SistemaDeAbastecimientoYLaGestionDeAlmacenes

Sistema de Abastecimientos y la Gestin de Almacenes1. Qu es el Sistema de Abastecimiento?a) Concepto El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos, orientados la gestin eficiente de almacenes y al proceso oportuno de abastecimientos que requieren las entidades del Estado, orientado al racional flujo, de distribucin o suministro, empleo y conservacin de los recursos materiales; as como acciones especializadas para atender las necesidades y requerimiento de las entidades para el normal desenvolvimiento de sus actividades,y asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administracin pblica. Este sistema se instituy a travs del Decreto Ley 22056, en el marco de actividad de la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de Administracin Pblica. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas instancias.Concepto i) Polticas Son decisiones de alto nivel que buscan unificar conductas y orientar procesos hacia el logro de metas y objetivos , a travs de lineamientos que guan las acciones del sistema de abastecimientos y delimitan el grado de discrecionalidad en la toma de decisiones, se puede definir tambin como el conjunto de orientaciones y guas de accin que las autoridades y la alta direccin de cada organismos emite para regular la actuacin directiva de sus funcionarios y las actividades de los servidores en cumplimiento de los fines y objetivos institucionales, por lo tanto las autoridades de las diferentes entidades del sector pblico adoptarn sus decisiones en base a polticas pblicas. Los objetivos, son los aspectos cualitativos que se desea alcanzar e involucran una descripcin de los resultados que se pretenden obtener en un horizonte temporal, cuyo propsito conduce a alcanzar con eficiencia la misin y visin del sistema, Los objetivos estratgicos son los propsitos o fines esenciales que una entidad pretende alcanzar para lograr la misin que se ha propuesto en el marco de su estrategia. Es el conjunto de reglas o lineamientos legales de cumplimiento obligatorio, dictado por autoridad competente que tiene por finalidad establecer el marco normativo del sistema de abastecimientos, con un criterio de valor y cuyo incumplimiento trae aparejado una sancin. Generalmente, impone deberes y confiere derechos. Las atribuciones son el conjunto regulado por normas de actividades procesos y procedimientos asociados al desempeo de funciones de logstica o almacene del estado

CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

ii) Objetivos

iii) Normas

CAP. VII

iv) Atribuciones

CAP. VIII

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v) Procesos tcnicosCAP. I

Planeamiento y programacin ( Plan anual de contrataciones ) Compra y contratacin ( D.Leg.1017,D.S.2008-MEF ) Proceso de almacenamiento o internamiento: Proceso de distribucin: Inventario fsico y control de almacn: Alta y Baja de bienes de consumo de almacn: Registro y control de existencias Control patrimonial (Ley N 29151 y D.S.007-2008-Vivienda ) Recepcin: Verificacin y control de calidad: Internamiento: Registro y control: Custodia: Formulacin del pedido: Autorizacin de despacho: Acondicionamiento de materiales: Control de materiales: Entrega de materiales, etc, etc,

vi) ProcedimientosCAP. II

CAP. III

b)

Principales Procesos Tcnicos de AbastecimientoLos principales procesos tcnicos de abastecimiento son los siguientes: i) Programacin

CAP. IV

CAP. V

Este proceso comprende las siguientes actividades: determinacin de necesidades. consolidacin de necesidades. formulacin del plan anual de contrataciones. ejecucin de la programacin. evaluacin de la programacin. ii) Catalogacin de bienes Este proceso comprende las siguientes actividades: identificacin de bienes no codificados. actualizacin de bienes no codificados. Se cumplen en coordinacin con la Superintendencia Nacional de Bienes iii) Registro y control Este proceso comprende las siguientes actividades: desarrollar estadsticas de la informacin de abastecimiento. elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores. iv) Contrataciones del estado Este procedimiento est regulado por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado D.Leg.1017 y su reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 184-2008-MEF.2

CAP. VII

CAP. VIII

Consideraos que este proceso merece mayor atencin por lo que en el presente documento se profundiza su desarrollo. v) Recuperacin de bienes Este proceso comprende las siguientes actividades: recoleccin o seleccin. reparacin o reconstruccin. utilizacin. vi) Mantenimiento Este proceso tiene por objetivo evitar la paralizacin de los servicios que presta la entidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en ptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la organizacin.

CAP. I

CAP. II

CAP. III

vii) Seguridad Es el proceso mediante el cual se provee de seguridad, previenen, detectan y/o eliminan las situaciones de riesgo que pueden causar dao o prdida a la entidad ,a la informacin o a los medios materiales, bienes muebles e inmuebles, a fin de evitar la paralizacin de los procesos desarrollados por la entidad. viii) Almacenamiento Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa referidas a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado almacn, con fines de custodia. El control de los bienes, tanto muebles como de consumo, que entren y salgan del almacn, debern ser administrados mediante sistema informtico que permita registrar su movimiento a travs de : Las entradas, Se controla a travs del Cardex fsico, indicando el cdigo asignado correspondiente conforme al catlogo de bienes ,nombre del proveedor, nmero de factura, fecha de ingreso, fecha, unidad de medida, cantidad, descripcin puntual del bien, referenciado inicialmente el documento fuente de ingreso. Las salidas, mediante el registro de las solicitudes o pedidos comprobantes de salida de bienes denominado P/C/S y los formatos de salidas provisional de almacn, a travs de guas de remisin, incluyendo los datos de la unidad orgnica solicitante, fecha de solicitud, unidad de medida, cantidad, descripcin puntual de los bienes solicitados, identificndolo inicialmente mediante el cdigo del catlogo de bienes. Adicionalmente, para los bienes muebles clasificados como activos de uso, se deber incluir el nmero de serie del activo y el responsable de su uso Asimismo, deber registrar los movimientos, descargando del sistema de control los bienes entregados y permitiendo la consulta de existencias en forma oportuna e inmediata,CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

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ix)CAP. I

Distribucin

Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa en que se cierra el crculo de almacenes, y permite la satisfaccin de las necesidades del usuario con la entrega de los bienes o servicios solicitados. x) Disposicin final Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativa orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a las diferentes dependencias de la entidad.

CAP. II

c)

Polticas para el sistema de abastecimientos:Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales en la Administracin Pblica a travs de los procesos tcnicos de catalogacin, registro de proveedores, programacin, adquisiciones, almacenamiento y seguridad, distribucin, registro y control, mantenimiento, recuperacin de bienes y disposicin final i) El Almacn debe ser un rea fsica seleccionada bajo criterios y tcnicas adecuadas, destinada a la custodia y conservacin de los bienes que. van a emplearse para la produccin de servicios pblicos o de bienes econmicos. Las actividades que en l se realizan esencialmente son las que corresponden a los procesos tcnicos de Abastecimiento denominados Almacenamiento y Distribucin. ii) En cada organismo pblico, a nivel central, descentralizado o desconcentrado, el rgano de Abastecimiento tendr a su cargo la organizacin e implementacin de uno o ms Almacenes para la custodia temporal de los bienes que adquiere y suministra. iii) Loyaut de Almacn.-, a efecto de planear el croquis o distribucin de los espacios fsicos del almacn. de acuerdo a las posibilidades de cada entidad,o de acuerdo a las caractersticas tcnicas y magnitud de las compras, se establecer reas fsicas de uso especfico para: a. Oficina b. Recepcin y despacho. c. Corredores y pasadizos. d. Zona de almacenaje. e. Vestuarios de personal. f. Servicios higinicos. g. Zonas para ampliaciones. h. reas de estacionamiento exterior. iv) Es responsabilidad del Jefe de Almacn, entre otros; a. Presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a la entidad.

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

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b. c.

v)

Proteger y controlar las existencias en custodia. Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de almacn. d. Efectuar la distribucin de bienes conforme al programa establecido. e. Coordinar la oportuna reposicin del stock. f. Emitir los reportes del movimiento de bienes en Almacn. Son factores a considerar en la seleccin y organizacin del local de almacn los siguientes:

CAP. I

CAP. II

rea requerida, debe permitir que las operaciones que en ella se realicen, se efecten en una rea fsica adecuada, sin que tropiece con inconvenientes por falta de espacio. Se determina en base a la cantidad y volumen de los bienes previstos para adquirir, incluyendo proyecciones de futuras ampliaciones. Seguridad, el lugar geogrfico y el local deben reunir condiciones que eviten el deterioro o merma ocasionado por agentes atmosfricos, as como preservar la integridad humana y fsica ante acciones de terceros o de desastres naturales. Facilidad de recepcin, contemplar la no interferencia con otras actividades que ejecuta la Institucin; debe existir vas de acceso para personas y vehculos para que los proveedores entreguen sin dificultad sus artculos. Caractersticas de materiales, segn la naturaleza de los bienes, se debe tener en consideracin el peligro que pue4an o no ocasionar al personal que labora en el almacn as como a la comunidad, ejemplo, explosivos, productos qumicos, txicos, radioactivos, etc. Facilidad de utilizacin por los usuarios, considerar la cercana y fluidez de trnsito para que el abastecimiento a las unidades usuarias sea en forma econmica, rpida y segura. Tiempo de suministro, considerar la distancia en que se encuentran las unidades usuarias y sus necesidades de reposicin, ejemplo, cuando la atencin de pedidos se tuviera que efectuar el mismo da, el almacn estara ubicado en la misma localidad; si stos tuvieran que atenderse al da siguiente o al tercer da, la localizacin puede hacerse fuera del permetro del lugar en que se encuentran las dependencias usuarias. Centros de abastecimiento, tiene que ver con la fuente de suministro y el tamao del local del almacn; cuando ms alejado est el almacn de las fuentes de suministro, mayor ser su tamao. Vas de comunicacin, se localizar el almacn en lugares en que haya fluido servicio de transporte para el acarreo de bienes y materiales. Infraestructura disponible, considerar reas o edificaciones que por sus caractersticas resulten apropiadas y que adems el costo de acondicionamiento resulte econmico. Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el equipo de seguridad con el mismo cuidado que se da a cualquier otro equipo, sobre todo en los aspectos5

CAP. III

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CAP. V

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CAP. VIII

CAP. I

siguientes: 1) Diseo de protectores y cascos de seguridad. 2) Eleccin de extintores apropiados para combatir el tipo de incendios e instalacin adecuada. Ubicacin de sistemas de rociadores en zonas donde el agua no cause ms dao que el fuego, etc.

CAP. II

d)

ObjetivosLos objetivos del sistema de abastecimientos son: Promover la gestin de almacenes con eficiencia, eficacia y economa. Asegurar el flujo. Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la administracin pblica. Propender la recepcin rpida y oportuna de los pedidos y requerimientos de los bienes y suministros diverso para el desarrollo de las actividades de la entidad y aumento de la precisin Optimizar los recursos y actividades a travs de una buena adquisicin y distribucin bienes Control del inventario y reduccin de los bienes no productivos (bienes obsoletos, deteriorados, etc.) Procesamiento ms rpido y con mayor exactitud los grandes volmenes de bienes y suministros Entrega a tiempo y garanta de mejor nivel de servicio Monitorizacin del almacn y de las actividades, as como el flujo de recursos

CAP. III

CAP. IV

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CAP. V

e)

Marco normativo Sistema de Abastecimientoe.1) Ley de creacin: Decreto Ley N 22056 del 30-12-1977 Instituye a partir del 1 de Enero de 1978 el Sistema de Abastecimiento que conforman como Oficina Central Tcnico Normativa la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de Administracin Pblica, y como rganos de ejecucin, las Oficinas de Abastecimiento de los Ministerios, Organismos cuyo Jefe tiene rango de Ministro, Organismos Pblicos Descentralizados y Concejos Municipales. Resolucin jefatural N 335-90-INAP/DNA Aprueba el Manual de administracin de Almacenes para el sector pblico (Vigente a la fecha). e.2) La Resolucin Jefatural N 118-80-INAP, aprob las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento que fueron las siguientes:

CAP. VII

CAP. VIII

SA.01 Aplicacin de los Criterios de Eficiencia. (Derogada) SA. 02 Integridad de Administracin del Abastecimiento. (Derogada)6

SA. 03 Actualizacin y Utilizacin de Informacin para el Abastecimiento (Derogada) SA.04 Unidad de Adquisiciones de Bienes y Servicios. (Derogada) SA.05 Unidad en el Ingreso Fsico y Custodia temporal de Bienes (Vigente) SA.06 Austeridad del Abastecimiento (Vigente) SA. 07 Verificacin del Estado y Utilizacin de Bienes y Servicios. (Vigente) Ley N 26507 del 19/07/19 Declara en disolucin al Instituto Nacional de Administracin Pblica (INAP), como organismo pblico descentralizado del Poder Ejecutivo dependiente directamente del Presidente de la Repblica. Al entrar en vigencia la Ley N 26850- Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y el Decreto Supremo N 039-98, derogan diversos dispositivos entre ellos el Decreto Supremo N 034-80-VC, el Decreto Supremo. N 065-85-PCM y las Normas Generales de Abastecimiento en lo referente a: SA.01, SA.02, SA.03 y SA.04 contenidas en la Resolucin Jefatural N 118-80-INAP. SA 05. Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes (vigente) Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar fsicamente por el Almacn Central, salvo que por su naturaleza y caractersticas propias, resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se har slo con documentos fuentes (orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacn: NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina as por ser stos de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto. Y se codifican segn los Catlogos Nacionales vigentes, se registran tanto el ingreso como la salida en las tarjetas de control de salidas fsicas o Bind Card y se informa documentadamente en el Cardex Fsico, para que haga lo propio ante la Oficina de Contabilidad en el kardex valorado, a travs del Resumen del Movimiento de Almacn (RJ. N 335-90-INAP/DNA). Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacn con el documento de salida pedido comprobante de salida de almacn PECOSA . Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de los insumos para obras) podrn hacerlo mediante Pedido Interno de Almacn (PIA), que es un documento interno de naturaleza extra-contable, previa su aprobacin y autorizacin por resolucin de Oficina General de Abastecimiento, o la que haga sus veces como es el caso de la Gerencia de Administracin. SA.06 Austeridad del Abastecimiento (vigente) En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro, utilizacin o administracin de bienes y servicios, se aplicarn los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a7

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propuesta de la Oficina de Abastecimiento, en concordancia por la poltica gubernamental. La austeridad no significa dejar de gastar, sino ms bien, hacer un mejor uso de los pocos recursos econmicos o materiales con los que se cuenta o de los que se dispone. La austeridad en el proceso de abastecimiento ha de entenderse como la equilibrada estimacin de necesidades de bienes y servicios, el empleo mesurado de los recursos asignados a la municipalidad y su adecuada combinacin, para obtener ms y mejores resultados en beneficio de la colectividad en general. La austeridad es condicin bsica del abastecimiento. Su aplicacin, observancia y cumplimiento corresponden a todas las dependencias de la entidad pblica, cualquiera sea su denominacin, estructura, ubicacin, directivos, etc. Es competencia de la Oficina de Abastecimiento, de acuerdo a sus funciones y atribuciones, estudiar y proponer a la Gerencia de Administracin y Gerencia Municipal, los criterios y orientaciones para la mejor aplicacin de las medidas de austeridad, sobre bienes y servicios. Entre ellos tenemos los siguientes: la estandarizacin de bienes y servicios: para controlar la excesiva variedad o mixtura de los mismos. la relacin de los bienes y servicios de los que se puede prescindir, por ser mnimo su requerimiento anual. imprimir en los Cuadros de Necesidades, antes de entregarlos a las dependencias de la entidad, la relacin e informacin bsica de los bienes y servicios programables. establecer la cantidad mxima de cada bien o servicio que puede programarse, en funcin a los objetivos y metas, frecuencia de uso, real cantidad de personal que labora, etc. los titulares de las dependencias de la entidad son responsables de supervisar la aplicacin de las medidas de austeridad del abastecimiento, en el mbito de competencia. peridicamente, la Oficina de Abastecimiento conducir y coordinar la evaluacin y resultado de la austeridad del abastecimiento, para proponer su perfeccionamiento. SA. 07 Verificacin del Estado y utilizacin de bienes y servicios (vigente) Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatacin sobre la existencia, estado y condiciones de utilizacin de los bienes y/o servicios que dispone la Municipalidad. e.3) Manual de Administracin de almacenes para el sector pblico nacional Aprobado por Resolucin jefatural N 335-90-INAP/DNA

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a.

Objeto: Establece normas, criterios, procedimientos y responsabilidades para

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la administracin de almacenes en organismos del Sector Pblico Nacional. b. Alcance: La presente norma es de aplicacin por los organismos del Sector Pblico. c. Base Legal: Decreto Legislativo N 534 - Ley del Instituto Nacional de Administracin Pblica. Decreto Ley N 22056, que instituye el Sistema de Abastecimiento. Resolucin Jefatural N 1 18-80-INAPIDNA, que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento. Capacidad econmica de la entidad, a efecto de planear el equipamiento de almacn. i) En el almacn, de acuerdo a las posibilidades de cada entidad se establecer reas fsicas de uso especfico para: a. Oficina b. Recepcin y despacho. c. Corredores y pasadizos. d. Zona de almacenaje. e. Vestuarios de personal. f. Servicios higinicos. g. Zonas para ampliaciones. h. reas de estacionamiento exterior. ii) El almacn contar con muebles y equipos necesarios para efectuar la conservacin, manipulacin, proteccin y control de los bienes en custodia. En la seleccin del mobiliario y equipo se tomar en cuenta: a) Caractersticas de los bienes; a fin de rodearlos de las condiciones que necesitan para su conservacin, de acuerdo con las instrucciones de los fabricantes o tcnicos especializados. b) Naturaleza del trabajo en lo que se refiere a: 1) Necesidad del mobiliario y equipo. 2) Tiempo de duracin del trabajo. 3) Imposibilidad de hacer el trabajo con el equipo existente. 4) Especificaciones tcnicas de los bienes. Factores relacionados con la capacidad del piso, humos, humedad, calor, fro, suciedad, equipo auxiliar, tolerancia,9

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v)10

etc. c) Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el equipo de seguridad con el mismo cuidado que se da a cualquier otro equipo, sobre todo en los aspectos siguientes: 1. Diseo de protectores y cascos de seguridad. 2. Eleccin de extintores apropiados para combatir el tipo de incendios e instalacin adecuada. Ubicacin de sistemas de rociadores en zonas donde el agua no cause ms dao que el fuego. d) Equipo apropiado para el trabajo, las guas para seleccin adecuada de los equipos son las siguientes: 1) Capacidad necesaria. 2) Tamao conveniente. Ajuste a las tareas por realizar. e) Costos de operacin de los equipos, en lo que respecta a mantenimiento, costos de suministro de combustible o electricidad, etc. La distribucin y clasificacin de los espacios en las zonas de almacenaje debe ser cuidadosamente estudiada; poniendo especial atencin en dar a los bienes una clasificacin adecuada que agrupe en secciones o anaqueles correlativos a aquellos que guarden cierta semejanza. Son aspectos a considerar: a. Espacio disponible. b. Cantidad prevista de bienes por almacenar. c. Cantidad de clase de bienes. d. Manipulacin que necesitan. e. Caractersticas que presentan. f. Condiciones ambientales que requieren. g. Caractersticas de mobiliario y equipo necesarios para su conservacin. h. Seguridad que hay que proporcionarles. i. Control que necesitan. j. Frecuencia de demanda de cada tipo de artculos. En Almacenes cuyo tamao no permite una fcil ubicacin del lugar en que se encuentran los bienes, se colocar en una parte visible del mismo, el plano de la distribucin de espacios de la zona de almacenaje. Cada seccin o ambiente tendr un nmero o smbolo que identifique su ubicacin y el material que en ellos se encuentran almacenados. Cada espacio de la zona de almacenaje debe ser acondicionado

con muebles y equipos especficamente para los materiales que en ellos se van a depositar, rodendolos de las caractersticas especiales que dichos materiales necesitan para su conservacin, de acuerdo con las instrucciones del fabricante o de tcnicos especializados. vi) Los bienes permanecen en almacn en forma temporal, aquellos que se encuentren almacenados por un periodo superior a los 12 meses y que definitivamente no van a ser utilizados por la entidad, deben ser transferidos para satisfacer necesidades de otros organismos del Sector Pblico. vii) Cada organismo, de acuerdo a sus posibilidades, cuidar de contratar una cobertura de seguro que comprenda a la infraestructura de Almacn y a los bienes almacenados

CAP. I

CAP. II

2.

Procesos y Procedimientos de Almacena. b. c. d. f. a. Proceso de almacenamiento: Proceso de distribucin: Inventario fsico de almacn: Baja de bienes de almacn: Registro y control de existencias: Proceso de Almacenamiento: El almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento, las actividades concernientes a ste proceso estn referidas a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado con fines de custodia como va para trasladados fsicamente (temporal o definitivo) a quienes los necesitan. Consta de las fases siguientes: recepcin, verificacin y control de calidad, internamiento, registro y control y custodia. 1. Recepcin: a) Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del momento que los bienes han llegado al local del almacn y termina con la ubicacin de los mismos en el lugar designado para efectuar la verificacin y control de calidad. b) La recepcin se efecta teniendo a la vista los documentos de recibo (Orden de Compra o Gua de Remisin u otro documento anlogo). c) Las operaciones concernientes a la recepcin se ejecutarn de acuerdo a lo siguiente: 1) Examinar en presencia de persona responsable de la entrega; los registros, sellos, envolturas, embalajes, etc., a fin de informar sobre cualquier anormalidad. 2) Contar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionado y asegurarse de anotar las discrepancias encontradas en los11

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CAP. I

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2.

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CAP. VIII

documentos de recibo. 3) Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las guas y en el exterior del mismo bulto. Esta accin no ser necesaria cuando el nmero y caractersticas de los bienes recepcionados permitan efectuar una verificacin cuantitativa sin problema alguno. 4) Anotar en la documentacin de recibo: Nombre de la persona que hace la entrega. Nombre de la persona que recibe la mercadera. Nmero de placa del vehculo utilizado en el transporte (cuando sea pertinente) Fecha y hora de recepcin. Verificacin y control de calidad: Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser ejecutadas en un lugar determinado independiente de la zona de almacenaje, comprende las acciones siguientes: a) Retirar los bienes de los embalajes. b) Una vez abiertos los bultos se proceder a revisar y verificar su contenido en forma cuantitativa y cualitativa. c) La verificacin cuantitativa se efectuar para comprobar que las cantidades recibidas sean iguales a las que se consignan en la documentacin de recibo. Incluye las comprobaciones dimensionales de identificacin, como longitud, capacidad, volumen, peso, gravedad, presin, temperatura, etc. d) La verificacin cualitativa, denominada control de calidad, se realizar para verificar que las caractersticas y propiedades de los bienes recepcionados estn de acuerdo con las especificaciones tcnicas solicitadas. e) La verificacin y control de calidad se efecta en presencia de la persona que hace la entrega, cuando la cantidad y las caractersticas de los bienes permitan realizar la verificacin cuantitativa y cualitativa en el momento de la recepcin. f) Si por el nmero y caractersticas de los bienes recepcionados fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificacin y control de calidad, el Jefe de Almacn suscribir la gua respectiva dando conformidad slo por el nmero de bultos recibidos y el peso bruto respectivo. g) Tratndose de bienes que por sus caractersticas ameritan ser sometidos a pruebas de conformidad, las pruebas o exmenes sern encargadas por el Jefe del rgano de Abastecimiento a especialistas o entes especializados del mismo organismo u otros del Sector Pblico y excepcionalmente a las del Sector Privado.

12

h)

3.

4.

5.

La conformidad de la recepcin ser suscrita por el responsable del almacn en el rubro respectivo de la Orden de Compra o Gua respectiva. Se sustenta en la verificacin que ste realice o con el informe favorable de las pruebas de conformidad a que se refiere el literal anterior. Internamiento: Comprende acciones para la ubicacin de los bienes en los lugares previamente asignados. Se ejecutarn las labores siguientes: a) Agrupar los bienes segn su tipo, perodo de vencimiento, dimensin, etc. b) Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona de almacenaje. Se har de tal manera que su identificacin sea gil y oportuna. c) Se evitar dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de almacenaje distinto. d) En casos que los espacios disponibles, resulten reducidos, se proceder a internar el ntegro del grupo en zonas previstas para las ampliaciones. e) Si el Almacn de abastecimiento no cuenta con los equipos o ambientes especiales para la conservacin de determinados bienes, stos se internarn a travs de otros rganos u organismos que cuenten con ellos. La responsabilidad de la custodia corresponde a estos ltimos. El Jefe de Almacn efecta la constatacin del ingreso y da conformidad al mismo. Registro y control: a) Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se proceder a registrar su ingreso en la Tarjeta de Control Visible, la misma que ser colocada junto al grupo de bienes registrado. Para aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos a la compra, se proceder previamente a formular la correspondiente Nota de Entrada a Almacn. b) Copia del documento de ingreso (Orden de Compra-Gua de Internamiento o Nota J de Entrada a Almacn), ser remitida al rea respectiva para efecto del registro de ingreso en la Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacn. c) Los bienes que se incorporan al Patrimonio Mobiliario Institucional se codifican conforme el procedimiento establecido en el Manual de Codificacin del Patrimonio Mobiliario del Sector Pblico, aprobado con Resolucin Jefatural N 126-89INAPIDNA. Custodia: Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad que los bienes almacenados conserven las mismas caractersticas fsicas y numricas en que fueron recibidas. Las acciones concernientes a la13

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CAP. V

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custodia son las siguientes: a) Proteccin a los materiales, est referida a los tratamientos especficos que son necesarios a cada artculo almacenado, a fin de protegerlos de elementos naturales como la humedad, luz, lluvia, temperatura, etc. Las tcnicas por aplicar sern las estipuladas en normas tcnicas, manual del fabricante u otros textos especializados. b) Proteccin del local de almacn, a las reas fsicas destinadas a servir de almacn se les debe rodear de medios necesarios para proteger a las personas, el material almacenado, mobiliario, equipos y las instalaciones mismas, de riesgos internos y externos. Para el efecto se tomarn medidas a fin de evitar: Robos o sustracciones. Acciones de sabotaje. Incendios. Inundaciones, etc. c) Proteccin al personal de almacn, se debe contemplar todos los aspectos de proteccin al personal por los daos que puedan causar a su integridad fsica, con tal fin se les dotar de los equipos e implementos necesarios para la adecuada manipulacin de materiales. Asimismo, se disearn planes de seguridad que contemplarn programas de evacuacin para casos de siniestros (incendios, terremotos, inundaciones) y de entrenamiento en el manejo de equipos de manipulacin de materiales de seguridad. b. Proceso de Distribucion: Proceso tcnico de Abastecimiento que consiste en un conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativa, referida a la directa satisfaccin de necesidades. Incluye las operaciones de traslado interno. Consta de las fases siguientes: formulacin de pedido, autorizacin de despacho, acondicionamiento de materiales, control de materiales y entrega al usuario. b.1) Formulacin del pedido: a) Se emplea (utiliza) el formulario Pedido-Comprobante de Salida; b) Se formulan en base a los respectivos Cuadros de Necesidades debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la entidad y disponibilidad de bienes en Almacn. c) El rgano de Abastecimiento establecer un calendario para la presentacin de pedidos de aquellas dependencias cuyo consumo de bienes sea constante. d) Los pedidos de bienes que no son de consumo regular, sern presentados de acuerdo al periodo consignado en el correspondiente Cuadro de Necesidades.14

CAP. VII

CAP. VIII

La formulacin del Pedido Comprobante de Salida corresponde a la unidad usuaria, y la autorizacin para la atencin, al Jefe del rgano de Abastecimiento. f) Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la atencin de los pedidos a un grupo de bienes, el rgano de Abastecimiento puede asumir la formulacin del Pedido Comprobante Salida. g) Una vez suscritos por el Jefe de la dependencia solicitante, los Pedidos-Comprobante de Salida sern remitidos al Director o Jefe de Abastecimiento para recabar la respectiva autorizacin de despacho. b.2) Autorizacin de despacho: a) La autorizacin se otorgar para aquellos bienes que figuran en el respectivo Cuadro de Necesidades. b) Se autorizar pedidos no programados slo en el caso que se deriven de situaciones de emergencia calificados por el Director General de Administracin o quien hace sus veces en la entidad; y se atender con cargo a los stock de seguridad. c) Esta fase comprende lo siguiente: Numeracin y registro del Pedido Comprobante de Salida. Aprobacin del Director o Jefe de Abastecimiento. Valorizacin del Pedido Comprobante de Salida; Registro de las salidas autorizadas de bienes en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn. b.3) Acondicionamiento de materiales: a) El responsable del Almacn dirigir los Pedidos Comprobantes de Salida aprobados y dispondr el acondicionamiento de los bienes para su entrega. b) Retirar los bienes de su ubicacin y colocarlos en el lugar destinado para el despacho. c) En el caso de distribucin con destino a localidades fuera del permetro de la ciudad, ser necesario determinar el tipo de embalaje a utilizar, para lo cual se tomar en cuenta los factores siguientes: Destino de la carga. Transbordos a que se someter la carga durante la travesa. Caractersticas fsicas del material a embalarse. Peso y volumen de la carga. Otras consideraciones del fabricante o de especialistas.

e)

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CAP. II

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

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CAP. II

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

El acondicionamiento o embalaje de los artculos por distribuir debe realizarse en forma tal que se evite: Despostillados, roturas o aplastamientos. Daos por manchas con grasa u otro agente nocivo. Deterioro en el acabado. Daos por causas climatolgicas. Prdida total, parcial o extravo. e) En el caso de bienes embalados se proceder al marcado, sellado y numerado, adems de otras seales indicadoras en los bultos. b.4) Control de materiales: a) En cada Almacn se establecer un control de salida de materiales, el que ser encargado al personal de Seguridad o Vigilancia o a una persona que para tal funcin se designe. b) El encargado del acarreo o transporte de los bienes, presentar al salir del Almacn, el Pedido-Comprobante de Salida a la persona encargada del control de salida de materiales, quien verificar si el contenido de los bultos concuerda con el documento y retendr una copia del mismo, la que ser entregada al rea responsable del control de stock. c) Cuando el material es remitido a lugares fuera de la entidad utilizando medios de transporte, el transportista presentar en los puestos de vigilancia de la entidad, copia del PedidoComprobante de Salida respectivo. El personal de vigilancia efectuar las constataciones que en ejercicio de sus funciones deba realizar. 5) Entrega de materiales: a) En el momento de hacer la entrega de materiales, se cuidar que la persona que realiza la recepcin lo haga en forma serena y consciente. b) Ser precaucin del responsable del Almacn que la dependencia de destino devuelva el Pedido Comprobante de Salida con la conformidad respectiva y en forma oportuna. c) Es funcin inherente al Almacn que los bienes a despachar fuera del permetro de la ciudad, estn amparados por una cobertura de seguro. c. Inventario Fisico de Almacen: Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o presencia real .de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservacin o deterioro y condiciones de seguridad. c.1) Tipos de Inventario:

d)

CAP. VIII

16

Inventario masivo.- Incluye a todos los bienes almacenados. Forma parte del Inventario Fsico General que comprende la verificacin fsica de bienes en uso y de almacn. Se efecta cerrando las operaciones del almacn por uno o varios das, como mnimo una vez por ao; requiere de un apropiado programa y sirve de sustento de los estados financieros de la entidad. b) Inventario selectivo.- Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza peridicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantienen al da, completos y exactos; y verificar que las existencias fsicas concuerden con los registros de las Tarjetas de Control Visible de Almacn y las Tarjetas de Existencias Valoradas correspondientes. Se realiza sin paralizar las actividades de almacn, slo se efecta el bloqueo temporal de la documentacin y el despacho del grupo de bienes objeto de inventario por el plazo que se estime dure el mismo. c.2) Preparacin del Inventario: Corresponde al rgano de Abastecimiento precisar instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades a efecto de realizar la verificacin de bienes de almacn. Son condiciones previas al Inventario, las siguientes: a) Ordenamiento del Almacn, el principio del buen ordenamiento debe mantenerse en los almacenes en todo momento, sin embargo se hace ms necesario cuando se trata de realizar Inventarios. b) Documentacin, es imprescindible preparar la documentacin para la toma de Inventario. Son cuatro los aspectos a considerar: Las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn y las Tarjetas de Control Visible de Almacn deben estar al da. Bloqueo del internamiento de bienes recepcionados durante el perodo de inventario. Estos quedarn temporalmente en la Zona de Recepcin y sern internados una vez concluido el Inventario. Despacho de materiales y equipos correspondiente a Pedidos Comprobantes de Salida pendientes de atencin. Los bienes de pedidos no reclamados permanecen en la Zona de Despacho. Suspender la recepcin de pedidos por un perodo prudencial antes del inicio del inventario. c) Equipo de verificadores (Comisin de Inventario): Cuando se trate del Inventario Fsico General, la verificacin fsica ser realizada por la Comisin a que se refiere el numeral 4, Rubro III de la Norma General de Abaste17

a)

CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

cimiento SA. 07 - Verificacin del estado y utilizacin de bienes y servicios. Si se trata del Inventario de Existencias Fsicas de Almacn, el Jefe de Abastecimiento designa la Comisin de Verificacin, la que en ningn caso ser integrada con personal de almacn, stos ltimos slo intervendrn para indicar el lugar en que se encuentran ubicados los bienes. d) Medios o Instrumentos: El Equipo de Verificadores ser dotado de medios adecuados como Catlogos, winchas, calibradores, metros, balanzas, etc., que les permitir certificar las medidas, denominaciones, pesos, cdigos, etc., de cada uno de los bienes que se est verificando. c.3) Formas de efectuar el Inventario: Al barrer.- El Equipo de Verificadores procede a efectuar el Inventario empezando por un punto determinado del almacn, continuando el control de todos los bienes almacenados, sin excepcin alguna. Esta modalidad se utilizar para efectuar el Inventario Masivo de Almacn. Por seleccin.- Consiste en constatar la veracidad de las existencias del grupo de bienes sobre los cuales se tiene inters, sin importar su ubicacin. Esta forma se utiliza para realizar inventarios de tipo selectivo. c.4) Sobrantes de Inventario. Si en el proceso de verificacin se establece bienes sobrantes, se proceder en la forma siguiente: a. Determinar su origen, principalmente entre las siguientes causas: Documentos-fuente no registrados en las Tarjetas de Existencia Valoradas de Almacn. Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo Pedido Comprobante de salida. Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante. b. En el caso que el origen de los sobrantes de almacn se deba a las dos primeras causas indicadas en el literal anterior, stos se incorporan en los registros de existencias formulando la respectiva Nota de Entrada a Almacn (como Alta de Bienes, por concepto de Sobrante de Inventario). c. Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en el bien similar entregado. En este caso se proceder a realizar ajustes a la respectiva Tarjeta de Existencia Valorada de Almacn, anulando18

la salida del bien sobrante, la misma que ser sustentada con el informe de la Comisin de Verificacin, previo inicio de la determinacin de responsabilidad. Asimismo se registrar la salida del bien faltante. c.5) Faltantes de Almacn. En el caso que como consecuencia de la conciliacin entre los registros de existencias y el inventario fsico realizado, se determinen bienes faltantes, la Comisin de Verificacin actuar en la forma siguiente: a. Faltante por robo o sustraccin.- Organizar un expediente de las investigaciones realizadas acompaadas de la denuncia policial correspondiente. b. Faltante por merma.- Tratndose de bienes slidos o lquidos que por su naturaleza se volatilizan, ser aceptada siempre y cuando est dentro de la tolerancia establecida en la norma tcnica respectiva. Cuando la merma ocurra por accin de animales depredadores, la Comisin de Verificacin evaluar e informar sobre si la merma se debe estrictamente a esa causa. c. Faltantes por negligencia.- El Jefe de Almacn y el servidor o servidores a cargo de la custodia, son responsables tanto pecuniaria como administrativa mente de la prdida. d. Baja de Bienes de Almacen: d.1) Se dar de baja a los bienes que como resultado del Inventario Fsico General estn considerados para tal proceso. d.2) Son objeto de baja: a. Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado de inutilidad. b. La merma producida en las existencias por efecto de volatilizacin o por accin de animales depredadores. c. Los bienes perdidos por robo o sustraccin, y d. Bienes que por vencimiento o su estado de descomposicin no son recomendables para consumo. 3) De acuerdo a lo establecido en el Art. 4, inciso b, del Decreto Ley N 22867, la baja ser aprobada mediante Resolucin por el Director General de Administracin o funcionario equivalente en la entidad y se sustenta en la forma siguiente: a. Para los casos 2a y 2b, con el Informe Tcnico en el que se califica su estado de inutilidad. b. En el caso 2c, con el Informe de la Comisin de Inventario, el expediente de las investigaciones realizadas y la denuncia policial correspondiente. c. Para el caso 2d, con el Informe Sanitario respectivo y el Informe de Control Interno sobre deslinde de responsabilidad.19

CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

4)CAP. I

5)

Resuelta la baja, se registra, informa y sustenta su salida con la Resolucin respectiva. Para efecto de la enajenacin de bienes dados de baja, se proceder conforme al procedimiento establecido en el Decreto Supremo N 025-78-VC.- Reglamento de Administracin de la Propiedad Fiscal.

e.CAP. II

Reposicin de Stock: Comprende un conjunto de acciones de naturaleza tcnico-administrativas, inherentes a la funcin de almacn, que tienen por finalidad el mantener la continuidad del abastecimiento, reemplazando las existencias distribuidas, a fin que se encuentren disponibles en cualquier momento y asegurar as que lleguen a los usuarios en la oportunidad conveniente. e.1) Variables utilizadas: a) Nivel mximo de stock.- Cantidad de cada tipo de bien que se estima es sl1ficiente para atender en condiciones normales y por un perodo determinado, las necesidades de la entidad. b) Stock mnimo o de seguridad.- Cantidad de cada tipo de bien que se requiere para continuar el abastecimiento, durante el tiempo que demore el trmite de reposicin de stock. c) Punto de pedido.- Es el momento ideal para iniciar las acciones conducentes a la reposicin de existencias, a fin de evitar el consumo total del stock mnimo o de seguridad. e.2) Cuantificacin de las variables: El Jefe de Almacn coordinar con el rea encargada de la Programacin del Abastecimiento para cuantificar las variables que permitirn establecer los puntos de pedido para cada tipo de bien. La determinacin de cada una de ellas se efecta en la forma siguiente: a. La magnitud del nivel mximo de stock, est dada por la cantidad de un tipo de bien que necesita para atender las necesidades de todas las dependencias de una entidad, en un perodo trimestral, semestral o anual. Si las necesidades son mayores a la capacidad del almacenamiento, puede considerarse excepcionalmente cantidades para perodos bimensuales o mensuales, segn convenga. Se utiliza como documentos-fuente los Cuadros de Necesidades. b. El stock mnimo o de seguridad se determina empleando la siguiente frmula:STOCK = Q x T2 mnimo T1

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

Donde: Q = nivel mximo de stock. T1 = tiempo que se estima se consumir totalmente Q. T2 = tiempo que se considera se demora el trmite de reposicin de stock.

20

e.3) Formulacin del requerimiento de renovacin de stock: El trmite de reposicin de stock se inicia (Punto de Pedido) cuando las existencias desciendan al nivel en que se empieza a consumir el stock mnimo o de seguridad. Para tal efecto, el jefe de Almacn proceder a: a. Formular el proyecto del Cuadro de Adquisicin por los bienes que a la fecha debe iniciarse el trmite de reposicin de stock. b. Remitir el proyecto del Cuadro de Adquisicin al rea responsable de la Programacin del Abastecimiento, a fin de que se proceda a la adquisicin inmediata. c. Coordinar con el rea a cargo de la Programacin del Abastecimiento, a fin de racionar la distribucin hasta que se efecte la respectiva reposicin de existencias. f. Registro y Control de Existencias: Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se consignan datos sobre ingresos y salidas de bienes del local de almacn y cantidades disponibles para distribuir. Segn las posibilidades de cada entidad, los registros y reportes se elaboran en forma manual o mediante procesos automticos de datos; en el primer caso se emplear tarjetas y formularios y en el segundo se utilizar el diseo de los mismos. El registro y control de existencias se realiza en los documentos siguientes: Tarjeta de Control Visible de Almacn Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacn Resumen del Movimiento de Almacn. Los documentos-fuente para efectuar los registros son: Orden de Compra-Gua de Internamiento Nota de Entrada a Almacn. Pedido-Comprobante de Salida f.1) Tarjeta de Control Visible de Almacn: a. Finalidad.- Controlar en unidades fsicas, el movimiento y saldo de cada bien almacenado. Es de uso exclusivo del Almacenero y permanece junto al grupo de bienes en ella registrado. b. Descripcin.- El formulario a emplear es el SA. RIC.06, que consta de las especificaciones siguientes: Encabezamiento: Nombre del formulario: Control Visible de Almacn. Nmero de Tarjeta: Se enumera correlativamente las tarjetas empleadas en el registro de un mismo tipo de bien.21

CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

Artculo: Denominacin y caractersticas del bien almacenado (una tarjeta por cada tipo de bien). Cdigo: Segn Catlogo Nacional de Bienes. Unidad de Medida: Trmino usado para contar, medir o pesar los bienes almacenados. Cuerpo: Columna 1 - Fecha: La correspondiente al da, mes y ao del movimiento. Columna 2 - Comprobante: Denominacin y nmero del documento-fuente que da origen al movimiento. Columna 3 - Movimientos (unidades fsicas), dividida en tres (3) sub-columnas. 3A - Entrada: cantidad de bienes ingresados. 3B - Salida: Cantidad de bienes egresados. 3C - Saldo: Diferencia de las sub-columnas (3A) y (3B). f.2) Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn: a. Finalidad.- Suministrar informacin sobre el movimiento de entradas y salidas de bienes en almacn, as como determinar existencias en cantidades totales y unitarias debidamente valorizadas. El registro en este documento debe ser permanente y estar a cargo del rgano de Abastecimiento en un rea distinta a la de Almacn. b. Descripcin.- El formulario a utilizar es el SA. RIC-07, cuyas especificaciones son las siguientes: Encabezamiento: Nombre del formulario: Existencias Valoradas de Almacn. Tarjeta N: Se enumera correlativamente las tarjetas empleadas en el registro de un mismo tipo de bien. Cuerpo: Columna 1: Fecha: La que corresponde al da, mes y ao del movimiento de cada uno de los bienes. Columna 2: Comprobante: Dividida en dos sub-columnas: 2A- Clase de documentos que ampare el movimiento de bienes en Almacn. 2B - N: El correspondiente al documento de entrada o salida. Columna 3: cantidades: Dividida en tres (3) sub-columnas: 3A - Entrada: cantidad de bienes ingresados. 3B - Salida: Cantidad de bienes egresados.22

3C - Saldo: Diferencia de las sub-columnas (3A) Entrada y (3B) Salida. Columna 4: Precio unitario: Valor de cada artculo ingresado o egresado. Columna 5: Costo Promedio: Esta columna se utilizar al aplicarse el Mtodo de Valuacin (Costo Promedio) resultante de aplicar la frmula siguiente:Costo Promedio = Saldo Monetario (Columna 6C) Saldo Fsico (Columna 3C)

CAP. I

CAP. II

Columna 6: Importes: Dividida en tres sub-columnas 6A - Entrada: Valor en moneda nacional de los bienes ingresados 6B - Salida: Valor en moneda nacional de los bienes egresados. 6C - Saldo: Diferencia de las sub-columnas (6A) Entrada y (6B) Salida. Base (de izquierda a derecha): Artculo: nombre de cada tipo de bien Unidad: Nombre de cada tipo de bien. Cdigo; El que corresponde al bien de acuerdo con el Catlogo Nacional de Bienes. c. Utilizacin.- Las tarjetas se mantendrn en ficheros, denominados Krdex. Sern agrupadas y clasificadas de acuerdo con las Clases de los Grupos Genricos del Catlogo Nacional aprobado con Resolucin Directoral N 001-89-INAPIDNA (dejada sin efecto por Resolucin Directoral N 002-93-INAPIDNA, del 22-DIC-93, que ampla, modifica y elimina algunos item del vigente Catlogo Nacional de Bienes). Cada grupo de tarjetas ser diferenciado colocando el cdigo de la clase respectiva en una pestaa adhesiva en la parte superior de la tarjeta que seala la separacin de una y otra clase de bienes. Dentro de cada clase, las tarjetas se ordenarn alfabticamente conforme al orden asignado en el Catlogo Nacional de Bienes. f.3) Resumen Interno del Movimiento de Almacn: a. Finalidad: Resumir el resultado de las operaciones de entradas y salidas de bienes del Almacn. Este documento ser elaborado mensualmente y servir para conciliar los saldos con los que contenga las notas de contabilidad tanto de entradas de bienes como de las salidas de bienes elaborado por la Oficina de Contabilidad.

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

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b.CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

Descripcin.- El formulario a utilizar es el SA. RIC.08 - Parte del Movimiento de Almacn, que consta de las especificaciones siguientes: Encabezamiento: Nombre del organismo: El que corresponda a la entidad a la que pertenece la dependencia que est llenando el formato. Nombre del formulario: Resumen del Movimiento de Almacn. Nmero: El asignado al formulario en forma correlativa. Da, mes y ao: Fecha que corresponde al perodo a que se refieren las operaciones. Cuerpo: Columna 1: Grupos Genricos del Catlogo Nacional de Bienes, dividida en dos (2) sub-columnas: 1A - Cdigo: El que corresponde segn Catlogo Nacional de Bienes. 1B - Denominacin: La que corresponde al Cdigo asignado. Columna 2: Saldo anterior.- Considerar los datos de la columna 4 Saldos del Da indicados en el parte anterior. Columna 3: Movimientos.- Registra las entradas y salidas por cada Grupo Genrico de Bienes, dividida en dos sub-columnas: 3A- Entradas: Indica al importe en moneda nacional de los ingresos de bienes en el grupo respectivo. 3B - Salidas: Indica el importe en moneda nacional de las salidas de bienes en el grupo respectivo. Columna 4: Saldo del Da.- Resulta de agregar a la columna 2, las entradas (3A) y deducir las salidas (3B). Recuadro inferior izquierdo.- Documentos sustentatorios: Se consigna la numeracin de los documentos-fuente considerados en la informacin, dividida en dos (2) secciones: Seccin 1 - De Entrada.- Se anotan los nmeros de las rdenes de Compra y/o Nota de Entrada expedidas; as como los documentos anulados. Seccin 2 - De Salida.- Se anotan los nmeros de los PedidosComprobantes de Salida expedidos as como los anulados. Base: Para consignar las firmas de las personas autorizadas de la elaboracin y revisin del documento (Jefe de Almacn y Director o Jefe de Abastecimiento).

24

Nmero de copias y su distribucin: Original: Archivo de Almacn Copia: Para remitir a Contabilidad junto con los documentos sustentatorios. f.4) Nota de Entrada a Almacn: a. Finalidad.- Sirve de documento-fuente y se utiliza para informar sobre ingresos de bienes al Almacn, por conceptos distintos al de adquisicin con Orden de Compra. b. Descripcin.- El formulario a emplear es el SA. ALM.01, que consta de las especificaciones siguientes: Encabezamiento: Nombre del organismo: El que corresponda a la entidad a la que pertenece el documento que se est elaborando. Nombre del Formulario: Nota de Entrada a Almacn Con destino a: Para el caso que el bien tenga un bien especfico. Referencia: Describir la clase de documento y su numeracin, que ha dado origen al ingreso de los bienes. Recuadro Derecho: Nmero: El asignado al documento en forma correlativa Da, mes y ao: Indicar la fecha de formulacin del documento. Cuerpo: Dividido en dos (2) partes; superior e inferior: Parte Superior: Columna 1 - Artculos.- Dividida en cuatro (4) sub-columnas: 1A cdigo: El que corresponde segn Catlogo Nacional. 1B Cantidad: Nmero de bienes recibidos. 1C Descripcin: Nombre y caractersticas de cada tipo de bien recibido. 1D Unidad de medida: Trmino usado para contar, medir, o pesar los bienes recibidos Columna 2 - Valores.- Dividida en dos (2) sub-columnas: 2A Unitario: Valor estimado o consignado en la documentacin de la referencia. 2B Total: Producto de multiplicar la sub-columna (1B) Cantidad. por la sub-columna (2A) Valor Unitario. Parte Inferior: Cuentas del Mayor.- Anotar en cada recuadro el cdigo de la Cuenta Principal, Divisionaria o Sub divisionaria, as como los respectivos importes en moneda nacional.25

c.

CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

Base.- Para consignar las firmas del Director de Abastecimiento y del Jefe de Almacn. c. Utilizacin.- Este formulario es de utilizacin compartida por las Oficinas de Abastecimiento y Contabilidad. A la Oficina de Abastecimiento le compete consignar los datos siguientes: Encabezamiento, Columna 1 - Artculos y, Columna 2 - Valores. A la Oficina de Contabilidad le corresponde llenar los recuadros correspondientes a Cuentas del Mayor. d. Nmero de copias y su distribucin: 1era. copia: Archivo de Almacn. 2da. copia: Registro y Control de Existencias 3era. copia: Registro y Control del Patrimonio Mobiliario (slo en el caso de ingreso de bienes patrimoniales). f.5) Pedido-Comprobante de Salida: a. Finalidad.- Servir de documento-fuente, en l se efecta el pedido, se autoriza y registra la salida de bienes de Almacn. b. Descripcin.- El formulario a utilizar es el SA. DST-Ol, que consta de las especificaciones siguientes: Encabezamiento: Nombre del organismo - Nombre del Formulario: PedidoComprobante de Salida. Cuerpo: Parte Superior (Izquierda): Dependencia Solicitante: Indicar el nombre de la entidad orgnica que efecta el pedido. Solicito entregar a: Nombre del funcionario o servidor que recibir los bienes solicitados. En ningn caso suscribir el recib conforme otra persona distinta a la sealada en el presente rubro. Con destino a: Consignar el lugar u oficina donde van a ser utilizados los bienes. Parte Superior (derecha): Lugar y Fecha: Localidad de la dependencia y fecha de formulacin del documento. Nmero: Es el nmero correlativo correspondiente a cada Pedido Comprobante de Salida. Cdigo de la Dependencia: Asignado a cada unidad orgnica por la Oficina de Racionalizacin de cada entidad. Parte izquierda del cuerpo: Columna 1 - Renglones.- Aparecen impresos los nmeros de cada uno de los renglones en forma sucesiva. Columna 2 - Artculos Solicitados.- Indicar la cantidad y caractersticas de los bienes solicitados. Se divide en tres (3) subcolumnas:26

c.

2A Cantidad: nmero de bienes solicitados 2B Unidad de Medida: trmino usado para contar, medir o pesar los bienes. 2C Descripcin: Nombre o denominacin de los bienes solicitados. Parte derecha del cuerpo: Columna 3 - Orden de Despacho.- Para indicar la cantidad que el Director o Jefe de Abastecimiento autoriza entregar. Se divide en tres (3) sub-columnas: 3A Cdigo: El que corresponde segn Catlogo Nacional 3B Cantidad: Nmero de bienes que se autoriza despachar. 3C Valores: Unitario y Total por cada tipo de bien. Los Valores Unitarios se extraen de las respectivas Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn. Columna 4 - Cdigo Patrimonial.- Utilizar slo en el caso de entregas de bienes que constituyen el patrimonio de la entidad. Anotar el nmero o cdigo patrimonial asignado al bien conforme a la Resolucin Jefatural N 1 26-89-INAP/DNA. Base: Cuentas del Mayor.- Anotar en cada recuadro el cdigo de la Cuenta Principal, Divisionaria o Sub divisionaria, as como los importes en moneda nacional. Recuadro.- Formulario utilizado hasta el rengln N ... inclusive. Para indicar en letras, el nmero del ltimo rengln utilizado en el formulario. Fecha de recepcin.- Fecha en la que se efecta la entrega. A rengln seguido deben firmar las siguientes personas: 1. Solicitante: Jefe de la dependencia que solicita. 2. Director o Jefe de Abastecimiento. 3. Jefe de Almacn. 4. Recib conforme: Persona que recepciona los bienes solicitados (debidamente autorizado por el Jefe de la dependencia solicitante). Utilizacin.- Este formulario es de utilizacin compartida por las dependencias solicitantes, Abastecimiento y Contabilidad. A la dependencia solicitante le corresponde consignar los datos de: Parte Superior (izquierda) Columna 1 - Renglones Columna 2 - Artculos solicitados Recuadro - Formulario solicitado hasta el rengln No ... inclusive

CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

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CAP. I

CAP. II

d.

CAP. III

Fecha de recepcin Al rgano de Abastecimiento le compete anotar: Cdigo de la dependencia. Nmero del Pedido Comprobante de Salida. Columna 3 - Orden de Despacho. Columna 4 - Cdigo Patrimonial. Para Contabilidad estn reservados los recuadros de Cuentas del Mayor. Nmero de copias y su distribucin: Original: Para remitir a Contabilidad 1era. Copia: Archivo de Almacn 2da. Copia: Registro y Control de Existencias. 3era. Copia: Registro de Control de Patrimonio Mobiliario (slo en el caso de salida de bienes patrimoniales). 4ta. Copia: Dependencia solicitante.

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

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CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

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3.CAP. I

El Sistema Nacional de Abastecimientos en Diagramasa. Aspectos generales

ConceptoCAP. II

Es el conjunto de normas, tcnicas, mtodos, procedimientos, dispositivos legales e instituciones que regulan el proceso de abastecimientos o logstica comprendiendo la adquisicin, administracin y distribucin de bienes, servicios, as como el control patrimonial y estn orientados a la solucin global de la administracin de bienes y servicios.

ObjetivosCAP. III

Regular la determinaciones relacionadas con la adquisicin, administracin y distribucin de bienes, servicios y suministros en estado ptimo garantizado y eficaz para ser empleados en la produccin de servicios pblicos que debe brindar la entidad, as como en el apoyo logstico a la ejecucin de obras.

FinesCAP. IV

Contribuyen al empleo racional y eficiente de los bienes y suministros que requieren las entidades con la finalidad de evitar paralizaciones a falta de ellos. Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en los organismos que conforman la administracin pblica. Se orientan a proporcionan los elementos materiales (bienes) y servicios y actividades complementarias en forma oportuna para ser empleados en las actividades gubernamentales para el cumplimiento de sus fines bsicamente sus funciones se resumen a las siguientes actividades: recibir los bienes, los clasifica, los almacena, los ubica, los mantiene y los cuida, los entrega con autorizacin y solicita su reposicin. Programar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las actividades del Sistema de Abastecimiento y administrar los recursos materiales y los servicios de mantenimiento de la municipalidad. a. Adquirir, almacenar y distribuir los recursos materiales y de servicio que requieran los rganos de la Municipalidad. b. Efectuar el control de los activos fijos y de las adquisiciones realizadas por la municipalidad. c. Organizar, actualizar, valorar y controlar el Inventario de Bienes Muebles de la Municipalidad. d. Programar, organizar, dirigir, controlar y evaluar el mantenimiento de las Unidades Motorizadas, as como la prestacin de Servicios auxiliares. e. Obtener los bienes y servicios que requieran los rganos de la Municipalidad, cumpliendo con las disposiciones y requisitos establecidos. f. Disponer el mantenimiento y reparacin oportuna de las maquinarias, vehculos y equipo de propiedad municipal. g. Brindar el apoyo adecuado y oportuno de las diferentes unidades en materia de su competencia.

El sistema de AbastecimientoCAP. V

Funciones generales

CAP. VII

CAP. VIII

rgano Rector

Tuvo como rgano rector a la Direccin Nacional de Abastecimiento del fenecido Instituto Nacional de Administracin Pblica. ... va

30

... viene El rea de Bienes o Abast. y Ctrol. Patrim.CAP. I

Es la Unidad encargada de la administracin y gestin de los bienes (suministros y activos fijos) servicios y control patrimonial.

Finalidad

Ejecutar las acciones tcnicas administrativas relacionadas con el aprovisionamiento y suministro conveniente, adecuado y oportuno de los bienes y servicios requeridos por las dependencias usuarias para el cumplimiento de sus actividades y acciones (misin).

CAP. II

Estructura

La estructura orgnica del rea de bienes o abastecimientos est determinado por varios factores en funcin al tamao, la finalidad, las caractersticas, las funciones, la disponibilidad de personal y lo que es ms importante, los recursos financieros disponibles de la organizacin, por lo tanto, usualmente se considera la estructura siguiente: rea de adquisicin u obtencin: - Planeamiento - Saneamiento y recuperacin de bienes rea de recepcin y almacenamiento - Internamiento - Verificacin - Ubicacin - Mantenimiento - Seguridad - Custodia rea de registro e informacin - Identificacin - Catalogacin - Registro de proveedores - Programacin - Registro y control rea de control patrimonial - Identificacin de bienes patrimoniales - Clasificacin - Codificacin - Registro y control - Mantenimiento - Seguridad

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

31

b.CAP. I

Sistema Nacional de Abastecimiento y Control PatrimonialConjunto de actividades, procedimientos, principios y normas de organizacin y gestin orientados a administrar el flujo de los bienes y servicios que adquiere el Estado como la administracin y control de los bienes patrimoniales, y est orientado bsicamente a la distribucin racional de materiales e insumos y a la solucin global de las necesidades de la administracin pblica.

CAP. II

CAP. III

Sistema de Abastecimiento y Control Patrimonial

CAP. IV

CAP. V


El Abastecimiento de bienes se define como una funcin de apoyo al funcionamiento interno de la entidad, orientado a suministrar o atender el requerimiento de bienes en ptimas condiciones garantizando su distribucin oportuna para ser empleados en la produccin de bienes, servicios, proyectos y actividades.


CAP. VII

Proceso mediante el cual se organizan, se administran y se controlan los bienes de activo fijo con la finalidad de tener dominio y disposicin de uso as como de mantener en estado ptimo y operativo promulgando su periodo de vida til a travs de su mantenimiento permanente.

CAP. VIII

Conjunto de actividades orientado a proporcionar toda clase de servicios que complementen las operaciones y, actividades que realiza la entidad en condiciones permanentes oportunas y garantizados. Por otro lado, los servicios estn relacionados con la administracin, operacin, mantenimiento y seguridad de los bienes de activo fijo, as como tras actividades auxiliares de apoyo a la dinmico institucional tales como: alquiler de medios o implementos, mantenimiento y reparacin, transporte, embalaje, fletes, seguros, servicios pblicos, etc.

32

c.

Funciones Especficas del Sistema de AbastecimientoCAP. I

Funciones Generales Planificar adquisiciones y contrataciones. Adquirir bienes, servicios y obras. Almacenar bienes y suministros. Distribuir bienes y suministros. Atender servicios. Administrar y controlar el movimiento de activos. Emitir informacin.

CAP. II

Determina las necesidades de bienes, servicios y suministros que requiere los proyectos ,obras, programas, actividades ,etc Planifica el suministro, adquisicin y contratacin de bienes, servicios y suministros. Formula el plan anual de adquisiciones y contrataciones. Programa de procesos de seleccin y adquisiciones. Elabora el plan de obtenciones y la programacin de adquisiciones. Evala la ejecucin del plan anual de adquisiciones y contrataciones. Programar las actividades de mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo. Planifica y controla la ejecucin de los procesos de seleccin.

CAP. III

Planificacin de la adquisicin Proceso de seleccin de contrataciones y adquisiciones Tiene a su cargo la responsabilidad de la administracin, control y registro de los bienes patrimoniales y bienes o activos no depreciables (bienes menores de 18 de la UIT) de la entidad as como la aprobacin de altas, bajas, transferencias de bienes patrimoniales.

Administracin y Control patrimonial

Adquisicin y Contratacin

Administracin y Control patrimonial

Almacenamiento y Servicios generales

Organizar la adquisicin de bienes y la contratacin de servicios. Llevar y mantener al da el registro de contratos y procesos de contratacin y los expedientes de contratacin. Recepcionar, verificar y archivar los expedientes de contratacin. Elaborar contratos en coordinacin con asesora jurdica de acuerdo a la pro forma de contratacin. Elaborar ordenes de compra y servicios por la compra de bienes y servicios. Efectuar el seguimiento de los documentos registros y contratos y verificar su cumplimiento. Elaborar informes para CONSUCODE y la contralora general de la repblica. Llevar el registro de garantas de los bienes y servicios y obras contratada.

CAP. IV

CAP. V

Constituye la parte ms esencial de las funciones del sistema de abastecimiento a travs del cual se desarrollan funciones que facilitan y regulan las salidas o entregas de bienes a los usuarios o dependencias usuarias. Ejecutar la distribucin de bienes y suministros de acuerdo a los requerimientos programados. Elaborar los pedidos comprobantes de salida. Formular el registro y control de las entregas de bienes. Autoriza los despachos y atencin de los bienes y suministros. Acondiciona los materiales para su entrega. Entrega los bienes, suministros y otros bienes.

Recepciona los bienes y suministros adquiridos, los almacena, registra y se encarga de la distribucin fsica. Preserva a travs de la seguridad y el mantenimiento de los bienes y suministros almacenados. Coordina la oportuna reposicin de stocks de bienes de usos permanente e imprescindible. Controla y reporta el flujo de entradas y salidas de los bienes y suministros existentes. Administra y controla el flujo de los servicios pblicos y otros servicios bsicos que requiere la entidad. Administra el servicio de transporte y cautela su operatividad. Ejecuta programas de mantenimiento y reparacin de equipos, maquinarias, unidades de transporte, muebles y enseres. Ejecuta acciones de mantenimiento y limpieza de las instalaciones de la entidad.

CAP. VII

CAP. VIII

33

d.CAP. I

Funciones Especficas del Sistema de Abastecimiento

Obtencin

CAP. II

CAP. III

Planeamiento Procesos orientados a la identificacin de las necesidades de bienes y servicios Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Adquisicin Normado por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento. Recuperacin de bienes Conjunto de actividades de naturaleza tcnica, jurdica y administrativa orientadas a volver a tener dominio o disposicin de

InformacinCAP. IV

Abastecimiento

CAP. V

Catalogacin - Normalizacin o seleccin - Identificacin - Clasificacin - Codificacin Registro interno de proveedores - Se copia y se invita a proveedores. - Se analiza y evala la informacin de proveedores - Se registra y sustenta en una base de datos. Programacin trimestral de BB y SS Registro y control varios - Inventarios - Informacin - Kardex fsico - Tarjeta control de activos - Registro auxiliar ingresos O/C - Registro auxiliar salidas P.C.S.

CAP. VII

Almacenamiento o recepcin Ambiente e instalaciones Internamiento Verificacin Rotacin Ubicacin Ordenamiento Racionalizacin Equipo Mantenimiento Manipulacin Preventivo Correctivo Evitar su deterioro Seguridad Proteccin del almacn Custodia Distribucin y disposicin final Formulacin del pedido Autorizacin del pedido Acondicionamiento y verificacin de materiales Registro y control de salida de materiales Embalaje Despacho o entrega de materiales Seguro Transporte Informacin

CAP. VIII

34

e.

Proceseos Tcnicos del Sistema de AbastecimientosCAP. I

01 Planeamiento y programacin

Constituye una de las etapas ms importantes del Sistema de Abastecimientos a travs del cual se planifica las adquisiciones que realizar la organizacin durante el ejercicio, mediante la equilibrada estimacin de necesidades de bienes y servicios, el plan debe considerar todas las adquisiciones y contrataciones futuras cuyo proceso de seleccin signifique licitacin pblica, concurso pblico, adjudicaciones directas pblicas o selectivas as como las adjudicaciones de menor cuanta programables. Por otro lado, la programacin se refiere al proceso mediante el cual se prev en forma racional y sistemtica la atencin de necesidades de bienes y servicios. Es la etapa a travs de la cual se desarrollan los mecanismos y acciones orientadas a obtener o adquirir los bienes y servicios formalizando su propiedad y disponibilidad en base a las necesidades previstas en el plan, la adquisicin u obtencin est normada por la ley de contrataciones y adquisiciones y su reglamento. Es el proceso tcnico a travs del cual se realiza la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado llamado almacn con fines de custodia hasta la entrega definitiva o atencin de los bienes de acuerdo a los requerimientos. Recepcin Verificacin y control Internamiento Ubicacin Registro y control Custodia Es el proceso tcnico, que consiste en la ejecucin o desarrollo de un conjunto de actividades de naturaleza tcnico administrativo que se refieren a la entrega directa de los bienes, a los usuarios para el cumplimiento de sus funciones, metas y objetivos trazados. Consta de las siguientes etapas: Formulacin del pedido Autorizacin de despacho Acondicionamiento de los bienes a entregar Control y verificacin de materiales Entrega de materiales Es la etapa a travs de la cual se registra y controla el flujo de operaciones (tanto del ingreso como la salida de bienes, los mismos que se detallarn en los respectivos registros y documentos diseados para ste fin e informar a las respectivas reas que lo requieran. El control se refiere al conjunto de mtodos y medidas adoptadas dentro de la entidad, para salvaguardar sus activos y verificar su exactitud. Verificaciones Inspecciones Inventarios Es el proceso tcnico a travs del cual se desarrollan e implementan actividades relacionadas con la operacin, mantenimiento y seguridad de los bienes de capital (maquinaria, equipo, instalaciones, inmuebles, etc.) con la finalidad de preservar dichos bienes e incrementar su vida til. Es el proceso a travs del cual se recoge, analiza y evala la informacin necesaria acerca de los proveedores de bienes y servicios, se sustenta en una base de datos que permite su anlisis y verificacin para calificar la idoneidad de los proveedores de los bienes y servicios que oferta los precios y la calidad de los productos. En ste proceso se incluye tambin la catalogacin de los bienes as como el registro y control de la informacin del flujo de bienes.

CAP. II

02 Adquisicin

CAP. III

03 Almacenamiento

CAP. IV

Procesos Tcnicos del Sistema de Abastecimiento

04 Distribucin

CAP. V

05 Registro y Control

06 Mantn. y seg. Patrimonial

CAP. VII

07 Informacin

CAP. VIII

35

f.CAP. I

Proceso Tcnico de Planificacin y Programacin

CAP. II

Constituye uno de los elementos ms importantes de los procesos tcnicos, mediante el cual se elaboran los planes y programas de adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios, materiales y suministros diversos para obras pblicas la misma que estar relacionada con las diferentes etapas del plan estratgico que provee las bases para efectuar la ejecucin y el control asegurando que los recursos asignados se usen para alcanzar las metas y objetivos previstos.

Planificacin

CAP. III

CAP. IV

El rea de compras as como el comit especial son los rganos encargados de la organizacin conduccin y ejecucin de las compras de la entidad, as como convocar a los diferentes procesos de seleccin.

Definir las funciones del rea de Compras y determinacin del comit especial

Programacin de necesidades de bienes, servicios y materiales para obras

A travs de esta fase se determinan las necesidades y requerimientos de las diferentes reas de actividad de la entidad as como tambin el requerimiento de materiales e insumos de las obras a ejecutar, en trminos de cantidad, precio, obras, calidad, disponibilidad, tiempo, etc.

Plan Anual de Contrataciones Se determinan los precios referenciales los que estarn basados en la etapa anterior (estudio de mercado) los mismos que servirn y determinarn las compras, a travs de los diferentes procesos de seleccin. Es una herramienta de gestin, que se utiliza para formular y programar en forma consolidada todas las compras de la entidad, a travs de los diferentes procesos de seleccin. Sobre la base de los requerimientos formulados por las diferentes reas usuarias, la dependencia encargada de las adquisiciones definir con precisin la cantidad y las caractersticas tcnicas.

CAP. V

Determinar los valores referenciales para la convocatoria

Cuadro consolidado de necesidades de BBS. SS. y obras

Formulacin del estudio de mercado previoCAP. VII

A travs del estudio de mercado-previo se define los precios, la calidad, la disponibilidad y la cantidad de bienes y servicios y materiales que se requiere. Se determinan las caractersticas tcnicas precisando los objetivos, las funciones y la operatividad de los mismos.

CAP. VIII

36

g.

Documentos e Instrumentos de Gestion que se requierenCAP. I

Plan Estratgico

Plan Operativo Institucional

Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones

Presupuesto institucional aprobado P/A

CAP. II

h.

Procesos Tcnicos de Abastecimientos de Adquisicin

Es el proceso mediante el cual el rea de Abastecimientos determina los objetivos y metas, as como las acciones, actividades y tareas necesarias para la adquisicin u obtencin de bienes, el proceso de planificacin y programacin de los bienes a adquirir se realiza a travs del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Finalidad Eliminar o reducir el riesgo y la incertidumbre en las adquisiciones. Aumentar la eficacia y la eficiencia. Uniformizar los criterios de programacin de las adquisiciones. Documentos que se utilizan Plan anual de adquisiciones y contrataciones. Programacin trimestral de bienes y servicios. Expediente de contratacin. Contratos celebrados entre entidad y postores ganadores.

CAP. III

CAP. IV

Finalidad Regularizar la situacin fsica, contable y jurdica tanto de los bienes consumibles como de los bienes patrimoniales o de activo fijo tales como: Bienes faltantes Bienes sobrantes Situacin de bienes sin uso prolongado Situacin de bienes excedentes Situacin y estado de conservacin Situacin jurdica legal.

Programacin de compras

Adquisicin Recuperacin de bienes

Contratacin

Constituido por el conjunto de procedimientos, normas y tcnicas utilizadas para formalizar el compromiso de compra o adquisicin de bienes ya sea a ttulo oneroso, gratuito o de donacin. La contratacin a ttulo oneroso est reglamentado pro la ley de contrataciones y adquisiciones del Estado a travs de sus diferentes etapas. Finalidad Centralizar y controlar todo el proceso de adquisicin Verificar, evaluar y contrastar con el plan anual de adquisiciones. Conciliar con la programacin de compras de bienes y servicios. Documentos que se utilizan Orden de compra gua de internamiento. Cotizaciones obtenidas. Cuadro comparativo de cotizaciones. Comprobantes de pago autorizados por la SUNAT. Nota de entidad de almacn. Contratos suscritos entre la entidad y los postores ganadoras de la buena pro. Resoluciones de donaciones recibidas.

CAP. V

CAP. VII

Documentos que se utilizan Actas de determinacin de situacin de bienes y servicios - Faltantes - Sobrantes - Altas

Bienes sin uso Bajas, etc. Notas de entrada de almacn Pedido comprobante de salida. Resolucin administrativa respectiva.

CAP. VIII

37

i.CAP. I

Proceso de Almacenamiento: El almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento, las actividades concernientes a ste proceso estn referidas a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado con fines de custodia como va para trasladados fsicamente (temporal o definitivo) a quienes los necesitan. Consta d:: las fases siguientes: recepcin, verificacin y control de calidad, internamiento, registro y control y custodia. La salida se har slo con documentos fuentes (orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacn: NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina as por ser stos de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto. Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacn con PECOSA. Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de los insumos para obras) podrn hacerlo mediante Pedido Interno de Almacn (PIA), que es un documento interno de naturaleza extra-contable, previa su aprobacin y autorizacin por resolucin de Oficina General de Abastecimiento, o la que haga sus veces como es el caso de la Gerencia de Administracin en las municipalidades.

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

4.

Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseo y Organizacin de la Oficina de AbastecimientoLos Subsistemas de Abastecimiento Los Subsistemas de Abastecimiento son: a) Fase de Informacin y Control de necesidades A travs de este subsistema se capta, procesa, clasifica, actualiza, proporciona y conserva informacin sobre: los bienes, servicios y obras; adquiridos; precio y condiciones de compra; seguridad; garanta que ofrecen; acciones de seguimiento y control a realizar; etc., requeridas por la entidad y sus diversas gerencias, para tomar la decisin ms conveniente en condiciones ptimas de registro de informacin. Est constituido por los Procesos Tcnicos de: Programacin: Cuadro de Necesidades - CN, Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC, Presupuesto Institucional de Apertura - PIA. Catalogacin: Catalogacin Nacional de Bienes Muebles y Enseres - CNBME, y otras catalogaciones Registro del anlisis de la oferta. Registro y Control: seguimiento de acciones de cada fase de cada Proceso Tcnico. b) Fase de Negociacin/Obtencin - Contratacin A travs de este subsistema se presentan alternativas y condiciones para negociar, conseguir o poseer la tenencia, propiedad o derecho de uso de

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

38

c)

d)

los bienes o servicios necesarios. La contratacin de consultora y obras pblicas est conformado por los Procesos Tcnicos de: Contrataciones y Adquisiciones: Adjudicacin de Menor Cuanta AMC, Adquisicin Directa - AD, Concurso Pblico - CP y Licitacin Pblica - LP. Recuperacin de Bienes: consistente en volver a tener dominio de los bienes para uso o consumo o para prestar servicios, cuya propiedad se haba perdido por descuido, negligencia, deterioro, abandono, robo, obsolescencia tecnolgica, etc. Fase de internamiento A travs de este mecanismo se lleva todo el proceso de recpecin e internamiento de los bienes y activos adquiridos. Comprende tambien la ubicacin, registro y control de los bienes internados. Fase de Utilizacin/Preservacin A travs de este subsistema se prev, orienta y supervisa la movilizacin, uso, conservacin y custodia de los bienes y servicios, dentro de una concepcin integral, para una adecuada utilizacin y preservacin. Esta fase est constituido por los Procesos Tcnicos de: Mantenimiento (interno o externo). Puede ser slo mano de obra - la entidad compra la materia prima - o a todo costo. Almacenamiento: almacn central y almacenes perifricos. Seguridad integral: para personas y bienes. Distribucin -racional y mesurada- de bienes: slo con PECOSA, para consumo inmediato o, con PIA, para uso y consumo posterior.

CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

Fase de informacin y control de necesidades

Fase de utilizacin y preservacin

Fase de negociacin y obtencin (Contratacin)CAP. VII

Fase de internamiento

CAP. VIII

39

j.CAP. I

Proceso Tcnico de Almacenamiento

CAP. II

Es la secuencia de operaciones y acciones que se desarrollan a partir del momento en que los bienes o materiales han ingresado a los almacenes de la entidad y termina con la ubicacin ordenada, en el lugar que previamente se les ha designado, comprende las etapas de: Descarga: Control previo de la llegada de los materiales. Desembarcar, pesar, contar, registrar. Desembalaje Inspeccin y control Que los bultos y paquetes estn conforme a lo descrito en la gua de remisin, sin roturas, daos o deterioros.

CAP. III

CAP. IV

Definida como el conjunto de acciones que se realizan con el objeto de preservar los bienes ingresados y sean entregados al consumidor o usuario, con las mismas caractersticas fsicas y numricas en que fueron recibidas, en realidad la custodia consiste en darle un tratamiento adecuado a los bienes para que no sufran sustracciones, mermas ni variaciones que puedan disminuir su cantidad o su calidad.

Recepcin o Almacenamiento

Mantenimiento y custodia

Verificacin y control de calidad

AlmacenamientoConjunto de actividades relacionadas entre s orientadas al ingreso a los almacenes de la entidad de los bienes adquiridos o recepcionados, en el lugar donde pueden ser racionalmente conservados y protegidos para su utilizacin posterior.

Una vez abiertos los bultos y/o paquetes, embalajes, etc. se proceder a revisar su contenido comprobando los materiales recibidos con la orden de compra a fin de determinar con exactitud, que los artculos recepcionados son realmente los materiales solicitados en las cantidades requeridas as como de los requisitos tcnicos pedidos.

CAP. V

Todo movimiento de materiales que se realiza en almacn debe ser registrado y acompaado con su documentacin sustentatoria (O/C, N/E, etc.). El registro y control se realizar a travs del kardx fsico y el Bind Card o control visible de almacn.

Registro y Control

Internamiento

El material o los bienes recibidos, luego de constatar su conformidad, debe ser clasificada e internada al almacn junto con su documentacin correspondiente, procediendo a ubicarlos siguiendo la tcnica pre-establecida, luego de asignarle ubicacin, se remitir copia de la orden de compra y gua de remisin a registro y control Clasificacin Ubicacin

CAP. VII

CAP. VIII

Documentos que se utiliza Orden de compra-gua de internamiento Gua de remisin del proveedor. Nota de entrada a almacn. Kardex fsico. Control visible de almacn. Catalogo dnacional de bienes muebles. Entrega Pedido comprobante de salida P/C/S Kardex fsico. Control visible de almacn.

40

k.

Proceso de Distribucion: Proceso tcnico de Abastecimiento que consiste en un conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativa, referida a la directa satisfaccin de necesidades. Incluye las operaciones de traslado interno. Consta de las fases siguientes: formulacin de pedido, autorizacin de despacho, acondicionamiento de materiales, control de materiales y entrega al usuario. i) Formulacin del pedido: a. Se emplea (utiliza) el formulario Pedido-Comprobante de Salida; b. Se formulan en base a los respectivos Cuadros de Necesidades debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la entidad y disponibilidad de bienes en Almacn. c. El rgano de Abastecimiento establecer un calendario para la presentacin de pedidos de aquellas dependencias cuyo consumo de bienes sea constante. d. Los pedidos de bienes que no son de consumo regular, sern presentados de acuerdo al periodo consignado en el correspondiente Cuadro de Necesidades. e. La formulacin del Pedido Comprobante de Salida corresponde a la unidad usuaria, y la autorizacin para la atencin, al Jefe del rgano de Abastecimiento. f. Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la atencin de los pedidos a un grupo de bienes, el rgano de Abastecimiento puede asumir la formulacin del Pedido Comprobante Salida. g. Una vez suscritos por el Jefe de la dependencia solicitante, los Pedidos-Comprobante de Salida sern remitidos al Director o Jefe de Abastecimiento para recabar la respectiva autorizacin de despacho. ii) Autorizacin de despacho: h. La autorizacin se otorgar para aquellos bienes que figuran en el respectivo Cuadro de Necesidades. i. Se autorizar pedidos no programados slo en el caso que se deriven de situaciones de emergencia calificados por el Director General de Administracin o quien hace sus veces en la entidad; y se atender con cargo a los stock de seguridad. j. Esta fase comprende lo siguiente: i. Numeracin y registro del Pedido Comprobante de Salida. ii. Aprobacin del Director o Jefe de Abastecimiento. iii. Valorizacin del Pedido Comprobante de Salida; iv. Registro de las salidas autorizadas de bienes en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn.41CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

CAP. VII

CAP. VIII

iii)CAP. I

CAP. II

CAP. III

CAP. IV

CAP. V

iv)

CAP. VII

CAP. VIII

Acondicionamiento de materiales: k. El responsable del Almacn dirigir los Pedidos Comprobantes de Salida aprobados y dispondr el acondicionamiento de los bienes para su entrega. l. Retirar los bienes de su ubicacin y colocarlos en el lugar destinado para el despacho. m. En el caso de distribucin con destino a localidades fuera del permetro de la ciudad, ser necesario determinar el tipo de embalaje a utilizar, para lo cual se tomar en cuenta los factores siguientes: i. Destino de la carga. ii. Transbordos a que se someter la carga durante la travesa. iii. Caractersticas fsicas del material a embalarse. iv. Peso y volumen de la carga. v. Otras consideraciones del fabricante o de especialistas. n. El acondicionamiento o embalaje de los artculos por distribuir debe realizarse en forma tal que se evite: i. Despostillados, roturas o aplastamientos. ii. Daos por manchas con grasa u otro agente nocivo. iii. Deterioro en el acabado. iv. Daos por causas climatolgicas. v. Prdida total, parcial o extravo. o. En el caso de bienes embalados se proceder al marcado, sellado y numerado, adems de otras seales indicadoras e

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