Sistematización de los Archivos en la Administración...

XXXIV REUNIÓN NACIONAL DE ARCHIVOS 2012Villahermosa, Tabasco, México.

18-20 de julio de 2011

Sistematización de los Archivos en la Administración Pública, hacia el archivo unificado.

Elizabeth Huerta García

Consultora de Gestión Documental

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Las Administraciones públicas son organizaciones cada vez máscomplejas en el manejo de documentos recibidos y generados.

La incorporación de nuevos sistemas deben convivir frecuentementecon los procedimientos, flujos o elementos tradicionales.

Los modelos de eficiencia y calidad precisan de una gestión corporativay estructurada de los documentos vinculados a cualquier servicioproporcionado.El mayor conocimiento de cualquier dependencia se encuentradepositado en algún tipo de documento.

Introducción

El impacto de las TIC en todos los ámbitos de la sociedad:

El e-Gobierno y la administración interconectada

En España: Ley 30/1992 y desarrollo normativo y la Ley 11/207 de Acceso

electrónico de los ciudadanos a las Administraciones Públicas y Reglamentos de Interoperabilidad y de Seguridad

En México: Ley Federal de procedimiento Administrativo Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública

Gubernamental Ley Federal de Protección de Datos Personales Ley Federal de archivos. Reglamentos.. Lineamientos de desarrollo del Reglamento

El gran reto archivístico: el impacto de las TIC

Se aprueba: la utilización de medios electrónicos en la relación de los

ciudadanos con la Administración La interconexión de las Administraciones La disponibilidad de la información en la Web en las Unidades

de Enlace de las dependencias

Objetivo: Facilitar la transparencia mediante el acceso a la información pública y alcanzar “la oficina sin papel“

La información deberá ser: Clara Completa Veraz, Oportuna Confiable


Regula :

La Clasificación y desclasificación de expedientes Su acceso Establece la elaboración del inventario de expedientes clasificados El tramiento y acceso a la Información Confidencial: La protección de datos personales

Ley Federal de Archivos, establecer los lineamientos y los mecanismos para la colaboración para la organización de los archivos de las autoridades federales, estatales y municipales.

Para poder cumplir estos mandatos es necesario contar con archivos administrativos sistematizados


Problemática de la gestión de los documentos electrónicos

Problemas Organizativos: Dispersión en su Creación y

Producción Evolución de los sistemas informáticos Gestión de los documentos

electrónicos en fase de tramitaciónorientado a datos y no a expediente

Ordenadorcentral

Sistema centralizado

Terminal

Terminal

Terminal

PC

PC PC

Sistema distribuido

Sistema interconectado

En su ciclo de vida intervienen distintos elementos

Los documentos electrónicos requieren distintas formas de gestión durante su ciclo de vida, en fase de tramitación (SGDE) y en fase de archivo definitivo (SGDEA)

Sistemas de gestión documental: documentos electrónicos

CAPTURA

Gestor de documentos electrónicos

Gestor de documentos electrónicos de Archivo

Producción Tramitación Archivo

SGDE SGDEA

Interoperabilidad

Aplicaciones de registro y tramitación

diseño y creación

Documentos, metadatos, hw y sw

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos-Sistema de Gestión de Documentos Electrónicosde Archivo

Integración de SGDE y SGDEA

• Unificación del cuadro deClasificación de ambos

• Identificar los documentos entrámite y documentos de archivo

• Declarar documentos de archivo y borrar los de tramitación

• Transferencia de documentosdel SGDE al SGDEA mediante

servicios web

PROPIEDAD SGDE- ISO 15489

SGDEA-MoReq2

Modificación de Documentos Permitido Impedido

Borrado de documentos Permitida Impedido

Normas de conservación Opcionales Obligatorias

Estructura de clasificación y almacenamiento

Opcionales Obligatorias

Mantenimiento del contexto Opcional Obligatorio

Orientación Documentos en trámite

Documentos de archivo

© Infor

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Sistema de Información dedicada a almacenar y recuperar documentos, cuyo objetivo es coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades específicas, que afectan a la creación, producción, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de los documentos, independientemente de su formato y soporte, garantizando la conservación de su originalidad, integridad, autenticidad y disponibilidad, así como de sus relaciones contextuales.

Ciclo de vida del documentoCiclo de vida del documento : inicia desde su ingreso en la administración, : inicia desde su ingreso en la administración, independientemente de que la tramitación de los asuntos se realice de forma manual o por independientemente de que la tramitación de los asuntos se realice de forma manual o por medio de una aplicación informática de tramitación. medio de una aplicación informática de tramitación.

ArchivoConcentración

Integración aplicaciones de Tramitación y de Gestión de Archivo

Tramitación ArchivoHistórico

Oficialía de Partes

Ciclo de vida del documento

Archivo Trámite

Nuestro Enfoque

© Infor

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Peticiones deFondos

Servicio deReprografía

Gestión deUsuarios

Digitalización

Consulta en Sala

Descripciónarchivística

Organización defondos

Gestión Préstamos

Expurgo

Gestión deDepósito

Transferencias

Tramitación electrónica de

expedientes (flujo de trabajo)

Archivo electrónico

Archivo de papel, Digitalización

Gestión electrónica de listados

Registro electrónico

Transfiere TransfiereRemite

Oficialía de partes Archivo de

Tramite

Archivo

Concentración

Archivo General o

Archivo Histórico

Nuestro Enfoque: Archivo Unificado

© Infor

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Avance hacia una Administración única, la centralización de los diferentes documentos o datos en un mismo entorno de almacenamiento es el primer paso para alcanzar un archivo unificado, con las ventajas de reducción y simplificación de las labores administrativas que ello conllevaría.Acceso a todos los datos y documentos de relevancia de la organización, desde cualquier lugar de esta, facilitando la consulta on-line desde cualquier unidad de la organización, independientemente desde donde se hayan registrado o incorporado, por el procedimiento administrativo que sea.

Posibilidad de explotación de datos, pudiéndose generar tanto informes propios de producción como dando la posibilidad de extraer o cruzar datos para informes de gestión y mejora.Disponer de las herramientas necesarias de consulta y administración que faciliten estos objetivos en un entorno tecnológico avanzado.Integración con los aplicativos de tramitación y sistemas de B.D. y de información corporativos de la organización.Gestión unificada de todos los documentos electrónicos, pero también de los documentos físicos.

Archivo Unificado. Objetivos

© Infor

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Archivo Unificado. Esquema Global

SISTEMA

ALMACENAMIENTO

Unidades de documentación en

Trámite

Organismos Productores

U. De Doct. trámite

Centros deAtención

Ciudadanos

Acceso WebSSL,CertificadoPersonal.

ConsultaElectrónica

y/o Física

Sistema de Archivo unificado

B.D.

Sistema

Información

ConsultaExpedientes

físicos

REG

ISTR

O E

N O

FIC

ALI

A D

E P

AR

TES

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ArchiDOC se adecua a las diferentes normas existentes para el tratamiento archivístico

Adecuación a normas

Norma ISO 15489 Sistemas de Gestión de Documentos de oficina Diseño de Sistemas de Gestión de Documentos. Organización y control

Norma ISO 14721 Marco para la conservación y acceso a documentos electrónicos a largo plazo

MoReq: Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestión de documentos de Archivo.

Normas internacionales de Descripción archivística ISAD(G) y en su caso ISAAR (CPF)para la Descripción de Autoridades

Archivo Unificado.

MODELO FUNCIONAL

Modelo Funcional

Préstamos / Consulta

Clasificación yDescripción

Identificación yValoración

Gestión de Depósitos

GestiónTransferencias

Gestión de Eliminaciones

Documentos del ciudadano

Digitalización

Organización

Catálogo Procedimientos

Transferencias

Servicio a ciudadanos

Terceros

Geográficos

Sistemas Tramitadores

Gestión de Préstamos

Administración(Gestión de usuarios, auditoria, …)

Expediente Electrónico

Expediente Físico

Sistema de Gestión de Archivo

Archivo Digital

Servicios web a la Administración

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Módulos de ArchiDOC Web. Funcionalidad principal

Fondos Documentales

Transferencias

Descripción

Servicios

Digitalización

Administración

Creación y organización del cuadro de clasificación.Gestión de series. Búsquedas en el cuadro

Previsiones y relaciones. Calendario de transferencias

Descripción archivística ( ISAD(G) e ISAAR )Edición y consulta

Préstamos y consultasInformes de entrega y devolución

Incorporación de documentos imagen

Gestión de depósitos. Gestión de usuarios. AuditoríaDescriptores y listas de valores

Sistemas de gestión documental: evaluación continua

Retroalimentación

Implantación de adaptaciones

Adaptaciones.

Sistema

El archivista es el más adecuado para realizar el seguimiento del funcionamiento del Sistema

Seguimiento y evaluación

Cuadro de Clasificación

Pista de Auditoría

Valoración de Series documentales

Valoración de series documentales

Posibilidad de creación de tablas de valoración, sin límite,

Formato para Transferencia de documentos

Tiene que transferir documentos según el esquema XML de MoReq2Tiene que transferir la totalidad de los componentes manteniendo sus relaciones

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Elaboración de transferencias. Envío al archivo de expedientes cerrados de un procedimiento

Solicitud de préstamos y consultas de expedientes que están en el archivo Búsqueda y consulta de la descripción. Acceso a los documentos electrónicos asociados al expediente

Descripción de funcionalidades de ArchiDOC Web

Personal de Oficina

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Organización de fondos. Generación y navegación por el Cuadro de Clasificación.

Descripción archivística. Edición y consulta de la descripción

Gestión del depósito físico Gestión de préstamos y consultas. Autorización,

entrega y devolución de expedientes. Gestión de transferencias. Recepción, cotejo,

aceptación, ubicación y validación de expedientes en el Cuadro de Clasificación.

Incorporación de documentos electrónicos a los elementos del Cuadro de Clasificación


Personal de Archivo

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Gestión de Series Identificación. Información de productores),

procedimiento, fechas, normativa, etc. Valoración. Fija plazos de permanencia de los

expedientes en Archivo Eliminación de expedientes. Proceso de

eliminación de los expedientes que han expirado su plazo de conservación en el archivo

Administración Gestión de usuarios. Alta, baja y modificación de

usuarios, permisos, perfiles, grupos y órganos Auditoria Gestión de la descripción: Definición de campos

y fichas descriptivas. Alta, baja y modificación de descriptores y listas de valores.


Personal de Archivo

Control de acceso a la información: Creación de distintos tipos de Grupos de usuario. Creación de listas depermisos de acceso a partes de la Base de Datos

Alta, modificación y consulta de usuariosGestión de temas de investigación. Tarjeta de investigador

Identificación y configuración de las salas de consulta y mesas de trabajo de cada sala Asignación de mesa al investigador para servicio y control de fondos y liberación de mesas Control de peticiones de unidades documentales e imágenes. Reservas Generación de testigos ( para depósito, recogida por usuario y devolución al depósito) Gestión de histórico de consultas

Gestión de usuarios

Petición de fondos

Gestión de peticiones de reprografía : solicitud, presupuesto, aceptación por el usuario, autorización, ejecución y entrega

Control económico Configuración del servicio respecto a procedimiento, costes, autorización (manual o automática),

presupuesto (manual o automático), etc. de cada uno de ellos

Servicio de reprografía

Funcionalidades de ArchiGES

Resumen de los servicios ofrecidos por el archivoRelación de investigadoresExpedientes de investigaciónPeticiones de fondo físicoPeticiones de reprografía por usuarioMovimientos periódicos de fondosUnidades documentales consultadas más de un número dado de vecesPartes de trabajo del personal del archivoPréstamos y Unidades documentales prestadas

Identificación y configuración de las salas de consulta y mesas de trabajo de cada sala Configuración, identificación y descripción de los depósitos del archivo así como de cada uno de los

elementos que lo componen (salas, cuerpos de estantería, baldas y huecos) Consulta del estado de los depósitos (ubicaciones libres/ocupadas, porcentaje de ocupación, etc.) Asignación de ubicaciones para las unidades de instalación que entran en depósito, ya sea por

transferencias, ingresos extraordinarios, etc. o por reubicación de las existentes

Generación de Informes y Estadísticas

Gestión de depósito

Funcionalidades de ArchiGES

Funcionalidades de ArchiDOC

Integración con sistemas de captura (escáneres y cámarasdigitales), mediante controladores TWAIN

Digitalización de imágenes en blanco y negro, grises y colorAlmacenamiento en formatos de imagen estándar (TIFF, JPEG

y CCITT GIV)Importación de Imágenes en formatos estándar desde CD-ROMCreación de estructura básica de la documentación, capítulos,

signaturas, etc., con identificación de imágenes concretasque permita el acceso directo a las mismas

Navegación a través de la estructura jerárquica de la documentación y visualización de fichas e imágenes

Búsquedas mediante Asistente de búsqueda, Búsqueda experta y Localización por texto.

Incorpora en las búsquedas Truncamiento de textos, operadores booleanos y Thesauro

Visualización de fichas en formatos ISADF(G), ISAAR(CPF) y fichas particularizadas

Rotaciones, desplazamientos, ampliaciones y reducciones Aplicación de tratamientos de mejora de legibilidad

Digitalización

Consulta en sala

Permite a los usuarios autorizados realizar a través de un navegador, las siguientes funciones: Búsquedas por texto libre y por descriptores Acotación de búsqueda por criterios jerárquicos y cronológicos. Navegación jerárquica y por enlaces Acceso a fichas con la información descriptiva de los documentos Visualización de imágenes en pantalla Tratamiento digital de los documentos originales

Consulta con Conector Web

Funcionalidades del Conector WEB de ArchiDOC

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Interacción con sistemas externos. Conectores

Conector Autenticación

Conector Autenticación

Sistema Gestión de Archivo

Usuaurios

invesDoc

Fichero xml

Catálogo invesFlow

J2EE

Fichero xml

invesFlowJ2EE

Fichero xml

Departam

entos invesDoc

Fichero xml

Servicio de directorios (Ldap)

invesSicres

Fichero xml

Fichero xml

ConectorCatálogo de

Procedimientos


ProcedimientosConector

TramitaciónConector


OrganizaciónConector

OrganizaciónConectorTerceros

ConectorTerceros

ConectorGeográficosConector

GeográficosConector

AutenticaciónConector

Autenticación

Sistema Gestión de Archivo

Usuaurios

invesDoc

Usuaurios

invesDoc

Fichero xml

Fichero xml

Catálogo invesFlow

J2EEC

atálogo invesFlowJ2EE

Fichero xml

Fichero xml

invesFlowJ2EE

invesFlowJ2EE

Fichero xml

Fichero xml

Departam

entos invesDoc

Departam

entos invesDoc

Fichero xml

Fichero xml

Servicio de directorios (Ldap)Servicio de directorios (Ldap)

invesSicresinvesSicres

Fichero xml

Fichero xml

Fichero xml

Fichero xml


Procedimientos


Procedimientos


Procedimientos


ProcedimientosConector








OrganizaciónConectorTerceros

ConectorTercerosConectorTerceros

ConectorTerceros

ConectorGeográficosConector



Geográficos

ArchiDOC dispone de conectores personalizables para el acceso a entidades y sistemas de gestión corporativos:

© Infor

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ARCHIVO UNIFICADO. NORMAS Y METODOLOGIA

Normas internacionales de descripción archivísticaISAD(G): DescripciónISAAR(CPF): Control de autoridades

MoReq (Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestión de documentoselectrónicos de Archivo). Sistema de Clasificación Auditoría y Seguridad Valoración para transferencias, calendarios de conservación y eliminación Captura de documentos Sistema de Información y Descripción Búsqueda, Recuperación y Presentación Administración

Norma ISO 15489 Sistemas de Gestión de Documentos de oficina Organización y control de los documentos en producción en unidades de Gestión

Norma ISO 14721 Organización y control de los documentos electrónicos de Archivo

Norma ISO 19005 PDF/AConversión de documentos electrónicos a formato estable

Gestión de documentos físicos

RepositorioDocumentosElectrónicosDe Archivo

Correos electrónicos y archivos adjuntos

Expedientes electrónicos, Imágenes,

Papel, fotografías, videos,

microfilm etc.

Gestión unificada de documentos de archivo

•El sistema de referencia y la valoración de series es la misma para los documentos físicos y electrónicos•Cambian los metadatos y la presentación de los documentos

Gestión de Documentos

físicos

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-Informática El Corte Inglés – HIKU, contempla un Sistema único para la gestión documental en los Archivos de Oficina y el Archivo Central, integrado con la tramitación administrativa

Se considera el ciclo productivo completo, mediante la integración con el sistema de tramitación y Bases de Datos corporativas: Dato único

El Archivo es una fase más de la tramitación administrativa Gestión de documentos físicos y electrónicos

Modelo de Archivo unificado

Archivo unificado

Oficialía de Partesy Registro Electrónico

ArchivoConcentración

ArchivoHistórico

Ciclo de vida del documento

Unidad deDocumentación

en Trámite

Documentos en papel, multimedia y electrónicos

Conclusión

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ARCHIVO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓNCONCENTRACIÓN

Sujetos Obligados (AP)

HISTÓRICO /HISTÓRICO /ARCHIVO GENERALARCHIVO GENERAL

DE LA NACIÓNDE LA NACIÓN

Unidadesdocumentación

en trámite


en trámite


en trámite


en trámite


en trámite

Modelo de Archivo unificadoConclusión

Líneas de negocio: BPO servicios documentales

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DOCUMENTACIÓN

SERVICIOS CUSTODIA

Entr

ada

Salid

a a

cust

odia

Documentación

Transporte

Alta en el sistema

Preparación loteDigitalización

Indexación y reconocimientoIndexación y reconocimiento

Control calidad

Cuadre e informesCustodia digitalCustodia legalCustodia digitalCustodia legal

Hosting informático

Hosting informático

DigitalizacióncertificadaDigitalizacióncertificada

Envío documentación

Envío documentación

Destrucción certificada

Destrucción certificada

documentaciónI N V O C A

D I G I T A L I Z A C I Ó NC E R T I F I C A D A

ImpresiónensobradoImpresiónensobrado

Préstamos

papel

datos

IntegraciónCon S.I. cliente

IntegraciónCon S.I. clienteConsulta en red

Consultoría

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