Sistemas de Informacin Gerencial. Frmula tecnolgica del nuevo milenio

UNIVERSIDAD YACAMB

VICERRECTORADO DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO

INSTITUTO DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO

DOCTORADO EN GERENCIA

SEMINARIO AVANZADO LA SIMULACIN COMO HERRAMIENTA GERENCIALSISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL: FRMULA TECNOLGICA DEL NUEVO MILENIO Autor: Mg. Rixio Nuez CarruyoLechera, Abril de 2015

INDICE

pp.

Introduccin3

Sistemas de Informacin Gerencial....4

Caractersticas de un Sistema de Informacin Gerencial...6

Tipos de SIG en organizaciones inteligentes.........6

Importancia del Sistema de Informacin Gerencial.......8

Aplicacin prctica en el campo gerencial.....9

Conclusiones...........11

Referencias Bibliogrficas..........12

INTRODUCCIN

En los albores del siglo XXI, la humanidad ha venido presenciando los efectos cada vez ms palpables de una economa signada por los adelantos tecnolgicos. Por consiguiente, las estructuras empresariales han iniciado la transformacin de sus modelos productivos, para adaptarlos a la nueva dinmica industrial que est delineando el mercado mundial.Esta nueva estrategia industrial est orientada a la innovacin y a la productividad, fundamentndose en las nuevas conceptualizaciones que el contexto empresarial ha forjado sobre los procesos informacionales ya que promueven una mejora substancial al ciclo productivo manufacturero. En este contexto, los sistemas de informacin gerencial (SIG), se presentan como una plataforma tecnolgica que brinda apoyo a los lderes organizacionales, para permitirles manejar informacin oportuna y confiable de su compaa, de manera que se facilite el proceso de toma de decisiones y una efectiva administracin de recursos.En definitiva, con este ensayo intento apenas proyectar algunos de los elementos ms significativos de esta frmula tecnolgica en el nuevo milenio, que ha cobrado un inusitado auge por la irrupcin mundial de los avances cientficos en el campo de la computacin y las comunicaciones, permitiendo al sector empresarial manejar la complejidad organizacional y desarrollar altos niveles de competitividad en el mundo de los negocios.Sistemas de Informacin Gerencial (SIG)La sbita evolucin del segmento tecnolgico que ha presenciado la humanidad en el inicio del siglo XXI, matizado por un contexto productivo donde son ms que evidentes los efectos de la visin globalizada de la economa y por si fuera poco, las contrariedades que manifiestan las organizaciones para adaptarse a un entorno cada vez ms complejo y de alta incertidumbre, ha promovido los lderes empresariales a desarrollar nuevos esquemas de informacin gerencial que les permitan manejar informacin de su negocio, de manera oportuna y confiable, con la finalidad de intentar renovar el proceso de toma de decisiones en un escenario mundial donde los cambios ocurren de manera continua y repentina.Es as como nuestras sociedades han ido transformndose y progresando con el apoyo de mltiples sistemas, muchos de ellos creados por la naturaleza y otros creados por el hombre. Un ejemplo de esta afirmacin la podemos apreciar en el ciclo del agua o la fotossntesis, cuyos procesos se ejecutan de manera ininterrumpida y perfectamente coordinados, para ayudarnos a continuar la vida en la tierra.Por otro lado, como ya dije, otros sistemas son creados por el hombre para mejorar sus diversos y complejos procesos de su quehacer rutinario en comunidad. Un ejemplo es la formulacin de leyes y normas de convivencia, que fundamentan las prcticas humanas en el mbito social.Ahora bien, para ir entrando en materia, definamos algunos trminos cardinales. En primer lugar sistema. Chiavenato (2004), considera que es: un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes o un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado. Sistema es un conjunto o combinaciones de cosas o partes formando un todo unitario (p. 411). Bertalanffy (1976), autor de la Teora General de los Sistemas, opina que: un sistema puede ser definido como un complejo de elementos interactuantes (p. 56).Vemos como el trmino sistema, est referido a un conjunto de elementos organizados, que interactan para cumplir tareas especficas. Sus componentes son: entrada (insumos); salida (producto); procesamiento (transforma los insumos); retroalimentacin (control interno) y el ambiente, que envuelve al sistema y adems tambin interacta con el mismo. Otros elementos esenciales que requieren su precisin son: datos e informacin.

Con respecto a la definicin de datos, Chiavenato (op. cit.), expresa: Es un registro o anotacin de evento u ocurrencia (p. 364). La misma fuente define informacin como: conjunto de datos con un significado, o sea, que reduce la incertidumbre o que aumenta el conocimiento de algo (p. 365). Otra definicin de datos la plantean Murdick y Munson (1988), al precisar: Son un conjunto bsico de hechos referentes a una persona, cosa o transaccin. Incluyen cosas como: tamao, cantidad, descripcin, volumen, tasa, nombre o lugar (p. 157).

Lo importante a distiguir de estas definiciones, es que datos e informacin no significan lo mismo. El dato es un elemento que representa algn hecho cuantificable, medible o descriptivo y al ser sometidos a un proceso de procesamiento, estos datos se transforman en informacin, entendible para cualquier persona y con un propsito definido es decir, con aplicabilidad para alguna situacin especfica.Por ltimo definiremos sistema de informacin gerencial (SIG). En este propsito Chiavenato (op. cit.), expone: Para mejorar su proceso decisorio, las organizaciones crean sistemas especficos de bsqueda, colecta, almacenaje, clasificacin y tratamiento de informacin importante y relevante para su funcionamiento. Dichos sistemas son generalmente denominados SIG (p. 370).En este marco de ideas, considero que en nuestros das es prcticamente indispensable para los directivos o personal supervisorio de la empresa, contar con el apoyo de sistemas computarizados, para manejar informacin del negocio de forma confiable, resumida y oportuna, con la finalidad de conocer los detalles operacionales y administrativos de su negocio as como las principales tendencias vinculadas.Las pautas en ste mbito, las ha venido sealando el proceso de globalizacin al que hemos estado sometidos toda la sociedad especialmente el segmento empresarial, ya que la dinmica productiva tradicional se ha transformado impulsada por el surgimiento de novedosas formas de interaccin social y adems, por las nuevas exigencias de un mercado multifactorial que no conoce fronteras.Caractersticas de un Sistema de Informacin Gerencial

Habiendo reconocido la relevancia de un SIG dentro del mbito organizacional, es clara la relacin que existe entre la capacidad productiva de una empresa y la efectividad de su SIG. En esta perspectiva, precisemos algunas caractersticas elementales que debe reunir un apropiado SIG, en esta era donde los avances tecnolgicos y la innovacin permanente, dictan las pautas en torno a lo que debe ser la plataforma de informacin y comunicacin empresarial.a. Eficaz en la recopilacin y almacenamiento de datos e informacin del negocio.b. Engloba todas las reas de la empresa y los niveles organizacionales.c. Suministra informacin de manera oportuna.

d. Debe proporcionar informacin confiable, es decir con calidad.

e. Permite la interrelacin de los diferentes datos e informacin departamental, es decir, la integracin de otros subsistemas, lo cual es muy importante en el proceso de toma de decisiones y para poder construir escenarios.f. Aunque pueden ser manuales, por la complejidad que envuelve hoy da el mbito empresarial, se requiere que preferiblemente se apoyen en sistemas computarizados, los cuales deben ser actualizados constantemente.

g. Deben estar orientados a la emisin de reportes estadsticos.h. Deben estar conformados por una plataforma flexible que pueda ser sometida a modificaciones a medida que sea requerido.

Tipos de SIG en organizaciones inteligentesLa multiplicidad de negocios empresariales ha generado un inmensa mercado de SIG, los cuales son seleccionados dependiendo algunas veces de factores como el tamao de la empresa o el tipo de bien o servicio que produce la empresa. Lo cierto es que, urge la necesidad de contar con el apoyo de un fectivo SIG ya que entre otras ventajas, permite planificar las estrategias que sern emprendidas en el negocio y por otro lado, brinda una slida asistencia en el proceso de toma de decisiones.As pues que, siguiendo a Laudon y Laudon (2008), a continuacin se describirn brevemente los tipos de SIG que pueden encontrarse en una empresa, vistos desde la perspectiva funcional: Finanzas y contabilidad; Marketing y ventas; Manufactura y produccin y; Recursos humanos (p. 44).a. Finanzas y contabilidad. El apoyo de los SIG en este dominio de la empresa, permite manejar todo lo relacionado con la gestin financiera, desde el establecimiento de los objetivos de inversin a largo plazo as como el ejercicio de la administracin de recursos en todo el proceso productivo, como el pago de sueldos, pagos a proveedores, cuentas por cobrar y otros gastos propios del proceso de manufactura.b. Marketing y ventas. En esta funcin de la empresa, los SIG permiten controlar todos los elementos relacionados a la venta del bien o servicio que genera la empresa, as como el movimiento del mercado donde se compite. Las actividades van desde conocer el cliente, lo que ste necesita o desea, anunciar y promover sus productos y servicios, tambin la escala de precios de sus productos. Otra capacidad que debe tener el SIG utilizado, es permitir a los directivos de la empresa, monitorear el desempeo de sus competidores, realizar investigaciones de mercado y la atencin directa con los clientes actuales o futuros, seguimiento a las ventas, procesamiento de pedidos y apoyo en el servicio al cliente.c. Manufactura y produccin. La plataforma de gestin empleada en esta seccin de la empresa, permite la planeacin, el desarrollo y mantenimiento de toda la infraestructura vinculada con el proceso productivo. Un buen SIG permite a los diferentes niveles supervisorios, el establecimiento de las metas de produccin, inversin en la adquisicin de herramientas, equipos y materiales necesarios, as como la cantidad y calidad de la mano de obra requerida.d. Recursos humanos. La misin de los SIG en este contexto, es captar, desarrollar y mantener la fuerza de trabajo de la empresa. Deben permitir llevar registros de los empleados existentes, destacando su experiencia y habilidades, para ayudar al personal directivo, identificar la cantidad y nivel del capital humano necesario para ejecutar y prolongar sus operaciones en el tiempo. Otra cualidad requerida, es poder colocar y hacer seguimiento de cada empleado en la tarea para lo cual est preparado. Esto redundar en una alta motivacin y mejorar clima organizacional.Importancia del Sistema de Informacin GerencialTodas las funciones administrativas, planificacin, organizacin, direccin y control, dependen de un flujo constante de informacin en cuanto a lo que est pasando en una organizacin y ms all de ella Stoner, Freeman y Gilbert (1996). Considero que esta afirmacin expresa con total claridad cun transcendental resulta la implementacin de un adecuado SIG en las organizaciones, ya que los beneficios que aporta son invalorables cuando se busca administrar eficientemente los recursos empresariales.Es por ello que hoy da resulta incuestionable mencionar las virtudes de esta simbiosis entre la tecnologa y la estrategia informacional, que sirve como genuina herramienta gerencial del empresario moderno, para enterarlo de manera casi simultnea y con lujo de detalles, sobre la evolucin de cada componente de la cadena productiva de su negocio y an ms, le ofrece una visin generalizada sobre las tendencias del mercado y sus principales competidores. En esta misma senda, Laudon y Laudon (op. cit.), expresan:los sistemas y las tecnologas de informacin, son algunas de las herramientas ms importantes para que los gerentes consigan niveles de eficiencia y productividad ms altos en las operaciones empresariales, especialmente cuando se conjuntan cambios en las prcticas de negocios y el comportamiento administrativo (p. 8)Una aspecto esencial a distinguir sobre el tema de la importancia del SIG, es que la mayora de las fuentes consultadas expresan la trascendencia de esta herramienta, para el proceso de toma de decisiones. Quizs esta apreciacin se debe al incremento en los niveles de complejidad de los mercados, influenciados entre otros factores, por la sosfisticacin de las tcnicas de manufactura industrial que crean productos con un acabado cada vez mejor. Este escenario, requiere una administracin ms gil y orientada a innovar para poder subsistir ante la competencia.Es indudable que el desafo planteado anteriormente, requiere que los lderes responsables del proceso de toma de decisiones en la empresa, tengan a su disposicin todos los datos esenciales e informacin detallada de cada eslabn de la cadena empresarial, que le permitir planificar y desarrollar nuevos esquemas productivos en un contexto de economa globalizada que no tiene lmites.Otra de las contrariedades que enfrentan los lderes organizacionales en el ejercicio de la administracin empresarial, es manejar el capital humano. En este mbito, uno de los problemas ms frecuentes se presenta en torno a las comunicaciones internas, es decir, cuando las polticas o lineamientos de la empresa, no son transmitidos oportunamente o completamente.Esta situacin muchas veces conlleva a prdida de tiempo y recursos que al fin y al cabo se traducen en prdida de dinero. Para estos casos, un apropiado SIG incluira por ejemplo en un sistema de correo electrnico de la empresa, para garantizar que todos los empleados recibirn sin distorsiones cualquier instruccin o informacin que por razones operacionales o de cualquier otra naturaleza, la alta direccin ha decidido informar a todo su personal, incluso si este no se encuentra, dentro de las instalaciones de la organizacin.Un comentario final sobre la importancia del uso de esta herramienta tecnolgica-gerencial, es que con los extraordinarios avances en el campo de las tecnologas de informacin y comunicacin, sera un grave error no implementar un SIG que proyecta mltiples ventajas, siendo una de las ms prominentes, la capacidad para desarrollar una visin estrategica del negocio por la cuantiosa diversidad de elementos que emergen de la complicada tarea de administrar recursos.Aplicacin prctica en el campo gerencial

En esta era actual donde las innovaciones tecnolgicas estan marcando las pautas en materia de industrializacin y productividad, existen infinidad de ejemplos tangibles, que muestran ptimos resultados empresariales, partiendo de la ecuacin tecnologa-gerencia. Siguiendo a Laudon y Laudon (op. cit.), se alude al caso de la empresa Accenture (p. 9). Se trata de una empresa global de consultora en administracin, servicios de tecnologa y subcontratacin, con ms de 129.000 empleados en 48 pases, especializada en ayudar empresas y gobiernos a mejorar su desempeo.Accenture, no tiene oficinas operativas ni sucursales formales. Sus sistemas de informacin y procesos de negocios, les permite a sus consultores trabajar virtualmente desde las instalaciones de sus clientes o en oficinas que la empresa alquila en ms de 100 lugares del mundo. Cuando es contratado un consultor, se le informa donde puede retirar un computador porttil e inmediatamente se le crea una cuenta de correo electrnico, la cual junto a su nmero telefnico, le permitir mantenerse en contacto con sus supervisores, quienes realizaran conferencias telefnicas desde el lugar en que se encuentren.

Accenture, subcontrata cerca de 82% de la tecnologa de informacin que emplea, as como tambin la asistencia tcnica para las computadoras porttiles y las conferencias que realiza. Otro segmento interno que subcontrata es la administracin de los viajes de sus empleados, delegando en un proveedor de este servicio, la planificacin y seguimiento del movimiento de los consultores cuando son requeridos por cualquiera de sus clientes.El anterior ejemplo, es apenas una muestra de los innumerables beneficios que genera la adecuada implementacin de un SIG en empresas postmodernas, implicando un modelo de gestin gerencial diferente al tradicional, en el que la supervisin debe orientarse al esfuerzo colectivo para alcanzar los objetivos de la organizacin y adems, a travs del monitoreo a distancia de la gestin laboral, con el apoyo de indicadores estadsticos para controlar las actividades de los empleados. Por supuesto que esta prctica gerencial, demanda altas dsis de motivacin para conseguir alta coordinacin, buen desempeo y cumplimiento de la misin.CONCLUSIONES

Al concluir esta investigacin documental he podido advertir que uno de los principales beneficios que han surgido de la revolucin tecnolgica actual, es la sofisticacin de los sistemas computarizados aplicados a los mtodos de produccin industrial y a los negocios globalizados.

Dicho de otra forma, en este escenario informtico tan innovador, se ha perfeccionado una plataforma tecnolgica denominada sistema de informacin gerencial donde convergen hardware, software y otros elementos de infraestructura especializados, que han impulsado las organizaciones empresariales a renovar sus estrategias de manufactura, administracin de sus recursos y en fin, a multiplicar las pciones disponibles en torno al proceso de toma de decisiones.Finalmente, otra de las fortalezas de este componente informacional es que ha permitido la interconexin digital de una multiplicidad de empresas para fines comerciales, lo cual ha fortalecido la capacidad para estudiar las principales tendencias del entorno y de esta forma, poder prepararse y ser ms competitivos.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Bertalanffy, L. (1976). Teora general de los sistemas. Fondo de Cultura Econmica. Mxico.

Chiavenato, I. (2004). Introduccin a la teora general de la administracin. Sptima edicin. Ed. McGraw-Hill. Mxico.Laudon, K. y Laudon, J. (2008). Sistemas de informacin gerencial: Administracin de la empresa digital. Dcima edicin. Pearson Educacin. Mxico.

Murdick, R. y Munson, J. (1988). Sistemas de informacin administrativa. Traducido por Rosa Mara Rosas Snchez. Segunda Edicin. Mxico DF.

Stoner, J., Freeman, R. y Gilbert, D. (1996). Administracin. Sexta edicin. Pearson Education.11