Contenido

Introduccción

Competencias que debe desarrollar el alumno

Objetivos del caso

Herramientas a utilizar en el caso

Breve descripción del sujeto de estudio

Análisis inicial de opciones a estudiar

Qué información necesitan recabar

Modelo IPO de la empresa Chocola'k

Consideraciones del diseño de reportes (salidas) del subsistema de toma de inventario físico

Consideraciones del diseño de entradas del subsistema de toma de inventario físico

Consideraciones del diseño de procedimientos del subsistema de toma de inventario físico

Manual de procedimientos subsistema de toma de inventario físico

Consideraciones del diseño de diagramas de flujo de datos del subsistema de toma de inventario físic

CASO DE ESTUDIO - EQUIPAMIENTO

Este caso que se entrega para su estudio es la continuación del caso presentado para la empresa Chokola’k en el curso de Fundamentos de Análisis de Sistemas. 

Recordará que Chokola’k se dedica a la elaboración y comercialización de tabletas de chocolate puro proporcionado en tamaños prácticos para ser preparado como bebida. 

En este caso se analizará la problemática que surge de las diferencias en el inventario físico  contra las reportadas por el sistema de inventarios, tanto de producto terminado como materia prima de Chokola’k   El  método de valuación del sistema de  inventario que maneja la empresa es el PEPS (Primero en entrar, primero en salir) por ser producto perecedero. La persona encargada de bodega utiliza documentos impresos y calculadoras para realizar los cálculos.

Las órdenes de compra de materia prima se manejan por  semana y  las del empaque trimestralmente, por acuerdo con los  proveedores.   La Asistente de Gerencia  es la encargada de realizar las compras.

La empresa cuenta con algunos métodos manuales para la toma de inventarios de existencias físicas.  Estos métodos han demostrado ser poco funcionales lo que provoca diferencias en el sistema y atrasos en la producción al no contar con la materia prima necesaria. 

Por lo tanto, es necesario realizar un análisis de la situación para encontrar las alternativas de solución para  que la empresa cuente con un inventario real y un sistema actualizado para alcanzar los niveles máximos de ventas.

COMPETENCIAS QUE DEBE DESARROLLAR EL ALUMNO Establece los requerimientos y necesidades de la empresa  y/o organización

para solventar el problema presentado Analiza el Diagrama de Flujo de Datos para verificar si contribuye a representar

la solución para el problema de la toma del inventario físico y si cumple con las consideraciones de diseño eficaz de un DFD

Determina si las salidas y entradas presentadas en el caso cumplen con las consideraciones en el diseño eficaz de salidas o entradas en un sistema

Analiza si el procedimiento presentado en el Manual de procedimientos para determinar si éste es completo y cumple con la finalidad para la cual fue creado

OBJETIVOS DEL CASO

Que el alumno:

o Ponga en práctica las consideraciones del diseño de entradas, salidas y formas para el Subsistema de toma del inventario físico de Chokola´k

o Aplique los conceptos aprendidos en el área de Automatización de Oficinas en situaciones nuevas, en específico los contenidos del curso de sistematización de oficinas:

Consideraciones en el diseño eficaz de salidas en un sistema Consideraciones en el diseño eficaz de entradas en un

sistema Consideraciones de diseño eficaz de un DFD

Manual de ProcedimientosHERRAMIENTAS A UTILIZAR EN EL CASO Consideraciones en el diseño eficaz de:

entradas salidas procesos formas DFD Manual de Procedimientos para toma de inventario físico

Los conceptos se encuentran en el libro Sistematización de Oficinas  Capítulos 2, 4, 6 y 7

BREVE DESCRIPCIÓN DEL SUJETO DE ESTUDIO:

Como recordará, la  empresa Chokola´k produce y comercializa tabletas de chocolate para  consumirse como bebida.  La planta de producción está ubicada en el kilómetro 16 del municipio de Mixco.  La planta está distribuida apropiadamente para

los diferentes procesos de producción y cuenta con la siguiente maquinaria: 1 Horno tostador, 1 molino, 1 báscula de plataforma, 1 pesa digital, estanterías para secado, mesa de trabajo y silos para almacenar el grano.

Además, dispone de oficinas administrativas a cargo del Gerente y su asistente de Gerencia.  Las oficinas están equipadas con dos computadoras, impresoras, fax, una línea telefónica con extensión al área de producción.  Asimismo, cuenta con el equipo básico de oficina, papelería y útiles. Cinco personas están encargadas del proceso de producción y dos personas más  en  el área de ventas  y distribución del producto.

Por ser  una empresa  pequeña la administración del inventario de producto terminado y materia prima lo realiza  una sola persona, en forma manual quien anota en un cuaderno las salidas  y entradas del producto terminado y de  materia prima. Para efectuar los pedidos, órdenes de compras y otras actividades, se utilizan documentos impresos y para  los cálculos se utilizan calculadoras.

Las órdenes de compra de materia prima se manejan semanalmente excepto las del empaque que se hacen trimestralmente por acuerdo con los proveedores.  Estas órdenes  estarán a cargo del  asistente de Gerencia.

El sistema de valuación de inventarios utilizado es el PEPS, por ser producto perecedero y para garantizar una rotación de inventarios uniforme.  Se tiene estimado un  5% de inventario de producto terminado por imprevistos a pedidos extraordinarios, o por falta de existencia  de materia prima. El transportador es el encargado del movimiento y transportación de la materia prima y el producto terminado.

No cuentan con métodos eficaces y tecnificados de toma de inventario.  Se requiere un subsistema que facilite el conteo de las existencias físicas de materia prima y producto terminado para asegurar la existencia real  y que permita comparar los resultados obtenidos con los registros contables para establecer las diferencias que pudieran existir. Actualmente no se comprueba el estado de conservación,  condiciones de utilización y de seguridad de la materia prima y el producto terminado. A continuación se resumen algunos de los síntomas del problema

Frecuentemente la cantidad de materia prima en bodega es insuficiente para cubrir las necesidades de producción.

Se acumula el inventario de producto terminado en bodega En ocasiones no se pueden cubrir ciertos pedidos, ya que con base en los datos

del sistema del inventario se reporta un faltante Frecuentemente se hace necesario realizar compras de emergencia de materia

prima para cubrir los requerimientos de producción. Es oportuno en este momento realizar el siguiente análisis, a través de estas

preguntas: ¿Cómo se puede mantener la cantidad necesaria de materia prima en bodega

para cubrir las necesidades de producción? ¿Cuáles son las alternativas más viables  para  evitar el estacionamiento de

producto terminado  en la bodega? ¿Qué métodos serán lo más adecuados  para verificar los faltantes en el sistema

del producto terminado?¿Qué mecanismos de control se pueden aplicar para hacer más productiva a

la empresa y evitar los problemas anteriores?

QUÉ INFORMACIÓN NECESITAN RECABAR

Es necesario planificar la investigación que se realizará. Para analizar objetivamente el sistema, se debe primero recabar la mayor cantidad de datos acerca del subsistema de toma de inventario físico de Chokola’k, de una forma organizada y con un propósito en

mente.  Se tratará de identificar la siguiente información.  Para ello se elabora un cuadro de guía:

¿Qué información estoy buscando?

¿En dónde encuentro esta información?

¿Cómo la encuentro?

Cuando disponga de ella, ¿Qué debo

hacer con ella?

A qué se debe que frecuentemente hay insuficiencia  de materia prima en bodega

En la bodega donde se encuentra físicamente la materia prima y en la base de datos del sistema

Por medio de reportes manuales y del sistema de materia prima

Investigar los motivos de la falta de materia prima

El producto terminado se acumula en bodega

En bodega y en la base de datos

Por reportes de producto terminado

Establecer las razones  que  originan que se acumule el producto

En la base de datos del sistema reportes de faltantes

En bodega donde se encuentran los productos

Al comparar por medio de los reportes los datos obtenidos

Verificar los datos correctos del sistema y el porqué de los faltantes

Compras frecuentemente de materia prima para cubrir los requerimientos de producción

Con el encargado de bodega y  el Asistente de Gerencia

Por reportes y documentos contables

Identificar las cantidades correctas de compra de materia prima, para evitar faltantes

 

MODELO IPO DE LA EMPRESA CHOCOLA´K

 

 ELEMENTOS DEL MODELO IPO (INPUT-PROCESS-OUTPUT):

ENTRADAS (INPUTS): Datos de toma de inventario físico

PROCESO: Ingreso de los datos de la toma de inventario físico, por el personal involucrado en la toma de inventario físicoVerificación de las diferencias entre el inventario e inventario físico.  Si no cuadra, verificar de nuevo hasta cuadrar y  autorizar los ajustes y llenar la forma respectiva

SALIDAS (OUTPUT) Reportes para toma del inventario físico de materia prima, producto en proceso, producto terminado. Reporte de diferencias y ajustes del sistema al inventario contable

RETROALIMENTACIÓN Verificación constante de datos del inventario por el sistema

CONSIDERACIONES DEL DISEÑO DE REPORTES (SALIDAS) DEL SUBSISTEMA DE TOMA DE INVENTARIO FÍSICO (ver modelos adjuntos)

CONSIDERACIONES DEL DISEÑO DE ENTRADAS DEL SUBSISTEMA DE TOMA DE INVENTARIO FÍSICO (ver modelo adjunto)

CONSIDERACIONES DEL DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS DEL SUBSISTEMA DE TOMA DE INVENTARIO FÍSICO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUBSISTEMA DE TOMA DE INVENTARIO FÍSICO (ver hojas adjuntas)

CONSIDERACIONES DEL DISEÑO DE DUAGRAMAS DE FLUJO DEL SUBSISTEMA DE TOMA DE INVENTARIO FÍSICO (ver hoja adjunta)