Proyecto:Desarrollo de sistema móvil de gestión de pedidos para la empresa King Monster

PLAN DE COMUNICACIONES

NOMBRE DEL PROYECTO:

Desarrollo de Sistema Móvil de Gestión de Pedidos (SMGP) para la empresa King Monster.

NOMBRE DEL DOCUMENTO: Plan de comunicaciones

CONTROL DE VERSIONES

CLAVE HECHA POR APROBADA POR FECHA

PCOM-DSMGP03José Antonio Lobato

FaríasVíctor Alfonso

Mondragón Chávez17-Mayo-12

PROPÓSITO:

Este documento nos permitirá determinar las necesidades de comunicación del Proyecto de Desarrollo de sistema móvil de gestión de pedidos para la empresa King Monster con todos los interesados del proyecto a lo largo del mismo.

ContenidoProcedimiento para actualizar el plan de gestión de comunicaciones...........................3

Formato de reuniones.......................................................................................................................................3

Formato de correos electrónicos.............................................................................................................3

Guías para documentación del proyecto...............................................................................................4

Codificación de los documentos...........................................................................................................4

Almacenamiento de los documentos.......................................................................................................4

Control de versiones.......................................................................................................................................5

Matriz de comunicaciones del proyecto SMGP...................................................................................8

Procedimiento para actualizar el plan de gestión de comunicaciones.

El Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá ser revisado y/o actualizado cada vez que:

1. Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto.

2. Hay una acción correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de información de los stakeholders.

3. Hay personas que ingresan o salen del proyecto.4. Hay cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.

La actualización del Plan de Comunicaciones deberá seguir los siguientes pasos:

1. Identificación y clasificación de stakeholders.2. Elaboración de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.3. Actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones.4. Aprobación del Plan de Gestión de las Comunicaciones.

Formato de reunionesLas reuniones deberán seguir las siguientes pautas:

1. Debe fijarse la agenda con anterioridad.2. Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los

participantes.3. Se debe emitir un Acta de Reunión (ver formato adjunto), la cual

se debe repartir a los participantes (previa revisión por parte de ellos).

Formato de correos electrónicosLos correos electrónicos entre el Equipo de Proyecto y el Cliente deberán ser:

1. Los enviados por el líder del proyecto con copia para los integrantes del equipo de trabajo.

2. Los enviados por el cliente tienen que ser reenviados al resto de los integrantes del equipo.

3. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto, deberán ser copiados en la carpeta común en dropbox que contiene las actualizaciones de los documentos, para que todos estén permanentemente informados de lo que sucede en el proyecto.

Guías para documentación del proyecto

Codificación de los documentosLa codificación de los documentos del proyecto será la siguiente:

AAAA_BBB_CCC.DDD

Donde: AAAA = Código del Proyecto= SMGPBBB = Abreviatura del Tipo de Documento= PGP, PCOM, WBS, etc.CCC = Versión del Documento= v1, v2, etc.DDD = Formato del Archivo docx, xslx, pdf, etc.

Almacenamiento de los documentos1. Durante la ejecución del proyecto cada miembro del equipo tendrá

acceso a una carpeta que se encuentra alojada bajo el sistema de almacenamiento en la nube Dropbox con la estructura de los grupos de procesos establecidos en el PMBOK.

2. El Líder de proyecto deberá consolidar las versiones finales de la documentación generada durante la ejecución del proyecto, en un archivo final del proyecto, el cual será una carpeta con la Dropbox con la estructura de los grupos de procesos establecidos en el PMBOK, donde se almacenarán en el lugar correspondiente los documentos finales del proyecto.

Control de versionesTodos los documentos de Gestión de Proyectos están sujetos al control de versiones, el cual se hace insertando una cabecera estándar con el siguiente diseño:

CONTROL DE VERSIONES

CLAVE HECHA POR APROBADA POR FECHA

Cada vez que se emite una versión del documento se llena una fila en la cabecera, anotando la versión, quien emitió el documento, por quien fue aprobado y la fecha en la cual se realizo el documento.

Proyecto:Desarrollo de sistema móvil de gestión de pedidos para la empresa King Monster

MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO:

Desarrollo de Sistema Móvil de Gestión de Pedidos (SMGP) para la empresa King Monster.

NOMBRE DEL DOCUMENTO: Matriz de comunicaciones del proyecto

CONTROL DE VERSIONES

CLAVE HECHA POR APROBADA POR FECHA

MCOM-DSMGP03Vara portillo

LizbethMondragón Chávez Víctor

Alfonso17-Mayo-12

PROPÓSITO:

Este documento nos permitirá determinar las necesidades de comunicación del Proyecto de Desarrollo de sistema móvil de gestión de pedidos para la empresa King Monster con todos los interesados del proyecto a lo largo del mismo.

Matriz de comunicaciones del proyecto SMGP

Información Contenido Formato Nivel de detalle

Responsable

comunicación

Grupo receptor

Metodología

Frecuencia

Iniciación del proyecto

Datos y comunicación sobrela iniciación del proyecto

ProjectCharter

Alto José Lobato Farías

Sponsor Documento digital(docx)

Una sola vez

Iniciación del proyecto

Planificación detallada delProyecto: Alcance, Tiempo,Costo, Calidad, RRHH,Comunicaciones, Riesgos, yAdquisiciones

Plan de gestión de proyectos

Alto José Lobato Farías

Sponsor Documento digital(docx)

Una sola vez

Estado delProyecto

Estado Actual,Progreso, Problemas y pendientes

Reunión Alto José Lobato Farías

Sponsor Reunión con el Sponsor

Quincenal

Avances del proyecto

Estado del proyecto

Minutas, ajustes, notificaciones, comunicación interna.

alto José Lobato Farías

Sponsor Inspecciones

De 2 a 3 días