Sistemas de Gestión de Almacenes ¿Existen aplicaciones de utilidad para la PYME?

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• El papel y propósito de un almacén

• Las operaciones del almacén

• Ubicación de los productos

• Control del rendimiento de las operaciones

• Los Sistemas de Gestión de Almacén

• Sistemas de Gestión de Almacén con RF

• Almacenes Automatizados

• El Centro Español de Logística

Programa :

AgendaAgenda

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“Un espacio planificado para el almacenaje y la manipulación eficaces y eficientes de bienes y

materiales”

Definición de Almacén

El papel y el propósito de un almacénEl papel y el propósito de un almacén

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El almacén es un elemento vivo, cuya gestión repercute decisivamente en el desarrollo de la actividad comercial.

El Almacén

“PROPORCIONAR EL NIVEL DE SERVICIO DESEADO A UN COSTE ACEPTABLE”

Objetivo Básico del Almacén


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Uno de los requisitos principales para la consecución de este objetivo es la organización de un sistema de gestión eficaz del almacén.

Para ello resulta esencial lograr que el sistema de gestión no sólo aumente la capacidad y productividad del almacén sino que a la vez mejore su calidad de servicio.

Gestión del Almacén

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La maximización del espacio en términos cúbicos

La minimización de las operaciones de manipulación

Dos aspectos a señalar


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Debido al desacople de la oferta y la demanda

Para la creación de un stock de seguridad

Para la construcción de un stock anticipatorio

Para la construcción de un stock por razones de inversión

Para el uso eficiente de la unidad de producción

Un almacén es necesario


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Los recursos humanos

El espacio

Los equipos

Elementos constituyentes de un almacén


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Costes de un almacén

PERSONAL48%

ESPACIO42%

EQUIPOS10%


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Actividad Coste Recepción 13% Almacenaje 12% Preparación de pedidos 43% Consolidación /expedición 20% Otros 12%

Costes de un almacén (Personal)


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Ciclo de Gestión del almacén

PRESUPUESTO ANUALPRESUPUESTO ANUAL

PLAN DE RECURSOSPLAN DE RECURSOS

PROGRAMACIÓN DIARIAPROGRAMACIÓN DIARIAOPERACIONES E INFORMES

OPERACIONES E INFORMES

ANÁLISISANÁLISIS

Hipótesis sobre volúmenes Hipótesis sobre costes

Resultados en las operaciones

Costes

Utilización

Productividad

Cambios y ajustes

Decisiones Recepciones planificadas

Envíos planificados

Niveles de stock

Rotación planeada

Estándares

Recursos disponibles


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Asegurar que los recursos adecuados, en términos de personal, equipos y instalaciones, estén disponibles para conseguir el nivel de negocio planificado

Satisfacer los movimientos diarios de entradas y salidas de bienes definidos por las necesidades de compra y expedición

Planificar, controlar y mantener continuamente la utilización de los recursos para proporcionar un servicio eficiente

Objetivos específicos del Responsable de Almacén


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El uso eficaz del personal, el espacio y el equipo

El flujo eficiente de los bienes desde su recepción hasta su expedición

El mantenimiento de los sistemas para la gestión y el control de la operación del almacén

El valor y el volumen del stock en el almacén, en términos de integridad (no desperfectos) y seguridad (que no hayan robos)

Asegurar que las operaciones se realicen en un entorno seguro

Responsabilidades del Responsable del Almacén


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Retirar los bienes recibidos e identificar las ubicaciones de almacenaje rápidamente

Retirar y expedir los bienes para conseguir el nivel de servicio

Revisar continuamente las localizaciones del stock para minimizar las distancias a recorrer para el almacenaje y la retirada

Revisar continuamente el espacio disponible para asegurar la máxima utilización

Mantener todos los procedimientos y estándares de trabajo para permitir una respuesta a las fluctuaciones del negocio

Obligaciones del Responsable de Almacén


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Recepción

Almacenaje

Preparación de pedidos

Expedición

Actividades Principales

Las operaciones del almacénLas operaciones del almacén

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Funciones:

Recibir los bienes y descargar los vehículos de forma rápida y eficiente

Controlar que las cantidades recibidas sean las correctas

Extraer muestras para el control de calidad

Forma de recepción de los bienes

Uso de muelles de descarga

Área de Recepción


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De un proveedor pueden recibirse en forma de:

Materias primas y componentes para un proceso productivo (cuando el almacén está ubicado cerca de una planta productiva)

Productos acabados que han de ser almacenados y expedidos en la misma forma en que han sido recibidos

De una unidad de producción ubicada cerca del almacén. En este caso las recepciones pueden ser:

Productos acabados para ser expedidos

Productos en curso que serán requeridos por una unidad productiva

Recepción


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Establecer el área correcta de descarga y cerciorarse de que es segura y adecuada para la operación.

Registrar la llegada del vehículo y anotar el número del precinto.

Romper el precinto.

Revisar la documentación.

Asegurar que el vehículo es seguro antes de la descarga.

Consolidar los productos, si es necesario.

Revisar los productos.

Informar en seguida de las discrepancias y los problemas.

Determinar la ubicación de almacenaje para los productos y retirarlos del área de recepción lo más rápidamente posible.

Actividades en la recepción


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Abrir /cerrar puertas Registrar la entrada del vehículo Llamar al vehículo para la descarga Comprobar la documentación Quitar el precinto y abrir el vehículo Descargar Revisar los productos y controlar la calidad Firmar los documentos Paletizar y repaletizar Etiquetar materiales/ productos/ paletas Introducir el material recibido en el sistema de información

Recepción (Tareas)


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Espacio ocupado por los productos

Espacio ocupado por el equipo donde se almacenan los productos

Espacio necesario para la manipulación y acceso a los productos (Pasillos)

Pasillos transversales

Ocupación real: 25-35% del espacio cúbico disponible

Área de almacenaje


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Obtener instrucciones sobre la ubicación Trasladarse hasta la ubicación y encontrar los huecos Registrar las ubicaciones utilizadas Colocar los materiales/ productos en su ubicación Consolidar paletas incompletas Trasladar/ ordenar las paletas Obtener instrucciones de reposición Reponer el área de picking Informar/ eliminar los productos dañados Volver al punto de recogida Informar de las acciones

Almacenaje (Tareas)


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Recoger los documentos de picking Recoger el equipo para el transporte Localizar la primera ubicación de picking Comprobar y recoger la cantidad apropiada Desplazarse a las siguientes ubicaciones de picking Notificar las discrepancias/ daños en los productos Trasladarse al área de clasificación, consolidación, empaquetado y envío Notificar las necesidades de reposición Completar y transmitir la documentación

Preparación de pedidos (Tareas)


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Áreas de comprobación y consolidación de los productos

Área para disponer el producto en cajas y paletas

Área de envío en dos etapas para conseguir una mayor seguridad

Área de expedición


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Revisar las notas/ los productos Volver a empaquetar /volver a paletizar Registrar el lote/ los números de serie Preparar la documentación Etiquetar los envíos Consolidar la carga Confirmar la carga/ la documentación Cargar el vehículo por orden Permitir el movimiento del vehículo Abrir/ cerrar puertas

Expedición (Tareas)


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Cantina

Sala de descanso

Oficinas y recepción

Aseos

Sala de reuniones

Área de carga de baterías

Etc.

Otras áreas del almacén


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Minimizar el tiempo de recorrido de los equipos y la mano de obra

Concentrar el personal en el área más importante para que se pueda alcanzar una utilización óptima de la mano de obra y una supervisión eficaz

ROTACIÓN

Factores a considerar en la ubicación de los productos

Ubicación de los productosUbicación de los productos

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Volumen de entrada y salida

Frecuencia de rotación

Niveles de stock

Similitud

Características del producto

Criterios de almacenaje

Equipos necesarios para su manipulación

Factores a considerar en la ubicación de los productos


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TIPO DE PRODUCTO:

Congelado

Refrigerado

A temperatura ambiente

Líquido

TIPO DE EMBALAJE:

En caja

En bolsa

A granel

Suelto

Consideraciones en la planificación de actividades (1)


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NIVEL DE ACTIVIDAD:

Volúmenes entrantes

Volúmenes salientes

Niveles de stock

Gama de artículos

CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO:

Tamaño

Peso

Similitud

Peligrosidad

Consideraciones en la planificación de actividades (2)


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Tipos principales de materiales

Productos inflamables

Productos con requerimientos de seguridad (Valor elevado,…)

Productos perecederos

Productos generales


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Clasificación en función de las características de manipulación Cada grupo reconoce la actividad de manipulación que requieren sus

productos en la recepción, almacenaje, preparación de pedidos y expedición

Criterios: Frecuencias y mixNecesidades de manipulación en las recepcionesAlmacenajeSelección de pedidosExpedición

Clasificación de los productos


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Cómo se recibe

Cómo se almacena

Cómo se prepara

Cómo se envía

Clasificación de los productos

(Por grupos de manipulación)


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Concepto de popularidad

Ventajas de este concepto:

Reducción de los costes de manipulación

Ayuda a determinar las técnicas, sistemas y métodos a utilizar

Asegura una dirección y utilización eficaz de los recursos y el tiempo

Identifica segmentos de stock con demanda importante

Concentración de recursos humanos en las áreas más importantes (Ahorros en iluminación y calefacción)

Generalmente, el 80% del trabajo se realiza en el 20% de la superficie

Análisis ABC


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Listar todos los artículos, su volumen de demanda y su frecuencia

Multiplicar el volumen de la demanda por la frecuencia de cada artículo para obtener un total ponderado

Listar todos los artículos en orden decreciente en función del valor total ponderado

Calcular los acumulativos totales, artículo por artículo

Seleccionar un punto de separación para establecer diferentes categorías de producto y calcular el porcentaje para cada uno de esos grupos

Análisis ABC


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Producto Demanda anual en

miles

Frecuencia en la lista de

picking

Volumen ponderado

% pond. % acum.

100 200 5.000 1.000.000 25% 25% 200 50 10.000 500.000 12,5% 37,5% 300 200 2.000 400.000 10% 47,5% 400 1.500 50 75.000 1,8% 49,3% 500 10 1.000 10.000 0,3% 49,6% Etc. ................. ................. ................. ................. ....

4.000.000 100%


Análisis ABC

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Inputs Actividad Outputs

Utilización de recursos

Productividad de la actividad

Rendimiento de la actividad

% Disponible

tilizadoU%

Inputs

Outputs % Estándar

Output

Ratios

Control del rendimiento de las operacionesControl del rendimiento de las operaciones

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Horas de trabajo utilizadas/ disponibles

Horas de equipo utilizadas/ disponibles

Metros cuadrados de espacio utilizado/ disponible

Metros cúbicos de espacio utilizado/ disponible

Medidas de productividad. Utilización


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Paletas entregadas/ Horas de trabajo o equipo utilizadas

Cajas recogidas/ Horas de trabajo o equipo utilizadas

Vehículos cargados/ Horas de trabajo o equipo utilizadas

Paletas entregadas/ Coste de trabajo

Cajas recogidas/ Coste de trabajo

Medidas de productividad. Productividad


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Rendimiento real/ Rendimiento esperado o estándar

Cajas recogidas/ Cajas que se esperan recoger (estándar)

Coste real/ Coste presupuestado

Horas reales/ Horas estándar

Medidas de productividad. Rendimiento


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M E D I D A R A T I O Á r e a d e s u e l o d e l a l m a c é n %

disponible Espacio

tilizadou spacioE

H o r a s d e t r a b a j o r e a l i z a d o p o r e l p e r s o n a l %

sdisponible trabajo de Horas

tilizadasu trabajo de orasH

H o r a s d e c a r r e t i l l a e l e v a d o r a %

sdisponible carretilla la de trabajo de Horas

tilizadasu carretilla la de trabajo de orasH

C a j a s r e c o g i d a s p o r p r e p a r a d o r %

trabajador por recogidas cajas de esperado Número

rabajadort por recogidas ajasC

P a l e t a s c a r g a d a s p o r t u r n o %

turno por cargadas paletas de esperado Número

rnout por cargadas aletasP

C o s t e p o r a c t i v i d a d %

tado)(presupues esperado Coste

lare steoC

Indicadores de rendimiento


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Sistema de información para centros de almacenamiento y distribución, que resuelve la gestión física del flujo de la

mercancía desde que entra hasta que sale del almacén, basado en la planificación continua, el seguimiento de la actividad y el

control de existencias en tiempo real.

Los Sistemas de Gestión de AlmacénLos Sistemas de Gestión de Almacén

Los sistemas de gestión de almacén (S.G.A.)

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Los sistemas de gestión de almacén (S.G.A.) Plenamente integrable en los sistemas de información de la empresa, los

S.G.A´s son capaces de realizar de forma automática el mando, el control y la optimización de todas las operaciones del almacén, disponiendo en todo momento de información actualizada y precisa sobre el stock, los operarios y las distintas zonas y ubicaciones.

Es una herramienta ideal para cadenas de supermercados, cadenas de tiendas minoristas, operadores logísticos, fabricantes y distribuidores en general.

Su utilización redundará inmediatamente en una mejora de la calidad, capacidad y productividad de su empresa.

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Los sistemas de gestión de almacén (S.G.A.) El sistema de gestión de almacenes deberá aportar pues beneficios y

cumplir los objetivos :

Relacionados con el coste: aprovechamiento del espacio, optimización de los tiempos de manipulación, minimización los inventarios y ajuste de los niveles de inversión en stocks.

Relacionados con el servicio: disminución de errores en las entregas a clientes, mantener la rotación de stocks en niveles que no generen ni excesos ni roturas y mostrar capacidad de adecuación a la evolución futura de los mercados.

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El sistema de ubicación del stock registra y asigna ubicaciones buscando:

Maximizar la utilización del espacio de almacenaje

Manipular y almacenar eficientemente los bienes recibidos

Rotar los stocks correctamente

Proporcionar una selección rápida del stock a expedir

La información que proporciona el sistema es necesaria para:

Facilitar el almacenaje rápido del stock recibido

Encontrar el stock cuando es necesario

Ayudar a detectar y corregir los errores



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Aportan información a los directivos

Las transacciones a tiempo real permiten actualizaciones instantáneas de los stocks y un control instantáneo de las operaciones

Estos controles pueden ser realizados a distancia

Antes de emplear las tecnologías de la información es necesario conocer cómo se realizan las operaciones manualmente



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ASISTE EN LAS FUNCIONES DE:

Recepción de materiales en el almacén y actualización de los registros

Inspección de las recepciones para asegurar que la cantidad y la calidad son correctas

Almacenaje y ubicación del stock

Recuentos de los inventarios para asegurar que la información sobre los stocks es correcta

Entrar los pedidos y preparar las listas de picking, las etiquetas y documentos de expedición



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Programación del trabajo del almacén utilizando estándares de trabajo

Gestión del reaprovisionamiento de las ubicaciones de picking

Inspección y programación de las expediciones

Programación de la carga de los camiones en función de la distribución



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EL SGA TAMBIÉN PROPORCIONA INFORMES:

Productividad del personal

Utilización del espacio

Expediciones servidas a tiempo

Envíos completos

Control de calidad de los pedidos servidos

Coste. Comparación de los costes presupuestados con los reales (para el personal, los equipos y otros costes operativos)



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PROCESO APLICACIÓN

Recepción Recepción on-line/ reconciliación con la orden de compra.Estatus sobre las facturas on-line.Artículos con códigos de barras.

Ubicación del stock Determinación aleatoria de ubicaciones para minimizar desplazamientos.Verificación de los depósitos (almacenajes) al 100% leyendo las referencias de las ubicaciones y los códigos de barras de los artículos.Terminales de radiofrecuencia en las carretillas para minimizar los desplazamientos.



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PROCESO APLICACIÓN

Preparación de pedidos Programación interactiva online del picking para minimizar los desplazamientos y maximizar los pedidos expedidos.Reposición basada en unos niveles predeterminados o en función de la demanda.Terminales de radiofrecuencia en las carretillas.

ExpediciónClasificación automática de los pedidos con lectores de códigos de barras.Documentación automática para el transporte.



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El SGA como núcleo de sistemas periféricos cooperativos


Para gestionar un almacén disponemos en la actualidad de los SGAs por radiofrecuencia y de diversos elementos de manipulación de mercancías:

Carruseles, trans-elevadores o miniloads, sistemas de pick by light, sorters o clasificadores, túneles de lectura de RFID, sistemas de pesado y cubicado, etc.

Los SGAs avanzados son los que pueden sacar partido de todos estos sistemas periféricos cooperativos, pero basando sus algoritmos de decisión en el tiempo real que proporcionan los terminales de radiofrecuencia.

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El SGA como núcleo de sistemas periféricos cooperativos


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¿Satisfacen las necesidades del negocio?

¿Son compatibles los diferentes elementos individuales?

¿Permitirán una expansión futura?

¿Permitirán un desarrollo tecnológico superior? ¿es estándar?

¿Proporcionan una sinergia adecuada entre las operaciones?

¿Reduce el coste unitario de manipulación, el tiempo de manipulación?

¿Reduce los costes generales de almacenamiento? ¿ROI positivo?

Selección del S.G.A. Aspectos


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Los cálculos del ROI implican los ahorros que suponen la implantación de un S.G.A. en los costes de un almacén a corto o medio plazo:

Retornos Financieros No realización de inventarios. Reducción de errores en los envíos a clientes. Menor espacio de almacenaje al optimizar los huecos. Menores inversiones al controlar más eficazmente los stocks y su rotación. Menor número de maquinaria prepara-pedidos y operarios. Menor empleo de papel en almacén.

Retornos Estratégicos Ahorro al poder tener integrado un portal de compra y reducir gastos. Mejor servicio al cliente


Selección del S.G.A. ROI de la inversión

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Sistemas de Gestión de Almacén con RFSistemas de Gestión de Almacén con RF

Sistemas de gestión de almacenes en tiempo real con RF

La ventaja principal del empleo de los sistemas de radiofrecuencia es que :

“PONEN EL DATO EN EL LUGAR DONDE SE NECESITA”

Junto con sistemas de capturade datos automáticos verifican

la exactitud de las órdenesrecibidas reduciendo al máximolos errores en el tratamiento de

la mercancía

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Sistemas de gestión de almacenes en tiempo real con RFLos sistemas de almacenes con radiofrecuencia aportan ventajas en los cinco procesos básicos de gestión de mercancías de un almacén:

Recepción de la mercancía: Recepción sin papeles en los mismos muelles de entrada, informando a la gestión en tiempo real.

Ubicación de la mercancía: En base a algoritmos avanzados de colocación según distintos criterios y verificada con lectura de códigos de barras.

Reposición de la mercancía: Al llevar el stock en tiempo real, un SGA es capaz de Generar órdenes de reabastecimiento de las zonas de picking.

Gestión de picking y preparación de pedidos: Es donde un SGA debe aportar las mayores ventajas, al ser el proceso que consume mayores recursos y que tiene una relación directa con el cliente.

Expediciones: El SGA genera automáticamente las etiquetas de los bultos de expedición junto con el resto de documentación y comprueba la carga de los camiones

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Trazabilidad con SGA y RFDependiendo del tipo de materiales manipulados, la gestión de la Trazabilidad es imprescindible, incluso por ley: alimentación, farmacia, cosméticos.

En otros casos, es necesario llevar la traza de números de serie como en equipos electrónicos, eléctricos, electrodomésticos, etc.

SOLUCIÓN: EAN128

Los fabricantes deberían suministrar siempre el lote de producción (10) en las etiquetas de palets y cajas.

En la entrada del almacén, el SGA tomaría el dato automático del código de barras EAN128

La información se arrastra a lo largo de todos los movimientos de almacén hasta su expedición.

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Trazabilidad con SGA y RF

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• Etiquetas Inteligentes >>

• Con Identificación inequívoca

• Sin contacto

• Sin visualización

•... La evolución lógica donde no llega el Código de Barras

Identificación por RFID


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RFID (Radio Frequency Identification) es una tecnología que permite la identificación de objetos a través de unas etiquetas (tags) emiten señales de radio y unos dispositivos (lectores) recogen la señal emitida.

Las etiquetas RFID contienen un chip para almacenar datos y una antena para comunicar los datos por ondas de radio

El alcance de las señales de RFID dependen del tipo de chip, de la frecuencia (desde centímetros a metros)

CHIP

ANTENA

Tecnología RFID


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Cuando un tag atraviesa una zona electromagnética es detectada por la señal de activación del lector, el cual descifra los datos contenidos en el circuito integrado

del tag, que son pasados a los ordenadores para su procesado

Cuando un tag atraviesa una zona electromagnética es detectada por la señal de activación del lector, el cual descifra los datos contenidos en el circuito integrado

del tag, que son pasados a los ordenadores para su procesado

AIRE

RE

D

ETIQUETA TAGLECTORES ANTENAS

DISPOSITIVOSSOFTWARE

MIDDELWARE


Tecnología RFID

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VENTAJAS Eliminación de personal trabajando en malas condiciones Óptimo aprovechamiento del volumen de almacenaje Mayores prestaciones en cuanto a:

Velocidad en los movimientos Automatismos Gestión informática Control preciso de la carga

Mayor seguridad en el almacén respecto a la mercancía Mejora sensible de la eficacia, debido a una correcta administración del

almacén Reducción parcial de la inversión

Almacenes automáticos

Almacenes AutomatizadosAlmacenes Automatizados

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Una unidad de ubicación y extracción automática (ASRS: Automatic Storage and Retrieval System)

Un sistema de transportadores para clasificar cargas utilizando escáneres y técnicas de codificación.

Almacenes de gran altura con carretillas trilaterales filoguiadas dentro del pasillo y carretillas elevadoras fuera de él.

Carruseles para piezas pequeñas, cartones, etc.

Automatización


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FACTORES QUE LLEVAN A LA AUTOMATIZACIÓN

1. Daños al producto

2. Aumento de la densidad de almacenaje

3. Flexibilidad

4. Mano de obra

5. Variedad de producto

6. Picking

7. Rentabilidad

Almacenes automáticos


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El proyecto CEL surgió en 1978 con la El proyecto CEL surgió en 1978 con la voluntad de crear una fórmula para dar a voluntad de crear una fórmula para dar a

conocer y desarrollar la función logística en conocer y desarrollar la función logística en España, a través de la aportación continua de España, a través de la aportación continua de nuevos conceptos y tendencias emergentesnuevos conceptos y tendencias emergentes

El Centro Español de El Centro Español de Logística : La MisiónLogística : La Misión

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El Centro Español de El Centro Español de Logística : La VisiónLogística : La Visión

Generar y difundir Generar y difundir conocimientos que conocimientos que

mejoren la Gestión de la mejoren la Gestión de la Cadena de SuministroCadena de Suministro

INNOVACIÓN Y INNOVACIÓN Y PROYECTOSPROYECTOS

FORMACIONFORMACION

COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

Pág. 67

700 empresas...

... en las que la gestión logística es clavepara su negocio...

... desde pymes a multinacionales...

... de todos los sectores de la economía productiva

El Centro Español de El Centro Español de Logística : Los SociosLogística : Los Socios

Pág. 68

Estudios Sectoriales

Publicaciones Logísticas

Grupos de Trabajo

Participación en Pilotos Sectoriales

Representación en comités nacionales e internacionales

El Centro Español de Logística : El Centro Español de Logística : Innovación y ProyectosInnovación y Proyectos

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El Centro Español de El Centro Español de Logística : FormaciónLogística : Formación

Oferta amplia y flexible

Abarca todas las áreas de la Gestión de la Cadena de Suministro

Metodologías

Clases presenciales

Autoestudio

In Company Training

Titulaciones homologadas internacionalmente

CSCCSCPP

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El Centro Español de El Centro Español de Logística : ComunicaciónLogística : Comunicación

www.cel-logistica.orgwww.cel-logistica.org

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