SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES

SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES

INFORME : AUDITORIA DE GESTIÓN EN EL MINISTERIO DE

ECONOMIA Y FINANZAS

DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS

AREA SECRETARIA GENERAL

PERÍODO 01-01-2003 AL 31-12-2004

INF. No. AI-2006-01-06

Planes Operativos de la Secretaria General

El Plan Operativo de la Secretaria General contiene objetivos, metas, indicadores y

actividades a cumplir y omite políticas, estrategias, cuantificación de metas, mientras

que los indicadores enunciados no contienen estándares de medición y sus variables

presentan dificultad para realizarlos y desarrollarlo.

Recomendaciones

Al Subsecretario General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional,

disponga:

A la Coordinadora de los Procesos de Fortalecimiento Institucional

1. Complete el documento denominado “SISTEMA DE PLANIFICACIÓN PARA

EL MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS” con los elementos que

conforman un adecuado sistema de planificación, incluyendo la matriz individual

que contiene fortalezas, oportunidades, amenazas, debilidades, objetivos,

políticas de cada unidad administrativa y lo envié al Subsecretario General de

Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional, con la finalidad de que sea

puesto a consideración del Comité de Fortalecimiento Institucional para su

revisión, aprobación y divulgación.


2. Complete el INSTRUCTIVO PARA LA PROGRAMACIÓN, EJECUCIÓN

Y EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO, incluyendo procedimientos

detallados para la fijación de objetivos, metas, indicadores, descripción suficiente

de actividades, cronograma de trabajo y evaluación.

Al Secretario General

3. Incluir en el Plan Operativo Anual de la Secretaria General del año a ejecutarlo,

actividades para su evaluación, también para preparar el del año siguiente, así

como las que desarrolla de manera habitual y no fueron planificadas, con sus

recursos, fijación de metas, indicadores y objetivos que facilite la medición de

logros.

A la Subsecretaria Administrativa, disponga:

4. A la Coordinadora de Capacitación, planifique eventos de capacitación para el

personal de la Secretaria General, que proporcione los conocimientos suficientes

para el desarrollo de su Plan Estratégico y Planes Operativos Anuales, a fin de

que contengan todos los elementos necesarios para un mejor desarrollo de sus

actividades.

Manual de Procedimientos

La Secretaria General no dispone de un Manual de Procedimientos que permita el

mejor desempeño de las actividades, permitiendo actuar a base de la costumbre y

experiencia y dificultando la evaluación de la gestión cumplida.

Recomendaciones

Al Ministro de Economía y Finanzas, disponga:


5. Al Subsecretario General de Coordinación y Asesoría Institucional, remita al

Comité de Fortalecimiento Institucional el proyecto de Manual de

Procedimientos de la Secretaria General, que fue enviado por la Coordinación de

Fortalecimiento Institucional con oficio 65-87 MEF-SGC-C.FOR-I-2004 de 15

de noviembre de 2004 para su aprobación.

6. Al Comité de Fortalecimiento Institucional, revise que el Manual de

Procedimientos contenga todos los pasos necesarios para el desarrollo de las

actividades que cumple la Secretaria General, tales como: recepción, registro,

control, distribución, tramite, despacho de las comunicaciones internas y

externas, archivos físicos y magnéticos de documentos, y sus respectivos

formularios y procedimientos, cuidando incorporar los elementos de control

interno, líneas de comunicación y coordinación, entre las dependencias que

conforman el Portafolio. Luego con su aprobación, remita al Ministro de

Economía y Finanzas, para la legalización y promulgación.

Presupuestos

Los presupuestos asignados para la Secretaria General, se realizó sin la

coordinación adecuada entre las Unidades de Fortalecimiento Institucional,

Financiera y Secretaria General, ocasionando que no se cumplan los objetivos y

metas propuestas.

Recomendaciones


disponga:

7. A la Coordinadora de los Procesos de Fortalecimiento Institucional y Secretario

General que con la participación de la Coordinación Financiera Institucional,

elaboren el presupuesto de la Secretaria General, considerando su Planificación

Operativa completa, lo que permitirá utilizar los recursos previstos para cumplir

las metas propuestas.



8. Al Coordinador Financiero Institucional, que en forma conjunta con la

Coordinadora de los procesos de Fortalecimiento Institucional, prepare la pro

forma presupuestaria de la Secretaria General, tomando en cuenta las actividades

planificadas.

Capacitación

En los Planes Operativos Anuales de los años 2003 y 2004 de la Secretaria General,

no se ha incluido como actividad la capacitación de sus funcionarios, ocasionando

que la recibida sea improvisada y no extensiva a todo el personal.

Recomendaciones


9. Incluirá en el Plan Operativo Anual de la Secretaria General actividades de

capacitación para el personal que labora en esta Unidad, preveyendo los recursos

necesarios.

10. Solicite a la Subsecretaria Administrativa, que en el Plan de Capacitación Anual

del Ministerio de Economía y Finanzas, incluya actividades de capacitación para

el personal de la Secretaria General en áreas afines a sus funciones, lo que

permitirá un conocimiento actualizado en las técnicas del manejo de documentos

provisión de información a clientes internos y externos, administración de

archivos y Biblioteca.

Contratos con Empresas Courier

Para la entrega de información dentro y fuera del País se utilizaron cuatro empresas,

celebrándose contratos escritos con dos de ellas, a pesar de que los montos pagados a


las otras son también significativos, ocasionando que se de un tratamiento

administrativo diferente a operaciones similares.

Recomendaciones


11. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad que de manera

conjunta con la Coordinadora de los procesos de Fortalecimiento Institucional,

incluyan en el “Reglamento Interno de Contrataciones para la Adquisición de

Bienes, Muebles, Ejecución de Obras y Prestación de Servicios” la necesidad de

firmar contratos de servicios de envió de correspondencia oficial a nivel nacional

e internacional, lo que uniformará procedimientos administrativos de demanda de

este servicio.

12. El documento elaborado en cumplimiento a la recomendación anterior, lo

remitirá a la Subsecretaria General Jurídica del Portafolio para su revisión,

aprobación y divulgación.

Actas de entrega recepción

En la Secretaria General se han realizado cambios continuos del Secretario General

y renuncias o supresiones de partidas, sin que se hayan elaborado actas de entrega

recepción de documentos, registros y bienes muebles entre los servidores entrante y

saliente, lo que impide establecer la responsabilidad con precisión.

Recomendaciones


13. Al Coordinador Financiero Institucional, que previo a la liquidación de los

haberes de los servidores que dejan de laborar en el Ministerio de Economía y

Finanzas por diferentes razones, exija la presentación del acta de entrega


recepción de bienes mubles, registros, documentos que estaban bajo su

responsabilidad.


14. Cuando realice cambios por rotación de los Líderes de los procesos, cuidará se

cumpla con la entrega recepción de los documentos, registros y archivos, dejando

constancia en el acta correspondiente que será archivada en la Secretaria General

y una copia enviará a la Coordinación de Recursos Humanos para la carpeta del

servidor.

Archivo de Documentación

La Secretaria General no dispone de archivos de documentos que sustenten las

acciones administrativas propias que ejecuta para cumplir sus obligaciones, por lo

que se tiene que recurrir a otras fuentes para obtener la información necesaria con el

consecuente retardo para labores de control.

Recomendación


15. Emita instrucciones al personal a su cargo, a fin de que los documentos

generados en la Secretaria General por acciones propias, se mantenga en un

archivo específico, lo que le permitirá disponer de información documentada de

su gestión y desarrollar un adecuado control de sus operaciones.

La Biblioteca no consta en la Organización y Administración del Ministerio de

Economía y Finanzas

La Biblioteca del Ministerio de Economía y Finanzas no consta en la Organización

del Portafolio, tampoco en el POA de los años 2003 y 2004 de la Secretaria General,

el material bibliográfico no es suficiente y actualizado, su espacio físico se utiliza


también como archivo pasivo del MEF, lo que ocasiona que las actividades se

realicen en forma independiente, no mantengan seguridad y no se haya fijado de

manera oficial sus competencias y responsabilidades.

Recomendación


16. Al Subsecretario General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional,

incluya en la estructura orgánica de la Subsecretaria Administrativa la Biblioteca,

Unidad que debe ser administrada con personal de experiencia y conocimientos

suficientes en el área, se le provea de bienes muebles, de un adecuado espacio

físico y de material bibliográfico actualizado.

Apoyo Secretarial

Evaluación

Las evaluaciones realizadas por la Secretaria General no son reales ya que las

ponderaciones establecidas en las diferentes actividades van entre el 90% y el 100%,

sin que en algunos casos se haya cumplido en esos valores. Ocasionando que no se

pueda visualizar los logros y lo pendiente para retroalimentar la planificación del año

siguiente.

Recomendación


disponga:

17. Al Secretario General que en las auto evaluaciones del Plan Operativo Anual, las

realicen acorde al cumplimiento de actividades, objetivos y metas cuantificadas,

utilicen indicadores de gestión que deben constar en el POA para dar objetividad

a los resultados, cuidando que aquellas que tienen ámbitos integrales de

aplicación en el MEF sean evaluadas en esa magnitud.


Sistema de Administración Documentaria

El Sistema de Administración Documentaria, que utiliza la Secretaria General para el

ingreso y despacho de la documentación, no esta acorde a sus necesidades y de

información al usuario, impide el seguimiento de trámites, no proporciona reportes

del destino de la documentación y de sus respuestas, tampoco se generalizó su uso en

el Portafolio, lo que ocasiona desconocimiento de información que se despacha sin la

participación de la Secretaria General.

Recomendaciones


18. Solicite a la Subsecretaria Administrativa, disponga al Coordinador de

Tecnología Informática, revise el “Sistema de Administración Documentaria”

utilizado por la Secretaria General para el control de ingreso y despacho de la

documentación, a fin de ajustarlo a las necesidades del Ministerio de Economía y

Finanzas, de ser procedente, incluirá un modulo de seguimiento de documentos

y emisión de reportes, cuidando la agilidad y oportunidad de los mismos.


19. Al Coordinador de Tecnología Informática, instale el Sistema de Administración

Documentaria utilizado por la Secretaria General, en las Subsecretarias y

Coordinaciones que no disponen de él, lo que le permitirá disponer de

información actualizada y el estado del documento ingresado para proporcionarla

a los usuarios internos y externos.

Sistema de Gestión Documentaria (SIGOB)

El sistema informático Sistema de Información y Gestión para la Gobernabilidad

(SIGOB), se implementó en el 38% de las Subsecretarias y Coordinaciones del

Ministerio de Economía y Finanzas, ocasionando se utilicen los dos sistemas para la


administración documentaria en forma indistinta, por lo que la Secretaria General

desconoce el estado de ciertos trámites.

Recomendaciones

Al Subsecretario General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional

20. Solicite a la Subsecretaria Administrativa, disponga al Coordinador de

Tecnología Informática, relacione costos, necesidades y servicios que

proporciona el SIGOB y los demandados por el Sistema de Administración

Documentaria que utiliza la Secretaria General para actualizarlo y ponerlo en

funcionamiento, cuidando al decidir por el que proporciona mayores ventajas al

Portafolio y cubra sus necesidades, así como las de los clientes internos y

externos.

21. Si el análisis sugerido en la recomendación anterior se desprende la necesidad de

buscar nuevas alternativas, solicitará a la Subsecretaria Administrativa se inicie el

proceso de adquisición de un nuevo sistema.

Centralización del sistema de administración documentaria

La Secretaria General envía aproximadamente el 38% de las respuestas a los trámites

ingresados y distribuidos por ella, el resto lo hacen las Subsecretarias y

Coordinaciones que lo atendieron, ocasionando que los interesados concurran a las

diferentes Unidades del Portafolio en busca de resultados, lo que deteriora la imagen

institucional.

Recomendaciones


22. A todas las Subsecretarias, Coordinaciones y Unidades Administrativas que

conforman el Ministerio de Economía y Finanzas, que los documentos que


contienen respuestas de los trámites ingresados sean enviados a sus destinatarios

a través de la Secretaria General, lo que permitirá centralizar la información y

evitar el contacto con el público a funcionarios que no tienen esa competencia y

presentar una imagen adecuada ante el cliente interno y externo.


23. Al Coordinador de Tecnología Informática, cumpla la recomendación 19 de este

informe, que sugiere la instalación del Sistema de Administración Documentaria

en las Subsecretarias y Unidades del MEF, que no disponen de él, hasta que se

tome la decisión de actualizarle o cambiarle.

Archivos que mantiene la Secretaria General

Los archivos: Histórico o permanente y Pasivo Intermedio del MEF, contiene

documentación no seleccionada ni ordenada y sin la debida protección, ocupando

espacios físicos de manera innecesaria, lo que dificulta proporcionar información

histórica y no se haya cumplido con la selección de los documentos que deben formar

parte del Archivo Permanente Nacional.

La causa es la falta de un Reglamento Interno de Administración de Documentos y

Archivos, también de un Manual de Procedimientos que describa las actividades que

debe cumplir cada Subsecretaria para seleccionar la documentación que debe formar

parte del Archivo Institucional.

Recomendaciones


24. Al Subsecretario General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional

que en coordinación con el Subsecretario Jurídico Ministerial y el Secretario

General, preparen el Reglamento Interno para la Administración de


Documentos y Archivo del Ministerio de Economía y Finanzas, centralizándolo

en la Secretaria General, lo que permitirá regular este proceso

25. A los diferentes Subsecretarios y Coordinaciones que conforman el Portafolio,

que para la entrega de la documentación a la Secretaria General, destinada para el

archivo, se lo efectué previa una selección adecuada, con el listado

correspondiente, previniendo su integridad.


disponga:

26. A la Coordinadora de los procesos de Fortalecimiento Institucional y Secretario

General, incluya en el proyecto de Manual de Procedimientos sugerido en la

recomendación 6 de este informe actividades a ser cumplidas por las diferentes

Subsecretarias y Coordinaciones del Portafolio, que faciliten la recepción,

ordenamiento, selección, archivo y custodia de la documentación recibida y

generada en el Portafolio


27. Designe por escrito a un funcionario que se haga cargo de los archivos histórico

y pasivo, el que se encargara de la custodia, organización, ubicación, codificación

por cada Unidad Administrativa, así como conforme una comisión de

funcionarios de las diferentes Subsecretarias y de la Secretaria General para que

evalúen y seleccionen la documentación a mantenerse y a ser remitida al

Archivo Nacional, lo que permitirá depurar los archivos y destruir la

documentación inservible previo el cumplimiento de las disposiciones legales

pertinentes.

28. Solicite a la Subsecretaria Administrativa, provea de bienes muebles a ser

utilizados en el archivo histórico y pasivo, adecue los espacios físicos disponibles

para su funcionamiento, con la finalidad de que proporcionen a los documentos,

seguridad, ordenamiento y preservación.


Préstamos de documentos

El Subproceso de Documentación y Archivo no disponen de registros para el control

de préstamos de documentos, lo que impide verificar la conformidad de ellos al

momento de su devolución y que no se determinen las responsabilidades en caso de

pérdida.

Recomendaciones


29. Al Subsecretario General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional,

incluya en el Reglamento Interno para la Administración de Documentos y

Archivo del Ministerio de Economía y Finanzas que se sugiere en la

recomendación 24 de este Informe, centralizándolo en la Secretaria General.

30. Disponga a la Coordinadora de los Procesos de Fortalecimiento Institucional y

Secretario General, incluya en el Manual de Procedimientos sugerido en la

recomendación 6 de este documento, procedimientos para el préstamo de

documentos, que debe contener plazo de entrega, identificación del beneficiario

del préstamo, su firma y breve descripción de los documentos prestados.


31. Hasta que se emita el Manual de Procedimientos sugerido en la recomendación 6

de este documento, imparta instrucciones al personal a su cargo para controlar el

préstamo de documentos.

Biblioteca


La Biblioteca, dispone de una guía bibliográfica implementada en Excel que

proporciona información codificada de su material bibliográfico, los protege del

deterioro, en forma adecuada.

El promedio mensual de usuarios fue de 73, los títulos de la mayoría de los libros

que mantienen en la Biblioteca son de ediciones antiguas y en mínima cantidad

relacionados con la especialización del Portafolio.

Recomendaciones


disponga:

32. A la Coordinadora de los Procesos de Fortalecimiento Institucional, elabore un

Reglamento para la Administración de la Biblioteca, que contenga aspectos de

control bibliográfico, préstamos, adquisiciones, actualización de títulos, provisión

de documentos generados en las diferentes Subsecretarías del Portafolio.

33. El proyecto de Reglamento, remitirá a la Subsecretaría Jurídica Ministerial para

su revisión y aprobación, previa su legalización y emisión por parte del señor

Ministro de Economía y Finanzas.


INFORME : AUDITORIA DE GESTIÓN AL PROCESO

PRESUPUESTARIO DE LA DEUDA PÚBLICA INTERNA

DEPENDENCIA MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

AREA SUBSECRETARIA DE CRÉDITO PÚBLICO

PERÍODO 01-01-2004 AL 31-12-2004

INF. No. AI-2006-02-06

Seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de Auditoria

Las recomendaciones del Informe No. AI-05-03-06 del 18 de octubre del 2005 de

la Auditoría de Gestión a las fases presupuestarias de la deuda pública externa en el

2003, no se han cumplido y algunas están en proceso de su aplicación, por lo que

sus resultados serán objeto de evaluación en los próximos exámenes.

Recomendación

Al Ministro de Economía y Finanzas

1. Disponga a los Subsecretarios: General de Finanzas, Economía, Coordinación y

Jurídica, Crédito Público, Presupuestos, Tesorería de la Nación, Política

Económica, Programación de la Inversión Pública y Administrativa que a base

de lo dispuesto con oficio N°. MEF-DM-SG-2005-4746 del 8 de noviembre de

2005 y oficio circular N°. DAIMEF-2006-087 de 9 de marzo de 2006, realicen

un seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones que constan en el

Informe de Auditoría N°. AI-05-03-06 de 18 de octubre de 2005 e informen

sobre las acciones ejecutadas, a fin de adoptar las medidas correctivas oportunas

que contribuyan a mejorar la gestión de la deuda pública.

El FODA de la Subsecretaría de Crédito Público


El FODA de la Subsecretaría de Crédito Público elaborado en el 2002 no es

completo, lo que no permite corregir oportunamente las debilidades y prevenir las

amenazas que afectan la gestión de esa Subsecretaría.

Recomendaciones

Al Subsecretario Administrativo

2. Disponga al Coordinador de Capacitación prepare cursos de Planificación

Estratégica y técnica para los funcionarios de la Subsecretaría de Crédito Público

sobre las debilidades comentadas, lo que permitirá complementar su FODA e

implementar nuevas actividades para el control de la deuda pública interna.

Al Subsecretario de Crédito Público

3. Una vez que se haya cumplido con la capacitación del personal, dispondrá a los

Coordinadores de Gestión de Deuda Pública, Evaluación de Operaciones de

Crédito y Operaciones Financieras, que con la participación de la Coordinación de

Fortalecimiento Institucional, revisen e incluyan todos los aspectos relacionados

al proceso presupuestario de la deuda pública en el FODA de la Subsecretaría de

Crédito Público, lo que permitirá corregir oportunamente las debilidades y

prevenir las amenazas que afecta la gestión de esa Subsecretaría.

Reglamento Interno del Ministerio

La falta de un estudio técnico previo el establecimiento del ámbito de acción de cada

Coordinación de la Subsecretaría de Crédito Público, no ha permitido evaluar la

gestión realizada por esas coordinaciones que participan en el proceso presupuestario

de la deuda conforme a la misión establecida para esa Subsecretaría

Recomendaciones



4. Dispondrá al Subsecretario de Crédito Público, con la participación de los

Coordinadores de Gestión de Deuda Pública, Evaluación de Operaciones de

Crédito, Operaciones Financieras y de Fortalecimiento Institucional, preparen un

estudio específico sobre la necesidad de realizar nuevas actividades que

contribuyan a mejorar la gestión y el control de la deuda pública, entre las que se

debe considerar los planes de riesgos de la deuda e investigación de mercados

financieros a fin de que éstas formen parte del ámbito de acción de las

Coordinaciones de la Subsecretaría de Crédito Público, lo que permitirá una

adecuada evaluación de la gestión realizada para la administración y el control de

la deuda pública

Al Subsecretario General de Coordinación

5. Dispondrá al Coordinador de Fortalecimiento Institucional, que conjuntamente

con los Coordinadores de Gestión de Deuda Pública, Evaluación de Operaciones

de Crédito y Operaciones Financieras, a base de los resultados del estudio sobre

las nuevas actividades que se incluirán en el ámbito de acción de cada una de

esas Coordinaciones, realicen las gestiones pertinentes para efectuar las

modificaciones del Reglamento Interno del Ministerio, considerando una

adecuada distribución de actividades compatibles y que la información tenga un

flujo normal que facilite el control posterior y la rendición de cuentas.

Colocación de los títulos valor a corto plazo

La Coordinación de Operaciones Financieras de la Subsecretaria de Crédito Público,

coloca los títulos valor de corto plazo, sin dar cumplimiento al Reglamento Interno

del Portafolio que establece esta actividad para la Coordinación de Operaciones de

Tesorería de la Subsecretaría de la Tesorería de la Nación y concentrando la

ejecución de esta actividad en determinados funcionarios

Recomendación



6. Autorice la asignación de recursos financieros para que la Unidad de

Capacitación en coordinación con los Subsecretarios de la Tesorería de la

Nación y Crédito Público, seleccionen el personal que serán capacitados sobre la

colocación de los títulos de valor a corto, mediano y largo plazo a fin de que

estos sean calificados y se diversifique la negociación de los títulos valor en la

Bolsa de Valores, cumpliendo de esta manera el ámbito de acción conforme lo

señala el Reglamento Interno del Portafolio para cada Subsecretaría.

Manual de Procedimientos para el proceso presupuestario de la deuda pública

La falta de un manual de procedimientos para la deuda pública, dificulta evaluar la

gestión realizada en cada una de las unidades administrativas inmersas en el proceso.

Recomendación


7. Dispondrá al Subsecretario General de Coordinación, que una vez terminado el

Manual de productos y previa una adecuada revisión y modificación del

Reglamento Interno del Portafolio, continúe con la elaboración del manual de

procedimientos, a fin de disponer de esta herramienta de trabajo que facilite la

ejecución de las actividades relacionadas con el proceso presupuestario de la

deuda pública interna.

Programación y Formulación Presupuestaria

El 67.53% de los ingresos de financiamiento interno programados

corresponden a créditos con desembolsos estructurales o de libre disponibilidad

El 67.53% de los ingresos de financiamiento interno programados y aprobados por

el Congreso Nacional, son créditos con desembolsos estructurales o de libre


disponibilidad, situación que limita el crecimiento socioeconómico, porque la deuda

pública no es compatible con la capacidad de pago y el país se ve obligado a

endeudarse más para pagar la deuda anterior

Recomendaciones


8. Que una vez creado el comité de deuda pública, disponga se proceda a la

preparación de planes y evaluaciones de riesgo, estudios de sustentabilidad de la

deuda pública así como un proyecto de políticas de endeudamiento a nivel de

Estado para presentarlo al Ejecutivo para su aprobación a fin de obtener eficacia

y eficiencia en la gestión del endeudamiento público.

9. Disponga al Subsecretario General de Coordinación, cumpla con la preparación

de la planificación estratégica de la deuda pública, conjuntamente con las

unidades administrativas del Portafolio designadas, a fin de que el país disponga

de una herramienta eficaz de control de los niveles de endeudamiento público

con objetivos claros a corto, mediano y largo plazo

Ejecución y Evaluación Presupuestaria

Actualización de la Consolidación de la deuda con el IESS

La falta de la suscripción del convenio de deuda entre el Estado Ecuatoriano y el

IESS no permite registrar y disponer de saldos reales de la deuda pública interna así

como la utilización de indicadores confiables de la sustentabilidad de la deuda

pública.

Recomendación



10. Insistirá al Director General del IESS, la suscripción del convenio de la deuda

que el Estado Ecuatoriano debe a esa Institución, previa actualización de la deuda

consolidada al 31 de diciembre de 2002, que fue verificada y legalizada por los

delegados de la Comisión Interinstitucional el 13 de marzo de 2003, a fin de

definir y legalizar el monto de la deuda que el Estado Ecuatoriano tiene con el

IESS y se proceda a su registro y control del pago respectivo dentro de la deuda

pública interna del país.

Evaluaciones de la ejecución presupuestaria de la deuda pública interna

El Ministerio de Economía y Finanzas, no dispone de informes de evaluación de la

ejecución presupuestaria de la deuda pública interna, lo que no permite conocer los

resultados físicos y financieros del endeudamiento, adoptar acciones correctivas,

disponer de datos históricos para programaciones futuras. y facilitar la rendición de

cuentas.

Recomendación


11. Dispondrá al Subsecretario General de Coordinación, que con la colaboración del

Coordinador de fortalecimiento Institucional y la participación de los

Subsecretarios de Crédito Público, Programación de la Inversión Pública, Política

Económica y Presupuestos, definan la Unidad Administrativa responsable de

elaborar la evaluación de la ejecución presupuestaria de la deuda pública, a fin

de que esta actividad se incluya en el respectivo ámbito de acción en el

Reglamento Interno del Portafolio.

12. Mientras se modifique el Reglamento Interno del Portafolio, dispondrá por

escrito a la unidad asignada, proceda a recopilar la información necesaria para la

elaboración de la evaluación de la ejecución presupuestaria de la deuda pública

interna del 2006 que será proporcionada por las Subsecretarías del Portafolio

inmersas en el proceso presupuestario de la deuda, a fin de conocer los resultados


de esta fase presupuestaria en forma trimestral, para evaluar la gestión de la

deuda pública y adoptar oportunamente las medidas correctivas que amerite.

Marco legal y normativo para la deuda pública interna

La falta de una ley específica para la deuda publica, impide contar con un marco

jurídico sólido que regule el proceso presupuestario y otros aspectos relacionados

con la gestión de la deuda pública, así como para la rendición de cuentas, la

evaluación y control.

Recomendación


13. Dispondrá al Subsecretario de Crédito Público, que en coordinación con el

Subsecretario Jurídico Ministerial y la participación de los Subsecretarios,

Política Económica, Presupuestos y Programación de la Inversión Pública,

preparen un estudio respecto a la pertinencia y conveniencia previo a la

formulación de un proyecto de Ley, que establezca las atribuciones y

responsabilidades en materia de contratación, emisión, colocación, registro,

control y evaluación de la deuda pública, enfatizando el proceso presupuestario,

para la correspondiente rendición de cuentas, a fin de presentarlo al Congreso

Nacional para su aprobación.


INFORME : AUDITORIA DE GESTIÓN EN EL MINISTERIO DE

ECONOMIA Y FINANZAS PROCESO PRESUPUESTARIO

EJERCICIO FISCAL 2004


AREA COORDINACIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL

PERÍODO 2004

INF. No. AI-2006-03-06

Resoluciones Presupuestarias sin informes

Las resoluciones de los Subsecretarios Administrativos que legalizaron los aumentos,

disminuciones y ciertos traspasos de créditos, efectuados por el Subsecretario de

Presupuestos y Ministro de Economía y Finanzas, no cuentan con los informes

emitidos por analistas de la Coordinación de Administración del Ciclo

Presupuestario impidiendo conocer el fundamento legal y criterios a base de los

cuales se emitieron estos documentos, además las resoluciones presupuestarias

emitidas por los Subsecretarios Administrativos, no mantienen secuencia numérica

dificultando la determinación del total de reformas realizadas por la institución

durante la ejecución presupuestaria del período.

Recomendaciones

El Ministro de Economía y Finanzas dispondrá:

1. Al Subsecretario de Presupuestos, remita a las diferentes instituciones del sector

público no financiero, conjuntamente con las resoluciones presupuestarias de

aumento, reducción y traspasos de créditos, los informes de los analistas de la

Coordinación de Administración del Ciclo Presupuestario que sirvieron de

sustento para su emisión, con el fin de que las entidades dispongan de toda la

documentación suficiente y pertinente respecto de las modificaciones

presupuestarias que realizan.


2. A la Subsecretaria General de Coordinación, instruya al Secretario General del

Ministerio, que respecto a las Resoluciones Presupuestarias que legalice la

Subsecretaria Administrativa, mantenga un control numérico independiente al del

resto de documentos que suscriba esta autoridad, con el fin de controlar de mejor

manera este proceso.

Componente Programación Presupuestaria

Programa Presupuestario del Ministerio

El Ministerio de Economía y Finanzas, no elaboró su programa institucional en el

que se determinen todas las acciones a desarrollar por parte de la entidad durante el

período, documento que sirva de fundamento para la formulación de la proforma

presupuestaria institucional. Lo expuesto dio lugar a que la proforma presupuestaria

del Ministerio, se formule considerando únicamente las actividades Q100 y H400

denominadas Administración de Economía y Finanzas y Asistencia Social a la

Población Menos Protegida, impidiendo realizar una adecuada estimación de las

necesidades de la institución para el período y dificultando además las evaluaciones

realizadas a la ejecución del presupuesto institucional por parte de la Coordinación

Financiera Institucional.

Recomendación

El Ministro de Economía y Finanzas, dispondrá:

3. A la Subsecretaria General de Coordinación instruya a la Coordinadora de

Fortalecimiento Institucional incluya en el libro III del texto unificado y

compilado de la principal legislación secundaria del Ministerio de Economía y

Finanzas, relacionado con la organización y administración de la entidad, una

unidad administrativa encargada de la planificación de la institución y de la

función de programación presupuestaria, la cual deberá depender de esta

Subsecretaría de Estado, con el fin de que la entidad pueda contar con su


programa institucional, que facilite la formulación de la proforma presupuestaria

del Ministerio de Economía y Finanzas, la realización de las evaluaciones a la

ejecución del presupuesto y la estimación adecuada de sus necesidades.

Componente Formulación Presupuestaria

Totalidad de actividades de la institución no incluidas en Proforma

La proforma presupuestaria de la entidad, fue formulada únicamente a base de las

actividades Q100 y H400 denominadas Administración de Economía y Finanzas y

Asistencia Social a la Población Menos Protegida, las cuales consolidan todas las

acciones realizadas por la institución en el período, sin que se hayan considerado las

establecidas en el Catálogo Funcional de Actividades del Sector Público emitido por

la Subsecretaría de Presupuestos para la formulación de la proforma del período, lo

que dificultó la autoevaluación de la ejecución del presupuesto institucional, así

como el control posterior realizado por Auditoría Interna, impidiendo conocer la

gestión, desempeño personal y el costo de cada actividad.

Recomendación

La Subsecretaria Administrativa, dispondrá:

4. A la Coordinadora Financiera Institucional, que a base del Catálogo Funcional de

Actividades emitido por la Subsecretaría de Presupuestos del Portafolio, formule

la proforma presupuestaria de la entidad, identificando y detallando las diferentes

actividades que desarrolla esta Cartera de Estado. El registro de los movimientos

presupuestarios y contables, se realizará por cada actividad identificada.

Recursos en proforma por valores superiores e inferiores a los devengados

El Ministerio de Economía y Finanzas en su proforma presupuestaria subestimó los

ingresos corrientes y de capital respecto de los valores devengados en el período. En

relación con el grupo gastos corrientes, se solicitó una cantidad inferior a la utilizada


y en los grupos gastos de inversión y gastos de capital, se requirieron valores

superiores a los devengados, lo que dio lugar a que durante la fase de ejecución, se

hayan emitido modificaciones presupuestarias de aumentos, reducciones y traspasos

de créditos, llegando a devengarse en el período recursos que representan el 783.99%

respecto del monto solicitado en la proforma presupuestaria, distorsionando la

información presupuestaria y contable de la entidad.

Recomendación

La Coordinadora Financiera Institucional dispondrá:

5. A los funcionarios encargados de la formulación de la proforma presupuestaria

de la institución, consideren en esta fase, a más de las directrices presupuestarias,

plan operativo de la entidad y programa institucional, información estadística

sobre la tendencia de ingresos y gastos efectivos en los diferentes períodos,

resultados de la evaluación presupuestaria realizada por la Contraloría General

del Estado, Auditoría Interna, la propia entidad y la Subsecretaría de

Presupuestos, procedimiento que permitirá efectuar proyecciones más prudentes,

respecto de los ingresos y egresos que deben presentarse en la proforma

presupuestaria.

Registro de egresos en subgrupos y partidas que no corresponden

El presupuesto de la entidad, presenta varios egresos relacionados con el Costo del

Servicio del Bono de Desarrollo Humano, pago del Bono de Desarrollo Humano y

honorarios a varios asesores de las diferentes autoridades de la institución,

clasificados en subgrupos y partidas que difieren de los conceptos señalados. El

hecho comentado dio lugar a que en la ejecución presupuestaria se hayan realizado

reformas presupuestarias de texto, cifrado y traspaso de créditos con el fin de

reclasificar los rubros relacionados con el Bono de Desarrollo Humano sin que lo

hayan realizado en las partidas adecuadas, por lo que el registro contable de estas

operaciones se realizó en cuentas que no corresponden, distorsionando la

información presentada en los diferentes estados financieros.


Recomendaciones


6. A los funcionarios encargados de formular la proforma presupuestaria del

Ministerio de Economía y Finanzas, clasifiquen los recursos que se requieran en

el período, dentro de las partidas y subgrupos de gasto respectivos, además

realicen las observaciones necesarias en los casos de inadecuada clasificación de

los recursos en el presupuesto de la institución por parte de la Subsecretaría de

Presupuestos, con el fin de que las operaciones que se realicen durante la

ejecución, se registren en las partidas y cuentas pertinentes y que los estados

financieros que se emitan reflejen estos resultados.

7. Solicitará a la Subsecretaria Administrativa, se organicen eventos de capacitación

para el personal de la Coordinación Financiera Institucional encargado de las

diferentes fases del proceso presupuestario, con el fin de actualizar los

conocimientos de estos servidores, lo que facilitará el desempeño de sus

actividades.

Componente Ejecución Presupuestaria

Registro de ejecución presupuestaria a nivel de subgrupos

La ejecución presupuestaria de varios egresos del Ministerio de Economía y

Finanzas, se presenta a nivel de subgrupos, sin embargo de que el Reglamento a la

Ley de Presupuestos del Sector Público establece la responsabilidad de desglosar

internamente sus erogaciones al nivel mínimo de gasto. Lo anotado dificultó el

control posterior e impidió conocer el valor utilizado con cargo al presupuesto del

período por cada rubro.

Recomendación



8. A los funcionarios encargados de la formulación de la proforma presupuestaria

de la entidad, efectúen este procedimiento a nivel de partida y consoliden la

información a nivel de subgrupos, en los casos exigidos por las directrices

presupuestarias, con fines de remisión del documento a la Subsecretaría de

Presupuestos para su análisis y validación. Una vez que reciban el presupuesto

institucional aprobado por el Congreso Nacional ingresarán esta información en

el sistema a nivel de partida y de distribuidor si el caso lo amerita, con la

finalidad de registrar las operaciones que efectúe esta entidad durante la

ejecución presupuestaria en el ítem correspondiente, lo que permitirá conocer el

gasto de cada rubro.

Resoluciones Presupuestarias

En el presupuesto de la entidad la Subsecretaría de Presupuestos incluyó el rubro

84.99.00.001.0 denominado en Obras de Infraestructura por la cantidad de U.S.

$25.000 de la actividad A128, sin que haya sido requerido en la proforma

presupuestaria. En el clasificador presupuestario de ingresos y gastos el código de

este egreso corresponde a Asignaciones a Distribuir. Durante la ejecución

presupuestaria la Subsecretaria Administrativa emite varias resoluciones

presupuestarias internas las cuales rectifican el código de este egreso a nivel de

subgrupo y su nombre pero en una Actividad no aprobada en el presupuesto de la

institución, posteriormente aumenta el cupo de este egreso y finalmente realiza

varios traspasos de créditos de este rubro a partidas del subgrupo bienes muebles, sin

que en el egreso Asignaciones a Distribuir Cr. se haya devengado valor alguno en el

período. Lo expuesto ha dado lugar a que se utilicen recursos en rubros distintos a los

aprobados inicialmente como en los casos de vehículos, equipos, sistemas, paquetes

informáticos y partes y repuestos.

Recomendaciones

El Ministro de Economía y Finanzas dispondrá:


9. Al Subsecretario de Presupuestos instruya a los analistas encargados de validar

las proformas de las entidades, aprueben en este proceso los recursos necesarios

para el desarrollo de las diferentes actividades que les permita el cumplimiento

de metas y objetivos y no incluyan partidas globales sujetas a distribución,

observando lo establecido en las directrices presupuestarias emitidas por esta

Subsecretaría para cada período.

10. A la Subsecretaria Administrativa evite emitir resoluciones presupuestarias para

actividades no aprobadas en el presupuesto de la entidad, relacionadas a partidas

globales sujetas a distribución y a nivel de subgrupos, en este último caso hará

referencia a cada ítem o distribuidor específico, en todos los casos se observará el

Catálogo Funcional de Actividades del Sector Público.

Componente Evaluación Presupuestaria

Evaluación Presupuestaria de la entidad

Funcionarios de la Coordinación Financiera Institucional, realizaron la evaluación

presupuestaria del período, a base del análisis de la ejecución presupuestaria, los

informes presentados contienen un estudio sobre el comportamiento del gasto

respecto a la asignación inicial, presupuesto codificado, valores devengados por

grupos de gasto y su proyección al 31 de diciembre, documentos que fueron

remitidos en fechas posteriores a los quince días del mes siguiente a cada trimestre,

lo que ha dificultado el proceso de evaluación y ha impedido establecer el

cumplimiento de metas y objetivos de la entidad y la medición de la gestión por cada

actividad.

Recomendación

La Coordinadora Financiera Institucional, dispondrá:

11. A los funcionarios designados para efectuar la evaluación presupuestaria de la

entidad, consideren el contenido del programa institucional, proforma y


presupuesto para medir los resultados alcanzados y la gestión y determinar el

cumplimiento de metas y objetivos de la entidad por cada actividad, utilizando

indicadores de eficacia y eficiencia y otros que se incluyan en los documentos

citados, con el fin de establecer las variaciones producidas en el ejercicio, las

causas que las provocaron, formular sugerencias que permitan corregirlas y

efectuar proyecciones más aproximadas a la realidad respecto de los ingresos y

egresos que se presentan en las proformas presupuestarias. Este procedimiento

debe ser efectuado de manera trimestral y al final del período, los informes de

evaluación remitidos a la Subsecretaría de Presupuestos dentro de los primeros

quince días del mes siguiente al respectivo trimestre y el anual dentro de los

quince días del mes de enero del siguiente año.

Componente Liquidación Presupuestaria

Liquidación Presupuestaria de la Institución

El proyecto de liquidación presupuestaria de la entidad no fue preparado y remitido a

la Subsecretaría de Presupuestos, lo que ha impedido a la entidad y a la Subsecretaría

de Presupuestos contar con esta información.

Recomendación

La Subsecretaria Administrativa, dispondrá:

12. A la Coordinadora Financiera Institucional instruya a funcionarios de esta

unidad, preparen el proyecto de liquidación presupuestaria del Ministerio de

Economía de cada ejercicio, en el cual se establezcan los ingresos recibidos, los

gastos devengados y el déficit o superávit del período, documento que será

remitido a la Subsecretaría de Presupuestos hasta el 15 de enero del siguiente

año, para lo cual deberán observar las normas técnicas de control, evaluación y

liquidación presupuestaria y demás normativa que se expida al respecto.


INFORME : AUDITORIA DE GESTIÓN AL PROCESO DE CUSTODIA Y

ENTREGA DE ESPECIES FISCALES A LAS

INSTITUCIONES DEL SECTOR PÚBLICO


AREA SUBSECRETARÍA DE TESORERÍA DE LA NACIÓN

PERÍODO 01-01-2003 AL 31/12/2004

INF. No. AI-2006-04-06

Cumplimiento de recomendaciones

Las recomendaciones del informe AI-02-09-06 de diciembre 4 de 2002, N°s. 3, 7, 6,

8, 9 y 5 se cumplieron y las 1, 4 y 2 de manera parcial, lo que ha determinado que no

se expida los Reglamentos: al artículo 11 de la Ley para la Promoción de la

Inversión y la Participación Ciudadana y el sustituto al Reglamento de Impresión de

Especies Valoradas, por los cambios continuos de autoridades del MEF.

Recomendaciones

El Ministro de Economía y Finanzas, disponga:

1. Al Subsecretario General Jurídico Ministerial

Tramite el proyecto de Decreto Ejecutivo para expedir el Reglamento al

artículo 11 de la Ley para la Promoción de la Inversión y Participación

Ciudadana, para su aprobación y ponerlo a consideración del señor

Presidente de la República previo a su expedición.

En coordinación con el Subsecretario de Tesorería de la Nación y Director

del Instituto Geográfico Militar revise y complemente el Reglamento

Sustitutivo al Reglamento de Impresión de Especies Valoradas y remita al

señor Ministro para su revisión, aprobación y promulgación.


A la Subsecretaria General de Coordinación, disponga:

2. A la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional, que conjuntamente con

funcionarios del área de Especies Fiscales de la Coordinación de Transferencias

de Recursos Financieros de la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, analice

las funciones y responsabilidades que están a cargo de esa área, así como la

normatividad que regula su funcionamiento, a fin de que defina con claridad su

ámbito de acción y ubicación dentro de la estructura orgánica de esa

Subsecretaría y preparen su Manual de Procedimientos, documentos que serán

remitidos a la Subsecretaría General Jurídica para su revisión, previo envío al

señor Ministro para su aprobación y legalización.

Ambiente de Control

La unidad de Especies Fiscales de la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, no

consta como tal en el Reglamento Orgánico del Ministerio, si no como una actividad

de la Coordinación de Transferencias de Recursos Financieros de esa Subsecretaría,

ocasionando que el responsable de dicha Coordinación no haya participado en las

actividades de Especies Fiscales y se haya concentrado toda su responsabilidad en el

líder de esa área.

Recomendaciones


3. A la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional

- En consideración de la recomendación N° 2 de este informe, revise el ámbito de

acción de la Coordinación de Transferencia de Recursos Financieros y defina las

funciones y responsabilidades que compete a esta Coordinación en lo referente

a la actividad de administrar y custodiar las especies fiscales, resultados que

permitirán establecer la necesidad de mantener la unidad de Especies y


determinar con claridad las responsabilidades de cada servidor y niveles de

autoridad.

- Defina la unidad administrativa responsable de dirigir y controlar la aplicación

del Reglamento Orgánico del MEF y solicite al señor Ministro su incorporación

al citado Reglamento.

Capacitación del personal

Los servidores del área de Especies Fiscales no han recibido capacitación en el

período analizado, ocasionado que sus labores cotidianas se realicen a base de la

costumbre, impidiendo la optimización de su desempeño.

Recomendaciones

Al Subsecretario Administrativo, disponga:

4. A la Coordinadora de Capacitación que en conjunto con el responsable del área

de Especies Fiscales de la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, analice y

determine las necesidades de capacitación y actualización de conocimientos del

personal a su cargo, a base de sus resultados elabore un plan de capacitación

específica para impartir a dichos servidores, que incluyan eventos de informática

y los relacionados con las actividades que desempeñan, con la finalidad de

optimizar el uso del recurso humano.


5. A la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional, incluya en el Instructivo

para la programación del plan operativo anual los requerimientos de

capacitación del personal, lo que permitirá a Especies Fiscales incorporar en el

Plan Operativo Anual estas actividades y prever los recursos necesarios.

Seguridades de la bodega de especies fiscales del MEF


El Ministerio de Economía y Finanzas dispone de una bodega para almacenar las

especies fiscales impresas en el Instituto Geográfico Militar y su distribución a las

entidades públicas comercializadoras, esta funciona en la planta baja del edificio del

Ministerio, sin las debidas seguridades, ocasionando que las existencias de especies

valoradas que permanecen en la ella tengan riesgos de pérdida por deterioro y

siniestros.

Recomendación


6. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad realice:

Un estudio técnico del área física de la bodega de especies fiscales, con la

finalidad de establecer las necesidades de seguridad que requiere esta para

prevenir el deterioro y desaparición de las especies valoradas, los resultados

con las sugerencias pondrá a conocimiento del Subsecretario Administrativo

para las acciones pertinentes.

Previo una adecuada revisión de la cobertura de la Póliza de Incendio que el

Ministerio de Economía y Finanzas tiene contratada para sus edificios y

contenidos, determine si esta cubre la pérdida y destrucción de las especies

fiscales, caso contrario realice un análisis de costo beneficio para definir su

contratación.

Transporte de Especies Valoradas del Instituto Geográfico Militar al Ministerio

El MEF no dispone de un vehículo fijo y adecuado para el traslado de las especies

fiscales del Instituto Geográfico Militar a la Bodega del Ministerio, tampoco los

contratos de impresión incluyen una cláusula que obligue al IGM a entregar en el

MEF, ocasionando que el traslado no se realice de manera segura y que el personal


que cumple esta tarea lo realice con sus propios medios o se suspenda su traslado

con el consecuente retardo en su distribución.

Recomendación


7. Negocie con el Director del Instituto Geográfico Militar la necesidad de que el

IGM realice la entrega recepción de las especies valoradas impresas en la

Bodega del MEF, lo que permitirá incluir en los contratos de impresión la

obligación del IGM de trasladar estos documentos valorados al MEF, a la vez

que proporcionará seguridad y agilidad en este proceso.

Constatación física en la Bodegas de especies valoradas del Ministerio

No se realizan constataciones físicas de las especies valoradas existentes en bodega,

impidiendo sean conciliadas con los registros de control y se adopten acciones para

aquellas que están sin movimiento por varios años.

Recomendación

Al Subsecretario de Tesorería de la Nación, disponga:

8. Al Coordinador de Transferencias de Recursos Financieros, incluya en los

planes operativos anuales de la Coordinación a su cargo como una actividad a

cumplirla de manera periódica, la constatación física de las especies valoradas

existentes en la Bodega y sus resultados serán conciliados con los registros de

control, los resultados comunicará a su autoridad para que adopten las acciones

que ameriten.

Información y Comunicación para Especies Fiscales interna y externa


El MEF no dispone de un medio adecuado de comunicación interna para el

seguimiento y control de los tramites de contratación de impresión de especies

valoradas, como de información externa para dar a conocer a la entidades públicas

comercializadoras del estado de los mismos y las existencias de especies en bodega.

Ocasionando retardo en la suscripción de los contratos de impresión de especies y

demora en la distribución.

Recomendaciones


9. Al Coordinador de Tecnología Informática

Desarrolle un programa para el seguimiento y control de los trámites de

contratación de servicios de impresión de especies fiscales con el IGM que

permita acceder al usuario interno y externo y conocer el estado de su

pedido.

En coordinación con el personal de la Subsecretaría Tesorería de la Nación

encargado de la actividad de administrar y custodiar las especies fiscales,

prepare la información suficiente respecto a la contratación de impresión y

existencias de especies fiscales para su incorporación a la página Web del

MEF.

Entrega recepción de registros y archivos y especies

El área de Especies Fiscales no ha elaborado las actas de entrega recepción de las

especies fiscales de bodega, registros y documentos, previo a los cambios

administrativos del personal o redistribución interna de tareas, lo que impide

continuar con el trabajo pendiente, delimitar las responsabilidades y adoptar

acciones correctivas.

Recomendaciones


Al Subsecretario de Tesorería de la Nación

10. Disponga al Coordinador de Transferencias de Recursos Financieros:

Incluya en el documento de disposición de cambio administrativo del

personal de Especies Fiscales o redistribución de tareas, la obligación de

efectuar la entrega recepción de registros y documentos, cuidando que estos

se encuentren actualizados, dejando constancia en el acta la fecha del corte y

del detalle de dicha información, copia de ella enviará a la Coordinación de

Recursos Humanos para la emisión de la acción correspondiente y archivo en

sus respectivos expedientes.

11. Solicite al Subsecretario Administrativo, disponga a la Coordinadora Financiera

Institucional, delegue a un colaborador para que participe en la entrega recepción

de las especies fiscales existentes en la bodega, suscriba el acta de entrega

recepción de manera conjunta con los responsables entrante y saliente. Concilie

la información del acta con los registros de control, los resultados establecidos

los comunicará a los Subsecretarios Administrativo y de Tesorería de la Nación

para las acciones correspondientes.

Supervisión de Actividades

No se efectúa en el área de Especies Fiscales de la Coordinación de Transferencias

de Recursos Financieros, la supervisión del funcionamiento del sistema el control

interno aplicado en sus operaciones. Ocasionando que el responsable realice

autoevaluaciones sin dejar constancia de sus resultados, impidiendo a los

Subsecretarios de Tesorería de la Nación, conozcan de las de las deficiencias y

promueven su cambio o fortalecimiento.

Recomendación



12. Al Coordinador de Transferencias de Recursos Financieros, incluya en los planes

operativos anuales de la Coordinación a su cargo las actividades de supervisión y

evaluación del sistema de control interno del área de Especies Fiscales,

previendo la asignación del recurso humano y de tiempo para su ejecución.

Planes Operativos del Área de Especies Fiscales

Los planes operativos anuales del área de Especies Fiscales de la Coordinación de

Transferencias de Recursos Financieros, son incompletos y no contienen metas

cuantificadas, indicadores de gestión y cronogramas de ejecución detallados,

impidiendo que sus planes operativos se utilicen como una herramienta eficaz para

su desarrollo y evaluación de la gestión del área en referencia.

Recomendaciones


13. A la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional

Gestione en forma conjunta con la Coordinación de Capacitación de la

Subsecretaria Administrativa la organización de cursos de capacitación

sobre fundamentos y técnicas de elaboración de planes operativos y de

elaboración de indicadores de gestión para la Coordinación de Transferencias

de Recursos Financieros y su área de Especies Fiscales, lo que facilitará la

preparación de sus respectivos planes operativos y su evaluación.

Prepare una guía metodológica de planificación operativa, que contenga a

más de las definiciones básicas, las técnicas y métodos de programación con

un ordenamiento secuencial del proceso a seguir y ejemplos prácticos, que

facilite su aplicación a los responsables de elaborar, controlar y evaluar el

desarrollo y cumplimiento de los planes operativos.


Base legal para impresión y emisión de especies fiscales

Varias normas que regulan la contratación de servicios de impresión de especies

fiscales del MEF con el IGM no se cumplen, ocasionando que la contratación del

servicio de impresión de especies valoradas se fundamente en disposiciones no

aplicables y no se haya realizado el seguimiento y control de las especies entregadas,

objetivo del Plan Operativo Anual de Especies Fiscales .

Recomendación


14. Al Subsecretario General Jurídico Ministerial, que en coordinación con el

Subsecretario de la Tesorería de la Nación y Director del Instituto Geográfico

Militar, analice el Decreto Legislativo N° 14 y su Reglamento y el Reglamento

de Impresión que norma la contratación de servicios de impresión de especies

valoradas con el IGM, con el fin de realizar las reformas necesarias para

actualizarla acorde a la estructura actual del MEF, a sus facultades y necesidades

de las entidades públicas comercializadoras, documento que será remitido al

Ministro para su revisión y envío a la Presidencia de la República.

Cotizaciones

Las cotizaciones aceptadas por el MEF, presentadas por el IGM para la impresión de

especies valoradas no contienen las condiciones de la oferta, omiten el tipo de

papel, cantidad, sistema de impresión aplicarse y precios unitarios, ocasionando

que el MEF reciba las especies entregadas por el IGM sin posibilidad de reclamo.

Recomendaciones


15. Al Subsecretario General Jurídico Ministerial:


En conjunto con la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional, incluya en

el Reglamento Interno de contratación del Ministerio procedimientos para la

contratación de impresión de especies fiscales, lo que permitirá se aplique un

procedimiento similar al del resto de contrataciones, considerando que el

IGM es el único oferente.

Incluya en los contratos de impresión de especies fiscales a ser firmados entre

el Ministerio de Economía y Finanzas y el Instituto Geográfico Militar las

cláusulas que contenga el tipo de papel, cantidad, sistema de impresión,

precio unitario y especificaciones técnicas, lo que facilitará la evaluación del

cumplimiento del contrato.


16. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad:

En coordinación con el personal del área de Especies Fiscales defina la

información que debe contener las ofertas del IGM, cuidando que entre otras

especificaciones conste: tipo de papel, cantidad, sistema de impresión y

precios unitarios.

En todos los requerimientos de impresión de especies fiscales, exija que las

cotizaciones presentados por el IGM, incluyan las especificaciones descritas en la

recomendación anterior, lo que facilitará su inclusión en los contratos

correspondientes.

Acuerdos Ministeriales y Contratos de Impresión de especies fiscales

Se determinó que algunos contratos de impresión de especies valoradas emitidos en

los años 2003 y 2004, no fueron suscritos dentro del plazo establecido, sino con

demora que oscilan entre 21 a 208 días laborables y que varios trabajos de impresión

se iniciaron antes de la suscripción del contrato, en tiempos anticipados de 5 a 103


días laborables, ocasionando que algunos trabajos de impresión de especies fiscales

se hayan iniciado sin el respectivo contrato para exigir su cumplimiento.

Recomendación

Al Subsecretario de Tesorería de la Nación, solicite:

17. A la Subsecretaria General de Coordinación, disponga a la Coordinadora de

Fortalecimiento Institucional, desarrolle los procedimientos que se aplican para el

proceso de contratación de los servicios de impresión de especies valoradas con

el Instituto Geográfico Militar, cuidando de identificar la unidad administrativa

responsable de cada parte del citado proceso e incluir los formatos de control, a

fin de que los contratos de impresión de especies valoradas se suscriban en los

tiempos previstos en el Reglamento al Decreto 014 y facilite el seguimiento y

control.

Custodia, Registro y Distribución

Los costos por servicio de emisión de especies valoradas prestado por el MEF a las

entidades públicas comercializadoras, no prevé los costos incurridos por recepción,

custodia, registro y distribución de las mismas, este corresponde solo al precio de

impresión. Ocasionando que no se disponga de costos reales del servicio prestado,

consecuentemente no se haya recuperado su totalidad, a más de la demora en su

recuperación.

Recomendaciones


18. Al Subsecretario General Jurídico Ministerial, incluya en el proyecto de Decreto

que contiene el Reglamento al artículo 11 de la Ley para la Promoción de la

Inversión y la Participación Ciudadana, Art. 4.- Recuperación de costos de

impresión y/o elaboración, los costos que incurre el MEF en las actividades de


recepción, custodia, registro y distribución de especies valoradas a las entidades

públicas comercializadoras a más del costo de su impresión.


19. Al Coordinador Financiero Institucional, que de manera conjunta con personal de

la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, Coordinación de Recursos Materiales

y Servicios de Seguridad y Subsecretaría General Jurídica que participan en el

proceso de emisión de especies fiscales, prepare la proforma presupuestaria para

el proceso en referencia, tomando en cuentas el costo de los recursos materiales,

humanos y financieros a emplearse, lo que permitirá disponer de un presupuesto

especifico y determinar el costo real del servicio prestado.

Movimiento de especies valoradas

Las diferencias establecidas entre los egresos del registro “Movimiento de Especies

Valoradas del 2004” de algunas especies fiscales entregadas a las entidades públicas

comercializadoras y los ingresos del formato “Control de la Recaudación”,.

Ocasionando que el MEF no disponga de información confiable del movimiento de

las especies, que es uno de sus objetivos operativos.

Recomendación

Al Subsecretario General de Finanzas, disponga:

20. A la Coordinadora de Gestión de las Finanzas Públicas que de manera conjunta

con el Subsecretario de Tesorería de la Nación y Subsecretario Administrativo,

conformen un equipo de trabajo para que previo determinación de las

necesidades de información financiera del movimiento de las especies fiscales,

diseñe un programa para habilitar el uso de las Cuentas de Orden en el SIGEF

Institucional para el registro y control de las especies fiscales, lo que permitirá

conocer los ingresos y egresos generados por la administración de las especies

fiscales y sus resultados formarán parte de los estados financieros.



21. Al Coordinador de Transferencias de Recursos Financieros, mientras se cumple

la recomendación anterior elabore los procedimientos de control a ser aplicados

por el responsable de Especies Fiscales que permitan la conciliación de los

egresos de especies valoradas que constan en el formato de Movimiento de

Especies Valoradas con los ingresos del formato de Control de la Recaudación,

de existir errores con la información de las entidades públicas comercializadoras

les comunicará sugiriendo los ajustes que ameriten, lo que permitirá conciliar las

cantidades entregadas con el ingreso que estas entidades mantienen.

Retroinformación de las entidades comercializadoras

Algunas entidades públicas que comercializan las especies fiscales entregadas por

el MEF envían de manera incompleta la retroinformación del movimiento de las

especies, sin los saldos de la constatación física y la certificación de la conciliación

de los valores recaudados y sus depósitos, ocasionando que la Subsecretaria de

Tesorería de la Nación no disponga de información completa y confiable del saldo

de especies valoradas que mantienen en custodia las entidades públicas

comercializadoras y de los ingresos de autogestión que genera su venta.

Recomendaciones



22. Envíe al Subsecretario General Jurídico Ministerial el proyecto de Normas a

aplicarse en la Subsecretaría a su cargo, que incorpora temas relacionados con

especies fiscales para que lo analice y ajuste a la normatividad vigente, cuidando

mantener procedimientos para implementar el control de las especies fiscales

entregadas por el MEF a las entidades públicas comercializadoras, lo que


permitirá efectuar un adecuado control de sus existencias y de los ingresos por

concepto de su venta.

23. Que mientras se cumple la recomendación anterior, preparare para su firma un

oficio para las autoridades máximas de las entidades públicas comercializadoras

de especies valoradas, comunicando las falencias de la retroinformación y el

pedido de remitirla de manera completa y conciliada de sus existencias e

ingresos producto de la venta, lo que facilitará su control.


INFORME : AUDITORIA DE GESTIÓN AL PROCESO

ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO EN LA COORDINACIÓN

DE TECNOLOGÍA INFORMATICO

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA

AREA COORDINACIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMATICA

PERÍODO 01-01-2004 AL 31/12/2004

INF. No. AI-2006-05-06

Cumplimiento de recomendaciones

De las diecisiete recomendaciones emitidas en el Informe de Auditoría N° AI-04-04-

06, fueron cumplidas las N°s. 1, 2, 4, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 14, 15, 16, 17, no fueron

cumplidas las N°s. 3 y 13 y fueron cumplidas parcialmente las N° 5 y 12.

Recomendaciones


1. A la Coordinadora de Fortalecimiento analice la recomendación N° 3 del Informe

N° AI-04-04-06, a fin de que establezca la conveniencia de que la Coordinación

de Tecnología Informática pase a depender orgánicamente de una Subsecretaría

General.


2. Al Coordinador de Recursos Materiales presente el Inventario del parque

informático a la Coordinación Financiera Institucional a fin de que procedan con

la verificación y ajustes contables pertinentes a la cuentas “Equipos, Sistemas y

Paquetes informáticos” “Repuestos y Accesorios”con la finalidad de que los

estados financieros reflejen valores al respecto. Información que será remitida a

Auditoría Interna.


3. Al Coordinador de Tecnología Informática revise y remita el Reglamento sobre

la utilización y control de los equipos informáticos a la Coordinación de

Fortalecimiento Institucional a fin de que ésta proceda con la aprobación en

forma conjunta con la Subsecretaría Jurídica Ministerial y se lo expida para su

aplicación.

El Plan Operativo de la Coordinación de Tecnología Informática

No se han definido de manera específica las metas e indicadores que permitan medir

y evaluar cada una de las actividades, objetivos propuestos de la Coordinación de

Tecnología Informática.

Recomendaciones

Al Subsecretario Administrativo, dispondrá:

4. Al Coordinador de Capacitación prepare un evento sobre Planificación para los

funcionarios de la Coordinación de Tecnología Informática, a fin de instruirles de

tal manera que les permita desarrollar sus planes de manera completa y facilite la

ejecución ordenada de las actividades tendientes a lograr las metas y objetivos de

la Coordinación de Tecnología Informática.

5. Al Coordinador de Tecnología Informática, solicite al Coordinador de

Fortalecimiento Institucional, los asesore en la preparación de su Plan Operativo

Anual por proyectos, cuidando fijar metas, precisar objetivos y desarrollar

indicadores de gestión específicos, considerando las áreas relevantes e

identificando las variables relacionadas con los objetivos, metas y

procedimientos aplicados, que permitan evaluar el cumplimiento del Plan

Operativo

Evaluación del Plan Operativo año 2004


El Plan Operativo del año 2004, de la Coordinación de Tecnología Informática

contiene 86 actividades a desarrollar, de las cuales en promedio se efectuaron el

79.65%, sin afectar el desenvolvimiento informático del Ministerio de Economía y

Finanzas.

Recomendaciones


6. Al Subsecretario Jurídico Ministerial del Portafolio se prepare un reglamento

interno de Recursos Humanos acorde a la nueva Ley de Servicio Civil y Carrera

Administrativa y de Unificación y Homologación de las remuneraciones del

Sector Público, a fin de que la Coordinación de Tecnología Informática cuente

con la base legal para terminar con el módulo de permisos y vacaciones del

Sistema de Control y Asistencia (SICA)


7. A los Coordinadores de Tecnología Informática y Financiera Institucional

incluyan en el Plan Operativo Anual, las estimaciones presupuestarias suficientes

que permitan ejecutar las actividades planificadas sin suspenderlas.

8. Al Coordinador de Tecnología Informática, previa la inclusión de determinadas

actividades en el Plan Operativo Anual de la Coordinación a su cargo, las ponga

en conocimiento de las autoridades respectivas a fin de obtener su aprobación y

evitar que en la fase de ejecución sean suspendidas.

9. Al Coordinador de Tecnología Informática, una vez se cuente con el Reglamento

Interno de Administración de Recursos Humanos, proceda a concluir con el

sistema SICA, en los módulos inconclusos.

Requerimientos de Soporte


No se mantiene un adecuado control de los requerimientos de Soporte Técnico y su

atención, sin embargo la satisfacción del usuario cubre un 83%.

Recomendaciones

Al Coordinador de Tecnología Informática, disponga:

10. Se complemente el Sistema ya elaborado para el registro de requerimientos, a fin

de que cubran el servicio proporcionado por Soporte Especializado.

11. A los Lideres de los Subprocesos: Técnico de Soporte a Usuarios,

Administración Informática y Base de Datos, implanten y utilicen el sistema

complementado para el control de requerimientos, a fin de poder determinar el

grado de eficiencia en la atención a usuarios y medir el cumplimiento de uno de

los objetivos de la Coordinación de Tecnología Informática

12. Implemente formularios preimpresos y prenumerados, que serán utilizados con

cada uno de los usuarios en cada servicio prestado por parte de Soporte a

Usuarios, los mismos que contendrán entre otros:

Fecha

Nombre del usuario

Unidad a la que pertenece el usuario

Tarea realizada

Nombre del funcionario que presta el servicio

Firma del usuario

Calificación del servicio recibido por parte del usuario

Entrega y control de Equipos Informáticos


Las Coordinaciones de Tecnología Informática y Recursos Materiales no mantienen

una adecuada coordinación para la asignación y traspaso de equipos informáticos a

los funcionarios del Portafolio, lo que ocasiona que no concilien sus inventarios.

Recomendación


13. A la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional que de manera conjunta con

los Coordinadores de Tecnología Informática y Recursos Materiales preparen un

instructivo que contenga los pasos a cumplirse para mantener coordinación

permanente en las actividades relacionadas con la Administración del parque

informático y se proceda con su aplicación

Programas Informáticos sin licencia

Para la utilización del Sistema Operativo que utiliza el Ministerio de Economía y

Finanzas no se concluyeron los procedimientos de adquisición de la licencia

ocasionando que no se cumpla con una de las actividades programadas en el Plan

Operativo de la Coordinación de Tecnología Informática para el año 2004.

Recomendación

Al Ministro de Economía y Finanzas, dispondrá:

14. A la Subsecretaria Administrativa, adopte los procedimientos que permitan la

adquisición de la licencia para la utilización del Sistema Operativo en el

Ministerio de Economía y Finanzas, evitando consecuencias a futuro.

Sistemas Informáticos


En el Subproceso de Administración Informática no mantienen un registro de las

modificaciones de las transacciones a nivel de base de datos, lo que impide dejar

pistas de auditoría y determinar responsabilidades.

Recomendaciones


15. A los Coordinadores de Tecnología Informática y Recursos Materiales que están

inmersos en el proceso, inicien con el trámite de adquisición de un sistema de

almacenamiento que permita activar la opción de Auditoría de la base de datos y

de esta manera mantener control sobre las transacciones a este nivel.

16. Al Coordinador de Tecnología Informática, disponga que los desarrolladores de

software no tengan libre acceso a la base de producción, cerrando la

responsabilidad en el Administrador.

Seguridad en la red

El Ministerio de Economía y Finanzas no cuenta con una red interna segmentada, a

pesar de tener un solo cableado, situación que no permite implantar políticas de

control de acceso a nivel lógico y físico de la red, ocasionando disminución en los

niveles de seguridad para el uso de la red.

Recomendaciones

Al Coordinador de Tecnología Informática

17. Analice el informe realizado por los lideres de los procesos de Administración

Informática y de Redes y Comunicaciones, a fin de que lo remita a la

Subsecretaria Administrativa con las recomendaciones técnicas pertinentes, lo

que facilitará la decisión de compra de los equipos de comunicación (Switches

dispositivos inteligentes).



18. A los Coordinadores que intervienen en el proceso, se inicie con los trámites

pertinentes para la adquisición de los equipos de comunicación.

Plan de Contingencia

El Ministerio de Economía y Finanzas no cuenta con un Plan de Contingencia que

permita superar una emergencia informática, corriendo el riesgo de suspender los

servicios en varias entidades del Gobierno Central y Seccional a nivel nacional.

Recomendaciones


19. Al Coordinador de Tecnología Informática realice el estudio, a fin de determinar

el presupuesto que necesita para poner en marcha el Plan de Contingencia, lo que

permite prevenir el riesgo de suspensión de servicio por fuerza mayor.

20. A los Coordinadores de Tecnología Informática y Financiero Institucional

incluyan la actividad y los recursos necesarios para el desarrollo del Plan de

Contingencia

21. Que una vez desarrollado el Plan de Contingencia efectúe pruebas simuladas en

forma periódica, a efectos de monitorear el desempeño de los funcionarios

responsables ante eventuales desastres.

Página WEB del Ministerio

La página WEB del Ministerio de Economía y Finanzas no contiene toda la

información que generan las diferentes Subsecretarías y además la información


proporcionada es histórica, ocasionando que no se transparenten las actividades del

Portafolio a través de la información proporcionada.

Recomendaciones

Al Ministro de Economía y Finanzas, dispondrá:

22. A la Subsecretaria de Coordinación General, conjuntamente con la Subsecretaría

Jurídica Ministerial, preparen un Reglamento Interno para la administración de la

información del Portafolio, a ser publicada en la página Web, el que contendrá

entre otros:

Funcionarios encargados de validar la información a ser publicada

Funcionarios responsables de preparar y entregar la información

Periodicidad de entrega de la información

Presentación de Informes de uso Interno y Externo

Definición de archivos y custodia de la Información


23. A los Coordinadores de Tecnología Informática y Financiero Institucional

realicen el trámite pertinente a fin de adquirir el servidor para la plataforma WEB

con su respectivo licenciamiento.

24. Al Coordinador de Tecnología Informática redireccionar el desarrollo de los

Aplicativos para que la información a ser publicada en la Web del Ministerio sea

en tiempo real.

25. Al Coordinador de Capacitación prepare un evento de capacitación sobre

Administración de páginas WEB, con los lineamientos de la Coordinación de

Tecnología Informática y la participación del personal encargado del desarrollo y

manejo de la página WEB.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LA CUENTA CORRIENTE UNICA

DEL TESORO NACIONAL

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA DE TESORERÍA DE LA NACIÓN

AREA CUENTA CORRIENTE ÚNICA DEL TESORO NACIONAL

PERÍODO 01-01-2004 AL 31-06-2005

INF. No. AI-2006-06-06

Entrega de recursos presupuestarios sin justificativos

Determinadas transferencias a entidades del sector publico, se las realiza, sin contar

con la información financiera del mes anterior, ocasionando desigualdad en la

atención de requerimientos presupuestarios efectuadas por las entidades

beneficiarias.

Recomendación


1. Oficiará a las máximas autoridades beneficiarias de las transferencias de recursos

presupuestarios exigiéndoles envíen la información de los recursos recibidos y

utilizados previa a las nuevas asignaciones, caso contrario deberá suspenderlas

hasta que se cumpla con esta obligación.

2. Dispondrá al Coordinador de Transferencia de Recursos Financieros, que previó

a la entrega de recursos financieros, verifique que las entidades beneficiarias

hayan presentado la información presupuestaria, financiera y contable en los

plazos establecidos.

Es necesario que la Subsecretaria del Tesoro de la Nación, apruebe los Planes

Periódicos de Caja


La Subsecretaría de Presupuestos aprueba los Programas Periódicos de Caja y las

Reformas a los mismos, de las diferentes entidades del Sector Público, sin

considerar la disponibilidad de caja que mantiene la Subsecretaría de Tesorería de la

Nación, lo que ocasiona que las transferencias difieran de los requerimientos

aprobados y se sujeten a la disponibilidad de caja.

Recomendaciones

Al Subsecretario de Tesorería de la Nación, pondrá:

3. En conocimiento del Comité de Normatividad Financiera de Gestión Pública del

Ministerio de Economía y Finanzas, el Proyecto de normativa que faculta a la

Subsecretaria de Tesorería de la Nación, aprobar el Plan Periódico de Caja, a fin

de que sea revisada, aprobada y puesta en conocimiento del señor Ministro de

Economía y Finanzas previo a su publicación en el registro oficial.

Se autorizan transferencias de fondos por intermedio de oficios

En la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, se realizan transferencias de fondos a

las diferentes entidades del Sector Público, a través de oficios dirigidos al Director de

Servicios Bancarios Nacionales del Banco Central del Ecuador y no a través del

Buzón de Transferencias, de manera específica para cubrir gastos de servicios

básicos que permitan a las entidades no paralizarse, ocasionando que las

transferencias o asignaciones se realicen sin cumplir procedimientos administrativos

y normativos previos.

Recomendaciones

El Coordinador de Tecnología Informática, procederá:

4. A realizar el análisis técnico pertinente a fin de corregir en el sistema, el desfase

existente en la apertura del período contable y el cierre del período contable del


mes anterior, a fin de que se puedan realizar las transferencias vía Buzón

Electrónico del Banco Central del Ecuador todo el tiempo.

El Subsecretario de Tesorería de la Nación, procederá:

5. A realizar las transferencias de fondos a las instituciones que se encuentran

dentro del Sistema SIGEF, exclusivamente a través del Buzón Electrónico del

Banco Central del Ecuador, a fin de que todas las transacciones sean registradas

inmediatamente de sucedido el hecho económico y contar con información

financiera y presupuestaria real.

La secuencia numérica de las transferencias de recursos debe ser ordenada

Secuencia numérica de las transferencias generadas por la Coordinación de

Transferencia de Recursos Financieros de la Subsecretaría de Tesorería, no sigue un

orden cronológico, en razón que el sistema informático “Plan de Transferencias”

permite que el usuario pueda borrar el número de identificación y el documento

mismo, sin que exija se deje constancia de las razones de su eliminación ni se emita

reporte de operaciones anuladas. Lo que dificulta y retarda las labores de control

interno y posterior e impide conocer la realidad de los hechos.

Recomendaciones

Al Subsecretario de Tesorería de la Nación, solicitará:

6. A la Subsecretaria Administrativa, disponga que el Coordinador de Tecnología

Informática del Ministerio de Economía y Finanzas revise el sistema informático

“ Plan de Transferencias”, que mantiene la Subsecretaria de Tesorería de la

Nación para la transferencia de recursos a las diferentes entidades del sector

público, a fin de evitar que la secuencia numérica sea alterada, preveyendo la

necesidad de autorización escrita y justificada para eliminar la transferencia, lo

que eliminará la discrecionalidad.


Al Coordinador de Transferencias de Recursos Financieros, obtendrá:

7. Del SIGEF, reporte mensual de las transferencias eliminadas y las pondrá en

conocimiento del Subsecretario de Tesorería de la Nación, a fin que justifique las

transferencias no realizadas

Identificación de beneficiarios de transferencias no coinciden con la mantenida

en el Banco Central del Ecuador

Los nombres de los beneficiarios de las transferencias que constan en el estado de

cuenta corriente obtenidos del Banco Central del Ecuador y en los reportes con el

detalle de transferencias generados por la Coordinación de Generación de Estados

Financieros del Tesoro Nacional no coinciden, impidiendo un control previo y

posterior inmediato y obliga a utilizar procedimientos no programados por Auditoria,

con el consiguiente retardo de labores.

Recomendaciones

El Subsecretario del Tesoro Nacional, circulizarà:

8. A las entidades beneficiarias de transferencias presupuestarias, actualicen sus

datos de identificación ante el Banco Central del Ecuador y Subsecretarías de

Presupuestos y Tesorería de la Nación del Ministerio de Economía y Finanzas, a

fin de que los estados de cuenta contengan información exacta.

El Coordinador de Generación de Estados Financieros del Tesoro Nacional,

dispondrá:

9. Al funcionario encargado de efectuar las conciliaciones bancarias de la Cuenta

Corriente Única, revise que los nombres de los beneficiarios del presupuesto

general del estado, coincidan con la información registrada en las transferencias

realizadas por la Subsecretaria del Tesoro de la Nación, caso contrario pondrá en


conocimiento del Director de Servicios Bancarios Nacionales para la

actualización en la base de datos del Banco Central.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO DE CAPACITACIÓN EN

EL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS


AREA SUBPROCESO DE CAPACITACIÓN

PERÍODO 01-07-2003 AL 31-12-2005

INF. No. AI-2006-07-06

CAPITULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento de recomendaciones

Tres de las recomendaciones señaladas en el informe de Auditoría Nº. AI-04-01-06

del 12 de enero del 2004, fueron cumplidas parcialmente, puesto que se preparó un

proyecto de Instructivo para Calificación de Aspirantes a Becas del Ministerio de

Economía y Finanzas, el mismo que se encuentra pendiente de revisión para su

aprobación.

El Subsecretario Administrativo, dispondrá:

1. A la Coordinadora de Recursos Humanos, remita el Proyecto de Instructivo para

Calificación de Aspirantes a Becas del Ministerio de Economía y Finanzas, al

Subsecretario General de Coordinación.

El Subsecretario General de Coordinación, dispondrá:

2. Al Coordinador de Fortalecimiento Institucional que de manera conjunta con la

Coordinadora de Recursos Humanos y el Subsecretario General Jurídico

Ministerial analicen el proyecto de Instructivo para Calificación de Aspirantes a

Becas del Ministerio de Economía y Finanzas: el resultado de su estudio lo


remitirá al Comité de Fortalecimiento Institucional para su revisión y posterior

legalización por parte del Ministro de Economía y Finanzas.

3. Al Coordinador de Fortalecimiento Institucional, que en coordinación con la

Coordinadora de Recursos Humanos y el Subsecretario General Jurídico

Ministerial, actualicen el Reglamento Interno de Capacitación del Ministerio de

Economía y Finanzas, acorde a las necesidades institucionales actuales, cuidando

de incluir entre otros aspectos: los procedimientos para la planificación,

ejecución, evaluación y control de los eventos y de los participantes.

La Coordinación de Capacitación ha sufrido cambios de ubicación dentro de la

estructura orgánica

La ubicación orgánica de la Coordinación de Capacitación, ha sufrido cambios en la

estructura del Ministerio de Economía y Finanzas, lo que no ha permitido el normal

desarrollo de sus actividades, así como mantener consistencia en los procesos de

capacitación, dificultando el control posterior de las actividades cumplidas por esta

Coordinación.

Recomendaciones

Al Subsecretario General de Coordinación, disponga:

4. Al Subsecretario Administrativo, que en forma conjunta con los Coordinadores

de Fortalecimiento Institucional y de Recursos Humanos, propongan los cambios

necesarios en el Manual de Procesos del Ministerio de Economía y Finanzas, a

fin de que las actividades inherentes al Subsistema de Capacitación estén

incorporadas en el Subproceso de Recursos Humanos.

La Coordinación de Capacitación no dispone de un Plan de Capacitación

La Coordinación de Capacitación no dispone de un Plan de Capacitación para el

desarrollo de los eventos, de modo que satisfaga las necesidades institucionales,


debido a los continuos cambios de autoridades y de los funcionarios de la

Coordinación de Capacitación:

Recomendaciones


5. A la Coordinadora de Recursos Humanos, que elabore un proyecto de Plan Anual

de Capacitación, el que, sobre a base de los requerimientos institucionales y de su

recurso humano, considere aspectos importantes como son: Misión, objetivos y

estrategias, denominación de los cursos y seminarios a efectuarse con indicación

de su contenido, fechas de realización, costos y sus fuentes de financiamiento,

requisitos y condiciones de participación de los servidores, etc.

La Coordinadora de Recursos Humanos, dispondrá:

6. Al Líder de la Unidad de Capacitación, efectúe las acciones necesarias para que

se de cumplimiento a los eventos planificados, de acuerdo a los plazos previstos

y a la normativa existente, que se disponga oportunamente de las aulas y de los

facilitadores, de los recursos financieros y materiales, así como que se cuente con

los informes de cada uno de los eventos una vez concluidos, en los que se den a

conocer todas las novedades existentes.

La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental realiza eventos de

capacitación sin la participación de la Unidad de Capacitación

La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental realiza eventos de capacitación en

cuanto al Sistema de Administración Financiera, sin coordinar con la Unidad de

Capacitación, lo que, si bien es cierto no ha afectado al cumplimiento de esta

obligación del Ministerio de Economía y Finanzas, no ha permitido que la Unidad de

Capacitación cumpla adecuadamente con su actividad en este tipo de eventos.


Recomendaciones

El Ministro de Economía y Finanzas, dispondrá:

7. Al Subsecretario de Contabilidad Gubernamental, que todos los requerimientos

de cursos de capacitación para el sector público no financiero los remita a la

Coordinación de Recursos Humanos a fin de que incluyan en su Plan de

Capacitación y luego coordinen el desarrollo de los eventos.

8. A todos los Subsecretarios del Ministerio de Economía y Finanzas, que todo

evento de capacitación que requieran efectuarlo, lo hagan a través de la

Coordinación de Recursos Humanos.

Los documentos que respaldan la capacitación a servidores del Ministerio, no

están debidamente archivados

El archivo inadecuado que se mantiene en la Coordinación de Capacitación ha

ocasionado que no se puedan localizar de manera inmediata los documentos, lo que

ha restado agilidad a la atención de sus propias necesidades, así como retarda las

labores de control posterior por parte de auditoría.

Recomendación

La Coordinadora de Recursos Humanos, emitirá:

9. Disposiciones por escrito al Líder del Subsistema de Capacitación, para

implementar un sistema de archivo, que permita mantener expedientes

individuales completos y ordenados con toda la documentación sustentatoria de

los eventos realizados, además recopilará y ordenará de manera secuencial los

documentos existentes a fin de que se centralice y unifique el archivo.

No se elaboran actas de entrega - recepción entre funcionarios entrantes y

salientes


Durante el período examinado se efectuaron cambios de personal sin que entreguen

los documentos que se hallaban a su cargo, lo que ha retardado la reasignación de

tareas, así como su inmediata atención.

Recomendaciones


10. A la Coordinadora de Recursos Humanos, que previo a la entrega de la acción de

personal por rotación o cese de funciones, disponga a los servidores salientes

elaboren y entreguen oficialmente un listado de los documentos y registros que

mantengan bajo su responsabilidad.

11. Al Coordinador Financiero Institucional, que previo a la liquidación de los

haberes de los servidores que dejan de laborar en el Ministerio de Economía y

Finanzas, exija la presentación de la certificación de la entrega al jefe inmediato

de los documentos y registros que estuvieron bajo su responsabilidad.

Restitución de valores de los cursos no aprobados

Cinco funcionarios que participaron en los eventos de capacitación no aprobaron el

curso, ni pagaron los valores correspondientes, lo que ocasiona que el Portafolio no

haya recuperado los valores invertidos por este concepto en su oportunidad.

Recomendaciones


12. Al Coordinador de Recursos Humanos, que para los eventos de capacitación, en

forma previa se requiera de quienes van a participar, que en una hoja en la que

consten los nombres de todos los participantes, firmen la autorización para que la

Coordinación Financiera Institucional descuente de sus haberes el valor


correspondiente al evento cuando desertaren o no aprobaren sin justificación

alguna.

La Coordinadora de Recursos Humanos, dispondrá:

13. Al Responsable de la Unidad de Capacitación, informe dentro del lapso de tres

días laborables de concluido un evento de capacitación, respecto de los

servidores que no aprobaron el mismo y que dadas las razones del caso deban

pagar el valor correspondiente al curso, a fin de que se solicite al Subsecretario

Administrativo disponga al Coordinador Financiero Institucional proceda al

descuento de los haberes de los servidores que reprobaron el curso, en base a la

autorización firmada por ellos.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL EN EL MINISTERIO DE FINANZAS


AREA SUBPROCESO DE TRANSPORTES

PERÍODO 01-09-2003 AL 31-12-2005

INF. No. AI-2006-08-06

Seguimiento de recomendaciones

Al inicio del examen de Auditoria, 12 de los 25 vehículos no portaban el logotipo

institucional ni las placas de identificación en los lugares previstos, lo que dificulta

el control y uso de los vehículos oficiales.

Recomendaciones


1. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, que se

coloque el Logotipo oficial del Ministerio de Economía y Finanzas en las

puertas laterales de los automotores oficiales del Portafolio, excluyendo los

vehículos asignados al Ministro y a los Subsecretarios Generales.

2. Al Líder del Subproceso de Transportes, que exija a los conductores custodios

responsables de los vehículos oficiales, coloquen las placas de identificación en

los automotores y cuiden que permanezcan en el lugar previsto para ello.

El archivo de la documentación que respalda el registro computarizado del

Subproceso de Transportes no está centralizado

La falta de centralización y ubicación ordenada del archivo de documentos que

genera el Subproceso de Transportes, sin optimizar el mobiliario existente, no


permite localizar de manera ágil la documentación solicitada, dificultando la

realización de su propia actividad y el control posterior.

Recomendaciones


3. Al Coordinador de Fortalecimiento Institucional, incorpore en el denominado

Proyecto de Manual de Microproceso de Transportes, los procedimientos

inherentes a la centralización, custodia y control de los documentos que

conforman el archivo que genera la Unidad de Transportes.

Al Líder del Subproceso de Transportes, designe por escrito:

4. A un servidor del Subproceso de Transportes le instruya a fin de que entre otras

de sus actividades, cumpla con el ordenamiento y mantenimiento del archivo de

la Unidad, aplicando procedimientos básicos que los emitirá para optimizar los

espacios y mobiliario existentes y facilitar la centralización, protección, y

disponibilidad inmediata de los documentos archivados.

El Proyecto de Manual de Procedimientos para Transportes debe completarse y

legalizarse

El proyecto denominado Manual del Procedimientos del Microproceso de

Transportes, no identifica quienes deben cumplir las actividades descritas y no se

halla legalizado, por lo que la Unidad de Transportes no tiene una norma que guíe

sus actividades, las que se las cumple a base de la costumbre.

Recomendación



5. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, que en el

denominado Proyecto de Manual de Procedimientos del Microproceso de

Transportes se identifiquen los cargos de los servidores que deben cumplir, entre

otras, con las actividades allí descritas y que luego lo remita a la Subsecretaría

General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional, con el objeto de

que gestione su legalización y entre en vigencia, previa publicación en el

Registro Oficial.

Los formularios denominados “Requerimiento de Vehículos” deben ser

prenumerados y llenados completamente

Los formularios “Requerimiento de vehículos” no son prenumerados y tampoco se

registra en forma completa con la información prevista, lo que dificulta el control

concurrente y posterior.

Recomendación


Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, supervise:

6. Que el Líder del Subproceso de Transportes, efectúe verificaciones continuas de

los formularios “Solicitud de Vehículos” utilizadas, a fin de asegurar y exigir

que estén debidamente llenados con los requerimientos establecidos, e informe

sobre sus resultados.

Se emitió Orden de Movilización sin restricciones

Al emitir una orden de movilización sin restricciones para utilizar el vehículo oficial

de Placas PEN-573, se incumplió con lo que dispone el artículo 6 del Reglamento

de utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación de

responsabilidades de los vehículos.

Recomendación


Al Subsecretario Administrativo, cuidará:

7. Que las Órdenes de Movilización que se expidan contengan las restricciones del

uso en estas circunstancias, como son entre otras, que la conducción del

automotor oficial sea de manera exclusiva por el profesional del volante.

La mayoría de los vehículos del Ministerio de Economía y Finanzas sobrepasan

el tiempo de vida útil

El 68 % de los vehículos oficiales del parque automotor del Ministerio de Economía

y Finanzas, sobrepasaron su vida útil entre 3 y 9 años, lo que ocasiona egresos

considerables por su reparación y mantenimiento.

Recomendación

Al Subsecretario Administrativo, solicitará:

8. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, le informe de

manera pormenorizada sobre el mantenimiento, uso y control de los vehículos

oficiales que pertenecen al parque automotor del Portafolio, con la finalidad de

estudiar la posibilidad de renovar los autos más antiguos, cumpliendo con las

formalidades legales vigentes.

Debe emitirse un reglamento interno para la administración de los vehículos

oficiales del parque automotor del Portafolio

El Ministerio de Economía y Finanzas no tiene disposiciones escritas específicas

para el uso de sus vehículos oficiales, que por su estructura orgánica se requiere.

Ocasionando que sean utilizados los automotores con discrecionalidad de varias

autoridades, dificultando además el adecuado uso de este recurso.

Recomendación



9. A la Subsecretaria General de Coordinación y Servicios de Asesoría

Institucional, que por intermedio de la Coordinación de Fortalecimiento

Institucional elabore un proyecto de Reglamento Interno para el uso,

mantenimiento y control de los vehículos oficiales del Portafolio, completando

actividades que no constan en la normatividad vigente, el mismo que será

revisado por la Subsecretaria General Jurídica, previo a su legalización y

promulgación.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL EN LA COORDINACIÓN

FINANCIERA INSTITUCIONAL A LA CUENTA ANTICIPO

DE SUELDOS



PERÍODO 01-04-2004 AL 31-12-2005

INF. No. AI-2006-09-06

El registro auxiliar contable de Anticipos de Sueldos contiene valores que no

corresponden a este concepto

La cuenta Anticipos de Sueldos en el período examinado contiene valores por otros

conceptos como: anticipos a proveedores, consumo telefónico, pago por encargos y

subrogaciones, fondos de reposición de caja chica; ocasionando que dicha cuenta

esté sobre valorada, mientras que las otras cuentas en que debieron ser cargados los

valores por otros conceptos, estén subvaloradas. Para corregir esta situación, se

efectuaron reversiones con la consecuente pérdida de tiempo.

Recomendación

1. El Coordinador Financiero Institucional dispondrá y verificará:

Al Líder de Contabilidad efectué la reclasificación a otras cuentas de los

conceptos y valores que no corresponden a la cuenta anticipos de sueldos, de

acuerdo a la naturaleza y clasificación que contempla el Catálogo de Cuentas.

2. Que la servidora encargada del control de la cuenta anticipos de sueldos, registre

exclusivamente los anticipos de sueldos y para todos sus beneficiarios, con toda

la información correspondiente a las casillas existentes, a las que se deben incluir

dos para el numero de cheque y su fecha; además concilie mensualmente con el

registro auxiliar contable.


El Subsecretario Administrativo dispondrá y verificará:

3. Que el Coordinador de Tecnología Informática, con el apoyo de la Coordinación

Financiera Institucional, elabore un módulo que incluya el proceso de

otorgamiento, registro y control de anticipos de remuneraciones, conforme lo

establece el Reglamento de Anticipos de Remuneraciones para el personal del

MEF. Este módulo deberá considerar entre otros aspectos, los siguientes: la

fecha de concesión, capacidad de pago, valor aprobado, garantías, plan de pagos,

valores recuperados, anticipos vigentes.

El Líder de Contabilidad supervisará:

4. De manera permanente las actividades que cumple la servidora encargada de

llevar el registro de la cuenta Anticipo de Sueldos y establecerá los controles que

eviten que se realicen transacciones reversadas con frecuencia.

No existe un registro de cheques anulados

No existe un registro de cheques girados y posteriormente anulados, lo que ocasiona

que no se puedan ubicar y verificar de manera ágil los documentos, retardando las

labores de control posterior.

Recomendación

El Coordinador Financiero Institucional dispondrá:

5. Al Líder de Tesorería, que efectúe un registro de los cheques girados y

posteriormente anulados desde el 1 de abril del 2004 hasta la fecha en que se deje

de emitir cheques para el pago por anticipos y otros conceptos, a fin de que se

contribuya a facilitar el control posterior.

Se acepta la concesión de más de una garantía personal por parte de un mismo

servidor


4 servidores otorgaron más de una garantía simultáneamente para la concesión de

anticipos de remuneraciones tipo “B”, ocasionando que no se cumpla con todas las

formalidades establecidas en el Reglamento de Anticipos de Remuneraciones.

Recomendación

Al Coordinador Financiero Institucional dispondrá:

6. Que en el formulario que se usa para la concesión de un anticipo, se incluya una

casilla en la que se especifique que el servidor que va a garantizar el anticipo, no

tiene garantía alguna dada a otro servidor.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y

EJECUCIÓN DE SISTEMAS ELÉCTRICOS Y PROTECCIÓN

CONTRA CAÍDAS DE RAYOS Y SUS EFECTOS

SECUNDARIOS

DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS


PERÍODO 01-12-2005 A LA FECHA SUSCRIPCIÓN ACTA ENTREGA

DEFINITIVA

INF. No. AI-2006-10-06

No se exigió la entrega de todas las garantías especificadas en los contratos

No se exigió al contratista presente la garantía del 5% para garantizar la debida

ejecución de la obra y la buena calidad de los materiales empleados, tanto del

contrato principal como del complementario, incumpliendo con lo que disponen los

mismos; no obstante, se cumplió a cabalidad con el objeto de los contratos, que

fueron suscritos para la Remodelación del sistema eléctrico y la provisión e

instalación de un sistema de protección contra caídas de rayos y sus efectos

secundarios, en el edificio principal del ministerio de Economía y Finanzas

Recomendación


1. Al Coordinador Financiero Institucional y al Tesorero, que para los contratos que

suscriba el Ministerio de Economía y Finanzas, en forma previa a la entrega de

un anticipo o cualquier otro pago originado por los contratos, se verifique y se de

cabal cumplimiento a los requisitos establecidos en los mismos.


No se solicitó la renovación de las garantías entregadas por el contratista al

Ministerio de Economía y Finanzas

La garantía del 5% por el fiel cumplimiento del contrato principal y las garantías del

anticipo de los contratos principal y ampliatorio, no fueron renovadas hasta la fecha

de suscripción del Acta de entrega recepción definitiva, en razón de que se suscribió

el acta de entrega recepción provisional y no había observación alguna de parte del

Ministerio de Economía y Finanzas, dentro de los treinta días transcurridos desde la

fecha de suscripción de la misma, según lo establecido en los contratos y en

consecuencia debía procederse a suscribir el acta de entrega recepción definitiva; no

obstante, se incumplió lo establecido en los respectivos contratos.

Recomendación


2. A los Coordinadores de Recursos Materiales y Financiero Institucional, que en

casos de contratos que establezcan mantener vigentes las garantías hasta la

suscripción del acta de entrega recepción definitiva, se cumpla estrictamente con

lo establecido, independientemente de si las obras, bienes y servicios contratados

hayan sido concluidos o entregados.


INFORME : AUDITORIA DE GESTIÓN A LA CORDINACIÓN DE

RECURSOS HUMANOS


AREA SUBPROCESO DE RECURSOS HUMANOS

PERÍODO 01-01-2004 AL 31-12-2005

INF. No. AI-2006-11-06

Seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de Auditoría

El 31.25% % de las recomendaciones de los Informes Nos. AI-04-12-06 de 1 de

septiembre del 2004 y el AI-05-10-06 de 16 de marzo de 2006 no se han cumplido,

lo que afecta en parte a la eficiencia de la gestión de la Coordinación de Recursos

Humanos y de otras Coordinaciones de la Institución.

Recomendaciones


Dispondrá al Subsecretario Administrativo

1. Previo informe técnico del Coordinador de Tecnología Informática y de existir la

disponibilidad presupuestaria, autorizará y verificará la adquisición y utilización

de los equipos informáticos, solicitada por la Coordinación de Recursos

Humanos, con oficio N°. MEF-SA-CRH-2006-485 de 21 de julio de 2006, en el

que se incluye a la Unidad Médica, a fin de que en esta se desarrolle y aplique el

módulo del sistema SICA, referente a los permisos médicos de los servidores del

MEF.

2. Disponga al Coordinador de Recursos Humanos, que elabore un Reglamento

Interno para el control de permisos y vacaciones y el respectivo Manual de

procedimientos, a fin de facilitar las labores de control y monitoreo


3. Que una vez elaborados el citado reglamento y manual de procedimientos,

realice las gestiones pertinentes para la suscripción de los Acuerdos Ministeriales

respectivos y el seguimiento de su aplicación.

Reglamento Interno del Ministerio

El Reglamento Interno del Portafolio, contenido en el Decreto Ejecutivo 3410

realizado por Consultores externos, no es actualizado y consistente, lo que no

permite que la misión y ámbito de acción establecida para la Coordinación de

Recursos Humanos refleje lo que en la práctica realiza y contenga todas las

actividades establecidas en la LOSSCA.

Recomendación


4. Dispondrá a los Subsecretarios General de Coordinación, Jurídico Ministerial y

Administrativo, concluyan con la preparación del proyecto de Reformas de la

estructura organizacional de la Coordinación de Recursos Humanos, en el Decreto

Ejecutivo 3410 que contiene el reglamento interno del portafolio, considerando la

Normativa de la SENRES y las propuestas presentadas por las Coordinaciones de

Recursos Humanos y Fortalecimiento Institucional, en la modificación de la

misión se incluirá el asesoramiento y asistencia técnica a los niveles directivos de

la organización y en el ámbito de acción se deberá incluir todas las actividades

de su competencia, tales como: Planificación del recurso humano, evaluaciones

del desempeño, elaboración del Manual de clasificación de puestos, reglamentos

internos y Manuales de procedimientos y otros, lo que proporcionará parámetros

para la evaluación de su gestión. Las gestiones para la obtención de dicho

documento y posterior suscripción del respectivo Acuerdo Ministerial será

responsabilidad del Subsecretario Administrativo.

Planificación del recurso humano del Ministerio de Economía y Finanzas


Luego que la Coordinación de Recursos Humanos concluya con todas las acciones

tendientes a la planificación de los recursos humanos del MEF, estará dispuesta para

asesorar y recomendar a la máxima autoridad respecto a la optimización de los

recursos humanos, para la consecución de las metas y objetivos institucionales.

Recomendación

El Subsecretario Administrativo

5. Cuidará que el Coordinador de Recursos Humanos, concluya en los plazos

previstos con la elaboración de la Planificación del Recurso Humano de

conformidad con la normativa de la SENRES emitida en enero de 2006, a fin de

disponer de esta herramienta necesaria para lograr eficiencia en la administración

técnica del Recurso Humano.

6. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos, una vez aprobada la

planificación del Recurso Humano, presente anualmente a la Autoridad

nominadora, un informe técnico que contenga las recomendaciones referentes a

procesos de reestructuración, traslados, cambios, traspasos, creación y/o

supresión de puestos, etc, a fin de optimizar los recursos y orientarlos a la

consecución de las metas y objetivos institucionales.

Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos para la selección

del personal

La Coordinación de Recursos Humanos está actualizando el Manual de descripción,

valoración y clasificación de puestos en el Ministerio de Economía y Finanzas, lo

que garantizará la eficiencia en la selección del personal más idóneo, en

concordancia con la necesidad institucional.

Recomendaciones



7. Cuidará que en los plazos establecidos por la Coordinación de Recursos

Humanos, termine la preparación de los proyectos del Reglamento Interno para la

selección de personal y actualización del Manual de descripción, valoración y

clasificación de puestos, ajustándose a la normativa específica de la SENRES, a

fin de disponer de estos instrumentos básicos para el proceso de evaluación y

selección de personal.

8. De la misma forma, una vez que se disponga de los proyectos de Reglamento

interno y Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos, realice

las gestiones pertinentes para la suscripción de los respectivos Acuerdos

Ministeriales y de su aplicación

Evaluaciones de desempeño a los funcionarios del MEF

La Coordinación de Recursos Humanos, concluirá con las acciones tendientes a la

planificación y ejecución de la evaluación del desempeño de los funcionarios

considerando la normativa que emita la SENRES para este efecto, lo que permitirá

conocer los niveles de eficacia y eficiencia del trabajo de cada uno de los servidores

Recomendaciones


9. Cuidará que en los plazos previstos el Coordinador de Recursos Humanos,

concluya la preparación de los Manuales de Competencia y descripción y

valoración de puestos, considerando la Normativa que emita la SENRES, a fin de

disponer de herramientas necesarias para la evaluación del desempeño del

Recurso Humano.

10. De la misma manera, una vez terminado los proyectos de los Manuales de

Competencia y descripción y valoración de puestos, realice las gestiones para la

suscripción de respectivo Acuerdo Ministerial para la puesta en marcha de los

citados documentos.


11. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos, que de acuerdo al Plan

operativo del año 2007, se realice la programación y ejecución de las evaluaciones

de desempeño de los funcionarios del MEF y que en adelante se cumpla esta

actividad al menos 1 vez al año.

Contratos de servicios profesionales

En el Ministerio de Economía y Finanzas se suscribieron contratos de servicios

profesionales con personas que no tienen esa categoría, mientras que los honorarios

estipulados en esos contratos exceden a la remuneración para los puestos de nivel

profesional de la Escala Nacional de Remuneraciones Mensuales Unificadas

establecida por la SENRES; situación que afecta a la eficiencia de la gestión de este

Portafolio y a su presupuesto.

Por lo comentado, se determinó la necesidad de efectuar un examen especial a los

contratos de servicios profesionales, con el propósito de identificar las desviaciones

que fueren del caso

Recomendación

Al Subsecretarios Administrativo

12. No suscriba contratos de servicios profesionales con personas que no tengan esa

categoría y para los casos que la Institución necesite suscribir contratos con

profesionales, dispondrá a la Coordinadora de Recursos Humanos, establezca

procedimientos adecuados que le permita verificar que los candidatos cumplan

con todos los requisitos legalmente establecidos, dando énfasis a los siguientes

aspectos: las personas a contratar tengan título profesional debidamente

registrado en el CONESUP; los honorarios mensuales no excedan de las

establecidas por la SENRES para el nivel profesional; que las funciones estén

debidamente especificadas para la persona a ser contratada, a fin de establecer el

aporte a la Institución y el honorario mensual se establecerá de acuerdo al perfil

profesional del contratado.


Además, en los casos que existan inconsistencias deberá solicitar a la

Subsecretaría Jurídica Ministerial su pronunciamiento legal.

Control de trabajo de horas extraordinarias y suplementarias

Falta de control y monitoreo del trabajo en horas extraordinarias y suplementarias, ha

ocasionado un incremento significativo del presupuesto inicialmente asignado para

esta partida, esto determina la poca austeridad aplicada en el gasto, afectando la

eficiencia en la ejecución presupuestaria institucional

Por otra parte, se determinó la necesidad de efectuar un Examen Especial al pago de

horas extraordinarias y suplementarias, con el propósito de identificar las

desviaciones que fueren del caso.

Recomendaciones

Al Ministro de Economía

13. Dispondrá a los Subsecretarios Generales y Subsecretarios el cumplimiento de

las disposiciones de los señores ex Ministro de Economía y Finanzas con oficio

N°. 1780 DM-2003 del 30 de abril de 2003 y oficio circular N°. MEF-DM-6925

de 17 de octubre de 2006, respectivamente, que son aplicables y coherente con

la normativa de la SENRES., referente al uso de las horas extras y suplementarias

y su justificación, a fin de que se pague únicamente a los servidores que trabajen

en relación directa con el Ministro de Economía y Finanzas y en casos

excepcionales a servidores de áreas técnicas que efectúen trabajos para la función

específica del Ministro y no actividades propias del Ministerio que se lo debe

realizar en el horario normal. La autorización y pago por trabajos excepcionales

se dará únicamente cuando se cuente con un Instructivo o Reglamento interno

expedido mediante Acuerdo Ministerial, el que regulará el control de la

necesidad y desarrollo del trabajo objeto de pago de las horas extras y

suplementarias, así como aplicar la austeridad del gasto y lograr la eficiencia en

la ejecución presupuestaria institucional.



14. Dispondrá a la Coordinadora de Recursos Humanos, prepare un proyecto de

Instructivo o Reglamento interno para el control y pago de horas extraordinarias

y suplementarias, tanto para los servidores que trabajan directamente con el

Ministro, como para aquellos que eventualmente tengan que efectuar trabajos

para la función específica del Ministro, en el que se incluirán aspectos tales

como: Definición de las funciones específicas del Ministro; planificación de

trabajos específicos, requerimiento previo del Ministro, señalar tareas específicas

que cada servidor cumplirá fuera del horario normal, las que no deben ser labores

ordinarias, omitir las autorizaciones con carácter de indefinidas, con el objeto de

que el pago de las horas extraordinarias y suplementarias, esté debidamente

justificado mediante informes individuales, avalizados por el jefe inmediato

superior.

15. De la misma forma, una vez que cuente con el proyecto de Instructivo, lo someta

a consideración de la SENRES y de existir la conformidad de la misma, gestione

y logre la emisión del respectivo Acuerdo Ministerial.

16. Que no autorice ni apruebe incremento alguno a la partida destinada al pago de

horas extraordinarias y suplementarias, mientras exista la disposición expresa en

ese sentido contenido en el Decreto 2568 de 1 de marzo del 2005.

El 94.40% de los expedientes de los funcionarios del MEF están actualizadas

El 94.40% de los expedientes de los funcionarios del MEF se encuentran

actualizados y archivados adecuadamente, lo que ha permitido incorporar en el

sistema informático la denominada ficha del trabajador.

Recomendación

El Coordinador de Recursos Humanos


17. Exigirá en forma particular a los servidores que no han actualizado sus

expedientes, la entrega de los justificativos de la capacitación, a su vez cuidará

que se mantengan actualizados los expedientes de manera permanente, a fin de

disponer del historial de cada uno de los servidores del MEF, de modo que se

facilite la toma de decisiones en la gestión inherente a esa Coordinación y el

control posterior.

SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES

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