SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MARY ANDREA PEÑA ROMEROFERNANDO MIRANDA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA 2013

INTRODUCCIÓN

Durante los últimos años y con la entrada del siglo XXI las instituciones publicas y privadas

han visto en la necesidad de recurrir a las nuevas tecnologías y sobre todo a sofisticados

sistemas de gestión documental para agilizar la consulta de documentos y de bases de datos en

donde los interesados ahorran tiempo en la búsqueda de dicha información.

VISITA DE CAMPO

Nota: En este caso escogimos una aseguradora muy importante que funciona a nivel nacional

ellos nos facilitaron una breve información sobre como funciona su sistema de gestión documental, pero por motivos de seguridad y por políticas no nos permitieron tomar fotografías a ninguna de las áreas durante el dentro de sus instalaciones

¿Que es un sistema de gestión documental?

Son programas o aplicaciones informáticas que permiten el

manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre

documentos electrónicos bien sean escaneados o que hayan

sido creados digitalmente.

Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos

convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la

gestión de documentos administrativos.

Beneficios :

-Localización

-Accesibilidad

-Control y Seguridad

-Espacio

-Tiempo

-Costos de mantenimiento

SISTEMA DE INFORMACION DOCUMENTAL

Sistema o Aplicacion basada en un software que permite llevar a cabo la Gestión Documental dentro de

una institución, a su vez este permite controlar, gestionar,

conservar los documentos en soprotes digital y electronico .

un SID permite:

-Crear funcionalidades dentro del programa

-Establecer un orden determinado

-Uso restringido de la documentación y su protección

-Optimizar procesos de forma ágil y segura.

PROCESO

La documentación que se recibe por parte de nuestros asesores comerciales es radicada en el área que se llama CTR Centro Tecnológico Radicador, los cuales después de registrar los documentos tienen la función de llevarla al área de archivo previamente inventariada, el área de archivo la digitaliza y la organiza por carpetas que ya están establecidas en los servidores que manejamos.

ÁREA DE ARCHIVOCuando los documentos llegan al área de archivo las personas empiezan el proceso de separación de estos documentos para dejarlos organizados en sus respectivos grupos como:

PólizasSeguros

Soportes de cobro etc...

Para su posterior digitalización.

La información confinada se organiza por número consecutivo y por orden alfabético.

Después de esto se escanean los documentos y se dejan en una carpeta que esta en un servidor la cual

se llama póliza abierta que se deja un tiempo establecido para que sea consultada.

En esta carpeta se suben todos los documentos de la persona o empresa según su naturalidad ante la

compañía en la que laboro, nosotros manejamos dos clases de servidores para esta información.

CLASES DE SERVIDORESPor medio de esta herramienta se pasan todos los documentos

digitalizados y se dividen en los servidores que son:Servidor de archivo numero 0012

Servidor general 

En el primer servidor van documentos como son: la póliza, cedula, etc.

En el segundo servidor van los diferentes documentos que solicita la empresa para hacer firma del contrato, soportes del contrato etc.

Como es un archivo digitalizado, el funcionario digita en la casilla de la aplicación el número de la póliza o el número de la cedula y el

programa le traerá las dos carpetas y el ya escogerá cual tiene que revisar

¿Quiénes pueden consultar esta información?

Las personas que pueden consultar esta información en el sistema son las áreas

permitidas que tienen que ver con el negocio y el cliente puede consultar por

medio de los directores comerciales o los informadores cajeros, para que los

funcionarios y áreas permitidas vean la información deben configurar en su equipo una aplicación para consulta

¿Hay algún otro proceso aparte de la digitalización para la conservación de la información?

Si claro que ocurre otro proceso y todo esto sucede después de que el departamento archivo digitaliza la información recibida por CTR, esta pasa por el área de Procedatos los cuales tienen como una de las funciones la de correr un proceso de igualdad de procesos generales, esto se realiza durante la noche para que quede un back up en un servidor predeterminado para el soporte de revisoría fiscal.

DIAGRAMA DEL SISTEMA

Como conclusión podemos considerar el Sistema de Información Documental, como una aplicación que permite realizar una gestión

documental de forma correcta y asegurando la conservación idónea de la documentación.

Este es una proceso de estudio y análisis profundo, para la correcta toma de decisiones, a su vez debe ser considerada como una excelente forma de manejo documental en las entidades, y así

potencializar los servicios de información .

CONCLUSIONES

WebgrafíaBIBLIOGRAFÍA Y WEBGRAFÍA

El profesional de la información

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html

Digital Mendoza

http://www.digitalmendoza.com/web/gestion/gestion_detalle_es.php#about