GESTOR DE S.I.

Reglas de oro para el éxito de un Sistema

de Información Ejecutivo

Facilitador: Ing. Paul Díaz

1. REGLA DE ORO No. 1:

Seleccionar un directivo impulsor del proyecto

influyente, que experimente la necesidad de

un Sistema de Información Ejecutivo y que

tenga la autoridad para llevar a cabo el

proyecto.

REGLA DE ORO II

• Definir de forma precisa los requerimientos del

directivo, en términos claros, concisos y gráficos

que éste pueda entender y que esté preparado a

presentar.

REGLA DE ORO III • Seleccionar un director del proyecto

experimentado y familiarizado con los conceptos

de un Sistema de Información Ejecutivo,

preferiblemente con un gran conocimiento del

negocio y con una dosis significante de

influencia sobre los directivos.

REGLA DE ORO IV • Organizar un equipo de proyecto bien

equilibrado, con representantes del

departamento de tecnología de la información,

del suministrador de equipos y software,

consultores y usuarios.

REGLA DE ORO V

• Diseñar un sistema fácil de usar y definir

claramente el calendario de desarrollo y

de entregas.

REGLA DE ORO VI

No adoptar un enfoque excesivamente conservador

en materia de presupuesto, dejando margen para una

previsión presupuestaria lo suficientemente amplia

para una realización apropiada del proyecto.

REGLA DE ORO VII

Seleccionar cuidadosamente el software de

aplicaciones y el software de gestión de bases de

datos a fin de minimizar las dificultades asociadas

con el empleo y tratamiento de los datos del

Sistema de Información Ejecutivo.

REGLA DE ORO VIII

Evitar mezclar la tecnología de los equipos y de

los sistemas operativos,

E

Ejemplo:

Hardware de Apple y de IBM Sistemas operativos de DEC (es decir, UNIX),

IBM (es decir, DOS) y Ultímate (es decir, PICK), etc.

Comunicar y «vender» el sistema en todos los niveles

de la organización a fin de hacer conocer la importancia

especial de un Sistema de Información Ejecutivo.

REGLA DE ORO IX

REGLA DE ORO X

Evitar la aplicación de enfoques de desarrollo

anticuados aplicando, en su lugar, el enfoque de

prototipos.

Determinación de la necesidad de un

Sistema de Información Ejecutivo

1. Establecer las necesidades de información de los directivos

clasificadas por áreas clave del negocio.

2. Confrontar la información disponible con las necesidades de los

directivos por cada área clave del negocio.

3. Analizar las «correspondencias» y evaluar si generan el valor

añadido suficiente como para seguir adelante.

4. Priorizar tales «correspondencias» de acuerdo con el presupuesto

disponible y el calendario previsto.

5. Incluir tantas «correspondencias» como sea posible en el

presupuesto disponible y en el calendario previsto.

6. Establecer si el valor añadido derivado del Sistema de Información

Ejecutivo es lo suficientemente importante para justificar la

realización del proyecto.

1. Establecer las necesidades de información de

los directivos clasificadas por áreas clave del

negocio.

• Se logra con la definición de requerimientos

– Entrevistas con directivos

– Analizar los requerimientos de cada área

funcional

– Elaboración de un documento final que debe

ser discutido, incluyendo las áreas clave

2. Confrontar la información disponible

2.1 Analizar el alcance de la información

disponible, clasificarla en categorías

– Los ciclos de secuenciado de los datos

existentes deben ser clasificados como sigue:

• ad hoc. fin del ejercicio contable.

• semestral. trimestral.

• diarios. semanal.

• en línea. anual.

• mensual.

2.2. Periodificación de la información

2. 3 Exactitud de la Información

• Entender y adaptar las expectativas del directivo en

relación a la exactitud de los datos suministrados

• El resultado de este análisis se concretará en una matriz

que describa el grado de precisión de los datos en

función de los siguientes niveles de exactitud:

Exacto.

Grado de aproximación del 90 %.

Grado de aproximación del 80 %.

Dudoso.

No fiable.

2.4 Validez de la información

Es necesario definir el grado de importancia de los

elementos de datos clave en función de los

siguientes niveles:

– Importante

– Medianamente importante

– Poco importante

– Escasamente importante

– Irrelevante

3. ANALIZAR LAS «CORRESPONDENCIAS» Y

EVALUAR SU VALOR AÑADIDO

• En este sentido, una clasificación de datos apropiada

podría ser la siguiente:

– Estratégicos.

– Tácticos/Externos.

– Operativos.

4. PRIORIZAR LAS «CORRESPONDENCIAS»

EN FUNCIÓN DEL PRESUPUESTO Y DEL

CALENDARIO PREVISTO

• Esta fase introduce en las deliberaciones

de los directivos un proceso de

constatación de la «realidad» puesto que,

por primera vez, se ven obligados a

ponderar las expectativas en relación a la

magnitud del esfuerzo necesario para

satisfacer tales expectativas.

A continuación, se ilustra cómo efectuar este análisis en

detalle a fin de facilitar las decisiones acerca de los

requerimientos más convenientes para el desarrollo inicial del

Sistema de Información Ejecutivo.

5. INCLUIR LAS «CORRESPONDENCIAS» EN EL

PRESUPUESTO Y EN EL CALENDARIO

PREVISTO

Hasta ahora, el proceso ha implicado la armonización de los

sistemas existentes, de las expectativas de los directivos y

del presupuesto disponible con el fin de

crear un proyecto realista de un Sistema de Información

Ejecutivo que pueda ser entregado basándose en un

presupuesto y en un período de tiempo realistas.

Ahora es el momento de contestar la siguiente pregunta

básica:

¿Es posible expresar la aportación real de este proyecto a la

organización en términos de valor?

El siguiente enfoque permite clarificar este misterio. Para ello,

se requiere considerar y expresar en unidades monetarias los

siguientes factores:

• Aumento de la productividad a nivel gerencial por

ahorro de tiempo.

• Fomento directo de los ingresos o de reducción de

gastos.

• Reducción de la mano de obra para atender las

consultas gerenciales.

• Mejora de la calidad global de la información

suministrada al directivo.

• Ampliación del margen competitivo proporcionado por

el proyecto.

• Aumento de la esfera de influencia del directivo.

6. ESTABLECER SI EL VALOR DEL SISTEMA DE

INFORMACIÓN EJECUTIVO COMPENSA REALIZAR EL

ESFUERZO

Implementación de un S.I.

ejecutivo

• 1. La fase de análisis y planificación

preparatoria – ¿Quién será afectado por el Sistema de Información Ejecutivo?

– ¿Qué tipo de información estará disponible a través del Sistema de

Información Ejecutivo?

– ¿Cuándo estará disponible la información?

– ¿Cómo será presentada esta información?

– ¿Dónde será presentada?

– ¿Por qué es ventajoso el sistema propuesto?

• 2. LA FASE DE PUESTA EN MARCHA

DEL PROYECTO

– Selección del software para el Sistema de Información Ejecutivo

– Definición del diseño tecnológico del Sistema de Información

Ejecutivo (personalización)

– Definición de estrategias de introducción específicas para adaptar

las tecnologías seleccionadas

– Distribución de las tareas en módulos compactos de entrega a

corto plazo

– Comunicación del mensaje del Sistema de Información Ejecutivo

– Establecimiento de la metodología de implementación y del

calendario de la misma

– Formulación de una estrategia de aprendizaje para el Sistema de

Información Ejecutivo

3. LA FASE DE DESARROLLO