Solución de Efectos

SOLUCIÓN A EFECTOS DE LAS CARACTERÍSTICAS DE

LA GESTIÓN DE PROYECTOS

CATALINA ARENAS GÓMEZ DIANA MARCELA BARRIENTOS MORENO

LISETH PATRICIA MARTÍNEZ BARÓN

Profesor: JUAN B. MONTOYA CALLEJAS

UNIVERSIDAD DE NACIONAL DE COLOMBIA SEDE MEDELLÍN

FACULTAD DE ARQUITECTURA

ESCUELA DE CONSTRUCCIÓN

GESTIÓN INTEGRADA DE PROYECTOS I

MEDELLÍN, ANTIOQUIA

2014

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA |Solución a efectos características de la gestión de proyectos 2

SOLUCIÓN A LOS EFECTOS DE LAS CARACTERÍSTICAS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Pregunta: ¿Qué le implica al gerente las características de la gestión de proyectos?

Tiempo: Presente

Intención: ¿Qué debe hacer el gerente para aplicar las características para la gestión de proyectos?

Pregunta base: ¿Por qué el gerente debe aplicar las características para la gestión de proyectos?

SOLUCIÓN DE EFECTOS

Efecto 1: Monitorear el desempeño del proyecto

¿Cómo debe hacer el gerente para monitorear el desempeño del proyecto?

Revisar el desempeño del proyecto o Mediciones del desempeño de trabajo

Análisis de variación

Evaluar lo que se ha hecho con respecto a lo planeado o Comprobar el cronograma

Determinar la causa de la variación o Juicio de expertos o Experiencias anteriores o Revisar los activos de la organización

Aplicar acciones correctivas y preventivas para mejorar el desempeño

o Capacitar al personal del proyecto Subcontratar a un tercero

o Reuniones con el equipo de trabajo o Juicio de expertos

Gestión del valor ganado o Integrar las mediciones del alcance del proyecto,

costo y cronograma. Controlar el valor planificado. Controlar el valor ganado. Controlar el costo real. Controlar la variación del cronograma. Controlar la variación del costo. Controlar el índice de desempeño del

cronograma

Informar sobre el desempeño del proyecto o Recopilar información sobre el desempeño

Recopilar entregables iniciados, avanzados y terminados Recopilar costos autorizados y costos a los que se ha incurrido Estimaciones para completar el trabajo del proyecto

o Planificar la comunicación del desempeño Determinar un protocolo para la comunicación del desempeño


Definir el método de comunicación o Comunicación interactiva o Comunicación tipo push o Comunicación tipo pull

Definir la información específica que va a enviarse o Determinar lo que se quiere decir sobre el

desempeño del proyecto Detectar problemas

Juicio de expertos

Análisis FODA

Reuniones con el equipo de trabajo Detectar oportunidades

Juicio de expertos

Análisis FODA

Reuniones con el equipo de trabajo

Asignar recursos a la comunicación o Definir el plazo para el envío de la información

Juicio de expertos Experiencias anteriores Revisar los activos de la organización

o Determinar el presupuesto para la comunicación Análisis financiero Juicio de expertos

o Identificar el responsable de comunicar

Definir el perfil del responsable

Determinar las capacidades, formación, experiencia laboral,

aptitudes, entre otros.

o Plantillas

o Activos de la organización

Seleccionar el responsable

Analizar las hojas de vida

Juicio de expertos

Realizar entrevista

Realizar prueba psicotécnica


Efecto 2: Desarrollar el cronograma del proyecto

¿Cómo debe hacer el gerente para desarrollar el cronograma del proyecto?

Definir las actividades

o Identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los

entregables del proyecto

Subdividir los paquetes de trabajo del proyecto en componentes

más pequeños y más fáciles de manejar (actividades)

Consultar documentos de proyectos anteriores

o Buscar los activos de la organización

Juicio de expertos

Estudiar plantillas para definición de actividades

Hacer una planificación gradual en detalle del trabajo que debe

desarrollarse en el corto y largo plazo

Analizar la ubicación de cada actividad en el ciclo de vida del

proyecto

o Software de programación

o Describir los atributos de las actividades

Definir los requisitos de los recursos necesarios para su realización

Lluvia de ideas

Técnicas de diagramación

Definir las restricciones

Juicio de expertos

Encuestas


Definir los supuestos (las condiciones existentes, la disponibilidad de información, la frecuencia de los periodos de presentación de informes)

Juicio de expertos

Encuestas


Identificar el responsable


o Determinar las capacidades, formación, experiencia

laboral, aptitudes, entre otros.

Plantillas

Activos de la organización


o Analizar las hojas de vida

Juicio de expertos

o Realizar entrevista

o Realizar prueba psicotécnica

Secuenciar las actividades

o Establecer relaciones lógicas entre las actividades


Utilizar el método de diagramación por precedencia (pdm): ruta

crítica

Determinar dependencias

o Analizar la obligatoriedad

Identificar las requeridas por el contrato, o

inherentes a la naturaleza del trabajo

Juicio de expertos


o Analizar la externalidad

Identificar una relación entre las actividades

del proyecto y aquéllas que no pertenecen al

proyecto

Juicio de expertos


Aplicar adelantos y retrasos

o Definir las holguras de las actividades

Utilizar el método gantt

Utilizar plantillas de los activos de la organización

Estimar los recursos de las actividades

o Estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o

suministros

Analizar los calendarios de recursos

Juicio de expertos

Análisis de alternativas

Datos de estimación publicados

Software de gestión de proyectos

Consultar proyectos anteriores

Estudiar los proveedores de otros proyectos

Verificar la disponibilidad y habilidades de los recursos

Análisis de alternativas

Datos de estimación publicados


Estudiar las políticas y procedimientos relativos a los recursos humanos y adquisición de equipos.


Estimar la duración de las actividades

o Analizar las entradas para el proceso

Consultar las bases de datos de los estimados de la duración y otros datos de referencia

Estudiar las métricas de productividad Analizar la información comercial publicada Observar la información histórica relativa a la duración Examinar los calendarios del proyecto Estudiar las lecciones aprendidas


o Estimar la cantidad probable de periodos de trabajo que se necesitarán para completar una actividad

Juicio de expertos

Estimación análoga

Estimación paramétrica

Estimación por tres valores

Análisis de reserva


Efecto 3: Monitorear la correcta administración del tiempo

¿Cómo debe hacer el gerente para administrar correctamente el tiempo?

Controlar el cronograma o Desarrollar el plan para la dirección del proyecto (ver solución de efecto 15) o Revisar los objetivos y programas planeados

Controlar el seguimiento de las acciones específicas para elaborar los entregables del proyecto

Revisión de los entregables del proyecto

Revisión del cumplimiento de las actividades planeadas Verificar el desarrollo de las actividades conforme a lo planeado

Listas de chequeo

Análisis de supuestos

Opinión de los interesados Reestimar la duración de las actividades

Reanalizar las entradas para el proceso

o Consultar las bases de datos de los estimados de la duración y otros datos de referencia

o Estudiar las métricas de productividad o Analizar la información comercial publicada o Observar la información histórica relativa a la

duración o Examinar los calendarios del proyecto o Estudiar las lecciones aprendidas

Reestimar la cantidad de periodos de trabajo que se necesitan para completar una actividad

o Juicio de expertos

o Estimación análoga

o Estimación paramétrica

o Estimación por tres valores

o Análisis de reserva

Socializar las actividades a cambiar


Juicio de expertos

Activos de la organización Actualizar el cronograma del proyecto

Documentar cambios en el cronograma

Revisar los supuestos o Juicio de expertos o Encuestas o Reuniones con el equipo de trabajo o Preguntar a los interesados

Ajuste de adelantos y retrasos de actividades

Revisar que se prioricen las actividades importantes y no las urgentes o Matriz del manejo de los tiempos

Identificar nuevamente actividades urgentes Identificar nuevamente actividades importantes

o Revisar la ruta crítica del proyecto

http://www.monografias.com/Computacion/Programacion/


Juicio de expertos Software de programación Análisis de supuestos

Analizar el desempeño de trabajo o Realizar un análisis de variación

Medir la eficacia

Revisar los supuestos del proyecto Medir la eficiencia

Determinar las actividades que hacen perder tiempo o Juicio de expertos o Reuniones con el equipo de trabajo

Identificar el responsable

o Definir el perfil del responsable



Plantillas


o Seleccionar el responsable


Juicio de expertos

Realizar entrevista



Efecto 4: Fomentar la participación de los interesados

¿Cómo debe hacer el gerente para fomentar la participación de los interesados?

Gestionar las expectativas de los interesados o Generar compromiso en los interesados

Satisfacer las necesidades de los involucrados

Ejecutar un proyecto direccionado al objetivo o Planear la ejecución (ver solución efecto 14)

Recibir retroalimentación de los clientes o Conocer las necesidades de los interesados

Buzón de sugerencias Encuestas periódicas Análisis de clientes perdidos

Supervisar las relaciones con los interesados en el proyecto

Ajustar estrategias y planes para preservar su participación. o Juicio de expertos o Buscar los activos de la organización o Experiencias anteriores

Conocer opinión de los interesados

Encuestas

Llamadas telefónicas

Reuniones de discusión Abordar inquietudes de los interesados

Encuestas

Llamadas telefónicas

Reuniones de discusión Buscar soluciones a los problemas con los interesados

Mejorar las respuestas de los riesgos o Re planear la respuesta de los riesgos (ver solución

efecto 14)

Elaborar en conjunto un plan de contingencia para los problemas.

o Determinar el origen de la emergencia Ojo experto Revisión de proyectos anteriores Revisión de activos de la organización

o Determinar métodos de protección Analizar presupuesto de contingencia

o Determinar procedimiento a llevar a cabo Juicio de expertos

o Reuniones con los interesados, equipo de trabajo y juicio de expertos.

Comunicar registro de cambios del proyecto

Crear un protocolo de comunicaciones o Definir el método de comunicación

Comunicación interactiva Comunicación tipo push Comunicación tipo pull

o Definir la información específica que va a enviarse


Determinar lo que se quiere decir sobre el desempeño del proyecto

Detectar problemas o Juicio de expertos o Análisis FODA o Reuniones con el equipo de

trabajo

Detectar oportunidades o Juicio de expertos o Análisis FODA o Reuniones con el equipo de

trabajo o Asignar recursos a la comunicación

Definir el plazo para el envío de la información

Juicio de expertos

Experiencias anteriores

Revisar los activos de la organización Determinar el presupuesto para la

comunicación

Análisis financiero

Juicio de expertos

Informar el desempeño del proyecto a los interesados (ver solución de efecto 1)


Efecto 5: Planificar la ejecución

¿Cómo debe hacer el gerente para planificar la ejecución?

Desarrollar el cronograma del proyecto (Ver solución de efecto 2)

Determinar método de comunicación (Ver solución de efecto 6)

Implementar un sistema de gestión de la calidad (Ver solución de efecto 7)

Desarrollar plan de recursos humanos (Ver solución de efecto 8)

Desarrollar el plan de adquisiciones (Ver solución de efecto 11)

Planificar la respuesta de riesgos (Ver solución de efecto 14)

Desarrollar el plan para la dirección del proyecto (Ver solución de efecto 15)

Modificar el plan para la dirección del proyecto (Ver solución de efecto 16)


Efecto 6: Determinar el método de comunicación

¿Cómo debe hacer el gerente para determinar el método de comunicación del proyecto?

Elaborar el plan o estrategia de comunicación

o Analizar la situación del mercado exterior para conocer las características

de los grupos de interés

Analizar conjuntamente todas las variables (edad, sexo, condición

social, hábitos de consumo) así como todo tipo de datos cualitativos

y cuantitativos

Encuestas

Entrevistas a clientes, interesados, proveedores e inversores

Determinar el posicionamiento en el mercado y en el sector de la

organización

Reconocer los errores y aciertos logrados por las

organizaciones competentes

o Llevar a cabo una investigación interna para descubrir la cultura del

proyecto

Realizar una auditoría de comunicación

Encuestas

Entrevistas


Juicio de expertos

Observación y análisis de datos

o Aplicar la matriz DOFA

Detectar debilidades internas y amenazas

externas

Establecer fortalezas internas y

oportunidades externas

o Direccionar el proceso de la comunicación

Mentalizar la necesidad de una comunicación directa entre la alta

dirección, empleados, expertos, etcétera.

Establecer las comunicaciones internas

Comunicación descendente

o Políticas de la empresa, estrategias, normativas,

directrices, delegación, coordinación, asignación de

tareas, etc.

Comunicación ascendente

o Datos, informes, resultados, situaciones conflictivas

Comunicación horizontal o lateral

o comunicación entre departamentos y de staff,

informes al interior de cada departamento.

Comunicación transversal

o Dotar a la empresa de un lenguaje común, cultura,

etc.

Seleccionar canales de difusión idóneos

Tablón de anuncios


Buzón de sugerencias

Reuniones

Entrevista personal

Boletín interno

Periódico o revista de empresa

Intranet

Correos electrónicos

Circulares o cartas al personal

Jornadas de puertas abiertas

video conferencias


Efecto 7: Implementar un sistema de gestión de la calidad

¿Cómo debe hacer el gerente para implementar un sistema de gestión de la calidad?

Identificar los procesos

Identificar los procesos estratégicos

Analizar las estrategias de la organización

Juicio de expertos

Analizar el tipo de estructura de la organización

Estudiar las políticas y directrices de la organización

Identificar los procesos funcionales

Identificar las áreas funcionales dentro de la organización

Analizar la infraestuctura operacional de la organización

Identificar procesos de apoyo

Identificar las relaciones de trabajo entre las áreas de la organización

Estudiar la estructura de la organización

Analizar las directrices de la organización

Identificar las áreas de staff

Identificar procesos de

Identificar actividades a evaluar

Identificar las actividades de alto riesgo

Describir (caracterizar) los procesosdel sistema de gestión de calidad

Determinar el objetivo del proceso

Determinar las salidas deseadas

Determinar el tipo de proceso

Analizando las necesidades del cliente

Asignar un

Definir las capacidades y cualidades requeridas

Determinar si la organización dispone del perfil requerido

Definir las actividades del entradas al proceso

Determinar el tipo de proceso

Establecer las relaciones entre procesos

Analizando la cadena de producción

Seleccionar los proveedores

Análisis de mercado

Establecer los sistema de evaluación de proveedores

Determinar la experiencia

Determinar las certificaciones requeridas

Establecer el perfil del proveedor

Establecer los documentos asociados

Analizar la información necesaria para el proceso

Estudiar las actividades que componen el proceso

Determinar los requisitos aplicables

Estudio de la legislación aplicable

Estudio de los estatutos internos

Estudio de la legislación internacional

Establecer los indicadores


Definir indicadores de gestión y de desempeño

Establecer los parámetros a medir

Estudiando los resultados deseados

Establecer indicadores de eficiencia

Establecer los tiempos de ejecución de las actividades esperados

Analizar las actividades involucradas

Observar las áreas de trabajo

Establecer indicadores de eficacia

Determinar el menor tiempo de ejecución de las actividades

Establecer indicadores de

Definir el impacto de la actividades

Definir el impacto deseado de las actividades

Establecer las emisiones contaminantes deseadas

Establecer indicadores de

Identificar los riesgos asociados al proceso

Planificar la estrategia de la calidad

Identificar de los clientes y partes interesadas

Identificar las necesidades y expectativas del cliente

Establecer la

Determinar las directrices de calidad

Definir objetivos de calidad

- servicio

del producto / servicio.

Determinar mediciones de producto / servicio

Documentar los procesos

Identificar la

Desarrollar el manual de calidad

Desarrollar instructivos, formatos, registros

Establecer el métodos de aprobación y revisión de los documentos

Establecer protocolo para las modificaciones de los documentos


Efecto 8: Desarrollar el plan de recursos humanos

¿Cómo debe hacer el gerente para desarrollar el plan de recursos humanos?

Planificación de las necesidades de RRHH.

Identificar los puestos clave de la Organización

Analizar el organigrama

Definir competencias y capacidades requeridas

Establecer los perfiles y capacidades

Analizando las políticas y directrices de la organización.

Elaborar un plan de comunicación

Definir unos objetivos y fines claros.

Recoger información para la planificación implicando a las personas clave.

Identificar las actividades estratégicas de planificación de la empresa y con procesos de RR.HH.

Establecer el feedback para las personas afectadas por el plan en cada momento de la implantación del mismo.

Identificar el talento

Realizar cuestionarios de autoidentificación

Realizar entrevistas

Observación directa

Realizar pruebas profesionales

Analizar la adecuación personal-puesto

Gestionar el talento

Evaluar el desempeño

Realizar evaluaciones de desempeño

Determinar la frecuencia de las evaluaciones

Evaluar el potencial

Analizar las necesidades de la organización

Desarrollo profesional individualizado.

Apoyar RRHH

Apoyar técnicamente

Aportar tecnología y capacitación

Apoyar a la linea de mando

Asignando colaboradores

Determinando labores de apoyo

Determinando el perfil

Capacitar sobre la delegación y asignación de actividades

Apoyar a lo empleados

Desarrollar habilidades y destrezas

Seguimiento.

Realizar seguimiento a RR.HH

Crear los instrumentos de evaluación y

Crear instrumento de comunicación de resultados.

Elaborar un informe final por cada uno de los implicados en el plan

Realizar seguimiento a la línea mando

Evaluar a los seleccionados en sus competencias, actitudes y cono-cimientos


Definir el tipo de evaluación

Evaluar resultados obtenidos.

Realizar evaluaciones a los empleados

Evaluar junto con los mandos intermedios las actividades realizadas

Validar los centros de formación en los cuales ha estado.


Efecto 9: Hacer seguimiento al desempeño del equipo

¿Cómo debe hacer el gerente llevar seguimiento al desempeño del equipo?

Revisar el desempeño del equipo de trabajo o Mediciones del desempeño del personal

Análisis de variación

Evaluar lo que se ha hecho con respecto a lo planeado o Comprobar el cronograma

Determinar la causa de la variación o Juicio de expertos o Experiencias anteriores o Revisar los activos de la organización

Aplicar acciones correctivas y preventivas para mejorar el desempeño del equipo

o Capacitar al personal del proyecto o Reuniones con el equipo de trabajo o Juicio de expertos

Informar sobre el desempeño del equipo de trabajo o Recopilar información sobre el desempeño del equipo

Recopilar entregables iniciados, avanzados y terminados Estimaciones para que el equipo complete el trabajo del proyecto

o Planificar la comunicación del desempeño del equipo Determinar un protocolo para la comunicación del desempeño

Definir el método de comunicación o Comunicación interactiva o Comunicación tipo push o Comunicación tipo pull

Definir la información específica que va a enviarse o Determinar lo que se quiere decir sobre el

desempeño del equipo Detectar problemas

Juicio de expertos

Análisis FODA

Reuniones con el equipo de trabajo Detectar oportunidades

Juicio de expertos

Análisis FODA


Asignar recursos a la comunicación o Definir el plazo para el envío de la información

Juicio de expertos Experiencias anteriores Revisar los activos de la organización

o Determinar el presupuesto para la comunicación Análisis financiero Juicio de expertos

o Identificar el responsable de comunicar (Ver solución de efecto 1 )


Efecto 10: Fomentar la comunicación interna eficaz

¿Cómo debe hacer el gerente fomentar la comunicación interna eficaz?

Determinar un método de comunicación eficaz (Ver solución a efecto 6)

Establecer una atmósfera de flujo libre de comunicación

o Poner en práctica lo que se dice

Recibir ideas y sugerencias del personal

Actuar rápidamente según las inquietudes y sugerencias

o Demostrar igualdad con el personal

Respetar al equipo de trabajo, sin importar su cargo, sexo, edad.

o Mantener a todos informados de lo que ocurre en el proyecto

Asegurar el flujo de la información en todas las direcciones

Periódico

Boletín

Correo electrónico

Impresa

Tablones de anuncios

Manuales organizativos

o Garantizar que también la información menos pertinente sea distribuida


Anuncios parroquiales

Charlas en la hora de almuerzo

o Identificar el responsable de comunicar (Ver solución efecto 1)

Motivar al trabajo en equipo en el personal

o Contar con un líder que de buena energía al equipo

Contratar o subcontratar a un líder

Identificar el responsable de comunicar

o Definir el perfil del responsable

Determinar las capacidades, formación,

experiencia laboral, aptitudes, entre otros.

Plantillas


o Seleccionar el responsable


Juicio de expertos

Realizar entrevista


o Compartir la información del proyecto

Recolectar la información pertinente del proyecto

Compartir los cambios realizados con el equipo

o Mantener un ambiente amigable

Compartir los problemas con el equipo


Respetar a los compañeros de equipo

Compartir tiempos de descanso

o Convencer al equipo de cumplir el objetivo

Trazar metas alcanzables a los miembros del equipo

Motivar con recompensas por el buen desempeño

o Dar retroalimentación positiva

Felicitar al equipo por el buen desempeño

Mencionar aspectos a mejorar del equipo

o Escuchar las propuestas de cada miembro


Efecto 11: Desarrollar el plan de adquisiciones

¿Cómo debe hacer el gerente para desarrollar el plan de adquisiciones?

Definir los objetivos

Determinar el periodo de plan

Evaluar los requisitos de calidad

Analizar la duración de lo proyectos en la organización

Evaluar las relaciones comerciales con los proveedores

Preparar el equipo para desarrollar el plan

Designar un funcionario encargado del Plan Anual de Adquisiciones

Analizar las competencias requeridas

Evaluando las competencias

Conformar un equipo de apoyo

O Adquisiciones

Determinar la estrategías de adquisición

Analizar las politicas de la empresa

Consultar los estatutos y reglamentos de la organización

Analizar las relaciones comerciales de la organización

Revisar la documentación y los registros históricos

Analizar los periodos de adquisición

Determinar alternativas de adquisición

Analizar la actividades de los proyectos

Revisar los planes de ejecución de los proyectos

Evaluar alternativas frente a la rentabilidad deseada

Evaluar el costo económico de las alternativas

Establecer los Detalles de los bienes obras o serviciosa adquirir

Analizando las necesidades de los proyectos y áreas de la organización

Revisar los informes de desempeño de la organización

Revisar la documentación de los requisitos oara los proyectos

Determinar la Información para los proveedores

Recopilar las necesidades de adquisiones

Analizar los requisitos de calidad establecidos en la organización

Revisar el plan de calidad de la organizacion y de los proyectos

Publicar el plan

Determinar a los involucrado

Establecer el medio de divulgación

Evaluar el método mas eficiente

Determinar el método con mayor impacto frente a un menor costo


Efecto 12: Evitar sobrecostos

¿Cómo debe hacer el gerente para evitar sobrecostos?

Planificar la ejecución (ver solución de efecto 5)

Evitar re procesos o Contar con instrucciones escritas de lo que debe hacer cada trabajador en

su puesto de trabajo. o Capacitar adecuadamente sobre los equipos y herramientas utilizadas.

Esto ayuda a evitar el deterioro del activo fijo (operación de máquina). o Revisar permanentemente los partes de producción diarios para evitar

generar inconsistencias que producen más trabajo de las áreas de producción, planeamiento y control de producción y de contabilidad al identificar el origen del error y conciliar cifras.

o Medir las fallas y desperdicios del proceso Establecer un proceso para llevar a cabo un control eficiente del

desperdicio (mermas y desmedros). o Incentive el trabajo en equipo

Eliminar actividades que no agreguen valor o Implementar un sistema de mejora continua

Organizar lógicamente el trabajo

Identificar el problema y planificación. o Juicio de expertos. o Análisis de documentos. o Encuestas. o Diagramas de causa-efecto. o Lista de chequeo.

Observar y analizar el problema o Plantillas. o Bases de datos. o Juicio de expertos. o Técnicas de diagramación.

Establecer objetivos a alcanzar o Analizar los factores ambientales de la organización.

Establecer indicadores de control. o Establecer los objetivos como referente para la

medición. o Establecer las variables de la tarea que se medirá. o Establecer los ámbitos de desempeño relevantes a

medir. o Validar los indicadores aplicando criterios técnicos. o Establecer el desempeño deseado. o Establecer la periodicidad de la medición. o Recopilar los datos. o Señalar la fuente de los datos. o Evaluar: establecer referentes comparativos y

establecer juicios. o Comunicar e informar el desempeño logrado.

Ejecutar las tareas planificadas correctamente

Preparar exhaustiva y sistemáticamente lo previsto.

Aplicar el plan.


Verificar la aplicación del plan. Comprobar de los logros obtenidos

Verificar los resultados de las acciones realizadas.

Comparar con los objetivos. Hacer una retroalimentación

Analizar los datos obtenidos.

Proponer alternativa de mejora.

Estandarizar y consolidar los datos.

Preparar la siguiente etapa del plan.


Efecto 13: garantizar el buen desempeño del proveedor

¿Cómo debe hacer el gerente para garantizar el buen desempeño del proveedor?

Recopilar información básica de proveedores calificados o Experiencias pasadas pertinentes con los vendedores, tanto positivas

como negativas. Revisión de los activos de la organización Comparar con proyectos anteriores

o Evaluar su cumplimiento con las provisiones Listas de chequeo Encuestas

o Ubicar la localización del proveedor Estudio de mercado de la zona

Subcontratar a un tercero para el estudio o Preguntar por convenios publicitarios

Reuniones con los proveedores Reuniones con el equipo de trabajo

o Corroborar licencias de proveedores Visitas de representantes comerciales Visitas a las empresas de los proveedores Cartas de solicitud de información

o Identificar el responsable




o Plantillas

o Activos de la organización



Juicio de expertos

Realizar entrevista


Calificar a los proveedores o Crear indicadores de desempeño del proveedor

Establecer los objetivos como referente para la medición.

Calificar calidad del producto

Calificar entrega oportuna Establecer las variables de la tarea que se medirá. Establecer los ámbitos de desempeño relevantes a medir. Validar los indicadores.

Juicio de expertos

Proyectos anteriores


Reuniones con el equipo de trabajo Establecer el desempeño deseado.

Determinar las necesidades de los interesados o clientes (ver solución a efecto 4)

Establecer la periodicidad de la medición.


Determinando el plazo de la adquisición (ver solución de efecto 11)

Recopilar los datos. Establecer referentes comparativos y juicios.


Juicio de expertos Identificar el responsable


o Determinar las capacidades, formación, experiencia

laboral, aptitudes, entre otros.

Plantillas



o Analizar las hojas de vida

Juicio de expertos

o Realizar entrevista

o Realizar prueba psicotécnica

Comunicar e informar el desempeño logrado (ver solución de efecto 1)


Efecto 14: Planificar la respuesta de los riesgos

¿Cómo debe hacer el gerente para planificar la respuesta de los riesgos?

Determinar los tipos de riesgos

Definir las actividades y labores

Analizar los escenarios y herramientas asignadas a las actividades

Observación directa

Revisar la documentación del proyecto

Analizar los factores ambientales de la organización

Revisar la documentación

Priorizar los riesgos

Elaborar un panorama de factores de riesgo

Elaborar técticas se diagramación

Juicio de expertos

Evaluar las estrategias de respuesta al riesgo

Analizar los tipos de riesgos encontrados

Asignar estrategias para tipo de riesgo

Seleccionar la estrategia de respuesta

Determinar la relación costo/beneficio

Analizar la probabilidad de ocurrencia

Analizar el tiempo de exposición


Efecto 15: desarrollar el plan para la dirección del proyecto

¿Cómo debe hacer el gerente para desarrollar el plan para la dirección del proyecto?

Elaborar un documento donde se incluyan las acciones necesarias para definir la

forma de ejecución, monitoreo, control y cierre del proyecto

o Desarrollar técnicas de gestión

Identificar las necesidades y áreas de gestión

Juicio de expertos


Implementar un sistema de mejora continua

o Ver solución efecto 12

o Determinar los recursos necesarios

Ver solución efecto 2

o Definir qué documentos podrán estar sujetos a un control de cambios

Establecer el procedimiento para realizar las solicitudes de cambio

Definir acciones correctivas o Juicio de expertos

Definir acciones preventiva o Juicio de expertos

Definir la reparación de defectos o Juicio de expertos

Definir las actualizaciones

o Juicio de expertos o Definir el ciclo de vida seleccionado para el proyecto


o Describir las herramientas y técnicas que se utilizarán para llevar a cabo

los procesos, y las interacciones y dependencias entre procesos


o Determinar la forma de ejecución del trabajo para alcanzar los objetivos del

proyecto

Definir el alcance del proyecto

Juicio de expertos

Análisis del producto

Identificación de alternativas

o Definir cómo se mantendrá la integridad de las líneas base para la

medición del desempeño

Juicio de expertos

o Establecer los canales de comunicación del equipo de trabajo


o Definir las líneas base del proyecto

Establecer el cronograma


Verificar el desempeño de costos

Establecer indicadores de desempeño

o Ver solución efecto 2

o Seleccionar un responsable


Efecto 16: modificar el plan para la dirección del proyecto

¿Cómo debe hacer el gerente para modificar el plan para la dirección del proyecto?

Implementar un sistema de mejora continua

o Organizar lógicamente el trabajo

Identificar el problema y planificación

Juicio de expertos

Análisis de documentos

Encuestas

Diagramas de causa-efecto

Lista de chequeo

Observar y analizar el problema

Plantillas

Bases de datos

Juicio de expertos

Técnicas de diagramación

Establecer objetivos a alcanzar

Analizar los factores ambientales de la organización

Establecer indicadores de control

Establecer los objetivos como referente para la medición o Estudiar el problema identificado


Establecer las variables de la tarea que se medirá o Analizar los objetivos y cruzarlos con la ejecución


Establecer los ámbitos de desempeño relevantes a medir

Validar los indicadores aplicando criterios técnicos o Juicio de expertos o Reuniones con el equipo de trabajo o Activos de la organización

Establecer el desempeño deseado o Juicio de expertos

Establecer la periodicidad de la medición o Estudiar el cronograma del proyecto

Recopilar los datos o Aplicar el estudio planteado

Encuestas Observación

o Ejecutar las tareas planificadas correctamente

Preparar exhaustiva y sistemáticamente lo previsto

Aplicar el plan

Verificar la aplicación del plan

o Comprobar de los logros obtenidos

Verificar los resultados de las acciones realizadas

Comparar con los objetivos

o Hacer una retroalimentación


Analizar los datos obtenidos

Proponer alternativa de mejora

Estandarizar y consolidar los datos

Preparar la siguiente etapa del plan o Comunicar e informar el desempeño logrado


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