Sistemas de Control de Usuario

Versin 3.1 SISTEMA INTEGRAL PARA EL CONTROL

DE CENTROS DEPORTIVOS Y GIMNASIOS

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SISTEMA DE CONTROL USUARIOS

VERSIN 5.1



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INTRODUCCIN El Sistema de Control de Usuarios (SCU), es el ms preciso control de pagos y acceso a reas de servicios en su organizacin. De esta manera se generan registros confiables del control de pagos por usuario, as como el seguimiento de actividades, horarios, nmero de personas inscritas a cierta actividad y profesores por actividad, as como un sin nmero de consultas y reportes personalizados para la efectiva explotacin de la informacin. Desde el mismo sistema se controlan los privilegios de acceso, los cuales nos permiten generar usuarios del sistema con diferentes perfiles.

Con este sistema usted llevar un preciso control del seguimiento de los pagos, descuentos, actividades, facturas emitidas, pagos a proveedores, profesores asignados a cierta actividad y horario.

Caractersticas principales

Flexibilidad

El sistema tiene la cualidad de adecuarse a las polticas y procedimientos de cualquier organizacin, as como la de integrarse al sistema de pagos pre-existente en su organizacin. La modularidad de este permite integrarse a sus procesos de manera paulatina, es decir, se podr integrar el mdulo(s) con sistemas existentes en su organizacin.

Dispositivos de

identificacin

El sistema se puede adecuar a cualquier dispositivo electrnico existente en el mercado para la identificacin del usuario, tales como: lectores de huellas digitales, identificadores de presencia, identificadores de voz, lectores de cdigos de barras, etc.

Dispositivos de acceso

El sistema tiene la cualidad de poder adaptarse a cualquier dispositivo de acceso tales como: torniquetes, puertas automticas con chapas electromagnticas, lectores de proximidad, etc. Estas caractersticas se conjugan con sistemas para apertura de medios magnticos.



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Historial Mantiene historiales de informacin y movimientos.

Reportes Pueden crearse sofisticados reportes al instante, de tipo; estadsticos, demogrficos y de rotacin.

Privilegios

El sistema cuenta con un mdulo de administracin que permite delimitar el acceso a la informacin del mismo por funciones. Adems cuenta con cuatro roles, los cuales tienen privilegios especficos. Los roles son: Administrador, Supervisor, Usuario e Invitado.

Servicios Capacitacin

Cicocom Systems otorga capacitacin para todo el personal involucrado en el sistema, as como la asesora para obtener el ptimo funcionamiento en procesos especficos.

Soporte

El rea de soporte es un punto importante en la implementacin de un proceso nuevo dentro de su organizacin, es por esto que Cicocom Systems otorga soporte en cualquier aspecto tcnico, para la optimizacin de recursos electrnicos y en la medida de sus necesidades.

Actualizaciones

La evolucin tecnolgica de nuestros sistemas es nuestra principal preocupacin por lo que se liberan actualizaciones peridicas de nuestros productos. Usted podr obtener la ltima versin de su producto en lnea (www.cicocom.com), as como manuales de usuario, casos de estudio, solucin a problemas especficos, etc.



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OBJETIVOS

El Sistema de Control de Usuarios, tiene como objetivo primario el permitir a su organizacin controlar de forma efectiva y segura el acceso de los usuarios a su organizacin, llevando un estricto control en los pagos para el uso de los servicios.

El objetivo se logra por medio de tres procesos principales, los cuales se engloban de la siguiente manera:

1. Emisin de credenciales con fotografa y cdigo de barras Actualmente este proceso se puede eliminar con la implementacin

de un reloj biomtrico, el cual nos permite la identificacin plena del usuario (Huella dactilar o biometra de la mano)

2. Monitoreo de Entradas de los usuarios. 3. Control de Horarios, Actividades y profesores. 4. Facturacin y pagos de servicios.

Seguimiento de pagos Estadsticas para toma de decisiones

i. Paquete mas vendido ii. Horario mas solicitado

5. Control de Casilleros (Lockers) Asignacin Renta diaria, semanal, mensual o por tiempo especfico

6. Punto de Venta (artculos, productos perecederos, etc.) 7. Control de Acceso (se recomienda reloj biomtrico o huella dactilar), valida

vigencia del pago Apertura de chapas electromagnticas Apertura de torniquetes

8. Control de Informes 9. Control de personal

Entradas, Salidas Generacin de pre-nmina



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Los principales mdulos del sistema son:

Mdulo de catlogos. En el mdulo de catlogos se presenta la informacin necesaria para alimentar al sistema y es donde se capturan los costos de los tipos de pago o conceptos. El mantenimiento de datos a los catlogos se realiza de la siguiente manera:

1. Se selecciona el catlogo a modificar. 2. Se presenta la pantalla de mantenimiento. 3. Seleccionar opcin a dar mantenimiento (agregar, eliminar, modificar)

Mdulo de Usuarios.

En la pantalla de modulo de usuarios se capturan los datos principales del usuario, se indican sus modalidades de pago, referencia bancaria y horarios de actividades. Este mdulo est ligado al mdulo de acceso para identificar la hora de entrada de los usuarios. Al momento de guardar la informacin se genera automticamente un expediente para usuarios con nmero consecutivo y una letra al inicio. Tambin, se incluye la fecha de solicitud de baja as como el ultimo da de actividades del usuario, causa de baja, si es temporal o permanente, y observaciones generales. En esta pantalla la bsqueda de informacin se realiza por cdigo de barras (lector), por expediente por las primeras letras del nombre y/o apellido, ya que el nmero de identificacin de cada usuario es nico e irrepetible y exactamente igual al nmero de expediente.

Mdulo de Administracin.

En el mdulo de administracin se dan de alta los operadores de la aplicacin y se definen los niveles de acceso a la aplicacin. Se realiza la asignacin y/o modificacin de contraseas, se pueden realizar modificaciones de operador y asignar sus funciones. Para el caso de Administrador no es posible agregar o quitar funciones puesto que cuenta con todas las funciones necesarias por default.

Monitoreo de Control de Acceso

El mdulo de acceso sirve para identificar la hora de entrada de los empleados / usuarios. Este mdulo se puede utilizar para habilitar la apertura de dispositivos de acceso, tales como: chapas electromagnticas, torniquetes, accesos visuales, etc. Se despliega una pantalla, se pasa la credencial desde un lector de cdigo de barras para poder visualizar la fotografa del empleado. Una vez realizada esta accin se almacena la hora de ingreso en la base de datos



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Mdulo de Credencializacin y Fotografa En ste mdulo ingresamos a la aplicacin para generar credenciales con fotografa y cdigo de barras con diseo personalizado por medio de plantillas en Microsoft Word. Es necesario contar con una cmara WEB para que el sistema identifique de manera automtica el dispositivo. Se busca al empleado en altas al generar la credencial a fin de que se registre su expedicin, si se presenta su fotografa en pantalla quiere decir que ya se haba elaborado; en caso contrario se genera y guarda automticamente. Podemos manipularla aumentando el brillo o disminuyendo su tamao, si es necesario.

Mdulo de facturacin y seguimiento de pagos.

En el mdulo de pagos se realiza el seguimiento de los pagos por usuario. Cabe mencionar que todo lo capturado genera un histrico y es posible capturar pagos parciales. Por medio de la referencia bancaria se despliega el histrico de pagos del usuario en donde se muestra lo siguiente: Referencia bancaria, fecha de pago, mes cubierto, ao del pago, monto del pago, intereses generados, saldo (en caso de haber realizado pagos parciales), pago total y tipo de pago o concepto.

Mdulo de actividades (inscripciones, horarios, profesores).

Consultas y reportes personalizados. Es el mdulo que nos permite extraer la informacin personalizada. En la opcin de consultas se puede buscar informacin pertinente al empleado, al acceso, asistencias, horarios de entrada, etc. Cualquier tipo de filtro que el cliente requiera.

Dentro del sistema existe un mdulo de configuracin y sirve para personalizar el funcionamiento del mismo. En este mdulo se indican los parmetros generales para el funcionamiento del sistema, tales como: das de pago, intereses, descuentos, tipos de pago, etc.



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Caractersticas Tecnolgicas El sistema de control de asistencia (SCAV1.0) fue desarrollado en la ciudad de Mxico en el ao de 2002 con una tecnologa de Servidor pesado y Cliente ligero el cual utilizaba un servicio a una sola capa. En el ao 2004 el sistema se migro a una herramienta mas poderosa y con una tecnologa distribuida, la cual permite delimitar las reglas del negocio y aislar el procesamiento de cada mdulo del sistema. Esta tecnologa distribuye el procesamiento en tres capas de la siguiente manera: La interfaz grfica fue diseada con la herramienta Visual Basic 6.0 y actualmente se esta migrando a la versin VB.NET, las libreras dinmicas (DLL) fueron diseadas con la herramienta Microsoft Visual C++ 6.0 y la base de datos fue diseada con la herramienta SQL SERVER 2000. El proceso de control de libreras lo realiza el servidor desde el COM+ (Servicios de Componentes), de forma que el esquema es servidor pesado con cliente ligero. El sistema de control de asistencias (SCAV1.0) esta en proceso de actualizacin para permitir el uso de WEB SERVICES para consultas en lnea, XML para desplazamiento e interpretacin de datos y VB.NET para la integracin de la interfaz grfica. Los reportes del sistema fueron diseados con la herramienta Crystal Reports 9.0, la cual permite la elaboracin de cualquier reporte personalizado por parte de la empresa.

Actualizaciones El sistema puede correr en un entorno WEB de forma HOSTEADA, es decir, todo el sistema corre en una direccin WEB la cual esta disponible los 365 das al ao con una porcentaje de 99.99% de confiabilidad.

Interfaz Grfica de

Usuario (GUI)

Reglas de Negocio (DLL)

Base de datos

Store Procedures



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Los requerimientos mnimos son:

PC con 1GB de memoria RAM y conexin de banda ancha (ADSL).

Licencias de Uso Es necesario contar con licencias de terceros para el uso adecuado del software, las cuales son:

a) SQL SERVER 2000 o superior, o en su defecto se puede utilizar una base de datos que exista en su organizacin como Microsoft Access, DBASE, INFORMIX, etc.

b) Crystal Reports 8.1 0 superior (opcional) c) SCAV1.0 la licencia de uso del sistema de control de asistencia se vende por desarrollo la

cual puede ser instalada en todos los equipos de cmputo que pertenezcan a la misma empresa, conectados a la misma red local (LAN) o distribuida (WAN).

Requerimientos de Hardware Servidor

Sistema operativo Windows 2000 Server o superior, 512MB RAM, procesador PIV a 2.8Ghz, Unidad de CD a 48X, disco duro de 80GB.

Opcionalmente se puede tener Sistema operativo XP y solo se recomienda para un nmero menor de 25 usuarios concurrentes con memoria RAM de 1GB y con un procesador PIV a 2.8Mhz. Las caractersticas del servidor van en funcin del nmero de usuarios del sistema.

Cliente

Sistema operativo Windows Home Edition o superior, 5126MB de memoria RAM, procesador PIVI a 2.4 GHZ y 5GB de disco duro.



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Requerimientos de Software Servidor

Manejador de base de datos Microsoft SQL Server 2000 (Licencia No incluida) Los parches del sistema operativo se instalan al adquirir el producto.

Cliente

Microsoft Excel (opcional para la explotacin de consultas). El sistema se entrega totalmente adecuado a sus necesidades y a sus procedimientos. Incluye garanta por seis meses, capacitacin, soporte tcnico (seis meses), actualizaciones (un ao), implementacin, pruebas y puesta en marcha. Adems se entrega el modelo de la base de datos para la explotacin externa de la informacin.

Pantallas Generales del sistema Acceso



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Pantalla principal

Mens del Sistema

Cada Opcin del Men cuenta con consultas y reportes especficos sobre la informacin involucrada en cada mdulo.

Usuarios Control de Informacin General del Usuario. Actividades Control de Actividades, Asignacin de Clases, Control de Profesores, Horarios, etc. Pagos Procesos de Facturacin, Emisin de recibos y facturas, Seguimiento de Pagos, etc. Examen Mdico Historia Clnica de los Usuarios, Control de Urgencias y restricciones mdicas. Credenciales Emisin de credenciales, Fotografas de Usuarios, etc. Control de Acceso Control de entrada al centro deportivo, delimitacin de acceso por pagos,

restricciones mdicas, etc. Catlogos Configuracin de informacin general del sistema (Mantenimiento de Cuotas, Tipo de

Membresas, Conceptos a Cobrar, etc.) Seguridad Administracin del sistema, Generacin de claves de acceso, Otorgar privilegios por

usuarios, accesos a pantallas del sistema, cambio de contraseas, etc. Consultas Generales Informacin global del usuario, datos generales, fecha de vencimiento de

pago y examen mdico, etc. Quejas / Sugerencias Controla la informacin y seguimiento de quejas y sugerencias por rea y

responsables de atencin. Solicitudes Emisin de solicitudes de inscripcin al centro deportivo y a actividades externas. Informes Control de gafetes y tiempos de recorridos para primer visita al centro deportivo. Empleados Control de Empleados, registro de hora de entrada y salida, generacin de recibo de

nmina, control de faltas, asistencias, retardos, etc. Biometra Aplica para el uso de relojes biomtricos. CICOCOM recomienda el uso de

HANDPUNCH para el control de accesos de los usuarios y HUELLA DACTILAR para procesos administrativos (EMPLEADOS).



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Usuarios Altas



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Bsqueda de Usuarios

La bsqueda se puede realizar por lector (cdigo de barras en credencial), por expediente o por la conjugacin del nombre del usuario(s).



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Consultas de Usuarios

Los filtros de las consultas varan de acuerdo al mdulo y todas las consultas tienen la opcin de exportarse a Microsoft Excel.



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Emisin de Recibos y Seguimiento de Pagos



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Recibo de pago



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Control de Pagos (Caja)

El sistema cuenta con un mdulo de caja el cual valida el pago y es el encargado de liberar los procesos de autorizacin de acceso, emisin de credencial y examen mdico. Este mdulo cuenta con tipos de pago (Efectivo, Tarjeta de crdito, Cheque, etc.) y valida el monto recibo, total a pagar y cambio en caso de ser pago en efectivo.



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Corte de Caja



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Examen Mdico



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Control de Acceso



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Dispositivos de Acceso

CARACTERISTICAS: Operacin y monitoreo de puertas. Entrada de lector de tarjetas. Solicitud de salida. Interruptor de seguridad. Expansin de memoria de 512 (estndar) a 32.512 usuarios. Salida de impresora RS-232. Operacin autnoma o con conexin en la Red. Modo de emulacin de lector de tarjetas. Diseo de instalacin en la pared integrado. Mltiples entradas y salidas auxiliares. 62 zonas de tiempo que puede definir el usuario. Se dispone de una versin para exteriores. Mdem o mdulo Ethernet opcionales.

Los torniquetes Catrax son la mejor solucin del mercado para el control de acceso. Sus modelos se destacan por la versatilidad, por el diseo atractivo y, principalmente, por la facilidad de integracin con otros componentes de seguridad, tales como lectores magnticos, biomtricos y de proximidad. Contamos con varios modelos, construidos en acero inoxidable o acero galvanizado con pintura horneada, los cuales le brindarn aos de confiable operacin. La tecnologa propietaria de Catrax consiste en el uso de electroimanes que alargan la vida del mecanismo de control al no sobre calentarse como otras marcas. Puede fcilmente ser adaptado e integrado a cualquier terminal/tecnologa. Permite fcil instalacin de lectores de cdigo de barras, de proximidad o Smart Card en la superficie o al costado de la tapa del torniquete.



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Ventajas vs Sistemas existentes La principal ventaja del sistema de control de usuarios (SCUV5.1) es la facilidad de integrarse con cualquier dispositivo de acceso existente en el mercado actual, tales como lectores de huella digital, lectores de proximidad, lectores de biometra dactilar, etc. A continuacin se mencionan ventajas reales del sistema de control de asistencia (SCUV5.1)

Integracin transparente con cualquier dispositivo de acceso. Cdigo propietario por lo que se puede adecuar a las necesidades mas complejas

solicitadas por el cliente o usuario final. Capacidad de migracin de informacin en diferentes formatos (MDB, XLS,

DBASE, ORACLE, SQL, etc.) Generacin de archivos planos (ASCII) o en formato de tablas (DBF) para

integracin con sistemas de control de nmina. Licenciamiento general del software para ser usado en cualquier nmero de

equipos de cmputo sin necesidad de adquirir licencias adicionales. Versin WEB disponible solo en renta precio por equipo $450.00 M.N (costo por

mes)



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Proceso: A continuacin se menciona la solucin planteada para el proceso de control de acceso.

Reloj Checador de Empleados

Entrada/ Salida

HAND KEY II+

Mdulo de Relojes Poleo con terminales de acceso (extrae informacin de relojes)

SCAV1.0 Sistema de Control de Asistencia



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Precios A continuacin se ejemplifica el costo de un proyecto con biometra de la mano.

Equipo Descripcin Tiempo de Entrega Precio Convertidor

RS232 Convertidor serial de RS485 Inmediata $823.36

HAND KEY II Handkey II memoria de 512 usuarios Inmediata $17,545.00

EM-801 Expansin de memoria hasta 9,728 usuarios 3 a 5 das $2,739.00

NPA-DMT Software Modulo de relojes para polear, configurar y programar

terminales Inmediata $2,200.00

SCUV3.0 Software Sistema de Control de

Usuarios versin CLIENTE / SERVIDOR n PCS

Inmediata $6,500.00

DESSW Modificaciones a SCU V5.1 para necesidades especficas Por confirmar de acuerdo al

nmero de cambios y complejidad de los mismos.

Por confirmar

INSPRO Instalacin de terminales,

configuracin de software y puesta en marcha, capacitacin

2 a 3 semanas $3,500.00

Subtotal $ 35,607.36 IVA $ 5,341.10

Total $ 4,0948.46



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Equipo Descripcin

Torniquete Catrax Plus

Catrax Plus es la mejor solucin del mercado para el control de acceso. Sus modelos se destacan por la versatilidad, por el diseo atractivo y, principalmente, por la

facilidad de integracin con otros componentes de seguridad, tales como lectores magnticos, biomtricos y de proximidad.

Torniquete Catrax Master

Catrax Master ha sido desarrollada con materiales livianos y dimensiones reducidas, ofreciendo resistencia y economa de espacio. Su diseo moderno aliado a los

opcionales de terminacin posibilitan una vasta gama de configuraciones, personalizando y adecuando el producto al ambiente en que ser instalado.

Torniquete Catrax Clip

Catrax Clip ha sido desarrollada especialmente para atender a los incapacitados fsicos. Posee diseo moderno, dimensiones reducidas, ofrecindole al usuario un

pasaje fcil y rpido. Adems de la ergonoma, practicidad y seguridad, el cuerpo del producto est reforzado para soportar impactos provocados por sillas de ruedas.

MAS INFORMACIN http://www.cicocom.com/Control_Acceso.html

Condiciones comerciales Favor de verificar las condiciones con su ejecutivo de cuenta. Tels. 01 (55) 5559-1478

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