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SÍNTESIS – EXÁMENES ESPECIALES

INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LA EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS

CON RECURSOS NO REEMBOLSABLES EN LA

SUBSECRETARÍA DE CRÉDITO PÚBLICO

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA DE CRÉDITO PÚBLICO

AREA PROYECTOS RECURSOS NO REEMBOLSABLES

PERÍODO 01-01-2005 AL 31-12-2006

INF. No. AI-08-01-06

Seguimiento de recomendaciones

Falta de oportunidad en la entrega de la información y documentación relacionada

con los proyectos ejecutados por este Portafolio a través de la Subsecretaría de

Crédito Público con cargo a recursos no reembolsables impide y retraza las labores

de control.

Presentación de la información y documentación de proyectos

Recomendaciones

A la Subsecretaria de Crédito Público

1. Designará por escrito a un funcionario para que se encargue del manejo y

control de la documentación que respalda los procesos relacionados con los

proyectos con cargo a recursos no reembolsables ejecutados por esta

Subsecretaría, previamente deberá recabar toda la documentación inherente a

los mismos.

2. Entregará los documentos solicitados de manera oportuna a los Auditores

Gubernamentales para efectos de control.

Archivo de documentos de ejecución de proyectos


La Subsecretaría de Crédito Público no mantiene completos ni en forma adecuada la

documentación que respalda la ejecución de proyectos con recursos no

reembolsables aspecto que impide el análisis de su situación.

Recomendaciones


3. Dispondrá al personal que interviene en las diferentes fases del subproceso de

administración de proyectos con recursos no reembolsables, entreguen los

documentos que generan y reciben por esta razón al funcionario que se designe

como responsable de la documentación, dejando constancia de este hecho en

el documento correspondiente.

4. Al encargado del archivo de la Subsecretaría de Crédito Público, elaborará un

instructivo para ordenar, completar y mantener la documentación que se genera

y es entregada de acuerdo a la recomendación anterior, al funcionario

responsable de este subproceso para que lo mantenga hasta concluir el

proyecto, luego de ello entregará al archivo de la Subsecretaría con el acta

respectiva.

Sistema de archivo de la Subsecretaría de Crédito Público

El manejo y custodia del archivo de la Subsecretaría de Crédito Público se mantiene

con el método tradicional sin que se haya modernizado ocasionando que varios

documentos estén dispersos en diferentes Coordinaciones o bajo responsabilidad de

los funcionarios de la Subsecretaría y no incorporados dentro de un solo sistema.

Recomendación


5. En cumplimiento a los subcomponentes que constan en el proyecto de


Fortalecimiento de la Gestión Operativa, dispondrá a los funcionarios

encargados de la ejecución del mismo, analizar la conveniencia de la

adquisición de un sistema de archivo a fin de efectuar los trámites pertinentes

ante la entidad financiadora y conseguir la redistribución de los recursos que

permita adquirir un sistema de archivo idóneo para esta Subsecretaría.

Manuales para la Subsecretaría de Crédito Público

Para la preparación de manuales de procedimientos y funciones en la Subsecretaría

de Crédito Público se estableció que debía contratarse consultores, sin embargo, no

se presentaron oferentes, por lo que estos documentos no se prepararon,

manteniéndose el ámbito de acción y misión que consta en el Decreto Ejecutivo 3410

que fuera observado en su oportunidad.

Recomendaciones


6. Efectuará los trámites pertinentes ante la entidad financiadora con el fin de

conseguir la redistribución de los recursos necesarios que permitan la

contratación de los consultores correspondientes.

7. Una vez que se haya dado cumplimiento a la recomendación anterior, solicitará

a los consultores profundicen en el análisis de la situación actual de la

Subsecretaría de Crédito Público, con el fin de que los manuales de

procedimientos que deben prepararse consideren el proceso de cambio en el

que se encuentra el Ministerio de Finanzas.

Cambios a normativa de la Subsecretaría de Crédito Público

Reformas a la normativa vigente que regula las actividades de la Subsecretaría de

Crédito Público recomendadas por el consultor, no se ha efectuado los trámites

pertinentes para su modificación impidiendo definir su conveniencia, lo que ocasiona

que se actúe con la normativa vigente.


Recomendación


8. Dispondrá a los funcionarios encargados de la ejecución de los proyectos con

recursos no reembolsables, efectúen el análisis de las reformas a la normativa

vigente recomendadas por el consultor, a fin de determinar su aplicabilidad y

poner a consideración de las máximas autoridades del Portafolio, para proceder

con los trámites pertinentes y solicitar las modificaciones a que haya lugar,

considerando el proceso de reorganización en que se encuentra este Ministerio.

Diseño de una unidad de análisis de deuda

No se ha implementado la Unidad de Análisis de Deuda puesto que las funciones a

ser ejecutadas por la misma se estimó podían realizar otras unidades de esta

Subsecretaría, sin que se las ejecute por falta de la disposición legal respectiva.

Recomendaciones


9. Asignará por escrito las funciones de análisis de deuda sugeridas por el

consultor a las Coordinaciones determinadas por las autoridades, o a las que

cumplan esas actividades de acuerdo con el proceso de reestructuración en que

se encuentra el Portafolio.

10. Solicitará incluir en las reformas al Decreto Ejecutivo 3410 la nueva

competencia en el ámbito de acción de las coordinaciones que se determine

deban cumplirlas de conformidad con la recomendación anterior o en la nueva

normativa que regule las actividades del Portafolio de conformidad con la

reestructura en que se encuentra el mismo.

Ejecución de proyectos con recursos no reembolsables bajo administración

de la Subsecretaría de Crédito Público

Las recomendaciones establecidas por los consultores contratados para el proyecto


denominado “Programa de fortalecimiento de la gestión operativa de la Subsecretaría

de Crédito Público” no se aplicaron en su totalidad en unos casos y en otros no hubo

oferentes a varias consultorías ocasionando que la conclusión del mismo se haya

dilatado.

Recomendación


11. Dispondrá a los funcionarios designados como ejecutores de los proyectos con

recursos no reembolsables, tramiten ante las autoridades competentes las

acciones a realizarse a fin de que éstas tomen las decisiones que más

convengan a los intereses institucionales y los proyectos sean concluidos en los

tiempos establecidos en los mismos.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL DE EVALUACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE

LAS RECOMENDACIONES QUE CONSTAN EN LOS

INFORMES EMITDOS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DEL

ESTADO Y AUDITORIA INTENA, A LAS SUBSECRETARIAS

GENERALES DE FINANZAS Y ECONOMÍA, CONFORMADAS

POR LAS SUBSECRETARÍAS DE PRESUPUESTOS,

TESORERÍA DE LA NACIÓN, CRÉDITO PÚBLICO,

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL, SUBSECRETARÍA DE

PROGRAMACIÓN DE LA INVESIÓN PÚBLICA Y POLÍTICA

ECONÓMICA

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA DE CRÉDITO PÚBLICO Y TESORERÍA DE

LA NACIÓN

AREA SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

PERÍODO 01-01-2005 AL 31-12-2006

INF. No. AI-08-02-06

Evaluación del cumplimiento de las recomendaciones

General:

De las 89 recomendaciones verificadas y contenidas en los siete informes generados

por la Contraloría General del Estado y la Auditoría Interna, el 50.56% se han

cumplido, mejorando los procesos administrativos financieros y técnicos en las

Subsecretarías de Crédito Público y Tesorería de la Nación, el 28.1 % se han

cumplido parcialmente, debido a que no se dispone de reglamentos, manuales de

procedimientos, ejecución de capacitación para los funcionarios entre otros; el 2.25

% no se han cumplido y el 19.1 % no son aplicables.

Específicas:

En la Subsecretaría de Crédito Público, se emitieron 3 informes sobre deuda

pública, que contienen 40 recomendaciones, de las cuales el 30 % se han


cumplido, el 40% se ha cumplido parcialmente, el 5 % no se han cumplido y el

25 % no son aplicables, lo que ha ocasionado que en el caso de las no cumplidas

que se refieren al marco legal y normativo de la deuda se mantenga las

desviaciones observadas por Auditoria lo que originó que en fecha posterior la

Contraloría General del Estado emita opiniones y recomendaciones similares.

En la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, se emitieron 4 informes a

diferentes rubros examinados los que contienen 49 recomendaciones, de las

cuales el 67.3% se han cumplido, el 18.36% se ha cumplido parcialmente y el

14.28 % no son aplicables, situación que ha contribuido a mejorar los procesos

administrativos y financieros de esa Subsecretaria y con la implementación del e

SIGEF existirá mayor transparencia en las operaciones que realiza la

Subsecretaría de Tesorería de la Nación.

Recomendación

Al Ministro de Finanzas

1. Dispondrá a los Subsecretarios de Crédito Público y Tesorería de la Nación,

cumplan las recomendaciones que se aplicaron de manera parcial y que constan

en los Anexos Nros. 2 y 4 de este Informe y de las no cumplidas que se

transcriben en el Informe, analicen la conveniencia de su aplicación de

conformidad a la nueva reestructura del Ministerio, coordinando con las unidades

administrativas inmersas en cada uno de los procesos a que se refieren las

recomendaciones. Los resultados de estas acciones serán comunicados

periódicamente al Señor Ministro con copia a la Auditoria Interna para verificar los

resultados de sus aplicaciones.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL DE EVALUACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE

RECOMENDACIONES QUE CONSTAN EN LOS INFORMES

EMITDOS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y

AUDITORIA INTERNA A LAS SUBSECRETARÍAS DE

COORDINACIÓN GENERAL, ADMINISTRATIVA, GENERAL

JURÍDICA Y DEL LITORAL

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍAS ADMINISTRATIVA Y GENERAL DE

COORDINACIÓN

AREA SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

PERÍODO 01-01-2005 AL 31-12-2006

INF. No. AI-08-03-06

Evaluación del Cumplimiento

De las 167 recomendaciones emitidas para la Subsecretaria Administrativa y que se

detallan en los informes descritos en el cuadro 1, el 75,44% se han cumplido, el

20,95% se cumplieron parcialmente debido a reformas del Decreto Ejecutivo 3410,

y a la reorganización del Ministerio, el 0,59% no se ha cumplido por cambios

continuos de autoridades del encargo de Rol de Coordinador y el 2,99% no fueron

aplicables por modificaciones de disposiciones legales, cambio de políticas, ámbitos

de acción y competencias, situación que ha incidido para que este porcentaje no

pueda ser mejorado dentro de los procesos administrativos, financieros, técnicos,

normativos y reglamentarios del Ministerio de Economía y Finanzas.

Conclusión

De las 95 recomendaciones emitidas para la Subsecretaria General de

Coordinación, en los informes descritos en el cuadro 2, el 44,21% se han cumplido,

el 49,47%, descritas en el anexo 4, se cumplieron parcialmente, debido a las

reformas del Decreto Ejecutivo 3410, y a que las actividades relacionadas con la

estructura organizacional y optimización de los procesos institucionales de la

Coordinación de Fortalecimiento Institucional fue trasladada a la Coordinación de

Recursos Humanos, el 2,10% no se cumplió porque el Ministerio entro en un

proceso de reorganización y el 4,21% no fueron aplicables por cuanto la biblioteca


desapareció del orgánico del Ministerio y en el período de estudio no se contrato

ningún personal para la Coordinación de Fortalecimiento Institucional, la situación

señalada ha determinado que la gran parte de los procesos revisados en los

informes descritos continúen ejecutándose a base de la costumbre y de acuerdo a

procedimientos tradicionales, esto hasta que se determine la nueva reestructura del

Portafolio y se fijen los nuevos roles y misiones que coincidan con la misión del

Ministerio de Finanzas.

Recomendación


1. Dispondrá a los Subsecretarios Administrativo y General de Coordinación

cumplan con las recomendaciones descritas en los anexos 2 y 4 relacionadas

con las recomendaciones cumplidas parcialmente, considerando la

reorganización del Ministerio de Finanzas, gestión que se cumplirá

conjuntamente con la participación de Recursos Humanos, la Coordinación de

Fortalecimiento Institucional y Secretaría General, los resultados de estas

acciones serán comunicadas al señor Ministro con copia a Auditoría Interna

para la verificación posterior de su implementación.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS DE CONTRATACION,

ENTREGA Y RECEPCIÓN DE UNIFORMES PARA EL

PERSONAL FEMENINO DEL PERSONAL DEL MINISTERIO

DE FINANZAS

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA

AREA CONTRATO UNIFORMES PERSONAL FEMENINO

PERÍODO 17-03-2006 AL 31-12-2007

INF. No. AI-08-04-06

Contrato de adquisición de bienes no específica plazo para arreglo de los

uniformes

Del análisis al Contrato de Adquisición de Bienes suscrito entre el Ministerio de

Economía y Finanzas y la Compañía LE CHATEAU S.A., se determina que este en

sus cláusulas contractuales no contiene una en la que se especifique respecto de

los arreglos y plazo que se le concederá a la compañía para que efectúe los

mismos, en caso de existir inconformidades con las prendas recibidas. Esta

situación se debe a que en el contrato no se vio la necesidad de hacer constar el

plazo para que la empresa realice los arreglos, lo que origina que el Portafolio no

disponga de esta normativa jurídica con la que pueda exigir a la empresa la entrega

de los uniformes a satisfacción de las beneficiarias.

Recomendación

Al Subsecretario Administrativo

1. Solicitará al Subsecretario General Jurídico, disponga a la Coordinación de

Contratación Pública, Administrativa y Laboral, que en la preparación de

contratos sobre adquisición de bienes y en el caso específico de uniformes, se

incluya una cláusula donde conste el plazo que se le otorga a la compañía

seleccionada a fin de que efectúe los arreglos correspondientes, y evitar

interpretaciones de parte de cada una de las instancias inmersas en el proceso.


No se legalizó el acta de entrega recepción

Del análisis efectuado al Acta de Entrega Recepción, se estableció que esta no se

legalizó por parte del Gerente de la Compañía LE CHATEAU S.A. por no estar de

acuerdo con los 104 días de mora determinados por la Comisión Técnica, y según la

compañía son 22 días de mora, situación que debe a la falta de una cláusula

específica en el contrato que indique el plazo que se le otorgará a la Compañía para

los arreglos, al poco conocimiento que sobre estos procesos tienen las personas

designadas, lo que originó que no se de a conocer por escrito a la compañía la

inconformidad de las prendas de vestir y se haya considerado en el plazo de mora

casos de funcionarias que se encontraban de vacaciones o en comisión de servicios y

no pudieron retirar los uniformes.

Recomendación


2. Dispondrá a los Coordinadores de Recursos Materiales y Seguridad, Recursos

Humanos, y Financiera Institucional, que para la designación de los funcionarios

que participarán en estos procesos se los haga a personas que tengan

conocimiento sobre disposiciones legales y reglamentarias que regulan el

cumplimiento de los procesos.

Imposibilidad de Mediación entre el Ministerio de Economía y Finanzas y la

Compañía LE CHATEAU S.A.

Del análisis al expediente sobre los documentos de contratación de los uniformes,

se determina que en razón de no existir ningún acuerdo entre las partes respecto

de las multas, el Gerente de la Compañía solicita al Centro de Arbitraje y Mediación

de la Cámara de Comercio de Quito, intervenga para buscar una solución al

conflicto, la causa de lo señalado se debe a que las partes no se pusieron de

acuerdo en el plazo de mora, a que en el contrato no se hizo constar una cláusula

respecto de los plazos para los arreglos, ni tampoco se acepto la propuesta de la

Cámara, lo que ocasiona que hasta la presente fecha el Ministerio no haya


finiquitado el contrato mediante la firma el acta de entrega recepción de la

adquisición de los bienes.

Recomendación


3. Dispondrá al Coordinador Financiero Institucional arbitre las medidas que el

caso lo requiera, a fin de dar cumplimiento con el Acta Transaccional firmada

entre las partes interesadas, proceda con la liquidación y pago a la Compañía

debido a que no existe ningún perjuicio para el Ministerio de Finanzas, a fin de

finiquitar el contrato celebrado con la Compañía LE CHATEAU S.A.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCEDIMIENTOS APLICADOS

POR EL MINISTERIO DE FINANZAS AL SISTEMA DE

COMPENSACIÓN DE ADEUDOS

DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS

AREA PROCEDIMIENTOS APLICADOS AL SISTEMA DE

COMPENSACIÓN DE ADEUDOS

PERÍODO 17-03-2002 AL 31-12-2007

INF. No. AI-08-05-06

Cumplimiento de Recomendaciones

De las 23 recomendaciones que constan en los Informes de Auditoria Interna, el

52% de estas se cumplió, 17% no se cumplió, 22% cumplidas de manera parcial y

el 9% no es aplicable.

Recomendación

A la Ministra de Finanzas

1. Dispondrá a los Subsecretarios de Tesorería de la Nación y Crédito Público,

cumplan con las recomendaciones señaladas que se aplicaron en forma parcial

y las que no se aplicaron, estableciendo plazos perentorios y obligando a los

ejecutores de las actividades, le informen de manera permanente el avance de

las acciones adoptadas a través de documentos escritos, ello permitirá mejorar

los sistemas de control administrativo, conciliar los saldos compensados y

recuperar valores adeudados al Ministerio de Finanzas.

Normativa del sistema de compensación de adeudos, no está actualizada

No se actualizó la normativa que regula el funcionamiento del sistema de

compensación de adeudos, sin embargo que el Ministerio de Finanzas se

reorganizó de manera sustancial, ocasionando que actividades del sistema de

compensación de adeudos las ejecuten tanto la Subsecretaría de Crédito Público

como de Tesorería de la Nación.


Recomendaciones


2. Dispondrá al Subsecretario General Jurídico del Portafolio que de manera

conjunta con la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, revisen los Acuerdos

Ministeriales 034, de 1997-02-07 y 096 de 1998-04-20, con la finalidad de que

los actualicen y regulen el proceso de compensación de adeudos acorde a la

situación actual del Ministerio de Finanzas.

A los Subsecretarios General Jurídico y Tesorería de la Nación:

3. Una vez actualizados los Acuerdos Ministeriales 034 y 096, los remitirán al

Ministro de Finanzas para su aprobación y promulgación.

Formalización de las compensaciones de adeudos

La Subsecretaría de Tesorería realizó compensaciones de adeudos con las

Empresas Eléctricas y Empresa Estatal Petróleos del Ecuador PETROECUADOR,

por subsidios en las tarifas eléctricas por el valor de 401 286 652,66 USD, sin que

hasta la fecha de concluir nuestro examen se haya formalizado con la suscripción

de los correspondientes convenios de compensación de adeudos y la entrega de

los instrumentos financieros establecidos, ocasionando que exista diferencias en los

valores transferidos.

Recomendaciones

Al Subsecretario de Tesorería de la Nación:

4. Prepararán los correspondientes Convenios de Compensación de Adeudos,

entre el Ministerio de Finanzas y entidades beneficiarias en forma directa de

este sistema, cuidando incluir la totalidad de los valores transferidos y la

elaboración de las Actas de Reconocimiento de Deudas.


5. Los convenios preparados a base de la recomendación anterior remitirá a la

Subsecretaría General Jurídica para su revisión y aprobación, previo a la

suscripción de los mismos.

6. Una vez suscrito los convenios de compensación de adeudos proceda a

entregar a las empresas beneficiarias por compensación de adeudos los

correspondientes instrumentos financieros para su registro y cancelación de la

deuda.

Al Subsecretario General Jurídico

7. Revisará y aprobará los proyectos de convenios de compensación de adeudos,

preparados y enviados por la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, con la

finalidad de asegurar la coherencia jurídica, previo a la firma de la máxima

autoridad.

Archivos de compensación de adeudos

La documentación que respalda el proceso de compensaciones de adeudos

mantenidos en los archivos de las Subsecretarías de Crédito Público y Tesorería

de la Nación, son incompletos, para complementar el análisis de los procesos se

recurre a entidades que se hallan fuera del Ministerio de Finanzas, con la

consecuente pérdida de tiempo y recursos.

Recomendaciones

Al Subsecretario de Crédito Público

8. Dispondrá al funcionario encargado de los documentos que se relacionan con

los procesos de compensación de adeudos, recopile toda la información que

mantiene en su poder y entregue a la Subsecretaría de Tesorería de la Nación,

cumpliendo las formalidades y disposiciones legales establecidas en el

Reglamento General de Bienes del Sector Público.

Al Subsecretario de Tesorería de la Nación


9. Dispondrá al encargado de la recepción de la documentación que ingresa a los

archivos de la Subsecretaria a su cargo, verifique que los documentos fuentes

se encuentren completos con antecedentes y anexos.

A la Coordinadora de Operaciones de Tesorería, dispondrá:

10. A los funcionarios que participan en el proceso de compensación de adeudos,

den cumplimiento a su disposición contenida en memorando ME-STN-2008-

0132 de 2008-04-21, la que se refiere a la necesidad de dejar evidencia en los

oficios y/o memorandos enviados a los archivos sobre el detalle de anexos que

se incorporan al trámite y el número de fojas útiles o anillados.

Actividades de compensación de adeudos

Varias actividades de compensación de adeudos ha realizado la Subsecretaría de

Crédito Público en fecha posterior al traslado de estas actividades a la

Subsecretaría de Tesorería de la Nación, ocasionando que los registros del

Movimiento de Cartera que mantiene la Coordinación de Generación de Estados

Financieros de la Subsecretaria de Tesorería no se los haya actualizado en forma

oportuna.

Recomendaciones

A la Ministra de Finanzas, dispondrá:

11. Al Subsecretario de Tesorería de la Nación, oficie a las entidades que se

benefician con el sistema de compensación de adeudos dándoles a conocer

que este proceso está bajo la competencia de esta Subsecretaría.

12. Al Subsecretario de Crédito Público, que los trámites por concepto de

compensación de adeudos, dirigidos por las instituciones a esa Subsecretaria,

remita a la Subsecretaría de Tesorería de la Nación con todos los documentos e

información, a fin de que los atiendan y efectúen los registros pertinentes.


Obligaciones de la Comisión de Estudios para el Desarrollo de la Cuenca del

Río Guayas CEDEGE

No se han establecido condicionamientos ni plazos, de la deuda del CEDEGE que

consta en el convenio 85, por lo que el monto de 304 464,84 USD se mantiene

pendiente de pago, lo que no permite que el Ministerio de Finanzas recupere esta

obligación.

Recomendación


13. Dispondrá al Subsecretario de Tesorería de la Nación, implemente los

mecanismos necesarios para cobrar o compensar adeudos con la Comisión de

Estudios para el Desarrollo de la Cuenca del Río Guayas CEDEGE por el valor

de 304 464,84 USD, producto de la deuda con la Empresa Eléctrica Regional

Guayas- Los Ríos S.A que el Ministerio de Economía y Finanzas la compensó.

Valores pendientes de pago en convenios firmados

Conclusión

Los saldos pendientes de pago por efecto de los convenios de compensación de

adeudos suscritos entre el Ministerio de Finanzas MEF y varias Empresas

Eléctricas y otras entidades están vencidos y pendientes de cobro al 2007-12-31

fecha de intervención de Auditoría por el valor de 263 139 917,51 USD, sin

embargo de que en estos documentos se establece la obligación de cancelar de

manera periódica el capital y el interés en la fecha comprometida. Anexo 3 y los

intereses no incluidos en los convenios por efecto de la asignación de los pasivos

del ex Instituto Ecuatoriano de Electrificación EX INECEL por el valor de 84 655

126,27 USD, Anexo 4.

Durante el trabajo de Auditoría el Subsecretario de Tesorería de la Nación, indica

que se ha recuperado el valor de 8 743 053,11 USD, por efecto del convenio 100.

Recomendaciones


A la Ministra de Finanzas, dispondrá:

14. A los Subsecretarios de Contabilidad Gubernamental y Tesorería de la Nación,

definan los ámbitos de competencia en relación al registro contable de los

valores pendientes de cobro originados en el sistema de compensación de

adeudos, con la finalidad de que procedan al registro contable de los valores

constantes en Anexos 3 y 4, previo cumplimiento de las recomendaciones 15 y

16, a fin de facilitar el proceso de su recuperación por parte de la Subsecretaría

de Tesorería de la Nación

15. Al Subsecretario de Tesorería de la Nación, proceda con el cobro de los

valores adeudados por las empresas beneficiarias de los convenios de

compensación de adeudos suscritos con el Ministerio de Finanzas, que constan

en Anexo 3, debiendo actualizar los montos tanto de capital e intereses a la

fecha que se proceda con el pago o compensación de adeudos.

Al Subsecretario de Tesorería de la Nación

16. Dispondrá a la Coordinadora de Operaciones de Tesorería verifiquen que los

montos de los intereses confirmados por la Compañía de Generación

Termoeléctrica Guayas S.A. ELECTROGUAYAS S.A., Compañía de

Generación Termoeléctrica Pichincha S.A. TERMOPICHINCHA S.A., Compañía

de Generación Hidroeléctrica Paute S.A. HIDROPAUTE S.A. y Compañía

Nacional de Transmisión S.A. TRANSELECTRIC S.A., que se detallan en

Anexo 4, correspondan de manera exacta a los que efectivamente adeudan al

Portafolio, con el fin de dar cumplimiento con lo dispuesto por el señor Ministro

de Finanzas en memorando MF-DM-2008-0674 de 2008-02-20, en el que

dispone la recuperación de estos valores o compensarlos.

Empresa Nacional de Almacenamiento y Comercialización de Productos

Agropecuarios ENAC, en liquidación

Las obligaciones de la Empresa Nacional de Almacenamiento y Comercialización

de Productos Agropecuarios ENAC en liquidación por 1 851 432,18 USD para con

el Ministerio de Finanzas, por concepto de subrogaciones de la deuda no


compensadas, ni pagadas, está sin registrarse en la Subsecretaría de Crédito

Público.

Recomendación


17. Dispondrá al Subsecretario de Crédito Público, efectué a través de la

Coordinación de Operaciones Financieras, la revisión de la deuda de la

Empresa Nacional de Almacenamiento y Comercialización de Productos

Agropecuarios ENAC en liquidación con e l Ministerio de Finanzas, el

monto establecido remita a la Subsecretaría Tesorería de la Nación, a fin

de que esta proceda a su cobro o compensación, previo el registro pertinente


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LAS TRANSFERENCIAS POR

PREASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS EFECTADAS POR

LA SUBSECRETARÍA DE TESORERÍA DE LA NACIÓN

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA DE LA NACIÓN

AREA TRANSFERENCIAS POR PREASIGNACIONES

PRESUPUESTARIAS

PERÍODO 01-01-2005 AL 31-12-2006

INF. No. AI-08-06-06

Control de la Subsecretaría de Tesorería de la Nación

La Subsecretaría de Tesorería de la Nación, recibió del Servicio de Rentas Internas,

de manera tardía, los reportes de las recaudaciones tributarias efectuadas por las

instituciones financieras del país, sin que haya podido adoptar algún procedimiento

para verificar la conformidad y oportunidad de las transferencias efectuadas a la

Cuenta Corriente Única por este concepto, toda vez que los bancos no remiten esta

información al Portafolio y los funcionarios de la Subsecretaría de Tesorería de la

Nación, trabajan únicamente con los valores de recaudaciones tributarias

acreditadas por el Banco Central del Ecuador a la Cuenta Corriente Única del

Tesoro Nacional.

Recomendaciones


1. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, designe funcionarios

que se encarguen de la aplicación de procedimientos de control respecto de los

reportes remitidos por el Servicio de Rentas Internas, sobre las recaudaciones

tributarias efectuadas por las instituciones del sistema financiero nacional, con

el fin de verificar la conformidad y oportunidad en la acreditación de estos

recursos a la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional.

2. Solicitará al Director del Servicio de Rentas Internas, circularice a las

Instituciones Financieras que han firmado el convenio de recaudación, a fin de


que envíen a la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, reportes de las

recaudaciones diarias efectuadas, los que serán utilizados para la conciliación

de valores, con la información remitida por el SRI.

Preasignaciones presupuestarias

Existen una serie de preasignaciones presupuestarias calculadas a base de

porcentajes sobre los ingresos corrientes del gobierno central, impuestos e ingresos

públicos, que benefician con recursos a múltiples partícipes, la situación anotada se

debe a la expedición de una serie de disposiciones legales que establecen fuentes

de recursos, beneficiarios y porcentajes de participación, lo que ha dificultado la

administración y control de los recursos entregados a cada beneficiario por este

concepto, por parte de la Subsecretaría de Tesorería de la Nación y de

Presupuestos del Portafolio, respecto del proceso presupuestario del Presupuesto

General del Estado.

Cabe señalar que con fecha posterior al envío de este Informe a la Contraloría

General del Estado, se promulgó la nueva Constitución de la República del Ecuador

(20 de octubre de 2008), en la cual se refleja el comentario plasmado en nuestro

informe.

Recomendación


3. Dispondrá al Subsecretario Jurídico Ministerial instruya a funcionarios a su

cargo, a fin de que efectúen en coordinación con las Subsecretarías de

Presupuestos, Consistencia Macrofiscal y Tesorería de la Nación, un estudio

detallado y pormenorizado sobre las disposiciones legales que crearon cada

preasignación presupuestaria vigente, poniendo especial énfasis en aquellas de

creación de instituciones o fondos, en las cuales se establece su financiamiento

con impuestos u otros recursos públicos, con el fin de determinar la posibilidad

de presentar un proyecto de mandato constituyente o ley, que permita al

estamento pertinente, eliminarlas o racionalizarlas, los recursos

correspondientes a las entidades beneficiarias de estas preasignaciones,

deberán ser incluidos en sus presupuestos institucionales, conforme a las


necesidades reales de cada una de ellas, plasmadas en los planes operativos y

proformas presupuestarias respectivas. En los casos en que estos beneficiarios

sean programas, fondos o cuentas especiales, los recursos correspondientes se

incorporaran a los presupuestos de las instituciones que requieran adquirir los

bienes, servicios o ejecutar las obras pertinentes, previo el cumplimiento de las

disposiciones legales vigentes.

Disposiciones legales

Múltiples disposiciones legales regulan la administración financiera del Estado,

varias de las cuales utilizan terminologías diferentes para un mismo asunto,

contienen disposiciones caducas y que incluso no mantienen coherencia entre

ellas. Lo expuesto se produce debido a que las autoridades del Portafolio no han

visto la necesidad de compilar y actualizar en un solo cuerpo legal con jerarquía

orgánica, todas las disposiciones que se encuentran dispersas en los diferentes

cuerpos legales y normativas, respecto de los componentes del sistema de

administración financiera pública, aspecto que ha dificultado la aplicación de las

disposiciones legales y normativas del sistema de administración financiera y ha

dado lugar a que las autoridades y funcionarios de diversas instituciones hayan

inobservado la normativa emitida por el Ministerio de Economía y Finanzas,

amparándose en las leyes orgánicas que tienen una jerarquía superior a los

acuerdos ministeriales expedidos por el Portafolio o leyes especiales como la de

Presupuestos.

Recomendaciones


4. Dispondrá al Subsecretario Jurídico Ministerial en coordinación con los

Subsecretarios de Presupuestos, Consistencia Macrofiscal y Tesorería de la

Nación, efectúen un estudio detallado y pormenorizado sobre las disposiciones

legales y normativas vigentes que regulan el sistema de administración

financiera público, con el fin de elaborar y presentar un proyecto de ley con

categoría de orgánica, que permita al estamento pertinente, expedir un solo

cuerpo legal que compile, incluya y actualice estas disposiciones, a fin de


regular a todas las entidades y organismos del sector público, en los sistemas

que son de su competencia, facilitando además su aplicación.

5. Dispondrá al Subsecretario Jurídico Ministerial, designe un servidor que analice

el Acuerdo Ministerial 444 de 2007-12-27, para incluir en su ámbito de

aplicación, de ser pertinente, a todas las entidades del sector público no

financiero, de conformidad con lo establecido en el artículo 1 del Acuerdo

Ministerial 447 de 2007-12-29, a fin de armonizar las disposiciones normativas

vigentes.

Codificación de la Ley de Régimen Tributario Interno

El artículo 3 de la Ley Reformatoria a la Ley de Régimen Tributario Interno

publicada en el Suplemento del Registro Oficial 120 de 1997-07-31, que establece

la preasignación del 10% del total de recaudaciones por concepto del impuesto a

los consumos especiales para el Programa de Equipamiento, Insumos y

Mantenimiento Hospitalario y del 2% del rendimiento total del gravamen establecido

en el numeral cuatro del Grupo I del artículo 2 de la presente ley, alcohol y

productos alcohólicos distintos a la cerveza a favor de la “Fundación Oswaldo Loor

Moreira” de Portoviejo, no está incluido en la Codificación 2004-026 de la Ley de

Régimen Tributario Interno publicada en el Suplemento del Registro Oficial 463 de

2004-11-17. Lo anotado se debe a la existencia de múltiples Leyes, Decretos

Leyes, Fe de Erratas, Resoluciones entre otros, mediante las cuales se expidieron o

reformaron las disposiciones contenidas en las diferentes Leyes Tributarias del

país, que originó la omisión señalada. Lo expuesto ha dado lugar a que el

Ministerio de Economía y Finanzas haya entregado recursos para el Programa de

Equipamiento, Insumos y Mantenimiento Hospitalario y Fundación Oswaldo Loor

Moreira en el período sujeto a estudio, sin que la disposición que sustenta estas

preasignaciones, consten en la Codificación de la Ley de Régimen Tributario

Interno.

Recomendación



6. Dispondrá al Subsecretario General Jurídico, designe e instruya a un

funcionario a su cargo, para que efectúe el análisis pertinente y ponga en

conocimiento del Servicio de Rentas Internas, a fin de que adopte los

procedimientos necesarios que permitan insertar, eliminar o reformar el artículo

3 de la Ley Reformatoria a la Ley de Régimen Tributario Interno publicada en el

Suplemento del Registro Oficial 120 de 31 de julio de 1997, en función del

criterio aplicado para la expedición de la Ley Reformatoria para la Equidad

Tributaria en el Ecuador, expedida por la Asamblea Nacional Constituyente.

Cuenta Corriente Única

Se abrieron varias cuentas corrientes especiales, adicionales e independientes a la

Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional, en el Banco Central del Ecuador, en

las que se depositaron directamente recursos financieros recaudados por aplicación

de varias leyes de creación de preasignaciones presupuestarias para su posterior

transferencia a los diferentes partícipes. La situación anotada se produce debido a

la expedición de leyes de creación de preasignaciones presupuestarias, que sin

tener el carácter de orgánicas, autorizan la apertura de cuentas especiales

independientes de la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional, contraviniendo

las disposiciones de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control y Ley

de Presupuestos del Sector Público. Lo que ha dado lugar al ingreso, distribución y

transferencia de recursos por fuera de la Cuenta Corriente Única.



(2008-10-20), en la cual se refleja el comentario plasmado en nuestro informe.

Recomendaciones


7. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, instruya a funcionarios

a su cargo, efectúen un análisis de todas las cuentas corrientes abiertas en el

Banco Central del Ecuador, en las que se hayan depositado directamente

recursos financieros recaudados por aplicación de leyes de creación de

preasignaciones presupuestarias, con el fin de solicitar al depositario oficial de


los fondos públicos, el cierre de todas ellas y disponer que los depósitos

respectivos de todos los valores que se recauden por estos conceptos, se

realicen en la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional, con el fin de dar

cumplimiento a lo dispuesto por la Ley Orgánica de Administración Financiera y

Control y Ley de Presupuestos del Sector Público.

8. Dispondrá al Subsecretario General Jurídico Ministerial, designe a un servidor

para que efectúe el análisis de las Normas Técnicas de Tesorería actualizadas

mediante Acuerdo Ministerial 447 de 2007-12-29, con el fin de adecuarlas y

compatibilizarlas en función de las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica

de Administración Financiera y Control y demás disposiciones legales vigentes,

observando la supremacía de cada una de ellas.

Preasignaciones distribuidas por el Banco Central del Ecuador

Los recursos financieros relacionados con preasignaciones presupuestarias fueron

distribuidos y transferidos por el Banco Central del Ecuador, sin intervención del

Ministerio de Economía y Finanzas, pues el Banco Central asumió bajo su

responsabilidad la transferencia de estos recursos. Lo expuesto se debe a la

expedición de ciertas leyes de creación de preasignaciones presupuestarias, que

sin constituir leyes orgánicas, disponen la distribución de estos recursos al Banco

Central del Ecuador, contraviniendo las disposiciones de la Ley Orgánica de

Administración Financiera y Control. Lo que ha impedido la administración de este

tipo de preasignaciones presupuestarias por parte del Ministerio de Economía y

Finanzas como órgano rector del sistema de tesorería, responsable de la función

financiera del Gobierno y el control oportuno que debió haberse ejercido sobre

estos recursos.

Recomendaciones


9. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación instruya a funcionarios

a su cargo, efectúen un análisis de todas las preasignaciones presupuestarias

cuya distribución fue realizada directamente por el Banco Central del Ecuador,

sin intervención de esta Cartera de Estado, a excepción de las preasignaciones


referentes a todos los ingresos petroleros que fueron eliminadas conforme la

Ley Orgánica para la recuperación del uso de los recursos petroleros del Estado

y racionalización administrativa de los procesos de endeudamiento, con el fin de

solicitar al depositario oficial de los fondos públicos, se abstenga de efectuar

este procedimiento que le corresponde cumplir al Ministerio de Finanzas, como

órgano central rector del sistema de tesorería, responsable de la función

financiera del Gobierno, en atención a lo dispuesto en la Ley Orgánica de

Administración Financiera y Control.

10. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, designe a funcionarios

a su cargo, en función del volumen de operaciones a desarrollar, a fin de que se

encarguen de la administración, distribución y control de estas preasignaciones

presupuestarias como órgano rector del sistema de tesorería, responsable de la

función financiera del Gobierno, previo a la transferencia de recursos que

deberá solicitar al Banco Central del Ecuador, efectúe a los distintos

beneficiarios, para lo cual abrirán los respectivos registros que deberán ser

periódica y permanentemente actualizados, observando lo dispuesto en la Ley

Orgánica de Administración Financiera y Control, leyes de creación de las

preasignaciones presupuestarias, Ley Reformatoria para la Equidad Tributaria

en el Ecuador, Ley Orgánica para la recuperación del uso de los recursos

petroleros del Estado y racionalización administrativa de los procesos de

endeudamiento y Acuerdo Ministerial 447 de 2007-12-29, en lo pertinente según

la supremacía de estas disposiciones.

Transferencias por Preasignaciones Presupuestarias al SRI

La Subsecretaría de Tesorería de la Nación transfirió al Servicio de Rentas

Internas, valores inferiores a los establecidos en su Ley de Creación, la situación

descrita se debe a que los valores resultantes de la aplicación del porcentaje

establecido en esta ley para financiar sus operaciones, no es consistente con los

requerimientos de recursos que realizó el Servicio de Rentas Internas en los años

2005 y 2006, a través de sus proformas presupuestarias, conforme a sus

necesidades reales




(2008-10-20), en la cual se refleja el comentario plasmado en nuestro informe.

Recomendación

Al Ministro de Finanzas, en calidad de presidente del Directorio del Servicio de

Rentas Internas

11. Propondrá al Directorio de esta institución, realice un estudio a fin de determinar

la necesidad de modificar en la Ley de Creación del Servicio de Rentas

Internas, el porcentaje destinado a financiar sus operaciones, en función de las

disposiciones contenidas en la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización

y Transparencia Fiscal, Normativa de Presupuesto y de Tesorería actual y

demás normativa vigente, así como de las reales necesidades de la institución

para su funcionamiento, a fin de armonizar el contenido de estas disposiciones

y evitar la asignación de recursos en porcentajes mayores a los necesarios.

Transferencias por Intereses y Multas tributarias

La Subsecretaría de Tesorería de la Nación transfirió al Servicio de Rentas

Internas, recursos por concepto de preasignaciones presupuestarias relacionadas

con intereses y multas tributarias, sin que estos rubros constituyan tributos. La

situación expuesta se debe a que el Servicio de Rentas Internas presentó sus

proformas presupuestarias incluyendo como parte de sus ingresos los intereses y

multas tributarias, documentos que fueron validados por la Subsecretaría de

Presupuestos y aprobados por los montos solicitados, sin que se haya realizado

ninguna observación. Lo anotado dio lugar a que el Servicio de Rentas Internas

haya recibido y devengado recursos por conceptos que no le corresponden, sin que

se haya producido perjuicio económico para el Estado, debido a que el monto total

de preasignaciones entregadas a esta entidad es inferior a los valores establecidos

en su ley de creación.

Recomendaciones



12. Dispondrá al Subsecretario de Presupuestos, instruya a los servidores a cargo

del análisis y validación de las proformas presupuestarias presentadas por el

Servicio de Rentas Internas, lo hagan en documentos que no incluyan como

parte de sus ingresos las partidas de intereses y multas tributarias, a fin de

evitar que la entidad reciba y utilice recursos por rubros que no le corresponden.

A la Subsecretaria de Tesorería de la Nación

13. Dispondrá a los funcionarios encargados de la transferencia de recursos al

Servicio de Rentas Internas por concepto de preasignaciones presupuestarias,

determinen los valores que le corresponde por cada tributo administrado por

esta institución, sin incluir los intereses y multas tributarias, evitando la entrega

de recursos por conceptos que no le corresponden.

Recaudaciones bancarias de impuestos

Las recaudaciones de los impuestos, intereses y multas tributarias , realizadas a

través de las diferentes instituciones del sistema financiero nacional que han

suscrito convenios especiales con el Servicio de Rentas Internas, fueron

transferidas a la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional fuera del plazo

establecido en estos instrumentos. La situación expuesta se debe a que el Servicio

de Rentas Internas solicitó al Banco Central el débito de las recaudaciones de

impuestos, intereses y multas tributarias una vez que venció el plazo previsto en las

cláusulas cuartas de los citados convenios especiales de recaudación, sin embargo

de que las instituciones financieras debieron remitirle las ordenes de transferencia

al tercer día hábil de la recaudación, lo que dio lugar a que la Cuenta Corriente

Única del Tesoro Nacional no disponga de los recursos recaudados por las

instituciones financieras en los plazos previstos en los citados convenios y por lo

tanto que el Estado no disponga de liquidez para cubrir sus necesidades.

Recomendaciones

Al Ministro de Finanzas, en calidad de Presidente del Directorio del Servicio de

Rentas Internas, realizará las gestiones necesarias para que se emita una

Resolución en la que se disponga:


14. Al Director del Servicio de Rentas Internas instruya a los funcionarios de la

entidad encargados del proceso, efectúen el estudio pertinente y realicen las

liquidaciones de los intereses y multas respectivos, en los casos que amerite,

generados por el incumplimiento del plazo previsto para el débito de las

recaudaciones tributarias de las cuentas que mantienen las instituciones

financieras en el Banco Central del Ecuador y su acreditación en la Cuenta

Corriente Única del Tesoro Nacional, adopten las acciones tendientes a su

recuperación e informen a esta autoridad de los resultados obtenidos por la

aplicación de la presente recomendación.

15. Al Director del Servicio de Rentas Internas, solicite al Auditor General de la

entidad, emita la orden de trabajo correspondiente para la realización del

examen especial respectivo, que permita ampliar la muestra analizada por parte

de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas y determinar si esta desviación

se mantiene a la presente fecha, con el fin de establecer las acciones

correctivas y determinar las responsabilidades que el caso amerite.

16. Al Director del Servicio de Rentas Internas instruya a los funcionarios del

Departamento de Control de Recaudación, soliciten al Banco Central del

Ecuador los débitos de las recaudaciones de impuestos, intereses y multas

tributarias de las cuentas que mantienen las instituciones financieras en esa

institución y su posterior acreditación a la Cuenta Corriente Única del Tesoro,

dentro de los seis días calendario establecidos en la cláusula cuarta de los

convenios especiales suscritos.

17. Al Director del Servicio de Rentas Internas, efectúe las gestiones necesarias en

el Banco Central del Ecuador, tendientes a que los débitos de las cuentas de las

instituciones financieras por las recaudaciones tributarias efectuadas y su

posterior transferencia a la Cuenta Corriente Única, se efectúen dentro de los

plazos establecidos, inclusive los días sábados, domingos y feriados cuando

corresponda.

18. Al Director del Servicio de Rentas Internas instruya a los funcionarios del

Departamento Jurídico de la entidad efectúen el estudio respectivo que permita

incluir en los convenios especiales de recaudación, apartado intereses, como


causal de generación y pago de intereses por mora por parte de las

instituciones financieras, el débito extemporáneo de las recaudaciones de los

saldos de las cuentas que mantienen en el Banco Central para acreditarlos en

la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional y de creerlo conveniente

modificar lo relacionado al cálculo de las multas respectivas por este concepto.


INFORME : EXAEMEN ESPECIAL A LOS GASTOS POR CONSUMO DE

TELEFONÍA CONVENCIONAL Y CELULAR EN EL

MINISTERIO DE FINANZAS

DEPENDENCIA COORDINACIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

DE SEGURIDAD

AREA TELEFONÍA CELULAR Y CONVENCIONAL

PERÍODO 07-01-2001 AL 07-12-2007

INF. No. AI-08-07-06

Registro para el control del consumo de telefonía móvil celular debe contener

información completa y confiable

La Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, no mantiene un

registro adecuado y confiable del consumo de la telefonía móvil celular y roaming

de los funcionarios del Ministerio de Finanzas. Lo que ocasiona que el Portafolio

no concilie con los valores solicitados para el pago por parte del proveedor del

servicio.

Recomendación

A la Coordinadora de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad.

1. Dispondrá al funcionario encargado de efectuar el control y liquidación del

consumo de telefonía celular y roaming, considere en el registro todos los

rubros que constan en el detalle de llamadas por cada uno de los teléfonos y

concilie con la factura global de la empresa proveedora del servicio.

La Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, debe

mantener un control adecuado del consumo de la telefonía nacional,

internacional y celulares en el Portafolio

El Ministerio de Finanzas, mantiene tres centrales telefónicas independientes para

el servicio de los funcionarios del Portafolio, sin poder centralizar este servicio por

cuanto no existen las tarjetas electrónicas para las mismas, por encontrarse


descontinuada su producción lo que no permite efectuar el control de tarifación,

asignación de tiempo y asignación de claves.

Recomendaciones


2. Procederá a efectuar los trámites respectivos ante la máxima autoridad, a fin de

contar con una central telefónica que permita a los funcionarios cumplir con sus

funciones con diligencia, permitiendo la identificación del usuario, tiempo de uso

y generación de reportes de control sobre su utilización.


3. Realizará los trámites respectivos con la Corporación Aduanera Ecuatoriana, a

fin de elaborar la cesión de derechos, así como en Andinatel realizar los trámites

correspondientes para la exclusión de las líneas telefónicas de los catastros del


Funcionarios autorizados efectúan llamadas internacionales, sin que la

Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, justifique

ante el Órgano de Control

Funcionarios beneficiarios del servicio de telefonía celular, efectúan llamadas

internacionales, sin que la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de

Seguridad justifiquen las mismas ante la Contraloría General del Estado, lo que

ocasiona que el ente de control no haya podido efectuar el control y verificación de

las mismas.

Recomendación


4. Dispondrá, al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad,

que cuando se realicen llamadas internacionales por parte de los beneficiarios


de la telefonía celular, se justifiquen semestralmente las mismas ante la

Contraloría General del Estado.

Valores pagados por utilización de la telefonía móvil celular y/o roaming,

superan los montos autorizados

Funcionarios beneficiarios de los servicios de telefonía móvil celular y roaming,

hicieron uso del servicio, por valores superiores a los autorizados, sin que el

exceso de consumo por 1 197.86 USD haya sido recuperado oportunamente por la

Coordinación Financiera Institucional.

Recomendaciones


5. Dispondrá al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad,

comunique por escrito a los funcionarios que se excedan en el consumo de

telefonía móvil celular y/o roaming, requiriendo el pago del consumo en

exceso, a su vez comunicará el particular a la Coordinación Financiera, a fin de

que proceda a la recuperación de los valores.

Al Coordinador Financiero Institucional

6. Procederá a la recuperación del valor por concepto de exceso en el consumo

de telefonía móvil celular, adoptando mecanismos que considere adecuados y

eficaces.

Actas de Entrega Recepción deben ser elaboradas, al momento del ingreso y

separación del funcionario del Portafolio

El líder del Subproceso de Administración de Inventarios, no exigió la suscripción

de todas las actas de entrega de los teléfonos celulares ni elaboró todas las actas

de entrega – recepción al momento de la devolución de los teléfonos por parte de

los custodios, limitándose a recibir los que le fueron devueltos por los ex

funcionarios.


Recomendaciones


7. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos, que cuando se produzcan

salidas de los funcionarios del Portafolio o servidores relacionados con el

Ministerio de Finanzas, comunique por escrito a los Coordinadores de Recursos

Materiales y Servicios de Seguridad y Financiera Institucional, con el fin de

exigir a los ex funcionario la devolución de los bienes asignados para el

desempeño de sus funciones y suscripción de las respectivas actas de entrega

– recepción.


comunicar al Subproceso de Administración de Inventarios, la salida de los

servidores o funcionarios, a fin de que exija la devolución de todos los bienes

asignados para el desempeño de sus funciones, elaborando las respectivas

actas de entrega recepción, previas a la firma del formulario paz y salvo para

liquidación de haberes.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL AL MICROPROCESO DE

TRANSPORTES DEL MINISTERIO DE FINANZAS

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA

AREA MICROPROCESO DE TRANSPORTES

PERÍODO 01-01-2007 AL 31-12-2007

INF. No. AI-08-08-06

Manual de Procedimientos del Microproceso de Transportes no ha sido

aplicado

Los constantes cambios de las Autoridades en el Ministerio de Finanzas y

específicamente en la Subsecretaría Jurídica y continuas reestructuras en esta

Cartera de Estado, no permitió que continúe el trámite del proyecto de Acuerdo

Ministerial, para la aprobación de la máxima autoridad y su publicación en el

Registro Oficial, lo que ha ocasionado que el Microproceso de Transportes no

disponga de normas que guíen sus actividades, las que se cumplen a base de la

experiencia y costumbre de sus funcionarios.

Recomendaciones



que actualice el Manual de Procedimientos del Microproceso de Transportes,

identificando las competencias de los funcionarios que laboran en ésta Unidad,

para posteriormente asignar las actividades de acuerdo a su posicionamiento.

Una vez concluida la actualización del Manual de Procedimientos, remita al

Subsecretario General de Coordinación y Servicios de Asesoría Institucional,

para que gestione su legalización previa la elaboración del proyecto de Acuerdo

Ministerial, para la aprobación por la máxima autoridad y su publicación en el

Registro Oficial.

Gastos por Mantenimiento y Combustible en los vehículos del Ministerio de

Finanzas son excesivos


Las autoridades del Ministerio de Finanzas, no han establecido una política de

renovación continua del parque automotor, conservando vehículos que han

sobrepasado la vida útil estimada, lo que ocasionó que los vehículos por su

antigüedad y uso sean enviados con mayor frecuencia a la mecánica para su

mantenimiento y reparación, el consumo de combustible sea elevado, generando

mayores gastos para el Portafolio.

Recomendaciones


2. Solicitará al Ministro de Finanzas, gestione con el señor Presidente de la

República, la autorización para la adquisición de nuevas unidades de

producción nacional, para que presten servicios en esta Institución.

Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad y Líder del

Microproceso de Transportes

3. Presentará un informe actualizado al Subsecretario Administrativo, de los

automotores que deben ser considerados para el remate, para lo cual

observarán los procedimientos establecidos en el Reglamento General

Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público

vigente.

No se ha efectuado un análisis del tipo de vehículo para la asignación de

combustible

No se efectuó un análisis técnico y mecánico de cada vehículo del Ministerio para la

asignación de combustible, con referencia al rendimiento medio de kilómetros por

galón, considerando el año de fabricación, cilindraje del motor y recorrido que

efectúa, lo que ha ocasionado que se emita Órdenes de Venta de Combustible, sin

previo análisis del consumo según el tipo de vehículo, generando mayores gastos

para la entidad.

Recomendaciones




que de acuerdo a la marca, año de fabricación y cilindraje del motor, obtenga

información sobre el rendimiento promedio de kilómetros que recorre el

automotor por galón de combustible, con el fin de determinar el consumo

mensual de combustible para cada vehículo del Ministerio, a excepción de los

vehículos asignados a las dos máximas autoridades.

5. Dispondrá al Líder del Microproceso de Transportes realice una verificación

física de los kilómetros recorridos por cada vehículo, antes de emitir las

Órdenes de Venta de Combustible.

Información que consta en las Órdenes de Venta de Combustible no es

confiable

El kilometraje recorrido que consta en las Órdenes de Abastecimiento de

Combustible no mantiene una secuencia lógica numérica ascendente en razón de

las fechas de su emisión, por cuanto el Líder del Microproceso de Transportes, no

confirmó que la información que consta en el Libro de Registro de Entrada y Salida

de los Vehículos que pertenecen al Ministerio de Finanzas sea la correcta, tampoco

verificó los kilómetros recorridos en el marcador del tablero del automotor,

únicamente se basó en la información verbal que proporcionó el conductor sobre el

número de kilómetros recorridos, para elaborar la Orden de Abastecimiento de

Combustible, en consecuencia la información del documento no es confiable.

Recomendación

Al Líder del Microproceso de Transportes

6. Verificará que la información presentada por el Conductor, en la Solicitud de

Abastecimiento de Combustible, coincida con la registrada en el Libro Diario de

Entrada y Salida de los Vehículos y en el tacómetro del automotor el número de

kilómetros recorridos, a excepción de los vehículos designados en comisión de


servicios fuera de la ciudad; información que servirá de base para la emisión de

la Orden de Venta de Combustible.

La Unidad de Transportes no cuenta con un instructivo para el mantenimiento

preventivo y correctivo de los vehículos

El Microproceso de Transportes para su funcionamiento, no cuenta con un

Instructivo, en el que se establezcan los procedimientos a seguir antes, durante y

después de realizada la reparación o mantenimiento de los vehículos, como

tampoco se ha considerado la necesidad, de contar con un servidor con

conocimientos de Mecánica Automotriz y se le dote de la infraestructura adecuada,

que permita evaluar previamente el estado de los vehículos y las necesidades de

reparación y trabajos de mantenimiento, evitando que los mismos sean solicitados y

avalizados por los mismos conductores de los vehículos.

Recomendaciones


7. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos, revise las carpetas del

personal de chóferes que laboran en el Microproceso de Transportes, con la

finalidad de seleccionar entre ellos al funcionario idóneo y disponga por escrito

que cumpla con la actividad de evaluar previamente la necesidad de reparación

o mantenimiento del parque automotor.

8. Dispondrá al Líder de Microproceso de Transportes, elabore un instructivo para

el mantenimiento y reparación de los vehículos del Ministerio, en el que

constarán todos los procedimientos que debe cumplirse antes, durante y

después del arreglo de los vehículos y será responsable de recibir el vehículo

reparado previa verificación de los trabajos efectuados y del buen

funcionamiento del mismo.

Parqueaderos del Ministerio mal distribuidos


El espacio físico con el que cuenta el Ministerio para parqueaderos es reducido,

estos han sido asignados indistintamente sin efectuar un análisis de prioridades,

produciendo congestión vehicular en los patios de la Entidad.

Recomendaciones



que luego de asignar el espacio físico a los vehículos del Ministerio de

Finanzas, Asesores del Despacho Ministerial, Subsecretarios Generales,

Subsecretarios, Coordinadores y Discapacitados, los espacios que resultaren

sobrantes, asignará, considerando parámetros de referencia que viabilicen su

distribución.

Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad

10. Dispondrá al responsable del Microproceso de Transportes, solicite a la

autoridad pertinente los sticker para luego entregar a cada conductor con el fin

de que se pueda identificar el número de parqueadero asignado, este deberá

estar colocado en un sitio visible del vehículo. Diariamente controlará el ingreso

de los vehículos e informará por escrito periódicamente al Coordinador de

Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, sobre cualquier novedad que se

presente.

Falta de diligencia en la recepción de vehículos reparados

No se ubicó ningún documento en el que se evidencie la verificación realizada por

algún Funcionario Administrativo del Microproceso de Transportes, los repuestos y

accesorios que fueron cambiados en los vehículos reparados, antes de proceder a

su destrucción, situación que dificulta el control posterior de la veracidad de los

procesos.

Recomendaciones

Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad


11. Dispondrá al Líder del Microproceso de Transportes o su delegado que

conjuntamente con el conductor, una vez concluida la reparación, reciban los

vehículos y los repuestos cambiados, los que se verificarán con el detalle que

consta en la factura, de no existir novedad elaborarán un informe al respecto el

que servirá para solicitar el pago de la factura presentada por el taller mecánico.

12. Dispondrá al responsable del Microproceso de Transportes o su delegado,

entregue los repuestos que fueron cambiados, al funcionario responsable de la

Bodega de Transportes, quien recibirá y comunicará a la Coordinación de

Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, la destrucción de los

mencionados repuestos.

Órdenes de Movilización elaboradas y legalizadas en la Subsecretaría del

Litoral

El Presidente de la República emitió el Decretó de Emergencia por falta de lluvias

en varias provincias de la Costa, debiendo movilizarse las autoridades de la

Subsecretaría del Litoral a reuniones de trabajo, razón por la cual se elaboraron y

legalizaron Órdenes de Movilización en la Subsecretaría del Litoral con

conocimiento de la funcionaria encargada del área Administrativa Financiera y no

en la Subsecretaría Administrativa del Portafolio, incumpliendo las disposiciones

legales vigentes para el efecto.

Recomendaciones

A la Subsecretaria del Litoral

13. Solicitará por escrito al señor Ministro de Finanzas, cuando existan estas

situaciones especiales, una delegación oficial para que le faculte emitir Órdenes

de Movilización o Salvoconductos para que puedan movilizarse los vehículos

que presten los servicios en la Subsecretaría del Litoral.

14. Dispondrá por escrito a la Secretaria de la Subsecretaría del Litoral, que

solicite periódicamente a la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de

Seguridad de la matriz, le abastezcan de Órdenes de Movilización en blanco,


impresas y prenumeradas, a fin de llenar los datos de acuerdo al artículo 6 del

Reglamento de utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación

de responsabilidades de los vehículos del sector público y de las entidades de

derecho privado que disponen de recursos públicos emitido por la Contraloría

General del Estado, en el Capítulo II de Control y Mantenimiento Vehicular,

documento que será legalizado por la Subsecretaria del Litoral y entregado a los

conductores para su movilización.

A la Secretaria de la Subsecretaría del Litoral

15. Dispondrá a los conductores de ésta dependencia del Ministerio, que una vez

utilizada la Orden de Movilización, dentro de los cinco días hábiles, entreguen

este formulario en Secretaría, para su registro y archivo estableciendo fecha de

emisión y secuencia numérica, lo cual permitirá el control posterior.

Órdenes de Movilización con vigencia superior a cinco días

Se emitieron Órdenes de Movilización por un período superior a los 5 días hábiles

para utilizar los vehículos oficiales que se encuentran en la Subsecretaría del

Litoral, hecho que se produjo para dar cumplimiento con el estado de emergencia

decretado por el señor Presidente de la República para varias provincias de la costa

y los automotores debían trasladar a funcionarios que tenían que asistir a reuniones

de trabajo en diferentes ciudades de esa región.

Recomendaciones


16. Instruirá por escrito a los Conductores de los vehículos de la Subsecretaría del

Litoral, sobre la obligación que tienen de verificar que las Órdenes de

Movilización o Salvoconductos, contengan todos los datos, de acuerdo a lo que

establece el artículo 6 del Reglamento de Control de Vehículos vigente, y a las

disposiciones que constan en el anverso del mismo documento.

En caso de existir alguna novedad en las Órdenes de Movilización,

comunicarán inmediatamente a la Secretaria de la Subsecretaría del Litoral,


para que tome los correctivos oportunos, evitando problemas con los

organismos de control.

Falta de Controles en la Subsecretaría del Litoral

Las autoridades de la Subsecretaría del Litoral, no han impartido instrucciones por

escrito que contengan entre otros aspectos: la obligación de implantar el uso de

formularios, control en la asignación de combustibles y lubricantes, recepción de los

repuestos cambiados y enviar los automotores a talleres calificados, en

consecuencia no existió información que permita realizar el control posterior sobre

estos procesos.

Recomendaciones


17. Dispondrá a la Secretaria de la Subsecretaría del Litoral, solicite al Líder de

Microproceso de Transportes los formularios denominados HOJA DE VIDA DE

REPARACIONES Y ACCESORIOS DE VEHÍCULOS, en el que registrará todos

los datos del vehículo, lo que facilitará conocer su historial y permitirá realizar un

control posterior adecuado sobre estos procesos.

A la Secretaria de la Subsecretaría del Litoral

18. Dispondrá a los Conductores, que para realizar un mantenimiento o reparación

del vehículo, soliciten por escrito detallando el trabajo que requiere realizarse,

documento que será autorizado por la autoridad competente y asignado a una

mecánica automotriz calificada por el Ministerio de Finanzas, que preste los

servicios en la ciudad de Guayaquil.

19. Conjuntamente con el Conductor, recibirán los repuestos cambiados en la

mecánica automotriz, procedimiento previo a continuar con el trámite pertinente

para el pago de la planilla.

20. Será responsable de asignar el combustible para los vehículos de la

Subsecretaría del Litoral, considerando el rendimiento de kilómetros por galón,


según la marca del vehículo, año de fabricación y cilindraje del motor (conforme

a la recomendación 4 de este informe).

Se emitió Orden de Movilización sin restricciones

Se emitió Orden de Movilización sin restricciones y por un período de tiempo mayor

a 5 días hábiles, incumpliéndose lo que disponen los artículos 3 y 6 del Reglamento

de utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación de

responsabilidades de los vehículos del sector público, emitido por la Contraloría

General del Estado.

Recomendación


21. Emitirá Órdenes de Movilización observando las disposiciones legales vigentes

y controles internos para los desplazamientos de rutina y las comisiones de

servicios.

Reparaciones de vehículos en talleres no calificados

Las reparaciones de los vehículos de placas PEM-524 y PEM-529, se realizaron en

talleres mecánicos no calificados como proveedores del Ministerio de Finanzas,

debido a que el ex y actual Subsecretario Administrativo, no han dispuesto a la

Subsecretaria del Litoral, obtenga cotizaciones y verifique que los talleres

mecánicos donde se repararen los vehículos, se encuentren calificados como

proveedores en el Ministerio de Finanzas y que presten sus servicios en la ciudad

de Guayaquil.

Recomendaciones


22. Solicitará a los talleres mecánicos que prestan servicios de reparación y

mantenimiento a los vehículos de la Subsecretaría del Litoral, que se califiquen


como proveedores en la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de

Seguridad, del Ministerio de Finanzas.

23. Dispondrá a los conductores de los vehículos, obtengan tres cotizaciones de

diferentes talleres mecánicos del trabajo a efectuarse, y remita al Subsecretario

Administrativo, quien previa a la autorización de la reparación del vehículo

seleccionará la oferta que más convenga a los intereses institucionales, que

consten en la lista de proveedores calificados en el Ministerio de Finanzas y que

presten los servicios en la ciudad de Guayaquil.

Personal contratado en la Subsecretaría del Litoral cumple otras funciones

En la Subsecretaría del Litoral, se determinó que un servidor contratado como

“Técnico A” realizó funciones de Conductor, situación que genera que funcionarios

contratados para que realicen determinadas actividades, por la necesidad cumplan

otras labores.

Recomendación


24. Dispondrá a la persona que cumple labores de conductor con la denominación

de Técnico A, realice las actividades propias de su contrato y para futuras

contrataciones considere de manera previa las reales necesidades de la

Institución.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE

ESPECIES FISCALES VALORADAS EN LA SUBSECRETARÍA

DE TESORERÍA DE LA NACIÓN DEL MINISTERIO DE

FINANZAS

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA DE LA NACIÓN

AREA ESPECIES FISCALES VALORADAS

PERÍODO 01-01-2007 AL 31-12-2007

INF. No. AI-08-09-06

Retroinformación de la comercialización de las Especies Fiscales Valoradas

no es confiable

De la muestra analizada, se determinó que tres entidades encargadas de

comercializar las especies fiscales valoradas, no remiten en forma oportuna la

documentación de la comercialización, por cuanto el Reglamento Sustitutivo al

Reglamento de Impresión de especies valoradas, no contiene disposiciones que

obliguen a las entidades encargadas de vender las especies valoradas, a reportar al

Área de especies fiscales valoradas de esta Institución la información respecto a su

comercialización, determinándose que lo hacen con un tiempo de retraso de hasta

un año, lo que impide conocer con certeza que los saldos contables de las

especies valoradas sean reales.

Recomendación


1. Dispondrá a la Subsecretaria General Jurídica Ministerial, viabilice el proyecto

de Decreto Ejecutivo que se encuentra pendiente para la expedición del

Reglamento al Artículo 11 de la Ley para la Promoción de la Inversión y la

Participación Ciudadana, documento que constituye base fundamental, para la

reglamentación de la comercialización de las especies fiscales valoradas.

No se efectúan constataciones físicas de las especies fiscales valoradas en

las dependencias comercializadoras


La ausencia de una normativa en la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, que

obligue a ésta efectuar constataciones físicas de las especies fiscales valoradas en

las entidades comercializadoras, impide determinar el movimiento de las especies

fiscales valoradas entregadas, comercializadas, existencias físicas y saldos

monetarios en las mencionadas entidades.

Recomendaciones


2. Dispondrá al Coordinador del Proyecto SIGEF, que en la implementación del

Módulo de Inventario de Activos Fijos Interfaz Compras Ecuador y Especies

Fiscales a ejecutarse en el período 2008-2009, incorpore funcionalidades que

alimenten la información sobre los ingresos, egresos y saldos de las especies

fiscales valoradas que se mantienen en el Área de Especies Fiscales y en cada

una de las entidades comercializadoras, lo que permitirá contar con información

centralizada y oportuna para la toma de correctivos inmediatos.


3. Dispondrá a la Subsecretaria General Jurídica Ministerial, incluya en el

Proyecto de Decreto Ejecutivo que contiene el Reglamento al artículo 11 de la

Ley Para la Promoción de la Inversión y la Participación Ciudadana, un artículo

que faculte al Ministerio de Finanzas, realizar constataciones físicas de las

especies fiscales valoradas en las entidades encargadas de comercializar estos

activos, lo que permitirá conocer en forma inmediata el movimiento y los saldos

en unidades físicas y monetarias de las especies fiscales valoradas.


4. Dispondrá al Coordinador Financiero Institucional, que en conjunto con el Jefe

del Área de especies fiscales de la Subsecretaría de Tesorería de la Nación,

realicen verificaciones físicas por lo menos una vez al año de los saldos de las

especies fiscales recibidas del Instituto Geográfico Militar, a fin de determinar

que la información proporcionada refleje saldos reales.


No se ha automatizado la Administración de las Especies Fiscales Valoradas

Las Coordinaciones del Proyecto SIGEF y Tecnología Informática del Ministerio de

Finanzas, dieron prioridad al funcionamiento de los sistemas pago de nómina y de

gestión financiera del Gobierno Central, por lo que no han atendido los

requerimientos de la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, en la elaboración de

un Programa para especies fiscales valoradas, aspecto que impide conocer el

movimiento de las especies fiscales valoradas desde su emisión, distribución y

comercialización.

Recomendación


5. Dispondrá al Coordinador General del Proyecto SIGEF, en conjunto con la

Coordinación de Tecnología Informática, desarrollen e implanten el Módulo de

Inventario y Activos Fijos, Interfaz Compras Ecuador y Especies Fiscales que

consta en el Plan Estratégico para el período 2008-2009, con los respectivos

Manuales de Procesos y Procedimientos Integrados con el SIGEF, definiendo

los alcances, estándares, arquitectura tecnológica a utilizarse y su ámbito de

aplicación, lo que permitirá conocer el movimiento de las especies fiscales

valoradas desde su emisión hasta la comercialización y el adecuado registro y

control en los estados financieros.

Procedimientos complejos para la impresión de Especies Fiscales Valoradas

El Reglamento al Decreto 014, de Emisión de Especies Valoradas por el Instituto

Geográfico Militar, que consta en Acuerdo Ministerial 68, publicado en Registro

Oficial 92 de 1967-03-27, no está actualizado, ocasionando que los trámites no

sean directos entre el Organismo Emisor y la Coordinación de Transferencia de

Recursos Financieros de la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, además de

ocasionarse demoras en los procesos administrativos precontractuales desde el

inicio del proceso con la solicitud de impresión hasta la elaboración del Acuerdo

Ministerial y Contrato de Impresión de Especies Fiscales, se han demorado hasta

288 días calendario.


Recomendaciones


6. Dispondrá la conformación de una comisión integrada por los Subsecretarios de

Tesorería de la Nación, General Jurídica y Administrativa o sus delegados, a fin

de proponer al Ejecutivo se modifique el Reglamento al Decreto Legislativo 014

para la emisión de especies valoradas, considerando los cambios que el

proceso de contratación ha sufrido por la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública, lo que permitirá mantener armonía entre la legislación

general básica y la secundaria interna que norman el procedimiento de

contratación, impresión, negociación y control de las especies fiscales

valoradas.

7. Dispondrá a los Subsecretarios de Tesorería de la Nación, Administrativo y

General Jurídica Ministerial, busquen mecanismos de solución tendientes a

reducir tiempos y recursos en los procesos de contratación e impresión de

especies fiscales y las comunicaciones que se originan en la Subsecretaría de

Tesorería de la Nación por especies fiscales, sean remitidas directamente a las

Unidades que intervienen en el proceso, con copia a la Subsecretaría

Administrativa para su conocimiento.

Administración de Especies Fiscales Valoradas carece de un Manual de

Procedimientos

La Coordinación de Transferencias de Recursos Financieros de la Subsecretaría

de Tesorería de la Nación, administra las especies fiscales valoradas en base a la

costumbre, iniciativa y profesionalismo de los funcionarios designados, sin que

cuente con un Manual de Procedimientos, situación que no permitió emitir políticas

al interior de esta Cartera de Estado, para el control y administración adecuada de

las especies fiscales valoradas.

Recomendación

El Subsecretario Administrativo


8. Dispondrá al Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional de la Coordinación de

Recursos Humanos, conjuntamente con la Coordinadora de Recursos

Materiales y Servicios de Seguridad, preparen un Manual de Procedimientos

que contemple en forma detallada, las actividades que deben cumplir los

funcionarios a cargo de la administración y custodia de las especies fiscales

valoradas, cuidando de asignarles sus actividades bajo la responsabilidad de

una Coordinación específica. Documento que será instrumento indispensable

para el control, administración y funcionamiento adecuado del área responsable

de las especies fiscales valoradas.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO DE VIÁTICOS,

ADQUISICIÓN Y USO DE PASAJES AÉREOS NACIONALES E

INTERNACIONALES

DEPENDENCIA SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA

AREA PROCESO DE VÍTICOS, ADQUISICIÓN Y USO DE PASAJES

AÉREOS NACIONALES E INTERNACIONALES

PERÍODO 01-01-2007 AL 31-12-2007

INF. No. AI-08-10-06

Acuerdos Ministeriales de autorización de comisión de servicios al exterior,

fueron expedidos con posterioridad a su cumplimiento

El oficio solicitando la autorización para el viaje no ingresa con la debida

oportunidad a la Secretaría General de la Administración Pública de la Presidencia

de la República y no se comunica de este particular a la Subsecretaría

Administrativa de esta Cartera de Estado, a fin de que disponga se elabore el

Acuerdo Ministerial, lo que ocasiona que varias comisiones al exterior se hayan

realizado sin contar con los Acuerdos Ministeriales, Decreto o Resolución según el

caso.

Recomendación


1. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos prepare el informe y el oficio

dirigido a la Secretaría General de la Administración Pública de la Presidencia

de la República, con la debida anticipación y enmarcado en las disposiciones

legales, a fin de que los Acuerdos Ministeriales, se legalicen previo al

cumplimiento de las comisiones al exterior.

La Coordinación de Recursos Humanos no ha verificado los datos de las

declaraciones juramentadas para la cancelación de viáticos por residencia

El titular de la Coordinación de Recursos Humanos de este Portafolio en el año

2007, no designó por escrito a un funcionario para que realice procedimientos


adicionales a fin de verificar que la información constante en las declaraciones

juramentadas presentadas por los funcionarios del nivel jerárquico superior sea

verídica, lo que ha ocasionó que el informe se prepare sin previa verificación del

domicilio, incumpliendo lo que establece la Resolución emitida por la Secretaría

Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del

Sector Público SENRES.

Recomendación

Al Coordinador de Recursos Humanos

2. Designará por escrito a un funcionario de esta Coordinación, a fin de que realice

procedimientos adicionales que le permitan verificar que la información

constante en las declaraciones juramentadas presentadas por los funcionarios

del nivel jerárquico superior de esta Cartera de Estado sea verídica, con el fin

de emitir el informe complementario previo al pago del viático por residencia.

Inconsistencia del concepto del gasto en la certificación de fondos

El formulario denominado trámite de desembolso que se utiliza para la certificación

de fondos 0985 de 2007-03-30, presentó inconsistencia en los términos utilizados,

por cuanto se transcribió las expresiones constantes en el oficio de pedido, sin

completar la explicación del objetivo del egreso, lo que ocasionó que las

transacciones no se encuentren claramente identificadas.

Recomendación

A la Coordinadora de Recursos Materiales

3. Dispondrá al funcionario responsable de elaborar el formulario de trámite de

desembolso consigne la información en el documento, manteniendo

consistencia en la terminología de acuerdo al concepto del egreso, de tal forma

que la certificación de fondos proporcione información correcta y confiable.

Falta de información en los registros para el control de pasajes aéreos


La Coordinación de Recursos Materiales y Seguridad no ha implantado un

adecuado registro para un mejor control en la entrega de pasajes a las autoridades

y funcionarios del Ministerio de Finanzas, lo que ha ocasionado que la información

presentada no sea completa, confiable y dificulten el control posterior.

Recomendaciones

A la Coordinadora de Recursos Materiales y Seguridad

4. Comunicará mediante oficio circular a las autoridades y funcionarios del

Portafolio, que cuando se produzcan cambios en la utilización de los pasajes

aéreos internos o externos, como pueden ser los casos de pasajes devueltos,

endosados a otras personas, postergación de viajes al exterior y otros,

comuniquen directamente a la Coordinación de Recursos Materiales y

Seguridad para su registro y control correspondiente.


5. Dispondrá al Coordinador de Recursos Materiales y Seguridad, que

conjuntamente con los funcionarios encargados del control de la entrega de

pasajes aéreos nacionales e internacionales, proporcionen la información que el

Coordinador de Tecnología Informática requiera para diseñar un programa que

facilite el control de los mismos.

6. Dispondrá al Coordinador de Tecnología Informática, que a base de la

información obtenida en la recomendación 5 que antecede, elabore e implante

el programa que permita proporcionar información oportuna y confiable sobre

los pasajes aéreos nacionales e internacionales emitidos, devueltos,

endosados a otras personas y utilizados en las comisiones de servicios de

autoridades y funcionarios de esta Cartera de Estado.

No se ubicó pases a bordo de las comisiones de servicios al interior del país

Varios comprobantes de transferencias de recursos a las cuentas de las

autoridades y funcionarios del Ministerio que viajaron en comisión de servicios al

interior del país en el año 2007, no contienen los pases a bordo de las comisiones


realizadas, lo que no permite determinar si los pasajes aéreos utilizados en las

comisiones previstas para los funcionarios del Portafolio, están de acuerdo a las

fechas constantes en el formulario de solicitud de viáticos.

Recomendación

Al Coordinador Financiero Institucional

7. Dispondrá por escrito al funcionario encargado de efectuar el control de los

justificativos, verifique que los pases a bordo y más documentación de respaldo

se encuentren adjuntos a los comprobantes de transferencias de recursos

financieros para comisiones de servicios, lo que permitirá su control posterior; y,

8. Que proceda a realizar la reliquidación de las comisiones efectuadas por la

Subsecretaria del Litoral correspondiente al período comprendido entre el

2007-05-14 y el 2007-05-16 y el 2007-07-03 y el 2007-07-06, a fin de recuperar

los valores pagados en más.

Cargo de nivel superior es ubicado en una escala de inferior jerarquía

La disposición de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de

Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público LOSCCA,

ubica en el nivel jerárquico superior al Secretario General, mientras que en la

Resolución de la Secretaría Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos

y Remuneraciones del Sector Público SENRES lo encasilla en el nivel operativo

grado 14, ocasionando que el mencionado cargo se encuentre subvalorado en el

monto de su beneficio.

Recomendación


9. Pondrá en conocimiento de la Secretaría Nacional Técnica de Desarrollo de

Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector Público SENRES, la

inconsistencia detectada, a fin de que se efectúe el análisis correspondiente y

se emita una resolución encuadrando su ubicación en el contenido de la ley.


Se aplicó el reglamento interno de viáticos del Ministerio de Economía y

Finanzas a los miembros de la seguridad de la máxima autoridad

Se aplicó el Reglamento Interno de viáticos del Ministerio de Economía y Finanzas,

a los miembros de la seguridad de la máxima autoridad, los que por su función

debieron desplazarse del sitio habitual de trabajo a otras provincias del país, sin

considerar el Reglamento Interno de la Policía Nacional.

Recomendación


10. Dispondrá al Coordinador Financiero Institucional, que cuando exista

movilización del personal de la seguridad del Señor Ministro en calidad de

comisión, se considere para el pago de viáticos los valores constantes en el

Reglamento Interno de la Policía Nacional.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LOS ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE

FINANZAS


AREA ARCHIVOS

PERÍODO 01-01-2007 AL 31-12-2007

INF. No. AI-08-11-06

Seguimiento de Recomendaciones

La ubicación orgánica de la Secretaría General en la estructura del Ministerio de

Finanzas y la falta de una unidad de Archivo Central dependiente de ella, no le

permite liderar el proceso documentario y archivístico Institucional.

Recomendaciones


1. Dispondrá a los Subsecretarios que tienen bajo su competencia la aplicación de

las recomendaciones que fueron incumplidas de manera parcial, tomen las

acciones que permitan su cumplimiento.

La estructura organizacional del Ministerio de Finanzas, dificulta la

administración centralizada de los documentos

La ubicación orgánica de la Secretaría General en la estructura del Ministerio de

Finanzas y la falta de una unidad de Archivo Central dependiente de ella, no le

permite liderar el proceso documentario y archivístico Institucional.

Recomendación



2. Dispondrá al Subsecretario Administrativo y al Presidente del Comité de Gestión

de Desarrollo Institucional, que en la reestructura del Ministerio, ubique a la

Secretaría General en el nivel jerárquico que le permita asumir el liderazgo

normativo, técnico y procedimental para organizar, administrar y supervisar el

Sistema de Documentación y Archivos del Ministerio.


3. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos, previo estudio prepare el

informe técnico que justifique crear la unidad de Archivo Central dentro de la

Secretaría General, a fin de que forme parte de la estructura organizacional del

Portafolio.

El Ministerio de Finanzas no cuenta con un Sistema Integral de

Administración de Documentación y Archivos

El Ministerio de Finanzas no cuenta con un Sistema Integral de Administración de

Documentación y Archivos, ocasionando que las diferentes unidades

administrativas que lo conforman, mantengan los documentos a su criterio, hecho

que pone en riesgo la conservación y disponibilidad de la información.

Recomendaciones

A la Ministra de Finanzas, dispondrá

Al Secretario General

4. Desarrolle e implemente un Sistema Integral de Administración Documentaria y

Archivos para el Ministerio de Finanzas, considerando el paulatino cambio a un

Sistema de Gestión Electrónica de Documentos.

Para ello deberán contar con asistencia técnica que involucre al personal del

Ministerio, capacitado en archivos en los últimos años, con el fin de que cuando

se termine la implantación del proyecto, éste personal pueda continuar con el

mantenimiento y mejoramiento continuo del sistema. El que deberá contener,

entre otros aspectos:


- El diseño general del archivo o arquitectura conceptual del sistema, que

considere todos los documentos de la institución, desde su generación o

recepción hasta la destrucción o su paso a la situación de conservación

indefinida.

- El Reglamento Interno de Documentación y Archivos

- Manual de Procedimientos Administrativos en el que se especifiquen las

normas generales y los pasos a seguir por cada unidad en el área de

documentación y archivo, incluyendo las actividades administrativas,

técnicas e informáticas y los formularios a utilizar

5. Hasta que se desarrolle e implante el Sistema de Archivos, lidere y coordine un

proceso normalizador del sistema documental sobre la realidad existente en el

Ministerio. Para ello entre otros mecanismos se puede considerar la

conformación de comisiones en cada Subsecretaría, a fin de que organicen

todos los archivos existentes. Las comisiones deberán estar conformadas por

funcionarios de cada área que conozcan de las actividades que se realizan, de

procedimientos legales y al menos uno capacitado en materia archivística, quien

deberá liderar el proceso.

Cada comisión, entre otros aspectos, deberá realizar las siguientes actividades

y presentar un informe escrito al Secretario General con copia al Subsecretario

del área, con el detalle del trabajo realizado, los resultados obtenidos y los

correspondientes anexos:

- Detallar la documentación producida y recibida por cada unidad

administrativa.

- Determinar los flujos y circulación interna de los documentos.

- Identificar los trámites que producen duplicación de documentos

- Conformar los expedientes y series documentales.

- Inventariar los documentos existentes.

- Determinar el valor de uso de los documentos, aplicando criterios legales,

administrativos e investigativos.


Se debe planificar las actividades para la implementación del sistema de

documentación y archivos

Los planes del Ministerio de Finanzas no contienen actividades para desarrollar e

implementar el Sistema Integral de Documentación y Archivos, por lo que no se

dispone de uno que permita armonizarlos e integrarlos.

Recomendaciones


Al Subsecretario General de Coordinación

6. Que mientras se da cumplimiento con el Acuerdo 164-2008 emitido por la

SENPLADES el 2008-07-31, disponga al Coordinador de Fortalecimiento

Institucional que en forma conjunta con el Secretario General y Subsecretarios,

consideren en la planificación estratégica y plurianual, objetivos que permitan

desarrollar e implantar el Sistema Integral de Documentación y Archivo en el



7. Elabore el Plan Operativo Anual, considerando los objetivos definidos en la

recomendación anterior y fijando metas y actividades que permitan el desarrollo

e implantación del Sistema Integral de Documentación y Archivos.

A los Subsecretarios

8. En coordinación con el Secretario General fijen objetivos y metas para organizar

los archivos y los incluyan en los planes operativos de cada unidad, lo que

facilitará estandarizarlos e integrarlos al Sistema General.

El Ministerio de Finanzas no ha iniciado un proceso de digitalización de la

documentación a nivel institucional


No se ha programado con visión integral e institucional, el desarrollo de un proceso

de digitalización de los documentos para el Ministerio de Finanzas, lo que impide la

integración y centralización del manejo de los documentos del Portafolio.

Recomendaciones


Al Subsecretario General de Coordinación y Secretario General

9. Incluyan en la planificación operativa de la Secretaría General, las actividades a

desarrollar para efectuar la conversión del archivo documental en papel a un

Sistema de Gestión Electrónica de Documentos del Ministerio, para lo cual

entre otros aspectos considerará lo siguiente:

- Normalizar el sistema documental existente en cada una de las unidades

administrativas del Ministerio, sugerida en la Recomendación 5 de éste

informe, a fin de sentar las bases de la transición y preservar la

documentación histórica de la Institución.

- Seleccionar el programa informático que mejor se adapte a las

necesidades del Portafolio y a los requisitos establecidos en el sistema

documental.

- Definir los equipos adecuados a la infraestructura informática y de

comunicaciones.

- Adaptar la aplicación informática según las características del sistema de

información documental.

- Implantar el nuevo sistema de gestión electrónica de documentos y formar

al personal en la nueva cultura archivística.


10. Solicite el asesoramiento de la Secretaría General para concluir la organización

y estandarización de los archivos de la Subsecretaría de Crédito Público.


11. Amplíe el proceso de digitalización hacia los documentos de las fases de

desembolso y pago de la deuda, a fin de centralizar la información de cada

préstamo y facilitar la verificación posterior.

El proceso de gestión de trámites en el Ministerio de Finanzas, no es

controlado por la Secretaría General

No se ha implantado un Sistema Informático para el control de la Gestión de

Trámites, que involucre a todas las unidades administrativas que conforman el

Ministerio de Finanzas, a fin de que permita a la Secretaría General conocer el

estado del proceso en forma inmediata, para informar a las autoridades y usuarios,

aspecto que afecta la eficiencia en la gestión institucional.

Recomendaciones


Al Subsecretario Administrativo y Secretario General

12. Realicen el proceso de contratación e implantación del nuevo Sistema

Informático, para el control de la Gestión de Trámites del Ministerio de

Finanzas, cuidando:

i. Que se realicen los estudios técnicos necesarios para garantizar que el

nuevo sistema cumpla con los requerimientos y necesidades de la entidad,

los que de manera previa deberán ser establecidos por la Secretaría

General.

ii. Que el Ministerio provea la base tecnológica requerida para la implantación

y funcionamiento en todas las unidades que conforman el Portafolio, hecho

que deberá ser analizado e informado por la Coordinación de Tecnología

Informática.

iii. Que el nuevo sistema disponga de las condiciones de seguridad,

perdurabilidad y reproducción de la información y cubra todas las áreas de

circulación de la correspondencia hasta su atención y archivo, a fin de


facilitar su retroalimentación, producción de reportes de salida de acuerdo a

las necesidades de los diferentes niveles de autoridad y un Terminal para

información de los usuarios, aspectos que deberán ser verificados por la

Coordinación de Tecnología Informática.

iv. Que con la participación de las autoridades y usuarios operativos, se realice

una prueba de aceptación, luego de una etapa en paralelo y la empresa

proveedora presente un plan de implementación, que considere entre otros:

a. Adecuación de los nuevos sistemas

b. Mantenimiento

c. Capacitación

Al Subsecretario Administrativo y General de Coordinación

13. Para la entrega-recepción del Sistema de Gestión de Trámites, dispongan la

participación de la Coordinación de Tecnología Informática y de la Secretaría

General, a fin de que verifiquen el cumplimiento de las especificaciones y

características determinadas en el contrato y obtengan la información y

documentación del sistema, que posteriormente les permita realizar el

mantenimiento y mejoramiento del mismo.


14. Asigne la administración del Sistema de Gestión de Trámites a la Secretaría

General, por ser de su competencia.


15. Dispongan a los coordinadores de cada subsecretaría, exijan al personal

encargado del registro y control de ingreso y salida de la correspondencia,

presenten periódicamente un informe de los trámites pendientes y tomen las

acciones correctivas oportunas.

Falta de definición de las categorías de archivos que deben existir en el

Ministerio


No se han categorizado los archivos que deben existir en el Ministerio de Finanzas,

ni se han designado por escrito los responsables en los archivos existentes, dando

lugar a duplicación o ausencia de documentos.

Recomendaciones



16. Determine en coordinación con los Subsecretarios del Portafolio las categorías

de archivos que deben existir en cada una de las Subsecretarías que conforman

el Ministerio y las incorpore al Sistema Integral de Administración Documentaria

y Archivos.

17. Supervise la implementación de las categorías de archivos, solicite la dotación

de espacio físico necesario, mobiliario, materiales y seguridades para su

funcionamiento.

18. Coordine con las autoridades de las diferentes unidades administrativas del

Ministerio de Finanzas, la designación escrita de los responsables de sus

archivos, las que deberán ser comunicadas a la Coordinación de Recursos

Humanos, a fin de que las avalicen, cuidando la idoneidad del funcionario

nominado y se mantenga control en caso de registrarse movimientos del

personal.

19. Solicite al Subsecretario Administrativo imparta eventos de capacitación en

materia archivística, a los funcionarios designados para la administración de los

archivos del Portafolio, a fin de que desempeñen sus labores de manera

técnica.

No se ha elaborado una tabla de plazos de conservación documental

No se ha elaborado una Tabla de Plazos de Conservación Documental,

fundamentada en una valoración que de acuerdo al contenido y propósito de los


documentos, aplique criterios legales, administrativos e investigativos, ocasionando

que se eliminen documentos de manera indistinta, sin análisis de su contenido o de

períodos de retención de los mismos.

Recomendaciones


Al Subsecretario General de Coordinación

20. Coordine y lidere la conformación y funcionamiento de un comité para la

elaboración de la Tabla de Conservación de Documentos.


21. Designen un funcionario de cada área, que conozca la materia de que tratan los

documentos, para que conforme el Comité de elaboración de la Tabla de Plazos

de Conservación Documental Institucional, el que determinará previamente el

valor de uso de los documentos, aplicando criterios legales, administrativos e

investigativos.


22. Instruya por escrito al personal del Ministerio, la prohibición de destruir o

eliminar documentos de los archivos sin conocimiento previo de la Secretaría

General.


23. Disponga al Coordinador de Recursos Humanos que de manera conjunta con el

Secretario General elaboren las normas y procedimientos que se deben aplicar

una vez que los documentos han cumplido los plazos de conservación y los

incorporen al Reglamento Interno y Manual de Procedimientos que se sugiere

en la recomendación 4


No se ha definido la documentación, registros y archivos básicos, que deben

sustentar las operaciones que realiza el Portafolio

No se ha definido la documentación básica a generar y recopilar, para soportar los

procesos, el número de copias y su distribución, los registros contables,

estadísticos o administrativos y los documentos e información electrónica que se

debe almacenar, hecho que dificulta la verificación y control posterior.

Recomendaciones


24. A los Subsecretarios que una vez definida la nueva estructura del Ministerio,

con la asistencia de la Coordinación de Recursos Humanos y la participación de

los funcionarios conocedores de los procesos que se cumplen en cada

subsecretaría del Portafolio, realicen un estudio pormenorizado de cada uno de

los productos y operaciones y definan los documentos y registros básicos que

deben recopilar y generar para sustentarlos, limitando el número de ejemplares

al estrictamente necesario.

25. Al Subsecretario Administrativo, disponga al Coordinador de Tecnología

Informática:

a. Que en coordinación con los administradores y usuarios de los sistemas

informáticos implantados en el Portafolio, definan los reportes que se deben

generar, el número de copias y la periodicidad de su emisión, a fin de que

luego de cumplir su gestión, sean debidamente archivados para sustentar

las operaciones. De forma similar efectuaran un análisis de los archivos

magnéticos y definirán los mecanismos para garantizar la conservación de

la información.

b. Efectúe un análisis de la conveniencia y necesidad de implementar un

sistema de firmas electrónicas y mensajes de datos para el Portafolio. Del

trabajo realizado y los resultados obtenidos le presentarán un informe

documentado, con las recomendaciones del caso a fin de que a base de ello

se tome la decisión de implementarlo.


Al Subsecretario General de Coordinación, disponga:

26. Al Secretario General la conformación de un Archivo Histórico, que conserve

documentos e información, relacionada con la evolución y los hechos más

importantes que han marcado la vida institucional, documentación que podría

formar parte del Archivo Pasivo del Ministerio para proporcionar información útil

en la investigación.

27. Al Coordinador de Fortalecimiento Institucional, instruya a los Subsecretarios y

Coordinadores la obligación de documentar los procesos de planificación

estratégica, plurianual y operativa de sus unidades y conformar archivos

específicos que centralicen los documentos generados y recopilados en las

actividades de programación, ejecución y evaluación. Para ello determinará los

documentos y registros básicos

No se ha dispuesto la conformación de expedientes y series documentales

No se han emitido instrucciones escritas para la conformación de expedientes que

agrupen documentos relacionados con un mismo asunto, trámite o proyecto, regulen

su organización y establezcan las medidas de seguridad para garantizar la

integridad de los mismos, hecho que dificulta conocer antecedentes y decisiones

sobre determinado asunto y retarda la verificación posterior.

Recomendaciones


28. A los Subsecretarios, responsabilicen por escrito a los Coordinadores y Analistas

encargados de cumplir actividades que requieren la preparación de expedientes,

ordenen los documentos que reciben y generan en el proceso, numeren las

hojas que conforman el expediente y entreguen por escrito al Archivo, una vez

concluido su trabajo.



29. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos que de manera conjunta con el

Secretario General, preparen las normas y procedimientos que guíen la

conformación de expedientes y series documentales y los incorporen al

Reglamento Interno y Manual de Procedimientos de Documentación y Archivos,

que se sugiere en la recomendación 4.

Al Subsecretario General Jurídico, dispondrá

Al Coordinador de Patrocinio

30. Elabore un proyecto de Reglamento Interno sobre Arreglo de Procesos, que

regule y guíe de manera específica las actuaciones de los abogados, en la

conformación de los expedientes de los juicios, cuidando que entre otros

aspectos contenga lo siguiente:

a. Cada abogado organizará y mantendrá bajo su responsabilidad, los

expedientes que contengan los documentos generados y recopilados en el

trámite de cada juicio asignado.

b. Cuando haya concluido el proceso, cada abogado deberá numerar los folios

de cada expediente y entregar por escrito al Archivo General.

c. Si por cualquier razón un abogado deba ausentarse temporal o

definitivamente de la función, entregará mediante inventario suscrito por las

partes, al funcionario que designe su jefe inmediato para reemplazarlo en la

continuación del trámite.

31. Elabore un inventario de los juicios, clasificándolos en activos y pasivos. Los

activos disponga a cada abogado responsable de su defensa, recupere los

documentos del Archivo General y los mantenga bajo su responsabilidad hasta

la conclusión de los mismos. Los pasivos o concluidos entregue mediante acta

al Archivo General.



32. Dispondrá la localización de los documentos faltantes en los expedientes de la

contratación de la deuda pública externa, para ello se recurrirá a los archivos del

Ministerio de Finanzas y de otras entidades que forman parte del proceso de

endeudamiento.

33. Definirá por escrito los documentos básicos que deben sustentar las

operaciones de contratación de la deuda pública externa y el orden que deben

mantener en el expediente, incluyendo un índice.

34. Una vez aplicados estos procedimientos, dispondrá la numeración de los folios

que conforman cada expediente y la elaboración del inventario.

Espacios físicos inadecuados se los utiliza para archivos del Ministerio de

Finanzas

Los locales asignados para los archivos del Ministerio de Finanzas no son

adecuados, carecen de espacio y condiciones físicas de iluminación, ventilación,

limpieza, mobiliario, materiales y seguridades para garantizar la conservación de los

documentos. La ubicación física tampoco es apropiada. Hecho que ocasiona

destrucción y pérdida de documentos.

Recomendación



35. Disponga al Coordinador de Recursos Materiales y Seguridad, que

conjuntamente con el Secretario General, realicen una evaluación física de la

funcionalidad de las áreas asignadas a los archivos del Ministerio de Finanzas y

planteen soluciones para reubicarlos, en locales que reúnan las condiciones

apropiadas de espacio, ubicación geográfica, ventilación, iluminación,

seguridades, mobiliario, equipos y materiales. Cuidando que el traslado en los

casos necesarios, se realice en forma planificada, con la participación de los

funcionarios responsables de los documentos y con las medidas de seguridad

que garanticen la conservación de la información.


La documentación pasiva del Portafolio se encuentra dispersa

La documentación pasiva del Ministerio de Finanzas no es administrada de manera

centralizada, ni se ha designado al personal responsable de su custodia,

ocasionando que se almacene en diferentes edificios sin orden ni protección.

Recomendaciones



36. Provea de un local amplio y permanente para el funcionamiento del Archivo

Pasivo del Ministerio de Finanzas, a fin de que pueda centralizar la

documentación transferida de las unidades administrativas y archivos

descentralizados, luego de cumplir el tiempo de permanencia establecido en la

Tabla respectiva. Este local deberá:

a. Estar provisto del mobiliario, equipo y materiales que permitan organizar los

documentos de acuerdo a su procedencia y protegidos en cajas especiales

de retención.

b. Disponer de un área para la oficina de labores administrativas con los

equipos y materiales necesarios para el desarrollo de las actividades diarias.

c. Contar con un sistema de detección y extinción de incendios.

d. Estar ubicado en la planta baja a fin de que pueda soportar el peso de los

documentos y en lo posible cerca de las oficinas del edificio central del

Ministerio para facilitar su acceso.

37. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos que conjuntamente con el

Secretario General, preparen las normas y procedimientos que regulen las

transferencias de la documentación pasiva y los incorporen al Reglamento

Interno y Manual de Procedimientos que se sugiere en la recomendación 4



38. Luego del cumplimiento de la recomendación 36, planificará adecuadamente el

traslado de los documentos al nuevo local asignado, actividad que la realizará

en coordinación con la Subsecretaría Administrativa, cuidando el orden,

integridad y manejo de los documentos.

39. Desarrollará e implantará un sistema para la organización, registro, manejo y

custodia de la documentación del Archivo Pasivo.

40. Programará la recopilación de la documentación pasiva existente en las

diferentes unidades administrativas del Ministerio, inicie la depuración de los

archivos y proceda la ubicación en el nuevo local.

Ausencia de un inventario actualizado de los documentos que conforman los

diferentes archivos del Portafolio

Los archivos del Ministerio no disponen de un inventario actualizado de los

documentos, hecho que impide conocer el acervo documental almacenado y

dificulta su ubicación física y entrega recepción.

Recomendación


41. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos que conjuntamente con el

Secretario General, preparen las normas y procedimientos que obliguen e

instruyan a los custodios de los archivos a mantener un inventario actualizado de

los documentos almacenados bajo su responsabilidad y los incluyan en el

Reglamento Interno y Manual de Procedimientos de Documentación y Archivos

del Ministerio de Finanzas. Entre otros aspectos, deberán considerar que los

custodios inicien el registro de inventarios a partir del acta de entrega recepción

y continúen con las siguientes entregas o transferencias realizadas por los

funcionarios u otros archivos, aplicando un formato que de manera básica

contenga:


a. Número de registro

b. Fecha del documento

c. Descripción del contenido

d. Número de fojas adjuntas

e. Ubicación física

f. Observaciones

No se realizan adecuadas entregas-recepciones de los documentos

La entrega de documentos por parte de los funcionarios a los archivos y las

transferencias entre los activos y pasivos, no se realizan dejando constancia escrita

de la diligencia y con un inventario pormenorizado de los documentos, ocasionando

que la Secretaría General distraiga sus actividades propias para cumplir trabajos

que no le corresponden en el ordenamiento de la documentación recibida y

desconozca si ésta es completa.

Recomendaciones



42. Que el Coordinador de Recursos Humanos conjuntamente con el Secretario

General, preparen las normas, procedimientos y formatos que guíen la entrega

recepción de documentos y registros, en los diferentes niveles del proceso de

documentación y archivos y los incluyan en el Reglamento Interno y Manual de

Procedimientos de Documentación y Archivos que se recomienda

A los Subsecretarios y Coordinadores:

43. Cuando el personal a su cargo ha sido removido de sus funciones de manera

temporal o definitiva o exista cambio de los custodios de los archivos, exijan el

cumplimiento inmediato del proceso de entrega- recepción de los documentos y

registros, mediante inventario firmado por el que entrega y recibe, dejando

constancia de las novedades encontradas en un acta que también deberá ser


firmada por los funcionarios entrante y saliente, el jefe inmediato y un delegado

de la Unidad de Archivo Central o Secretaría General, quienes participaran en

esta diligencia, copia de ésta se remitirá a Recursos Humanos.


44. Dispondrá al Coordinador de Recursos Humanos, exija al funcionario que sale

de la Institución, que previo a la liquidación de sus haberes, realice la entrega

recepción de documentos y registros que estuvieron a su cargo y le entregue el

acta que lo evidencie.

Ausencia de un Manual de Procedimientos Administrativos que guíe el

proceso de documentación y archivo

El Ministerio de Finanzas no dispone de un Manual de Procedimientos

Administrativos, que detalle las tareas a ejecutarse en el proceso archivístico,

hecho que permite que los funcionarios actúen de acuerdo al criterio personal o a la

costumbre sin que se garantice la conservación y buen manejo de los documentos.

Recomendación



45. Disponga al Coordinador de Recursos Humanos, elabore el Manual de

Procedimientos Administrativos para el proceso de documentación y archivos,

con la participación de la Secretaría General.

Se deben aplicar adecuados procedimientos para préstamo y recuperación de

documentos

La mayoría de los archivos del Ministerio, no disponen de un procedimiento

adecuado para controlar el préstamo y devolución de documentos, hecho que

ocasiona dificultad en el desempeño de sus funciones y contraviene el derecho de

acceso a la información pública.


Recomendación



46. Que el Coordinador de Recursos Humanos con la participación de la Secretaría

General, preparen las normas y procedimientos para préstamos, control y

recuperación de documentos y los incorporen en el Reglamento Interno y

Manual de Procedimientos de Documentación y Archivos.

No se ha normado el uso de siglas de identificación y numeración de

documentos

Las subsecretarías y coordinaciones aplican procedimientos diferentes para la

codificación, numeración y fechado de las comunicaciones, ocasionando que en

algunos casos se asigne doble número, además las siglas en algunos casos son

tan largas que dificultan la identificación y seguimiento del documento.

Recomendación



47. Que el Coordinador de Recursos Humanos conjuntamente con el Secretario

General, preparen las normas y procedimientos para regular los aspectos

formales de las comunicaciones y los incluyan en el Reglamento Interno y

Manual de Procedimientos de Documentación y Archivos sugerido en la

recomendación 4, considerando entre otros aspectos los siguientes:

a. La Secretaría General preparará un catálogo de siglas a ser utilizadas en el

Ministerio, considerando las Subsecretarías y Coordinaciones que

intervienen en la preparación de los documentos.

b. Instruirá el orden de utilización de las siglas, fechas y números.


c. Cada Subsecretaría o Coordinación emitirá y controlará la numeración y

fecha de los documentos que los firma, a través de un funcionario específico

designado por escrito para el efecto.


INFORME : EXAMEN ESPECIAL A LA RECUPERACIÓN DE VAORES

ADEUDADOS POR LAS COMPAÑÍAS DE GENERACIÓN

HIDROELÉCTRICA AGOYÁN SOCIEDAD ANÓNIMA Y

TERMOELÉCTIRA ESMERALDAS SOCIEDAD ANÓNIMA


AREA A LA RECUPERACIÓN DE VALORES ADEUDADOS POR LAS

COMPAÑIAS DE GENERACIÓN HIDROAGOYÁN Y

TERMOESMERALDAS

PERÍODO 01-01-2003 AL 30-06-2008

INF. No. AI-08-12-06

Requerimientos de Auditoría Interna, no fueron atendidos

Demora en la entrega de información relacionada con las acreencias a favor del

Ministerio de Finanzas por parte de las Compañías de Generación Hidroeléctrica

Agoyán y Termoeléctrica Esmeraldas Sociedad Anónima y Subsecretaria de

Tesorería de la Nación, retardaron las labores de control posterior.

Recomendaciones


1. Solicitará a las Instituciones beneficiarias con actividades que realiza este

Portafolio, la obligación que tienen de proporcionar información cuando requiera

la Unidad de Auditoría Interna para efectos de control.

2. Dispondrá a las diferentes Subsecretarías del Portafolio, proporcionen la

información solicitada por Auditoría Interna en forma oportuna y completa por

efectos de exámenes especiales.

Valores pendientes de pago, por convenios de compensación de adeudos

suscritos


Los valores adeudados por las Compañías de Generación: Termoeléctrica

Esmeraldas Sociedad Anónima e Hidroeléctrica Agoyán Sociedad Anónima al

Portafolio asciende a 156 925 524,39 USD los que fueron aceptados mediante

convenios de compensación de adeudos 103 y 105, suscritos con el Ministerio de

Economía y Finanzas el 2002-01-30.

El valor de 60 712 070,22 USD, corresponde a los valores por cobrar al 2008-06-30

que se encuentran vencidos, toda vez que no cancelaron de manera periódica el

capital, interés financieros y los intereses de diferimiento

Recomendaciones


3. Dispondrá a los Subsecretarios de Contabilidad Gubernamental y Tesorería de

la Nación, de acuerdo a las competencias a las características de las deudas

que una vez conciliados los saldos que se detallan en Anexo 2 y 3 de este

Informe, procedan con el registro contable de estos saldos y comunique a las

Compañías de Generación: Termoeléctrica Esmeraldas Sociedad Anónima e

Hidroeléctrica Agoyán Sociedad Anónima, a fin de que realicen los ajustes en

los registros correspondientes.

En los Convenios de Compensación de Adeudos 94 y 95 no se consideró la

obligación de pagar intereses por parte de las Compañías de Generación

El 2001-04-19 se suscriben los Convenios de Compensación de Adeudos 95 y 94

entre el Ministerio de Economía y Finanzas y las Compañías de Generación:

Termoeléctrica Esmeraldas Sociedad Anónima e Hidroeléctrica Agoyán Sociedad

Anónima sin considerarse los intereses generados entre el 1999-04-01 y

2000-11-30, solo se hizo una compensación con el capital y se estableció que la

nueva deuda generaría intereses a partir de diciembre del 2000.

Lo expuesto ha ocasionado que las Compañías de Generación citadas mantengan

obligaciones por pagar a favor del Estado ecuatoriano y/o Ministerio de Finanzas

por 15 674 880,76 USD, Anexo 4.


Recomendaciones


4. Dispondrá a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, concilie los valores

obtenidos por la Comisión de Auditoría Interna que constan en Anexo 4 y el de

la Compañía de Generación Hidroeléctrica Agoyán Sociedad Anónima de

manera que correspondan a los que efectivamente adeudan a esta Cartera de

Estado, igual procedimiento realice para la Compañía de Generación

Termoeléctrica Esmeraldas Sociedad Anónima.

5. Dispondrá a los Subsecretarios de: Tesorería de la Nación y Contabilidad

Gubernamental conforme a las competencias y a las características de las

deudas y una vez establecida la conformidad de los valores, proceda con el

registro contable de los intereses no incluidos en los convenios de

compensación de adeudos 94 y 95 y comunique a las Compañías de

Generación: Termoeléctrica Esmeraldas Sociedad Anónima e Hidroeléctrica

Agoyán Sociedad Anónima, a fin de que realicen los ajustes en los registros

correspondientes.

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