV.01200
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Capacitación a servidores públicos
17-SRH-P18/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Capacitar a los servidores públicos de las Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado para lograr su
profesionalización.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento aplica a los servidores públicos de las Dependencias y Entidades de la Administración
Pública Estatal.
II.- ALCANCE
III.- DEFINICIONES
201
DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION: Es el procedimiento a partir del cual se obtiene
información necesaria para elaborar el programa de capacitación.
PROGRAMA ANUAL DE CAPACITACIÓN: Documento que integra las acciones de capacitación a impartirse a lo
largo del año.
INSTRUCTORES: Personas calificadas para brindar la capacitación requerida.
INSTRUCTORES INTERNO: Servidor publico calificado para brindar capacitación.
INSTRUCTORES EXTERNO: Persona física o moral calificada y contratada para brindar capacitación
COMPETENCIAS LABORALES: Son los conocimientos, habilidades y actitudes que los servidores públicos
requieren para el buen desempeño de sus funciones
PREPARACION DE ACCIONES DE CAPACITACIÓN: Compendio de actividades que se efectúan como soporte
para la realización de una acción de capacitación.
CONSTANCIAS DE CAPACITANDOS: Documento oficial que reconoce la asistencia, o participación en una
acción de capacitación.
CONSTANCIAS DE INSTRUCTORES: Documento Oficial que reconoce la participación del instructor.
RECESO: Tiempo de descanso realizado en los cursos de capacitación para el buen desarrollo del mismo .
EFECTIVIDAD DE LA CAPACITACIÓN: Medición del impacto de la capacitación recibida en el desempeño de las
actividades.
ACCIONES DE CAPACITACIÓN: Actividades que se realizan con carácter formativo y de actualización para los
servidores públicos, tales como: conferencias, cursos, seminarios, talleres, jornadas, congresos, diplomados.
EVENTO: Cualquier actividad realizada que se efectúe en las salas del Centro de Capacitación no ofrecida por
el Centro de Capacitación..
CURSO ABIERTO: Curso de capacitación ofrecido en el Calendario Mensual, en el cual pueden participar los
servidores públicos de las Dependencias y Entidades.
CURSO CERRADO: Curso de capacitación especifico solicitado por una Dependencia o Entidad dirigido
únicamente a su personal.
CURSO EN LÍNEA: Acciones de capacitación realizadas a través del portal dirigido a servidores públicos cuya
ubicación se encuentra en localidades fuera de Hermosillo o que por carga de trabajo, horario o razones físicas
resultan ser de difícil acceso a los cursos presenciales.
VALIDACIÓN DE LA CAPACITACIÓN: Reconocimiento a las acciones de capacitación realizadas por una
Dependencia o Entidad o Institución que integra en el desarrollo de la misma a servidores públicos estatales.
RENDICIÓN DE CUENTAS: Presentación de informe al Coordinador del Centro de Capacitación de los
resultados obtenidos en la Evaluación de Capacitación y Servicio, Cumplimiento de los Objetivos de Calidad ,
revisión y cumplimiento del Programa de 5 “S” y otros necesarios para la mejora del servicio de capacitación
RETROALIMENTACIÓN CON LOS INSTRUCTORES: Actividad que se realiza al recibir el resultado de la
Evaluación de Capacitación y Servicio con el propósito de presentar a cada instructor fortalezas y áreas de
oportunidad para mejorar su desempeño.
CONTROL DE EMISIÓN DE CONSTANCIAS: Registro de las constancias otorgadas por el Centro de
Capacitación.
EQUIPO TECNOLÓGICO: Aquellas herramientas necesarias para el desarrollo de las acciones de capacitación
(cañón., equipo de cómputo para el instructor).
MATERIAL DIDÁCTICO: Rotafolios, equipo de computo instalado en sala de capacitación para el uso del los
capacitandos, lápices, marcadores para pizarrón blanco, pizarrón blanco, hojas para rotafolio, etiqueta para
identificación, equipo de audio instalado en salas. Conexión a internet en el equipo del instructor.
202
Internos
Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
Manual de Organización
Manual de Gestión de Calidad
Procedimiento de Control de Documentos
Procedimiento de Control de Registros
Procedimiento de Auditorías Internas
Procedimiento de Control de producto no conforme
Procedimiento de Acciones correctivas
Procedimiento de Acciones preventivas
Programa Anual de Capacitación
Externos
ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continúa.
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
203
5.1 Diagnostico de Necesidades de Capacitación
CRITERIO 1. El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación de la Administración Pública Estatal tiene como
origen la aplicación de la detección de necesidades de capacitación, los resultados del apartado justificación de la
evaluación del desempeño, las necesidades específicas de capacitación de Dependencias y Entidades y de
nuevos programas de la Administración Pública Estatal .
CRITERIO 2. La detección de necesidades de capacitación se desarrolla durante el mes de septiembre de cada
año.
CRITERIO 3. Los resultados de la evaluación del desempeño se reciben cada seis meses del proceso de
evaluación del desempeño.
CRITERIO 4. El Diagnóstico de necesidades de capacitación de la Subsecretaría de Recursos Humanos podrá
establecerse a partir de la aplicación de la detección de necesidades de capacitación, resultados de la aplicación
del a evaluación del desempeño y de competencias laborales.
5.2 Elaboración del Programa Anual de Capacitación
CRITERIO 1. El programa anual de capacitación se elabora a partir del diagnostico de necesidades de
capacitación de la administración pública estatal, Se debe enviar para su revisión al Director de Desarrollo
Organizacional.
CRITERIO 2. Se debe elaborar Programa Anual de Capacitación para el personal de la Subsecretaria de
Recursos Humanos teniendo como referente el Programa Anual de Capacitacion General para Dependencias y
Entidades
CRITERIO 3. Se debe enviar al Subsecretario de de Recursos Humanos el Programa Anual de Capacitación de
la Administración Pública Estatal para su revisión y aprobación durante el mes de Diciembre de cada año .
CRITERIO 4. Durante la ejecución del Programa Anual de Capacitación y previo análisis, podrá ajustarse según
sea conveniente para el centro de capacitación, derivado de la incorporación de nuevos programas en la
administración pública estatal y para el cumplimiento de metas de acuerdo a los avances y los recursos asignados .
Deberá ser revisado nuevamente por el Director de Desarrollo Organizacional.
CRITERIO 5. Se elaboran las cartas descriptivas de los cursos del Programa de Capacitación
5.3 Promoción de la capacitación en Dependencias y Entidades
CRITERIO 1.- El programa anual de capacitación se dará a conocer a las Dependencias y Entidades, dentro de
los 10 días hábiles después de su aprobación.
5.4. Selección de Instructores
CRITERIO 1. Todo instructor que aspire a prestar sus servicios a este proceso deberá ser entrevistado por el
coordinador del centro de capacitación, quien determinará su competencia profesional.
CRITERIO 2. Los instructores tanto internos o externos deben cumplir con los lineamientos para instructores que
emite el centro de capacitación.
CRITERIO 3. Tratándose de Instructores Externos sujetos a contratación, se turnaran a la Dirección
Administrativa de la Subsecretaría de Recursos Humanos para los trámites correspondientes.
CRITERIO 4. Elabora listado de instructores seleccionados
5. 5. Elaboraración del calendario mensual de capacitación
CRITERIO 1.- La coordinación del centro de capacitación calendariza los cursos en base al programa de
capacitación anual o en base a las adecuaciones derivados la incorporación de nuevos programas en la
administración pública estatal y para el cumplimiento de metas de acuerdo a los avances y los recursos asignados.
CRITERIO 2 .Se debe enviar a la Dirección de Desarrollo Organizacional el calendario mensual de capacitación
para su revisión y aprobación, previo al inicio del mes programado.
CRITERIO 3. El calendario mensual debe contener los cursos calendarizados además de las cartas descriptivas
de cada uno de ellos.
5.6 Difusión del Calendario Mensual de Capacitación
CRITERIO 1.- Se debe enviar a las Dependencias y Entidades el Calendario mensual de capacitación con las
cartas descriptivas correspondientes.
CRITERIO 2.- Se debe difundir el calendario mensual de capacitación mediante redes sociales
CRITERIO 3.-Se debe comunicar a los instructores seleccionados para la preparación de la acción de
capacitación en base a las cartas descriptivas
204
5.7 Integra los grupos de capacitación en base a las solicitudes recibidas
CRITERIO 1. Solo se deben registrar en los cursos de capacitación a servidores públicos Estatales de
Dependencias y Entidades.
CRITERIO 2. .Para el registro de los servidores públicos el enlace de capacitación de la unidad administrativa
deberá enviar de manera electrónica la siguiente información:
• Nombre del Curso
• Nombre del participante
• Numero del empleado del participante
• Correo electrónico del participante
• Teléfono
• Unidad administrativa a la que pertenece
CRITERIO 3: Se hace necesaria la actualización bimestral de la Nómina de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y
Judicial y la Nómina de Organismos Descentralizados a efecto del registro de los servidores públicos en los cursos
ofertados.
CRITERIO 4: Para aquellos Organismos donde la Subsecretaría de Recursos Humanos no tiene control de su
Nómina, está será solicitada con cada uno de ellos.
CRITERIO 5: Tratándose de la Secretaría de Educación y Cultura, se le solicitará la actualización de la Nómina
del personal estatal de manera bimestral.
CRITERIO 6: Cuando el servidor público registrado no se presente o no desarrolle las actividades
correspondientes al curso en línea para el cual ha sido inscrito, no podrá inscribirse en ninguno de la
calendarización inmediata posterior.
CRITERIO 7. El grupo mínimo de participantes para los cursos presenciales será de 15 participantes; tratándose
de cursos presenciales de informática será de 05 personas.
CRITERIO 8. Para los cursos en línea la cantidad mínima de participantes será 15 y un máximo de 30
CRITERIO 9.- Para los cursos en línea el registro se cerrará un día hábil antes de iniciar el curso.
CRITERIO 10. Cuando una Dependencia o Entidad requiera capacitar a sus servidores públicos en algún curso
cerrado (fuera de calendario mensual), ésta debe enviar la siguiente información vía oficio:
Nombre del curso.
Justificación de inscripción.
Cumplir con la información solicitada en el Criterio 2
Para un curso cerrado de informática el número de participantes será de 10 participantes, para el resto de los
cursos cerrados no se permitirá un número menor de 20 participantes.
5.8 Preparación de Acciones de Capacitación
CRITERIO 1. El Coordinador de Capacitación deberá recibir por parte del instructor, con siete días hábiles de
antelación el material de apoyo y presentación elaborado para la revisión y coherencia con el contenido de la carta
descriptiva correspondiente. De no existir congruencia se regresará al instructor quien tendrá 48 horas para las
modificaciones pertinentes.
CRITERIO 2. El Auxiliar de Apoyo a la Capacitación debe atender los requerimientos operativos necesarios para
el desarrollo del curso (acomodo de sillas y mesas de trabajo, material didáctico [hojas de rotafolio, marcadores,
etc] utilización de sonido o algún otro elemento didáctico).
CRITERIO 3. Para la reproducción del manual de capacitación correspondiente deberá efectuarla 48 horas
hábiles antes del inicio del curso programado.
205
CRITERIO 4.- Se debe mantener actualizado el tablero de información
CRITERIO 5. Cuando una Dependencia o Entidad requiera apoyo para realizar algún evento en las instalaciones
del Centro de Capacitación deberá:
• Realizar una solicitud vía oficio y enviarla 5 días hábiles previos al evento.
• La solicitud deberá detallar nombre del evento, número de personas que asistirán, fecha y hora.
• Deberán traer sus propios insumos de cafetería y materiales.
Para la autorización del préstamo de sala se deberá dar prioridad a la disponibilidad según lo programado en el
Calendario Mensual y el Programa Anual de Capacitación y se deberá informar a la Dependencia y Entidad si se
acepta o no su solicitud.
CRITERIO 6. Las personas que asistan a algún evento en las instalaciones del Centro de Capacitación deben
registrarse en el documento establecido para ello antes de iniciar con sus actividades, por medio del formato o en
algún otro registro emitido por ellos. Así mismo, ninguna persona deberá portar armas.
CRITERIO 7. La cancelación de un evento de una Dependencia o Entidad deberá realizarse por lo menos dos
días hábiles previos a la fecha del evento.
En caso de no cumplir con lo antes mencionado, el Centro de Capacitación se reservará el derecho de atender
futuras solicitudes.
5.9 Impartición de la Capacitación
CRITERIO 1. Cuando no se imparta un curso calendarizado se deberá realizar un análisis para determinar las
causas que originaron la no realización de acuerdo al calendario mensual para su reprogramación o cancelación
definitiva.
CRITERIO 2. El Centro de Capacitación entregará Manual de Capacitación en todos los cursos que imparta.
CRITERIO 3. La duración de los cursos deberá mantenerse de acuerdo a lo establecido en la carta descriptiva
correspondiente.
CRITERIO 4. La duración mínima de un curso de capacitación será de 06 horas.
5.10 Retroalimentación con los instructores
CRITERIO 1. Se debe realizar sesión de retroalimentación con todos los instructores internos y externos que
presten el servicio para el Centro de Capacitación.
CRITERIO 2. La sesión se ejecutará a mas tardar a los cinco días hábiles de terminado el curso.
CRITERIO 3. Los compromisos derivados de la retroalimentación quedan evidenciados por escrito.
CRITERIO 4. Durante la retroalimentación se deben observar los parámetros de calidad del servicio de los
instructores que a continuación se mencionan:
• Si el resultado se encuentra entre 85% y un 90%: se le informa al instructor con la finalidad de que mejore en
las áreas donde obtuvo menos puntaje.
• Si el resultado es menor a 85%: Se informa y retroalimenta al instructor. En caso de reincidir en el resultado de
la evaluación menor a 85% se notifica al Director de Desarrollo Organizacional para que determine lo que proceda..
CRITERIO 5.De haber incumplido con la duración establecida en la Carta Descriptiva correspondiente, se hará la
observación respectiva.
5.11 Elaboración, Control y Entrega de Constancias
CRITERIO 1. Las constancias se deben entregar solamente a los participantes que acrediten el curso
correspondiente. Se harán excepciones solamente que la Dependencia o Entidad lo solicite por escrito, para fines
de política interna.
CRITERIO 2. Las constancias deberán entregarse el mismo día del curso.
206
CRITERIO 3. Las constancias para los cursos en línea se hacen llegar a través de los enlaces para
capacitación, 72 horas hábiles después de concluido el curso.
CRITERIO 4. Los enlaces para capacitación deberán firmar de recibido el listado de las constancias de los
capacitandos de cursos en línea, siendo responsabilidad de los enlaces la constancia en cuestión.
CRITERIO 5. En caso de que un capacitando requiera la reposición de constancia, el Centro de Capacitación
entregará un historial de capacitación donde se enlisten los cursos y las fechas en las que ha participado.
CRITERIO 6 Tratándose de cursos cerrados fuera de las instalaciones del Centro de Capacitación, personal del
Centro de Capacitación realizará la apertura del curso, y el Coordinador de Cursos confirmación de asistencia y
aplicará la evaluación de capacitación y servicio. Las constancias deben entregarse posteriormente, requiriéndose
la firma del responsable de recursos humanos de la Dependencia ó Entidad
CRITERIO 7. Las constancias que emita el Centro de Capacitación deben ser registradas y controladas mediante
su foliación
CRITERIO 8 Las constancias de instructores que emite el Centro de Capacitación deben ser controladas con
folios independientes de la constancia de capacitados.
CRITERIO 9. Todas las constancias que emita el Centro de Capacitación deben apegarse al formato registrado
para tal efecto
5.12. Validación de Acciones de Capacitación
CRITERIO 1. El reconocimiento de acciones de capacitación que se realice solo será para servidores públicos
estatales previa consulta a la Nómina respectiva
CRITERIO 2. La validación de acciones de capacitación solo será a solicitud de parte de la Dependencia, Entidad
o Institución.
CRITERIO 3. Para que el Centro de Capacitación valore el reconocimiento de las acciones de capacitación
deberá recibir de parte del solicitante el soporte documental, consistente en: información del instructor donde se
evidencie la competencia, experiencia, formación académica, así como los contenidos y duración de la acción.
CRITERIO 4. Cuando se trate de acciones de capacitación que regularmente se calendarizan en todo el año, la
parte solicitante deberá enviar al Centro de Capacitación un mes antes el calendario de las acciones a realizar el
mes siguiente..
CRITERIO 5. Derivado del criterio anterior, el solicitante deberá entregar al Centro de Capacitación las
constancias físicas a validar en la primera semana del mes y el Centro de Capacitación se obliga a entregarlas
validadas en la segunda semana del mes siguiente.
CRITERIO 6. La parte solicitante debe enviar en forma electrónica el formato de registro de validación de
acciones de capacitación debidamente requisitado.
CRITERIO 7. Solo se validarán aquellas constancias que vengan relacionadas en el formato de Registro de
acciones de capacitación.
CRITERIO 8. Se debe llevar un registro y control de validación de las acciones de capacitación; este control será
mediante folios individuales para cada constancia reconocida, y estos folios son independientes de las constancias
que emite el Centro de Capacitación para los capacitados e Instructores
CRITERIO 9. Las acciones de capacitación que no se encuentren dentro de un calendario mensual, deberán
solicitar por escrito la validación teniendo 05 días hábiles para la respuesta
5.13 Integración de Expedientes de capacitación
CRITERIO 1. En el caso de los eventos, el Centro de Capacitación debe contar con el registro de los asistentes e
integrar un expediente para cada evento, mismos que deben resguardarse un año.
207
CRITERIO 2. Se integrará un expediente por cada curso impartido por el Centro de Capacitación, contenido por :
Listado de inscripción, listado oficial, Evaluación de Capacitación y Servicio, Concentrado de Evaluación de
Capacitación y Servicio, y constancias pendientes por entregar.
CRITERIO 3. Se integrará un expediente por las acciones de capacitación validadas por el Centro de
Capacitación, conformado por: oficio de solicitud, soporte documental, registro y validación de acciones de
capacitación ya requisitado, oficio de respuesta.
CRITERIO 4. Se integrará expediente por cada uno de los instructores internos y externos que presten sus
servicios en el Centro de Capacitación, compuesto por: Curriculum, documentos que avalan la educación formal o
la competencia, listado de cursos que ofrece, concentrado de la evaluación de capacitación, minuta de
retroalimentaciones al instructor, control de constancias emitidas y lineamientos para instructores firmado
CRITERIO 5. En atención al Sistema de Gestión de la Calidad, se contará con el expediente actualizado del
personal adscrito a la Subsecretaría de Recursos Humanos.
5.14 Elaboración de informes y Medición de Eficacia del Procedimiento
.
CRITERIO 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento
de los indicadores establecidos para el mismo, en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se entrega al
área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la medición.
CRITERIO 2 Cuando el resultado obtenido sea inferior al de la meta fijada, entonces se debe elaborar una acción
correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
CRITERIO 3. Los resultados de la satisfacción del cliente se entregaran al proceso de gestión de calidad dentro
de los primeros 8 días naturales de cada mes.
CRITERIO 4. Se realiza el análisis de datos de los procesos (objetivo, productos y satisfacción del cliente) y se
reporta a gestión de la calidad en los primeros 8 días naturales del mes.
CRITERIO 5. Se debe realizar reunión mensual con el fin de rendir cuentas respecto al estado que guardan las
áreas entorno al servicio de la capacitación
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P18-F01/Rev.00 Calendario mensual de capacitación
17-SRH-P18-F02/Rev.00 Constancia a capacitando
17-SRH-P18-F03/Rev.00 Constancia a instructor
17-SRH-P18-F04/Rev.00 Evaluación de capacitación y servicio para cursos
presenciales
17-SRH-P18-F05/Rev.00 Registro y validación de acciones de capacitación
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P18-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P18-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P18-A03/Rev.00
208
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1
Coordinador del Centro de
Capacitación
Coordinador de Planeación
y Desarrollo de Personal/
Analista de Planeación
1.0 Diagnostico de Necesidades de
Capacitación
1.01Realiza reunión con enlaces de
capacitación de dependencias y entidades. Y
se entrega formato de dnc
1.02 Aplica Detección de Necesidades de
Capacitación en Dependencias y Entidades.
1.02 Recibe resultados de la Evaluación del
Desempeño
1.03 Recibe necesidades especificas de
capacitación de Dependencias y Entidades y
Programa de Calidad Gubernamental
1.04 Procesa , analiza resultados de las
anteriores variables y elabora diagnostico
1.05 Para el caso especifico de Recursos
Humanos: Véase Instructivo para la
capacitación del personal de la Subsecretaría
de recursos humanos
Diagnostico de Necesidades
de Capacitación
2
Coordinador del Centro de
Capacitación
Director de Desarrollo
Organizacional
Coordinador del Centro de
Capacitación
Director de Desarrollo
Organizacional
Subsecretario de
Recursos Humanos
2.0 Elabora ración del Programa Anual de
Capacitación
2.01. A partir del Diagnóstico de necesidades
de capacitación elabora el Programa Anual de
Capacitación.
2.02Se elaboran las cartas descriptivas de los
cursos calendarizados del Programa
2.03 Turna para su revisión y ajustes.
2.04 Revisa y realiza los ajustes en caso de
ser necesario
2.05 Realiza ajustes y turna para su revisión
2.06 Revisa ajustes y turna para su
aprobación
2.07. Aprueba el Programa Anual.
Programa Anual de
Capacitación
Cartas Descriptivas
Notificación vía correo
electrónico de revisión del
programa
3 Coordinador del Centro de
Capacitación
3.0 Promoción del Programa Anual de
Capacitación en Dependencias y Entidades
3.01 Da a conocer el Programa Anual de
Capacitación a las Dependencias y Entidades
Oficio de Envío del Programa
Anual de Capacitación
209
4 Coordinador del Centro de
Capacitación
4.0 Selección de Instructores
4.01 Entrevista a los aspirantes a instructores
tanto internos como externos,
4.02Recibe documentos probatorios de
experiencia y competencia profesional del
Instructor y abre expediente
4.03 Integra lista de proveedores del servicio
de capacitación
4.04 Selecciona al instructor y da a conocer
los lineamientos para instructores que emite
el Centro de Capacitación y elabora lista de
proveedores seleccionados
4.05 Los instructores externos se turnan a la
Dirección Administrativa de la Subsecretaría
de Recursos Humanos para los trámites
correspondientes.
Ficha Técnica
Expediente del Instructor
5
Coordinador del Centro de
Capacitación
Director de Desarrollo
Organizacional
5.0 Elaboraración del calendario mensual de
capacitación
5.01 Elabora el calendario mensual de
capacitación en base al Programa anual de
capacitación, salas y los recursos disponibles.
5.02 Integra el calendario mensual y las
cartas descriptivas y turna para su revisión y
aprobación.
5.03 Aprueba el calendario mensual. .
Calendario mensual de
Capacitación
Tarjeta informativa
6 Coordinador del Centro de
Capacitación
6.0 Difusión del Calendario Mensual de
Capacitación.
6.01 Envía invitación oficial a los
Responsables de Recursos Humanos de las
Dependencias y Entidades y anexa el
Calendario mensual de Capacitación.
6.02 Pública el calendario mensual en la Red
social del Centro de Capacitación.
6.03 Remite cartas descriptivas a instructores
seleccionados para preparación de acción de
capacitación
Correo Electrónico de
invitación para la
capacitación mensual
210
7
Coordinador de Enlaces
Coordinador de Cursos en
línea
Recepcionista
Coordinador decursos
Coordinador de
Capacitacion
7.0 Integra los grupos de capacitación en
base a las solicitudes recibidas
7.01 Recibe del enlace para capacitación de
la Unidad Administrativa, las solicitudes de las
Dependencias y Entidades para inscripción a
cursos de capacitación de su personal.
7.02 Integra los grupos de capacitación
mediante el registro de los Servidores
Públicos a los cursos presenciales
solicitados.
7.03 Integra los grupos de capacitación
mediante el registro de los Servidores
Públicos a los cursos en línea solicitados.
Véase INSTRUCTIVO PARA CURSOS EN
LINEA
7.04 Preinscribe en la base de datos
correspondiente a los participantes y turna
listado de preinscripción al Coordinador de
cursos para la confirmación de asistencia.
7.05 Confirma la asistencia de los
participantes de acuerdo al listado de
preinscripción y se anota en el listado de
confirmación
7.06 Se inscribe al capacitando de los cursos
presenciales a su arribo a las instalaciones
del Centro de Capacitación.
Formato electrónico de
inscripción CECAP.
Listado de preinscripción
Listado de confirmación
Listado de inscripción
211
8
Coordinador de
Capacitación
Auxiliar de Apoyo a la
Capacitación
Coordinador de Cursos
Auxiliar de Apoyo a la
Capacitación
8.0 Preparación de Acciones de Capacitación
8.01 Revisa material (presentación y manual
de apoyo) enviado por
instructor a fin de determinar congruencia con
carta descriptiva
Propuesta.
8.02 Turna para reproducción el material
recibido.
8.03 Reproduce el material de apoyo para los
cursos solicitados, dos días hábiles antes del
inicio de la semana siguiente, así como el
Formato para Evaluación de Capacitación y
Servicio de cursos presenciales
8.04 Recibe dos días hábiles antes del inicio
de la semana siguiente el control de salas.
8.05 Prepara salas de capacitación para el
desarrollo de los cursos calendarizados,
instalando presentación correspondiente.
8.06 Prepara salas de capacitación para el
desarrollo de eventos.
8.07 Deberá llevar un minucioso control de
todo el equipo tecnológico y materiales
didácticos, e informar continuamente del
estado de éstos a la Coordinación del Centro
de Capacitación. En caso de que alguno de
los equipos necesite de un servicio o
reparación, o de igual manera, el Centro de
Capacitación necesite servicios de limpieza y
se elabora la Solicitud de Servicio de
Mantenimiento e informa a la Coordinación
del Centro de Capacitación
8.08 Supervisa que las condiciones para el
desarrollo de las acciones de capacitación se
realicen como se ha establecido.
8.09 Prepara diariamente el servicio de
cafetería de acuerdo al horario de los cursos,
recesos y número de participantes.
Correo electrónico enviado
por el Instructor con material
del curso
Requerimientos de
preparación de acciones de
capacitación
Control de salas
212
9
Coordinador de
Capacitación
Instructor
Coordinador de
Cursos
Coordinador de
capacitación
9.0 Impartición de la capacitación.
9.01. Realiza la apertura del curso,
presentando los datos curriculares del
instructor correspondiente.
9.0. Imparte la capacitación dando
seguimiento a los materiales de apoyo y
apegándose a la carta descriptiva del curso.
9.02 Aplica la evaluación de capacitación y
servicio al finalizar el curso
9.03. Elabora concentrado de la Evaluación
de Capacitación y Servicio.
9.04 Entrega de constancias y clausura.
Semblanza del instructor
Evaluación de Capacitación y
Servicio de cursos
presenciales
10
Coordinación de
capacitación
Coordinador de Planeación
y Desarrollo de Personal
10. Retroalimentación con los instructores
10.1 Entrega resultado de la evaluación de
capacitación y servicio de cursos presenciales
o en línea según se trate.
10.2 Cita a instructores a sesión de
retroalimentación
10.3 Realiza sesión de retroalimentación
10.4 Establece acuerdos con el instructor por
escrito
10.5 Registra, asigna folio y entrega
constancia a instructor
10.6 Integra resultado de la retroalimentación
al Expediente del Instructor
Concentrado de Evaluación
de capacitación y servicio
Minuta de retroalimentación
con Instructores
Control de Folios de
constancia del Instructor
213
11
Coordinador de cursos
Auxiliar de apoyo a la
capacitación
Coordinador de cursos
Coordinador de
Capacitación
Coordinador de cursos
Coordinador de Centro de
Capacitación
Coordinador de cursos
Coordinador de
Capacitación
11.Elaboración control y entrega de
constancias
11.01 Revisa listado de inscripción y elabora
el listado oficial de los participantes antes de
concluir el curso.
11.02 Elabora las constancias de los
participantes según listado oficial.
11.03 Obtiene las firmas del instructor
11.04 Elabora constancia del Instructor
11.05. Lleva para firma del Subsecretario de
Recursos Humanos.
11.05 Realiza el registro y asigna folio
11.06 Entrega constancias al personal
participante
11.07 Obtiene firmas de recepción.
11.08 Tratándose de los cursos en línea, la
constancia se remite al enlace para
capacitación de la Dependencia o Entidad
correspondiente.
11.09 Remite a Coordinador de Capacitación
el listado oficial y las constancias no
entregadas para la integración del expediente
de capacitación.
11.10 Después de obtener la firma del
Subsecretario de Recursos Humanos turna al
Coordinador de Planeación constancia del
Instructor para su entrega posterior a la
retroalimentación.
Listado oficial
Constancia del Capacitando
Constancia del Instructor
Control de folios de
constancia de capacitando
Listado oficial.
Oficio de envío de
Constancias a enlace de
Dependencias o Entidades.
Expediente de Cursos
214
12
Coordinador del Centro de
Capacitación /Coordinador
de Planeación y Desarrollo
de Personal
Analista de Planeación
Coordinador de Planeación
y Desarrollo de Personal
Analista de Planeación
Analista de Planeación /
Coordinador de Planeación
y Desarrollo y Coordinador
del Centro de Capacitación
12.00 Validación de acciones de capacitación.
12.01 Recibe solicitud oficial y el soporte
documental necesario (curriculum de
instructor, carta descriptiva, etc) y analiza
para validar acciones de capacitación. Se
integra expediente
12.02 Verificar con la base de datos de la
Nómina de los Poderes Legislativo, Ejecutivo
y Judicial y la Nómina de Organismos
Descentralizados, que se trate de servidores
públicos estatales.
12.03 Tratándose de acciones de
capacitación programadas recibe el
calendario mensual correspondiente y el
soporte documental necesario (curriculum de
instructor, carta descriptiva, etc)
12.04 Las acciones de capacitación que
requieran validación inmediata se atenderán
mediante la respectiva solicitud.
12.05 Se registra, se asigna folio y se valida.
12.06 Elabora oficio y envía paquete validado.
Oficio de solicitud de
Validación
Expediente de validación de
acción de capacitación
Registro y validación de
acciones de capacitación,
Control de folios de
validación
13
Coordinador de
Capacitación
Coordinador de cursos
Coordinador de
capacitación
13.0 Integración y resguardo de expedientes
de capacitación.
“Concluido el curso de capacitación”
13.01 Recopila listado de inscripción, Listado
Oficial, la Evaluación de capacitación y
servicio y las Constancias que quedaron
pendientes por entregar del curso.
13.02 Captura las evaluaciones de
capacitación y servicio y obtiene el resultado
general de la misma.
13.03 Integra el expediente de capacitación
con los registros anteriores identificando el
expediente con el nombre del curso, nombre
del instructor, fecha, duración del curso,
número consecutivo del expediente en el año.
13.04 Elabora un control de expedientes,
registrando el nombre de los cursos y el
número de participantes que hubo en los
mismos y los resultados de la evaluación de
la capacitación y servicio.
13.05 Entrega a la Coordinación del Centro
de Capacitación mensualmente el control de
expedientes para el análisis correspondiente
y emisión de informes respectivos.
215
14
Coordinador de
Capacitación/
Coordinador del Centro de
Capacitación
Coordinador de
Capacitación/
Coordinador del Centro de
Capacitación
Coordinador de
Capacitación / Coordinador
de Planeación y Desarrollo
de Personal
Coordinador del Centro de
Capacitación
14.0 Elaboración de informes y medición de la
eficacia del proceso.
14.01 Elabora reporte trimestral de objetivos y
metas.
14.02 Evalúa y envía informe trimestral de
objetivos y metas al Director de Desarrollo
Organizacional
14.03 Elabora reporte para el Informe de
Gobierno
14.04 Evalúa y envía reporte para el Informe
de Gobierno al Director de Desarrollo
Organizacional
14.05 Elabora reporte de objetivos de calidad
14.06 Evalúa y envía mediante oficio reporte
a la Subdirección de Gestión de Calidad.
14.07 Realiza reunión de rendición de
cuentas con el personal del Centro de
Capacitación
Oficio de envío
Informe trimestral
Oficio de envío de datos para
el informe de Gobierno
Oficio de envío de reporte de
objetivos de calidad
Minuta de reunión de
Rendición de Cuentas
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Dr. José Joaquin Mendoza Y
Quijada Coordinador del
Centro de Capacitación
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
Lic. Jorge Enrique Estrella
Tiznado Director de Desarrollo
Organizacional
216
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Capacitación a servidores públicos
17-SRH-P18/Rev.00 26/09/2014 11:58:31a.m.
Hoja 1 de 3
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Diagnostico de
Necesidades de
Capacitación
1 Coordinador de Planeación
y Desarrollo de Personal
Electrónico 1 año Computadora de
responsable
Depurar
Programa Anual de
Capacitación
2 Coordinador del Centro de
Capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Cartas Descriptivas de
Cursos
3 Coordinador de
Capacitación
Electrónico 3 meses Computadora de
responsable
Depurar
Notificación vía correo
electrónico de Revisión
del Programa
4 Coordinador del Centro de
Capacitación
Electrónico 3 meses Computadora de
responsable
Depurar
Oficio de Envío del
Programa Anual de
Capacitación
5 Coordinador del Centro de
Capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Ficha Técnica6 Coordinador del Centro de
Capacitación
Electrónico 1 año Computadora de
responsable
Depurar
Expediente del Instructor7 Coordinador de
capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Calendario mensual de
Capacitación
8 Coordinador del Centro de
Capacitación
Electrónico 1 año Computadora de
responsable
Depurar
Tarjeta Informativa9 Coordinador del Centro de
Capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Correo Electrónico de
invitación para la
capacitación mensual
10 Coordinador del Centro de
Capacitación
Electrónico 3 meses Computadora de
responsable
Depurar
Formato electrónico de
inscripción CECAP.
11 Coordinador de Enlaces Electrónico 3 meses Computadora de
responsable
Depurar
Listado de Preinscripción12 Recepcionista Electrónico 1 mes Computadora de
responsable
Depurar
Listado de confirmación13 Coordinador de cursos Electrónico 1 mes Computadora de
responsable
Depurar
Listado de inscripción14 Coordinador de
capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Correo electrónico
enviado por el Instructor
con material del curso
15 Coordinador de
capacitación
Electrónico 1 mes Computadora de
responsable
Depurar
Requerimientos de
preparación de acciones
de capacitación
16 Coordinador de
capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Control de salas17 Coordinador de
capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Semblanza del instructor18 Coordinador de
capacitación
Electrónico 1 mes Computadora de
responsable
Depurar
Evaluación de
Capacitación y Servicio
de cursos presenciales
19 Coordinador de
capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
217
Concentrado de
Evaluación de
capacitación y servicio
20 Coordinador de
capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Minuta de
retroalimentación con
Instructores
21 Coordinador de
capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Control de Folios de
constancia del Instructor
22 Coordinador de planeación Electrónico Permanente Computadora de
responsable
N/A
Listado oficial23 Coordinador de
capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Constancia del
Capacitando
24 Coordinador de
capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Constancia del Instructor25 Coordinador de
capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Control de folios de
constancia de
capacitando
26 Coordinador de
capacitación
Electrónico Permanente Computadora de
responsable
N/A
Oficio de envío de
Constancias a enlace de
Dependencias o
Entidades
27 Coordinador del Centro de
Capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Expediente de Cursos28 Coordinador de
capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Oficio de solicitud de
Validación
29 Coordinador de planeación Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Expediente de validación
de acción de
capacitación
30 Coordinador de planeación Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Registro y validación de
acciones de capacitación
31 Coordinador de planeación Electrónico Permanente Computadora de
responsable
N/A
Control de folios de
validación
32 Coordinador de planeación Electrónico
Permanente
Computadora de
responsable
N/A
Oficio de envío
Informe trimestral
33 Coordinador del Centro de
Capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Oficio de envío de datos
para el informe de
Gobierno
34 Coordinador del Centro de
Capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Oficio de envío de
reporte de objetivos de
calidad
35 Coordinador del Centro de
Capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Minuta de reunión de
Rendición de Cuentas
36 Coordinador del Centro de
Capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Registro individual de
competencias
37 Coordinador de planeación Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Evaluación de
capacitación impartida
38 Coordinador de planeación Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Expediente de
seguimiento del personal
de la SRH
39 Coordinador de planeación Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Notificación de nuevas
competencias adquiridas
40 Coordinador de planeación Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Notificación de nuevas
competencias adquiridas
40 Coordinador de planeación Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Diagnostico de
necesidades de
capacitación de la
Subsecretaría de
Recursos Humanos
41 Coordinador de planeación Electrónico 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Programa anual de
capacitación para el
personal de la SRH
42 Coordinador de planeación Electrónico 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Evaluación de
capacitación de cursos
en línea
43 Coordinador de
capacitación
Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
218
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
219
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Capacitación a servidores públicos
17-SRH-P18/Rev.00
1 ¿Se realiza el Diagnostico de Necesidades de Capacitación de
la Administración Pública Estatal mediante los resultados de la
evaluación del desempeño, detección de necesidades de
capacitación?
2 ¿Se elabora el Programa Anual de Capacitación y previo
análisis se realizan los ajustes necesarios o adecuaciones al
programa anual de capacitación según sea conveniente para el
Centro de Capacitación derivado la incorporación de nuevos
programas en la administración pública estatal y para el
cumplimiento de metas de acuerdo a los avances y los
recursos asignados?
3 ¿El programa anual de capacitación fue revisado y aprobado
por el Subsecretario de Recursos Humanos?
4 ¿Se lleva a cabo la entrevista de selección de los instructores
de los cursos conforme a los criterios establecidos?
5 ¿Se integra expediente a cada uno de los instructores que
prestan su servicio al Centro de Capacitación?
6 ¿Se elabora el calendario mensual de capacitación?
7 ¿Se envía mediante correo electrónico la invitación oficial a
dependencias y entidades incluyendo
el calendario mensual de capacitación antes del inicio de los
cursos programados?
8 ¿Se cumplen los criterios para la integración de los grupos de
capacitación?
9 ¿Se revisa la congruencia de las cartas descriptivas, la
presentación del instructor y el manual del capacitando?
10 ¿Se reproduce manual del capacitando para todos los cursos?
11 ¿Se asegura que las salas de capacitación se encuentren en
las condiciones apropiadas para su funcionamiento?
12 ¿Se realiza la apertura de los cursos de acuerdo con los
criterios establecidos?
220
13 ¿Se lleva a cabo la Evaluación de Capacitación y Servicio de
cada curso?
14 ¿Se lleva un control de las constancias emitidas por el Centro
de Capacitación?
15 ¿Para los cursos que se imparten en las instalaciones del
Centro de Capacitación las constancias de los capacitados se
entregan el mismo día que concluye?
16 ¿Se realiza la retroalimentación del Instructor?
17 ¿Se realiza la validación de las acciones de capacitación de
acuerdo con los criterios establecidos?
18 ¿Se realiza la integración de los expedientes de los cursos
realizados?
19 ¿Se realiza la medición de la eficacia del procedimiento
mediante los objetivos de calidad establecidos?
20 ¿Se lleva a cabo la reunión de rendición de cuentas mensual
con el personal del centro de capacitación?
SIP-F04/REV.01221
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad
17-SRH-P19/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Implementar de un sistema de gestión de la calidad que fomente el desarrollo administrativo de las Unidades
Administrativas de Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado de Sonora y Ayuntamientos, que les permita
otorgar servicios de calidad a los ciudadanos.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas de Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado
de Sonora y Ayuntamientos que participen en el proceso de implementación del sistema de gestión de la calidad .
II.- ALCANCE
III.- DEFINICIONES
222
Sistema de Gestión de la Calidad: Es el sistema de Calidad Gubernamental el cual está basado en los requisitos
establecidos en la norma ISO 9001:2008 y en los lineamientos institucionales existentes en la Administración
Pública Estatal. Este sistema es una estructura organizacional, responsabilidades, procedimientos, procesos y
recursos necesarios dirigidos y controlados con respecto a la calidad para garantizar la conformancia de un
producto o servicio.
Programa de Calidad Gubernamental.- Programa emitido por el Ejecutivo Estatal que busca la implementación
de herramientas y metodologías modernas para que contribuyan a eficientar la gestión pública, y permitan que los
procesos realizados por la Administración Pública Estatal se lleven a cabo con calidad y oportunidad, cumpliendo
así con las necesidades y expectativas de la sociedad sonorense.
Comité para la Calidad Gubernamental.- Instancia que tiene como objetivo la implementación, promoción,
dirección, coordinación y evaluación del Programa de Calidad Gubernamental.
Unidad Administrativa.- Para efectos del Sistema de Calidad Gubernamental se considera una unidad
administrativa a aquellas Direcciones Generales, Direcciones o Centros de Trabajo de Dependencias, Entidades o
Ayuntamientos en la que pueda ser implementado y evaluado en lo particular el sistema de gestión de la calidad .
Implementación.- Es el proceso de llevar a cabo las actividades del Sistema de Gestión de la Calidad.
Evidencia.- Información cuya veracidad puede demostrarse, basada en hechos y obtenida por observación ,
medición, ensayo u otros medios.
Asesoría.- Es el servicio de orientación que reciben las unidades administrativas por parte del facilitador de
calidad en cuanto a la realización de los trabajos de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.
Auditoría.- Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los requisitos del Sistema de Calidad Gubernamental.
Hallazgo.- Resultado de la evaluación de la evidencia recopilada frente a los requisitos del sistema de Calidad
Gubernamental.
No Conformidad.- Incumplimiento de un requisito del sistema de Calidad Gubernamental.
Solventación.- Evidencia objetiva que muestra la forma en que se ha corregido la no conformidad con los
requisitos del Sistema de Calidad Gubernamental.
Producto No Conforme.- Producto o servicio que no cumple con los requisitos y/o necesidades del usuario.
Acción Correctiva.- Acción tomada para eliminar las causas potenciales de una no conformidad, defecto o
cualquier situación indeseable existente, para evitar su repetición.
Acción Preventiva.- Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad, defecto o cualquier situación
indeseable potencial, con el fin de evitar que se produzca
Encuesta.- Herramienta para recolectar información mediante la elaboración de un cuestionario sobre temas
relacionados a la calidad en la prestación de los servicios.
IV.- REFERENCIAS
223
Internos
•Acuerdo que Crea el Programa de Calidad Gubernamental de la Administración Pública 2010-2015
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad.
•Procedimiento de Control de Documentos.
•Procedimiento de Control de Registros.
•Procedimiento de Auditorías Internas.
•Procedimiento de Control de Producto No Conforme.
•Procedimiento de Acciones Correctivas
•Procedimiento de Acciones Preventivas
Externos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•ISO 19011:2002 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para Auditorías de Gestión de la Calidad y /o
Ambiental
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
V.- POLITICAS
224
Determinación de Unidad Administrativa a implementar el SGC
CRITERIO 1. El Comité para la Calidad Gubernamental determina e informa a la unidad administrativa de
dependencia o entidad de la Administración Pública Estatal para que implemente el sistema de gestión de la
calidad; y sugerirá por medio del Centro Estatal de Desarrollo Municipal a los Ayuntamientos donde se debe
desplegar el sistema.
CRITERIO 2. Las unidades administrativas del Gobierno del Estado interesadas en la implementación del S .G.C.
y que no hayan sido seleccionadas por el Comité para la Calidad Gubernamental deben presentar una solicitud por
escrito dirigida al mismo o al Subsecretario de Recursos Humanos. Tratándose de Ayuntamientos deberán remitirla
el Centro Estatal de Desarrollo Municipal para que mediante convenios Estado -Municipios sea sugerida al Comité
para la Calidad Gubernamental.
CRITERIO 3. Tratándose de solicitudes, para definir si existe viabilidad del proyecto de implementación se deben
tomar en cuenta los recursos disponibles y la magnitud de la Unidad Administrativa que la solicita .
CRITERIO 4. Si determina que no están las condiciones dadas para iniciar un determinado proyecto de
implementación del sistema, se debe notificar de manera formal al responsable de la Unidad Administrativa o al
Centro Estatal de Desarrollo Municipal en el caso de los ayuntamientos.
Elaboración y Validación del Programa de Trabajo
CRITERIO 1. Se debe llevar a cabo una reunión con la unidad administrativa donde se vaya a implementar el
Sistema de Gestión de la Calidad para dar a conocer el programa de trabajo, en su caso realizar los ajustes que se
consideren convenientes.
CRITERIO 2. Se debe dar a conocer a los titulares de las áreas de la unidad administrativa el proceso que llevará
la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad mediante una introducción donde se visualicen de manera
clara todos los aspectos a considerar en cada etapa.
CRITERIO 3. La unidad administrativa debe designar por lo menos a una persona que fungirá como enlace del
Sistema de Gestión de la Calidad y quien será la responsable de coordinar el proceso de implementación y vigilar
los aspectos de logística y seguimiento.
CRITERIO 4. La unidad administrativa debe designar a las personas responsables de cada área participante que
colaborarán como promotores en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad y desdoblarán la
información al resto del personal de la misma.
Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad
CRITERIO 1. Para facilitar la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en la unidad administrativa se
podrán realizar sesiones de capacitación.
CRITERIO 2. Se debe aplicar una encuesta de asesoría del Sistema de Gestión de la Calidad al menos una vez
por etapa de implementación en el que se esté trabajando y realizar el análisis correspondiente.
Validación de avance de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad
CRITERIO 2. El facilitador de calidad debe validar los avances de la implementación del sistema, en función del
cumplimiento de los requerimientos definidos en los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad y los
programas de trabajo respectivos.
Auditoría de Acreditación del Sistema de Gestión de la Calidad
CRITERIO 1. Se debe notificar a los titulares de las unidades administrativas a auditar por lo menos con 8 días
de anticipación.
CRITERIO 2. La auditoría se suspende en los siguientes casos:
•?Cuando no se encuentre el titular o enlace del área o unidad administrativa en el lugar y hora señalados en la
notificación.
•?Cuando el titular o enlace del área o unidad administrativa muestran actitudes irrespetuosas, evasivas o de
indiferencia ante la Auditoría.
•?Cuando el Auditor considere que no están dadas las condiciones para la Auditoría (causas de fuerza mayor).
225
CRITERIO 3. Si existen hallazgos, estos deben ser entregadas por escrito con la firma de conformidad de parte
del titular o enlace de la unidad administrativa auditada y obtener una copia de la misma.
CRITERIO 4. Se debe elaborar informe de resultados de la auditoría y determinar si la unidad administrativa
cumple o no con los requisitos de acreditación del Sistema de Gestión de la Calidad.
CRITERIO 5. Si durante el desarrollo de la auditoría se detectan hallazgos por incumplimiento (No
conformidades) a 5 o más requisitos del Sistema, se determina la No acreditación de la unidad administrativa. En
dicho caso, se informa al titular o enlace la situación y la opción de continuar o no el desarrollo de la auditoría.
CRITERIO 6. Si la unidad administrativa cumple con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad y se le
detectaron 4 o menos hallazgos de No Conformidad, el auditor debe informar el tiempo máximo para la realización
de acciones correctivas de las mismas, que será de 15 días hábiles. Sí en esta tiempo la unidad administrativa no
presenta las acciones correctivas para la solventación de los hallazgos de No conformidad, se considera un
incumplimiento a los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad y en consecuencia la No Acreditación ,
notificándose los resultados al titular de la unidad administrativa.
CRITERIO 7. Si la unidad administrativa no cumple con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad y se
le determinaron 5 o más hallazgos de No Conformidad, el auditor debe informar el tiempo máximo para la
realización de acciones correctivas de las mismas, que será de 20 días hábiles. Sí en este tiempo la unidad
administrativa no presentan acciones correctivas para la solventación de los hallazgos de No conformidad o
muestra desinterés por el seguimiento a dichos hallazgos, se debe informar al Comité para la Calidad
Gubernamental la conveniencia de suspender el proceso de implementación.
Notificación de Resultados de la Auditoría
CRITERIO 1. La notificación de resultados de la auditoría del Sistema de Gestión de la Calidad debe ser dirigida
al titular de la unidad administrativa con una copia para el Comité para la Calidad Gubernamental y en el caso de
los Ayuntamientos incluirá una copia adicional para el Centro Estatal de Desarrollo Municipal .
Elaboración y Entrega de Acreditación del Sistema de Gestión de la Calidad
CRITERIO 1. La emisión de la Acreditación del Sistema de Gestión de la Calidad se hace por medio del Comité
para la Calidad Gubernamental y es firmada por el Gobernador del Estado de Sonora y tendrá una vigencia de dos
años.
CRITERIO 2. Se cancelará la acreditación de una unidad administrativa cuando no se presenten acciones
correctivas derivadas de una auditoría de seguimiento.
Medición de la Eficacia del Proceso
CRITERIO 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento
de los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos (SIP-F01) del Manual de
Procedimientos, se entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de
que se realiza la medición.
CRITERIO 2. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P19-F01/Rev.00 Constancia de acreditación de CGNS
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P19-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P19-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P19-A03/Rev.00
226
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Comité para la Calidad
Gubernamental/
Subsecretario de Recursos
Humanos
1.00 Determinación de Unidad Administrativa
a implementar el S.G.C.
1.01 Según sea el caso, determina e informa
a la Unidad Administrativa o recibe solicitud
para la implementación del Sistema de
Gestión de la Calidad.
1.02 En caso de que no proceda la solicitud
informa a la unidad administrativa solicitante
1.03 Turna a la Dirección de Desarrollo
Organizacional para su atención y elaboración
de un programa de trabajo
Oficio de solicitud para la
implementación del Sistema
de Gestión de la Calidad
2 Director de Desarrollo
Organizacional /Subdirector
de Gestión de la Calidad/
Facilitador de Calidad
2.00 Elaboración y Validación del Programa
de Trabajo
2.01 Elabora programa de trabajo donde se
establecen fechas tentativas de las sesiones
de las asesorías y fechas probables para la
verificación del sistema.
2.02 Realiza reunión para dar a conocer a los
titulares de las áreas de la unidad
administrativa el Sistema de Gestión de la
Calidad y el programa de trabajo a realizar.
2.03 Si el programa de trabajo es aceptado
se inicia con el proceso de implementación.
2.04 En caso de que no sea aceptado se
realizan los ajustes correspondientes para
iniciar el proceso de implementación.
Programa de trabajo para la
implementación del Sistema
de Gestión de la Calidad
3 Facilitador de Calidad 3.00 Implementación del Sistema de Gestión
de la Calidad
3.01 Brinda asesorías a la unidad
administrativa para la realización de las
actividades de acuerdo con el programa de
trabajo establecido.
3.02 Elabora minuta de reunión de asesoría
para dar seguimiento a los acuerdos.
3.03 Aplica encuestas de asesoría para
medición de satisfacción del cliente.
Minuta de Reunión de
Asesoría del Sistema de
Calidad
Encuesta de Asesoría del
Sistema de Gestión de la
Calidad
227
4
Facilitador de Calidad
Subdirector de Gestión de la
Calidad
Director de Desarrollo
Organizacional
Facilitador de Calidad
4.00 Validación de avance de implementación
del Sistema de Gestión de la Calidad
4.01 La unidad administrativa presenta
avances de acuerdo al programa de trabajo.
4.02 Determina el porcentaje de avance de la
implementación.
4.03 Realiza informe del avance registrado a
una fecha determinada
4.04 Elabora oficio o circular de informe de
avances del proceso de implementación del
sistema de gestión de la calidad y turna al
Director de Desarrollo Organizacional para
obtención de firma del Subsecretario de
Recursos Humanos
4.05 Obtiene firma de oficio o circular de
informe de avances
4.06 Envía a la unidad administrativa de que
se trate.
4.07 Determina si están las condiciones de
avance del proceso para realizar la auditoría
de acreditación del mismo.
Informe de avances del
proceso de implementación
de Sistema de Gestión de la
Calidad
Oficio o circular de informe
de avances del proceso de
implementación de Sistema
de Gestión de la Calidad
5
Facilitador de Calidad
Subdirector de Gestión de la
Calidad/
Director de Desarrollo
Organizacional
Facilitador de Calidad
5.00 Auditoría de Acreditación del Sistema de
Gestión de la Calidad
5.01 Elabora plan de auditoría del sistema de
gestión de la calidad de la unidad
administrativa
5.02 Elabora oficio o circular de notificación
dirigido al titular de la unidad administrativa
sobre la auditoría del sistema, tratándose de
auditorías de seguimiento la notificación se
podrá realizar mediante correo electrónico.
5.03 Turna al Director de Desarrollo
Organizacional para obtención de firmas del
Subsecretario de Recursos Humanos.
5.04 Obtiene firma del oficio o circular y envía
a la unidad administrativa.
5.05 Realiza auditoría del sistema de gestión
de la calidad de acuerdo al plan de la
auditoría.
5.06 Elabora informe con los resultados de la
auditoría y turna al Subdirector de Gestión de
la Calidad.
Plan de Auditoría de Sistema
de Gestión de la Calidad
Oficio, circular o correo
electrónico de notificación de
auditoría de Sistema de
Gestión de la Calidad
Informe de resultados de
auditoría
228
6 Subdirector de Gestión de la
Calidad/
Director de Desarrollo
Organizacional
6.0 Notificación de Resultados de la Auditoría
6.01 Elabora oficio de informe de resultados
de la auditoría y turna al Director de
Desarrollo Organizacional para obtención de
firma del Subsecretario de Recursos
Humanos; tratándose de auditorías de
seguimiento los resultados se podrán enviar
mediante correo electrónico.
6.02 Obtiene firma de oficio y envía a la
unidad administrativa auditada.
Oficio o correo electrónico
Informe de Resultados de
Auditoría de Sistema de
Gestión de la Calidad
7
Unidad administrativa
Facilitador de Calidad
7.00 Validación de Acciones Correctivas
7.01 La Unidad Administrativa realiza las
acciones correctivas para atender los
hallazgos encontrados en la auditoría y envía
al Auditor correspondiente.
7.02 Recibe las acciones correctivas de los
hallazgos de auditoría y valida la realización
de los planes de acción e informa al
Subdirector de Gestión de la Calidad
Acciones correctivas de
hallazgos de auditoría
8
Subdirector de Gestión de
la Calidad
Director de Desarrollo
Organizacional/
Subsecretario de Recursos
Humanos
8.00 Elaboración y Entrega de Acreditación
del Sistema de Gestión de la Calidad
8.01 Registra a la unidad administrativa
acreditada y asigna clave y vigencia de la
acreditación
8.02 Elabora placa y constancia de
acreditación para la unidad administrativa y
turna al Director de Desarrollo Organizacional
para impresión de las mismas.
8.03 Realiza la gestión de la impresión de la
placa y la constancia de acreditación.
8.04 Realiza entrega de placa y constancia de
acreditación.
Registro de Acreditaciones
de Calidad Gubernamental
Emitidas
9
Facilitador de Calidad/
Subdirector de Gestión de la
Calidad
Director de Desarrollo
Organizacional
9.00 Medición del Impacto del Sistema de
Gestión de la Calidad.
9.01 Aplica la encuesta de impacto y realiza el
análisis de la información.
9.02 Elabora oficio o circular con los
resultados de la encuesta de impacto para
informar a la unidad administrativa y turna al
Director de Desarrollo Organizacional para
firma y envío
9.03 Envía oficio o circular con los resultados
de la encuesta de impacto del SGC
Encuesta de Impacto de la
Implementación del Sistema
de Gestión de la Calidad
Oficio o circular de informe
de resultados del impacto del
Sistema de Gestión de la
Calidad
229
10 Facilitador de Calidad 10.00 Seguimiento del Sistema de Gestión de
la Calidad.
10.01 Da seguimiento por medio del círculo
de calidad establecido en la unidad
administrativa.
10.02 Realiza auditorías de seguimiento
anualmente.
10.03 Reimprime constancia de acreditación
si la unidad administrativa mantiene el
cumplimiento de los requisitos del Sistema de
Gestión de la Calidad
11 Subdirector de Gestión de la
Calidad / Facilitador de
Calidad
11.00 Medición de la eficacia del Proceso
11.01 Realiza la medición de los objetivos de
calidad en base a los indicadores
establecidos
Objetivos de calidad del
proceso (Indicadores)
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C.P. Jesús Gpe. Rubio Montoya
Subdirector de Gestión de la
Calidad
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
Lic. Jorge Enrique Estrella
Tiznado Director de Desarrollo
Organizacional
230
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad
17-SRH-P19/Rev.00 26/09/2014 12:19:48p.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Oficio de solicitud para la
implementación de
Sistema de Gestión de la
Calidad
1 Subdirector de Gestión de
la calidad
Papel 1 año Archivero de
gestión de la
calidad
Depurar
Programa de trabajo
para la implementación
del Sistema de Gestión
de la Calidad
2 Subdirector de Gestión de
la calidad
Papel 1 año Archivero de
gestión de la
calidad
Depurar
Minuta de Reunión de
Asesoría del Sistema de
Calidad
3 Subdirector de Gestión de
la calidad
Papel 1 año Archivero de
gestión de la
calidad
Depurar
Encuesta de Asesoría del
Sistema de Gestión de la
Calidad
4 Subdirector de Gestión de
la calidad
Papel 1 año Archivero de
gestión de la
calidad
Depurar
Informe de avances del
proceso de
implementación de
Sistema de Gestión de la
Calidad
5 Subdirector de Gestión de
la calidad
Papel 1 año Archivero de
gestión de la
calidad
Depurar
Oficio o circular de
informe de avances del
proceso de
implementación de
Sistema de Gestión de la
Calidad
6 Subdirector de Gestión de
la calidad
Papel 1 año Archivero de
gestión de la
calidad
Depurar
Plan de Auditoría de
Sistema de Gestión de la
Calidad
7 Subdirector de Gestión de
la calidad
Papel 1 año Archivero de
gestión de la
calidad
Depurar
Oficio o circular de
notificación de auditoría
de Sistema de Gestión
de la Calidad
8 Subdirector de Gestión de
la calidad
Papel 1 año Archivero de
gestión de la
calidad
Depurar
Informe de resultados de
auditoría
9 Subdirector de Gestión de
la calidad
Papel 1 año Archivero de
gestión de la
calidad
Depurar
Oficio de Informe de
Resultados de Auditoría
de Calidad
Gubernamental
10 Subdirector de Gestión de
la calidad
Papel 1 año Archivero de
gestión de la
calidad
Depurar
Acciones correctivas de
hallazgos de auditoría
11 Subdirector de Gestión de
la calidad
Papel 1 año Archivero de
gestión de la
calidad
Depurar
Registro de
Acreditaciones de
Sistema de Gestión de la
Calidad Emitidas
12 Subdirector de Gestión de
la calidad
Papel 1 año Archivero de
gestión de la
calidad
Depurar
231
Encuesta de Impacto de
la Implementación del
Sistema de Gestión de la
Calidad
13 Subdirector de Gestión de
la calidad
Papel 1 año Archivero de
gestión de la
calidad
Depurar
Encuesta de Impacto de
la Implementación del
Sistema de Gestión de la
Calidad
13 Subdirector de Gestión de
la calidad
Papel 1 año Archivero de
gestión de la
calidad
Depurar
Oficio o circular de
informe de resultados del
impacto del SGC
14 Subdirector de Gestión de
la calidad
Papel 1 año Archivero de
gestión de la
calidad
Depurar
Objetivos de calidad del
proceso (Indicadores)
15 Subdirector de Gestión de
la calidad
Papel 1 año Archivero de
gestión de la
calidad
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
232
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad
17-SRH-P19/Rev.00
1 ¿Se recibió solicitud de Implementación del Sistema de Gestión
de la Calidad por parte de las Unidades Administrativas?
2 ¿Se asignó a un facilitador de calidad para la implementación
del sistema?
3 ¿Se elaboró programa de trabajo para la implementación del
Sistema de Gestión de la Calidad?
4 ¿La unidad administrativa designó a una persona que funge
como enlace y responsable de coordinar el proceso de
implementación?
5 ¿Se atendieron las dudas referentes a la implementación del
sistema de gestión de la calidad en la unidad administrativa,
organismo o ayuntamiento? (ver minuta de asesoría)
6 ¿Para conocer la satisfacción del cliente, se aplicaron
encuestas de asesoría?
7 ¿Se validó el avance de implementación con la unidad
administrativa?
8 ¿Se elaboró plan de la auditoría?
9 ¿Se notificó a los titulares de las unidades administrativas,
organismos o ayuntamientos sobre la auditoría del sistema con
al menos 8 días de anticipación?
10 ¿Se realizó la auditoría del sistema de gestión de la calidad en
la unidad administrativa?
11 ¿Se informó a la unidad administrativa de los resultados de la
auditoría?
12 ¿La unidad administrativa presentó acciones correctivas para
solventar los hallazgos de la auditoría y fueron validadas?
13 Si la unidad administrativa cumplió con los requisitos del S.G.C.
¿se elaboró la acreditación del Sistema de Calidad
Gubernamental?
14 Si la unidad administrativa decidió no continuar con la
implementación del sistema, ¿Se informó al Comité para la
Calidad Gubernamental?
233
15 ¿Posterior a la acreditación, se aplicaron encuestas de impacto
del Sistema de Gestión de la Calidad y se notificaron por
escrito los resultados a la unidad administrativa?
16 ¿Se da seguimiento por medio del comité o círculo de calidad
establecido en la unidad administrativa?
17 ¿Se evalúan los objetivos de calidad en base a los indicadores
establecidos?
SIP-F04/REV.01234
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Gestión de la Calidad
17-SRH-P20/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Coordinar la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de la calidad bajo la norma ISO 9001:2008
en la Subsecretaría de Recursos Humanos.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable a la Subsecretaría de Recursos Humanos.
II.- ALCANCE
Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C.).- Estructura organizacional, responsabilidades, procedimientos,
procesos y recursos necesarios dirigidos y controlados con respecto a la calidad para garantizar la conformancia
de un producto o servicio.
RD: Representante de la Dirección
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos
de entrada en resultados"
Satisfacción del Cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos
Política de la Calidad: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se
expresan formalmente por la alta dirección
Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados
Parte Interesada: Persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organización
Evidencia.- Información cuya veracidad puede demostrarse, basada en hechos y obtenida por observación ,
medición, ensayo u otros medios.
Producto No Conforme.- Producto o servicio que no cumple con los requisitos y/o necesidades del usuario.
Acción Correctiva.- Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad, defecto o cualquier situación
indeseable existente, para evitar su repetición.
Acción Preventiva.- Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad, defecto o cualquier situación
indeseable potencial, con el fin de evitar que se produzca.
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
235
Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Control de producto no conforme
•Procedimiento de Acciones correctivas
•Procedimiento de Acciones preventivas
Externos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•ISO 19011:2002 Sistema de Gestión de la Calidad – Guías para Auditorías de Gestión de la Calidad y /o
Ambiental
V.- POLITICAS
236
5.1 Representante de la Dirección.
Criterio 1. La Subsecretaría tiene como facultad nombrar un Representante de la Dirección que
independientemente de sus responsabilidades en su proceso se le otorgan responsabilidades específicas en la
administración del S.G.C., esta responsabilidad y autoridad son registradas en su descripción de puesto.
5.2. Planificación del S.G.C.
Criterio 1. El S.G.C. de la Subsecretaría de Recursos Humanos se basa en un modelo con enfoque a procesos .
Se identifican los procesos del S.G.C. así como su secuencia e interacción, se determinan los criterios y métodos
necesarios para una eficaz operación y control; para tal efecto, todos los procesos aplican la metodología
establecida por la Secretaría de la Contraloría General.
5.3 Asignación de responsabilidad y autoridad
Criterio 1. El Subsecretario y el Representante de la Dirección (RD) comparten la responsabilidad y autoridad
para establecer, documentar, implementar y mantener el S.G.C. en la Subsecretaría de Recursos Humanos de
acuerdo a los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2008.
Criterio 2. La Subsecretaría otorga autoridad y responsabilidad a cada uno de los procesos involucrados en el
alcance del S.G.C. de acuerdo a las atribuciones de la Subsecretaría de Recursos Humanos.
5.4 Autorización de recursos
Criterio 1. La Subsecretaría analiza y gestiona los recursos necesarios para la eficaz operación de los áreas ,
dichos requerimientos solo serán autorizados si cumplen los requisitos establecidos en términos de que estos
estén orientados al logro de los objetivos de la Subsecretaría.
5.5 Establecer y aplicar sistema de comunicación con los procesos del S.G.C.
Criterio 1. Todos los resultados de las revisiones Directivas y toda información referente al S .G.C. son
comunicados a todas las Direcciones de Área para su conocimiento y aplicación mediante oficios, memorándums y
en los tableros colocados estratégicamente en toda la Subsecretaría.
5.6 Círculo de calidad
Criterio 1. Se establece un círculo de calidad de la Subsecretaría de Recursos Humanos con la participación de
personal de los diferentes centros de trabajo, por medio de este círculo se da seguimiento a las actividades de
operación del S.G.C. ISO 9001:2008.
5.7 Soporte y Asesoría para la operación del S.G.C.
Criterio 1. Los responsables de los procedimientos inician la operación recabando los registros necesarios; el
personal de la Subdirección de Gestión de la Calidad brinda soporte y asesorías para el aseguramiento de la
calidad en caso de que los responsables de los procedimientos lo requieran.
5.8 Recepción de resultados mensuales de objetivos
Criterio 1. Las áreas de la Subsecretaría de Recursos Humanos deben entregar a la Subdirección de Gestión de
la Calidad en los primeros 8 días naturales de cada mes el resultado de la medición de la eficacia de los
procedimientos así como los avances de los proyectos de mejora que se encuentren en proceso.
5.9 Reunión de Revisión por la Dirección
Criterio 1. Para la toma de decisiones en cuanto al sistema de gestión de la calidad, se llevan a cabo revisiones
directivas por lo menos una vez al año con las Direcciones de Área, se analizan los siguientes aspectos:
a) Resultados de auditorías
b) Retroalimentación del cliente
c) Resultado del desempeño de los procesos
237
d) Estado de las acciones correctivas y preventivas
e) Acciones de seguimiento a revisiones por la dirección previas
f) Cambios que pueden afectar al sistema de gestión de la calidad; y
g) Recomendaciones para la mejora.
Criterio 2. La Subsecretaría analiza los resultados obtenidos en el S .G.C. y toma decisiones para mejorar
constantemente la eficacia del mismo.
5.10 Auditoría de Certificación o Vigilancia
Criterio 1. En coordinación con el Subsecretaría de Recursos Humanos y el Director de Desarrollo
Organizacional se determina la registradora a la cual se solicita la auditoría de certificación y las auditorías de
vigilancia del sistema de gestión de la calidad.
5.11 Realización de Acciones Correctivas
Criterio 1. Si el auditor externo determina no conformidades, la Subdirección de Gestión de la Calidad brinda
soporte y asesoría a aquellas áreas que hayan resultado con alguna no conformidad para que se realicen las
acciones sin demora injustificada.
Criterio 2. Todas las acciones correctivas deben remitirse a Gestión de la Calidad para su verificación y posterior
entrega a los auditores externos.
5.11 Seguimiento y Mantenimiento del S.G.C. ISO 9001:2008
Criterio 1. Gestión de la Calidad realiza las acciones de seguimiento por medio del círculo de calidad para
mantener el sistema de gestión de la calidad bajo la norma ISO 9001:2008, conforme a todos los criterios
establecidos en éste procedimiento. Asimismo, se vigila el mantenimiento por medio del Procedimiento de auditoría
interna.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P20-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P20-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P20-A03/Rev.00
238
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1
Subsecretario de Recursos
Humanos
Director de Desarrollo
Organizacional/
Subdirector de Gestión de
Calidad
1.00 Establecimiento del Compromiso con el
desarrollo del S.G.C.
1.01 Elabora una carta Compromiso de la
Dirección con la implementación del Sistema
de Gestión de la Calidad
1.02 Divulga la carta Compromiso de la
Dirección en los Centros de Trabajo de la
Subsecretaría de Recursos Humanos para
conocimiento de todo el personal.
Carta Compromiso de la
Dirección
2 Subsecretario de Recursos
Humanos
2.00 Nombramiento del Representante de la
Dirección
2.01 Realiza un oficio donde designa a una
persona para que sea el representante de la
Dirección y administre el sistema de gestión
de la calidad.
Oficio de Nombramiento del
Representante de la
Dirección
3
Director de Desarrollo
Organizacional/
Subdirector de Gestión de
Calidad
Facilitador de Calidad
3.00 Planificación del S.G.C.
3.01 Identifica los procesos del Sistema de
Gestión de la Calidad de la Subsecretaría y
elabora la red de procesos.
3.02 Elabora Manual de Calidad en base a los
requisitos de la norma ISO 9001:2008
3.03 Elabora manual de procedimientos de
acuerdo a los lineamientos establecidos por
la Secretaría de la Contraloría General.
Red de Procesos
Manual de Gestión de
Calidad
Manual de procedimientos
4 Subsecretario de Recursos
Humanos/Subdirector de
Gestión de la Calidad
4.00 Revisión y Autorización de Objetivos y
Política de Calidad
4.01 Revisa y autoriza los objetivos de calidad
de la red de procesos.
4.02 Revisa y autoriza la Política de Calidad
de la Subsecretaría
Red de Procesos
Política de Calidad
5 5.00 Comunicación con los procesos del
S.G.C.
5.01 Realiza oficio donde se establecen los
canales de comunicación en relación a las
actividades del sistema de gestión de la
calidad.
Oficio de información sobre
los canales de comunicación
interna del S.G.C.
6 Subsecretaría de Recursos
Humanos (Direcciones de
Área y/o Centros de
Trabajo)
Subdirector de Gestión de la
Calidad
Facilitador de Calidad
6.00 Establecimiento del Circulo de calidad
6.01 Designa a los integrantes del circulo de
calidad
6.02 Realiza invitación a reunión de circulo de
calidad según calendario de reuniones
6.03 Celebra reuniones del círculo de calidad.
6.04 Elabora minuta de reunión de circulo de
calidad
Invitación a reunión de circulo
de calidad
Lista de asistencia del círculo
de calidad
Minuta de circulo de calidad
239
7 Subdirector de Gestión de la
Calidad / Facilitador de
Calidad
7.00 Soporte y Asesoría para la operación del
S.G.C.
7.01 Brinda soporte y asesoría a los
responsables de los procedimientos para
asegurar la calidad
8 Facilitador de Calidad 8.00 Inspección de los procedimientos.
8.01 Elabora matriz de puntos críticos y
matriz cliente – producto – requisito para
realizar inspecciones a los procedimientos.
8.02 Elabora programa de inspecciones.
8.03 Realiza la inspección de acuerdo al
programa e informa los resultados en la
reunión del circulo de calidad, en caso de
encontrarse observaciones de registran en el
formato de Reporte de Hallazgos para que
sean atendidas
Matriz cliente - producto –
requisitos, Matriz de puntos
críticos.
Programa de inspecciones
Lista de verificación de
puntos críticos y requisitos de
productos
9 Director de Desarrollo
Organizacional/Subdirector
de Gestión de la Calidad
Facilitador de Calidad
9.00 Recepción de resultados mensuales de
los objetivos de calidad.
9.01 Recibe e integra de las áreas de la
Subsecretaría los reportes de objetivos
(objetivos de calidad, tendencia de los
procesos, satisfacción del cliente y
conformidad del producto) y el reporte de
movimientos de personal de la Subsecretaría,
así como los avances de los proyectos de
mejora que se encuentren en proceso.
9.02 Elabora la medición mensual del sistema
de gestión de la calidad y entrega al Director
de Desarrollo Organizacional para su revisión
y aprobación.
Reportes de objetivos de
calidad
Movimientos de personal
Medición mensual del
sistema de gestión de la
calidad
10 Director de Desarrollo
Organizacional/ Subdirector
de Gestión de la Calidad
10.00 Reunión de Revisión por la Dirección
10.01 Realiza invitación para la reunión a los
responsables de las Direcciones de Área de
la Subsecretaría
10.02 Realiza la reunión y obtiene lista de
asistencia.
10.03 Redacta minuta de la reunión para dar
seguimiento a acuerdos
Invitación a reunión de
Revisión por la Dirección.
Lista de Asistencia de
Reunión de Revisión por la
Dirección
Minuta de Reunión de
Revisión por la Dirección
240
11 Subsecretario / Director de
Desarrollo Organizacional
/Subdirector de Gestión de
la Calidad
11.00 Auditoría de Certificación o vigilancia
11.01 Determina la empresa certificadora a la
cual se le solicitará la certificación del sistema
de gestión de la calidad.
11.02 Una vez que se decide la compañía se
establece contacto con ella para establecer
fechas de auditoría.
11.03 Se firma el contrato de prestación del
servicio respectivo.
11.04 Se recibe la auditoría y se cuidan los
aspectos de logística conforme al plan de
auditoría establecido.
11.05 Recibe al final de la auditoría el informe
de la misma, tanto en primera auditoría como
en vigilancia, donde establecen el resultado y
los hallazgos encontrados, el auditor externo
informa si derivado de la auditoría se certifica
o mantiene el certificado del S.G.C. bajo la
norma ISO 9001:2008.
Contrato de prestación del
servicio con empresa
certificadora.
Informe de auditoría externa
12 Subdirector de Gestión de la
Calidad / facilitador de
calidad
12.00 Realización de Acciones Correctivas
12.01 Si existen hallazgos derivados de la
auditoría, se brinda soporte y asesoría al área
que presente la no conformidad.
12.02 Reúne los planes de acción correctiva
para remitirlos al auditor externo en los plazos
acordados.
Reporte de Hallazgos
13 13.00 Medición de la Eficacia del Proceso
13.01 Al final de cada mes se miden los
objetivos establecidos en este procedimiento.
Reporte de objetivos de
calidad
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C.P. Jesús Gpe. Rubio Montoya
Subdirector de Gestión de la
Calidad
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
Lic. Jorge Enrique Estrella
Tiznado Director de Desarrollo
Organizacional
241
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Gestión de la Calidad
17-SRH-P20/Rev.00 26/09/2014 12:22:25p.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Carta Compromiso de la
Dirección
1 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Oficio de Nombramiento
del Representante de la
Dirección
2 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Red de Procesos3 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Manual de Gestión de
Calidad
4 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Manual de
procedimientos
5 Subdirector de Gestión de
Calidad
Electrónico 1 año Computadora de
Control de
documentos
Depurar
Política de Calidad6 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Oficio de información
sobre los canales de
comunicación interna del
S.G.C.
7 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Invitación a reunión de
circulo de calidad
8 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Lista de asistencia del
círculo de calidad
9 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Minuta de circulo de
calidad
10 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Matriz cliente - producto
– requisitos, Matriz de
puntos críticos.
11 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Programa de
inspecciones
12 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Lista de verificación de
puntos críticos y
requisitos de productos
13 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Reportes de objetivos de
calidad
14 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Movimientos de personal15 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
242
Medición mensual del
sistema de gestión de la
calidad.
16 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Invitación a reunión de
Revisión por la Dirección
17 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Lista de Asistencia de
Reunión de Revisión por
la Dirección
18 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Minuta de Reunión de
Revisión por la Dirección
19 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Minuta de Reunión de
Revisión por la Dirección
19 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Contrato de prestación
del servicio con empresa
certificadora
20 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Informe de auditoría
externa
21 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Reporte de Hallazgos22 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Reporte de objetivos de
calidad
23 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
243
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Gestión de la Calidad
17-SRH-P20/Rev.00
1 ¿Se estableció y difundió el compromiso para la
implementación del sistema de Calidad?
2 ¿Se nombró a un Representante de la Dirección?
3 ¿Se identificaron los procedimientos necesarios del S.G.C. y
se documentan de acuerdo a los lineamientos establecidos por
la Secretaría de la Contraloría General?
4 ¿Se elaboró un manual de calidad actualizado?
5 ¿Se revisaron y actualizaron los cambios en los objetivos y
política de calidad?
6 ¿Se han establecido y/o actualizado los canales de
comunicación en relación a las actividades del sistema de
gestión de la calidad?
7 ¿Se designó formalmente a los miembros del círculo de
calidad?
8 ¿Se realizaron reuniones del círculo de calidad de acuerdo al
calendario de reuniones?
9 ¿Se elaboró la minuta de las reuniones del círculo de calidad?
10 ¿Se brindó soporte y asesoría a los responsables de los
procedimientos para asegurar la calidad?
10 ¿Se brindó soporte y asesoría a los responsables de los
procedimientos para asegurar la calidad?
11 ¿Se elaboró una matriz de puntos críticos y se encuentra
actualizada?
12 ¿Se elaboró una matriz de clientes-productos-requisitos y se
encuentra actualizada?
13 ¿Se realizaron inspecciones a puntos críticos y productos de
acuerdo al programa de inspecciones?
244
14 ¿Se recibió e integró de las áreas de la Subsecretaría los
reportes de objetivos (objetivos de calidad, tendencia de los
procesos, satisfacción del cliente y conformidad del producto)?
15 ¿Se realizaron reuniones de Revisión por la Dirección donde se
revisaron los siguientes temas:
a) Resultados de auditorías
b) Retroalimentación del cliente
c) Resultado del desempeño de los procesos
d) Estado de las acciones correctivas y preventivas
e) Acciones de seguimiento a revisiones por la dirección
previas
f) Cambios que pueden afectar al sistema de gestión de la
calidad; y
g) Recomendaciones para la mejora.
16 ¿Se levantó lista de asistencia y minuta de reunión de las
Revisiones por la Dirección?
17 ¿Se elaboró un contrato de prestación del servicio con la
empresa certificadora del sistema de calidad?
18 ¿Se recibió por parte de la compañía certificadora al final de las
auditorías el informe de las mismas, tanto en primera auditoría
como en vigilancia, donde establecieron el resultado y los
hallazgos encontrados?
18 ¿Se recibió por parte de la compañía certificadora al final de las
auditorías el informe de las mismas, tanto en primera auditoría
como en vigilancia, donde establecieron el resultado y los
hallazgos encontrados?
19 Si existen hallazgos derivados de la auditoría, ¿se brindó
soporte y asesoría al área que presente la no conformidad y se
reunieron los planes de acción correctiva para remitirlos al
auditor externo en los plazos acordados?
20 ¿Se recibió un certificado de calidad actualizado?
21 ¿Al final de cada mes se midieron los objetivos establecidos en
este procedimiento?
SIP-F04/REV.01245
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Control de documentos
17-SRH-P21/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Controlar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad Incluyendo los formatos utilizados para levantar
registros de acuerdo al requisito 4.2.3 (control de documentos) de la norma ISO 9001:2008.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento aplica a todas los procedimientos dentro del alcance del Sistema de Gestión de Calidad de
la Subsecretaría de Recursos Humanos
II.- ALCANCE
III.- DEFINICIONES
246
Documento: Cualquier papel o archivo electrónico que contenga información técnica de cómo un proceso debe
ser llevado a cabo. Incluyendo dibujos, planos, especificaciones tanto internas como aquellas recibidas de los
clientes, procedimientos e instrucciones de inspección.
Estructura Documental: Forma en que la documentación del SGC se presenta en 4 niveles,
I-manual de calidad, II-procedimientos, III-instrucciones de trabajo y IV-formatos o registros (evidencia).
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos
de entrada en resultados, otorgándoles un valor agregado para un nuevo proceso, producto o servicio para el
cliente.
Procedimiento: Conjunto de actividades especificas ordenadas secuencial y cronológicamente para realizar una
función, dando cumplimiento a un objetivo específico y que se integra documentalmente.
Documento de nivel II que muestra la planeación completa de un proceso: objetivo, alcance, criterios de
operación, documentos de referencia, actividades, responsables, registros, la secuencia del proceso y las
Interacciones con otros procesos.
Procedimiento Documentado del SGC: Forma o método especificado de desarrollar una actividad o proceso
relacionado exclusivamente a los 6 procedimientos documentados solicitados por la norma ISO 9001:2008.
Diagrama de Flujo: Representación gráfica de los procedimientos.
Matriz EPS: Herramienta utilizada en los procedimientos y que por sus siglas ayuda a identificar E = Entradas al
proceso, P = Proceso (Actividades del proceso), S = Salidas del proceso (Productos).
Matriz de interacción: Herramienta utilizada en los procedimientos que sirve para identificar las áreas con los que
interactúa un procedimiento analizado (en éste el procedimiento estudiado identifica que recibe del área de
interacción y que le ofrece en la interacción)
Responsable del procedimiento: Es la persona responsable de la ejecución de un procedimiento. Esta persona
es asignada por los titulares responsables.
Titular Responsable: Son los responsables directos de los procesos identificados en el SGC y a los cuales le
reportan los responsables de procedimientos. Un titular responsable puede ser un responsable de un
procedimiento.
Legibilidad: Se refiere concretamente a la capacidad de dominio y comprensión del responsable de proceso
respecto a lo descrito o registrado en la estructura documental.
Requisito 4.2 de la norma ISO 9001:2008: Requisito que establece los lineamientos que deben cumplirse para el
control de documentos dentro de una organización que desee acreditarse o mantener la acreditación bajo esta
norma.
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Calidad
•Procedimiento de Control de Registros
Documentos Externos
•Guía para la elaboración del manual de procedimientos de la Secretaría de la Contraloría General
•Sistemas de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•Sistema de Gestión de la Calidad- Guías para la mejora del desempeño.
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
247
1.Todos los Titulares y Responsables de procedimientos están obligados a asistir a las capacitaciones en control
de documentos y conocer las modificaciones a realizarse en sus documentos.
2.En el caso de que un Responsable de Procedimiento requiera dar de alta, baja o modificar un documento éste
debe estar aprobado en lo operacional por el Titular Responsable .
3.Los cambios solicitados deben de cumplir con los requisitos establecidos en el requisito 4.2 de la norma ISO
9001:2008 así como los establecidos en la “Guía para la elaboración del manual de procedimientos de la
Secretaría de la Contraloría General”.
4.Cuando se solicite la modificación de un procedimiento y los cambios impacten de manera importante en la
realización del producto, el procedimiento deberá someterse a una revalidación atendiendo lo establecido en el
requisito 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio de la norma ISO
9001:2008.
5.La primera emisión de los documentos será la revisión “00”, en la actualización posterior del documento se
emplea el “01” y así sucesivamente.
6.Se cuenta con una lista maestra de control de documentos la cual contempla los códigos, nombres, fecha de
emisión y número de revisión de los documentos.
7.Para llevar un control de los cambios a los documentos que integran el manual de procedimientos los
responsables de los procedimientos deberán elaborar la solicitud de modificación a documentos donde describan
específicamente los motivos del cambio. Esta información se captura en el portal web http ://sicad.sonora.gob.mx
generando el “Registro histórico de cambios”.
8.Los documentos de origen externo aplicables en el sistema son identificados y controlados por los Titulares
responsables estos documentos se declaran en las referencias especificas (apartado V) del procedimiento y
control de documentos registra en un control de documentos externos que incluye el nombre, la fecha de emisión ,
áreas donde se encuentran distribuidos para su aplicación y disposición.
9.Los Titulares responsables son los encargados de controlar la actualización y distribución de los documentos
externos aplicables a sus procedimientos.
10.Todos los documentos se deben de encontrar disponibles en sus puntos de uso o en el portal web
http://sicad.sonora.gob.mx en lo que respecta al manual de procedimientos.
11.Todos los documentos del SGC deben de ser revisados por los Titulares responsables por lo menos una vez
al año y hacer las actualizaciones pertinentes cuando sea necesario aprobándolos nuevamente.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P21-F01/Rev.00 Solicitud de modificación de documentos
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P21-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P21-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P21-A03/Rev.00
248
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Facilitador de Calidad 1.00 Capacitación para la actualización del
manual de procedimientos
1.01 Recibe por parte de la Secretaría de
la Contraloría General los lineamientos para
la integración y actualización del Manual de
Procedimientos y en su caso capacitación.
1.02 Informa a los Titulares responsables y
Responsables de procedimientos, a través
del Círculo de Calidad sobre la actualización
del Manual de procedimientos y las fechas de
trabajo.
1.03 Informa y capacita en su caso a los
Responsables de procedimientos sobre los
pasos a seguir para llevar a cabo los cambios
y actualizaciones en los procedimientos y
documentos del Sistema de Calidad.
1.04 Recibe las actualizaciones de los
documentos y analiza si afectan el SGC.
1.05 Recibe las observaciones hechas por
la Secretaría de la Contraloría General al
proyecto de Manual de Procedimientos y en
su caso agenda asesoría con Responsables
de procedimientos para informar y corregir
las observaciones.
Cédula de observaciones
2
Facilitador de calidad
Subdirector de Gestión de
Calidad
Subsecretario de Recursos
Humanos
2.00 Actualización de la Red de procesos
2.01 Actualiza la red de procesos en
http://sicad.sonora.gob.mx con los procesos
definidos por los Titulares responsables.
2.02 Actualiza la red de procesos en
http://sicad.sonora.gob.mx con la información
(clientes, productos e indicadores)
corroborada por los Responsables de los
procedimientos.
2.03 Revisa y aprueba la Red de
Procesos.
2.04 Autoriza la Red de Procesos.
249
3
Responsables de
procedimientos
Titulares responsables
Responsables de
procedimientos
Facilitador de calidad
3.00 Actualización de Procedimientos (incluye
formatos, instructivos, registros y anexos)
3.01 Realizan las actualizaciones a los
procedimientos y elaboran las solicitudes de
modificación a documentos especificando los
cambios realizados.
3.02 Revisa las modificaciones y aprueba
en lo operacional los cambios o en su caso
hace las correcciones pertinentes.
3.03 Turnan las solicitudes de
modificación a documentos al Facilitador de
calidad anexando si es necesario el archivo
en electrónico con las modificaciones
realizadas.
3.04 Recibe las solicitudes de modificación
a documentos y los archivos en electrónico y
registra.
Solicitud de modificación a
documentos
Registro de solicitudes
4 Facilitador de calidad 4.0 Revisión de cambios con enfoque de
sistemas
4.01 Verifica que los cambios solicitados
cumplan lo establecido en el requisito 4.2 de
la norma ISO 9001:2008 así como los
establecidos en la “Guía para la elaboración
del manual de procedimientos de la
Secretaría de la Contraloría General”
4.02 Si existen cambios en los
procedimientos que afectan al SGC, informa
a la Subdirección de Gestión de la Calidad.
5 5.0 Captura de procedimientos
5.01 Captura los cambios, altas y bajas de
los procedimientos en la página web
http://sicad.sonora.gob.mx según lo solicitado
por los responsables de los procedimientos.
5.02 Asigna código de identificación a
formatos, anexos e instructivos y los sube al
portal web.
5.03 Envía vía portal los cambios
realizados al Enlace de la Dependencia para
su aprobación y envío a la Secretaría de la
Contraloría General para validación.
6 6. Validación del Manual de procedimientos
6.01 Si es validado, recibe la aprobación
vía portal y recibe oficio de validación.
6.02 Si no es validado, recibe las
observaciones levantadas en la “Cédula de
observaciones y recomendaciones” hechas
por la Secretaría de la Contraloría General,
corrige, captura y envía de nuevo.
Manual de procedimientos
actualizado y validado
250
7 7.0 Distribución de los procedimientos
7.01 En base a la “Solicitud de modificación a
documentos” (apartado de distribución),
imprime copias y entrega a los responsables
de los procedimientos señalados
7.02 Coloca el sello de COPIA
CONTROLADA correspondiente a las copias
impresas y distribuye las copias controladas.
El número de copia controlada,
corresponderá al número del procedimiento al
que se le está distribuyendo el documento.
7.03 Emite COPIAS INFORMATIVAS de
los documentos en caso de que sean
solicitada
8
Titulares responsables
Subdirector de Gestión de la
Calidad
Facilitador de calidad
8.0 Actualización de responsables de
procedimientos
8.01 Informan al Subdirector de Gestión
de la Calidad el cambio de responsables de
procedimientos.
8.02 Informa al nuevo responsable sobre
los documentos del SGC bajo su cargo.
8.03 Informa a Facilitador de calidad el
cambio de responsables para la actualización
de los procedimientos.
8.04 Realiza los cambios correspondientes
y asesora al nuevo responsable de
procedimientos sobre sus documentos,
actualizaciones, códigos, legibilidad y
disponibilidad de los mismos.
9
Facilitador de calidad
Facilitador de
calidad/Responsable de
procedimientos
9.0 Actualización de de documentos
externos
9.01 Recibe de los responsables de
procedimientos la solicitud de alta, baja o
cambio de documentos externos.
9.02 Registra los cambios solicitados.
9.03 Elabora control de documentos
externos incluyendo el nombre del
documento, fecha de emisión, fecha de
distribución, procedimientos a los que se
distribuyó y disposición del documento toda
vez que se encuentre obsoleto.
9.04 En coordinación con los
responsables de los procedimientos distribuye
copias de los documentos externos a los
procedimientos o áreas donde sirvan de
referencia.
Solicitud de modificación a
documentos
Control de documentos
externos
251
10 Facilitador de calidad 10.0 Realización de auditorías de control
de documentos
10.01 Realiza auditorías de documentos en
base al programa de auditorías.
10.02 Realiza un Reporte de Hallazgo en
colaboración con el Responsable del
procedimiento si existen inconsistencias.
10.03 Notifica los resultados en las
reuniones del círculo de Calidad.
Programa de Auditorías.
Minuta de reunión de Circulo
de Calidad
11 11.0 Control de documentos Obsoletos.
11.01 Recopila las copias controladas de
los procedimientos, anexos, formatos e
instructivos de trabajo obsoletos y depura.
11.02 Resguarda electrónicamente las
versiones obsoletas de los procedimientos,
anexos, formatos e instructivos de trabajo
obsoletos y depura.
11.03 Recoge los documentos externos que
son obsoletos y los depura o identifica con el
sello de “OBSOLETO” o los deja en su lugar
de uso para alguna referencia.
11.04 Da de baja el documento del manual
de procedimientos o del control de
documentos externos.
12 12.00 Medición de la Eficacia del
Procedimiento
12.01 Mide la eficacia del procedimiento cada
mes y envía los resultados a la Subdirección
de Gestión de la calidad.
12.02 Si no se cumple con la meta fijada
realiza una acción correctiva para garantizar
un cumplimiento mayor o igual a este
porcentaje.
Reporte de objetivos
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Lic. Mayra Villaescusa Ledgard
Facilitador de Calidad
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
C.P. Jesús Gpe. Rubio Montoya
Subdirector de Gestión de la
Calidad
252
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Control de documentos
17-SRH-P21/Rev.00 26/09/2014 12:32:27p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Cédula de observaciones1 Facilitador de calidad Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Lista de asistencia de
asesoría de control de
documentos
2 Facilitador de calidad Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Solicitud de modificación
a documentos
3 Facilitador de calidad Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Registro de solicitudes4 Facilitador de calidad Electrónico 1 año Computadora del
Responsable
Depurar
Manual de
procedimientos
actualizado y validado
5 Facilitador de calidad Electrónico 1 año Computadora del
Responsable
Depurar
Control de documentos
externos
6 Facilitador de calidad Electrónico 1 año Computadora del
Responsable
Depurar
Minuta de reunión del
Circulo de Calidad
7 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Reportes de objetivos8 Subdirector de Gestión de
Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
253
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Control de documentos
17-SRH-P21/Rev.00
1 ¿Se capacitó a los responsables de procedimientos en
actualización del manual de procedimientos?
2 ¿Se recibió toda alta, baja o modificación solicitada en el
formato Solicitud de modificación a documentos por parte de
los responsables de procedimientos?
3 ¿Se registró toda alta, baja o modificación solicitada en el
formato Registro de solicitudes?
4 ¿Se sustituyeron las copias controladas de los documentos y
se recogieron los obsoletos?
5 ¿Se capturaron los cambios, altas y bajas de los
procedimientos en la página web http://sicad.sonora.gob.mx
según lo solicitado por los responsables de los procedimientos?
6 ¿Se asignó código de identificación a formatos, anexos e
instructivos y se subieron correctamente al portal web?
7 ¿Se validó el manual de procedimientos?
8 ¿Se distribuyeron los documentos externos según fueron
solicitados?
9 ¿Se asesoró a los nuevos responsables de procedimientos
sobre la responsabilidad de sus documentos?
10 ¿Se elaboró un control de documentos externos?
11 ¿Se comentaron los resultados de la auditoría documental en
las reuniones del Comité de Calidad?
12 ¿Se resguardó de manera electrónica las versiones obsoletas
de los procedimientos, anexos, formatos e instructivos?
13 ¿Se dieron de baja del manual de procedimientos y control de
documentos externos los documentos obsoletos?
14 ¿Se mide mensualmente la eficacia del procedimiento?
SIP-F04/REV.01254
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Control de registros
17-SRH-P22/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Establecer los lineamientos y criterios para garantizar el control necesario para la identificación, el
almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros para formar
evidencia de la conformidad y de la operación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad de la Subsecretaria de
Recursos Humanos del Gobierno del Estado de Sonora como lo establece el requisito 4.2.3 (Control de Registros)
de la norma ISO 9001:2008.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento aplica a todos los registros generados por los procedimientos involucrados en el Sistema de
Gestión de la Calidad de la Subsecretaria de Recursos Humanos.
II.- ALCANCE
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos y proporciona evidencia objetiva de actividades
desempeñadas para el cumplimiento de los requisitos del SGC (puede estar en un formato electrónico), los
registros del SGC una vez generados no se modifican.
Lista maestra: Documento en el que se enlistan todos los documentos del SGC, sus códigos de identificación ,
revisiones y fechas de emisión.
Control de documentos externos: listado de todos los documentos externos identificados en el SGC, sus códigos
de identificación, revisiones y fechas de emisión.
Tiempo de retención: Tiempo de vida del registro en el cual forma parte de la evidencia objetiva del
funcionamiento del SGC.
Depurar: Eliminar oficialmente registros del SGC, una vez cubierto el período de retención establecido.
Archivo de concentración: Forma y lugar de almacenamiento de registros que han dejado de circular en el SGC y
que después de cumplir su tiempo de retención pueden ser tratados según convenga de acuerdo al Sistema
Integral de Archivos (SIA).
El Sistema integral de Archivos (SIA): Sistema de identificación, clasificación, organización, resguardo y
disposición de los registros del gobierno estatal.
Eficacia: Comparación que se realiza entre las actividades planificadas y los resultados de las mismas.
Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de un hecho.
III.- DEFINICIONES
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad.
•Procedimiento de Control de Documentos.
Documentos Internos
•ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario.
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos.
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad- Guías para la mejora del desempeño
IV.- REFERENCIAS
255
Conservación, Legibilidad y Fácil Recuperación
1.Los Responsables de procedimiento son responsables de utilizar únicamente los formatos registrados
declarados en sus procedimientos y actualizados para evidenciar sus actividades (operación del SGC)
2.Los Responsables de procedimiento son responsables de conservar y proteger sus registros contra pérdida ,
robo, daño o deterioro los daños que se evitan son (humedad, fuego, roedores, agua, sustancias químicas u otro
agente externo),
3.Los Responsables de procedimiento son responsables de asegurar la legibilidad de sus registros cuidando que
cuenten con la información necesaria, los registros deben estar fechados y correctamente llenados en los
espacios aplicables. Se debe llenar con N/A los espacios que no apliquen, en el caso de correcciones se aplica una
línea (-), Cuando se requiere modificar algún dato, el registro es editado nuevamente o en su caso es justificado el
cambio por medio de la firma del dueño del procedimiento.
4.Los Responsables del registro deben conocer y dominar la información asentada en el mismo.
5.Los Responsables de los procedimientos son responsables de mantener de acuerdo al Sistema Integral de
Archivos, disponibles y recuperables los registros generados en su procedimiento para cuando sean requeridos por
nuestros clientes, auditores internos o de tercera parte o para cualquier consulta o análisis especifico.
6.Los formatos empleados para generar los registros de calidad pueden estar en documento de papel o forma
electrónica.
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P22-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P22-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P22-A03/Rev.00
256
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Facilitador de calidad 1.0 Capacitación para el control de registros
1.01 Establece las estrategias para informar
las actualizaciones a este procedimiento a las
áreas identificados en el SGC.
1.02 Capacita o asesora a los responsables
de los procedimientos en el control de los
registros en base a la norma ISO 9001:2008
Lista de asistencia o minuta
de asesoría.
2
Responsables de
procedimientos
Facilitador de calidad
2.00 Recepción de solicitud de alta, baja o
modificación de formatos.
2.01 Definen los formatos y registros de
calidad a utilizar en sus procedimientos para
generar en ellos los registros de calidad y los
notifica al procedimiento de control de
registros para su alta.
2.02 Definen el tiempo de retención y
disposición de sus registros en base a las
normatividades aplicables o por
requerimientos de la misma operación del
procedimiento.
2.03 Recibe las altas, cambios o bajas de
formatos o registros por medio de la solicitud
de modificación de documentos y anexando
copia en electrónica del documento.
Solicitud de modificación a
documentos
Registro de solicitudes
3 3.00 Registro y verificación de tiempos de
retención y disposición de registros
establecidos
3.01 Revisa que cumplan con los requisitos
de la Norma ISO 9001:2008.
3.02 Actualiza el inventario de registros del
procedimiento si existe cambios en la
identificación, control o resguardo del mismo.
4 Responsables de
procedimientos
4.00 Identificación de expedientes y registros
4.01 Identifica los expedientes y registros de
acuerdo al cuadro de clasificación archivística
del Sistema Integral de Archivos y Elabora
los formatos para identificar los expedientes
de los registros de su procedimiento
5 Responsables de
procedimientos
5.00 Disposición de obsoletos por los
Responsables de procedimientos
5.01 Da disposición a los registros en base al
procedimiento de control de documentos, el
inventario de registros y el Sistema Integral
de Archivos.
257
6 Facilitador de calidad 6.00 Auditoria de documentos (registros)
6.01 Realiza auditoría de registros para
revisar el mantenimiento de los registros de
acuerdo a los requisitos de la norma ISO
9001:2008
6.02 Informa los resultados en las reuniones
del circulo de calidad.
6.03 Documenta reporte de Hallazgo cuando
exista un incumplimiento a los requisitos.
Minuta de reunión de circulo
de calidad
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Lic. Mayra Villaescusa Ledgard
Facilitador de Calidad
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
C.P. Jesús Gpe. Rubio Montoya
Subdirector de Gestión de la
Calidad
258
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Control de registros
17-SRH-P22/Rev.00 26/09/2014 02:12:37p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Lista de asistencia de
reunión de asesoría
1 Facilitador de calidad Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Registro de solicitudes2 Facilitador de calidad Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Minuta de reunión de
circulo de calidad
3 Facilitador de calidad Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
259
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Control de registros
17-SRH-P22/Rev.00
1 ¿Se capacitó a los responsables de procedimientos en el
control de los registros?
2 ¿Se recibieron las solicitudes de altas bajas o cambios a los
documentos?
3 ¿Se registraron los tiempos de retención y disposición de los
registros?
4 ¿Se retuvieron y dispusieron los registros según lo establecido
en el inventario de registros correspondiente a cada
procedimiento?
5 ¿Se realizó una auditoría de registros?
6 ¿Se comunicó los resultados de la auditoría en la reunión el
círculo de calidad?
7 ¿Se midió mensualmente la eficacia del procedimiento?
SIP-F04/REV.01260
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Auditorias Internas
17-SRH-P23/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Establecer los lineamientos y criterios para planificar, ejecutar y reportar auditorías internas de calidad, para
verificar el cumplimiento del S.G.C. como se establece en el requisito 8.2.2 “Auditoría Interna” de la norma ISO
9001:2008.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento aplica a todos los procesos involucrados en los requisitos del S .G.C. implantado en la
Subsecretaría de Recursos Humanos del Gobierno del Estado de Sonora.
II.- ALCANCE
Auditado: Proceso, procedimiento o área a ser auditada.
Auditor de calidad: Persona calificada para realizar auditorías de calidad.
Diagrama EPS: Diagrama Entradas, Proceso, Salidas (referente a un proceso analizado).
Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes
para los criterios de auditoría y que son verificables.
Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación dela evidencia de la auditoría recopilada frente a los
criterios de la auditoría.
No Conformidad.- Incumplimiento de un requisito
No conformidad mayor: Deficiencia mayor que afecta directamente al Sistema de Gestión de la Calidad, y
pueden:
Causar gran daño a otras operaciones de la Organización
Poner en peligro la certificación (integridad) del SGC
Afectar de manera importante a la calidad del producto / servicio
Poner el riesgo la integridad de la organización y su personal
No conformidad menor: Discrepancia menor en los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, y pueden no
afectar directamente a la calidad del producto o servicio y, en su mayor parte, son fáciles de corregir. Las no
conformidades menores son normalmente controladas para implementar acciones correctivas en la próxima
auditoría interna.
Reporte de auditoría: Sumario del alcance y hallazgos de auditorías internas.
Reporte de Hallazgo: Documento mediante el cual se registra el hallazgo de la auditoría y se realiza el análisis
correspondiente para la realización de la acción correctiva o preventiva requerida.
Acción Correctiva.- Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación
indeseable.
Acción Preventiva.- Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación
potencial indeseable
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
261
Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de la Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Acciones Correctivas
Externos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•ISO 19011:2002 Sistema de Gestión de la Calidad – Guías para Auditorías de Gestión de la Calidad y /o
Ambiental
V.- POLITICAS
262
5.1 Elaboración del Programa de Auditorías
Criterio 1. El programa de auditorías debe contemplar todos los requisitos de la norma ISO 9001:2008, mientras
el Sistema de Gestión de la Calidad está siendo implementado y adquiera una madurez adecuada, posteriormente
la Subsecretaría y el Representante de la Dirección determinarán el modo de programación de acuerdo a las
necesidades de la organización.
Criterio 2. El programa de auditorías debe ser elaborado en base al estado e importancia de los procesos a
auditar y al análisis de los resultados de auditorías anteriores.
Criterio 3. Las auditorías son programadas por lo menos dos veces al año o más si así lo determina la
Subsecretaría.
5.2 Inicio de la Auditoría
Criterio 1. Se debe cuidar la independencia entre auditor-auditado, con el propósito de asegurar que las
observaciones estén basadas sólo en la evidencia de la auditoría y asegurar con ello la objetividad e imparcialidad
del proceso de auditoría a realizar.
Criterio 2. El auditor líder debe cumplir, al menos, con las siguientes características:
• Haber tomado el curso de interpretación de la norma ISO 9001:2008 (Requisitos del Sistema de Gestión de la
Calidad)
• Haber tomado y acreditado el taller de formación de auditores internos
• Tener conocimiento de los procesos auditados
• Haber participado, al menos, en dos auditorías internas como auditor interno.
Criterio 3. El auditor líder elabora un plan de auditoría antes de llevar a cabo la auditoría interna. Éste contiene
los siguientes puntos:
1.1 Lugar y fecha de auditoría
1.2 Objetivo y alcance de la auditoría
1.3 Agenda de la auditoría
1.3.1 Reunión de apertura
1.3.2 Ejecución de la auditoría
1.3.3 Reunión de auditores
1.3.4 Reunión de Cierre
1.4 Documentos de referencia aplicables
1.5 Equipo auditor
1.6 Confidencialidad
Criterio 4. Se designan a los auditores en base al cumplimiento de su formación y notifica el rol a desempeñar
(ya sea el de auditor interno o auditor en entrenamiento). Los auditores deben cumplir, al menos, con las siguientes
características:
• Haber tomado el curso de interpretación de la norma ISO 9001:2008 (Requisitos del Sistema de Gestión de la
Calidad)
• Haber tomado y acreditado el taller de formación de auditores internos
• Tener conocimiento de los procesos auditados
Criterio 5. El auditor líder asigna el número de auditores internos que juzgue conveniente en función del alcance
de la auditoría.
5.3 Revisión y preparación de los documentos
Criterio 1. Los auditores internos pueden solicitar registros de auditorías anteriores para utilizarlos de referencia
durante su auditoría. Los documentos de trabajo que los auditores internos estudian, preparan y aplican antes ,
durante y después de cada auditoría son:
1.1 Manual, procedimientos, instrucciones de trabajo y registros involucrados en el (los) proceso (s) a auditar.
1.2 Reportes de auditorías internas
1.3 Programa de auditoría vigente
1.4 Plan de auditoría vigente
1.5 Norma ISO 9001:2008
263
1.6 Hoja de asistencia en auditoría (apertura y cierre)
1.7 Lista de verificación de Auditoría
1.8 Estatus de acciones correctivas y preventivas
1.9 Formato para el reporte de la auditoría
5.4 Realización de las actividades de auditoría en sitio
Criterio 1. La ejecución de la auditoría contempla los siguientes puntos:
1.1 Reunión de apertura
• Presentación del equipo auditor.
• Objetivo y alcance de la auditoría.
• Presentación de la agenda de auditoría.
• Mención de que es solo un muestreo.
• Concientizar a los presentes que la auditoría es para mejorar.
• Registro de asistencia
• Explicación de la metodología a seguir y modo de evaluación.
• Espacio para preguntas y respuestas.
1.2 Ejecución de auditoría en campo para reunir y analizar suficiente evidencia objetiva para evaluar el
cumplimiento con los requisitos especificados aplicando las siguientes técnicas:
• Entrevistas.
• Listas de verificación
• Observación en la operación de los procesos.
• Revisión de documentos (MGC, mapas, procedimientos, instrucciones de trabajo, registros, normas,
dibujos, especificaciones etc.).
• Trazabilidad de los productos.
• Muestreos de procesos y productos.
• En caso de requerirse, el equipo auditor se reúne para intercambiar información y para informar el curso que
está llevando la auditoría (en caso de ser requerido se realizan ajustes).
Criterio 2. Los auditores registran los hallazgos de no conformidades o hallazgos de no conformidades
potenciales en el formato de Reporte de Hallazgos del Sistemas de Gestión de la Calidad, el cual es entregado al
auditor líder tratando de registrar todos los detalles encontradas durante la realización de la auditoría.
Se utilizan 3 criterios de calificación para los hallazgos:
a) No conformidad potencial
b) No Conformidad Menor
c) No Conformidad Mayor.
Los reportes de hallazgos son entregados a los encargados de los procesos auditados quienes realizan sin
demora injustificada las acciones correctivas o acciones preventivas pertinentes.
Criterio 3. Al finalizar cada auditoría se debe llevar a cabo una reunión de cierre, los puntos tratados en esta
reunión son:
• Resultados y conclusiones generales de la auditoría.
• Levantamiento de la hoja de asistencia.
• Comentarios relevantes sobre el proceso de auditoría.
• Objetivo y alcance de la auditoría.
• Se aclara del muestreo
• Confidencialidad
• Explicación sobre el procedimiento general para el cierre de las no conformidades.
• Espacio para preguntas y respuestas.
5.5 Seguimiento
Criterio 1. Los responsables de procedimientos trabajan para implementar las acciones correctivas, el equipo
auditor evalúa el cumplimiento y efectividad de las mismas registrando los resultados en los formatos
correspondientes generando así evidencia objetiva del seguimiento. Los auditores, sólo cierran las acciones
correctivas que muestren evidencia de su efectividad.
5.6 Medición de la Eficacia del Proceso
264
Criterio 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento de
los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición.
Criterio 2. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
Criterio 3. Al final de cada auditoría interna el auditor líder evalúa el desempeño de los auditores y se
retroalimenta con cada miembro del equipo auditor su competencia mostrada.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P23-F01/Rev.00 Plan de auditoría
17-SRH-P23-F02/Rev.00 Reporte de auditoría
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P23-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P23-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P23-A03/Rev.00
265
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Subdirector de Gestión de la
Calidad
1.00 Elaboración del programa de auditorías
1.01 Realiza el programa de auditorías anual
y se obtiene firma de aprobación del Director
de Desarrollo Organizacional.
Programa de Auditorías
2
Subdirector de Gestión de la
Calidad
Auditor Líder Designado
Subdirector de Gestión de la
Calidad
2.00 Inicio de la auditoría
2.01 Designa al auditor líder y notifica por
escrito con anticipación a la fecha
programada de la auditoría.
2.02 Elabora Plan de auditoría y define el
objetivo y el alcance de la auditoría con base
en el programa de auditorías, así como los
días y horarios a realizarse.
2.03 Designa a los auditores internos que
sean necesarios para el desarrollo de la
auditoría
2.04 Notifica por escrito a los auditores
internos con el debido tiempo de anticipación,
también se puede dar esta notificación por
medio del comité de calidad.
2.05 Notifica a los responsables de las
distintas áreas de la Subsecretaría a ser
auditados
Memorándum de notificación
de auditor líder
Plan de auditoría
Memorándum de notificación
de auditores internos
Circular de notificación de
auditoría interna
3 Auditor Líder / Auditor 3.00 Revisión y preparación de los
documentos
3.01 Solicita en caso de ser necesario copias
controladas de los procedimientos asignados
por el auditor líder.
3.02 Prepara todos los documentos de
trabajo necesarios para la realización de la
auditoría
4 Auditor Líder / Auditor 4.00 Realización de las actividades de
auditoría en sitio
4.01 Realiza la reunión de apertura.
4.02 Ejecuta la auditoría en campo aplicando
la lista de verificación.
4.03 Registra los hallazgos en caso de que
existan.
4.04 Lleva a cabo reunión de cierre donde
expone resultados generales de la auditoría.
Lista de asistencia de reunión
de apertura de auditoría
interna
Lista de Verificación de
Auditoría interna
Reporte de Hallazgos
Lista de asistencia de reunión
de cierre de auditoría interna
266
5
Subdirector de Gestión de la
Calidad
Director de Desarrollo
Organizacional
5.00 Preparación, aprobación y distribución
del informe de la auditoría
5.01 Realiza un reporte de la auditoría,
basándose en las evidencias objetivas
recopiladas por los auditores.
5.02 Entrega el reporte al Director de Gestión
de Desarrollo Organizacional para su revisión.
5.03 Presenta al Subsecretario y para su
revisión y validación.
Reporte de Auditoría Interna
6 Auditor Líder 6.00 Finalización de la auditoría
6.01 Para finalizar la auditoría realiza una
evaluación de los auditores y remite al
Subdirector de Gestión de la Calidad.
Evaluación de Auditores de
Calidad
7 Responsables de
Procedimientos Auditados
7.00 Implementación de acciones correctivas
(sin demora injustificada)
7.01 Realiza acciones correctivas de acuerdo
a lo establecido en el procedimiento de
acciones correctivas
8 Auditor Líder / Auditor 8.00 Seguimiento
8.01 Mide la eficacia de las acciones tomadas
y cierra las no conformidades de acuerdo con
la evidencia presentada.
9 Subdirector de Gestión de
la Calidad
9.00 Medición de la eficacia del proceso
9.01 Realiza la medición de los objetivos de
calidad del procedimiento de acuerdo con los
indicadores establecidos
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C.P. Jesús Guadalupe Rubio
Montoya Subdirector de Gestión
de la Calidad
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
Lic. Jorge Enrique Estrella
Tiznado Director de Desarrollo
Organizacional
267
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Auditorias Internas
17-SRH-P23/Rev.00 26/09/2014 01:52:24p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Programa de Auditorías1 Subdirector de Gestión de
la Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Memorándum de
notificación de auditor
líder
2 Subdirector de Gestión de
la Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Plan de auditoría3 Subdirector de Gestión de
la Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Memorándum de
notificación de auditores
internos
4 Subdirector de Gestión de
la Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Circular de notificación
de auditoría interna
5 Subdirector de Gestión de
la Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Lista de asistencia de
reunión de apertura de
auditoría interna
6 Subdirector de Gestión de
la Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Lista de Verificación de
Auditoría interna
7 Subdirector de Gestión de
la Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Reporte de No
Conformidades
8 Subdirector de Gestión de
la Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Lista de asistencia de
reunión de cierre de
auditoría interna
9 Subdirector de Gestión de
la Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Lista de asistencia de
reunión de cierre de
auditoría interna
9 Subdirector de Gestión de
la Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Reporte de Auditoría
Interna
10 Subdirector de Gestión de
la Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Evaluación de Auditores
de Calidad
11 Subdirector de Gestión de
la Calidad
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
268
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Auditorias Internas
17-SRH-P23/Rev.00
1 ¿Se elaboró y autorizó el programa de auditorías?
2 ¿Se notificó con suficiente tiempo de anticipación a las áreas a
auditar?
3 ¿Los auditores seleccionados cumplieron con las siguientes
características: haber tomado el curso de interpretación de la
norma ISO 9001:2008 y haber acreditado el taller de formación
de auditores internos?
4 ¿Se elaboró un plan de auditoría antes de llevar a cabo la
auditoría interna?
5 ¿Los auditores internos aplicaron la Lista de verificación de
Auditoría?
6 ¿Los auditores registraron los hallazgos de no conformidades
en el formato de Reporte de No Conformidades?
7 Al finalizar la auditoría, ¿se llevó a cabo una reunión de cierre?
8 ¿Se elaboró un reporte de la auditoría?
9 ¿Se dio seguimiento a las no conformidades detectadas en la
auditoría de parte de los auditores internos para cerrar aquellas
acciones correctivas que muestren evidencia de su efectividad?
10 Al final de cada auditoría interna, ¿el auditor líder evaluó el
desempeño de los auditores y retroalimentó con cada miembro
del equipo auditor su competencia mostrada?
10 Al final de cada auditoría interna, ¿el auditor líder evaluó el
desempeño de los auditores y retroalimentó con cada miembro
del equipo auditor su competencia mostrada?
11 ¿Se evaluó el cumplimiento del objetivo de calidad del
procedimiento de auditorías internas?
SIP-F04/REV.01269
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Acciones Correctivas
17-SRH-P24/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Contribuir en la realización de las acciones correctivas para eliminar las causas de no conformidad presentes que
afecten el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Calidad.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplica a todos los procedimientos de la Subsecretaría de Recursos Humanos
II.- ALCANCE
Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación
indeseable en el SGC
Nota: Puede haber más de una causa raíz para una no conformidad.
No Conformidad: Incumplimiento a un requisito del SGC
Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Efectividad: Evidencias de que las acciones tomadas para la eliminación de la o las causas raíz que están
originando la no conformidad han sido eliminadas para evitar que vuelva a ocurrir.
Equipos interdisciplinarios: Equipos compuestos por personal de diferentes procedimientos para realizar un plan
de trabajo basado en sus conocimientos y habilidades aplicando la metodología de análisis y solución de
problemas.
III.- DEFINICIONES
Documentos internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros.
Documentos externos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•ISO 19011:2002 Sistema de Gestión de la Calidad – Guías para Auditorías de Gestión de la Calidad y /o
Ambiental
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
270
5.1 Detección de Hallazgos
Criterio 1. Los Hallazgos al sistema pueden surgir de las siguientes fuentes:
a) Quejas del cliente (vía directa o encuestas), comúnmente detectados a través de los procedimientos que
tienen contacto con los propios clientes.
b) Hallazgos representados por mal desempeño de proveedores, comúnmente detectados por el procedimiento
de adquisición de bienes.
c) Hallazgos por falta de control en el proceso de realización del servicio, comúnmente detectado por los
procedimientos operativos.
d) Problemas de aplicación en general durante la administración y aplicación del SGC
Para todas las no conformidades detectadas se aplican acciones correctivas, de acuerdo a la magnitud de los
problemas encontrados, al conocimiento o desconocimiento que se tenga de la causa raíz y a los riesgos que
puedan derivarse de ellos, se determina la profundidad de su análisis.
Criterio 2. Los responsables de los procedimientos tienen el compromiso y autoridad de reportar cualquier
hallazgo detectado durante sus interacciones cotidianas.
Criterio 3. Los responsables de procedimientos tienen la obligación de detectar cualquier hallazgo de No
Conformidad que se relacione con Incumplimiento de Objetivos de Calidad y con la Satisfacción del Cliente y
notificar sobre el hallazgo al procedimiento de Acciones Correctivas tal como lo marca el criterio 2 de la Actividad
5.2
5.2 Análisis del Hallazgo
a) El hallazgo procede: Los involucrados determinan la aplicación de la metodología para la localización de la
causa raíz, misma que puede ser de las siguientes formas:
1. Aplicación de alguna (s) herramientas estadísticas y experiencia del equipo, en forma directa dado que
se tiene conocimiento y evidencia objetiva de la causa raíz (se genera un plan de acción directo).
2. La aplicación de una metodología de análisis y solución de problemas
b) El hallazgo no procede: Se comunica y discute el resultado del análisis inicial al responsable e involucrados de
la fuente que registró el hallazgo.
5.3 Aplicación y seguimiento de las acciones correctivas que proceden
Criterio 1. Los involucrados determinan el tipo de la metodología para el análisis de la (s) causa raíz, de acuerdo
a las dos opciones señaladas en el punto 5.3.1 inciso a, para el caso de la aplicación de cualquier herramienta
estadística y experiencia del equipo, se muestra evidencia de la aplicación de las herramientas estadísticas
elegidas y el equipo formado genera un plan de acción con responsables y fechas compromiso, solicitando los
recursos necesarios según se requiera. Para los casos en los que los involucrados determinen la aplicación de la
metodología de análisis y solución de problemas, el equipo formado presenta evidencia de la metodología.
Criterio 2. Se realizan como paso inmediato acciones de contención para todo hallazgo que proceda, con la
finalidad de aislar el efecto del problema.
Criterio 3. El equipo identifica todas las causas raíz que pudieran estar generando el problema, para ello se
aplican herramientas estadísticas apropiadas según el caso.
5.4 Medición de la Eficacia
Criterio 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento de
los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición.
Criterio 2. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P24-F01/Rev.00 Reporte de hallazgo
271
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P24-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P24-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P24-A03/Rev.00
272
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Todos los responsables de
procedimientos
1.00 Detección de Hallazgos
1.01 Detecta los hallazgos del sistema por
quejas del cliente, mal desempeño de los
proveedores, falta de control de los procesos
de realización de los servicios ó problemas
de aplicación general durante la
administración y aplicación del SGC.
2 Responsables de
procedimientos /Auditores
de Calidad
2.00 Llenado de reporte de Hallazgos
2.01Registra el Hallazgo para su seguimiento
una vez detectado.
2.02 Anexa toda la información o evidencia
objetiva al hallazgo (cuando aplique).
2.02 Notifican a este procedimiento la no
conformidad detectada en un periodo no
mayor a cinco días hábiles.
Reporte de hallazgos
3 Responsables de
procedimientos
3.00 Análisis de procedencia del Hallazgo.
3.01 Analiza el hallazgo por los
involucrados para determinar la procedencia,
en caso de que así sea selecciona la
metodología para la localización de la causa
raíz del problema ya sea por:
a) Herramienta Estadística
b) Metodología de análisis y solución de
problemas.
Si el hallazgo no procede, comunica y
discute el resultado del análisis inicial al
responsable e involucrados de la fuente que
registró el hallazgo.
273
4 Director de Área /
Representante de la
Dirección
4.00 Aplicación y seguimiento a las
acciones correctivas que proceden.
4.01 Crea un equipo de trabajo con
suficiente conocimiento en la interacción de
los procedimientos relacionados con el
problema.
4.02 Para el caso de la aplicación de
cualquier herramienta estadística muestra
evidencia de la aplicación de las herramientas
estadísticas elegidas.
4.03 El equipo especifica el problema
describiendo claramente la fuente que lo
captó y al final se verifica que la descripción
sea clara y que todos los miembros del
equipo la entiendan.
4.04 Se genera un plan de acción por
parte del equipo formado, este establece
responsables y fechas compromiso,
solicitando los recursos necesarios según se
requiera.
4.05 Para los casos en los que los
involucrados determinen la aplicación de la
metodología de análisis y solución de
problemas, el equipo formado presenta
evidencia de la metodología.
5 Subsecretario de Recursos
Humanos
5.00 Asignación de recursos
5.01 En caso de ser necesarios la Dirección
asigna los recursos necesarios para llevar a
cabo las acciones correctivas.
6 Responsables de
procedimientos
6.00 Implementación de acción correctiva
6.01 Verifica todos los planes de acción
generados por las metodologías, se revisan a
través de su seguimiento hasta su
cumplimiento e implantación.
7 Auditores de Calidad/
Responsables de
procedimientos
7.00 Medición de Efectividad de la Acción
Correctiva
7.01 Mide la efectividad a todas las
acciones correctivas a través de la fijación de
indicadores que son representativos para
tomar una decisión apropiada para el cierre o
no de dichas acciones.
7.02 Si los resultados de las acciones
tomadas no muestran efectividad el equipo
realiza un nuevo análisis y genera un mejor
plan de acción. .
7.03 Realiza cambios a los documentos
por medio del procedimiento de control de
documentos si las acciones tomadas generan
cambios en el sistema de calidad.
274
8
Auditores de Calidad
Facilitador de Calidad
8.00 Registro y cierre los Hallazgos
8.01 Si la acción correctiva es efectiva, cierra
de conformidad con el visto bueno del Auditor
Asignado, adjuntando las evidencias
necesarias para su documentación y
estandarización.
8.02 Captura el cierre de la acción correctiva
y asigna estatus de cerrada para su registro.
8.03 Archiva documentación para posterior
referencia y entrega a Responsable de Área o
Procedimiento comprobante de dicho cierre
Reporte de Hallazgo
9 Facilitador de Calidad 9.0 Preparación de informe para la revisión
de la Dirección.
9.01 Presenta la información generada del
procedimiento de acciones correctivas en las
juntas de revisión de la Dirección.
Estatus de las Acciones
Correctivas y Preventivas
10 Facilitador de Calidad 10.00 Medir la Eficacia del Procedimiento
10.01 Mide la eficacia del procedimiento
mediante la evaluación del cumplimiento de
los objetivos establecidos.
10.02 Entrega información a Gestión de la
Calidad
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
T. S. Maria Del Rosario
Estrada Vidal Facilitador de
Calidad
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
C.P. Jesús Gpe. Rubio Montoya
Subdirector de Gestión de la
Calidad
275
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Acciones Correctivas
17-SRH-P24/Rev.00 26/09/2014 02:02:47p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Reporte de Hallazgo1 Encargado de Acciones
Correctivas
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Estatus de las acciones
Correctivas y Preventivas
2 Encargado de Acciones
Correctivas
Electrónico 1 año Computadora de
responsable
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
276
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Acciones Correctivas
17-SRH-P24/Rev.00
1 ¿Los responsables de los procedimientos detectan y reportan
hallazgos al responsable del procedimiento de acciones
correctivas para su registro?
2 ¿Los hallazgos son registrados en el formato “Reporte de
Hallazgo”?
3 ¿Se analiza la procedencia de las de los hallazgos detectados
por parte de los involucrados?
4 ¿Sí el análisis del hallazgo indica que no procede se comunica
y discute el resultado al responsable e involucrados en la
fuente que registró el hallazgo?
5 ¿Sí el análisis del hallazgo indica que sí procede, para el
seguimiento en el análisis, evaluación, determinación e
implantación de las acciones correctivas se aplica una
metodología de análisis y solución de problemas?
6 ¿Se presentaron evidencias de la aplicación de la metodología
de análisis y solución de problemas como parte de la acción
correctiva?
7 ¿Se establecieron indicadores para la medición de efectividad
de las acciones correctivas?
8 ¿Se realizó el seguimiento y medición de la efectividad de las
acciones correctivas tomadas en base a los indicadores
establecidos?
9 ¿Se realiza el cierre del hallazgo basándose en la efectividad
de las acciones tomadas presentando la evidencia que
corresponda?
10 ¿Al final de cada mes se realiza el “Estatus de las Acciones
Correctivas y Preventivas” para la revisión de la Dirección?
11 ¿Se realiza la medición de la eficacia del procedimiento de
acciones correctivas al cierre de cada mes de acuerdo al
objetivo establecido?
SIP-F04/REV.01277
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Acciones Preventivas
17-SRH-P25/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Contribuir en la realización de las acciones preventivas para eliminar las causas de no conformidad potenciales
que afecten el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Calidad
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplica a todos los procedimientos de la Subsecretaría de Recursos Humanos.
II.- ALCANCE
Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no -conformidad detectada u otra situación
indeseable.
Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación
potencialmente indeseable.
Nota 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva contempla
una acción que se toma para prevenir que vuelva a ocurrir. (ISO 9000)
No Conformidad: Incumplimiento a un requisito del S.G.C.
Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
Efectividad: Evidencia de que la acción preventiva evitó eventos indeseados que pudieran generar
incumplimientos.
III.- DEFINICIONES
Documentos internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros.
Documentos internos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•ISO 19011:2002 Sistema de Gestión de la Calidad – Guías para Auditorías de Gestión de la Calidad y /o
Ambiental
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
278
5.1 Detección de No Conformidades Potenciales
Criterio 1. Las no conformidades potenciales al sistema pueden surgir de las siguientes fuentes:
a) Sugerencias del Cliente (vía directa o encuestas), comúnmente detectados a través de los procedimientos que
tienen contacto con los propios clientes.
b) Hallazgos de no conformidades potenciales representados por bajas tendencias en el desempeño de
proveedores, comúnmente detectados por el procedimiento de adquisición de bienes.
c) Hallazgos de no conformidades potenciales durante el control en el proceso de realización del servicio ,
comúnmente detectado por los procedimientos operativos.
d) Problemas potenciales de aplicación en general durante la gestión y aplicación del SGC
Para todos los hallazgos de no conformidades potenciales detectados se aplican acciones preventivas, de
acuerdo a la magnitud de los problemas encontrados.
Criterio 2. Los responsables de los procedimientos tienen la responsabolidad y autoridad de reportar cualquier
hallazgo de no conformidades potenciales detectado durante sus interacciones cotidianas.
Criterio 3. Durante la operación se pueden identificar no conformidades potenciales que puedan generar la
aplicación de acciones preventivas, estas son revisadas para determinar los efectos que pueden generar, de
acuerdo a su revisión, se determina si es o no aplicable realizar un proceso de análisis de acción preventiva, esto
es informado a Gestión de Calidad para su asignación y desarrollo.
Criterio 4. Continuamente se revisan los procedimientos y documentos del SGC que puedan tener un impacto
por las acciones realizadas.
Criterio 5. Se registran las modificaciones pertinentes de acuerdo al Procedimiento de Control de Documentos y
al Procedimiento de Control de Registros
5.2 Llenado del Reporte de Hallazgos
Criterio 1. Todos los hallazgos de no conformidades potenciales son registrados en el “Reporte de Hallazgos” ;
este registro puede ser llenado por cualquier responsable de procedimiento y auditores de calidad, se debe anexar
toda la información o evidencia objetiva (cuando aplique).
5.3 Análisis de procedencia de no conformidad potencial
Criterio 1. Se realiza un análisis formal de las posibles causas de No Conformidades potenciales, de acuerdo a
los efectos de los mismos, generando el “Reporte de Hallazgo”, a efecto de realizar un plan de prevención que
incluye por lo menos lo siguiente:
a) Identifica los involucrados para el análisis y les notifica para reunirse e iniciar las acciones.
b) Inicia el análisis de las causas que pueden originar la no conformidad potencial, utilizando cualquier modo de
análisis (Ejemplo: lluvia de ideas, diagrama causa-efecto o el método que considere necesario para tomar
acciones y prevenir la ocurrencia de la potencial no conformidad)
c) Las acciones preventivas generadas se documentan en el formato “Reporte de Hallazgos” para su
implantación y seguimiento considerando siempre el objetivo de prevenir incumplimientos, a este formato se le
anexa toda la información o evidencia objetiva de la aplicación de las acciones y mensualmente se le da a conocer
al Subsecretario en “Estatus de las Acciones Correctivas y Preventivas”
Criterio 2.Cuando derivado del análisis se determina que la no conformidad potencial no procede: Se comunica y
discute el resultado del análisis inicial al responsable e involucrados de la fuente que registró el hallazgo.
5.4 Aplicación y seguimiento de las acciones preventivas que proceden
Criterio 1. Los involucrados determinan el tipo de la metodología para el análisis de la (s) causa raíz de una no
conformidad potencial, de acuerdo a las opciones señaladas en el punto 5.3.1, para el caso de la aplicación de
cualquier herramienta estadística y experiencia del equipo, se muestra evidencia de la aplicación de las
herramientas estadísticas elegidas y el equipo formado genera un plan de acción con responsables y fechas
compromiso, solicitando los recursos necesarios según se requiera. Para los casos en los que los involucrados
determinen la aplicación de la metodología de análisis y solución de problemas, el equipo formado presenta
279
evidencia de la metodología.
Criterio 2. El equipo identifica todas las causas raíz que pudieran generar una no conformidad potencial, para
ello se aplican herramientas estadísticas apropiadas según el caso.
5.5 Medición de la Eficacia del Procedimiento
Criterio 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento de
los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición.
Criterio 2. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P25-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P25-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P25-A03/Rev.00
280
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Todo el personal de la SRH 1.00 Detección de no conformidades
Potenciales
1.01 Detecta las no conformidades
potenciales del sistema faltas de control de
los procesos de realización de los servicios ó
problemas de aplicación general durante la
administración y aplicación del SGC.
2 Responsables de
procedimientos /Auditores
de calidad
2.00 Llenado de reporte de Hallazgos
2.01 Registra para su seguimiento la no
conformidad potencial detectada.
2.02 Notifica a este procedimiento la no
conformidad potencial detectada en un
periodo no mayor a cinco días hábiles.
Reporte de Hallazgos
3 Responsables de
procedimientos
3.00 Análisis de procedencia de no
conformidad potencial.
3.01 Analizan las no conformidad potencial
por los involucrados para determinar la
procedencia, en caso de que así sea,
seleccionan la metodología para la
localización de la causa raíz del problema ya
sea por:
a) Herramienta Estadística
b) Metodología de análisis y solución de
problemas.
3.02 Si la no conformidad potencial no
procede, comunican y discuten el resultado
del análisis inicial al responsable e
involucrados de la fuente que registró el
hallazgo.
281
4 Director de Área /
Responsables de
procedimientos
4.00 Aplicación y seguimiento a las
acciones preventivas que proceden.
4.01 Crea un equipo de trabajo con
conocimiento suficiente en la interacción de
los procedimientos relacionados con el
problema.
4.02 En el caso de la utilización de
cualquier herramienta estadística, muestran
evidencia de la aplicación de las herramientas
estadísticas elegidas.
4.03 El equipo especifica el problema
potencial, describiendo claramente la fuente
que lo captó y al final se verifica que la
descripción sea clara y que todos los
miembros del grupo la entiendan.
4.04 El equipo formado genera un plan de
acción, éste establece responsables y fechas
compromiso y solicita los recursos necesarios
según se requiera.
4.05 Para los casos en los que los
involucrados determinen la aplicación de la
metodología de análisis y solución de
problemas, el equipo formado presenta
evidencia de la metodología.
5 Subsecretario de Recursos
Humanos
5.00 Asignación de recursos
5.01 En caso de ser necesarios, asigna los
recursos suficientes para llevar a cabo las
acciones preventivas.
6 Responsables de
procedimientos
6.00 Implementación de acción preventiva
6.01 Verifica todos los planes de acción
generados por las metodologías a través de
su seguimiento hasta su cumplimiento e
implantación.
7 Responsables de
procedimientos
7.00 Medición de Efectividad de la Acción
Preventiva
7.01 Mide la efectividad de todas las
acciones preventivas a través de la fijación de
indicadores que son representativos para
tomar una decisión apropiada para el cierre o
no de las mismas.
7.02 Si los resultados de las acciones
tomadas no muestran efectividad el equipo
realiza un nuevo análisis y genera un nuevo
plan de acción.
282
8
Auditores de Calidad
Facilitador de Calidad
8.00 Registro y cierre de las no
conformidades
8.01 Si la acción preventiva es efectiva, cierra
de conformidad con el visto bueno del Auditor
Asignado, adjuntando las evidencias
necesarias para su documentación y
estandarización.
8.02 Captura el cierre de la acción preventiva
y asigna estatus de cerrada para su registro.
8.03 Archiva documentación para posterior
referencia y entrega a Responsable de Área o
Procedimiento comprobante de dicho cierre.
9 Facilitador de Calidad 9.00 Preparación de informe para la
revisión de la Dirección.
9.01 Presenta la información generada del
procedimiento de acciones preventivas en las
juntas de revisión de la Dirección.
Estatus de las Acciones
Correctivas y Preventivas
10 10.00 Medición de la Eficacia del
Procedimiento
10.01 Mide eficacia del procedimiento
mediante la evaluación del cumplimiento de
los objetivos establecidos.
10.02 Entrega información a Gestión de la
Calidad.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
T. S. Maria Del Rosario Estrada
Vidal Facilitador de Calidad
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
C.P. Jesús Gpe. Rubio Montoya
Subdirector de Gestión de la
Calidad
283
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Acciones Preventivas
17-SRH-P25/Rev.00 26/09/2014 01:37:01p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Reporte de Hallazgo1 Encargado de Acciones
preventivas
Papel 1 año Archivero de
Gestión de la
Calidad
Depurar
Estatus de las acciones
Correctivas y Preventivas
2 Encargado de Acciones
Preventivas
Electrónico 1 año Computadora de
responsable
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
284
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Acciones Preventivas
17-SRH-P25/Rev.00
1 ¿Los responsables de los procedimientos detectan y reportan
no conformidades potenciales al responsable del procedimiento
de acciones preventivas para su registro?
2 ¿Los hallazgos de no conformidad potencial son registrados en
el formato “Reporte de Hallazgo”?
3 ¿Se analiza la procedencia de las no conformidades
potenciales detectadas por parte de los involucrados?
4 ¿Sí el análisis de la no conformidad potencial indica que no
procede se comunica y discute el resultado al responsable e
involucrados en la fuente que registró el hallazgo?
5 ¿Sí el análisis de la no conformidad potencial indica que sí
procede, para el seguimiento en el análisis, evaluación,
determinación e implantación de las acciones preventivas se
aplica una metodología de análisis y solución de problemas?
6 ¿Se presentaron evidencias de la aplicación de la metodología
de análisis y solución de problemas como parte de la acción
preventiva?
7 ¿Se establecieron indicadores para la medición de efectividad
de las acciones preventivas?
8 ¿Se realizó el seguimiento y medición de la efectividad de las
acciones preventivas tomadas en base a los indicadores
establecidos?
9 ¿Se realiza el cierre de las no conformidades potenciales
basándose en la efectividad de las acciones tomadas
presentando la evidencia que corresponda?
10 ¿Al final de cada mes se realiza el “Estatus de las Acciones
Correctivas y Preventivas” para la revisión de la Dirección?
11 ¿Se realiza la medición de la eficacia del procedimiento de
acciones preventivas al cierre de cada mes de acuerdo al
objetivo establecido?
SIP-F04/REV.01285
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Control de producto no conforme
17-SRH-P26/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Asegurar que el producto o servicio que no sea conforme con los requisitos, se identifica, segrega, se da
disposición y se toman acciones para prevenir su uso o entrega.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplica a todos los procedimientos de la Subsecretaría de Recursos Humanos
II.- ALCANCE
Producto no conforme : Producto que no cumple con los requisitos del SGC o de los clientes.
Zona para segregar: Lugar asignado para resguardar productos no conformes.
Productos aceptados: Productos que cumplen con los requisitos especificados dentro del Sistema de Gestión de
la Calidad y cliente.
Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
III.- DEFINICIONES
Documentos internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Procedimiento de Control de Documentos.
•Procedimiento de Control de Registros
Documentos externos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•ISO 19011:2002 Sistema de Gestión de la Calidad – Guías para Auditorías de Gestión de la Calidad y /o
Ambiental
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
286
5.1 Localización del Producto o Servicio no conforme
Criterio 1.- Todos los responsables de los procedimientos tienen el compromiso de identificar los Productos No
Conformes de cualquier área con la que interactúe.
Criterio 2.- Todos los responsables de los procedimientos tienen la responsabilidad de identificar y darle
seguimiento a los productos No Conformes que se generen en el mismo procedimiento.
Criterio 3.- El hallazgo de un Producto No Conforme se debe documentar mediante el Formato “Reporte de
Hallazgo”.
Criterio 4.- Una vez que se ha registrado el hallazgo de Producto No Conforme, el responsable del procedimiento
y demás personal que participa en el mismo que identificó el hallazgo analizan la situación encontrada para:
• Determinar la procedencia de un hallazgo de Producto No Conforme identificado en algún otro procedimiento
que no sea de su competencia y emitir dicho reporte al responsable que corresponda o en su defecto, informar al
procedimiento que detectó el hallazgo sobre el resultado del análisis de procedencia realizado.
• Dar el seguimiento que marca este Procedimiento, cuando el Producto No Conforme es Identificado dentro del
mismo procedimiento o que proviene de algún procedimiento Interactuante.
Criterio 5.- Cuando esto sea posible, se debe anexar al reporte cualquier evidencia sobre el hallazgo de
Producto No Conforme detectado, que ayude a eliminar la no conformidad al procedimiento que originó el mismo.
Criterio 6.- Los Productos y Requisitos para efecto y aplicación de este Procedimiento se encuentran declarados
en el Manual de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 de esta Subsecretaría.
5.2 El producto o Servicio No Conforme se Identifica y se Segrega
Criterio 1. El Producto No Conforme presentado, se debe identificar para evitar que alguien pueda hacer uso
indebido del mismo. La identificación del Producto No Conforme se efectuará en la medidas de lo posible (en
función de las características del Producto No Conforme) haciendo uso del sello de “Producto No Conforme”. En
aquellos Productos No Conformes que debido a la naturaleza del mismo no sea posible identificarlo mediante el
sello correspondiente, es responsabilidad del procedimiento que se originó el Producto No Conforme, el buscar los
medios apropiados para identificarlo.
5.3 Se realiza la disposición según el resultado del análisis
Criterio 1. El procedimiento que originó el Producto No Conforme, debe dar disposición al mismo mediante una o
más de las siguientes maneras:
a) Aplicando Procedimiento de Acciones Correctivas; para eliminar la no conformidad detectada.
b) Autorizando el uso, liberación o aceptación bajo concesión por parte del Responsable del procedimiento
Criterio 2. Una vez eliminado el Producto No Conforme, se debe verificar nuevamente para demostrar que el
Producto cumple con los requisitos establecidos y/o el uso originalmente previsto.
5.4 Medición de la Eficacia del Procedimiento
Criterio 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento de
los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una acción
correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P26-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P26-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P26-A03/Rev.00
287
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Responsables de
Procedimientos
1.00 Localización del producto o servicio no
conforme.
1.01 Localiza durante el proceso de
realización del producto o servicio, aquellos
productos, previo a la entrega al cliente, que
no cumplan con los requisitos establecidos.
2 Facilitador de Calidad 2.00 Identificación del Producto No Conforme.
2.01 Identifica el Producto o servicio No
Conforme una vez que se presenta.
2.02 La identificación se efectúa en la
medida de lo posible haciendo uso del sello
de “Producto No Conforme”.
3 Responsables de
Procedimientos
3.00 Segregación del Producto No Conforme.
3.01 Designa un lugar físico adecuado a las
características del Producto No Conforme a
fin de que se evite que éste sea utilizado de
manera no intencionada por alguna persona.
3.02 Contabiliza periódicamente las
incidencias de Productos No Conformes
originados durante el proceso a fin de tomar
un control de los mismos.
4 Responsables de
procedimientos
4.00 Disposición del Producto No Conforme
4.01 Decide si el Producto No Conforme
puede ser corregido de manera inmediata
para su entrega posterior o si requiere una
Acción Correctiva.
4.02 Si requiere una Acción Correctiva, sigue
lo indicado en el Procedimiento de Acciones
Correctivas
4.03 Hace entrega del Producto No Conforme
al cliente únicamente bajo concesión del
Responsable del Procedimiento que lo originó
y demostrando que el cliente lo acepta de la
misma manera.
4.03 En cualquier tratamiento del Producto
No Conforme, registra el seguimiento dado al
mismo hasta la entrega al cliente.
5 Responsables de
procedimientos
5.00 Registro de una acción correctiva
5.01 Aplica el Procedimiento de Acciones
Correctivas para aquellos casos en los que el
problema que originó el Producto No
Conforme, requiera de un análisis de la
problemática a fin de corregir y prevenir la
recurrencia del mismo. Esto mediante una
Acción Correctiva.
Reporte de Hallazgo
288
6 6.00 Verificar Conformidad del Producto
6.01 En cualquier tratamiento aplicado al
Producto No Conforme, verifica nuevamente
que el producto cumple con los requisitos
establecidos y/o el uso originalmente previsto.
Esto previo a la entrega del Producto al
cliente.
7 Facilitador de Calidad 7.00 Elaboración de concentrado de
conformidad del producto o servicio.
7.01 Elabora concentrado mensual de
producto o servicio no conforme de la
Subsecretaría de Recursos Humanos.
8 8.00 Preparación de informe para la Revisión
de la Dirección.
8.01 Presenta la información generada del
procedimiento de Control de Producto No
Conforme en las juntas de Revisión de la
Dirección
9 9.00 Medición de la Eficacia del
Procedimiento
9.01 Mide la Eficacia del procedimiento
mediante la evaluación del cumplimiento de
los objetivos establecidos.
9.02 Entrega información a Gestión de la
Calidad.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
T. S. Maria Del Rosario Estrada
Vidal Facilitador de Calidad
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
C.P. Jesús Gpe. Rubio Montoya
Subdirector de Gestión de la
Calidad
289
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Control de producto no conforme
17-SRH-P26/Rev.00 26/09/2014 01:54:18p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Reporte de Hallazgo1 Encargado de Control de
Producto No Conforme.
Papel 1 año Archivero de
gestión de la
calidad
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
290
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Control de producto no conforme
17-SRH-P26/Rev.00
1 ¿Todos los responsables de los procedimientos tienen la
responsabilidad de identificar productos no conformes en su
área o con las que interactúe?
2 ¿Cuándo se detecta un producto no conforme se registra en el
Formato “Reporte de Hallazgo”?
3 ¿Los involucrados en el procedimiento donde se detectó el
producto no conforme, analizan la procedencia del producto no
conforme detectado e informan al procedimiento que lo detectó
en caso de que no proceda?
4 ¿Los productos no conformes detectados se identificaron con
el sello de “Producto No Conforme” o por algún otro medio?
5 ¿Los productos no conformes detectados se separaron para
evitar su uso no intencionado?
6 ¿Se dio disposición al producto no conforme, ya sea aplicando
acciones correctivas o autorizándolo para su uso, liberación o
aceptación bajo concesión?
7 ¿El producto nuevamente elaborado es verificado para
demostrar que cumple con los requisitos establecidos y el uso
originalmente previsto?
8 ¿Se mide la eficacia de este procedimiento en función del
objetivo establecido?
SIP-F04/REV.01291
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Administración del Centro de Desarrollo Infantil
17-SRH-P27/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Coordinar, dirigir, supervisar y administrar las actividades, bienes y recursos humanos del Centro de Desarrollo
Infantil, para beneficio de madres y niños usuarios.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable para todos los procedimientos y áreas internas que conforman el Centro de
Desarrollo Infantil, así como a los niños y madres beneficiados con el servicio.
II.- ALCANCE
III.- DEFINICIONES
292
Anteproyecto anual de actividades del consejo técnico.- Las actividades que cada integrante del Consejo
Técnico tiene proyectadas realizar durante el ciclo escolar.
Asociación de padres de familia.- Padres de familia organizados en un comité para realizar, coordinar y apoyar
actividades en bien del Centro de Desarrollo Infantil.
Avance trimestral de metas.- Reporte que se realiza cada tres meses en el cual se informa la aplicación de los
principales gastos del Centro de Desarrollo Infantil y las actividades realizadas durante el mismo período.
Calendario escolar. Plantación y organización de las actividades programadas para todo el ciclo escolar .
Canalización psicológica.- Oficio con el que se solicita terapia psicológica externa para el niño.
Candidatos de nuevo ingreso.- Relación de niños que el Sindicato envía de propuestas para ocupar los espacios
vacantes.
Capacidad instalada.- Plazas de niños que dispone el Centro de Desarrollo Infantil
Reporte de evaluación.- Instrumento de registro de datos concernientes al progreso y las dificultades de
aprendizaje encontrados en los alumnos preescolares
CENDI.- Centro de Desarrollo Infantil del Gobierno del Estado.
Comité de emergencia escolar.- Órgano escolar conformado por personal que se organiza en comisiones para
llevar a cabo un programa establecido en brigadas en caso de alguna contingencia escolar, siniestro, sismo, etc.
Consejo de participación social.- Órgano escolar constituido por madres de familia y personal, que realizan
actividades en común para el bienestar y mejoramiento de la escuela.
Consejo técnico.- Es un espacio formal, reglamentado, de carácter consultivo que tiene como propósito la
discusión y el análisis de asuntos relacionados con la institución donde se reúnen los encargados de los
procedimientos de subdirección, pedagogía, psicología, médico, trabajo social, y nutrición.
SRH.- Subsecretaria de Recursos Humanos
Indicadores del desempeño.- Conjunto de disposiciones internas que debe cumplir el personal.
Informe mensual de actividades.- Conjunto de actividades mensuales realizadas por cada procedimiento.
Madres de familia: Son las madres que el sindicato elige para otorgar el servicio.
Minuta.- Documento que en la que se plasman los puntos a tratar y acuerdos tomados durante una reunión
firmado por los asistentes.
Normatividad.- Conjunto de lineamientos que establece la Secretaria de Educación para aplicarlos en el ciclo
escolar vigente.
Reglamento interno.- Lineamientos establecidos para la operación del Centro de Desarrollo Infantil.
Reporte de incidencias.- Formato mediante el cual se presentan las afectaciones a la asistencia y puntualidad del
personal.
Requisición de materiales, servicios y alimentos.- Formato mediante el cual se solicitan los productos que se
requieren para el funcionamiento operativo del Centro de Desarrollo Infantil.
SEC.-Secretaría de Educación y Cultura.
Sindicato.- Sindicato Único de trabajadores al Servicio de los poderes del estado de Sonora.
IV.- REFERENCIAS
293
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Control de producto no conforme
•Procedimiento de Acciones correctivas
•Reglamento de Servicios del Centro de Desarrollo Infantil Gobierno del Estado
•Indicadores de calidad educativa
•Plan de emergencia y seguridad escolar
Documentos Externos
•Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•Guía de capacitación sobre alimentación en los centros de desarrollo infantil a través de la aplicación del
programa de educación en nutrición
•Orientaciones técnico-pedagógicos para el Director de un Centro de Desarrollo Infantil
•Manual operativo para la modalidad escolarizada
•Programa de educación inicial
•Espacios de interacción
•Programa de educación preescolar
•Programa de orientación a Padres de Familia
•Manual del servicio de trabajo social de los Centros de Desarrollo Infantil
•Manual del servicio de trabajo psicología de los Centros de Desarrollo Infantil
•Manual de los servicios médicos de los Centros de Desarrollo Infantil
•NOM-093-SSA1-1994 Prácticas de higiene y sanidad en la preparación de alimentos que se ofrecen en
establecimiento fijos
•NOM-120-SSA1-1994 Prácticas de higiene y sanidad para el proceso de alimentos, bebidas no alcohólicas y
alcohólicas
•NOM-009 Fomento a la Salud Escolar
•NOM-031 Atención a la salud del niño
•NOM-168 Del Expediente clínico
•NOM-178 establecimientos para la atención médica
•Manual de estimulación temprana
•Guía para la constitución de la unidad interna de protección civil y seguridad escolar
•¿Qué es un Centro de Desarrollo Infantil?
•Ley 161 de Protección Civil
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
V.- POLITICAS
294
5.1 Difunde, aplica y vigila el cumplimiento de los lineamientos de las diferentes instancias que rigen el Servicio
del CENDI.
CRITERIO 1. Todo lineamiento y su actualización deberán recibirse por escrito y de manera formal para darse a
conocer al personal de la misma manera.
CRITERIO 2. Se dará a conocer el reglamento interno al personal de nuevo ingreso en el momento de su
inducción al puesto.
5.2 Elaborar plan anual de trabajo
CRITERIO 1. Se debe de elaborar el Plan Anual de trabajo en los tiempos y formas establecidas por la SEC al
inicio del ciclo escolar.
CRITERIO 2. En base al Plan Anual se elabora el Plan Mensual de Trabajo de cada procedimiento
supervisándose las evidencias de aplicación y las adecuaciones para su ejecución.
5.3 Autorizar y gestionar recursos de materiales y servicios.
CRITERIO 1. Se debe de supervisar que las requisiciones de materiales y servicios se realicen de acuerdo a las
necesidades programadas o que se vayan surgiendo siempre apegados al presupuesto aprobado.
5.4 Recibir y controlar materiales, bienes, servicios y alimentos.
CRITERIO 1. La administradora controla los materiales, bienes o servicios recibidos de acuerdo al instructivo de
trabajo de administración.
CRITERIO 2. Para el control de los alimentos perecederos y no perecederos, será el procedimiento de nutrición
quien lo realice.
CRITERIO 3. Al inicio del ciclo escolar se recibe de los padres previa solicitud los materiales de higiene y
pedagógico utilizado en sala para otorgar un mejor servicio.
5.5 Definir espacios de infantes
CRITERIO 1. Recibe listado de vacante de niños por parte del procedimiento de Trabajo Social y la proyección
de la capacidad instalada de acuerdo a los lineamientos de la SEC y Unidad Interna de Protección Civil.
CRITERIO 3. Se envía oficio con los espacios vacantes de cada grupo a la Dirección Administrativa durante el
segundo trimestre del año.
CRITERIO 4. Si se generan vacantes por baja de niños durante el ciclo escolar se deberá notificar ante la
Dirección Administrativa para su trámite.
5.6 Recibir listado de madres aprobadas de nuevo ingreso
CRITERIO 1. Recibe de la Dirección Administrativa el listado de madres aprobadas por el Sindicato durante el
tercer trimestre del año y revisa junto con el procedimiento de trabajo social que los estratos de edad de los
candidatos sean los correctos para las vacantes disponibles.
5.7 Aprobar expedientes y autorizar inscripción de niños
CRITERIO 1. Una vez realizado el proceso de entrevistas de nuevo ingreso, recibe por parte del procedimiento
de trabajo social el expediente integrado de los niños aprobados para supervisar la correcta integración.
5.8 Revisar y autorizar evaluaciones del desarrollo del niño
CRITERIO 1. Recibe del procedimiento de orientación y atención psicológica las evaluaciones del desarrollo del
niño y reporte de evaluación, para su revisión y autorización en las fechas establecidas por la SEC
CRITERIO 3. Los resultados de las evaluaciones del desarrollo del niño inicial, intermedia y final se remiten a la
295
Secretaria de Educación y Cultura en la fecha que esta establezca.
5.9 Convocar y presidir reuniones con madres de familia
CRITERIO 1. Al inicio del ciclo escolar se debe de realizar una reunión inicial con los padres de familia para dar
a conocer la estructura del CENDI, reglamentación e integrar la sociedad de padres de familias y el consejo de
participación social.
CRITERIO 2. Se debe de convocar a reuniones de escuela para padres que la SEC indique para el ciclo escolar
dando aviso con tres días de anticipación fecha, hora y motivo de reunión.
CRITERIO 3. Cuando sea requerido por un procedimiento se convocará a reunión de forma personalizada a las
mamás o padres de familia para atender el caso.
5.10 Atender a las Madres de familia
CRITERIO 1. Se debe de dar atención a todas las madres de familia que lo soliciten y dar respuesta de acuerdo
a los lineamientos establecidos por CENDI, Dirección Administrativa, Sindicato y SEC y canalizarse al
procedimiento correspondiente si así se requiere.
5.11 Convocar y presidir reuniones de consejo técnico y personal
CRITERIO 1. Mensualmente se debe de realizar una reunión con el Consejo Técnico o adicionales en caso de
ser necesario.
CRITERIO 2. Se deben de atender los asuntos más relevantes presentados en el mes de cada una de las
áreas.
5.12 Promover el desarrollo integral del personal
CRITERIO 1. Se deben considerar las habilidades y fortalezas del personal para el desempeño de sus
funciones y dar cumplimiento al plan anual de capacitación emitido por el CECAP de acuerdo a las necesidades
del servicio.
CRITERIO 2. En caso de ser necesario se capacita internamente al personal en temas funcionales de acuerdo a
las actividades que desempeña o modificaciones a los lineamientos internos y externos.
5.13 Coordinar y controlar al personal del CENDI
CRITERIO 1. Asigna al inicio del ciclo escolar al personal de acuerdo a su perfil dentro de los procedimientos
internos del CENDI que le corresponda.
CRITERIO 2. Efectúa los movimientos de personal que se consideren convenientes para el desarrollo de las
funciones y cuidados de los bienes propiedad del cliente durante el ciclo escolar vigente.
CRITERIO 3. Diariamente debe de revisas incidencia del personal e informa a la Dirección Administrativa .
CRITERIO 4. Debe de autoriza las incidencias del personal para su trámite oportuno ante la Dirección
Administrativa en base a las condiciones generales de trabajo.
Los anteriores criterios son aplicables a la Estancia en CENDI 2.
5.14 Supervisar los procedimientos internos del CENDI
CRITERIO 1. Recibe, revisa, autoriza y supervisar el Plan Mensual de Trabajo de cada procedimiento del
CENDI asegurándose que las actividades programadas correspondan a las funciones de cada área.
5.15 Concentrar, elaborar y enviar informes.
CRITERIO 1. Debe de rendir cuentas a la Dirección administrativa sobre:
- Cumplimiento de metas (mensual)
- Objetivos de calidad (mensual)
296
- Conformidad del producto (mensual)
- Desempeño de los procesos (mensual)
- Satisfacción del cliente (mensual)
- Avance de Metas (trimestral)
CRITERIO 2. Debe de rendir cuentas a la SEC sobre la información requerida principalmente del cumplimiento
de planes y programas oficiales.
5.16 Coordinar la vigilancia del CENDI
CRITERIO 1. Se elabora un rol de vigilancia mensual y se envía para su autorización a la Dirección
Administrativa.
5.17 Coordinar y supervisar las actividades de Estancia (Aplica solo en CENDI 2)
CRITERIO 1. Se debe de elabora un plan mensual de trabajo de acuerdo al Plan Anual el cual es autorizado y
supervisado en su ejecución.
CRITERIO 2. Cuando se da de baja a un niño se resguarda el expediente integrado en el archivo de
concentración del CENDI 2.
5.18 Medir, registrar y mantener en orden los registros del sistema de gestión de calidad
CRITERIO 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento
de los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición.
CRITERIO 2. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
CRITERIO 3. Aplica 25 encuestas de satisfacción del cliente una vez por mes.
CRITERIO 4. Analiza los resultados de las encuestas de satisfacción del cliente, dándolos a conocer al cliente ,
a la Dirección Administrativa y al Sistema de Gestión de la Calidad dentro de los primeros ocho días naturales del
mes siguiente al que se aplican las encuestas, así como a los procedimientos internos para la elaboración del plan
de acción en caso necesario.
CRITERIO 5. Se realiza un plan de acción cuando el resultado de la encuesta de satisfacción del cliente sea
regular o malo y en caso de que la(s) respuesta (s) sea NO.-
CRITERIO 6. Se realiza el análisis de datos de los procedimientos (objetivo, productos y satisfacción del cliente)
y se reporta a gestión de la calidad en los primeros 8 días naturales del mes.
CRITERIO 7. Se asegurará el eficiente funcionamiento del sistema de registro de entrada y salida de niños
atendidos y personal, tomando una muestra cada 6 meses.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P27-F01/Rev.00 Relación de productos otorgados a la SEC
17-SRH-P27-I01/Rev.00 Instructivo de trabajo de administración
17-SRH-P27-I02/Rev.00 Instructivo de trabajo de vigilancia
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P27-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P27-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P27-A03/Rev.00
297
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Subdirector del Centro de
Desarrollo Infantil
1.00 Difusión, aplicación y vigilancia del
cumplimiento de los lineamientos
establecidos.
1.01 Recibe por escrito y de manera formal
los lineamientos de las diferentes instancias
que rigen el Servicio del CENDI.
1.02 Da a conocer al personal los
lineamientos establecidos.
1.03 Supervisa el cumplimiento de los
lineamientos.
1.04 Aplica sanciones a quien no cumpla los
lineamientos establecidos y turna según sea
el caso a la Dirección Administrativa.
Documentación con firma de
conocimiento.
2 2.00 Elaboración del Plan anual de trabajo
2.01 Recibe de la Secretaría de Educación y
Cultura, el formato para el Plan Anual de
Trabajo.
2.02 Solicita las distintas áreas del Centro de
Desarrollo Infantil el anteproyecto de
actividades a realizar en el ciclo escolar.
2.02 Elabora el Plan anual de trabajo.
2.03 Da a conocer a los miembros del
Consejo Técnico el Plan de trabajo elaborado.
2.04 Envía a la S.E.C. en las fechas
establecidas.
2.05 En base al Plan anual de trabajo elabora
el plan mensual de trabajo y remite a la
Dirección Administrativa de Recursos
Humanos para su autorización.
2.06 Da seguimiento a los planes mensuales
de trabajo de las diferentes áreas del Centro.
2.07Elabora el plan mensual de trabajo en
base al Plan anual de trabajo y envía a
Dirección Administrativa para su autorización.
2.08Ejecuta el plan mensual de trabajo.
2.09. Recibe de los procedimientos internos
el plan mensual de trabajo correspondiente
para su autorización, seguimiento a través de
la observación participante y evaluación.
2.10 En caso de ser necesario reprograma
las actividades del Plan anual de trabajo y del
plan mensual de trabajo.
Plan anual de trabajo
Plan mensual de trabajo.
298
3
Administrador
Subdirector del Centro de
Desarrollo Infantil
3.00 Autorización y gestión de recursos de
materiales y servicios.
3.01 Elabora requisiciones de materiales,
bienes o servicios de acuerdo a los
lineamientos establecidos por compras.
3.02 Recibe del procedimiento de nutrición
para su revisión y autorización las
requisiciones de alimentos perecederos dos
días hábiles anteriores a la semana
programada, de igual forma se recibe la
requisición de alimentos no perecederos cada
semana previa al mes programado
3.03 Autoriza las requisiciones.
3.04 Tramita ante la Dirección Administrativa
Requisiciones de materiales
o servicios.
4
Administrador y Nutriólogo
(en caso de alimentos)
Administrador
4.00 Recepción y control de materiales,
bienes, servicios y alimentos
4.01 verifica que los materiales, bienes,
servicios y alimentos coincidan con lo
solicitado.
4.02 Controla los materiales, bienes o
servicios recibidos de acuerdo a lo
establecido en la instrucción de trabajo de
administración.
Recepción de materiales
5 Subdirector del Centro de
Desarrollo Infantil
5.00 Definición de espacios de Infantes
5.01 Recibe listado de vacantes de niños por
parte del procedimiento de trabajo social.
5.02 Revisa la capacidad de cupo de acuerdo
a los lineamientos establecidos por la S.E.C.
5.03 Envía oficio con los espacios vacantes
de cada grupo a la Dirección Administrativa
de Recursos Humanos en el mes de julio
Proyección de capacidad
instalada
Oficio de informe de espacios
6 6.00 Recepción de listado de candidatos de
nuevo ingreso
6.01 Recibe de la Dirección Administrativa el
listado de madres aprobadas, así como de
propuestas para ocupar espacios generados
durante el ciclo escolar.
6.02 Remite al procedimiento de trabajo
social el listado para su cotejo y realización de
las entrevistas correspondientes por las
diferentes áreas del CENDI.
Listado de madres aprobadas
7 7.00 Aprobación de los expedientes de niños
y autorización de inscripción de niños
7.01 Recibe expedientes integrados de los
niños para valoración y aprobación.
7.02 Realiza la valoración y autoriza según
corresponda.
7.03 Remite al procedimiento de trabajo
social el expediente integrado autorizando su
inscripción.
Expediente integrado del niño
299
8 8.00 Revisión y autorización de | de
educación de los niños
8.01 Recibe del procedimiento de Psicología
los reportes de evaluación, inicial, intermedia
y final.
8.02 Revisa y aprueba las reportes de
evaluación.
8.03 Remite los resultados de las reportes de
evaluación al procedimiento de Psicología.
8.04 Remite los resultados de las reportes de
evaluación tanto inicial, intermedia como final
a la S.E.C. en las fechas que ellos
establezcan.
reportes de evaluación
9 9.00 Reuniones con Madres de Familia
9.01 Convoca a madres de familia con al
menos 3 días de anticipación, indicando
fecha, hora y motivo de reunión.
9.02 Realiza la reunión
9.03 Elabora minuta de la reunión
Minuta de reunión
10 10.00 Atención a Madres de Familia
10.01 Recibe a las madres de familia que los
soliciten y atiende a las madres de acuerdo a
los lineamientos establecidos tanto por el
propio CENDI como por la Subsecretaria de
Recursos Humanos, Sindicato y S.E.C.
Registro de visitas.
11 11.00 Reuniones de Consejo Técnico y
personal
11.01 Elabora y publica calendario de
reuniones del consejo técnico y del personal.
11.02 Realiza convocatoria a reuniones
conforme al calendario y adicionales si es
necesario.
11.03 Efectúa la reunión y elabora minuta de
la misma.
Minuta de reunión.
12 12.00 Promoción del desarrollo integral del
personal.
12.01 Promueve con el personal la asistencia
a la capacitación en base a sus competencias
laborales para aumentar sus habilidades.
Publicación de la
calendarización de los cursos
de capacitación.
13
Administrador
Subdirector del Centro de
Desarrollo Infantil
13.00 Coordinación y control del personal del
CENDI
13.01 Asigna al inicio del ciclo escolar al
personal de acuerdo a su perfil en las
diferentes áreas.
13.02 Elabora reporte de incidencias del
personal
13.03 Revisa y autoriza las incidencias del
personal del CENDI.
Relación de personal y
función.
Reporte de incidencias
300
14 Subdirector del Centro de
Desarrollo Infantil
14.00 Supervisión a las áreas del CENDI
14.01 Recibe, revisa y autoriza los planes
mensuales de trabajo de los diferentes
procedimientos del CENDI.
14.02 Vigila el cumplimiento de los planes
mensuales de trabajo.
15 15.00 Informes requeridos por la Dirección
Administrativa y Secretaría de Educación y
Cultura
15.01 Recibe informes de actividades de las
áreas del CENDI.
15.02 Concentra información y elabora
informe
15.03 Envía a la S.E.C. el informe de
actividades.
15.04 Envía a la Dirección Administrativa
envía informe mensual de actividades y
avance trimestral de metas.
Relación de Productos
otorgados a la SEC
Rendición de cuentas y
Avance de metas.
16 16.00 Coordinación de la vigilancia del CENDI
16.01 Elabora rol de vigilancia mensual
16.02 Vigila el cumplimiento del rol de
vigilancia.
Rol mensual de vigilancia
Reporte diario de vigilancia
17 17.00 Coordinación y supervisión de las
actividades de la estancia ( Aplica solo en
CENDI 2 ).
17.01 Revisa el cumplimiento del plan
mensual de trabajo.
Rendición de cuentas
18 18.00 Registros del sistema de gestión de
calidad
18.01 Al final de cada mes elabora un reporte
del cumplimiento de los objetivos de calidad
de los procedimientos del CENDI y coordina
la realización de acciones cuando los
resultados no sean conforme a lo previsto
18.02 Aplica 25 encuestas mensuales para
medir la satisfacción del cliente.
18.03 Analiza los resultados de la satisfacción
del cliente y realiza acciones en caso de ser
necesario.
18.04 Reporta a la Dirección Administrativa y
a la Subdirección de Gestión de la Calidad los
resultados de los objetivos de calidad y la
satisfacción del cliente de manera mensual.
Reporte de objetivos de
calidad
Encuestas de satisfacción del
cliente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
301
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Ps. Lorena Quevedo Tapia Lic.
Perla Patricia Maya Ramírez
Subdirector del CENDI
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
Lic. Juan Adolfo Montaño
Salcido Director Administrativo
302
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Administración del Centro de Desarrollo Infantil
17-SRH-P27/Rev.00 26/09/2014 12:34:57p.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Documentación de la
SEC con firma de
conocimiento.
1 Subdirector del CENDI Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depura
Plan anual de trabajo2 Subdirector del CENDI Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depura
Plan mensual de trabajo3 Subdirector del CENDI Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depura
Requisiciones de
materiales o servicios
4 Administrador del CENDI Papel 1 año Archivero de
Administración del
CENDI
Depura
Proyección de capacidad
instalada
5 Subdirector del CENDI Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depura
Oficio de informe de
espacios
6 Subdirector del CENDI Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depura
Listado de madres
aprobadas
7 Subdirector del CENDI Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depura
Minutas de reunión con
madres de familia
8 Subdirector del CENDI Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depura
Registro de visitas9 Encargada del Filtro Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero de
Administración del
CENDI
Depura
Minutas de reunión de
consejo técnico
10 Subdirector del CENDI Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depura
Relación de personal y
función
11 Administrador del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depura
Reporte de incidencias12 Administrador del CENDI Papel 1 año Archivero de
Administración del
CENDI
Depura
Rendición de cuentas y
Avance de metas
13 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección del
CEND
Transferencia
al archivo de
concentración
Relación de productos
otorgados a la SEC
14 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depura
Rol mensual de vigilancia15 Administrador del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depura
303
Reporte diario de
vigilancia
16 Administrador del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depura
Reporte de objetivos17 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depura
Encuesta de satisfacción
del cliente
18 Subdirector del CENDI Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depura
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
304
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Administración del Centro de Desarrollo Infantil
17-SRH-P27/Rev.00
1 ¿Se difundieron, aplicaron y se vigiló el cumplimiento de los
lineamientos de las diferentes instancias que rigen el Servicio
del CENDI.?
2 ¿Se recibieron por escrito los lineamientos de la Secretaría de
Salud y se dieron a conocer al personal dichos lineamientos?
3 ¿Se elaboró el Plan anual de trabajo en el formato establecido
por la S.E.C.?
4 ¿El Plan anual de trabajo fue remitido a la S.E.C. en las fechas
establecidas?
5 ¿Se elaboran y autorizan requisiciones de materiales, bienes y
servicios de acuerdo a los lineamientos establecidos en la
Dirección Administrativa de la Subsecretaría de Recursos
Humanos?
6 ¿Se reciben y controlan los materiales, bienes, servicios y
alimentos recibidos?
7 ¿Los alimentos perecederos y no perecederos los controla el
encargado del área de nutrición?
8 ¿Se definen espacios de Infantes para el Centro de acuerdo a
la capacidad de cupo siguiendo los lineamientos de la S.E.C.?
9 ¿Recibe de la Dirección Administrativa el listado de madres
aprobadas?
10 ¿El área de Trabajo Social se encarga de cotejar el listado de
madres aprobadas al CENDI?
11 ¿Realiza la valoración y aprobación de los expedientes de
niños de acuerdo con los resultados de las entrevistas de las
áreas médica, psicología, trabajo social nutrición y pedagogía?
12 ¿Autoriza la inscripción de niños al CENDI?
13 ¿Revisa y autoriza los reportes de evaluación y las
evaluaciones del desarrollo de los niños?
14 ¿Convoca y preside reuniones con Madres de Familia?
305
15 ¿Atiende a las madres de familia que se lo soliciten?
16 ¿Convoca y preside reuniones de Consejo Técnico y personal?
17 ¿Promueve el desarrollo integral del personal?
18 ¿Coordina y controla al personal del CENDI?
19 ¿Supervisa los procedimientos internos del CENDI?
20 ¿Monitorea el cumplimiento mensual de cada una de las áreas
del CENDI?
21 ¿Concentra y elabora los informes requeridos por la Dirección
Administrativa y Secretaría de Educación y Cultura?
22 ¿Coordina la vigilancia del CENDI?
23 ¿Coordina y supervisa las actividades de los procedimientos
internos, de los instructivos de trabajo administrativo de CENDI
y el procedimiento de estancia (Aplica solo en CENDI 2)?
24 ¿Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento?
25 ¿Realiza la medición de la satisfacción del cliente?
SIP-F04/REV.01306
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Pedagogía
17-SRH-P28/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
01/10/2014
Oficialia Mayor
Ejecutar y supervisar los programas de la Secretaría de Educación y Cultura para el cumplimiento de los
mismos.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable para educadoras y asistentes educativas, así mismo establece interacción
interacción con agentes educativos, niños y madres de familia.
II.- ALCANCE
III.- DEFINICIONES
307
Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C.).- Estructura organizacional, responsabilidades, procedimientos, y
recursos necesarios dirigidos y controlados con respecto a la calidad para garantizar la conformancia de un
producto o servicio.
Evidencia.- Información cuya veracidad puede demostrarse, basada en hechos y obtenida por observación ,
medición, ensayo u otros medios.
Producto no conforme.- Producto o servicio que no cumple con los requisitos y/o necesidades del usuario.
Acción correctiva.- Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad, defecto o cualquier situación
indeseable existente, para evitar su repetición.
Actividad propositiva.- Es toda actividad guiada por parte de la educadora y que tiene un propósito u objetivo.
Actividades pedagógicas.- Conjunto de tareas con un fin educativo.
Agente educativo.- Es toda persona que labora en un CENDI y contribuye con el procedimiento
enseñanza-aprendizaje del niño.
Archivero.- Local o mueble en que se guarden documentos.
Calendario escolar.- Planeación y organización de actividades programadas para todo el ciclo escolar.
Cartilla de educación básica.- Instrumento de registro de datos concernientes del progreso y dificultades de
aprendizaje encontradas en los alumnos de preescolar.
Campo formativo.- Conjunto de áreas del desarrollo del niño que deben ser estimuladas para lograr una
formación integral tomando en cuenta los aprendizajes esperados.
CENDI.-Centro de Desarrollo Infantil del Gobierno del Estado de Sonora
Competencia.- Es el conjunto de capacidades, destrezas, habilidades y aptitudes que tiene el niño o en general
cualquier persona.
Concentrado de actividades.- Es el conjunto de actividades que se realizan durante el mes anterior.
Consejo técnico. -Es un espacio formal reglamentado de carácter consultivo, que tiene como propósito la
discusión y el análisis de asuntos relacionados con la institución donde se reúnen los encargados de los
procedimientos de Administración del CENDI , Pedagogía, nutrición, psicología, Medico y Trabajo social.
Demostración de actividades.- Es el día en el cual se brinda la oportunidad a los padres para observar las
actividades de sus hijos aquí en el CENDI.(puerta ó clase abierta)
Entrevista nuevo ingreso del procedimiento de pedagogía.- Documento en el Cual se registran información
requerida de niños referente al procedimiento de pedagogía.
Estancia.- Permanencia en un lugar o alojamiento, en este caso, niños de Primaria.
Estante.- Tabla horizontal que forma parte de un mueble o está alojado en la pared .
Filtro.- Lugar que se encuentra ubicado en la entrada principal del centro donde se reciben y entregan los niños y
solo pueden tener acceso personas autorizadas.
Guardias de recreo.- Cada educadora y asistente tiene la responsabilidad de supervisar a los niños en el horario
de recreo cuidando la integridad física.
Horario de descanso.- Horario de veinte minutos que se ofrece a las maestras que le permite descansar de la
rutina diaria.
Informe mensual de actividades.- Conjunto de actividades mensuales realizadas por cada procedimiento.
Interfon.- Aparato telefónico empleado para comunicarse internamente.
Lactantes.- Niños de 45 días de nacidos hasta 1 año 6 meses
308
Maternales.- Niños de 1 año 6 meses hasta 3 años
Material didáctico.- Todo material que tenga un objetivo de enseñanza y se encuentre al alcance de los niños .
Madres de familia.- Son las madres de familia que el sindicato elige para otorgar el servicio del Centro del
Desarrollo Infantil.
Meta.-Objetivo, culminación.
.
Necesidades.- Es el requerimiento del niño según su desarrollo.
Normatividad.- Que sirve de norma
Objetivo.- Finalidad
PEP 2011.- Programa de Educación Preescolar dos mil once.
Periodo escolar.- Duración del curso de enseñanza obligatoria, según la Secretaría de Educación y Cultura.
Planeación.- Elaborar plan detallado y proceso con un objetivo.
Preescolares.- Niños de 3 a 6 años cumplidos.
Proceso.- Método o sistema para llegar a un fin.
Proyección.- Acción de planear algo a futuro.
Rutina de actividades.- Conjunto de actividades que realizan las maestras con los niños y que se estipulan por
horarios.
Sala.- centro de enseñanza.
SEC.- Secretaría de Educación y Cultura
Curso básico de formación continua para maestros en servicio 2011.- Cursos impartidos por la SEC.
Tóxico.- Sustancia venenosa que produce efectos nocivos sobre el organismo.
Trayecto de formativo.- Conjunto de cursos, talleres, conferencias que se planean sean llevados por las
educadoras durante el ciclo escolar.
Usuario.- Término utilizado en el centro para designar a la persona que utiliza el servicio.
Portafolio.- Lugar donde se resguarda la información del niño así como muestras de trabajo del ciclo escolar
elaboradas por los niños.
IV.- REFERENCIAS
309
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Reglamento de Servicios del Centro de Desarrollo Infantil Gobierno del Estado
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Control de producto no conforme
•Procedimiento de Acciones correctivas
Documentos Externos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•Manual Operativo para la Modalidad Escolarizada
•Programa de Educación Inicial
•Programa de Educación Preescolar 2011
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
V.- POLITICAS
310
5.1 CRITERIOS PARA LA ENTREVISTA DE NUEVO INGRESO DEL PROCEDIMIENTO DE PEDAGOGIA
CRITERIO 1. La entrevista de nuevo ingreso será realizada únicamente por el pedagogo del CENDI y en su
ausencia, por algún miembro del consejo técnico.
5.2 CRITERIOS PARA LA PLANIFICACIÓN DEL POGRAMA DE EDUCACIÓN INICIAL Y EL PROGRAMA DE
EDUCACIÓN PREESCOLAR.
CRITERIO 1. Las planificaciones deberán basarse en el nuevo programa de educación preescolar 2011 de la
Secretaria de Educación y Cultura.
5.3 CRITERIOS PARA LA EJECUCIÓN DEL POGRAMA DE EDUCACIÓN INICIAL Y DEL PROGRAMA DE
EDUCACION PREESCOLAR.
CRITERIO 1. Basarse en el “instructivo de trabajo de educadoras y asistentes” y dar aviso de algún cambio
realizado sobre lo planeado.
CRITERIO 2. Llevar a cabo las actividades que ya fueron planeadas y revisadas los días viernes a las 12 p.m.
de cada semana.
CRITERIO 3. Registrar las observaciones sobre lo que manifiesten los niños durante las actividades y
evidenciarlas en diario de la educadora y/o carpetas de planificación en caso de educación inicial.
5.4 PARA ELABORAR Y DIFUNDIR EL REPORTE DIARIO Y/O AGENDA DIARIA
CRITERIO 1. Diariamente se deberá de informar a la madre de familia sobre el desarrollo, desempeño, o alguna
otra información relevante sobre su hijo durante su estancia en el CENDI.
CRITERIO 2. Se deberán llena con tinta indeleble y letra legible y dar a conocer al responsable del procedimiento
de pedagogía de cualquier información extra que incluya en el formato.
CRITERIO 3. Para el CENDI 1 y CENDI CAJEME se utilizará el “Reporte Diario” y este será entregado a la
pedagoga antes de las dos de la tarde para su revisión y posteriormente ser publicado en el filtro a la hora de
salida de los niños.
El reporte diario se realiza por sala enlistando a cada menor y la conducta presentada durante el día.
En el reporte diario se dará a conocer a las madres de niños alérgicos que alimentos se le ofreció al niño durante
el día.
Posterior a su publicación se archiva para futuras consultas en caso de que algún menor presentara un bajo y
constante desempeño en cualquiera de los rubros que se están reportando.
CRITERIO 4. Para el CENDI 2 se utilizará la “Agenda Diaria” y ésta deberá estar lista antes de las dos de la
tarde.
La agenda diaria será otorgada a la madre de familia al momento de la entrega de su hijo a la hora de salida.
Esta agenda debe de ser devuelta al día siguiente al ingreso del niño y servirá como un diario para futuras
consultas en caso de que el menor presentara un bajo y constante desempeño en cualquiera de los rubros que se
están reportando.
Al finalizar el ciclo escolar la agenda diaria es entregada a la madre del menor.
5.5 CRITERIOS PARA REPORTAR ALTERACIÓNES DE SALUD DE LOS NIÑOS
CRITERIO 1. Dar a conocer de manera verbal al procedimiento médico cuando el niño presente signos de
enfermedad.
CRITERIO 2. Trasladar al niño al consultorio médico cuando presente cualquier tipo de lesión .
CRITERIO 3. Informar al procedimiento médico en qué condiciones se presentó el suceso que ocasionó la lesión
311
en el niño para una mejor atención.
5.6 CRITERIOS PARA REALIZAR EVALUACIÓNES PERIÓDICAS DEL DESARROLLO DEL NIÑOS.
CRITERIO 1. Las educadoras deberán recibir capacitación del área de psicología para realizar las evaluaciones
del desarrollo del niño.
Las evaluaciones y resultados se realizarán y entregarán en los tiempos establecidos por el área de psicología.
5.7 CRITERIOS PARA SOLICITAR ATENCIÓN PSICOLOGICA PARA EL MENOR
CRITERIO 1. Las educadoras deberán solicitar orientación y atención psicológica para el menor cuando
manifieste actitudes que están fuera su alcance tratar o cuando presente un problema psicológico.
5.8 CRITERIOS PARA MEDIR, REGISTRAR Y MANTENER EN ORDEN LOS REGISTROS DEL
PROCEDIMIENTO DE GESTION DE LA CALIDAD.
CRITERIO 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento
de los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición.
CRITERIO 2. Cuando el resultado obtenido sea inferior en cuanto a la meta fijada, entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
CRITERIO 3. Entregar al procedimiento de Administración del CENDI los informes y evidencias mensuales según
el calendario escolar.
CRITERIO 4. Se aplican a través del procedimiento de Administración del CENDI, veinticinco encuestas de
satisfacción del cliente una vez por mes, en la cual se evalúa a cada uno de los procedimientos internos.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P28-F01/Rev.00 Entrevista de nuevo ingreso
17-SRH-P28-F02/Rev.00 Atención pedagógica
17-SRH-P28-I01/Rev.00 Instructivo de trabajo de educadoras y asistentes
17-SRH-P28-I02/Rev.00 Instructivo de trabajo de música
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P28-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P28-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P28-A03/Rev.00
312
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Pedagogo 1.0 Elaboración del Plan anual de trabajo
1.01 Elabora el Plan anual de trabajo en
base al calendario escolar de la SEC y
cubriendo todas las áreas y necesidades
pedagógicas.
1.02 Integrando las actividades de las
otras áreas del CENDI que involucren al
procedimiento pedagógico o a su personal.
1.03 Turna a Subdirección para su
autorización.
“¿Es autorizado?”
Si no es autorizado, realiza los ajustes
necesarios y vuelve a turnar para
autorización.
Si es autorizado, procede con el
procedimiento.
1.04 Entrega a la SEC en los tiempos y
formas establecidos.
1.05 Elabora Plan mensual de trabajo de
acuerdo a la planeación anual.
1.06 Realiza ajustes a las actividades
programadas en caso de ser necesario y bajo
autorización de la Subdirección del CENDI.
Plan anual de trabajo
Plan mensual de trabajo
2 2.0 Elaboración del Calendario escolar
2.01 Elabora el calendario escolar al inicio
del ciclo programando las actividades
considerando las fechas cívicas,
convocatorias, necesidades, edades de los
niños y abarcando los meses de septiembre
a julio.
2.02 Da a conocer el calendario escolar a
los involucrados en el proceso pedagógico.
2.03 Realiza ajustes al calendario cuando
es necesario y anota en una hoja de
observaciones los cambios y justificaciones e
informa de los cambios a las áreas o personal
involucrado.
Calendario escolar del
CENDI
3 3.0 Recepción de materiales y papelería
3.01 Recibe el material de acuerdo a las
características requeridas en cada sala.
3.02 Distribuye el material a las salas y el
resto del material pedagógico lo almacena
para su futura utilización.
3.03 Mantiene en orden el material
pedagógico y de papelería almacenado.
313
4 4.0 Realizar entrevista de nuevo ingreso
4.01 Realiza la entrevista inicial a la madre
de familia con el niño presente, previa cita por
parte de trabajo social.
4.02 Concentra la información de la
entrevista en el formato de entrevista de
nuevo ingreso.
4.03 Informa a las madres de familia del
reporte que se le entregará diariamente sobre
el desarrollo del niño durante su estancia en
el CENDI y demás políticas de trabajo del
procedimiento pedagógico.
4.04 Turna al área de trabajo social para su
integración al expediente del menor.
Entrevista de nuevo ingreso
5 5.0 Capacitación de curso básico de
formación de continua para maestros en
servicio
5.01 Asista a los curso básico de
formación continua para maestros en
servicio y en caso de que estos se realicen
dentro del mismo CENDI se comprueba con
minuta la asistencia.
5.02 Imparte los cursos básicos de
formación continua para maestros en servicio
a educadoras.
Minuta de capacitación de
curso básico de formación
continua
6 Educadoras
Pedagoga
6.0 Planificación conforme al programa de
educación inicial y preescolar
6.01 Planifica el programa de educación
inicial considerando las capacidades de los
niños, sus intereses, edad, necesidades,
sugerencias de los agentes educativos,
calendario escolar y los lineamientos
pedagógicos.
6.02 Planifica el programa de educación
preescolar considerando la competencias de
los niños así como sus intereses, edad,
necesidades, sugerencias de los agentes
educativos
6.03 Revisa y turna para sus ajustes en
caso de ser necesario.
Planificaciones
314
7 Educadoras
Pedagogo
Educadoras
Pedagogo
Pedagogo, educadoras y
asistentes
Educadoras
Ejecución de las planificaciones
7.01 Solicita con anterioridad el material
pedagógico que requiera antes de dar inicio
con las actividades y preparar con
anticipación los trabajos de cada niño.
“Instructivo de trabajo Educadoras y
Asistentes”.
7.02 Notifica a la pedagoga cualquier cambio
en la planificación.
7.03 Registra las observaciones sobre la
competencia de los niños durante las
actividades; Integra los trabajos que realizan
los niños a sus portafolios.
7.04 solicita orientación o asesoría al área
psicológica si algún niño así lo requiere.
7.04 Registra diariamente en el reporte diario
o agenda el quehacer del niño para llevar un
mejor control de sus actividades e informa a
la madre sobre las tareas y/o material que le
solicita al niño.
7.05 Presenta los reportes diarios para su
revisión con el pedagogo antes de las dos de
la tarde. (Aplica CENDI I)
Las agendas diarias están listas antes de las
dos de la tarde. (Aplica CENDI II)
7.06 Publica los reportes diarios en el
periódico mural del filtro a la salida de los
niños. (Aplica CENDI I)
7.07 Entrega agendas diarias a madres de
familia, para su revisión. (Aplica CENDI II)
7.08 Da a conocer a la madre, los alimentos
que recibió el niño durante ese día si este
presenta alguna indicación de alergia. (aplica
CENDI 1).
7.09 Solicita atención pedagógica mediante
solicitud formal anotando el problema o las
situaciones que ha presentado el niño para
que requiera dicha atención.
7.10 Otorga asesoría pedagógica a los niños
que lo requieran según la solicitud recibida.
7.11 Reporta alteraciones de salud de los
niños de manera verbal al procedimiento
médico cuando el niño presenta signos de
enfermedad o lesiones explicando los
motivos.
7.12 Realiza la evaluación del desarrollo del
niño durante tres ocasiones por ciclo escolar
y registra las competencias desarrolladas por
cada niño durante el desarrollo de las
actividades pedagógicas.
7.13 Turna los resultados de la evaluación al
Portafolios de los niños
Formato de atención al área
de Psicología
Diario de la educadora
Reporte diario o agenda
Diaria
Atención pedagógica
315
área de psicología para su revisión en los
tiempos establecidos por el psicólogo.
8 Pedagogo
Maestra de música.
8.0 Realizar eventos sociales, culturales y
recreativos del calendario escolar
8.01 Calendariza eventos sociales, culturales
y recreativos según el calendario escolar y
convocatorias, invitaciones y requerimientos
de la SEC.
8.02 Para eventos culturales, Ver Instructivo
de trabajo de música
Planificación de música
9 Pedagogo 9.0 Supervisión y revisión de actividades
pedagógicas
9.01 Revisa las actividades pedagógicas cada
semana de los programas de educación
inicial y preescolar.
10 10.0 Asistir a reuniones con el Consejo
Técnico
10.01 Asiste a las reuniones de consejo
técnico según fecha programada para tratar
asuntos referentes con el área pedagógica y
del CENDI.
10.02 Da seguimiento a los acuerdos en los
que está involucrado.
Minuta de reunión de consejo
técnico
11 11.0 Elaboración del concentrado de
actividades SEC
11.01 Realiza mensualmente concentrado
de actividades SEC anotando las actividades
pedagógicas que se realizaron e incluyendo
los cursos a los que se asistió.
11.02 Turna a Subdirección cuando es
requerido para su posterior entrega ante la
SEC.
Concentrado de actividades
12 12.0 Apoyo en filtro en la salida de los
niños
12.01 Apoya en filtro diariamente a la hora de
la salida para entregar a los niños a las
personas autorizadas.
13 13.0 Medir, registrar y mantener en orden
los requisitos del procedimiento de Gestión
de la Calidad.
13.01 Al finalizar el mes mide el cumplimiento
de los objetivos e indicadores de este
procedimiento, así como la satisfacción del
cliente.
13.02 Entrega los resultados obtenidos al
procedimiento de Gestión de la Calidad en los
primeros ochos días naturales del mes
siguiente del que se realiza la medición.
Los registros necesarios son entregados a la
Administración del CENDI.
13.03 Realiza una acción correctiva cuando
el resultado sea inferior a la meta fijada.
Rendición de cuentas
Reporte de objetivos
Encuesta de satisfacción del
cliente
316
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
LCE. Alejandra Olazabal Reyes
LPC. Ma. Luisa Sendino
Cervantes Pedagogo
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
LCE. Perla P. Maya Ramírez
PS. Lorena Quevedo Tapia
Subdirector
317
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Pedagogía
17-SRH-P28/Rev.00 01/10/2014 08:55:06p.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Plan anual de trabajo1 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
subdirección del
CENDI
Archivo de
concentración
Plan mensual2 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
subdirección del
CENDI
Archivo de
concentración
Calendario escolar del
CENDI
3 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
subdirección del
CENDI
Archivo de
concentración
Entrevista de nuevo
ingreso
4 Psicólogo Papel 5 años Archivero de
expedientes
integrados (área de
psicología)
Archivo de
concentración
Minuta de capacitación
de curso básico de
formación continua
5 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
subdirección del
CENDI
Archivo de
concentración
Planificaciones6 Educadoras Papel 1 año Salas del CENDI Archivo de
concentración
Portafolios de los niños7 Educadoras Papel Durante la
estancia del
niño
Archivero en cada
sala del CENDI
Obsoleto
Formato de atención al
área de Psicología
8 Psicólogo Papel 5 años Archivero de
expedientes
integrados (área de
psicología)
Archivo de
concentración
Diario de la educadora9 Educadoras Papel 1 año Salas del CENDI Archivo de
concentración
Reporte Diario10 Pedagogo Papel Durante el
ciclo escolar
Archivero del
responsable
Obsoleto
Agenda Diaria11 Educadoras Papel Durante el
ciclo escolar
Salas del CENDI Madre de
familia
Atención Pedagógica12 Psicólogo Papel 5 años Archivero de
expedientes
integrados (área de
psicología)
Archivo de
concentración
Planificación de Música13 Pedagogo Papel 1 año Sala de Música Archivo de
concentración
Concentrado de
Actividades
14 Subdirección del CENDI Papel 1 año Archivero de
subdirección del
CENDI
Archivo de
concentración
Reporte de objetivos15 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depura
Rendición de cuentas16 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depura
318
Encuesta de Satisfacción
del cliente
17 Subdirección del CENDI Papel 1 año Archivero de
subdirección del
CENDI
Archivo de
concentración
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
319
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 3NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Pedagogía
17-SRH-P28/Rev.00
1 ¿Se elaboró el Plan anual de trabajo y se autorizó por
subdirección?
2 ¿Se entregó a la SEC el Plan anual de trabajo?
3 ¿Se elaboró el plan mensual de trabajo considerándose el plan
anual de trabajo?
4 ¿Se elaboró un calendario escolar para el CENDI?
5 ¿Se difundió el calendario escolar del CENDI?
6 ¿Recibió, distribuyó y resguarda el material pedagógico y
papelería?
7 ¿Se realizaron entrevistas de nuevo ingreso por parte del
pedagogo o un integrante del consejo técnico en su ausencia?
8 ¿Se asistió a cursos básicos de formación continua?
9 ¿Impartió cursos de formación continua a las educadoras del
CENDI?
10 ¿Se elaboraron las planificaciones en base al programa de
educación inicial y programa de educación preescolar?
11 ¿Se ejecuta el instructivo de trabajo de educadoras y
asistentes?
12 ¿Se ejecutaron las planificaciones en sala?
13 ¿Se registraron las observaciones sobre la competencia de los
niños durante las actividades y se Integraron los trabajos
realizados a los portafolios de los niños?
14 ¿Se solicitó orientación o asesoría al área de psicología si
algún niño lo requirió?
15 Reporte Diario (APLICA CENDI 1 y CENDI CAJEME)
320
16 ¿Se registró diariamente en el reporte diario el quehacer del
niño para llevar un mejor control de sus actividades e informa a
la madre sobre las tareas y/o material que se le solicita al
niño?
17 ¿Se anotó en el reporte diario los alimentos otorgados a los
niños alérgicos?
18 ¿Se presentaron los reportes diarios para su revisión con el
pedagogo antes de las dos de la tarde?
19 ¿Se publicaron en el filtro los reportes diarios a la hora de
salida de los menores?
20 Agenda diaria (APLICA CENDI 2)
21 ¿Se registró diariamente en la agenda diaria el quehacer del
niño para llevar un mejor control de sus actividades e informa a
la madre sobre las tareas y/o material que se le solicita al
niño?
22 ¿Las agendas diarias se encontraron listas antes de las dos
de la tarde?
23 ¿Se entregaron las agendas diarias a la madre a la hora de
salida del menor?
24 Continuación del procedimiento
25 ¿Se solicitó atención pedagógica mediante solicitud formal
anotando el problema o las situaciones que ha presentado el
niño para que requiera dicha atención?
26 ¿Se otorgó asesoría pedagógica a los niños que lo requirieron
según las solicitudes recibidas?
27 ¿Se reportaron alteraciones de salud de los niños de manera
verbal al procedimiento médico si algún niño presentó signos
de enfermedad o lesiones?
28 ¿Se realizaron las evaluaciones del desarrollo del niño durante
en los tiempos indicados por el área de psicología?
29 ¿Se entregaron en tiempo los resultados de las evaluaciones
del desarrollo del niño?
30 ¿Se realizaron eventos cívicos culturales de acuerdo al
calendario escolar?
31 ¿Se ejecutó el instructivo de trabajo de música para eventos
socio-culturales?
32 ¿Se asistió a reunión de consejo técnico y se le dio
seguimiento a los acuerdos concernientes al área de
pedagogía?
33 ¿Se elaboró mensualmente el concentrado de actividades de la
SEC según lo requerido?
34 ¿Se apoyó diariamente en el filtro?
321
35 ¿Se aplicaron encuestas de satisfacción del cliente?
36 ¿Se midieron los objetivos de calidad de este procedimiento?
SIP-F04/REV.01322
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Nutrición
17-SRH-P29/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
01/10/2014
Oficialia Mayor
Coordinar y supervisar la alimentación de los niños del CENDI y mejorar su estado nutricional en cumplimiento
con la normatividad aplicable.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable para los niños que asisten al CENDI y sus madres.
II.- ALCANCE
III.- DEFINICIONES
323
Alergias: Reacción adversa del organismo al establecer contacto con una sustancia u organismo extraño.
Alimento Potencialmente Peligroso: Alimentos que por su composición, química o biológica pueden favorecer el
crecimiento de microorganismos.
Almacén: Lugar utilizado para guardar y almacenar alimentos y material de cocina.
Bitácora: Lista a llenar con datos diarios de equipo de refrigeradores.
Caducidad: Cuando un alimento deja de ser consumible por descomposición.
CENDI: Centro de Desarrollo Infantil del Gobierno del Estado
Cofia: Gorro desechable que se utiliza para cubrir el cabello y evitar que este contamine los alimentos.
Consejo Técnico: Es un espacio formal reglamentado de carácter consultivo que tiene como propósito la
discusión y el análisis de asuntos relacionados con la institución donde se reúnen los encargados de los
procedimiento de Subdirección, pedagogía, psicología, médico, trabajo social y nutrición.
Dieta: La alimentación que se consume en un día
Filtro: Lugar que se encuentra ubicado en la entrada principal del centro, donde se recibe y entrega a los niños y
sólo pueden tener acceso personas autorizadas.
Formula láctea: Alimento en polvo que se proporciona a los lactantes como sustituto de la leche materna y de
vaca.
Higiene: Hábito positivo que nos permite tener el menor contacto posible con agentes nocivos para la salud.
Informe mensual de actividades: Conjunto de actividades mensuales realizadas por cada procedimiento.
Intolerancia: Poca o nula aceptación o tolerancia a algún tipo de alimento.
Lactante: Niños de 45 días de nacidos hasta 1 año 6 meses.
Lactario: Sección o área de la cocina que se especializa en la preparación de alimentos para lactantes.
Maternales: Niños de 2 años a 2 años 11 meses.
Menú: Variedad de alimentos que se brindan en un día los cuales comprende desayuno y comida .
Muestra: Porción pequeña de alimentos que se elaboraron en un día como demostrativo para los padres de
familia.
No perecederos: Alimentos que caducan en un periodo prolongado de tiempo.
Nutrientes: Sustancias necesarias para el correcto desarrollo del organismo que son proveídos por la
alimentación.
Nutrición: Suministro de nutrientes en la dieta.
Organolépticas: Condiciones adecuadas del estado del alimento que lo consideren salubre y apropiado para su
consumo.
Perecederos: Alimentos que caducan en un periodo de corto tiempo.
Plan semanal: Elaboración de menú y requisición de alimentos perecederos y no perecederos (mensual).
Preescolares: Niños de 3 años a 5 años 11 meses.
Proveedor: Persona u organización que se encargan de proveer o suministrar la materia prima para la
elaboración de alimentos.
Requisición: Lista de material perecedero y no perecedero que se solicita para proveer el material necesario para
324
la elaboración de los menús.
Resguardo: Muestra de alimentos que se almacenan en congelamiento como prevención en caso de
contingencias.
Restricción alimenticia: Prohibición o negación de alimentos cuyo consumo sea adverso para el organismo en
condiciones especiales.
Salubre: Libre de contaminación.
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Reglamento de Servicios del Centro de Desarrollo Infantil Gobierno del Estado
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documento
•Procedimiento Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Control de producto no conforme
•Procedimiento de Acciones correctivas
Documentos Externos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•NOM-093-SSA1-1994 Prácticas de higiene y sanidad en la preparación de alimentos que se ofrecen en
establecimiento fijos
•NOM-120-SSA1-1994 Prácticas de higiene y sanidad para el proceso de alimentos, bebidas no alcohólicas y
alcohólicas
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
325
5.1. Elaboración de la requisición mensual y semanal.
CRITERIO 1. Para la elaboración de la requisición de alimentos perecederos y no perecederos y los Menús de
guardería y lactancia se deberán tomar en cuenta el número y edad de infantes, las dietas especiales, las
condiciones ambientales y programa anual de trabajo de nutrición, de pedagogía, de psicología y de estancia.
CRITERIO 2. La requisición de alimentos perecederos se elabora cada jueves anterior a la semana programada
y la requisición de alimentos no perecederos cada semana previa al mes programado y se envía a la y se envía al
procedimiento de Subdirección para su aprobación y tramite.
CRITERIO 3. Los menús pueden presentar variaciones de acuerdo a la edad del niño.
5.2. Recepción de productos perecederos y no perecederos.
CRITERIO 1. Los alimentos que ingresan al establecimiento del CENDI deben cumplir con los estándares de
calidad y características organolépticas establecidas en la NOM-093-SSA1-1994. De lo contrario se devuelven al
proveedor y se solicita su reposición.
5.3. Ejecución del menú.
CRITERIO 1. El personal que trabaje en la elaboración de alimentos debe cumplir con las normas de seguridad e
higiene establecidas en la NOM-093-SSA1-1994 y NOM-120-SSA1-1994.
CRITERIO 2. El personal de cocina debe elaborar los alimentos apegándose al menú publicado siguiendo el
“Instructivo de trabajo de cocina”.
CRITERIO 3. Durante la elaboración del menú se deben seguir todas las normas y lineamientos declarados en
este procedimiento para salvaguardar la integridad del niño.
5.4. Supervisión de la entrega de alimentos.
CRITERIO 1. El personal encargado de servir los alimentos debe cumplir con las normas de seguridad e higiene
establecidas en la NOM-093-SSA1-1994 y NOM-120-SSA1-1994 y los “Lineamientos del área de cocina y
comedor”. En caso de no cumplir con lo establecido, se le hace un llamado de atención al personal involucrado y
se anota en el registro “Supervisión del personal del área de comedor y cocina” y si reincide, se notifica a la
Subdirección.
CRITERIO 2. Se toma en cuenta toda la información obtenida en la entrevista de nuevo ingreso para
salvaguardar la integridad del niño.
CRITERIO 3. Se debe tomar en cuenta el registro “Relación de niños alérgicos e intolerantes” para salvaguardar
la integridad del niño.
5.5. Supervisión general de instalaciones y equipo de cocina.
CRITERIO 1. El nutriólogo supervisa el cumplimiento del instructivo de trabajo de cocina en el punto 2.2.8. En
caso de no cumplir con lo establecido, se le hace un llamado de atención al personal involucrado y si reincide, se
notifica al área de Subdirección.
CRITERIO 2. La utilización de los equipos de medición requiere una comprobación mínima de su funcionamiento
y calibración, la cual se realiza con pruebas sencillas y el servicio preventivo se da por parte del personal de
mantenimiento del CENDI cada 6 meses.
5.6. Participación en el área de filtro.
CRITERIO 1. El apoyo en filtro se realiza de acuerdo al horario establecido para el proceso de nutrición de cada
CENDI.
5.7 CRITERIOS PARA MEDIR, REGISTRAR Y MANTENER EN ORDEN LOS REGISTROS DEL
PROCEDIMIENTO DE GESTION DE LA CALIDAD.
CRITERIO 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento
de los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
326
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición.
CRITERIO 2. Cuando el resultado obtenido sea inferior en cuanto a la meta fijada, entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
CRITERIO 3. Entregar al procedimiento de Administración del CENDI los informes y evidencias mensuales según
el calendario escolar.
CRITERIO 4. Se aplican a través del procedimiento de Administración del CENDI, veinticinco encuestas de
satisfacción del cliente una vez por mes, en la cual se evalúa a cada uno de los procedimientos internos.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P29-F01/Rev.00 Entrevista inicial de nutrición
17-SRH-P29-F02/Rev.00 Requisición de alimentos
17-SRH-P29-F03/Rev.00 Reporte de proceso de nutrición
17-SRH-P29-I01/Rev.00 Instructivo de trabajo de cocina
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P29-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P29-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P29-A03/Rev.00
327
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Nutriólogo 1.0 Elaboración del Plan anual de trabajo
1.01 Elabora el Plan anual de trabajo
tomando en cuenta el ciclo escolar, el número
de infantes y las actividades de todos los
procedimientos donde se requieran productos
alimenticios.
1.02 Turna a Subdirección del CENDI
para su autorización
1.03 Entrega el Plan anual de trabajo en la
fecha establecida por la SEC.
1.04 Realiza un plan mensual de trabajo en
base al plan anual de trabajo, el cual también
es aprobado por Subdirección.
Plan anual de trabajo
Plan mensual de trabajo
2 2.0 Realización de entrevista de nuevo
ingreso
2.01 Realiza la entrevista previa cita otorgada
por el área de trabajo social en presencia de
la madre de familia y el niño.
2.02 Turna al área de trabajo social para su
integración al expediente del menor.
“Para Niños alérgicos ingresados”
2.03 En caso de que el niño sea alérgico,
anota las indicaciones pertinentes respecto a
su valoración en el registro de “Relación de
niños alérgicos e intolerantes”.
2.04 Publica dicha relación en área de cocina
e informa al personal de dicha del área, al
procedimiento médico y al personal educativo
involucrado.
2.05 Revisa mensualmente el registro de
”Relación de niños alérgicos e intolerantes”
para su actualización o cuando se presenten
cambios.
2.06 Cualquier requerimiento de un niño del
CENDI o del registro de “Relación de niños
alérgicos e intolerantes” se realiza por escrito
utilizando el formato de “Reporte de Proceso
de Nutrición”.
Entrevista inicial de nutrición
Relación de niños alérgicos e
intolerantes
328
3 3.0 Elaboración de la requisición mensual y
semanal
3.01 Planea los menús que se prepararán a
los niños durante las siguientes cuatro
semanas.
3.02 Turna los menús al área médica para su
revisión.
3.03 Elabora la requisición de alimentos
perecederos y no perecederos en base a la
programación de menús de cada mes,
tomando en cuenta menús de lactario, Plan
anual de pedagogía, psicología y estancia
(solo aplica a CENDI 2) y el inventario
existente en el almacén.
3.04 Turna a la Subdirección las
requisiciones de alimentos y los menús para
su aprobación y trámite.
3.05 Realiza los ajustes necesarios de
acuerdo a las necesidades existentes.
Menús de guardería y
lactancia
Requisición de alimentos
perecederos y no
perecederos
4 4.0 Publicación de menú
4.01 Publica el menú en el área de cocina,
filtro, comedor y lactario.
Menú de guardería y
lactancia
5 Recepción de productos perecederos y no
perecederos
5.01 Recibe los productos según la
requisición de alimentos y supervisa el estado
en el que son entregados.
5.02 Evalúa el servicio de los proveedores
por disposición del procedimiento de
compras.
5.03 Registra todos los alimentos
perecederos y no perecederos que ingresen o
salgan del almacén en el registro de “Control
de almacén”.
5.04 Almacena los alimentos en su lugar
correspondiente según la norma
NOM-093-SSA1-1994 y NOM-120-SSA
1-1994.
Control de almacén
6 6.0 Ejecución del menú
6.01 Realiza el menú según su planeación
(Ver Instructivo de trabajo de Cocina). En
caso de existir cambios en el menú los anota
en el espacio de observaciones en el registro
de ”Menús de guardería y lactancia”.
6.02 Supervisa la elaboración del menú, así
también que el personal cumpla con las
normas y los lineamientos de cocina.
6.03 Toma una muestra representativa de
cada alimento preparado, lo identifica y lo
conserva mediante congelamiento con la
finalidad de contar con un resguardo de
seguridad sanitaria.
Menús de guardería y
lactancia
Supervisión del personal
(área de comedor y cocina)
329
7 7.0 Supervisión de la entrega de alimentos
7.01 Entrega de alimentos: La entrega de la
comida a los niños debe realizarse por horario
y por sala, siendo los niños más pequeños los
primeros en ser atendidos. En caso de que
alguna educadora necesite cambiar el
horario, debe solicitarlo al Nutriólogo.
7.02 Al realizarse la entrega de los alimentos
se debe tomar en cuenta el registro “Relación
de niños alérgicos e intolerantes” para
salvaguardar la integridad del niño.
7.03 Si existe alguna observación por parte
del personal educativo, de una situación
repetitiva que afecte la buena alimentación
del niño, se notifica a la madre por parte del
nutriólogo.
7.04 En el reporte diario y reporte semanal de
niños alérgicos se anotará el alimento que se
ofrece a niños con dieta especial
Reporte de proceso de
nutrición
Reporte semanal de niños
alérgicos (CENDI 2)
8 8.0Supervisión general de instalaciones y
equipo de cocina
8.01 Se supervisa al inicio, durante y al
finalizar la jornada laboral el cuidado y
mantenimiento de las instalaciones y equipo
de trabajo del área de cocina.
Bitácora de temperatura de
refrigeradores
9 9.0 Participación en el área de filtro
9.01 Apoya en filtro diariamente a la hora
establecida para el proceso, para recibir o
entregar a los niños a las personas
autorizadas salvaguardando la integridad del
niño.
9.02 Si existe alguna duda o planteamiento
por parte del usuario externo, se le canaliza
adecuadamente al área correspondiente y se
anota en el registro “Reporte de atención
diaria en filtro”.
10 10.0 Participación en reunión de consejo
técnico
10.01 Asiste a las reuniones de consejo
técnico según fecha programada para tratar
asuntos referentes del CENDI o inquietudes o
necesidades del proceso en particular.
Minuta de reunión de consejo
técnico
330
11 11.0 Medición y control de los registros de
calidad.
11.01 Medir al finalizar el mes el cumplimiento
de los objetivos e indicadores de este
procedimiento, así como la respuesta de
satisfacción del cliente realizada por la
Subdirección del CENDI.
11.02 Entrega los registros de calidad
necesarios a la Subdirección del CENDI.
11.03 Realiza acción correctiva cuando el
resultado sea inferior a la meta fijada.
Reporte de objetivos
Encuestas de satisfacción del
cliente
12 12.0 Elaboración del formato de la SEC
(concentrado general de actividades)
12.01 Realiza mensualmente el llenado de los
documentos requisitados por SEC anotando
las actividades que se ejecutadas, incluyendo
fechas, lugares, tiempos y resultados de las
actividades realizadas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
I.Q. María Del Refugio Moya
FonsecaCENDI 1/ Ana Celina
Molina A. CENDI 2
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
LCE. Perla P. Maya Ramírez
PS. Lorena Quevedo Tapia
Subdirector
331
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Nutrición
17-SRH-P29/Rev.00 01/10/2014 08:56:24p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Plan anual de trabajo1 Subdirector del CENDI Papel 1 año de ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección
del CENDI
Depurar
Plan mensual de trabajo2 Subdirector del CENDI Papel 1 ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depurar
Entrevista inicial de
nutrición
3 Psicólogo Papel 5 años de
ciclo escolar
Archivero de
Expedientes
Integrados (Área de
Psicología)
Transferencia
al Archivo de
Concentración
Relación de niños
alérgicos e intolerantes
4 Dueño de proceso Papel 1 año de ciclo
escolar
Escritorio del
Responsable
Depurar
Menús de guardería y
lactancia
5 Subdirector del CENDI Papel 1 año de ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Reciclaje
Requisición de alimentos
perecederos y no
perecederos
6 Subdirector del CENDI Papel 1 año de ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Reciclaje
Control de almacén7 Subdirector del CENDI Papel 1 año de ciclo
escolar
Escritorio del
Responsable
Reciclaje
Supervisión del personal
(Área de comedor y
cocina)
8 Subdirector del CENDI Papel 1 año de ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depurar
Reporte de proceso de
nutrición
9 Nutriólogo Papel 1 año de ciclo
escolar
Archivero del
nutriólogo
Depurar
Bitácora de temperatura
de refrigeradores
10 Nutriólogo Papel 1 año de ciclo
escolar
Archivero del
nutriólogo
Depurar
Reporte semanal de
niños alérgicos (CENDI
2)
11 Nutriólogo Papel 6 meses Archivero del
nutriólogo
Depurar
Minuta de reunión de
consejo técnico
12 Subdirector del CENDI Papel 1 año de ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depurar
Reporte de objetivos13 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depurar
Encuestas de
satisfacción del cliente
14 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
332
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Nutrición
17-SRH-P29/Rev.00
1 ¿Se elaboró el Plan Anual de trabajo? (Programa Anual de
trabajo (SEC) y Plan mensual de trabajo )
2 ¿Se realizó la entrevista de nutrición a los niños de nuevo
ingreso? (Entrevista inicial de nutrición )
3 ¿Se revisa o actualiza mensualmente la relación de niños
alérgicos?(Relación de niños alérgicos e intolerantes)
4 ¿Se encuentra publicada la relación de niños alérgicos e
intolerantes?
5 ¿Se han realizado los menús semanalmente? (Menú de
guardería y lactancia)
6 ¿Los menús semanales se encuentran aprobados por el
procedimiento médico?
7 ¿Se encuentran publicados los Menús semanales?
8 ¿Se realiza la Requisición de alimentos perecederos y no
perecederos semanal o mensualmente según corresponda?
(Requisición de alimentos perecederos y no perecederos)
9 ¿Se anotan en el reporte diario y reporte semanal de niños
alérgicos, lo que se ofreció a los niños con dietas especiales?
10 ¿Se controlan los alimentos perecederos y no perecederos que
entren o salgan al área de cocina? (Control de almacén)
11 ¿Los alimentos que ingresan al establecimiento del CENDI
cumplen con los estándares de calidad y características
organolépticas establecidas en la NOM-093-SSA1-1994?
12 De cada alimento preparado ¿se toma una muestra
representativa para su conservación por congelamiento durante
tres días?
13 ¿Se supervisa por parte de nutrición y pedagogía la entrega de
los alimentos a los niños?
14 ¿Se supervisa las condiciones del equipo e instalaciones de
cocina al final del día?
333
15 ¿Se apoya diariamente al Filtro para el ingreso y/o entrega del
niño del CENDI? ( Reporte de Atención diaria en Filtro)
16 ¿Se llevan a cabo reuniones de Consejo Técnico según lo
programado? (Minuta)
17 ¿Se realizan informes mensuales de las actividades de este
procedimiento? (Concentrado de actividades, Reporte
mensual, Plan mensual de trabajo )
18 ¿Se realiza la medición de la satisfacción del cliente?
(Encuesta de satisfacción)
19 ¿Se mide la eficacia de este Procedimiento?
SIP-F04/REV.01334
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Trabajo Social
17-SRH-P30/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Propiciar la interacción entre el CENDI, el núcleo familiar y la sociedad a través de acciones que permitan el
desarrollo integral del niño.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este proceso se interrelaciona con todos los procedimientos de esta institución, así mismo con la Secretaria de
Educación y Cultura (Siguientes áreas: Registro y Certificación, Estadística, Economía, Programa de Uniformes
Escolares, Supervisión de Zona) y la Subsecretaría de Recursos Humanos.
II.- ALCANCE
III.- DEFINICIONES
335
ENTREVISTA DE NUEVO INGRESO: Documento donde se registra información requerida de los niños y de los
padres de familia referente al procedimiento de Trabajo Social .
LISTA DE ASISTENCIA: listado en el cual se registran la asistencia de los niños por grupo.
FORMATOS SEC: Documentos oficiales de la SEC donde se registran información estadísticas de los menores
tales como: Reporte de población infantil, Informe de Altas y Bajas, Informe de Movimientos de alumnos ,
estadísticas de educación inicial, estadísticas de educación final, Informe de personal, relación de alumnos
atendidos en educación preescolar por ciclo, relación de alumnos preinscritos en preescolar por ciclo, padrón de
usuarios, sistema SICRES, etc.
USUARIOS: Término utilizado en el centro para designar a la persona que utiliza el servicio.
FILTRO: Lugar que se encuentra ubicado en la entrada principal del centro, donde se reciben y entregan los
niños y solo pueden tener acceso personas autorizadas.
CONSEJO TECNICO: Espacio formal reglamentado de carácter consultivo que tiene como propósito la
discusión y el análisis de asuntos relacionados con la institución, donde se reúnen los encargados de los
procedimientos de Nutrición, Medico, Pedagógico, Psicológico y de Trabajo Social.
CANALIZACIÓN: Termino que se utiliza para enviar o remitir a una persona a un servicio externo del centro .
CENDI: Centro de desarrollo infantil del gobierno del estado.
SINDICATO: Sindicato Único de Trabajadores al Servicio de los Poderes del Estado de Sonora .
SEC: Secretaria de Educación y Cultura.
LISTADO DE MADRES APROBADAS: Relación de madres beneficiadas, enviada por SUSTPES a la
Subdirección del CENDI.
REPORTE MENSUAL: Conjunto de actividades mensuales realizadas por cada procedimiento.
SOCIOCULTURALES: Termino que se utiliza para denominar actividades realizadas por los niños, donde se
involucra la sociedad en general con sus diversas culturas.
SUSPENSIÓN: Termino que se utiliza para evitar el ingreso de un menor al centro .
ATENCION INTEGRAL: Termino utilizado al recibir el niño la atención y servicio de las diferentes áreas del
centro de desarrollo infantil.
SICRES: Sistema Integral de Control y Registro del Estado de Sonora.
MADRES DE FAMILIA: Madre trabajadora del gobierno del estado.
IV.- REFERENCIAS
336
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Reglamento de Servicios del Centro de Desarrollo Infantil Gobierno del Estado
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Acciones correctivas
•Procedimiento de Acciones preventivas
•Procedimiento de Control de producto no conforme
•Reglamento Interior del CENDI
Documentos Externos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continúa
•Manual del servicio de Trabajo Social de los Centros de Desarrollo Infantil
•¿Qué es un Centro de Desarrollo Infantil?
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
V.- POLITICAS
337
5. 1 Criterio para la entrega de requisitos a madres de familia:
CRITERIO 1: Se hará entregan únicamente a la madre de familia que aparezca en el listado u oficio turnado a
este procedimiento.
CRITERIO 2: Para la entrega de requisitos no existe una fecha determinada, es hasta cubrir la totalidad de las
vacantes.
CRITERIO 3: Cuando la responsable del procedimiento de Trabajo Social no se encuentre, cualquier
procedimiento podrá realizar la entrega de requisitos a madres de familia.
5. 2 Criterio para la realización de entrevista de nuevo ingreso:
CRITERIO 1: La madre debe acudir a entrevista con el niño y requisitos cubiertos.
* Original y copia de acta de nacimiento.
* Original y copia de cartilla de vacunación.
* Original de carta de trabajo de la madre
* Copia de último talón de cheque de la madre
* Dos fotografías del menor.
* Dos fotografías de la madre.
* Dos fotografías de las personas autorizadas para recoger al niño.
* Copia de la credencial de ISSSTESON del niño.
* Curp del menor (Original y Copia).
Original de exámenes clínicos:
* Biometría Hematina completa.
* Examen General de Orina
* Exudado Faringeo.
* Coproparasitoscopico en serie de tres.
* Grupo YRH.
CRITERIO 2: Las entrevistas se realizarán acorde al calendario de citas ó agenda de cada CENDI 1, 2 y Cajeme
y acorde a las demandas de entrevistas, ya que la capacidad varía entre un CENDI y otro por su infraestructura.
CRITERIO 3: La Entrevista de Nuevo Ingreso debe realizarse durante el inicio de ciclo ó hasta cubrir las vacantes
para el ciclo escolar.
5. 3 Criterio para la recepción de material de higiene:
CRITERIO 1: La recepción total del material de higiene no cuenta con una fecha fija por tal motivo varía de
acuerdo a la capacidad económica y al ingreso del menor.
5. 4 Criterio para la recepción del menor en filtro y atención a madres:
CRITERIO 1: Observar la optima llegada de los niños: que no porten objetos de valor, alimentos, Juguetes u
otros objetos que puedan causar alguna agresión a él o a otro menor.
CRITERIO 2: Si un menor ingresa con un golpe a simple vista, preguntarle que fue lo que paso, a la madre de
familia y posteriormente al menor y se informa al procedimiento de Sub-dirección.
CRITERIO 3: Si el menor no es entregado por los padres o personas autorizadas, se investigará el motivo.
CRITERIO 4: El filtro debe ser abierto puntualmente, en ausencia de la persona encargada.
5. 5 Criterio para identificar asistencia diaria de menor:
CRITERIO 1: Al no encontrarse el Trabajador Social para el pase de asistencia; se designara por parte de la
Subdirección a una persona para su realización.
5. 6 Criterio para medir, registrar y mantener en orden los registros del sistema de gestión de la calidad:
CRITERIO 1: Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento
de los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
338
medición.
CRITERIO 2: Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
CRITERIO 3: Se aplican a través del procedimiento de Administración del CENDI 25 encuestas de satisfacción
del cliente una vez por mes; en la cual se evalúa a cada uno de los procedimientos internos.
CRITERIO 4: Entregar al procedimiento de Administración del CENDI los Informes y evidencias mensuales
según calendario escolar.
CRITERIO 5: Se reciben del procedimiento de Administración del CENDI los resultados de encuestas, al inicio de
cada mes y en su caso realizar el plan de acción correspondiente
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P30-F01/Rev.00 Entrevista de nuevo ingreso
17-SRH-P30-F02/Rev.00 Ficha de identificación
17-SRH-P30-F03/Rev.00 Concentrado de información del menor
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P30-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P30-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P30-A03/Rev.00
339
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Trabajador social 1.00 Elaboración del Plan anual de
trabajo.
1.01 Elabora el Plan anual de trabajo de
acuerdo al calendario escolar y su fecha de
entrega la establece la SEC.
1.02 Elabora un plan mensual de trabajo
en base al programa anual.
1.03 Turna a Subdirección tanto el plan
anual de trabajo y el mensual para su
autorización. En caso de no ser autorizados
los vuelve a planear.
1.04 Ejecuta el plan mensual de trabajo,
mismo que será evaluado por procedimiento
de subdirección.
Plan anual de Trabajo
Plan Mensual de Trabajo
2 2.00 Recepción del material de papelería
2.01 Recibe los materiales requeridos por
este procedimiento y que estén en buen
estado.
3 3.00 Recepción, elaboración y entrega de
documentación de inicio de ciclo escolar
3.01 Recibe elabora y entrega en base a los
lineamientos de la SEC toda la información
en tiempo y forma que solicita ésta institución
a través de la subdirección del CENDI.
3.02 Turna a la Subdirección del CENDI toda
la información una vez integrada para su
autorización y asignación del sello oficial del
CENDI antes de su envío.
Documentación requeridos
por la SEC
4
Subdirector del CENDI
Trabajo social
4.00 Recepción y Revisión del listado de
madres aprobadas
4.01 Turna el listado de madres aprobadas
para otorgarle el servicio del CENDI.
Resguarda para cualquier aclaración.
4.02 Revisa que el listado de madres
aprobadas cuente con las vacantes
solicitadas y que los estratos de los niños
correspondan a las salas donde serán
ubicados.
Listado de madres aprobadas
5 Todos 5.00 Entregar requisitos de nuevo ingreso a
madres de familia.
5.01 Entrega el listado de requisitos de
nuevo ingreso y los documentos “Ficha de
Identificación” y “Concentrado de Información
del menor” a las madres de familia que
aparecen en el listado de madres aprobadas.
Entrega de requisitos de
nuevo ingreso
6 Trabajador social 6.00 Programar y coordinar entrevista de
nuevo ingreso.
6.01 Agenda cita para entrevista una vez que
la madre cuenta con todos los requisitos
solicitados.
6.02 Informa al resto de los procedimientos
la fecha y hora de dicha cita.
Citas para entrevistas de
nuevo ingreso
340
7 7.00 Realizar entrevista de nuevo ingreso.
7.01 Realiza la entrevista de nuevo ingreso
con la madre y el menor presente en la fecha
y hora agendada.
7.02 Revisa y llena los formatos de Entrevista
de Nuevo Ingreso” “Ficha de Identificación” y
el 2 “Concentrado de Información del Menor”.
7.03 Informa y entrega por escrito a la madre
de familia los aspectos del reglamento interno
y las reglas generales del CENDI (horarios,
servicios, etc.).
7.04 Coteja los datos de la cartilla de
vacunación y CURP original y regresa a la
madre de familia durante la entrevista.
Entrevista de nuevo Ingreso.
Concentrado de Información
del menor.
Ficha de Identificación.
8 8.00 Integración de expediente y alta del niño
al CENDI
8.01 Corrobora con todos los procedimientos
del CENDI que el niño es apto para su
ingreso al CENDI.
8.02 Integra el expediente del niño con toda la
información recabada (entrevistas de todos
los procedimientos del CENDI y requisitos
solicitados). Turna los expedientes a
Subdirección para su autorización.
8.03 Cada expediente queda integrado en un
folder, debida mente etiquetado con el
nombre del menor.
8.04 Realiza los trámites necesarios ante las
instancias correspondientes en caso de que
exista baja de un menor y procede a dar de
baja del archivo el expediente del menor y lo
envía al archivo muerto.
9 9. 00 Conformar grupos
9.01 Conforma los grupos de niños según los
estratos de edad que autoriza la SEC.
10 Trabajador Social y Médico
Todos
10.00 Entregar de listas de material de
higiene
10.01 Elabora los listados de material de
higiene para Lactantes, Maternales y
Preescolares con apoyo del proceso médico.
(aplica CENDI Cajeme y CENDI 1)
10.02 Entrega al inicio del ciclo escolar el
listado de material de higiene a las madres de
familia que ya tienen niños inscritos, y a las
de nuevo ingreso durante la entrevista.
10.03 Cuando la responsable del
procedimiento de Trabajo Social no se
encuentre, cualquier procedimiento podrá
realizar la entrega del listado de material de
higiene.
Registro de eventos
341
11 Trabajador social 11.00 Recepción de material de higiene
11.01 Recibe el material requerido para su
resguardo, almacenamiento y distribución de
acuerdo a las necesidades. (aplica CENDI
Cajeme y CENDI 1)
11.02 Revisa que los artículos se encuentren
en buen estado y que la madre haya indicado
en cada artículo el nombre del menor.
11.03 Regresa el material de higiene recibido
y que no fue solicitado en el listado de
material.
Relación de Material de
Higiene entregado para el
ciclo escolar.
12 12.00 Recepción del menor en filtro y
atención a madres.
12.01 Recibe a los niños diariamente en filtro
y observa que al entrar al CENDI los niños
cumplan con el Reglamento interior, en caso
de no ser así toma las medidas necesarias y
anota toda información proporcionada por la
madre.
12.02 Registra toda información entregada
por la madre de familia con la finalidad de
salvaguardad la integridad de los menores.
“¿El menor ingresó sin los artículos
necesarios para su estancia?”
12.03 Solicita a la madre de familia los
artículos faltantes o en mal estado: Ropa,
Zapatos, Pañales, leche, Biberones, baberos)
para su entrega.
Reporte de Atención Diaria
en Filtro
13 13.00 Toma asistencia diaria de niños del
sistema de registro dactilar.
13.01 Acude diariamente a todas las salas del
CENDI para corroborar la asistencia de los
niños e informa a Subdirección los resultados.
13.02 Llena reporte de Asistencia Diaria del
niño para al finalizar el mes generar los
informes de la SEC.
13.03 Supervisa el sistema de registro diario.
Asistencia Diaria de Niños
14 Madre de familia
Trabajador social
14.00 Promoción de relaciones
interpersonales
14.01 Publica el listado de los niños y
personal cumpleañeros en el mes.
14.02 Agenda fecha para festejar al menor
dentro de las instalaciones y durante el
horario de la estancia del menor en el
CENDI.
14.03 Notifica a Educadoras y/o Asistente
sobre festejo de menores.
342
15 15.00 Gestionar visitas socioculturales en
base al calendario ciclo escolar
15.01 Verificar actividades programadas en
base a lo calendario del ciclo escolar.
15.02 Programa y agenda las diversas visitas
con las instituciones involucradas.
15.03 Solicita la autorización de las madres
de familia para que los menores salgan del
CENDI.
15.04 Informa las madres sobre requisitos de
la visita sociocultural: Lunch, Gafete y
Uniforme, y cualquier otro requerido por la
institución a visitar.
Registro de Eventos
16 16.00 Participación y Organización de
Sesiones del Programa Escuela para
Padres.
16.01 Invita a los padres de familia a las
sesiones del programa escuela para padres,
realiza una lista de asistencia y prepara la
logística necesaria para el evento.
Registro de Eventos
17 17.00 Asistencia y participación en reuniones
de Consejo Técnico.
17.01 Asiste a sesión según fecha
programada y/o cuando sea requerido.
17.02 Da seguimiento a los acuerdos en los
que se le involucró.
Minuta de reunión de consejo
técnico.
18 18.00 Identificación de vacantes para el
nuevo ciclo escolar e informe para su
autorización.
18.01 Verifica fechas de nacimientos de los
menores.
18.02 Identifica los espacios disponibles en
las salas y determina las vacantes para cada
grupo tomando en cuenta los lineamientos de
la Secretaria Educación y Cultura sobre
capacidad por grupo.
19 19.00 Recepción, elaboración y entrega de
los documentos del fin de ciclo escolar:
19.01 Recibe elabora y entrega en base a los
lineamientos de la SEC toda la información
en tiempo y forma que solicita ésta institución
a través de la subdirección del CENDI.
19.02 Turna a la Subdirección del CENDI
toda la información una vez integrada para
su autorización y asignación del sello oficial
del CENDI antes de su envío.
Documentación requerida por
la SEC
Listas de Asistencia
343
20 Trabajador social 20.00 Medición, registro y mantenimiento en
orden de los registros de calidad.
20.01 Al finalizar el mes mide el cumplimiento
de los objetivos e indicadores de este
procedimiento, así como la satisfacción del
cliente.
20.02 Entrega los resultados obtenidos al
área de Gestión de la Calidad en los
primeros ochos días naturales del mes
siguiente del que se realiza la medición.
Los registros necesarios los entrega a la
Administración del CENDI.
Reporte de objetivos
Encuesta de satisfacción del
cliente
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
L.T.S. Gabriela Gomez
Cisneros Lizbeth Arrison
Heredia Trabajador Social
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
LCE. Perla P. Maya Ramírez
PS. Lorena Quevedo Tapia
Subdirector
344
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Trabajo Social
17-SRH-P30/Rev.00 26/09/2014 12:40:07p.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Plan anual de trabajo1 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depurar
Plan mensual2 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
subdirección del
CENDI
Depurar
Documentación
requerida por la SEC
3 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
subdirección del
CENDI
Depurar
Listado de Madres
aprobadas
4 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
subdirección del
CENDI
Depurar
Entrega de requisitos
nuevo ingreso
5 Trabajador social Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Citas para entrevistas de
nuevo ingreso
6 Trabajador social Papel 1 año Archivero de
subdirección del
CENDI
Depurar
Entrevista de Nuevo
Ingreso
7 Psicólogo Papel 5 años Archivero de
Expedientes
Integrados (Área de
Psicología)
Archivo de
concentración
Concentrado de
información del menor
8 Trabajador social Papel 5 años Archivero del
responsable CENDI
2
Subdirección
CENDI1
Depurar
Ficha de identificación9 Psicólogo Papel 5 años Archivero de
Expedientes
Integrados (Área de
Psicología)
Archivo de
concentración
Lista de Asistencia10 Trabajador social Papel 1 Ciclo
Escolar
Archivero del
responsable
Depurar
Registro de eventos11 Trabajador social Papel 1 Ciclo
Escolar
Archivero del
responsable CENDI
2
Subdirección
CENDI1
Depurar
Relación de material de
higiene entregado para el
ciclo escolar
12 Trabajador social Papel 1 Ciclo
Escolar
Archivero del
responsable
Depurar
Reporte de atención
diaria en filtro
13 Trabajador social Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Asistencia diaria de niños14 Trabajador social Papel 1 Ciclo
Escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Depurar
345
Minuta de reunión de
consejo técnico
15 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección
Depurar
Reporte de objetivos16 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección
Archivo de
concentración
Encuesta de satisfacción
del cliente
17 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
346
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Trabajo Social
17-SRH-P30/Rev.00
1 ¿Se elaboró el Plan Anual de trabajo?
2 ¿Se recibe el material de papelería e higiene requeridos para
llevar acabo las diferentes actividades del procedimiento?
(Formato: “Relación de Material de Higiene entregado para el
ciclo escolar”, “Faltante de Ropa y Material en sala” (aplica
CENDI No. 1 y Cajeme )
3 ¿Se entregó la documentación requerida por la SEC al inicio,
durante y fin del Ciclo escolar?
4 ¿Se recibió el listado de madres aprobadas por parte de
Subdirección?
5 ¿Se verificó que los estratos de edad de los niños del listado de
madres, correspondan a la sala donde se ubicó el menor?
6 ¿Se entregaron los requisitos de nuevo ingreso a la madres
que aparecen en el listado de madres aprobadas? (Registro:
“Entrega de requisitos de Nuevo Ingreso”)
7 ¿Se programaron las entrevistas de nuevo ingreso? (Registro:
“Citas para Entrevistas de Nuevo Ingreso”
8 ¿Se informó esta programación al resto de las áreas del
CENDI?
9 ¿Se llevó acabo la entrevista de Nuevo ingreso? (Formatos:
”Entrevista de Nuevo Ingreso”, “Ficha de Identificación” y el
“Concentrado de Información del Menor”.
10 ¿Se elaboró un expediente por cada niño dado de alta?
11 ¿Se integró el expediente del niño con toda la documentación
requerida?
12 ¿Se identifica diariamente la asistencia de los niños? (Registro:
“Lista de Asistencia” y “Asistencia Diaria de Niños”)
13 ¿Se realiza la recepción de los menores en el filtro? (Registro:
“Reporte de Atención Diaria en Filtro” )
14 ¿Se solicitan por escrito a las madres de familia los permisos
para actividades socioculturales?
347
15 ¿Se realizan sesiones de “escuelas para Padres según lo
programado? (Registro: “Registro de Eventos”)
16 ¿Se asiste a reuniones de Consejo Técnico según lo
programado? (Registro: “Minuta”)
17 ¿Se realiza la medición de la satisfacción del cliente?
18 ¿Se mide la eficacia de este Procedimiento?
SIP-F04/REV.01348
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Médico
17-SRH-P31/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Promover, mejorar y mantener el estado óptimo de salud en los niños que asistan Centro de Desarrollo Infantil a
través de acciones médico-preventivas. Vigilando la salud además de prevenir los padecimientos más frecuentes
mediante la aplicación de programas de medicina preventiva y actividades de formación en la higiene.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable a todos los niños y niñas que asisten al Centro de Desarrollo Infantil de madres
sindicalizadas que cuentan con este servicio.
II.- ALCANCE
CENDI: Centro de Desarrollo infantil del Gobierno del Estado.
Reporte médico de referencia: documento en el cual se comunica al usuario información médica acerca del
estado de salud del niño, para su canalización a su centro médico correspondiente.
Historia clínica pediátrica: documento médico en el cual se establece el historial médico del niño desde su
concepción hasta su edad actual.
Reporte médico de accidente: documento en el cual se informa a la madre algún tipo de accidente ocurrido al
niño durante su estancia dentro del CENDI.
Informe mensual de actividades: Conjunto de actividades mensuales realizadas por cada procedimiento.
Suspensión médica: acción de restringir la estancia temporal del niño dentro del CENDI, debido a situaciones de
enfermedad infectocontagiosa aun con tratamiento médico, lo cual es un impedimento para que el niño pueda
asistir al CENDI por ser un riesgo para su salud o para la de los demás niños.
Hoja diaria del médico: documento en el cual se establecen las consultas diarias de los niños.
Exploración física: conjunto de maniobras y revisión medica completa de una persona con el fin de llegar a un
diagnostico.
Medicamento: compuesto ya sea liquido, sólido o gaseoso el cual se utiliza para mejorar o resolver alguna
alteración patológica o física en una persona.
Filtro: Lugar que se encuentra ubicado en la entrada principal del Centro, donde se reciben y entregan los niños y
solo pueden tener acceso personal autorizado.
Madres de Familia: Son las madres de familia que el sindicato elige para otorgar el servicio del CENDI.
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
349
DOCUMENTOS INTERNOS
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Reglamento de Servicios del Centro de Desarrollo Infantil Gobierno del Estado
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Control de Documentos.
•Control de Registros
•Auditorías Internas
•Control de producto no conforme
•Acciones correctivas
•Plan de Emergencia y seguridad escolar
DOCUMENTOS EXTERNOS
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario.
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - requisitos.
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua.
•NOM-009 Fomento a la Salud Escolar.
•NOM-031 Atención a la salud del niño.
•NOM-168 Del Expediente clínico.
•NOM-178 establecimientos para la atención médica.
•NOM-093-SSA-1994 Prácticas de higiene y sanidad en la preparación de alimentos que se ofrecen en
establecimientos fijos.
•NOM-120-SSA1-1994 Prácticas de higiene y sanidad para el proceso de alimentos, bebidas no alcohólicas y
alcohólicas.
•Ley 61 de Protección civil.
•Manual de estimulación temprana.
•Manual de los servicios médicos de los Centros de Desarrollo Infantil.
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
V.- POLITICAS
350
5.1 Calibración y mantenimiento de equipos de seguimiento y medición:
CRITERIO 1. Para el equipo de baumanómetro se solicitará calibración y mantenimiento del mismo cuando se
encuentre descalibrado. En dado caso, que el baumanómetro se encuentre en mal estado y no pueda calibrarse ,
se hará una nueva requisición para solicitar uno nuevo para la reposición.
CRITERIO 2. Para el equipo de termómetro de mercurio, siendo ésta una herramienta básica y de medida exacta
para la toma y control de temperatura corporal, sólo se manejará este tipo de termómetro. En cada requisición se
solicitarán 4 termómetros, la cuál es cada 3 meses, en el caso que se cuente con un stock estable de dichos
termómetros, no se pedirán en la requisición.
5.2 Realización de Historia Clínica Pediátrica y valoración clínica de los niños para su ingreso al CENDI. ( Incluye
estancia escolar solo aplica en CENDI #2)
CRITERIO 1. La madre acude a la entrevista con el niño, cartilla de vacunación actualizada, resultados de
exámenes de laboratorio (biometría hemática completa, Coproparasitoscópico serie de 3, cultivo Faríngeo, tipo de
sangre y Rh) con no más de tres meses de antigüedad y copia de credencial de ISSSTESON.
CRITERIO 2. Si el Procedimiento Médico determina tras la realización de la historia clínica pediátrica y la
valoración médica que el niño no es apto temporalmente para su ingreso se envía a su servicio médico para su
valoración y tratamiento. La madre de familia debe presentar posterior a acudir a su servicio médico un
comprobante donde se verifique que el niño fue atendido y tratado.
CRITERIO 3.- Si en la realización de la Historia clínica Pediátrica y exploración física se determina que el niño
definitivamente no es apto para su ingreso, según el reglamento interno del CENDI, se informa acerca del caso
de manera verbal al área de Subdirección.
5.3 Apoyo diario en filtro a la entrada y salida del niño al CENDI.
CRITERIO 1. En caso de que la persona responsable del filtro no se encuentre presente al abrir o cerrar el
mismo se hará uso del personal de apoyo (consejo técnico), asimismo se utilizará el reporte de atención diaria en
filtro perteneciente al Procedimiento de Trabajo Social .
CRITERIO 2. El niño deberá ingresar en las condiciones higiénicas y de salud establecidas por el reglamento
interno del CENDI y las normas oficiales mexicanas de salud.
CRITERIO 3. En caso de que el procedimiento médico detecte alteraciones clínicas en el niño que presente un
riesgo para su salud o para la de los demás niños o personal, no podrá ser recibido; en cuyo caso el procedimiento
médico debe realizar el reporte de referencia médico y debe dar instrucciones para que la persona que lo llevo ,
acuda con el al respectivo servicio de salud
CRITERIO 4. Para que el menor pueda ser nuevamente recibido en el CENDI, el procedimiento médico debe
valorar la recuperación del menor y la presentación de la constancia de tratamiento que respalde que se encuentra
bajo control médico, siempre y cuando no presente ningún riesgo para él ni para los demás niños y personal.
CRITERIO 5. La madre le entregan al procedimiento médico en caso de ser necesario administrar algún
medicamento al niño durante su permanencia en el CENDI, los medicamentos con receta medica actualizada, en
los cuales debe verificar que se hayan anotado claramente y en lugar visible el nombre del niño, la sala en que se
le atiende, dosis y horario de administración, y que no implique la aplicación de inyecciones o vacunas inyectables.
5.4 Elaboración del plan de emergencia escolar.
CRITERIO 1. El procedimiento médico realiza un plan de emergencia escolar el cual se entrega a Subdirección
al inicio de cada ciclo escolar. Dicho plan será coordinado por Subdirección, el cual está sujeto a cambios según
las necesidades del CENDI y/o disposiciones de la SEC.
5.5 Elaboración del rol mensual de limpieza profunda.
CRITERIO 1. El rol mensual para la limpieza de cepillos y peines deberá realizarse con la utilización de mandil
impermeable y con cloro diluido en agua (dos gotas por litro) durante 15 min.
5.6 Solicitud de exámenes de laboratorio al personal del CENDI.
CRITERIO 1. El personal de cocina se realiza exámenes de laboratorio cada seis meses los cuales incluirán:
351
• Biometría Hemática completa
• Cultivo faríngeo
• Coproparasitoscópico serie de tres muestras,
• Cultivo micótico en uñas.
El personal deberá entregar los resultados al procedimiento médico durante el transcurso del mes solicitado.
CRITERIO 2.- El personal de cocina del CENDI que presente exámenes de laboratorio con alguna alteración en
sus resultados se enviará a su servicio médico correspondiente para su valoración médica y tratamiento, quedará
a juicio del médico su permanencia en el CENDI o su suspensión temporal, posterior a esto debe presentar receta
médica que compruebe que se encuentra bajo tratamiento médico.
5.12 Calendarización de campañas de vacunación:
CRITERIO 1. Posterior a la visita de la institución encargada de aplicar la campaña de vacunación se programará
ésta en cada CENDI de acuerdo a sus actividades programadas dentro del calendario escolar, solamente se
aplicaran las vacunas adicionales, no se completará esquema de vacunación.
CRITERIO 2. El procedimiento médico suspenderá temporalmente al niño si la madre no da cumplimiento al
programa de vacunación del niño, según el reglamento interno del CENDI.
5.12 Valoración ó modificación de los menús semanales.
CRITERIO 1. En coordinación con el procedimiento de nutrición, el procedimiento médico otorgará su opinión
sobre los menús semanales con el fin de estar de acuerdo con las necesidades nutrimentales de los niños de
acuerdo a su edad.
5.14 Atención médica del niño. (Incluye estancia escolar solo aplica CENDI #2)
CRITERIO 1. El procedimiento médico revisara físicamente a los niños cuando así lo requiera, en caso necesario
se elabora reporte de referencia médico el cual se entrega a la madre o personas autorizadas, donde se les
informa el estado de salud que guarda el menor, refiriéndolo a atención medica externa para su tratamiento. En
caso de que el médico de ISSSTESON no quiera llenar el reporte de referencia médico, la madre justificara la
atención médica del niño con la receta médica correspondiente.
CRITERIO 2. El procedimiento médico puede suspender temporalmente si el niño al examen médico presenta
síntomas de padecimientos que a juicio médico constituyan un impedimento para que el niño pueda asistir al
CENDI, por ser un riesgo para su salud, para los demás niños o para el personal del CENDI, en este caso se
ofrecerá la atención inicial al niño y se avisará de inmediato a la madre de familia para que acuda en el menor
tiempo posible al Procedimiento Médico del CENDI.
CRITERIO 3. El procedimiento médico suspenderá temporalmente al niño si la madre no somete al menor a los
estudios médicos y exámenes de laboratorio solicitados por dicho procedimiento, según el reglamento interno del
CENDI.
.
CRITERIO 4. El procedimiento médico debe informar al Subdirección cuando se detecte en el niño
padecimientos graves que ameriten una vigilancia estrecha que no pueda ser brindada en el CENDI ó que por sus
características representen un riesgo inminente para él, los demás niños y el personal.
CRITERIO 5. Cuando un niño presente evidencia de maltrato físico, emocional ó abandono, el procedimiento
médico del CENDI en coordinación con el procedimiento de Psicología y Subdirección del CENDI debe obtener del
beneficiario la información necesaria respecto a las lesiones encontradas, procediendo de inmediato a denunciar a
la Procuraduría de la Defensa del Menor.
CRITERIO 6. El procedimiento médico determina las acciones que se adoptarán en situaciones graves o
urgentes del niño (Primeros auxilios) y referencia del niño al hospital más cercano al CENDI; en ausencia de éste
la decisión debe ser tomada por el área de Subdirección o Consejo técnico del CENDI, En este caso se avisará de
inmediato a la madre de familia para que acuda en el menor tiempo posible al lugar que se le indique.
5.17 Medir, registrar y mantener en orden los registros del sistema de gestión calidad.
352
CRITERIO 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento
de los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición.
CRITERIO 2. Cuando el resultado obtenido sea menor respecto a la meta fijada se realizara una acción
correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
CRITERIO 3. Se aplican 25 encuestas de satisfacción del cliente una vez por mes a través del Procedimiento de
Administración del CENDI en el cuál se avalúan a todos los procedimientos internos del CENDI.
CRITERIO 4. Se reciben del Procedimiento de Administración del CENDI los resultados de encuesta de
satisfacción del cliente a principios de cada mes y en su caso realizar el Plan de acción correspondiente.
CRITERIO 5. Entregar al Procedimiento de Administración del CENDI los informes mensuales según calendario .
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P31-F01/Rev.00 Reporte médico
17-SRH-P31-F02/Rev.00 Historia clínica pediátrica
17-SRH-P31-F03/Rev.00 Reporte de referencia médico
17-SRH-P31-I01/Rev.00 Instructivo de trabajo de enfermería
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P31-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P31-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P31-A03/Rev.00
353
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Médico 1.00 Elaboración del Plan anual de trabajo
1.1 Elabora el Plan anual de trabajo de
acuerdo a la planeación de actividades del
calendario escolar; de acuerdo al programa
estipulado por la SEC y según lo marcado por
normas oficiales mexicanas de salud.
1.2 Turna a Subdirección para su
autorización.
“¿Es autorizado?”
Si no es autorizado, realiza los ajustes
necesarios y vuelve a turnar para
autorización.
Si es autorizado, procede con el
procedimiento.
1.03 Entrega a la SEC en los tiempos y
formas establecidos.
1.04 Elaborar el plan mensual de trabajo en
base al Programa anual de trabajo y se turna
a Subdirección para su aprobación.
1.05 Realiza ajustes a las actividades
programadas en caso de ser necesario y bajo
autorización de la subdirección.
Plan anual de trabajo
Plan mensual de trabajo
2 Médico y enfermero
Médico
2.00 Recepción e inspección del material,
equipo médico y medicamentos.
2.01 Recibe de la Administración del CENDI
el material de papelería, equipo médico y
medicamentos.
2.02 Verifica que todos los equipos y
medicamentos se encuentren en buen estado
o caducos y firma la lista de dicho material
recibido
2.03 Clasifica y almacenar los medicamentos,
equipo y material médico para su posterior
utilización.
2.04 Realizar registro de caducidades de
medicamentos presentes dentro del cuadro
básico de medicamentos.
2.05 Solicita calibración y mantenimiento del
equipo médico cuando es requerido.
354
3 Médico
Madre de familia
Médico
3.00 Realización de la historia clínica a los
niños de nuevo ingreso.
3.01 Realiza la entrevista inicial a la madre de
familia con el niño presente y toda la
documentación requerida, previa cita por
parte de trabajo social.
3.02 Valora médicamente al menor y revisa la
documentación recibida.
3.03 Registra y concentra la información del
estado de salud del menor en el registro de
Historia Clínica pediátrica.
“¿El niño es apto médicamente para su
ingreso?
Sí el niño no es apto temporalmente:
3.04 Turna a su servicio médico para su
valoración y tratamiento.
3.05 Presenta comprobante donde se verifica
que el niño fue atendido y tratado y está listo
para su ingreso al CENDI.
3.06 Revalora y procede con el
procedimiento.
Sí el niño definitivamente no es apto
medicamente para su ingreso al CENDI
3.07 Informa acerca del caso a Subdirección
del CENDI para el seguimiento
correspondiente.
Si el niño es pato medicamente para ingresar:
3.08 Turna historia clínica pediátrica al área
de trabajo social para su integración al
expediente del menor.
3.09 Informa al área de pedagogía los
antecedentes médicos importantes del niño
de nuevo ingreso.
3.10 Informa al área de psicología si el niño
presenta alguna enfermedad de origen
psicológico para su consideración en la
entrevista inicial.
3.11 Informa al procedimiento de nutrición
cuando el niño es alérgico o intolerante a
algún alimento.
Historia clínica pediátrica
Información médica del niño
355
4 Médico 4.00 Elaboración y/o actualización de relación
de niños alérgicos
4.01 Elabora relación de niños alérgicos a
medicamentos detectados en la realización
de la historia clínica pediátrica del menor.
4.02 Firma de enterado por los
procedimientos de pedagogía y nutrición.
4.03 Pública listado en el consultorio médico y
en las salas de los menores.
4.04 Actualiza la relación si durante el ciclo
escolar algún menor cambiara su
comportamiento alérgico. Vuelve difundir la
nueva la relación y retira la anterior.
5 Médico y enfermero
Madre de familia o persona
autorizada
Médico y enfermero
5.00 Apoyo diario en el filtro al ingreso y
salida del niño al CENDI.
Al ingresar:
5.01 Supervisa que el menor ingrese al
CENDI en las condiciones higiénicas y de
salud establecidas por el reglamento interno
del CENDI y las normas oficiales mexicanas
de salud.
5.02 Escucha de las madres o personas
autorizadas el informe del estado de salud
del niño durante las 12 horas anteriores al
ingreso.
5.03 Entrega receta y medicamentos
debidamente identificados para la
administración de los mismos durante la
permanencia en el CENDI en caso de que un
menor así lo requiera.
5.04 Realiza reporte de referencia médica y
canaliza al servicio médico externo si el
menor no cumple con las condiciones de
salud y de higiene establecidas.
A la salida:
5.05 Hace entrega del menor en apego al
reglamento interno del CENDI e informa
verbalmente y/o por escrito a la madre o
personas autorizadas sobre situaciones que
el menor presente durante su estancia en el
CENDI.
Reporte médico
356
6 Médico y
enfermero
6.00 Verificación diaria de los indicadores de
calidad educativa y prevención de accidentes.
6.01 Informa al personal pedagógico cuales
son los indicadores de calidad educativa del
procedimiento médico marcados por la SEC y
que serán evaluados diariamente por éste
mismo procedimiento.
6.02 Revisa la higiene del personal, del niño y
las condiciones ambientales de la sala.
6.03 Realiza diariamente las evaluaciones y
publica mensualmente de manera grafica los
resultados.
6.04 Promueve la prevención de accidentes
con el uso de reglas en áreas de juego de los
menores.
6.05 Verifica la realización de actividades de
estimulación temprana, higiene oral y técnica
de cepillado en los menores de cada sala.
6.06 Determinar si las condiciones
ambientales o de infraestructura son las
adecuadas para aprobar la salida de los niños
en su horario de recreo, de no ser aprobada
la salida de los niños se informará
verbalmente al procedimiento de pedagogía.
Hoja de evaluación de
indicadores de desempeño
7 Médico
Médico/Enfermero
Médico
7.00 Elaboración del plan de emergencia
escolar.
7.01 Elabora plan de emergencia escolar al
inicio del ciclo escolar actualizando la
información correspondiente.
7.02 Turna a Subdirección para su
coordinación e implementación.
7.03 Realiza recorridos de las instalaciones
para la detección de posibles riesgos y/o
accidentes en los menores. Señala y
promueve la acción de actividades correctivas
o preventivas.
7.04 Lleva acabo la realización de
simulacros estipulados por Protección Civil en
coordinación con el responsable de
Seguridad e Higiene de la Dirección
Administrativa. Ver instructivo de trabajo de
Seguridad e Higiene.
7.05 Brinda primeros auxilios a los niños en
caso de una situación de emergencia escolar
fungiendo como un servicio de apoyo durante
estos casos.
7.06 Actualiza la carpeta de protección civil y
emergencia escolar en base de las
necesidades del CENDI cuando existan
cambios.
Plan de emergencia escolar
357
8 Médico/Enfermero 8.00 Impartición de temas de salud al
personal y niños del CENDI.
8.01 Otorga temas de prevención de la salud
a todo el personal del CENDI de acuerdo a lo
programado en el Plan anual de trabajo.
8.02 Otorgar temas de prevención de la salud
a los niños del CENDI cuando el área de
pedagogía así lo requiera.
Lista de asistencia a temas
de prevención de la salud
9 Médico/Enfermero 9.00 Llevar a cabo las actividades de
estimulación temprana marcadas por el
manual, así como su evaluación periódica.
9.01 Planea las actividades de estimulación
temprana de acuerdo a la edad y
necesidades individuales de cada niño
tomando como referencia la valoración
psicomotriz hecha durante la realización de la
histórica clínica pediátrica o los resultados de
las evaluaciones anteriores.
9.02 Supervisa actividades de estimulación
temprana para dar las indicaciones al
procedimiento de pedagogía sobre cuales
ejercicios desarrollará cada niño y que éstos
se lleven a cabo de manera correcta.
9.03 Informa a Subdirección del CENDI,
procesos correspondientes y madres de
familia si se presentara alguna alteración
severa en el desarrollo psicomotor del menor.
9.04 Refiere al menor para su atención
especializada al servicio Médico externo.
Formato de planeación
10 10.00 Elaboración del rol mensual de limpieza
profunda.
10.01 Realiza un rol mensual de limpieza
profunda de mesas, sillas, juguetes y salas y
entrega al área de intendencia para su
ejecución.
10.02 Realiza un rol mensual para la limpieza
de cepillos y peines y entrega al área de
pedagogía para su ejecución.
10.03 Supervisa que el personal
correspondiente ejecute los roles de limpieza
según hayan sido planeados.
Rol Mensual de limpieza
profunda
Rol mensual de limpieza de
cepillos
358
11 Médico
Servicio médico externo
Personal del CENDI
Médico
11.00 Solicitud de exámenes de laboratorio al
personal.
11.01 Programa la realización de exámenes
de laboratorio para el personal de cocina del
CENDI.
11.02 Recibe los resultados de laboratorio,
los revisa y los archiva en el expediente del
personal.
“¿El personal presentó alguna alteración en
sus resultados?”
11.03 Refiere a su servicio médico externo
para su valoración médica y tratamiento.
11.04 Determina la permanencia del personal
en el CENDI o su suspensión temporal.
11.05 Posterior a su valoración médica,
presenta receta médica y nuevos exámenes
de laboratorio que indiquen que sus
resultados son normales para laborar en el
CENDI.
11.06 Recibe los resultados de laboratorio, los
revisa y los archiva en el expediente del
personal.
Exámenes de laboratorio del
personal
12 12.00 Calendarización de campañas de
vacunación.
12.01 Programa las campañas de vacunación
en el CENDI de acuerdo a las campañas
programadas por la Secretaría de Salud
Pública
12.02 Publica la información referente a la
vacuna que será aplicada para que la madre
de familia esté informada y solicita
autorización para aplicársela al menor.
12.03 Recibe autorización por escrito por
parte de la madre.
12.04 Otorga a la madre de familia el
comprobante de vacunación posterior a su
aplicación, para que lo anexe a la Cartilla
Nacional de Vacunación.
13 13.00 Valoración o modificación del menú
semanal.
13.01 Revisar en conjunto con el
procedimiento de nutrición los menús
semanales.
14 14.00 Supervisión de actividades de
enfermería según instructivo.
14.01 Supervisa diariamente las actividades
de enfermería con el fin de controlar el
proceso.
359
15 Médico / Enfermero
Médico
Médico
Médico/Subdirector/Psicólog
o
15.00 Atención médica al menor.
14.01 Atiende a los menores que presenten
lesiones ocurridas dentro del CENDI o que
presenten alguna enfermedad después de su
ingreso.
15.02 Registra la atención proporcionada y
elabora Reporte médico.
15.03 Informa el estado de salud del menor a
la madre o personas autorizadas en la
entrega del menor en el filtro.
“¿El menor requiere atención médica
externa?”
15.04 Elabora reporte de referencia médico
para su tratamiento por parte del servicio
médico externo.
15.05 Informa el estado de salud del menor a
a la madre o personas autorizadas y entrega
el Reporte de referencia médico para que sea
atendido externamente.
“¿El menor requiere ser suspendido
temporalmente?”
15.06 Informa de inmediato a a la madre o
personas autorizadas para que entregarles al
menor y que este sea atendido.
“¿El menor presenta evidencia de maltrato
físico, emocional o abandono?”
15.07 Informa a la Subdirección y psicólogo
del CENDI del caso.
15.07 Cita a la madre de familia para conocer
los motivos y demás información sobre las
evidencias encontradas.
15.08 Denuncia el maltrato o abandono ante
la Procuraduría de la Defensa del Menor.
Hoja diaria del médico
Reporte de referencia médico
Reporte Médico.
16 Médico 16.00 Participación en reuniones de consejo
técnico.
16.01 Asiste a las reuniones de consejo
técnico según fecha programada para tratar
asuntos referentes con el área y al CENDI.
16.02 Da seguimiento a los acuerdos en los
que se le involucró.
Minuta de reunión de consejo
técnico
17 17.00 Realizar informes de actividades.
17.01 Presentar a Subdirección del CENDI de
manera mensual el concentrado de
actividades, el reporte mensual y el plan
mensual de trabajo realizado.
Rendición de cuentas.
360
18 18.00 Llenado de formatos SEC, programa
anula y concentrado de actividades.
18.01 Realiza mensualmente el llenado de
formatos de la SEC anotando las actividades
médicas que se realizaron, incluyen fechas,
lugares, tiempos y resultados de las
actividades realizadas.
19 19.00 Levantamiento y mantenimiento de
registros del sistema de Gestión de la calidad.
19.01 Al finalizar el mes, mide el
cumplimiento de los objetivos e indicadores
de este procedimiento, así como la
satisfacción del cliente.
19.02 Los resultados obtenidos los entrega al
área se de Gestión de la Calidad en los
primeros ochos días naturales del mes
siguiente del que se realiza la medición.
19.03 Los registros necesarios los entrega a
la Subdirección del CENDI.
19.04 Cuando el resultado es inferior a la
meta fijada, realiza una acción correctiva.
Encuestas de satisfacción del
cliente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Dra. Daniela Alegría Barrios
CENDI 2 Dra. Melissa Pérez
Anaya CENDI 1 Médico
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
LCE. Perla P. Maya Ramírez
PS. Lorena Quevedo Tapia
Subdirector
361
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Médico
17-SRH-P31/Rev.00 26/09/2014 01:33:51p.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Plan anual de trabajo1 Subdirector del CENDI Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección
Transferencia
al archivo de
concentración
Plan mensual de trabajo2 Subdirector del CENDI Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección
Depurar
Historia Clínica
Pediátrica
3 Psicólogo Papel 5 años Archivero de
Expedientes
Integrados (Área de
Psicología)
Transferencia
al archivo de
concentración
Información médica del
niño
4 Educadora Papel 5 años Salas Transferencia
al archivo de
concentración
Reporte médico5 Médico Papel 5 años Archivero del
responsable/
Archivero de
Expedientes
Integrados (Área de
Psicología)
Transferencia
al archivo de
concentración
Relación de niños
alérgicos a
medicamentos
6 Médico Papel 1 Ciclo
Escolar
Consultorio médico Depurar
Hoja de evaluación de
indicadores de
desempeño
7 Subdirector del CENDI Papel 1 Ciclo
Escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Transferencia
al archivo de
concentración
Plan de emergencia
escolar
8 Subdirector del CENDI Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección
Transferencia
al archivo de
concentración
Lista de asistencia a
temas de prevención de
la salud
9 Médico Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero del
responsable
Transferencia
al archivo de
concentración
Formato de planeación10 Subdirector del CENDI Papel 1 Ciclo
Escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Transferencia
al archivo de
concentración
Rol Mensual de limpieza
profunda
11 Médico Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero del
responsable
Depurar
Rol mensual de limpieza
de cepillos
12 Médico Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero del
responsable
Depurar
Exámenes de laboratorio
del personal
13 Médico Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Hoja diaria de
administración de
medicamentos
14 Médico Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero del
responsable
Depurar
Hoja diaria del médico15 Médico Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero del
responsable
Transferencia
al archivo de
concentración
362
Reporte de referencia
médico
16 Psicólogo Papel 5 años Archivero de
Expedientes
Integrados (Área de
Psicología
Transferencia
al archivo de
concentración
Minuta de reunión del
consejo técnico
17 Subdirector del CENDI Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero de
Subdirección
Depurar
Rendición de cuentas18 Subdirector del CENDI Papel 1 Ciclo
Escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Transferencia
al archivo de
concentración
Encuestas de
satisfacción del cliente
19 Subdirector del CENDI Papel 1 Ciclo
Escolar
Archivero de
Subdirección del
CENDI
Transferencia
al archivo de
concentración
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
363
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Médico
17-SRH-P31/Rev.00
1 ¿Se elaboró el Plan Anual de trabajo? (Plan Anual de trabajo
(SEC) y Plan mensual de trabajo )
2 ¿Se recibió el equipo, materiales y medicamentos en buen
estado?
3 ¿Se ha calibrado y dado mantenimiento a los equipos de
seguimiento y medición?
4 ¿Se realizó la valoración medica del niño al ingresar al CENDI?
(Historia Clínica Pediátrica)
5 ¿Se entregó un resumen de la valoración médica al área de
pedagogía?
6 ¿Se realizó una relación de niños alérgicos a medicamentos y
se dio a conocer nutrición y pedagogía?
7 ¿Se apoya diariamente al Filtro para el ingreso del niño al
CENDI? ( Reporte de Atención diaria en Filtro)
8 ¿Se ha informado oportunamente el acceso denegado del niño
al CENDI por alteraciones clínicas? (Reporte de referencia
medico)
9 ¿Se revisa diariamente los indicadores de calidad educativa y
prevención de accidentes? (Evaluación de indicadores de
desempeño
10 ¿Se cuenta con un plan de emergencia escolar?
11 ¿Se otorgan pláticas de salud e higiene al personal del CENDI?
(Lista de asistencia )
12 ¿Se realiza un rol mensual de limpieza profunda de mesas,
sillas y juguetes, dirigido al personal de intendencia y se realiza
verificaciones para el adecuado cumplimiento del rol de
limpieza?
13 ¿El personal de cocina se realiza exámenes de laboratorio?
14 ¿Se llevan a cabo campañas de vacunación según lo
programado?
364
15 ¿Se solicita por escrito a todos los padres de familia su
autorización para vacunar a cada niño?
16 Posterior a la aplicación de la vacuna ¿se otorgara
comprobante de dicha institución para ser anexada a la cartilla
nacional de vacunación por el mismo padre de familia?
17 ¿Se valoran semanalmente los menús del área de nutrición?
(Menús semanales)
18 ¿Se administra de manera adecuada los medicamentos a los
niños que así lo requieran? (Formato diario de administración
de medicamentos)
19 ¿Se atiende oportunamente a los niños que presentan alguna
alteración clínica? (Reporte médico, Reporte de referencia
médico)
20 ¿Se llevan a cabo reuniones de Consejo Técnico según lo
programado? (Minuta)
21 ¿Se realizan informes mensuales de las actividades de este
procedimiento? (Reporte mensual y Plan mensual de trabajo
22
¿Se realiza la medición de la satisfacción del cliente?
(Encuesta de satisfacción)
23 ¿Se mide la eficacia de éste Procedimiento?
SIP-F04/REV.01365
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Orientación y atención psicológica
17-SRH-P32/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
01/10/2014
Oficialia Mayor
Propiciar acciones psicológicas programadas, evaluar el desarrollo del niño y proporcionar atención oportuna
para favorecer su desarrollo físico-afectivo, social y cognoscitivo en su aspecto psicológico.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable a niños, madres, consejo técnico, personal docente y todo agente educativo que
intervenga en el desarrollo de los niños del CENDI.
II.- ALCANCE
III.- DEFINICIONES
366
CENDI: Centro de Desarrollo Infantil del Gobierno del Estado
SEC: Secretaria de Educación y Cultura
ENTREVISTA INICIAL DEL PROCEDIMIENTO DE PSICOLOGIA:
Documento en el cual se registra la información requerida de niños y padres referente al procedimiento de
psicología.
CONTROL DE ESFINTERES: Es el ensayo de orinar o defecar a determinadas horas, en el lugar y momento
adecuado.
BATERIA DE EVALUACIÒN PSICOMETRICA: Instrumentos por medio del cual el psicólogo adquiere
información que le ayuda a lograr los objetivos de su trabajo.
EVALUACIÓN: Valoración de destrezas, habilidades y actitudes que tiene el niño.
REPORTE DE EVALUACION: Instrumento de registro de datos concernientes al progreso y las dificultades de
aprendizaje encontrados en los alumnos preescolares.
AULA: Sala destinada a dar clases en un centro de enseñanza.
ATENCION PSICOLOGICA:
Es aquella orientación que se le brinda al niño diariamente, donde se le ayuda a guiar su conducta.
ARCHIVERO: Mueble en el que se guardan documentos o herramientas de trabajo.
COMPETENCIA: Es toda habilidad, destreza que tiene el niño.
CAMPO FORMATIVO: Conjunto de áreas del desarrollo del niño que deben ser estimuladas para lograr
formación integral.
MADRES DE FAMILIA: Son las madres de familia que el sindicato elige para otorgar el servicio del CENDI.
REPORTE DE CONDUCTA:
Sucesos dados en el transcurso del niño en el CENDI y que requieren ser reportados a los padres.
WISC-RM: Escala que mide la capacidad del niño para comprender y manejar su entorno, demostrando
conducta inteligente en distintas formas.
WPPSI: Evaluación de las habilidades intelectuales de niños de 3 años 10 meses 16 días, hasta 6 años 6 meses.
H.T.P.: Técnica de dibujo proyectivo que evalúa las funciones del ego, conflictos de personalidad, auto imagen ,
percepción familiar, funcionamiento intelectual y coordinación visó motriz.
BENDER: Escala de evaluación que manifiesta el estado de desarrollo, a nivel motriz, afectivo, social.
GOUDENOG: Técnica de dibujo proyectivo que evalúa la edad mental y cronológica del alumno.
FROSTIG: Evaluación de las habilidades visuales y motrices.
FILTRO: Lugar de recepción y entrega de menores en el CENDI.
CONSEJO TECNICO: Espacio formal reglamentado de carácter consultivo, que tiene como propósito la
discusión y el análisis de asuntos relacionados con la institución donde se reúnen los encargados de subdirección ,
pedagogía, psicología, medico, trabajo social y nutrición.
ESTADO ANIMICO: Estado actual emocional de una persona
ENTORNO PSICOSOCIAL: Condiciones que favorecen el desarrollo físico, afectivo social y cognoscitivo del niño
en su aspecto psicológico.
IV.- REFERENCIAS
367
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Reglamento de Servicios del Centro de Desarrollo Infantil Gobierno del Estado
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Acciones correctivas
•Procedimiento de Acciones preventivas
•Procedimiento de Control de producto no Conforme
•Reglamento interno del cendi
Documentos Externos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•Programa de orientación a padres
•Manual del servicio de trabajo psicología de los Centros de Desarrollo Infantil.
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
V.- POLITICAS
368
5.1 Criterios de resguardo y autorización de salida y entradas de expedientes integrados del niño.
CRITERIO 1. El personal de consejo técnico es el único autorizado para consultar los expedientes dentro del
CENDI.
CRITERIO 2. En ausencia del psicólogo, la persona autorizada para el préstamo de expedientes integrados será
el subdirector del CENDI.
CRITERIO 3. El tiempo de resguardo de expedientes tiene una vigencia de 5 años y /o durante la permanencia
del niño en el Centro de Desarrollo Infantil en las salas de lactantes a preescolares.
CRITERIO 4 .Cuando un alumno es dado de baja, el expediente se turna al procedimiento de trabajo social.
5.2. Criterios de supervisión del proceso de adaptación.
CRITERIO 1. Se determina una “No adaptación” cuando el niño(a) llore más de dos semanas sin ausentarse
ningún día, no come y no se integra a las actividades planeadas del procedimiento de pedagogía.
5.3 Criterios para indicar al procedimiento de pedagogía como realizar los cortes evaluaciones del desarrollo
del niño.
CRITERIO 1. Los resultados de la evaluación son entregados en forma individual; los lactantes y maternales
utilizan un formato con 3 núcleos de aprendizaje: vínculos e interacciones, descubrimiento del mundo y salud; los
preescolares en formato de reporte de evaluación.
CRITERIO 2. La evaluación del desarrollo del niño se realiza en 3 momentos de corte durante el ciclo escolar en
noviembre, marzo y junio.
5.4 Medición de la eficacia del procedimiento
CRITERIO 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del
cumplimiento de los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de
Procedimientos, se entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de
que se realiza la medición.
CRITERIO 2. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este Porcentaje.
CRITERIO 3. Los resultados de la satisfacción del cliente se entregaran al procedimiento de gestión de la calidad
de los 8 primeros días naturales.
CRITERIO 4. Entregar a la Subdirección los informes mensuales según el calendario.
CRITERIO 5. Se aplican a través del procedimiento de Administración del CENDI 25 encuestas de satisfacción
del cliente una vez por mes, en la cual se evalúa a cada uno de los procedimientos internos del CENDI.
CRITERIO 6. Se reciben de la Administración del CENDI los resultados de encuestas al principio de cada mes y
en caso de incumplir con la satisfacción del cliente realizar el plan de acción correspondiente.
369
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P32-F01/Rev.00 Entrevista de nuevo ingreso
17-SRH-P32-F02/Rev.00 Resultados de evaluación
17-SRH-P32-F03/Rev.00 Atención al área de psicología
17-SRH-P32-F04/Rev.00 Reporte de citas
17-SRH-P32-F05/Rev.00 Ficha de prediagnóstico
17-SRH-P32-F06/Rev.00 Ficha de seguimiento
17-SRH-P32-F07/Rev.00 Reporte de conducta
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P32-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P32-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P32-A03/Rev.00
370
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Psicólogo 1.0Elaboración del Plan Anual de trabajo
1.01Elabora el Plan anual de trabajo con
apoyo del calendario escolar.
Se envía a Subdirección para su autorización.
“¿Es autorizado?”
Sí es autorizado, procede con el
procedimiento.
Sí no es autorizado, hace un ajuste en las
actividades,
1.02Elabora un plan mensual de trabajo
tomando como referencia el Plan anual.
Plan anual de trabajo
Plan mensual de trabajo
2 2.0Recepción de material de papelería
2.01Elabora la solicitud de materiales de
acuerdo a las necesidades del procedimiento
de orientación y atención psicológica.
2.02Recibe el material y verifica sea el
acordado en la solicitud.
3 3.0 Entrevista de nuevo ingreso e integrar al
expediente.
3.01Realiza la entrevista inicial a la madre de
familia con el niño presente, previa cita por
parte de trabajo social.
3.02Concentra la información recibida en el
formato de entrevista de nuevo ingreso de
orientación y atención psicológica y turna a
trabajo social para la integración del
expediente del menor.
Entrevista de nuevo ingreso
de orientación y atención
psicológica.
4 4.0Resguardo y autorización de salidas y
entradas de los expedientes integrados.
4.01Recibe del área de trabajo social el
expediente integrado del menor.
4.02Resguarda el expediente integrado del
menor en el cubículo de psicología.
4.03Autoriza y registra la salida y entrada de
los expedientes integrados expediente
integrado cuando lo solicita un integrante del
consejo técnico
Control de expedientes
integrados
5 Psicólogo
Pedagogo (orden)
5.0Informar a la educadora antecedentes del
niño de nuevo ingreso.
5.01Eentrega los antecedentes psicológicos
del niño a la educadora antes del ingreso ó
durante el primer mes de ingreso del niño.
5.02Integra la ficha de antecedentes al
portafolio que la educadora lleva de cada
niño.
Ficha de antecedentes
371
6 Psicólogo 6.0Supervisión del proceso de Adaptación.
6.01Supervisa diariamente la adaptación del
niño de nuevo ingreso al CENDI durante el
primer mes o en cambios de salas en
cualquier momento del ciclo escolar.
6.02Sugiere acciones a realizar en caso de
una “no adaptación” del menor al CENDI e
informa verbalmente a la educadora y a
madres de familia de acuerdo a las
necesidades básicas del niño.
Informe de Adaptación
7 Psicólogo
Educadoras
7.0Capacitación para realizar y entregar la
evaluación del desarrollo del niño.
7.01Informa verbalmente y de manera grupal
o individual a las educadoras el método para
realizar la evaluación del desarrollo del niño.
7.02Elabora minuta de reunión y recopila las
firmas de las asistentes.
7.03Programa la actividad y entrega los
formatos de evaluación de desarrollo del niño
para educación inicial y reporte de evaluación
para los preescolares en los tiempos
programados.
7.04Evalúa el desarrollo del niño y entregan
los resultados de forma individual por cada
menor en las fechas establecidas por este
procedimiento en forma individual.
Minuta de reunión de
evaluación del desarrollo del
niño
Resultados de Evaluación del
desarrollo del niño y reporte
de evaluación
8 Psicólogo
Subdirector del CENDI
Psicólogo
8.0Revisión y entrega de resultados de
evaluación.
8.01Revisa los resultados de la evaluación
del desarrollo del niño y el reporte de
evaluación en un plazo no mayor a 30 días
después de su fecha de entrega.
8.01Autoriza los resultados de evaluaciones.
8.02Integra los resultados individuales a los
expedientes del niño con copia para las
educadoras y clientes externos (madres de
familia).
Resultados de evaluación
372
9 Psicólogo 9.0Atención Psicológica Requerida
9.01Recibe por parte de la educadora, madre
u otra autoridad la solicitud para que se de
atención psicológica al niño.
9.02Cita a la madre de familia para obtener
mayor información de la conducta reportada
en un tiempo no mayor a 30 días.
9.03Realiza las observaciones pertinentes si
existe un problema psicológico y las
documenta en la ficha de pre-diagnóstico.
9.04Da seguimiento en una ficha de
seguimiento.
9.05Canaliza al menor a una institución
externa en caso de que el problema no está
al alcance del psicólogo resolverlo.
9.06Elabora un reporte final de los niños
atendidos cada cierre de ciclo escolar y
entrega una copia a la educadora para el
portafolio del menor.
Formato de Atención al área
de psicología.
Cita a madres.
Ficha Pre-diagnóstico.
Ficha de seguimiento.
Oficio de canalización.
Reporte final de niños
atendidos
10 10.0Atención a padres requerida
10.01Atiende a las madres y registra los
acuerdos tomados en la cita.
10.02Informa a la educadora si es necesario
los acuerdos a los que se llegaron en la cita y
solicita la firma de enterada de la
educadora.
10.03Registra las citas atendidas
Reporte de Citas
Concentrado mensual de
Citas
11 11.0Control de esfínter.
11.01Notifica a la educadora el inicio de
control de esfínter y registra los acuerdos del
manejo del mismo.
11.02Notifica el inicio de control de esfínter a
las madres y entrega la lista de materiales
necesarios.
11.03Registra las observaciones del control
de esfínter en la ficha de observación grupal.
Minuta de reunión de control
de esfínter
Ficha de observación grupal
12 12.0 Acciones informativas de prevención.
12.01Imparte temas acerca del manejo de
conductas y/o observaciones e indicaciones a
educadoras del CENDI.
12.02Elabora trípticos, boletines, murales
para orientar, e informar a las madres de
Familia temas de interés.
Minuta de asesorías de
prevención
Trípticos, boletines y fotos
373
13 13.0Organización y participación en programa
de escuela para padres.
13.01Organiza sesiones de escuela para
padres que la SEC establece.
13.02Informa a las madres de familia el tema,
fecha y hora de la sesión.
13.03Solicita los materiales y alimentos
necesarios para la sesión.
13.04Participa en las sesiones de escuela
para padres y registra lista de asistencia.
Lista de asistencia de
escuela para padres
14 14.0Participación en reuniones de consejo
técnico
14.01Asiste a las reuniones de consejo
técnico según fecha programada para tratar
asuntos referentes con el área y al CENDI.
Minuta de reunión de consejo
técnico
15 15.0Atención en Filtro a la hora de salida y
entrega de reporte de conducta.
15.01Apoya en el filtro vespertino para
entregar a los niños supervisando que sea
únicamente a las personas autorizadas.
15.02Atiende a los padres de familia que
reportan o solicitan alguna información.
15.03Da seguimiento a los reportes diarios
conductuales referidos por las educadoras a
la persona que recoge al menor.
Reporte de conducta
Reporte de atención diaria en
filtro
16 16.0Atención diaria a niños
16.01Brinda atención y orientación a
conductas diarias del niño de manera
individual o grupal.
16.02Registra en concentrado mensual de
niños atendidos.
16.03Da seguimiento a los reportes diarios
conductuales otorgados por las educadoras
en el reporte de conducta.
Concentrado mensual de
niños atendidos
17 17.0Medición, registro y mantenimiento en
orden de los registros de gestión de calidad.
17.01Mide el cumplimiento de los objetivos e
indicadores de este procedimiento, así como
la satisfacción del cliente al finalizar el mes.
17.02Los resultados obtenidos los entrega al
proceso de Gestión de la Calidad en los
primeros ochos días naturales del mes
siguiente del que se realiza la medición.
17.03Los registros necesarios son
entregados a la Subdirección.
17.04Cuando el resultado sea inferior a la
meta fijada realiza una acción correctiva.
Reporte de objetivos.
Encuesta de servicio
FIN DEL PROCEDIMIENTO
374
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
LPI. Mirna Gpe. Ochoa Vidal/
LPS. Dulce A. Sánchez
Fimbres/ Psicólogo
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
LCE. Perla P. Maya Ramírez
PS. Lorena Quevedo Tapia
Subdirector
375
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Orientación y atención psicológica
17-SRH-P32/Rev.00 01/10/2014 09:00:17p.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Plan Anual de trabajo1 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección
Depurar
Plan mensual de trabajo2 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección
Depurar
Entrevista de nuevo
ingreso de orientación y
atención psicológico
3 Psicólogo Papel 5 años Archivero de
Expedientes
Integrados (Área de
Psicología)
Transferencia
al archivo de
Concentración
Control de expedientes
integrados
4 Psicólogo Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Informe de adaptación6 Psicólogo Papel 1 años Archivero del
responsable
Depurar
Minuta de reunión de
evaluación del desarrollo
del niño
7 Psicólogo Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Resultados de
Evaluación
8 Psicólogo Papel 5 años Archivero de
Expedientes
Integrados (Área de
Psicología)
Transferencia
al archivo de
Concentración
Formato de Atención al
área de psicología.
9 Psicólogo Papel 5 años Archivero de
Expedientes
Integrados (Área de
Psicología)
Transferencia
al archivo de
Concentración
Reporte de Citas10 Psicólogo Papel 5 años Archivero de
Expedientes
Integrados (Área de
Psicología)
Transferencia
al archivo de
Concentración
Ficha Prediagnostico11 Psicólogo Papel 5 años Archivero de
Expedientes
Integrados (Área de
Psicología)
Transferencia
al archivo de
Concentración
Ficha de Seguimiento12 Psicólogo Papel 5 años Archivero de
Expedientes
Integrados (Área de
Psicología)
Transferencia
al archivo de
Concentración
Oficio de canalización.13 Psicólogo Papel 5 años Archivero de
Expedientes
Integrados (Área de
Psicología)
Transferencia
al archivo de
Concentración
Reporte final de niños
atendidos
14 Psicólogo Papel 5 años Archivero de
Expedientes
Integrados (Área de
Psicología)
Transferencia
al archivo de
Concentración
Concentrado mensual
citas
15 Psicólogo Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
376
Minuta de reunión de
control de esfínter
16 Psicólogo Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Ficha de observación
grupal
17 Psicólogo Papel 2 años Archivero del
responsable
Depurar
Minuta de asesorías de
prevención
18 Psicólogo Papel 1 año Archivero de
Subdirección
Depurar
Trípticos, boletines y
fotos
19 Psicólogo Papel 1 año Archivero de
Subdirección
Depurar
Lista de asistencia de
escuela para padres
20 Psicólogo Papel 1 año Archivero de
Subdirección
Depurar
Minuta de reunión de
consejo técnico.
21 Psicólogo Papel 1 año Archivero de
Subdirección
Depurar
Reporte de Conducta22 Psicólogo Papel 5 años Archivero de
Expedientes
Integrados (Área de
Psicología)
Transferencia
al archivo de
Concentración
Reporte de atención
diaria en filtro
23 Psicólogo Papel 1 año Archivero de
Subdirección
Depurar
Concentrado mensual de
niños atendidos
24 Psicólogo Papel 1 año Archivero del
responsable
Depurar
Reporte de objetivos25 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección
Depurar
Encuesta de servicio26 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
Subdirección
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
377
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Orientación y atención psicológica
17-SRH-P32/Rev.00
1 ¿Se elaboró el Programa Anual de trabajo? (Programa Anual
de trabajo (SEC) y Plan mensual de trabajo )
2 ¿Se realizó la entrevista psicológica a los niños de nuevo
ingreso ? (Entrevista de nuevo ingreso de orientación y
atención psicológica )
3 ¿Se controlaron las entradas y salidas de los expedientes
integrados de los niños del CENDI? (Control de expedientes
integrados)
4 ¿Se entregó los antecedentes del niño a la educadora? (Ficha
de antecedentes)
5 ¿Se supervisó el proceso de adaptación del niño al CENDI?
6 ¿Se indicó a la educadora como realizar la evaluación del
desarrollo del niño? (Minuta)
7 ¿Se realizaron las evaluaciones en las fechas programadas por
este procedimiento?
8 ¿Se revisaron los resultados de la evaluación del desarrollo del
niño y el reporte de evaluación en un plazo no mayor a 30
días?
9 ¿Se integraron los resultados individuales a los expedientes del
niño con copia para las educadoras y clientes externos (madres
de familia)?
10 ¿Se recibió por parte de la educadora el formato de atención al
área de psicología? (Formato de atención al área de
psicología)
11 ¿Se apoyó diariamente al Filtro para la salida del niño al
CENDI?
12 ¿Se citó a las madres oportunamente para mayor información
de la conducta reportada por el niño en un tiempo no mayor a
un mes de la solicitud? (Reporte de citas).
13 Al sospechar un problema psicológico, ¿se realizó las
observaciones pertinentes y se documentaron en la ficha de
pre diagnostico?
14 ¿Se elaboró un reporte final de niños atendidos al cierre de
ciclo escolar ¿ (Reporte final de niños atendidos)
378
15 ¿Se atendió a las madres según sea el caso? (Concentrado
mensual de citas)
16 ¿Se notificó a las madres de familia que su hijo (a) iniciara el
proceso de control de esfínter?
17 ¿Se notificó a la educadora el proceso de control de esfínter en
su grupo?
18 ¿Se registraron las observaciones de control de esfínter? (ficha
de observación grupal)
19 ¿Se llevaron a cabo acciones informativas de prevención?
Boletín y murales
20 ¿Se organizaron sesiones de Escuela para padres?
21 ¿Se llevaron a cabo reuniones de Consejo Técnico según lo
programado? (minuta )
22 ¿Se atendió a niños y se registró en concentrado mensual de
niños atendidos?
23 ¿Se realizó la medición de la satisfacción del cliente?
24 ¿Se midió la eficacia de éste Procedimiento?
SIP-F04/REV.01379
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Estancia
17-SRH-P33/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Apoyar a las madres trabajadoras sindicalizadas en el cuidado y desarrollo de sus hijos después de su jornada
escolar.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable a los alumnos que cursan la primaria y que son hijos de las madres
sindicalizadas que cuentan con la prestación económica del Servicio de Estancia escolar en el CENDI No. 2.
II.- ALCANCE
III.- DEFINICIONES
380
Actividad propositiva.- Es toda actividad guiada por parte de la educadora y que tiene un propósito u objetivo.
Actividades pedagógicas.- Conjunto de tareas con un fin educativo.
Agente educativo.- Es toda persona que labora en un CENDI y contribuye a salvaguardar la integridad del
alumno y al desarrollo del proceso enseñanza-aprendizaje del alumno.
Calendario escolar.- Planeación y organización de actividades programadas para todo el ciclo escolar.
CENDI.-Centro de Desarrollo Infantil del Gobierno del Estado de Sonora
Competencia.- Es el conjunto de capacidades, destrezas, habilidades y aptitudes que tiene el alumno o en
general cualquier persona.
Concentrado de actividades.- Es el conjunto de actividades que se realizan durante el mes anterior.
Consejo técnico. -Es un espacio formal reglamentado de carácter consultivo, que tiene como propósito la
discusión y el análisis de asuntos relacionados con la institución donde se reúnen los encargados de los
procedimientos de Administración del CENDI , Pedagogía, nutrición, psicología, Medico y Trabajo social.
Entrevista primer ingreso de Estancia escolar.- Documento en el cual se registran información requerida del
alumno y sus padres, integración familiar, aspectos médicos, psicológicos y nutricionales.
Estancia.- Servicio de permanencia en un lugar o alojamiento, en este caso, alumnos de Primaria.
Filtro.- Lugar que se encuentra ubicado en la entrada principal del centro donde se reciben y entregan los
alumnos y solo pueden tener acceso personas autorizadas.
Informe mensual de actividades.- Conjunto de actividades mensuales realizadas por cada procedimiento.
Material didáctico.- Todo material que tenga un objetivo de enseñanza y se encuentre al alcance de los alumnos .
Madres de familia.- Son las madres de familia que el sindicato elige para otorgar el servicio de Estancia escolar
en el Centro del Desarrollo Infantil.
Meta.-Objetivo, culminación.
Periodo escolar.- Duración del curso de enseñanza obligatoria, según la Secretaría de Educación y Cultura.
Planeación.- Documento en el cual se describe la actividad escolar semanal que desarrollará la maestra en su
grupo.
Sala.- Centro de enseñanza.
SEC.- Secretaría de Educación y Cultura
IV.- REFERENCIAS
381
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Reglamento de Servicios del Centro de Desarrollo Infantil Gobierno del Estado
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Control de producto no conforme
•Procedimiento de Acciones correctivas
Documentos Externos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
V.- POLITICAS
382
5.1 CRITERIOS PARA LA ENTREVISTA DE PRIMER INGRESO
CRITERIO 1. Se recibe el listado de madres aprobadas por parte de la Subdirección del CENDI y
posteriormente se programan las entrevistas de primer ingreso informando a las madres aprobadas los requisitos
para la inscripción.
La programación de las entrevistas de primer ingreso deberá coordinarse con el área médica y de nutrición a fin
de realizarlas el mismo día.
CRITERIO 2. La madre de familia deberá asistir a la entrevista de nuevo ingreso con los requisitos solicitados y
en la hora agendada.
CRITERIO 3. Se deberán presentar a la entrevista la madre, el alumno y de ser posible el padre al ingresar a
Estancia escolar.
CRITERIO 4. Serán entrevistados por la coordinación de Estancia escolar, área de psicología, área médica y de
nutrición.
CRITERIO 5. Durante la entrevista se les informará sobre el reglamento de Estancia escolar el cual deberá ser
firmado comprometiéndose a cumplirlo.
CRITERIO 6. El área médica decidirá si el alumno es apto o no para ingresar a Estancia escolar y el día en que
lo realizará de acuerdo a su estado de salud actual.
CRITERIO 7. Se deberán tomar las huellas dactilares del alumno y de los padres de familia en el sistema dactilar
para el registro del ingreso y salida de los alumnos.
5.2 CRITERIOS PARA LA INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE DEL ALUMNO
CRITERIO 1. Los expedientes integrados de los alumnos que hayan sido dados de baja de Estancia escolar se
enviarán al archivo de concentración para su resguardo y disposición final.
CRITERIO 3. Los expedientes integrados de los alumnos serán resguardados bajo llave por el coordinador de
Estancia escolar quien será el responsable de autorizar su préstamo o salida para su consulta.
CRITERIO 4. Los expedientes integrados del alumno deberán contener la siguiente documentación:
• Entrevista de primer ingreso
• Ficha de identificación
• Reglamento firmado por padres y alumno
• Acta de nacimiento original y copia del alumno.
• Carta de trabajo de la madre
• Copia de la credencial del ISSSTESON
• Copia de la CURP
• Copia de los últimos talones de cheque de la madre.
• Ficha de resumen de diagnóstico del procedimiento médico
• Copia de los resultados de laboratorio
• Copia de la cartilla de vacunación
5.3 CRITERIOS PARA LA INTEGRACIÓN DE GRUPOS
CRITERIO 1. La Coordinación de Estancia Escolar con apoyo de Subdirección del CENDI, asignará el personal
para operar en la Estancia Escolar.
CRITERIO 2. Se deberá contar con el padrón de usuarios actualizado al día.
CRITERIO 3. Las maestras firmaran el reglamento de Estancia escolar.
CRITERIO 4. Los grupos se formarán de acuerdo al número de alumnoss por grupo respetando su nivel escolar.
5.4 CRITERIOS PARA LA PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES
383
CRITERIO 1. Las planificaciones semanales se deberán realizar de acuerdo al plan anual/ programa de tutorías ,
programa de guía escolar de trabajo y al calendario escolar.
CRITERIO 2. Aun y cuando cada Maestra cuenta con la libertad suficiente para desarrollar sus propias
actividades en el grupo, las planificaciones se deberán realizar enfocadas a alcanzar el mismo objetivo y
desarrollar los mismos temas por grado de estudio con la finalidad de ofrecer un servicio más estandarizado.
CRITERIO 3. El plan de clase de cada sala se deberá dar prioridad a la tutoría y realización de las tareas
asignadas en cada escuela de procedencia del alumno y posteriormente desarrollar las actividades de integración y
desarrollo del alumno.
5.5 CRITERIOS PARA CANALIZAR A LOS ALUMNOS AL ÁREA MÉDICA
CRITERIO 1. Dar a conocer de manera verbal al procedimiento médico cuando el alumno presente signos de
enfermedad.
CRITERIO 2. Trasladar al alumno al consultorio médico cuando presente cualquier tipo de lesión .
CRITERIO 3. Informar al procedimiento médico en qué condiciones se presentó el suceso que ocasionó la lesión
en el alumno para una mejor atención.
CRITERIO 4. Ningún alumno podrá auto recetarse un medicamento durante su permanencia en la Estancia
escolar.
5.6 CRITERIOS PARA CANALIZAR A LOS ALUMNOS AL ÁREA DE PSICOLOGÍA
CRITERIO 1. La maestra tendrá la autoridad en la conducta de los alumnos, en als llamadas de atención y en los
tiempos fuera.
CRITERIO 2. A la tercera llamada de atención la maestra canalizará al alumno al área de psicología para la
atención y seguimiento de su conducta.
CRITERIO 3. El área de psicología platicará con el alumno sobre su conducta y cuáles fueron las causas de
dicho comportamiento.
CRITERIO 4. Se realizará un acuerdo con el alumno para que se comprometa a cambiar dicha conducta.
CRITERIO 5. En caso de que el alumno reincida en su conducta se citará a los padres de familia para informar
de la situación y las posibles soluciones.
CRITERIO 6. Cuando el alumno presente conductas inadecuadas para su edad que pongan en riesgo la
integridad de alumnos y maestros se canalizará de manera inmediata al área de psicología.
5.7 CRITERIOS PARA INCONFORMIDADES DE LA MADRE DE FAMILIA CON EL SERVICIO DE ESTANCIA
ESCOLAR.
CRITERIO 1. De presentarse una queja o sugerencia verbal o escrita por parte de la madre de familia acerca del
servicio de la Estancia Escolar esta deberá ser atendida y generarse los registros necesarios que evidencien la
solución y atención brindada a la madre de familia.
CRITERIO 2. En el caso de que la queja sea con respecto a la atención que brindan las maestras o personal del
la Estancia escolar, se escuchará la queja y se informará a la madre de familia que se hablará con el personal
involucrado dándole fecha para una posible reunión.
CRITERIO 3. La coordinación de Estancia escolar y el área de psicología platicarán con la maestra y /o el
personal para darle solución al caso.
CRITERIO 4. Se levantará minuta sobre lo sucedido y los acuerdos a los que se llegarán.
CRITERIO 5. Si la madre de familia a sí lo solicita se tendrá una reunión con los involucrados en el caso para su
solución y conformidad.
384
5.8 CRITERIOS PARA ASISTIR AL ALUMNO EN EL COMEDOR
CRITERIO 1. Se invitará a pasar al comedor a los alumnos que quieran probar alimentos.
CRITERIO 2. Los alumnos que no pasen al comedor se quedarán en un grupo de guardia en la Estancia escolar
para iniciar otra actividad.
CRITERIO 3. Las maestras iniciaran la actividad higiénica invitando al lavado de las manos de los alumnos.
CRITERIO 3. Las maestras deberán de estar presentes durante el horario de comida en el comedor ,
promoviendo y asegurando la buena disciplina del alumno.
CRITERIO 2. Deberán de observar que el alumno ingiera los alimentos y registrar en el reporte de comidas.
5.9 CRITERIOS PARA REGISTRAR EL INGRESO Y SALIDA DE LOS ALUMNOS.
CRITERIO 1. El ingresar a la Estancia escolar el alumno será recibido por la psicóloga y éste deberá de registrar
su ingreso en el checador dactilar.
Posterior al ingreso de todos los alumnos se deberá de imprimir el reporte de asistencia desde el checador
dactilar.
CRITERIO 2. A la salida de la Estancia escolar la Coordinadora de Estancia escolar supervisará que el alumno
deberá ser entregado a una persona autorizada y que quede registrado en el checador dactilar.
5.10 CRITERIOS PARA MEDIR, REGISTRAR Y MANTENER EN ORDEN LOS REGISTROS DEL
PROCEDIMIENTO DE GESTION DE LA CALIDAD.
CRITERIO 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento
de los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición.
CRITERIO 2. Cuando el resultado obtenido sea inferior en cuanto a la meta fijada, entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
CRITERIO 3. Entregar al procedimiento de Administración del CENDI los informes y evidencias mensuales según
el calendario escolar.
CRITERIO 4. Se aplican a través del procedimiento de Administración del CENDI, veinticinco encuestas de
satisfacción del cliente una vez por mes, en la cual se evalúa a cada uno de los procedimientos internos.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P33-F01/Rev.00 Entrevista de nuevo ingreso
17-SRH-P33-F02/Rev.00 Ficha de identificación de estancia
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P33-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P33-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P33-A03/Rev.00
385
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Coordinador de Estancia
escolar
Elaboración del plan anual de tutorías.
1.01Elabora el Plan anual de tutorías en
base al calendario escolar de la SEC, los
resultados anteriores y las necesidades
detectadas en los alumnos en los meses
previos.
1.02 Turna a Subdirección para su
autorización.
“¿Es autorizado?”
Si no es autorizado, realiza los ajustes
necesarios y vuelve a turnar para
autorización.
Si es autorizado, procede con el
procedimiento.
1.03 Realiza ajustes a las actividades
programadas en caso de ser necesario y bajo
autorización de la subdirección del CENDI.
Plan anual de tutorías
386
2 Coordinador de Estancia
escolar.
Psicólogo de Estancia
escolar
Nutriólogo del CENDI
2.00 Realización de entrevista de primer
ingreso a Estancia escolar
“Previa cita”
2.01 Realiza la primera parte de la entrevista
a la madre de familia con el alumno presente,
y cotejando la información con los
documentos requeridos para el ingreso del
alumno.
2.02 Concentra la información de la entrevista
en el formato de entrevista de primer ingreso
a Estancia escolar
2.03 Informa a las madres de familia de la
normatividad y el reglamento aplicable en la
Estancia escolar y solicita firma de enterada
y aceptación.
2.04 Entrega listado con materiales
requeridos para el desarrollo de las
actividades del alumno en la Estancia escolar.
2.05 Turna al área médica el formato de
entrevista de primer ingreso a Estancia
escolar para que elabore la ficha de resumen
de diagnóstico médico.
2.06 Turna al psicólogo el formato de
entrevista de primer ingreso para continuar
con la entrevista psicológica.
2.07 Realiza la entrevista a la madre y al
alumno para conocer sus antecedentes
psicológicos y turna al nutriólogo.
2.08 Registra en el sistema dactilar los datos
de la madre y las personas autorizadas para
recoger al alumno.
2.09 Realiza entrevista nutricional de los
alumnos para saber si cuentan con dietas
especiales o son alérgicos a algún alimento.
Ver procedimiento de Nutrición.
2.10 Turna al coordinador de Estancia escolar
para la integración de la entrevista al
expediente del alumno.
Ficha de resumen de
Diagnóstico Médico
Entrevista de primer ingreso
387
3 Coordinador de Estancia
escolar.
Integración de expedientes del alumno
3.01 Elabora la ficha de identificación de los
alumnos de nuevo ingreso a la Estancia
escolar con la información recaba en la
entrevista de primer ingreso y la
documentación recibida por parte de la madre
de familia.
3.02 Recibe del procedimiento de trabajo
social los expedientes integrados de los
alumnos que egresaron de preescolar en el
CENDI y que ingresarán a Estancia escolar.
3.03 Integra en un expediente por cada
alumno con su entrevista de primer ingreso y
los documentos recibidos.
3.03 Identifica los expedientes, archiva por
sala y orden alfabético y resguarda para
futuras consultas.
Ficha de identificación
Expedientes integrados del
alumno.
4 Conformación de grupos
4.01 Elabora el padrón de usuarios de
Estancia escolar con el listado de los alumnos
inscritos y el listado de nuevos ingresos y
turna a Subdirección.
4.02 Integra los grupos de Estancia escolar
por grado escolar, escuelas de procedencia y
resultados de la entrevista psicológica del
alumno.
4.03 Asigna maestra a los grupos de acuerdo
a las habilidades que presentan.
Padrón de usuarios de
Estancia escolar
Listas de asistencia por
grupo.
5 5.00 Difusión del Programa anual de tutorías
5.01 Informa a las Maestras el Programa
anual de tutorías de Estancia escolar,
objetivos y criterios de operación del área.
5.02 Da a conocer el Programa anual de
tutorías mediante reunión informativa a las
madres de familia de los alumnos.
Lista de asistencia a reunión
informativa
6 6.00 Recepción de materiales pedagógicos y
de higiene.
6.01 Recibe el material pedagógico y de
higiene requerido a cada madre de familia de
acuerdo a las necesidades de cada sala.
6.02 Distribuye el material a las salas y el
resto del material pedagógico y de higiene lo
almacena para su futura utilización.
6.03 Mantiene en orden el material
pedagógico y de papelería almacenado.
6.04 Solicita a la Administración del CENDI la
papelería, materiales o equipos requeridos
adicionalmente
Recepción de material
388
7 Maestra
Coordinador de Estancia
escolar
7.00 Planificación de actividades
7.01 Realiza el plan de clase considerando el
plan anual de trabajo, plan mensual y las
necesidades escolares del grupo.
7.02 Entrega cada viernes al Coordinador de
Estancia escolar para su revisión y
aprobación.
7.03 Revisa el plan de clase y si es necesario
solicita ajustes a las mismas.
7.04 Elabora el rol de recreos y comidas para
la semana por cada grupo de Estancia
escolar.
Plan de clase
8 Psicólogo de estancia 8.00 Recepción de alumnos en el filtro.
8.00 Recibe diariamente a los alumnos en el
filtro verificando si el alumno cumple con las
condiciones de seguridad e higiene
establecidas por el proceso médico y que no
introduzca objetos restringidos a sala.
“Sí cumple”
8.02 Envía a sala para dar inicio con sus
actividades diarias.
“Sí no cumple”
8.03 Pasa al área médica para su valoración
y si el Médico lo considera necesario lo
canaliza con un servicio médico externo. Ver
procedimiento médico.
8.04 Informa a la madre de familia o personas
autorizadas para entregar al alumno y éste
sea atendido externamente.
389
9 Maestra
Coordinador de Estancia
escolar.
9.00 Ejecución de las planificaciones
9.01 Solicita con anterioridad el material
pedagógico que requiera antes de dar inicio
con las actividades y preparar con
anticipación los trabajos de cada alumno.
9.02 Notifica al Coordinador de Estancia
escolar cualquier cambio en la planificación.
9.04 Registrar diariamente la asistencia de
los alumnos y reporta al Coordinador de
Estancia escolar semanalmente.
9.05 Ejecuta las planificaciones semanales
haciendo énfasis a las tutorías de los
alumnos.
9.06 Supervisa la entrega de alimentos a los
alumnos en el comedor y promueve la
disciplina de los mismos.
9.07 Registra las observaciones sobre la
competencia de los alumnos durante las
actividades.
9.08 Registra diariamente el cumplimiento de
actividades, tareas y comidas de los alumnos.
9.09 Solicita orientación o asesoría al área
psicológica si algún alumno así lo requiere.
9.10 Reporta alteraciones de salud de los
alumnos de manera verbal al procedimiento
médico cuando el alumno presenta signos de
enfermedad o lesiones explicando los
motivos.
9.11 Elabora reporte semanal de tutorías y
comidas y entrega a la Coordinadora de
Estancia escolar.
9.12 Revisa los reportes entregados y notifica
a las madres de familia cuando exista alguna
irregularidad con el alumno.
Lista de asistencia
Reporte semanal de tareas y
comidas
Concentrado conductual
Bitácora de trabajo
10 Coordinador de Estancia
escolar
10.00 Participación en eventos sociales,
culturales y recreativos del calendario escolar
10.01 Coordina la participación de los
alumnos de Estancia escolar en los eventos
socioculturales del CENDI. Ver instructivo de
Música.
11 11.00 Supervisión y revisión de actividades de
la Estancia escolar
11.01 Revisa las actividades de Estancia
escolar diariamente y realiza los cambios
pertinentes cuando así se requiera.
390
12 12.00 Asistir a reuniones del Consejo
Técnico
12.01 Asiste a las reuniones de consejo
técnico según fecha programada para tratar
asuntos referentes con el área de Estancia
escolar y CENDI.
12.02 Da seguimiento a los acuerdos en los
que está involucrado
Minuta de reunión de consejo
técnico
13 13.00 Elaboración del concentrado de
actividades
13.01 Realiza mensualmente concentrado de
actividades, anotando las actividades que se
realizaron.
13.02 Elabora informe mensual de asistencia
en base a las listas de asistencia.
13.03 Realiza cualquier otro informe solicitado
por Subdirección.
13.04 Turna los informes a Subdirección para
su revisión
Concentrado de actividades
Informe mensual de
asistencia.
14 14.00 Apoyo en filtro en la salida de los
alumnos
14.01 Apoya en filtro diariamente a la hora de
la salida para entregar a los alumnos a las
personas autorizadas.
15 15.00 Medir, registrar y mantener en orden
los requisitos del procedimiento de Gestión
de la Calidad.
15.01 Al finalizar el mes mide el cumplimiento
de los objetivos e indicadores de este
procedimiento, así como la satisfacción del
cliente.
15.02 Entrega los resultados obtenidos al
procedimiento de Gestión de la Calidad en los
primeros ochos días naturales del mes
siguiente del que se realiza la medición.
15.03 Realiza una acción correctiva cuando
el resultado sea inferior a la meta fijada.
Reporte de objetivos
Encuesta de satisfacción del
cliente
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
LCE. Reyna Zulema Villegas
Chacón Coordinador de
Estancia escolar
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
LCE. Perla P. Maya Ramírez
Subdirector del CENDI 2
391
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Estancia
17-SRH-P33/Rev.00 26/09/2014 03:17:06p.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Plan anual de tutorías1 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
subdirección del
CENDI
Archivo de
concentración
Ficha de resumen de
Diagnóstico Médico
2 Coordinador de Estancia Papel 6 años Archivero de
expedientes
integrados (Oficina
de Estancia)
Transferencia
al archivo de
concentración
Entrevista de primer
ingreso
3 Coordinador de Estancia Papel 6 años Archivero de
expedientes
integrados (Oficina
de Estancia)
Archivo de
concentración
Ficha de identificación4 Coordinador de Estancia Papel 6 años Archivero de
expedientes
integrados (Oficina
de Estancia)
Transferencia
al archivo de
concentración
Expediente integrado del
alumno
5 Coordinador de Estancia Papel 6 años Archivero de
expedientes
integrados (Oficina
de Estancia)
Archivo de
concentración
Padrón de usuarios de
estancia escolar
6 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
subdirección del
CENDI
Archivo de
concentración
Listas de asistencia por
grupo.
7 Coordinador de Estancia Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero del
responsable
Depura
Lista de asistencia a
reunión informativa
8 Coordinador de Estancia Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero del
responsable
Depura
Recepción de material9 Coordinador de Estancia Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero del
responsable
Depura
Plan de clase10 Coordinador de Estancia Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero del
responsable
Depura
Reporte semanal de
tareas y comida
11 Coordinador de Estancia Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero del
responsable
Depura
Concentrado conductual12 Coordinador de Estancia Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero del
responsable
Depura
Bitácora de trabajo13 Coordinador de Estancia Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero del
responsable
Depura
Minuta de reunión de
consejo técnico
14 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
subdirección del
CENDI
Archivo de
concentración
Concentrado de
actividades
15 Coordinador de Estancia Papel 1 Ciclo
escolar
Archivero del
responsable
Transferencia
al archivo de
concentración
Informe mensual de
asistencia
16 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
subdirección del
CENDI
Archivo de
concentración
392
Reporte de objetivos17 Subdirector del CENDI Papel 1 año Archivero de
subdirección del
CENDI
Archivo de
concentración
Encuesta de Satisfacción
del cliente
18 Subdirección del CENDI Papel 1 año Archivero de
subdirección del
CENDI
Archivo de
concentración
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
393
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Estancia
17-SRH-P33/Rev.00
1 ¿Se elaboró el plan anual de tutoría?
2 ¿Se autorizó por Subdirección?
3 ¿Se realizaron entrevistas de primer ingreso en las fechas
programadas?
4 ¿Se elaboró la ficha de resumen de diagnóstico médico por el
área médica?
5 ¿Se integraron los expedientes de los alumnos con la
documentación requerida?
6 ¿Se elaboró la ficha de identificación de cada alumno?
7 ¿Se conformaron los grupos por grados, escuela de
procedencia y aspectos psicológicos del alumno?
8 ¿Se difundió el plan anual de tutorías entre maestras y madres
de familia?
9 ¿Se recibió el material pedagógico y de higiene de acuerdo a lo
solicitado?
10 ¿Se realizaron los planes de clase?
11 ¿Se supervisó que los alumnos cumplieran con las condiciones
de seguridad e higiene al ingresar al CENDI?
12 ¿Se ejecutaron las planificaciones de clases?
13 ¿Se asistió a los alumnos en el comedor?
14 ¿Se canalizó al proceso médico al alumno en caso de
presentar alguna lesión?
15 ¿Se solicitó atención psicológica en caso de que el alumno lo
requiriera?
394
16 ¿Se realizaron los reportes de tareas y comidas por parte de
las maestras?
17 ¿Se participó en eventos socioculturales y recreativos del
CENDI?
18 ¿Se asistió a las reuniones del consejo técnico?
19 ¿Se elaboró el concentrado de actividades?
20 ¿Se elaboró el informe mensual de asistencia?
21 ¿Se apoyó diariamente en el filtro a la hora de salida del
alumno?
22 ¿Se midió la eficacia del procedimiento y la satisfacción del
cliente?
SIP-F04/REV.01395
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Administrativo
17-SRH-P34/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Administrar los recursos financieros, humanos y materiales de la Subsecretaria de Recursos Humanos.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable para todas las áreas de la Dirección General de Recursos Humanos.
II.- ALCANCE
Adecuaciones Presupuestales.- Ampliación a los recursos autorizados en el presupuesto
Autonomía.- Es la libertad para la utilización de los factores del trabajo (materiales, métodos, personas y
servicios).
Audiencia.- Son las citas y reuniones que solicitan
Avance de metas.- Es el informe trimestral de las metas que han sido programadas par realizarse durante el
ejercicio presupuestal, indicando su avance porcentual.
Competencias laborales.-Conocimientos, habilidades y actitudes que debe de poseer una persona para
desempeñar un proceso
Clave presupuestal.- Es la identificación a la dependencia y se compone por el organismo, la unidad
responsable, el eje rector, el programa, proceso, línea de acción y la partida
Diagrama de proceso.-(Diagrama de flujo): Es una herramienta que nos permite identificar las actividades que
componen a la UAB´S con la secuencia en que se presentan, sus responsables, tiempos y volúmenes, así como
las áreas de oportunidad en las que pudiera implementarse acciones de mejora.
Directrices.- Son los lineamientos del organismos y buscan el logro de los objetivos sociales brindando servicios
de calidad a los usuarios.
Ejercicio presupuestal.- Son todos los movimientos realizados durante el año.
Investigación Administrativa.- Es el procedimiento interno mediante el cual se investigan determinados hechos ,
realizándose inspección sobre personas o documentos, y/o tomando la declaración de las personas involucradas,
comúnmente, se designa como tal a la investigación que se hace a un trabajador para determinar si incurrió o no
en hechos que pueden ser constitutivos de cese o de imposición de medida disciplinaria, para su validez, debe
darse intervención a la persona o personas investigadas, se realizan ante una persona que cuente con facultades
para ello, y ante dos testigos de asistencia.
Meta.- Es la transformación del objetivo en un formato que permite su medición.
Minutario.- Es donde se archiva la copia del oficio ya sellado de recibido.
Orden de pago.- Documento que se genera a través del SIIAF para comprometer el pago.
Línea de acción.- Es una clasificación del presupuesto
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
396
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Control de producto no conforme
•Procedimiento de Acciones correctivas
Documentos Externos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•Ley de Presupuesto de Egresos, contabilidad gubernamental y gasto público estatal
•Ley Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios relacionados con bienes muebles de la Administración Pública
Estatal
•Manual de adquisiciones y servicios
•Ley 161 de Protección Civil
•¿Qué es un Centro de Desarrollo Infantil?
•Fisco agenda, Código Fiscal de la Federación, Ley ISR y Ley del Impuesto al Valor Agregado
•Normas y políticas Fondo Rotatorio
•Clasificador por objeto de Gastos
•Lineamientos normativos para la aplicación de las tarifas aprobadas para la afectación de las partidas de
viáticos y gastos de camino
•Decreto No. 83, Decreto del Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado para Ejercicio Fiscal 2011
•Reglamento para uso y control de vehículos oficiales de la Administración Pública
•Manual de programación y presupuestación
•Reglamento de la ley de protección civil para el Estado de Sonora
•Condiciones generales de trabajo del SUSTSPES
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
V.- POLITICAS
397
5.1 Elaboración del anteproyecto del presupuesto de egresos.
CRITERIO 1. Se debe enviar formal y oportunamente a las áreas correspondientes los lineamientos para la
elaboración del anteproyecto de presupuesto de egresos vigente.
CRITERIO 2. Las diferentes áreas de la Subsecretaría deberán presentar de manera formal cuando sea
requerido por el procedimiento de la Dirección Administrativa, el anteproyecto de presupuesto de egresos (anual) y
avance programático de objetivos y metas (trimestral y anual). Además de justificar la realización del mismo.
CRITERIO 3. Todas las áreas deben elaborar su propio calendario de objetivos y metas trimestral de acuerdo al
presupuesto solicitado.
5.2 Integración del anteproyecto del presupuesto de egresos y definición de objetivos y metas
CRITERIO 1. Para la integración y elaboración del anteproyecto del presupuesto de egresos se regirá por los
lineamientos establecidos por la Sub-Secretaría de Egresos.
CRITERIO 2. El procedimiento de Dirección Administrativa debe contar con la información clara, veraz y precisa
de los requerimientos de las distintas áreas de dirección de la Subsecretaría de Recursos Humanos.
CRITERIO 3.- El presupuesto de egresos del año correspondiente se empieza a ejercer una vez que se autorice
y se pueda operar a través del SIIAF.
CRITERIO 4.- La Dirección General de Control Presupuestal y/o el Subsecretario de Egresos debe autorizar todo
movimiento o adecuación al presupuesto de egresos autorizado a esta Subsecretaría
5.3 Inicio de ejercicio
CRITERIO 1. Apegarse al calendario mensual del gasto autorizado del ejercicio vigente.
CRITERIO 2. Los Fondos Rotatorios asignados se deben apegar a los lineamientos del mismo.
5.4 Solicitud de Fondo Rotatorio, apertura de cuentas bancarias, elaboración de arqueo, conciliaciones
bancarias.
CRITERIO 1. La solicitud de autorización de fondo rotatorio debe de efectuarse al inicio del año y cerrarse en la
fecha establecida, previa autorización de la Subsecretaria de Egresos
CRITERIO 2. Las cuentas de cheques de los fondos rotatorios asignados a ésta Subsecretaría deben ser en
forma mancomunada, improductiva, sin cargo de manejo de cuenta y comisiones.
CRITERIO 3. Los arqueos y conciliaciones bancarias se efectúan mensualmente.
5.5 Integración informes trimestrales del avance programático presupuestal
CRITERIO 1. Las distintas áreas de la Subsecretaría deben entregar en la fecha del calendario establecido los
informes de objetivos y metas.
CRITERIO 2. Las distintas áreas de la Dirección General deben enviar justificación en caso de existir
incumplimiento en lo programado del reporte trimestral de la meta establecida para ser reportado a la Dirección
General de Administración.
CRITERIO 3. Para elaborar informe anual para la cuenta pública se debe contar con los cuatro informes
trimestrales del ejercicio vigente de las diferentes áreas de la Subsecretaría.
5.6 Supervisión de las Subdirecciones de los Centros de Desarrollo Infantil
CRITERIO 1. Las subdirectoras de los Centros de Desarrollo Infantil tendrán reuniones periódicas informativas
con la dirección administrativa o en su caso, con la coordinación de los Cendis para su evaluación y supervisión.
CRITERIO 2. Las Subdirecciones informan de casos especiales a la Dirección Administrativa .
5.7 Verificar el cumplimiento del reglamento de los servicios de los Centros de Desarrollo infantil
CRITERIO 1. Para la incorporación de los Centros de Desarrollo Infantil debe apegarse a los lineamientos que
establece la Dirección de Incorporación de Educación Inicial de la SEC
398
CRITERIO 2 Los Centros de Desarrollo Infantil deben notificar a la Dirección Administrativa cualquier
incumplimiento al reglamento interior por parte del personal.
CRITERIO 3. Los eventos y festejos internos que desarrollen los Centros de Desarrollo Infantil deben contar con
la aprobación de la Dirección Administrativa y autorizados por la Subsecretaría .
CRITERIO 4. Al término de cada ciclo escolar se debe enviar la información de vacantes de infantes de nuevo
ingreso a los Centros de Desarrollo al Sindicato Único de los Trabajadores al Servicio de los Poderes del Estado de
Sonora quien a su vez envía relación de madres beneficiarias.
5.8 Supervisar y Controlar el cumplimiento de la Administración y Control de Personal de la Subsecretaría de
Recursos Humanos.
CRITERIO 1. La persona responsable de Instrucción de trabajo de Administración y Control de Personal debe
contar con la nomina debidamente firmada por los empleados antes de la fecha del siguiente pago.
CRITERIO 2. El responsable del Instructivo de trabajo de Administración y Control de Personal debe presentar al
procedimiento de la Dirección Administrativa el reporte quincenal de incidencias del personal de la Dirección
General de Recursos Humanos.
CRITERIO 3. Los pases de salida y permisos económicos deben de estar firmados y autorizados por el jefe
inmediato y contar con aprobación de Dirección Administrativa . Avisar con anticipación los pases de salida.
5.9 Supervisar y controlar el seguimiento a la correspondencia recibida y enviada
CRITERIO 1. Toda correspondencia enviada debe contar con un número de folio consecutivo .
CRITERIO 2. La persona encargada del Instructivo de control de correspondencia debe presentar mensualmente
el seguimiento de correspondencia al procedimiento de la Dirección Administrativa .
5.10 Tramitar y solicitar a la Dirección de Administración del Centro de Gobierno lo inherente a servicios ,
arrendamiento y mantenimiento a los inmuebles
CRITERIO 1. Los inmuebles que ocupan la Subsecretaría de Recursos Humanos, la Dirección de Desarrollo
Organizacional y el Centro de Capacitación deben contar con contrato vigente de arrendamiento.
CRITERIO 2. Toda remodelación a los inmuebles debe contar con la autorización de la Dirección de
Administración del Centro de Gobierno.
CRITERIO 3. Los servicios prestados por la Administración del Centro de Gobierno deben ser solicitados por el
procedimiento de la Dirección Administrativa.
5.11 Asegurar el cumplimiento de todo lo referente a los lineamientos establecidos por Protección Civil en
materia de Seguridad e Higiene de los centros de trabajo dependientes de la Subsecretaría de Recursos
Humanos.
CRITERIO 1. Supervisar la difusión de la normatividad en materia de Seguridad e Higiene en todas las aéreas de
la Subsecretaría de Recursos Humanos.
CRITERIO 2. Facilitar el abastecimiento de requerimientos en materia de Protección Civil en cada una de las
áreas de la Subsecretaría.
CRITERIO 3. Estar al pendiente de las disposiciones más actuales o emergentes en materia de Seguridad e
Higiene.
CRITERIO 4. Revisar los resultados del trabajo realizado en materia de Seguridad e Higiene de manera mensual
a la Dirección Administrativa.
5.12 Coordinar y supervisar las actividades del Proceso de Compras.
CRITERIO 1. Supervisar y controlar que se cumplan las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina
presupuestal en la gestión diaria del Proceso de Compras.
CRITERIO 2. Autorizar la compra de bienes o servicio de las áreas de la Dirección General de Recursos
399
Humanos.
CRITERIO 3. Vigilar que la adquisición de un bien o servicios se haya efectuado conforme a los establecidos por
la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes muebles de la
administración pública estatal, el Manual de Adquisiciones y con las políticas emitidas para tal efecto .
5.13 Coordinar y supervisar las actividades del Proceso de Mantenimiento
CRITERIO 1. Revisar los resultados del trabajo realizado en mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes
muebles e inmuebles de la Subsecretaría de Recursos Humanos de manera mensual.
5.14 Coordinar y Supervisar las actividades del Proceso de Soporte Técnico de la Subsecretaría de Recursos
Humanos.
CRITERIO 1. Revisar y coordina los trabajos y solicitudes del instructivo de trabajo de Soporte Técnico .
CRITERIO 2. El responsable de Soporte Técnico informa mensualmente acerca del cumplimiento y seguimiento
al Programa de mantenimiento de equipo de cómputo y del seguimiento y atención a las solicitudes de servicio
recibidas en ese periodo.
5.15 Medición de la satisfacción
CRITERIO 1. La medición de la satisfacción del usuario se hará a través de una encuesta mensual.
CRITERIO 2. Se considera como estándares:
• Cubrir al 100 % los requisitos del producto o servicio
• Cubrir al 100% en la calidad del producto o servicio, considerado entre bueno y excelente.
• Cubrir al 100% en la entrega del producto en tiempo y forma, considerando entre bueno y excelente.
• Cubrir al 100% la satisfacción en el trato a los usuarios, considerando entre bueno y excelente.
• Cuando los resultados de las encuestas aplicadas sean inferior a los estándares o existan quejas por parte de
los usuarios se procederá a levantar una acción correctiva.
5.16 Medición de la Eficacia
CRITERIO 1. La evaluación del cumplimiento de los indicadores establecidos para este procedimiento, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición.
CRITERIO 2. Cuando el resultado obtenido sea inferior a la meta fijada, se levantara una acción correctiva para
garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
CRITERIO 3. Los resultados de la satisfacción del cliente se entregan al área de gestión de la calidad dentro de
los primeros ocho días naturales de cada mes.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P34-I01/Rev.00 Instructivo de trabajo de control de correspondencia
17-SRH-P34-I02/Rev.00 Instructivo de trabajo de administración y control de personal
17-SRH-P34-I03/Rev.00 Instructivo de trabajo de seguridad e higiene
17-SRH-P34-I04/Rev.00 Instructivo de trabajo de soporte técnico
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P34-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P34-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P34-A03/Rev.00
400
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Director Administrativo 1.00Análisis de lineamientos para elaboración
de anteproyectos del presupuesto anual y
avance programático de objetivo y metas.
1.01Recibe de la Dirección General de
Administración y Control Presupuestal de la
Oficialía Mayor los lineamientos.
1.02 Analiza los lineamientos para solicitar a
las Direcciones de área la elaboración del
anteproyecto de presupuesto de egresos.
2 2.00 Elaboración del anteproyecto del
presupuesto de egresos.
2.01 Solicita a las áreas requerimientos para
el año.
2.02 Analiza en base a los lineamientos para
la elaboración del Anteproyecto, los
requerimientos de las distintas áreas para su
integración y calendarización.
3 3.00 Integración del anteproyecto de
presupuesto al SIIAF
3.01 Revisión del anteproyecto que cumpla
con los lineamientos establecidos y elaborar
la justificación correspondiente.
3.02 Captura en el SIIAF el anteproyecto.
3.03 Remite al Director General para su
aprobación.
3.04 Envía a la Dirección General de
Administración y Control Presupuestal para
su integración al anteproyecto General.
Anteproyecto de presupuesto
de egresos
4 4.00 Inicio del ejercicio presupuestal
4.01 Supervisa el cumplimiento de los
objetivos de calidad de los procedimientos de
la Dirección Administrativa.
5 Encargado de Personal
Director Administrativo
5.00 Administración y control de los recursos
humanos
5.01 Realiza las actividades descritas en el
instructivo de administración y control de
personal.
5.02 Determina en conjunto con el Director
General los periodos vacacionales del
personal y someten a aprobación del
Ejecutivo.
5.03 Elabora calendario de vacaciones y
guardias para el personal de nuevo ingreso a
la Subsecretaría.
Ver instructivo de trabajo de Administración y
control de personal
Reporte quincenal de
incidencias
Tarjeta de propuesta al
Gobernador de periodos
vacacionales
401
6 Encargada de Control de
Correspondencia
6.00 Coordinación y supervisión de la
correspondencia.
6.01 Verifica que la correspondencia enviada
contenga folio
6.03 Presenta a la Dirección Administrativa
reporte de correspondencia, según lo
establecido en el instructivo de control de
correspondencia.
Ver instructivo de trabajo de Control de
correspondencia
Control de Folios
Reporte diario de
correspondencia
7 Director Administrativo 7.00 Integración de informes trimestrales del
avance programático presupuestal.
7.01 Las distintas áreas de la Subsecretaría
deben enviar justificación en caso de existir
incumplimiento en lo programado del reporte
trimestral de la meta establecida para ser
reportado a la Dirección General de
Administración y Control Presupuestal.
Reporte trimestral de Avance
de Metas
8 8.00 Coordinación y Supervisión de los
Centros de Desarrollo Infantil l, ll y de Cajeme
8.01 Realiza reuniones periódicas con las
titulares de los CENDI donde informan
de las actividades realizadas.
8.02 Analiza y autoriza, en su caso, las
actividades a realizar y reportes que emiten
los CENDI
8.03 Vigila el cumplimiento de los
lineamientos en los CENDI
8.04 Las Subdirecciones informan de casos
especiales a la Dirección Administrativa.
Informe de actividades
relevantes
9 9.00 Coordinación y supervisión de
actividades de recepción.
9.01 Coordina y supervisa las actividades de
la recepción de la Subsecretaría.
10 10.00 Coordinación y supervisión de la
ejecución del ejercicio presupuestal
10.01 Solicita la autorización del fondo
rotatorio.
10.02 Vigila que se realicen arqueos y
conciliaciones de manera mensual por el
procedimiento de control presupuestal.
11 11.00 Coordinación y supervisión de compras
11.01 Vigila que se de cumplimiento a los
criterios establecidos en el procedimiento de
compras.
402
12 12.00 Coordinación y supervisión de
Mantenimiento
12.01 Revisa y hace observaciones del
contrato elaborado por la administración del
centro del gobierno para su elaboración.
Elabora el contrato de arrendamiento de los
inmuebles que ocupan la Subsecretaría de
Recursos Humanos, Desarrollo
Organizacional y el Centro de Capacitación
con la Administración del Centro de Gobierno.
12.02 Vigila que se de cumplimiento a los
criterios establecidos en el procedimiento de
mantenimiento.
Contratos de arrendamiento
13 13.00 Coordinación y supervisión de
Seguridad e Higiene
13.01 Coordina y supervisa los resultados del
trabajo realizado en materia de Seguridad e
Higiene de manera mensual a la Dirección
Administrativa.
Ver instructivo de trabajo de Seguridad e
Higiene
Minuta de seguridad e
higiene
Programa anual de seguridad
e higiene
Carpeta de protección civil
14 14.00 Coordinación y supervisión de Soporte
Técnico
14.01 Coordina y supervisa las actividades de
mantenimiento a equipo de cómputo y las
solicitudes de servicio de soporte técnico así
como la asignación de recursos necesarios
en caso de requerirse servicios externos o la
compra de un bien para este rubro.
Ver instructivo de trabajo de Soporte Técnico
Programa de mantenimiento
de equipo de computo
Solicitud de servicio de
soporte técnico
15 15.00 Notificación del cierre del ejercicio
presupuestal a través del SIIAF
15.01 Recibe notificación del cierre del
ejercicio presupuestario.
15.02 Inicia el cierre del ejercicio.
16 16.00 Elaboración del Informe anual para la
conformación de la cuenta pública
16.01Recibe de las distintas áreas que
integran la dirección General informes de
objetivos y metas de manera trimestral e
integra para informes de cuenta pública.
Informe de cuenta pública
17 17.00 Medición de la Satisfacción del cliente
17.01 Realiza la medición de la satisfacción
del cliente de la Dirección Administrativa.
17.02 Analiza los resultados de las encuestas
y realiza acciones correctivas o preventivas
en caso de ser necesarios.
Encuestas de satisfacción de
clientes externos
FIN DEL PROCEDIMIENTO
403
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Lic. Juan Adolfo Montaño
Salcido Director Administrativo
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
Lic. Juan Adolfo Montaño
Salcido Director Administrativo
404
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Administrativo
17-SRH-P34/Rev.00 26/09/2014 02:09:43p.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Anteproyecto de
presupuesto de Egresos
1 Director administrativo Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Transferencia
al Archivo de
Concentración
Reporte quincenal de
incidencias
2 Encargado de Personal Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Tarjeta de propuesta al
Gobernador de periodos
vacacionales
3 Encargado de Personal Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Control de Folios4 Encargado de control de
correspondencia
Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Transferencia
al Archivo de
Concentración
Reporte diario de
correspondencia
5 Encargado de control de
correspondencia
Papel 1 año Fiscal Escritorio del
responsable
Depurar
Reporte trimestral de
Avance de Metas
6 Director administrativo Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Informe de “Actividades
relevantes”
7 Director administrativo Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Oficio de solicitud de
Fondo Rotatorio
8 Encargado de Control
Presupuestal
Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Contratos de
arrendamiento
9 Director administrativo Papel indefinido Archivo
Administrativo
Transferencia
al Archivo de
Concentración
Minuta de seguridad e
higiene
10 Responsable de Seguridad
e Higiene
Papel 1 año Escritorio del
responsable
Depurar
Programa anual de
seguridad e higiene
11 Responsable de Seguridad
e Higiene
Papel 1 año Escritorio del
responsable
Depurar
Carpeta de protección
civil
12 Responsable de Seguridad
e Higiene
Papel indefinido Archivo
Administrativo
Depurar
Programa de
mantenimiento de equipo
de computo
13 Coordinador de Área de
soporte técnico
Papel 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
Solicitud de servicio de
soporte técnico
14 Coordinador de Área de
soporte técnico
Papel 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
Informe de cuenta
pública
15 Director administrativo Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Transferencia
al Archivo de
Concentración
Encuesta de satisfacción
clientes externos
16 Director administrativo Papel 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
Objetivos de calidad del
proceso (Indicadores)
17 Director administrativo Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Memorando de envío de
objetivos de calidad
18 Director administrativo Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
405
406
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Administrativo
17-SRH-P34/Rev.00
1 ¿Se envía formal y oportunamente a las áreas
correspondientes los lineamientos para la elaboración del
anteproyecto de presupuesto de egresos vigente?
2 ¿Se integra el anteproyecto de presupuesto de egresos
justificado y definición de objetivos y metas de acuerdo a los
lineamientos establecidos por la Dirección General de
Presupuesto?
3 ¿Se comunica a las diferentes áreas de ésta Subsecretaría el
presupuesto oficial autorizado, así como los lineamientos que
regirán la operación del Ejercicio fiscal correspondiente?
4 ¿Se supervisa a los procesos de ésta Subsecretaría en el
cumplimiento de los objetivos trazados?
5 ¿La solicitud de autorización de fondo rotatorio se efectúa al
inicio del año y se cierra en la fecha establecida previa
autorización de la Subsecretaria de Egresos?
6 ¿Para elaborar el informe anual de cuenta pública se cuenta
con los cuatro informes trimestrales del ejercicio vigente de las
diferentes áreas de ésta Subsecretaría?
7 ¿Se supervisa las Subdirecciones de los Centros de Desarrollo
Infantil?
8 ¿Se envía la información vacantes de infantes de nuevo
ingreso a los Centros de Desarrollo al Sindicato Único de los
Trabajadores al Servicio de los Poderes del Estado de Sonora
9 ¿Se cuenta con la nomina debidamente firmada por los
empleados antes de la fecha del siguiente pago?
10 ¿Los pases de salida y permisos económicos están firmados y
autorizados por el jefe inmediato y cuentan con la aprobación
de la Dirección Administrativa?
11 ¿Se supervisa y controla el seguimiento a la correspondencia
enviada y recibida?
12 ¿La Dirección Administrativa tramita y solicita a la Dirección de
Administración del Centro de Gobierno lo inherente a servicios,
arrendamiento y mantenimiento a los inmuebles?
13 ¿Se coordinan y supervisan los procesos de Compras,
Mantenimiento, Seguridad e Higiene y Soporte Técnico?
407
14 ¿Se mide la eficacia del procedimiento?
15 ¿Se levantan acciones correctivas Cuando el resultado
obtenido sea inferior a la meta fijada?
16 ¿Se entregan resultados de la satisfacción del cliente área de
gestión de la calidad dentro de los primeros ocho días
naturales de cada mes?
SIP-F04/REV.01408
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Compras
17-SRH-P35/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Atender los requerimientos de bienes y/o servicios solicitados por todas las áreas que integran la Subsecretaría
de Recursos Humanos.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable a la Subsecretaría de Recursos Humanos, Sub-Secretaría de Desarrollo
Administrativo y Tecnológico, Gestión de la Calidad, Proveedores y Oficialía Mayor. Abarca desde la recepción de
la requisición hasta la distribución del bien o servicio solicitado
II.- ALCANCE
III.- DEFINICIONES
409
Factura.- Documento fiscal que avala la compra de material o servicio.
Requisición de bienes ó servicios.- Es una petición por escrito de bienes ó servicios solicitados..
Suficiencia presupuestal.- Recursos disponibles para realizar la compra del bien ó servicio.
Materiales críticos.- material esencial para poder realizar las actividades de la Subsecretaría de Recursos
Humanos.
Proveedores críticos.- Son los que nos proveen los materiales críticos.
Proveedores condicionados.- Son los proveedores que no alcanzaron la puntuación mínima requerida para
mantenerse como proveedores aprobados.
Proveedores aprobados.- Son los proveedores que cumplen con todos los requisitos necesarios para compra de
bienes y/o servicios.
Bienes.- Son recursos materiales.
Inventario.- Es la cuantificación física de los bienes muebles y de consumo.
Solicitud de Cotización.- Es un documento en el cual se solicitan los precios a los proveedores de
los bienes ó servicios que se especifican en el mismo.
Orden de Compra.- Es un documento en el cual se solicita a determinado proveedor los bienes que se
especifican en el mismo.
Orden de Pago.- Documento que se genera a través del SIIAF para comprometer el pago.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles de la
Administración Pública Estatal.- Ley que estipula como deben llevarse a cabo los procesos de adquisiciones de
bienes ó servicios de la Administración Pública Estatal. Contempla tablas de montos máximos vigentes para los
efectos señalados en los artículos 19 y 26 Fracciones I y II.
Adjudicación Directa.- Es un proceso de adquisición contemplado en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal y se apega a la
tabla de montos máximos vigentes.
Licitación Simplificada.- Es un proceso de adquisición contemplado en la ley se apega a la tabla de montos
máximos vigentes. Difiere de la Licitación Pública en que se convoca a licitación a los proveedores por medio de
invitación directa, para llevar a cabo el proceso, deben inscribirse al menos tres proveedores, entre otras cosas
que se contemplan en la ley.
Licitación Pública.- Es un proceso de adquisición contemplado en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal y se apega a la
tabla de montos máximos vigentes. Difiere de la simplificada en que se lanza una convocatoria en los diarios de
mayor circulación, entre otras cosas que se contemplan en la ley.
IV.- REFERENCIAS
410
Documentos internos
•Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•“Procedimiento de Control de Documentos”.
•“Procedimiento de Control de Registros”.
•“Procedimiento de Auditorías Internas”.
•“Procedimiento de Control de producto no conforme”.
•“Procedimiento de Acciones correctivas”
Documentos Externos
•“ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario”
•“ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos”
•“ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua”
•“Ley Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios relacionados con bienes muebles de la Administración Pública
Estatal”
•“Reglamento de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal”
•“Manual de Adquisiciones y Servicios”
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
V.- POLITICAS
411
5.1 Elaboración de Requisiciones
CRITERO 1. La elaboración de requisiciones aplica para la Subsecretaría de Recursos Humanos y deben ser
solicitadas por el director o Subdirector que corresponda.
CRITERIO 2. Todas las requisiciones deben solicitarse en el formato “Requisición de Bienes ó Servicios” .
CRITERIO 3. Las requisiciones deben estar debidamente requisitadas, indicando la Unidad Administrativa
solicitante, fecha de solicitud, descripción de los artículos o servicios solicitados, unidad de medida, cantidad
solicitada, nombre y firma de quien lo solicita.
5. 2 Recepción de Requisición de Bienes ó Servicios
CRITERIO 1. Las requisiciones mensuales ordinarias de papelería y limpieza se reciben a más tardar los días
05 de cada mes. Las requisiciones con fecha posterior al día 05 se cancelarán o serán reprogramadas para el
siguiente mes, con excepción de urgencias.
CRITERIO 2. La requisición de alimentos perecederos de los Centros de Desarrollo Infantil deben ser
semanalmente, y los no perecederos mensualmente.
CRITERIO 3. Cuando una requisición no sea autorizada se debe notificar a la Dirección solicitante su
cancelación o reprogramación.
5.3 Verificación de suficiencia presupuestal.
CRITERIO 1. Para la adquisición de un bien o servicio, es necesario que exista suficiencia presupuestal.
5.4 Verificar el tipo de compra
CRITERIO 1. La dirección administrativa determinará el tipo de compra.
CRITERIO 2. La adquisición del bien o servicio por Adjudicación directa, Licitación simplificada o Licitación
Pública, se apega a lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios
Relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal y el Manual de Adquisiciones y Servicios .
5.5 Búsqueda.
CRITERIO 1. Verificar en la lista de proveedores aprobados, si existe alguno que pueda surtir la requisición, en
caso de no existir se aplica el punto 5.6 Evaluación de proveedores.
5.6 Evaluación de Proveedores.
CRITERIO 1 La investigación sobre nuevos proveedores críticos está basada en los siguientes atributos y
prioridades para propósito de seleccionar al que mejor satisfaga los requisitos:
Prioridad 1. El proveedor deberá encontrarse registrado en el Padrón de Proveedores Aprobados por la
Dirección General de Adquisiciones
Prioridad 2. Capacidad Crediticia. Se considera para evaluar este atributo, al proveedor que ofrezca ventajas en
cuanto a plazos de pago.
Prioridad 3. Precio. Esta prioridad se selecciona en base al costo razonable de acuerdo a las características del
producto y considerando el resto de los atributos; que represente la misma categoría de productos y /o servicios
investigados.
Prioridad 4. El proveedor deberá demostrar que cuenta con capacidad de abastecimiento de la gama de
productos y/o servicios solicitados.
Prioridad 5. Los aspectos relacionados con Disponibilidad y Atención en cuanto a la satisfacción de nuestras
necesidades son un atributo que se evalúa al seleccionar un proveedor para la Subsecretaría de Recursos
412
Humanos.
5.7. Selección del Proveedor.
CRITERIO 1. Cumplir el punto 5.5 del Procedimiento de Compras.
5.8. Elaboración de Orden de Compra de bienes ó servicios.
CRITERIO 1. Se elaborará la orden de compra según lo requiera el tipo de compra.
CRITERIO 2. La orden de compra de bienes ó servicios debe de ser en base al formato “Orden de compra o
servicio” y debe contener la fecha de elaboración, fecha de compromiso de entrega, unidad de medida, cantidad y
descripción. En el caso de servicios se debe describir el tipo de servicio requerido.
CRITERIO 3. Se debe establecer con el proveedor una fecha de compromiso para la entrega de los bienes o
servicios y se informa al solicitante.
CRITERIO 4. Para las compras realizadas en efectivo (fondo rotatorio) no es necesario elaborar órdenes de
compra, excepto cuando el proveedor así lo requiera.
5.09 Solicitud de autorización de orden de compra de bienes o servicios.
CRITERIO 1. La orden de compra de bienes o servicios debe contener firma de elaboración de la misma y firma
de autorización del director administrativo.
5.10 Recepción de Bienes o Servicios
CRITERIO 1. La persona que recibe el bien o servicio, debe firmar de recibido en la orden de compra y llenar los
campos destinados para el desempeño del proveedor en la misma.
CRITERIO 2. El responsable de Compras debe turnar factura de las adquisiciones o servicios al responsable de
Control Presupuestal cuando éstas se paguen con fondo rotatorio.
5.11 Desempeño del proveedor.
CRITERIO 1. El desempeño del proveedor aplica solo para compras de los Centros de Desarrollo Infantil.
CRITERIO 2. El proveedor será medido en su desempeño toda vez que haga entrega del bien o servicio, excepto
los proveedores de servicio por contrato o convenio establecido que será una vez por mes.
CRITERIO 3. La medición del desempeño del proveedor se debe llevar a cabo en el formato de Orden de
Compra o Servicio.
CRITERIO 4. Descripción de las claves que se encuentran en el formato “Orden de compra ó servicio” las
cuales se utilizan para realizar la medición del desempeño al proveedor.
ATRIBUTO DESCRIPCION
1 FECHA (de entrega del bien o servicio)
2 CALIDAD
3 CANTIDAD (si se recibió la cantidad de bienes o servicios estipulado en la orden de compra)
4 SERVICIO (atención, disponibilidad, etc.)
EVALUACION DESCRIPCION
B BUENO
R REGULAR
M MALO
P PESIMO
413
CRITERIO 4. En base a las mediciones del desempeño individuales de los proveedores, el procedimiento de
Compras, concentra mensualmente la información contendía en las órdenes de compra de bienes o servicios en el
formato de “Desempeño de proveedores”.
CRITERIO 5. La medición del proveedor para compras debe contener los siguientes indicadores:
Tiempo de entrega: tiene valor de 30 puntos y se descontarán 5 puntos por cada día de retraso del bien.
Calidad y Cantidad: estos dos indicadores tienen un valor de 25 puntos c/u y se obtendrán en base al volumen
de artículos suministrados.
Servicio: el valor de la puntuación es 20 puntos y se descontarán 5 puntos si el servicio es regular, 10 puntos si el
servicio es malo y los 20 puntos si el servicio prestado es pésimo utilizando el formato ”Desempeño de
proveedores”
CRITERIO 6. Para el caso de la medición del desempeño del proveedor de servicios, debe contener los
siguientes indicadores:
Tiempo de entrega o terminación del servicio: tiene valor de 30 puntos y se descontarán 5 puntos por cada día de
retraso del servicio.
Calidad y Cantidad: La calidad tiene un valor de 30 puntos y la cantidad de 20 puntos. En el incumplimiento de
cualquiera de estos dos criterios se descontará la puntuación correspondiente.
Servicio: El valor de la puntuación es 20 puntos y se descontarán 5 puntos si el servicio es regular, 10 puntos si
el servicio es malo y los 20 puntos si el servicio prestado es pésimo utilizando el “Desempeño de proveedores”.
CRITERIO 7. Para la medición de proveedores de productos perecederos y no perecederos se tienen los
siguientes indicadores:
Tiempo de entrega: Tiene un valor de 35 puntos. En el incumplimiento de cualquiera de estos dos criterios se
descontará la puntuación correspondiente.
Calidad: Tiene un valor de 35 puntos. En el incumplimiento del criterio se descontará la puntuación
correspondiente.
Cantidad: Tiene un valor 20 puntos. En el incumplimiento del criterio se descontará la puntuación
correspondiente.
Servicio: Tiene un valor 10 puntos. En el incumplimiento del criterio se descontará la puntuación
correspondiente.
Se utiliza el “Desempeño de proveedores”.
CRITERIO 8. Para que el proveedor de bienes continúe como aprobado, debe cumplir con una puntuación total
mínima de 75 puntos, de lo contrario, se le debe suspender la prestación del servicio temporalmente y pasarse a la
lista de proveedores condicionados. Así mismo se le notifica al Proveedor sobre esta condición.
CRITERIO 9. Para que el proveedor de servicios continúe como aprobado debe cumplir con una puntuación total
mínima de 80 puntos, tomando en cuenta que en los indicadores de calidad y cantidad debe de cumplir los puntos
en su totalidad respectivamente. De igual manera, como en el caso de los proveedores de bienes, de no cubrir la
puntuación mínima requerida, se pasará a la lista de proveedores condicionados.
CRITERIO 10. Para que el proveedor de productos perecederos y no perecederos continúe como aprobado debe
cumplir con una puntuación total mínima de 90 puntos, tomando en cuenta que en los
Indicadores de calidad y cantidad debe de cumplir los puntos en su totalidad respectivamente. De igual manera ,
como en el caso de los proveedores de bienes, de no cubrir la puntuación mínima requerida, se pasará a la lista de
proveedores condicionados.
CRITERIO 11. Para la medición del desempeño se tomará en cuenta el nivel de control aplicado.
5.12 Disposición y preservación de los bienes.
CRITERIO 1. Los materiales de oficina, bienes muebles, productos perecederos y no perecederos, deben
permanecer en un lugar seguro o en condiciones que no dañen a los mismos según sea el caso.
5.13 Control de Inventarios
414
CRITERIO 1. Los bienes muebles deben ser registrados por el responsable de control de inventarios y se debe
elaborar resguardo para la persona a la cual esta asignado dicho bien mediante formato correspondiente.
CRITERIO 2. Los responsables de los resguardos de la Subsecretaría de Recursos Humanos deben reportar al
área de inventarios de la Dirección Administrativa, movimientos de altas, bajas, transferencias y préstamos de
mobiliario y equipo para su actualización.
CRITERIO 4. Cada seis meses debe efectuarse un inventario físico de los bienes muebles de la Subsecretaría
de Recursos Humanos.
5.14 Re- Evaluación a Proveedores
CRITERIO 1. La lista de proveedores críticos se reevalúa cada 12 meses, pudiendo considerar los criterios
establecidos en la evaluación de proveedores.
CRITERIO 2. En base a la información de reevaluación, se actualiza la Lista de Proveedores Aprobados
CRITERIO 3. Los proveedores que se encuentran en la lista de proveedores condicionados serán considerados
después de que el proveedor lleve a cabo las acciones necesarias para solicitar una reevaluación e incluirlo
nuevamente en la lista de proveedores aprobados.
5.15 Actualización del catálogo de proveedores y productos críticos
CRITERIO 1. Cada vez que se tenga un nuevo proveedor o producto crítico se deberá dar de alta en los listados
correspondientes. El cual sólo aplicará para los Centros de Desarrollo Infantil.
5.16 Medición de la satisfacción
CRITERIO 1. La medición de la satisfacción del usuario se hará a través de una encuesta mensual.
CRITERIO 3. Se considera como estándares:
• Cubrir al 90 % los requisitos del producto o servicio
• Cubrir al 90 % en la calidad del producto o servicio, considerado entre bueno y excelente.
• Cubrir al 90 % en la entrega del producto en tiempo y forma, considerando entre bueno y excelente.
• Cubrir al 100% la satisfacción en el trato a los usuarios, considerando entre bueno y excelente.
Cuando los resultados de las encuestas aplicadas sean inferior a los estándares o existan quejas por parte de los
usuarios se procederá a una acción correctiva
5.17. Medición de la eficacia del procedimiento.
CRITERIO 1. Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento
de los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos del Manual de Procedimientos, se
entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realiza la
medición.
CRITERIO 2. Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
CRITERIO 3. Los resultados de la satisfacción del cliente se entregan al área de Gestión de la Calidad dentro de
los primeros ocho días naturales de cada mes.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
17-SRH-P35-F01/Rev.00 Requisición de bienes o servicios
17-SRH-P35-F02/Rev.00 Orden de compra o servicio
17-SRH-P35-I01/Rev.00 Instructivo de trabajo de control de inventarios
415
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P35-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P35-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P35-A03/Rev.00
416
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Directores de la
Subsecretaría de Recursos
Humanos y Subdirectores
de los CENDIS
1.0 Elaboración de Requisiciones.
1.01 Elabora requisición de bienes o servicios
y se envían a la Dirección Administrativa.
Requisición de bienes ó
servicios
2 Director Administrativo
Responsable de Compras
Director Administrativo
2.00 Recepción de requisición de Bienes ó
Servicios.
2.01 Recibe las requisiciones de bienes ó
servicios..
2.02 Verifica si existe suficiencia
presupuestal.
2.03 Recibe del director administrativo las
requisiciones autorizadas para dar
seguimiento a la compra o servicio solicitado
y las no autorizadas para su cancelación o
posterior reprogramación.
2.04 Si la compra es un bien informático, se
solicita dictamen técnico a la Sub-Secretaría
de Desarrollo Administrativo y Tecnológico.
2.05 Registra en el formato de control de
requisiciones de compras o control de
requisiciones de servicio.
2.06 El director administrativo determina el
tipo de compra.
El proceso de adquisición de bienes o
servicios puede ser por:
-Orden de pago directa
-Fondo rotatorio
-Adjudicación directa
-Licitación simplificada
-Licitación pública.
Cuando la adquisición se lleva a cabo por
cualquiera de las tres últimas opciones, se
elaboran contratos de prestación de servicios
u órdenes de compra.
Control de requisiciones de
bienes o servicio.
Oficio de solicitud de
dictamen técnico
Contrato de prestación de
servicio
3 Responsable de Compras 3.0 Selección del proveedor.
3.01 Selecciona al proveedor en base a la
lista de proveedores aprobados. En caso de
que no encuentre en esa lista al proveedor
idóneo, realiza una nueva búsqueda de
proveedor e incluye en lista de proveedores.
Lista de proveedores
aprobados
Lista de proveedores
condicionados
Lista de proveedores críticos
Solicitud de cotización.
417
4 4.00 Elaboración de orden de compra de
bienes o servicios.
4.01 Elabora, imprime, firma y turna la orden
de compra para su autorización al Director
Administrativo.
4.02 Las órdenes de compra que enviamos a
Oficialía Mayor, serán responsabilidad de
ésta todo el proceso de adquisición del bien o
servicio.
Lista de productos
Lista de productos críticos
Orden de compra ó servicio
5 Director Administrativo 5.00 Autorización de orden de compra
5.01 Autoriza y firma la orden de compra y
turma para su trámite.
Control de requisiciones de
compras
6 Responsable de Compras 6.00 Adquisición y recepción del bien o
Prestación del servicio
6.01 La persona que recibe el bien o servicio,
firma de recibido en la orden de compra y
llena los campos destinados para el
desempeño del proveedor.
6.02 Si hay alguna inconformidad con el
material o servicio recibido, se lo hace saber
al proveedor para llegar a un acuerdo
satisfactorio.
6.03 Revisa que lo facturado corresponda con
los bienes o servicios prestados.
6.04 Entrega al responsable del control de
inventarios copia de la factura, cuando sea un
bien a inventariar (partida 5000).
6.05 Realiza análisis de la tendencia de las
evaluaciones de los proveedores.
7 7.00 Distribución de bienes (aplica para los
materiales recibidos por el responsable del
proceso de compras)
7.01 Distribuye los materiales, bienes o
servicios recibidos a las áreas solicitantes
8 Auxiliar administrativo 8.00 Control de Inventarios
8.01 Realiza la actualización del inventario de
bienes muebles según lo establecido en el
instructivo de control de inventarios.
8.02 Recibe reportes de altas, bajas,
transferencias y prestamos de mobiliario y
equipo.
8.03 Actualiza y registra los movimientos
8.04 Elabora resguardo de bienes muebles
8.05 Remite a los responsables de los bienes
muebles los resguardos correspondientes
para su firma de conformidad.
8.06 Realiza inventario físico de bienes
muebles de todas las áreas de la
Subsecretaria de Recursos Humanos cada
seis meses.
Inventario de bienes muebles
Salida de bienes muebles
Resguardo de activo Fijo
418
9 Responsable de Compras 9.00 Medición de la Satisfacción del cliente
9.01 Realiza la medición de la satisfacción del
cliente.
91.02 Analiza los resultados de las encuestas
y realiza acciones correctivas o preventivas
en caso de ser necesarios.
Encuestas de satisfacción del
cliente
10 10.00 Medición de la eficacia del
procedimiento.
10.01 Realiza la evaluación de los
proveedores.
10.02 Realiza la medición de los objetivos de
calidad establecidos y los remite a la
Dirección Administrativa.
10.03 Analiza los resultados obtenidos y
coordina la realización de acciones
correctivas o preventivas en caso de ser
necesario.
Desempeño de Proveedores
Nivel de control aplicado
Desempeño mensual a
proveedores por contrato o
convenio
Objetivos de calidad del
proceso (Indicadores)
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Lic. Rosa Icela Montijo Cortez
Responsable de compras
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
Lic. Juan Adolfo Montaño
Salcido Director Administrativo
419
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Compras
17-SRH-P35/Rev.00 26/09/2014 02:17:41p.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Requisición de bienes ó
servicios
1 Responsable de compras Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativ
Archivo de
concentración
Control de requisiciones
de servicio
2 Responsable de Compras Papel 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
Oficio de solicitud de
dictamen técnico
3 Responsable de compras Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Archivo de
concentración
Contrato de prestación
de servicio
4 Responsable de compras Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Archivo de
concentración
Lista de proveedores
aprobados
5 Responsable de Compras Electrónico 1 año Computadora del
responsable
Depurar
Lista de proveedores
condicionados
6 Responsable de Compras Electrónico 1 año Computadora de
responsable
Depurar
Salida de bienes
muebles
7 Responsable de inventarios Papel 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
Solicitud de cotización8 Responsable de compras Papel 1 año Archivo
Adminsitrativo
Depurar
Lista de productos9 Responsable de compras Electrónico 1 año Computadora del
responsable
Depurar
Lista de productos
críticos
10 Responsable de compras Electrónico 1 año Computadora del
responsable
Depurar
Orden de compra ó
servicio
11 Responsable de compras Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Archivo de
concentración
Control de requisiciones
de compras
12 Responsable de Compras Papel 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
Inventario de bienes
muebles
13 Responsable de inventarios Papel 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
Lista de proveedores
críticos
14 Responsable de Compras Electrónico 1 año Computadora del
responsable
Depurar
Resguardo de activo fijo15 Responsable de inventarios Papel 1 año Archivo
Administrativo
Archivo de
concentración
Encuestas de
satisfacción del cliente
16 Responsable de compras Papel 1 año Archivo
Adminsitartivo
Depurar
Desempeño de
Proveedores
17 Responsable de Compras Papel 1 año Archivo
Adminsitartivo
Depurar
Nivel de control aplicado18 Responsable de compras Electrónico 1 año Computadora del
responsable
Computadora
del
responsable
Desempeño mensual a
proveedores por contrato
o convenio
19 Responsable de Compras Electrónico 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
Objetivos de calidad del
proceso (Indicadores)
20 Responsable de Compras Electrónico 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
420
421
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 3NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Compras
17-SRH-P35/Rev.00
1 ¿Las requisiciones de compra son solicitadas en el formato
“Requisición de Bienes ó Servicios” con todas las
especificaciones necesarias y autorizadas por el titular de la
Dirección que le corresponda, y en el caso de los Centros de
Desarrollo Infantil se autoriza por el titular del Procedimiento de
Subdirección?
2 ¿Las órdenes de compra Centro de Capacitación y oficina de
Recursos Humanos se hacen en formato de Oficialía Mayor?
3 ¿Las compras mayores a 10,000 se efectúan mediante
requisición vía electrónica SIIAF?
4 ¿Las requisiciones de alimentos perecederos de los Centros de
Desarrollo Infantil se elaboran semanalmente y las de los No
Perecederos de forma mensual; utilizando para esto el
formato?
5 ¿Se establecen fechas compromiso para la entrega de bienes
requisitados en base a los tiempos de los proveedores y se
informa al solicitante?
6 ¿Las requisiciones de compras o servicios son registradas en
el formato de Control de Requisiciones de Servicios y Control
de Requisiciones de Compra?
7 ¿Cuándo una requisición en rechazada por insuficiencia
presupuestal se notifica a la persona que hizo la requisición?
8 ¿Se solicita Dictamen Técnico a la Dirección General de
Tecnología e Informática para autorizar la compra de equipo de
cómputo?
9 ¿Los proveedores seleccionados se encuentran inscritos en la
Lista de Proveedores Aprobados?
10 ¿Se elabora la orden de compra en base al formato y contiene
la fecha de elaboración, fecha de compromiso de entrega,
fecha de entrega, unidad de medida, cantidad y descripción; y
en el caso de servicios se describe el tipo de servicio
requerido?
11 ¿Las ordenes de compra elaboradas son autorizadas por el
Subsecretario?
12 ¿Las ordenes de compra emitidas mediante modulo SIIAF son
autorizadas por el Subsecretario?
422
13 ¿La personas que reciben productos o servicios firman de
conformidad en la orden de compra o servicio?
14 ¿Cuándo se adquiere un bien mueble, se entrega copia de la
factura al Encargado de Control de Inventarios?
15 ¿Se proporcionan facturas recibidas por los proveedores al
Encargado de Control Presupuestal anexando también orden
de compra o servicio?
16 ¿Se evalúa al proveedor una vez firmado de conformidad por
parte de la persona que recibió el producto o servicio; esta
evaluación es realizada en el formato de Orden de Compra o
Servicio?
17 ¿Se concentra mensualmente la información de las
evaluaciones individuales a proveedores en el formato
“Desempeño de Proveedores”?
18 ¿Los proveedores de bienes incluidos en la lista de aprobados
son aquellos que cumplen con una puntuación mínima de 75
puntos en base alas evaluaciones individuales; así mismo, los
proveedores de servicios incluidos en la lista de aprobados son
aquellos que cumplan con una puntuación mínima de 80
puntos?
19 ¿Se notifica al proveedor que no haya alcanzado la puntuación
mínima establecida; y se considera en la lista de proveedores
condicionados?
20 ¿Los proveedores de productos perecederos y no perecederos
incluidos en la lista de aprobados son aquellos que cumplen
con una puntuación mínima de 90 en base a las evaluaciones
individuales?
21 ¿Los proveedores incluidos en la lista de condicionados, se
consideran nuevamente para reevaluarse en un periodo de tres
meses?
22 ¿Una vez distribuido el bien o servicio, la persona que recibe,
firma el formato de requisición de bienes o servicios?
23 ¿Los materiales de oficina, bienes muebles, productos
perecederos y no perecederos, se encuentran almacenados en
un lugar seguro o en condiciones que no dañen a los mismos
según sea el caso
24 ¿Los bienes muebles son registrados y elaborado el resguardo
correspondiente para la persona a la cual esta asignado dicho
bien; mediante el formato?
25 ¿Se registran todos los movimientos de altas, bajas, cambios y
prestamos de bienes muebles de la Subsecretaria de Recursos
Humanos?
26 ¿Se reevalúan los proveedores cada seis meses; en base a los
criterios establecidos para la selección y a la vez para la
evaluación de proveedores?
27 ¿Se realiza la tendencia del comportamiento de los
proveedores y se reporta mensualmente a Gestión de la
Calidad dentro de los primeros ocho días naturales del mes?
28 ¿Se actualiza el catalogo de proveedores y productos críticos
cada vez que se tenga un nuevo producto o proveedor critico?
423
29 ¿Se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación
del cumplimiento de los indicadores establecidos para este
procedimiento en la Red de Procesos del Manual de
Procedimientos y se entrega al área de Gestión de la Calidad
en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se
realiza la medición?
30 ¿Se levantan acciones correctivas Cuando el resultado
obtenido sea inferior a la meta fijada?
31 ¿Se entregan resultados de la satisfacción del cliente área de
gestión de la calidad dentro de los primeros ocho días
naturales de cada mes?
SIP-F04/REV.01424
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Control presupuestal
17-SRH-P36/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Administración y control del Ejercicio Presupuestal Autorizado, con la finalidad de Garantizar el cumplimiento de
los objetivos de los distintos procedimientos de la Subsecretaría de Recursos Humanos.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplica a todas las áreas de la Subsecretaría de Recursos Humanos.
II.- ALCANCE
Adecuación.- Movimientos de recursos realizados de una partida a otra.
Adecuaciones Presupuestales.- Ampliación y/o reducción a los recursos autorizados en el Presupuesto.
Clave Presupuestal.- Es la clave de identificación conformada por la dependencia y se compone por la
Dependencia, unidad responsable, Función, Sub función, Eje rector, Estrategia, Tipo de Programa, No. de PP ó Al,
Tipo de Beneficiario, Ubicación Geográfica, Partida del Gasto y Fuente Financiera.
Ejercicio Presupuestal.- Son todos los gastos realizados durante el año.
Fondo Rotatorio.- Monto asignado a la unidad responsable, para cubrir los gastos operativos de los Centros de
Desarrollo Infantil durante el ejercicio presupuestal.
Orden de Pago.- Documento que se genera a través del SIIAF para comprometer el Pago.
Partida.- Clave que se asigna para identificar y controlar las adquisiciones.
Presupuesto.- Recursos asignados a la unidad responsable para su administración.
Sistema Integral de Información y Administración Financiera (SIIAF).- Sistema informático de registro de la
información programática y presupuestal para la integración del Programa Operativo Anual y el Proyecto de
Presupuesto de Egresos.
Transferencia presupuestal.- Operación mediante la cual los recursos de una plaza se transfieren de una unidad
responsable a otra a través de autorización de presupuesto.
Viáticos: es un pago efectuado al personal para cubrir gastos de viaje por comisión.
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
425
Documentos Internos
•Reglamento Interior de la Oficialia Mayor
•Manual de Organización
•Manual de Gestión de Calidad
•Procedimiento de Control de Documentos
•Procedimiento de Control de Registros
•Procedimiento de Auditorías Internas
•Procedimiento de Control de producto no conforme
•Procedimiento de Acciones correctivas
Documentos Externos
•ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
•ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
•ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
•Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad gubernamental y Gasto público estatal del ejercicio vigente
•Ley Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios relacionados con bienes muebles de la
Administración Pública Estatal
•Fisco agenda, Código Fiscal de la Federación, Ley ISR y Ley del Impuesto al Valor Agregado
•Normas y políticas Fondo Rotatorio
•Clasificador por Objeto de Gastos
•Lineamientos normativos para la aplicación de las tarifas aprobadas para la afectación de las partidas de
viáticos y gastos de camino
•Decreto del presupuesto de egresos del Gobierno del Estado para Ejercicio Fiscal vigente
•Manual de programación y presupuestación
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
V.- POLITICAS
426
5.1. Recepción y revisión de Facturas y recibos.
Criterio 1.- Todas las facturas deben cumplir con los requisitos fiscales según del Código Fiscal de la Federación
vigente, las que no cumplan serán devueltas al proveedor.
Criterio 2.- No se reciben facturas sin orden de compra o servicio autorizada, excepto las compras realizadas por
Fondo Rotatorio.
Criterio 3.- Las facturas originadas por la impartición de cursos deberán de ir acompañadas por el contrato
vigente (la copia del contrato se envía únicamente con la primera factura a tramitar ), lista de asistencia
correspondiente y descripción del curso (la cual entrega el instructor).
Criterio 4.- Las facturas que correspondan a Alimentación del personal deberán de ir acompañadas con el
registro “Solicitud de Alimentación para el personal que labora tiempo extraordinario” .
Criterio 5.- Las facturas correspondientes a la Subsecretaría de Recursos Humanos y a Desarrollo
Organizacional, con excepción de las facturas o recibos de asesorías Legales y Contables y cursos otorgados en el
Centro de Capacitación, serán enviadas a Oficialía Mayor para su trámite correspondiente.
5.2. Clasificación de Partidas.
Criterio 1.- La clasificación de partidas debe apegarse al “Clasificador por Objeto de Gasto” vigente.
5.3. Verificación de suficiencia presupuestal.
Criterio 1.- Se verifica en el SIIAF el “Reporte analítico por partida a nivel línea de acción”, para la suficiencia
presupuestal de la partida.
Criterio 2.- La solicitud de adecuación se lleva a cabo a través de oficio a quien corresponda apegado a las
Disposiciones de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal, del Presupuesto de Egresos vigente.
5.4. Comprometer en el SIIAF.
Criterio 1.- El encargado de Control Presupuestal en coordinación con la Dirección Administrativa Determinan si
el trámite de la factura se elaborará por Orden de Pago Directa o Fondo Rotatorio, siguiendo con los lineamientos
establecidos en el documento “Normas y Políticas Fondo Rotatorio” asignado a los Centros de Desarrollo Infantil ,
las ordenes de pago se registran en la “Relación de Ordenes de Pago”
5.5. Elaboración de Orden de Pago.
Criterio 1.- Elaborar Orden de Pago Directa para compras mayores de $1,000.00.
Criterio 2.- El proveedor debe estar dado de alta en el Padrón de Proveedores.
Criterio 3.- Las órdenes de Pago y facturas originales deben de estar revisadas y rubricadas por el Subsecretario
de recursos Humanos o el Director Administrativo facultado.
Criterio 4.- La Orden de pago debe ser enviada a Oficialía Mayor, para su autorización, y devuelta a la
Subsecretaría de Recursos Humanos, para así enviarla a la Dirección de Recepción y Validación de la Tesorería
para el trámite correspondiente.
5.6. Comprobación de Fondo Rotatorio.
Criterio 1.- El Fondo Rotatorio debe de estar asignado y autorizado por la Subsecretaría de Egresos.
Criterio 2.- La Reposición y comprobación del Fondo Rotatorio debe de apegarse a las normas y políticas del
Fondo Rotatorio vigente.
Criterio 3.- Se elabora registro de concentración de facturas por proveedor y concentración de factura por línea
de acción, proveedor y partidas para Reposición de Fondo Rotatorio.
Criterio 4.- Se solicita por medio de oficio a la Subsecretaría de Egresos la Reposición del Fondo Rotatorio
autorizado por el Subsecretario de Recursos Humanos ó el Director Administrativo facultado .
Criterio 5.- Las facturas originales deberán de estar revisada y rubricada por el Subsecretario de Recursos
427
Humanos o el Director Administrativo facultado.
5.7. Revisión y Autorización de Ordenes de Pago por Fondo Rotatorio .
Criterio 1.- La Subsecretaría de egresos emitirá la Orden de Pago de reposición de Fondo Rotatorio, misma que
enviarán a la Subsecretaría de Recursos Humanos para recabar firma del Subsecretario o el Director
Administrativo facultado, para enviarla a la Dirección de recepción y validación para el trámite correspondiente.
5.8. Recepción de Cheque.
Criterio 1.- Debe conservarse una copia de los cheques emitidos por Reposición de Fondo Rotatorio y anexarse
a la orden de pago correspondiente.
5.9. Depósito Bancario.
Criterio 1.- Cuando se recibe cheque del Fondo Rotatorio éste se debe depositar en la cuenta bancaria
aperturada para el manejo del mismo.
5.10. Elaboración de Conciliación Bancaria.
Criterio 1.- Los cheques emitidos del Fondo Rotatorio se deberán registrar en el libro auxiliar de Bancos.
Criterio 2.- Para la elaboración de la “Conciliación bancaria” debe de conciliar el Libro Auxiliar de bancos contra el
estado de cuenta bancario.
Criterio 3.- Todos los cheques deben de estar respaldados con póliza de cheque .
Criterio 4.- Las conciliaciones deben de efectuarse mensualmente.
5.11. Elaboración de Arqueo de Fondo Rotatorio.
Criterio 1.- Se debe de realizar arqueos mensuales del Fondo Rotatorio en el registro Arqueo de Fondo Rotatorio .
5.12. Monitoreo del presupuesto.
Criterio 1.- En base al Reporte Analítico por partida a nivel de acción Anual y mensual, se realiza el registro del
Cuadro Comparativo del Gasto Presupuestal.
5.13. Elaboración de Orden de Pago por Anticipo a Proveedores y Prestadores de Servicios .
Criterio 1.- Se solicita autorización al Subsecretario de Egresos (Servicios Básicos) para trámite de Facturas por
Orden de Pago de Anticipo a proveedores y Prestadores de Servicio .
5.14. Revisión y Autorización de Ordenes de Pago por Anticipo a Proveedores y Prestadores de Servicios .
Criterio 1.- Las órdenes de Pago por Anticipo a Proveedores y Prestadores de Servicios, deben de estar
rubricadas por el Subsecretario de Recursos Humanos ó el Director Administrativo facultado .
Criterio 2.- La Orden de pago debe ser enviada a Oficialía Mayor, para su autorización, y devuelta a la
Subsecretaria de Recursos Humanos, para así enviarla a la Dirección de recepción y validación de la Tesorería
para el trámite correspondiente.
5.15. Comprobación de Anticipo a Proveedores y Prestadores de Servicio se envía a la Sub- Secretaría de
Egresos.
Criterio 1.- Para comprobación de Anticipo a Proveedores y prestadores de Servicios es mediante oficio dirigido
al Subsecretario de de Egresos, anexando copia de orden de pago y facturas o recibos originales.
5.16. Recepción de Solicitudes de Viáticos y Programación.
Criterio 1.- El trámite de viáticos debe solicitarse a la Dirección Administrativa anexando la programación de las
salidas para su autorización.
Criterio 2. Los viáticos deben solicitarse con cinco días naturales de anticipación como mínimo.
5.17. Elaboración de Oficio de Comisión y Solicitud de Pago de Viáticos.
428
Criterio 1.- La Dirección Administrativa debe de autorizar el oficio de comisión a nombre del personal indicando
destino, días y motivo del viaje.
Criterio 2.- Las solicitudes se deben de registrar en el control de “Comisión y Solicitud de pago de Viáticos” .
5.18. Autorización de Pago de Viáticos.
Criterio 1.- La solicitud de pago de viáticos correspondientes a la Subsecretaría de Recursos Humanos y a
Desarrollo Organizacional deben enviarse a Oficialía Mayor para su Trámite y autorización y los viáticos
correspondientes a los Centros de Desarrollo Infantil deben de ser autorizados por el Subsecretario de Recursos
Humanos y el Director Administrativo.
Criterio 2.- El comisionado debe firmar la solicitud de pago de viáticos, registro “Comisión y Solicitud de pago de
Viáticos”
Criterio 3.- El área que solicite viáticos debe notificar por escrito a la Dirección Administrativa los cambios que se
presenten en la programación de las salidas.
Criterio 4.- La Dirección Administrativa debe notificar al área solicitante sobre la autorización del trámite de pago
de viáticos.
5.19. Recepción de Oficio de comisión, reporte de actividades y comprobantes de gastos.
Criterio 1.- El personal comisionado debe presentar informe de actividades y factura de hotel u oficio de
comisión original sellado por la dependencia, así como comprobantes de gastos al término de su comisión.
5.20. SIIAF
Criterio 1.- En caso de haber fallas en el sistema SIIAF se debe solicitar soporte técnico de la coordinación del
SIIAF.
5.21.- Medición de la Eficacia del Procedimiento
Criterio 1.- Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del cumplimiento de
los indicadores establecidos para este procedimiento en la Red de Procesos (SIP-F01) del Manual de
Procedimientos, se entrega al área de Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de
que se realiza la medición.
Criterio 2.- Cuando el resultado obtenido sea inferior con respeto a la meta fijada, entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P36-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P36-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P36-A03/Rev.00
429
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Encargado de
Control
presupuestal
1.00 Recepción, validación y revisión de
facturas y recibos.
1.01 Registra en el control de facturas
recibidas.
Control de facturas recibidas
2 2.00 Clasificación de facturas por partida.
2.01 Clasifica las facturas según la línea de
acción y partida que les corresponda de
acuerdo con el Clasificador por objeto del
gasto vigente.
3 Director Administrativo
Encargado de
Control Presupuestal
3.00 Verificación de suficiencia presupuestal.
3.01 Consulta en el SIIAF el reporte analítico
por partida a nivel línea de acción, la
suficiencia presupuestal.
3.02 En caso de no existir suficiencia
presupuestal, notifica a la Dirección
Administrativa para realizar la adecuación
presupuestal que corresponda.
3.03 Realiza monitoreo del presupuesto en el
SIIAF para verificar la aplicación de la
adecuación presupuestal que se ejerza.
Oficio de solicitud de
adecuación Presupuestal
4 Director Administrativo
Encargado de
Control Presupuestal
4.00 Compromete en el SIIAF.
4.01 Determina en conjunto con Dirección
Administrativa el trámite que se da a la
factura, ya sea orden de pago directa ó Fondo
Rotatorio, de acuerdo con las normas y
políticas del Fondo Rotatorio.
5 Encargado de
Control Presupuestal
5.00 Elaboración de Orden de Pago
5.01 Elabora la orden de pago.
5.02 Registro en control de ordenes de pago
Control de ordenes de pago
Ordenes de Pago
6 6.00 Comprobación de Fondo Rotatorio.
6.01 Se elabora oficio de solicitud de
Reposición de Fondo Rotatorio
6.02 Se elabora reporte de concentración de
facturas por proveedor para comprobación
de Fondo Rotatorio.
6.02 Se elabora reporte de concentración de
facturas por línea de acción, proveedor y
partida de Fondo Rotatorio.
Concentración de facturas
por proveedor
Concentración de facturas
por línea de acción,
proveedor y partida
Reposición de Fondo
Rotatorio
Solicitud de alimentación
para el personal que labora
tiempo extraordinario
7 7.00 Monitoreo de Status de Órdenes de
Pago.
7.01 Monitorea el estatus de las órdenes de
pago a través del SIIAF.
8 8.00 Recepción de Cheques.
8.01 Recoge los cheques emitidos por orden
de pago de Fondo Rotatorio en Pagaduría.
8.02 Registro de depósito en libro auxiliar de
bancos de Fondo Rotatorio.
Libro auxiliar de bancos.
430
9 9.00 Conciliación bancaria de Fondo
Rotatorio mensual.
9.01 Solicita estados de cuenta bancarios de
Fondo Rotatorio
9.02 Elaboración de Conciliación bancaria.
Conciliaciones Bancarias
10 10.00 Monitoreo del Presupuesto.
10.01 Se Concilia el presupuesto
Comprometido contra el presupuesto ejercido
en el reporte emitido por el SIIAF “Reporte
detallado de Presupuesto Comprometido”.
10.02 Elabora cuadro comparativo de gasto
presupuestal mensual y anual
Cuadro comparativo del
gasto presupuestal
11 11.00 Integración de documentos para
elaboración de Arqueo de Fondo Rotatorio.
11.01 Integración de documentos para
elaboración de Arqueo de fondo Rotatorio.
11.02 Verifica que coincida con el monto del
Fondo Rotatorio autorizado.
Arqueo de Fondo Rotatorio
12 12.00 Elaboración de oficios de Comisión y
Solicitud de pago de viáticos.
12.01 Recibe solicitudes de viáticos
autorizados.
12.02 Elabora oficio de comisión y solicitud de
pago de viáticos.
12.03 Recaba firmas de los comisionados en
la solicitud de pago de viáticos.
12.04 Remite a Oficialía Mayor para su
trámite si corresponde a la Subsecretaría de
Recursos Humanos y Desarrollo
Organizacional.
12.05 Remite a Dirección Administrativa y a la
Subsecretaría de Recursos Humanos para su
Autorización si corresponden a los Centros de
Desarrollo Infantil.
12.06 Recibe documentación de reporte de
actividades y comprobantes de gastos de
viáticos.
12.07 Realiza la comprobación de gastos.
Comisión y Solicitud de pago
de Viáticos
13 13.00 Medición de la eficacia del
procedimiento.
13.01 Realiza la medición de los objetivos de
calidad establecidos y los remite a la
Dirección Administrativa.
13.02 Analiza los resultados obtenidos y
coordina la realización de acciones
correctivas o preventivas en caso de ser
necesario
Objetivos de calidad del
proceso (indicadores).
FIN DEL PROCEDIMIENTO
431
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Lic. Martha Elena Vélez
Traslaviña Control Presupuestal
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
Lic. Juan Adolfo Montaño
Salcido Director Administrativo
432
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Control presupuestal
17-SRH-P36/Rev.00 26/09/2014 02:06:17p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Control de facturas
recibidas
1 Encargado de Control
Presupuestal
Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Oficio de solicitud de
adecuación Presupuestal
2 Encargado de Control
Presupuestal
Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Relación de Órdenes de
pago
3 Encargado de Control
Presupuestal
Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Ordenes de pago4 Encargado de Control
Presupuestal
Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Concentración de
facturas por proveedor
5 Encargado de Control
Presupuestal
Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Concentración de
facturas por línea de
acción, proveedor y
partida
6 Encargado de Control
Presupuestal
Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Reposición de fondo
rotatorio
7 Encargado de Control
Presupuestal
Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Solicitud de alimentación
para el personal que
labora tiempo
extraordinario
8 Encargado de Control
Presupuestal
Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Libro auxiliar de bancos9 Encargado de Control
Presupuestal
Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Conciliaciones bancarias10 Encargado de Control
Presupuestal
Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Arqueo de Fondo
Rotatorio
11 Encargado de Control
Presupuestal
Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Cuadro comparativo de
gasto presupuestal
12 Encargado de Control
Presupuestal
Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Comisión y solicitud de
pago de Viáticos
13 Encargado de Control
Presupuestal
Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
Objetivos de calidad del
proceso (indicadores).
14 Encargado de Control
Presupuestal
Papel 1 año Fiscal Archivo
Administrativo
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
433
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Control presupuestal
17-SRH-P36/Rev.00
1 ¿Se reciben y revisan las facturas de acuerdo con los requisitos
fiscales (Articulo 29 A del Código Federal de la Federación
vigente)?
2 ¿Las facturas recibidas cuentas con su correspondiente Orden
de Compra; excepto las compras realizadas por Fondo
Rotatorio?
3 ¿Se registran las facturas recibidas en el registro Control de
Facturas Recibidas?
4 ¿Las facturas de la Subsecretaría de Recursos Humanos y del
Centro de Capacitación son enviadas a la Dirección General de
Administración para su trámite correspondiente?
5 ¿Se verifica en el SIIAF el “Reporte analítico por partida a nivel
línea de acción” para la suficiencia presupuestal de la partida y
en su defecto se notifica a la Dirección Administrativa para
efectuar adecuación presupuestal?
6 ¿La solicitud de adecuación presupuestal se solicita a través de
oficio correspondiente?
7 ¿Determina en conjunto con Dirección Administrativa el trámite
que se da a la factura, ya sea orden de pago directa ó Fondo
Rotatorio, de acuerdo con las normas y políticas del Fondo
Rotatorio?
8 ¿Los proveedores de los Centros de Desarrollo Infantil se
encuentran dados de alta en el padrón de proveedores?
9 ¿Las ordenes de Pago Directa para los Centros de Desarrollo
Infantil, se encuentran revisadas y rubricadas por el
Subsecretario o Director Administrativo facultado?
10 ¿Las órdenes de pago por Fondo Rotatorio se efectúan de
acuerdo a las Normas y Políticas de Fondo Rotatorio vigente?
11 ¿Las órdenes de pago por Fondo Rotatorio son rubricadas por
el Subsecretario o el Director Administrativo facultado?
12 ¿Se cuenta con copia del cheque emitido por Orden de pago
por Fondo Rotatorio y anexo a la orden de pago
correspondiente?
13 ¿Los cheques emitidos por Fondo Rotatorio se registran en el
libro auxiliar de bancos?
434
14 ¿Los cheques son respaldados con póliza de cheque?
15 ¿Se realizan conciliaciones bancarias mensualmente?
16 ¿Se elabora arqueo de Fondo Rotatorio en Registro ?
17 ¿Se elabora “Cuadro Comparativo de Gasto Presupuestal” en
base al Reporte Analítico por partida a nivel de acción Mensual
y Anual?
18 ¿La orden de pago de Anticipo a Proveedores y prestadores de
Servicio se elabora según necesidades requeridas de la
Subsecretaria de Recursos Humanos?
19 ¿La comprobación de Anticipo a Proveedores y prestadores de
Servicio es enviada mediante oficio a la Sub-Secretaría de
Egresos, anexando copia de la orden de Pago y comprobante
original?
20 ¿El trámite de viáticos es recibido por escrito a la Dirección
Administrativa anexando programación de salidas y solicitados
por lo menos cinco días naturales de anticipación salvo alguna
eventualidad?
21 ¿Se elabora Oficio de Comisión nombre del personal indicando
destino, días y motivo del viaje así y se llena registro “Comisión
y solicitud de pago de viáticos”?
22 ¿El oficio de Comisión y solicitud de pago de viáticos es
autorizado por la Dirección Administrativa y la Subsecretaria , si
corresponden a los centros de desarrollo infantil?
23 ¿Realiza la medición de los objetivos de calidad establecidos y
los remite a la Dirección Administrativa?
24 ¿Se levantan acciones correctivas o preventivas cuando el
resultado obtenido es inferior a la meta fijada?
SIP-F04/REV.01435
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Mantenimiento
17-SRH-P37/Rev.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Subsecretaría de Recursos Humanos
26/09/2014
Oficialia Mayor
Brindar Mantenimiento Preventivo y Correctivo a instalaciones, Equipo operativo, Edificio, y Equipo de transporte
de todas las áreas que componen la Subsecretaria de Recursos Humanos y centros de desarrollo infantil.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento es aplicable a todas las áreas de esta Subsecretaria de recursos humanos y centros de
desarrollo infantil.
II.- ALCANCE
Equipo de Medición.- Herramienta que se utiliza para cuantificar datos utilizados para llevar a cabo el
mantenimiento a instalaciones y equipo.
Equipo operativo: Toda maquinaria o equipo utilizado para operar los diferentes áreas en los centros de trabajos .
(Estufas, lavadoras, freidoras, refrigeradores, aire acondicionado)
Equipo de transporte: son los vehículos destinados para el transporte.
Edificios: es una obra realizada para albergar a las distintas actividades. (Planta arquitectónica)
Infraestructura: Los edificios, espacio de trabajo y servicios asociados; equipo para los procesos, (tanto
hardware como software); y servicios de apoyo tales (como transporte o comunicación).
Instalaciones: son conjunto de redes para el suministro o distribución para lo que fueron creadas (Eléctricas,
hidráulicas, sanitarias, refrigeración y de gas).
Kardex vehicular: es un documento que contiene los informes mensuales de los servicios de Mantenimiento, de
las unidades de transporte, control de energético, reportes de mantenimiento preventivo.
Mantenimiento Correctivo.- Es el mantenimiento que se lleva acabo después de una falla deterioro en las
instalaciones o equipo.
Mantenimiento Preventivo.- Es el mantenimiento que se lleva acabo para evitar una situación indeseable en las
instalaciones y equipo.
Programa de trabajo de mantenimiento preventivo y correctivo.- Es una plan de acción elaborado con el fin de
llevar acabo actividades programadas de mantenimiento preventivo y a su vez detectar algún riesgo para llevar a
cobo el mantenimiento correctivo que debiera aplicarse.
Requisición de material y/o servicios.- Es una petición por escrito de los diferentes materiales, refacciones,
herramientas, de reparaciones y/o servicio, que surgen; se solicita al departamento de compras y/o servicios.
Riesgo.- Probabilidad que se produzca un daño, originado por un agente destructivo.
III.- DEFINICIONES
IV.- REFERENCIAS
436
Documentos Internos
.Reglamento Interior de la Oficialía Mayor
.Manual de Organización
.“Manual de Gestión de Calidad”
. “Procedimiento de Control de Documentos”.
. “Procedimiento de Control de Registros”.
. “Procedimiento de Auditorias Internas”.
. “Procedimiento de Control de producto no conforme”.
. “Procedimiento de Acciones correctivas”
Documentos Externos
. “ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario”
. “ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos”
. “ISO 9004:2000 Sistema de Gestión de la Calidad - Guías para la mejora continua
. “Ley 161 de Protección civil“
•“Decreto No. 78, que reforma, deroga y adiciona diversas disposiciones de la ley orgánica del poder ejecutivo
del estado.”
V.- POLITICAS
437
6.1. Cronograma de Mantenimiento de las Instalaciones y Vehículos ;
CRITERIO 1. Se deberá contar con un Cronograma Anual de mantenimiento por cada Centro de Trabajo, siendo
las instalaciones de la Subsecretaria de Recursos Humanos, los Centros de Desarrollo Infantil 1, 2, y Cajeme,
desarrollo organizacional y el Centro de Capacitación, el cual deberá ser elaborado 4 meses antes del cierre del
ejercicio fiscal anual.
6.2. Programa de Trabajo de Mantenimiento de Instalaciones y Vehículos .
CRITERIO 1. Se deberá contar con un programa de trabajo de mantenimiento en cada una de las áreas de la
Subsecretaria de recursos humanos y centros de desarrollo infantil.
CRITERIO 2. Es responsabilidad de los encargados de mantenimiento que al detectar la necesidad de un
servicio interno ó externo derivado de la ejecución del programa de trabajo llenar formato de solicitud de
mantenimiento y atenderla.
6.3. Recepción de Solicitud de Mantenimiento
CRITERIO 1. Se deberá contar con un formato de solicitud de servicio de mantenimiento para que las diferentes
áreas soliciten a través de la administradora ó el encargado de mantenimiento, los servicios de mantenimiento.
CRITERIO 2. Es responsabilidad del encargado de mantenimiento determinar el tipo de servicio que se requiera
(interno o externo)
CRITERIO 3. Se deberá turnar solicitud de servicio externo a dirección administrativa para su atención.
6.4. Requisición de Materiales y/o servicio
CRITERIO 1. Debe contarse con un formato de solicitud de materiales de mantenimiento que cuente con las
especificaciones de cantidad, características técnicas de los Materiales, herramientas ó Servicios que requieren
para corregir alguna anomalía o falla detectada, al administrador de cada área la cual se encargará de realizar la
requisición correspondiente.
CRITERIO 2. La requisición de servicio que no se encuentre contemplada en el Cronograma de Mantenimiento
a la Infraestructura y equipo, de los centros de desarrollo infantil 1,2 y cajeme, es responsabilidad del administrador
de cada área elaborarla, mediante solicitud hecha por el encargado de mantenimiento en el formato de solicitud de
servicio.
CRITERIO 3: La requisición de servicio que no estén contempladas en el cronograma de mantenimiento a
instalaciones y equipo, de esta Subsecretaria de recursos humanos, la realiza el responsable de mantenimiento, el
cual la turnará a oficialia mayor para su atención.
CRITERIO 4. La requisición de servicio para mantenimiento de vehículos la realizará el encargado de
mantenimiento de vehículos el cual la turnará a oficialia mayor para su atención.
6.5. Recepción de Materiales
CRITERIO 1. Debe contarse con un formato de entradas y salidas de stock para el registro y control de los
materiales que utilizan los encargados de mantenimiento.
6.6. Reparación y Servicios Externos
CRITERIO 1. En anomalías encontradas deber ser atendidos antes del inicio de la siguiente jornada laboral, si
estas ponen en riesgo el funcionamiento del área.
CRITERIO 2. Todo trabajo o servicio externo debe ser supervisado de conformidad por el personal de
mantenimiento y dar aviso a administración, para proceder con el trámite de factura.
CRITERIO 3. Al realizar modificaciones en los edificios debe dejar evidencia plasmada en planos existentes.
CRITERIO 4. Todas las reparaciones o servicios deben registrarse en el formato programa de trabajo de
mantenimiento; aún cuando no hayan sido detectadas como riesgo en la ejecución del programa y hacer referencia
en la solicitud de servicio.
438
6.7.- Evaluación de Proveedores externos;
CRITERIO 1.- La evaluación del servicio brindado se realiza conforme a los criterios establecidos en el mapa de
procedimiento de compras;
CRITERIO 2.- La calificación se registra en el formato “Evaluación de Proveedores” conforme a los criterios
establecidos en el mapa de procedimiento de compras;
6.8. Integrar Bitácora Vehicular
CRITERIO 1.- Diariamente se deben revisar los elementos necesarios para el buen funcionamiento de los
vehículos registrándolos en formato Check List Vehicular, así mismo cada vehículo debe contar con una bitácora y
llevar registro de las incidencias en formato Kardex vehicular.
CRITERIO 2.- Las personas que operen las unidades vehiculares deben portar su licencia de manejo vigente.
CRITERIO 3.- Los vehículos deben llevar consigo copia de la póliza de seguro y de la tarjeta de circulación
vigentes. Los originales deben permanecer en la bitácora del vehículo.
CRITERIO 4.- Todos los servicios de mantenimiento Preventivo o Correctivo serán registrados en el formato
check list vehicular, así como llenar el formato inventario de la unidad vehicular al momento de ingresar y salir del
taller.
CRITERIO 5.- Las unidades vehiculares deben operar en óptimas condiciones para asegurar la integridad física
de las personas y evitar la depreciación del vehículo.
6.9. Medición de la Eficacia del Procedimiento
CRITERIO 1.- Al final de cada mes se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación del
cumplimiento de los objetivos establecidos en el apartado IX “indicadores” de este documento, se entrega al
procedimiento de Gestión de la calidad en los primeros 8 días naturales del mes siguiente de que se realizo la
medición.
CRITERIO 2.- Cuando el resultado obtenido sea inferior con respecto a la meta fijada, entonces se elabora una
acción correctiva para garantizar un cumplimiento mayor o igual a este porcentaje.
CRITERIO 3.- Los resultados de la satisfacción del cliente se entregan al área de Gestión de la calidad dentro de
los primeros 8 días naturales de cada mes.
6.10. Medición de la satisfacción
CRITERIO 1. La medición de la satisfacción del usuario se hará a través de una encuesta mensual.
CRITERIO 2. La encuesta se aplica a total de 30 usuarios.
CRITERIO 3. Se considera como estándares:
• Cubrir al 100 % los requisitos del producto o servicio
• Cubrir al 100% en la calidad del producto o servicio, considerado entre bueno y excelente.
• Cubrir al 100% en la entrega del producto en tiempo y forma, considerando entre bueno y excelente.
• Cubrir al 100% la satisfacción en el trato a los usuarios, considerando entre bueno y excelente.
• Cuando los resultados de las encuestas aplicadas sean inferior a los estándares o existan quejas por parte de
los usuarios se procederá a una acción correctiva.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo17-SRH-P37-A01/Rev.00
Matriz EPS17-SRH-P37-A02/Rev.00
Diagrama y matriz de interacciones17-SRH-P37-A03/Rev.00
439
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Supervisor de
mantenimiento
1.00 Elaboración de Cronograma anual de
mantenimiento
1.01 Elabora cronograma anual de
mantenimiento para cada centro de trabajo
dependiente de la Subsecretaría de Recursos
Humanos: Subsecretaría, CENDI 1, 2 y
Cajeme, desarrollo organizacional y Centro
de Capacitación.
Cronograma anual de
mantenimiento
2 2.00 Programa de Trabajo de Mantenimiento
de Instalaciones y Vehículos.
2.01Elabora programa de trabajo de
mantenimiento por cada centro de trabajo y
vehículo de la Subsecretaría de Recursos
Humanos.
2.02 Vigila que los encargados de
mantenimiento ejecuten diariamente el
programa de mantenimiento, así como la
bitácora de vigilancia. Estos remiten en caso
de ser necesaria una solicitud de
mantenimiento.
Programa de trabajo de
mantenimiento
Solicitud de mantenimiento
3 3.00 Recepción de solicitudes de servicio de
mantenimiento.
3.01 Recibe solicitudes de servicio de
mantenimiento en el formato respectivo.
3.02 Determina el tipo de mantenimiento
requerido.
3.03 Solicita autorización a la dirección
administrativa el mantenimiento requerido.
3.04 Turna al área de compras en caso de
requerirse un servicio externo, o materiales
en caso de que vaya a ser resuelto por
personal encargado de mantenimiento.
Solicitud de servicio de
mantenimiento
4 Encargado de
mantenimiento
4.00 Solicitud y recepción e materiales y/o
servicios
4.01Realiza requisición, especificando los
materiales, especificaciones o características
técnicas del servicio o bien requerido.
4.02 Recibe y verifica que los materiales o
herramientas adquiridos cumplan con las
especificaciones técnicas requeridas.
4.03 Los materiales adquiridos son
registrados en el formato de entradas y
salidas.
Solicitud de materiales de
mantenimiento
Entradas y salidas de stock
440
5 5.00 Realización reparaciones
5.01 Tratándose de servicios o reparaciones
externas, es supervisado por el personal de
mantenimiento.
5.02 Registra los servicios recibidos en el
cronograma anual de trabajo.
5.03 Evalúa la calidad de los servicios
recibidos de acuerdo a los criterios de
evaluación establecidos por el procedimiento
de compras.
6 Supervisor de
mantenimiento
6.00 Integración de Kardex Vehicular
6.01Elabora una bitácora de cada vehículo
6.02 Registra las incidencias del vehículo,
tanto de mantenimiento correctivo como
preventivo.
6.03 Vigila que las unidades operen en
óptimas condiciones.
Inventario para unidad
vehicular
Kardex de vehículos
Check list Vehicular
7 7.00 Medición de la Satisfacción del cliente
7.01 Realiza la medición de la satisfacción del
cliente.
7.02 Analiza los resultados de las encuestas y
realiza acciones correctivas o preventivas en
caso de ser necesarios.
Encuesta de satisfacción
8 8.00 Medición de la eficacia del
procedimiento.
8.01 Realiza la medición de los objetivos de
calidad establecidos y los remite a la
Dirección Administrativa.
8.02 Analiza los resultados obtenidos y
coordina la realización de acciones
correctivas o preventivas en caso de ser
necesario.
Objetivos de calidad del
proceso (Indicadores)
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
C. José Humberto Valencia
Gaxiola Proceso de
Mantenimiento
Lic. Miguel Méndez Méndez
Subsecretario de Recursos
Humanos
Lic. Juan Adolfo Montaño
Salcido Director Administrativo
441
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Mantenimiento
17-SRH-P37/Rev.00 26/09/2014 02:08:02p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Cronograma anual de
mantenimiento
1 Supervisor de
mantenimiento
Papel 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
Programa de trabajo de
mantenimiento
2 Supervisor de
mantenimiento
Papel 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
Solicitud de servicio de
mantenimiento
3 Supervisor de
mantenimiento
Papel 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
Solicitud de materiales
de mantenimiento
4 Supervisor de
mantenimiento
Papel 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
Entradas y salidas de
stock
5 Supervisor de
mantenimiento
Papel 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
Inventario para unidad
vehicular
6 Supervisor de
mantenimiento
Papel 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
Kardex de vehículos7 Supervisor de
mantenimiento
Papel 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
Check list vehicular8 Supervisor de
mantenimiento
Papel 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
Objetivos de calidad del
proceso (Indicadores)
9 Supervisor de
mantenimiento
Papel 1 año Archivo
Administrativo
Depurar
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
442
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Oficialia Mayor
Subsecretaría de Recursos Humanos
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Mantenimiento
17-SRH-P37/Rev.00
1 ¿Se elabora el cronograma de mantenimiento por lo menos
cuatro meses antes del cierre del ejercicio fiscal anual, en el
formato cronograma anual de mantenimiento por cada centro
de trabajo (Subsecretaria de Recursos Humanos, los Centros
de Desarrollo Infantil 1 y 2 y el Centro de Capacitación y
des.organizacional)?
2 ¿Se cuenta con un programa de trabajo para cada centro de
trabajo y equipo de transporte?
3 ¿Se ejecuta diariamente el Programa de Trabajo por los
encargados de mantenimiento antes que finalice la jornada
diaria?
4 ¿Se llena el formato Solicitud de servicio de mantenimiento
cuando se detecta la necesidad de un servicio interno o
externo?
5 ¿Las necesidades de materiales de mantenimiento son
comunicadas mediante el formato solicitud de materiales de
mantenimiento con las especificaciones de cantidad,
características técnicas de los Materiales, herramientas ó
Servicios que requieren para corregir alguna anomalía o falla
detectada al encargado de mantenimiento?
6 ¿Los materiales de mantenimiento adquiridos se registran en el
formato de entradas y salidas Entradas y salidas de stock y son
almacenados?
7 ¿Las anomalías encontradas al ejecutarse los programas de
trabajo diariamente son atendidas antes del inicio de la
siguiente jornada laboral si estas ponen en riesgo el
funcionamiento del área?
8 ¿Los proveedores externos son evaluados y registrados en el
formato “Evaluación de Proveedores?
9 ¿Se cuenta con una bitácora para cada vehículo y además se
lleva registro de las incidencias en el formato Kardex de
vehículos?
10 ¿Los servicios de mantenimiento preventivo o correctivo a
vehículos son registrados en el Kardex de vehículos formato?
11 ¿Se registra el inventario del vehículo en formato inventario
para unidad vehicular al momento de ingresar y salir del taller?
443
12 ¿Se mide la eficacia del procedimiento mediante la evaluación
del cumplimiento de los objetivos establecidos en el apartado
IX “indicadores” de este documento y se entrega al área de
Gestión de la Calidad en los primeros 8 días naturales del mes
siguiente?
13 ¿Se levantan acciones correctivas Cuando el resultado
obtenido sea inferior a la meta fijada?
14 ¿Se entregan resultados de la satisfacción del cliente área de
gestión de la calidad dentro de los primeros ocho días
naturales de cada mes?
SIP-F04/REV.01444
