GUIA NUMERO 3

SERVICIO AL CLIENTE

María Dufay Samuel C

Instructora

Claudia Esperanza Pérez F

Aprendiz

Centro de Desarrollo Agroempresarial

SENA chía

Agosto 2013

Solución Gua N 3

1. Escriba al Frente qué clase de documento realizaría de acuerdo al Enunciado:

Una Felicitación. (Carta) Una fiesta de fin de año de la empresa. (Circular) Un cambio de dirección de la empresa. (Memorando Interna) Un llamado de atención. (Memorando) Una solicitud de pedido de papelería. (Carta de pedido) Una reunión de socios. (Circular) Una visita a las diferentes sucursales de la empresa para mejorar el Clima

Organizacional. (Circular)

Lea la guía técnica Colombiana GTC 185 y responde:

1. Cuáles son las características (de redacción y presentación), utilización,

partes y clases de una carta?

Respuesta:

Se busca que tenga un solo tema a tratar

Redactar en forma clara, concreta y precisa

Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de

usted en plural o singular.

Emplear estilo gramatical

Utilizar los formatos normativos en los manuales de cada

organización

Utilización

Se busca Informar sobre un hecho o informar una situación

Agilizar y dar respuesta a un asunto

Reiterar información por un requerimiento o solicitud

Confirmar eventos Pendientes o que ya ocurrieron.

Partes de una carta

Código: Muestra el lugar de referencia para su envió

Lugar de origen y fecha de elaboración

Destinatario

Denominación o título académico

Nombre del destinatario

Cargo

Organización

Dirección

Nombre del lugar de origen

País

Asunto

Saludo texto

Despedida

Remitente y firmas responsables

2. Cuáles son las características, utilización y partes de un memorando?

Respuesta:

Características

Utilizar los formatos normalizados en los manuales

Redactar en forma clara y breve

Tratar un tema por memorando

Utilización del memorando

Busca informar sobre un hecho en forma breve

Expresar necesidades, hacer requerimientos

Dar respuesta a una comunicación recibida

Conocer detalles sobre un aspecto determinado

Partes de un memorando

Se consta de varias partes como lo son:

Encabezado

Denominación del documento

Código

Fecha

Destinatario y remitente

Asunto, texto, Despedida

Remitente y firmas responsable

3. Cuáles son las características, utilización y partes de una circular?

Respuesta: Características Se usa para informar o dar a conocer diversidad de información y tener en cuenta:

Tratar un solo tema

Iniciar y finalizar con un lema de cortesía

Utilizar un estilo gramatical y sencillo

PARTES

Encabezado. Código. Lugar de origen y fecha de elaboración. Encabezamiento y destinatarios. Asunto Saludo Texto Despedida Remitente y firmas responsables Líneas especiales Identificación de páginas subsiguientes

4. Cuáles son las características, utilización y partes de un acta?

CARACTERISTICAS 1. Aclaración del carácter de la reunión (ordinario y extraordinario) 2. No debe presentar errores técnicos ortográficos gramaticales ni de imputación 3. Los párrafos deben ser claros concisos y con énfasis en las decisiones tomadas 4. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados UTILIZACION Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación. PARTES

Titulo Denominación del documento y número Encabezado Lugar de origen y fecha de la reunión Hora Lugar Asistentes Representaciones Invitados Ausentes Orden del día Desarrollo Compromisos Convocatoria •Firmas, nombres y cargos Líneas especiales •Paginas subsiguientes

5. Cuáles son las características, utilización y partes de un Informe?

Respuesta: CARACTERISTICAS 1. Tratar un solo tema por informe 2. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa 3. Usar tratamiento respetuoso y cortes 4. Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de 5. elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar Cada organización; disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas los hechos. UTILIZACION

Regular o aclarar una situación Informar, desarrollar o agilizar un asunto Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente Impugnar o corregir una situación y presentar detalles sobre un aspecto

determinado PARTES

Encabezamiento Razón social Dependencia •Código Titulo

Lugar de origen y fecha de elaboración

Autoría del resumen ejecutivo Objetivo Temas o numerales Paginas subsiguientes Conclusiones Nombre, cargos y firmas Rúbrica