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SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES

INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LA CUENTA ANTICIPO DE SUELDOS

CONCEDIDOS A LOS FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO DE

FINANZAS

DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS

AREA ANTICIPO DE SUELDOS

PERÍODO 01-01-2008 AL 31-12-2008

INF. No. AI-2010-01-06

Seguimiento de Recomendaciones

Formularios para Solicitud de Anticipos de Sueldo no son prenumerados

Para la concesión de Anticipos de Sueldo Tipo A y B, no se implantó formularios de

solicitud prenumerados, lo que no permitió llevar un archivo secuencial con su

documentación de respaldo que facilite su ubicación, revisión y análisis posterior.

Recomendación

A la Coordinadora Financiera Institucional

1. Dispondrá la impresión de los formularios para Solicitud de Anticipos de Sueldo,

los que serán prenumerados y utilizados manteniendo un orden cronológico. El

archivo de los mismos incluyendo los anulados se realizarán con la

documentación de respaldo, respetando su secuencia numérica, lo que

permitirá eficiencia y transparencia en el trámite de las solicitudes y facilitará su

control posterior.

No se efectuó control previo para la concesión de Anticipos de Sueldo

La falta de control previo en el proceso de concesión de Anticipos de Sueldo Tipo A

y B para los funcionarios del Ministerio de Finanzas, ocasionó que se aprueben

varios de ellos sin observar la normatividad y reglamentación interna vigente.

Recomendaciones


A la Subsecretaria Administrativa

2. Dispondrá a la Coordinadora Financiera Institucional autorice los Anticipos de

Sueldo para los funcionarios del Ministerio de Finanzas, una vez que las

solicitudes y documentación sustentatoria presentadas, cumplan con los

requisitos y condiciones constantes en el Reglamento vigente para la concesión

de Anticipo de Remuneraciones, lo que redundará en beneficio de los

funcionarios de esta Cartera de Estado, a nombramiento y contrato.

3. Aprobará Anticipos de Sueldo en forma simultánea, siempre y cuando la

capacidad de pago del funcionario, le permita cubrir las obligaciones contraídas

dentro del plazo establecido en la normatividad vigente y el monto de los

mismos no exceda las tres Remuneraciones Mensuales Unificadas del

solicitante.

4. Dispondrá a la Coordinadora de Tecnología Informática implante en el Módulo

de Anticipos de Remuneraciones en el aplicativo e-SIPREN, un mecanismo que

permita liquidar el primer Anticipo, cuando el funcionario del Ministerio de

Finanzas solicite una renovación.


5. Dispondrá a los funcionarios responsables del proceso para la concesión de

Anticipos de Sueldo, analicen y verifiquen que la documentación de soporte

presentada para obtener estos beneficios, sea suficiente y pertinente que

sustente su propiedad, legalidad y veracidad, observando la normatividad y la

reglamentación interna vigente, luego de lo cual, sumillarán el control previo y

remitirán a la Coordinadora Financiera Institucional para su aprobación y

trámite correspondiente.

6. Dispondrá al funcionario responsable del manejo y custodia de las letras de

cambio que sirven de garantía a los Anticipos de Sueldo que, una vez

recuperado la totalidad del Anticipo de Sueldo, previa la firma de entrega-

recepción proceda a la devolución al librador de este documento adjuntando a

su rol de pagos. Diligencia que será registrada en el libro de control de

garantías.


Se concedieron Anticipos de Sueldo Tipo A sin que se hayan suscrito y

legalizado los Contratos de Servicios Ocasionales y de Asesoría

Los Subsecretarios de Administración en su turno, no observaron los reglamentos

internos y la normatividad vigente, lo que ocasionó que se concedan Anticipos de

Sueldo a personas que no contaban con los contratos suscritos y legalizados a

esas fechas con el Ministerio de Finanzas.

Recomendación

A la Ministra de Finanzas

7. Dispondrá a la Subsecretaria Administrativa, disponga a la Coordinadora

Financiera Institucional, autorice la concesión de Anticipos de Sueldo

únicamente a funcionarios con Nombramiento y Contrato, sean éstos de

Servicios Ocasionales o Asesoría, mismos que serán suscritos y legalizados por

los funcionarios y las autoridades competentes del Ministerio.

El aplicativo e-SIPREN no contempla registros auxiliares para la Cuenta

Anticipos de Sueldo

La falta de implementación de un módulo de Anticipo de Remuneraciones en el

aplicativo e-SIPREN, no permitió contar con Registros Auxiliares para conciliar y

verificar los saldos por auxiliares (funcionario), lo que ocasionó que el control se

efectúe en forma manual.

Recomendaciones

A la Subsecretaria de Estado

8. Dispondrá a la Coordinadora de Tecnología Informática, continúe y concluya

con la ejecución del proyecto de implementación del módulo de Anticipos de

Remuneraciones en el aplicativo e-SIPREN, que permita contar con registros

auxiliares por funcionario para su control posterior.



9. Dispondrá al Líder del Subproceso Contable, que una vez implementado el

Módulo de Anticipos de Remuneraciones en el sistema e-SIPREN, obtenga los

auxiliares por beneficiario, con la finalidad de conciliar con los saldos generados

en el Libro Mayor.

Anticipos de Sueldo con saldo sin depurar

La compensación o neteo de la cuenta se efectuó a otra distinta, lo que no permitió

contar con un saldo real en la cuenta Anticipos de Sueldo al 1 de enero y al 31 de

diciembre de 2008.

Recomendación


10. Dispondrá al Líder del Microproceso de Contabilidad, coordine con la

Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, a fin de que efectúe la

compensación o neteo de la cuenta por 165,00 USD, lo que permitirá contar

con el saldo real y confiable en Anticipos de Sueldo.

Recomendación


11. Dispondrá al funcionario responsable de Archivo, conjuntamente con un

delegado de la Coordinación Financiera Institucional, procedan al

levantamiento de la documentación existente en el Archivo, misma que será

detallada por años. Este documento será elaborado en original y dos copias,

legalizado por los funcionarios que intervengan en la diligencia y aprobado por

la Coordinadora Financiera Institucional. El original se mantendrá en el archivo

permanente de esta Coordinación y las copias para los actuantes entrante y

saliente, lo que permitirá conocer la documentación real y facilitará su

ubicación posterior.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LOS CONTRATOS SUSCRITOS POR

EL MINISTERIO DE FINANZAS Y LA COMPAÑÍA DE

SEGUROS SUCRE S.A.

DEPENDENCIA SUBSECRETARIA ADMINISTRATIVA

AREA CONTRATOS SUSCRITOS POR EL MINISTERIO DE

FINANZAS Y LA COMPAÑÍA DE SEGUROS SUCRE S.A.

PERÍODO 01-01-2006 AL 31-12-2009

INF. No. AI-2010-02-06

RESULTADOS DEL EXAMEN

A parir de 2009-04-04 hasta el 2011-04-04, el Ministerio de Finanzas aseguró sus

bienes con la Compañía de Seguros Sucre S. A., en cumplimiento a la Resolución

INCP 006-08 de 2008-10-06 y oficio circular T. 4258-SGJ-09-943 de 2009-03-04,

suscrito por el Secretario General Jurídico de la Presidencia de la República.

Han ocurrido dos siniestros con los bienes del Ministerio, los que han sido

cubiertos en su totalidad por la Compañía de Seguros Sucre S. A.

Recomendación

La Coordinadora de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad

Dispondrá al funcionario encargado de los seguros de los bienes del Ministerio,

que cuando ocurran siniestros, cumpla con los procedimientos previstos en el

ordenamiento jurídico en forma oportuna, a fin de comunicar a la compañía

aseguradora para su reposición inmediata, precautelando de esta manera los

recursos del Estado.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LA LIQUIDACIÓN DE LA CUENTA

ESPECIAL “REACTIVACIÓN PRODUCTIVA Y SOCIAL DEL

DESARROLLO CIENTIFICO – TECNOLÓGICO Y DE LA

ESTABILIZACIÓN FISCAL “ (CEREPS)


AREA SUBSECRETARÍA DE TESORERÍA DE LA NACIÓN

PERÍODO 01-02-2007 AL 10-04-2008

INF. No. AI-2010-03-06

Distribución y Delegación de Funciones en la Subsecretaría de Tesorería de la

Nación

La ausencia de un Manual de Procedimientos en las Coordinaciones de la

Subsecretaría de Tesorería de la Nación y de autorización por escrito de las

funciones que deben cumplir cada funcionario, a fin de asegurar el control de las

operaciones, ocasionó que las actividades se realicen a base de la costumbre.

Recomendaciones

Al Ministro de Finanzas

1. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación que conjuntamente con

la Coordinación General Estratégica, desarrollen el Manual de Procedimiento de

esta Subsecretaría, ajustándose a la estructura actual y sus competencias.

2. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, establezca por escrito

las actividades que de manera específica deben realizar sus colaboradores y

que no constan entre sus labores habituales.

Cierre y Liquidación de la cuenta “Reactivación Productiva y Social, del

Desarrollo Científico -Tecnológico y de la Estabilización Fiscal” CEREPS

Del análisis a una muestra de Decretos Ejecutivos, se determinó que éstos

respaldaban legalmente las asignaciones realizadas a las respectivas entidades


beneficiarias, sin embargo no se pudo verificar que todas las Instituciones

beneficiarias de fondos de la cuenta CEREPS, hayan reintegrado los valores no

devengados a dicha cuenta, por cuanto no se dispone de la información necesaria

para realizar este análisis y por ende tampoco se pudo comprobar que hayan sido

transferidos a la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional todos los fondos de la

cuenta CEREPS, una vez cerrada.

Recomendación


3. Considerando que la cuenta CEREPS fue cerrada, con la transferencia de sus

recursos a la Cuenta Corriente Única del Tesoro de la Nación, conforme lo

señala la disposición transitoria quinta de la Ley Orgánica para la Recuperación

del Uso de los Recursos Petroleros del Estado y Racionalización Administrativa

de los Procesos de Endeudamiento y por cuanto el Banco Central del Ecuador

no nos proporcionó los saldos de las cuentas de todos los beneficiarios de

fondos de la CEREPS, a la fecha de liquidación, es necesario que el Señor

Ministro de Finanzas solicite al Señor Contralor General del Estado, disponga a

las Direcciones de Auditoría Interna de las entidades beneficiarias de estos

fondos, realicen el Examen Especial a las asignaciones efectuadas desde la

cuenta CEREPS y su uso, con el fin de determinar la correcta utilización de

estos recursos y el reintegro de los valores no devengados a la Cuenta

Corriente Única del Tesoro Nacional.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LA CUENTA BIENES INMUEBLES DE

PROPIEDAD DEL GOBIERNO CENTRAL, EN LA

SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

AREA BIENES INMUEBLES

PERÍODO 01-01-2008 AL 31-12-2008

INF. No. AI-2010-04-06

Registro de inmuebles en el sistema de gestión financiera por parte de las

entidades públicas impide a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental

emitir observaciones al respecto

Los montos por bienes inmuebles de propiedad de varias entidades del sector

público mantienen en sus registros contables, no guardan consistencia con el valor

real de los mismos, ocasionando que las cuentas por inmuebles se encuentren

subvaloradas tanto en las instituciones como en las del Gobierno Central.

Recomendación

Al Subsecretario de Contabilidad Gubernamental

1. En consideración a los nuevos roles establecidos para el Ministerio de

Finanzas, solicitará a las entidades públicas remitan la información de los

bienes inmuebles de su propiedad con valores actualizados y documentación de

soporte, a fin de validar la misma e incorporar en los estados financieros del

Gobierno.

Entidades públicas no son administradas como un solo ente contable

Entidades del sector público, no cuentan con una unidad administrativa que

consolide su información financiera como un solo ente contable, debido a que la

normativa del SAFI faculta la descentralización de las actividades contables,

ocasionando que los saldos por bienes inmuebles en la administración central de

las entidades no se encuentre con montos reales.


Recomendación


2. Considerando a lo establecido en la normativa del SAFI, respecto de los entes

contables en el sector público, asesorará a los funcionarios financieros de las

entidades, sobre esta materia.

Bienes inmuebles en las entidades públicas se encuentran subvalorados

Los saldos de las cuentas de bienes inmuebles en los registros de varias entidades,

no se ajustan a la situación económica actual del país en unos casos y en otros, no

se refleja ningún valor por este concepto, afectando directamente a las cuentas de

inmuebles de las entidades y por ende a los estados financieros del Gobierno

Central.

Recomendaciones


3. Solicitará a las máximas autoridades de los Ministerios, dispongan a las

unidades financieras de su ámbito, depuren y actualicen los saldos de las

cuentas de bienes inmuebles, para ello realizarán las gestiones pertinentes en

las unidades de catastros de los municipios o en el Ministerio de la Vivienda a

fin de que se proceda con el avalúo y revalúo de los bienes inmuebles de su

propiedad y los valores obtenidos reflejen en sus registros y en los estados

financieros del Gobierno Central.

Los resultados por la valoración y revaloración de bienes inmuebles, serán

puestos en conocimiento de la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector

Público, INMOBILIAR, a fin de que ésta cuente con datos reales de los bienes

que le corresponde administrar y controlar.



4. Dispondrá al Director de Análisis y Consolidación de los Estados Financieros

del Sector Público, asesore técnicamente a los Directores Financieros en los

procedimientos contables que deben adoptar las entidades públicas para

regular y ajustar las cuentas de bienes inmuebles.

Propiedad de varios bienes inmuebles no se encuentra legalizada

Entidades públicas no tienen legalizada la posesión efectiva de varios bienes

inmuebles, sin que las autoridades de turno de esas instituciones hayan realizado

los trámites respectivos, para definir la situación de los mismos, lo que implica que

las cuentas de inmuebles se encuentren subvaloradas aspecto que afecta a los

saldos de los estados financieros del Gobierno Central.

Recomendación


5. Solicitará a las máximas autoridades de los Ministerios, dispongan a sus

unidades jurídicas, iniciar o continuar según el caso, con los trámites legales

pertinentes, hasta su conclusión con el objeto de definir la situación de los

bienes inmuebles, los resultados serán incluidos en sus registros, procedimiento

que permitirá contar con saldos reales en las cuentas de bienes inmuebles

institucionales y estados financieros del Gobierno Central. Las acciones

adoptadas y los resultados obtenidos serán puestos en conocimiento de la

Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental y de la Unidad de Gestión

Inmobiliaria del Sector Público, INMOBILIAR, con el fin de que actualice su base

de datos.

Dificultad en el seguimiento de bienes inmuebles de las entidades públicas

Los cambios de razones sociales por la división de las entidades públicas

ocasionan dificultad en la identificación de los bienes inmuebles, toda vez que de

acuerdo a la información remitida por los Registradores de la Propiedad y Unidades

Catastrales Municipales no se puede determinar en que institución se encuentran

registrados estos activos, afectando a los estados cuentas de inmuebles de las

instituciones y estados financieros del Gobierno Central.


Recomendación


6. Solicitará a las máximas autoridades de los Ministerios sujetos a estudio,

dispongan a las unidades responsables del control de bienes, elaboren un

catastro de los bienes inmuebles y actualicen los datos en las entidades

registradoras de la propiedad y catastros municipales de los respectivos

cantones en donde se hallen ubicados los mismos.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO PRESUPUESTARIO

INSTITUCIONAL DEL AÑO 2008

DEPENDENCIA COORDINACIÓN FINANCIERA INSTITUCIONAL

AREA PROCESO PRESUPUESTARIO INSTITUCIONAL

PERÍODO 01-01-2008 AL 31-12-2008

INF. No. AI-2010-05-06

Cumplimiento de Recomendaciones

La no implementación de las recomendaciones 3, 13 y 14 del Informe AI-07-02-06

de 2007-07-10 en lo referente a la elaboración, evaluación de indicadores y

remisión de la información financiera y presupuestaria a la Subsecretaría de

Presupuesto, no permitió mejorar en su totalidad el Control Interno.

Recomendación


1. Dispondrá a la Coordinadora General Administrativa Financiera, exija a los

servidores que se encuentren inmersos en las recomendaciones descritas en

este comentario los implementen, pues tienen el carácter de obligatorias.

Manual de Procedimientos

El no disponer de un Manual de Procedimientos Específico que señale los pasos a

seguir en cada una de las fases presupuestarias, ocasiona que las actividades

para la preparación del presupuesto institucional se lo realice a base de la

experiencia de los servidores de la Coordinación Financiera.

Recomendación

A la Coordinadora General Administrativa Financiera


2. Dispondrá a la Directora Financiera que conjuntamente con el Director de

Administración de Recursos Humanos, concluyan con la revisión y actualización

del Manual Específico de Procedimientos de la Dirección Financiera, en el que

se detallarán entre otros, los pasos a seguir para el desarrollo de las fases

presupuestarias relacionadas con la programación, formulación, aprobación,

ejecución, evaluación y liquidación del Ministerio de Finanzas, documento que

deberá ser expedido mediante Acuerdo para que entre en vigencia.

La Programación Presupuestaria del Ministerio de Finanzas no esta vinculada

con la planificación institucional.

Las Unidades Financiera y Fortalecimiento Institucional no se integraron con el fin

de proyectar objetivos comunes que permitan vincular el plan operativo y la

programación presupuestaria, lo que no permitió medir la gestión financiera

institucional.

Recomendación


3. Dispondrá a las Coordinadoras General Administrativa Financiera y

Planificación, que de manera coordinada, elaboren la programación

presupuestaria y planificación operativa, cuidando que los objetivos se

encuentren enmarcados y vinculados, lo que permitirá evaluar periódicamente

el cumplimiento de las metas institucionales.

Los requerimientos de necesidades para incluir en la Proforma

Presupuestaria, no fueron remitidos oportunamente

Las unidades administrativas no enviaron en forma oportuna sus requerimientos a

la Coordinación Financiera Institucional para ser considerados en la Proforma

Presupuestaria, por lo que esta se elaboró a base del presupuesto anterior,

Directrices y Techos Presupuestarios, más el incremento previsto en la Codificación

de la Ley de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal, ocasionando

que se tenga que realizar modificaciones en más y en menos a fin de satisfacer las


necesidades de la Institución, sin que haya afectado el presupuesto institucional

aprobado.

Recomendaciones


4. Dispondrá por escrito a los Subsecretarios y éstos a su vez a los niveles

directivos y servidores del Ministerio de Finanzas, elaboren sus requerimientos

de necesidades de recursos con la oportunidad que el caso lo requiere, a fin de

que lo remitan a las Coordinadoras General de Planificación y Administrativa

Financiera, lo que permitirá que de manera coordinada preparen la Proforma

Presupuestaria y se ponga en consideración de la Subsecretaría de

Presupuestos para su revisión y trámite de aprobación a través de la página

web del eSIGEF.

A las Coordinadoras General de Planificación y Administrativa Financiera

5. Deberán fijar y comunicar las fechas límite para que las Unidades del Portafolio

presenten los requerimientos de necesidades de recursos, a fin de que sean

considerados en la proforma presupuestaria del año fiscal.

Al Presupuesto Institucional se incrementaron recursos que no fueron

administrados por el Ministerio de Finanzas

En el presupuesto aprobado del Ministerio de Finanzas, se incluyó 1 100 000,00

USD para el funcionamiento del eSIGEF Unidad Ejecutora independiente de este

Portafolio, ocasionando que el presupuesto institucional no sea real y se encuentre

sobrestimado.

Recomendaciones


6. Cuidará que el presupuesto de la Institución contenga recursos para atender la

ejecución de proyectos y actividades propias de la Institución y que consten en


los correspondientes planes y programas, lo que le permitirá ejercer la

evaluación y control pertinente.

7. Dispondrá a la Directora Financiera, vigile que los recursos presupuestados

destinados al eSIGEF estén acordes con las necesidades para sus

operaciones, lo que permitirá su adecuado funcionamiento.

Reportes que produce el sistema eSIGEF sobre Programación y Formulación

Presupuestaria no contienen información completa

La falta de información en los formularios de ruta de pantalla eSIGEF- Formulación,

ocasionó que no se tenga evidencia documentada de las fechas de ingreso

aprobación de la proforma, así como de los valores globales de ingresos y gastos

aprobados.

Recomendación


8. Dispondrá a la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas

Públicas, encargada del manejo del eSIGEF que para la elaboración de la

Proforma Presupuestaria, agregue en el formato “ Formulación del Ciclo

Presupuestario” los casilleros de las fechas de ingreso y aprobación de este

documento así como los valores totales de los ingresos y gastos; información

que permitirá a la Dirección Financiera sustentar los procesos ejecutados y

demostrar lo ingresado y gastos aprobados en la fase de programación

presupuestaria.

Ejecución del presupuesto del Ministerio de Finanzas

El Presupuesto Inicial Institucional aprobado para el año 2008, fue reformado en la

fase de ejecución, sin haber sido utilizados los montos de las modificaciones hasta

el

cierre del ejercicio económico, lo que afecto a la programación y ejecución del

presupuesto institucional.


Recomendación


9. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, solicite al Ministro de

Relaciones Exteriores disponga que previo al requerimiento oportuno al

Ministerio de Finanzas, realicen la estimación real de necesidades de especies

fiscales que utilizarán en el correspondiente ejercicio económico para incluir los

requerimientos en la Proforma Presupuestaria Institucional y facilite un

adecuado servicio público, lo que evitará presupuestar recursos que no se

vayan a utilizar.

Con cargo al Presupuesto Institucional se emiten resoluciones para transferir

recursos a otros beneficiarios

La asignación de recursos destinados a otras Instituciones públicas que no forman

parte de la Estructura Orgánica del Ministerio, modifico el Presupuesto aprobado

del Portafolio, ocasionando que el monto asignado sobreestime el presupuesto

institucional y subestime el de las instituciones beneficiarias con este

procedimiento.

Recomendación

Al Subsecretario de Presupuestos

10. Cuidará que en el Presupuesto General del Estado se creen partidas

específicas para transferir los recursos a empresas del Gobierno, lo que evitará

se desvirtúe el gasto institucional y se mantenga el Presupuesto del Portafolio

en los niveles específicos de la Institución, procurando un equilibrio con los

ingresos. Para la creación de estas partidas se debe vigilar que no consten en

el distributivo del Ministerio de Finanzas y se las realicen con códigos que

formen parte del Sistema de Administración Financiera y Control.

Fase de Evaluación Presupuestaria


Las evaluaciones presupuestarias del año 2008 se realizaron cuatrimestralmente en

forma cuantitativa, sin relacionarlo con la planificación operativa del Ministerio, no

se consideraron indicadores de eficiencia y eficacia frente a los objetivos que

permita medir el logro respecto del cumplimiento de metas institucionales, sin

directrices que normen su evaluación y a la falta de un módulo en el sistema

eSIGEF, que permita evaluar la ejecución presupuestaria, aspectos que impiden

conocer el impacto de la gestión institucional entre lo planificado y ejecutado y

lograr los objetivos planteados por la institución.

Recomendaciones


11. Dispondrá a la Coordinadora General Administrativa Financiera y Subsecretaria

de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, implementen el módulo de

evaluación presupuestaría, lo que permitirá a las instituciones que utilizan el

Sistema de Administración Financiera eSIGEF, aplicar procedimientos para la

obtención de resultados y determinar el comportamiento del presupuesto,

tomando acciones correctivas en forma oportuna cuando no se cumplan los

objetivos institucionales.


12. Dispondrá a la Directora Financiera y Director de Administración de Recursos

Humanos que con la orientación de la Coordinación General de Planificación

mientras entre en vigencia el Manual de Procedimientos, elaboren un instructivo

que facilite el desarrollo de las fases presupuestarias institucionales.

13. Dispondrá a la Directora Financiera, que al elaborar la programación

presupuestaria, coordine con la Coordinación General de Planificación, a fin de

que exista vinculación entre el presupuesto y el Plan Operativo Anual

Institucional, los que deberán contener indicadores de gestión que permitan

medir la eficiencia, eficacia y efectividad en el logro de metas institucionales.

Eficiencia en la utilización de recursos presupuestarios


El presupuesto de la institución demuestra una ejecución óptima del 95.79%,

durante el período se realizaron modificaciones destinadas para el funcionamiento

de otras entidades del Sector Público en más y en menos, donde se demuestra una

sobreestimación del presupuesto institucional.

Recomendación


14. Dispondrá a la Directora Financiera que de manera conjunta con la

Coordinación General de Planificación elaboren la programación presupuestaria

y operativa de manera vinculada a fin de que se logre una adecuada

consistencia a nivel de programas y actividades.

Fase de Liquidación Presupuestaria

Liquidación presupuestaria no se remitió a la Subsecretaría de Presupuesto

El proyecto de liquidación presupuestaria no fue enviado a la Subsecretaría de

Presupuesto, además el eSIGEF no dispone de un módulo que permita la

liquidación automática del presupuesto institucional, lo que impide el cumplimiento

de disposiciones legales.

Recomendaciones


15. Dispondrá a los Subsecretarios de Presupuestos, de Innovación y Desarrollo de

las Finanzas Públicas y Coordinadora General Administrativa Financiera se

implemente el módulo de la liquidación presupuestaría, lo que permitirá a las

instituciones que utilizan el Sistema de Administración Financiera eSIGEF,

apliquen procedimientos para la obtención de resultados que serán utilizados

en la liquidación integral del presupuesto.



16. Dispondrá a la Directora Financiera, que luego de elaborar el proyecto de

liquidación presupuestaria envíe a la Subsecretaría de Presupuestos para que

esta consolide los presupuestos a nivel de Gobierno Central.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LOS PAGOS DUPLICADOS A

PROVEEDORES Y FONDOS DE TERCEROS A TRAVÉS DEL

e.SIGEF AL GOBIERNO CENTRAL

DEPENDENCIA SUBSECRETARIA DE TESORERÍA DE LA NACIÓN

AREA PAGOS DUPLICADOS A PROVEEDORES Y FONDOS DE

TERCEROS A TRAVÉS DEL e-SIGEF AL GOBIERNO

CENTRAL

PERÍODO 01-01-2008 AL 31-12-2008

INF. No. AI-2010-06-06

Pagos duplicados efectuados en el año 2008

Se realizaron pagos duplicados a Fondos de Terceros, Proveedores y demás

beneficiarios del Gobierno Central, por un monto de 8 463 241,24 USD, los

que se produjeron en razón de que el sistema no mantenía controles sobre estos

procesos, ocasionando que el Ministerio de Finanzas haya transferido valores que

no estaban presupuestados, encontrándose pendiente de recuperación el valor de

148 488,16 USD. (Anexo 3)

Recomendaciones


1. Dispondrá a las Subsecretarias de Tesorería de la Nación e Innovación y

Desarrollo de las Finanzas Públicas, procedan a depurar y conciliar la

información sobre los pagos duplicados, a fin de confirmar la totalidad de los

valores pendientes de recuperación.

2. Disponga a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, adopte los

procedimientos necesarios para recuperar todos los valores pendientes de

reintegro, con el fin de precautelar los intereses institucionales y evitar el

perjuicio al Estado.


3. Solicitará a las entidades del sector público su colaboración para la

recuperación de los valores pendientes, considerando las siguientes

alternativas:

Banco Central establezca la probabilidad de descontar a través del Sistema

Bancario los valores pendientes de recuperación.

Servicio de Rentas Internas, analice la pertinencia de emitir títulos de

crédito a nombre de los beneficiarios de los pagos duplicados cuando el

caso así lo amerite.

Superintendencia de Bancos, analice y determine la conveniencia de incluir

en la central de riesgos a los beneficiarios que no han reintegrado los

valores.

Instituto Nacional de Compras Públicas, incluya en su base de datos a los

deudores morosos del Estado o sus Instituciones.


Públicas, implemente en el sistema e - SIGEF controles que detecten que las

obligaciones generadas por pagos a Fondos de Terceros, Proveedores y

demás beneficiarios, deben ser canceladas por una sola vez al bien o servicio

recibido.

Pagos duplicados efectuados en el mes de diciembre de 2008

El 2 y 3 de diciembre de 2008, se efectuó duplicación de la transferencia contable

8805 por 7 162 570,19 USD, correspondiente a 278 beneficiarios de diferentes

instituciones del Gobierno Central, situación que se presentó por la falta de

controles en el sistema y de coordinación entre los funcionarios de la Coordinación

de Transferencias Financieras de la Tesorería de la Nación, encargados de remitir

las transferencias al Banco Central del Ecuador, ocasionando que se hayan

producido pagos duplicados, de los cuales se recuperó 7 055 748,05 USD.

Recomendaciones


Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación:


5. Adopte los mismos mecanismos aplicados en las Recomendaciones 2 y 3, a fin

de recuperar todos los valores pendientes y evitar el perjuicio al Fisco.

6. Insista al Banco Central del Ecuador, la ampliación de sus validaciones, de tal

forma que no permita que un mismo número de transferencia se cargue dos

veces, independientemente de la fecha de envío, lo que permitirá mantener un

mejor control de dichas operaciones.

A la Subsecretaria de Tesorería de la Nación

7. Dispondrá al Director de Pago y Transferencias Financieras, exija por escrito a

los funcionarios de la unidad a su cargo, que intervienen en el proceso de envío

de transferencias de recursos financieros al Banco Central del Ecuador, la

obligación que tienen de coordinar sus acciones, para que exista un mayor

control, a fin de evitar que las operaciones se repitan bajo cualquier figura, ya

sea de “pago contable” o de “pago a beneficiario”

Valores duplicados reintegrados y que se encuentran como cuentas por

cobrar

La falta de comunicación y de coordinación interdepartamental, produce que los

valores duplicados en su pago y reintegrados oportunamente por los beneficiarios

consten como cuentas por cobrar, ocasionando que la información generada en el

sistema e – SIGEF y Subsecretaría de Tesorería de la Nación no se encuentre

actualizada y conciliada y estas aún mantengan como cuentas por cobrar

sobrevalorando la misma.

Recomendaciones


8. Dispondrá al Director de Ingresos Efectivos y Presupuestos del Tesoro, solicite

a la persona encargada de revisar y registrar la documentación recibida sobre

pagos duplicados el detalle de los valores recuperados, verifique si estos han


sido depositados en la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional y procedan

a conciliar los saldos de las cuentas por cobrar.


9. Dispondrá al Director de Análisis y Consolidación de los Estados Financieros

del Sector Público, coordine con la Subsecretaría de Tesorería de la Nación,

respecto de los pagos duplicados, valores reintegrados por las instituciones y

beneficiaros, y proceda a su análisis y depuración de las cuentas por cobrar, a

fin de que los estados financieros consolidados del sector público no financiero

presenten saldos razonables.

Valores duplicados sin identificar la entidad que solicitó el pago

La falta de análisis y seguimiento a los pagos duplicados realizados en el año 2008,

ocasionó que no se pueda identificar la entidad que solicitó el pago, ya que

únicamente consta Ingresos y Transferencias, situación que limitó a la Auditoría

efectuar procedimientos con el fin de recuperar estos valores.

Recomendación


10. Dispondrá al Director de Ingresos Efectivos y Presupuestos del Tesoro, que

conjuntamente con la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas

Públicas, revisen la información de pagos duplicados que constan como

Ingresos y Transferencias, e identifiquen que instituciones del Gobierno Central

ordenaron el pago, a fin de solicitar su reintegro inmediato.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LOS CONVENIOS DE PAGO Y

CONTRATOS DE SERVICIOS OCASIONALES SUSCRITOS EN

EL MINISTERIO DE FINANZAS

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA

AREA CONVENIOS PAGO Y CONTRATOS DE SERVICIOS

OCASIONALES SUSCRITOS EN EL MINISTERIO DE

FINANZAS

PERÍODO 01-01-2007 AL 31-12-2008

INF. No. AI-2010-07-06

Desempeño de cargos públicos

Varias personas desempeñaron cargos públicos en la institución, sin contar con los

contratos respectivos, procediéndose en forma posterior a la suscripción de

convenios de pago. Otras cumplieron funciones en varias unidades administrativas,

existiendo una diferencia de hasta 94 días entre el inicio de las actividades y la

suscripción de estos documentos. En ciertos casos en que el Subsecretario

Administrativo solicitó la renovación de varios contratos, a partir del mes de agosto

de 2008, no se procedió a su suscripción, entre otras razones por la expedición

tardía del informe de la SENRES y en un caso por cuanto la persona de la que se

requirió sus servicios, se encontraba registrada en la SENRES como deudora de la

Agencia de Garantía de Depósitos, sin embargo se procedió a cancelar las

remuneraciones y aporte patronal al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

correspondientes al mes de agosto de 2008.

Recomendaciones


1. Dispondrá a la Subsecretaria Administrativa, instruya al Coordinador de

Recursos Humanos, elabore el plan anual de requerimientos de personal a base

de la actual estructura orgánica del Ministerio, en el que se recojan las

solicitudes efectuadas por las diferentes autoridades de la institución, en base a


las necesidades detectadas, documento que servirá de base para iniciar

oportunamente los respectivos procesos de contratación.

2. Solicitará a la Subsecretaria Administrativa, designe a un servidor, para que

prepare un reglamento para la contratación ocasional de personas requeridas,

para laborar en la institución, en el que se detallen los procedimientos que debe

cumplir cada unidad administrativa, las funciones que debe desarrollar cada

servidor y los plazos máximos en que se deben despachar los trámites

relacionados con el proceso de contratación.

3. Dispondrá a los Subsecretarios de esta Cartera de Estado, no permitan el

ingreso a sus dependencias, de personas que no cuenten con los respectivos

contratos suscritos y debidamente registrados en la Coordinación de Recursos

Humanos.

A la Subsecretaria Administrativa

4. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos, aplique los procedimientos

necesarios para velar por la aplicación de la recomendación anterior.

5. Dispondrá al Coordinador Financiero Institucional, proceda al pago de las

remuneraciones del personal contratado, conforme a las disposiciones de la

LOSCCA y su Reglamento.

6. Instruirá a la Coordinadora Financiera Institucional, efectúe inmediatamente las

gestiones necesarias tendientes a la recuperación de los valores señalados en

Anexo 5, los resultados de las acciones adoptadas serán comunicados

oportunamente al Auditor General.

Viáticos por residencia y otros valores

En varios convenios de pago, se incluyó la obligatoriedad de cancelar el valor del

viático mensual por residencia, dispuesto en la Resolución SENRES 2007-000017

de 12 de marzo de 2007, para autoridades y funcionarios públicos del nivel

jerárquico superior que trasladen su domicilio a la ciudad de Quito, además se

procedió a pagar a varias personas que suscribieron estos documentos, viáticos,


subsistencias y pasajes al interior. Lo expuesto dio lugar a que se haya

desembolsado 12 914,25 USD por estos conceptos.

Recomendación


7. Dispondrá a la Subsecretaria Administrativa se abstenga de comprometer y

cancelar recursos por concepto de viáticos por residencia, viáticos,

subsistencias y pasajes al interior, a favor de personas que no hayan suscrito

sus contratos ocasionales respectivos para la prestación de servicios en la

institución, de conformidad con las disposiciones establecidas en la Codificación

de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y

Homologación de las Remuneraciones de los Servidores Públicos y demás

normativa.

Concesión de licencias con remuneración

Se concedió licencias con remuneración a dos personas que prestaron sus

servicios en la institución en los cargos de Asesores de la Subsecretaría General de

Economía y Despacho Ministerial, sin haber suscrito ni registrado los contratos

respectivos, con el fin de que se desplacen a Madrid – España, Lima - Perú y

Chicago – USA, para participar en dos Conferencias Internacionales y en una

Reunión Técnica. El Ministerio de Finanzas cubrió con cargo a su presupuesto

institucional el valor correspondiente a honorarios, pasajes aéreos de ida y retorno y

viáticos. El 26 de junio de 2007, fecha posterior al cumplimiento de las comisiones

de servicio, se procedió a la suscripción de los documentos denominados

convenios de pago, lo que dio lugar a que la entidad haya desembolsado 8 219,03

USD por estos conceptos.

Recomendación


8. Dispondrá a la Subsecretaria Administrativa, previo el trámite de licencias con

remuneración para las autoridades y servidores de la entidad que tengan los


nombramientos o contratos debidamente registrados en la Coordinación de

Recursos Humanos, observe las disposiciones legales y reglamentarias

vigentes.

Contratos modificatorios

El Subsecretario Administrativo suscribió varios contratos modificatorios, mediante

los cuales sustituyó con carácter retroactivo, la cláusula sexta de los contratos

suscritos inicialmente, relacionada con las Actividades a cumplir y Productos a

entregar por parte de varios contratados, lo expuesto impidió la identificación e

inclusión adecuada en los diferentes contratos suscritos, de las actividades a

cumplir y los productos a entregar por cada uno de los contratados .

Recomendaciones


9. Dispondrá al Subsecretario Administrativo se abstenga de firmar contratos

modificatorios con carácter retroactivo.

10. Dispondrá al Subsecretario Administrativo previa suscripción de contratos,

observe el plazo máximo de duración en un ejercicio fiscal, establecido en el

Reglamento a la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de

Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público. En caso

de que por la naturaleza del trabajo se requiera un plazo mayor, se hará constar

esta situación en el informe técnico favorable de la Coordinación de Recursos

Humanos.

Contratación de personal

Varias personas contratadas para desempeñar cargos públicos en diferentes

dependencias del Ministerio de Finanzas, fueron seleccionadas sin que cuenten con

título profesional, en otros casos no se encontró en el expediente estos documentos

y tampoco están registrados en el CONESUP. Existen casos en que los títulos

profesionales de las personas contratadas, corresponden a ámbitos diferentes de


las actividades que desarrollaron. Lo señalado dio lugar a que la SENRES haya

observado ciertos procedimientos de contratación realizados por el Ministerio.

Recomendaciones


11. Dispondrá a todos los Subsecretarios y demás autoridades de esta Cartera de

Estado, soliciten la suscripción de contratos de servicios ocasionales con

personas que reúnan requisitos de preparación académica, experiencia

profesional y competencias necesarias para cada puesto, con el fin de

garantizar el acceso a los cargos públicos requeridos, de los mejores

candidatos.

12. Dispondrá a la Subsecretaria Administrativa, instruya a los servidores a su

cargo, que una vez que se cuente con los requerimientos del personal a ser

contratado en cada ejercicio fiscal, los cuales deben estar contenidos en los

planes anuales respectivos de conformidad con la recomendación No. 1 del

presente informe, se proceda a seleccionar en los casos pertinentes, a los

candidatos que reúnan los requisitos necesarios para cada puesto.

13. Dispondrá a la Subsecretaria Administrativa, designe un servidor para que

realice el análisis del proyecto de Índice Ocupacional y Manual de

Competencias y/o Clasificación de Puestos del Ministerio de Economía y

Finanzas, elaborado en el año 2006, a fin de que se lo actualice y se realice el

trámite pertinente para su aprobación y puesta en vigencia inmediata.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL AL MINISTERIO DE FINANZAS

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

AREA CUENTAS POR COBRAR POR PAGOS DUPLICADOS DEL

SISTEMA CONTABLE DEL GOBIERNO CENTRAL

PERÍODO 01-01-2008 AL 31-12-2009

INF. No. AI-2010-08-06

Cumplimiento de recomendaciones

Contabilización de valores recuperados por pagos duplicados

El registro contable de los valores recuperados en los ejercicios fiscales 2008 y

2009, por concepto de pagos duplicados efectuados en el ejercicio fiscal 2008, se

empezó a realizar por parte de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, a

partir del mes de marzo de 2010, sin que hasta la fecha de conclusión del presente

examen, se haya terminado con este proceso. La situación expuesta dio lugar a

que los saldos de la cuenta Egresos realizados por Recuperar, al 31 de diciembre

de 2008 y 2009 no reflejen valores reales, pues se encontraban sobrevaloradas.

Recomendaciones


1. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación y Subsecretario de

Contabilidad Gubernamental, adopten las acciones necesarias para concluir con

el proceso de registro contable de los valores recuperados por los pagos

efectuados por duplicado, en la cuenta 112-21 Egresos realizados por

Recuperar, situación que permitirá contar con información real.

2. Dispondrá al Coordinador General Jurídico que efectúe un estudio del Acuerdo

Ministerial 119, con el fin de identificar y delimitar adecuadamente las funciones

de las Subsecretarías de Tesorería de la Nación y de Contabilidad

Gubernamental dentro del modelo del Sistema de Administración Financiera

vigente.


Regulaciones efectuadas por la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental

Varias cuentas auxiliares del mayor general 112-21 Egresos Realizados por

Recuperar, reportadas como reguladas por parte del Subsecretario de Contabilidad

Gubernamental en oficio SCG-CCEEF-2010-0394 de 30 de abril de 2010, fueron

verificadas por Auditoría Interna, mostrándose con saldo deudor en los reportes del

sistema informático eSIGEF, es decir como que no hubieran sido reguladas. Sin

embargo estas regulaciones si se reflejan en el mayor general de la cuenta 112-21

Egresos Realizados por Recuperar. Situación que se presenta por la configuración

y perfil de usuario, lo que impide tener la certeza del registro de las regulaciones de

los valores recuperados a nivel de auxiliares

Recomendación


3. Dispondrá al Subsecretario de Innovación y Desarrollo de las Finanzas

Públicas, adopte las medidas correctivas del caso, a fin de que el sistema

informático eSigef despliegue información contable confiable.

Reportes de recuperación y regulación por pagos duplicados

La Subsecretaría de Tesorería de la Nación remitió a la Subsecretaría de

Contabilidad Gubernamental, información de los valores recuperados por pagos

duplicados, a fin de que proceda con la regulación respectiva en la cuenta 112-21

Egresos Realizados por Recuperar; sin embargo, esta última señala que muchos de

estos valores no constan registrados y que por lo tanto no pueden realizar la

regulación respectiva; no obstante, Auditoría determinó que varios de éstos si

constan en la cuenta e incluso han sido regulados, situación que genera retraso en

el registro de los valores reintegrados y que la información proporcionada no sea

confiable.

Recomendación



4. Dispondrá a los Subsecretarios de Tesorería de la Nación y Contabilidad

Gubernamental, coordinen acciones a fin de acelerar el registro de los valores

reintegrados y sanear la cuenta 112-21 Egresos Realizados por Recuperar en lo

relacionado con los pagos duplicados.

Reportes del eSIGEF sobre registro de valores recuperados

Los reportes que proporciona el sistema eSigef, respecto del mayor general de la

cuenta Egresos Realizados por Recuperar, a nivel de auxiliares, de los beneficiarios

de pagos duplicados y que han reintegrado dichos valores a la Cuenta Corriente

Única del Tesoro Nacional CCU, arrojan saldos diferentes respecto de un mismo

beneficiario, según el momento en que se consulta la información y sin que se haya

efectuado ninguna operación en el proceso de la consulta para que cambie su

saldo, lo que impide tener certeza de los saldos de los auxiliares de la cuenta 112-

21 Egresos Realizados por Recuperar.

Recomendación



Públicas, instruya por escrito a la Directora de Desarrollo Tecnológico para que

adopte los correctivos necesarios, a fin de que los reportes de los auxiliares de

la cuenta 112-21 Egresos Realizados por Recuperar, desplieguen en el sistema

información consistente y confiable en todo momento.

Regulaciones en los auxiliares de la cuenta 112-21

La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental procedió a registrar las

recuperaciones de valores por pagos duplicados en la cuenta 112-21 Egresos

Realizados por Recuperar, a través de los respectivos asientos de regulación en el

sistema informático eSigef, sin embargo en los auxiliares de los beneficiarios de los

pagos duplicados, aparecen en el sistema en fechas posteriores, lo que ocasiona

que la información proporcionada en estos reportes, no sea confiable.

Recomendación




Públicas imparta instrucciones por escrito a la Directora de Desarrollo

Tecnológico para que adopte los correctivos necesarios, a fin de que en los

reportes de los auxiliares se reflejen las regulaciones en el momento en que se

efectúan, con el fin de contar con información real en cualquier momento, lo que

facilitará a las autoridades la toma de decisiones.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LA GESTIÓN DE LA SUBSECRETARÍA

DE PLANIFICACIÓN DEL MINISTERIO DE FINANZAS


AREA SUBSECRETARÍA DE PLANIFICACIÓN

PERÍODO 17-02-2009 AL 31-12-2009

INF. No. AI-2010-09-06

Debe desarrollarse e implantarse un sistema de planificación completo en el

Ministerio de Finanzas

No se ha elaborado, aprobado e implantado en forma completa un sistema de

planificación específico para el Ministerio de Finanzas, coincidente con las

disposiciones emitidas por la SENPLADES, lo que ha ocasionado que la

planificación a largo, mediano y corto plazo, no se realice acorde a las necesidades

reales del Ministerio de Finanzas si cuenta con los elementos que estructuran el

sistema, pero Auditoria no comparte este criterio, debido a que la normativa que

existe es general y no constituye un sistema de planificación específico para el

Ministerio de Finanzas.

Recomendaciones


1. Dispondrá a la Coordinadora General de Planificación, diseñe el sistema de

planificación para el Ministerio de Finanzas, con todos sus elementos

debidamente documentados y acorde con las disposiciones legales vigentes y

las impartidas por la SENPLADES y presente para su revisión, aprobación,

difusión e implantación

Plan Estratégico

El Ministerio de Finanzas no ha actualizado su planificación estratégica elaborada

para el período 2003 – 2006, acorde con el nuevo rol asignado dentro de las

atribuciones, responsabilidades y políticas de gobierno, situación que no le permite


contar con una herramienta que facilite orientar las acciones para el logro de los

objetivos institucionales y nacionales a largo plazo.

Recomendaciones


2. Fijará los objetivos estratégicos institucionales, para que formen parte de la

planificación estratégica institucional.

3. Dispondrá a la Coordinadora General de Planificación, Subsecretarios y

Coordinadores Generales, que de manera participativa y en coordinación con la

SENPLADES, concluyan la elaboración del Plan Estratégico Institucional,

considerando los lineamientos emitidos por el señor Ministro, los objetivos

contemplados en el Plan Nacional Para El Buen Vivir y las competencias,

atribuciones y responsabilidades del Ministerio de Finanzas.

4. Dispondrá a la Coordinadora General de Planificación, que una vez aprobado y

legalizado el Plan Estratégico, proceda a su difusión, aplicación y evaluación

periódica.

Plan Operativo Anual 2009

El Plan Operativo para el año 2009, no incluyó todos los elementos, programas,

proyectos y actividades que forman parte de este documento y de la gestión que

realizan, lo que impidió evaluar el trabajo de la Subsecretaría de Planificación y

medir el cumplimiento del objetivo estratégico institucional. Sin embargo, en oficio

MF-COORD-GRAL-PLANIF-DSyDPI-2010-017, los servidores manifestaron que en

el POA 2008, si están claramente señalados los elementos antes comentados, sin

adjuntar documentación que lo evidencie, por lo que Auditoria no comparte este

criterio.

Recomendaciones

A la Coordinadora General de Planificación


5. Solicitará a la Coordinadora General Administrativa Financiera, disponga al

Director de Recursos Humanos designe a un servidor, para que de manera

conjunta con la Directora de Planificación e Inversión, elaboren un instructivo

metodológico para el desarrollo del Plan Operativo Anual, con los formatos y

matrices necesarios, considerando entre otros aspectos, los descritos en el

presente comentario y las directrices de la SENPLADES.

6. Prepare un plan de capacitación para el personal del Ministerio de Finanzas,

que participa en la elaboración del Plan Operativo Anual, considerando las

necesidades en cada uno de los niveles de planificación y para su posterior

seguimiento y evaluación, a fin de que se obtengan los resultados esperados.

A la Directora de Planificación e Inversión

7. Hasta que se desarrolle y apruebe el Instructivo Metodológico que se

recomienda para la elaboración del Plan Operativo Anual, instruya al personal a

su cargo y a las autoridades del portafolio, para que entre otros aspectos se

consideren los siguientes:

a. A base de los objetivos del Plan Nacional para el Buen Vivir y los objetivos

estratégicos definidos en los planes estratégico y plurianual, desagregue los

objetivos operativos que permitan formular los programas, proyectos,

acciones y actividades claves, a ser ejecutadas por cada unidad

administrativa, acorde con su misión, visión, atribuciones y

responsabilidades.

b. Formulen las metas en términos de tiempo, cantidad y calidad a fin de que

constituyan una expresión cuantitativa o cualitativa de lo que se pretende

lograr.

c. Definan los indicadores que permitan medir el logro de cada uno de los

objetivos.

d. Asignen tiempos lógicos y claros para alcanzar las metas y objetivos. En

casos necesarios, elaboren cronogramas de actividades que contengan

tiempos y responsables de ejecución, lo que facilitará el control.


e. Determinen un tiempo estimado para la ejecución de actividades

imprevistas.

8. Supervise en forma permanente el cumplimiento de las instrucciones emitidas

para la elaboración de los Planes Operativos Anuales y tome las acciones

correctivas que sean del caso.

Aprobación de los planes Plurianual y Operativo

Los Planes Plurianual 2007-2010 y Operativo 2009 para el Ministerio de Finanzas,

no han sido aprobados por la autoridad institucional competente, hecho que facilita

efectuar modificaciones sin autorización y que no haya continuidad en la ejecución

de las actividades planificadas, impidiendo además contar con estos documentos

debidamente validados previo a su ejecución.

Recomendaciones


9. Dispondrá al Coordinador General Jurídico, efectúe un análisis para definir la

autoridad competente para aprobar los planes: estratégico, plurianual y

operativos del Ministerio de Finanzas, así como el mecanismo para ello. Esta

asignación será incorporada en el Acuerdo 119 emitido el 19 de mayo de 2010


10. Dispondrá a la Directora de Planificación e Inversión, incluya en los instructivos

y manuales de procedimientos del Sistema de Planificación que se sugiere, el

proceso de aprobación de los planes estratégico, plurianual y operativos, así

como los mecanismos para ello.

Evaluación del Plan Operativo Anual 2009, no cumplió su objetivo

No se realiza una adecuada evaluación del cumplimiento de los Planes Operativos

en las diferentes Subsecretarías y Coordinaciones que integran el Ministerio de


Finanzas, hecho que impide conocer el avance real en el cumplimiento del Plan

Operativo y obtener información para tomar acciones correctivas oportunas,

retroalimentar el sistema y mejorarlo.

Recomendaciones


11. Defina conjuntamente con el Director de Información, Seguimiento y Evaluación,

las directrices y estrategias de monitoreo, seguimiento y evaluación de los

planes del Ministerio de Finanzas.

12. Solicite a la Coordinadora General Administrativa Financiera, disponga al

Director de Recursos Humanos que conjuntamente con el Director de

Información, Seguimiento y Evaluación, desarrollen métodos específicos y

apropiados de seguimiento y medición de las acciones ejecutadas, documento

que formará parte del sistema de planificación.

13. Defina los elementos mínimos que deben contener los informes gerenciales y

técnicos de seguimiento y evaluación de los planes, programas y proyectos,

procurando que proporcionen fundamentos para la toma de decisiones y mejora

continua. Además, deberá identificar a los responsables de su elaboración y

suscripción, determinar el número de ejemplares y destinatarios.

El nivel de vinculación de la Planificación con el Presupuesto, no permite

evaluar la gestión institucional

El Plan Operativo anual para el año 2009, ajustado por la Subsecretaría de

Planificación a abril de 2009, no ha sido vinculado de manera adecuada con la

programación presupuestaria, situación que no permite medir la eficiencia y

efectividad en el cumplimiento de lo planificado.

Recomendación



14. Dispondrá a la Coordinadora General de Planificación, que en coordinación con

la Directora Financiera, asignen los recursos a nivel de objetivos operativos.

Manual de procedimientos

No se ha elaborado un Manual de Procedimientos, que permita conocer en detalle

las actividades que se deben desarrollar en las diferentes fases y procesos de la

planificación y de su seguimiento y evaluación, debido a la falta de aprobación de la

nueva estructura legal, hecho que ha ocasionado que las labores se realicen a

base de la costumbre y experiencia, sin que las responsabilidades individuales sean

delimitadas y facilite la rotación de funciones.

Recomendación


15. Solicite a la Coordinadora General Administrativa Financiera, disponga al

Director de Recursos Humanos, que en coordinación con los Directores de

Planificación e Inversión, Información, Seguimiento y Evaluación, procedan a

elaborar el Manual de Procedimientos para los procesos de planificación. Este

Manual deberá incluir los formatos, registros, formularios y documentos que se

utilizarán en los diferentes procedimientos desarrollados.

Documentación y Archivo

La Subsecretaría de Planificación no ha definido la documentación básica que

debe generar y recopilar para sustentar las operaciones de los procesos de

planificación, seguimiento y evaluación, tampoco ha implantado sus archivos

físicos, situación que dificulta la verificación posterior y la retroalimentación del

sistema de planificación.

Recomendaciones



16. En coordinación con los Directores de Planificación e Inversión; Información,

Seguimiento y Evaluación, definirán los registros y la documentación básica que

deben generar y recopilar para sustentar el desarrollo de cada una de sus

actividades y productos.

17. Solicitará al Director de Certificación y Documentación, desarrolle e implante un

sistema de archivos para la Coordinación General de Planificación,

considerando entre otros, los siguientes aspectos:

a. Formas de documentar y alimentar los archivos de la Coordinación.

b. Conformación de expedientes y series documentales.

c. Determinación de los Niveles de Archivos y flujos de la documentación en la

Coordinación General de Planificación y en las diferentes unidades

administrativas del Portafolio, que participan en los procesos de

planificación, seguimiento y evaluación.

d. Inventario de los documentos existentes.

e. Métodos y formas de archivo.

f. Registros y formularios para el control de la documentación.

g. Determinación del valor de uso de los documentos y elaboración de la Tabla

de Permanencia Documental.

18. Designe por escrito a un servidor, para que se responsabilice de la

administración y manejo de los archivos de la Coordinación General de

Planificación, para ello deberá instruir respecto a normas, políticas,

procedimientos, registros y asignar los recursos de espacio físico, mobiliario y

materiales necesarios para su funcionamiento.

Gestión de Riesgos

La Subsecretaría de Planificación no consideró en su POA, las actividades

relacionadas con la gestión del riesgo institucional y su articulación con el Sistema

Nacional Descentralizado de Gestión del Riesgo, a pesar de que ejecutó algunas

de ellas, hecho que ha impedido fijar metas y objetivos claros, a fin de que las

autoridades tomen decisiones oportunas para proteger a los bienes y servidores de

la institución.


Recomendaciones


19. Dispondrá a la Directora de Planificación e Inversión, incluya en el Plan

Operativo Anual, las metas, objetivos operativos y actividades relacionadas con

la gestión de riesgos institucionales.

20. Concluirá con el proceso de análisis, diagnóstico y recomendaciones de la

situación actual del edificio del Ministerio de Finanzas, a fin de eliminar los

riesgos determinados y garantizar la seguridad de las personas, bienes e

información de la institución.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL AL PAGO DE INTERESES AL INSTITUTO

ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LOS

FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO DE FINANZAS

DEPENDENCIA COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA

AREA PAGO INTERESES AL IESS DE LOS FUNCIONARIOS DEL

MINISTERIO DE FINANZAS

PERÍODO 01-01-2007 AL 31-12-2008

INF. No. AI-2010-10-06


Pago de aportes patronales y personales se realizan en plazos superiores a

los establecidos por el IESS

Se canceló aportes personales y patronales en plazos superiores a los establecidos

por el IESS, por varias causas, siendo las más relevantes las siguientes: falta de

oportunidad en la aprobación y legalización de los Contratos de Servicios

Ocasionales, aplicación inoportuna de la nueva escala de sueldos y errores en la

digitación de los datos en el sistema e-SIGEF. Lo que ocasionó la elaboración y

pago al IESS de planillas de ajustes con intereses por mora por un valor de 436,66

USD.

Recomendaciones


1. Dispondrá a la Coordinadora General Administrativa Financiera, que previó al

ingreso del personal a laborar en el Portafolio, mediante Contrato de Servicios

Ocasionales o Nombramiento, se legalicen los documentos que les acredite a

desempeñar sus actividades y hayan sido notificados y registrados en la

Dirección de Recursos Humanos.

A la Coordinadora General Administrativa y Financiera


2. Dispondrá al Director de Administración de Recursos Humanos, que una vez

legalizado el contrato o nombramiento, inscriba al servidor en el sistema del

IESS desde el primer día de labores y remita el correspondiente aviso de

entrada, dentro de los primeros quince días. En caso de modificaciones al

sueldo o separaciones de los servidores, lo efectué dentro de los tres días

posteriores.

3. Al Director de Administración de Recursos Humanos, remita a la Coordinación

Financiera Institucional, los avisos de entrada, modificaciones y salida de los

servidores y servidoras, dentro de los plazos establecidos por el IESS.

Criterios contradictorios en la aplicación de la base de aportación, para el

pago de los fondos reserva de los servidores públicos

Se cancelaron planillas de ajustes de fondos de reserva, correspondientes a los

años 2004, 2005, 2006 y 2007, con los respectivos intereses de mora, por existir

criterios contradictorios emitidos por la Procuraduría General del Estado, IESS y

SENRES respecto al valor que debe ser considerado como base para el cálculo de

los fondos de reserva de los servidores públicos.

Recomendación


4. Dispondrá a la Directora Financiera, efectúe los pagos por concepto de fondos

de reserva, dentro de los plazos establecidos por el Instituto Ecuatoriano de

Seguridad Social, a fin de evitar la generación de intereses por mora.

Intereses de mora fueron cobrados por el IESS de manera indebida

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, generó de manera extemporánea la

planilla

por fondos de reserva, sin embargo que el Ministerio efectuó el pago dentro de los

plazos establecidos. Ocasionando que se cobre intereses por mora por 390.55

USD.


Recomendación

A la Directora Financiera

5. Dispondrá al funcionario encargado de nómina, proceda a verificar la propiedad

y legalidad de los valores determinados por el IESS, por concepto de intereses

y multas por mora en el pago de obligaciones de los servidores y funcionarios

del Portafolio, a fin de determinar su conformidad.

Pago de préstamos quirografarios se realizan en plazos superiores a los

establecidos por el IESS

Se efectuaron pagos fuera del tiempo establecido por el IESS, por concepto de

préstamos quirografarios, debido a que se generó erróneamente el requerimiento

de pago, sin desagregar la información de préstamos quirografarios e hipotecarios.

Ocasionando que se tenga que efectuar regulaciones contables, con el

correspondiente pago de intereses por mora por un valor de 722,63 USD.

Recomendación


6. Dispondrá a los funcionarios encargados del manejo de nómina, que

previamente a la solicitud de pago revisen y confirmen que los datos

ingresados en el sistema e-SIPREN de las planillas por concepto de préstamos

quirografarios e hipotecarios, se encuentren desagregados de acuerdo a los

códigos respectivos, a fin de evitar el pago de intereses por mora.

Transferencias de recursos para el pago de obligaciones al IESS no son

efectuadas oportunamente

La Subsecretaría de Tesorería de la Nación, efectúo transferencias por préstamos

quirografarios y fondos de reserva al IESS, en plazos superiores a los establecidos,

debido a una decincronización en el sistema e-SIGEF, lo que obligó a la

Subsecretaría de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas a efectuar los

ajustes en horas no pico. Ocasionado que los CURS 5531 y 22 se paguen fuera


de los plazos establecidos, con el consecuente interés de mora por el valor de

243,83 USD.

Recomendaciones


7. Elaborará un cronograma de actividades para el proceso de pago de

obligaciones al IESS, en el que se consideren tiempos y responsables, desde la

generación de la nómina hasta el pago efectivo y su verificación en el sistema

del IESS, documento que será difundido a las instituciones para su

cumplimiento, lo que evitará retrasos en el pago y la generación de intereses.

8. Solicitará por escrito a la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las

Finanzas Públicas, soporte técnico oportuno, en el caso de presentarse

problemas en el sistema, lo que evitará que las obligaciones sean canceladas

fuera de los plazos establecidos por el IESS.

Registro de la cuenta “Egresos Realizados por Recuperar” debe contener

información clara

Los registros de la cuenta 112-21-00 Egresos Realizados por Recuperar, que

mantiene la Coordinación Financiera Institucional, en el año 2008, respecto a los

intereses por mora pagados al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, no revela

en forma clara la naturaleza de las transacciones realizadas. Hecho que dificulta las

labores de control posterior.

Recomendación


9. Dispondrá, al Líder del Subproceso de Contabilidad, elabore en forma clara la

descripción de las transacciones que se registran en la cuenta “Egresos

Realizados por Recuperar”, a fin de facilitar la verificación interna y el control

posterior.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL AL PERSONAL INCORPORADO QUE

PRESTEN SUS SERVICIOS EN EL e-SIGEF

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA

AREA COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

PERÍODO 01-01-2009 AL 31-12-2009

INF. No. AI-2010-11-06

Seguimiento de Recomendaciones

Contratos por servicios ocasionales no suscritos oportunamente

En varios contratos de personal destinado a la Coordinación de Tecnología

Informática, que prestaron sus servicios en el proyecto eSIGEF, se observó que la

suscripción de los mismos no se realizó oportunamente, ocasionando que este

personal inicie sus labores sin un documento debidamente legalizado.

Recomendaciones


1. Dispondrá al Director de Administración de Recursos Humanos, elabore el plan

anual de requerimientos de personal sustentándose en la actual estructura

orgánica del Portafolio, en este se recogerán los requerimientos de personal de

las diferentes autoridades de la institución, documento que servirá de base para

iniciar oportunamente los respectivos procesos de contratación o renovación y

la oportuna legalización previa al inicio labores.

2. Prepare un Manual de Procedimientos para la contratación ocasional de

personal, observando disposiciones legales vigentes y de conformidad a la

estructura orgánica vigente del Portafolio, fijando entre otras: políticas, niveles

de autorización, plazos, responsables, detallando los procedimientos que debe

cumplir cada unidad administrativa.

Contratos registrados antes de la fecha de suscripción


Los inadecuados procedimientos adoptados, para la suscripción y registro de los

contratos por servicios ocasionales del personal que prestó servicios en el e-SGEF,

ocasionó inconsistencia en la información que consta en estos documentos.

Recomendación


3. Dispondrá al Director de Administración de Recursos Humanos, registre la

fecha de aceptación de las partes en la respectiva cláusula del contrato de

servicios ocasionales inmediatamente de ocurrido este acto, para luego

continuar con el trámite hasta su culminación, diligencia que deberá ser

considerada en el Manual que se sugiere en la recomendación 2 de este

informe.

Contratos ocasionales suscritos sin que el personal cumpla con los

parámetros establecidos de educación, experiencia y capacitación

La transferencia de competencias del sistema e-SIGEF al Portafolio, obligó a

contratar personal que laboró en el proyecto e-SIGEF, sin que cumpla con todos los

parámetros establecidos por la autoridad para estos puestos, debido a que

acreditaba la experiencia necesaria en el manejo y desarrollo del sistema.

Recomendaciones


4. Coordinará con la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas

Públicas, a fin efectuar un análisis del personal a contrato y establecer las

reales necesidades de contar con el mismo, tomando en cuenta la actual

estructura orgánica del Ministerio de Finanzas. Los resultados serán

considerados en el plan anual de requerimientos de personal que consta en la

recomendación 1 de este informe.


5. Dispondrá al Director de Administración de Recursos Humanos, defina los

requisitos que debe cumplir el personal a ser contratado para prestar sus

servicios en la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas

Públicas, los que deberán estar acorde con los parámetros establecidos por las

SENRES y las necesidades específicas del Portafolio, a fin de incluirlos en el

Manual de Clasificación de Puestos.

Ausencia de declaración juramentada

El personal contratado del e-SIGEF no presentó la declaración juramentada

adicional a la patrimonial y rentas, ocasionando que los expedientes no cuenten con

la documentación completa que permita la verificación de los organismos de

control.

Recomendación

Al Director de Administración de Recursos Humanos

6. Solicitará la presentación de la declaración juramentada adicional a la

patrimonial que establece la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera

Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del

Sector Público a los servidores que se encuentren con Contratos de Servicios

Ocasionales vigentes hasta el 31 de diciembre de 2010, documento que se

incorporará a los respectivos expedientes.

Retraso en la presentación de informes de actividades desarrolladas por los

contratados

De la revisión selectiva de los informes de labores del personal de contrato se

observó que estos son presentados luego de varios días de concluido el mes y en

otros casos no se ubicaron, pues el contrato no contempla una cláusula que obligue

a este personal presentar informe alguno, hecho que ocasionó que la Dirección

Financiera no cuente con un documento que evidencie el cumplimiento de las

labores asignadas a estos servidores, previo al pago de su remuneración.

Recomendación


A la Coordinadora General Administrativa

7. Solicitará al Coordinador General Jurídico, que en la cláusula de actividades y

productos de los contratos por servicios ocasionales, incluya un acápite que

obligue al personal contratado a presentar a su jefe inmediato un informe

mensual de labores ejecutadas, quien apruebe e informé por escrito a la

Dirección Financiera, previo al pago de las remuneraciones.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LA APLICABILIDAD DE LA

NORMATIVA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA EN EL e-

SIGEF

DEPENDENCIA COORDINACIÓ GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA

AREA APLICABILIDAD DE LA NORMATIVA ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA EN EL e-SIGEF

PERÍODO 01-01-2008 AL 31-12-2009

INF. No. AI-2010-12-06

Módulo de Inventarios

La Unidad de Administración de Bienes del Ministerio de Finanzas, no cuenta con

un programa informático integrado al e-SIGEF, para el registro y control de los

bienes, lo que ha impedido que la Institución mantenga información centralizada del

movimiento y administración de los mismos.

Recomendación



Públicas, de prioridad al desarrollo e implementación, de manera integrada al e-

SIGEF, el módulo de Gestión y Administración de Bienes e Inventarios, el

mismo que a más de servir al Ministerio de Finanzas será utilizado por todas las

entidades del Gobierno Central.

Módulo de Evaluación Presupuestaria

La herramienta informática e-SIGEF, no cuenta con un módulo que apoye las

actividades de evaluación institucional, lo que ha originado la utilización de mayor

recurso humano con el correspondiente riesgo de errores.

Recomendaciones



2. Dispondrá al Subsecretario de Presupuestos, defina la metodología y los

reportes necesarios para la evaluación institucional.


Públicas, a base de la metodología y parámetros definidos por la Subsecretaria

de Presupuestos, desarrolle un módulo de apoyo a la evaluación presupuestaria

institucional, integrado al e-SIGEF.

Retenciones en la Fuente y Declaración de Impuestos

El sistema e-SIGEF no cuenta con opciones para la elaboración de las

declaraciones de impuestos mensuales y el anexo transaccional simplificado,

tampoco permite el registro y control de los anticipos de remuneraciones, a nivel de

auxiliares contables, lo que demanda la utilización de tiempo adicional y el

correspondiente riesgo de errores.

Módulo de Nómina

Recomendaciones


4. Dispondrá por escrito a los Subsecretarios y Coordinadores del Ministerio de

Finanzas, determinen las necesidades de automatización de los procesos de

sus unidades, para ser considerados en el sistema e-SIGEF, y soliciten su

implantación a la Subsecretaría de Innovación y Desarrollo de las Finanzas

Públicas, con la documentación y justificativos correspondientes.

A la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas

5. Analice los requerimientos de las autoridades, determine la factibilidad de

ejecución y sus prioridades, a fin de que considere dentro de su planificación

anual el desarrollo de estos módulos integrados al e-SIGEF, de acuerdo a la

disponibilidad de recursos.



6. Solicitará por escrito a la Subsecretaria de Innovación y Desarrollo de las

Finanzas Públicas, le informe periódicamente sobre el avance del desarrollo del

módulo tributario dentro del e-SIGEF hasta su conclusión e implementación.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LOS VALORES ADEUDADOS POR LAS

EMPRESAS ELÉCTRICAS DE GENERACIÓN QUE FORMAN

PARTE DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN DEL EX INECEL Y

ASUMIDOS POR EL MINISTERIO DE FINANZAS


AREA VALORES ADEUDADOS POR LAS EMPRESAS ELÉCTRICAS

DE GENERACIÓN QUE FORMAN PARTE DEL PROCESO DE

LIQUIDACIÓN DEL EX INECEL, ASUMIDOS POR EL

MINISTERIO DE FINANZAS.

PERÍODO 01-01-2008 AL 31-12-2009

INF. No. AI-2010-13-06


Total adeudado por TERMOPICHINCHA S.A e HIDROPAUTE S.A., al Ministerio

de Finanzas

El valor total de la deuda que asume el Ministerio de Finanzas de las Compañías

de Generación Termoeléctrica Pichincha S.A, e Hidroeléctrica Paute S.A. al 23 de

julio de 2008 según Auditoría sería de 477 868 163,28 USD, por los Convenios de

Compensación de Adeudos 96, 97, 102 y 104. Monto no registrado en este

Portafolio ni conciliado con estas Compañías.

Recomendaciones


1. Dispondrá al Subsecretario de Crédito Público, conciliará los saldos mantenidos

por las Compañías de Generación Termoeléctrica Pichincha S.A. e

Hidroeléctrica Paute S.A. con los obtenidos por su Unidad, respecto de los

Convenios de Compensación de Adeudos 96, 97, 102 y 104, tanto de intereses

no considerados en los dos primeros convenios, así como el capital, intereses

financieros y de diferimiento de los dos restantes, sustentando con la

documentación de soporte.


2. Dispondrá a los Subsecretarios de Crédito Público y Contabilidad

Gubernamental, una vez obtenidos los saldos conciliados, coordinaran el

registro de los valores adeudados de las citadas Compañías, con el fin de

disponer de los montos totales que asume el Ministerio de Finanzas y dar

cumplimiento al Mandato Constitucional 15 de 23 de julio de 2008.

Cumplimiento del Mandato Constitucional 15 en lo relacionado con el

Ministerio de Finanzas

El Ministerio de Finanzas cumplió con el Mandato 15, en la parte que corresponde a

asumir las deudas de TERMOPICHINCHA S.A. e HIDROPAUTE S.A con el pago

de sus obligaciones a los Organismos Internacionales de Crédito. Sin embargo, en

lo que corresponde a los ajustes y el documento que libere a las citadas Compañías

de la deuda con el Estado ecuato

SÍNTESIS - EXÁMENES ESPECIALES · informe : examen especial a los contratos suscritos por el...

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